Avrop från ramavtal
IT-driftstjänster – Outsourcing
Per-Erik Andersson, Kammarkollegiet
Mathias Lagerros, L&M Lagerros Consulting
Sid 1
Drivkrafter
• Myndigheterna anger fler drivkrafter (utöver direkta
kostnadsskäl) att utkontraktera IT-driften:
• Att kunna kravställa IT-driften:
•
•
•
utifrån verksamhetens behov
utifrån ett kundperspektiv
på affärsmässiga grunder
• Att skapa ett tydligare ansvar mellan användare och
utförare
• Att kunna frigöra resurser för utv. av
kärnverksamheten
• Att IT-driftskostnaderna ska bli tydliga och
förutsägbara
Sid 2
2
Kammarkollegiets ramavtal för IT-drift
• Avropsläget 2015-02-01:
•
•
•
•
36 genomförda avrop av Helhetsdrift,
72 genomförda avrop av Påplatsdrift
24 genomförda avrop av Användarnära funktioner
12 genomförda avrop av Hosting
• Omsättning från leveransavtalen:
•
•
•
•
Sid 3
2011: 216 miljoner kr
2012: 322 miljoner kr
2013: 513 miljoner kr
2014: 742 miljoner kr
Nyttor med ramavtalen
• Administrativa besparingar genom kortare
förberedelsetider
• Standardiserade avtal och villkor
• Kvalitetssäkrade leverantörer
• Vägledningar och checklistor för:
• avropsförfarandet
• kravspecifikationen
• leveransavtalet
• vitesmodeller
• Förvaltningsstöd och erfarenhetsutbyte med
Kammarkollegiet
Sid 4
Genomförda avrop från IT-driftstjänster
Helhetsdrift rev. 2015-02-16
















Sid 5
Energimarknadsinspektionen
ESF-M
Exportkreditnämnden
FMV
Insp. för socialförsäkringen
Kommerskollegium
Konsumentverket
LFV
M. för vårdanalys
Naturvårdsverket
Pensionsmyndigheten
Post &Telestyrelsen
Riksantivarieämbetet
Sametinget
SBU
SI (Svenska Institutet)
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
















SIDA
Skatteverket/Kronofogden
Skolinspektionen
Statens servicecenter
TLV
Borås
Eskilstuna
Haninge/Nynäs/Södertälje
Knivsta/Heby
Lerum
Solna
Ulricehamn
Västerås
Landstinget Västernorrland
Region Skåne 1+2
SKL
A
A
A
A
A
(B31)
A
A
A
A
A
A
A
A
A
A
Möjligheter
• Systemöversyn ”på köpet”
• Förutsägbarhet av samtliga driftskostnader
• Möjlighet till incitamentsmodeller
• Funktionella krav (ej tekniska) ställs vid avrop
• Omfattande kravställningar är kostnadsdrivande
• Avsevärda tidmässiga besparingar med ramavtal
• De flesta nystartade M har outsourcat sin IT-drift
Sid 6
Svårigheter
• Sårbarhetsaspekter
• Informationssäkerhet
• Begränsade möjligheter till förhandling
• Införande/omställningskostnader
• Legala:
• OSL
• PUL
Sid 7
Avropet
• Beslut om outsourcing
• Förberedelser
• Skapa underlag
• Genomförandet av avropet
• Val av leverantör / Avtalstecknande
• Uppföljning av leverans
Sid 8
Beslut om outsourcing
• Varför outsourca?
• Vill fokusera på kärnverksamheten
• Vill skära kostnader
• Vill åstadkomma förutsägbara kostnader
• Vill kravställa IT-driften på ett affärsmässigt sätt
• Det finns ingen möjlighet att utföra drifttjänster i
egen regi
Sid 9
Beslut om outsourcing
• Mål?
• Mätbara, så att parterna respekterar målen
• Realistiska, exempelvis besparing om 20% till
oförändrad kvalitet
• Mät både före och efter genomförandet
• Vad?
• Begränsa och definiera vad som ska ingå och vad
som ligger utanför
• Ta fram ansvarsmatriser
• Behåll minst beställarkompetens
Sid 10
Förberedelser
•
•
•
•
Lägg mycket tid på planering och förberedelser
Se till att bemanna med rätt kompetens i projektet
Inventera behovet
Håll workshops med verksamheten, utred både plus
och minus i dagens leverans, ”sälj in” internt
• Ha dialog med leverantörerna (RFI), ”sälj in” avropet
till leverantörerna
Sid 11
Förberedelser
•
•
•
•
Etablera beställarfunktion redan innan avropet
Genomför Risk- och Konsekvensanalys
Kontinuitetsplanering
Samverka med andra myndigheter, anslut till Erfanätverket på Kammarkollegiet
Sid 12
Skapa underlag
• Hitta rätt nivå på kravställning efter behovet
• För hårda krav ger få svar från leverantörerna och onödigt
höga priser
• För låga krav leder till sämre leverans än behov
• Arbeta med användningsfall, testa flexibiliteten hos
leverantörerna
• Utmana leverantörerna, hitta alternativa lösningar
• Ta fram tydliga och transparenta utvärderingsmodeller
som tar hänsyn både till pris och kvalitet (TCO)
Sid 13
Genomförandet av avropet
• Se till att leverantörerna är på tå när förfrågan skickas
ut
• Ställ förfrågan till samtliga leverantörer inom
avtalsområdet
• Se till att leverantörerna får tillräckligt med tid för att
besvara förfrågan, ger högre kvalitet på svaren
• Tänk på att leverantörer kan ställa försåtliga frågor,
tänk igenom svar
• Undvik att skicka ut förfrågan strax innan semestrar
Sid 14
Val av leverantör / Avtalstecknande
• Utvärdera anbuden enligt utvärderingsmodellen
• Låt leverantörerna hålla en anbudpresentation
• Arbeta med förtydliganden, oklarheter leder till
merkostnader och i värsta fall val av leverantör på
felaktiga grunder
Sid 15
Val av leverantör / Avtalstecknande
• Få med tydliga tjänstebeskrivningar i avtalet där det
klart framgår vad som ingår i leveransen och vad som
är tillägg
• Få till att avtalet ger flexibilitet volymmässigt både
uppåt och nedåt under avtalstiden
• Se till att avtala kring avvecklingen
• Avtala om förtur på köp av utrustning
• Genomför eventuellt ”Due diligence”
Sid 16
Uppföljning
• Sätt upp samverkansforum med leverantören
• Strategiskt
• Taktiskt
• Operativt
• Fortsätt ställa krav, gå tillbaka till avtal när så
krävs (avtalsforum)
• Arbeta med incitament
• Samla erfarenheter inför nästa avrop
Sid 17
Framtid
• Multisourcing allt mer vanligt
• Delar av IT-verksamheten utkontrakteras
• börja med arbetsplatser och skrivare
• Drift i ”molnet” där så är lämpligt
• Egen personal behålls för att säkra
beställarkompetensen
• Myndighetssamverkan
• ex. inom gemensam sektor och med samma huvudman
Sid 18