KALLA TILL DISTANSMÖTE
VIA MICROSOFT LYNC, KLIENT
SAMORDNAD VÅRD- OCH OMSORGSPLANERING
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Innehåll
sid.
Distansmöte via video
3
Inför mötet
4
Inför mötet, inloggning på dator
5
Inställningar i Microsoft Lync
6
Inställningar ljudenhet
7
Inställningar kamera
8
Skapa kallelser i Outlook klient
9
Kalla närstående via Outlook klient
10
Kopiera länk Outlook klient till KLARA SVPL 12
Kopiera länk från KLARA SVPL till e-post
16
Anslut till Lync-möte via KLARA SVPL
17
Genomföra Lync-möte
18
Avsluta Lync-möte
21
Vid problem med ljud och bild
22
För att komma igång med Lync
gå till VGR:s hemsida som
beskriver var du som är VGR
anställd hittar Lync och hur du
kommer igång. Länk finns på
videomötes sidan:
http://intra.vgregion.se/lync
Mer information om distansmöte via video vid samordnad vård- och omsorgsplanering
http://www.vgregion.se/sv/Ovriga-sidor/Samordnad-vardplanering/Videomote/
Fler lathundar, manualer:
http://www.vgregion.se/sv/Ovriga-sidor/Samordnad-vardplanering/Videomote/Manualer-Videomote/
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
2
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Distansmöte via video med Microsoft Lync
1.
För att kunna kalla till flerpartsmöte behöver du en Enterprise licens för Microsoft Lync. Licensen beställer din chef i
behörighetsbeställningen. http://intra.vgregion.se/sv/Insidan/IT/Jag-vill-ha-hjalp/System/Lync/Lync-flerpartsmote/
2.
Innan första mötet behöver några inställningar göras som du hittar i lathunden ”Förberedande inställningar för MS
Lync” som du hittar bland lathundarna:
http://www.vgregion.se/sv/Ovriga-sidor/Samordnad-vardplanering/Videomote/Manualer-Videomote/
3.
För bästa kvalitet använd fast uppkoppling till nätet via nätverkssladd. Stäng av knappen för trådlös mottagning på
datorn så att du säkrar att du är uppkopplad via det fasta nätet.
4.
Kontrollera innan du ansluter till mötet att ljud och kamera på din dator är inkopplade och fungerar, se manual.
5.
Testa att uppkopplingen fungerar mellan parterna innan första mötet.
6.
Koppla alltid upp i god tid innan mötet så du ser att din egen utrustning fungerar
7.
Alla verksamheter ska använda kamera vid mötet, så patienten kan se vem som deltar på mötet
8.
Lägg in ditt foto i Microsoft Lync som syns om kameran inte fungerar.
9.
Om bilden fryser eller försvinner, fortsätt mötet med endast ljud. Om både bild och ljud via dator försvinner, ring
telefonnumret som följde kallelsen och slå in angiven konferenskod, så fortsätter du att delta i mötet via telefon.
3
10. Ett samordnat vård- och omsorgsplaneringsmöte får inte spelas in p.g.a. sekretess.
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Inför mötet
1. Ge patienten ”Patientinformation samordnad vård- och omsorgsplanering,
distansmöte via video”
2. Om närstående vill vara med via dator, be om deras e-postadress.
3. Skapa möte via Outlook kalender. Kopiera länken till mötet och skicka via e-post till
närstående. Bifoga ”Närståendeinformation samordnad vård- och
omsorgsplanering, distansmöte via video” i kallelsen
4. Klistra in möteslänk och konferens-ID i KLARA SVPL för att kalla kommun och
primärvård till överenskommen mötestid.
5. Sjukhuset är ordförande på mötet. Följ struktur för mötet enligt ”Checklista
distansmöte via video vid samordnad vård- och omsorgsplanering”
4
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Inför mötet, inloggning på dator
När du ska använda Lync ska du vara inloggad från
grunden i datorn.
Du ska inte använda dej av våra gemensamma
konton (GK-konto) eftersom det innebär en risk.
