1 - Difi
fornye – forenkle – forbedre Tilpasning av statens lederplakat til egen virksomhet For å gi effekt må virksomhetens lederplakat være målrettet, forankret og konsistent 1 2 3 Målrettet Forankret Konsistent Virksomhetens lederplakat må fremheve hvilke kjennetegn ved god ledelse som er særlig viktige Alle ledere må føle eierskap til virksomhetens lederplakat og etterleve den i det daglige Virksomhetens HRprosesser må gjenspeile lederplakaten 3 Kommunal- og moderniseringsdepartementet Arbeidet med tilpasning av lederplakaten i staten kan gjennomføres i seks trinn 1 2 3 4 5 6 Forstå lederplakat i staten Definere eget formål Idémyldring Analysere og oppsummere Vurdere og beslutte Lansere og ta i bruk Ansvarlig: Toppleder Ansvarlig: Toppleder Ansvarlig: Toppleder med støtte fra HR/personal Ansvarlig: HR/personal Ansvarlig: Ledergruppe og evnt. arbeidsgruppe Ansvarlig: Toppleder Involvering: Min: toppledergruppe Maks: alle ledere Involvering: Min: toppledergruppe Maks: alle ledere Involvering: Min: topp- og mellomledere Maks: alle ansatte Involvering: Min arbeidsgruppe Maks: toppledergruppe Involvering: Min: toppledergruppe Maks: Alle ledere Involvering: Min: toppledergruppe Maks: alle ledere Viktig å huske på: Dette er en innledende aktivitet som ikke bør ta for mye tid Viktig å huske på: Må sees i sammenheng med virksomhetens utfordringer og mål Viktig å huske på: Dette er en kreativ aktivitet som fordrer et trygt ytringsklima. Viktig å huske på: Dette er en analytisk aktivitet som skal forenkle og gi oversikt Viktig å huske på: Dette er en krevende aktivitet der god fasilitering er avgjørende Viktig å huske på: Hver enkelt leder må ta plakaten i bruk og stille krav til at andre gjør det samme Nyttige spørsmål: Hva er formålet med lederplakat i staten? Hvilke nye krav stiller den til statlige ledere? Nyttige spørsmål: Hvordan kan en lederplakat for virksomheten bidra til at vi når våre overordnede mål? Nyttige spørsmål: Hvordan skaper vi verdi for våre brukere? Hva slags ledelse har vi behov for i fremtiden? Nyttige spørsmål: Hva er fellesnevnerne i beskrivelsene av ønsket ledelse og lederadferd? Hvor har vi behov for å løfte oss? Nyttige spørsmål: Hvilke forventninger må det stille til ledere for at virksomheten skal nå sine mål? Nyttige spørsmål: Hvordan skal jeg anvende lederplakaten i det daglige? Hvordan kan jeg måle om den blir brukt? Ønsket resultat: Felles forståsele for lederplakat i staten Ønsket resultat: Felles forventninger til prosess og resultat Ønsket resultat: Et bredt tilfang av ideer og tanker rund ledelse og lederadferd i virksomheten Ønsket resultat: En oppsummering hva som bør kjennetegne god ledelse i virksomheten Ønsket resultat: Lederplakat for virksomheten Ønsket resultat: Ledelse som bidrar til økt måloppnåelse 4 Tittel på presentasjon Kommunal- og moderniseringsdepartementet Trinn 1 handler om å forstå lederplakaten i staten Formål Forstå formålet med lederplakaten i staten og hvilke krav den stiller til ledere og lederes atferd Aktiviteter - Innhente informasjon/Sette seg inn i bakgrunnen for lederplakaten i staten - Gjennomgang av plakaten i ledergruppen(e) Ansvarlig Toppleder gjennomfører diskusjon i sin toppledergruppe Støttespillere HR/personal-leder Involvering Minimum: toppledergruppe Nyttige spørsmål - Hva skal lederplakaten i staten bidra til? - Hvilke nye krav stiller den til statlige ledere? - Hvilke forventninger skaper den hos mellomledere, medarbeidere, tillitsvalgte og brukere? Resultat Felles forståelse for lederplakaten i staten blant virksomhetens (topp)ledere Maksimum: alle ledere i virksomheten 1 2 3 4 5 6 Forstå statens lederplakat