Sesjon 3:
Anskaffelsesstrategi med Difis nye mal
AWS
Direktoratet for forvaltning og IKT
Hvorfor gode
strategier og planer?
AWS
Hvorfor anskaffelsestrategi?
Få anskaffelser relevant for ledelsen
Bli en del av det strategiske bilde i din
virksomhet
«Essensen av strategi er å velge
hva man ikke skal gjøre »
- Michael E. Porter
AWS
Direktoratet for forvaltning og IKT
Baseres på
analyse av
status
Støtter
kjerneoppgaver,
mål og
strategier
Støttes med
risikovurderinge
r
Prioriterer
tydelig hva som
skal og skal
ikke gjøres
Jevnlig måling
og rapportering
Vedtas og
følges opp av
toppledelsen
Godt formulerte,
relevante og
realistiske mål
Støttes med
handlings-/
tiltaksplaner og
styringsparametere
(KPI)
Gjelder og
forplikter alle til
forbedring
Et spørsmål…
Er det bedre med en dårlig
enn ingen
anskaffelsesstrategi
i det hele tatt?
Direktoratet for forvaltning og IKT
Kartlegging - funn
AWS
Direktoratet for forvaltning og IKT
Kartlegging
- innhold
Rapporter
e til
ledelsen
Innkjøpsdata
Nåsitusjonsanaly
se
51%
40%
Vedtatt av
toppledelsen
74%
67%
Risikovurdering
19
%
Innholdsanalyse
43
Handlings-/
tiltaksplan
70%
anskaffelsesstrategier
Gjelder ALLE
93%
Ressurse
r
35%
Måler og
rapporterer
49%
KPI
21
%
Kartlegging - områder
AWS
Direktoratet for forvaltning og IKT
Kartlegging - eksempler
AWS
Direktoratet for forvaltning og IKT
…SÅ TIL ERFARING MED
ANSKAFFELSESSTRATEGI…
AWS
Direktoratet for forvaltning og IKT
Erfaringsbasert veiledning fra DIFI
LAGE OG FØLGE OPP
ANSKAFFELSESSTRATEGI
AWS
Direktoratet for forvaltning og IKT
Kartlegging – Veiledning - Maler
Rapport - kartlegging
Ny veiledning:
Produktark
Ny veiledning
Web sider
Veileder
Maler
AWS
www.anskaffelser.no
Direktoratet for forvaltning og IKT
INTRODUKSJON
HOVEDMÅL
DELMÅL
IMPLEMENTERING
Introduksjon
Virksomheten anskaffer årlig varer og tjenester for X kr. Dette utgjør X % av
vårt årlige budsjett. Vi har en avtaledekning på X % og X antall rammeavtaler
per 1.6.2015.
Avtalene som inngås er viktige både for virksomheten, brukerne og
leverandørene. Med dette følger et ansvar om å opptre som en profesjonell
innkjøper og sørge for å få mest mulig igjen for midlene, samtidig som
virksomheten ønsker å bruke anskaffelsene strategisk i forhold til å bidra til
den innovasjon og virksomhetsutvikling vi trenger.
Anskaffelser er et strategisk viktig område for virksomheten og skal være med
på å sikre at vi når våre mål. I noen tilfeller er det en direkte sammenheng
mellom kvaliteten på de anskaffelsene virksomheten gjør og kvaliteten på de
tjenester som vi leverer.
Anskaffelsesstrategien skal understøtte virksomhetens hovedstrategi og
beskrive en overordnet tenkning og adferd for anskaffelser.
Anskaffelsesstrategien skal gi et felles grunnlag for gjennomføring av
anskaffelser og sikre effektiv ressursbruk. Vi skal gjennomføre anskaffelsene i
tråd med lov og forskrift og sikre kravene til konkurranse, likebehandling og
åpenhet.
Strategien gjelder for alt anskaffelsesarbeid som gjennomføres i
virksomheten, på tvers av enheter og for alle faser i en anskaffelsesprosess;
fra planlegging av anskaffelsen til kontraktens avslutning. Den berører alle
deler av organisasjonen og alle ansatte har et felles ansvar for å bidra til at
virksomheten lykkes med å nå målene.
Våre 5 viktigste innkjøp
Virksomhetens forbruk i 2014
Annet
Tilskudd 9 %
12 %
Innkjøp
44 %
Lønn
35 %
Selvevaluering
Hvor vi er i dag
Hvor vi ønsker å være
Beste praksis
Lederskap
Anskaffelsesprosesser
Samarbeidspartnere
4
3,5
3
2,5
2
1,5
1
0,5
0
Organisering
Styring
1. Konsulenttjenester
2. Leie av lokaler
3. Programvare for drift av X
Leverandørmarked
Medarbeidere
4. Datamaskiner
5. Vikartjenester
Virksomhet X anskaffelsesstrategi 2015 - 2018
IKT og støttesystemer
14
Veien videre!
Anskaffelsesstrategi er:
enkel å lage,
må forankres,
arbeides daglig med å realisere
og er helt nødvendig for
å lykkes med forbedring
av virksomhetens innkjøp!
Sjusjøfjellet, høsten 2015
Difi ser at du e innkjøpar,
men Difi kan ikkje gå alle skrittå for deg.
Du må gå de sjøl,
men Difi vil gå de med deg,
Difi vil gå de med deg.
(Fritt etter «Eg ser» av Bjørn Eidsvåg)
AWS
Direktoratet for forvaltning og IKT
www.anskaffelser.no
AWS
Direktoratet for forvaltning og IKT