Vedlegg 2: Prosjekt «Effektiv samhandling og forvaltning i
hjelpemiddelverdikjeden»
Ansvarlig: NAV Hjelpemidler og tilrettelegging
Arbeidssted: NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag, Trondheim
NAV Hjelpemiddelsentral er et ressurs- og kompetansesenter innen hjelpemidler og tilrettelegging
som bl.a. bistår landets kommuner innenfor hjelpemiddel- og tilretteleggingsområdet. Det er en
hjelpemiddelsentral i hvert fylke, og samlet har disse til enhver tid et forvaltningsansvar for
hjelpemidler på lager og til utlån til en verdi av i størrelsesorden NOK 8 – 10 mrd. Årlig omsetning i
nye hjelpemidler beløper seg til ca. NOK 4,4 mrd. Det settes klare krav til forvaltningen av
hjelpemidler, herunder anskaffelser, utlevering, innlevering, gjenbruk, men også til sikkerhet knyttet
til hjelpemidlene samt kompetansekrav hos alle som håndterer hjelpemidler i verdikjeden NAV –
kommune - leverandører. En velfungerende hjelpemiddelforvaltning handler om hvordan kvalitet,
sikkerhet, forvaltning og kompetanse ivaretas i hele verdikjeden til beste for bruker.
Det er en betydelig utfordring å møte behovet for og krav til kunnskapsdeling, informasjonsflyt,
opplæring og ivaretakelse av sikkerhet langs verdiaksen NAV Hjelpemiddelsentral – leverandør –
kommune – bruker. Det er tidligere gjennomført et pilotprosjekt med mål å kartlegge potensial og
grunnlag for et hovedprosjekt, dette er ikke realisert.
Status er at vi har god innsikt i og forståelse av problemstillingen og vi har forslag til mulig løsning.
Gjennom bruk av innovasjonsstipendiat ønsker vi å få opp innovative løsningsforslag som først og
fremst fremmer en bedre tjeneste, men som også bidrar til større effektivitet hos alle involverte parter
og som ikke minst kan bidra til at vi evner å møte de utfordringene hjelpemiddelområdet,
hjelpemiddelverdikjeden, kommunene og NAV står overfor i årene som kommer.
Oppsummert
- Vi har en svært godt utbygd og velfungerende hjelpemiddelforvaltning i Norge, men samtidig
med betydelig behov for nye innovative løsninger.
- Forvaltningen er kompleks, preget av mange aktører, fragmentert og til dels feil/ulik
informasjon i verdikjeden
- Det ligger ikke til rette for et sammenhengende internkontrollsystem i tråd med
internkontrollforskriften
- Rapporter fra Riksrevisjonen og DSB belyser med stor tydelighet et behov for omfattende
systemforbedring
- Det er en risiko for feil produkt, produktfeil, feil bruk og brukerfeil
- Alle aktørene i verdikjeden har et betydelig potensiale for økt effektivitet, bedre sikkerhet, økt
kvalitet og bedre tjenester for bruker.
Utfordringsbildet
Hjelpemidler og tilrettelegging er og blir i stor grad et viktig virkemiddel for å forebygge helse- og
omsorgsbehov. I tillegg innvirker våre tjenester den enkeltes muligheter for mestring og deltakelse og
dermed muligheter for å komme i, og stå i arbeid. En effektiv hjelpemiddelverdikjede vil derfor ha stor
innvirkning både i et forvaltningsmessig perspektiv, et samfunnsperspektiv og i et brukerperspektiv.
NAV HJELPEMIDDELSENTRAL SØR-TRØNDELAG //
Postadresse: Postboks 2976 Sluppen // 7438 TRONDHEIM
Besøksadresse: Brøttemsveien 105 // 7072 HEIMDAL
Tel: 73 43 84 00 // Faks: 72 89 80 10
www.nav.no // [email protected]
Tross utfordringer har vi i dag totalt sett en velfungerende hjelpemiddelforvaltning. Imidlertid kreves
det innovative løsninger om vi skal kunne opprettholde og utvikle dette videre. Endringer i våre
omgivelser vil påvirke og legge nye premisser for våre tjenesteleveranser som i stor grad vil utfordre
oss på tjenesteutvikling. Omverdensanalyser og andre relevante prognoser tilsier at vi vil møte flere
store utfordringer i årene som kommer – spesielt utfordrende blir den signifikante økningen i antall
brukere:
Talet på brukarar som får hjelpemidler pr år, framskriving til 2030,
fordelt på aldersgrupper
80000
Antal brukarar
70000
0 - 19 år
60000
20 - 59 år
50000
60 - 69 år
40000
70 - 79 år
30000
80 - 89 år
20000
90 år og over
10000
2012
2013
2014
2015
2016
2017
2018
2019
2020
2021
2022
2023
2024
2025
2026
2027
2028
2029
2030
0
(Sigurd Gjerde: Arbeid og Velferd 2/2013)
Framskrivinga tilsier en formidabel økning. I perioden 2012 – 2030 vil få en økning fra 130.000 til
185.000 brukere, en økning på hele 42,5%.
