1. No category

Handlingar
till sammanträde med
förbundsstyrelsen
2015-05-08
Ärende 1
Göteborgsregionens kommunalförbund
Dnr: 14-90.020
Styrelseärende 1
2015-05-08
Till förbundsstyrelsen
Förslag till årsredovisning för GR avseende år 2014
Ett förslag till årsredovisning för GR 2014 har tagits fram, daterat 201504-09.
Omsättningen i GR uppgick under 2014 till 375,2 mkr, varav 42,7 mkr
har finansierats genom årsavgifter till GRs verksamhet, 27,5 mkr i
årsavgifter för vidaretransfereringar till andra regionala organisationer
och 305 mkr i övriga intäkter.
Bedömningen är att underskottet för 2014 på -3 972 kkr inte behöver
återställas, med åberopande av synnerliga skäl, vilka utgörs av att GR
har ett tillräckligt stort eget kapital i förhållande till sitt uppdrag och
därmed är väl konsoliderade.
Den sammanställda redovisningen för GR och dotterbolagen visar ett
resultat på 13,2 mkr och en omsättning på 674,4 mkr. För Gryning Vård
AB, där GR äger 54 %, är resultatet 17,1 mkr. För det helägda bolaget
ISGR AB är resultatet 0 mkr.
Förslag till beslut
Förbundsfullmäktige föreslås fastställa föreliggande årsredovisning för
GR för år 2014 huvudsakligen innefattande verksamhetsberättelse,
förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning och
finansieringsanalys.
Förbundsstyrelsen föreslås översända årsredovisningen till
medlemskommunerna för kännedom
Göteborg 2015-04-13
Helena Söderbäck
/Haris Huric
--3
pwc
Till Förbundsdirektören Helena Söderbäck
Göteborgsregionens kommunalförbund
Box 5o73
4o2 22 Göteborg
31mars 2015
Rapport avseende revisionen 2or.4
Vi har granskat bokslutet för Göteborgsregionens kommunalförbund avseende
räkenskapsåret 2014.
Iakttagelserna från vår granskning har sammanfattats i bifogad rapport och diskuterats med
Haris Huric. Till rapporten har även dotLerbolagens rapporterbilagts.
Om ytterligare förtydligande önskas står vi givetvis
Med
till förfogande'
hälsning
/
Lönnbratt
Auktoriserad revisor
gunilla.loennbratt @ se.pwc.com
Samuel Meytap
Auktoriserad revisor
teloto-zrgtz76
tel oro-zrz 6oT6
samuel.meytap @se.pwc.com
Kopia:
Jonas Ransgård, Styrelsens ordförande
Anette Arnell, Verksamhets chef Administrativ Service
Haris Huric, Ekonomiansvarig
Förtroendevalda revisorer samt deras biträde
i
32 Göteborg, Besöksadress LiIIa Bommen z
V: ogt-7gg ro oo, wuwpwc.com/se
PwC, 4oS
Ohrlings Pricewaterhousecoopers AB, Säte Stockholm, Organ¡sat¡onsnummer 556029€740
I
pwc
Göteb orgsregionens
Kommunalförbund
PM beträffande granskning av z,ot4 års bokslut
(belopp i tkr där ej annat anges, belopp inom parentes avser föregående år)
1
Inledning
Efter granskning av förbundets räkenskaper sammanfattar vi i denna rapport väsentliga
iakttagelser i fråga om förbundets resultat och ställning.
Vår rapp ort innehåller följ ande huvudavsnitt
z
;
Sammanfattning av 2ot4 års revision
Revisionen har genomförts enliS upprättad revisionsplan baserad på risk och väsentlighet.
Några ej beaktade synpunkter avväsentlig karaktär på resultat- och balansräkningen eller på
årsredovisningen i öwig-t föreligger eì.
B
8.1
Väsentliga händelser/iakttagelser vid årets revision
Förändrade redovisningsprinciper
Från och med zor4 tillämpar GRs dotterbolag K3 för upprättande av årsredovisningar. Den
enda effekt K3 har medfört på resultat och balansräkning är att avskriwingar på byggnader
Gryning Vård numera sker enligt komponentmetoden. I öwigt har endast uppþningar i
årsredovisningen påverkats. Det innebär att komponentmetoden även tillämpas i GRs
sammanställda redovisning.
þ
i
I
pwc
Vid konsolidering av Gryning Vård AB (ägarandel S+%) tillämpas från och med zor4
proporLionerlig konsolidering.
Jämförelsesiffror har omräknats i enlighet med nya redovisningsprinciper.
Projektredovisning
3.1.
Projekt Luftvårdsprogrammet hade ett överskott pä ca I,6 mkr för 2013. Av dessa
tillgodogjorde sig GR ca 0,7 Mkï 2013 till övrig verksamhet inom GR, vilket motsvarar den
del som GR haft betalningsansvar för. Vid vår stickprovsgranskning av projekt 2014har vi
tagit del av underlag som visar på att de medlen som hör till programmet skall hållas särskilda
från GRs egen ekonomi. Beroende på hur man tolkar detta så bör GR eventuellt betalatillbaka
det belopp som GR tillgodogjorde sig 2013. Vi rekommenderar därför GR att styrgruppen för
Luftvårdsprogrammet bör utreda hur eventuella överskott skall hanteras. GR bör utreda om
medlen fran 2013 har hållits åtskilda på konekt sätt eller om eventuell
återbetalningsskyldi ghet foreli gger.
4
Resultaträkningen
4.L
Resultatutveckling- koncernen
2()11
201()
2()o9
z8q z8o
8¿8 Ssz
-zz6 6q8
8 s8z
-8gr or¿
rz 8s8
-4 512
tgp,6z
z6t 273
-zzz 9gs
-ss6zzs
20L4
2O13
20L2
6z+ s9z
-6s+tzz
668 88s
-662 s6s
20 zLO
6 srg
Avskrivningar
-6 zz¿
-5 203
Finansnetto
tg +s6
s38
r 116
r zl8
t4?74
-1 lqq
2 550
Verksamhetens intäkter
Verksamhetens kostnader
Inkomstskatt
Minoritetsandelar
13 174
-5 977
z 6os
q48
r 6rq
4 zt9
r 8ss
3 502
2 457
8 ç28
s8 ¿98
-e,6e,¿
6rq gzq
zz 6oo
-379r
saSoq
6t6
18 8oq
gzSz
t6 6¿¿
?E 420
19 103
-4398
-8 688
-s 625
-to
6tt
6zt
16
rr8
-4 427
-6 979
8 6sz
6
2q4
Från zor4 har bolaget gått över till att tillämpa proportionelig metod. Jämförelsesiffoan för zor4är
omräknad. Ären zoog-zotzàr inte omräknade.
2av7
RevPM GR
-
Göteborgsregionens kommunalförbund zor4
&
-}
p,wc
4.2
Resultatutveckling - GR
Resultatutveckling GR - fem år
Verksamhetens intäkter
Verksamhetens kostnader
Avskrivningar
2o13
2012
zt8
S84t6t
-t8+6sz
grr r8S
969 oor
293 396
r84 o88
-300 123
rr o6o
*6¿tqz
-z8q:lr
-r8r 8o7
48o9
4 065
zz9t
-1 023
Lo o37
-1 oqs
-t t¿6
3 714
2 9L9
-r r8s
r o98
404
375
-gzz zt6
-1 998
-491
-24q4
-4492
-r 8r¿
Utdelning från dotterft g
Finansnetto
-2 305
2047.
2()1()
3 629
520
-3972
S
5.1
20O9
201.4
-
r ro8
L 25.L
2 0\7
troT
14947
r78l-
3 323
z6o
1
358
Balansräkningen - GR
Immateriella anläggningstillgångar 6 ZSZ (8 86o)
zot4-42ßt
2oL3-L2-3L
6zzz
8 86o
8 86o
Programvara
6tgz
S:a
Balansposten avser aktivering av utveckling av Indranet - g¡rmnasieantagningen. Posten
programvara är avstämd mot anläggsregister och skrivs av på tre år.
S.z
Materiella anläggningstillgångar 459 (7oL)
2OL4-L2-3r
Inventarier
S
:
a
materiella anläeerrinestilleånear
2o13-12-31
459
701
¿.Fq
70L
Balansposten är avstämd mot anläggningsregister, sticþrov har tagits på inköp och
fcirsäljningar/utrangeringar genomförda under 2014 utan anmärkning.
Inventarierna skrivs av, beroende på typ av inventarier, på S, 5,T eller ro år.
S.B Finansiella anläggningstillgångar
3av7
RevPM GR
-
18 8o5 (r8 8oS)
Göteborgsregionens kommunalförbund zor4
&
-l
pwe
20]'4-L2-31
20a3-L2-3t
7so
r8 zgo
75
7E
rB 8os
r8 8os
Aktier i dotterbolas
Aktier öwiea bolas
r.8
Fordran hos koncern
S
:
a
Finansiella anlässxinsstillgångar
Aktier i dotterbolag avser innehav i Göteborgsregionens Internationella skola AB, ISGR (roo
%) + 6oo tkr samt G4ming Vård AB (S+ %) 141'29 tkr. Bedömningen är att något
nedskrivningsbehov ej föreligger då bokförda värden mer än väl motsvarar substansvärdet i
respektive bolag.
Akter i öwiga bolag avser en mindre aktiepost (tS%) i Göteborg & Co Träffpunkt AB.
5.4
Lager & Pågående arbete
I
o12 (3 353 )
2ot4-12-3L
2o1,3-42-3L
Laeer avseende läromedel
Påeående arbete & påsående p¡oiekt
92
r8g
7 q20
3 170
S:a Laeer &oåsående arbete
8
orz
3 Rs3
Lager avseende läromedel (skolböcker) avstämt mot lagerlistor.
Pågående arbete & pågående projekt avser de pågående projekt där per 3r december 2ot4 dar
mer kostnader är upparbetade än intäkter. Genomgång av pågående projekt har gjorts med
avseende på existens, värderingsprinciper och bedömning av eventuellt nedskrivningsbehov.
5.5
Kortfristiga Fordringar 81 866 (+o
Kundfordringar
Förutbetalda kostnader & upplupen
Skattefordran
Owiea kortft istiea fordrinear
S
:
a
Kortfristiea fordrinsar
intält
S+Z)
20L4-12-3L
2O13-12-31
74 949
3 527
o
t8 6sz
3 3qO
4t8t
8r 886
ao ¡i47
tt
66ç
69
Kundfordringar är avstämda mot kundreskontran. Betalningsuppföljning, periodiseringstest
samt åldersanalys genomförd utan några noteringar.
Avseende förutbetalda kostnader och upplupna intäkter har alla väsentliga belopp stämts av
mot underlag eller fakturor. De största posterna är hyror ca Lgt6 tkr. Föregående år
4aY7
RevPM GR
-
Göteborgsregionens kommunalförbund zor4
I
pwe
redovisades upplupna intäkter EU- projekt om ca t5 o67 tkr. Motsvarande post finns inte
år.
öwiga kortfristiga fordringar avser i huvudsak fordran på skattekonto om 2 645 tkr samt
kommunmoms om 7t6tk<r.
5.6
Likvida medel 5z 670 (Z+
SZS)
2o1"4-r2-31
Kassa &bank
S:a Likvida rnedel
2O13-L2-31
rz 6zo
74 E7F
sz 6zo
7¿.47Ë
Samtliga poster har stämts av mot engagemang och eventuellt upplupna räntor har
kontrollberäknats.
Kassa och bank, samtliga balansposter har stämts av mot engagemang från bank eller
kontoutdrag (rikskuponger och plusgiro) utan några noteringar.
Ett avbani¡kontona är ett underkonto mot koncernbanken där Göteborgs Stad är
huvudkontoinnehavare. Saldot på detta konto har bekräftats via mail av Göteborgs Stad.
5.7
Bget Kapital 45 Zg8 (+g Zog)
Balanserade vinstmedel
Arets resultat
S:a eset
kapital
Ärets resuitat uppgår
S.8
20L4-1.2-31"
2o13-12-31
4q 70q
ço 8rz
*912
aszt8
49 709
2Ot4-12-3t
2o13-12-31
-
ttoT
till -S 97ztk.
Avsättningar o(t r.4z)
Avsättnine pension
1 t42
LI/12
S:a avsättnins
Avsättning zor3 avsåg pensionsavsättning enligt avtal till fd förbundsdirektör som aviidit
under året varmed avsättningen har återförts.
5av7
RevPM GR
-
Göteborgsregionens kommunalförbund zor4
i
I
pwc
5.9 Kortfristiga skulder tzz 8o9 (gS ggo)
2oa4-1.2-3L
2o13-12-31
Leverantörsskulder
Upolupna kostnader & förutbetalda intäl<fer
z6¿
tz oz8
66 qs6
25 0go
Påeående arbete & påsående proiekt
zsBzg
L7 15.2
3 196
4 s83
Skulder till koncernbolag
Skatteskulder
Ovriea korrfristiga skulder
S : a Kortfristisa skulder
ts,
133
rq 88r
r.zzSog
zz o9z
q5 ggo
Leverantörsskulder har stämts av mot reskontra och periodiseringskontroll har genomförts
utan anmärkning.
Upplupna kostnader & förutbetalda intäkter består av ett antal delposter bl a
tkr
8 Zqztla
35 5oo tkr
Lönerelaterade kostnader
Upplupna kostnader
Förutbetalda årsavgift er
öwiga förutbetalda intäkter
Outnyttj ade proj ektmedel
Förskott från kund
Summa
B zS6
S 475tkr
7 941tw
542 tkr
66 +56 tl<r
Pågående arbete & pågående projekt avser de pågående projekt per den 3r december 2ot4
däiintäkterna är störie än de upparbetade kostnaderna är. Genomgång avpågående projekt
har gjorts sticþrovsvis med avseende på existens, värderingsprinciper och bedömning av
eventuellt nedskrivningsb ehov.
Skulder koncernbolag avser skulder
gB tkr, total skuld g 196 tkr.
till
ISGR om g lb8
tkr samt skuld till Gryning om totalt
Öwiga kortfristiga skulder avser främst uppbörd av källskatt och sociala avgifter om 1,7 Mkr,
Mornsskuld om 9,2 mkr samt överskott från projekt om g,2 Mkr. GR har i samråd med
bidragsgivarna kommit överens om hur överskotten skall hanteras. Antingen genom
återbetilning eller att de kvartstår hos GR för framtida projekt. Samtliga poster är avstämda
mot proj ektredovisning.
6 av7
RevPM GR
-
Göteborgsregionens kommunalförbund zor4
&
I
pwc
6
Koncernredovisningen
6.t
Dotterbolag
6.r.r
GryningVårdAB
Gryning Vård AB bedriver verksamhet inom familjehems vård, öppenvård, LSS-boende och
asylboende samt behandlingshem för barn, famiijer, ungdomar och vuxna missbrukare.
Bolaget ägs av GR (med 54 %) öwiga delägare är kommunalförbunden i Fyrbodal, Skaraborg
och Sjuhärad.
Omsättningen för fu zot4 uppgick till 462 mkr och resultatet efter finansnetto 33,9 mkr.
För rapport från granskning av intern kontroll och förvaitning samt bokslutsgranskning, se
bilaga z och 3.
6.t.2
ISGR
Göteborgsregionens Internationelia skola AB - ISGR är en skola som idag driver en
grundskola årskurserna r-9, fristående förskola samt fristående internationell skola. Skolan
hade i genomsnitt ca 916 elever. Omsättningför zot4 uppgick till roz mkr och resultatet för
zor4 uppgår till o,o mkr.
För rapport från granskning av intern kontroll och förvaitning samtbokslutsgranskning, se
bilaga 4 och 5.
7
Synpunkter på GR:s löpande redovisning och förvaltning
Synpunkter på förbundets iöpande redovisning och förvaltning har lämnats i särskilt
upprättat PM under hösten zor4 (bilaga r).
Göteborg den 3r mars 2o1S
'/*
unilla Lönnbratt
Samuel Meytap
Auktoriserad
Auktoriserad revisor
7aY7
RevPM GR
-
Göteborgsregionens kommunalförbund zor4
-ü.
pwe
GÌitehorgrsr e g íonens kornmun,u|frirbund (GR)
Lägesrapport nvsee- nd'e rekorn¡nenüationer till fürstärlüing oth €ffiBktiviãering av interm
kontrolt, väsentliga rcd.ovirninglr oeh revisionsfrågor samt delårsbokelut
Vi haf nnder hðstea âol4 genomfärt förberedande granskniug av slirrels*ns och färbun.dsdirektärens fürv¡,ltning, tlen inlerna kontrollen och
till den 3r augusti 2014.
ffiet med vår granskning åir att fürbereda cch plsuern filr vår ¡wision av ånredo¡isningen
sjåilvständig granslning oeh uttâlande svseende fiirbundets ihterna kontmll
den lôpande redovisningen frir GR fi5r perioden fram
oeh fiirvaltninge$, inte âtt gênomftira en
Vår granslning har bland annat omfattat system och processer für:
.
r
.
.
.
.
Projektredovisning
Il-system
Iäner, skatter och avgifter
Moms
Bokslut, räkenskaper och rapportering
Owig¡
I sarnh¡rnd med vålr granskning har vi gjort vissa noterlngar ncb iakttageker där ütgärder rknlle kunna fiirs6rkã och effektlvinera dan intnrna
kontrollen i bolaget, samt identifierat redovisnings nch ra'risionsfrågor som bör åtgärdas infiïr årsbokslutet, vïlka sammanfattar i bifogade bnev.
Förytterligare fbrldaringar osh komrnentarer$tfu vi givetvis till fürfogande.
Med vÈinlighälsning,
(
ã*Aøfl,tæ
/Æunilla I"ãnnbratt
H uuud.anstt aríg reuisor
Samuel
Grcnskníngsledare
3
pwc
r. Förvaltning och intern kontroll
Yåraiakttagdser
Vårrçlcomnendation
ÕRbmmer att göra
Åttestrutin vid bolddriugnordrar
Årets stickprovsgranskning gällande attest
av bokftSringsordrar ficksrunrna udall som
fðregående år û.v.s. att ett antal
Förbundets kommentar
Vi rekom¡nenderar GRatt utfura
attest på samtlþ bokfiiringsordrar.
en översyn av ej
ûttû.stffåds bc&ftïdngsordrar sartt se över
rutinen fiir attest av bokfrringsordrar.
boldiringsordrar ej vâr attesterade.
Behö rÍgheter
till ekonomisystern
I ûiregående års låigesrapport
rekommenderade vi GR ått *e övgr
behörighetsstrukturen i Raindance. Vid
å::ets granskning lcousÞteladevi att en
tiverslrn av behðrigheter har skstl Del år
dock fortfamnde flera personer som har
behörighet till många olika områden. GR
ân$Êr ått det är nöefuãindigt att de
anställda skall ha denna uccess för att
kunna utlõra varandras arbetsuppgifter
vid en sjukdom eller semester.
I Raindancefinns olika
bebörighetsområden och inom dessa
områden kan man även tra olika nir¡åer (rl). GR vet doek inte exåkt vilka rättiglreter
som ingårinom de olika områdenå och
nivåerna.
2av7
Gr kommçr aftkontakta
Vår rekommendatiou är att tR
kcrntalif ar eystûmådminlstråtören fär
att& vnta exs&tvílþ r'ättigheter eorn
ingår i varje behöríghetsområile/ nivå
octr att man därefter finnu en gång ser
över behörighetsstn¡kturen i
Raindance.
systernadmÍnistratör frír att f,å reda på
exskt vilks rättighetur som ingår i varje
behörighetsnivå,
Viüere aneerËR ntt anstållda på
ekonomipnheten srm arbetarmed de
vanlþaste funktionema behõver varu
backup für'¡arandra och därmed ha
sarnma behörighet.
För att kvalitetssåikra processen hanteras
alla utbetalningar i ett flöde av tre olika
personer på ekonomienheten.
En som registrerar, en som kcntrollerar
och en som signerar.
_k
pwe
rekommeudåtion
ìråiÈ-iôkqqn-telser
Förändringar avfasta data
Iöneregister
i
Vid vår genomgång av lönerutÍnen
noterades fliregående åro iaktta gelse
kr¿arstår även i år.
GRhar ingen uppfô[iniag eller
godkänn*nde aweende füråndringar av
För au interishera att feialtiga
ändringar sker rekommenderar vi att
ftirãndrihgar fbljs upp av aünan
pêrsoü än den sorn registrerade
fürändringeu gsnom t ex uttag av
"logglistor".
F'tirbundete
korrnçntqr
En kontaktkommer ätt tas med
ler¡erantör für lönesystemet (Kontek),
ått under.sökå m<i,iHgbeten att fü nt
fär
rda¡antn logglÍ*tor. Dilreftenkah en rutin
skspa,s"
fasta data av ânûan person än den som
registrerat förândringen for lõneregister
GRharen Bolicç' srm innehåirstt
Unelerlagvid uttãSg och firüt cârd
falcuror
rñd vär *ticlrprovsgranslcning av
kontanhltlägg odr Fírst eard althrror
noterades verifikationer där kvitto
sal¡nades"
3 âv7
Vilr rekommendation till üR år att
manär nogr rned att clet¿lltidsks
finnEs undeúug tÍIl samtliga
verifikationer och First carril fukturcr.
anstiillda vaÌs kontantutlågg och First
card &ktr¡mr saknar }pitto, por sutomåtik
ñr ett avdrag¡rå lõncn ffir den.del eorn
salçnar kvitto.
-L
pl,llc
Våra ial*t-pge¡scr
Vår rekomrnendation
Förbundets kom¡¡ientnr
Vfu rekoynmsndåtion tir att
banLfrllmakterna åndrus så att endast
och komme¡ att göra en riverqrn av
Fullmakter
Vid granskning av banl{rllmakter
noterodes stt en uns$illd, som lrar bytt
tjânstinternr hsr kvar sina fullmskter.
Vidarrn h¿r vi notcrat att två perssnor Êom
slutat på GR fnrtfarand'e harlarar
banÏfullmakter-
Fakturering enligt Éntreprenadavtal
mellan tSGRoch GR
Gransknlng har skËtt av faktnrering
rnsllân I$GR och OR" Den delen av
sknlchefens lön som inte är häntrr{ig tíll
den svenska sektionen ska ISGR stå fär,
denna del skå även momspåläqgas- Detta
regleras genom att GR fakturerar ISGBFakturan ska påföras rnûms, detta framgår
dcck endast g€nom en text "moms skall
pãfüras beloppet" dvs inget momsbelopp
speciñceras.
1arJ7
tR haltagit till sigav rsksmmsndatisnen
për$CI4êr som ¿ktiyt arbetar på
rutinerna vid avslut av ansti{IÏning Jtir stt
ekonomiavdelnlngen sla ha fuIlrnakt
sÊikeßt¡iïla att enüast beböriga har
tillbank*n.
fullmakttillbank
Vi rekommenderar GT att se ðver sina
rutiner vid ftiråindring av dãnst internt
samt avslut av anställning für att
säkerstdlla att endast behöriga
personerhar fullmalt till bank.
Ðnlígt rnervär{esskattelagen ska både
sknttesats oüTr momsbelopp frarngå på
GR hommer att *indra utfonuningen av
en faktura. Vi rekommsnderar GB.
mervârdessk¿ttelagen.
är¡dra utformingen av
entreprenads fakturan.
att
dênså fbkturedng wrligt
_h
pwc
Vånaialcteselser
.ll.år¡ekomrnendatior
Föibundetskomúentar
Vår rekomm*ndation är attGR skåll
fortsätta arbetet med sin riekanaiys
och intern kontrollplan och l6pandu
gå igenom den fih att ånpåsíså dm tìll
itiråindringar i verksamheten.
GR ilriver ett omfattands
t'i
GRar¡ser att det är vikigt ¿tt ha arbetssätt
som stödJer utve¡"kling och ståindigå
ftirbätbíngar i organisationen. Ðet
innebâr att anstãllda $kå vete hur en
sw.ikslse från rutin elJec vrdertaget
arbetnsãtt- elþr mí¡etante därom - ska
hanteras"
Det här ih enviktig det i
oryanisrtionskulturen och hnndlar yttsrst
orn tydligher sâmt Êtt öppeÈ och tälåtande
klimat. I en såiltn miliö ilr dot naturligt
att inom sïtt anwarsområde ta upp och
påvisa wen[uell misstanke om
oegentligheter eller awikslser som på
något sätt riskerar att sktda
organisationeu eller förnoendet {ih den.
Riskanalys och intern kontrollplan
Styreleen ansvarar för a$ verksamheten
har en tïUrlicklig och föT,"r/Ërksåmhetsn
ändamål senligl intem konlroll,
ün väsentlig starþunkt vid upprËittande av
qystê$r och struktur för intern konncll äir
en strtkturerad riskanalys, En iuput till
denna är givetvis de verksamhet*mål som
upprâttats, t tiliãSg till dessa fin$.s iloek
oftabehpv av äfi komplettera analysen
rned en bedðmning av rnöjlig påverkan
och sannolikhet fiir fel i den finånsïella
râpporteringen"
Komplattcting av itskanaþsnn kau även
behöva güras på mer detaljernd nivä i syfte
att faststãlla att alla väsentliga rjsker rned
en $annolik påverkÊn på den finansidla
rapporteringen identifierats, Tillsamrnans
rned verksamhetsmåkn ger riskanalysen
en god grund {iir.ntt definieramåtrsättning
far och delmoment i arhctot med den
interna kontrollen.
Vid vår granskning har r¡i noterat följande:
En finanspolicy (Medelsförvaltning)
ñnns upprättad idag men behöver
uppdateras. Enligt bolaget skall den
uppdateras och Ìäggas fram fürbesiut
2o15.
5av7
rekommendarar'att bolägêt sl€II
arbeta enligt plan fiís att ta fraru fijr
verksambetûb rolwsnta policys.
Vi rekomme¡rdeñr ãtt se ÈivÊr
möjligheten att inftira ett
awilcelsehantr:ringssystem fiir att
underlätta für anståillda an
upprnärksamma oegentligheter eller
qnilra viktiå,a frågor som annars kan
v.årå svårå att framfðra.
*kono.mistyrningnprojekt frar¡ till år zo16
nch kommer inom ramen fi}i detta pmjekt
att ta fram en prissåittningspolicy.
pwc
ì[I,åraialsttaselser
Vårreko-rnmendation
Förbuniletp kornmentrr
Det saknas en prissättningspolicy. GR är
medvetna om detta och kommer att inom
en sna¡ framtid att ta fram en policy für
deüa.
Det saknas en naturlig
komrnunikationsplattform för anställda i
GR ftir att uppmärlsamma oegentligheter
eller andra väsentliga noteringar som
begås av personer ute i organisationen.
s. Redovisnin$c och revisionsfrågor
OR bedriwr ett o&fattar¡de antal projekt. Sroje&lstyrning är därffir central i GRs verksamhet. Vï har tidþare år notËråt att rutÍnsn ftir
projeftre{ovi¡ningen k¡n f'örbätbas på några ornråden. Till fü!j'd av detta stårtad€s eolS ett lntgrnt projeht gållande fürsndrtngsxr.ber* nv
qroje$$ovis1ln$enltinen. Färbundethar från och med i år in rten projekthanterinpirtstrukdCIn srlm publlcerots på Bonnlen oc,h sorn
dänriÊd finue tlllgänglig fär sarutliga uredurbetn¡e. Rutinerna ska enligt Õ&"vara fultt in{ärda per granrkningstlllfrlletl oih s*rntlþ projeht sorrr
ei igare her varlt pâgåenrlo undcr fl€rå ür har besktåTs oßh hsnterats utlfråü ëü 6r¡{tôrn rappurt Wr granstming virar.att GR ha¡ fortsatLsítt
arbete fiir att fÌirbfinra rutinevna kring projektredwfunÍngen, Vidar* gransloing nv pmjekten ftir attveriñera ãtt CR tlüãmpat de nya rutinerna
tcommer attgðras i samhand rned granskning avbokslutet.
Föregf ende år hade vi synpunher på an tidplanen inte allt¡d efterlevdes av dotterbolagen i samband med rapportering av delår- ocù ã¡sbsiislut.
Rapporter{ng har inte skstt urllgt t".ïdplun i.år hellw vilks,t i sin tnr ftirdrtúer tidplnnen för SR att la fisnr Aen-*emman$Aildn rcdwr*nlngen, Þen
fiämsta anledningen till sen raFporterlng ¡ir att dotterbolaeet Gryning Vård stånger eina månadsbokslut sñnt I m$uaden på gnrnd uv rtt--brlågëf
inte kan fhststålla vissa.poster. Fj{ att kunna eftetler¡¡ hstställita Hdoplnner reknmmendersr vl att tÍdlgt i månrdcn gnru enkntifiçerod
bedðrnnlng uv vnd utfallet N$ nS tlqssn poster. När det ålttîska utfaller på poxt*rna trl{r kãnt gðrs nedan en konigerïng i bokförlngen för âfi råltrå
eventuella skíllnader' Mot bakg¡rrnü av ovanstående relqornmenderar r¡i GR att uppdatera sina instrulítioner med informati6n oml"nu fijr att
lcunna få in rapporteringarna i tid från dotterbolagen
6 av7
-þ
pwc
se äver sina mallar för upprËittantle av ksncermedüvisnir¡gen oc.h användandst uv dessa fdr att effiektlvh€ra
arbetet med den sam¡nanståillda redovisningen.
Vl rekommsndemr också €R att
NåSre ðwiga redovisning*- eller revisionsfr"ågor som behöver oimhändertas ftiffir ärsbûkslu et har Ínte identifieråts,
3. Delårsbokslutet
Gäteborgsregioneas Kommunalfirbuuüuppräaarårligen dellirsboklut per augusti.
Þel-år*bokslu.tet smfêttår resultat- or"hbalansrËkniugkoroplettexad rueil olika upplysningarsxntsämma$ståXld redovisning.
\4 h*r genonrfürt en ðverxÍktlig gnnskningav dalårrbokslutef, Yi hedömer üt komihi¡nalförbrrndâtã' r,Ês¡¡Itát- ôfh bnlanrr*i¡m*i'rg,samt den
sammanstäIlds rerlovisningen per augusti eor4 Í allt väsentligt gtr eo tåttvÍsûnde bilil av GR:r reilltat och ställning.
7w7
_þ
p,wc
Gryníng V&rdAB zor4
Lägesrapport avseende rekornmendationer till ftirståirkning och effektivisering av intern
kontroll, väsentliga redovisnings- och revisionsfrågor samt delårsbokslut
Vi har under hösten zor4 genomfört förberedande granskning av styrelsens och verlstállande direktörens förvaitning, den inte¡na kontrollen
och den löpande redovisningen ffir Gryning Vård AB för perioden fram tü den gr augusti 2014.
Syftet med vår granskning är att förbereda och planera för vår revision av årsredovisningen oeh föwaltningen, inte att genomföra en
självständig granskning och uttalande avseende bolagets interna kontroll.
Vår granskning har bland annat omfattat system och processer för:
.
.
.
.
Inköpsrutin
Intäktsredovisning
Skatter och avgifter
öwigr
Under zo$ införde bolaget ett nytt personaladministrationssystem, vilket inneburit en hård arbetsbelastning på personalavdelningen samt att
några felaktiga löneutbetalningar skedde under zor3. Vi kommer därför i överenskommelse med bolaget att ta l$äìp av specialister inom PwC
för granskning av lönerna, vilken kommer att ske efter tidpunkten für förvaltningsrevision men innan granskning av årsbokslutet.
I samband med vår granskning har vi gjort vissa noteringar och iakttagelser där åtgärder skulle kunna förstärka och effektivisera den interna
kontrollen i bolaget, samt identifierat redovisnings och revisionsfrågor som bör åtgärdas inför årsbokslutet, vilka sammanfattas i bifogade brev.,
För ytterligare förklaringar och kommentarer står vi givetvis
Med
till förfogande.
hälsning,
t#,"*fuq-Lönnbratt
Huuudansuarig reuísor
M_ftt
Granskningsledare
-þ
pwc
r. Förvaltning och intern kontroll
Våra iakttagelser
Vår rekornmend.ation
Bolagets kommentar
Riskanalys och intern
Styrelsen fattade beslut om en
uppdaterad lK-plan och riskanalys i
augusti eor3. Under året 2or4 skulle
policys fö¡eslås för beslut av styrelsen.
Sammantaget väntas antal policys bli ca
15 st.
Arbetet med ta fram policyer pågår enligt
plan och målet är att styrelsen vid årets
slut ska ha fattat besiut om de r5 st
policyer som Gryning kommer att ha
framöver. Hittills har styrelsen beslutat
om B st policyer och kvar är:
Beslut i oktober; Ekonomi- och
finanspolicy, resepolicy, miljöpolicy och
kontrolþlan
Styrelsen ansvårâr fär att ve¡ksamheten
har en tillrãcklig och för verksamheten
ändamålsenligt intern kontroll.
En väsentlig startpunkt vid upprättande
âv system och struktur för intern
konnoll âr en strukturerad riskanalys.
till
denna är givewis de
verksamhetsmål som upprättats. I
tillägg till dessa finns dock oftabehov av
att komplettera analysen med en
bedömning av möjlig påverkan och
sannolikhet fürfel i den finansiella
En input
rapporteringen.
Komplettering av riskanalysen kan även
behöva göras på mer detaljerad nivå i
syfte att fastställa att alla väsentliga
risker med en sannolik påverkan på den
finansiella rapporteringen identifierats.
Tillsammans med verksamhetsmålen
ger riskanalysen en god grund für att
definiera målsättning för och
delmoment i arbetet med den interna
kontrollen.
zav6
Per granskningstillf?illet var samtliga
policys ännu ej upprättade och beslutade
av styrelsen. Vi har blivjt informerade
om att samtliga interna riktlinjer och
polirys skall tas upp på styrelsemöte i
oktober och december. Vi kommer
därftir att följaupp detta i vår
granskning i februari.
bilpolicy
Beslut i december; Arbetsmiljöpolicy och
Säkerhetspolicy
ft
pwc
Våra ial<ttagelser
Vår rèkomrnendation
Attestrutin
De beskrivna bristerna i
behörighetsins}ränkningarna innebär
en ökad risk for att Gryning Vård
belastas med kostnader som inte är
godkända och attesterade enligt gällande
attestordning. Vi är medvetna om att
systemet inte stödjer att dessa tekniska
begränsningar kan läggas in, men vill
trots det påpeka den ökade risken som
f<iljer av rutinen. Vi rekommendera¡
därför att Gryning Vård ser över system
och rutiner för att säkerställa att attest
sker eniigt gällande attestordning.
Vid vår sticþrovsgranskning av attester
och genomgång av inköpsrutin har vi
giort föij ande iakttageiser:
.
Behörigheter i systemet för
godkännande av
leverantörsfakturor och
attestkedjan kan ändras så atl
underställd person utför
kontroll av överordnads inköp.
Detta gäller für enhetschefer
och uppåt.
a
a
a
3av6
Vi har noterat att attestlistan
inte varit uppdaterad då
samtliga personer som fi.nns
inlagda i Raindance inte är
inHuderade i den godkända
attestlistan.
Vi rekommenderar också att attestlistan,
som signeras avVD, noggrant gås
igenom och uppdateras med samtliga
personer som ska ha behörighet.
Attest vid avstämning av
balanskonton saknades för en
av de granskade månaderna.
Atlest vid granskning av
logglistor över ändringar i fast
data avseende leverantörer
saknades för de wå granskade
Vi rekommenderar bolaget att vara noga
med att attest görs på samtliga
avstämningsspecifikationer för att i
efterhand kunna följa upp att
avstämning har gjorts samt avvem som
månaderna.
Rutin för attestering avsamtliga
manuella bolf,öringsordrar bör inforas
für att minimera risken för felaktigheter
Atlest saknades på fiertalet
manuella bokföringsordrar
Bolagets kommentar
I attest- och utanordningsreglementet
och regelverket för intern
kontroll
framgår det tydligt vilka rutiner som
gäller vid inköp och att det alltid skail vara
dubbel attest.
Utbildning har skett av regelverket för
intern kontroll för chefer. Nya chefer
utbüdas vid introduktion om de centrala
¡utinerna som finns inom ekonomiarbete
och aila erhåller en ekonomihandbok.
Ekonomifunktionen har stämt av med
CGI om möjügheterna till att tekniskt lösa
denna svårighet och det finns i dagsläget
ingen teknisk lösning.
Vi ser över rutinen med attestlistan och
kommer att säkerstdlla dess riktighet, se
ny rutin Behörigheter till ekonomisystem.
Rutin finns redan och en uppfüljning
kommer att ske så att detta sker.
utförts den.
Ny rutin införs där attest kommer att ske
på alla boldöringsordrar.
,-þ
pwc
Väfaiakttagelser
Behörigheter
till ekonornisystem
Alla anställda på ekonomiavdelningen
har i princip samma behörighet till
ekonomisystemet. B ehörigheten
innebär bl a möjlighet att administrera
fakturor, lägga upp leverantörer, skapa
betalningar etc. vilket ej ses som en god
arbetsfördelning ur ett intern kontroll
perspektiv.
Behörigheter i internetbanken
A¡st?iilda på ekonomiavdelningen har
behörighet att genomföra överföringar
och betalningar via internetbanken
ensammâ.
Vår rekomrnend.ation
Bolagets komrnentar
Boiaget anser att det är nödvändigt att
Vid manuella betalningar av
de anställda skall ha denna access.
ekonomifunktionen ska dessa alìtid
attesteras av ekonomichef.
Bolaget har dock eftervåra påpekanden
föregående år infört rutin för kontroll av
logglista över ändringar i fasta data
avseende leverantörer samt rutin för
stickprovskontroll av att fakturor > 1
PBB dubbelaftesteras i enlighet med
attestinstruktionen.
Vi vill dock ändå poängtera att det finns
en risk förknippad med de obegränsade
behörigheterna.
Vi rekommenderar därfijr att Gryning
Vård ser över behörighetsstrukturen i
Raindance. Vidare bör en rutin införas
för att periodvis gå igenom samtliga
behörigheter till Raindance
(inkluderande attesträtter till
Fakturaportalen) med syfte att verifiera
att de är aktuella.
Bolaget menar att överföringar endast
görs till de olika enheterna för påfyllning
avhandkassa (interntJ samt för
ersãttning till Familjehem (externt), och
att underlaget för betaining alttid är
attesterat av två personer.
Vi bedömer dock att det finns en risk
med upplägget och rekommenderar
därför bolaget att infôra behörighet wå
förening för betalningar.
4av6
i
Ny rutin införs drir alla attesträtter stäms
avvarje månad mot Raindance och att en
uppdaterad âttestiista signeras av VD.
Rutinen med logglistan fortsätter där
kontroll av alla nya och ändrade
leverantörer stäms av månadsvis och
godkänns av ekonomichef.
Ny rutin införs i internetbanken där det
alltid ska var två i ftirening vid
utbetalning. Rent tekniskt infiirs ett krav
om två i förening ânnars går det inte att
betala.
_k
pwc
t.-.
lVåra
ial<ttagelser
Rutin ftir handkassor
Bolaget har ett stort antal handkassor
fördelat på oiika boenden. Bolaget har
under året arbetat med att minska
handkassorna genom att införa
Vår rekommendation
Bolagets kommentar
Med anledning av att risken för att
kontanter kan ftirsvinna är hög och att
omfattningen av kassor är stor
rekommenderar vi att
Bolaget har infört betalkort till alla
eriheter, vilket kommer att minskade
kontanter i handkassorna.
.
infiira betalkort för att minska
betalkort.
I bokföringen konteras både handkassor
och bankkonton på samma konto vilket
försvårar uppföljning och avstämning.
Inventering
månad.
av handkassor sker varje
Bolaget forlsätter arbeta med. att
.
.
användandet av handkassor.
0mhandkassoranvänds
rekom¡rr-enderar vi att resp ektive
Rutin finns sedan tidigare hur
kassaansvarig ska hantera handkassan.
Avstämning sker varje månad och om
differenser uppstår rättas dessa
till.
enhet fcir kassabok.
Vidare bör svinn, differenser
boldöras löpande.
z. Redovisnings och revisionsfrågor
Från och med eor4 infördes det nya redovisningsregelverket K3. De förändringar som K3 medfört för Gryning Vård avser främst en förändring hur
avskrirmingar på byggnader skall redovisas. Till skillnad från tidigare regelverk finns det krav på komponentredovisning av byggnader. Bolaget har
gjort ett omfattande arbete för atl kunna tillämpa de nya reglerna. Vi har granskat bolagets tillåmpning av K3 och har noterat att bolaget kommit långt
i arbetet med anpassning till K3. Vår bedömning är dock att arbetet inte är helt klart. Komponentredovisningen har också förändrât synen på vad som
anses vara underhåll och värdehöjande. Denna analys har bolaget inte gjort utifrån K3. Istdllet har samma principer som för det gamla regelverket
tillämpats. Mot bakgrund av detta är vår rekommendation att bolaget innan årets slut gör en analys av årets och jämförelseårets utgifter hänförligt till
byggnaderna för att kunna göra en ftirnyad bedömning om utgifterna anses utgöra underhåll eller investering.
Vi har informerats om att Gryning Vård kommer att leasa bilar i allt högre utsträckning och att antalet leasingbilar på sikt kommer att bli över
1oo st. Idag redovisar bolaget kontrakten som operationell leasing, vilket är i enlighet med Kg i juridisk person. Grlming Vård ingår i
Gtiteborgsregionens Kommunalforbunds (GR) sammanställda redovisning. GR tillämpar rådet for kommunal redovisning och där finns det
dåiremot ett krav på att kontrakten skall redovisas som finansiell leasing. Då GR upprättar sammanstäild redovisning påverkar det bolaget
indirekt genom atl det kommer att kräva att bolaget rapporterar till koncernen med hänsyn till finansiell leasing alternativt tar fram den
information GRbehöver för en korrekt redovisning i den sammanställda redovisningen. Detta kan bli aktuellt redan till årbolslutet 2ot4.Vi
rekommenderar därför att bolaget omgående ser över detta och upprättar en ny rutin för att kunna redovisa kontrakten som finansieil leasing.
Några öwiga redovisnings- eller revisionsfrågor som behöver omhändertas inför årsbolislutet har inte identifierats
5av6
_n
Ftwc
Bolagets kommentar:
Arbetet med K3 fortsåitter där nya principer och definitioner kommer att fürtydligas och en mer omfattanile dokumentation av tillväga sättet
kommer att tas fram tillsammans med fastighetschef.
Underlag för finansiell leasing kommer att tas fram till årsbokslutet och en uwåirdering kommer att göras hur redovisning ska ske baserat på
det är väsentlþa belopp eller inte. I början av året har antalet nya leasingavtal med Autoplan varit få.
6av6
Gryning Vård
Styrelsehandling nr 4
Dnr 2015-00131
GrAníng V&rdAB
Revision 2oL4
möte
tgfebruari zot5
pwc
3
Reudsion sprocesse n zo 14
Aktivitetsplan
Kommentar
Maj
Planeringsmöte revisionsteam
Riskanalys och planering upprättas.
sep
översiktlig Granskning 3r/B - Tertial z
Rapportering till GRs reúsorer
sep
Granskning av löpande redovisning och förvaltning
Awapportering skriftligt till ledning, VD och styrelse.
Nov
Avstämningsmöte med ledning och
lekmannarevisorer
Feb
Granskning av årsbokslut
Feb
Slutrevisonsmöte med ledning och
lekmannarevisorer
Feb
Granskning årsredovisning
Mars
Deltagande på styrelsemöte
April
Revisionsrapport
Awapportering till GRs revisorer.
April
.Årsstämma
Revisionsberättelse
PwC
Awapportering skriftligttill ledning, VD och styrelse.
2
' ^Ri"korno.tgs ochreuísions strstegí zo74
Riskr¡rnråde
Revisionsstrategi
Status
Bolagets kommentar
Gr5ming Vård AB är ett bolag
med offentligt ägande. Det ãr
Uppfäljning av att riskanalys
och intern kontrollplan har
implementerats sâmt att
väsentliga policies finns
framtagna och fôrankrade i
Vi har noterat att sþ'relsen vid sitt
möte i december har fastställt
intern kontroll plan och bolagets
Inga tillägg
väsentligt att bolagets
verksamhet styrs och
redovisas i linje med beslutade
direltiv och policies, i en miljö
präglad av hög etik och god
policies.
organisationen.
intern kontrolÌ.
G4ming Vård AB bedriver
verksamhet utan vinstryfte
Vi kommer att löpande läsa
styrelsematerial samt för en
och med låga marginaler.
kontinuerlig dialog med
foretagsledningen i syfte att på
ett tidigt stadium fånga
eventuella negativa trender i
resultatutvecHing.
Eftersom kostnaderna i
bolaget är mindre rörliga än
intäkterna gäller det att
företagsiedningen har en god
Inga noteringar
Inga tillägg
framförhåIlning ftir att
undvika risk för förluster.
PwC
3
Rislc ønaly s o ch reuísions str ategí z o 7 4
Riskområde
Rewisionsstrategi
Status
Bolagets kommentar
Grlming Vård AB utför olika
investeringar, reparationer
och underhåIl i såväl ägda som
Vi kommer att granska
genomförda investeringar samt
kostnader för reparation och
underhåll i s5.fte att säkerställa
Inga noteringar. Nya
redovisningsregler K3 har
beaktats. Jämförelsesiffror för
zor3 har omräknats.
Inga tillägg
hyrda fastigheter.
Det finns såväl
redovisningsmässiga som
skattemässiga aspekter
avseende redovisning av
kostnader på fastigheter. Nya
redovisningsregler K3
påverkar redovisningen av
fastigheter från och med zor4.
korrekt redovisningsmässig som
skattemässig hantering samt att
redovisning i enlighet med K3
blir korrekt.
Verksamheten som Gr¡ming
Vård bedriver är mycket
personalintensiv. Redovisning
av personalrelaterade poster
är därför väsentlig för ett
Vi kommer att följa upp
noteringar från tidigare år
avseende lönerutinen. I
bokslutet detaljtestas
personalrelaterade skulder
rättvisande resultat. Under
zor3 implementerades ett nltt
HRsystem som inte fungerade
fullt ut som planerat.
genom registeranalys
granskning.
PwC
Se
notering sidan 6
Leverantör levererade ett
"omoget" system. Ett omfattande
utvecHingsarbete har skett hos
leverantör under zor4 och i ett
nära samarbete med Grynings HRfunktion och ledning. Per 3r
december 2ot4 Yar parterna
överens om att systemet nu är
adekvat enligt Gr5mings
förväntansnivå. Fortsatt
uppföljningsarbete sker mellan
parterna under zor5.
4
t
B olagss Wrníng o ch kontrollaktíuíteter
.
2or4
särskild avrapportering till styrelse och VD, bilaga r
Lägesrapport 2oL4 som behandlades av styrelsen på möte den
oktober 2oL4.
Se
16
Rutin för löner var inte granskade vid lägesrapportens
avlämnande varmed synpunkter på vår granskning av lönerutin
och personalkostnader i bokslutet bifogas på nästa sida.
PwC
5
Reuísfons-
oc
h redoufsn íng slT û.g or
zor4
au u äsentlíg u.frfug or í &rsb okslutet
S annrnømf,ø:ttníng
NoterinEi
Kommentar
Bolagets kommentar
Personalkosürader och fordringar
Under zor3 har bolaget infört ett nytt
Vi rekommenderar att rutin för iöner
förbättras avseende
Bolagets svar är för respektive synpunkt;
HRM system. Implementering var
komplicerad till följd av att leverantören
inte har levererat ett system som fungerat
på det sätt som utlovat.
.
I samband med bokslutsrevisionen zor4
har en särskild granskning av
lönekostnader genomförts, en sk
registeranalys. Vid vår granskning har
ar,ryikelser och differenser noterats som
har följts upp stickprovsmässigt. Vi har
erhållit förHaringar till differenser på
samtliga stickprov.
.
Det har också konstaterats att det under
zor4i likhet med föregående år har
betalts ut feiaktiga löner. I bokslutet
redovisas fordringar på 6 personer
avseende felaktigt utbetalda löner om r5r
tkr varav 3 personer kvarstår sedan zor3.
PwC
Logglista över forändring av fasta data bör
kontrolleras och attesteras månatligen av
annan person än den som registrerat
förändringen.
Stickprov på månatlig löneutbetalningar
har skett av personalchef. Kontrollen har
dock inte dokumenterats.
För att säkerställa att inte fler felaktiga löner
utbetalas fortsättningsvis bör bolaget fortsätta
med att genomföra kontroller. Vi har
accepterat lönekostnader i årsbokslutet
baserat på den granskning vi har gjort och att
utfallet är rimligt, vüket indikerar att inga
väsentliga feÌaktigheter finns i redovisade
r)
Förändringar av data som medarbetare har
lagt in i form av inregistrerad tid, frånvaro,
partiella ledigheter eller reseräkningar
attesteras alltid av chefinnan utbetalning.
Ny rutin avseende logglista ska införas zor5.
z)
Stickprov infijr månatliga löneutbetalningar är
genomförda. Dessa har dokumenterats genom
markering av kontrollerade medarbetares lön
på bifogad lista till bankfil. Ytterligare
tydlighet i dokumentering utöver detta ska ses
över under zor5.
kostnader för zot4.
b
' R"risions- oc h red.ouisn íngsîTã,g or 2ot4
S øtnrnønfø:ttníng au u äsentlíg s p o ster í &rsb okslutet
Notering
Handkassor
-
avstämningsrutiner
På ett huvudbokskonto finns boldört ca 45
handkassor och bankkonton.
Kommentar
Bolagets kommentar
Vi rekommenderar bolaget att fortsatt stämma av
handkassor månatligen och att avstämningen
Fortsatt arbete i enlighet med idag
dokumenteras.
Vid vår granskning noterades total
differens om ca ro tkr. Differensen är inte
väsentlig för bokslutet men vi vill fortsatt
peka på att det är viktigt att löpande
stämma av och utreda differenser
hänfärligt tül handkassor.
Byggnader -värdering
Under zor3 skedde en extern värdering
av bolagets fastigheter. För följande
enheter överstiger marknadsvärdet enligt
extern värdering zor4 boKört värde per
2014-12-31 om
Snâppan 2 998 tkr, boKôrtvärde
9 798
Vilgot
Svea
S
PwC
tkr
gZ+tkr,boktörtvärde t 5741W
136tkr, boKörtvärde
436tkr
Eftersom bolaget använder byggnaderna i sin egen
verksamhet behöver inte nedskrivning ske om den
verksamhet som bedrivs ibyggnaden genererar ett
överskott motsvarande avkastningskrav. Vi har tagit
del av utfall för den verksamhet som bedrivs i
Snäppan 2014 som visar ett driftsnetto om 1.Sgo tkr
vilket är betydligt högre än det driftsnetto som
Nyprövning ska ske i samband med
årsbokslut zor5.
värderingen baserade sig på. Vi har även diskuterat
prognos för zor5 som visar på ett lägre driftsnetto
jämfört med utfall zor4. Baserat på utfall för zot4
har vi accepterat värdet i bokslutet zor4 men vi
rekommenderar att ny prövning av eventuellt
nedskrirmingsbehov görs i årsbokslut zor5.
7
Reuísions- oc h redoufsn íng slT ã,g or 2 o r 4
S crtnrnømf,øttníng øa u äs entlíg ø.fT Ag or í ãr sb okslutet
Notering
Byggnader
- underhållsplan
Bokfört värde förbyggnader och mark
uppgår till gg 86g tkr och utgör ett
betydande värde av bolagets tillgångar.
Vi har diskuterat underhållsbehov med
fastighetschef och noterat att bolagets
underhållsplan omfattar endast wå år
framåt.
PwC
Kommentar
Bolagets komrnentar¡
Vi rekommenderar bolaget att ta fram en mer
långsiktig plan för att säkerställa bl a
finansiering av kommande års
En nollavstämning har gjorts avbolagets
fastigheter under 2or4, med s5.4te att göra en
flerårig underhållsplan. En iångsiktig plan ska
utarbetas under zor5.
underhållsbehov.
' Rnrisions- oc h redoufsn íng sîT&g or 2or4
S øtnrnornføttníng au u äs entlíg u lr ãg or í &r sb okslutet
Notering
Kommentar
Bolagets komrnentar:
Tvist med en leverantör
Det finns en tvist med en tidigare
leverantör sedan zorz där ett ursprungligt
krav uppgick till ca 3oo tkr. Grlming har
Vi har efterfrågat ett advokatbrev för zot4for
att kunna ta stäIlning till bolagets redovisning
i bokslutet zor4.
Bolaget har lika uppfattning som föregående
år avseende krav från tidigare leverantör. Dess
konkursbo har ej per 3r december 2ot4
framställt några nya krav.
bestridit faktura kraven i flera omgångar.
Kravet per gtf tz-zor4 inHusive räntor
uppgår till ca r mkr. Bolaget har valt att
inte redovisa kostnaden eftersom man
anser att faktureringen saknar grund i det
avtalet som fanns mellan Gr5ming och
leverantören. Föregående år tog vi del av
ett uttalande från advokaten som
företräder bolaget i tvisten och som
delade bolagets uppfattning om att
fakturorna saknade rättslig grund. I år har
vi fått information om att den tidigare
leverantören har gått i konkurs. Bolaget
har dock inte fått några krav från
konkursboet än och har mot bakgrund av
detia heller inte haft advokaten inkopplad
under zor4.
PwC
Bolagets advokat som företrätt Gryning i
tvisten ger ett nytt uttalande för året 2o4 på
samma grunder som för året 2013.
o
Reuísions- oc h redouisn íng slTå"g or 2 o t 4
Søtnrnø4fø;ttníng su u äsentlíg u.frãg or í ãrsbokslutet
Notering
Kornmentar
Rolagets kornmentar;
Bokslutsprocessen
Vi rekommenderar att:
Fortsatt förbättringsarbete ska ske under zor5
Under året har avstämningsrutiner ftir
bokslutet förbättrats. Vi har dock noterat att
samtliga konton inte var avstämda när
revisionen påbörjades. Avstämningar har
dock skett efter vårt påpekande.
.
Bolaget bör också upprätta en bokslutspärm
som följer samma uppställning som resultatoch balansräkningen i årsredovisningen
samt bifoga underlag och specifikationer på
samtliga balanskonton.
Bolagets rutiner säkerställer att samtliga
balanskonton är avstämda och att
avstämningar dokumenteras.
.
.
Särredovisning sker av ej avdragsgilla
kostnader.
Bolaget bör exempelvis infora rutiner för
att påsþnda attest av leverantörsfakturor
i
samband med årsbokslutet och/eller
reservera för uppskattade kostnader.
Vi har också noterat förbättringsområden
som skulle underlätta bokslutsarbetet,
uppföljning och avstämning. Exvis konteras
inte ej avdragsgilla kostnader på separata
konton.
PwC
10
_þ
pwc
Göteb or g sr egíonens Internø'tíonells. skola AB (I SGß)
Lägesrapport avseend"e rekommendationer till ftirståirkníng och effektivisering av intern kontroll, väsentliga redovisningsoch revisionsfrågor samt delårsbokslut
Vi har under hösten 2014 genomfört förberedande granskning av styrelsens och verstäilande direktörens förvaltning, den interna kontrollen och
den löpande redovisningen fÌjr ISGR för perioden fram till den 3r augusti zor4.
Syftet med vår granskning är att fürbereda och planera för vår revision av årsredovisningen och förvaltningen, inte att genomföra en
självståindig granskning och uttalande avseende förbundets interna kontroll.
Vår granslming har bland annat omfattat system och processer för:
.
.
.
.
.
Intälctsrutin
Iinköpsrutin
Löner, skatteroch avgifter
Bokslut, räkenskaper och rapportering
övrigt
I samband med vår granskning har vi gjort vissa noteringar och iakltagelser där åtgåirder skulle kunna förstärka och effektivisera den interna
kontrollen i bolaget, samt identifierat redovisnings och revisionsfrågor som bör åtgärdas inför årsbokslutet, vilka sammanfattas i bifogade brev.
För ytterligare förHaringar och kommentarer står vi givetvis
Med vänlig hälsning,
ãr,A r& ,hT
/,{unilla Lönnbran
V Huuud
ansvarÌg r euísor
till förfogande.
g*//,,,/*
I
samuelMeytop
I
Granslcningsledare
_þ
pwe
kontroll
1.
Vår rekommendation
,Våra:iaþagelser
Riskanalys och intern
kontrolþlan
Styrelsen ansvarar för att verksamheten har
en tillräcklig och frir verksamheten
ändamålsenligt intern kontroll.
En väsentlig startpunkt vid upprättande av
system och struktu¡ fö¡ intern kontroll är en
strukturerad riskanaþ, vilket bolaget
upprättat under året.
En input
till
denna ár giveWis de
verksamhetsmål som upprättats. I tillägg
dessa
till
finns dock ofta behov av att
komplettera analysen med en bedömning av
möjlig påverkan och sannolikhet fij¡ fel i den
fi nansielia rapporteringen.
Komplettering av riskanalysen kan även
behöva göras på mer detaljerad nivå i s1&e
att fastställa att alla väsentliga risker med en
sannolik påverkan på den finansiella
rapporteringen identifierats. Tillsammans
med verksamhetsmålen ger riskanalysen en
god grund för att definiera målsättning för
och delmoment i arbetet med den interna
kontrollen.
zAv 7
Bolagets kommentar
Styrelsen fattade beslut om en uppdaterad
IK-plan och riskanalys i maj zor4. Vi har
kunnat se att bolaget redan börjat hantera
risker som bedömts som allvarliga och som
kräver åtgärd.
Vår rekommendation är att bolaget fortsätter
arbeta för att hantera de identifierade
riskerna.
Vi kommer att fälja upp detta i vår
granskning i februari.
Ledningen för ISGR har identifierat
riskområden. En gång per termin sker en
genomgång av riskanalysen i ledningsgruppen.
Ansvarig ledare rapporterar vad som giorts
under respeli:tive risk inom sitt ansvarsområde.
En uppdaterad riskanalys per den eo oktober
kommer att skickas till revisorerna samt
kommunice¡as till styrelsen.
-þ
pwe
:V.åía iakttagelöer
Avstämningsrutiner
Vid vår översiktliga granskning av
delårsbokslut per 3r augusti eor4 har vi
konstaterat att bolagets avstämningsrutiner
för bani<konton kan förbättras. Under året
har 15 Mkr erhållits från en ftiretagssponsor
som ska täcka framtida ökade
h1'reskostnadervid flyn till nya lokaler.
Eftersom intäkten är villkorad så har den
korrelit skuldförs i redovisningen. För att
säkerställa att pengarna hålls avskilda har
ett nytt banlJ<onto öppnats där pengarna har
satts in. Bankkontot har dock i
redovisningen felaktigt nettoredovisats mot
skulden varmed det inte framgick i
bokföringen att pengarna fanns på ett
separat banlJ<onto samt att skulden ej var
upptagen. Banktillgodohavande och
avsättningar var därmed ftir lågt redovisade
om 15 Mkr. Efter vårt påpekande har rãttelse
skett av bokföringen.
3av7
Vår rekorirmèndation
Bolagets kommentar
Vi rekommenderar att samtliga banl<konton
ska motsvaras av ett separat
huvudbokskonto i bokföringen och att den
månatliga avstämningsrutinen ska omfatta
Ledningen för ISGR kommer att fiilja
¡ekommendationen.
samtliga banl&onton.
-k
pwc
Attestintruktion
Vi ha¡ noterat att bolagets attestordning som
är fastsrálld av styrelsen på mötet zB maj
zor4 inte helt överensstämmer med den
upprättade attestlistan.
Vår rekomrnendation
Bolagets kommentar
För att undvika att bolaget belastas med ej
godkända kostnader rekommende¡ar vi att
delar. Del 1 avser attesträtt för VD, Business
.
Uppgift om attesträtt för respektive rektor
och biträdande rektor saknas
attestreglementet.
i
o
Attestlistan är inte fullständig avseende
relevanta personer samt avseende signaturer
i signaturförteckningen.
Attestlistan är ej undertecknad avVD.
.
Bolaget tar f¡am en attestlista som
överensstämmer med den av
styrelsen faststälìda attestordningen
samt att attestordningen gås
igenom för att inkludera samtliga
personer med attesträtt.
Bolaget tar fram en attestlista så att
samtliga attestberättigades
signaturer framgår.
Bolaget löpande uppdaterar
attestlistan så att den anpassas
förändrin gar i verksamheten.
Det är också viktigt att roller i
attestinstruktionen beaktar att
organisationen bedrivs genom wå
huvudmän.
till
Nuvarande attestinstruktion består av två
Manager, styrelseordförande sàmt vice
styrelseordforande och reglerar hyres- och
löneutbetalnÍngar samt att VD ensam har
attesträtt upp
till roo tkr och tillsammans med
Business Manager över roo tkr upp till 5oo
tkr. Över 5oo tkr ordförande samt vice
ordftirande två i förening.
Del e avser löpande utgifter för verksamheten
uppdelad på respektive avdelning, LGRP,
LGRM, PYP samt MYP dãr rektor och
biträdande relitor har attesträtt. Tillkommer
löpande fastighetsutgifter som attesteras av
Facilities Manager sâmt REHAB relate¡ade
utgifter som attesteras av HR- Officer.
Attest av del e sker veckovis på
lednin gsgruppsmötena-
Inför kalenderåret zor5 skall allt inarbetas i en
gemensam attestinstruktion med tydlig
uppdelning för respektive huwdman.
4av 7
_k
pwc
iakttagelser
Vår rekommendation
Intäktsredovisning
I samband med föregående års
bokslutsgranskning noterade vi bríster i
intältsredovisningen av skolavgifter för den
internationella skolan vilket resulterade i
felaktigt redovisade intäl¡ter.
Vi rekommenderar attbolaget ser över
rutinen för att säkerställa att
intäktsredovisningen av skolavgifter blir
korrekt.
uppföljning av rutinen för skolavgifterna och
kunnat se förbättringar. Bolaget saknar dock
fortfarande en avstämning på en detaljerad
nivå, per elev, som säkerstáIler en korrekt
redovisning.
I samband med ovan utredning upptäcLte
SDN Centrum att ISGR även hade erhållit
dubbel skolpeng filr elever som tidigare haft
tillfãlliga personnummer vilket resuLterat i
att ISGR fått återbetala o,4 mkr under 2oL4.
5aY 7
En ny rutin för kontroll av att samtliga
internationeila elever fakturerats skolavgift är
utarbetad och kommunicerad till revisorerna. I
rutinen är skolledning för respektive avdelning
samt administratö¡er inHuderade.
Ett ny kommunikatuionsplattform för elevoch fiiräldrainformation har införskattats och
Bolaget har sedan dess arbetat med att
ftirbäü¡a rutinen. Vid årets
fürvaltningsrevision har vl giort en
Vid bokslutet eot3 noterades också att
bolaget erhållit felaktig skolpeng ftir MYPro
elever. Efter att vi rapporterat om
felakrigheterna tog bolaget kontal:t med
SDN Centrum for att rätta skolpengen. SDN
Centrum giorile i sin tur en utredning och
kom fram tili att lSGRfelaktigt hade erhållit
ca o,4 mkr för MYPro elever.
Bolagets kornrnentar
För att säkerstäIla att korrelif skolpeng
erhålls rekommenderar vi att bolaget tar
fram rutine¡ som innebär att klasslistor hålls
akruella fär att korrekt rapportering om
elevantal ska kunna ske till SDN.
tagits i drift under året. Plattformen heter
School Soft och kommer att underlätta arbetet
framgent med inftirande av rätt elev- och
föräldrainformation . Dessa uppgifter kan
härefter exporteras till andra system såsom
ekonomisystemtet Pyramid. Detta ökar
kvalitéen och säkerheten då endast inmatning
av uppgifterna behöver göras i ett system.
_k
pwc
Vera iakttagelser
Vår rekommendation
Bolagets kommentar
För att inte riskera att felaktiga ändringar
sker rekommenderar vi att förändringar ftil.is
upp av annan person än den som
registrerade ftirändringen genom t ex uttag
till revisionen. Logglistan kommer att tas fram
Länerutin
En
Vid förändring av fasta data i löneregister
som exempelvis registrering av
löneförändringar eller banllkontonummer,
finns ingen kontroll på plats att annan
person än den som registrerat förãndringen
kontrollerar och godkänner förändringen.
Informell rutin har delvis införts under året,
men ingen utskrift och attestering av
Iogglistor görs ännu.
Vid vår granskning av reseräkningar
noterade vi att originalkvitto saknades för en
av de granskade reseräkningarna. En av
reseräkningarna har attesterats av HRpersonal istället för närmaste chef.
En av de granskade tidrapporterna
av
s
k logglista är framtagen och komunicerad
efter varje lönekörning och dokumenteras
särskild ordning.
i
"logglistor".
Vi vill oclså påpeka vikten av att uppfuila
bokforingslagens lrav avseende
originalkvitton och uppmanar ðärfür bolaget
att alltid spara originalkvitton vid utlägg.
Vidare rekommenderar vi att attest av
tídrapporter samt reseräkningar alltid sker
av överordnad cheff<ir att säkerställa
korrekta uppgifter.
Informationen om original kvitton är
kommunicerad tili samtliga linjechefter.
Kontroll av att rätt attestant koûtollerat och
signerat tidrapport och reseräkning sker av
HR-Officer. .{terkoppling sker direkr på
nästkommande ledningsmöte
ftir
timanställda är attesterad av HR-personal
istället för av närmaste chef.
Betalningsrutin
Bolagets rutin är ait betalningar alltid ska
göras två i förening. En1igt bolagets
För att inte bolaget ska belastas av ej
godkánda kostnader rekommenderar vi att
fullmakter är det dock fortfarande möjtigt
för ekonomichef att utföra betalningar
Bankfulimakten begränsas till att
betalningar endast kan utfäras av
två i förening.
Betalning ej sker läre attest.
ensam.
Vidare har vi noterat att betalningar görs
även om fakturor inte ha¡ attesterats. Gäller
främst inköp över 5o ooo kr ilär VD:s
godkännande krävs.
6av7
r
.
Kontakt har tagits med handläggare på
Swedbank för att tilìse att betalning endast kan
ske
avtvå i förening.
Samtliga fakturor attesteras av ansvarig chef
veekovis på ledningsgruppsmötena. Hä¡efter
går de till betalning.
-þ
pwc
iakttagelser
Vår rekommendation
Skatter och avgifter
Vi har noterat att bolaget har betalt skatter
och avgifter för sent vid ett tillfülle.
Vi rekommenderar bolaget att se över rutin
för betalning av skatter och avgifter så att
förseningar inte förekommer.
Bolagets kommentar
Ledningen för ISGR kommer att följa
rekommendationen,
Vi vill framhållavikten av att skatter och
avgifter erläggs i rätt tid resterande del av
räkenskapsåret för atl undvika en
upplysning i revisionsberättelsen att skatter
och avsifter har erlaets försent.
z. Redovisnings och revisionsfrågor
Som framgår ovan kan rutiner kring avstämning âv att skolavgifter redovisas korrekt förbättras. Eftersom vi noterade felaltigheter i
redovisningen for zor3 har vi efterfrågat en avstämning per elev för atl säkerställa korrekt redovisning av skolavgifter 2c:^4. Vi har kommit
överens med ISGR att en avstämning per elev kommer att göras per oktober för att säkerställa att redovisningen är korrekt infijr årsbokslutet.
Några öwiga redovisnings- eiler revisionsfrågor som behöver omhändertas inftir årsbolslutet har inte identifierats.
7
av7
I
Í,wc
Till verkstdliande direktören Birgitta Sandström Barac
Göteborgsregionens Internationella Slcola AB
Molinsgatan 6
41199 Göteborg
31mArs 2015
Rapport avseende revisionen 2at4
Vi har granskat bokslutet för Göteborgsregionens Internationella Sltsla,{3 avsee¡rde
räkenskapsfuet zor4.
Ialcttagelserna från vår granskning har sammanfatlats íbifogadrapport och dislüterats med
ekonorniehef Imre Tomasits och VD Birgitta Sandström Barac. Ledningens kommentarer till
våra iakttagelser finns bifogade i ratrrporten.
Om ytterlþare förtydligande önskas står vi givewis
Med
hälsning
#-
till färfogande'
/
Liinnbratt
Auktoriserad revisor
sunilla.loennbratt(Dse.nwc. com
tel oro-zr3 rz 76
Samuel Meylap
Aultoriserad revisor
samuel. mevtan
Kopia:
Iftistina Thiling, Styrelsens ordförande
knre Tornasits, Ekono michef
Lekmannarevisorer samt deras biträðe
I
@
ielorc-ztz6o76
PwC, 4oS Sz Göteborg, Besðksadr¿ss Lilla Bommen z
V: a7l-fg7 10 oo, wwupwecom/se
Õ¡rlings PricBwaterhousBÇoopers AB, Säle stockhoim, organisalionsnummer 556029€740
se.nwe.com
ww\M.pwc ûom/se
Götebor1gsregioner¿s
Int errto"tíor"ella slco lu Aß
(/sGR)
Sammanfattning av
rewslon 2oL4
a
I
Reufsion sprocessere
Aktivitetsplan
Kornmentar
Maj
Planeringsmöte revisio:rsteam
Riskanalys och planering upprättas
sep
Óversikrlig Granskning B1/8 - Tertial z
Rapportering tin GRs revisorer
sep
Granskning,av löpande redovisning och föwaltning
Awapportering skriftligt
Dec
"{vstämningsrnöte med ledning och
lekrnannarevisorer
Feb
Granskning av årsbokslut
Feb
Granslning årsredovisning
Feb
Slutrevision smöte med ledning och
lekmannarevisorer
,{wapportering skriftligt till tredning, VD och styrelse
Feb
Revisionsiapport
Awapportering till GRs revisorer
Maj
.Ârsstämrna
Revisionsberättelse
Göteborgsregionens lnternationella skola AB
PwC
-
tü
ledning, VD och St5nelse
Sammanfattning av revision 2014
2
Rislc ainø,lys oeh reuisionss
trategí
R.isltområde
R.el'isionsstr ategi
St¡ltus
ISGR är ettbolag med offentligt ãigande.
Det är väsentligt att bolagets ver}samhet
styrs oeh redovisas i linje med beslutade
direktiv och policies, i en mifô präglad av
hög etik och god intern kontroll.
Uppföljning av att riskanalys och intern
kontrollplan foar' jmplementerats sâmt att
Riskanalys och interkontrollplan har tagits fram
under året och antagits av styrelsen på mðte
zor4-o5-a8. Vi rekommenderar bolaget att
årligen uppdatera riskanalys och intern
ISGR är tr¡uugna att ha årsbokslut per
kalenderår eftersom moderbolaget har
kalenderåi som redovisningsperiod.
Eftersom verksamheten bedrivs per läsår
väsentlþa poücies finns framtagna och
förank¡ade i organisationen-
kontrollplan.
Vi kommer att detaljgranska periodiseringar,
inte minst avseende intäkter fõr att
säkerställa korrekt redovisning í bokslutet.
uppstår en del frågor kring korrekt
periodisering. Vi har rekommenderat att
principen för periodisering av
terminsavgifter ska ses över.
Göteborgsregionens lnternationella skola AB
PwC
*
sammanfattning av revision 2014
Se
sida 5.
ß olc+gssty wrÍng o ch kontr offis.kthtítet er
.
.
sdrskild awapportering till ledning och VD, mail aoL4-I"L-L
bifogas i bilaga 1.
Vi har inte kunnat utläsa av st¡rrelseprotokoll att st5relsen har
tagit del av vår rapporLering ännu.
Se
Göteborgsregionens Internationella skolaAB
PwC
-
,
Eammanlattning av revision 20f 4
4
Reuisfons - o ch r edoufsni ng slTãg
a
aa
a
or
a
Notering
Idommentar
Bolag,ets komrnentar:
Förutbetalda intåikter periodisering av terminsavgifter
Vid vår kontrollberälning av skuldens storlek,
terminsavgift * antal elever "g4% är skulden
z67tllc högre änbolffird skuld. fntälr:terna
kopplade tili terminsavgifter rnisstämmer mot
Ledningens bedömning ár att processen med
Fönrtbetalda terminsavgifter uppgår per
zo-t4'r2-Sl-ti[ Z BSg tkr (f g årS Zzr tkr).
.4,rsavgiften för den internationella skolan
uppgår till zg5oo kr per elev och
fakbureras på höstterminen för hela
lásåret. Den dei av årsavgiften som är
hänfürlig tili vårterminen perio¡liseras
således som en förutbetald intäkt vid
ber?iknade intäkter om 9o
tkr.
Vi kan konstatera att rutine¡na för att
sãkerstálla korrekt redovisning av intäkter
under året forfarande har varit brisdälliga.
Vi rekommende¡ar att bolaget inför rutiner
som säkerstáller att intäkter blir lcorrekt
redovisade, viiket bland annat omfattar.
årsbokslutet.
Bolaget ha¡ i likhet mecl tidigare år
baserat periodisering av terminsavgifter
.
på principen
all54% avavgiften hänförs
tilivårterminen med motivet att
vårterminenen är längre äa höstterminen.
Vi har tidigare år och i lägesrapport
påpekat att boiaget har bristande
avstâmnings¡"utiner ñr att säkerståilla
lbrutbetalda intäkter och redovisade
intäl¡ter.
.
att avstämningar avterminsavgifter och
skolpeng sker löpande och inftir årsbokslut
per elev och uppdaterade Hasslistor samt
¿6 ¿y sf{¡¡ning sker mot hur.rrdbok
månatligen och att ¿ys1ämnin,gen
dokumenteras.
att boldöring av forutbetalda intäkter
kopplade till tenninsavgifter bolfrrs på
s€pamt konto i huvudboken vilket
möjliggör en avstämning och kontroll att
skulden blir noll i juni.
Vi har bedömt ått det sammantagna felet i¡te
påverkar den rátfvisande bilden avbokslutet
vdsentligt varfor rättelse inte har k¡ävts.
d
PwC
avstämning av skolavgifterna förbãttrats.
Policydokument fö¡ hantering av skolavgifter har
uta¡betats och antagits av st5nelsen.
Ðenna policybehöver dock modifieras sâ att
betalning av höst- respektive vårterminens avgift
sker senast per go november resp. 3:. maj. Detta
ger ekonomifunklionen ökade möjligheter att
tillse att avffien for resp. termin ärfrr1lt regierad
och att åtgärder kan vidtagas för att så blir gjort"
En nyn:tin där också skolledning involveras har
införts fr.o.m. december zor4. Rutinen innebär
atl avstämning avHasslisto¡ sker av ansvarig
lä¡are som rapporterar till ansvarig rektorAnsvarig rektor iämnar över i¡formationen tili
Admissions Manager oeh ekonomifunklionen.
Nã¡mare samarbete meilan Admissions Manager
och ekonomifunktionen terminsvis om vilka
elever som stùtat resp. slutat á¡
underutarbeta¡de. Vidare kommer ledningen att
införa rutin så att sä¡skild avgift debiteras
målsman som inte i god tid inkommit med
withdrawal av elev till Admissions Manger i god
tid ftire terminsslut
( r l<vartals skolavgift).
Sammantaget kommer ovan angivna
förbättringsinsatser underlätta för
ekonomifirnklionen att göra rätt avstämningar
av skolavgifterna.
ng av
Ã
t
R"ufsionsS
oc
h red,ouisn ingsfrãg or
ørrnrnanf,o:ttníng øu u äs enttíg a lT &g or f årsb okshttet
Notering
Komrnentar'
Bolagets kr,¡mrr¡entarl
Betatrningar av skatter
Avstämningar av skattekonot
Vi rekommenderar att bolaget betalar skatter
och avgifter i tid för att undvika anmãrkning i
Ledningen komrner att fülja angivna
rekommend.ationer.
Boiaget har påfÌirts en kostnadsrä:rta i
augusti vilken är hänforlig till att bolaget
betalat in sociala avgifter och källskatt g
dagar fbrsent for juli mänads
arbeægivardeklaration. Boiaget har även
påfitrts en fôrseningsavgift p.g.a. âtt
bolaget lämnat in
revisionsberättelsen.
Vidare rekommenderar vi att skattekonto
stäms av månatligen och att avstämningen
dokumenteras.
arbetsgivardeHarationen für augusti
ftjrsent. Enligt uppgifl från bolaget sändes
deklarationen für augusti med. post men
har inte kommit Skatteverket tillhanda
varmed skatteverket ijanuari aor5
beslutade om att skönstaxera ISGR Ett
omprövningsbesiut har dock kommít från
Skatteverket där de dragit tillbaka
skönstaxering och skattetillägg.
Om bolaget löpanile hade stämt av
skattekontot hade inte bolaget biivit
skönstaxerade av Skatteverket eftersom
de då i god tid hade sjâlva kunnat
upprnärksamma Skatteverket på att
kãllskatË och sociala avgifter för augusti
inte hade dragitS från kontot.
Göteborgsregionens lnternationella skola AB
PwC
-
Sammanfattning av revision 2014
6
Reuisions- o ch redouisni ng slrûg or
S arnrnanf,øWtíng au u äs ertrtlíg ø lTã,g or í &rsb okslutet
Noter:ing
I(ornrncntar
Bolagets kommc¡rtar:
Bolagsord'.i'1g
Vi rekommenderar att uppdaterâd
bolagsordning läggs fram på bolagsstá-mmq,
for beslut samt registreras hos bolagsverket.
¡srlnin gen kom- er att fblja foresìagen
rekommendation.
Vi rekommenderar bolaget att se över
anläggnÍngsregistret och utrangera de
inventarier som inte längre fu i bruk.
rekommendation och utrange¡a de inventarier
som inte längre äribruk.
Vi rekommenderar också att
återst?illningskoshadeu redoviÈas sorn
avsättning och i¡vesterin g zor4.
Ledningen kommer att fülja
rekommendationen att
återställningskostnaden ffir paviljongen vid
Guldheden redovisas som avsättning och
investering zor4.
På styrelseuröte
aor4-oe-a6 framgår att
sty¡elsen beslutar om ny bolagsordning.
Beslut om nybolagsordning måste dock
fattas av bolagsst'árrma:r.
Anlåigeuingstiügå¡gar
- inventarier
Vid vfu genomgång av bolagets
anlåggningsregister framkom ¿¡¡ pånga
av inventarierna var helt aVskrivna och
troligea inte anvä¡ds längre'
Förbättringsutgift på annans fastighet
skattemässigt skrivas av på zo fu
undantag
fi
frr
nns ftir tillfålliga byggnader.
Vi rekommenderar d?irñr ett öppet
yrkande i deklarationen.
Göteborgsregionens lnternationella skola AB
PwC
Ledningen koÍuner att
-
ñlja färeslagen
sammanfattning av revision 2014
'7
Ärende 2
Göteborgsregionens kommunalförbund
Dnr: 14-85.021
Styrelseärende 2
2015-05-08
Till förbundsstyrelsen
Förslag till verksamhetsinriktning och budget för GR
år 2016
Förbundsstyrelsen beslöt vid sammanträde 2015-02-06 att översända
förslag till verksamhetsinriktning och budget för GR år 2016 till
medlemskommunerna med hemställan om synpunkter senast 2015-0401.
Förslaget innebär en oförändrad avgiftsnivå om totalt 74,11 kr/invånare
och år, baserat på befolkningsmängden per 2014-12-31.
Alla kommuner utom Göteborgs stad har beslutat om förslaget; Göteborg har
lämnat ett tjänstemannayttrande. De yttranden som inkommit tillstyrker förslaget.
Några kommuner lämnar synpunkter, som sammanfattas och kommenteras i bilaga.
Förslag till beslut
Förbundsfullmäktige föreslås fastställa föreliggande
verksamhetsinriktning och budget för år 2016,
Förbundsfullmäktige föreslås fastställa kommunernas avgift till GR för år
2016 till 74,11 kr per invånare, med fördelning på kommunerna i
förhållande till befolkningsunderlaget per 2013-12-31.
Göteborg 2015-04-22
Helena Söderbäck
/Gunnel Rydberg
Göteborgsregionens kommunalförbund
2015-04-22
Gunnel Rydberg
Helena Söderbäck
Sammanfattning av samt kommentarer till
medlemskommunernas yttranden i
budgetsamrådet inför 2016
Sammanfattning av inkomna synpunkter från kommunerna
Ale kommun
Kommunstyrelsen ställer sig positiv till förslaget, men anser att behov
föreligger av prioriteringar för att gynna måluppfyllelsen. KS
kommenterar även vikten av att inriktningen omformas i takt med
kommunernas behov av regional samverkan. (KS)
Alingsås kommun
Förslag till verksamhetsinriktning och budget för GR 2015 tillstyrks (KS).
Göteborgs stad
Har ännu ej beslutat i ärendet. Kommunstyrelsen fattar beslut 13 maj.
Ett tjänstemannayttrande har inlämnats till GR som föreslår att förslaget
tillstyrks med några kommentarer bl.a. kring vikten av regional
samverkan vad gäller avsnittet En inkluderande region för goda
livsvillkor hela livet samt förtydliganden kring den regionala
kompetensplattformen vad gäller avsnittet Livslångt lärande.
Härryda kommun
Härryda kommun vill framföra vikten av att arbeta för ett nytt
stationssamhälle mellan Mölnlycke och Landvetter flygplats med
spårbunden pendeltrafik på Götalandsbanan.(KS)
Kungsbacka kommun
Kungsbacka kommun har inget att erinra mot förslaget. (KS)
Kungälvs kommun
Kommunen lämnar inga synpunkter på förslaget
(Ordförandebeslut)
Lerums kommun
Kommunen bedömer förslaget som till stora delar väl formulerat med
bra innehåll och välkomnar konkreta verksamhetsplaner men har
synpunkter på vikten av samordning inom gymnasieskolan samt kurs-
Göteborgsregionens kommunalförbund
2015-05-05
Gunnel Rydberg
Helena Söderbäck
och konferensavgifterna inom GR. Dessutom önskar kommunen ett tydligare
jämställdhetsperspektiv, en tydligare beskrivning av resursfördelningen till BRG
samt att GRs stöd till Götalandsbanan ska omprövas till förmån för Västra Stambanan (KS).
Lilla Edets kommun
Kommunen har inget att erinra mot förslaget men önskar en
komplettering vad gäller arbete med demokrati samt att GR ska verka
för en gemensam utbildning för undersköterskor. (KS)
Mölndals stad
Kommunen tillstyrker förslaget men kompletterar med ett yttrande från
kommunstyrelsens ordförande som påpekar behovet av att förtydliga
GRs roll som delregionalt kollektivtrafikråd i relation till styrdokumentet
K2020 som numera ingår i VGRs trafikförsörjningsprogram (KS)
Partille kommun
Kommunen har inget att erinra mot förslaget (KS).
Stenungsunds kommun
Kommunen godkänner förslaget. (KS).
Tjörns kommun
Kommunen ställer sig bakom förslaget. (KS).
Öckerö kommun
Kommunen ställer sig bakom förslaget (KS).
Kommentarer från GR
GR noterar de inkomna synpunkterna från medlemskommunerna i det
fortsatta arbetet i enlighet med föreslagen verksamhetsinriktning och
budget för 2016. Särskilt vill GR kommentera följande:
Flerårig verksamhetsinriktning
Vi inför ett nytt arbetssätt genom den fleråriga verksamhetsinriktningen
och att styrgrupperna i sitt arbete tar fram handlingsplaner med
prioriteringar för det kommande året. Styrgruppernas prioriteringar
kommer att tydligare kopplas till detaljbudgetarbetet inom GR. På så
Göteborgsregionens kommunalförbund
2015-04-22
Gunnel Rydberg
Helena Söderbäck
sätt ökar tydligheten och transperensen och det blir enklare att följa och
redovisa måluppfyllelse.
Vi ska dock vara medvetna om att flera målsättningar där kommunerna
väljer GR som samverkansarena är av långsiktig karaktär och att
genomförandet av aktiviteter för att uppnå målsättningen inte ligger
inom GR utan i respektive kommun. I det avseendet blir det fortfarande
så att styrgruppernas och GRs arbete ska bidra till måluppfylleser i
kommunerna. Uppföljningen i ett årsperspektiv kommer att fokuseras
på i vilken utsträckning och på vilket sätt detta genomförts under året,
kopplat till de ettåriga handlingsplanerna och detaljbudget.
Nytt stationssamhälle Mölnlycke-Landvetter
I linje med strukturbilden är GRs hållning är att alla större orter
ska kunna kollektivtrafikförsörjas.
Samarbetet med BRG
Det pågår en process med att uppdatera, klargöra och formalisera det
framtida samarbetet med Göteborgs stad och bolagen - BRG avseende
näringslivsutveckling och Göteborg & Co avseende besöksnäring och
destinationsutveckling. Detta görs med fokus på syfte, mål, uppföljning
och finansiella förutsättningar.
Arbetet med demokrati
”Arbete med demokrati” är en stor och viktig fråga som
innefattar många dimensioner och processer som kommunerna
och därmed GR är involverade i idag. Det kan finnas ett värde i
att tydligare lyfta fram våra gemensamma insatser för att
utveckla och stärka demokratin i samhället inom miljö och
samhällsbyggnad, arbetsmarknadsområdet, det sociala området
och utbildningssidan.
GRs roll som delregionalt kollektivtrafikråd
I GRs nya roll som delregionalt kollektivtrafikråd kommer dialogen med
Västra Götalandsregionen och Västtrafik att vara central för utveckling
av kollektivtrafik och infrastruktur i Göteborgsregionen med omnejd. GR
ser positivt på att K2020 numera är en del i
trafikförsörjningsprogrammet för hela Västra Götalandsregionen och för
GR kommer intentionerna i K2020 framgent att vara en viktig del i den
fortsatta regionala dialogen med olika parter.
Ärende 3
Göteborgsregionens kommunalförbund
Dnr: 15-100.020
Styrelseärende 3
2015-05-08
Till förbundsstyrelsen
Ekonomisk rapport för GR jan-mars år 2015
Det ekonomiska resultatet för GR per 31 mars 2015 är -1 250 kkr.
Årsbudgeten uppgår till -4 000 kkr.
Prognostiserat årsresultat är -4 000 kkr och därmed enligt årsbudget.
Ekonomisk rapport finns bifogad.
Förslag till beslut
Att anteckna mottagandet av marsrapport med årsprognos för GR för
perioden januari-mars 2015.
Göteborg 2015-04-17
Helena Söderbäck
/Gunnel Rydberg
GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND
Marsrapport med
årsprognos
2015-04-17
Marsrapport med årsprognos
Resultat i sammandrag
Avdelning
Administration
Förbundsledning
Utbildning
Välfärd Arbetsmarknad
Välfärd Sociala
Planering
Summa GR
Resultat
Budget
tom mars tom mars
270 527
347 948
-31 046
-36 376
-1 281 596 -1 309 862
-216 767
-236 024
-322 881
-309 889
331 248
-32 223
-1 250 514 -1 507 827
Årsbudget
0
-4 400 000
0
0
0
0
-4 400 000
Årsprognos
0
-4 400 000
0
0
0
0
-4 400 000
Resultatanalys
De första utlysningarna i den nya programperioden för EFS-projekt avslutades i mars. GR har genom
avdelningarna Välfärd och Utbildning sökt två projekt i form av Funkar och Plug In 2.0. Avdelningarna
belastas med kostnader för projektinitiering vilket medför att ett underskott redovisas för perioden
januari-mars. Kostnaderna för projektinitiering kommer att finansieras när respektive projekt startar.
Under 2014 pågick ett omfattande utvecklingsarbete med antagningssystemet Indra 2.0. Indra 2.0
implementerades i december 2014. Konsultkostnader hänförbara till Indra 2.0 upparbetas
fortfarande under årets första tre månader. Konsultkostnaderna bidrar till GR Utbildnings underskott
för perioden.
GR startade året med fem vakanta tjänster på Planeringsavdelningen. Tjänsterna har inte tillsatts än
och därmed redovisas ett positivt ekonomiskt resultat för perioden januari – mars.
Årsprognos
Årsprognosen per mars månadsbokslut pekar på ett årsresultat motsvarande årsbudget.
Årsbudgeten är hänförbar till kostnader i samband med flytt till nya kontorslokaler. Kostnader
avseende flytt till nya kontorslokaler kommer enligt prognosen att belasta resultatet från och med
september och året ut.
GRs bedömning i nuläget är att kostnaderna för projektinitiering kommer att finansieras under året
genom att projekt startar. Ambitionen är att vakanta tjänster ska tillsättas under året och att
resultatet per mars bokslut upparbetas.
Utmaningar finns gällande konsultkostnader hänförbara till antagningssystemet Indra 2.0. Prognosen
per mars månadsbokslut är att konsultkostnaderna ska hanteras inom årsbudget och därmed inte
påverka årsresultatet negativt. Det föreligger en eventuell förlustrisk och prognosen bedöms som
osäker. Konsultkostnaderna kommer att följas noggrant och en eventuell förändring av årsprognosen
kommer att signaleras.
GR kommer fortsatt att hyra externa kontorslokaler för medarbetare som inte kan vistas i befintlig
fastighet pga. nuvarande inomhusklimat. Förhyrning av externa lokaler kommer att medföra ökade
kostnader. Prognosen är att GR kommer att hantera kostnaderna inom befintlig budget.
Ärende 4
Göteborgsregionens kommunalförbund
Dnr: 15-97.015
Styrelseärende 4
2015-05-08
Till förbundsstyrelsen
Verksamhetsövergripande riskanalys och
internkontrollplan för Göteborgsregionens
kommunalförbund (GR) 2015
Förbundsstyrelsen beslöt 2013-04-12 att anta framtagen
verksamhetsövergripande riskanalys och internkontrollplan för GR.
Internkontrollplanen visar GRs handlingsplan för hur risker hanteras
idag och hur planerade åtgärder ska genomföras för att hantera
identifierade riskområden. I internkontrollplanen framgår också vem i
verksamheten som ansvarar för riskområdet och även, i förekommande
fall, resultatet av utförda tester av befintliga kontrollåtgärder.
Den verksamhetsövergripande riskanalysen och internkontrollplanen
reviderades med avseende på genomförda åtgärder 2014. Ytterligare
riskområden för 2014 identifierades då. Dokumentet har nu åter
reviderats för 2015 med avseende på genomförda åtgärder. Inga
ytterligare riskområden har definierats detta år (se bilaga).
Förslag till beslut
Att godkänna uppdaterad verksamhetsövergripande riskanalys och
internkontrollplan för Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) för
2015.
Göteborg 2015-04-17
Helena Söderbäck
/Gunnel Rydberg
Internkontrollplan GR
Risk
OM1
OM2
OM3
OM4
OM5
OM6
RISK
Rubrik
Riskbeskrivning
Försämrad ekonomi i
GRs uppgift är att verka för samarbete över
kommungränserna och vara ett forum för idé -och
kommunerna /
Konjunktursväng- ningar erfarenhetsutbyte inom regionen. Om
kommunerna får en försämrad ekonomi kan
efterfrågan på GRs tjänster sjunka, ex.
kompetensutveckling. 75-80% av GRs intäkter är
icke medlemsavgiter, dvs. majoriteten av GRs
intäkter består av övriga intäkter. Risken är att
övriga intäkter minskar om kommunerna får
minskade pengar. Medlemsavgiften ligger dock
fast och påverkas ej kortsiktigt.
Till instruktion
Total
2695
Nationella/internationella Politiska beslut på nationell eller EU-nivå kan
initiativ
påverka hur sammansättningen av
samarbetsorganisationer skall se ut i framtiden.
