Behovsbeskrivning inför upphandling av tjänster inom

1 (4)
Datum
2015-08-20
Tidig Dialog
Behovsbeskrivning inför upphandling av tjänster
inom ”Rekrytering och urval”
Bakgrund och nuläge
Nuvarande ramavtal avseende konsulttjänster inom HR löper ut 2016-06-30.
Med anledning av detta behöver Försäkringskassan se över sitt behov för
nämnda tjänster. Nuvarande ramavtal omfattar stöd till HR-funktionen för hela
rekryteringsprocessen eller enbart delar av den samt second opinion inklusive
tester.
På Försäkringskassan arbetar cirka 13 400 personer. De handläggande
kontoren, våra kundcenter och servicekontor finns i hela Sverige och
huvudkontoret ligger i Stockholm.
Behov av HR-stöd kan finnas på alla orter där Försäkringskassan är etablerad,
men är störst i Stockholm och Göteborg där myndighetens HR funktion är
lokaliserad.
Antalet tillsättningar under 2014 var ca 2 000. Under 2015 uppskattar vi att
antalet tillsättningar kommer att stiga till ca 2 500 med anledning av en särskild
satsning inom sjukförsäkringsområdet. Den övervägande delen av dessa
tillsättningar avser handläggartjänster.
Wimi FK90010_006_G
Försäkringskassans rekryteringsprocess ska säkerställa att rätt person finns på
plats för att vi ska uppnå verksamhetens mål. HR har ett serviceåtagande att en
normalrekrytering ska ta högst 10 veckor. I detta avseende definieras en
normalrekrytering som ett rekryteringsuppdrag av 1-9 nya medarbetare. Tiden
räknas från det att HR har fått en beställning från verksamheten på ett
rekryteringsuppdrag och slutar i och med att chef och kandidat kommit överens
om anställning.
Idag används IT-stödet ReachMee för all administration av rekrytering,
annonsering, hantering av kandidater samt ansökningar och eventuella test.
Kandidaten registrerar sin ansökan elektroniskt via Lediga jobb på Fia
2 (4)
Datum
2015-08-20
Tidig Dialog
(intranätet) eller www.forsakringskassan.se och ansökan blir då tillgänglig i
ReachMee.
Från nuvarande avtal har Försäkringskassan främst avropat
rekryteringskonsulter som jobbat sida vid sida med HR-specialisterna men
även administrativt stöd har avropats från befintligt ramavtal. Avropen har
gjorts i samband med arbetstoppar på HR-funktionen.
Avropat värde för tjänsten rekrytering och urval samt second opinion var för
åren 2012 -2014
 2012 ca. 4,7 mkr

2013 ca. 1,5 mkr

2014 ca. 1,7 mkr
Nytt avtal rörande tjänster inom ”Rekrytering och urval ska träda i kraft 201607-01.
Behov
Försäkringskassans vision är ett samhälle där människor känner trygghet om
livet tar en ny vändning. Försäkringskassan ansvarar för en stor del av de
offentliga trygghetssystemen i Sverige. Vi utreder och beslutar i över 40 olika
ersättningar.
Försäkringskassans uppdrag innebär att verksamheten ska vara effektiv och
rättsäker samt präglas av en god service och hög tillgänglighet.
Socialförsäkringen ska tillämpas korrekt och med hög kvalitet så att rätt person
får rätt ersättning i tid. Försäkringskassan ska därigenom ha medborgarnas
förtroende och bidra till en hög tilltro till socialförsäkringen. En viktig
förutsättning för att Försäkringskassan ska uppnå detta är att vi har rätt
kompetens för att uppnå vision, verksamhetsidé och verksamhetens mål.
Det kommande avtalet ska stödja HR-funktionens rekryteringsprocess.
Behoven inom ”Rekrytering och urval” kan omfatta hela processen eller delar
av denna som exempelvis rekryteringsspecialister, administration eller second
opinion. Second opinion avser genomförandet av tester i kombination med
djupintervjuer.
Nya/förändrade uppdrag/prioriteringar och personalomsättning
HR-funktionen ska svara upp på verksamhetens krav på tillgång till personal
med rätt kompetens i rätt tid, för såväl chefs- som medarbetarnivå, på alla de
orter som Försäkringskassan är etablerad.
Anskaffningsbehov kan uppstå genom vanlig personalomsättning men även
genom att Försäkringskassan gör interna omprioriteringar för att möta
exempelvis ökat antal ärenden inom ett visst område, när myndigheten får nya
regeringsuppdrag eller när det sker förändringar i pågående uppdrag.
3 (4)
Datum
2015-08-20
Tidig Dialog
Skapa utrymme för internt utvecklingsarbete inom HR-området
HR Stöd ansvarar även för internt utvecklingsarbete inom Försäkringskassan
och för att kunna säkra och frigöra tid för detta arbete finns behov av
konsultstöd för att kunna avlasta inom ”Rekrytering och urval”.
Säkra en god arbetsmiljö för HR Stöds medarbetare
Arbetstoppar förekommer regelbundet och bland HR Stöds medarbetare finns
en hög andel småbarnsföräldrar vilket kan innebära en viss sårbarhet. För att
kunna avlasta och skapa en god arbetssituation för medarbetarna på HR Stöd
och samtidigt möta verksamhetens krav/behov behöver vi kunna ta in
konsultstöd till ”Rekrytering och urval”.
Attrahera och identifiera sökanden som del Försäkringskassans vision
Försäkringskassan som helhet ska ha engagerade medarbetare vilket ökar
förtroendet för myndigheten genom att kunden får snabbare och bättre service.
Att anställa personer som delar Försäkringskassans vision ökar sannolikheten
att de vill jobba kvar och att personalomsättningen och underbemanning
minskar, vilket i sin tur får positiv påverkan på arbetsvillkoren för de som
redan är anställda.
Kompetensbaserad rekrytering
Rekryteringsarbetet inom Försäkringskassan bygger på kompetensbaserad
rekrytering, en metod som säkerställer att vi inte diskriminerar, att vi fokuserar
på rätt saker och bedömer våra kandidater på ett effektivt sätt. Genom
processens alla steg utgår vi från de krav och arbetsuppgifter som en specifik
yrkesroll innebär. För att kunna göra urval och säkra rätt
kompetens/egenskaper använder Försäkringskassan i vissa rekryteringar tester
och second opinion.
Nära samarbete med leverantörer
Det är oerhört viktigt för både HR och rekryterande chefer att de som är
inblandade i rekryteringsprocesser har stor förståelse och insikt i
Försäkringskassans kultur och uppdrag. För att få en smidig och effektiv
hantering i ”Rekrytering och urval” behöver leverantören vara insatt i
Försäkringskassans rekryteringsprocess med tillhörande styrdokument och
verktyg.
Vår verksamhetsstrategi utgår från lean och ständiga förbättringar och genom
en värdeskapande dialog med leverantören kan vi få värdefull input till
verksamheten.
4 (4)
Datum
2015-08-20
Tidig Dialog
Tidplan
25 augusti
9-10 september
September-oktober
29 oktober
27 november
December
15 januari
1 juli
Dialogmöte
Enskilda möten med leverantörer
Arbete med kravspecifikation
Annonsering
Sista anbudsdag
Utvärdering
Tilldelningsbeslut
Avtalsstart
Länk till projektet Tidig Dialog
Länk till projektet Tidig dialog:
www.konkurrensverket.se/tidig-dialog