I tillegg til sterk vekst i antall brukere, tilsier prognoser og analyser at vi også vil få en situasjon med
følgende preg:
-
-
-
Økt krav til kompetanse i verdikjeden som følge av økt kompleksitet generelt, og til
produktkompleksitet spesielt. Dette vil igjen sette et økt press på en velfungerende og
sammenhengende verdikjede. Stikkord: Digital teknologi – digital infrastruktur,
elektromedisinske hjelpemidler, robotteknologi, computerstyring, velferdsteknologi. Spesielt
vil vi understreke at digital teknologi i stor grad forutsetter en infrastruktur som må være
sammenhengende på tvers av forvaltingsnivåer og aktører i verdikjeden.
Samtidig med økt kompetansebehov, vil kommunene (særlig i distriktene) få større
utfordringer med å skaffe denne kompetansen. Dette vil gi et økt press på de andre aktørene i
verdikjeden.
Strammere økonomi, økt krav til effektivitet
Økte forventninger og krav til kvalitet i tjenesteleveransene.
Økte krav til sikkerhet generelt, men også som følge av økt produktkompleksitet og økt antall
brukere
2
I sum tegner status- og utfordringsbildet etter min vurdering et innovasjonsbehov med et betydelig
potensial.
I resultatområdet NAV Hjelpemidler og tilrettelegging består vårt målbilde av følgende
hovedmomenter som angår verdikjeden:
- Informasjonsflyten i hele verdikjeden, inkludert bruker, leverandør, kommune og NAV er
sammenhengende og delbar for aktørene.
- Riktig informasjon er til enhver tid (sanntid) tilgjengelig for alle i verdikjeden
- Vi har, og kan gjennomføre en effektiv internkontroll i tråd med forskriften
- Sikkerhet for bruker blir godt ivaretatt – i tråd med de forskrifter som gjelder for dette
- All relevant informasjon om hjelpemiddelet, herunder bruk av hjelpemiddelet er tilgjengelig
på alment tilgjengelige plattformer
- Alle hjelpemidler følges med èn identifikasjon i hele levetiden
- Bruker er involvert og informert, og kan være aktiv mht. eget hjelpemiddel
- Brukers integritet er ivaretatt gjennom sikre og velfungerende informasjonssystemer
Skal vi få realisert et slikt målbilde kreves nytenking, innovative løsninger på tvers av
forvaltningsnivåene/sektorene og problemløsning på tvers av leverandør, NAV og kommune.
Status i dag
NAV har til enhver tid et forvaltningsansvar for hjelpemidler på lager og til utlån, til en verdi av NOK
8 – 10 mrd. Årlig omsetning i nye hjelpemidler beløper seg til ca. NOK 4,4 mrd (også inkludert
ortopedi, høreapparater, ørepropper, biler og biltilpasning). Med et slikt omfang settes det naturlig nok
store krav til forvaltningen av hjelpemidler.
NAV v/Hjelpemiddelsentralene er også pålagt å ivareta et periodisk ettersyn av alle elektromedisinske
hjelpemidler. Internkontrollforskriften er utvetydig mht. de krav som skal ivaretas, ikke bare til
hjelpemidlets tilstand og sikkerhetsnivå, men også til den kompetansen alle som forestår
hjelpemiddelformidling skal inneha. Omfang og innhold i det forvaltningsansvaret
hjelpemiddelsentralene ivaretar er derfor svært omfattende og krevende.
Riksrevisjonen og Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap (DSB) har relativt nylig
gjennomført tilsynsbesøk på hjelpemiddelsentralene; Riksrevisjonen i 2012/2013 og DSB i 2011/2012.
Begge tilsynsrapportene påpeker vesentlige utfordringer for oss som resultatområde. Noen av de
forhold som blir påpekt er bl.a.