Risken är bristande följsamhet från GRs
organisation.
3430
Konkurrens
Det finns risker avseende konkurrens där t ex.
aktörer som Friskolor skulle kunna komma att
själva handha ansökningsprocessen till
Gymnasieskolorna istället för GR. GR skulle också
kunna utsättas för konkurrens avseende aktörer
inom ex. kompetensutveckling.
3600
Omvärldsbevakning är viktigt för GR. Om GR ej
har fastställda rutiner för omvärldsbevakning finns
en risk att man skulle kunna förbise
omvärldsfaktorer som påverkar GRs verksamhet i
antingen postitiv eller negativ riktning.
1425
Det är viktigt för GRs verksamhet att ha rutiner för
att uppmärksamma ansökningar till bidrag. Ex. en
ansökan till EU-bidrag eller bidrag från andra
aktörer (Länsstyrelsen mm9 skulle kunna gås
miste om, om GR inte skulle ha goda rutiner för att
fånga upp potentiella bidrag.
2100
Det finns en risk avseende en tilltagande
centralstyrning från statsmakterna. Då GR måste
anpassa sig efter den centrala styrningen finns det
en risk att GRs legitimitet blir ifrågasatt, att
gränsdragningar/samarbetsmönster ej passar in
samt se GR en finansiell risk avseende
centralstyrningen. Det blir problem avseende GRs
befintliga organisation vid en centralstyrning.
6120
Omvärldsbevakning
Bidragsansökan
Centralstyrning
OBS!!! Redigering av innehåll i kolum A-G sker på flikarna ej här i IK planen
Fokus
2
2
2
2
3
3
KONTROLLMOMENT
Åtgärder på plats
I flera konjunkturnedgångar har vi sett motsatt
effekt. GR har stor flexibilitet i bemanning och
letar alltid externa medfinansiärer och är ofta
väldigt prisvärt även i sämre tide. Risken att
efterfrågan på GR:s tjänster minskar
motverkas genom aktiv marknadsföring av
våra tjänster. GR är duktiga på riskspridning
och har en "kundstock" som sammantaget är
mycket omfattande. Att alla dessa avnämnare
skulle "vika av" samtidigt är inte sannolikt.
Verksamheten är till stora delar uppbyggd
enligt principen om "gungor & karuseller".
Utöver alla de förvaltningar i GR-kretsen som
anlitar GR i olika uppdrag finns också andra
uppdragsgivare såsom landsting, stat, EU m.fl.
Hanteras genom kontinuerlig uppmärksamhet
på förändring och följsamhet i nationella beslut
kring regionfrågor.
Konkurrens finns redan nu. Ökar interaktion
med fristående verksamheter pågår och en ny
ordning för dialog med dessa verksamheter
finns. Hanteras genom fortlöpande
konkurrensanalys och översyn av våra egna
styrkor och förbättring av våra svagheter.
Täta kontakter och uppdrag med våra nätverk
och arbetsgrupper både politiska och
tjänstemän. Ingår i alla medarbetares uppdrag
att arbeta på det sättet.
Status/Exponering
Planerade åtgärder
Inget att åtgärda.
ÅTGÄRDER
Ansvarig
Ledningsgrupp.
Inget att åtgärda.
Ledningsgrupp.
Nej
Inget att åtgärda.
Ledningsgrupp.
Nej
Inget att åtgärda.
Verksamhetsansvariga.
Nej
Inget att åtgärda.
Verksamhetsansvariga.
Tidplan
TEST
Kräver testning
Nej
OK
OK
OK
OK
GR finns med i sammanhang för att få
information tidigt om t ex utlysningar etc.
Anpassning pågår av interna rutiner, då alla
potentiella kunder/bidrasgsgivare till GR, har
sina villkor för ersättning och utbetalning av
bidrag.
OK
Diskussion förs med medlemmarna och
styrelsen. GR är uppbyggt som ett
medlemsförbund, där aktiviteter och åtgärder
utgår från definierade behov i kommunerna.
Kommunerna väljer själva, inom de flesta
områden, om GR skall genomföra åtgärder för
deras räkning eller inte. Viktigt för GR att delta i
dialogen på så hög nivå och så tidigt som
möjligt. Under 2014 har vi påbörjat en
utvärdering av ledningsstrukturen för
samverkan mellan kommuner och region. Vi
OK
OM7
OM8
OM9
OM10
V1
V2
Regionavgränsning och
mix av sakområden
Medlemskap/Inaktuella
frågeställningar
Samverkansavtal
Företrädarrollen
Brand - Utrymning
Brand - Personakter
Risk att regionavgränsningen inte stämmer
överens med politikområdenas logik. Exempelvis
finns en ambition att arbetsmarknadsregionen
skall öka i omfång. Bör Göteborgsregionen då
också följa den utvecklingen?
Risk att medlemskommuner lämnar GR eller blir
oengagerade (t ex. att någon kommun känner sig
åtsidosatt eller förbisedd). Risk att
medlemskommuner är missnöjda med GRs
verksamhet. Risk att GRs uppdrag kan uppfattas
som inaktuella utifrån aktuella frågeställningar.
Risken är att vi inte optimerar våra arbetssätt och
inte tar tillvara på de goda exemplen på
samverkansavtal i vår organisation.
5850
3135
2100
GRs företrädarroll har fastlagts i
förbundsordningen och innebär framför allt att
representera medlemskommunerna i förhandlingar
och överläggningar i Beredningsgruppen för
hållbar utveckling (BHU) avseende frågor av
kommunövergripande och strategisk natur.
Genom att vårt företrädaruppdrag är begränsat
enligt förbundsordningen är risken att vi inte är
anpassade till en kontinuerlig förändring i
omvärlden. Det föreligger risk att
kommunalförbundet ibland uppfattas företräda GRkommunerna även i frågor där vi saknar tydligt
uppdrag/mandat.
6300
Det finns risk för bristande rutiner avseende
brandsäkerhet, t ex. att utrymningsorganisationen
ej fungerar som den ska och att GR har en
bristande utrymningsträning vilket skulle innebära
en fara för hela organisationen. Det finns också en
riska att GR vid eventuell brand inte skulle ha
goda rutiner för utrymning. GR måste ha en god
kontroll över sina utrymningsvägar. Detta särskilt
med hänsyn tagen till att GR ofta har externa
gäster i lokalerna då GR anordnar externa kurser,
nätverk etc.
2125
GR har en mängd personakter i pappersformat
avseende gymansieantagningen. Det finns en risk
att akternas exixtens hotas vid eventuell brand.
2047
2
2
2
2
3
GR bejakar och driver regionens utveckling
och tillväxt. Viktigt att vi agerar i tid, ta
initiatiativ, arbeta proaktivt. I olika sakfrågor
söker vi samarbete över våra formella GR
gränser när det är befogat för frågans karaktär.
Förbundsdirektören kan ges i uppdrag från
styrelsen att representera i tillkommande
frågor. Utökat mandat i BHU frågor finns men i
övrigt inget generellt mandat utan detta ges
efterhand som frågor uppstår.
Det mycket stora antal nätverk som är reellt
integrerade i verksamheten samt den stora
numerära antal politiker som styr
verksamheten i styrelse såväl som i
styrgrupper bildar sammantaget en garant för
att GR är relevant för sina 13 medlemmar.
Det pågår en ständig uppföljning i dessa
grupper för att stämma av att GR arbetar med
relevanta uppdrag. Ett signalsystem finns här
för att fånga upp ev. missnöje. Planerad
åtgärd; Att skanna av den totala bilden inom
samtliga områden, för att t ex fånga upp ev
passivitet hos vissa medlemskommuner.
Det finns väl upparbetade strukturer och
rutiner för samverkansavtal inom
utbildningssamarbetet som kan tillämpas och
utvecklas för fler verksamheter inom GR.
Vi har blivit uppmärksammade på risken under
senare tid vilket har höjt vaksamheten.
Diskussion förs med medlemmarna och
styrelsen kontinuerligt. Möjlighet finns att ge
uppdrag åt Förbundsdirektören att
representera i tillkommande frågor utöver
tidigare nämnda, men detta företrädaruppdrag
föregås av särskilda beslut i
medlemskommunerna. Förbundsdirektören
kan ges i uppdrag från styrelsen att
representera i tillkommande frågor. Utökat
mandat i BHU frågor finns men i övrigt inget
generellt mandat utan detta ges efterhand som
frågor uppstår.
Ledningsgrupp.
2013-04-12
Avdelningschefer
2016-06-30
Ledningsgrupp.
2013-04-12
Nej
OK
OK
Benchmarking mellan
avdelningarna.
Åtgärd krävs
Nej
OK
Systematiskt brandskyddsarbete finns och sker
löpande.
Nej
OK
2
Personakterna förvaras i ett brandsäkert skåp.
Brandklass 30 min. Alla elever med Skyddad
identitet förvaras ALLTID i vårt
brandsäkrakassaskåp vilket klarar fullt
utvecklad brand i 60 minuter. Alla utländska
betyg skannas in och lagras digitalt. Alla
frikvotsskäl kommer att skannas in så snart de
Utbildningschefen
OK
Genomfört och framöver
löpande.
Nej
V3
V4
V5
V6
V7
V8
V9
V10
Försäkringar
Arkivering
Hot och våld
Ohälsa i personalen
Krisberedskap
Lokalerna
Finansiering förstudier
Projektfinansiering
externfinansierade
projekt t ex. EU projekt
Det finns en risk för att GR har ett bristande
försäkringsskydd samt att försäkringsvillkoren ej
uppfylls.
1200
GR är en offentlig organisation där krav finns på
att vissa handlingar skall diarieföras. Det finns en
risk för bristfällig diarieföring avseende ex. avtal
om rutiner ej finns på plats för att hantera dessa
ärenden.
2500
En risk för hot och våld mot personal och externa
gäster finns då byggnaden ej är låst. Social
Resursförvaltning sitter på översta våningarna i
huset dit missnöjda personer vänder sig vilket kan
bidra till ett ökat hot och våld i huset.
4125
Det finns en mycket hög nivå på personalens
engagemang i organisationen vilket kan bidra till
en risk avseende en hög arbetsbelastning och
ohälsan. Verksamhetens villkor är att vi måste
agera snabbt och flexibelt och det kan medföra att
bemanningen många gånger är för låg och det
kräver ibland mycket av befintlig personal.
Det finns en risk för bristfällig krisberedskap inom
GR, dvs. risk avseende bristfälliga rutiner för hur
GR skall hantera media, olyckor, dödsfall, brand
etc.
2100
GR har ett avtal angående befintliga lokaler till och
med 2014-12-31. Det finns en risk att GR ej efter
avtalets utgång kan bedriva verksamhet i
nuvarande lokaler pga. lokalerna ej är
ändamålsenliga.
Det finns en risk avseende GRs verksamhet och
finansieringen av projekt. Projektfinansiering är
inte alltid klar vid projektstart. GR behöver en god
soliditet för att kunna starta och finansiera projekt
som uppkommer med kort framförhållning.
712
Det finns en risk att kostnader i GR projekt (tex.
ESF-projekt) i efterhand inte blir blir godkända av
bidragsgivaren (GR räknar dock med att få betalt
för dessa kostnader). ESV
(Ekonomistyrningsverket) granskar ESF projekt
vilket innebär att GR kan bli återbetalningsskyldiga
inom en 10 årsperiod (GR har ett
dokumentationskrav på 10 år för dessa projekt).
Det finns risk för förlorade intäkter även om GR fått
ett besked om finansiering av ett projekt. Projekten
måste många gånger starta före beslut har fattats
då ledtiderna är mycket kort. Risken är således att
GR ej får betalt för alla personalkostnader etc.
500
2250
4680
3
1
1
2
2
2
2
1
En årlig genomgång av försäkringsvillkor sker.
Försäkringsbolaget har varit på GR och gått
igenom skydd och säkerhet och godkänt att
GR uppfyller kraven för försäkringsvillkoren.
Dokumenthanteringsplan finns framtagen.
Planerad åtgärd; Dokumenthanteringsplanen
behöver ses över och kommuniceras ut i
verksamheten. Arkivreglemente behöver även
tas fram för GR.
Våningsplanen 300-400 är låsta idag.
Överfallslarm kan inte installeras i vårt
befintliga larmsystem på Gårdavägen. Rutin
finns dock på plats om hot och våld skulle
uppstår. När GR flyttar till nya lokaler i
september 2015 kommer larm att finnas för
reception och kvällspersonal.
Årliga utvecklingssamtal och
medarbetarsamtal. Medarbetarenkät årligen,
Jämställdhet-och mångfaldsgruppen - plan
förnyas vart tredje år, Systematiska
arbetsmiljöarbetet kopplat till enkäter sker
årligen för att fånga upp i tidigt stadium.
Krispärm uppdateras årligen. Krispärm finns
hos alla i arbetsledande befattning och
nyckelpersoner, Planerad åtgärd; Rutin för hur
ansvariga personer får information om
Krisberedskap ska tas fram.
Lokalprojekt har startat i samarbete med
konsulten Niras. Behovsanalys kommer tas
fram efter genomförda workshop v 3-5. GRs
behov kommer vara klara senast 30 juni 2013.
Ekonomisk buffert på Förbundsledningsnivå
finns och måste finnas för att vi ska kunna ta
dessa risker och gå in projekt av denna
karaktär.
Avtal tecknas med de kommuner som ingår i
EU projekten för att man tillsammans ska
finansiera saknade intäkter - GR återförsäkrar
sig här. En ekonomisk buffert på
Förbundsledningsnivå finns och måste finnas
för att vi ska kunna gå in projekt av denna
karaktär. Skapa rutin för att analysera riskerna
innan varje projektstart, i sådan utsträckning
som är rimlig för projektets omfattning.
Översyn om risker kan fördelas på andra
parter och göra bedöming av värdet av
projekten. Rutiner och åtgärder finns men
behöver förbättras. Rutiner och modell för
projektstyrninghar tagits fram. Åtgärdsplan
framtagen och verksamhetsutveckling och
implementering av ekonomistyrningsprojektet
pågår fram till december 2015.
OK
Åtgärd krävs
Åtgärd krävs
Arbetet med ny
Förbundsdirektör och
dokumenthanteringsplan samt
Registrator
arkivreglemente pågår och kommer
att vara klart under våren. Beslut
fattas i förbundsstyrelsen 8 maj
respektive förbundsfullmäktige 16
juni 2015. Dessa dokument behöver
sedan implementeras i
organisationen.
2015-06-30
När GR flyttar till nya lokaler så
Administrativ chef
kommer larm att finnas för reception
och kvällspersonal. Våning 4 och 5
kommer att vara låsta i nya huset.
Entréplan är öppet när aktiviter finns
i lokalerna.
2015-10-01
Nej
Ekonomistyrningsprojektet pågår
fram till december 2015.
2015-12-31
Nej
OK
OK
OK
OK
Åtgärd krävs
Förbundsdirektör
tillsammans med
Ekonomiansvarig.
V11
V12
Klara planeringsförutsättningar oklara
finansieringsförutsättningar / Överföring
av medel mellan
årsskiften
Då GR verkar i den politiska världen förekommer
ofta oklara förutsättningar. GR kan ex. skjuta ett
projekt på framtiden pga. den bakomliggande
politiska processen. Detta är något GR varken kan
planera för eller värja sig emot. Risken är att den
korta framförhållningen avseende projekten ger
oklara planeringsförutsättningar samt att det kan
bli fördröjningar av projekten. Det finns en risk att
GR ej har en god rutin för att säkerställa
ekonomiska effekter över årsskiften avseende
reserveringar av ekonomiska effekter vid bokslut.
Finansiering av ett projekt måste finnas både före
och efter en överenskommelse mellan en extern
uppdragsgivare och GR.
Kompetens- försörjning / Risk för brist i informationsöverföring i samband
Informations- överföring med projektavslut.
3375
2
Nya principer framtagna för hantering av eget
kapital och kod2-projekt.
OK
3190
2
Förbättringsarbete pågår.
Administrativt stödsystem håller på
att implementeras via Ciceron.
Administrativ chef
2015-12-31
Åtgärd krävs
V13
V14
Samverkan inom GR
Personskiften inom
Ledningsgruppen
Det finns en risk för bristande helhetssyn.
Det finns en risk att man tappar tempo, kunskap
och kompetens avseende personskiften i
Ledningsgruppen.
2100
3900
2
3
Åtgärder delvis på plats men mer kan göras.
När uppdrag kommer in så är vi bra på att
söka varandras kompetens och samarbete. I
det löpande så missar vi att ha koll på vad
andra verksamheter gör. Skanning i huset
behöver göras mer innan nya uppdrag/projekt
startas. En gång per termin i Ledningsgruppen
gå igenom pågående projekt och se vilka
kopplingar som finns mellan verksamheterna.
Utbildning har en bra rutin för detta som skulle
behöva göras för hela GR.
A: Relation
medlemskommuner
Arbetsmarknad: Det är viktigt för GR att ha en
nära relation och koppling med sina
medlemskommuner. Det finns en risk för GRs
verksamhet om denna närhet saknas och att GR
saknar förståelse för kommunernas behov.
2415
3
Kontinuerligt.
Informationsmöten för nyanställda
där ledningsgruppen deltar, två
gånger per år - februari och
september
2014-02-28
Åtgärd krävs
Denna del är avslutad. Introduktionschecklista
för nya chefer kommer också tas fram
tillsammans av administrativ chef och
förbundsdirektör.
OK
V15
Utvecklingsarbete för organisationen Ledningsgruppen
- rutiner, arbetssätt,
värdegrundsarbete. Flerårig
verksamhetsinriktning;
Tät och nära kommunikation mellan politiken
på GR och de centrala chefsnätverken.
OK
Förbundsdirektör
tillsammans med
Administrativ chef.
Nej
V16
V17
V18
V19
V20
V21
V22
V15
V16
V17
Förväntningar på
verksamheten
Risk att ett förväntansglapp kan uppstå.
U: Spetskompetens
Utbildning: Risk avseende spetskompetens.
Spetskompetens kostar GR (löner, förmåner etc.).
Det finns en risk att GR förlorar spännande
uppdrag som kräver en viss kompetens då GR
inte, pga. kostnadsskäl, kan ta in rätt
spetskompetens. Om GR hade lyckats i ett sådant
uppdrag, hade GR kunnat bygga långsiktiga
relationer vilket hade kunnat bidraga till en ökad
lönsamhet för GR. Risk finns för kompetensflykt.
5395
Utbildning: Den statliga finansieringen av
Vuxenutbildningen är omsättningsmässigt en
betydande del av GRs verksamhet. Viktigt för GR
att ha kontroll över varje krona som erhålls av
staten att dessa medel de fakto uppfyller statens
krav och förväntningar. Risk att GR saknar en god
kontroll över de statliga medel som erhållits för
finansieringen av Vuxenutbildningen.
1224
Det förekommer en risk att GR ej kan förklara
nyttan av sin verksamhet. Det är GRs uppgift att
matcha och hjälpa till i mötet mellan samhället,
forskare och praktiken. Risk angående mätning av
den upplevda nyttan, ex. blev det bättre för
barnen? medborgarna etc? etc. samt risk
avseende att GR kan ha svar på frågeställningar
som ej dras nytta av.
2350
FoU: Risk att GRs forskning- och
utvecklingsstrategi ej är tillräckligt tydlig. FoU har
ganska obemärkt gått från försöksverksamhet till
reguljär verksamhet. Risk att uppdraget inte blivit
tillräckligt tydliggjort.
1500
Inbyggda spänningar mellan stor och liten
kommun inom ramen för GR-samarbetet
2650
Risk för felaktig hantering vid övertalighet i
organisationen inom områden där behovet av en
viss kompetens försvinner eller om
omstrukturering av verksamheten sker.
1100
Vi har en vattenskada/fukt i fasaden som medfört
men i nyttjandet av lokalerna. GRs varumärke och
kvalitet riskerar att påverkas.
1750
U: Vuxenutbildning finansiering
Verksamhetsnytta
FoU: FoU-strategi
Kommunstorlek
Övertalighet
Lokalsituationen på
Gårdavägen 2
Lokalsituationen på
Gårdavägen 2
Lokalsituationen på
Gårdavägen 2
900
Vi har förlorade intäkter internt och ökade
kostnader pga. att verksamhet har behövt
förläggas externt.
5865
En andrahandshyresgäst som säger upp sitt avtal
vilket medför förlorade intäkter för GR.
5250
3
2
3
2
3
2
2
1
1
3
Viktigt att vara mycket tydlig med uppdraget
och dess avgränsningar samt GR och
medlemmarnas räckvidd i frågorna. Då även
andra parter är viktiga för frågors hantering.
I syfte att eliminera risken för att
spetskompetenta medarbetare lämnar / blir
omöjliga att rekrytera måste
lönesättningsstrategier decentraliseras, då GR
verkar inom ett så brett spektrum av
kompetensfält. Det går inte att se alla dessa
kompetenser som likartade och därmed
tillämpa en nivellerande lönesättning.
Framtiden ligger troligen i att navigera bort från
detta och låta marknadskrafterna råda.
GR har idag mycket god kontroll kring de
statliga medlen och här kan hänvisas till
resonemang om spetskompetens ovan. De
medarbetare som hanterar detta har i stort sett
helt singulär kompetens, då det ingen
annanstans i Sverige hanterats så stora
belopp i en så komplicerad process relaterad
till statligt finaniserad yrkesvuxenutbildning.
Vi behöver lägga mer resurser på uppföljning
av resultat och effekter i våra projekt.
Utveckling av mål- och uppföljningsdokument
är inlett. Handlar om att tydliggöra de relevanta
uppföljningsfrågorna: Använder kommunerna
GR? Ger GR stöd för verksamhetsutveckling i
praktiken? Bidrar GR till kunskapsutveckling i
samverkan med praktiken?
Se V19 ovan. Nyttan av FoU-verksamheten
kan synliggöras genom att GR-kommunerna
samlar sig kring en forsknings- och
utvecklingsstrategi. Bör vi förtydliga vår
forsknings- och utvecklingsstrategi t.ex. i
förbundsordningen?
Fortsätta påpeka betydelsen av samspelet
mellan kärna och omland, till ömsesidig nytta
för berörda parter.
I de fall där kompentensväxling är möjlig sker
sådan i annat fall får sådan övertalighet
hanteras av LAS.
Vi har förlagt delar av vår verksamhet till
externa lokaler vilket innebär att vi har kunnat
fortsätta GRs verksamhet. Tätt samarbete sker
med hyresvärden för att ta fram en
handlingsplan. Juridisk stöttning finns i
processen.
En förhandling har pågått löpande med
hyresvärden med syfte att få täckning för
förlorade intäkter och ökade kostnader.
Förväntande ekonomiska förluster är
reglerade. En dialog pågår för återstående del
Andrahandshyresgäst har sagt upp avtalet
men en ny har tagit över lokalerna.
OK
Analys av utfall lönerevision samt
analys av lönekartläggning,
individuell lönesättning,
omvärldsanalys
Förbundsdirektör och
administrativ chef
2015-12-31
Att förbättra och tydliggöra
målformulering och
verksamhetsuppföljning kopplat till
verksamhetsinriktningen.
Förbundsdirektör och
ledningsgrupp
2016-12-31
Flytt till nya lokaler.
Förbundsdirektör
2015-09-30
Löpande kontakt med hyresvärd
Administrativ chef
2015-09-30
Åtgärd krävs
OK
Åtgärd krävs
OK
OK
OK
Åtgärd krävs
Åtgärd krävs
OK
V18
V19
V20
V21
V22
RV1
RV2
Lokalsituationen på
Gårdavägen 2
Lokalsituationen på
Gårdavägen 2
Flytt till nya lokaler
hösten 2015
Förändrad budgetram
2014
Ny mandatperiod 20152018
Sociala medier
Förtroende
Försämrad fysisk arbetsmiljö - buller, minskad
lokalyta, hälsoproblem pga. förändringar i
inomhusklimatet genom uppkomna vattenskador
och fukt i fasaden.
Försämrad psykosocial arbetsmiljö - hälsoproblem
pga. förändringar i inomhusklimatet genom
uppkomna vattenskador och fukt i fasaden.
3025
3025
Planeringen och förändringsarbetet inför flytten
hösten 2015 har startat. Risken är att en stor
förändring skapar oro hos personalen.
1750
Förbundsfullmäktige föreslås godkänna en
reviderad budget för 2014. Om denna ej godkänns
uppstår en risk för ekonomiskt underskott eftersom
beslutet tas sent på året.
3500
Pga. förändring i GRs politiska styrning riskerar vi
en tempoförlust i verksamheten.
900
Sociala medier för GRs verksamhet kan användas
på felaktigt sätt utanför GRs kontroll. Det finns en
risk för bristfällig kontroll över bevakning av sociala
medier och vad som skrivs om GR som således
kan påverka GRs rykte och varumärke.
4125
Som kommunalförbund är GR helt beroende av
medlemmarnas förtroende.
2256
1
1
1
1
2
2
1
Förbundsdirektören har det övergripande
arbetsmiljönansvaret. Ledningsgruppen har i
samarbete med hyresvärden tagit fram en
handlingsplan för att minimera effekterna av
vattenskadan. Arbetsmiljöingenjör och
företagshälsovård är inkopplade. Tidplan för
renonvering finns. Kommunikationsplan har
tagits fram.
Förbundsdirektören har det övergripande
arbetsmiljönansvaret. Ledningsgruppen har i
samarbete med hyresvärden tagit fram en
handlingsplan för att minimera effekterna av
vattenskadan. Arbetsmiljöingenjör och
företagshälsovård är inkopplade. Tidplan för
renonvering finns. Kommunikationsplan har
tagits fram.
Vi skapar delaktighet, tät facklig samverkan
inkl. samarbete med skyddsombud, tydlig
kommunikation, noggrann planering.
Workshops genomförda, referensgrupp tillsatt.
Nya principer för användande av eget kapital
på plats. Överklagande av reviderad budget
2014 avslogs av förvaltningsrätten vilket ger
en vägledning.
Utbildning för nya politiker planeras.
Gemensamt arbete kring flerårig
verksamhetsinriktning pågår.
Överlämnandekonferens har skett.
En kommunikationspolicy där riktlinjer för
Sociala medier finns med finns framtagen för
godkännande av ledningsgruppen. Bevakning
av vad som skrivs om GR i sociala medier
önskvärd.
Bästa skyddet mot oegentligheter är en god
värdegrund. GR utmärks av personalens
starka vilja att vara medlemskommunerna till
nytta, samt en insikt om betydelsen av att vi
levererar goda resultat i förhållande till våra
uppdrag och policys. Policy och riktlinjer finns
framtagna för att felaktig hantering ska
undvikas och förtoende upprätthållas.
Tydlighet i kommunikation till GRs anställda
behöver öka, se punkt L1. Hög professionalitet
finns i hanteringen av exempelvis EU-projekt.
All intern kontroll syftar dessutom till att
undanröja risker av det här slaget.
Åtgärd krävs
Åtgärd krävs
Åtgärd krävs
Då nya skador i huset upptäcks
Förbundsdirektör
löpande är detta ett aktuellt område
fram tills dess att vi flyttar i
september. I medarbetarenkät och
årlig arbetsmiljörond lyfts frågorna
med medarbetarna. Möte med
affärshälsan och arbetsplatsingenjör
planeras
2015-09-30
Då nya skador i huset upptäcks
Förbundsdirektör
löpande är detta ett aktuellt område
fram tills dess att vi flyttar i
september. I medarbetarenkät och
årlig arbetsmiljörond lyfts frågorna
med medarbetarna. Möte med
affärshälsan och arbetsplatsingenjör
planeras
2015-09-30
Fortsatt tät dialog med medarbetare, Förbundsdirektör och
skyddsombud, ledningsgrupp och
administrativ chef
fack
2015-09-30
OK
OK
Godkännande av
kommunikationspolicy.
Åtgärd krävs
Åtgärd krävs
En översyn och uppdatering av av
Förbundsdirektör.
dokumentet GRs värdegrund pågår.
Påbörjat men inte avslutat. Det ska
kopplas till
kommunikationsplanarbetet samt
introduktion av nya politiker under
2015. Ny ledningsgrupp på plats
inbegrips i detta.
2016-06-30
Nej
RV3
Uppföljning dotterbolag
GRs rykte och varumärke är också beroende av
dotterbolagens agerande. Bristande uppföljning
här kan gå ut över verksamheten.
2000
1
Det finns fastställda rutiner för uppföljningen av
dotterbolag. (I dessa ingår att följa upp att
dotterbolagets styrelse i sin tur bevakar
bolagets förvaltning). Behov finns av att hålla
koncernansvaret aktuellt, med en tydlig
diskussion om ansvarsförhållandena mellan
moder- och dotterbolag.
Åtgärd krävs
RV4
RV5
Miljö
Samverkansavtal
GR skall bidra till en hållbar utveckling i
medlemskommunerna. Ett av GR bristfälligt
miljöarbete skulle påverka GRs varumärke
negativt.
600
Hänvisning till V13
2475
3
2
Vi måste leva som vi lär och utveckla
engagemanget i miljöfrågorna. Samma
kommentar som på flera fält innan. GR bör
vara en "spetsorganisation". Det bör också
prägla vårt sätt att vara miljödiplomerade.
En översyn av ägardirektiven
Förbundsdirektör
behöver göras.
Ansvarsförhållandena måste vara
ordentligt uttryckta mellan moderoch dotterbolag. Regelbunda möten
mellan GR och Bolag en gång per
termin. Ägarsamråd för Gryning en
gång per år. Ett årshjul finns som
säkrar hur GRs styrelse utövar
ägarstyrning och uppsiktsplikt över
dotterbolagen. Översyn av
ägardirektiv till Gryning pågår.
Delägarskapet i Goteborg & Co
diskuteras. Pågår en bolagsöversyn
inom Göteborgs stad som påverkar
våra samverkansformer med BRG
och Göteborg & Co.
2015-12-31
Nej
OK
Hänvisning till V13
OK
RV6
Uppföljning dotterbolag
GR behöver se över sin uppföljning av
dotterbolagen.
Vi har tjänstemannadialog, ägardialog, tagit
fram en koncernredovisningstidplan
Åtgärd krävs
IT1
IT2
IT3
Brand
Åtkomst
Lagring av information
och nätverk
Det finns risk för brand i serverrummet.
Det finns en risk för otillbörlig åtkomst till GRs
system.
Det finns en risk för alternativ lagring av
information i organisationen pga. "enkel åtkomst".
Det förekommer i organisationen att information
lagras där informationen är mer tillgänglig snarare
än säkert lagrad ur GRs perspektiv. Risken
avseende felaktig lagring av information är större
ju mer tillgänglig informationen är. Det finns
verksamheter inom GR som använder sig av
alternativa lösningar till GRs interna nätverk vilket
innebär det finns en risk att information lagras
utanför GRs kontroll.
2225
1500
7380
2
2
2
Temperaturlarm i serverrum samt brandlarm
finns i hela huset. Förebyggande åtgärder med
god ventilation och skyddad utrustning finns.
Backup av servrar skickas digitalt för förvaring
hos GRs supportföretag i deras serverrum.
Backup görs var fjärde timma och lagras upp
till ett kvartal bakåt i tiden.
Bra säkerhet finns i brandväggar och andra
skydd för otillbörlig åtkomst. Intrång genom
hackning av GRs system har aldrig lyckats.
Avvägning mellan hög säkerhet och
tillgänglighet görs löpande. Tvingande
lösenordsbyte för nätverk, e-post och Intranät
görs var sjätte månad. Kraven på lösenords
komplexitet är god och enligt norm. Risk finns
dock i att användare lånar ut sitt lösenord till
någon annan person eller förvarar sitt lösenord
uppskrivet så att andra kan få åtkomst till det.
Säker lagringi GRs serverrum och används av
alla verksamheter på GR. I de fall där det finns
särskilda skäl att GR information lagras utanför
GRs interna nätverk skall en strukturerad
dokumentation finnas med beskrivning av typ
av information som lagras där, leverantör av
tjänst, vilken typ av avtal som finns med
leverantör, hur säkerhet och backup är
uppsatt, spårbarhet och sökbarhet i
informationen, samt hur åtkomst till dessa
lagringsplatser sker för GRs personal. I den
mån det är möjligt ska vi hitta gemensamma
lösningar.
Översyn av styrande dokument Gryning, kopplat till kontroll och
verksamhetskriteriet. Översyn av
samverkansmodell för GBG & Co
samt BRG sker.
Förbundsdirektör
2015-12-31
OK
OK
Förbundsdirektören
OK
2013-09-01
Nej
IT4
IT5
L1
L2
L3
L4
L5
Felaktiga ITinvesteringar
Behörigheter /
Registervård
Policies
HR-kompetens
Felaktiga IT-investeringar i organisationen kan ske
vilket skulle kunna bero på bristande
beställarkompetens. Det finns således en risk för
att IT-investeringar då ej stödjer verksamhetens
behov.
875
Det finns en risk för bristfällig uppföljning av
tilldelade behörigheter samt vid en persons avslut.
T ex. när en person slutar på GR finns det en risk
för bristfälliga rutiner för hantering av
användarkonton, dator, telefon, passerkort mm.
Risk att konton ligger kvar med behörigheter som
skulle kunna missbrukas.
2553
Risk att organisationens policies (IT-policy, Inköpsoch Upphandlingspolicy, Arbetsmiljö-policy, Lönepolicy etc.) inte erlevs, inte är uppdaterade samt
inte är tydligt utkommunicerade i organisationen.
5250
I en växande organisation är risken att HR-stödet
till cheferna inte utvecklas i takt med behoven.
2
Gemensam IT investerar enbart i den
gemensamma interna infrastrukturen för
säkerheten, nätverket, lagring, backup och
mail. Därutöver gemensamma system för
ekonomi, växel och webb. Övriga investeringar
sker ute i verksamheten. För att inte
verksamhetsinvesteringar ska bli ineffektiva
finns IT Forum där verksamhetens behov av IT
lösningar diskuteras och information utbyts. IT
Forum består av representanter från samtliga
avdelningar på GR och leds av GRs IT
controller.
OK
Tydliga rutiner för uppstart, avslut och längre
ledigheter finns på Intranätet.
OK
4140
Instruktioner för
verksamheten och
hanteringen av
delegations- och
attestfrågor
Instruktioner för verksamheten och hanteringen av
delegations- och attestfrågor skall fastställas
årligen i styrelsen. Det finns en risk att detta inte
sker om det inte finns dokumenterat som en
återkommande punkt på styrelsens agenda.
2610
Redovisningsregler
Redovisningsregler förändras kontinuerligt. Det
finns en risk att förändringar i redovisningsregler ej
fångas upp av GR i rätt tid vilket påverkar GRs
redovisning och rapportering.
3350
Kommunalförbundens ställning oklar i
konkurrenslagstiftningen.
3600
Konkurrenslagstiftning
2
2
2
2
Genomgång och uppdatering av samtliga
policies, samt GRs värdegrund, sker en gång
per år, samt att de skickas till styrelsen för
kännedom. Kommunikation kring gällande
policies ska ske vid introduktion av nya
medarbetare samt tas upp vid
medarbetarsamtal och annan dialog mellan
chef och medarbetare. Efter beslut i
Ledningsgrupp om antagande av ny policy
vilar ansvaret på närmaste chef att delge sina
medarbetare dess innehåll. Länk till Policys &
Riklinjerfinns på Intranätets första sida under
Direktlänkar.
Gemensamma chefsgruppsmöten äger rum,
ett digitalt HR-stöd finns på plats,
spetskompetens finns att tillgå inom HRområdet
OK
Behovet av HR-insatser i
Administrativ chef
chefsgruppen följs upp kontinuerligt
Åtgärd krävs
Lyfts och fastställas av styrelsen årligen.
OK
2
K3 utbildning har genomförts.
OK
2
Lagstiftningen kräver att man vid varje tillfälle
tar i beaktande vilka lagar och regler som
gäller. Genomförda förändringar i
Förbundsordningen är gjorda till stöd för att
tydliggöra vad som gäller för GRs möjligheter
att agera inom konkurrensområdet.
Verksamhetsansvariga.
OK
Pågående
Nej
F1
R1
R2
R3
R4
R5
Medelshanteringspolicy
Projektuppföljning
Underfinansierade
projekt
Projektstyrning
/Projektrutiner och
Projektrapportering
Rapportering
Rapporteringsmallar slås ihop med ovan
Det finns en risk för att Medelshanteringspolicyn
inte är regelbundet uppdaterad samt att
avrapportering av medelshantering till styrelsen
inte sker.
1100
GR hanterar många olika projekt och det är
således väsentligt att ha en bra projektuppföljning.
Det finns risk för bristfällig projektuppföljning
avseende projektens förkalkyl, budget, prognos
samt efterkalkyl. Det finns även en risk avseende
uppföljning och hantering av förlustkalkyler.
2500
Vissa projekt inom GR kommer att ha ett negativt
utfall. Det finns dock en risk för att
underfinansierade projekt ej har godkänts av
närmast ansvarig. Det finns en risk för bristande
projektstyrning och en risk att det inte sker en
regelbunden och korrekt återrapportering av
projektens status samt måluppfyllelse till
Ekonomienheten från verksamheten.
2700
Risk för bristande projektstyrning. Risk att det inte
sker en regelbunden och korrekt återrapportering
av projektens status samt måluppfyllelse till
Ekonomienheten från verksamheten. Risk att
regler gällande projektrutiner ej är uppdaterade
samt utkommunicerade i organisationen.
2838
2
1
2
Uppdatering av medelshanteringspolicy pågår.
Ett eget kapital finns upparbetat. GR levererar
ett mervärde till medlemskommunerna och har
hittills fått styrelsens godkännande på att få
göra tilläggsanslag vid överskott.
Avrapportering skall ske enligt
medelhanteringspolicyn. De senaste åren har
detta ej efterfrågats och ej rapporterats. Detta
ingår i årsredovisningen från 2012.
Vid uppstart av projekt som kan ha större
påverkan på hela GRs verksamhet skall dessa
lyftas i ledningsgruppen för gemensam
riskbedömning. Verktygen Uppföljning samt
nytt Budgetverktygfinns i Raindanceportalen
som stöd för projektledare och
verksamhetsansvariga. Uppföljning kommer att
ske av projekt med kostnader och/eller intäkter
över 500 tkr enligt en utarbetad mall.
Ekonomistyrningsprojektet pågår året ut.
OK
Åtgärd krävs
Vid uppstart av projekt som vid start riskerar att
inte ha full finansiering skall detta lyftas i
ledningsgruppen, om det har påverkan på GR
som helhet.
Förkalkyl och pronos ligger som
Förbundsdirektör
nästa steg i projektet. Första
tillsammans med
meningen i "Åtgärder på plats" läggs Ekonomiansvarig.
in i: Dokumentet "Instruktioner för
verksamheten och för hanteringen
av delegation- och attestfrågor"
2015-12-31
Detta bevakas inom ramen för
Verksamhetsansvariga.
budget- och uppföljningsprocessen.
Kontinuerligt
Ekonomistyrningsprojektet pågår
året ut.
2015-12-31
Nej
Åtgärd krävs
Det finns en risk att styrelsen ej ställer tydliga krav
på rapportering och att organisationen således
inte känner till vad som förväntas av den
avseende rapportering. Även en risk att
organisationeninte får tillräckligt mycket feedback
avseende den ekonomiska rapporteringen.
800
Det finns en risk att att ekonomisk information från
verksamheten saknas då rapporteringsmallar ej är
utkommunicerade samt uppdaterade.
2700
1
2
2
Förbättrad projektstyrning inkl.
projektstyrningsverktyg och återrapportering
och rutiner behövs. Uppföljning kommer att
ske av projekt med kostnader och/eller intäkter
över 500 tkr enligt en utarbetad mall. Även
pågående projekt med lägre kostnader
och/eller intäkter måste inkomma med
underlag som styrker motpart, samt projektets
längd. Rutiner och information skall skapas
och kommuniceras i organisationen.
Uppföljningsrutinen skall utkommuniceras via
avdelningsekonomerna till verksamheten.
Projektrutinsberskrivningen på intranätet
behöver uppdateras och utvecklas.
Fråga har ställts årligen till styrelse/presidium
om de är nöjda med föregående års
ekonomiska rapportering och om de önskar
några förändringar under kommande år vad
gäller innehåll och frekvens. Styrgrupperna
sköter den kontinuerliga uppföljningen av resp
uppdrag som den anges i viljeinriktning och
budget. Handlings-och aktivitetsplaner tas fram
årsvis för att underlätta uppföljning.
Rapporteringsmallar finns utarbetade att
använda vid ekonomisk rapport. Dessa är
kommunicerade till avdelningsekonomer.
Mallar bör även kommuniceras till
projektledare, gruppledare och övriga chefer
för att säkerställa bättre ekonomisk
information.
Åtgärd krävs
OK
OK
Förbundsdirektör
tillsammans med
Ekonomiansvarig.
Nej
VP1
VP2
VP3
VP4
LoU och Bristfällig
beställarkompetens
Felaktiga utbetalningar
Avtal
Attestregler
VP5
Åtkomst betalningsfil
VP6
Mutor
VP11
VP12
VP21
Erhållande av bidrag
Betalningar
Felaktiga
löneutbetalningar
GR omfattas av LoU och således finns det en risk
avseende bristfällig efterlevnad vid inköp och
upphandlingar som kan strida mot LoU. Det finns
en risk attfelaktiga direktupphandlingar sker, att
GR ej följer de ramavtal som finns samt vänder sig
till fel leverantörer beroende på bristfällig
beställarkompetens i organisationen.
Det finns en risk att GR betalar fakturor till
leverantörer innan leverans skett eller för varor
som är rörelsefrämmande
5475
600
GR tecknar ofta underavtal med leverantörer. Det
finns en risk avseende bristfällig kunskap vid
denna typ avtalsskrivning.
3600
Attestregler finns uppsatta inom GR.
Ekonomissystemet tillåter dock att cirkulation,
kontering etc. kan ändras i systemet. Detta
innebär ex. en risk för att attest kan ske av egna
kostnader.
Det finns en risk för en otillbörlig åtkomst innan
utbetalning sker av betalningsfilen vilket innebär
Det finns risk att en person tar emot gåvor i utbyte
mot ett fördelaktigt kontrakt vilket skulle kunna
påverka GR negativt. Det finns en risk att regler för
vad som är tillåtet eller ej avseende mutor etc. är
otydliga och ej utkommunicerade i organisationen.
2695
Det finns en risk att GR inte uppfyller de krav och
villkor som ställts för att erhålla bidrag för
upparbetade kostnader i pågående projekt (t ex.
Länsstyrelsen, EU, SKL, Socialstyrelsen, VGR)
vilket kan innebära att GR ej får betalt för sina
upparbetade kostnader. Detta då kraven inte alltid
är helt tydliga i förväg och bidrag betalas ut i
efterskott. Graden av riskexponering olika
beroende på vilken extern finansiär det är.
3025
Det finns en risk att GR ej tar betalt för levererade
varor och tjänster, dvs. att GR missar att fakturera
vilket skulle innebära ett mindre intäktsflöde.
2025
Det finns risk att GR betalar ut felaktig lön
avseende belopp eller person.
1100
1
2
2
2
Flera utbildningsinsatser har genomförts, men
det är ändå inte tillräckligt. Beställningar som
strider mot ramavtal samt felaktiga
direktupphandlingar sker ändå då kunskapen
om LoU fortfarande är bristfällig hos många
beställare. För att säkerställa att GR har giltliga
avtal med samtliga leverantörer kommer en ny
rutin att tas fram med start februari 2013.Även
2014 är gjord. Samtliga leverantörer som GR
har handlat av under 2012 kommer att tas fram
och en notering göras om vilken typ av avtal
som ligger till grund för inköpet. Beroende på
vad utfallet blir av detta kommer åtgärder att
genomföras. Leverantörslista framtaget.
Dubbel attest av fakturor har införts under året
vilket minimera risken för att fakturor felaktigt
betalas. Ingen attest ska ske innan leverans
har skett. Förtydligande i attestordningen vilket
ansvar man har när man sätter koll/attest1 och
attest 2. Säkerställa att detta förmedlas till
verksamhetesansvariga och övriga anställda.
Det viktigt att de som kollar och attesterar har
kunskap om innebörden.
I syfte att undvika tvister mellan GR och
eventuella motparter har GR tagit fram riktlinjer
och mallar på Intranätet kring avtalsskrivning
som skall följas.
Vi har infört dubbel attest. Stickprovskontroller
görs löpande.
Kontinuerligt informera och utbilda
är viktigt. Fråga om man känner att
man har tillräcklig kompetens inom
LoU i medarbetarsamtal.
Utbildningar finns löpande på
Upphandlingsbolaget i både LoU
och Förnyad konkurrensutsättning
Verksamhetschefer.
Kontinuerligt
Nej
Åtgärd krävs
Nej
OK
OK
OK
2310
3
3450
2
2
2
2
Åtkomst till mapp där betalningsfilen lagras och
hämtas upp är begränsad till 3 personer vilket
Finns uppdaterade riktlinjer. Säkerställa att
dessa förmedlas till verksamhetesansvariga
och övriga anställda. Uppdaterade riktlinjer för
gåvor finns på Intranätet.
Noggranna avstämningar med motparten görs
löpande. Dokumentation ska krävas av
motpart och förhandsbesked om vilka
kostnader som kommer att godkännas. Så
långt det är möjligt ska vi klara ut med
finansiären vilka kostnader som är osäkra i
samband med ansökan. Ekonomisk buffert för
oförutsett bör säkras. Betydande
riskexponering bedöms och lyfts till i första
hand ledningsgruppen för ställningstagande. Vi
behöver konstruera ett budgetsystem där vi
sätter av en viss summa från framgångsrika
projekt som blir en buffert för ett ett visst
risktagande inför beslut om nya projekt.
Roller och ansvarsfördelning har tagits fram
som tydliggör kontrollfunktionen. Ansvarig
person för utförande av tjänst eller försäljning
av produkt är alltid ansvarig för underlag för
Planerad åtgärd: Rutin kommer att skapas
med stickprovskontroller.
OK
Nej
OK
OK
OK
OK
VP22
VP23
Fast data
Arvoden
VP24
Åtkomst lönefil
VP25
Anställningsavtal
Det finns en risk för att ändringar i fasta data ej
attesteras samt bristfällig uppföljning av
förändringar i fasta data vilket skulle kunna
innebära att obehöriga ändringar i fasta data ej
skulle uppmärksammas före utbetalning sker.
Det förekommer utbetalningar av arvoden inom
GR. Det finns en risk för felaktiga utbetalningar
samt uppföljningar avseende arvoden om ej
fastställda rutiner för hantering av arvoden finns
uppsatta.
Det finns en risk för otillbörlig åtkomst till lönefilen
och således en risk för manipulering av
löneutbetalningar.
Det finns en risk för felaktiga anställningsavtal eller
otillbörliga inskrivna förmåner i ett
anställningsavtal.
1260
2
Finns ej
Rutin kommer att skapas för
stickprovskontroller.
Ekonomiansvarig
2015-12-31
Rutin kommer att skapas för
stickprovskontroller.
Ekonomiansvarig
2015-12-31
Åtgärd krävs
900
2
Finns ej
Åtgärd krävs
1206
2
Uppföljning sker månadsvis genom
stickprovskontroller.
500
2
Avvikelser från standard i anställningsavtal
stäms alltid av med Administrativ chef innan
underskrifter.
OK
OK
Ärende 5
Göteborgsregionens kommunalförbund
Dnr: 15-98.010
Styrelseärende 5
2015-05-08
Till
Förbundsstyrelsen
Förslag till arkivreglemente samt
dokumenthanteringsplan för GR
Göteborgsregionens kommunalförbunds (GRs) arkiv är en del av vårt
nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så
att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av
information för rättsskipningen samt förvaltningens och forskningens
behov. För att uppnå detta krävs rationella och enhetliga arkivrutiner.
Mot bakgrund av ovanstående har ett förslag till arkivreglemente för GR
tagits fram, daterat 2015-04-14, se bilaga 1.
I arkivreglementet ingår uppgifter om att förbundsstyrelsen är
arkivmyndighet och om hur varje myndighet inom GR (fullmäktige,
styrelse, nämnder, bolag) ska fullgöra sina skyldigheter enligt gällande
regler.
Arkivreglementet gäller för GR och de myndigheter, bolag och stiftelser
där GR utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, dvs. har majoritet
(OSL 2 kap, 3 §). I GRs fall handlar det om förbundsfullmäktige och av
förbundsfullmäktige tillsatta styrelser och nämnder samt majoritetsägda
bolag. Det ska dessutom skrivas associationsrättsligt bindande beslut i
dotterbolagets ägardirektiv eller bolagsordning att arkivreglementet
gäller för bolaget.
Beslut om fastställande av arkivreglemente ska fattas av
förbundsfullmäktige (Arkivlagen § 16).
Enligt arkivreglementet ska det finnas en dokumenthanteringsplan som
beskriver myndighetens handlingar och hur dessa ska hanteras. Ett
förslag till dokumenthanteringsplan har tagits fram, daterat 2015-04-13,
se bilaga 2.
Beslut om fastställande av dokumenthanteringsplan ska fattas av
förbundsstyrelsen.
Göteborgsregionens kommunalförbund
Dessutom ska myndigheten ha en arkivbeskrivning (beskriver vilka slags
handlingar som finns och hur arkivet är organiserat) och en
arkivförteckning (beskriver de handlingar som förvaras i myndighetens
arkiv). Respektive myndighet, med stöd av arkivmyndigheten ansvarar
för att ta fram dessa dokument.
Förslag till beslut
Att föreslå förbundsfullmäktige att fastställa bilagt förslag till
arkivreglemente för GR, daterat 2015-04-14.
Att fastställa bilagt förslag till dokumenthanteringsplan för GR, daterat
2015-04-13.
Att delegera till förbundsdirektören att fatta beslut om framtida
uppdateringar av bilagt förslag till dokumenthanteringsplan för GR.
Göteborg 2015-04-14
Helena Söderbäck
/Leena Odebo, Gunnel Rydberg
2015-04-14
Arkivreglemente för Göteborgsregionens
kommunalförbund (GR)
Bakgrund
Göteborgsregionens kommunalförbunds (GRs) arkiv är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven
ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar,
behovet av information för rättsskipningen samt förvaltningens och forskningens behov.
För att uppnå detta krävs rationella och enhetliga arkivrutiner.
Förutom de i arkivlagen (1990: 782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om
arkivvård så gäller för arkivvården inom Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) följande
arkivreglemente, meddelat med stöd av 16 § arkivlagen.
1 § Tillämpningsområde
Detta reglemente gäller förbundsfullmäktige, förbundsstyrelsen, förbundsrevisorer samt andra organ
inom kommunalförbundet med självständig ställning. Exempel på andra organ är andra nämnder
utsedda av förbundsfullmäktige
Reglementet gäller även aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där GR utövar
ett rättsligt bestämmande inflytande (enligt OSL 2 kap 3§) samt de samägda företag för vilka GR har
arkivansvar enligt särskild överenskommelse.
2 § Ansvar för arkivvården
Varje myndighet ansvarar för vården av sitt arkiv enligt lag.
Har myndighet överlämnat arkivmaterial till GRs arkivmyndighet övergår hela ansvaret till
arkivmyndigheten. Se 9 §.
Förbundsstyrelsen har, som arkivmyndighet (§ 4), även ansvar för förbundsfullmäktiges arkiv.
3 § Arkivansvarig och arkivredogörare
Varje myndighet ska utse en arkivansvarig. Varje myndighet ska utse en eller flera arkivredogörare.
Arkivansvarig har ett övergripande ansvar för att relevanta författningar och detta reglemente följs.
Arkivredogörare utför den praktiska vården av arkivhandlingarna.
4 § Arkivmyndighet
Förbundsstyrelsen är arkivmyndighet.
Arkivmyndigheten utövar tillsyn över arkivvården inom GR. I tillsynen ingår inspektion av
arkivverksamheten.
Arkivmyndigheten har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet eller annat organ enligt 1 § som
står under dess tillsyn, såväl efter överenskommelse som efter ensidigt beslut av arkivmyndigheten.
5 § Redovisning av arkiv
Varje myndighet ska redovisa sitt arkiv dels genom information om vilka slag av handlingar som kan
finnas och hur arkivet är organiserat (arkivbeskrivning), dels i en systematisk arkivförteckning över de
handlingar som förvaras i myndighetens arkiv (arkivförteckning).
6 § Dokumenthanteringsplan
Varje myndighet ska upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras
(dokumenthanteringsplan)
2015-04-14
7 § Rensning
Myndighet ska avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar.
Arbetsmaterial och andra handlingar som inte ska tillhöra arkivet, ska fortlöpande rensas ut.
8 § Bevarande och gallring
Inga allmänna handlingar får förstöras utan ett gallringsbeslut. Myndighet eller annat organ enligt 1 §
beslutar efter samråd med arkivmyndigheten om gallring av allmänna handlingar, såvida annat ej är
särskilt föreskrivet. Beträffande arkiv som har överlämnats till arkivmyndigheten beslutar denna om
gallring efter samråd med den överlämnande myndigheten.
9 § Överlämnande
Myndighet eller annat organ enligt 1 § kan, efter överenskommelse med arkivmyndigheten, överlämna
sitt arkiv eller del därav till arkivmyndigheten för fortsatt vård.
Myndighet eller annat organ enligt 1 § kan, efter samråd med arkivmyndigheten, överlämna sitt arkiv
eller del därav till en annan myndighet inom GR vid organisationsförändring.
Upphör en myndighet eller annat organ enligt 1 § med sin verksamhet, ska dess arkiv överlämnas till
arkivmyndigheten inom tre månader, såvida fullmäktige ej beslutat annat.
För annat överlämnande av arkivhandlingar krävs stöd av lag eller särskilt beslut av
förbundsfullmäktige.
10 § Arkivbeständighet och arkivförvaring
Handlingar som ska bevaras ska framställas med materiel och metoder som garanterar informationens
beständighet.
Arkivhandlingar ska alltid förvaras under betryggande former.
Närmare bestämmelser om arkivbeständighet och förvaring meddelas av arkivmyndigheten.
11 § Utlån
Utlåning av arkivhandlingar ska ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte
uppkommer. Förutsättning för utlån av handlingar är att utlämnande kan ske enligt
tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser.
Inledning till Dokumenthanteringsplanen
Dokumenthanteringsplanen är ett dokument som reglerar hur dokument som finns inom GR
ska hanteras. Planen relaterar till hanteringen av allmänna handlingar, arkivlagen och andra
externa regler som styr och påverkar dokumenthanteringen hos GR.
Dokumenthanteringsplanen behandlar alltid dokumenttyper, inte enstaka dokument. Planen
fungerar som en vägvisare till hur man ska hantera och var man kan hitta dokumenttypen.
För att hitta enstaka dokument så behövs kompletterande information. Det framgår i planen
var sådan kompletterande information finns.
Dokumenthanteringsplanen är ett styrande dokument och det är vars och ens ansvar att följa
de anvisningar som finns i planen. Generellt kan sägas att den som är ansvarig för en aktivitet
också är ansvarig för att dokumentationen som relaterar till den aktiviteteten hanteras på ett
riktigt sätt.
Dokumenthanteringsplanen ändras löpande när verksamheten och dess rutiner ändras. Om
det finns brister som gör planen svår eller omöjlig att använda så är det också vars och ens
ansvar att påpeka det för GR:s registrator som ansvarar för förvaltning av
dokumenthanteringsplanen.
Handlingar som hör till EU-finansierade projekt redovisas i en bilaga till
dokumenthanteringsplanen. Skälet till detta är att handlingarnas bevarandetid till viss del
påverkas av andra regler än för andra handlingar. De handlingar från EU-projekt som ska
bevaras diarieförs, de handlingar som ska vara kvar 10 år finns hos ekonomi och de
handlingar som ska bevaras under den tid som EU kräver bevaras av projektet.
Här kommer en kortfattad förklaring till dokumenthanteringsplanens kolumner:
•
•
•
•
•
•
Dokumenttyp: Här anges namnet på de dokument som reglerna gäller för. Namnet
ska vara tydligt för dem som arbetar hos GR. Vid behov kan det konkretiseras med
exempel eller på annat sätt i fältet för kommentar, se nedan.
Område: Anger vilket verksamhetsområde som dokumenttypen hör till, om fältet är
tomt relaterar dokumenttypen till två eller flera områden.
Registrering. Om någon registrering av dokumenttypen sker så anges det här.
Vanligast är diarieföring
Lagringsplats: Här anges var dokumenttypen lagras när den arkiverats och vilket
medium den ska arkiveras i. Dokumenttypen lagras ofta under sin aktiva tid hos
ansvarig för aktiviteterna som dokumenten relaterar till och det är hens ansvar att se
till att arkivering sker enligt planen. Detta sker oftast i samband med att en aktivitet
avslutas.
Bevarande/gallring: Här anges om dokumenttypen ska bevaras eller gallras, om den
ska gallras anges också när detta kan ske. Bevaras betyder att handlingen ska
bevaras enligt arkivlagen, vilket innebär att den ska bevaras för historiska ändamål
för all framtid. ”Gallras vid inaktualitet” betyder att handlingen kan gallras när den
inte behövs i verksamheten längre.
Kommentarer: Här anges förtydliganden som underlättar användning, t.ex. exempel
som tydliggör vad det är för dokumenttyp eller förtydliganden om när gallring kan
ske.
Dokumenttyp
Anbud, antagna
Anbud, icke antagna
Anläggningsregister
Anmälningar kurser
Anmälningar om arbetsskador
Anställningsavtal
Ansökningar från övriga Sverige, antagna
Ansökningar från övriga Sverige, icke antagan
Ansökningar för "papperslösa", antagna
Ansökningar för "papperslösa", icke antagna
Område
Registrering
Upphandlingar
Diarieförs
Upphandlingar
Diarieföras
Ekonomi
KompetensutvecklingsgruBookit
Personal
Personal
Gymnasieantagningen
Gymnasieantagningen
Gymnasieantagningen
Gymnasieantagningen
Ansökningar om extern finansiering
Ansökningar om medfinansiering
Lagringsplats
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Raindance
Bookit
Personalakt
Personalakt
Papper, Gymnasieantagningen
Papper, Gymnasieantagningen
Papper, Kassaskåp på Gymnasieantagningen
Papper, Kassaskåp på Gymnasieantagningen
Bevarande/gallring
Bevaras
4 år
10 år
1 år
Bevaras
Bevaras
5 år
1 år
5 år
1 år
Diarieförs
Diarieförs
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Bevaras
Bevaras
Alvis
Alvis
Diarieförs
Alvis
Alvis
Ciceron, Diariearkivet
indra2
indra2
Ciceron, Diariearkivet
Gallras vid inaktualitet
Gallras vid inaktualitet
Bevaras
5 år
1 år
Bevaras
Ansökningar om Vuxenutbildning, antagna
Ansökningar om Vuxenutbildning, inte antagna
Ansökningar om ändringsbeslut i projekt
Ansökningar via indra2.se, antagna
Ansökningar via indra2.se, icke antaggna
Ansökningar yttrande etikprövning
Vuxenutbildning
Vuxenutbildning
Ansökningshandlingar för elever med skyddad idenditet
Antagningslistor
Gymnasieantagningen
Gymnasieantagningen
Papper, Kassaskåp på Gymnasieantagningen
Papper, Gymnasieantagningen
5 år
Gallras vid inaktualitet
Personal
G:
Papper,Personalakt
Gallras vid inaktualitet
2 år
Anteckningar rådslag
Arbetsgivarintyg
Gymnasieantagningen
Gymnasieantagningen
Välfärd
Attestdokument
Avsiktsförklaringar med medlemskommuner
Avslut/godkännande av projekt
Ekonomi
Avstämningar
Avtal gällande validering
Avtal med branschorganisationer
Avtal med friskolor
Avtal med fristående skolor
Avtal med leverantörer
Avtal med skolor om praktik
Avtal med skolor om praktikplatser
Avtal med uppdragsgivare
Avtal med utbildningsanordnare
Ekonomi
Validering
Skola/Arbetsliv
Läromedel
Gymnasieantagningen
Avtal om personella resurser Begäran om anstånd
Begäran om avgång
Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
Praktikplatsen
Utbildning
Vuxenutbildning
Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
Gymnasieantagningen
Personal
Besiktningsprotokoll
Papper, Ekonomienheten
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Bevaras
Bevaras
Papper, Ekonomienheten
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Papper, Gymnasieantagningen
Ciceron, Diariearkivet
Papper, praktikplatsen
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
2 år
Bevaras
Bevaras
10 år efter att avtalet upphört
10 år efter avtalets upphörande
Bevaras
10 år efter avtalets upphörande
10 år efter avtalets upphörnade
Bevaras
Bevaras
Ciceron, Diariearkivet
Papper, Gymnasieantagningen
Papper, Personalakt
2 år
Bevaras
Papper, Diariearkivet
Bevaras
Diarieförs
Ciceron, Diariearkivet
Bevaras
Beslut från medlemskommuner
Beslutsdokument
Beställningar av läromedel bok
Beställningar av läromedel film (lån)
Beställningar av läromedel till förlag
Betalningsjournaler
Bokslut
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Spider LM
Spider film
Spider och pärm Läromedel
Digitalt, i Raindance
Ciceron, Diariearkivet
Bevaras
Läromedel
Läromedel
Läromedel
Ekonomi
Ekonomi
Diarieförs
Diarieförs
Spider LM
Registreras i Spider film
Spider LM
Brandskyddsdokumentation
Fastighet
http://i‐sba.se/
I personalakt
Pappersansökningar som läggs in i indra2
Pappersansökningar som läggs in i indra2
T. ex. till Skolverket, Västra Götalandsregionen, för EU‐projekt, eller andra projekt eller
aktiviteter av projekt eller andra aktiviteter
Ansökan görs direkt i Alvis av den sökande. Bevaras så länge utbildningen pågår hos utbildningsarrangören.
Ansökan görs direkt i Alvis av den sökande
Från GR till finansiär av projekt
Till regionala etikprövningsnämnden
Hanteras inte i indra2, personbevis och betyg i pappersform. Gäller alla ansökninga
Utskrift ur indra2, information bevaras i indra2
Innehåller också diskussionsunderlag om rådslag. Väsentlig dokumentation om rådslag ska bevaras, t. ex genom att behandlas i nätverk eller på annat sätt inom GR.
Lista över vilka personer hos GR som har rätt att attestera, godkänns av förbundsdirektör, uppgifterna läggs in i Raindance, häri också ifyllda delegeringa av attesträttigheter
Överenskommelser
Från finansiär, uppdragsgivare eller annan projektägare
Skrivs ut från Raindance och banker för kontrolländamål. Görs varje månad. Bevaras 2 år efter räkenskapsårets utgång
Med t. ex. kommuner, måleriförbundet
T. ex. Visita
Om lån av film och beställning av läromdel böcker
Med t. ex IT‐leverantörer, hyresvärdar, städning, konferenslokaler
avtal med användare av praktikplatsen.se
Avtal om att "låna" personal från medlemskommuner,instiutioner, universitet etc
Beslut från finansiär
Diarieförs
Kommentar
Gallras tidigast 4 år från den dag avtal slöts
2 år 2 år
10 år
Bevaras
Gallras vid inaktualitet
Även uppsägning
T. ex. Miljöförvaltningen angående Livsmedelshantering i GRs konferensservice
T. ex. till Skolverket, Västra Götalandsregionen, för EU‐projekt, eller andra projekt eller
aktiviteter av projekt eller andra aktiviteter
protokollsutdrag från medlemskommuner, t. ex om interkommunala ersättningar
T. ex beslut om hantering av kommunal resurs
Via e‐post, fax, muntligt, telefon. Lån av film
Från GR till förlagen, inklusive beställningsunderlag Specifikation leverantörsbetalningar eller kundinbetalningar
Ritningar på huset, utrymningsövningar mm. Gallras när ny version upprättas eller dokumentationen på annat sätt blivit inaktuell
Budget
Dagordningar från nätverksträffar
Delrapporter
Delårsbokslut
Direktupphandlingar
Ekonomi
Diarieförs
Ekonomi
Upphandlingar
Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
Dokumentation från arbetsgruppsmöten under nätverken
Ciceron, Diariearkivet
G:
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Bevaras
Gallras vid intaktualitet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
G: Hos ansvarig för resp. nätverk?
Gallras vid inaktualitet
Gymnasieantagningen
Läromedel
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Diariearkivet
Papper, Läromedel
Välfärd
Hos beställaren
Närarkivet, Välfärd
Bevaras
Bevaras Hos Vaktmästeriet
Papper, Gymnasieantagningen
1 år
5 år
1 år
2 år
Diariearkivet
Dokumentation från mässor mm som GR medverkar i
G:, Diariearkivet
Dokumentation från mässor som GR arrangerar
G:, Diariearkivet
Dokumentation från nätverksmöten
G: Hos ansvarig för resp. nätverk?
Dokumentation om utbildningsstarter
Vuxenutbildning
Ekonomisk rapportering och prognoser
Ekonomiska rapporter till finansiärer
Etiska riktlinjer för gymnasieantagningen
Fakturakopior med uppgifter om rättigheter/licenstid
Ekonomi
Fraktsedlar
Frikvotsansökningar med bilagor
Frågor från allmänheten
Följesedlar
Gymnasieantagningen
Gymnasieantagningen
Förenklade upphandlingar
Upphandlingar
G: , Diariearkivet
Diarieförs
Diarieförs
Hos den som tar emot följesedlarna
Diarieförs
Förfrågningar av rutinmässig karaktär från externa
Förfrågningar från externa
Förfrågningsunderlag upphandlingar
Förnyad konkurrensutsättning
Handlingar rörande dödsfall
Handlingsplaner per avdelning Hemsidor
Inbetalningsfil
Upphandlingar
Upphandlingar
Personal
Diarieförs
Diarieföras
Diarieförs
Ekonomi
Inbjudningar nätverk
Inbjudningar rådslag
Planering
Inkomna Remisser
Instruktioner
Interna kontrollplaner
Delar av delårsbokslutet finns också skannad
Utanför ramavtal (moderatorer, föreläsare etc))
Väsentlig dokumentation ska bevaras, t. ex genom att behandlas i nätverk eller på annat sätt inom GR.
Dokumentation som ska bevaras är planering, ansökningar, beviljande av medel, metodbeskrivningar, rapportering, resultat, publikationer eller motsvarande. Forskningsledaren/projektledaren beslutar om undantag från gallring Bevaras
Dokumentation som ska bevaras är manus för föredrag, projektplaner, överenskommelser, dokumentation från genomförande och uppföljningarArkiveras efter genomförande
Bevaras
Olika mässor eller mötesplatser, t. ex. Läromedelsmässan, Gymnasiemässan. Dokumentation som ska bevaras är projektplaner, kontrakt med utställare och entreprenörer, monterplaner, foton, filmer, marknadsmaterial, annonser, seminariedokumentation och liknande. Arkiveras efter genomförande.
Bevaras
Väsentlig dokumentation ska bevaras, t. ex genom att behandlas i nätverk eller på annat sätt inom GR.
Gallras vid inaktualitet
Information om varje start tex tidplaner, listor, inskickade vuxmallar, erbjuda utbildningar, utbildningsbeskrivningar i PDF, kostnadskalkyler etc. Arkiveras efter genomförd utbildning
Bevaras
Rapportering till styrelsen, inklusive prognoser. Produceras varje rapportmånad (mars, maj, Augusti, oktober, december)
T. ex Skolverket, Socialstyrelsen, Västra Götalandsregionen m. fl.
Bevaras
Arkivering av riktlinjer sker när de ersätts av nya
Bevaras
10 år efter rättighetens upphörande
Dokumentation från forskningsprojekt
Filmer
FoU‐publikationer
Fastställs av styrelsen, diarieförs som ett styrelseärende. Budgeten läggs också in i Raindance
Väsentlig information överförs till andra dokument rörande nätverket
Diarieförs
Ledning
Ciceron, Diariearkivet
Bevaras
Hos ansvarig
Gallras vid inaktualitet
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
I personalakt
Hos respektive avdelningsledning
Sitevision (och andra verktyg)
Raindance
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Gallras vid inaktualitet
Bevaras genom regelbunden nedtankning
10 år
G:
Gallras vid inaktualitet
G: Gallras vid inaktualitet
Ciceron, Diariearkivet
Bevaras
Diariearkivet
Diariearkivet
Bevaras
Bevaras
Avser filmproduktioner gjorda i GR beställt av annan på GR, från t. ex. utbildningar, konferenser eller spridningsaktiviteter, eller rena instruktionsfilmer Trycks. Bevaras i ett arkivexemplar
Fraktsedlar för skadat gods som reklameras bevaras i 10 år och ingår i ekonomimaterialet
Medicinska eller sociala skäl att antas trots otillräckliga betyg. Skannas Frågor av rutinmässig karaktär
Avser konkurrensutsatta upphandlingar under tröskelvärde för "riktiga" upphandlingar
T .ex Frågor röranda antagningar till utbildningar, kursanmälningar, support, allmän
information etc
Frågeställningar som inte kan besvaras rutinmässigt. T. ex Frågeställningar om att starta projekt, Förslag till samarbete, klagomål av väsentligt art etc
Inklusive kravspecifikationer, administrativa föreskrifter etc
Inom ett ramavtal
För avdelningarnas verksamhet, årlig
Gäller t. ex. siterna: www.grkom.se, Grvux.se,Grsfi.se, Grlär.se, grledare.se, praktikplatsen.se, valideringvast.se, fouvalfard.se
Kallas "Totalin", Inbetalningar, läser in i Raindance. Bevaras i Raindance
Kallas också "kallelser nätverk". Gallras under förutsättning att all relevant information finns i protokoll/anteckningar från mötet, annars bilaga till protokoll/anteckningar
Under förutsättning att all relevant information finns i redogörelsen för rådslaget,
annars bilaga till protokoll
T. ex. Planremisser, bullerutredningar, åtgärdsvalsstudier, från statliga myndigheter och departement
Instruktioner som gäller lagras hos ansvarig avdelning, upphörda instruktioner arkiveras i Diariearkivet
Uppdateras årligen, äldre versioner arkiveras i Diariearkivet
Intranät
Kontrolluppgifter
Korrespondens av rutinmässig karktär med leverantörer, samarbetspartners och andra externa aktörer
Kundfakturaunderlag
Kundfakturor
Kursdokumentation LAS‐listor
Lathundar och manualer, IT‐system
Ledighetsansökningar
Leverantörsfakturor
Loggar
Läkarintyg Läkarintyg, arbetsskada och rehab
Löneartslistor
Löneberäkningar
Lönebidrag
Lönefil till banken för utbetalning
Lönespecifikationer
Marknadsföringsmaterial
Metodmaterial processbeskrivningar
Minnesanteckningar avdelningsmöten
Minnesanteckningar förtroendevalda revisorer
Minnesanteckningar ledningsgruppen
Minnesanteckningar möten med dotterbolag
Minnesanteckningar nätverk
Personal
Sitevision (och andra verktyg)
Papper
Bevaras genom regelbunden nedtankning
Bevaras
Redovisning
Redovisning
Hos ansvarig G:
Papper, Ekonomienheten
Raindance
Gallras vid inaktualitet
10 år
10 år
G:
Papper, personalenheten
Lagras hos resp systemägare
Papper, i personalakten
Bevaras
2 år
Gallras vid inaktualitet
Bevaras
Raindance
Personal
Personal
Ekonomi
Raindance
Personal
Personsal
Personal
Personal
Personal
Personal
Personal
Papper, Raindance
Papper, personalenheten
Papper, i personalakten
Kontek
Papper, personalenheten
Kontek
G:
G: G:
10 år
Gallras vid inaktualitet
2 år
Bevaras
Bevaras
Gallras vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Bevaras G: G:
G: Bevaras
Bevaras
Gallras vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
G:
Hos den som tar emot det
2 år
Gallras vid inaktualitet
Posthantering
G:
Papper, Vaktmästeriet
Bevaras
1 år
Personalförsäkringar
Plocklistor
Policies och riktlinjer
Pressmeddelanden
Prioriteringsrutiner
Personal
Läromedel
Papper, personalenheten
Papper, Läromedel
Diariearkivet
G:
Bevaras
1 år
Bevaras
Bevaras
Gallras vid inaktualitet
Prisförfrågningar och beställningar
Projektansökningar
Projektbeslut
Projektdirektiv
Upphandlingar
Hos den ansvarige, G:
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Gallras vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Validering
Ledning
Ledning
Ledning
Mötesanteckningar, interna arbetsgrupper
Nyhetsbrev från externa
Nyhetsbrev, GRs
Paketförsändelser, kvitton och bud
Projektdokumentation Diarieförs
Vuxenutbildning
Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
Diarieakivet
Bevaras
Skrivs ut från Kontek
Korrespondens av väsentlig art ska diarieföras, exempel: klagomål, förändringar i överenskommelser eller avtal, sammanställningar/rapporter
Mall som finns på intranät,
Från kurser som GR arrangerat. Dokumentation som ska bevaras är inbjudan, program, föreläsarmaterial, kurskompendier, deltagarförteckning
Bevaras om LAS är skäl för avveckling av personal. Detta sker i personalakt
Om det inte behövs för digital arkivering
t. ex. tjänstledigheter och andra längre ledigheter (6‐månader och därutöver)
Pappersfakturor skannas, Svefaktura, AXT. Verifikationer kan gallras efter 10 år under förutsättning att de inte innehåller försäkringsbrev, åtkomst/äganderättshandlingar, handlingar rörande nyttjanderätt och servitiut till fast egendom, investeringar med garantitid eller handlingar som styrker värdehöjande investeringar på t. ex. fastigheter. Finns sådana handlingar ska de särskiljas från Verifikationerna. Skannade leverantörsfakturor kan gallras efter 4 år om vissa förutsättningar är uppfyllda
Avser loggar för telefoni, e‐post, cookies. Bevaras högst ett år
Listor som skrivs ut kan gallras vid inaktualitet
Kontroll som görs i Kontek
Ansökningar om medel till lönebidrag till arbetsförmedlingen
Papper som signeras av direktören, digitalt till banken, Utbetalningslista
Listor som skrivs ut kan gallras vid inaktualitet
Gäller färdigt marknadsföringsmaterial (annonser, filmer, banners etc). Även hela kampanjer
T. ex: IT‐gruppen, IT‐forum, kommunikationsgruppen, samverkansgruppen, JOM‐
gruppen. Mötesnoteringarna gallras när de inte behövs för uppföljning
T. ex från Upphandlingsbolaget
Nyhetsbrev som skickas från GR till intressenter (från t. ex. Ledning, Läromedel etc etc
Fakturor, anmälningar av nyanställda, pensionsförsäkringar, gruppförsäkringar (inklusive sjukvårdsförsäkringen etc) ITP‐planen
Diarieförs som en del av styrelsehandlingar
Arkiveras årligen
Antagningen
Avser prisförfrågningar och beställningar gällande köp av återkommande karaktär, t. ex. köp av en konferenslokal, anlitande av en föreläsare som redan är upphandlad. Gallras efter genomförd leverans och fakturering
Gäller fastställda projektdirektiv
Projektdokumentationen ansvarar respektive projektledare för, arkivering ska ske när projektet avslutas. Projektdokumentation som ska bevaras är projektdirektiv, projektplaner, ansökan och beslut om externa finansiering, ändringsbeslut, projektrapporter, projektdbudget, väsentlig dokumentation från projektmöten, filmer, upphandlingsdokumentation, kommunikationsplaner, riskanalyser, revisionsrapporter, slutrapporter eller motsvarande. De projektdokument som ska diarieföras tas upp på egna rader i dokumentanteringssplanen. För EU‐projekt gäller speciella regler, se egna rader i dokumenthanteringsplanen. Projektdokumentation (GR medverkar, extern som driver)
Projekthanddlingar
Protokoll förbundsfullmäktige
Protokoll förbundsstyrelse
Protokoll förbundsstyrelsens presidium
Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Protokoll Luftvårdsprogrammet
Protokoll styrgrupper
Protokoll valberedning
Protokollsutdrag
Diarieföras
Diariearkivet
Diariearkivet
Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Publikationer
Redogörelser rådslag
Regionala planer
Regionala överenskommelser
Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Papper, Personalakt
Bevaras
Rehabibliteringsutredningar
Rekryteringsärenden
Rekvirering av medel
Remissvar
Samrådsunderlag
Diariearkivet
Ledning
Ledning
Ledning
Personal
Ledning
Samverkansavtal med medlemskommunerna
Diarieförs Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Diarieförs
Ciceron, Diariearkivet
Bevaras
Satistiksammanställningar
Semesterlistor och löneskuldslistor
Personal
G:, Grkom.se
Papper, Kontek
Gallras vid inaktualitet
Gallras vid inaktualitet
Skattelistor
Personal
Papper, Kontek
Gallras vid inaktualitet
Slutdokumentation kartläggningar och bedömningar
Slutrapporter
Slutrapporter
Sociala media
Statistik på lånad film
Statistik över GRs kurser
Statistik över spridningsaktiviteter
Statistik över sålda läromedel
Statistik över sålda rapporter
Validering
Diarieförs
Diarieförs
Valideringsportalen
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras delvis
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Gallras vid inaktualitet
Statistik, gymnasieantagningen
Svar på ansökan om etikprövning
Systematisk egenkontroll
Systemdokumentation
Gymnasieantagningen
Välfärd
Livsmedelshantering
Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Livsmedelshantering
Installkatalogen
Bevaras
Bevaras
5 år
Gallras vid inaktualitet
Tidrapporter
Tidsplaner
Tilldelningsbeslut
Tjänstemannabeslut
Tjänstgöringsbetyg
Personal
Vuxenutbildning
Upphandlingar
Personal
Papper, Kontek och Raindance
G:
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Papper, Personalakt
2 år
Gallras vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Bevaras Ekonomi
Hos ansvarige
Papper, Ekonomi
2 år
2 år
Underlag för kundfakturor
Underlag för registrering av aktiviteter
Läromedel
Läromedel
Välfärd
Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
Den dokumentation av nedanstående som GRs representant arbetar med ska bevaras: projektdirektiv, projektplaner, ansökan och beslut om externa finansiering, projektrapporter, projektdbudget, väsentlig dokumentation från projektmöten, upphandlingsdokumentation, revisionsrapporter, slutrapporter eller motsvarande
Gäller även interna projekt
Med handlingar och kallelser
Med handlingar och kallelser
Med handlingar och kallelser
Administreras av Göteborgs stad. De handlingar som GR arbetar med ska hanteras och arkiveras på GR, övriga handlingar arkiveras på Göteborgs stad
Med handlingar och kallelser Protokollsutdrag görs vid behov t ex vid expedieringar
Avser publikationer som ges ut av GR, även sådana som endast publiceras digitalt. T. ex. Nyckeltal Hälsa ‐ ohälsa
Sammanställningar av genomförd rådslagsrunda
Planer som fastställs av GR. T. ex vattenförsörjningsplaner, avfallsplaner
T. ex samverkan ensamkommande barn
Rehabiliteterinsgsutredningar ansvararar respektive chef för. Arkiveras i personalakt när utredningen är genomförd
Beslut om rekrytering, annons, ansökningshandlingar för den person ska rekryteras, ev dokumentation från urvalsprocessen, beslut och anställningavtal ska bevaras. Anställningsavtal och ansökningshandlingar för den som anställdes ska arkiveras i personalakt. Ansökningshandlingar för de som inte fått tjänsten gallras efter 2 år
Från finansiär, t. ex Västra Götalandsregionen, EU‐fond
Kallas också yttrande
Verksamhetsinriktning och budget för GR. Skickas till medlemskommunerna.
T ex samverkansavtal för skolformerna förskola, grundskola, gymnasieskola och vuxenutbildning.
Gäller sammanställningar av statistik producerad av andra, egenproducerad statistik ska bevaras
Pappersutskrift gallras vid inaktualitet, uppgifter bevaras i Kontek
skrivs ut från Kontek, arbetsivaravgift och prelskatt ska in i BFO pärmarna. Pappersutskrifter kan gallras vid inaktualitet, uppgifterna bevaras i Kontek
Slutresultat från valideringen, lagras åt den som utfört valideringen. Valideringsportalen
Rapporter som avslutar projekt och/eller skickas till finansiär
Gäller även statistik på Sociala media
Årlig sammanställning
Årliga sammanställningar av antal deltagare, kursdagar etc
Årlig sammanställning
Årlig sammanställning
Årlig sammanställning
Statistiktillfälle vid beslutspunkter, kommunerna tar ut egen statistik ur indra2. Viss statistik läggs ut på Internet grkom.se. Statistik ska årligen arkiveras
Från regionala etikprövningsnämnden Kök och livsmedel, temperaturer, personalens kompetens
Om dokumentation inte behövs för eArkivering
Rapporteras in i Raindance, chefen attesterar, förs över till Kontek. Uppgifterna bevaras i Raindance och Kontek. Utskriften kan gallras efter 2 år. Avser ansöknings‐ och antagningsperioder
Uppgifter utöver vad som är obligatoriska uppgifter på en faktura enlig gällande regler, t. ex. enligt överenskommelse med mottagare
Mall som finns på intranät, för ny aktivitet/projekt
Undersökningar forskningsprojekt
Uppsägning
Uppsägningar av avtal, kontrakt och abonnemang
Utländska ansökningar
Utvärderingar av genomförda kurser
Utvärderingsprotokoll
Verifikationer
Årsredovisningar
Öppningsprotokoll
Överenskommelser med utbildningssamordnare
Personal
Diarieförs
Gymnasieantagningen
Upphandlingar
Ekonomi
Ledning
Upphandlingar
Vuxenutbildning
Diarieförs
Diarieförs
Raindance
Diarieförs
Diarieförs
Diarieförs
Diariearkivet
Papper, Personalakt
Ciceron, Diariearkivet
Papper
10 år
Bevaras
Bevaras
5 år
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Bevaras
Bevaras
Papper, i Raindance
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
Ciceron, Diariearkivet
10 år
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Av GR producerat primärmaterial som enkäter, intervjuer, telefonintervjuer mm. Gallras 10 år efter avslutat projekt. Handlingar som ska undantas från gallring och bevaras är sådana som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat, har ett fortsätt värde för annan eller kompletterande forskning eller annat betydande intresse. Forskningsledaren/projektledaren beslutar om undantag från gallring
Huvudsakligen betyg
Årliga sammanställningar per kursområde bevaras och diarieförs, de enskilda utvärderingarna gallras efter sammanställning
Häri ochså bokföringsorder (BFO), manuella bokningar, manuella betalningar.
Verifikationer kan gallras efter 10 år under förutsättning att de inte innehåller försäkringsbrev, åtkomst/äganderättshandlingar, handlingar rörande nyttjanderätt och servitiut till fast egendom, investeringar med garantitid eller handlingar som styrker värdehöjande investeringar på t. ex. fastigheter. Finns sådana handlingar ska de särskiljas från Verifikationerna. Skannade leverantörsfakturor kan gallras efter 4 år om vissa förutsättningar är uppfyllda Trycks
Dokumenttyp
Hantering
Diariet Ekonomiavdelningen
Bevarande/gallring
Projektet
ESF (programperioden 2007‐2013)
Ansökan Beslut
Budget
Fakturor (eller ansökningar om utbetalningar)
Deltagarlistor
Metodmaterial
Ändringsbeslut
Mailkonversation med förvaltande myndighet (beslutande karraktär)
Inbjudningar Samverkansavtal
Avsluts handlingar Granskningsprotokoll
Reseräkningar/kvittoredovising
Tidrapporter
Huvudbok
Lägesrapporter
Ombokningar ekonomiskt
Upphandlingar
Resultat av projektet (slutrapport)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
(X)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Dokumenttyp
Hantering
Diariet Ekonomiavdelningen
Bevaras
Bevaras
Gallras 2021
Gallras 2021
Gallras 2021
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Gallras 2021
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Gallras 2021
Gallras 2021
Gallras 2021
Gallras 2021
Gallras 2021
Bevaras
Bevaras
Bevarande/gallring
Projektet
Interreg (programperioden 2007‐2013)
Ansökan Beslut
Budget
Fakturor (eller ansökningar om utbetalningar)
Deltagarlistor
Metodmaterial
Ändringsbeslut
Mailkonversation med förvaltande myndighet (beslutande karraktär)
Inbjudningar X
X
X
X
(X)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Bevaras
Bevaras
Gallras 2022
Gallras 2022
Gallras 2022
Gallras 2022
Bevaras
Bevaras
Gallras 2022
Samverkansavtal
Avsluts handlingar Granskningsprotokoll
Reseräkningar/kvittoredovising
Tidrapporter
Huvudbok
Statusrapporter
Ombokningar ekonomiskt
Upphandlingar
Partnerskapsavtal
Slutrapporter
Mötesprotokoll (projektinnehåll)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Dokumenttyp
Hantering
Diariet Ekonomiavdelningen
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Gallras 2022
Gallras 2022
Gallras 2022
Gallras 2022
Gallras 2022
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Gallras 2022
Bevarande/gallring
Projektet
UHR(LLP comenius regio) (programperioden 2007‐2013)
Ansökan Beslut
Budget
Fakturor (eller ansökningar om utbetalningar)
Deltagarlistor
Metodmaterial
Ändringsbeslut
Mailkonversation med förvaltande myndighet (beslutande karraktär)
Inbjudningar Samverkansavtal
Avsluts handlingar Granskningsprotokoll
Reseräkningar/kvittoredovising
Tidrapporter
Huvudbok
Statusrapporter
Ombokningar ekonomiskt
Upphandlingar
Partnerskapsavtal
X
x
x
x
(X)
X
X
X
X
X
X
x
x
x
X
X (om det finns)
X
X
X
X
X
X
X
X
x
X
X
X
X