Definere eget formål Idémyldring Analysere og oppsummere Vurdere og drøfte Ferdigstille og ta 5 Tittel på presentasjon i bruk Kommunal- og moderniseringsdepartementet Trinn 1: tips og råd på veien Tips og råd - Verktøy Informer medarbeidere, verneombud og tillitsvalgte om lederplakaten i staten og virksomhetens ansvar knyttet til den - Se nettsiden til program for bedre styring og ledelse for mer informasjon om lederplakaten http://blogg.regjeringen.no/bedrestyringogledelse/ «Da vi startet diskusjonen trodde vi at dette kom til å bli en enkel øvelse. Det viste seg at vi satt med ganske forskjellige oppfatninger av hva den nye lederplakaten handler om – jeg er glad vi tok oss tid til denne runden før vi satte i gang.» «Vi brukte et utvidet ledermøte på å diskutere ny lederplakat for staten. Det fikk oss til å innse at vi har behov for mer diskusjon om hvordan vi utøver ledelse i vår virksomhet» 1 2 3 4 5 6 Forstå statens lederplakat Definere eget formål Idémyldring Analysere og oppsummere Vurdere og drøfte Ferdigstille og ta i bruk Kommunal- og moderniseringsdepartementet Trinn 2 handler om å avklare hva formålet med arbeidet skal være Formål Bli enige om hva dere ønsker at prosessen skal munne ut i, og hva dette produktet (heretter kalt lederplakat for virksomheten) skal brukes til hos dere Aktiviteter - Ansvarlig Toppleder Støttespillere HR/personal-leder eller en prosjektleder med ansvar for arbeidet med lederplakat Involvering Minimum: toppledergruppe Nyttige spørsmål - Resultat Felles forventninger til prosess og resultat som er oppsummert i et dokument som kan følge videre prosess. Gjennomgå virksomhetens mål og strategier Drøfte hvordan bedre ledelse kan bidra til økt måloppnåelse for virksomheten Bli enige om hvordan en lederplakat for virksomheten skal bidra til bedre ledelse hos dere Maksimum: alle ledere i virksomheten Hvilke mål er satt og hvordan jobber vi med strategisk og langsiktig utvikling av egen organisasjon? Hva slags lederadferd har vi i vår virksomhet i dag? Hva slags lederadferd trenger vi for å nå målene våre? Hva slags lederadferd trenger vi for å motivere og veilede medarbeidere? Hva må kjennetegne vår lederplakat for at den skal kunne bidra til økt måloppnåelse? 1 2 3 4 5 6 Forstå statens lederplakat Definere eget formål Idémyldring Analysere og oppsummere Vurdere og drøfte Ferdigstille og ta 7 Tittel på presentasjon i bruk Kommunal- og moderniseringsdepartementet Nyttige erfaringer, tips og verktøy knyttet til trinn 2 Tips og råd - - - Verktøy Ta utgangspunkt i virksomhetens mål og strategi, og vurder på hvilke måter ledelse er avgjørende for økt måloppnåelse Tenk over hva virksomheten ønsker å bruke egen lederplakat (eller annet type sluttprodukt) til. Skal den for eksempel legges til grunn for lederssamtaler, rekruttering av ledere, evaluering av ledere, medarbeiderundersøkelser og andre målinger Pass på at alle i ledergruppen blir hørt og tar eierskap til arbeidet Informer verneombudtillitsvalgte om prosessen, ta tidlig stilling til deres involvering Informer medarbeidere om prosessen, og kommuniser hvordan de vil bli involvert, og hvordan det vil bli kommunisert underveis - Ta utgangspunkt i hva virksomheten allerede gjør på ledelsesområdet, og vurder hva dere ønsker å bygge videre på eller støtte opp om «Det var veldig klargjørende å koble arbeidet med lederplakat til samfunnsoppdraget og virksomhetsstrategien. Det fikk oss til å innse at dette ikke var noe vi kunne delegere til HR.» «Våre mellomledere har gitt tydelig uttrykk for at de ønsker tydeligere føringer for hva som er god ledelse. Det måtte vi legge til grunn» 1 2 3 4 5 6 Forstå statens