Digital fornying - rapport per andre tertial 2015 - Helse Sør-Øst

Saksframlegg
Saksgang:
Styre
Møtedato
Styret Helse Sør-Øst RHF
22. oktober 2015
SAK NR 063-2015
DIGITAL FORNYING – RAPPORT PER ANDRE TERTIAL 2015
Forslag til vedtak:
Styret tar rapport per andre tertial for digital fornying til orientering.
Hamar, 15. oktober 2015
Cathrine M. Lofthus
administrerende direktør
Side 1 av 4
1.
Hva saken gjelder
Tertialrapportering for Digital fornying etter andre tertial 2015 fremlegges gjennom denne saken
for styret. Digital fornying er Helse Sør-Øst RHFs program for standardisering og modernisering
av arbeidsprosesser og teknologiske løsninger, for å bedre kvalitet og pasientsikkerhet.
Programmet har vært operativt siden mars 2013 og det har blitt gitt jevnlig statusrapporter til
styret i administrerende direktørs orienteringer og ved hver tertialrapportering. Digital fornying
planlegges ferdigstilt i løpet av 2020.
Tertialrapporten oppsummerer status i programmene samt de viktigste beslutninger og
forbedringstiltak i programmet som helhet.
Tertialrapporten ble lagt frem for fornyingsstyret i møte 23. september 2015.
2.
Hovedpunkter og vurdering av handlingsalternativer
Oppsummering av status i Digital fornying
Det er god fremdrift i programmet Virksomhetsstyring hvor den regionale økonomi- og
logistikkløsningen hadde nok en vellykket oppstart på Sykehuset i Vestfold HF 2. september
2015. Regional økonomi- og logistikkløsning er nå i drift på Sykehuset i Østfold HF, Sykehuset i
Vestfold HF og Akershus universitetssykehus HF. Plan videre utrulling blir vedtatt av
administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF.
I programmet Regional klinisk løsning er planlagt oppstart av radiologiprosjektet 2. oktober 2015
utsatt noen uker på grunn av en teknisk feil. Oppstart forventes i månedsskiftet
oktober/november. Programmet for øvrig rapporterer at prosjektet Regional EPJ ved Oslo
universitetssykehus HF har fremdrift i henhold til plan. Det meldes om varierende grad av
forsinket fremdrift i flere av de andre prosjektene i programmet, i all hovedsak knyttet til mangel
på ressurser og tilstrekkelig infrastruktur. Det iverksettes tiltak for å møte ressurs- og
avhengighetsbehovet i perioden fremover.
Programmet Infrastrukturmodernisering leverte ved utgangen av 2. tertial i hovedsak som
planlagt og i tråd med økonomiske rammer, med unntak av en forlengelse av dialogperioden i
arbeidet med strategisk partner som tidligere redegjort for. Foreløpig kravspesifikasjon ble sendt
leverandørene 30. september. Det er forsinkelser i prosjektene Nettverk Oslo universitetssykehus
HF, Omlegging Oslo universitetssykehus HF fase 2, Kjernenett fase 2, Sikker print og Regional
internettilgang.
Helse Sør-Øst RHF gjennomførte i perioden høsten 2014 - vinteren 2015 en foranalyse for å få
bedre oversikt over forskernes IKT-utfordringer og -behov. Foranalysen avdekket at med
eksiterende IKT-tilbud har forskningsmiljøene daglig store utfordringer i utførelsen av selv
grunnleggende forskningsoppgaver. Det er derfor besluttet å opprette et nytt program “IKT-støtte
til forskning” under porteføljen Digital fornying, og det arbeides med å etablere mandat og
omfangsbeskrivelse samt leveranseplan for programmet. Programmet skal være etablert fra januar
2016.
Ved andre tertial 2015 er det samlede forbruket for Digital fornying 139 millioner kroner under
budsjett. Programmene rapporter en totalprognose på 26 millioner kroner under budsjett ved
utgangen av året. Det vurderes at prognosen er et konservativt anslag.
Side 2 av 4
Risikobildet i Digital fornying er moderat, og de viktigste risikoområdene er:
•
•
•
Avhengighetene mellom programmene Regional klinisk løsning og
Infrastrukturmodernisering kan skape forsinkelser i fremdriften. (risiko #6)
Innføring av standardiserte løsninger i helseforetakene kan forsinkes og kompliseres på
grunn av manglende forankring i de lokale organisasjonene. (risiko #1)
For svak leverandørstyring og forventningsavstemming kan gi lav kvalitet i leveranser.
(risiko #10)
Status for hvert program ved 2. tertial 2015 oppsummeres i tabellen under. Samlet sett har
programmet utviklet seg i en noe negativ retning på grunn av forsinkelser i planlagte leveranser
innenfor Regional klinisk løsning og Infrastrukturmodernisering.