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Gallras 5 år efter projektavslut
Gallras 5 år efter projektavslut
Gallras 5 år efter projektavslut
Bevaras
Bevaras
Gallras 5 år efter projektavslut
Bevaras
Bevaras
Gallras 5 år efter projektavslut
Gallras 5 år efter projektavslut
Gallras 5 år efter projektavslut
Gallras 5 år efter projektavslut
Gallras 5 år efter projektavslut
Gallras 5 år efter projektavslut
Bevaras
Bevaras
Slutrapporter
Boarding pass/Certifikat för internationella möten
Mötesprotokoll (projektinnehåll)
X
X
X
X
Dokumenttyp
Bevaras
Gallras 5 år efter projektavslut
Gallras 5 år efter projektavslut
Hantering
Diariet Ekonomiavdelningen
Bevarande/gallring
Projektet
LLP/Comenuius networks (internationella nätverk) (programperioden 2007‐2013)
Ansökan Beslut
Budget
Fakturor (eller ansökningar om utbetalningar)
Deltagarlistor
Metodmaterial
Ändringsbeslut
Mailkonversation med förvaltande myndighet (beslutande karraktär)
Inbjudningar Samverkansavtal
Avsluts handlingar Granskningsprotokoll
Reseräkningar/kvittoredovising
Tidrapporter
Huvudbok
Statusrapporter
Ombokningar ekonomiskt
Upphandlingar
Partnerskapsavtal
Slutrapporter
Boarding pass/Certifikat för internationella möten
Mötesprotokoll (projektinnehåll)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
(X)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Dokumenttyp
X
X
X
X
X
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Gallras 5 år efter sista utbetalning
Gallras 5 år efter sista utbetalning
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Gallras 5 år efter sista utbetalning
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Gallras 5 år efter sista utbetalning
Gallras 5 år efter sista utbetalning
Gallras 5 år efter sista utbetalning
Gallras 5 år efter sista utbetalning
Gallras 5 år efter sista utbetalning
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Gallras 5 år efter sista utbetalning
Gallras 5 år efter sista utbetalning
Bevarande/gallring
Hantering
Diariet Ekonomiavdelningen
Projektet
VGR/Vinova/TVV
Ansökan Beslut
X
X
X
Bevaras
Bevaras
Budget
Fakturor (eller ansökningar om utbetalningar)
Deltagarlistor
Metodmaterial
Ändringsbeslut
Mailkonversation med förvaltande myndighet (beslutande karraktär)
Inbjudningar Samverkansavtal
Avsluts handlingar Granskningsprotokoll
Reseräkningar/kvittoredovising
Tidrapporter
Huvudbok
Statusrapporter
Ombokningar ekonomiskt
Upphandlingar
Partnerskapsavtal
Slutrapporter
Boarding pass/Certifikat för internationella möten
Mötesprotokoll (projektinnehåll)
X
X
(X)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Bevaras
Gallras 15 år efter projektavslut
Gallras 15 år efter projektavslut
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Gallras 15 år efter projektavslut
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Gallras 15 år efter projektavslut
Gallras 15 år efter projektavslut
Gallras 15 år efter projektavslut
Gallras 15 år efter projektavslut
Gallras 15 år efter projektavslut
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Gallras 15 år efter projektavslut
Gallras 15 år efter projektavslut
Ärende 6
Göteborgsregionens kommunalförbund
Dnr: 13-28.90
Styrelseärende 6
2015-05-08
Till förbundsstyrelsen
Rekommendationer för det framtida arbetet inom
ramen för VG2020 - bruttolista
Västra Götaland 2020 (VG2020) är en gemensam vägvisare för hela
Västra Götalands utveckling mellan åren 2014 och 2020. Strategin har
tagits fram inom ramen för det regionala utvecklingsansvaret som
Västra Götalandsregionen har från riksdag och regering. VG2020 riktar
sig till alla som arbetar med insatser för tillväxt och utveckling i Västra
Götaland; kommuner, lärosäten, Science parks, länsstyrelsen,
föreningsliv m.fl.
Genomförandeplan för Göteborgsregionen avseende VG2020 antogs av
förbundsstyrelsen 2014-09-26 respektive Business Region Göteborgs
styrelse under hösten 2014. Planen utgörs av de fyra politiskt antagna
strategiska dokument som ligger till grund för arbetet i vår delregion:
Budget och verksamhetsinriktning för GR, Verksamhetsplan för BRG,
mål- och strategidokumentet Hållbar tillväxt och Strukturbild för
Göteborgsregionen.
Beredningen för hållbar utveckling (BHU) har det formella ansvaret för
genomförandet av VG2020 samt ansvarar också för att strategin följs
upp och utvärderas. En halvtidsutvärdering kommer att genomföras
2017 och en slututvärdering efter 2020. I syfte att ge en samlad bild av
utvecklingen inom strategin kommer VGR att ta fram en årlig rapport
kring föregående års insatser. Enligt beslut i regionfullmäktige den 24
september 2013 ska den årliga rapporten följas av ett antal
rekommendationer för det framtida arbetet. Rekommendationerna
arbetas fram utifrån resultatet av rapporten, omvärldsanalyser och
annat statistiskt underlag. Genom rekommendationerna synliggörs
områden som är extra viktiga att arbeta med under de kommande åren
för en god utveckling i Västra Götaland. Syftet med
rekommendationerna är att få ett mer fokuserat genomförande av
VG2020, då resurser kan riktas mot de områden där de bedöms göra
bäst nytta.
På BHUs möte den 28 april kommer den årliga rapporten att presenteras
och förslag på ett antal rekommendationer att läggas fram. Innan
Göteborgsregionens kommunalförbund
förslaget tas upp på BHU ska rekommendationerna förankras och ges
inspel på av nämnder och kommittéer inom VGR, kommunalförbund och
kommuner. Inspelen görs bl.a. genom workshops med utgångspunkt i
bilagd ”bruttolista”. Ett slutligt förslag till rekommendationer ska upp för
ställningstagande i BHU den 23 juni. Rekommendationerna sänds sedan
ut till berörda nämnder och kommittéer inom VGR samt till
kommunalförbunden i Västra Götaland, som då har möjlighet att i sitt
budgetarbete fördela resurser i rekommendationernas riktning.
GRs kommentarer
GR ser positivt på att man tar fram rekommendationer för att få ett mer
fokuserat genomförande av strategin VG2020 och ser möjligheter att då
kunna rikta resurser mot en rad områden inom GRs verksamhet där
dessa resurser skulle kunna göra nytta för en god utveckling i vår
region.
GR har i sin verksamhetsinriktning och budget för 2016 (VI 2016)
identifierat några utmaningar och strategier för Göteborgsregionen
under de kommande åren. Kopplat till rekommendationerna ser vi
möjlighet att växla upp arbetet tillsammans med VGR inom ett antal
områden. Starkast framstår denna koppling inom följande
rekommendationer:
Rekommendation: Insatser för att öka antalet ungdomar med fullföljd
gymnasieutbildning.
Här ser vi kopplingar till tre av GRs identifierade utmaningar och
strategier i VI 2016: Goda livsvillkor och framtidsutsikter för barn och
unga; En inkluderande region för goda livsvillkor hela livet; Livslångt
lärande.
GR bedriver sedan tidigare ett omfattande systematiskt arbete genom
PlugIn och PlugInnovation som visar goda resultat och som kan
förstärkas ytterligare, framför allt spridas ännu mer till andra delar av
regionen.
Rekommendation: Underlätta ungdomars och nyanländas insteg på
arbetsmarknaden.
Här ser vi kopplingar till tre av GRs identifierade utmaningar och
strategier i VI 2016: Goda livsvillkor och framtidsutsikter för barn och
unga; En inkluderande region för goda livsvillkor hela livet; En
fungerande arbetsmarknad.
Nyckelfrågor i detta arbete är att vidareutveckla det regionala arbetet
kring samverkan mellan arbetsmarknad, utbildning och integration. GR
har bland annat skapat en kommungemensam plattform för att
förstärka detta arbete, en samverkan som hanterar sociala frågor,
utbildning och boende för nyanlända.
Göteborgsregionens kommunalförbund
Vidare är det centralt att initiera, utveckla och genomföra aktiviteter och
insatser som stärker samverkan mellan skola och arbetsliv samt att
utveckla och stärka strukturer för arbetsplatsförlagt lärande och praktik i
grund- och gymnasieskola.
Rekommendation: Skapa goda förutsättningar för ett mer behovsstyrt
utbildningssystem
Här ser vi kopplingar till tre av GRs identifierade utmaningar och
strategier i VI 2016: Goda livsvillkor och framtidsutsikter för barn och
unga; Livslångt lärande; En fungerande arbetsmarknad.
En viktig fråga för att stärka regionen är att optimera matchningen
mellan arbetsmarknadens behov av kompetens och vilka utbildningar
som erbjuds. Det krävs att ett utvecklingsarbete bedrivs och att
mötesplatser skapas i syfte att utbildningsanordnare och
arbetslivsrepresentanter systematiskt ska arbeta med
kompetensförsörjning, omvärldsbevakning, matchning, statistik och
analys. Det inledda regionala arbetet kring rekas.se (regional
kartläggning av arbetsmarknad och studerande) är därför viktigt.
Rekommendation: Insatser för att lösa urbana utmaningar som rör
utanförskap, segregation och ojämlika villkor för invånarna.
Här ser vi kopplingar till fyra av GRs identifierade utmaningar och
strategier i VI 2016: Goda livsvillkor och framtidsutsikter för barn och
unga; En inkluderande region för goda livsvillkor hela livet; En
fungerande arbetsmarknad. Boende och bostäder.
Denna rekommendation hänger nära ihop med tidigare nämnda
rekommendationer. Centralt är att prioritera tidiga insatser för barn och
unga som riskerar att hamna i utanförskap. GR har tidigare erfarenhet
av att driva denna typ av regionalt arbete i form av GR Samtidigtprojektet.
Rekommendation: Ta fram en systemanalys för Västra Götalands
transportnät.
Här ser vi kopplingar till tre av GRs identifierade utmaningar och
strategier i VI 2016: En inkluderande region för goda livsvillkor hela
livet; En fungerande arbetsmarknad. Infrastruktur för effektivt och
klimatsmart resande.
Rekommendation: Kraftsamla för att bli föregångare i omställningen från
fossil till förnybar energi.
Här ser vi kopplingar till en av GRs identifierade utmaningar och
strategier i VI 2016: En hållbar livsmiljö.
Utifrån ett regionalt perspektiv ser vi här bland annat vinster av att
samordna arbetet med energiförsörjningssystem, t.ex. vindkraft och
energiproduktion till havs, samt att driva på arbetet med att förändra
den offentliga sektorns konsumtionsmönster.
Göteborgsregionens kommunalförbund
Kopplat till ovanstående rekommendationer ser vi stora möjligheter att
tillsammans med Västra Götalandsregionen växla upp det gemensamma
arbetet inom ramen för VG2020.
Förslag till beslut
GR ser positivt på de prioriterade rekommendationerna i utsända
bruttolista och goda möjligheter att fördjupa det regionala samarbetet
inom ovan definierade områden.
Kommentarerna i denna skrivelse utgör GRs förslag till prioriteringar
inför ärendets hantering i BHU.
Göteborg 2015-04-23
Helena Söderbäck
/Gunnel Rydberg
Fredrik Zeybrandt
Bilaga
Bruttolista rekommendationer
En ledande kunskapsregion
Rekommendation: Ökad samordning, kvalitet och tillgänglighet till de
samhällsfinansierade företagsrådgivningsinsatserna.
Motiv: Nyföretagandet i Västra Götaland har ökat de senaste 10 åren. Men nyföretagande i
förhållande till vår befolkning är fortfarande lägre än i de två övriga storstadsregionerna.
Företagandet har inte ökat i samma takt som nyföretagandet, vilket kan förklaras av att
företag läggs ned i ungefär samma takt som nya etableras. För ett ökat nettoföretagande
behöver fler företag startas med en högre överlevnadsgrad.
Svagheter har identifierats i det regionala stödsystemet kring företagsrådgivning. Bland
annat visar undersökningar att utbudet av tjänsterna inte matchar efterfrågan, kunden har
svårt att hitta i systemet, flera av stödaktörerna erbjuder tjänster som överlappar varandra
och det finns inget enhetligt system för kvalitetssäkring av aktörer och tjänster. Genom ett
mer samordnat, tillgängligt och kvalitetssäkrat stödsystem kan förutsättningarna för att
förverkliga idéer och starta företag stärkas.
Rekommendationen berör de prioriterade frågorna: Stimulera ökat entreprenörskap
och Skapa starka förutsättningar för att förverkliga idéer och starta företag.
Rekommendation: Underlätta för företag som vill nå ut på internationella marknader
Motiv: Med nära en fjärdedel av Sveriges export är Västra Götaland en ledande
exportregion. En stor del av exporten härrör från stora globala företag. Tillväxten av små
exportföretag har under de senaste 10 åren varit lägre i Västra Götaland än i riket.
En ökad export av varor och tjänster är en grundförutsättning för tillväxt i många av våra
små och medelstora företag. Enligt Tillväxtverkets rapport om företagens villkor och
verklighet bidrar internationalisering även till att små och medelstora företag blir mer
innovativa och därigenom mer konkurrenskraftiga. Internationalisering är därför en viktig
faktor i arbetet för att främja utvecklingen av konkurrenskraftiga små och medelstora
företag.
Rekommendationen berör den prioriterade frågan: Främja utvecklingen av
konkurrenskraftiga små och medelstora företag
Rekommendation: Kraftsamling bland offentliga aktörer för bättre företagsklimat i Västra
Götaland
Motiv: Av de 28 kommuner i Västra Götaland som ingår i SKL:s
företagsklimatundersökning Insikt, som mäter förtagens bedömning av kommunernas
myndighetsutövning, hamnar 20 på en placering under genomsnittet.
Att skapa ett gott klimat för kreativitet entreprenörskap och företagande är viktigt för orters
Bilaga
utveckling och välfärd. Ett viktigt steg för ett bättre företagsklimat är att skapa bättre och
effektivare kontakter mellan företag och den offentliga sektorn. En bra service och
bemötande från kommuner och myndigheter bidrar till att fler företag startas och de som
redan finns kan växa och anställa.
Rekommendationen berör de prioriterade frågorna: Stimulera ökat entreprenörskap,
Skapa starka förutsättningar för att förverkliga idéer och starta företag och Främja
utvecklingen av konkurrenskraftiga små och medelstora företag.
Rekommendation: Satsning på innovativa västsvenska kluster med internationell lyskraft
Motiv: Samverkan mellan företag, akademi och offentliga organisationer inom
tillväxtbranscher eller i sk kluster är viktigt för en regions nationella och internationella
konkurrenskraft. I VG 2020 pekas ett antal områden ut där särskild kraftsamling ska ske.
Det handlar t ex om hållbara transporter, maritima/marina området, life science, grön kemi,
livsmedel/gröna näringar och hållbar stadsutveckling. Dessutom ska insatser göras för att
nya branscher ska växa fram t ex inom smarta textilier och dataspel.
Det finns behov av att ytterligare förstärka klusterarbetet i Västra Götaland för att på allvar
kunna konkurrera med andra expansiva regioner i världen. Målet är att vi ska bli ännu
bättre på att behålla och dra till oss människor med idéer och kunskap och attrahera
strategiska forskningssatsningar och demonstrationsanläggningar till regionen. Ambitionen
är att Västra Götaland ska vara en internationellt erkänd test och demonstrationsarena för
ny innovativ kunskap som kommer såväl företag som medborgare till nytta. För det krävs
bättre analyser och omvärldskunskap av tillväxtområdena så vi satsar på rätt saker, att fler
parter bjuds in och deltar i det pågående klusterarbetet, och att vi aktivt kommunicerar
regionens styrkor och möjligheter.
Rekommendationen berör de prioriterade frågorna: Attrahera fler studenter och
forskare och öka utbytet med omvärlden, Stärka våra forsknings- och innovationsmiljöers
internationella konkurrenskraft, Utveckla test- och demonstrationsarenor där nya idéer
omsätts till praktik, Stimulera nationella och internationella allianser och samarbeten inom
forskning och innovation och Stärka science parks och andra samverkansmiljöer för
forskning och innovation.
Bilaga
En region för alla
Rekommendation: Insatser för att öka antalet ungdomar med fullföljd gymnasieutbildning.
Motiv: Var tionde ungdom i Västra Götaland fullföljer inte gymnasiet. På flera skolor i
utsatta områden går mer än hälften ut grundskolan utan godkänt i alla ämnen. Fullföljd
gymnasieutbildning är avgörande för framtida möjligheter till sysselsättning. Att minska
skolavhoppen är den insats som bedöms ge mest effekt på både sysselsättning, folkhälsa
och tillväxt. För att lyckas krävs en gemensam kraftsamling från regional och lokal nivå.
Rekommendationen berör den prioriterade frågorna: Fler ska bedriva eftergymnasiala
studier och avhoppen från skolan ska minska
Rekommendation: Underlätta ungdomars och nyanländas insteg på arbetsmarknaden.
Motiv: Lågutbildade unga och utomeuropeiskt födda är grupper som har svårt att få fotfäste
på arbetsmarknaden. Det är viktigt att förhindra att personer i dessa grupper blir
långtidsarbetslösa och öka möjligheterna att de som redan är långtidsarbetslösa att komma
ut i arbete. Om inte detta lyckas finns det risk att fler hamnar i ett permanent utanförskap
med stora individuella och samhälleliga kostnader som följd,
Ett sätt att ökas ungas möjligheter till arbete och studier är att främja arbetet med ökade
möjligheter till geografisk rörlighet. En vidgad geografisk rörlighet bidrar till större utbud
av praktikplatser, internationella utbyten, nätverk, projekt, kurser och andra utbildningar möjligen arbete. En eller flera regionala noder för att underlätta mobiliteten bör byggas upp.
Kompetensväxling är ett annat sätt att öka chanserna för insteg på arbetsmarknaden.
Arbetet med kompetensväxling går ut på att samordna kulturarvsverksamheter,
turistorganisationer och arbetsmarknadsenheter för att erbjuda ungdomar ferie- och
praktikjobb på lokala kulturturistiska besöksmål, såsom arbetslivsmuseer, lokala museer,
vandringleder och kyrkor.
Validering och kompletterande utbildning är andra sätt att underlätta insteg och korta vägen
till arbetsmarknaden. Genom ökad samverkan mellan kommuner, region och
arbetsförmedling kan vi öka användandet av validering i hela Västra Götaland och
möjliggöra för fler att få sin kompetens synliggjord.
Rekommendationen berör de prioriterade frågorna: Skapa goda möjligheter för unga
till praktik, ferieplatser, mentorer, Öka samverkan mellan eftergymnasial utbildning och
arbetslivet och Förkorta och förenkla vägen till arbetsmarknaden genom vägledning och
validering.
Rekommendation: Skapa goda förutsättningar för ett mer behovsstyrt utbildningssystem
Motiv: Trots en relativt hög arbetslöshet, uppger arbetsgivare i Västra Götaland i såväl hög-
som lågkonjunktur att det råder brist på kompetent arbetskraft inom vissa yrkesområden.
Det finns tydliga tecken på att matchningen på arbetsmarknaden försämrats de senaste åren.
Brist på rätt utbildad arbetskraft är ett hinder för näringslivets tillväxt och hämmar den
Bilaga
långsiktiga sysselsättningsutvecklingen.
För att skapa ett livslångt lärande för ökad delaktighet och konkurrenskraft behöver fler
utbildningar planeras utefter arbetsmarknadens kompetensbehov. Detta innefattar en nära
samverkan med utbildningsanordnare, företag och bransch- och intresseorganisationer för
att möjliggöra att fler företag och organisationer får sina kompetensbehov tillgodosedda och
fler kommer i sysselsättning. Samverkan med och mellan utbildningsanordnare måste också
vidareutvecklas i detta syfte.
Rekommendationen berör de prioriterade frågorna: Stärka möjligheterna till
kompetensförsörjning och livslångt lärande i företag och organisationer och Utveckla
samordning inom utbildningssystemet för att möta framtidens kompetensbehov
Rekommendation: Insatser för att lösa urbana utmaningar som rör utanförskap,
segregation och ojämlika villkor för invånarna
Motiv: Sociala och ekonomiska skillnader mellan olika delar i de större städerna i Västra
Götaland är betydenade. Ett antal stadsdelar och bostadsområden har en hög andel invånare
som är arbetslösa, lever med små marginaler och i utanförskap.
Det finns olika angreppsätt som kan bidra till att lösa urbana utmaningar som rör
utanförskap, segregation och ojämlika villkor. Interkulturell dialog är ett verktyg som syftar
till att skapa en inkluderande tillväxt och social sammanhållning. Verktyget bygger på
förståelse och samarbeten över institutionella, kulturella och disciplinära gränser. Målet är
att utveckla och omsätta kunskaper som kan bidra till ökad delaktighet och social
sammanhållning.
Rekommendationen berör den prioriterade frågan: Lösa större städers utmaningar
kring utanförskap och segregation.
Rekommendation: Ta fram en systemanalys för Västra Götalands transportnät
Motiv: Flera av Västra Götalands större leder har under de senaste tio åren tagits beslut om
att byggas ut eller har byggts ut. Det är viktigt att fortsätta utveckla vårt transportnät utifrån
de utmaningar vi står inför. Det finns fortfarande stora behov av åtgärder för några av våra
större leder och järnvägar. Åtgärderna är viktiga för den regionala utvecklingen men även
ur ett nationellt perspektiv.
Systemanalysen består av transportslagsövergripande analyser av transportsystemets
funktion och brister utifrån mål och behov. Huvudsyftet med systemanalysen är att den ska
utgöra ett underlag för de prioriteringar som behöver göras vid nästa revidering av
transportinfrastrukturplanen. Arbetet behöver påbörjas hösten 2015 för att på ett tydligt sätt
kunna bidra till nästa planrevidering.
Rekommendationen berör den prioriterade frågan: Investera i transportinfrastruktur som
driver regional och nationell utveckling
Bilaga
Inom den prioriterade frågan Bygga ut en kollektivtrafik som är ett föredöme när det gäller
kvalitet och hållbarhet lämnas inga rekommendationer. För mer specifik information om
utvecklingen inom frågan hänvisas till trafikförsörjningsprogrammets årliga uppföljning
och de strukturer och processer som finns kring kollektivtrafiken i Västra Götaland.
Trafikförsörjningsprogrammet är det viktigaste dokumentet i utvecklingen av
kollektivtrafiken i Västra Götaland och en del av genomförandet av VG2020.
En region där vi tar globalt ansvar
Rekommendation: Kraftsamla för att bli föregångare i omställningen från fossil till
förnybar energi.
Motiv: Utsläppen av växthusgaser har varit oförändrade i Västra Götaland mellan 1990 till
2010 men har de senaste åren minskat med 8 %. Utvecklingen går åt rätt håll men takten är
för långsam.
Det sker idag många spridda insatser med olika intensitet inom klimatområdet. I Västra
Götaland finns ett ambitiöst mål om att bli fossiloberoende 2030 som ett stort antal aktörer
ställt sig bakom och ska vi lyckas krävs en rejäl kraftsamling kring några viktiga områden.
Resurserna koncentreras då där de gör störst nytta utifrån den rådighet och de
förutsättningar som finns i Västra Götaland.
Rekommendationen berör de prioriterade frågorna: Göra offentlig sektor i Västra
Götaland ledande på utveckling av hållbara lösningar, Genomföra fler breda
överenskommelser för hållbar utveckling i Västra Götaland, Göra Västra Götaland till ett
föredöme och testarena för hållbar landsbygdsutveckling och samspel stad/land och
Utveckla miljölösningar med ambition att påverka globalt via affärsdriven miljöutveckling.
Rekommendation: Skapa drivkraft till förändring genom att offentlig sektor:
- Ställer krav på offentliga inköp utifrån sociala, ekologiska och ekonomiska aspekter
- Förändrar samhällsstrukturer och normer för att underlätta en hållbar konsumtion
för våra invånare.
Motiv: Offentlig sektor har goda förutsättningar att gå före, både som en stor kund men
också genom förändringar i samhället som underlättar att det ska vara ”lätt att göra rätt” för
våra invånare att agera hållbart. En gemensam plan behöver tas fram för hur offentlig sektor
kan bli föregångare i sin egen organisation och vilka insatser offentlig sektor kan göra för
att underlätta hållbar konsumtion.
Västra Götalands invånare konsumerar i dag mer naturresurser per invånarna än i de flesta
andra regioner i världen. Forskning visar att en framtida hållbar livsstil innebär att den
genomsnittliga användningen av material per person bör ligga närmare en fjärdedel av
dagens nivåer. Import av varor ger upphov till stora utsläpp och ibland svåra arbetsvillkor i
producentländerna. Farliga ämnen finns i många produkter där ex elektronik och
byggprodukter, textilier och mat behöver bli giftfria och resurseffektiva.
Bilaga
Rekommendationen berör de prioriterade frågorna: Göra offentlig sektor i Västra
Götaland ledande på utveckling av hållbara lösningar, Genomföra fler breda
överenskommelser för hållbar utveckling i Västra Götaland, Driva frågan om resurseffektiv
konsumtion och kommunicera hållbara värderingar och Samverka kring inköp som driver
hållbar utveckling, innovation och lokal utveckling.
En region som syns och engagerar
Rekommendation: Öka regionens attraktivitet genom spetsinstitutioner som motorer för
regionens kulturliv
Motiv: Västra Götaland konkurrerar i tider av globalisering med en rad regioner om
besökare, turister, företagsetableringar, forskare, studenter och arbetskraft. Det är belagt att
ett rikt kulturliv, vid sidan av utvecklad barnomsorg och god utbildning, är de starkaste
faktorerna när människor väljer besöksmål eller bostadsort.
En fortsatt förstärkning för konstartsutveckling av regionens kulturliv med de egna
verksamheterna i täten är av vikt. Flaggskepp som Göteborgs symfoniker, Göteborgsoperan
och Film i Väst bidrar starkt till attraktivitet och synlighet och är dessutom motorer för
resten av kulturlivet.
Rekommendationen berör de prioriterade frågorna: Främja en aktiv och nyskapande
kulturregion för alla i hela Västra Götaland och Satsa på internationell mötesindustri,
evenemang och på att stärka besöksnäringen.
Rekommendation: Bygga upp etableringsservice i alla regiondelar
Motiv: Näringslivet i Västra Götaland är i mycket hög grad internationellt orienterat och
regionen är ett centrum för internationell industri, handel och logistik. Bara i
Göteborgsregionen finns över 2300 utlandsägda företag. Vi ser en tilltagande globalisering
framför oss där konkurrens om kompetens, kapital, teknik och jobb hårdnar. För territoriet
Västra Götaland blir det därför allt viktigare att attrahera investeringar från Sverige och från
utlandet och att synas på den globala kartan.
För fler investeringar och etableringar i Västra Götaland är tillgången till etableringsservice
för företag i alla regiondelar av vikt. En ökad samverkan mellan delregioner och kommuner
är också viktig för fler investeringar och nyetableringar i Västra Götaland.
Rekommendationen berör den prioriterade frågan: Locka investeringar och
nyetableringar till Västra Götaland
Ärende 7
Göteborgsregionens kommunalförbund
Dnr: 14-163.26
Styrelseärende 7
2015-05-08
Till förbundsstyrelsen
Organisering för det delregionala
kollektivtrafikrådet, Göteborgsregionen, inom GR
Förbundsstyrelsen utgör, efter beslut 2015-02-06, det delregionala
kollektivtrafikrådet i Göteborgsregionen. Styrgruppen för miljö och
samhällsbyggnad är utsett att bereda kollektivtrafikfrågor och vid behov
lyfta dessa till förbundsstyrelsen för beslut. Till förbundsdirektören
uppdrogs samtidigt att utreda hur tjänstemannaorganisationen samt
finansieringen bör utformas.
Förslag till beslut
Att, under förutsättning att förslaget godkänns av styrgruppen för miljö
och samhällsbyggnad, godkänna förslag till organisering för DKR,
daterat 2015-02-02.
Att omedelbart justera denna protokollsparagraf.
Göteborg 2015-04-14
Helena Söderbäck
/Maria Sigroth
Göteborgsregionens kommunalförbund
Dnr: 14-163.26
Tjänsteutlåtande
2015-02-02
PK
Organisering för det delregionala
kollektivtrafikrådet, Göteborgsregionen, inom GR
Förbundsstyrelsen utgör, efter beslut 2015-02-06, det delregionala
kollektivtrafikrådet i Göteborgsregionen. Styrgruppen för miljö och
samhällsbyggnad är utsett att bereda kollektivtrafikfrågor och vid behov
lyfta dessa till förbundbundsstyrelsen för beslut. Förbundsdirektören
uppdrogs samtidigt att utreda hur tjänstemannaorganisationen samt
finansieringen bör utformas.
Bakgrund och syfte
Att koppla utveckling och utbyggnad av kollektivtrafik till infrastrukturoch bebyggelseutveckling är en framgångsfaktor för skapandet av en
hållbar regional struktur. Mot bakgrund av detta kommer beredningen
för hållbar utveckling (BHU) inom Västra Götalandsregionen (VGR) även
att behandla kollektivtrafikfrågor. En förankring av dessa frågor inom GR
är då viktig.
GR har under många år arbetat med kollektivtrafikfrågor och hade
ansvaret för framtagande av K2020 och det kollektivtrafikprogram för
Göteborgsregionen som beslutades av Förbundsstyrelsen 2009.
Förbundsstyrelsen är fortsatt projektägare för K2020. K2020 fungerar
som den delregionala målbilden för Göteborgsregionen i det gällande
trafikförsörjningsprogrammet för VGR.
I mål- och strategidokumenten Hållbar tillväxt, K2020 och Strukturbild
för Göteborgsregionen betonas vikten av en koppling mellan
bebyggelsens utveckling och kollektivtrafiken. Idag bereds frågor kring
regional struktur och därtill koppling till kommunernas
samhällsplanering i styrgruppen för miljö och samhällsbyggnad. I denna
grupp bereds också frågor kopplade till GRs uppdrag för
infrastrukturplanering.
GR är sedan 1988 regionplaneorgan enligt Plan- och Bygglagen och har
rollen att bland annat arbeta med infrastruktur och bostadsfrågan i
Göteborgsregionen. Till grund för arbetet inom GR finns en
förbundsordning upprättad. Samordningen mellan dessa frågor sker i
styrgruppen för miljö och samhällsbyggnad. Styrgruppen är även
beredande för regionala- och nationella infrastrukturinvesteringar där
Göteborgsregionens kommunalförbund
VGR är beslutande och en förhandlingspart med staten i
åtgärdsplaneringen. Genom att tillföra kollektivtrafikfrågor till
styrgruppen för miljö och samhällsbyggnad möjliggörs än bättre de
synergier som skapandet av en hållbar regional struktur kräver.
När det gäller kollektivtrafikfrågor ligger beslutsmandatet inom VGR som
kollektivmyndighet och syftet med beredning av frågorna inom GR är att
möjliggöra förankring med medlemskommunerna och samordning
mellan olika politikområden.
Organisering
För att skapa en koppling till politiker och tjänstemän på VGR bjuds vid
behov representanter från regionens kollektivtrafiknämnd,
kollektivtrafiksekretariatet och Västtrafik in till styrgruppen för miljö och
samhällsbyggnad då det anses lämpligt. GRs bedömning är att
styrgruppen för miljö- och samhällsbyggnad behöver avsätta 2 timmar
vid 2 - 4 tillfällen per år för att ha möjlighet att fördjupa den politiska
dialogen med de ovanstående organisationerna och för att skapa
förankring inom Göteborgsregionen.
Enligt VGRs modell för samråd med de delregionala kollektivtrafikråden
består detta i de fyra delarna Information, Workshop, Avstämning och
Remiss. Beroende på frågeställningens art behandlas dessa delar vid
återkommande möten eller mer samlat. Remisser bör alltid lyftas till
Förbundsstyrelsen för ställningstagande. Vid viktiga strategiska
frågeställningar, som till exempel utformningen av det ny pris- och
betalsystemet eller återkommande utformningen av
Trafikförsörjningsprogrammet, bör alla fyra delar behandlas i
förbundsstyrelsen.
Den tjänstemannagrupp (kollektivtrafiknätverket) som bereder
kollektivtrafikärenden består av kommunrepresentanter. Ärendena
initieras i huvudsak som remisser från VGRs kollektivtrafiknämnd. För
att öka förståelsen för frågornas komplexitet anordnas bland annat
förberedenade seminarier och workshops. Remisserna bereds och
förslag till yttranden lämnas till styrgruppen för miljö och
samhällsbyggnad. Strategiska frågor lyfts till Förbundsstyrelsen, som
DKR, för beslut. Kollektivtrafiknätverket kan samordnas med befintligt
nätverk för Infrastruktur.
Förbundsstyrelsen, som DKR, har även möjlighet att initiera
frågeställningar som delegeras till styrgruppen för miljö och
samhällsbyggnad för beredning.
Finansiering
Beredningen av kollektivtrafikfrågor är en ny arbetsuppgift för GR.
Omfattningen av arbetsuppgiften för att på tjänstemannasidan bereda
Göteborgsregionens kommunalförbund
kollektivtrafikfrågorna bedöms omfatta en halvtidstjänst. Arbetet består
dels att vara föredragande inför styrgruppen för miljö- och
samhällsbyggnad och dels leda arbetet i nätverket för kollektivtrafik
(DKR tjänstemannaberedning). Inom GRs Budget 2016 avsätts
erforderliga medel. Under innevarande år finansieras verksamheten
inom ram.
Ärende 8
Göteborgsregionens kommunalförbund
Dnr:15-71.11
Styrelseärende 8
2015-05-08
Till förbundsstyrelsen
Bostadsförsörjningsprogram 2015–2020, Öckerö
Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) har i skrivelse från Öckerö
kommun daterad 2015-03-09 beretts tillfälle att yttra sig över
rubricerad remiss.
Förslag till beslut
Att, under förutsättning att förslaget godkänns av styrgruppen för miljö
och samhällsbyggnad, godkänna förslag till yttrande, daterat
2015-03-13.
Att omedelbart justera denna protokollsparagraf.
Göteborg 2015-04-14
Helena Söderbäck
/Maria Sigroth
Göteborgsregionens kommunalförbund
Dnr: 15-71.11
Tjänsteutlåtande
2015-03-13
Per Kristersson
Bostadsförsörjningsprogram 2015–2020, Öckerö
Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) har i skrivelse från
Öckerö kommun daterad 2015-03-09 beretts tillfälle att yttra sig
över rubricerad remiss.
Bakgrund och syfte
I den reviderade bostadsförsörjningslagen, från 2014-01-01,
framgår det att ”varje kommun ska med riktlinjer planera för
bostadsförsörjningen i kommunen. Syftet med planeringen ska
vara att skapa förutsättningar för alla i kommunen att leva i goda
bostäder och för att främja att ändamålsenliga åtgärder för
bostadsförsörjningen förbereds och genomförs.
Vid planeringen av bostadsförsörjningen ska kommunen samråda
med berörda kommuner och ge länsstyrelsen, aktören med ansvar
för regionalt tillväxtarbete i länet och andra regionala organ tillfälle
att yttra sig.”
Dessutom skall riktlinjerna för bostadsförsörjningen antas av
kommunfullmäktige under varje mandatperiod. Kommunens
riktlinjer för bostadsförsörjningen ska minst innehålla följande
uppgifter:
1. kommunens mål för bostads byggande och utveckling av
bostadsbeståndet,
2. kommunens planerade insatser för att nå uppsatta mål, och
3. hur kommunen har tagit hänsyn till relevanta nationella och
regionala mål, planer och program som är av betydelse för
bostadsförsörjningen.
Uppgifterna ska särskilt grundas på en analys av den demografiska
utvecklingen, av efterfrågan på bostäder, bostadsbehovet för
särskilda grupper och marknadsförutsättningar.
Kansliets kommentarer
GR är sedan 1988 regionplaneorgan enligt Plan- och Bygglagen
och har rollen att arbeta med bostadsfrågan i Göteborgsregionen.
Göteborgsregionens kommunalförbund
Det är därför, enligt bostadsförsörjningslagen, GR som skall göra
en regional bedömning av kommunens framtagna riktlinjer.
Öckerö kommun konstaterar, i bostadsförsörjningsprogrammet, att
kommunen ligger inom kustzonen i GRs strukturbild. Detta innebär
att kommunen delar GRs syn att boende inom kustzonen är
attraktivt och att tillgängligheten till kommunen är viktig för hela
regionen. Förändringstrycket är, enligt kontakter kommunen tagit
med bland annat mäklare, stort men bostadsbyggandet begränsas
av en kapacitetssvag infrastruktur. Bostadsbyggandet inom Öckerö
förklaras även enligt kommunen av osäkerhet inför framtiden och
en mer restriktiv kreditgivning. GR konstaterar att det finns många
orsaker som hämmar bostadsbyggandet generellt i Sverige och att
en del även gäller för situationen inom Öckerö kommun.
Kommunens invånare har tidigare motsatt sig fast förbindelse från
fastlandet. Förbindelsen via färja och väg 155 över Hisingen har
begränsning framförallt morgon och kväll beroende på hög andel
pendlare som reser till arbete med bil. Minskat beroende av bil och
tillskapande av alternativa resmöjligheter tas upp i nu pågående
trafikstrategi för kommunen.
Målet för kommunens bostadsförsörjning är att nybebyggelse skall
ske på samtliga 11 öar. Dagens bebyggelsestruktur är i huvudsak
baserad på småhusbebyggelse. Kommunen saknar små lägenheter
som skulle förenkla omflyttning inom kommunen vid
generationsskiften och skapa förutsättningar för en mer flexibel
lokal bostadsmarknad.
I GRs mål och strategidokument Hållbar tillväxt, 2013 och
Strukturbild, 2008 finns överenskommelser om vikten av att
lokalisera nya bostäder till de delar av regionen som har befintlig
kollektivtrafik eller där bostadsbyggandet kan stärka strukturen
och därmed underlaget för kollektivtrafik. Exempel på detta är
lokalisering i stationssamhällena och i större tätorter i kustzonen.
Därmed bör från kommunen sida aktiv planering av
bostadsbyggande i perifera lägen undvikas.
GR konstaterar att kommunen trots det attraktiva läget i
kustzonen inte har byggt speciellt mycket bostäder under senare
år. Befolkningsutvecklingen är relativt konstant med en ökning på
mellan 0,4% och 0,7% per år under perioden 2003-2013. I
regionens övriga kommuner växer befolkningen avsevärt mer.
Förklaringen är främst ett lågt bostadsbyggande och därmed låg
inflyttning. Befolkningen i kommunen är relativt ung men
avsaknaden av lämpliga lägenheter resulterar i att kvarboendet
inom kommunen försvåras. Detta är ett förhållande som delas med
Göteborgsregionens kommunalförbund
de flesta kranskommunerna. Öckerö kommun har ca 90% småhus.
På flera av öarna saknas flerfamiljshus.
Kommunen konstaterar att det är barnfamiljer som bosätter sig i
de befintliga samhällen där de en gång växte upp i och och att de
efterfrågar småhus. Det finns en stor efterfrågan på tomter för
eget byggande i en kommunal tomtkö. När barnen i sin tur växer
upp och föräldrarna blir äldre så blir efterfrågan på bostäder mer
komplex. Kommunen har idag en stor dominans av småhus.
Kommunen uppmärksammar att behovet är mångfacetterat och
planerar byggandet av lägenheter i flerbostadshus i anslutning till
befintliga samhällen. Samtidigt finns en fortsatt nyproduktion av
villor och småhus. Även dessa planeras att byggas i befintliga
samhällen. GR önskar att i det påbörjade arbetet med en ny
översiktsplan en analys av hur öckeröarnas olika samhällen bör
utvecklas så att en bättre fungerande lokal bostadsmarknad
skapar en lämplig balans mellan befintligt bostadsbestånd och
behov av nyproduktion. Hänsyn bör tas så att kommunens
bostadsmarknad blir en tydligare och mer integrerad del av den
regionala bostadsmarknaden och att kommunen kan erbjuda fler
möjlighet att bo i en skärgårdsmiljö.
GR är väl medveten om att kommunen har brist på etableringsbar
mark och därmed har begränsningar för hur stor befolkning som
ryms. Därför delar GR kommunens vilja att förtäta befintliga
samhällen och att underlätta byggandet av högre bostadshus.
Samtidigt konstaterar GR att tillgängligheten till den regionala
arbetsmarknaden är begränsad för Öckeröborna. Det faktum att
det är en ö-kommunen ökar tidsåtgången för pendling till arbete
och studier. I huvudsak sker arbetspendling till de områden som
har god tillgänglighet som till exempel Göteborgs centrala delar
och till arbetsplatser, som till exempel Volvo, på Hisingen.
Pendlingen med kollektivtrafik är konstigt nog lägre än förväntat
då öarnas samhällen är täta och kan liknas med
"Stationssamhällen" samtidigt som målpunkterna är
väldefinierade. GR håller därför med kommunen om att planeringen bör söka lösningar som bryter beroendet av bilen som huvudsakligt transportmedel. Nuvarande lösning med bilfärja från till
exempel Hönöpinan gynnar de som reser med bil och missgynnar
dem som åker kollektivt. Hade färjan utgått från det täta kustsamhället med gångavstånd till "stationen" skulle personresor med
kollektivtrafik på vatten och via de etablerade busskörfälten på väg
155 gynnas vilket skulle bidra till att avhjälpa rådande kapacitetsproblem och ge kortare och mer konkurrenskraftiga restider. GR
konstaterar även att branschutbudet inom kommunen är relativt
Göteborgsregionens kommunalförbund
lågt medan bland de boende är väsentligt högre. Detta innebär att
pendling till fastlandet ofta är avgörande för att finna arbete.
GR saknar idag underlag för att beskriva utbud och invånarnas och
inflyttares efterfrågan av bostäder. GR konstaterar dock att utbudet av bostäder och dess olika storlekar, upplåtelseformer och läge
starkt varierar i regionens olika delar. GR konstaterar vidare att
det även saknas en tydlig bild på vad boende har för boendeprefer
preferenser vid flytt. Ofta är invånaren hänvisad till det utbud som
finns och därmed synliggörs inte den egentliga efterfrågan i
historisk statistik.
I nedanstående tabell visas hur hushållssammansättningen
förändrats från sista folkbokföringsåret 1990 till första
registerbaserade lägenhetsstatistiken 2012. För samtliga
kommuner ökar de riktigt stora familjerna. Anmärkningsvärt är att
i Göteborg minskar andelen ensamhushåll och tvåpersonshushåll.
En förklaring kan vara att fler nybildade familjer stannar kvar i
Göteborg även när barnen föds. För kranskommunerna ökar
tvåpersonshushållen vilket kan förklaras av att man bor kvar när
barnen flyttar hemifrån. Tydligt är att djupare analyser behöver
göras för att förstå regionala flyttningsmönster.
Förändring 19902012
Ale
1 person
2 personer
3 personer
4 personer
5 personer
6 personer
0,6%
1,2%
-0,8%
-0,3%
-0,1%
0,1%
Alingsås
-0,2%
0,8%
0,0%
0,0%
-0,3%
0,1%
Göteborg
-4,8%
-2,2%
0,4%
0,6%
0,4%
0,6%
Härryda
-0,4%
0,1%
-0,4%
0,4%
-0,1%
0,1%
Kungsbacka
0,4%
0,7%
-0,8%
0,2%
-0,2%
0,2%
Kungälv
0,4%
1,2%
-0,7%
-0,2%
-0,2%
0,2%
Lerum
0,9%
1,4%
-0,9%
-0,1%
-0,1%
0,0%
Lilla Edet
3,0%
2,9%
-0,1%
-0,9%
-1,0%
0,0%
Mölndal
-1,1%
-1,5%
-0,1%
0,8%
0,0%
0,2%
Partille
-0,9%
-1,1%
-0,3%
0,5%
0,2%
0,2%
Stenungsund
-0,2%
0,3%
-0,3%
0,1%
-0,3%
0,2%
Tjörn
-0,1%
3,2%
0,0%
-0,8%
-0,6%
0,0%
Öckerö
-1,2%
0,6%
-0,8%
-0,4%
0,1%
0,6%
Göteborgsregionens kommunalförbund
GR avser att, gärna i samverkan med marknadens aktörer, göra
studier för att klarlägga hur de regionala bostadsmarknaderna
fungerar. GR konstaterar att Göteborgsregionen har ett flertal till
viss del oberoende bostadsmarknader. Dels bostadsmarknader
som är särskilda på grund av olika ekonomiska förutsättningar, till
exempel hyresmarknaden och äganderätts/bostadsrättsmarknaden. Det finns en kösituation för att hitta en hyresrätt i
attraktiva områden men det är en ren ekonomisk begränsning vid
val och köp av småhus eller bostadsrätt. Dels finns även
geografiskt olika lokala marknader inom regionen.
GR anser att det är viktigt att kommunen inte bara begränsar
analysen i bostadsförsörjningsprogrammet till de lokala
förhållandena i den egna kommunen utan även analyserar
kommunens roll i ett större sammanhang. Det kan även vara
intressant om kommunen breddar analysen i samverkan med
andra kommuner som delar de lokala bostadsmarknaderna.
Sammantaget är GR positiv till kommunens ambitioner i
Bostadsförsörjningsprogrammet, och ser att ett väsentligt ökat
bostadsbyggande som ligger i paritet med övriga kommuner i
regionen är möjligt, om bostadsbyggandet sker tätt och högt i
befintliga samhällen samt att tillgängligheten ökas med hjälp av en
utbyggd kollektivtrafik som utgår från dessa samhällen och
därmed avlastar den nu begränsande infrastrukturen.
Ärende 9
Göteborgsregionens kommunalförbund
Dnr:15-48.23
Styrelseärende 9
2015-05-08
Till förbundsstyrelsen
Översiktsplan för Göteborg, fördjupad för Västra
Arendal och Torsviken, samråd
Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) har i skrivelse från
Göteborgs Stad daterad 2015-02-10 beretts tillfälle att yttra sig över
Översiktsplan för Göteborg, fördjupad för västra Arendal och Torsviken.
Samrådshandlingen finns på Göteborgs Stads webbsida
http://goteborg.se/wps/portal/invanare/bygga-o-bo/kommunensplanarbete/plan--och-byggprojekt/.
Förslag till beslut
Att, under förutsättning att förslaget godkänns av styrgruppen för miljö
och samhällsbyggnad, godkänna förslag till yttrande, daterat
2015-03-25.
Att omedelbart justera denna protokollsparagraf.
Göteborg 2015-04-14
Helena Söderbäck
/Maria Sigroth
Göteborgsregionens kommunalförbund
Dnr:15-48.23
Tjänsteutlåtande
2015-03-25
JF, CK
Översiktsplan för Göteborg, fördjupad för Västra
Arendal och Torsviken, samråd
Göteborgsregionens kommunalförbund (GR) har i skrivelse från
Göteborgs Stad daterad 2015-02-10 beretts tillfälle att yttra sig över
Översiktsplan för Göteborg, fördjupad för Västra Arendal och Torsviken.
Samrådshandlingen finns på Göteborgs Stads webbsida
www.goteborg.se/planochbyggprojekt.
Bakgrund och syfte
Det finns sedan tidigare en gällande Fördjupad översiktsplan för
Ytterhamnsområdet där nu aktuella Torsviken och Västra Arendal
undantogs från antagandet år 2006, och redovisades som
utredningsområde.
Syftet med denna fördjupade översiktsplan för Västra Arendal och
Torsviken är att belysa konflikten i mark- och vattenanvändning för
området. Slutsatserna i planen ska säkerställa möjligheten till framtida
hamn på Risholmen med tillhörande väg- och järnvägsförbindelse liksom
Torsvikens natur och friluftsvärden.
Under arbetet med fördjupningen har det blivit aktuellt att utreda om
massor från Västsvenska paketet kan komma till nytta för utbyggnad av
den nya hamnen på Risholmen. Detta medförde att Göteborgs Stads
byggnadsnämnd i mars 2014 tog beslut om att ”utöka uppdraget för
fördjupningen av översiktsplanen för Västra Arendal och Torsviken”.
Parallellt pågår en tillståndsprövning enligt miljöbalken för utbyggnad av
hamn på Risholmen som Göteborgs Hamn AB har initierat.
Sammanfattning
Fördjupningen av översiktsplanen behandlar en del i Göteborgs
ytterhamnsområde benämnt Västra Arendal och Torsviken.
Ytterhamnsområdet är den del av Göteborgs hamn som ligger mellan
Torshamnen i väster och Älvsborgsbron i öster i Göta älvs mynning på
älvens norra sida.
Göteborgsregionens kommunalförbund
De geografiska begränsningarna för hamnen att expandera gör det
angeläget att mark- och vattenområdet vid Risholmen och Arendal kan
utnyttjas effektivt så att en god hushållning med mark- och
vattenresurser uppnås. Samtidigt är delar av Torsvikens vatten- och
landområde beslutat som Natura 2000-område utifrån EU:s
fågeldirektiv. Det finns således en konflikt i markanvändningen.
I samrådshandlingen föreslås att Torsviken bör utvecklas till ett område
för naturvård och rekreation. Kommunen ska bilda ett naturreservat där
naturvärdena får ett förstärkt skydd. Syftet är också göra området
tillgängligt för allmänheten som närrekreationsområde. Det finns behov
av en ”grön” buffertzon mellan industri och bostäder.
I samrådshandlingen har nio vägalternativ och sju järnvägsalternativ
studerats utifrån funktionalitet, risker för tredje man och påverkan på
Natura 2000-området och andra naturvärden. Samtliga alternativ
innehåller delsträckor där motstående intressen medför konflikter i
markanvändningen vid ett genomförande. I samrådshandlingen har inte
någon utvärdering gjorts av alternativen. Avsikten är att ett eller ett par
alternativ ska utkristalliseras och studeras närmare i samband med
nästa skede i planeringsprocessen.
Kommentarer
I GR:s mål- och strategidokument framhålls vikten av Göteborgs hamn
som Skandinaviens största hamn, vilket också ställer stora krav på
infrastrukturen i regionen. För att hamnen ska fortsätta utvecklas i
Göteborgsregionens kommunalförbund
samma riktning krävs en robust kapacitet i järnvägssystemet och god
tillgänglighet i det övergripande transportsystemet.
Hamnen i Göteborg har nationell och internationell betydelse, och har en
central roll för regionens näringslivsutveckling och sysselsättning. Det är
därför viktigt att hamnen ges möjlighet att expandera.
Det är samtidigt positivt att det finns en funktionell avsättning för de
massor som förväntas uppstå i samband med genomförandet av
västsvenska paketet. En utbyggnad av hamnen är till fördel för hamnens
verksamhet och därmed regionens utveckling. Om hamnens utbyggnad
inte genomförs måste alternativ avsättning för det västsvenska paketets
massor hittas.
GR har i tidigare yttranden betonat att det är viktigt att Ytterhamnarna
ges möjlighet att utvecklas vidare samtidigt som ansträngningar bör
göras för att minimera eller kompensera nödvändiga ingrepp där så är
möjligt. Skapandet av ett naturreservat säkrar områdets naturvärden
samtidigt som tillgänglighet till rekreation för närboende ökar.
Ur regional synvinkel är det angeläget att transportkapaciteten till och
från hamnen säkras i hela transportsystemet. Goda kopplingar med väg
och järnväg är en förutsättning. GR tar däremot inte ställning i frågan
om vilka väg- eller järnvägsalternativ som skall förordas.
Ärende 10
Göteborgsregionens kommunalförbund
Dnr: 14-125.60
Styrelseärende 10
2015-05-08
Till förbundsstyrelsen
EU-medborgare i socialt och ekonomiskt utsatta situationer,
förslag till plan
Förbundsstyrelsens presidium behandlade 2014-04-22 frågan om stöd
och samarbete i situationen med fattiga EU-migranter i
Göteborgsregionen och beslutade då att överlämna frågan till den
sociala styrgruppen för skyndsam beredning.
Ett förslag till plan daterad 2015-03-17 har tagits fram tillsammans med
Göteborgs Stad. Planen har skickats ut till förbundsstyrelsen och sociala
styrgruppen för kännedom 2015-03-18.
Social resursnämnd i Göteborgs Stad behandlade ärendet 2015-03-25
och beslutade att skicka ut på remiss i Göteborgs Stad. Sista dag för
svar var 2015-04-30.
Sociala styrgruppen beslutade 2015-04-20 att ställa sig bakom förslaget
med förslag till ändringar som rörde skolan. Sociala styrgruppen ansåg
att formuleringen att vårdnadshavare ska vända sig direkt till önskad
skola kunde strykas samt föreslog att formuleringen att varje skola
måste ha en beredskap för att hantera information skulle ändras till att
varje kommun ska ha en sådan beredskap.
Remissvar
Social resursnämnd har till 2015-05-05 tagit emot svar på utsänd
remiss från:
Stadsdelsnämnden Västra Göteborg
Stadsdelsnämnden Östra Göteborg
Stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo (inskickade synpunkter från
tjänsteman i avvaktan på nämndbehandling)
Stadsdelsnämnden Lundby
Stadsdelsnämnden Angered
Fastighetsnämnden
Lokalnämnden
Miljö- och klimatnämnden
Park och Natur
Trafiknämnden
Utbildningsnämnden
Göteborgs Stads Parkeringsaktiebolag
Kunskapscentrum mot organiserad brottslighet, Göteborgs Stad
Göteborgsregionens kommunalförbund
Räddningstjänsten Storgöteborg
Västra Götalandsregionen
Polismyndigheten region Väst
Kronofogden
Bräcke diakoni
Göteborgs Räddningsmission
Det har när detta skrivs inkommit svar från 19 av de 27 tillfrågade
remissinstanserna. En sammanställning av svaren biläggs. Från samtliga
remissinstanser uttrycks en positiv hållning till att en plan tagits fram
och en i huvudsak positiv inställning till det föreslagna innehållet.
Kunskapsunderlaget anses vara en viktig plattform för att kommunernas
insatser kan göras på ett rättssäkert, humant och likvärdigt sätt.
Förslagen i planen anses stödja kommunerna och vara väl grundade.
Samverkan GR-kommunerna emellan och med andra aktörer lyfts fram
som värdefullt.
Justeringar som gjorts i förhållande till grunddokumentet 201503-17 samt kommentarer till övriga ändringsförslag
Socialtjänstens roll när det gäller barn och unga
Vissa förtydliganden när det gäller socialtjänstens roll och ansvar
efterfrågas, exempelvis i fråga om vad som avses med nödbistånd och
skäligt boende. I planen har formulerats några viktiga utgångspunkter
för kommunernas insatser som bygger på att det är barnets bästa som
står i främsta rummet. Fortsatta förtydliganden kommer sannolikt att
ske genom rättspraxis och utbyte av erfarenheter. Detta är ett viktigt
område för gemensam kunskapsutveckling. Det finns också en möjlighet
att i varje kommun att ta fram mer detaljerade riktlinjer än vad planen
medger.
Hälso- och sjukvård
I vissa remissvar efterfrågas hälso- och sjukvården som tydlig part i ett
samhälleligt ansvar för insatser till EU-medborgare i socialt och
ekonomiskt utsatta situationer som saknar uppehållsrätt och/eller
socialförsäkringskort.
Socialstyrelsen har i det nyligen publicerade dokumentet ”Vilken vård
ska ett landsting erbjuda asylsökande och papperslösa?” lyft fram
formuleringarna från propositionen (prop. 2012/13:109, s.14) som
innebär att även EU/EES-medborgare i enstaka fall omfattas av den lag
som säger att alla landsting sedan 1 juli 2013 ska erbjuda viss vård
(bland annat vård som inte kan anstå) till alla asylsökande och
papperslösa. Det gäller unionsmedborgare som vistats i landet mer än
tre månader och som saknar uppehållsrätt eller uppehållstillstånd och
därmed vistas i landet utan stöd av myndighetsbeslut eller författning.
Göteborgsregionens kommunalförbund
Sjukvårdshuvudmannen kan erbjuda vård i större omfattning än vad
lagarna kräver och flera landsting har utarbetat lokala riktlinjer.
Förtydligandet har förts in i planen.
En fortsatt dialog mellan kommunerna och Västra Götalandsregionen bör
ske i dessa frågor.
Skola
Flera remissinstanser betonar vikten av att skola erbjuds alla barn.
Förslaget att vårdnadshavare ska vända sig direkt till önskad skola har
strukits. Det finns olika lösningar i kommunerna på hur skolsituationen
kan lösas. Likaså har formuleringen att varje skola måste ha en
beredskap för att hantera information ändrats till att varje kommun ska
ha en sådan beredskap.
Ett tillägg har gjorts som rör möjligheten för kommunerna att erbjuda
barn till EU-medborgare att påbörja gymnasieskola upp till 18 års ålder.
Illegala bosättningar i Göteborg
Den sedan tidigare antagna rutinen för hantering av illegala
bosättningar i Göteborgs Stad kommenteras i flera remissvar, dels
utifrån att det är bra med gemensamma rutiner för GR-kommunerna,
dels utifrån vissa behov av förbättringsområden (behov av förtydligande
av ansvar för sophantering samt generaliserande skrivningar kring
målgruppen).
Social resursförvaltning tar med sig förbättringssynpunkterna på rutinen
för framtida översyn.
Räddningstjänsten har lyft fram vissa riskaspekter i befintliga
bosättningar. Dessa har tagits om hand i det uppdaterade förslaget på
plan.
Idéburen sektor
I svaren efterfrågas en tydligare markering av vikten av samverkan med
den idéburna sektorn.
Ett förtydligande har gjorts i texten så att vikten av samverkan mellan
kommunerna och den idéburna sektorn understryks.
Särskilda perspektiv
Remissinstanserna förmedlar delvis olika uppfattningar – flertalet menar
att planen beaktar barnperspektiv samt genus- och
jämställdhetsperspektiv, vissa att det behövs ett ännu större fokus på
barns och kvinnors utsatthet.
Göteborgsregionens kommunalförbund
Planen betonar vikten av att inta dessa perspektiv och texten har inte
ändrats.
Övrigt som bör uppmärksammas
I uppdraget med planen har inte ingått att göra kostnadsberäkningar.
Flera remissinstanser har påtalat att insatser kan medföra ökade
kostnader, till exempel genom det ökade behovet av lokaler och att fler
barn kan förväntas gå i skola.
Frågan om insatser till EU-medborgare i socialt och ekonomiskt utsatta
situationer rymmer många perspektiv och det pågår ett arbete genom
den nationella samordnaren. Det är därför av stor vikt att GRkommunerna gemensamt följer och medverkar i det nationella
utvecklingsarbetet.
Planerad ärendegång
Ett uppdaterat förslag på plan har tagits fram utifrån de synpunkter som
inkommit i Göteborgs Stads remissomgång till och med 2015-05-05.
Social resursnämnd avgör ärendet 2015-05-21 med förslaget att gå
vidare till kommunstyrelsen i Göteborgs Stad med förslag att anta
planen. Planeringen är att kommunstyrelsen tar upp förslaget före
sommaren 2015. Eftersom några remissinstanser inte svarat 2015-0505 kan det inte uteslutas att ytterligare ändringar i förslaget till plan kan
behöva ske. Det är samtidigt önskvärt att det är samma version av
planen som skickas till GRs övriga medlemskommuner för synpunkter
som den som går till kommunstyrelsen i Göteborgs Stad. Planeringen för
GRs övriga medlemskommuner är att synpunkter lämnas inför
förbundsstyrelsens sammanträde 2015-09-18.
Förslag till beslut
Medlemskommunernas (förutom Göteborgs Stads) synpunkter efterhörs
så snart social resursnämnd i Göteborgs Stad beslutat att anta planen.
I det fall ytterligare revideringar tillkommer i social resursnämnds
ärendebehandling får förbundsstyrelsens presidium i uppdrag att ta
ställning till om de gjorda förändringarna kan godtas ur ett GRperspektiv.
Göteborg 2015-05-05
Helena Söderbäck
Cecilia Bokenstrand/Elisabeth Beijer
Sammanstallning av inkomna remissvar 2015-05-05
”Plan for kommunala insatser som ror EU-medborgare i
socialt och ekonomiskt utsatta situationer som vistas
tillfalligt i Goteborg eller i nagon av de ovriga kommunerna i
Goteborgsregionen”
Remissinstans
Helhet
Kunskapsunderlag
Handlingsplan
Övrigt
SDN Lundby
Positivt i sin helhet
Det är positivt med
tydliggörande som rör
denna målgrupp, inte
minst del ett som
beskriver väsentliga
kunskaper.
Kostnader nödvändig
sjukvård inkl mediciner
bör stanna inom hälsooch sjukvården.
En ansvarig nämnd för att
upprätthålla kunskap och
uppdatera planen.
Tillstyrker under
förutsättning att
förvaltningens
synpunkter beaktas.
Handlingsplanen
vänder sig till socialt
och ekonomiskt
utsatta EUmedborgare och bidrar
till en socialt hållbar
stad.
SDN Östra Göteborg
Tillstyrker.
Planen ger en bra
Jämställdhetsperspektivet
har beaktats.
I den mån handlingsplanen
medför ökade kostnader
behöver detta finansieras
kommuncentralt.
Barnperspektivet har
beaktats på så sätt att
barnens utsatta
situationer särskilt lyfts
fram.
För att kunna fatta beslut
om vad som gör göras
grund för fortsatt
gemensamt samarbete
mellan kommunerna
och riktlinjer för att
undvika att frågan
skyfflas mellan olika
kommuner och
stadsdelar.
behövs en genomlysning av
flera viktiga aspekter i
frågan på nationell nivå.
Planen ger en bra
grund för vilka insatser
som staden bör
tillgodose utifrån ett
humanistiskt synsätt
och gällande
lagstiftning.
SDN Västra Göteborg
Ser positivt på att
handlingsplanen tagits
fram som stärker
gemensamma
förhållningssätt vid
kommunala insatser.
En fortsatt dialog med VGR
är önskvärd för att bidra till
att den enskilde får så
fullständigt och
samstämmig information
som möjligt.
Handlingsplanen ger
god vägledning.
Behov av att staden
säkerställer en systematisk
uppföljning av
kostnadsutveckling
avseende individuella
insatser, exempel skolgång.
Tillstyrker
SDN Angered
Ej behandlad i nämnd
ännu.
Tydliggöra
uppehållsrätten i
förhållande till
barnperspektivet.
SDN
Askim/Frölunda/Högsbo
Park- och naturnämnden
Ej behandlad i nämnd
ännu,
tjänstemannaförslag
”gällande
socialtjänstens roll
rörande barn och unga
samt nödbedömning
föreslås tydligare stöd
för
myndighetsutövande
personal”.
Tillstyrker.
Stöder förslaget om att
permanenta etableringar
skall undvikas. Tillgång till
nattplatser och annan
service är viktig. Särskilda
rutinen som tagits fram är
ett bra hjälpmedel.
Handlingsplanen beaktar
särskilt utsatta barns
situation.
Handlingsplanen beaktar
att kvinnor som försörjer
sig och vistas i gatumiljö
och är hemlösa troligen är
mer utsatta för risker som
skall uppmärksammas.
Miljöperspektivet har
beaktats.
Samverkan inom
kommunen och mellan
kommuner och andra
myndigheter är viktig.
Handlingsplanen behandlar
inte de ekonomiska
konsekvenserna av illegal
bosättning.
Utbildningsnämnden
Ser positivt på att
handlingsplanen
upprättats tillsammans
i GR och att flera
förvaltningar haft
möjlighet att komma
med inspel under
arbetets gång samt att
det kommit på remiss.
Förtydligande behövs
om att barn till EUmedborgare utan
uppehållsrätt endast
har rätt att påbörja
gymnasieutbildning upp
till 18 års ålder.
Fyller i stort sitt syfte
att ge vägledning och
stöd till kommunerna.
Särskilt positivt att
rättighetsperspektivet
så tydligt genomsyrar
handlingsplanen.
Trafiknämnden
Fastighetsnämnden
Handlingsplanen är
heltäckande som kan
begäras och belyser
alla viktiga frågor på
ett utomordentligt
förtjänstfullt sätt.
Beskrivningen är
utmärkt och fyller väl
sitt syfte och
Trafikkontoret har inget
att tillägga.
Bakgrundsbeskrivningen
är ett mycket värdefullt
kunskapsunderlag.
Kunskapsunderlaget
utgör en viktig
Mångfaldsperspektivet
har beaktats.
Ställer sig bakom förslaget
till handlingsvägar och
förhållningssätt avseende
barns rätt till skola.
Svårt att bedöma om
kostnaden kan inrymmas i
utbildningsförvaltningens
budget för nyanlända.
Inte aktuellt att vända sig
till direkt till den önskade
skolan, se över
formulering .
Handlingsplanen har tagit
hänsyn till mänskliga
rättigheter, barnets
rättigheter och de
grundläggande
rättigheterna inom EU.
Det ekologiska
perspektivet har tagits i
beaktande.
Barnperspektivet,
jämställdhetsperspektivet,
mångfaldsperspektivet,
miljöperspektivet och
omvärldsperspektivet har
tagits i beaktande.
Det är angeläget att
samverkan sker mellan
kommunerna i regionen i
syfte att skapa ett likartat
förhållningssätt och
plattform för att
kommunernas insatser
görs på ett rättssäkert,
humant och likvärdigt
sätt.
Lokalnämnden
agerande. Den framtagna
rutinen kan vara en
utgångspunkt.
Tillstyrker förslaget i
sin helhet.
Miljönämnden
Stadsledningskontoret,
Handlingsplanen är väl
Kunskapscentrum mot genomarbetad och
organiserad brottslighet belyser på ett mycket
tydligt sätt
utmaningen och
svårigheterna att
utifrån ett kommunalt
uppdrag arbeta med
EU-medborgare i
socialt och ekonomsikt
Handlingsplanens första
del utgör en bra
sammanställning av
kunskapsläget inom
området.
Är i huvudsak positiv till
förslaget om
handlingsplan för att öka
förutsättningarna att
upptäcka våldsutsatthet.
Tlllägger att konsekvensen
av handlingsplanen skulle
kunna innebära att det
uppstår ett än större behov
av platser i förskola och
skola samt ökat behov av
boende, som i sin tur skulle
öka belastningen på
medarbetare.
Framtagen rutin för illegal
bosättning inte tillräcklig.
Anser att det skall
tydliggöras vilket ansvar
kommunen har för att hålla
staden ren från
nedskräpning samt hur
detta ska upprätthållas av
alla förvaltningar och bolag.
Hade tyckt det var
värdefullt om man lyfte in
hela länet, eftersom
arbetet med EUmedborgare ofta är en
gemensam fråga.
Parkeringsbolaget
utsatta situationer.
Är inte behandlat i
styrelse ännu.
Handlingsplanen utgör
ett välkommet
dokument för att
stödja kommunens
förvaltningar och
enhet. Den utgör även
ett värdefullt stöd för
räddningstjänsten
egen personal när de
kommer i kontakt med
målgruppen.
Västra
Positiva till
Götalandsregionen,
handlingsplanens
folkhälsokommittén och syfte.
kommittén
för Ser positivt på att
rättighetsfrågor.
handlingsplanen
Förslag
till bidrag till
Regionstyrelsen.
systematiserandet av
kunskaper och
Stödjer förslag till
handlingsplan. Planen
ger en bra grund för
fortsatt gemensamt
samarbete mellan
kommunen och stadens
alla aktörer. Bra
riktlinjer. Bra grund för
vilka insatser som
staden bör tillgodose
utifrån ett humanistiskt
synsätt och gällande
lagstiftning.
Räddningstjänsten
Storgöteborg,
förbundsstyrelsen
Positivt med en
handlingsplan som även
väktarna kan ta del av och
förhålla sig till.
Den rutin som är framtagen
gällande ”illegal bosättning”
är ett bra hjälpmedel.
Önskar att ett
riskperspektiv tillförs
handlingsplanen, och att
den bör kompletteras
med ett avsnitt ”Risker att
uppmärksamma vid
tillfälliga boplatser och
boenden”.
Önskar att avsnittet om
”konventioner och
grundläggande inom
EU” arbetas om,
förtydligas och ges
större tyngd i
dokumentet.
Önskas att kommunerna
har ett mer proaktivt
förhållningssätt och aktivt
erbjuder barn till EUmedborgare möjlighet att
delta ibland annat
skolundervisning.
Ser med oro på de
generaliserade skrivningar
om fattiga EU-medborgare
och fattigdomsproblematik
i ”Rutiner för hantering av
illegala bosättningar”.
Önskar att rutinen
omarbetas.
insatser.
Ser positivt på
intentionerna kring
samverkan över
organisationsgränser.
Betonar vikten av att
handlingsplanens åtgärder
görs konkreta och att
ansvar för respektive
åtgärd så långt som
möjligt tydliggörs.
Kommittéerna är positiva
till att barn och ungas
rättigheter särskilt belyses
i handlingsplanen.
Handlingsplanen är vagare
och otydligare i sina
ställningstagande för
barnets rättigheter i
jämförelse med stadens
riktlinjer för att förebygga
avhysningar av hushåll
med barn.
Polismyndigheten region Ser positivt på det
Väst
arbete som
genomförts.
Beträffande vård för EUmedborgare så förtydligas
att VGR följer befintliga
regelverk.
Ser förslaget i
Ser positivt på att rutinen
handlingsplanen som
för ”illegal bosättning” får
stadgar att kommunen
ökad spridning inom GR.
ska samverka med polisen
som en framgångsfaktor
för att få gemensamma
lägesbilder över
bosättningar och risker för
Kronofogdemyndigheten Har förutom, vad
gäller rutin för illegala
bosättningar, inga
synpunkter på
förslaget.
Bräcke Diakoni
Handlingsplanen är
väldokumenterad och
har genomarbetade
förslag.
Göteborgs
Räddningsmissionen
Ser positivt på att
handlingsplanen
utarbetats och anser
att den i många
stycken är bra och
konstruktivt hållen.
brott.
Ser stora fördelar med en
rutin för en enhetlig
hantering av illegala
bosättningar.
Vill lyfta fram möjligheten
att kommunerna söker
EU-fondmedel
tillsammans med
idéburen sektor.
Förslaget att samverkan
med idéburen och
civilsamhället är värdefull
och ska ses som en av
kommunens uppgift ses
som en positiv skrivning.
Anser att
genusperspektivet
behöver få en tydligare
roll. Viktigt att beakta
kvinnors särskilda
utsatthet som prioriterad
fråga.
Betonar vikten av att
frivilligorganisationer och
idéburen sektor har unika
erfarenheter och
metoder utifrån sina
möten med målgruppen.
Önskar en
kompetensutvecklingsinsats
och tydligare kontaktvägar
mellan kommunala insatser
och sjukvården, inte bara
när det gäller primärvård
utan även när det gäller
smittskydd.
Vill ha förtydligande av
det sociala perspektivet i
kommunens arbete riktat
mot bosättningar. Vill att
civilsamhällets
organisationer skall hjälpa
till med juridisk rådgivning
och stöd riktat mot de
boende för att hjälpa
myndigheterna att göra
processerna rättsäkra.
Vill lyfta att avhysningar
är en romsk fråga. Vill
lyfta frågan om
delaktighet och dialog
med målgruppen i
samband med avhysning
och övrigt arbete i frågan.
Anser att man bör
undersöka möjligheten för
att få fram lagliga
tillfälliga boendelösningar.
Kunskapsläget när det
gäller barn behöver
förtydligas hos
socialtjänsten avseende
regelverk och tillämpning.
Det bör upprättas
metoder för allt arbete
där barn berörs.
I frågan om sjukvård lyfts
inte barnperspektivet.
Anser det viktigt att det
också finns mål om hur
man på ett särskilt sätt
kan beakta barns och
kvinnors utsatta
situationer.
FÖRSLAG TILL
Plan för kömmunala insatser söm rör
EU-medbörgare i söcialt öch
ekönömiskt utsatta situatiöner söm
vistas tillfalligt i Götebörg eller i nagön
av de övriga kömmunerna i
Götebörgsregiönen
2015-05-05
Innehåll
Inledning ............................................................................................................................................. - 4 Syfte .................................................................................................................................................... - 6 Arbetsformer....................................................................................................................................... - 6 Begrepp ............................................................................................................................................... - 6 EU-medborgare ............................................................................................................................... - 6 Vad innebär det att vara unionsmedborgare? ............................................................................... - 7 Länder inom EU/EES ....................................................................................................................... - 7 Tredjelandsmedborgare.................................................................................................................. - 7 ”Papperslös” ................................................................................................................................... - 8 EU-medborgare i socialt och ekonomiskt utsatta situationer ........................................................ - 8 Situation .......................................................................................................................................... - 8 Regelverk........................................................................................................................................... - 10 Den fria rörligheten och uppehållsrätten ................................................................................. - 10 Kommunallagen 1991:900 ............................................................................................................ - 10 Lag om vissa kommunala befogenheter 2009:47 ......................................................................... - 11 Socialförsäkringssystem ................................................................................................................ - 11 Socialtjänstlagen 2001:453 ....................................................................................................... - 11 Rätten till sjukvård .................................................................................................................... - 12 Nordiska konventionen om socialt bistånd och sociala tjänster .............................................. - 13 Lokala ordningsföreskrifter och tiggeri ......................................................................................... - 13 Miljölagstiftning ............................................................................................................................ - 13 Särskild handräckning ................................................................................................................... - 14 Rätten till skola ............................................................................................................................. - 14 Utlänningslagen 2005:716 ............................................................................................................ - 15 Konventioner och grundläggande rättigheter inom EU.................................................................... - 15 Konventioner om mänskliga rättigheter ....................................................................................... - 15 Konventionen om barnets rättigheter .......................................................................................... - 15 De grundläggande rättigheterna inom EU .................................................................................... - 16 Aktörer .............................................................................................................................................. - 16 Kommunala aktörer ...................................................................................................................... - 16 Övriga offentliga aktörer............................................................................................................... - 16 -
-2-
Övriga aktörer ............................................................................................................................... - 16 Handlingsplan för prioriterade frågor ............................................................................................... - 18 Hur kan kommunerna få mer kunskap i frågor som rör EU-medborgare som befinner sig i socialt
och ekonomiskt utsatta situationer? ............................................................................................ - 18 Hur bör kommunerna gå tillväga när en bosättning inte kan finnas kvar? .................................. - 19 Hur bör kommunerna bedöma ansökningar som rör försörjning och boende? .......................... - 20 Hur bör kommunerna bedöma barns situation? .......................................................................... - 21 Hur bör kommunerna se på barns rätt till skola? ......................................................................... - 22 Hur kan kommunerna agera i förhållande till behov av hälso- och sjukvård, tandvård och medicin?22 Förslag till handlingsvägar och förhållningssätt............................................................................ - 23 Kan det finnas risk för människohandel, utnyttjande, våld med mera och vad bör kommunerna
göra för att motverka det? ........................................................................................................... - 23 Bör kommunerna stödja civilsamhällets engagemang? ............................................................... - 24 Referenser ......................................................................................................................................... - 25 Trycksaker ................................................................................................................................. - 25 Internet ..................................................................................................................................... - 25 Bilagor ............................................................................................................................................... - 26 -
-3-
Inledning
Planen är framtagen på uppdrag av kommunstyrelsen i Göteborgs Stad och förbundsstyrelsen
i Göteborgsregionens kommunalförbund (GR). Bakgrunden är att kommunerna upplever en
osäkerhet i hur de ska agera i vissa frågor som rör insatser till EU-medborgare som vistas
tillfälligt i kommunerna för att få möjlighet till försörjning. De berörda personerna befinner
sig i en social och ekonomisk utsatthet med fattigdom, hemlöshet och ofta med erfarenheter
av diskriminering i sina hemländer.
Planen ska ge vägledning och stöd till kommunerna. Den utgår från frågor som kommunerna
bedömer vara prioriterade. Handlingsplanen uttrycker förslag på förhållningssätt och
handlingsvägar så att Göteborgs Stad och Göteborgsregionens övriga kommuner kan agera på
ett likartat sätt.
Arbetet med planen är komplext. Frågorna rör vid regelverk som Sverige tillämpar, men det
finns vissa gråzoner. De frågor som planen behandlar befinner sig mitt i en samhällelig
rörelse. Det sker en levande dialog på alla nivåer om hur Sverige ska förhålla sig till
situationen och där regelverken i vissa delar ifrågasätts. En nationell samordnare har tillsatts.
Frågan handlar inte heller bara om regelverk utan också om konventioner. Den värdegrund
som planen utgår från är att all verksamhet som bedrivs i Göteborgs Stad och de övriga GRkommunerna ska utgå från alla människors lika värde och rättigheter. Grundläggande är de
konventioner Sverige anslutit sig till som FN:s förklaring om de mänskliga rättigheterna,
barnkonventionen, FN:s konventioner för kvinnors rättigheter och om rättigheter för personer
med funktionsnedsättning.1
I planen har vissa rättigheter för gruppen ”papperslösa” tagits i beaktande. Lagstiftaren har
särskilt uttalat sig för denna grupp och erkänt rätten till sjukvård och skolgång. EUmedborgare inbegrips inte i begreppet ”papperslösa” och omfattas därmed inte av den
aktuella lagstiftningen.
Planen rör insatser i 13 kommuner och möjligheter till samverkan kommunerna emellan har
tagits tillvara.
Planen är uppdelad i två delar. Del 1 är avsedd att ge en bakgrund och en viss kunskapsgrund
och del 2 ger förslag på handlingsvägar och förhållningssätt i prioriterade frågor.
Planen bör följas upp ett år efter verkställighet.
1
Förslag till budget 2015 och flerårsplaner 2016–2017 för Göteborgs Stad
-4-
DEL 1: BAKGRUND
-5-
Planen är framtagen på uppdrag av kommunstyrelsen i Göteborgs Stad samt
förbundsstyrelsen vid Göteborgsregionens kommunalförbund (GR). Planen riktar sig till
Göteborgs Stad och till de övriga GR-kommunerna som är Ale, Alingsås, Härryda,
Kungsbacka, Kungälv, Mölndal, Lerum, Lilla Edet, Partille, Stenungsund, Tjörn och Öckerö.
När arbetet med planen påbörjades var planeringen att Göteborgs Stads och GR:s arbete
skulle följa Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) arbete med en nationell
handlingsplan. Efter hand stod det klart att SKL framför allt kommer att göra en genomgång
av det juridiska läget och inte lämna några rekommendationer. Uppdraget för den nationella
samordnare som tillsattes i februari 2015 är framför allt att bidra till förbättrad samverkan
mellan aktörer som möter socialt utsatta EU-medborgare som tillfälligt vistas i Sverige.
Syfte
Planen har det övergripande syftet att identifiera förhållningssätt och handlingsvägar i sådana
frågor där Göteborgs Stad och de övriga GR-kommunerna upplever ett behov av vägledning.
I ett individperspektiv har planen som syfte att stärka likabehandlingen och att motverka
risken för utsatthet när man som EU-medborgare befinner sig i Göteborg eller någon av de
övriga GR-kommunerna.
På en strukturell nivå är avsikten att planen ska ha en betydelse för samarbetet kommunerna
emellan och i samspelet med nationella aktörer.
Arbetsformer
Arbetet med planen har pågått under perioden oktober 2014 till mars 2015. Vissa justeringar
har skett efter inkomna remissyttrande.
Efter presentation i Social resursnämnd samt förbundsstyrelsen i GR i mars skickas planen ut
på remiss till berörda nämnder, kommuner, styrelser och organisationer.
Begrepp
I avsnittet förklaras ett antal begrepp som används i planen samt även begrepp som ger en
förståelse för området .
EU-medborgare
Som medborgare i ett EU-land är man samtidigt unionsmedborgare, även kallat EUmedborgare. Unionsmedborgarskapet ersätter inte det nationella medborgarskapet utan
handlar istället om att medborgaren får vissa rättigheter kopplade till EU.2 Det kan ses som
att unionsmedborgarskapet kompletterar det nationella medborgarskapet.3 Det bör
uppmärksammas att svenska medborgare även är EU-medborgare.
2
3
http://www.eu-upplysningen.se/Du-i-EU/Dina-rattigheter-i-EU/EU-medborgarskap/
Europeiska kommissionen, 2010, sid 4
-6-
Vad innebär det att vara unionsmedborgare?
Som unionsmedborgare har man ett antal rättigheter, exempelvis




