1. No category

Malmö stad
1 (4)
Stadskontoret
Tjänsteskrivelse
Datum
2015-06-29
Vår referens
Bertil Siöström
Enhetschef
[email protected]
Ansökan om medel för införandet av digitala lås och tids- och insatsplanering
inom hemtjänst i Malmö stad
STK-2015-812
Sammanfattning
Ansökan om medel ur Kommunstyrelsens projekt- och utvecklingsanslag har inkommit från
stadsområdesnämnderna Norr, Öster, Söder, Väster och Innerstaden. Anslaget ska användas för
att införa ett nyckelfritt system med digitala lås samt mobiltelefoner med programvara för planering, kommunikation, dokumentation och uppföljning inom hemtjänsten.
Förslag till beslut
Kommunstyrelsen föreslås besluta
att
med finansiering från kommunstyrelsens anslag för projekt och utredningar 2015 avsätta
2712 tkr för införande av digitala lås och tids- och insatsplanering inom hemtjänst i
Malmö för avrop av stadsområdesnämnderna med 457 tkr för Norr, 360 tkr för Öster,
520 tkr för Söder, 837 tkr för Väster och 538 tkr för Innerstaden samt,
att
med finansiering från kommunstyrelsens anslag för projekt och utredningar 2016 avsätta
2286 tkr för införande av digitala lås och tids- och insatsplanering inom hemtjänst i
Malmö för avrop av stadsområdesnämnderna med 319 tkr för Norr, 243 tkr för Öster,
352 tkr för Söder, 845 tkr för Väster och 527 tkr för Innerstaden.
Beslutsunderlag



