RAS TRØNDELAG
Tirsdag 8. september 2015 – Scandic Hell Hotell RAS TRØNDELAG Hvorfor ser man ofte anskaffelsesprosessene som tidstyver? 10:10 ER ANSKAFFELSER EN TIDSTYV? AWS Direktoratet for forvaltning og IKT http://tidstyv.difi.no/ http://tidstyv.difi.no/tidstyv/1244 07.09.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT Oppsummering - Tidstyvdatabasen 07.09.2015 Tema Tidstyv Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Oppleves som språklig komplisert, teknisk, tungt og vanskelig å forstå. Stadig utvikling i praksis med nye tolkninger og presiseringer. Oppleves omfattende - krav krever mye dokumentasjon. Oppleves rigid og lite fleksibelt – krever mye arbeid å forberede, feil er arbeidskrevende. Kort funksjonstid på avtaler (4 år) For vanskelig å forlenge avtaler. Ikke-anskaffelsesfaglige hensyn oppleves som unødvendig tid- og ressurskrevende. Organisering Sentrale kompetansesentre og rammeavtaler etterlyses Kompetanse Maler, eksempler og veiledning etterlyses Kvalitetssikringen er ikke Direktoratet for forvaltning og IKTgod nok på større anskaffelser …men… i Difi sin brukerundersøkelse 2015… Om tidstyver (479 unike svar) 30-40% interne forhold Organisering/rutiner/ledelsesforankring/prosesser 37% prosesser for mindre anskaffelser (regelverk?) 20% kontraktsoppfølging, profesjonskamper, statistikkinnhenting, teknologi …regelverket er den minste tidstyven… AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Totalt AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Tidstyvarbeidet Difi og tidstyvarbeidet - http://www.difi.no/veiledning/tidstyver Tidstyvdatabasen Informasjonsmateriell Veiledning/metode Brukerperspektiv Virksomhetsperspektiv Erfaringsseminar Årsplan rapportering AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Tidstyvarbeidet AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Problemstillinger (steg 2 analysere) AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Tiltak (steg 3 – identifisere og iverksette) AWS Direktoratet for forvaltning og IKT AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Hva er det viktigste jeg må gjøre for å få gode innkjøp i min virksomhet? ANSKAFFELSESSTRATEGI AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Strategi? Hva? En strategi er en plan av handlinger med hensikt å nå et spesifikt mål. Strategi handler mer om hva som skal gjøres enn om hvordan noe skal gjøres. Hvorfor? Lage en god plan Tenke langsiktig Se sammenhenger Være forberedt på hva som kan skje Utnytte alle muligheter Difi ser at du e trøtt, men Difi kan ikkje gå alle skrittå for deg. Du må gå de sjøl, men Difi vil gå de med deg, Difi vil gå de med deg. Komme trygt i havn! Direktoratet for forvaltning og IKT (Fritt etter «Eg ser» av Bjørn Eidsvåg) “Anskaffelsesstrategi er en beskrivelse av virksomhetens overordnede veivalg og satsinger for anskaffelsesfunksjonen. Den viser hvilke endringer som skal prioriteres i de nærmeste årene fremover for at virksomheten skal nå sine overordnede og langsiktige mål.” «Hovedpoenget med strategi er å velge hva man ikke skal gjøre » - Michael E. Porter Direktoratet for forvaltning og IKT Et spørsmål… Er det bedre med en dårlig enn ikke å ha en anskaffelsesstrategi i det hele tatt? Direktoratet for forvaltning og IKT Kartlegging – Veiledning - Maler Rapport – presentasjon Oppsummering – analyse av anskaffelsesstrategier Eksempler på anskaffelsesstrategier – kommunal sektor Eksempler på anskaffelsesstrategier – statlig sektor Ny veiledning: Produktark (utdelt/i mappe) Ny veiledning Veileder Maler www.anskaffelser.no AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Kartlegging - Inspirasjon fra hverandre? Trondheim