Rätten att röra sig fritt inom unionen och att bosätta sig var som helst inom dess
territorium
Rätten att rösta och att kandidera i val till Europaparlamentet och i kommunala val
i det EU-land där man är bosatt, även om man inte är medborgare i det landet
Rätten att skyddas av varje EU-lands diplomatiska eller konsulära myndigheter på
ett tredjelands territorium (ett land utanför EU) där det egna EU-landet inte är
representerat
Rätten att göra framställningar till Europaparlamentet, vända sig till
ombudsmannen och skriva till alla EU:s institutioner och organ4
Länder inom EU/EES
EU har i dag 28 medlemsländer. Ett av medlemsländerna är Sverige, som gick med 1995. De
nyaste medlemsländerna är Kroatien som gick med 2013, samt Bulgarien och Rumänien som
gick med 2007. Grunden till dagens EU bildades 1952, då med bara sex medlemsländer.
Följande länder är medlemmar i EU: Belgien, Bulgarien, Cypern, Danmark, Estland, Finland,
Frankrike, Grekland, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta,
Nederländerna, Polen, Portugal, Rumänien, Slovakien, Slovenien, Spanien, Storbritannien,
Sverige, Tjeckien, Tyskland, Ungern och Österrike.5 När det gäller den fria rörligheten kan
EU-medborgare utöva rätten att röra sig och uppehålla sig i vilket EU-land som helst. Här
ingår Azorerna, Madeira, Åland, Kanarieöarna, Ceuta och Melila och de franska
utomeuropeiska departementen samt Gibraltar. Däremot omfattas inte Kanalöarna, Isle of
Man, Färöarna och de utomeuropeiska länderna och territorierna.
Rätten kan också utövas på Island, i Liechtenstein och i Norge, eftersom de länderna deltar i
Europeiska kommissionens samarbetsområde (EES). Medborgare i dessa länder har på
samma sätt rätt att fritt röra sig och uppehålla sig i EU. Direktivet gäller inte i förhållande till
Schweiz, dock finns rättigheter enligt avtal mellan EU och Schweiz om fri rörlighet för
personer, men de är mer begränsade än de rättigheter som direktivet ger.6 Ytterligare
information om den fria rörligheten behandlas i avsnittet om regelverk.
Som begrepp används ofta CEE-länderna, som är benämningen på de länder som tidigare
ingick i östblocket, de länder som tidigare tillhörde Jugoslavien samt de tre baltiska länderna,
Estland, Lettland och Litauen. Många av de EU-medborgare som är mobila i syfte att söka
försörjning kommer från dessa länder.
Tredjelandsmedborgare
I gruppen som nyttjar den fria rörligheten inom EU ingår även så kallade
tredjelandsmedborgare, det vill säga personer som är medborgare i ett land utanför EU/EES
och som ses som varaktigt bosatta i ett EU-land. Personer som har bott i minst fem år i ett
EU-land med uppehållstillstånd kan ansöka om att få status som varaktigt bosatt i det landet.
4
Europeiska kommissionen, 2010, sid 4
http://www.eu-upplysningen.se/Om-EU/Medlemskap-och-historik/EU-har-28-medlemslander/
6
Europeiska kommissionen, 2010, sid 9
5
-7-
Den som får status som varaktigt bosatt får ett särskilt EG-uppehållstillstånd som innebär att
personen har vissa rättigheter som liknar de som en EU-medborgare har.7
Tredjelandsmedborgare har inte automatiskt rätt att bosätta sig och arbeta i något av EU:s
medlemsländer. Generellt måste tredjelandsmedborgare med uppehållstillstånd i ett
medlemsland ansöka om nytt uppehållstillstånd och eventuellt arbetstillstånd enligt nationella
regler om han eller hon flyttar till ett annat medlemsland.8
”Papperslös”
I Sverige lever människor, som inte är EU-medborgare, utan tillstånd. De benämns
”papperslösa” eller ”irreguljära migranter”. Begreppet har betydelse exempelvis för
tillämpningen av hälso- och sjukvårdslagen och skollagen.
Det finns olika skäl till att människor lever ”papperslöst” i Sverige och det finns olika vägar
som leder till situationen. En del har fått avslag på sin asylansökan, andra har haft ett giltigt
visum men där giltighetstiden gått ut. Ytterligare andra kan ha smugglats in över Sveriges
gränser. Det kan också vara barn som fötts i Sverige, av ”papperslösa” föräldrar.9
EU-medborgare inbegrips inte i begreppet ”papperslösa” och omfattas därmed inte av den
aktuella lagstiftningen.
EU-medborgare i socialt och ekonomiskt utsatta situationer
Handlingsplanen avser personer som är EU-medborgare eller tredjelandsmedborgare utan
försörjning, arbete eller bostad i Sverige och som är socialt och ekonomiskt utsatta samt
vistas i Göteborg eller i någon av de övriga GR-kommunerna utan att inneha uppehållsrätt
och uppehållstillstånd.
Det är sällan okomplicerat att avgöra om en EU-medborgare har uppehållsrätt eller inte.
Varje myndighet eller kommunal förvaltning har att självständigt avgöra den frågan. Det är
avgörande när kommunen står inför frågor där kommunens insatser kan komma ifråga för att
kunna avhjälpa en social eller ekonomisk bristsituation för en EU-medborgare. Det behövs
ingen registrering av uppehållsrätten hos Migrationsverket eller någon annan myndighet.
Situation
Göteborgs Stad har sedan år 2006 uppmärksammat att antalet socialt och ekonomiskt utsatta
EU-medborgare ökat, framför allt i gatumiljön. Stadens fältarbetare gjorde den första
kartläggningen år 2006. Då uppmärksammade de ett tiotal personer som försörjde sig i
gatumiljö. En uppföljning gjordes året efter, vilken visade att antalet hade stigit något. Under
åren har antalet personer i gatumiljön ökat, och under år 2012 genomfördes intervjuer med ett
hundratal personer som försörjde sig i gatumiljö.
Antalet EU-medborgare utan uppehållsrätt och som befinner sig i Göteborg eller i någon av
de andra GR-kommunerna vid ett givet tillfälle är svårt att definiera. Vi vet att gruppen är
rörlig och att antalet som har kontakt med de insatser kommunen har inte ger en totalbild.
Eftersom ingen registrering sker, vet vi inte heller om samma person gör besök i flera
verksamheter eller tar del av flera av insatserna.
7
http://www.migrationsverket.se/Privatpersoner/EU-medborgare-och-varaktigt-bosatta/Varaktigtbosatt.html
8
http://www.eu-upplysningen.se/Om-EU/Vad-EU-gor/Schengen-och-fri-rorlighet-for-personer/
9
http://www.redcross.se/papperslosa
-8-
Sedan år 2013 har Göteborgs Stad aktivt arbetat tillsammans med organisationer inom den
idéburna sektorn för att, på humanitär grund, erbjuda insatser till EU-medborgare som
befinner sig i en socialt och ekonomiskt utsatt situation och som vistas i Göteborg. Som en
redovisning kan nämnas att under ett år10 har nästan 600 unika personer sovit inne på det
nattboende som Göteborgs Stad finansierar och staden har samtidigt haft ett 60-tal illegala
bosättningar, d.v.s. platser där man campat illegalt. På platserna har det vistats mellan 3-120
personer.
Kranskommunerna bedömer att det inte sällan är så att personerna bor i Göteborg men vistas
i andra kommuner dagtid för att söka sin försörjning. En kartläggning i GR-kommunerna
genomfördes inför vintern 2014 med frågeställningar som exempelvis ”Bedömer ni att det
kan finnas behov av särskild inkvartering under vintern?” och ”Går det att uppskatta det
ungefärliga antalet personer som kan ha ett sådant behov?”. Kartläggningen visar bland annat
att det i kranskommunerna handlar om ett uppskattat behov av boendeplatser för högst ett
tiotal personer per kommun. Kommunerna bedömer att det finns möjligheter att kunna lösa
akuta behov av boende, ofta i samarbete med frivilligorganisationer och främst i avvaktan på
hemresa.
Många, men inte alla, av de EU-medborgare som kommunerna ser försörja sig i gatumiljö är
romer. Romer är EU:s största etniska minoritet. År 2013 förnyade större institutioner inom
EU sin politiska vilja och lanserade initiativ för att bekämpa den utestängning och
diskriminering som sker gentemot romer.11 De flesta länder inom EU har en nationell strategi
för integration och en nationell handlingsplan, dock skiftar det hur länderna går framåt med
implementeringen av strategierna.12 Sverige har en strategi som sträcker sig under åren 20122032. Den tjugoåriga strategin görs inom ramen för den minoritetspolitiska strategin och ska
ses som en förstärkning av minoritetspolitiken och ska säkerställa romers mänskliga
rättigheter i Sverige.
Målgruppen för den svenska strategin är framför allt de romer som är bofasta i Sverige. Även
många av dem befinner sig ofta i ett socialt och ekonomiskt utanförskap och är utsatta för
diskriminering.13 Inom strategin utsågs fem pilotkommuner av regeringen, varav Göteborgs
Stad är en. Pilotverksamheten pågår under åren 2012-2015 och tanken är att ta fram goda
exempel på hållbara strukturella förändringar som ska spridas över landet.14 Det bör nämnas
att strategin och pilotverksamheter riktar sig mot de romer som är bofasta i Sverige och har
uppehållsrätt.
I den nationella hemlöshetsplanen nämns EU-medborgare som en ny utmaning för de sociala
myndigheterna.15 I rapporten konstateras att det är svårt att få en uppfattning om hur många
hemlösa EU/EES medborgare som befinner sig i Sverige. Hemlöshetssamordnaren anser att
både omfattningen av och situationen för dessa människor, samt förslag till förbättringar för
gruppen, är något som behöver utredas vidare. 16
10
Perioden nov 2013-nov 2014
FRA, European Agency for fundamental rights, 2014, sid 169
12
FRA, European Agency for fundamental rights, 2014, sid 170
13
Regeringens skrivelse 2011/12:56, En samordnad och långsiktig strategi för romsk inkludering 2012–2032
14
Arbetsmarknadsdepartementet, Pressmeddelande 20 april 2012
11
15
16
Regeringskansliet, 2014, sid 24
Regeringskansliet, 2014, sid 25
-9-
Regelverk
Här görs några sammanfattande beskrivningar från aktuella regelverk som en grund för de
områden som tas upp i handlingsplanen.
Den fria rörligheten och uppehållsrätten
Alla EU-länder omfattas av reglerna om fri rörlighet. Den fria rörligheten är en grundprincip
inom EU. EU-medborgare har rätt att röra sig, bo, studera, arbeta och etablera sig samt
tillhandahålla tjänster i medlemsstaterna. För vistelse i högst tre månader ställs inga andra
krav än att personen kan identifiera sig med giltigt pass eller annan id-handling.
För att få uppehållsrätt under längre tid än tre månader ska personen antingen vara anställd,
egenföretagare, arbetssökande med verklig möjlighet att få anställning, studerande med
heltäckande sjukförsäkring och tillräckliga tillgångar för sig själv och sina
familjemedlemmars försörjning eller enbart vistas i den mottagande medlemsstaten men ha
en heltäckande sjukförsäkring och tillräckliga tillgångar för sig och sina familjemedlemmars
försörjning.17 Direktivet om fri rörlighet för EU-medborgare omfattar inte bara EUmedborgare utan även deras familjemedlemmar, som inte behöver vara medborgare i ett EUland. 18
Den lagstiftning som rör EU-medborgare som vistas i Sverige gör skillnad i rättigheter
mellan den som har uppehållsrätt och den som inte uppfyller kraven för uppehållsrätt. En
person med anställning och lön har uppehållsrätt oavsett om det går att försörja sig på lönen
eller inte. Det avgörande är om det arbete som utförs kan anses vara sådant som normalt hör
hemma på arbetsmarknaden. 19
Tanken med den fria rörligheten är att det ska vara enkelt för EU-medborgare att arbeta i alla
länder inom EU. En kartläggning visar att det finns hinder för den fria rörligheten för EUmedborgare i Sverige. Konsekvenserna av att inte ha ett personnummer konstateras vara det i
särklass största problemet. Många funktioner och tjänster är kopplade till personnummer, det
är svårt för personer utan personnummer att etablera sig i Sverige.20
Kommunallagen 1991:900
I kommunallagen regleras kommunernas och landstingens befogenheter, vad kommunerna
och landstingen kan göra. Medlem av en kommun är den som är folkbokförd i kommunen,
äger fast egendom i kommunen eller ska betala kommunalskatt där.21
I 2 kap. 1 § kommunallagen anges att kommuner och landsting själva får ta hand om sådana
angelägenheter av allmänt intresse som har anknytning till kommunens eller landstingets
område eller deras medlemmar och som inte enbart ska handhas av staten, en annan kommun,
ett annat landsting eller någon annan. 22 Utifrån insatser till EU-medborgare har detta prövats
i Förvaltningsrätten.23 En kommuns beslut om att bevilja medel till stöd för EU-migranter
överklagades. Förvaltningsrätten avslog överklagandet, med hänvisning till ovanstående
17
Regeringskansliets rättsdatabaser, Utlänningslagen 2005:716
Europeiska kommissionen, 2010, sid 7
19
Socialstyrelsen, 2014, sid 11
20
Kommerskollegium, 2013:8
21
http://www.notisum.se/rnp/sls/lag/19910900.htm
22
Regeringskansliets rättsdatabaser, Kommunallagen, senast ändrad 2014-11-28.
23
Förvaltningsrätten i Linköping, dom 140609, mål nr 611-14
18
- 10 -
paragraf och utifrån bedömningen att de EU-migranter som befinner sig inom berörd
kommuns kommungränser är en angelägenhet för kommunen.
Förvaltningsrätten anser också att socialtjänstlagens 2 kap. 1 § förstärker detta utifrån att det
där framgår att den kommun där den enskilda vistas i huvudsak ansvarar för stöd och hjälp
till den enskilda. En förvaltningsrätts dom är inte prejudicerande. Domen kan ändå utgöra ett
underlag för kommuner som planerar insatser för målgruppen.
Lag om vissa kommunala befogenheter 2009:47
Befogenhetslagen reglerar vilka befogenheter en kommun har utöver kommunallagen. I
befogenhetslagen anges bland annat kommuners befogenheter till bistånd i andra länder.
Kommuner och landsting får enbart lämna bistånd i form av utrustning, rådgivning,
utbildning eller på annat sätt till ett land som får svenskt statligt bistånd. Till länder som inte
får svenskt statligt bistånd kan kommunerna lämna utrustning som kommuner och landsting
inte längre behöver inklusive medel för att transportera och ställa i ordning utrustningen. Det
är också möjligt att besöka hemländerna för att skaffa sig kunskap om medborgarnas
situation och lämna information om den egna kommunen, vilket ses som ett led i
utvecklingen av den egna kommunens arbete och därmed ligger inom den kommunala
kompetensen. Många kommuner väljer att ha vänorter i andra länder.24
Socialförsäkringssystem
Många av de frågor som uppkommer kring mottagande av EU-medborgare handlar om
socialförsäkringssystemet, vilket även omfattar hälso- och sjukvård. Det finns EU-regler som
fastställer vilket lands socialförsäkringssystem som skall ansvara för en unionsmedborgare
som flyttar mellan medlemsstaterna. Det vill säga vilket lands lag som är tillämplig för att
bedöma om en person har rätt till subventionerad hälso- och sjukvård eller inte.
Kortfattat kan man säga att personer som arbetar omfattas normalt sett av
socialförsäkringssystem i landet där de arbetar. Personer som inte arbetar omfattas av
lagstiftning i det medlemsland där de är bosatta. I EU:s samordningsregler för
socialförsäkring finns en EU-rättslig definition för vem som ska anses vara bosatt. 25
Socialtjänstlagen 2001:453
Socialtjänstlagen har inte genomgått några förändringar med anledning av Sveriges EUmedlemskap.
EU-rättens princip om likabehandling innebär att en EU/EES-medborgare som bedöms ha
uppehållsrätt i Sverige har rätt till socialt bistånd och andra sociala förmåner på samma
villkor som svenska medborgare.26
Socialtjänsten har också ett särskilt ansvar för barn, därför måste i en bedömning av en
ansökan alltid beaktas om det finns barn i familjen. Detta utifrån bedömningen av ”barnets
bästa”. Ansvaret innefattar bland annat att genom den uppsökande verksamheten försäkra sig
om att barn inte far illa. Om det finns en oro för att barn riskerar att fara illa är socialtjänsten
skyldig att agera.27
24
http://www.notisum.se/rnp/sls/sfs/20090047.pdf
Kommerskollegium, 2013, sid 9
26
Socialstyrelsen, 2014, sid 7
27
SKL, 2014, sid 4
25
- 11 -
Kommunens yttersta ansvar innebär att de som vistas där får den akuta hjälp och det stöd de
behöver. I motiven betonas skyldigheten att hjälpa den enskilde när han har svårt att finna
vägarna till den hjälp och service som samhället kan ge. Det gäller, framhålls det, grupper av
hjälpbehövande som på grund av sin utsatta situation ibland saknar tillräcklig initiativkraft för
att nå rätt i det komplicerade samhället.28 Kommunens yttersta ansvar gäller alla som vistas i
kommunen. Det finns således inga krav på att personen ska vara bosatt där. Bistånd till
personer som inte har sitt bo och hemvist i kommunen kan begränsas till de akuta behoven, så
kallat nödbistånd. Det nödbistånd som kan bli aktuellt innefattar exempelvis mat och logi.
Särskilt om det finns barn i hushållet ökar socialtjänstens ansvar att undanröja nöd.
Ofta uppkommer frågan under hur lång tid sådant nödbistånd kan utges. Socialtjänstlagen
innehåller inte några tidsmässiga begränsningar för vad som avses med akut. Å andra sidan
står det i Utlänningslagen att en person avvisas från landet ” under de tre första månaderna
efter inresan om han eller hon visar sig utgöra en orimlig belastning för biståndssystemet
enligt socialtjänstlagen”.29 Vad som är orimlig belastning är inte utrett.
En fråga som behöver utredas är huruvida personen har uppehållsrätt i landet. I och med att
det inte längre krävs någon registrering av sådan uppehållsrätt måste socialtjänsten göra ett
självständigt ställningstagande i frågan. Om utredningen visar att personen i fråga har
uppehållsrätt är det likabehandlig som gäller.
Rätten till sjukvård
Rätten till nödvändig vård i andra EU/EES- länder regleras i förordning (EEG) 883/200430.
Personer som är försäkrade enligt dessa regler ska kunna intyga sin rätt till vård i Sverige till
vanliga patientavgifter genom att visa upp det Europeiska sjukförsäkringskortet (EU-kortet,
även kallat blåkortet), provisoriskt intyg om innehav av EU-kort eller annat intyg som ger rätt
till vård i Sverige.
Rätten innebär att de försäkrade ska kunna vistas här den tid de har planerat och ska inte
behöva återvända till sitt hemland på grund av medicinska skäl. Med nödvändig vård menas
även vård som orsakas av kronisk sjukdom, provtagningar, medicinska kontroller,
förebyggande mödra- och barnvård samt förlossning. Om vården kan vänta tills patienten
kommer tillbaka till sitt hemland betraktas den inte som nödvändig. Behandlande läkare
avgör i det enskilda fallet vad som anses vara nödvändig vård.31
Patient som är berättigad till nödvändig vård, betalar till landstinget samma vårdavgifter som
personer som är bosatta i Sverige.32 Om det uppstår en osäkerhet i om den vårdsökande är
berättigad till nödvändig vård till vanlig patientavgift, om till exempel EU-kortet eller det
provisoriska intyget saknas eller är ogiltigt, kan landstinget begära att personen kontant eller
mot faktura betalar hela beloppet för vården. I den situationen bör också den vårdsökande
underrättas om möjligheten att få ersättning för sina utlägg i hemlandet.33
Sammanfattningsvis kan sägas att när det gäller sjukvård har EU-medborgare rätt att få
nödvändig sjukvård på samma villkor som landets egna medborgare under förutsättning att de
28
Sveriges Riksdag, prop 1979/80: 1 Del A, sid 144
Utlänningslagen, 2005:716, 8 kap, 9§
30
Europaparlamentets och rådet förordning (EG) nr 883/2004 av den 29 april om samordningen av de sociala
trygghetssystemen.
31
SKL, 2013, sid 5-6
32
SKL, 2013, sid 7
33
SKL, 2013, sid 8
29
- 12 -
har ett europeiskt sjukförsäkringskort. I verkligheten är det så att många personer i
målgruppen för den här planen saknar ett sådant sjukförsäkringskort från hemlandet och har
då ingen tillgång till subventionerad vård i Sverige.
Parallellt har Sveriges riksdag lagstiftat om rätt till sjukvård för ”papperslösa”34. Vuxna
papperslösa har laglig rätt till subventionerad hälso- och sjukvård på samma villkor som
asylsökande i Sverige. Papperslösa barn har rätt till hälso- och sjukvård på lika villkor som
andra barn i Sverige.35 Socialstyrelsen skriver att alla barn under 18 år, undantaget barn vars
vistelse i Sverige är avsedd att vara tillfällig, ska erbjudas hälso- och sjukvård och tandvård i
samma omfattning och på samma villkor som folkbokförda barn som är bosatta i Sverige.36
I propositionen om sjukvård för ”papperslösa” klargörs dock att det inte är ”uteslutet att
föreslagen lagstiftning om hälso- och sjukvård till personer som vistas i Sverige utan tillstånd
i enstaka fall kan komma att bli tillämplig även på unionsmedborgare”.37 Socialstyrelsen
lyfter fram propositionens text och att lagen även i enstaka fall gäller unionsmedborgare som
vistats i landet mer än tre månader.38
Nordiska konventionen om socialt bistånd och sociala tjänster
För nordiska EU/EES-medborgare gäller den nordiska konventionen. Konventionen
kompletterar EU-förordningarna och ger i vissa fall ytterligare rättigheter till sociala
förmåner för personer som flyttar mellan de nordiska länderna.39
Lokala ordningsföreskrifter och tiggeri
Tiggeri är inget nytt fenomen i Sverige, men debatten har blivit aktuell sedan flera personer
från EU-länder börjat använda sig av det här sättet att försörja sig. Det är inte straffbart eller
otillåtet enligt svensk lag att be om ekonomiskt understöd utan motprestation (så kallat
tiggeri). Dock kan det vara straffbart om det sker under hot eller handgripligheter eller under
vilseledande former. I de lokala ordningsföreskrifterna anges att ordningsföreskrifterna finns
för att upprätthålla ordning och säkerhet på offentliga platser.
Sala kommun beslutade om en ändring av de lokala ordningsföreskrifterna genom att
förbjuda tiggeri. Länsstyrelsen i Västmanland fann dock att ett sådant förbud inte är förenligt
med ordningslagen.40
Miljölagstiftning
Frågor som rör miljölagstiftning är oftast kopplade till om det finns boplatser/bosättningar.
I 15 kap. 20 § miljöbalken regleras att ingen får skräpa ned utomhus på en plats som
allmänheten har tillträde eller insyn till. På naturmark där allmänheten fritt får färdas är det i
34
Svensk författningssamling, Lag om hälso- och sjukvård till vissa utlänningar som vistas i Sverige utan
nödvändiga tillstånd (SFS 2013:407)
35
http://www.redcross.se/teman/ratt-till-vard/
36
http://www.socialstyrelsen.se/vardochomsorgforasylsokandemedflera/halsoochsjukvardochtandvard/vilkenvardskaerbjudas
37
Regeringen, prop 2012/13:109, sid 41
http://www.socialstyrelsen.se/vardochomsorgforasylsokandemedflera/halsoochsjukvardochtandvard/vilkenvardskaerbjudas
39
https:www.riksdagen.se/sv/Dokument-Lagar/Lagar/Svenskforfattningssamling/Lag-2013134-om-nordiskkonv_sfs-2013-134/?bet=2013:134
40
Länsstyrelsen Västmanland, Beslut 2011-04-26.
38
- 13 -
första hand den som skräpat ner som har ansvaret för att städa upp. Om denna är okänd kan
miljö- och hälsoskyddsnämnden i vissa fall ställa krav på fastighetsägaren att denna
accepterat verksamheten/åtgärden som orsaka nedskräpningen. Om ett sådant krav bedöms
orimligt blir det kommunen som får ansvara för uppstädningen enligt 4 § i lagen (1998:814)
med särskilda bestämmelser om gaturenhållning och skyltning. Platsen ska då återställas i
sådant skick som med hänsyn till ortsförhållandena, platsens belägenhet och
omständigheterna i övrigt tillgodoser skäliga anspråk. Det är vanligt förekommande när det
gäller städning efter att en boplats har lämnats.
När det gäller tomtmark kan byggnadsnämnden ställa krav enligt plan- och bygglagen på att
fastighetsägaren håller sin tomt i vårdat skick. Fastighetsägaren ska även ta hänsyn till
säkerhet och trafiksäkerhet, dvs. se till att risken för olycksfall begränsas och betydande
olägenheter för omgivningen och för trafiken inte förekommer.41
Särskild handräckning
Om en person illegalt vistas på en markägares mark, kan Kronofogdemyndigheten genom
verkställighet av särskild handräckning begära att personen ska avlägsna sig. För att
Kronofogdemyndigheten ska kunna genomföra handräckningen krävs att en identitetskontroll
av de som vistas på platsen är gjord samt att en begäran om handräckning inkommit från
markägaren.
Rätten till skola
Förutsättningen för skolgång i Sverige är att man är bosatt i Sverige. Det gäller förskoleklass,
grundskola, grundsärskola, gymnasieskola, gymnasiesärskola, kommunal vuxenutbildning,
särskild utbildning för vuxna och svenska för invandrare. Personer med uppehållsrätt och
deras familjemedlemmar anses vara bosatta och har rätt till skolgång.
Barn har rätt till utbildning om de bor i Sverige. Det gäller även de barn som vistas i landet
utan tillstånd, så kallade ”papperslösa” barn. Det kan vara:



Barn som aldrig har gett sig till känna för myndigheterna
Barn som har haft rätt att vistas här under det att deras ansökan om uppehållstillstånd
prövas men där den rätten har upphört
Barn som med stöd av ett tidsbegränsat uppehållstillstånd vistats här men vars
tillstånd har upphört.42
Dessa barn har rätt till skola, men har ingen skolplikt.
Den grupp EU-medborgare som är aktuell för planen finns inte omnämnd i de förarbeten som
reglerar skolgång. Enligt en promemoria från SKL konstateras att det inte synes vara den
grupp som lagstiftaren haft sikte på vid beskrivningen av gruppen som har rätt till skolgång.
Utifrån att man grundar sin vistelse i landet på EU:s rörlighetsdirektiv, anses man inte vara
bosatt här utan får anses vara här tillfälligt.43 Dock ger 4 kap. 2 § skolförordningen en
möjlighet att även i andra fall ta emot ett barn som inte anses bosatt i Sverige som elev i sin
grundskola.44 Denna möjlighet gäller barn som påbörjar utbildning innan de fyller 18 år.
41
Regeringens rättsdatabaser, Miljöbalken
http://www.skolverket.se/regelverk/mer-om-skolans-ansvar/papperslosa-barn-1.205221
43
SKL, 2014, sid 7
44
Svensk författningssamling, skolförordning 2011:185
42
- 14 -
Utlänningslagen 2005:716
I utlänningslagens första kapitel beskrivs dess innehåll, vissa definitioner och allmänna
bestämmelser. Lagen innehåller föreskrifter om exempelvis villkor för att en utlänning ska få
resa in i samt vistas i Sverige, uppehållsrätt, uppehållstillstånd, EU-kort, avvisning och
utvisning.45 I lagen anges att den ska tillämpas så att en utlännings frihet inte begränsas mer
än vad som är nödvändigt i varje enskilt fall.46
En EU-medborgare eller dennes familjemedlem kan utvisas från en annan medlemsstat av
skäl som rör allmän ordning, allmän säkerhet eller folkhälsa. Under inga omständigheter får
ett sådant beslut fattas på ekonomiska grunder. Beslut om åtgärder som rör den fria
rörligheten måste ta hänsyn till proportionalitetsprincipen och får endast grunda sig på den
berörda personens eget uppförande. Tidigare domar för brott får inte i sig utgöra anledning att
vidta sådana åtgärder. Personens uppförande ska utgöra ett verkligt och tillräckligt allvarligt
hot mot ett grundläggande samhällsintresse. Förekomsten av fällande domar kommer inte
automatiskt att kunna ligga till grund för utvisning. Att den identitetshandling som har
möjliggjort inresan i den mottagande medlemsstaten har löpt ut får inte ligga till grund för ett
sådant beslut.47
Konventioner och grundläggande rättigheter inom EU
Några konventioner har särskild betydelse i förhållande till kommunernas agerande. Det är
konventionen om mänskliga rättigheter och konventionen om barnets rättigheter. I EU:s
grundläggande rättigheter anges även sociala och ekonomiska rättigheter för
unionsmedborgare.
Konventioner om mänskliga rättigheter
Sverige har anslutit sig till de centrala konventionerna om mänskliga rättigheter allteftersom
de har tillkommit.48 FN:s konventioner om mänskliga rättigheter utgör ett universellt ramverk
för arbetet med de mänskliga rättigheterna. I de allmänna förklaringarna anges bland annat att
erkännandet av det inneboende värdet hos alla, och människans lika och obestridliga
rättigheter.
De allmänna förklaringarnas första artikel statuerar att alla människor är födda fria och lika i
värde och rättigheter. De har utrustats med förnuft och samvete och bör handla gentemot
varandra i en anda av gemenskap.49
Konventionen om barnets rättigheter
FN:s konvention om barnets rättigheter (barnkonventionen) erkänner FN:s mänskliga
rättigheter och att alla barn som vistas i ett land har rätt att få dem tillgodosedda.
Barnkonventionen säger bland annat att barnets bästa alltid ska komma i första rummet och
att konventionsstaterna ska sträva efter att till det yttersta av sina tillgängliga resurser söka
45
Regeringskansliets rättsdatabaser, 2005:716
46
Regeringskansliets rättsdatabaser, 2005:716
http://europa.eu/legislation_summaries/internal_market/living_and_working_in_the_internal_market/l331
52_sv.htm
48
Regeringskansliet, 2011, sid 1
49
Regeringskansliet, 2011, sid 3
47
- 15 -
förverkliga barnets sociala, ekonomiska och kulturella rättigheter. I en artikel i konventionen
erkänner konventionsstaterna barnets rätt till utbildning.50
De grundläggande rättigheterna inom EU
De gällande grundläggande rättigheterna i EU är sammanfattade i en stadga för att göra dem
synligare, stadgan om de grundläggande rättigheterna. Stadgan inkluderar de allmänna
principerna i de mänskliga rättigheterna i Europarådets konvention och principerna i EUländernas gemensamma författningstraditioner.
Dessutom omfattar stadgan EU-medborgarnas grundläggande rättigheter som gäller för EUmedborgare samt de ekonomiska och sociala rättigheterna i Europarådets sociala stadga och
Gemenskapens stadga om de grundläggande sociala rättigheterna. Stadgan ska även spegla de
principer som följer av rättspraxis från EG-domstolen och Europadomstolen för de mänskliga
rättigheterna. Som en del av de grundläggande rättigheterna, anges ickediskriminering och att
all diskriminering på grund av nationalitet ska vara förbjuden. 51
Aktörer
Det finns flera andra aktörer utöver kommunerna som möter målgruppen för handlingsplanen
och som det finns anledning för kommunerna att samarbeta med. Det är viktigt att betona att
olika aktörer har olika ansvar och uppdrag, men det är viktigt med samverkan för att man i
samarbete ska kunna förhålla sig gemensamt till det arbete som sker.
Kommunala aktörer
Frågor som rör EU-medborgare som vistas i Göteborg och GR-kommunerna berör även flera
aktörer inom den kommunala sektorn. Några exempel är markförvaltare, socialtjänst,
grundskola och enheter som arbetar med säkerhetsfrågor, miljö- och hälsa. Det är därför
viktigt att ha ett angreppssätt i handlingsplanen som speglar och motsvarar det här breda
perspektivet.
Övriga offentliga aktörer
Det finns flera offentliga aktörer som kan möta målgruppen, några exempel:
Arbetsförmedlingen, Västra Götalandsregionen, Migrationsverket, Försäkringskassan,
Polismyndigheten samt Skatteverket.
Övriga aktörer
Den idéburna sektorn kan ofta spela en angelägen roll för utsatta EU-medborgare. Det gäller
till exempel kyrkor, frivilligorganisationer och intresseföreningar. Inte minst kan det finnas
ett engagemang bland medborgare i civilsamhället.
50
51
Regeringskansliet, 2014, sid 38
Europeiska Unionen, Konsoliderande fördrag, stadgan om de grundläggande rättigheterna, sid 56
- 16 -
DEL 2: HANDLINGSPLAN
- 17 -
Handlingsplan för prioriterade frågor
Handlingsplanen utgår från vardagsfrågor som i dialogen med förvaltningar inom Göteborgs
Stad och de övriga GR-kommunerna har lyfts upp som angelägna att belysa. De prioriterade
frågorna bedöms vara följande:








