1. No category

METODBOK FÖR ELEVHÄLSAN
Elevhälsans medicinska enhet
Rutiner och administration 10.3
2015-09-24
JOURNALHANTERING
En patientjournal är först och främst avsedd att vara ett stöd för den eller de personer
som ansvarar för patientens/elevens vård. Den utgör också arbetsverktyg eller
underlag för bedömning av de åtgärder som kan behöva vidtas av någon som inte
tidigare träffat patienten/eleven. Journalen är ett viktigt instrument i kvalitets-,
säkerhets-, uppföljnings- och utvärderingsarbetet inom elevhälsans medicinska del.
Journalen har även stor betydelse som underlag i vissa andra sammanhang, till
exempel för forskning.
Journalen i original eller kopia följer eleven från en skola till en annan. Hög kvalitet i
journalföringen eftersträvas. Hänsyn måste tas till offentlighets- och sekretesslagen,
arkivlagen och patientdatalagen.
Datajournal med systemet Asynja, nu CGM J4, infördes i oktober 2005 i Örebro
kommun.
Överföring av journaler inom grundskolan och gymnasieskolan inom
Örebro kommun
BVC-sköterskan begär ett samtycke från vårdnadshavare till att skolan (kommunen)
får låna BVC-journalen (från Region Örebro län) under barnets grundskoletid. BVCjournalen lämnas över till elevhälsans medicinska del vid höstterminens början före
hälsobesöket vid 6 år. Skolsköterskan upprättar journal för alla elever.
Vid skolbyte inom Örebro kommun begär den mottagande skolsköterskan in
pappersjournalen från den avlämnande skolsköterskan. Vid övergång från skolår 9 till
gymnasieskolan kan avlämnande skolsköterska ta initiativ till att lämna över
pappersjournaler till gymnasieskolan för att påskynda processen. Den mottagande
sköterskan inom gymnasieskolan har dock huvudansvaret för att rätt journaler
kommer till skolan. Datajournalen förs också över på så sätt att den kan öppnas av
den nya skolsköterskan så fort behörigheten ändrats i och med skolbytet. Örebro
kommun betraktas som ett sekretessområde i detta sammanhang i och med den nya
patientdatalagen som trädde i kraft 1 juli 2008. Det tidigare kravet på
vårdnadshavares medgivande inom kommunen är borttaget.
Innan pappersjournalen förs över från skolår 9 till gymnasieskolan kopieras
vaccinationsuppgifter från BVC-journalen, om detta inte är gjort tidigare, och dessa
följer med journalen för elevhälsans medicinska del. BVC-journalen som varit utlånad
till skolan sänds till Regionarkivet i Örebro län, postadress Regionservice,
Regionarkivet, Box 1613, 701 16 Örebro, direkt efter avslutad grundskola.
Överföring av journaler till friskola
Om en elev byter skola till friskola får journalen inte skickas med i original. Journalen
är en allmän handling som inte får avhändas från myndigheten Örebro kommun.
1(5)
METODBOK FÖR ELEVHÄLSAN
Elevhälsans medicinska enhet
Rutiner och administration 10.3
2015-09-24
Kopior kan dock skickas till friskolan men i detta fall krävs medgivande. För elever i
grundskolan krävs vårdnadshavares medgivande men gymnasieelever kan själva få
ge medgivande. Detta gäller oavsett om friskolan är belägen inom samma kommun
eller hos annan kommun.
Om BVC-journal finns i journalen för den medicinska delen av elevhälsan kan kopior
på relevanta delar av BVC-journalen skickas med efter medgivande från
vårdnadshavare. BVC-journalen sänds därefter till Regionarkivet.
Överföring av journaler till annan kommun
Om en elev flyttar till annan kommun kan kopior på journalen sändas till mottagande
kommun. I detta fall krävs medgivande från vårdnadshavare för elever i grundskolan
Gymnasieelever kan själva lämna medgivande. I journalen skall stå vart eleven
flyttar. Journalen i original skall finnas kvar i Örebro kommun och pappersjournalen
sänds till Stadsarkivet fem år efter att journalen avslutats.
