1. No category

1(6)
ACD – Accelerated Competitive Dialogue
Bertil Danared
Accelerated Competitive Dialogue (”ACD”) är en
workhopbaserad och interaktiv upphandlingsform, där utvalda anbudsgivare bjuds in att på ett
strukturerat sätt arbeta fram offerter i samverkan
med beställaren.
Processen avslutas med att beställaren genomför en intern
beslutsworkshop där offererade lösningar granskas och
värderas.
Processen använder sig av en väl beprövad
utvärderingsmodell. Samtidigt skapas en samarbetsanda
som normalt går förlorad i en traditionell RFP-process.
ACD – sammanfattning
ACD, Accelerated Competitive Dialogue, är en komparativ
och selektiv upphandlingsmetodik som karakteriseras av att
det kan vara två till fyra leverantörer som utarbetar
kundspecifika
förslag,
ofta
i
workshopliknande
sammanhang tillsammans med kunden, där det ena väljs
ut för slutförhandling.
Inom det offentliga upphandlingsområdet motsvaras detta
till viss del av ett selektivt eller förhandlat förfarande där
leverantörerna selekteras och en begränsad skara får delta
i en anbudstävling och till viss del av konkurrenspräglad
dialog, som ska syfta till att vara en mer flexibel procedur
att tillämpas då det inte går att specificera behoven på ett
sätt så att det går bra att jämföra offererade lösningar.
Leverantörsval – när passar ACD
bäst?
Det kan sägas finnas tre huvudsakliga typer av
upphandlingsmetodiker, där ACD är ett exempel på
komparativ metodik:
1. Sole source
2. Komparativ (”comparative”)
3. Full konkurrens (”competitive”)
Sole source
Fördelarna med ACD är att det främjar en effektiv
upphandlingsprocess som är betydligt snabbare än en
konventionell konkurrensutsatt RFI/RFP-process (request
for information / request for proposal). Den ger en väsentligt
kortare kalendertid för både kund och leverantör.
Sole source är en riktad upphandlingsform som
karakteriseras av att kunden endast diskuterar med en
utvald leverantör och det sker på så sätt ingen
urvalsprocess. Den motsvaras inom det offentliga
upphandlingsområdet
närmast
av
så
kallad
direktupphandling.
ACD är en formell upphandlingsprocess där, enligt våra
rekommendationer, maximalt tre utvalda anbudsgivare
bjuds in till fokuserade lösningsworkshopar för att
beställaren skall förse anbudsgivarna med beställarens
intentioner och krav.
Komparativ – t ex ACD
Vid dessa tillfällen ges möjlighet att från anbudsgivarnas
sida lämna förslag till lösning och att diskutera detta direkt
med beställaren.
Fokus i workshoparna skall vara på kundens
affärsverksamhet – att beskriva kundens behov och inte i
första hand dagens tekniska lösning.
Metodiken ger leverantörerna möjlighet att erbjuda sina
standardlösningar och processer, det blir en personlig
dialog och workshopar med leverantörerna och som kund
kan man utvärdera relation och samarbetsförmåga innan
avtal skrivs.
Den komparativa upphandlingsformen karakteriseras av att
det oftast är två eller tre leverantörer som utarbetar
kundspecifika
förslag,
ofta
i
workshopliknande
sammanhang tillsammans med kunden, där det ena väljs
ut för slutförhandling.
Inom det offentliga upphandlingsområdet motsvaras detta
till viss del av ett selektivt eller förhandlat förfarande där
leverantörerna selekteras och en begränsad skara får delta
i en anbudstävling och till viss del av konkurrenspräglad
dialog, som ska syfta till att vara en mer flexibel procedur
att tillämpas då det inte går att specificera behoven på ett
sätt så att det går bra att jämföra offererade lösningar.
ACD är den komparativa metodik som vi förespråkar.
© 2013 Sourcing Professionals Nordic AB
2(6)
Sole source
Komparativ
Full konkurrens
En utvald leverantör.
Få leverantörer.
Flera leverantörer.
• Ingen urvalsprocess.
• Utvalda leverantörer
utarbetar kundspecifika
förslag, där det bästa
väljs ut för slutförhandling.
• Flera leverantörer i en RFPprocess som kortlistas för
vidare utvärdering där den
bästa väljs ut för
slutförhandling.
• Process som belastar
alla parter minst i tid och
pengar.
• Stark relation
med aktuell leverantör
är en förutsättning.
• Stöd av rådgivare säkerställer
förhandlingsposition och
genomförande.
• Möjliggörs genom starka
relationer till och god kunskap • Inga starka relationer.
om marknadens leverantörer. • Tjänster som kontinuerligt
• Resulterar i en snabbare
utvecklas.
process och ett smidigare
• Regelstyrd bransch eller
beslutsfattande.
föremål för offentliga lagar.
• Endast en leverantör väljs ut
för slutförhandling.
• Egen policy att upphandla
i full konkurrens.
Full konkurrens
Upphandling i full konkurrens karakteriseras av att det är flera leverantörer i en traditionell
RFP-process (Request For Proposal) där en utförlig anbudsförfrågan skickas ut till flera
leverantörer. Man utarbetar normalt en kortlista för vidare utvärdering där en leverantör väljs
ut för slutförhandling.
Inom det offentliga upphandlingsområdet kan detta sägas motsvaras av ett öppet förfarande
där alla leverantörer får lämna anbud. Den upphandlande myndigheten annonserar om vad
de skall upphandla och intresserade leverantörer begär ut förfrågningsunderlaget och kan
sedan lämna anbud.
Modellen används av de flesta kunder och är en standardprocedur för de flesta
inköpsavdelningar.
Spara tid och pengar
En viktig fördel som anges för ACD-processen är kopplad till att man sparar tid och pengar,
då processen är tidseffektiv, både i kalendertid och i nedlagd arbetstid. Att spara tid och
pengar är normalt två viktiga motiv för att outsourca och när en ACD genomförs istället för en
fullt konkurrensutsatt upphandling, blir den besparingseffekten ännu större.
En konventionell RFP-process (Request för Proposal, med flera leverantörer som erhåller en
detaljerad kravspecifikation) kan ofta ta mellan 10-15 kalendermånader, inkluderande tiden
att definiera processen och samla in data fram till att ett avtal är påskrivet. (Överföringsfasens
längd kan sedan variera stort mellan olika projekt.)
© 2013 Sourcing Professionals Nordic AB
3(6)
En ACD-process med samma omfattning kan genomföras på typiskt 3-6 månader, enligt
nedan.
Tidsvinsterna uppkommer dels genom att man inte behöver lägga samma vikt vid ett ofta
tidsödande kravspecifikationsarbete, som sedan i alla fall ofta inte stämmer överens med vad
leverantörerna kan leverera. Dels uppkommer de också genom själva arbetet i
kvalificeringsprocessen som kan genomföras på ett effektivt sätt med fokuserade workshopar
och en ”down select” till slutförhandling med en leverantör. Workshopveckorna blir intensiva,
men samtidigt oftast mycket stimulerande.
För- och nackdelar
Fördelarna med ACD är flera, både för kund och leverantör. Upphandlingsprocessen tillämpas
med fördel vid upphandling av lite mer komplexa tjänster som kräver en fördjupad dialog med
leverantören och där den fortsatta relationen mellan kund och leverantör är en viktig
parameter.
Processen ger även en helt annan möjlighet till förankring i den egna organisationen. Genom
att exempelvis delta i workshopar med olika tema och med möjligheter till kortare sessioner
med olika fokus kan en förankring nås avseende en rad olika intressenter. Det ses av många
som en av de mycket positiva effekterna av denna upphandlingsmetodik. Det gör att för t ex
en IT-upphandling kan representanter från IT, ledningen, HR (framför allt vid
personalövergång), risk och säkerhet, kommunikation, juridik, inköp m fl delta.
Utvärderingsmodellen involverar normalt alla.
Förutom de uppenbara tidsvinsterna är vinsterna för kunden även exempelvis:

Minskade kostnader för att utvärdera marknaden.

Minskade interna arbetskostnader i att ta fram underlag.

Minskade kostnader för utvärdering av offerter.

Minskade kostnader för att arbeta fram ett färdigförhandlat avtal, om man är överens om
grundläggande principer inför förhandling.
Vinsterna för leverantören är bland andra:

Minskad kostnad för att ta fram anbud.

Risken för att lägga ner pengar på sådant som i ett senare skede visar sig onödigt minskar
i och med att processen bygger på dialog, som gör att parterna pratar sig samman och
når samsyn på ett helt annat sätt kring behov och lösningar.
Det är emellertid av vikt att identifiera de risker som en ACD-process innebär och minimera
konsekvenserna av dessa, genom att bland annat:

Lägga ned tillräckligt med arbete på att välja ut rätt leverantörer för processen –
leverantörer som är rätt ur ett marknadsperspektiv (utbud, priser etc) men också ur ett
kulturellt och samverkansperspektiv.
© 2013 Sourcing Professionals Nordic AB
4(6)

Etablera och komma överens om ett antal principer som skall ligga till grund för
upphandlingen, för avtalet och för det efterföljande samarbetet.

Se till att bibehålla ett tillräckligt konkurrenstryck genom hela processen och säkerställa
att det går att åstadkomma de pris- och servicenivåer som önskas. Detta behöver också
kopplas till hur processen kommuniceras internt för att inte fel budskap sedan skall sprida
sig externt.
Den övergripande upphandlingsprocessen för en ACD-process är i många avseenden lik en
upphandling i full konkurrens, även om enskilda aktiviteter hanteras annorlunda, riskerna
skiljer sig åt och aktiviteterna är mer flexibla och inkluderande.
Från att traditionellt ha haft fokus på kravspecifikationer och tjocka offertpärmar kan det nu
istället eller som komplement handla mer om workshopar för att tillsammans mejsla ut de rätta
tjänsterna.
Börja med uppdatering av sourcingstrategin
En sourcingstrategi bör vara glasklar när det gäller gruppering av leverans, oberoende av om
leveransen skall ske i egen regi eller outsourcas:

Vad hör ihop?

Vad skall upphandlas ihop?
Svar på frågorna baseras på hur den externa marknaden ser ut och hur den troligen kommer
att utvecklas under de kommande åren. Den andra sidan av myntet är vad som passar det
egna företaget och den egna kompetensen:

Kan vi hantera flera leverantörer?

Kan/vill vi utnyttja konkurrens i vardagen med flera leverantörer på samma område?
En av nyckelfrågorna blir att säkerställa den långsiktiga förhandlingspositionen. Det gäller att
få en balans och harmoni i relationerna till leverantörerna. Å ena sidan vill man skapa
incitament för att leverera kvalitet och för att kunna utveckla långsiktiga partnerliknande
relationer med leverantörer som kan bidra till innovation. Å andra sidan vill man skapa ett
konkurrenstryck som gör att leverantörerna hela tiden står på tå och gör sitt yttersta.
En upphandlingsprocess enligt ACD-metodiken bör alltid börja med en uppdatering av
sourcingstrategin, relatera till verksamhetens drivkrafter och mål kopplat till det som skall
upphandlas och speciellt vid en första generationens outsourcing ta hänsyn till vad som ska
vara kvar i den egna verksamheten (inte minst för att vara en bra beställare) och vad som
skall outsourcas.
Upphandla så att relationen blir så bra som möjligt från
början
En genomgång av den egna kulturen är en bra utgångspunkt för att beskriva önskat utseende
för en bra leverantör. Man bör då ha i minnet att de flesta leverantörer är bra på att anpassa
sig till kunden. Men om man inte har preciserat vad anpassningen skall handla om är det lätt
att det blir som det blir.
En viktig fråga gäller hur man skall genomföra affären så att man tidigt bäddar för att få en
god situation under avtalsperioden, exempelvis:

De tänkta effekterna på ekonomiska effekter.

Hur tjänsterna skall levereras.