Om personen som använt GK-konto före dej missat
logga ur program som t.ex e-post eller Lync kommer
du fritt kunna använda dessa program som tillhör
den tidigare personen.
För att se vem som är inloggad i datorn:
1. Klicka på windowsflaggan
2. Du ser ditt namn eller GK konto uppe till höger i
rutan.
5
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Inför mötet, inställningar i Microsoft Lync
Inför varje möte behöver
du kontrollera ljud och bild
1. Öppna Lync.
Klicka på själva
kugghjulet
6
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Inför varje möte, ljud inställningar i Microsoft Lync
Det är rekommenderat att använda extern
mikrofon och högtalare då datorns inbyggda
mikrofon ger sämre ljud.
6. Klicka på ”Ljudenhet”
7. Välj enhet för ljud t.ex. headset. Klicka på
rullistan för att se vilka val du har.
8. Klicka på grön pil under högtalare för att
höra om ljudet fungerar.
9. Hör du inget, klicka på rullistan för att byta
enhet.
10. Om mikrofonen fungerar syns genom att
en blå mätare rör sig under mikrofonuppsättning.
11. Får du ingen blå stapel, klicka på rullistan
och byt enhet.
12. Kontrollera din samtalskvalitet innan du
använder Microsoft Lync första gången.
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
7
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Inför varje möte, kamera inställningar i Microsoft Lync
Inför varje möte kontrollera att
rätt kamera enhet är vald och
att kameran får med det antal
deltagare som är tänkt ska
delta på mötet.
13. Klicka på ”Videoenhet”
och se att kameran är riktad åt
rätt håll
14. Har du problem med flimrande
bild se inställning för kamera i
Lathund ”Förberedande
inställningar”
8
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Skapa kallelse i Outlook klient
1. Gå till Kalender och stå i START fliken
2. Klicka på symbolen ”Nytt Lync-möte”
3. Uppgifter för Lync-möte skapas
automatiskt i kallelsen.
4. Döp mötet till Ärendenummer i KLARA
SVPL vid ”Ämne”
5. Skicka.
En lokal rutin ska finnas på enheten om vilka
du ska skicka möteskallelsen till när du skapar
mötet. Det är lämpligt skicka den till en grupp
på din egen enhet som har behörighet till
vårdplaneringsmöte så fler än en person har
den i sin kalender.
Se nästa sida hur du kallar närstående till
mötet
9
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Kalla närstående via e-post i Outlook klient
1. Högerklicka på
länken till
Lync-möte
2. Välj ”Kopiera
hyperlänk”
10
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Kalla närstående via e-post i Outlook klient
3. Gå in i din e-post i inkorgen och
klicka på ”Ny e post”
4. Klistra in länken till mötet och
telefonnummer samt Konferens-ID
genom högerklicka eller Ctrl + V
5. Klicka på ”Bifoga fil” för att
skicka med
”Närståendeinformation
samordnad vård- och
omsorgsplanering”
6. Skriv in den närståendes
e-postadress
7. Skicka kallelsen
11
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Kopiera länk från Outlook klient till KLARA SVPL
1. Högerklicka på
länken till
Lync-möte
2. Välj ”Kopiera
hyperlänk”
12
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Kopiera länk från Outlook klient till KLARA SVPL
4. För att klistra in
den kopierade
länken från
Outlook i KLARA
SVPL måste du
först välja
”Videomöte”
4. De tidigare grå
fälten för ”Video
länk” ”Anslut till
telefonnummer”
och ”Konferensid”
ändras till att bli
ifyllnadsbara
13
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Kopiera länk från Outlook klient till KLARA SVPL
5. Klistra in den kopierade
länken i fältet ”Video länk”
6. Telefonnumret är förifyllt
Om det är en annan typ av
videomöte än Lync går det
skriva i fältet, t.ex. Cisco i
fältet för telefonnummer så
ringer man upp varandra via
sina konferensanläggningar.