kommunes enheter skal ha kompetanse til å kunne gjennomføre juridisk korrekte, gode og effektive anskaffelsesprosesser. Oslo kommunes virksomheter skal ha kompetanse til å kunne gjennomføre juridisk korrekte, gode og effektive anskaffelsesprosesser. Direktoratet for forvaltning og IKT Kartlegging - funn AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Kartlegging - funn AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Veiledning Web sider www.anskaffelser.no Veileder (dokument) Maler og sjekklister (nedlastbare filer) Kurs og konferanser! Anskaffelseskonferansen 5. november – oppdatert veiledning lanseres Publiseres og legges ut på www.anskaffelser.no i oktober AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Virksomhet X anskaffelsesstrategi 2015 - 2018 INTRODUKSJON HOVEDMÅL DELMÅL IMPLEMENTERING Introduksjon Virksomheten anskaffer årlig varer og tjenester for X kr. Dette utgjør X % av vårt årlige budsjett. Vi har en avtaledekning på X % og X antall rammeavtaler per 1.6.2015. Virksomhetens forbruk i 2014 Avtalene som inngås er viktige både for virksomheten, brukerne og leverandørene. Med dette følger et ansvar om å opptre som en profesjonell innkjøper og sørge for å få mest mulig igjen for midlene, samtidig som virksomheten ønsker å bruke anskaffelsene strategisk i forhold til å bidra til den innovasjon og virksomhetsutvikling vi trenger. Anskaffelser er et strategisk viktig område for virksomheten og skal være med på å sikre at vi når våre mål. I noen tilfeller er det en direkte sammenheng mellom kvaliteten på de anskaffelsene virksomheten gjør og kvaliteten på de tjenester som vi leverer. Anskaffelsesstrategien skal understøtte virksomhetens hovedstrategi og beskrive en overordnet tenkning og adferd for anskaffelser. Anskaffelsesstrategien skal gi et felles grunnlag for gjennomføring av anskaffelser og sikre effektiv ressursbruk. Vi skal gjennomføre anskaffelsene i tråd med lov og forskrift og sikre kravene til konkurranse, likebehandling og åpenhet. Strategien gjelder for alt anskaffelsesarbeid som gjennomføres i virksomheten, på tvers av enheter og for alle faser i en anskaffelsesprosess; fra planlegging av anskaffelsen til kontraktens avslutning. Den berører alle deler av organisasjonen og alle ansatte har et felles ansvar for å bidra til at virksomheten lykkes med å nå målene. Våre 5 viktigste innkjøp Annet Tilskudd 9 % 12 % Innkjøp 44 % Lønn 35 % Selvevaluering Hvor vi er i dag Hvor vi ønsker å være Beste praksis Lederskap 4 Anskaffelsesprosesser 3 Organisering 2 1 Samarbeidspartnere 0 Styring 1. Konsulenttjenester 2. Leie av lokaler 3. Programvare for drift av X Leverandørmarked Medarbeidere 4. Datamaskiner 5. Vikartjenester Virksomhet X anskaffelsesstrategi 2015 - 2018 IKT og støttesystemer 22 Sentrale suksessfaktorer Fokus Fra ledelsen Prioritere områder Oppfølging og måle suksess Fokus Involvere Involvering Ansatte som har skoen på Kunnskapsutvikling en nødvendighet Synliggjøre informasjon Tiltak Tiltak Kort vei mellom analyse, beslutning og gjennomføring Suksess avler suksess Evolusjon, ikke revolusjon AWS Direktoratet for forvaltning og IKT ANSKAFFELSESSTRATEGI - FOR Å VÆRE PÅ AGENDA/PRIORITERT AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Kl 1130-1300 GRUPPEOPPGAVER – LUNSJ – PRESENTASJON - OPPSUMMERING AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Litt praktisk om gruppearbeidet Dere er på forhånd delt inn i grupper på ca 7 personer Dere finner inndelingen i mappen Dere skal i løpet av disse to dagene jobbe sammen om å løse og presentere gruppeoppgaver Dere vil nå få presentert en gruppeoppgave. Finn et sted dere kan sitte og arbeide med