Hur kan kommunerna få mer kunskap i frågor som rör EU-medborgare som
befinner sig i socialt och ekonomiskt utsatta situationer?
Hur bör kommunerna gå tillväga när en bosättning inte kan finnas kvar?
Hur bör kommunerna bedöma ansökningar som rör försörjning och boende?
Hur bör kommunerna bedöma barns situation?
Hur bör kommunerna se på barns rätt till skola?
Hur bör kommunerna agera i förhållande till behov av hälso- och sjukvård och
medicin?
Kan det finnas en risk för människohandel, utnyttjande, våld med mera och vad
bör kommunerna göra för att motverka det?
Bör kommunerna stödja civilsamhällets engagemang?
Handlingsplanen innefattar en beskrivning av vissa dilemman för kommunerna utifrån
frågorna. Ett resonemang kring regelverk, konventioner och förhållandet jämfört med
gruppen ”papperslösa” förs också. Utifrån varje fråga ges även förslag till handlingsvägar och
förhållningssätt. Samtidigt måste naturligtvis varje situation beaktas utifrån sina unika
förutsättning och en bedömning göras i varje enskilt fall.
Hur kan kommunerna få mer kunskap i frågor som rör EU-medborgare
som befinner sig i socialt och ekonomiskt utsatta situationer?
Kommunerna i Sverige har under senare år skaffat sig kunskap och erfarenheter kring
målgruppen och vilka insatser som är möjliga. Många kommuner upplever att situationen är
komplex och att den lagstiftning vi har idag inte ger tillräcklig vägledning. Behovet av
erfarenhetsutbyte är stort och det förekommer idag kontakt mellan kommuner både
sporadiskt och mer regelbundet.
I GR-kommunerna har det bildats ett nätverk tillsammans med några kommuner i Halland för
att diskutera de frågor man ställts inför. Vissa kommuner har även kommunövergripande
samordnare för att bevaka området och för att ta del av och sprida aktuell kunskap i
kommunen.
Aktörer inom den idéburna sektorn som möter socialt och ekonomiskt utsatta EU-medborgare
får erfarenheter som är viktiga för kommunerna att ta del av. Även från forskningshåll har
situationen väckt intresse. Bland annat pågår ett samarbete mellan Göteborgs Stad, Göteborgs
universitet samt andra storstäder och universitet i Europa där vissa frågor studeras,
exempelvis om hur mottagandet ser ut idag och vilka utvecklingsområden som finns.52
Däremot är det många frågor som ännu inte studerats och som arbetet med den här
handlingsplanen har aktualiserat. Exempelvis har vi inte en forskningsgrund att stå på när det
gäller kunskap om vad berörda människor säger sig behöva, vad olika insatser betyder för
människorna eller vad de professionellas och idéburna sektorns erfarenheter kan säga oss.
52 Proposals JUST/2013/FRC/AG, Application no. 4000006205 “Local Welcome Policies EU-migrants”
- 18 -
Förslag till handlingsvägar och förhållningssätt





