VEDTEKTER 2015 - EN DRIVKRAFT FOR VEKST PÅ HELGELAND Kapittel 1: FIRMA/KONTORKOMMUNE/FORMÅL Pkt. 1-1 Sparebankens navn skal være Helgeland Sparebank. Sparebanken skal ha sin forretningsadresse i Rana kommune og avdelinger i Grane, Hattfjelldal, Brønnøy, Vega, Sømna, Alstahaug, Hemnes, Herøy, Lurøy, Rødøy, Nesna og Vefsn kommuner. Sparebanken har til formål å fremme sparing ved å ta imot innskudd fra en ubestemt krets av innskytere, levere investeringstjenester og andre finansielle tjenester, og å forvalte på trygg måte de midler den rår over i samsvar med de lovregler som til enhver tid gjelder for sparebanker og verdipapirforetak. Kapittel 2: GRUNNFONDET Pkt. 2-1 Sparebankens opprinnelige grunnfond utgjorde kr. 436.455,- hvorav kr. 430.590,- er tilbakebetalt og kr. 5.865,- ikke pliktes tilbakebetalt. Stiftere eller andre har ikke rett til utbytte av virksomheten, utover eventuelt utbytte på bankens eierandelskapital. Med Kongens samtykke kan forstanderskapet vedta å utstede omsettelige og utbytteberettigede egenkapitalbevis med representasjonsrett i forstanderskapet i henhold til finansieringsvirksomhetsloven. Pkt. 2–2 Sparebankens utstedte eierandelskapital utgjør kr. 187.000.000,- fordelt på 18.700.000 egenkapitalbevis à kr. 10,- fullt innbetalt. Sparebankens egenkapitalbevis skal være registrert i Verdipapirsentralen. Kapittel 3: FORSTANDERSKAP Pkt. 3-1 Sparebanken skal ha et forstanderskap som skal se til at banken virker etter sitt formål i samsvar med lov, vedtekter og forstanderskapets vedtak. Forstanderskapet skal ha 25 medlemmer og 25 varamedlemmer. 7 medlemmer med 7 varamedlemmer velges av innskyterne / kundene, jfr. pkt. 3-2. 2 medlemmer med 2 varamedlemmer velges av Fylkestinget i Nordland fylkeskommune, jfr. pkt. 3-3. 6 medlemmer med 6 varamedlemmer velges av de ansatte i samsvar med regler fastsatt av Kongen. De ansattes valg må være avholdt innen utgangen av januar. 10 medlemmer med 10 varamedlemmer velges av eierne av egenkapitalbevis i samsvar med forskrift 29. juni 2009 nr. 913 om egenkapitalbevis i sparebanker, kredittforeninger og gjensidige forsikringsselskaper. Valget må være avholdt innen utgangen av april. Medlemmene av forstanderskapet velges for 4 år. Varamedlemmer som velges av innskyterne, velges for 1 år. Varamedlemmer som velges av de ansatte velges for 2 år. Varamedlemmer som velges av fylkestinget eller eierne av egenkapitalbevis, velges for 4 år. Minst tre fjerdedeler av forstanderskapsmedlemmene skal være personer som ikke er ansatt i banken. Pkt. 3-2 De innskytere som har og i de siste seks måneder har hatt et innskudd i banken på minst 500 kroner, velger 7 medlemmer og 7 varamedlemmer. Medlemmene og varamedlemmene velges fra bankens markedsområde på Helgeland. Det tilstebes å få en jevn geografisk fordeling blant de som velges. Bare myndig person kan, som personlig innskyter eller som representant for annen innskyter, stemme ved valget. Ingen kan avgi mer enn to stemmer, én på grunnlag av eget innskudd og én som representant for annen innskyter. Innskyternes valg av forstandere med varamedlemmer skal skje på valgdag i samsvar med forskrift fastsatt av Kongen. Til forstandere og varamedlemmer kan innskyterne bare velge myndige personlige innskytere som har stemmerett etter første ledd, jfr. sparebanklovens paragraf 8 a. Valg etter denne paragraf må være avholdt innen utgangen av april. Av de innskytervalgte forstandere vil hhv to og en være på valg hvert år. Uttredende medlemmer kan gjenvelges, jfr. dog vedtektenes kap. 10. Pkt. 3-3 Fylkestinget i Nordland fylkeskommune velger hvert fjerde år 2 medlemmer med 2 varamedlemmer som skal representere kommunene etter følgende fordeling: Vefsn, Grane, Hattfjelldal, Brønnøy, Sømna, Vega og Vevelstad kommune 1 medlem og 1 