oppgaven Utpek en som skal presentere gruppeoppgaven etter lunsj Lunsj serveres kl 1145 Oppmøte her i plenum kl 1300. Gruppene presenteres sine løsning på gruppeoppgaven. AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Gruppeoppgaver (dag 1 – 1130-1300) Tidstyver Er anskaffelser en tidstyv? Hvorfor/hvorfor ikke? Velg 2 tidstyver – beskriv disse og foreslå en løsning for å bli kvitt dem Vurder problemet – vurder løsningen (se matrisene i presentasjonen) Anskaffelsesstrategi Har alle gruppens medlemmer en anskaffelsestrategi i sin virksomhet? De som ikke har: Trenger de en anskaffelsesstrategi? Hvorfor/hvorfor ikke? De som har: Hvilken nytte har de hatt av sin anskaffelsstrategi? Kontrakts- og konkurransestrategi ?? AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Onsdag 9. september 2015 DAG 2 AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Kl 0920-1050 EVALUERINGSMODELLER AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Litt om Difi sitt arbeid… Utgangspunkt: Mange ulike evalueringsmodeller i bruk, og at flere av disse modellene har svakheter DIFI-brukerundersøkelse fra viser at mange innkjøpere har et lite bevisst forhold til valg av evalueringsmodell og bruker samme modell uansett hvilken konkurranse som skal evalueres. Vil være til hjelp for innkjøpsmiljøene om Difi lager veiledningsmateriell med noen anbefalinger på dette temaet. Har involvert brukergrupper og referansegruppe Veiledning på anskaffelser.no Evaluering i anskaffelsesprosessen Utforming av tildelingskriterier – råd og tips Evalueringsmetodikk og modeller Direktoratet for forvaltning og IKT BEHOVET! § Tildeling av kontrakt skal skje enten basert på en vurdering av 1) 2) Laveste pris, eller Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet Direktoratet for forvaltning og IKT Evaluering – en del av anskaffelsesprosessen Direktoratet for forvaltning og IKT Anskaffelse og evaluering Verifisere behov og planlegge anskaffelsen Avklare konkurranse Lage konkurransestrategi Valg av evalueringsmodell Gjennomføre anskaffelsen Planlegge konkurranse Beskrivelse av evalueringsmodell i konkurransegrunnlag Kunngjøre konkurranse Bruk av evalueringsmodell i praksis Velge tilbud Gjennomføre kontrakt Ta i bruk kontrakt Dokumentasjon av evalueringsprosess Evalueringsprosessen – en del av anskaffelsesprosessen Direktoratet for forvaltning og IKT Følge opp kontrakt Evaluering av leveranse Avslutte kontrakt og evaluere anskaffelsen Evaluere og lære Hovedmodell BEHOV PRIS vs. KVALITET Oppsummering evalueringsarbeid Leverandør 1 ift. tildelingskriterier Evalueringsområd er Vekting Pris Kvalitet Kontroll sum Vektet innefor ramme Vektet poeng Poeng Vektet poeng 30 % 5,00 1,50 6,00 1,80 70 % 6,00 4,20 6,00 4,20 100 % Total score Rangering BEHOV KRITERIER PRIORITERING EVALUERINGS MODELL Direktoratet for forvaltning og IKT Leverandør 2 Poeng EVALUERING 5,70 6,00 2 1 KONTRAKT KONTRAKT Hovedmodell - kvalitetssikring Oppsummering evalueringsarbeid PRIS vs. KVALITET Vekting Evalueringsområd er BEHOV Leverandør 1 ift. tildelingskriterier Vektet innefor ramme Vektet poeng Poeng Vektet poeng Pris 30 % 5,00 1,50 6,00 1,80 Kvalitet 70 % 6,00 4,20 6,00 4,20 KONTRAKT Kontroll sum 100 % Total score Rangering BEHOV KRITERIER PRIORITERING EVALUERINGS MODELL Leverandør 2 Poeng EVALUERING 5,70 6,00 2 1 KONTRAKT Kvalitetssikring – sjekk ut samsvar: EVALUERINGSKRITERER : EVALUERINGSMODELL : KONTRAKT Direktoratet for forvaltning og IKT Interessenter i offentlig tjenesteproduksjon og innkjøp Innsatsfaktorer Personal (kompetanse/kr) Aktiviteter Produkt/Tjenester Samfunnseffekter Interne aktiviteter (indirekte kostnader) Produkt/Tjenester Innkjøp (kr) Brukereffekter Samfunnseffekter Effekter Eksterne aktiviteter (direkte kostnader) Produktivitet Brukereffekter Effektivitet Hovedmodell - Ledelse Interessenter - internt • Politisk ledelse/styre • Virksomhetsleder • Ledergruppe • Faglig ledelse • Avdelingsledelse • Faglig ledelse • Arbeidsledere/team • Medarbeidere • • • • Innkjøpsleder Innkjøpere Prosjektleder Juridisk kvalitetssikring Kvalitetssikring – sjekk ut samsvar: EVALUERINGSKRITERER : EVALUERINGSMODELL : KONTRAKT - STYRINGSGRUPPE – PROSJEKTLEDER – PROSJEKTGRUPPE/RESSURSPERSONER Direktoratet for forvaltning og IKT Evaluering - fra BEHOV til KONTRAKT Direktoratet for forvaltning og IKT Utforming av tildelingskriterier - gjøre arbeidet enklere Gode tildelingskriterier God dialog med markedet Gode tilbud God kontraktsoppfølging Enklere evaluering God kontrakt Direktoratet for forvaltning og IKT Utforming av tildelingskriterier - grunnleggende Tildelingskriterier kan være laveste pris det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Tildelingskriteriene må ha tilknytning til kontraktsgjenstanden To generelle forhold ved tildelingskriterier: Deles inn i kvantitative (objektivt målbare) og kvalitative (skjønnsmessig vurderes) kriterier. Kan måles enten i forhold til det beste tilbudet (relativ vurdering) eller i forhold til en referanseramme/ kvalitetsstandard som tilbudene måles mot. Direktoratet for forvaltning og IKT Utforming av tildelingskriterier - sammenheng Direktoratet for forvaltning og IKT Utforming av tildelingskriterier - generelle tips God kjennskap til hva markedet kan levere gir presise kriterier og gode tilbud. Hold antallet tildelingskriterier til et minimum. Definer kriteriene tydelig og gi konkrete krav til dokumentasjon. Få dokumentasjonen av kriteriene på en bestemt måte Tenk over hvilke kvaliteter i et tilbud du vil være villig til å betale ekstra for. Vær bevisst på hvilke kriterier som er gode, kan være upresise og kan være ulovlige. Direktoratet for forvaltning og IKT Utforming av tildelingskriterier - råd og tips Nærmere råd og tips om utforming av kriterier knyttet til: Pris Løsningsforslag eller oppgaveforståelse Organisering og gjennomføring av oppdraget Leveransetidspunkt Estetikk Miljø Kompetanse Personlig egnethet Direktoratet for forvaltning og IKT Tildelingskriterier – eksempel 1 Løsningsforslag eller oppdragsbeskrivelse Tips til hvordan gjøre tildelingskriteriet enklere å evaluere: Del opp i flere underpunkter. Eksempelvis: Beskrivelse av løsningen, eventuelt med svar på konkrete problemstillinger Organisering, planlegging og gjennomføring av oppdraget Sett klare rammer for omfanget av oppdraget Sett begrensninger for beskrivelsen av løsningsforslaget Be om timeforbruk for å vurdere hvor effektivt de har tenkt å løse oppgaven Direktoratet for forvaltning og IKT Tildelingskriterier – eksempel 2 Kompetanse Tips til hvordan gjøre tildelingskriteriet enklere å evaluere: Identifiser nøkkelroller hos leverandøren. Vær konkret på hva som skal evalueres (formalkompetanse, antall år erfaring, antall oppdrag etc.) Tips om krav til referanseoppdrag Kort om forholdet tildelingskriterier - kvalifikasjonskrav Utarbeidet: CV-mal som sikrer lik beskrivelse fra tilbyder Skjema for vurdering av kompetansekriterier Skjema for beskrivelse av referanser Direktoratet for forvaltning og IKT Beskrivelse av 4 hovedmodeller Evaluering http://www.anskaffelser.no/gjore-anskaffelser/anskaffelsesfaglige-temaer/evaluering-ogtildeling-av-kontrakt Evalueringsmodeller http://www.anskaffelser.no/anskaffelsesfaglige-temaer/evaluering-og-tildeling-avkontrakt/om-evalueringsmodeller Laveste pris Høyeste kvalitet (fastpris) Poengsetting