Customer case: Umeå kommun Tieto Lifecare Umeå digitaliserar alla sina skolor Umeå, känd som en av de kommuner som satsar hårdast på digitalisering av skolan, håller successivt på att gå över till Tietos helhetslösning Lifecare i samtliga sina skolor – från förskolor till vuxenskolor. – Lärare får mindre administration, det blir lättare för elever att organisera sina studier och för föräldrar att följa vad deras barn gör i skolan, säger kommunens IT-strateg Gunilla Yourstone. “Att digitalisera verksamheten på denna nivå kräver engagemang och utbildning. Vi håller utbildningar och leder olika processer. Det ska finnas en specialist och utbildningsansvarig att gå till på varje skola och förskola.” Gunilla Yourstone, IT-strateg, Umeå Kommun Utmaningen: Få med alla på tåget Umeå hade tidigare spridda ITsystem för olika åldersgrupper och skolor och lärportal endast i gymnasiet. Tieto vann upphandlingen för samma system över hela linjen och uppdraget att kunna samköra med Google Apps for Education och andra program. – Ambitionen var att ha samma system från förskolan och upp, och allt samlat på ett ställe. Och det gick ju, säger Pär Sundström, utvecklingsledare. 2014 inledde Umeå ett pilotprojekt för att se hur man smidigast skulle kunna få lärare och elever att ta till sig det nya systemet. Samtidigt har anpassningar och utvecklingen fortsatt tillsammans med Tieto, exempelvis mot gränssnitt som ska göra det lättare för vårdnadshavare att följa vad deras barn gör i skolan. Lösningen: Struktur och lättillgänglighet edWise är en helhetslösning som stödjer planering, genomförande, bedömning och utvärdering i såväl distans- som närundervisning. Den bygger på en samling av alla de verktyg som behövs för att genomföra dagliga aktiviteter, exempelvis registrera närvaro och frånvaro, se schema och Customer case: Umeå kommun information om läxor eller dela ut och lämna in arbetsuppgifter. Det är också en lagringsplats för lektionsmaterial, elevomdömen, rapporter och andra dokument. Den underlättar kommunikationen mellan elever, vårdnadshavare och personal, med funktioner som nyhetskanaler, samarbetsytor, e-post, blogg och chatt. Resultat: Mera skola – Målet är att minska administrationen och göra det enklare för alla i skolan, säger Pär Sundström. Som exempel nämner han schemaläggning av utvecklingssamtal. Lärare lägger lediga tider i systemet och vårdnadshavare går helt enkelt in och väljer vilken tid som passar. Läraren ser direkt vem som valt vilken tid. Ett annat exempel är de ökade administrativa kraven på lärarna i Tieto Lifecare samband med betygsättning. De behöver skriftligt dokumentera och visa de kriterier de använder för olika elevers betyg. Systemet hjälper dem att strukturera dokumentationen och ser till att den lagras på relevant plats. – En påtaglig förbättring är hur systemet ger ordning och reda och struktur. Lärare och elever har saker samlade på ett ställe. Till exempel om du inte vet din läxa är det bara att logga in och se. Det blir också enklare att basera lektioner på digitalt innehåll, till exempel genom att lägga in relevanta länkar till olika uppgifter, säger Gunilla Yourstone. 15 000 elever berörs – Att maila sådant separat till 30 elever kan vara rejält komplicerat. • Lifecare består idag av Tietos elevadministrationsverktyg Procapita, lärportal edWise och möjligheter att samköra med andra program, som till exempel Google Apps. Utmaning: • Öka fokus på lärandet och minska administrationen för skolpersonal och elever • Öka vårdnadshavarnas insyn och engagemang i sina barns skolverksamhet Så hjälpte Tieto: • edWise och Procapita införs över hela linjen och samkörs med Google apps For Education (GAFE) samt Office 365 • Utbildning och fortsatt utveckling av funktionalitet Resultat: • Tidsvinster tack vare minskad administration • Bättre struktur och kommunikation mellan lärare och elever • Överblick över skolans kunskapsnivå och annan Big Data Vill du veta mer? Kontakta Fredrik Pantze, Norden ansvarig för Skola, Tieto Tel: +46 (0) 10 481 01 03 E-post: [email protected] • Umeå är Norrlands största och snabbaste växande kommun med omkring 120 000 invånare. • Umeå är centralort med bland annat universitet. Andra större tätorter är Holmsund, Hörnefors, Sävar och Obbola. • Umeå kommun var en av de första kommunerna i Sverige att ge gymnasielever 1 dator per elev. I kommunen finns totalt omkring 60 skolor.