Malmö stad 1 (3) Kulturförvaltningen Datum Tjänsteskrivelse 201 5 -0 8- 11 Vår referens Adam Hidestål Stadsarkivarie [email protected] Rekvirering av medel för stadsgemensamt e-arkiv KN- 20 1 5- 25 3 7 Sammanfattning I 2015 års budget reserverade kommunstyrelsen 650 tkr till införande av ett stadsgemensamt earkiv, ett arbete som Stadsarkivet på kulturförvaltningen genom sin specialistkompentens ansvarar för. Det finns idag nästan 200 verksamhetssystem och ca 500 applikationer i Malmö stad. Avställning och gallring av äldre system innebär lägre licenskostnader och därmed stora besparingar för Malmö stad. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta Att bevilja kulturnämnden ett tillfälligt anslag på 650 tkr ur kommunstyrelsens anslag till förfogande för införande av ett stadsgemensamt e-arkiv. Kulturnämnden beslutar Att justera paragrafen omedelbart Beslutsplanering Kulturnämnden 2015-09-02 Ärendet SIGNERAD Under 2014 införde Malmö stad en hållbar lösning för digitalt långtidsbevarande i Malmö stad – ett e-arkiv som gör att Malmö Stad idag har möjlighet att uppfylla gällande lagstiftning. Lagstiftningen är medieoberoende och med detta menas att allmänna handlingar ska bevaras eller gallras likartat oavsett om de är upprättade på papper, digitalt eller i andra format. Det finns idag nästan 200 verksamhetssystem och ca 500 applikationer i Malmö stad och under arbetet med införandet av e-arkiv har flera förvaltningar i staden önskemål om att kunna arkivera information från äldre verksamhetssystem. Avställning och gallring av äldre system innebär lägre licenskostnader och därmed stora besparingar för Malmö stad. En genomförd e-arkivering av informationen i verk- 2 (3) samhetssystemet Origo ger Malmö stad lägre drift- och underhållskostnader med 700 tkr per år de närmaste åren. Origo är Malmö stads dokumentationssystem för vård och omsorg där journalhandlingar kommer att behöva sökas fram under lång tid framöver. Större verksamhetssystem, t. ex. Procapita, uppskattas medföra en inbesparing med 350 tkr per år genom e-arkivering. För normalstora system beräknas besparingarna ligga på ca 75 tkr per system. Rutinerna för e-arkivering följer i stort de rutiner som alltid gällt för leverans av arkivhandlingar till Stadsarkivet. Det är den levererande förvaltningens ansvar att se till att de allmänna handlingarna levereras på ett sådant sätt att informationen som kommer till Stadsarkivet uppfyller gällande arkivkrav. Det är sedan Stadsarkivets uppgift att säkerställa att informationen som levererats bevaras för framtiden samt att informationen är tillgänglig för de som både har behov av och rätt att ta del av den. Efter leverans/e-arkivering övergår ansvaret för handlingarna till Stadsarkivet. En väsentlig del av processen består i att ta ut den information som ska bevaras från de ursprungliga systemen, genomföra gallringsutredning samt upprätta modell för bevarande och i vissa fall filkonverterterande till arkivformat. Denna process är komplicerad och kräver specialkompetens och tillgång till specialprogramvara. Detta gör att processen svårligen kan utföras på de enskilda förvaltningarna utan att informationsuttaget måste utföras av stadsarkivets specialistkompetens. Under året har flera förvaltningar i staden visat stort intresse av att kunna arkivera information från äldre verksamhetssystem (IT-stöd) och därigenom både uppfylla de lagkrav som ställs och spara kostnader för drift och hantering av äldre verksamhetssystem. Berörda förvaltningar har burit direkta kostnader för programvara medan Stadsarkivet genom anställning av personal gett stöd till förvaltningar med utvidgat metod- och utredningsstöd vid värdering av informationen (gallrings- och leveransutredningar) samt genom direkt arbete med avställning av information. Stadsarkivets kostnader för införandet kommer 2015 uppgå till 650 tkr. Sammanställning över kostnader 2015: Personalkostnad Genomförd avställning våren-sommaren 2015 av IT-systemen: Mandat, Kundakt Dart, Kundakt Flykt, DocuLive och Betygsdatabas Personalkostnad Avställning under hösten 2015. IT-systemen: Efacts, Origo, A+, Raindance och Bilddatabas. 238 tkr Inköp konverteringsprogramvara (Neevia) Inköp datorer för enbart e-arkiv Testmiljö 5 tkr 50 tkr 36 tkr 223 tkr 3 (3) Utbildning (företaget R2B) Konsultkostnader (företaget R2B) Totalt kostnader 2015 Ansvarig Elisabeth Lundgren Kulturdirektör 15 tkr 83 tkr 650 tkr