1. No category

KVALITETSHÅNDBOK
TP Nordic AS
Revisjon 2
2012
Vår visjon:
TP Nordic AS skal være den foretrukne leverandør av tekniske produkter og maskinerte
ståldeler i våre kundesegmenter.
side0
KVALITETSHÅNDBOK
TP Nordic AS
Revisjon 2 2012
Velkommen til vår kvalitetshåndbok
Vår intensjon med denne er å gi våre kunder, eiere, leverandører og øvrige samarbeidspartnere et
innblikk i hvordan vi kontinuerlig tenker og arbeider med kvalitetssikring, HMS og internkontroll.
I håndboken kan du lese mer om:
1) innledning
2) presentasjon av TP Nordic AS
3) produkter og virksomhetsområder
4) leverandører og forhandlere
5) organisasjon
6) ressurs- og dokumentstyring
7) ledelsens forpliktelser
8) kvalitets- og miljøpolitikk
9) målsettinger
10) flytskjema verdikjeden
11) prosesskart
12) kontinuitet i forbedringsarbeidet
13) beskrivelse av forbedringsprosessen
14) avvikshåndtering
15) systemrevisjon
16) styringssystemet
17) dokumentoversikt
KVALITETSHÅNDBOK
TP Nordic AS
Revisjon 2 2012
Historien bak bedriften;
TP Nordic ble etablert i 2006 av Jan M Nyborg og Freddy Haaberg. Begge har lang erfaring innenfor
salg av motorer, gir, lager og transmisjoner til industrien og OEM kunder.
I tillegg er vi en stor leverandør av maskinerte komponenter etter tegning i ulike materialer,
bearbeidinger og overflatebehandling. Dette har vi videreutviklet slik at vi i dag også leverer ferdige
moduler til komplette maskiner, basert på kundens krav og spesifikasjoner. Denne del av vår
forretning er i dag en viktig del av vår omsetning. Og med den kunnskap vi har opparbeidet, er dette et
viktig satsingsområde hos oss.
TP Nordic er et lite, men kompetent firma der alle ansatte har gode kunnskaper og lang erfaring.
Vårt hovedbudskap er at kunden er i sentrum, og for å kunne lykkes med det vet vi at en del
grunnleggende elementer må være til stede;
•Kunnskap og forståelse om produktene og kunden
•Kvalitet og leveringssikkerhet
•Valg av leverandører
•Informasjon og oppfølging mot våre kunder
•Kostnadsbilde som totalt er med å sette prisen på produktene.
Salg av motorer, gir, lager og transmisjoner til industri og OEM-kunder
TP Nordic AS en stor leverandør av CNC-maskinerte komponenter etter tegning i
ulike materialer, bearbeidinger og overflatebehandlinger.
Overflatebehandling:




Sandblåsing
Galvanisering
Maling
Statisk pulver-maling
TP Nordic AS lagerfører en rekke IE 2 motorer
KVALITETSHÅNDBOK
TP Nordic AS
Revisjon 2 2012
Beliggenhet og nøkkelinformasjon
Beliggenhet
:
Tertneskrysset
Storbotn, Åsane
Ta av i Tertneskrysset og kjør gjennom rundkjøring, ta til venstre og kjør
500 meter tilbake på gamleveien. Ta til venstre mot Storbotn
Firmanavn
Organisasjonsnr
:
:
TP Nordic AS
NO 990 789 398 MVA
Besøksadresse
Postadresse
:
:
Storbotn 110, 5106 Øvre Ervik
P.O. Box 27 Øvre Ervik, 5876 Bergen
Telefon
Telefaks
e-post
Hjemmeside
:
:
:
:
+47 55 70 70 18
+47 55 70 70 19
[email protected]
Revisor
:
Revisorgruppen AS
Styret
:
Styreleder
Styremedlem
Styremedlem
Aksjonærer
:
Jibe Holding AS
Tbf Holding AS
Joffen AS
:
:
:
Jan Magnor Nyborg
Freddy Mindor Haaberg
Rolf Wiggo Ludvigsen
50 %
40 %
10 %
Organisasjonskart
STYRET
Styreleder
Styremedlemmer
Daglig leder
Jan Magnor Nyborg
Kontor / administrasjon
Regnskap
Bjørg M. Johannessen
Lager
Tom Freddy Haaberg
Salg
Freddy M. Haaberg
Marked
Rolf W. Ludvigsen
KVALITETSHÅNDBOK
TP Nordic AS
Revisjon 2 2012
Vi har stort hovedlager i Storbotn, og lagerfører en rekke produkter.
Kunder og leverandører er velkommen til å besøke oss i våre trivelige kontorlokaler.
Vi har et nettverk av leverandører som er valgt utelukkende basert på kvalitet, kompetanse innenfor
sitt felt og som har riktige priser. Over tid har vi utviklet disse til å bli trygge leverandører mot det
marked her i Norge og Europa som vi betjener og ønsker å betjene.
TP Nordic AS har etablert et landsdekkende forhandlernett.
Vår samarbeidspartner innen service og vedlikehold er:
Bergen Industriteknikk AS
Adresse
Telefon
:
:
Storbotn 110, 5106 Øvre Ervik
908 03477
Montering, reparasjon og vedlikehold
KVALITETSHÅNDBOK
TP Nordic AS
Revisjon 2 2012
Ansatte
Våre menneskelige ressurser og den kompetansekapital som de besitter er grunnleggende for vår
lønnsomhet og konkurranseevne.
Gjennom gode medarbeidersamtaler ønsker vi å fremme så vel individuell kompetanse-bygging og
egenutvikling som kollektiv vekst for bedriften som helhet. Å bli satt pris på som selvstendig individ er
motiverende, og en viktig faktor for god trivsel og til å begrense turnover.
Hver ansatt skal ha nødvendig kompetanse (= kunnskap + erfaring) for å kunne utføre sin funksjon og
ha kjennskap til sitt bidrag for at kvalitetsmålene nåes.
Ansvaret for å kartlegge, analysere, utarbeide og gjennomføre planer for kompetanseheving ligger i
linjeledelsen med utgangspunkt i å oppnå strategiske og driftsmessige målsettinger.
Dokumentflyt
Datablad for farlige / skadelige stoffer mottas fra våre leverandører og settes inn i vårt stoffkartotek.
Våre dokumenter er utarbeidet av vår styringsgruppe for kvalitetsarbeid sammen med hver enkel
prosesseier. Disse lagres elektronisk og sikrer at vi til enhver tid gjennomfører våre aktiviteter på en
samordnet måte.
Elektronisk lagring sikrer effektiv oppdatering av vårt system og gjør dokumentasjonen mer tilgjengelig
for våre medarbeidere. Prosedyre for dokumentstyring beskriver de nødvendige registreringer som
skal sikre at det er overenstemmelse mellom kravene om effektiv bruk av systemet, og det
faktagrunnlag som fremskaffes for å oppnå ønskede resultater. Prosedyren beskriver også tiltak for
sikring og sikkerhetskopiering av dokumentasjon og system.
Transport
TP Nordic AS har valgt å investere i EDI. (Elektronisk datautveksling) da dette gir både oss selv og
våre kunder en rekke fordeler.
-
Høy nøyaktighet. Data registreres kun en gang.
Raskt. Elektronisk utveksling er raskere enn vanlig postgang.
Rasjonelt. Lagerfunksjonen kan optimaliseres («Just In Time»).
Kundevennlig. Bedre service og dokumentasjon til kunder.
Miljøvennlig. Behovet for papir til handelsdokumenter blir redusert
Avfallshåndtering
TP Nordic er medlem av RENAS
Avfall håndteres etter gjeldende forskrifter og lover.
Administrasjon / kontor
Farlig avfall
Restavfall i forbindelse med drift
Vrakgods (metaller)
: Kildesortering av papir og organisk avfall
: Leveres til betjent miljøstasjon.
: Leveres til betjent miljøstasjon.
: Hentes av
KVALITETSHÅNDBOK
TP Nordic AS
Revisjon 2 2012
Den øverste ledelse skal bevise hva de har forpliktet seg til, ved å
utvikle og iverksette system for HMS og kvalitetssikring og jevnlig
forbedre virkningen av dette systemet ved å:
–
Fortelle de ansatte at krav i lover og forskrifter er skal
følges, og er avgjørende for en sikker og trygg
arbeidsplass.
–
Utføre det som ledelsen har vedtatt for effektivt HMSarbeid og sørge for at resurser er tilgjengelige
Kvalitets- og miljøpolitikk
Mål
Vi vil alltid gjøre vårt ytterste!