varamedlem. Hemnes, Rana, Lurøy, Rødøy, Nesna, Alstahaug og Herøy kommune 1 medlem og 1 varamedlem. Valg etter denne paragraf må være avholdt innen utgangen av januar. Pkt. 3-4 Eierne av egenkapitalbevis skal i valgmøte velge 10 av forstanderskapets medlemmer og 10 varamedlemmer for 4 år, jfr. pkt. 3-1. Egenkapitalbevisforskriften §§ 3 – 9 gjelder for egenkapitalbeviseiernes valg til forstanderskapet. Forstanderskapets leder fastsetter tid og sted for valgmøte. Innkalling vil skje ved brev til eierne av registrerte egenkapitalbevis senest 14 dager før møtet, gjennom oppslag i bankens ekspedisjonslokaler og kunngjøring i henholdsvis Helgeland Arbeiderblad og Rana Blad. Kapittel 4: KONTROLLKOMITÉ Pkt. 4-1 Forstanderskapet velger en kontrollkomite med 3 medlemmer og 2 varamedlemmer. Valget gjelder for 2 år om gangen. Av de valgte medlemmer uttrer henholdsvis 1 og 2 hvert år. Etter det første året uttrer 1 medlem og 1 varamedlem etter loddtrekning og senere de som har gjort tjeneste lengst. Lederen velges av forstanderskapet blant kontrollkomiteens faste medlemmer. Et medlem av komiteen skal tilfredsstille de krav som stilles til dommer etter lov av 13. august 1915 nr. 5 om domstolene paragraf 54 annet ledd. Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med sparebankens virksomhet i samsvar med sparebanklovens paragraf 13 og instruks gitt av forstanderskapet og godkjent av Finanstilsynet. Kapittel 5: STYRET OG REVISJONSUTVALG Pkt. 5-1 Styret består av inntil 7 medlemmer og inntil 4 varamedlemmer valgt av forstanderskapet. Leder og nestleder velges av forstanderskapet ved særskilte valg. Ett medlem velges blant de ansatte. For dette medlem velges et personlig varamedlem som har møte- og talerett. Samtlige valgte medlemmer velges for 2 år og varamedlemmene for 1 år. Uttredende medlemmer og varamedlemmer kan gjenvelges. Jfr. likevel kapittel 10. Pkt. 5-2 Lederen kaller styret sammen til møte så ofte sparebankens virksomhet tilsier det, eller når et styremedlem krever det. Styret er vedtaksført når minst 3 medlemmer er til stede. Vedtak treffes ved alminnelig flertallsbeslutning. Ved stemmelikhet gjør lederens eller møtelederens stemme utslaget. Styrets forhandlingsprotokoll skal underskrives av de tilstedeværende som står til felles ansvar med mindre noen av dem har latt sin protest protokollere. Fraværende styremedlemmer skal gjøre seg kjent med vedtak som er truffet i deres fravær. Pkt. 5-3 Styret leder sparebankens virksomhet. Styret er ansvarlig for at de midler sparebanken rår over forvaltes på en trygg og hensiktsmessig måte. Styret skal sørge for en tilfredsstillende organisering av bankens virksomhet og har plikt til å påse at bokføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret fastsetter instruks for daglig leder med særlig vekt på oppgaver og ansvar. Styret skal påse at banken har god intern kontroll for oppfyllelse av de bestemmelser som gjelder for virksomheten, herunder bankens verdigrunnlag og etiske retningslinjer. Styret fastsetter de nødvendige fullmakter for bankens virksomhet. Adm. direktør eller 2 av styrets medlemmer i fellesskap representerer sparebanken og forplikter den ved sin underskrift. Styret kan gi prokura og spesialfullmakter. Pkt. 5-4 Banken skal ha et revisjonsutvalg som skal velges av og blant styrets medlemmer. Revisjonsutvalget skal være et forberedende og rådgivende arbeidsutvalg for styret. Revisjonsutvalget skal samlet ha den kompetanse som ut fra bankens organisasjon og virksomhet er nødvendig for å ivareta sine oppgaver. Minst ett av medlemmene i revisjonsutvalget skal være uavhengig av virksomheten og ha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon. Styremedlemmer som er ledende ansatte, kan ikke velges til medlemmer av revisjonsutvalget. Revisjonsutvalget