av pris Prissetting av kvalitet Direktoratet for forvaltning og IKT Foreløpig 19 ulike evalueringsmodeller (4 hovedkategorier)! Direktoratet for forvaltning og IKT Evalueringsmodeller- og metoder Vekting: Vekting må oppgis over terskelverdi, under hvis forhåndsbestemt. Generelt anbefales å informere om vekting uansett Poeng og poengskala: Sjekkliste: Vi har veiledning, her er eksempler: Poengberegningen må være objektiv og etterprøvbar Sikres at relevante forskjeller mellom tilbudene gjenspeiles i de poengene tilbudene gis. Poengskala må avspeile forventet spredning i kvalitet og pris Skalaen må heller ikke romme kvalitet eller pris ut over det forventede For liten poengskala kan bety store forskjell i tilbud allikevel like i poeng For stor poeng kan innebærer at for mange tilbud ender i en ende av skalaen Ikke bruke forskjellige skalaer for forskjellige kriterier. Direktoratet for forvaltning og IKT Evalueringsmodeller- og metoder Modeller og metoder for evaluering som omtales: Laveste pris Kun kvalitet Relative poengmodeller Prissetting av kvalitet Direktoratet for forvaltning og IKT Laveste pris Brukes hvor kvaliteter/egenskaper utover de angitte minstekravene ikke er av betydning for valg av tilbud. Forutsetter god oversikt leverandørmarkedet – ikke behov for å gi markedet mulighet til å presentere løsningsforslag som har større verdi. Kan være utfordrende å komme fram til sammenlignbar pris/kost i tilbudene Kan egne seg ved kjøp av: Standardprodukter til standardiserte leveringsbetingelse: Kjøp av forbruksartikler som kontorrekvisita og renholdsprodukter. Tjenester som fra dag til dag utføres på akkurat samme måte: Kjøp av renholdstjenester for renhold av forhåndsbestemte lokaler med en forhåndsbestemt kvalitetsstandard. Kompetanse, hvor oppdragsgiver kjenner markedet godt og hvor det er tilstrekkelig at det stilles høye krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner i kvalifiseringen av leverandøren. Difi anbefaler ikke kjøp etter laveste pris – sjelden kriteriene over oppfylt Direktoratet for forvaltning og IKT Høyeste kvalitet (fastpris) Fastpris hvor tilbyderne konkurrerer om å tilby mest mulig kvalitet og/eller volum for denne prisen Egner seg i utgangspunktet for kjøp hvor oppdragsgiver har et fast budsjett til bruk i innkjøpet og hvor kvaliteten i leveransen er viktig. Egner seg ikke ved kjøp av varekjøp og tjenestekjøp hvor man har vansker med å finne markedspris for det man skal kjøpe. Benytt poengmodell for evaluering av de kvalitative kriteriene Eksempel på kjøp hvor høyeste kvalitet er egnet: Ved utførelse av en komplisert tjeneste hvor kvalitet er av særlig stor viktighet Konsulenttjenester Tjenestekjøp hvor pris er en politisk risiko, f.eks. sosiale tjenester, drift av sykehjem. Man skal kjøpe en vare eller tjeneste hvor det er en risiko at for sterkt prisfokus kan medføre en kvalitetsreduksjon som til syvende og sist bæres av oppdragsgiver (f.eks. kjøp av pleie- og omsorgstjenester eller medisinske tjenester). Ved kjøp av et teknologisk produkt hvor det er mulig å inkludere ulike tilleggsytelser. Difi anbefaler kjøp etter fastpris gitt disse forutsetningene Direktoratet for forvaltning og IKT Relative poengmodeller Modellene kjennetegnes ved at priselementene blir gitt poeng, poengene sammenstilles og tilbudet med høyest poengsum vinner. Tilbud vurderes i relasjon til hverandre og ikke i forhold til forhåndsfastsatte kriterier. Mest vanlige modellene: Lineær (”50 % høyere pris gir halvparten av tilgjengelige poeng”) og forholdsmessig (differansen i poeng blir mindre jo høyere prisforskjellene er). Andre varianter omtales Anbefalinger: Bruk en så enkel