Kommunerna ska ha ett aktivt förhållningssätt till att hålla sig uppdaterade om det
aktuella kunskapsläget som rör EU-medborgare.
Nya initiativ bör tas för att med grund i forskning och utifrån kommunernas behov få
mer kunskap.
Kommunerna ska samarbeta sinsemellan och med andra aktörer, såsom idéburen
sektor och myndigheter, ifråga om lokal, regional, nationell och internationell
omvärldsbevakning och kunskapsspridning från erfarenheter och forskning.
Kontakt med europeiska länder bör uppmuntras, särskilt de länder varifrån den
berörda målgruppen kommer.
Kommunerna bör använda möjligheten att söka europeiska fondmedel. Fondmedel
kan användas för kommunerna att prova nya metoder, exempelvis för att genom
kontakt med hemländerna arbeta för ett bra återvändande.
Hur bör kommunerna gå tillväga när en bosättning inte kan finnas kvar?
Begreppen bosättning eller boplats används här för att benämna den plats där personer lever
utan tillstånd från markägaren. När en bosättning etableras inom en kommun är det flera
lagrum som har betydelse. Allemansrätten utifrån var och när man får tälta och när man ska
kontakta markägare. Exempelvis om man tältar i stora grupper med många tält måste man be
markägaren om lov eftersom risken för markskador, nedskräpning och olägenheter för
människors hälsa är större. Ställer man upp en husvagn ska man också kontakta markägaren.
Ofta påverkas miljön kring platsen på grund av att det saknas både renhållnings- och sanitära
möjligheter. Det kan uppstå ett dilemma när processen för avhysning tar tid samtidigt som
kommunerna får synpunkter från allmänhet och samtidigt som det sker en miljöpåverkan på
platsen. Det gör att olika intressen inte alltid blir samspelta.
Det finns också exempel på att bosättningar påverkar kommunens medborgare, exempelvis
på idrottsplatser. Allmänhet har kontaktat kommuner på grund av att de bland annat upplevt
att platsen skräpats ner och att det förekommit sanitära problem på idrottsplanen.
I de lokala ordningsföreskrifterna i Göteborgs Stad anges att förbud mot nedskräpning gäller
utifrån vad som stadgas i miljöbalken.53
Ett lagrum som också är aktuellt vid etableringar av boplatser är socialtjänstlagen. Varje
kommun ansvarar för socialtjänsten inom sitt område, och har det yttersta ansvaret för att
enskilda får det stöd och den hjälp som de behöver. I socialtjänstlagen anges också att
socialtjänst ska bedriva uppsökande arbete för att förhindra att barn och unga far illa.54 Att
kommunen måste bedriva uppsökande arbete för att förhindra att enskilda far illa betonas i en
skrivelse från SKL. De framhåller att det särskilt gäller barn och unga.55
Förslag till handlingsvägar och förhållningssätt

Permanenta etableringar av bosättningar ska undvikas. Ingen kan eller får bosätta sig
var man vill. Bosättningar som strider mot gällande lag är således illegala och
kommunerna bör därför agera utifrån gällande lagstiftning.
53
http://goteborg.se/wps/portal?uri=gbglnk:20130416162050&dominoURL=http://www5.goteborg.se/prod/Stadsledningskontoret/LIS/Verksamhetshandbok/Forfat
tn.nsf/0/BD32B23C92DFDB4CC1257B100045469B?OpenDocument
54
http://www.notisum.se/Rnp/sls/lag/20010453.htm
55
SKL, 2015, sid 1
- 19 -







Förfarandet kring särskild handräckning/avhysning skiljer sig inte om boplatsen bebos
av kommunens medlemmar eller av andra personer.
Det omfattande regelverk som är aktuellt innebär att det är av vikt att flera sektorer
inom kommunerna samverkar så att det kommunala agerandet sker i ett samspel och
där de olika sektorerna har kännedom om varandras processer.
Det är samtidigt viktigt att kommunernas agerande sker utifrån ett socialt perspektiv.
Vistelsebegreppet gäller och det är därför som den stadsdel/kommun där boplatsen är
belägen har yttersta ansvaret för eventuella insatser. Kända platser ska besökas av
socialtjänsten i respektive stadsdel/kommun. Vid besöken ska särskild
uppmärksamhet fästas vid om det finns barn, unga eller andra personer som kan
riskera att fara illa. I dessa fall agerar kommunen alltid.
Vid handläggning bör ett riskperspektiv beaktas. Vid bosättningar där det saknas fasta
elinstallationer innebär det exempelvis att uppvärmning och matlagning sker med
brandfarliga produkter viket utgör brandfara. Boende i tält och husvagnar kan även
innebära en förhöjd risk för korta skyddsavstånd mellan enheterna. Det kan även
förekomma risk för avsiktliga destruktiva handlingar riktat mot boplatserna,
exempelvis anlagd brand. Riskbedömningar kan utformas med hjälp av
räddningstjänst.
Ingen avhysning ska ske utan information om andra möjligheter. Information om
insatserna ska i möjligaste mån finnas översatt på de språk som berörda personer
förstår. Eftersom en del av de EU-medborgare som vistas i kommunerna är
analfabeter kan informationsspridningen underlättas genom att ha beskrivning av
insatserna i en enkel folder med symboler som komplement till text .
Göteborgs Stad har i samarbete med den idéburna sektorn beslutat att inrätta
nattplatser för målgruppen. I kommunens uppgift ingår att informera och erbjuda
dessa platser, men även att informera om andra insatser som kommunen har och om
legala alternativ. Övriga GR-kommuner ska ha en beredskap för att kunna anordna
eller hänvisa till övernattningsmöjligheter och kan inrätta nattplatser.
En särskild rutin kring hanteringen av illegal bosättning finns upprättad för Göteborgs
Stad.56 För att stärka ett likartat förhållningssätt i Göteborgsregionens kommuner
föreslås övriga kommuner att anta huvuddragen i rutinen, med anpassningar till
förhållanden i respektive kommun
Ett dilemma är att samma personer flyttar från plats till plats inom och mellan
kommunerna. Det är svårt att förhindra, men kommunernas inriktning bör vara att
fortsätta informera om vad som gäller samt att informera om andra möjligheter som
kan finnas och om de insatser som kommunen har. Det finns också ett ansvar för varje
individ, som har möjlighet, att sörja för sin boendesituation själv. Beträffande familjer
med barn, se avsnittet om hur kommunerna bör bedöma barns situation.
Hur bör kommunerna bedöma ansökningar som rör försörjning och
boende?
Ett fåtal personer har vänt sig till GR-kommunerna med ansökningar om bistånd, främst till
uppehälle, boende och hemresa. Alla personer som vistas i en kommun har rätt att ansöka om
ekonomiskt bistånd och få sin sak utredd med ett formellt beslut. Varje ansökan måste
bedömas individuellt.
56
Bilaga 1
- 20 -
EU-rättens princip om likabehandling innebär att en EU/EES-medborgare som har
uppehållsrätt i Sverige, har rätt till socialt bistånd på samma villkor som svenska medborgare.
Personer som inte bedöms ha sin hemvist i Sverige, det vill säga de har inte uppehållsrätt, har
samma rätt som andra som vistas i kommunen till bistånd för att avhjälpa en akut
nödsituation som inte går att avhjälpa på annat sätt. Det finns i socialtjänstlagen inga
tidsbegränsningar angivna för en akut nödsituation.
Vid en enkätundersökning genomförd av Social resursförvaltning 2014 riktad till
stadsdelsförvaltningarna i Göteborg visade det sig att flera stadsdelar beviljat bistånd, de
flesta utifrån att de först utrett uppehållsrätten. Uppehållsrätten har varit vägledande för
stadsdelarna för vilket bistånd som är möjligt att bevilja.
Göteborgs Stad har beviljat stöd till idéburen sektor, för att kunna erbjuda att under en
begränsad period få övernattningsmöjlighet (nattplatser), utan biståndsbedömning. Dessa
övernattningsmöjligheter är inte öppna för familjer med barn.
Förslag till handlingsvägar och förhållningssätt




Kommunerna ska lämna upplysningar, råd och vägledning i frågor som rör
kommunens verksamhetsområde.
Ansökningar om bistånd ska tas emot. Varje ansökan ska bedömas individuellt och
leda till ett formellt beslut som kan överklagas. Uppehållsrätt ska utredas vid ansökan
om bistånd.
Övriga GR-kommuner kan, som Göteborgs Stad, erbjuda övernattningsmöjligheter
(nattplatser) utan biståndsbedömning.
Biståndsbehov till hushåll där barn ingår ska bedömas utifrån barnets bästa och
innebära ett skäligt boende för barnet.
Hur bör kommunerna bedöma barns situation?
Vårdnadshavare har huvudansvaret för barnets uppfostran och barnets utveckling.57
Socialtjänsten har ett särskilt ansvar för barn och unga enligt reglerna i socialtjänstlagen
Kommunernas yttersta ansvar för stöd och hjälp enligt 2 kap. 1 § socialtjänstlagen gäller
oavsett om personerna har uppehållsrätt eller inte. Vid insatser som rör barn ska barnets bästa
särskilt beaktas. Enligt barnkonventionen har alla barn utan åtskillnad rätt till god hälsa och
social trygghet. Det finns ingen skillnad när det gäller barn till socialt och ekonomiskt utsatta
EU-medborgare och när det gäller exempelvis barn som är svenska medborgare bosatta i
Sverige.
Socialnämnden är skyldig att utan dröjsmål inleda en utredning om det kommer in en
anmälan, eller information lämnas på annat sätt, och som kan innebära någon åtgärd från
socialnämndens sida.58
Kommunerna har ett ansvar om barn far illa eller riskerar att fara illa. Bedömning av barns
behov kan bli svårare när det gäller barn som tillfälligt vistas i kommunen. Det kan ibland
finnas barn som vistas i en annan kommun än den där vårdnadshavare söker sin försörjning.
En situation när det finns medföljande barn kan vara att barn vistas i miljöer som kan
57
58
Regeringskansliet, 2014, sid 32
http://www.barnperspektivet.se/barnets-rattigheter/samhallets-ansvar
- 21 -
upplevas olämpliga och ovärdiga. En försvårande omständighet kan vara att det kan finnas en
ömsesidig rädsla och osäkerhet i kontakt mellan berörda och myndigheter.
Förslag till handlingsvägar och förhållningssätt
 Kommunerna ska bedriva ett uppsökande arbete, även efter kontorstid, för att särskilt




uppmärksamma om det finns barn. Vid behov ska tolk användas.
Dialogen med vårdnadshavare om barnets situation är grundläggande.
Vårdnadshavare ska få möjlighet att samtala om hur de kan sörja för att barnets
boende och övriga behov tillgodoses.
Vid bedömningar av familjens behov i akuta situationer ska barnets bästa alltid stå i
första rummet. Akut hjälp är inte tidsbegränsad, en utredning ska ske vid varje
tillfälle. Att sörja för barnets bästa innefattar även ett skäligt boende.
En skriftlig information ska kunna lämnas om vilken hjälp som finns att få på det
språk som vårdnadshavare förstår.
Information om att barn vistas i miljöer som kan vara olämpliga ska handläggas som
orosanmälningar på sedvanligt sätt. Socialtjänsten ska genast göra en bedömning av
om barnet är i behov av omedelbart skydd (11 kap. 1a § socialtjänstlagen).
Handläggningen ska ske på det sätt som stadgas i socialtjänstlagen. Barnet ska ges
inflytande och delaktighet på samma sätt som andra barn.
Hur bör kommunerna se på barns rätt till skola?
Även om barn som vistas tillfälligt i Sverige varken har skolplikt eller rätt enligt lag till skola,
ger skolförordningen kommunen möjlighet att erbjuda skolgång.
Barnkonventionen stadgar att alla barn utan åtskillnad har rätt att få sina mänskliga rättigheter
tillgodosedda. Utbildning är en sådan mänsklig rättighet. Forskning visar att skolan kan
innebära en skyddsfaktor för barn i utsatta situationer.59 Några kommuner i
Göteborgsregionen har uttalat att alla barn ska ha rätt till utbildning. Dessa kommuner utgår
från Barnkonventionen och gör därmed en bedömning av att barn som är unionsmedborgare
jämställs med barn som hör till gruppen ”papperslösa”.
Förslag till handlingsvägar och förhållningssätt


Barn till EU-medborgare som befinner sig i social och ekonomisk utsatthet ska ha
möjlighet till utbildning i Göteborgs Stad och de övriga GR-kommunerna.
Varje kommun måste ha en beredskap för att hantera information om eleverna i
dokumentationssystemen. En följd av att barnen inte har personnummer eller inte kan
uppge någon adress kan vara att ansökningar till en skola inte kommer att vara
fullständiga. Det innebär att kommuner och skolor kan behöva göra vissa avsteg från
sedvanliga rutiner vid bedömningen av sådana ansökningar.
Hur kan kommunerna agera i förhållande till behov av hälso- och sjukvård,
tandvård och medicin?
Enligt överenskommelse om beställd primärvård i Västra Götalandsregionen ser
Socialstyrelsen över regelverket för sjukvård avseende EU-medborgare som saknar
sjukförsäkringskortet. Flertalet landsting ger sjukvård till dessa patientgrupper enligt samma
regelverk som gäller sjukvård för personer som vistas i Sverige utan tillstånd (”papperslösa”).
Vårdgivaren Vårdcentralen för hemlösa har möjlighet att erbjuda subventionerad medicinsk
nödvändig vård enligt samma förutsättningar som till personer som vistas i Sverige utan
59
http://www.kunskapsguiden.se/psykiatri/Teman/Barnspsykiskaohalsa/Sidor/Skydds-och-riskfaktorer.aspx
- 22 -
tillstånd, till dess att annat beslut fattas.60 Socialtjänsten kan få ansökningar om bistånd för
patientavgifter och förskrivna mediciner.
Det är rimligt att anta att den tidigare nämnda översynen även kommer att beakta den
kommunala hälso- och sjukvården i förhållande till EU-medborgare. Frågan om hälso- och
sjukvård till EU-medborgare som saknar socialförsäkringskort bör finna sin lösning på
nationell och regional nivå.
Förslag till handlingsvägar och förhållningssätt

Bedömningar av en ansökan om bistånd för exempelvis patientavgift och kostnader
för mediciner bör grundas i hälso- och sjukvårdens ställningstagande till om vården är
nödvändig.
Kan det finnas risk för människohandel, utnyttjande, våld med mera och
vad bör kommunerna göra för att motverka det?
Socialjouren i Göteborgs Stad uppmärksammade under år 2014 tre ärenden bland EUmedborgare där det kan röra sig om människohandel. Mika-mottagningen, Enheten för stöd
och behandling inom missbruk och prostitution i Göteborgs stad, har under samma år gjort en
anmälan om misstanke om människohandel på gatan, anmälan omfattade ett 20-tal personer.
Socialstyrelsen har beaktat en eventuell koppling mellan människohandel och de hemlösa
utrikesfödda personerna som vistas i Sverige. De konstaterar att bland de verksamheter som
möter dessa människor råder det delade meningar om ifall det finns en sådan koppling eller
inte. Vissa tycker sig se en stark koppling, medan andra menar att det är för lite pengar som
personerna får in genom att till exempel tigga i den offentliga miljön, och att det därför inte är
tillräckligt inkomstbringande för mer organiserad människohandel. Däremot finns mer pengar
att tjäna på att utnyttja människor som arbetskraft till låg lön och under bristande
förhållanden eller i kriminell verksamhet.61
Sverige har antagit FN-protokollet mot människohandel, det så kallade Palermokontraktet.
Protokollet behandlar exempelvis staternas skyldighet till bistånd och skydd av offer för
människohandel.62 Sverige har också i och med sitt EU-medlemskap, antagit även EU:s
rambeslut gällande bekämpande av människohandel.63
Att vistas och att behöva försörja sig i gatumiljö samt att leva i hemlöshet, innebär att man
lever i en svår situation. Vi kan anta att kvinnor som vistas här lever i en än mer utsatt
situation. Utsattheten drabbar också medföljande barn, som behöver leva och vistas i osäkra
miljöer.
Förslag till handlingsvägar och förhållningssätt

Kommunerna ska vara uppmärksamma på om människor som vistas i GRkommunerna är utsatta för exempelvis människohandel, utnyttjande eller våld i alla
dess former. Socialtjänsten har en viktig roll i mötet med människor i utsatta
situationer. Socialtjänstens huvudsakliga ansvar är att ge stöd utifrån en individuell
bedömning.
60
Västra Götalandsregionen, 2014, sid 37
Socialstyrelsen, 2013, sid 42
62
Regeringen, 2004, sid 17
63
Regeringen, 2004, sid 21
61
- 23 -