14
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Kopiera länk från Outlook klient till KLARA SVPL
7. Kopiera konferens-ID från
mötet
8. Klistra in numret i fält för
”Konferensid” i KLARA SVPL
Avisera meddelandet i KLARA
SVPL som vanligt när du är klar
med kallelsen.
15
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Kopiera Lync-länk från KLARA SVPL till e-post
Om du inte kallar närstående
direkt när du skapat mötet eller
från kalendern i Outlook, kan
du även kopiera länken i KLARA
och skicka den med e-post.
1. Markera länken i fältet
”Video länk”
2.
Högerklicka för att få meny
för att kopiera eller tryck
Ctrl + C för att kopiera
3. Klistra in länken i ett vanligt
e-post meddelande och
skicka.
4. OBS! Glöm inte kopiera och
klistra in telefonnummer
och konferens-ID
16
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Anslut till Lync-möte via KLARA SVPL
När kallelsen aviseras
bildas en klickbar länk till
mötet (8)
8. Klicka på länken i
KLARA SVPL och du
kopplas in till mötet.
9. Telefonnummer och
Konferensid att ha som
reserv om du får
problem med bild
och/eller ljud
17
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Genomföra Lync-möte
När du klickat på länken i KLARA kommer du direkt in på mötet
1. Du ser deltagarna i listan
till vänster
1
2. Du ser deltagarna med
videobild/foto till höger
3. Om du inte har din
kamera inkopplad, klicka på
ikonen kamera med rött
streck för att starta den.
2
3
18
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Genomföra Lync-möte
4. Om någon på mötet har störande
ljud i din omgivning, be dem klicka
på ikonen för att stänga av ljudet
för att inte störa de andra
mötesdeltagarna. De hör allt som
sägs och kan klicka på ikonen igen
tillfälligt när du vill säga något.
4
5. Om ni som mötesdeltagare inte
hör varandra, klicka på ikonen för
snabbmeddelande/chattfunktionen.
6
6. Skriv i meddelande/chatt-rutan
där alla ser ditt meddelande.
5
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
19
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Genomföra Lync-möte
7. Du kan hjälpa en
mötesdeltagare att stänga av
ljudet på sin mikrofon genom att
högerklicka på deltagarens
bild/video
8. Om en mötesdeltagare har en
mikrofon-ikon med rött streck på
sin bild går det inte att höra den
personen.
Du kan hjälpa mötesdeltagare
att slå på ljudet på sin mikrofon
genom att högerklicka på
deltagarens bild/video
7
8
20
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Avsluta Lync-möte
9. För att avsluta ett möte skall man
klicka på de ”tre punkterna” längst
ner till höger på mötesbilden
9
10. Klicka på ”Avsluta mötet”.
Alla deltagare blir då urloggade ur
mötet.
10
21
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Vid problem med ljud och bild
Dubbelkolla att du inte stängt av ljudet på själva datorn samt att dina högtalare och
mikrofon via Lync inte är avstängda.
Du kan alltid meddela de andra deltagarna om dina problem med ljudet via chattfunktionen.
Fungerar ändå inte ljudet?
1. Avsluta samtalet
2. Gör ändringarna i inställningarna (se lathund och manualer på hemsidan)
3. Klicka på OK knappen
Fungerar fortfarande inte ljudet, ha kvar bilden och ring in med telefonnummer och kod
som finns i kallelsen. Om både ljud och bild försvinner ringer du och fortsätter mötet
via telefon.
Om ljudkvaliteten är dålig, klicka på stäng av ljud för att inte störa mötet och sätt på
ljudet igen när du vill prata.
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
22
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)
Vid problem med bild som fryser
10
Att förstora bilden på
skärmen med
ikonen (10), kräver
mer kraft av Lync och
kan göra att bilden
lättare fryser.
Förstora istället
genom att:
9.”Ta tag i ” något av
hörnen med
pekaren/musen och
dra upp bilden.
9
23
KALLA VIA MS LYNC KLIENT
Gemensam IT samordningsfunktion
49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen
Version 1.03, 2015-04-20
Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten
vid Samordnad vård- och omsorgsplanering
på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV)