Anskaffelsesstrategi fra 0 til 100 på 12 år DSBs visjon «Et trygt og robust samfunn – der alle tar ansvar» DSB har ansvar på samfunnssikkerhetsområdet innen: • Nasjonal, regional og lokal sikkerhet og beredskap, brann- og elsikkerhet, industri- og næringslivssikkerhet, farlige stoffer, produkt- og forbrukersikkerhet. • DSB har ansvar for Sivilforsvaret. • DSB er underlagt Justis- og beredskapsdepartementet. • Etablert i dagens form i 2003 Innkjøpsmønster: • Ca. 250 millioner per år. • 120 løpende kontrakter / 60 kontraktsansvarlige • 2 anskaffelsesmedarbeidere • 70 anskaffelser + avrop og kontraktsoppfølging Hva kjøper vi? Alt fra destruksjon eksplosiver via kaffemaskiner og krisestøtteverktøy CIM til skogbrannslukking med helikopter og tjenesteuniformer til Sivilforsvaret Strategisk anskaffelsesarbeid «Har ikke tid til å tenke strategisk, har så mye å gjøre» Anskaffelser og RR 2003 - 2015 Ved første revisjon i 2003: «Riksrevisjonen finner det kritikkverdig at Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap ikke har fulgt gjeldende lover og regler når det gjelder anskaffelser...» Historien fra 2003 til 2008  Etter kritikk fra Riksrevisjonen og uavhengig rapport om ulovligheter innen anskaffelsesområdet, starter et stort oppryddingsarbeid i DSB.  Det ansettes anskaffelsesmedarbeidere  Det innføres en overordnet rutine for anskaffelser  Det samordnes en anskaffelsesfunksjon i DSB  I 2008 gir direktøren mandat for utarbeidelse av Anskaffelsesstrategi 2009-2012 Strategi 2009-2012 Målsetning: «Profesjonell gjennomføring av anskaffelser ut fra reelt behov, med riktig kvalitet og riktig pris.» Strategien har fokus på lovlighet, standardisering og intern kommunikasjon Mål satt for 2009-2012 (1. prioritetsmål)  Gjennomføre anskaffelser lovlig  Innføre rutiner for anskaffelsesprosessene  Implementere standard rammeverk, maler  Innføre elektronisk anskaffelsessystem (KGV)  God intern kommunikasjon om strategi (2.- og 3. prioritet)  Tverrfaglig samhandling  Klare rollebeskrivelser internt  Rutiner for kontraktsoppfølging (utarbeidelse og implementering) Før ny strategi 2013-2016 (2017) DSB ba om den vanskelige rapporten «Hva har vi ikke oppnådd?»:  Måloppnåelse 2009-2012: – Anskaffelsesfunksjonen har hatt stor fokus på profesjonalisering av prosessen for å sikre at anskaffelser gjennomføres i tråd med regelverk – Tiltak knyttet til kommersielle gevinster har blitt nedprioritert i perioden Før ny strategi 2013-2016 (2017) frts  Funn i prosedyrer og prosess: – Anskaffelsesprosessen er lik for alle anskaffelser over 100 000 NOK – Anskaffelsesprosessen mangler tverrfaglighet og metodeverk for de aktivitetene i prosessen som har størst betydning for behovsdekning, pris og kvalitet på leveransene – Anskaffelsesfunksjonens formelle rolle i prosessen er for snever til å sikre at funksjonen blir et reelt kompetansesenter  = DSB synes å være moden for å øke fokus på kommersielle hensyn i perioden fremover. Resultat av strategi 2009-2012: HOLDNINGSENDRING! – De tilsatte i DSB vil gjøre det lovlig, (og de får hjelp). Den viktigste gevinsten av første strategiperiode var at organisasjonen var moden for mer. Strategiarbeid fra start til mål på 7 punkter 1. ROS-analyse av funn 2. Lage en «nå-analyse» og et målbilde NÅ-situasjon S A N N H Manglende kontroll med planleggingsfasen Stort antall anskaffelser per år per anskaffelsesressurs. Lav brukerinvolvering Få markedsanalyser Lav tverrfaglighet Ø Manglende kontraktsoppfølging Y S Y Liten kjennskap til avtaler i virksomheten N Lav avtalelojalitet L I G H M Desentralisert innkjøpsbeslutning E D I U M E T Manglende fakturakontroll Fare for manglende konkurransegjennomføring L A Manglende forankring hos ledelsen Fare for ulovlig gjennomføring av anskaffelser V LAV MEDIUM HØY SÅRBARHET: Lovlighet – Behovsdekning – Økonomi – Omdømme Strategiarbeid fra start til mål på 7 punkter 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. ROS-analyse av funn Lage en «nå-analyse» og et målbilde Sette ny målsetning Lage handlingsplan Sette måleparametere Måle Rapportere Ny målsetning: «Profesjonell planlegging, gjennomføring og oppfølging av anskaffelser skal sikre DSB effektiv ressursbruk og god behovsdekning» («Profesjonell gjennomføring av anskaffelser ut fra reelt behov, med riktig kvalitet og riktig pris.») Hvordan tenker vi strategisk hver dag?  Vi passer på at alle avgjørelser og arbeidsoppgaver støtter opp under de strategiske målene  Vi ser til at alle nye rutiner, arbeidsoppgaver, maler, systemstøtte m.v støtter oppunder Målet  Vi passer på at alle rapporter og prosjekter i perioden skal støtte Målet Hvordan jobber vi på… … overordnet nivå? Hvordan jobber vi … … fra dag til dag? STATUSSKJEMA FRAMDRIFTSSKJEMA KONTRAKTSOVERSIKT STATISTIKK Hvordan jobber vi … … med rapportering? Anskaffelser og RR 2003 - 2015 Ved første revisjon i 2003: «Riksrevisjonen finner det kritikkverdig at Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap ikke har fulgt gjeldende lover og regler når det gjelder anskaffelser...» Ved revisjon av regnskapet for 2013: «…Anskaffelsene var veldig bra dokumentert og gjennomført tydelig og ryddig. Ikke ofte vi i Riksrevisjonen sier sånt, men jeg er imponert» Takk for meg! Anne Marit Langedal Seniorrådgiver DSB/ADM/EAD [email protected]