Det kan vara svårt för den utsatta personen att göra en polisanmälan. Socialtjänsten
behöver ge möjlighet att låta var och en reflektera över om man vill/kan/törs
polisanmäla.
Kommunerna ska samverka med polisen för att få gemensamma bilder av om risk för
människohandel, utnyttjande eller våld förekommer.
Bör kommunerna stödja civilsamhällets engagemang?
Det finns en lång tradition av samarbete mellan kommuner och idéburen sektor och övrigt
civilsamhälle, som är en styrka för samhällsutvecklingen.
Att värna om människor som vistas i våra kommuner, är inte enbart kommunens ansvar utan
ett humanitärt ansvar. Föreningar och idéburen sektor kan, utöver kommunens ansvar,
erbjuda stöd och insatser till grupper och individer. Allt offentligt stöd till det civila samhället
innehåller de motstridiga målen att å ena sidan bidra till självständighet för organisationerna
och å andra sidan påverka och ge uppdrag.64
I arbetet med insatser till EU-medborgare kan olika synsätt prägla kommunens arbete kontra
den idéburna sektorns arbete. Det blir en balansgång för varje kommun med att bidra med
stöd till praktiskt arbete där den idéburna sektorn på ett vis blir kommunens förlängda arm.
Det har blivit tydligt i arbete med EU-medborgare i utsatta situationer i Göteborg, där stöd
ges för ett område där kommunen själv inte utför insatser.
Stöd till idéburen sektor kan utformas på olika vis, genom föreningsbidrag, upphandling eller
genom partnerskap (Idéburet offentligt partnerskap).
Göteborgs Stad ser positivt på och avser även fortsättningsvis stödja det arbete idéburen
sektor gör för utsatta EU-medborgare. Staden har därför medverkat till och bidragit till
finansieringen av insatser för målgruppen.
I enkäten för beredskap inför vintern 2014 uppger flertalet GR-kommuner att man har ett
uppbyggt samarbete med idéburen sektor för att lösa boendebehovet hos målgruppen.
Förslag till handlingsvägar och förhållningssätt


64
Insatser till EU-medborgare som vistas i kommunen kan betraktas som kommunens
angelägenhet som en del av den kommunala kompetensen.
Samverkan med idéburen sektor och civilsamhället är värdefull och ska ses som en av
kommunens uppgifter. Kommunerna ska främja en god dialog och samverkan kan
formaliseras i exempelvis partnerskap.
SKL, 2009, sid 9
- 24 -
Referenser
Trycksaker
Arbetsmarknadsdepartementet, Pressmeddelande 20 april 2012, 2012
Europeiska kommissionen Generaldirektoratet för rättsliga frågor, Friheten att röra sig och bo i EU. En vägledning till dina
rättigheter som unionsmedborgare, 2010
Europeiska Unionen, Konsoliderande fördrag, stadgan om de grundläggande rättigheterna, Europeiska unionens
publikationsbyrå, Luxemburg, 2010
FRA, European agency for fundamental rights, Fundamental rights: challenges and achievements in 2013. Annual report
2013, Vienna, 2014
Förslag till budget 2015 och flerårsplaner 2016–2017 för Göteborgs Stad (Socialdemokraterna, Miljöpartiet, Vänsterpartiet
och Feministiskt initiativ)
Förvaltningsrätten i Linköping, dom 2014-06-09, mål nr 611-14
Kommerskollegium, Att flytta till Sverige- hinder för den fria rörligheten för EU-medborgare, Stockholm, 2013
Länsstyrelsen Västmanland, Beslut 2011-04-26, Anmälan enligt 3 kap, 13 paragrafen, ordningslagen av lokala
ordningsföreskrifter, Dnr 213-1208-11
Proposals JUST/2013/FRC/AG, Application no. 4000006205 “Local Welcome Policies EU-migrants”
Regeringen, Regeringens proposition 2012/13:109 Hälso- och sjukvård till personer som vistas i Sverige utan tillstånd, 2013
Regeringens skrivelse 2011/12:56, En samordnad och långsiktig strategi för romsk inkludering 2012–2032, Skr. 2011/12:56
Regeringen, Regeringens proposition 2003/2001:11, Ett utvidgat straffansvar för människohandel, 2004
Regeringskansliet, FN:s konventioner om Mänskliga rättigheter, 2011
Regeringskansliet, S2014.019, Bostad sökes: Slutrapport från den nationella hemlöshetssamordnaren, 2014
Regeringskansliet, Konventionen om barnets rättigheter. En strategi för att stärka barnets rättigheter i Sverige, 2014
SKL, Civilsamhället som utvecklingskraft, Stockholm, 2009
SKL, Några juridiska frågor gällande utsatta EU-medborgare, 2014
SKL, Utsatta EU-medborgare. Inför tillsättande av en nationell samordnare, Dnr 146850, 2015
Socialstyrelsen, Hemlöshet bland utrikesfödda personer utan permanent uppehållstillstånd i Sverige, Socialstyrelsen, 2013
Socialstyrelsen, Rätten till socialt bistånd för medborgare inom EU/EES-området En vägledning, 2014
Socialstyrelsen, Vård för papperslösa, 2014
Västra Götalandsregionen, Överenskommelse om beställd primärvård 2015. Närhälsan Västra Götaland, 2014
Internet
http://www.eu-upplysningen.se/Om-EU/Medlemskap-och-historik/EU-har-28-medlemslander/ (141204)
http://www.migrationsverket.se/Privatpersoner/EU-medborgare-och-varaktigt-bosatta/Varaktigt-bosatt.html (141204)
http://www.notisum.se/Rnp/sls/lag/20010453.htm (150127)
http://www.eu-upplysningen.se/Om-EU/Vad-EU-gor/Schengen-och-fri-rorlighet-for-personer/
- 25 -
http://www.skolverket.se/regelverk/mer-om-skolans-ansvar/papperslosa-barn-1.205221 (150205)
http://europa.eu/legislation_summaries/internal_market/living_and_working_in_the_internal_market/l33152_sv.htm
(150205)
http://goteborg.se/wps/portal?uri=gbglnk:2013-04-16–162050 &
dominoURL=http://www5.goteborg.se/prod/Stadsledningskontoret/LIS/Verksamhetshandbok/Forfattn.nsf/0/BD32B23C92D
FDB4CC1257B100045469B? OpenDocument (150302)
http://www.redcross.se/papperslosa (150211)
Regeringskansliets rättsdatabaser, Kommunallagen, (150211)
Regeringskansliets rättsdatabaser, Utlänningslagen (150211)
Regeringskansliet rättsdatabaser, Miljöbalken (150211)
http://www.barnperspektivet.se/barnets-rattigheter/samhallets-ansvar (150223)
http://www.notisum.se/rnp/sls/sfs/20090047.pdf (150227)
http://www.notisum.se/rnp/sls/lag/19910900.htm (150304)
http://www.notisum.se/rnp/sls/lag/20050716.htm#R74 (150504)
https://www.riksdagen.se/sv/Dokument-Lagar/Lagar/Svenskforfattningssamling/Lag-2013134-om-nordisk-konv_sfs-2013134/?bet=2013:134 (150227)
https://www.riksdagen.se/sv/Dokument-Lagar/Lagar/Svenskforfattningssamling/Socialtjanstlag-2001453_sfs-2001-453/
(150227)
http://www.riksdagen.se/sv/Dokument-Lagar/Lagar/Svenskforfattningssamling/Lag-2013407-om-halso--och-s_sfs-2013407/ (150303)
http://www.redcross.se/teman/ratt-till-vard/ (150211)
http://www.riksdagen.se/sv/Dokument-Lagar/Lagar/Svenskforfattningssamling/Skolforordning-2011185_sfs-2011-185/
(150303)
http://www.kunskapsguiden.se/psykiatri/Teman/Barnspsykiskaohalsa/Sidor/Skydds-och-riskfaktorer.aspx (150303)
http://www.socialstyrelsen.se/vardochomsorgforasylsokandemedflera/halso-ochsjukvardochtandvard/vilkenvardskaerbjudas
(150504)
Bilagor
Bilaga 1: Rutin vid illegal bosättning
- 26 -
2014-11-11
Rutin för hantering av illegala bosättningar
i Göteborg
Under de senaste åren har ett nytt fenomen uppstått i Göteborg: fattiga EU-medborgare kommer
från främst Bulgarien och Rumänien för att söka jobb i staden. Under tiden de är i Göteborg slår de
sig ner med husvagnar och tält på olika platser utan att fråga markägaren. Det har hänt att fler än
hundra personer bosatt sig illegalt på parkeringsplatser, i grönområden eller parker.
Allemansrätten gör det möjligt för människor att tälta någon enstaka natt på undanskymt ställe utan
att fråga markägaren. Har man husvagn ska man dock alltid fråga om lov och är man flera måste
man också prata med markägaren eftersom boplatsen sliter på naturen.
Illegala bosättare gör sig rent juridiskt skyldiga till egenmäktigt förfarande. Vid bosättningarna
uppstår också ofta problem med nedskräpning och olägenheter för människors hälsa. Om
bosättarna därför inte frivilligt flyttar på sig återstår avhysning.
På nästa sida hittar du en rutin för hur Göteborgs Stad hanterar illegala bosättningar. På
efterföljande sidor hittar du även dokument eller länkar som du kan ha nytta av i handläggningen.
Grundinformationen på olika språk nedan kan behöva varieras utifrån situation.
BILAGOR
Sid 2. Rutin för handläggning när en illegal bosättning upptäcks
Sid 3. Frågor och svar rörande illegala bosättningar i Göteborg
- 27 -
Frågor och svar rörande illegala boplatser i Göteborg
Varför finns det illegala boplatser i Göteborg?
Det har alltid funnits illegala boplatser i staden i större eller mindre utsträckning. Under tidigt 2000tal har det rört sig om ett fåtal boplatser där personer, ofta med missbruks- och/eller psykisk
problematik, slagit sig ner.
Det som är nytt är att vi de senaste åren ser stora grupper av arbetssökande EU-medborgare komma
till Göteborg. Det har att göra med att Sverige gick med i EU 1995 men främst ser vi en skillnad efter
att fattigare länder som Rumänien och Bulgarien anslöt sig 2007. Som EU-medborgare har man rätt
att söka arbete i andra EU-länder.
Fattiga EU-medborgare slår sig ner på ängar, parkeringsplatser och ibland mitt i staden utan att fråga
markägaren. Det kan ibland röra sig om över 100 personer som sätter upp tält, bygger hyddor eller
bor i husvagnar och bilar.
Vilka är det som bor på illegala boplatser?
De illegala boplatser vi ser i dag i Göteborg bebos av fattiga EU-medborgare. De kommer ofta från
Rumänien eller Bulgarien och de är här för att söka jobb. Även om de lever under svåra förhållanden
här i Sverige säger många att de har det bättre här än hemma.
Vilka lagar gäller för illegala bosättningar?
Allemansrätten tillåter att man får tälta något enstaka dygn i naturen om man inte stör markägaren
eller skadar naturen. Vid längre tids tältning ska man dock alltid kontakta markägaren. Tältplatsen
får inte ligga nära boningshus.
- 28 -
Om man tältar i stora grupper med många tält måste man be markägaren om lov eftersom risken för
markskador, nedskräpning och olägenheter för människors hälsa är större. Ställer man upp en
husvagn ska man kontakta markägaren.
De som bryter mot reglerna ovan gör sig skyldiga till egenmäktigt förfarande. Egenmäktigt
förfarande är inom svensk rätt ett tillgreppsbrott enligt 8 kap 8 § brottsbalken. Påföljden är böter
eller fängelse i högst två år.
Vilket ansvar har Göteborgs Stad i frågan om illegala bosättningar med fattiga EU-medborgare?
EU-medborgare har rätt att vistas i Sverige i tre månader men vistelserätten är formulerad så att
personerna inte ska vara en belastning för biståndssystemet. Var och en har ansvar för att planera
sitt boende, arbetssituation eller hemresa.
Enligt socialtjänstlagen har staden det yttersta ansvaret för alla som vistas i kommunen, oavsett om
man är svensk medborgare eller inte. Det handlar då om att i akuta situationer säkra att människor
inte far illa. Den hjälp staden kan bistå med i dessa situationer är akuta boendelösningar, akut
mathjälp eller i vissa fall hemresa. Om det finns barn med i bilden eller svåra problem med missbruk
och/eller psykisk sjukdom kan det påverka socialtjänstens bedömning och göra situationen mer akut.
Hur jobbar Göteborgs Stad med illegala bosättningar?
Staden har ett samarbete med polisen, Kronofogdemyndighet och markägare för att kunna agera
snabbt efter att en anmälan om en illegal bosättning kommit in. Våra fältassistenter besöker också
platsen och informerar de boende om vilka regler som gäller och vilket stöd man kan få som EUmedborgare (se frågan om vilka insatser Göteborgs Stad kan erbjuda). Staden har ett väl utvecklat
samarbete med olika frivilligorganisationer såsom Stadsmissionen, Räddningsmissonen,
Frälsningsarmén och Bräcke diakoni. Om det finns barn på platsen kopplas socialtjänsten in för att
göra en bedömning av barnens situation utifrån socialtjänstlagen.
Är situationen med illegala bosättningar unik för Göteborg?
Nej, den finns i många svenska städer och över hela Europa.
Är det inte inhumant att avhysa fattiga människor från en boplats?
Staden hjälper till med akuta insatser, övernattning, mat, stöd i att söka arbete i Sverige och
hemresa. Göteborgs Stad kan inte lösa en global fattigdomsproblematik, det finns flera miljoner
mycket fattiga människor i Europa. Om vi låter vissa bosätta sig och inte andra, kommer det i
förlängningen att hota förtroendet för rättsamhället.
Vilka insatser kan Göteborgs Stad erbjuda de fattiga EU-medborgarna?
EU-medborgare som kommer till staden har rätt till en prövning av det akuta behovet om det inte
kan tillgodoses på annat sätt. Det handlar om mat för dagen, möjlig övernattning och resa tillbaka till
hemlandet.
Göteborgs Stad kan i samarbete med frivilligorganisationer erbjuda ett flertal insatser för
målgruppen; dagcentral, öppen förskola, nattplatser samt råd- och stöd i arbetssökande.
Varför öppnar inte staden fler nattplatser eller en camping?
- 29 -







Situationen är relativt ny och det är mycket svårt att beräkna efterfrågan. Vi vet inte när
stora grupper av EU-medborgare kommer och när de åker tillbaka till hemlandet.
Människorna reser dit de tror att det finns arbete.
EU-medborgare som kommer hit har enligt regelverket rätt till prövning av det akuta
behovet men de ska inte belasta det svenska biståndssystemet.
Göteborgs Stad kan inte ta ansvar för alla fattiga EU-medborgare. Det rör sig om många
miljoner människor.
De nattplatser som staden i dag erbjuder har inte varit fullbelagda.
De människor som bosätter sig illegalt vill i första hand ha arbete. De är inte här för att hitta
en plats att bo på.
På de illegala boplatserna bor ibland släkter och stora familjer ihop. Det är svårt att
tillmötesgå detta boendebehov.
De legala boendealternativ som står till buds i Göteborg för alla EU-medborgare är hotell,
vandrarhem, campingar, att bo inneboende hos någon eller att nyttja boendet Stjärnklart.
Hur många är romer?
Göteborgs Stad för bara statistik om nationalitet och medborgarskap, inte vilken etnisk grupp
människor tillhör.
Är de fattiga EU-medborgarna hemlösa?
De flesta har någon form av bostad i sina hemländer.
Varför tar det så lång tid med en avhysning?
Själva processen att avhysa människor som bosatt sig illegalt är juridiskt reglerad. Steg ett är att
fastställa att det faktiskt rör sig om en bosättning, därefter ska markägaren kopplas in och sedan ska
de boende identifieras innan kronofogden kan avhysa dem.
Kommer staden nu se till att avhysning sker på alla illegala boplatser?
Formellt finns det inga rättigheter att bosätta sig var man vill. På ett humanitärt plan utgör illegala
boplatser en oacceptabel boendemiljö med hygieniska problem, miljöproblem,
brandsäkerhetsproblem, hälsoproblem med mera.
Alla människor måste anpassa sig till de lagar och regler som gäller. Att det uppstår illegala boplatser
i Göteborg är inte långsiktigt hållbart. Boplatserna skapar också både oro och ilska hos grannar och
andra som kommer i kontakt med dem.
Göteborgs Stad kommer även fortsättningsvis att avhysa de som bosatt sig på en plats utan
markägarens tillåtelse. Vi kommer då hänvisa till andra möjligheter i form av akuta insatser eller
hemresa.
Vad kan man som göteborgare göra för utsatta EU-medborgare?
Man kan engagera sig genom att ge bidrag till frivilligorganisationer, bli volontär eller kanske ta emot
en familj i sitt hem. Man kan också arbeta på strukturell eller politisk nivå med fattigdomsfrågor i
Europa.
Var kan man vända sig om man ser en bosättning eller har andra frågor?
Man kan kontakta Kontaktcenter i Göteborgs Stad som förmedlar frågan vidare. Telefon:
031-365 00 00. E-post: [email protected]
- 30 -
Ärende 11
Göteborgsregionens kommunalförbund
Styrelseärende 11
2015-05-08
Till förbundsstyrelsen
Anmälningsärenden från presidiet
Från sammanträde 2015-03-09
§ 29 GR i samverkan med Göteborgs Stad genom Göteborg & Co
Träffpunkt AB och Business Region Göteborg AB
Presidiet uppdrog åt förbundsdirektören att fortsätta undersöka de
legala aspekterna av de tre alternativa förslagen till samverkansmodeller
med inriktning mot att i första hand alternativ 2 och i andra hand
alternativ 3, med en mycket liten ägarandel, antas.
§ 36 GR som regionplaneorgan
Presidiet antecknade till protokollet att GR, mot bakgrund av att
storstadsperspektivet bör bevakas för Göteborgsregionen, ser vikten av
att fortsatt vara regionplaneorgan.
Presidiet uppdrog åt förbundsdirektören att ta reda på mer om
regeringens översyn och därefter återkomma till presidiet med
information.
§ 38 GRs representanter till referensgruppen för ny järnväg mellan
Göteborg och Borås
Presidiet utsåg presidiet för miljö och samhällsbyggnad, Ulf Kamne (MP),
Göteborg, och Mikael Berglund (M), Ale, till GRs representanter i
referensgruppen för ny järnväg mellan Göteborg och Borås.
§ 39 GRs representanter i styrgrupp för åtgärdsvalsstudie för Västra
Stambanan
Presidiet utsåg presidiet för miljö och samhällsbyggnad, Ulf Kamne (MP),
Göteborg, och Mikael Berglund (M), Ale, till GRs representanter i
referensgruppen för ny järnväg mellan Göteborg och Borås. Dessutom
utsågs Dennis Jeryd (S), Lerum till representant för kommunerna längs
med Stambanan.
Göteborgsregionens kommunalförbund
§ 40 Efter avvecklingen av Meritea
Presidiet beslöt att förbundsstyrelsen vid ett kommande sammanträde
ska få en presentation av GRs valideringsverksamhet efter avvecklingen
av aktiebolaget Meritea.
Förslag till beslut
Att anteckna anmälningsärendena.
Göteborg 2015-04-23
Helena Söderbäck
/Gunnel Rydberg
Ärende 13
Göteborgsregionens kommunalförbund
Dnr: 13-84.015
Fullmäktigeärende 13
2015-05-08
Till förbundsstyrelsen
Instruktioner för verksamheten och för hanteringen
av delegations- och attestfrågor
Riktlinjer för medelsförvaltning samt attest- och
utanordningsreglemente ska fastställas av förbundsfullmäktige.
Instruktioner för verksamheten och för hanteringen av delegations- och
attestfrågor, inklusive därtill hörande bilagor, ska årligen ses över och
godkännas av GRs förbundsstyrelse.
Förbundsstyrelsen antog 2013-05-24 ett förslag till arbetsordning för
förbundsstyrelsen, instruktion för förbundsdirektören och
delegationsordning samt förslag till attestinstruktion.
Förbundsfullmäktige antog i juni 2013 ett förslag till riktlinjer för
medelsförvaltningen inom GR samt attest- och utanordningsreglemente.
Samtidigt uppdrogs åt förbundsstyrelsen att vid behov utfärda
kompletterande anvisningar.
Ett reviderat förslag till delegationsordning har nu tagits fram, som
godkändes av förbundsstyrelsen 2015-02-06. En kompletterande
skrivning har gjorts vad gäller delegation för förbundsstyrelsens
presidium som arbetsutskott (Se avsnittet Delegationsordning inom
Göteborgsregionens kommunalförbund (GR)) I övrigt har ingen
revidering skett jämfört med förra årets version.
Förslag till beslut
Förbundsfullmäktige föreslås besluta att fastställa bilagda förslag till
instruktioner för verksamheten och för hanteringen av delegations- och
attestfrågor.
Göteborg den 2015-04-23
Helena Söderbäck
/Gunnel Rydberg
Göteborgsregionens kommunalförbund
2013-05-06
Gunnel Rydberg
INSTRUKTIONER FÖR VERKSAMHETEN OCH FÖR
HANTERINGEN AV DELEGATIONS- OCH ATTESTFRÅGOR
ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN FÖR
GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR) 2
INSTRUKTION FÖR FÖRBUNDSDIREKTÖREN I
GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR) 3
DELEGATIONSORDNING INOM
GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR) 4
ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE FÖR
GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR) 7
ATTESTINSTRUKTION FÖR GÖTEBORGSREGIONENS
KOMMUNALFÖRBUND (GR) 9
RIKTLINJER FÖR MEDELSFÖRVALTNINGEN INOM
GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR)
12
1 (16)
Göteborgsregionens kommunalförbund
ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN FÖR
GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND
(GR)
Styrelsens uppgifter och ansvar
Förbundsfullmäktige beslutar om verksamhetsinriktning och budget,
årsredovisning samt i ärenden av principiell beskaffenhet eller större vikt
för förbundet.
Styrelsen svarar för förbundets organisation och förvaltningen av
förbundets angelägenheter.
Den löpande förvaltningen handhas av förbundsdirektören enligt de
riktlinjer och anvisningar, som styrelsen meddelar.
Styrelsen skall utse firmatecknare för förbundet.
Styrelsen skall tillse att organisationen beträffande bokföringen och
medels-förvaltningen även innefattar en tillfredsställande kontroll.
Styrelsen skall inom ramen för sitt uppdrag ha uppsikt över de bolag i
vilka GR är engagerat och utse stämmoombud.
Styrelsen beslutar – inom ramar som förbundsfullmäktige angivit – i
frågor som avser förbundets långsiktiga inriktning;
verksamhetsinriktningar, yttranden över offentliga planer och
utredningar samt i övriga frågor av väsentlig betydelse för förbundet.
Styrelsen skall i erforderlig omfattning lämna direktiv och riktlinjer för
förvaltningen av styrelsens angelägenheter.
Styrelsens information
Styrelsen skall hålla sig underrättad om förbundets verksamhet, dess
utveckling, resultat och budget, period- och årsbokslut samt
verksamhetsplanering.
Instruktion
För förbundsdirektören gäller fastställd instruktion.
Just:
Göteborgsregionens kommunalförbund
INSTRUKTION FÖR FÖRBUNDSDIREKTÖREN I
GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND
(GR)
Förbundsdirektören skall leda och handha förbundets löpande
förvaltning samt se till att verksamheten bedrivs i enlighet med
Kommunallagen, förbundsordningen, verksamhetsinriktning och budget,
riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar samt i övrigt enligt för
förbundets verksamhet gällande bestämmelser.
Förbundsdirektören skall sörja för att förbundets bokföring fullgöres i
överensstämmelse med lag och att medelsförvaltningen sköts på ett
betryggande sätt.
Förbundsdirektören skall hålla styrelsen fortlöpande informerad om
verksamheten, dess utveckling och resultat samt om händelser av
väsentlig betydelse för förbundet. Förbundsdirektören skall förelägga
styrelsen förslag till verksamhetsinriktning och budget, delårs- och
årsbokslut samt förslag till beslut i de övriga frågor som ankommer på
styrelsen. I viktiga frågor samråder förbundsdirektören med styrelsens
ordförande.
Förbundsdirektören skall ha de befogenheter, som följer av
delegationsordning fastställd av styrelsen.
Yttranden över offentliga utredningar och dylikt av politiskt intresse
beslutas av styrelsen och/eller andra politiska styrgrupper.
Förbundsdirektörens reseräkningar och representation attesteras av
ordföranden eller av en av vice ordförandena.
Just:
Göteborgsregionens kommunalförbund
DELEGATIONSORDNING INOM
GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND
(GR)
GRs förbundsfullmäktige har det övergripande ansvaret för
kommunalförbundets verksamhet och ekonomi.
Verksamheten inom kommunalförbundet styrs av verksamhetsinriktning
och budget, årligen antagen av förbundsfullmäktige. I
verksamhetsinriktning och budget anges övergripande inriktning, mål,
strategier, löpande verksamhet och resursramar inom vilka
verksamheten skall bedrivas under förbundsdirektörens ansvar.
För uppföljning av verksamheten redovisas till förbundsstyrelsen dels
ekonomiska tertialsrapporter, dels verksamhetsrapporter i samband
med delårsrapport per augusti och årsredovisning.
Delegation för förbundsstyrelsens presidium som arbetsutskott
Förbundsstyrelsens presidium som arbetsutskott har till uppgift att
- bereda ärenden till förbundsstyrelsen.
- följa förbundets medelsförvaltning vilket bl.a. innebär att ta emot
rapporter utöver dem som redovisas i förbundsstyrelsen.
- fatta beslut i ärenden där förbundsstyrelsens avgörande inte kan
avvaktas.
Övrig delegation
Ledningen av förbundets löpande verksamhet utövas av
förbundsdirektören, som i viktiga frågor samråder med styrelsens
ordförande.
Avdelningscheferna har inom respektive avdelning ett heltäckande
resultatansvar innefattande verksamhet, ekonomi och personal.
Alla beslut som fattas med stöd av delegation skall hålla sig inom
fastställd verksamhetsinriktning och budget.
Ekonomiärenden
Förbundsdirektören har befogenhet att fatta beslut om investeringar och
kostnader, liksom om placeringar och lån inom ramen för riktlinjerna för
medelsförvaltningen. Förbundsdirektören har också befogenhet att
delegera beslutsrätten till respektive avdelningschef avseende till
respektive avdelnings verksamhet direkt hänförbara investeringar och
kostnader som upptagits i verksamhetsinriktningen.
Just:
Göteborgsregionens kommunalförbund
Investeringar och kostnader som ej ligger inom ramen för
verksamhetsinriktningen eller är av exceptionell eller principiell art skall
dock beslutas av styrelsen. I brådskande fall får presidiet som
arbetsutskott fatta beslut i dessa frågor.
Personalärenden
Beslut om anställning av förbundsdirektör fattas av styrelsen.
Beslut om anställningsvillkor för förbundsdirektör fattas av
förbundsstyrelsens presidium.
Beslut om anställning och anställningsvillkor för avdelningschef fattas av
förbundsdirektören efter samråd med förbundsstyrelsens presidium.
Förbundsdirektören har befogenhet att fatta beslut i övriga personalärenden och att på sätt som anges nedan delegera beslutsrätt till
avdelningscheferna.
Förbundsdirektörens vidaredelegation till avdelningschef inom
GR
Ekonomiärenden
Investeringar och kostnader inom egen avdelning som är inom ramen
för verksamhetsinriktningen.
Beställare/kontrollant av en vara/tjänst ska förvissa sig om:
- att utgiften är förenlig med verksamheten
- att transaktionen överensstämmer med avtalade villkor och/eller
ramavtal
- att varan eller tjänsten levererats till GR
- att transaktionen är konterad på rätt konto och på rätt projektnummer
- att ev. underlag bifogas fakturan, såsom deltagarlista eller
inventariespecifikation
- att bokföring sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod
Personalärenden
Alla personalärenden som är inom egen avdelning, med undantag av
skiljande från anställning utan egen begäran. Anställning skall föregås
av samråd med förbundsdirektören alternativt administrativ chef.
Övrigt
Förbundsdirektören får vidaredelegera till avdelningschef eller till
befattningshavare som avdelningschef anvisar.
Just:
Göteborgsregionens kommunalförbund
Anmälan av beslut fattade med stöd av delegation
Beslut som fattas av avdelningschef med stöd av delegation anmälas till
förbundsdirektören genom sammanfattande sammanställningar,
periodiska rapporter eller liknande.
Beslut som förbundsdirektören fattar med stöd av delegation anmälas
till styrelsen genom sammanfattande sammanställningar, periodiska
rapporter eller liknande.
Övrigt
Prövning av fråga om utlämnande av allmän handling verkställs av
förbundsdirektören eller dennes ställföreträdare.
Just:
Göteborgsregionens kommunalförbund
ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE FÖR
GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR)
1§
Tillämpningsområde
Varje utbetalning skall föregås av kontroll och digital signering av två i
förening.
Transaktioner som avser inbetalningar, förrådsuttag, interndebiteringar,
kostnadsfördelningar, omföringar och korrigeringar attesteras inte utan bokförs
efter kontroll direkt av ekonomienheten.
2§
Uppdrag
Förbundsstyrelsen skall för viss uppdragstid utse attestanter och utanordnare
samt ersättare för dessa. Förbundsstyrelsen får uppdra åt förbundsdirektören att
utse dessa.
Därutöver må erforderliga kontrollanter utses av förbundsdirektören.
Förbundsstyrelsen äger rätt att själv utanordna.
3§
Attestants åliggande
Attestant av utbetalning skall förvissa sig om att utgift är förenlig med
verksamheten, att transaktionen överensstämmer med avtalade villkor och/eller
ramavtal, att varan eller tjänsten levererats till GR, att transaktionen är rätt
konterad, att bokföringen sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod
samt att avdelningen (motsvarande) är betalningsskyldig. Attestanten ska
utföra erforderliga kontrollåtgärder eller tillse att de utförts och förvissa sig om
att hinder i övrigt för utanordning inte föreligger.
Attestant av övriga ärendetyper enligt 1 § skall utföra de särskilda
kontrollåtgärder som behövs.
4§
Utanordnares åliggande
Utanordnare skall kontrollera att attest verkställs samt besluta om eventuell
utbetalning.
5§
Jäv m m
Kontroll, attest eller utanordning får inte verkställas av den som själv skall
mottaga betalningen eller som står i beroendeförhållande till betalningsmottagaren.
7 (16)
Göteborgsregionens kommunalförbund
Inbetalningsattest får inte verkställas av den, som själv gör inbetalningen.
Räkningar avseende resor och representation från förtroendevald, utöver av
förbundsfullmäktige fastställt arvode, attesteras av förbundsdirektören. Sådana
räkningar från ordföranden attesteras av förste eller andre vice ordföranden i
styrelsen.
Har styrelsen eller av styrelsen utsedd styrgrupp, arbetsgrupp eller dylikt
beslutat om resa eller representation får förbundsdirektören attestera under
förutsättning att ersättning inte begärs för andra utlägg än sådana som kan
anses omfattande av beslutet.
Revisorerna bör utföra särskild granskning av räkningar avseende resor och
representation som företagits av förtroendevald eller förbundsdirektören.
6§
Tillämpningsanvisningar m m
Förbundsstyrelsen får utfärda anvisningar för tillämpningen av detta
reglemente samt där särskilda skäl så föranleder medge undantag från dess
bestämmelser.
8 (16)
Göteborgsregionens kommunalförbund
ATTESTINSTRUKTION FÖR GÖTEBORGSREGIONENS
KOMMUNALFÖRBUND (GR)
Principiellt innebär en attest att den utgift eller åtagande attesten avser är
berättigad för organisationen ur alla synpunkter, vilket bestyrks av styrelsen,
förbundsdirektören eller av en person som av förbundsdirektören tilldelats
befogenheter att attestera enligt denna instruktion.
Delegationsordningen inom GR ger riktlinjerna för denna attestinstruktion. I
denna bestäms att ansvaret för förbundets löpande verksamhet åvilar
förbundsdirektören. I viktiga frågor samråder förbundsdirektören med
styrelsens ordförande.
Vidare har avdelningscheferna inom respektive avdelning ett heltäckande
resultatansvar innefattande bl.a. produktion, kvalitet,
bemanning/sysselsättning, utbildning/utveckling, ekonomi och marknadsföring/information.
Förbundsdirektören har befogenhet att fatta beslut om investeringar och
kostnader inom ramen för den av förbundsstyrelsen fastställda
verksamhetsinriktningen.
Förbundsdirektören fastställer attestordningen. Förbundsdirektören bör
delegera attesträtt med syftet att uppnå så smidiga administrativa rutiner som
möjligt. Denna delegering förutsätter dock att avdelningschef regelbundet
följer upp den ekonomiska utvecklingen mot verksamhetsinriktning och budget
samt att den ekonomiska rapporteringen håller en hög kvalitet.
Investeringar och kostnader som ligger utanför ramen för
verksamhetsinriktningen eller av exceptionell eller principiell art beslutas av
styrelsen.
Är attestberättigad bortrest eller frånvarande så länge att rutinflödena stannar
upp skall attesträtten delegeras till en lämplig ställföreträdare. Fakturor
hanteras i Fakturaportal, som regleras av attestordningen. Attestberättigad får
information när faktura inkommit, påminnelse om att den snart förfaller till
betalning och dagen innan den förfaller eskalerar fakturan till närmaste chef. I
sista hand eskalerar fakturan till förbundsdirektör och Administrativ chef för
bedömande av attest.
Handskriven attest tecknas antingen med full namnteckning eller genom
särpräglad signatur, attest i Fakturaportal tecknas via inloggning, attestering
och signering med användarnamn och lösenord.
9 (16)
Göteborgsregionens kommunalförbund
A.
Förbundsdirektören attesterar
1.
I de fall då beloppsgränser i attestordningen överskrids, men ligger
inom ramen för verksamhetsinriktningen.
2.
Kostnader avseende medarbetare som rapporterar till förbundsdirektör.
3.
Förbundsdirektören har rätt att attestera även övriga utbetalningar i den
mån inte hinder möter på grund av föreskrift i attest- och
utanordningsreglemente, instruktion för förbundsdirektören eller denna
instruktion.
4.
Förbundsdirektören får uppdra åt annan befattningshavare inom
kommunalförbundet att attestera. Sådant uppdrag får dock inte avse
utbetalning, som upptagits under punkt 1 och 2 ovan och ej heller den
attesträtt som tillkommer förbundsdirektören enligt 5§ i attest- och
utanordningsreglementet.
B.
Reseräkningar och representation
Attest skall alltid göras av närmaste chef.
C.
Leverantörsfakturor
Leverantörsfakturor attesteras alltid av avdelningschef eller person med
attestdelegation. Avdelningschef ansvarar för att fakturor redovisas på
rätta konton.
D.
Tidrapporter
Attest skall alltid göras av närmaste chef.
E.
Utbetalningar
Alla utbetalningar skall följas av vidhängande betalningsjournal där
hänvisning finns till attesterad faktura eller liknande.
Betalningsjournalen kontrolleras av en anställd på ekonomienheten, och
därefter signeras betalningen digitalt av ytterligare två anställda på
ekonomienheten, i förening. Se även separata riktlinjer för medelsförvaltningen.
F.
Bokföringsorder
Manuella bokföringsorder utfärdas och registreras av ekonomienheten
utan föregående attest.
10 (16)
Göteborgsregionens kommunalförbund
G.
Offerter till och avtal med kund
Avdelningschef attesterar om det ligger inom verksamhetsinriktningen,
såvida det ej anges att firmatecknare ska underteckna.
11 (16)
Göteborgsregionens kommunalförbund
RIKTLINJER FÖR MEDELSFÖRVALTNINGEN INOM
GÖTEBORGSREGIONENS KOMMUNALFÖRBUND (GR)
Omfattning
Riktlinjerna för medelsförvaltningen avser att reglera förvaltningen av det
likvida kapital som Göteborgsregionens Kommunalförbund (GR) disponerar.
Finansiella frågor som inte behandlas i föreliggande riktlinjer skall hänskjutas
till styrelsen för avgörande.
Syfte
Syftet med dessa riktlinjer är att ange ramar för medelsförvaltningen, reglera
det finansiella risktagandet samt säkerställa att uppföljning och kontroll av
medelsförvaltningen kan ske på tillfredsställande sätt.
Riktlinjerna bör med tanke på förändringar som sker på marknaderna ses över
varje år, dock senast till styrelsens novembermöte.
Målsättning
Målsättningen är att med bibehållen hög säkerhet säkerställa en god avkastning
på GR:s likvida kapital.
Behörighet
Styrelsen skall inom ramen för sitt uppdrag utse stämmoombud och ha uppsikt
över de företag i vilka GR är engagerat och kan:
a)
uppta lån, ingå borgen och utställa kapitaltäckningsgaranti till ett
sammanlagt belopp av 10 Mkr,
b)
lämna lån till ett sammanlagt belopp av 10 Mkr,
c)
besluta om kapitalförstärkning genom nyemission, ägartillskott eller
på annat sätt till ett sammanlagt belopp av 10 Mkr.
Förbundsdirektören är ansvarig för kommunalförbundets medelsförvaltning.
GR:s administrativa chef svarar inför förbundsdirektören för genomförandet av
dessa riktlinjer. Detta innebär i praktiken att ekonomienheten köper och säljer
värdepapper och andra placeringar inom riktlinjernas ram efter bedömningar
av GR:s behov och marknadens situation.
12 (16)
Göteborgsregionens kommunalförbund
Förbundsdirektören beslutar om avtal med bank/kreditinstitut efter förslag från
administrativa chefen.
Finansiella risker mm
Placering av likvida medel får endast ske i finansiella instrument med mycket
hög säkerhet och god likviditet. Vilka motparter som accepteras samt högsta
belopp per kategori och motpart framgår enligt nedan under rubrik –
”finansiella instrument – högsta belopp per kategori och utgivare”.
Ränterisken begränsas genom att den genomsnittliga räntebindningen
(duration) på placerat kapital inte bör överstiga 18 månader. En jämn
förfallostruktur skall eftersträvas.
Räntebindningen på kort upplåning får inte överstiga tolv (12) månader. Vid
lång upplåning skall kompletterande riktlinjer utfärdas.
Kassalikviditet i form av betalningsberedskap bör normalt uppgå till 20
miljoner kronor (två månaders betalningsberedskap). För belopp därutöver
skall bedömning göras om placering skall ske. På detta sätt stävjas likviditetsrisken.
Kortfristigt behov av placering och upplåning skall i första hand tillgodoses
genom utnyttjande av checkräkning. Avtal om checkräkning skall tecknas med
bank/kreditinstitut. Avtal skall också finnas för övriga banktjänster såsom t ex
koncernkonto (inkl förmånskvittning) och betalningsförmedling.
Avtal om checkkredit m m får träffas med Göteborgs kommuns koncernbank.
Bästa möjliga villkor avseende lån, placeringar och övriga finansiella tjänster
skall uppnås genom upphandling i konkurrens.
Valutarisk skall undvikas genom att all exponering vid placeringar sker i
svensk valuta. Eventuella placeringar i utländsk valuta skall således omgående
valutasäkras.
I syfte att undvika valutarisk eller ränterisk får s k derivatinstrument
användas för att justera risken i underliggande exponering (ex placering eller
lån). Användning av derivatinstrument skall beslutas av förbundsdirektören i
samråd med ekonomienheten. Motparter i derivatavtal skall ha hög
kreditvärdighet, dock minst A- hos kreditvärderingsinstitutet Standard &
Poor´s alternativt A-3 hos Moody´s.
13 (16)
Göteborgsregionens kommunalförbund
När utgivare har fått olika rating av kreditvärderingsinstituten gäller det
kriterium som är högst.
För att minimera kreditrisken skall vid nedgång i kreditvärdighet (rating) hos
utgivare av värdepapper som ingår i GR:s portfölj bedömning göras om GR
skall sälja det aktuella innehavet.
Rapportering
Administrativa chefen ansvarar för att ekonomienheten skall fortlöpande
rapportera till förbundsdirektören.
En gång per år skall förbundsdirektören rapportera den finansiella situationen
till förbundsstyrelsen.
Dessa rapporter skall redovisa:

likviditeten

placeringsportföljens struktur och åldersfördelning

det finansiella resultatet för perioden/året.
14 (16)
Göteborgsregionens kommunalförbund
FINANSIELLA INSTRUMENT – HÖGSTA BELOPP PER
KATEGORI OCH UTGIVARE
Placering av likviditet får ske i enlighet med de begränsningar avseende
motparter och belopp som framgår av nedanstående tabell.
Motpartskategori
Max belopp
per kategori
Max belopp
per utgivare
1.
Svenska staten
Obegränsat
Obegränsat
2.
Svenskt kreditinstitut med samma
rating som svenska staten
Obegränsat
Obegränsat
3.
Göteborgs kommuns koncernbank
Obegränsat
Obegränsat
4.
Svensk bank/kreditinstitut/bostadslåneinstitut med lägst A-2 resp A-,
P-2 resp A3 rating eller K1.
75 Mkr
25 Mkr
5.
Certifikat med A-2, P-2 rating eller K1
75 Mkr
25 Mkr
Strukturerade placeringar såsom Floating Rate Notes (FRN, räntebärande
värdepapper där ränta och kapitalbindning har olika löptid) och indexobligationer tillåts. Utgivare (emmitent) för dessa skall ha hög kreditvärdighet,
minst A- hos kreditvärderingsinstitutet Standard & Poor´s alternativt A-3 hos
Moody´s.
Fotnot:
A-2 avser kort global kreditvärdighet (rating) fastställd av kreditvärderingsinstitutet Standard & Poor´s.
P-2 avser kort global kreditvärdighet (rating) fastställd av kreditvärderingsinstitutet Moody´s.
A- avser lång global kreditvärdighet (rating) fastställd av kreditvärderingsinstitutet Standard & Poors´s.
A3 avser lång global kreditvärdighet (rating) fastställd av kreditvärderingsinstitutet Moody´s.
K1 avser kort svensk kreditvärdighet (rating) fastställd av kreditvärderingsinstitutet Standard & Poor´s
15 (16)
Göteborgsregionens kommunalförbund
Bilaga A
Definitioner
Likvida kapital
Med likvida kapital menas här de pengar som GR har på
bankkonto och i värdepapper
Likviditetsrisk
En tillgång kan inte omsättas till likvida medel utan att
någon handelsplats och köpare finns.
GR handlar enbart via stora vedertagna handelsplatser där
motparten alltid förbinder sig att köpa tillbaka
värdepappret.
Kreditrisk
Låntagaren fullgör inte sina betalningsförpliktelser. Värdet
på instrumentet sjunker p g a insolvens, konkurs eller likn.
GR skall iaktta gällande limiter.
Ränterisk
Marknadsvärdet på en räntebärande tillgång sjunker när
räntan stiger och omvänt. Marknadsvärdet på en
räntebärande skuld stiger när räntan stiger och omvänt.
Ränterisken ökar med värdepapprets återstående löptid.
Ränterisken mäts med hjälp av begreppet duration.
GR skall ha en duration på högst 18 månader.
Valutarisk
Den svenska kronan ändras i värde mot den enskilda
valutan eller att olika utländska valutor ändras mot varandra
och därmed mot kronan.
GR skall försöka undvika exponering i annat än svensk
valuta.
16 (16)
Ärende 14
Göteborgsregionens kommunalförbund
Dnr: 15-103.010
Fullmäktigeärende 14
2015-05-08
Till förbundsstyrelsen
Bestämmande av tid för förbundsfullmäktiges
sammanträde 2016
Förslag till beslut
Förbundsfullmäktige föreslås besluta att fullmäktiges sammanträde 2016
äger rum tisdagen den 14 juni.
Göteborg 2015-04-23
Helena Söderbäck
/Gunnel Rydberg
Ärende 15
Göteborgsregionens kommunalförbund
Dnr: 15-104.010
Fullmäktigeärende 15
2015-05-08
Till förbundsstyrelsen
Kungörelse av förbundsfullmäktiges sammanträden
under år 2016
Förslag till beslut
Förbundsfullmäktige föreslås besluta att kungörelser om fullmäktiges
sammanträden, innefattande uppgifter om de ärenden som ska
behandlas, under år 2016 ska införas i Göteborgs-Posten och Metro.
Göteborg 2015-04-23
Helena Söderbäck
/Gunnel Rydberg