Om BVC-journal finns i journalen för den medicinska delen av elevhälsan skall den
sändas till Regionarkivet om eleven flyttar utanför Region Örebro län. Kopior på
BVC-journal sänds ej med. Flyttar eleven inom Region Örebro län får BVC-journalen
följa eleven efter medgivande från vårdnadshavare.
Överföring av journaler från friskola eller annan kommun till Örebro
När en elev börjar i en av Örebro kommuns skolor begär mottagande skolsköterska
kopior på journalen från den gamla skolan. Medgivande från vårdnadshavare krävs
för elever i grundskolan. Gymnasieelever kan själva lämna medgivande. Använd
blankett 10.3.1 eller 10.3.2.
Inga nya noteringar skall göras på dessa kopior.
Förvaring av journaler hos skolsköterskan
Journaler är allmänna handlingar som omfattas av hälso- och sjukvårdssekretess
enligt offentlighets- och sekretesslagen. I arkivlagen står det om arkivvården att
”Varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv” (4 §). Vidare i 6 §: ”I arkivvården
ingår att myndigheten skall…3. skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och
obehörig åtkomst.”
Alltså skall journalerna i pappersform hållas inlåsta i brandsäkra journalskåp så
obehöriga inte på något sätt kommer åt dem.
2(5)
METODBOK FÖR ELEVHÄLSAN
Elevhälsans medicinska enhet
Rutiner och administration 10.3
2015-09-24
Praktisk hantering vid arkivering av journaler för elevhälsans
medicinska del
Då elev slutar direkt efter grundskolan
Om en elev inte går vidare till gymnasieskolan sparas journalen hos skolsköterskan i
fem år innan den skickas till Stadsarkivet. BVC-journalen sänds till Regionarkivet.
Det kan också hända att eleven påbörjar gymnasieutbildningen något år efter
avslutad grundskola. Då skickas journalen till respektive gymnasieskola.
Journalerna sorteras i personnummerordning efter avgångsår. Ett fascikelomslag
med skolans namn påskrivet läggs runt journalerna. Fyll upp arkivkartongen med
flera år om så är nödvändigt för att inte arkivera luft! Utanpå, på ryggen av kartongen,
skrivs med blyerts arkivbildare (skolnämnd), skola/skolor, serierubrik
(Elevhälsovårdsjournaler), första och sista personnumret i kartongen (1984010719840430), avgångsår (2000).
Då elev slutar efter gymnasieskolan
Journalerna skall sparas hos skolsköterskan i fem år innan de skickas till
Stadsarkivet.
Journalerna skall sorteras i personnummerordning efter avgångsår oavsett klass. Ett
fascikelomslag med skolans namn påskrivet läggs runt journalerna. Utanpå, på
ryggen av arkivkartongen, skrivs med blyerts arkivbildare (skolnämnd), skola,
serierubrik (Elevhälsovårdsjournaler), första och sista personnumret i kartongen
(19840107-19840430), avgångsår (2003).
Då elev flyttar från Örebro kommun, slutar i förtid eller avlider
(grundskolan och gymnasiet)
Om elev flyttar från Örebro kommun, slutar i förtid eller avlider skall journalen finnas
kvar fem år hos skolsköterskan innan den skickas till Stadsarkivet. BVC-journalen
skickas till Landstingsarkivet. Journalerna sorteras i personnummerordning per
avslutningsår oavsett orsak på samma sätt som ovan.
Friskolors arkivering
Stadsarkivet rekommenderar att arkivering sker på samma sätt som om eleverna gått
i en kommunal skola, men arkivering och tillhandahållande är friskolans ansvar och
journalerna skall inte sändas till Stadsarkivet.