Ansökan om medel för införandet av digitala lås och tids- och insatsplanering inom hemtjänst i Malmö stad
G-Tjänsteskrivelse - Ansökan om medel för införandet av digitala lås och tids- och insatsplanering inom hemtjänst i Malmö
Bilaga Ekonomisk kalkyl
Beslutsplanering
SIGNERAD
2015-06-17
KS Arbetsutskott 2015-06-22
Kommunstyrelsen 2015-09-02
2 (4)
Ärendet
Bakgrund
Trygghet för enskilda individer och trygghet för medarbetare är en viktig fråga för vård- och
omsorg. Den befintliga nyckelhanteringen inom ordinärt boende är idag tidskrävande och kan
innebära säkerhetsrisker. Stadsområdena behöver säkerställa insatsernas kvalitet och patientsäkerheten för kvinnor och män, samt effektivisera nyckelhantering, planering och uppföljning av
insatser inom ordinärt boende. Stadsområdena har tidigare ansökt om medel ur sociala investeringsfonden, kommunstyrelsen avslog ansökan och stadskontoret uppdrogs att i samråd med
berörda förvaltningar undersöka andra finansieringsmöjligheter. (STK-2014-983)
Ansökan
Efter avslag om ansökan om medel från sociala investeringsfonden har andra finansieringsmöjligheter undersökts och stadsområdesnämnderna ansöker gemensamt om 5 Mkr ur Kommunstyrelsens projekt- och utvecklingsanslag. Anslaget ska användas för att införa ett nyckelfritt system
med digitala lås samt mobiltelefoner med programvara för planering, kommunikation, dokumentation och uppföljning inom ordinärt boende.
Syftet är att skapa en effektivare och säkrare nyckelhantering, bättre och effektivare planering
samt kommunikation och dokumentation för omvårdnadspersonal och hälso- och sjukvådspersonal inom ordinärt boende. Förväntade effekter är att inom ordinärt boende ge en ökad säkerhet och trygghet för brukare och en bättre arbetsmiljö för medarbetare. Investeringen sänker
kostnader för till nyckelhantering, dokumentation, planering, uppföljning och larm.
Det digitala låssystemet som stadsområdena förespråkar är kopplat till mobiltelefoner med digitala nycklar. Dessa går bara att använda under arbetspasset, och mobiltelefonen kräver personlig
inloggning. Det digitala låset monteras på brukarens dörr, men påverkar inte det mekaniska låset
så brukaren kan fortsätta att använda sin egen nyckel. Mobiltelefonerna kan integreras mot
Malmö stads verksamhetssystem, Lifecare-Procapita och Laps Care. Personalen har alltid ett
uppdaterat arbetsschema med sig och kan dokumentera i anslutning till utförda insatser. Det
finns möjlighet att kommunicera viktig information till andra kollegor samt att lägga in olika
former av påminnelser. Tids- och insatsplanering ger möjligheter för en bättre uppföljning och
planering.
Tidplan och ekonomisk kalkyl över investeringskostnad
Upphandling och projektstart planeras ske under 2015, målsättning är att stadsområdena ska ha
infört systemet i samtliga hemtjänstgrupper under 2016 dock senast under 2017.
I ansökan beskrivs följande krav på resurser vid ett införande:
 Kartläggning av behov av lås och låstyper.
 Information till brukare och fastighetsägare, och att inhämta samtycken.
 Upphandling av digitala lås till ytterdörr, port, sophus, grind mm.
 Integration av programvara för mobiltelefon och digitala lås mot verksamhetssystem.
 Eventuell upphandling av montering/demontering av lås.
 Kommunövergripande rutiner för användning av digitala lås och mobiltelefoner. Rutinen
ska inkludera handlingsplan vid avbrott.
 Utbildning av berörd personal.
3 (4)
Samt följande krav på resurser för förvaltning och utveckling:
 Administration av digitala lås, mobiltelefoner, behörigheter mm.
 Administration av programvara i mobiltelefonen (systemansvar)
 Ansvarig för uppföljning och analys av tidregistrering.
 Fortlöpande informations- och utbildningsinsatser
Införandekostnaden uppges till 13.9 miljoner varav 8,9 miljoner finansieras genom respektive
stadsområdesnämnds investeringsbudget. Resterande finansiering är från de sökta medlen, att
avropas under 2015 och 2016, se tabell. Årlig driftskostnad beräknas till 9,7 miljoner vilket uppges kunna finansieras med en effektivisering i verksamheten på 1 %. (Bilaga, Ekonomisk kalkyl)
Fördelning av de sökta medlen, belopp i tkr
Utbildningskostnad
Inköp av mobiler
Totalt att avropa
SoN
319
457
776
SoÖ
243
360
603
SoS
352
520
872
SoV
845
837
1 682
SoI
527
538
1 065
Totalt
2 286
2 712
4 998
Stadskontorets bedömning
I ansökan beskrivs positiva erfarenheter från de stadsområden som har eller har haft testverksamhet av digitala lås i olika former. Stadskontorets bedömning är att insatserna som beskrivs i
ansökan från stadsområdesnämnderna har stor möjlighet att ge tidsbesparing som i sin tur kan
leda till minskade kostnader. Digitala låssystem kan förväntas leda till en ökad trygghet hos både
personal och brukare och ett effektivare arbetssätt inom vård och omsorg samt en positiv inverkan på arbetsmiljön.
Satsningen omfattar förutom digitala lås även programvara för planering, kommunikation,
