Lokal styrning av TRIS
Stöd i arbetet
Vad syftar dokumentet till?
I TRIS har vi en styrning på två nivåer där TRIS Länsstyrgrupp ansvarar för den
länsgemensamma modellen och de lokala styrgrupperna för implementeringen
av densamma, d v s styrning och uppföljning av TRIS-teamens arbete.
De lokala styrgrupperna beslutar själva hur de vill organisera sitt arbete utifrån
sitt uppdrag, men har efterfrågat stöd i form av riktlinjer att förhålla sig till.
Länsstyrgruppen har därför tagit fram detta dokument som vi hoppas ska vara till
hjälp.
Organisationen och styrningen av TRIS beskrivs i styrdokumentet och förtydligas
ytterligare i dokumentet Uppdrag och Mandat i TRIS. I det sammantagna arbetet
med att utveckla styrningen av TRIS, har vi valt att utgå från SPel-rapporten Från
mötesproffs till utvecklingsmotor – en skrift om framgångsrikt styrgruppsarbete1.
Samtliga dokument finns på TRIS webbplats i dokumentbanken.
Länsstyrgruppen för TRIS 2015-08-28
Att tänka på
Ska separat styrgrupp utses?
De lokala samverkangrupperna, LSG, kan välja att utse en separat styrgrupp eller
att själva utföra uppdraget. Att utse en separat styrgrupp rekommenderas då det
ger större möjlighet att bemanna med rätt kompetens - styrgruppsmedlemmen
behöver i så hög utsträckning som möjligt arbetar nära TRIS. Genom en separat
styrgrupp tydliggörs uppdrag och tidsåtgång för den lokala styrningen. Fokus på
en uppgift ger också högre effektivitet i arbetet.
Om LSG istället är styrgrupp behöver de säkerställa att tillräckligt mycket tid är
avsatt för styrgruppsarbetet.
Vilka ska ingå i den lokala styrgruppen?
I de lokala styrgrupperna ska det finnas minst en representant från
Arbetsförmedlingen, Socialtjänsten, Försäkringskassan, primärvård och psykiatri.
Säkerställ att berörda kliniker samt privata vårdcentraler innefattas i
representationen. Lämpligt är att psykiatrin representerar samtliga kliniker som
ingår i TRIS.
1
Margareta Ivarsson, Gunilla Ivarsson, Andreas Sävenstrand, Anders Axelsson, SPeL-rapport nr 11
2013, SPeL - Strategisk påverkan & Lärande, Europeiska Socialfonden.
1
Styrgruppsmedlemmens uppdrag och mandat
För uppdraget krävs beslutsmandat. Mandatet behöver diskuteras internt och
ska vara förankrat hos dem man representerar.
Medlemmen har i uppgift att sprida lärande mellan TRIS och den egna
organisationen och ansvarar för att det finns uttalade fora för detta – fora för
förankring samt inhämtande av frågor och synpunkter till styrgruppen.
Minnesanteckningar vidarebefordras till dem man representerar.
Styrgruppsmedlemmen är även behjälplig när processledaren behöver
kommunicera ut aktuell TRIS-information till team och ingående parter.
Ordförandeskap
För ett effektivt arbete krävs en ordförande som leder styrgruppens arbete.
Rekommendationen är ordförandeskap som löper på minst ett år. Ett uttalat
ordförandeskap underlättar också kontakten mellan processledaren och den
lokala styrgruppen. Ordföranden sammankallar till möten och sammanställer
dagordning.
Det lokala processtödets roll i styrgruppsarbetet
Där lokalt processtöd finns kan det med fördel fungera som en förlängd arm i
styrgruppsarbetet. Då ett processtöd vanligen arbetar på uppdrag av flera
styrgrupper, ger det ett lärande styrgrupperna emellan. Det blir också en enkel
väg in för teamen till styrgrupperna och en smidig samarbetspartner för
processledaren.
Hur ofta hålls styrgruppsmöten?
Ett bra riktmärke är att styrgruppsmöten hålls en gång varannan månad och att
det finns rutiner för hur beslut kan fattas mellan varje möte, exempelvis via mejl.
När är vi beslutsmässiga?
Styrgrupperna behöver definiera vad som krävs för att styrgruppen ska vara
beslutsmässig. Krävs en viss procents närvaro vid mötet eller kan synpunkter och
ställningstaganden lämnas på annat sätt inför mötet?
Ersättare
Ersättare till styrgruppen sätts endast in vid längre tids frånvaro. I övriga
fall läser medlemmen in sig på aktuella handlingarna för att kunna lämna
synpunkter eller ställa frågor via ordföranden, inför mötet.
2
Samspel med TRIS-team
Kommunikation, styrning och uppföljning
Säkerställ att det är tydligt uttalat hur teamen bäst kommunicerar med
styrgruppen.
Ta fram rutiner för att löpande och strukturerat inhämta information från TRISteamen gällande deras teamsamarbete och arbetet enligt TRIS-processen.
Andra verktyg för strukturerad uppföljning kan vara:


Enkätuppföljningar
Dialogdagar
Stöd och utveckling
Styrgruppen arrangerar en gemensam utvecklingsdag för teamen, så kallad TRISdag, en gång per år. Styrgrupper med färre team arrangerar med fördel
gemensamma TRIS-dagar. Teamen får då större kontaktytor och bättre
förutsättningar för lärande.
TRIS-teamen erbjuds även finansiering av utvecklingsdag utifrån ansökan.
Finansieringen utgår från aktivitetspengen och täcker kostnader för mat och
lokal.
Samspel med processledaren
Processledaren har till uppgift att vara metodstöd till de lokala styrgrupperna.
Processledaren deltar vid ett styrgruppsmöte per termin, därutöver utifrån
behov. Inbjudan går ut via ordförande eller processtöd. Processledaren deltar
även vid planering och genomförande av de lokala TRIS-dagarna.
Samspel med TRIS Länsstyrgrupp
TRIS Länsstyrgrupp förankrar lokalt innan beslut gällande den länsgemensamma
modellen. Förankringen sker via processledaren för TRIS. Frågor från den lokala
styrgruppen till länsstyrgruppen lyfts antingen in via processledaren eller via
ordförande i länsstyrgruppen
3
Styrgruppens praktiska arbete
Inför mötet
 Samtliga medlemmar ansvarar för att anmäla punkter till dagordningen
 Mötespunkterna har tydliga frågeställningar och vid behov underlag, så
att möjlighet till föreberedelse finns
 Kallelse och dagordning samt övriga underlag, skickas ut av ordföranden
ca en vecka innan mötet
 Vid frånvaro lämnas eventuella synpunkter till ordföranden i förväg.
Under mötet
 Styrgruppens möten leds av ordföranden
 Ett öppet, rakt och ärligt klimat krävs då styrgrupperna ibland behöver
hantera känsliga frågor och frågor som är personrelaterade.
 Tydliga minnesanteckningar skrivs där ställningstagande, beslut och
ansvar framgår.
 Medlemmarna är aktiva. Olika uppfattningar kommer till tals och förslag
problematiseras.
Efter mötet
 Utifrån det som beslutats arbetar medlemmarna med aktuella frågor
mellan styrgruppsmöten
 Medlemmarna fungerar som talespersoner för TRIS och dess syfte
 Frågor och beslut från styrgruppen kommuniceras med de egna
teamrepresentanterna och hemorganisationen i övrigt
 Lokala styrgruppen lyfter vid behov in frågor till länsstyrgruppen via
processledaren eller ordförande för TRIS Länsstyrgrupp
4