Leverans till Stadsarkivet
Journalerna skall alltid ligga kvar fem år hos skolsköterskan innan leverans till
Stadsarkivet. Anledningen till att journalerna skall ligga kvar fem år hos
skolsköterskan är att den medicinska delen av elevhälsan har så kallat sökansvar
under dessa fem år. Det innebär att skolsköterskan/skolläkaren skall besvara
eventuella frågor från eleven om journaluppgifter under denna period.
3(5)
METODBOK FÖR ELEVHÄLSAN
Elevhälsans medicinska enhet
Rutiner och administration 10.3
2015-09-24
Innan leverans till Stadsarkivet skall pappersjournalerna rensas. Rensningen innebär
att plastfickor och gem skall tas bort. Eventuella dubbletter, minneslappar och
journalkopior från andra kommuner eller friskolor skall också tas bort. Handlingar
som tillförts journalen under tiden som Örebro varit ansvarig för eleven bör däremot
lämpligen bevaras i journalen, gäller till exempel journalkopior från Region Örebro
län. Hälsoenkäter och annan information från eleven själv och/eller förälder skall
sparas i journalen.
Digital arkivering
Digital arkivering planeras för datajournaler från den medicinska delen av elevhälsan.
Skanning och rensning
Efter inskanning kan kopior rensas bort. Originalhandling i pappersform som
skannats in skall dock sparas tills vidare. Detta beror på att vi ännu inte har fått
gallringsbeslut för dessa handlingar.
Följande dokument skall skannas in i CGM J4:
 Vaccinationsmedgivande. Originalpapper sparas.
 Hälsoenkäter till elever och vårdnadshavare. Originalpapper sparas.
 Vaccinationsuppgifter från barnhälsovården.
 Remissvar. Kan rensas bort efter inskanning.
 Specialkostintyg. Originalpapper sparas.
 Läkarintyg och brev, utifrån kommande. Originalpapper sparas.
 Samtycke för journalrekvisition. Originalpapper sparas.
 Journalkopior från landstingsklinik, hela eller relevanta delar av, kan skannas
in. Journalkopior i pappersform kan rensas bort om de skannats in, annars
sparas de i pappersjournalen.
 Kopia på journal från annan kommun eller friskola kan skannas in.
Papperskopian kan rensas bort om den skannats in, annars sparas den i
pappersjournalen under elevens skoltid.
4(5)
METODBOK FÖR ELEVHÄLSAN
Elevhälsans medicinska enhet
Rutiner och administration 10.3
2015-09-24
Transport av journalhandlingar
Sekretessbelagda journalhandlingar kan skickas med post under förutsättning att
kuvert och emballage är betryggande förseglade och med tydlig adressat.
Skolor inom Örebro kommuns innerstad - internpost
Journalhandlingar läggs först i ett innerkuvert och adresseras till mottagande
skolsköterska och skola. Det förslutna kuvertet läggs sedan i ett brunt
cirkulationskuvert (internpostkuvert) som också adresseras till mottagande
skolsköterska och skola. Förslut även ytterkuvertet. Vid adressering måste
boxnummer till respektive skola och det gemensamma postnumret 701 35 anges!
Se Örebro kommuns lista över postdistribution via Combud.
Ex:
Skolsköterska Ann Andersson
Elevhälsan
Annorlunda skola
Box 1071
701 35 Örebro
Skolor inom Örebro kommun utanför kommunens innerstad, skolor i
andra kommuner samt friskolor – extern post
Journalhandlingar läggs först i ett innerkuvert och adresseras till mottagande
skolsköterska och skola. Innerkuvertet läggs i ett ytterkuvert. På båda kuverten ska
anges skolsköterska och namn, skola, postadress, postnummer och ort.
Lägg posten på respektive skolas postuppsamlingsställe.
Ex:
Skolsköterska Ann Andersson
Elevhälsan
Annorlunda skola
Travgatan 30
850 62 Krokom
Lägg inte externposten i postens brevlåda!
5(5)