Vi setter våre kunder i sentrum og vil at alle våre samarbeidspartnere og kunder hos TP Nordic skal ha
en kvalitetsfylt opplevelse.
Kunnskap og entusiasme er fellesnevner for TP Nordic sine medarbeidere, og vi stiller oss med glede
til kundens disposisjon med veiledning og service.
Vårt mål er å lykkes gjennom:
–
–
–
–
–
–
–
et komplett, relevant sortiment av transmisjonsprodukter
å satse på produktkvalitet
leveringssikkerhet
troverdighet
konkurransedyktige priser
fleksibilitet
profesjonell service og betjening
TP Nordic AS har tilpasset sin kvalitetspolitikk slik at den passer vår organisasjon, drift og
selskapsstruktur. Vi har etablert kvalitetsmål som er målbare og forenlig med denne.
Kvalitetspolitikken blir jevnlig revidert av bedriftens ledelse og valgte representanter.
TP Nordic AS skal fremstå som en pålitelig og god samarbeidspartner for våre kunder og
leverandører.
TP Nordic AS skal videre gi ansatte, eiere og samfunnet trygghet mot ulykker og helseskader gjennom
et godt arbeidsmiljø og sterk fokus på HMS
TP Nordic AS skal sikre kundene adgang til miljøriktige produkter og drive virksomheten med minst
mulig miljøbelastning.
KVALITETSHÅNDBOK
TP Nordic AS
Revisjon 2 2012
Vi arbeider etter prosessorienterte prinsipper med utgangspunkt i ISO 9001:2008. I vårt kvalitetsarbeid
er vi opptatt av at det neste leddet i vår verdikjede oppfattes som en kunde.
Grafisk fremstilling av våre viktigste prosesser og oppgaver (verdikjeden)
STYRINGSPROSESSENE
Overordnede føringer, strategiske planer og prosedyrer
UTLØSENDE AKTIVITETER
LOGISTIKK
HOVEDMATRISE
UTLØSENDE AKTIVITETER
KVALITET
Markedsføringsaktiviter
Salg
Vedlikehold av
Godkjenninger og
sertifikater
Kalkyle / tilbud
Respons kunde
Ordrebekreftelse
til / fra kunde
Ordre
Kvalitetssikring kunde



Intern ordre
Ekstern ordre
Bestille transport
Kredittsjekk
 ny kunde
 dårlige betalere
Innkjøp
Informere kunde
Mottakskontroll
Varer inn
Registrere avvik
Bestille transport
Varer ut
Avviksbehandling
Kvittering mottak
Varer levert kunde
Faktura
Betalingsoppfølging
1) Reklamasjon
2) Reklamasjon i
garantitid
Purrerutiner
STØTTEPROSESSENE:
Administrasjon, Kvalitet og HMS, Ledelse og Teknologi forankret i
Arbeidsmiljøloven og Internkontrollforskriften, samt øvrige relevante lover, forskrifter og standarder
KVALITETSHÅNDBOK
TP Nordic AS
Revisjon 2 2012
T
PROSESSKART FOR TP NORDIC AS
Ledelsesprosesser: >> ledelsens gjennomgåelse, mål og handlingsplaner
Kvalitet- og HMS-prosesser: >> forbedringer, internrevisjon, avviksbehandling
Administrative prosesser: >> Konsernsamarbeid, personal, lønn, opplæring
Tekniske prosesser: >> verktøy, vedlikehold, teknisk ansvar, logistikk, varehåndtering
HOVEDPROSESSER
Kunde
Ordrebehandling
Salg
og MF
Varebestilling
Varemottak
Varelevering
Kvalitetsstyring er en prosess som aldri stopper opp. Vi arbeider kontinuerlig med å forbedre
virkningen av målrettet kvalitetsstyring, samt tilpasse seg endringer i rammebetingelser og
markedssituasjon.
Viktige styringsverktøy er:





Evaluering av definerte og kvantifiserbare kvalitetsmål
Resultater fra kvalitets- og HMS-revisjoner
Analyser av data
Etablerte korrigerende og forebyggende tiltak
Ledelsens gjennomgang av kvalitetssystemet
Forbedringsprosess:
PROSESS
Identifisering av
forbedringsmuligheter
Dokumentasjon
kortsiktige korrigerende tiltak
Planmøte for
behandling og
etablering av
langsiktige korrigerende tiltak /
forbedringsprosjekt
Forbedringsprosjekt
Evalueringsog oppfølgingsmøte.