modell som mulig Vurder særlig spredning i pris og hva som er forventet – valg av evalueringsmodell bør påvirkes av forventet og faktisk prisspredning i tilbudene (det er tillatt så lenge ikke modellen er publisert i kunngjøringen). Rangordningen kan påvirkes av prisnivået på øvrige tilbud og kan legge opp til at noen for eksempel priser taktisk lavt Lineær modell kan brukes hvor priser ikke gir negative poeng og hele poengskalaen for kvalitet brukes. Forholdsmessig modell kan brukes, men vær kritisk ift. tilbudte priser dersom forskjell mellom laveste og høyeste pris er store. Modellen vil da premiere tilbud med høy pris og bruk av modellen kan resultere i for avvikende og uventede poengscorer. Difi anbefaler bruk av lineær og forholdsmessig modell forutsatt at hensynene over ivaretas Direktoratet for forvaltning og IKT Prissetting av kvalitet Modellen poengsetter de((t) kvalitative tildelingskriteriene, deretter gis den tilbudte pris et fiktivt fratrekk eller påslag basert bl.a. på de tildelte kvalitetspoeng. Gir en ”justert pris” som legges til grunn ved sammenligning av tilbudene. Både de monetære og de ulike kvalitetsaspektene kan sammenligne i monetære former. Modellens fordel: Rangering blir ikke av pris i uaktuelle tilbud på samme måte som relative poengmodeller. Egner seg når man har god kjennskap til markedet og har et bevisst forhold til hvor mye man vil betale for kvalitet Modellen kan egne seg ved: Kjøp innen bygg og anlegg hvis oppdragsgiver gjerne ønsker mer kvalitet, men kun til en gitt pris. Kan benyttes ift. eks. tillegg/opsjoner, raskere byggetid Kjøp av tjenester hvor enkelte kvalitetsfaktorer kan konkretiseres (f.eks.responstid). Ved kjøp av teknologiske produkter som kan ha ulik ytelse og tilleggsfunksjoner. De ulike produktene som tilbys kan alle tilfredsstille et sett minimumskrav, men ulike tilleggsytelser/kvaliteter ved produktet kan tilbys. Slike kvalitetsaspekter kan vurderes ved at man gir dem en verdi i kroner og øre. Difi anbefaler bruk av prissetting av kvalitet Det er en risiko at modellen er lite brukt og dermed lite kjent i markedet. Resultatene fra bruk av modellen kan dermed være lite forutsigbar. Direktoratet for forvaltning og IKT Kontrakt og oppfølging Kontrakt - Sjekk! BEHOV : EVALUERING : KONTRAKT Sikre at kontrakten fanger opp: krav/kriterier knyttet til å dekke behovet hva leverandøren har lovet og blitt valgt på Behov Behov! – Leveranse! – Behov? Verktøy: Måling og oppfølging Kontraktsoppfølging www.anskafelser.no Leveranse Krav/kritier Valgt løsning Direktoratet for forvaltning og IKT Oppsummering Behovet! Prioriter krav og kriterier! Evaluer! Vurder leveranse! Direktoratet for forvaltning og IKT Kl 1050-1110 BEST VALUE PROCUREMENT AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Hva er «høyeste verdi anskaffelse»? En metode for å gjennomføre konkurranser og følge opp kontrakter basert på: Transparens/ åpenhet både fra leverandør og oppdragsgiver Tydelig plassering av ansvar Å få inn rett ekspertise i oppdraget Funksjonsbaserte krav Evaluering på leverandørens kompetanse evne til å identifisere risiko Evne til å se muligheter for å bringe ekstra verdi for oppdragsgiver inn i prosjektet Utviklet av Arizona State University i 1994 Målfastsetting Kommunikasjonsfase Tilbud Avklaring Evaluering Intervju Signering Kontraktsoppfølging Risikobasert Målfastsetting Mer enn behovsvurdering Eksempel: Øke veikapasitet, raskest mulig ferdigstilling Bør være mål man ønsker å utfordre leverandøren på Bør prioriteres. Eksempel: 1: Kostnad 2: Tid Dette betyr at billigere løsning kan få mer tid. Viktig å være bevisst konsekvenser av målfastsettingen Kommunikasjonsfase