Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 22. oktober 2015 SAK NR 063-2015 DIGITAL FORNYING – RAPPORT PER ANDRE TERTIAL 2015 Forslag til vedtak: Styret tar rapport per andre tertial for digital fornying til orientering. Hamar, 15. oktober 2015 Cathrine M. Lofthus administrerende direktør Side 1 av 4 1. Hva saken gjelder Tertialrapportering for Digital fornying etter andre tertial 2015 fremlegges gjennom denne saken for styret. Digital fornying er Helse Sør-Øst RHFs program for standardisering og modernisering av arbeidsprosesser og teknologiske løsninger, for å bedre kvalitet og pasientsikkerhet. Programmet har vært operativt siden mars 2013 og det har blitt gitt jevnlig statusrapporter til styret i administrerende direktørs orienteringer og ved hver tertialrapportering. Digital fornying planlegges ferdigstilt i løpet av 2020. Tertialrapporten oppsummerer status i programmene samt de viktigste beslutninger og forbedringstiltak i programmet som helhet. Tertialrapporten ble lagt frem for fornyingsstyret i møte 23. september 2015. 2. Hovedpunkter og vurdering av handlingsalternativer Oppsummering av status i Digital fornying Det er god fremdrift i programmet Virksomhetsstyring hvor den regionale økonomi- og logistikkløsningen hadde nok en vellykket oppstart på Sykehuset i Vestfold HF 2. september 2015. Regional økonomi- og logistikkløsning er nå i drift på Sykehuset i Østfold HF, Sykehuset i Vestfold HF og Akershus universitetssykehus HF. Plan videre utrulling blir vedtatt av administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF. I programmet Regional klinisk løsning er planlagt oppstart av radiologiprosjektet 2. oktober 2015 utsatt noen uker på grunn av en teknisk feil. Oppstart forventes i månedsskiftet oktober/november. Programmet for øvrig rapporterer at prosjektet Regional EPJ ved Oslo universitetssykehus HF har fremdrift i henhold til plan. Det meldes om varierende grad av forsinket fremdrift i flere av de andre prosjektene i programmet, i all hovedsak knyttet til mangel på ressurser og tilstrekkelig infrastruktur. Det iverksettes tiltak for å møte ressurs- og avhengighetsbehovet i perioden fremover. Programmet Infrastrukturmodernisering leverte ved utgangen av 2. tertial i hovedsak som planlagt og i tråd med økonomiske rammer, med unntak av en forlengelse av dialogperioden i arbeidet med strategisk partner som tidligere redegjort for. Foreløpig kravspesifikasjon ble sendt leverandørene 30. september. Det er forsinkelser i prosjektene Nettverk Oslo universitetssykehus HF, Omlegging Oslo universitetssykehus HF fase 2, Kjernenett fase 2, Sikker print og Regional internettilgang. Helse Sør-Øst RHF gjennomførte i perioden høsten 2014 - vinteren 2015 en foranalyse for å få bedre oversikt over forskernes IKT-utfordringer og -behov. Foranalysen avdekket at med eksiterende IKT-tilbud har forskningsmiljøene daglig store utfordringer i utførelsen av selv grunnleggende forskningsoppgaver. Det er derfor besluttet å opprette et nytt program “IKT-støtte til forskning” under porteføljen Digital fornying, og det arbeides med å etablere mandat og omfangsbeskrivelse samt leveranseplan for programmet. Programmet skal være etablert fra januar 2016. Ved andre tertial 2015 er det samlede forbruket for Digital fornying 139 millioner kroner under budsjett. Programmene rapporter en totalprognose på 26 millioner kroner under budsjett ved utgangen av året. Det vurderes at prognosen er et konservativt anslag. Side 2 av 4 Risikobildet i Digital fornying er moderat, og de viktigste risikoområdene er: • • • Avhengighetene mellom programmene Regional klinisk løsning og Infrastrukturmodernisering kan skape forsinkelser i fremdriften. (risiko #6) Innføring av standardiserte løsninger i helseforetakene kan forsinkes og kompliseres på grunn av manglende forankring i de lokale organisasjonene. (risiko #1) For svak leverandørstyring og forventningsavstemming kan gi lav kvalitet i leveranser. (risiko #10) Status for hvert program ved 2. tertial 2015 oppsummeres i tabellen under. Samlet sett har programmet utviklet seg i en noe negativ retning på grunn av forsinkelser i planlagte leveranser innenfor Regional klinisk løsning og Infrastrukturmodernisering. Rapportert område Regional klinisk løsning Infrastrukturmodernisering Tertial 2 2015 Virksomhetsstyring Overordnet Fremdrift Økonomi Risiko Kvalitet Avhengigheter Gevinst Ressurser Tabell 1: Status for hvert program Ekstern