lederplakat Definere eget formål Idémyldring Analysere og oppsummere Vurdere og drøfte Ferdigstille og ta i bruk Kommunal- og moderniseringsdepartementet Trinn 3 handler om gi rom for ideer og tanker knyttet til ledelse Formål Felles idemyldring rundt hva slags ledelse virksomheten trenger for å kunne levere på samfunnsoppdraget Aktiviteter - 1 Beslutte hvem som skal delta i idemyldringen f.eks. (toppledere og mellomledere, verneombud, tillitsvalgte, alle ledere, alle medarbeidere), om deltakelse skal baseres på frivillighet, osv Finne ut av hvilken form idemyldringen skal ha (hvilket opplegg den skal følge, hvordan skal den fasiliteres, skal den gjennomføres som ett eller flere møter osv.) Forberede og gjennomføre idemyldringen Ansvarlig Toppleder er overordnet ansvarlig, men vil ofte delegere det praktiske ansvaret til HR/personal-leder eller en utpekt prosjektleder. Støttespillere HR-avdelingen vil ofte kunne bidra med forberedelse og gjennomføring. Om nødvendig kan det hentes inn ekstern bistand til å utforme opplegg og fasilitere. Involvering Involveringen må sees i sammenheng med formålet for den overordnede prosessen. Det er viktig å sikre at involveringen blir bred nok til å få inn bredden i synspunkter på ledelse og lederadferd i virksomheten. For virksomheter som ikke er for store vil det være naturlig å involvere alle medarbeidere. Som et minimum bør topp- og mellomledere involveres, og det kan være naturlig å involvere verneombud og tillitsvalgte. Nyttige spørsmål - Resultat Et bredt tilfang av tanker og innspill rundt hva som bør kjennetegne ledelse i virksomheten Forstå statens lederplakat 9 Hvilke mål har vi? Hvordan skaper vi verdi for våre brukere? Hva slags type lederatferd trenger vi i vår virksomhet for å nå våre mål? Hva skal kjennetegne god ledelse i vår virksomhet i fremtiden? 2 3 4 5 6 Definere eget formål Idémyldring Analysere og oppsummere Vurdere og drøfte Ferdigstille og ta Tittel på presentasjon i bruk Kommunal- og moderniseringsdepartementet Nyttige erfaringer, tips og verktøy knyttet til trinn 3 Tips og råd - - - - Verktøy Denne aktiviteten vil skape forventninger hos medarbeiderne, så vær tydelig på hvordan arbeidet skal følges opp Vurder hvordan verneombud og tillitsvalgtes synspunkter skal innhentes For å bli vellykket må opplegget planlegges grundig, så sett av nok tid til forberedelse, Utform tydelige spørsmål/oppgaver, og test dem på utvalgte ledere/medarbeidere. God fasilitering er avgjørende for en vellykket gjennomføring. Planlegg hvordan fasiliteringen skal skje, tenk på hvilke situasjoner som kan oppstå underveis og hvordan disse kan håndteres. Bli konkret på hvilken adferd som er hensiktsmessig for god ledelse i vår organisasjon. - - Antall deltakere er avgjørende for valg av verktøy/prosessform/fasiliteringsteknikk Det finnes mange forskjellige fasiliteringstekniker som kan anvendes, som for eksempel idécafé, basarer, verdenscafé, storgruppemetode, open space Velg et verktøy som er egnet for å involvere store grupper mennesker, der deltagerne selv er bidragsytere Difis Helt sjef-trening kan gi nyttige innspill til verdisyn i virksomheten. Se http://heltsjef.difi.no «Det var inspirererende og lærerikt å reflektere om ledelse i lys av virksomhetens mål» «Da jeg så engasjementet hos forsamlingen var jeg veldig glad for at vi var så godt forberedt. Alle timene med planlegging var vel anvendt» «Vi jobbet mye med hvordan vi kunne knytte lederplakaten i staten opp mot hverdagsledelse hos oss» 1 2 3 4 5 6 Forstå statens lederplakat Definere eget formål Idémyldring Analysere og oppsummere Vurdere og drøfte Ferdigstille og ta i bruk Kommunal- og