Akershus fylkeskommune
Sammen for nærvær
27.1 og 28.1 Tema:
Forebygging og oppfølging av sykefravær
Oppfølgingsplan og samtalen som verktøy
Elsa Sæbø, arbeidsgiverlos
Abdu Mokhtari, IA rådgiver
NAV Arbeidslivssenter Akershus
Sammen for nærvær!
 Å øke nærværet
 Hvordan kan jeg som leder bidra?
IA, 24.02.2015
Side 2
IA, 24.02.2015
Side 3
IA, 24.02.2015
Side 4
Tradisjonell modell sykefravær
Objektiv diagnose
Jobb
Helseproblemer
Mestringsproblemer
Fravær
Løsning: Bedre ansattes helse og tilrettelegging
IA, 24.02.2015
Side 5
Utfyllende modell sykefravær
Jobb
Nye oppgaver
Ny sjef
Nyskilt
Tidsklemma
Mestringsproblemer
Mangelfull kompetanse
Subjektiv diagnose
Omstilling
Helseproblemer
Økt tempo
Nytt IT-system
Nye krav
Konflikt med kolleger
Fravær
Løsning: Bedre ansattes mestringsevne kollektivt og individuelt
IA, 24.02.2015
Side 6
Helsefremmende arbeidsplass i et
helhetsperspektiv
IA, 24.02.2015
Side 8
IA, 24.02.2015
Side 9
IA, 24.02.2015
Side 10
IA, 24.02.2015
Side 11
IA, 24.02.2015
Side 12
IA, 24.02.2015
Side 13
Bedriftens rutiner
OppfølgingsEgenmelding
plan, til
ftrl §§ 8-23 –
sykmelder
8-26
aml 4-6
1-8
dager
4 uker
Dialogmøte
1, helt
sykmeldte
aml 4-6
7 uker
Oppdatert
oppfølgingsplan, til NAV
aml 4-6
8 uker
Aktivitetskrav
ftrl 8-4
26 uker
Dialogmøte 2
ftrl 8-7a
1 år
Dialogmøte 3
ftrl 8-7a
Eksterne arbeidsrettede tiltak
IA, 24.02.2015
Side 14
Erfaringer med oppfølgingsplan, et
konkret resultat av
samtalen/oppfølgingen?
 Forebygging og oppfølging av sykmeldte innebærer tiltak
som skrives i en oppfølgingsplan
 Hvordan kan planen bli et godt redskap for leder og
medarbeider?
IA, 24.02.2015
Side 15
Ledelse og kommunikasjon
 Ulike samtaler i ulike faser
 Korte oppfølgingssamtaler
 Bry-seg-om-samtale/bekymringssamtale (forebyggende)
 Oppfølging av sykmeldte
 Tilbakeføring til jobb, planlegging og oppfølging
 Vanskelige Samtaler: Samtaler vi gruer oss for, gjerne
utsetter. Det kan være tilbakemelding som skal gis,
ubehagelige tema som skal tas opp……
IA, 24.02.2015
Side 16
Den gode samtalen i praksis
 Den gode samtalen læres ikke gjennom å lese om eller å
høre om, men gjennom å gjøre selv og ved å få
tilbakemelding.
 Derfor trening i den gode samtalen
 Men først likevel: Noen tips og deres egne erfaringer…..
IA, 24.02.2015
Side 17
Funksjonsevne mistes gradvis derfor må vi
ta initiativ så tidlig som mulig (Perski 2008)
100 %
Funksjonsevne
A
0%
IA, 24.02.2015
B
C
TID
Side 18
Når gripe inn?
Endring i utføring av arbeid
… og atferd
… og dette varer over tid
Konsentrasjon – ukonsentrert
Produktiv – dårlig sluttføring
Prioriteringer – uorganisert
Sosial – isolering
I tide – for sent
Uakseptabel atferd
Humørsvingninger
Ruset på jobben
Hyppige korte fravær
Mistenksomhet
Tiltak som iverksettes
Den gode samtalen, samarbeid, tilrettelegging, HMS/rutiner
IA, 24.02.2015
Side 19
Hva er det som gjør en samtale vanskelig?
