1 (4) Datum 2015-08-20 Tidig Dialog Behovsbeskrivning inför upphandling av tjänster inom ”Rekrytering och urval” Bakgrund och nuläge Nuvarande ramavtal avseende konsulttjänster inom HR löper ut 2016-06-30. Med anledning av detta behöver Försäkringskassan se över sitt behov för nämnda tjänster. Nuvarande ramavtal omfattar stöd till HR-funktionen för hela rekryteringsprocessen eller enbart delar av den samt second opinion inklusive tester. På Försäkringskassan arbetar cirka 13 400 personer. De handläggande kontoren, våra kundcenter och servicekontor finns i hela Sverige och huvudkontoret ligger i Stockholm. Behov av HR-stöd kan finnas på alla orter där Försäkringskassan är etablerad, men är störst i Stockholm och Göteborg där myndighetens HR funktion är lokaliserad. Antalet tillsättningar under 2014 var ca 2 000. Under 2015 uppskattar vi att antalet tillsättningar kommer att stiga till ca 2 500 med anledning av en särskild satsning inom sjukförsäkringsområdet. Den övervägande delen av dessa tillsättningar avser handläggartjänster. Wimi FK90010_006_G Försäkringskassans rekryteringsprocess ska säkerställa att rätt person finns på plats för att vi ska uppnå verksamhetens mål. HR har ett serviceåtagande att en normalrekrytering ska ta högst 10 veckor. I detta avseende definieras en normalrekrytering som ett rekryteringsuppdrag av 1-9 nya medarbetare. Tiden räknas från det att HR har fått en beställning från verksamheten på ett rekryteringsuppdrag och slutar i och med att chef och kandidat kommit överens om anställning. Idag används IT-stödet ReachMee för all administration av rekrytering, annonsering, hantering av kandidater samt ansökningar och eventuella test. Kandidaten registrerar sin ansökan elektroniskt via Lediga jobb på Fia 2 (4) Datum 2015-08-20 Tidig Dialog (intranätet) eller www.forsakringskassan.se och ansökan blir då tillgänglig i ReachMee. Från nuvarande avtal har Försäkringskassan främst avropat rekryteringskonsulter som jobbat sida vid sida med HR-specialisterna men även administrativt stöd har avropats från befintligt ramavtal. Avropen har gjorts i samband med arbetstoppar på HR-funktionen. Avropat värde för tjänsten rekrytering och urval samt second opinion var för åren 2012 -2014  2012 ca. 4,7 mkr  2013 ca. 1,5 mkr  2014 ca. 1,7 mkr Nytt avtal rörande tjänster inom ”Rekrytering och urval ska träda i kraft 201607-01. Behov Försäkringskassans vision är ett samhälle där människor känner trygghet om livet tar en ny vändning. Försäkringskassan ansvarar för en stor del av de offentliga trygghetssystemen i Sverige. Vi utreder och beslutar i över 40 olika ersättningar. Försäkringskassans uppdrag innebär att verksamheten ska vara effektiv och rättsäker samt präglas av en god service och hög tillgänglighet. Socialförsäkringen ska tillämpas korrekt och med hög kvalitet så att rätt person får rätt ersättning i tid. Försäkringskassan ska därigenom ha medborgarnas förtroende och bidra till en hög tilltro till socialförsäkringen. En viktig förutsättning för att Försäkringskassan ska uppnå detta är att vi har rätt kompetens för att uppnå vision, verksamhetsidé och verksamhetens mål. Det kommande avtalet ska stödja HR-funktionens rekryteringsprocess. Behoven inom ”Rekrytering och urval” kan omfatta hela processen eller delar av denna som exempelvis rekryteringsspecialister, administration eller second opinion. Second opinion avser genomförandet av tester i kombination med djupintervjuer. Nya/förändrade uppdrag/prioriteringar och personalomsättning HR-funktionen ska svara upp på verksamhetens krav på tillgång till personal med rätt kompetens i rätt tid, för såväl chefs- som medarbetarnivå, på alla de orter som Försäkringskassan är etablerad. Anskaffningsbehov kan uppstå genom vanlig personalomsättning men även genom att Försäkringskassan gör interna omprioriteringar för att möta exempelvis ökat antal ärenden inom ett visst område, när myndigheten får nya regeringsuppdrag eller när det sker förändringar i pågående uppdrag. 3 (4) Datum 2015-08-20 Tidig Dialog Skapa utrymme för internt utvecklingsarbete inom HR-området HR Stöd ansvarar även för internt utvecklingsarbete inom Försäkringskassan och för att kunna säkra och frigöra tid för detta arbete finns behov av konsultstöd för att kunna avlasta inom ”Rekrytering och urval”. Säkra en god arbetsmiljö för HR Stöds medarbetare Arbetstoppar förekommer regelbundet och bland HR Stöds medarbetare finns en hög andel småbarnsföräldrar vilket kan innebära en viss sårbarhet. För att kunna avlasta och skapa en god arbetssituation för medarbetarna på HR Stöd och samtidigt möta verksamhetens krav/behov behöver vi kunna ta in konsultstöd till ”Rekrytering och urval”. Attrahera och identifiera sökanden som del Försäkringskassans vision Försäkringskassan som helhet ska ha engagerade medarbetare vilket ökar förtroendet för myndigheten genom att kunden får snabbare och bättre service. Att anställa personer som delar Försäkringskassans vision ökar sannolikheten att de vill jobba kvar och att personalomsättningen och underbemanning minskar, vilket i sin tur får positiv påverkan på arbetsvillkoren för de som redan är anställda. Kompetensbaserad rekrytering Rekryteringsarbetet inom Försäkringskassan bygger på kompetensbaserad rekrytering, en metod som säkerställer att vi inte diskriminerar, att vi fokuserar på rätt saker och bedömer våra kandidater på ett effektivt sätt. Genom processens alla steg utgår vi från de krav och arbetsuppgifter som en specifik yrkesroll innebär. För att kunna göra urval och säkra rätt kompetens/egenskaper använder Försäkringskassan i vissa rekryteringar tester och second opinion. Nära samarbete med leverantörer Det är oerhört viktigt för både HR och rekryterande chefer att de som är inblandade i rekryteringsprocesser har stor förståelse och insikt i Försäkringskassans kultur och uppdrag. För att få en smidig och effektiv hantering i ”Rekrytering och urval” behöver leverantören vara insatt i Försäkringskassans rekryteringsprocess med tillhörande styrdokument och verktyg. Vår verksamhetsstrategi utgår från lean och ständiga förbättringar och genom en värdeskapande dialog med leverantören kan vi få värdefull input till verksamheten. 4 (4) Datum 2015-08-20 Tidig Dialog Tidplan 25 augusti 9-10 september September-oktober 29 oktober 27 november December 15 januari 1 juli Dialogmöte Enskilda möten med leverantörer Arbete med kravspecifikation Annonsering Sista anbudsdag Utvärdering Tilldelningsbeslut Avtalsstart Länk till projektet Tidig Dialog Länk till projektet Tidig dialog: www.konkurrensverket.se/tidig-dialog