dokumentation och uppföljning inom ordinärt boende. De resurser som satsningen kräver omfattar kartläggning av det totala behovet av lås, informationsinsatser till berörda, upphandling av
digitala lås och mobiltetelefoner, integration av programvara, eventuell upphandling av montering/demontering av lås, framtagande av användningsrutiner samt utbildning av berörd personal.
Därpå följer en återkommande årlig driftskostnad som bedöms kunna finansieras med effektivisering i verksamheten.
Stadskontoret ställer sig bakom den i ansökan beskrivna förväntade effekten som satsningen kan
antas få i form av tidsbesparing som kan leda till minskade kostnader. Huruvida effekter i arbetsmiljön blir enligt ansökan ser stadskontoret som svårt att bedöma, testverksamheterna visar
dock på positiva effekter för arbetsmiljön.
Satsningen har vid den tidigare ansökan om medel från sociala investeringsfonden samverkats
med den fackliga organisationen i respektive stadsområdesförvaltning.
Det har påbörjats ett arbete med förstudie och framtagande av ett förfrågningsunderlag inför en
eventuell upphandling, under förutsättning att finansiering finns. I detta arbete finns en projektorganisation med representanter från stadskontoret och samtliga stadsområdesförvaltningar.
Tidsplaneringen är att förfrågningsunderlag ska vara klart för annonsering 150831 med tilldelning under november och avtalsstart från 160101.
4 (4)
Stadskontoret tillstyrker bedömning om att medel ska kunna avropas under 2015 och 2016 då
projektets implementeringsfas i stor utsträckning kommer att ske under 2016. Medel att avropas
under 2015 riktas till inköp av mobiler, för 2016 är medel avsedda till att täcka utbildningskostnader i samband med implementeringsarbetet.
Ansvariga
Birgitta Vilén-Johansso Avdelningschef
Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör
Malmö stad
1 (3)
Kommunstyrelsen
Protokollsutdrag
Sammanträdesdatum
2015-04-01
Tid och plats
kl. 10:00-10:35 Sessionssalen Stadshuset
Paragrafer
119
Ledamöter
Ersättare
Övriga deltagare
Katrin Stjernfeldt Jammeh (S) ordförande
Andreas Schönström (S) 1:e vice ordförande
Linda Simonell Wirje (M) ersätter Torbjörn Tegnhammar (M)
Rose-Marie Carlsson (S)
Jamal El-Haj (S)
Sofia Hedén (S)
Jeanette Stojic (V)
Johanna Öfverbeck (MP) ersätter Karolina Skog (MP)
John Roslund (M) ersätter Håkan Fäldt (M)
Noria Manouchi (M)
Ewa Bertz (FP) §§ 91-117 och §§ 119-128
Magnus Olsson (SD)
Anders Olin (SD)
Carina Nilsson (S)
Anders Rubin (S)
Carina Svensson (S)
Mubarik Abdirahman (S)
Momodou Jallow (V)
Helena Nanne (M)
Roko Kursar (FP)
Jörgen Grubb (SD)
Richard Åhman Persson (SD)
Milan Obradovic (S)
Nils Karlsson (MP)
Stadsdirektör Jan-Inge Ahlfrid, sekreterare Pia Kanold, kanslichef
Karin Ringman- Ingvarsson, planeringsdirektör Jan Haak,
administrativ chef Ulla-Karin Holmberg, ekonomidirektör Jan-Åke
Troedsson, stadsjurist Claes-Inge Wennström, direktör Per-Erik
Ebbeståhl, utredare Ander Spjuth, HR-direktör Liselott Nilsson,
ledningsstrateg Karin Lindroth, administrativ sekreterare Anna
Gawrys och utvecklingssekreterare Malin Midler Norén
Ej närvarande
Torbjörn Tegnhammar (M), Karolina Skog (MP), Håkan Fäldt (M)
och Frida Trollmyr (S)
Justerat datum
2015-04-17
Malmö stad
Kommunstyrelsen
§ 119 Gemensam ansökan från stadsområdesnämnd Innerstaden,
Söder, Väster, Öster och Norr, om medel ur sociala
investeringsfonden kring personalhälsa
STK-2014-983
Sammanfattning
Ansökan om medel ur sociala investeringsfonden kring personalhälsa har inkommit
från stadsområdesnämnderna Innerstaden, Söder, Väster, Öster och Norr. Ansökan
avser införande av ett nyckelfritt system med digitala lås samt mobiltelefoner med
programvara för hantering av arbetsschema, kommunikations-, dokumentations- och
uppföljningsmöjligheter inom ordinärt boende och uppgår till 10 000 tkr.
Effekten vad gäller arbetsmiljö beror, enligt vad som framgår i ansökan, på den
tidsbesparing som digital nyckelhantering kommer att leda till. Stadskontorets
bedömning är att satsningarna har stor potential att leda till ett effektivare och
säkrare arbetssätt med minskade kostnader till följd. Däremot saknas belägg för
sambandet mellan minskade personalkostnader och de effekter som stipuleras i
riktlinjerna för sociala investeringsfonden för personalhälsa.
Beslut
Kommunstyrelsen beslutar
att avslå ansökan från stadsområdesnämnderna Innerstaden, Söder, Väster, Öster
och Norr om medel ur sociala investeringsfonden kring personalhälsa,
att ge stadskontoret i uppdrag att i samråd med berörda förvaltningar undersöka
andra finansieringsmöjligheter, samt
att pröva ärendet igen efter översyn av riktlinjen för sociala investeringsfonden, i det
fall andra finansieringsmöjligheter inte funnits.
Särskilda yttranden, reservationer
Magnus Olsson (SD) och Anders Olin (SD) anmäler, med instämmande av Jörgen
Grubb (SD) och Rickard Åhman-Persson (SD), att de avser inkomma med ett
särskilt yttrande, bilaga 32.
Beslutsunderlag