Verifisering av
forbedring
Kunde
KVALITETSHÅNDBOK
TP Nordic AS
Revisjon 2 2012
Avvikshåndtering Kvalitet og HMS
Alle avvik registreres og behandles i DigitalHMS. Systemet genererer rapporter og grafiske
fremstillinger over avviksfordeling, type avvik, årsaker ++, og er et nyttig verktøy ved ledelsens
gjennomgang.
Utsnitt fra DigitalHMS : Skjema for avviksmelding
Utsnitt fra DigitalHMS : Skjema for avviksbehandling
Grafisk fremstilling over avvikstype og årsaker danner et godt grunnlag for vårt forbedringsarbeid.
KVALITETSHÅNDBOK
TP Nordic AS
Revisjon 2 2012
Oppfølging av kvalitetsavvik:
Avvik registreres både mot leverandør og aktuell kunde. Avvik kan omfatte:







Leveringstid
Feil vare
Feil på vare
Brekkasje
Feil mengde
Feile mål
++
Oppfølging av avvik skjer etter følgende prosessflyt:
Avvik registreres pr leverandør
Avvik registreres mot kunde aktuelle kunder
som følges opp.
Akkumulerte avvik pr leverandør
Avklaringsmøte med leverandør
KVALITETSHÅNDBOK
TP Nordic AS
Revisjon 2 2012
Vårt HMS-system revideres ihht NS-EN ISO 19011.
Systemrevisjon er et ledelsesverktøy som kontinuerlig skal bedømme styringssystemets prosesser og
aktiviteter. Vi gjennomfører årlig revisjon.
I forbindelse med revisjon utarbeides det rapporter som beskriver:




systemavviks art i forhold til overordnet kvalitetsarbeid og systemstatus
korrigerende tiltak som iverksettes*
tidsplan for gjennomføring
ansvarlig for å lukke avvik
Analyse
Ledelsen skal samle inn alt tilgjengelig faktagrunnlag basert på data fra overvåkinger, målinger,
statistikker og avvik og analysere dette mht å:


Bedømme at HMS-systemet er hensiktsmessig og virker
Bedømme hvor eventuelle tiltak kan og bør iverksettes
*Korrigerende tiltak
Hensikten med korrigerende tiltak er å eliminere årsakene til oppståtte avvik og hindre gjentakelse.
Fullførte tiltak rapporteres til ledelsen. Utfra prinsippet om at avvik = læring gjennomgås
avviksbehandlingen på fellesmøter med samtlige ansatte hvor Kvalitets- og HMS-arbeid er en del av
agendaen.
Når avvik oppstår etableres det umiddelbart avviksdokumentasjon og korrigerende tiltak iverksettes
ihht den. Avvik behandles elektronisk i DigitalHMS
Forebyggende tiltak
Slike tiltak er rotfestet i bedriftens rutiner for risikovurdering.
Risikovurdering HMS
Risikovurdering gjennomføres som en del av våre vernerunder. Etablerte risikovurderinger
gjennomgås, og eventuelle nye faremomenter risikovurderes og behandles. Risikovurderinger og
sikker jobbanalyser (SJA) dokumenteres i DigitalHMS
Risikovurdering Kvalitet
Risiko for kvalitetsavvik søkes å forebygges ved kontinuerlig evaluering av våre prosesser. Hvert ledd i
våre prosesser evalueres ut fra: hva kan gå galt og hvordan kan vi forhindre det.
KVALITETSHÅNDBOK
TP Nordic AS
Revisjon 2 2012
Styringssystemet for TP Nordic skal sikre at virksomhetens totale styring skjer på en effektiv og sikker
måte innenfor de rammer som er gitt av konsernledelsen.
Styringssystemet skal ivareta system for planlegging og sikring av kvalitet i prosesser og produkter,
basert på kravene i NS-ISO 9001-2008 og prinsippene for total kvalitetsledelse.
For å ivareta ovennevnte er systemet delt inn med følgende nivåer for styrende dokumenter:
NIVÅ 1
Vår bedriftshåndbok, som beskriver hvordan vi arbeider med Kvalitetsstyring og Internkontroll.