Leverantören tjänar pengar (och blir inte ”kinkig”).
© 2013 Sourcing Professionals Nordic AB
5(6)

Leverantören blir den proaktiva innovationspartner som man har tänkt sig.
Genom workshoparna kan man lära känna leverantörerna ur flera perspektiv:

Säljsidan

Leveranssidan

Kultur
Man får chansen att se teamet i aktion och kan bedöma både sälj, leverans och transition.
ACD-processens interaktiva och samverkansorienterade egenskaper resulterar alltså i att
man vid ”go-live” redan har en fungerande arbetsrelation mellan kund och leverantör – och
man kan bygga relationen, se till att man har ett kundteam man vill jobba med osv redan i
upphandlingsfasen.
Genomförandet
Projektets genomförande kan beskrivas i en typmodell baserad på beskrivna faser och steg:
Projektstart
Leverantörerna startar
Fryst lösning
Fryst pris
Frysta
dokument
Transition
”Go Live”
Krav & mål
Nuläge
Fasindelad transition
Förslag på lösning
Tjänstebeskrivningar, SLA, T&T-plan
Verifiering av lösning och due diligence
Priser och betalningsvillkor
”Down select”, förhandling av avtal och bilagor
Avtalssignering
Beställarorganisation, samverkan & governance, kommunikation etc
Löpande governance
Genom att det är färre krav att specificera än i en traditionell upphandlingsprocess, går det
snabbt att komma igång. Det prospekt som beskriver processen, verksamhetens drivkrafter
och önskar resultat ersätter den traditionella kravspecen.
Rekommendationer och slutsatser
Inför val av upphandlingsmetodik bör man klargöra vilka verksamhetens drivkrafter är med
outsourcingen. Vilka är affärsmålen? Är de t ex reducerade kostnader, ökad kvalitet eller ökad
flexibilitet? Genom att tydliggöra detta blir det enklare att fullt ut kunna utvärdera de förslag
som sedan skall utvärderas för att verifiera att de stödjer de uppsatta affärsmålen.
I alla större upphandlingar bör även sourcingstrategin ses över. Hur matchar det man planerar
att göra den befintliga sourcingstrategin och hur påverkas den? Behöver sourcingstrategin
revideras?
I en ACD-process är det av vikt att kunden äger och kontrollerar processen, och inte
leverantören. Det kan dock vara extra utmanande i en process där kund och leverantör
samverkar nära varandra.
ACD-processen är en väl beprövad process med en rad fördelar:

Skapar en starkare relation mellan kund och leverantör, resulterande i ett bättre
slutresultat och högre kvalitet.
o
Personlig dialog och workshopar med leverantörerna.
o
Skapar en god kunskap om både kund och leverantör.
© 2013 Sourcing Professionals Nordic AB
6(6)
o


Möjliggör utvärdering av relationen och möjligheterna till samarbete innan ett
avtal tecknas.
Processen fokuserar på verksamheten och verksamhetens drivkrafter och krav snarare
än nuvarande tekniska lösning.
o
Ger leverantörerna möjlighet att offerera sina standardlösningar och
standardprocesser.
o
Upplevs som en lärande process då båda parter får kontinuerlig återkoppling
under processens gång.
Snabbare än en traditionell RFP-process och därigenom mer kostnadseffektiv.
o
Processen passar bäst för maximalt tre leverantörer.
o
Populär bland leverantörerna som har en god möjlighet att vinna affären (33 %)
och därför ser värdet i att investera tid och resurser i processen.
ACD-processens syfte är sammanfattningsvis att ge kunden standardiserade lösningar från
leverantörer som främjar stordrift, låga kostnader och en avtalad utveckling under avtalstiden.
Den syftar också till att skapa tillgång till leverantörernas bästa råd från deras bästa resurser.
Det gör att kunderna får en modern lösning istället för en lösning som bygger på en
kravspecifikation baserad på gammal kunskap och ett många gånger icke-optimalt nuläge.
Copyright © Sourcing Professionals Nordic 2013. All rights reserved. The prior written permission of Sourcing Professionals Nordic
is required to reproduce all or any part of this document, in any form whether physical or electronic, for any purpose.
© 2013 Sourcing Professionals Nordic AB