Ansökan från stadsområdesnämnd Innerstaden om medel ur sociala
investeringsfonden

Ansökan från stadsområdesnämnd Söder om medel från Malmö stads sociala
investeringsfond

Nämndsbrev från stadsområdesnämnd Väster

Ansökan om medel från Malmö stads sociala investeringsfond kring
personalhälsa- Stadsområdesnämnd Norr

Nämndsbrev från stadsområdesnämnd Söder

Ansökan från stadsområdesnämnd Öster
2 (3)
Malmö stad
Kommunstyrelsen

G-Tjänsteskrivelse, personalberedningen 150318, ansökan sociala
investeringsfonden personalhälsa

Riktlinjer för social investeringsfond personalhälsa

Beredningsbrev personalberedningen 1503118

Särskilt yttrande SD personalberedningen 150318
_____
3 (3)
Ansökan om medel till förfogande för införandet av
digitala lås och tids- och insatsplanering inom
hemtjänst i Malmö stad
Bakgrund
Trygghet för enskilda individer och trygghet för medarbetare är en viktig fråga
för vård- och omsorg. Den befintliga nyckelhanteringen inom ordinärt boende
är idag tidskrävande och kan innebära säkerhetsrisker. Stadsområdena behöver
säkerställa insatsernas kvalitet och patientsäkerheten för kvinnor och män, samt
effektivisera nyckelhantering, planering och uppföljning av insatser inom
ordinärt boende. Därför ansöker Stadsområdesnämnderna i Innerstaden, Norr,
Söder, Väster samt Öster gemensamt om ett anslag på 5 Mkr från medel till
förfogande. Anslaget ska användas för att införa ett nyckelfritt system med
digitala lås samt mobiltelefoner med programvara för planering,
kommunikation, dokumentation och uppföljning inom ordinärt boende.
ansökan om medel till förfogande för införandet av digitala lås och tidsoch insatsplanering inom hemtjänst i malmö stad 20140427
Syfte
Syftet med satsningen är att skapa en effektivare och säkrare nyckelhantering
samt möjligheter för bättre och effektivare planering, kommunikation och
dokumentation för omvårdnadspersonal och hälso- och sjukvådspersonal inom
ordinärt boende. Förväntade effekter är en ökad säkerhet och trygghet för
brukare, både kvinnor och män, inom ordinärt boende. Satsningen kommer
även att skapa en bättre arbetsmiljö för medarbetare inom ordinärt boende.
Investeringen sänker kostnader för till nyckelhantering, dokumentation,
planering, uppföljning och larm.
Digitalt låssystem
Det digitala låssystemet som stadsområdena förespråkar är kopplat till
mobiltelefoner med digitala nycklar. Dessa digitala nycklar går bara att använda
under arbetspasset, och mobiltelefonen kräver personlig inloggning. Nycklarna
används av personalen för att öppna och stänga ytterdörr, port, sophus, grind
osv. Det digitala låset monteras på brukarens dörr, men påverkar inte det
mekaniska låset så brukaren kan fortsätta att använda sin egen nyckel.
Låsfunktionen ska inte vara beroende av mobiltäckning, och drivs med batteri
och är därför inte känsligt för strömavbrott.
Vinster med att koppla låset till mobiltelefon
Mobiltelefonerna erbjuder många möjligheter till effektiviseringar om de
utrustas med mjukvara som kan integreras mot Malmö stads
verksamhetssystem – Lifecare, Procapita och Laps Care. Personalen har då
alltid ett uppdaterat arbetsschema med sig, vilket gör det enklare att göra
schemaändringar vid oförutsedda händelser. Personalen kan dokumentera i
anslutning till utförda insatser istället för att göra det i arbetslokalen. Det finns
möjlighet att kommunicera viktig information till de kollegor som ska hem till
brukaren nästa gång. Det finns också möjlighet att lägga in påminnelser,
exempelvis om att medicin ska ges i samband med en insats. Utöver de fördelar
2 (3)
det ger för brukarna och de som jobbar närmast dem, så ger tids- och
insatsplanering möjligheter för bättre uppföljning och planering.
Teknikutvecklingen innebär att mobiltelefoner sannolikt kommer att kunna
användas till allt fler tjänster framöver.