skal: a) forberede styrets oppfølgning av regnskapsrapporteringsprosessen, b) overvåke systemene for intern kontroll og risikostyring samt bankens internrevisjon, c) ha løpende kontakt med bankens valgte revisor om revisjonen av årsregnskapet, d) vurdere og overvåke revisors uavhengighet, jf. revisorloven kapittel 4, herunder særlig i hvilken grad andre tjenester enn revisjon som er levert av revisor eller revisjonsselskapet utgjør en trussel mot uavhengigheten. Pkt. 5-5 Adm. direktør har den daglige ledelse av sparebanken og skal følge instruks godkjent av styret og de pålegg styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke avgjørelser i saker som etter bankens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Adm. direktør skal sørge for at bankens bokføring er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. Kapittel 6: VALGKOMITEER Pkt. 6-1 Forstanderskapet velger en valgkomité blant forstanderskapets medlemmer. Valgkomiteen skal bestå av 4 medlemmer og 4 varamedlemmer og ha representanter fra alle fire grupper som er representert i forstanderskapet. Valget gjelder for 2 år om gangen. Valgkomiteen skal forberede valg av leder og nestleder i forstanderskapet, leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer av styret eksklusive de ansattes representanter, leder, medlemmer og varamedlemmer i kontrollkomiteen, samt medlemmer og varamedlemmer av valgkomiteen som omhandles i denne paragraf. For det styremedlem med varamedlem som skal velges blant de ansatte, avgir bare representanten for de ansatte i valgkomiteen innstilling. Valgkomiteens innstilling skal begrunnes. Pkt. 6-2 De innskytervalgte medlemmer av forstanderskapet velger en valgkomité. Valgkomiteen skal ha 3 medlemmer og 2 varamedlemmer. Bestemmelsene i pkt. 6-1 om valgperiode og funksjonstid gjelder tilsvarende. Valgkomiteen skal forberede innskyternes valg av forstandere med varamedlemmer, samt valg av medlemmer og varamedlemmer av valgkomiteen som omtales her. Valgkomiteens innstilling skal begrunnes. Pkt. 6-3 De egenkapitalbeviseiervalgte medlemmer av forstanderskapet velger en valgkomité. Valgkomiteen skal ha 3 medlemmer og 2 varamedlemmer. Bestemmelsene i pkt. 6-1 første ledd om valgperiode og funksjonstid gjelder tilsvarende. Valgkomiteen skal forberede egenkapitalbeviseiernes valg av forstandere med varamedlemmer, samt valget av medlemmer og varamedlemmer av valgkomiteen som omhandles av denne paragraf. Valgkomiteens innstilling skal begrunnes. Kapittel 7: ÅRSOPPGJØRET Pkt. 7-1 Styret skal sørge for at årsoppgjøret (resultatregnskapet, balansen og styrets årsberetning) legges fram for revisor og kontrollkomiteen. Årsoppgjør skal så vidt mulig være avsluttet og ferdig til revisjon innen utgangen av januar. Når revisor har lagt fram sin beretning i henhold til revisorlovens paragraf 5-6, og kontrollkomiteen har gitt sin melding med uttalelse om hvorvidt resultatregnskapet og balansen bør fastsettes som bankens regnskap, jfr. sparebanklovens paragraf 13, syvende ledd, skal styret sende årsoppgjøret, revisjonsberetningen og kontrollkomiteens melding til samtlige forstandere innen 21 dager før det forstanderskapsmøte som behandler årsregnskapet. Forstanderskapet trer sammen hvert år som bestemt i sparebanklovens paragraf 11, første ledd pkt. b, for å ta imot styrets årsberetning, revisjonsberetningen og kontrollkomiteens melding og fastsette bankens regnskap og det årlige utbytte på egenkapitalbevisene. Pkt. 7-2 Når dokumenter som gjelder saker som skal behandles i forstanderskapet er gjort tilgjengelig på bankens internettsider, gjelder ikke lovens krav om at dokumentene skal sendes til forstanderskapets medlemmer eller andre som etter loven skal motta slike dokumenter. Dette gjelder også dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til forstanderskapet. Et medlem i forstanderskapet eller andre som etter loven skal motta slike dokumenter kan likevel kreve å få tilsendt dokumenter som gjelder saker som skal behandles i forstanderskapet. Kapittel 8: REVISJONEN Pkt. 8-1 Forstanderskapet velger revisor og fastsetter hans godtgjørelse. Dersom banken plikter å ha revisjonsutvalg etter § 17 c, skal revisjonsutvalgets uttalelse om forslaget til revisor forelegges forstanderskapet før valget. Slutter revisor kan forstanderskapets leder sammen med kontrollkomiteen engasjere en ny revisor, som tjenestegjør til neste forstanderskapsmøte hvor endelig valg foretas. Kapittel 9: OVERSKUDD/GAVER Pkt. 9-1 Overskudd av bankens virksomhet tilordnes eierne av egenkapitalbevis og sparebanken etter forholdet mellom eierandelskapitalen med tillegg av overkursfondet og grunnfondskapitalen med tillegg av kompensasjonsfondet, og for øvrig i samsvar med de regler som følger av finansieringsvirksomhetsloven § 2b-18. Overskudd som tilordnes sparebanken kan tillegges grunnfondskapitalen, benyttes til gaver til allmennyttige formål, overføres til gavefond eller overføres til stiftelse med allmennyttig formål. Ved disponering av overskudd og utbyttemidler skal det legges vekt på at forholdet mellom grunnfondskapitalen og eierandelskapitalen ikke endres vesentlig. Kapittel 10: TJENESTETID/ALDERSGRENSE Pkt. 10-1 Et valgt medlem av eller leder for forstanderskapet eller kontrollkomiteen eller styret kan ikke ha dette tillitsverv i et sammenhengende tidsrom lenger enn 12 år eller ha disse tillitsverv i et lengre samlet tidsrom enn 20 år. En person kan ikke velges eller gjenvelges til noen av disse verv dersom han på grunn av bestemmelsen i foregående punktum ikke kan sitte valgperioden ut. Pkt. 10-2 Høyeste aldersgrense for daglig leder og andre fast ansatte er 67 år. Kapittel 11: VEDTEKTSENDRINGER Pkt. 11-1 Endring av disse vedtekter kan vedtas av forstanderskapet når forslag om det er fremsatt i et tidligere møte. Vedtaket er gyldig når minst to tredjedeler av dem som er til stede, og minst halvdelen av alle forstandere stemmer for det. Vedtaket kan ikke settes i verk før det er godkjent av Kongen. Pkt. 11-2 Disse vedtekter trer i kraft når de er godkjent i henhold til sparebankloven § 5, siste punktum. Fra samme tid oppheves nåværende vedtekter, jfr. dog gjennomføringsregler fastsatt av Finansdepartementet 2. desember 1977, jfr. II nr. 1 i lov av 10. juni 1977 om endringer i lov om sparebanker av 24. mai 1961. Disse vedtekter er vedtatt av forstanderskapet for Helgeland Sparebank i møte 23. oktober 1980, 30. september 1983, 26. februar 1985, 26. februar 1988, 15. april 1988, 1. juli 1988, 28. oktober 1988, 27. februar 1989, 14. april 1989, 27. april 1990, 26. februar 1991, 24. april 1992, 22. august 1997, 19. februar 1999, 7. oktober 1999, 28. april 2000, 26. april 2002, 21. februar 2003, 5. mars 2004, 25. oktober 2005, 8. mars 2007, 26. april 2007, 27. mars 2008, 30. oktober 2008, 25. mars 2010, 26. oktober 2010, 20. desember 2010, 28. mars 2011, 20. mars 2013, 25. mars 2015. Etter fullmakt fra Finansdepartementet er disse vedtekter godkjent av Kreditttilsynet den 3. desember 1980, med endringer godkjent 9. november 1983, 13. september 1985, 18. mai 1988. 2. mars 1989, 22. august 1989, 9. november 1989, 21. mai 1990 og 5. mars 1991, 20. mai 1992, 3. september 1997, 28. mai 1999, 27. oktober 1999, 20. desember 1999, 13. juni 2000, 10. mai 2002, 28. februar 2003, forhåndsgodkjent 1. mars 2004, 25. november 2005, 4. mai 2007, 27. august 2008, 16. desember 2008, 26. mars 2010, 21. desember 2010, 27. april 2011, 20. mars 2013, 8. april 2015. Sist redigert 2. juni 2015 BS/meb HELGELAND SPAREBANK - MARKEDSAVDELINGEN 020615