Rapportert
område
Regional klinisk
løsning
Infrastrukturmodernisering
Tertial 2 2015
Virksomhetsstyring
Overordnet
Fremdrift
Økonomi
Risiko
Kvalitet
Avhengigheter
Gevinst
Ressurser
Tabell 1: Status for hvert program
Ekstern kvalitetssikring i Digital fornying
I kvalitetssikringsrapport for første tertial ble det påpekt forbedringsområder, særlig innen
planverk, virksomhetsforankring, program- og prosjektstyring samt kommunikasjon og
overlevering. Alle forbedringsområdene er gjennomgått og fått tilhørende tiltak med
tiltaksansvarlige, som følges opp regelmessig.
I oppsummeringen av kvalitetssikringsrapport for andre tertial beskrives blant annet følgende:
EY er ikke kjent med forhold som vesentlig endrer statusen i RKL og IMP fra rapportering etter første
tertial.
Ekstern kvalitetssikrer har gjennomgått status på tiltaksregisteret med fornyingsstyrets programkontor
medio august og september 2015, og observerer at det er stort fokus på håndtering og implementering av
anbefalte tiltak. Fornyingsstyrets programkontor er i dialog med RKL 1 og IMP 2 sine programkontor,
samt relevante parter i linjeorganisasjonen i Sykehuspartner for å sikre gjennomføring av etablerte tiltak.
Av gjennomførte, sentrale tiltak, kan vi konkret nevne det pågående arbeidet med å sikre systemstøtte for
oppfølging av realisert verdi («Earned Value») i Digital fornying og RKL sin programstyresamling i
slutten av august. Det har videre vært gjennomført seminar knyttet til leverandøroppfølging, i tillegg til at
det er utviklet en «verktøykasse» for leverandøroppfølging, basert på erfaringer fra virksomhetsstyring, som
vil bli tilgjengeliggjort for RKL og IMP.
1
Programmet Regional klinisk løsning
2
Programmet Infrastrukturmodernisering
Side 3 av 4
Radiologiprosjektet har vært et krevende prosjekt, med flere utsettelser av piloten ved Sykehuset
Innlandet HF. Det har vært lagt til grunn at organisering av gjennomføringen, samt flere andre
forhold ved prosjektet bør endres før videre utrulling i øvrige helseforetak. For å skape et
faktabasert beslutningsunderlag og legge til rette for læring har de eksterne kvalitetssikrerne
vurdert prosjektet og dokumentet områder som bør forbedres, med tilhørende forslag til tiltak.
Områdene som er omhandlet gjelder blant annet ansvar og roller mellom lokalt foretak og Digital
fornying og oppfølging av kontrakt og leverandør. De identifiserte forbedringsområdene og
tiltakene vil bli hensyntatt i den videre prosjektgjennomføringen. Flere av tiltakene er allerede
implementert i andre prosjekter i Digital fornying.
3.
Administrerende direktørs anbefaling
Administrerende direktør er fornøyd med fremdriften i programmet Virksomhetsstyring i 2015,
men registrerer at tilgang til ressurser, samt koordineringsbehov og avhengigheter mellom enkelte
prosjekt har medført noe forsinkelser i fremdriften i programmene Infrastrukturmodernisering
og Regional klinisk løsning. Dette har gitt et underforbruk på investeringssiden, mens prognosen
for gjennomføring er uendret.
Administrerende direktør registrerer at en teknisk utfordring medført at oppstarten av
radiologiløsningen ved Sykehuset Innlandet HF må forskyves noen uker. Radiologiprosjektet har
gjennomført en “helsesjekk” av løsningen med spesialister fra leverandøren Carestream, og de
tekniske utfordringene er nå lukket. Det planlegges for oppstart nytt PACS/RIS i Sykehuset
Innlandet HF i løpet av de nærmeste uker.
Administrerende direktør vurderer at det nå er viktig å få satt radiologisystemet i produksjon ved
Sykehuset Innlandet HF med en tilfredsstillende kvalitet. Det er naturlig at det etter vesentlige
forsinkelser i prosjektet er bekymring og redusert tillit i fagmiljøet og kun en vellykket oppstart,
med påfølgende forbedringsarbeid og videre regionalisering kan gjenopprette tillitten til
løsningen. Administrerende direktør legger til grunn at videre organisering og gjennomføring av
radiologiprosjektet hensyntar de utfordringer og den læring som har oppstått i prosjektet så langt.
Administrerende direktør er fornøyd med at IKT og systemleveransene til nytt sykehus i Østfold
sikrer planlagt åpning på Kalnes 2. november 2015.
Administrerende direktør vurderer at det er tilfredsstillende fremdrift på tiltak som er et resultat
av kvalitetssikringen i første tertial 2015, men at det fortsatt trengs høy oppmerksomhet på å få
alle tiltak ferdig implementert. Det er til andre tertialrapport utarbeidet forbedret grafisk oversikt
av programmet fremdrift for å utfylle rapportering på realisert verdi og gi bedre overordnet
oversikt over prosjektet status.
Trykte vedlegg:
• Tertialrapport andre tertial 2015 for Digital fornying
Utrykte vedlegg:
• Ingen
Side 4 av 4