moderniseringsdepartementet Trinn 4 er knyttet til analyse og oppsummering Formål Analysere og oppsummere innspillene som fremkom på trinn 3 Aktiviteter Gå gjennom alle innspill og lete etter fellestrekk Sortere innspillene i kategorier etter de identifiserte fellestrekkene Gå gjennom hver kategori og oppsummer gjennom å trekke ut essensen Beskrive funnene i et notat som danner grunnlag for beslutning om lederplakat Ansvarlig HR/personal-leder eller prosjektleder Støttespillere HR-avdeling, analyseavdeling (hvis virksomheten har det) Involvering Minimum: HR/personal-leder/prosjektleder Nyttige spørsmål Hvilke dimensjoner har deltakerne vært opptatt av når de har drøftet ledelse? Hvilke 3-6 kjennetegn ved ledelse og lederadferd mener deltakerne vår virksomhet særlig behov for? Er sammenhengen mellom kjennetegn ved ledelse og måloppnåelse tydelig? Er det noen dimensjoner eller kjennetegn det er overraskende ikke er nevnt? Resultat En oppsummering av hva som bør kjennetegne god ledelse i virksomheten. Oppsummeringen må kunne brukes som utgangspunkt for utforming av lederplakat for virksomheten. Maksimum: utpekt arbeidsgruppe 1 2 3 4 5 6 Forstå statens lederplakat Definere eget formål Idémyldring Analysere og oppsummere Vurdere og drøfte Ferdigstille og ta 11 Tittel på presentasjon i bruk Kommunal- og moderniseringsdepartementet Nyttige erfaringer, tips og verktøy knyttet til trinn 4 Tips og råd Verktøy - Husk at denne prosessen handler om å oppsummere og forenkle. Målet er ikke at alle deltakerne skal kjenne igjen sine egen ord og formuleringer, men at fellestrekkene bak enkeltinnspillene fanges opp - Lederplakaten i staten kan brukes som et utgangspunkt for hvilke dimensjoner som bør inngå i oppsummeringen - Hvis det er store sprik i innspillene er det viktig at dette fremkommer - Vurder om det kan være hensiktigsmessig å involvere verneombud og tillitsvalgte i analysearbeidet «Vi måtte tvinge oss selv til å redusere antall dimensjoner ned til et håndterbart antall» «Det var viktig for oss å minne oss selv på at formålet med analysen var å gi ledergruppen et godt grunnlag for diskusjon og beslutning. Vi fikk den første analysen i retur, med beskjed om å koble den tydeligere mot virksomhetsmålene.» 1 2 3 4 5 6 Forstå statens lederplakat Definere eget formål Idémyldring Analysere og oppsummere Vurdere og drøfte Ferdigstille og ta i bruk Kommunal- og moderniseringsdepartementet Trinn 5 er knyttet til vurdering og beslutning Formål Beslutte lederplakat for virksomheten i valgt form Aktiviteter Drøfte oppsummeringen av idémyldringen Vurdere sammenhengen mellom kjennetegnene ved god ledelse og virksomhetens mål og strategi Bli enige om innholdet i lederplakat for virksomheten Utforme og beslutte lederplakaten Ansvarlig Toppleder Støttespillere HR/personal-leder eller prosjektleder Involvering Som et minimum må toppledergruppen involveres, siden det er de som skal eier lederplakaten og sikre at den blir etterlevd i egne avdelinger. For å sikre eierskap og legge grunnlag for en vellykket implementering kan det være hensiktsmessig med en bredere involvering, f.eks. av mellomledere. I mindre virksomheter kan alle ledere delta. Involvering av vernombud og tillitsvalgte bør også vurderes. Nyttige spørsmål Gir oppsummeringen fra idémyldringen oss et godt utgangspunkt for å utforme en lederplakat? Hva skal innholdet i vår lederplakat være? Hvordan skal vår lederplakat for virksomheten se ut? Resultat Ny lederplakat for virksomheten utarbeidet og vedtatt 1 2 3 4 5 6 Forstå statens lederplakat Definere eget formål Idémyldring Analysere og oppsummere Vurdere og drøfte Ferdigstille og ta 13 Tittel