Håndboken er bygget opp etter kravene i ISO-standarden og beskriver vår etterlevelse av
Internkontrollforskriften. Den skal beskrive vårt kontinuerlige forbedringsarbeid samt gi nødvendig
informasjon til våre medarbeidere, kunder, leverandører, eiere og andre forretningsforbindelser.
NIVÅ 2
Inneholder våre hovedprosesser og beskrivelser av dokumenterte rutiner innenfor prosessene for
oppfyllelse av kravene innenfor Internkontrollforskriften.
DigitalHMS inneholder TP Nordic AS sine egne krav og prosedyrer til gjennomføring av
avviksregistrering og håndtering av disse. Videre foreligger det dokumentasjon for internkontroll,
vernerunder, risikovurderinger og sikker jobbanalyser.
NIVÅ 3
Resultatdokumentasjon / registreringer ( registreringer og resultater ved etterlevelse av
dokumentasjon for HMS og internkontroll ).
KVALITETSHÅNDBOK
TP Nordic AS
Revisjon 2 2012
Beskrivelse dokumentnummerering
De 2 første siffer er prosess /avdeling , de 3 neste siffer er løpenummer 1-999
10 = Ledelse
30 = Adm 50 = Logistikk &
70= Lager
90 =
produkt
Støttefunksjoner
20 = Kvalitet & HMS
40 = Salg 60 = Ledig
80=Innkjøp
Dokumenterte prosedyrer som tilfredsstiller krav i ISO 9001:2008
Dokumentnummer
10.001
10.002
Dokument
Ledelse
Ledelse
10.003
10.004
10.005
10.006
10.007
10.008
10.009
10.010
10.011
10.012
Ledelse
Ledelse
Ledelse
Ledelse
Ledelse
Ledelse
Ledelse
Ledelse
Ledelse
Ledelse
20.001
20.002
20.003
20.004
20.005
20.006
20.007
20.008
20.009
20.010
20.011
Kvalitet
Kvalitet
Kvalitet
Kvalitet
Kvalitet
Kvalitet
Kvalitet
Kvalitet
Kvalitet
Kvalitet
Kvalitet
20.012
20.013
Kvalitet
Kvalitet
30.001
Administrasjon
Kontorrutiner ( samlerutine for
post/arkiv/korrespondanse etc)
40.001
40.002
|40.003
40.004
40.005
40.006
Salg
Salg
Salg
Salg
Salg
Salg
Registrering av forespørsel og tilbud
Forespørsel skaffevare
Matrise for kundesegmentering
Sjekkliste for tilbud
Kreditering av ordre / vareretur
Standard salgsbetingelser
50.000
Logistikk & produkt
Ikke aktuelt for vår bedrift
70.001
Lager
Ankomstkontroll
Kvalitetshåndbok
Ledelsens gjennomgåelse av kvalitetsog miljøsystemet
Organisasjonskart
Funksjonsbeskrivelser
Kvalitet og HMS politikk
Fullmakts- og attestasjonsmatrise
Ansettelseskontrakt
Opplæringsmatrise
Arbeidsreglement
Plan for kompetanseutvikling
Ledig
Ledig
Dokumentregisteret ( dette dokument)
Termer og definisjoner
Dokumentstyring
Interne revisjoner m/ ekstern revisor
Interne revisjoner
Registreringer
Forbedringsarbeid
Avviksregistrering og behandling
Revisjonsplan
Arkivnøkkel
Kundeklager og
reklamasjonsbehandling
Miljøprofil
Avfallshåndtering
Utgave
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
KVALITETSHÅNDBOK
TP Nordic AS
Revisjon 2 2012
Dokumentnummer
70.002
70.003
70.004
70.005
70.006
70.007
70.008
70.009
70.010
Dokument
Lager
Lager
Lager
Lager
Lager
Lager
Lager
Lager
Lager
Vedlikehold og kalibrering av utstyr
Vareplukk fra lager
Regulering av lagerbeholdning
Lasting og lossing med truck
Prosedyre for direkteordrer
Prosedyre for varetelling
Emballering og merking
Varsel om retur fra kunde
Transport varer fra kunde
80.001
80.002
80.003
80.004
80.005
Innkjøp
Innkjøp
Innkjøp
Innkjøp
Innkjøp
Innkjøpsprosedyre
Oversikt over godkjente leverandører
Forespørsel til leverandører
Evaliuering av leverandører
Registrering av avvik på leverandør
90.001
Støttefunksjoner
Utgave