Dialogmøter, prosjektpresentasjonsmøter etc Lærer opp leverandørene i metoden Snakker lite om tekniske løsninger Mye om mål for prosjektet Oppdragsgiver kan si noe om hovedrisiko, men ikke noe om løsninger eller hva som er viktig å tenke på. Dette er en del av evalueringen Konkurransegrunnlaget Funksjonelle krav Mål Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Krav til tilbudet 2 sider om leverandørens prestasjon. Hvorfor er jeg god? 2 sider om risiko som kan gi finansielle konsekvenser for oppdragsgiver. Inkludert tiltak for å håndtere risiko. 2 sider om hvilken ekstra verdi leverandøren vil gi inn i prosjektet. Tilbud på kun 6 sider! Intervjuet Som regel prosjektlederne Hvordan ønsker de å løse risiko og nå mål? Tar opp og informerer om at dette er juridisk bindende Hvordan vil dere måle at dere har redusert risiko? Hva gjør dere hvis tiltakene ikke virker Temaer gjøres kjent på forhånd og kanskje noen spørsmål, men ikke alle. Kvalifikasjon • • • • Finansielle krav (som vanlig) Kundetilfredshet. Tallfestet Innkjøperen må gi konkrete tall for kundetilfredshet Metoden gir hvilke forhold man skal vurdere på Tildeling • • • • Per tilbudt konsulent eller nøkkelpersonell Oppgaveforståelse Intervju Poengsetting Avklaring • Etter signering av kontrakt • Hva hvis? • Avklarer hva som er risiko utenfor ansvaret til entreprenøren og hvordan de kan fikse det og hva det vil koste. • Blir enige om ansvarfordeling og kostnad. Avtaler i praksis en del potensielle endringspåslag Kontraktsoppfølging • Ukentlig risikorapportering med risiko, tid og kost • Fastsatte måleparametre. Konkrete • Metoden inneholder kokebok med forslag til rapporteringsskjema Resultater - BVP Mest brukt i USA og Nederland I Nederland brukt av offentlige aktører 1700 prosjekter viser kostnadsreduksjon på 10-30% Redusert konfliktnivå, færre endringsordre, økt leverandørytelse Nederlandske infrastrukturprosjekter: Gjennomføringstid redusert med 25 % Rijkswaterstaat: Ca like store. Andre presentasjoner sier redusert med 50-60% Bud ca 15 % under i pris Favoriserer ikke store firma. Lokale firma vet ofte mer om risiko Har vært testet i rettsystemet. Oppdragsgiver vant OPPSUMMERING AWS Direktoratet for forvaltning og IKT OPPSUMMERING Leverandørdialog Åpen tilnærming for nye og innovative løsninger! Finne de rette til å levere løsningene En ekspert/kvalifisert leverandør kan se fra begynnelsen til slutten av prosjektet/ leveransen Han leverer høy kvalitet og kan gjøre det for den beste prisen Hvordan finner vi den rette leverandøren/eksperten? Svaret er enkelt, vi spør han noen sentrale og enkle spørsmål Hvordan vet du at dette vil fungere? Hva er de sentrale og viktigste risikoene for gjennomføring? Hvor mange ganger har du gjort dette eller tilsvarende før? Når du spør de rette spørsmålene blir det fort klart om han er en ekspert eller ikke Velg riktig – og følg opp! AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Kl 1110-1300 GRUPPEOPPGAVER - LUNSJ PRESENTASJON AWS Direktoratet for forvaltning og IKT Gruppeoppgaver Evaluering Hvilke evalueringsmodeller brukes og hvorfor? Hvilke modeller er vanskelige å bruke og hvorfor? Bør noen modeller brukes mer/mindre? Hva er det viktigste med evaluering? Best Value Procurement – Høyeste verdi anskaffelse Er dette en metode du vil bruke? Hvorfor/Hvorfor ikke? Bør Difi lage veiledning på bruk av denne metoden? Hvilken veiledning synes du da er best og hvorfor det? (f.eks. web, veiledere, kurs, konferanser m.m.) Direktoratet for forvaltning og IKT Anders W. Skumsnes – [email protected] – T. 90 97 50 40 MÅLET: DET GODE INNKJØP! Direktoratet for forvaltning og IKT
© Copyright 2024