-
-
Betydelige avvik ved lagertellinger. Det påpekes bl.a. manglende systemstøtte som ett av flere
årsaksforhold til dette
Manglende oversikt over garanti på hjelpemidler. Riksrevisjonen bemerker at det er
mangelfull systemstøtte på området, og at det dermed ikke finnes oversikter over når
garantiperioden utløper for de enkelte hjelpemidlene
Generelt manglende systemstøtte på flere områder
Uoversiktlige systemer for utlån av hjelpemidler
Hjelpemiddelsentralen har ikke sikret at det kun er personell med dokumentert kompetanse
som videreformidler sikker bruk av utstyr eller reparerer elektromedisinsk utstyr
Internkontrollen til kommunene og hjelpemiddelsentralen må samordnes
Sentralene mangler et helhetlig avvikssystem i tråd med internkontrollforskriften, og har med
det ikke et fullstendig internkontrollsystem som sikrer at helse, - miljø- og sikkerhet blir
ivaretatt på en systematisk og forebyggende måte
3
Vi bemerker at rapportene fra Riksrevisjonen og DSB i stor grad bygger på en vurdering av
hjelpemiddelsentralene isolert sett, i mindre grad til hele den verdikjeden som hjelpemiddelsentralene
inngår i. Dette må imidlertid ses i et helhetsperspektiv og relateres til de forhold som Riksrevisjonen
og DSB påpeker overfor hjelpemiddelsentralene opp mot hele verdikjeden. Det bildet som da dannes
gir både oss som en sammenhengende verdikjede og som enheter i NAV betydelige utfordringer.
Vi har som resultatområde jobbet iherdig med å lukke avvik som følge av disse to rapportene.
Samtidig ser vi en klar sammenheng mellom avvikene i rapportene og det forhold at vi som en av flere
aktører i en verdikjede ikke har tilfredsstillende systemer for informasjonsdeling, kunnskapsdeling og
forvaltning av hjelpemidler gjennom hele kjeden. I tillegg: Sett i lys av prognoser og kommende
utfordringer på området, vil dette være en problematikk som vil forsterkes betydelig.
Hjelpemiddelsentralene inngår i den nevnte verdikjeden sammen med bl.a. kommuner, leverandører
og brukere. En velfungerende hjelpemiddelforvaltning handler derfor ikke bare om hvordan NAV
ivaretar sitt forvaltningsansvar alene, men like mye om hvordan kvalitet, sikkerhet, forvaltning og
kompetanse ivaretas i hele verdikjeden.
Det er en betydelig utfordring å ivareta dette ansvaret på en tilfredsstillende måte. Mangelen av felles
informasjons- og kunnskapsdelingssystemer forsterker denne utfordringen. Verdikjeden er derfor lite
sammenhengende og koordinert, det ligger ikke til rette for et sammenhengende internkontrollsystem i
tråd med internkontrollforskriften og sikkerheten for bruker kan i ytterste konsekvens bli redusert.
Denne situasjonen gir også NAV store utfordringer mht. å drive en effektiv forvaltning. Forvaltningen
av hjelpemidler preges av mange manuelle rutiner, fragmentert informasjon og til dels feilaktig
informasjon.
På denne bakgrunn gjennomførte NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag et forprosjekt i 2011 –
2012: «Effektiv samhandling i hjelpemiddelverdikjeden» med undertittel «Et prosjekt for å vurdere
bruk av allment tilgjengelig teknologi i formidlingen av hjelpemidler». Forprosjektet avdekker både
store svakheter i verdikjeden og et betydelig potensial i bruk av ens identifikasjon av hjelpemidlene
ved hjelp av QR-koder og allmennteknologiske løsninger for å styrke verdikjeden og dermed legge
4
betydelig bedre til rette for både en god og effektiv forvaltning og en bedre kvalitet i tjenestene.
Sluttrapporten fra forprosjektet beskriver både nåværende situasjon og et potensial og mulighetsrom
for forbedring og utvikling. Det er dette potensialet vi ønsker å jobbe med videre.
Kontaktinformasjon og søknad
Send oss en kort beskrivelse av hvem du/dere er, bakgrunn, kompetanse og hvorfor dere vil være en
relevant kandidat for oppdraget.
Frist: 1. august 2015
Søknad sendes til: [email protected], merket «Innovasjonsstipendiat i NAV»
Har du spørsmål, kontakt Frode Selbo på [email protected] eller tlf. 907 87 157
5