kvalitetssikring i Digital fornying I kvalitetssikringsrapport for første tertial ble det påpekt forbedringsområder, særlig innen planverk, virksomhetsforankring, program- og prosjektstyring samt kommunikasjon og overlevering. Alle forbedringsområdene er gjennomgått og fått tilhørende tiltak med tiltaksansvarlige, som følges opp regelmessig. I oppsummeringen av kvalitetssikringsrapport for andre tertial beskrives blant annet følgende: EY er ikke kjent med forhold som vesentlig endrer statusen i RKL og IMP fra rapportering etter første tertial. Ekstern kvalitetssikrer har gjennomgått status på tiltaksregisteret med fornyingsstyrets programkontor medio august og september 2015, og observerer at det er stort fokus på håndtering og implementering av anbefalte tiltak. Fornyingsstyrets programkontor er i dialog med RKL 1 og IMP 2 sine programkontor, samt relevante parter i linjeorganisasjonen i Sykehuspartner for å sikre gjennomføring av etablerte tiltak. Av gjennomførte, sentrale tiltak, kan vi konkret nevne det pågående arbeidet med å sikre systemstøtte for oppfølging av realisert verdi («Earned Value») i Digital fornying og RKL sin programstyresamling i slutten av august. Det har videre vært gjennomført seminar knyttet til leverandøroppfølging, i tillegg til at det er utviklet en «verktøykasse» for leverandøroppfølging, basert på erfaringer fra virksomhetsstyring, som vil bli tilgjengeliggjort for RKL og IMP. 1 Programmet Regional klinisk løsning 2 Programmet Infrastrukturmodernisering Side 3 av 4 Radiologiprosjektet har vært et krevende prosjekt, med flere utsettelser av piloten ved Sykehuset Innlandet HF. Det har vært lagt til grunn at organisering av gjennomføringen, samt flere andre forhold ved prosjektet bør endres før videre utrulling i øvrige helseforetak. For å skape et faktabasert beslutningsunderlag og legge til rette for læring har de eksterne kvalitetssikrerne vurdert prosjektet og dokumentet områder som bør forbedres, med tilhørende forslag til tiltak. Områdene som er omhandlet gjelder blant annet ansvar og roller mellom lokalt foretak og Digital fornying og oppfølging av kontrakt og leverandør. De identifiserte forbedringsområdene og tiltakene vil bli hensyntatt i den videre prosjektgjennomføringen. Flere av tiltakene er allerede implementert i andre prosjekter i Digital fornying. 3. Administrerende direktørs anbefaling Administrerende direktør er fornøyd med fremdriften i programmet Virksomhetsstyring i 2015, men registrerer at tilgang til ressurser, samt koordineringsbehov og avhengigheter mellom enkelte prosjekt har medført noe forsinkelser i fremdriften i programmene Infrastrukturmodernisering og Regional klinisk løsning. Dette har gitt et underforbruk på investeringssiden, mens prognosen for gjennomføring er uendret. Administrerende direktør registrerer at en teknisk utfordring medført at oppstarten av radiologiløsningen ved Sykehuset Innlandet HF må forskyves noen uker. Radiologiprosjektet har gjennomført en “helsesjekk” av løsningen med spesialister fra leverandøren Carestream, og de tekniske utfordringene er nå lukket. Det planlegges for oppstart nytt PACS/RIS i Sykehuset Innlandet HF i løpet av de nærmeste uker. Administrerende direktør vurderer at det nå er viktig å få satt radiologisystemet i produksjon ved Sykehuset Innlandet HF med en tilfredsstillende kvalitet. Det er naturlig at det etter vesentlige forsinkelser i prosjektet er bekymring og redusert tillit i fagmiljøet og kun en vellykket oppstart, med påfølgende forbedringsarbeid og videre regionalisering kan gjenopprette tillitten til løsningen. Administrerende direktør legger til grunn at videre organisering og gjennomføring av radiologiprosjektet hensyntar de utfordringer og den læring som har oppstått i prosjektet så langt. Administrerende direktør er fornøyd med at IKT og systemleveransene til nytt sykehus i Østfold sikrer planlagt åpning på Kalnes 2. november 2015. Administrerende direktør vurderer at det er tilfredsstillende fremdrift på tiltak som er et resultat av kvalitetssikringen i første tertial 2015, men at det fortsatt trengs høy oppmerksomhet på å få alle tiltak ferdig implementert. Det er til andre tertialrapport utarbeidet forbedret grafisk oversikt av programmet fremdrift for å utfylle rapportering på realisert verdi og gi bedre overordnet oversikt over prosjektet status. Trykte vedlegg: • Tertialrapport andre tertial 2015 for Digital fornying Utrykte vedlegg: • Ingen Side 4 av 4