på presentasjon i bruk Kommunal- og moderniseringsdepartementet Nyttige erfaringer, tips og verktøy knyttet til trinn 5 Tips og råd Verktøy - Dette er en prosess som krever modning, og som bør gjennomføres som flere møter. Sett klare mål for hvert møte, og sørg for at alle som deltar tar eierskap til vurderingene og beslutningene. - Husk at innholdet i virksomhetens lederplakat må begrenses til utvalgte elementer for å bli tydelig – det er viktig å tørre å prioritere innholdet - Det kan være krevende å fasilitere diskusjonene som er nødvendige for å gjennomføre dette trinnet. Ta i bruk teknikker for fasilitering av gruppediskusjoner, og la en erfaren fasilitator få oppgaven «Vi synes det var krevende å finne de gode formuleringene. Vi endte opp med å anvende et kommunikasjonsbyrå for å få hjelp til å formulere gode budskap som oppfattes likt på tvers av organisasjonen.» «Det krevde en del mot av oss å tørre å bli tydelige nok på hva vi legger i ledelse til at det kunne oppsummeres i en lederplakat. Vi var nødt til å prioritere.» 1 2 3 4 5 6 Forstå statens lederplakat Definere eget formål Idémyldring Analysere og oppsummere Vurdere og drøfte Ferdigstille og ta i bruk Kommunal- og moderniseringsdepartementet Trinn 6 er knyttet til ferdigstillingen og hvordan virksomheten skal ta sin lederplakat i bruk Formål Lansere virksomhetens lederplakat og ta den i bruk Aktiviteter Presentere lederplakaten for ledere og ansatte Legge en plan for hvordan lederplakaten skal tas i bruk Implementere lederplakaten i tråd med plan Ansvarlig Toppledergruppe Støttespillere HR-avdeling, kommunikasjonsavdeling Involvering Alle ledere Nyttige spørsmål Hvordan skal vi kommunisere rundt lederplakaten slik at alle ledere og medarbeidere forstår hva den betyr? Hvordan skal ledere følges opp i tråd med lederplakaten? Hvordan kan vi anvende lederplakatene våre i våre HR-prosesser? Resultat En lederplakat som brukes i det daglige, og som påvirker måten ledelse utøves på i virksomheten 1 2 3 4 5 6 Forstå statens lederplakat Definere eget formål Idémyldring Analysere og oppsummere Vurdere og drøfte Ferdigstille og ta 15 Tittel på presentasjon i bruk Kommunal- og moderniseringsdepartementet Nyttige erfaringer, tips og verktøy knyttet til trinn 6 Tips og råd Verktøy - Husk at det er nå jobben starter! Implementering av lederplakaten krever at hver enkelt leder anvender den i det daglige - Bearbeide lederplakaten inn i intervjuguide og innstillingsmal for rekruttering av ledere - Bearbeide lederplakaten inni malverk for ledersamtaler - Det bør lages en plan for hvordan lederplakaten skal gjøres kjent i virksomheten - Det bør jobbes systematisk med hvordan lederplakaten skal innarbeides i eksisterende prosesser, som f.eks ledersamtaler, medarbeidersamtaler, rekrutteringsprosesser, kompetanseutvikling «Lederplakaten er med i infopakken til alle nye ledere» «Lederplakaten har gitt oss et felles språk for å snakke om ledelse» «Vi har lagt lederplakaten til grunn for vårt lederutviklings program» «Det har blitt mye tydeligere hva jeg kan forvente av min leder» 1 2 3 4 5 6 Forstå statens lederplakat Definere eget formål Idémyldring Analysere og oppsummere Vurdere og drøfte Ferdigstille og ta i bruk Kommunal- og moderniseringsdepartementet En vellykket implementering krever at hver enkelt leder reflektere over egen lederadferd Hvordan følger min leder meg opp på elementene i lederplakaten? Hvordan etterlever jeg lederplakat i det daglige? Hvordan etterlever min ledergruppe lederplakaten? Hvordan følger jeg opp mine underordnede ledere på elementene i lederplakaten? Kommunal- og moderniseringsdepartementet
© Copyright 2024