Erfarenheter inom Malmö stad
Stadsområdena Innerstaden, Söder och Väster har eller har haft testverksamhet
av digitala lås i olika former. Vid Stadsområdesförvaltning Söders utvärdering
av systemet inom ett hemtjänstområde framkom att brukare och personal
överlag är väldigt positiva till låsen. De absolut flesta brukarna (96 procent) vill
ha kvar de digitala låsen. Av omvårdnadspersonalen och sjuksköterskorna
använder 96 procent gärna de digitala låsen. I undersökningen framkom det att
personalen upplever minskad stress. Omvårdnadspersonalen är också positiv till
att slippa bära tunga nyckelknippor eller köa på morgonen till nyckelskåpet.
Liknande erfarenheter framkom vid ett tidigare projekt i Limhamn-Bunkeflo
2008.
I Stadsområde Söder mättes tidsåtgången för nyckelhanteringen i samtliga
hemtjänstgrupper innan testet med digitala lås startade. Redan efter att varit
igång en kort tid minskade tidsåtgången avsevärt i den hemtjänstgrupp som var
pilot för digitala lås. Detta trots att inte alla brukare i hemtjänstgruppen valde
att prova digitalt lås (100 av 150).
Tidplan och ekonomisk kalkyl över investeringskostnad
Upphandling och projektstart förväntas ske under 2015, och ambitionen är att
stadsområdena ska ha infört systemet i samtliga hemtjänstgrupper under 2016
och senast 2017.
Krav på resurser vid införande:
- Kartläggning av behov av lås och låstyper.
- Information till brukare och fastighetsägare, och att inhämta samtycken.
- Upphandling av digitala lås till ytterdörr, port, sophus, grind mm.
- Integration av programvara för mobiltelefon och digitala lås mot
verksamhetssystem.
- Eventuell upphandling av montering/demontering av lås.
- Kommunövergripande rutiner för användning av digitala lås och
mobiltelefoner. Rutinen ska inkludera handlingsplan vid avbrott.
- Utbildning av berörd personal.
Krav på resurser för förvaltning och utveckling
- Administration av digitala lås, mobiltelefoner, behörigheter mm.
- Administration av programvara i mobiltelefonen (systemansvar)
- Ansvarig för uppföljning och analys av tidregistrering.
- Fortlöpande informations- och utbildningsinsatser
Införandekostnaden är 13.9 miljoner som finansieras med 5 miljoner från
medel till förfogande från Kommunstyrelsen att avropas under 2015 och 2016
3 (3)
samt 8.9 miljoner av stadsområdenas investeringsbudgetar. Därtill tillkommer
årlig driftskostnad med 9,7 miljoner vilket finansieras med en effektivisering i
verksamheten på 1 %. Se bifogad ekonomisk kalkyl.
Samverkan
I tidigare ansökan som gjordes till sociala investeringsfonden 2014 samverkades
ansökan och förslag till införandet i samtliga stadsområden.
Ansökan om medel för att införa nyckelfritt system och mobila lösningar inom ordinärt boende
Engångskostnad vid införandet
Söder
Väster
Öster
Norr
Innerstaden
Totalt
belopp i tkr
Utbildningskostnad
Inköp av mobiler
Inköp av lås med montering
352
520
1 564
2 436
845
837
2 846
4 529
243
360
1 144
1 747
319
457
1 308
2 084
527
538
2 074
3 139
2 287
2 713
8 935
13 935
872
1 564
2 436
1 683
2 846
4 529
603
1 144
1 747
776
1 308
2 084
1 066
2 074
3 139
5 000
8 935
13 935
Finansiering av införandet
Finansieras via Stadskontoret
Finansieras via investeringsbudget
Driftskostnad per år
Söder
Väster
Öster
Norr
Innerstaden
Totalt
belopp i tkr
Löpande administrativ personal
Utbildningskostnad
Nya och demontering av lås
Nya telefoner
Systemkostnad
Årlig avskrivning, 5 år
Årlig ränta 5 år
Löpande kostnad per år
818
33
56
125
175
313
74
1 594
1 966
79
102
201
319
569
135
3 370
565
23
41
86
128
229
54
1 126
742
30
47
110
146
262
62
1 398
1 226
49
74
129
232
415
98
2 224
5 318
213
320
650
1 000
1 787
424
9 712
1 539
3 078
3 697
7 394
1 063
2 126
1 396
2 791
2 306
4 612
10 000
20 000
Besparing finansierar årlig driftskostnad
Effektivisering 1 % per år
Effektivisering 2 % per år