Hva mener du er de viktigste grepene man bør gjøre
for å få til gode samtaler?
IA, 24.02.2015
Side 20
Grunnlag for gode samtaler
 Tydelig på hensikt og mål
 Vise interesse og omsorg verbalt og nonverbalt
 Åpne spørsmål
 Jeg budskap
 Ærlig på egen usikkerhet
 Sjekke egen og den andres forståelse underveis
 Samtaleledelse og struktur
IA, 24.02.2015
Side 21
Gode grep i samtalen
En tydelig formidler
En god lytter
• Si at du er urolig / bekymret
• Si hvorfor (konkret) du er urolig /
bekymret
• Si at din bekymring kan være
ubegrunnet – at du kan ta feil
• Be om hjelp til å forstå!
• Legg inn pauser
• Åpen og nysgjerrig holdning - vis
interesse
• Oppfølgingsspørsmål
• Kom på sporet – spørsmål
• Tål pausene
• Sjekke forståelse underveis oppsummer
Nøkkelsetning: Vil det jeg sier nå føre
til samarbeid om endring?
IA, 24.02.2015
Side 22
Vær forberedt dersom samtalen blir
vanskeligere…
Motstand, uforståelighet, benekting
 Si at du fremdeles er bekymret
 Hold ut relasjonen!
 Avslutt samtalen
 Avtal neste møte
 Åpne opp for at hun/han kan ta kontakt før dette uten
at det blir maktkamp/skamreaksjon
IA, 24.02.2015
Side 23
Refleksjon og bevisstgjøring
Refleksjon er en krevende aktivitet som det ikke alltid er like lett å
håndtere alene.
Veiledning skal nettopp fungere som hjelp til refleksjon.
Økt bevissthet gjør at man lettere kan ta valg
og se konsekvenser
som gir mulighet for endring.
Lauvås og Handal 2000
IA, 24.02.2015
Side 24
Samtalebroer er enkle grep som flytter fokus
fra problem til ressurser og løsning
IA, 24.02.2015
Side 25
FASENE I SAMTALEN
Forberedelse
og ta initiativ
Starte
Tiltak /
løsninger
Utforske
Oppsummere,
evaluere
og avslutte
Etterarbeid
IA, 24.02.2015
Side 26
Utforskingsdelens innhold:
én fase - fire deler!
1. Mål for samtalen – innledende
2. Utforsking av problemet
3. Utforsking av ressurser
4. Oppsummering og presisering / justering av
målet
IA, 24.02.2015
Side 27
1. Mål for samtalen
Noen eksempler på spørsmål:
 Hva skal være annerledes etter denne
samtalen?
 Hva er det viktigste å snakke om i denne
samtalen?
 Hva skal vi ha ut av denne samtalen?
 Når denne samtalen er over, hva skal vi da
sitte igjen med?
IA, 24.02.2015
Side 28
2. Utforsking av problemet
Problemsnakk - Noen eksempler:
 Hva er de største utfordringene for deg akkurat når
det gjelder ….?
 Hvordan oppleves det?
 Hvor lenge har dette vært et problem / utfordring?
 Hvor ofte er det et problem / utfordring?
 I hvilke situasjoner oppleves det verre enn andre
ganger?
 Hvem andre merker problemet?
 Hvordan påvirkes de rundt deg av problemet?
IA, 24.02.2015
Side 29
3. Utforsking av ressurser
Løsningssnakk - Noen eksempler
 Er det noen ganger problemet er mindre enn ellers?
 Hva er annerledes da? Hvordan merker du det?
Hvordan merker andre det?
 I hvilke situasjoner er det ikke et problem?
 Hva er annerledes da?
 Er det noen ganger at de du omgås ikke legger merke til
problemet?
 Hvis problemet plutselig forsvinner, hvordan vil du (og
andre) merke det?
 Hva har du gjort så langt, som har vært til hjelp?
 Hva er det som gir deg håp om at det skal bli bedre?
IA, 24.02.2015
 Hva ville være det første skrittet i riktig retning?
Side 30
4. Oppsummering og presisering /
justering av målet
 Hvis du nå, etter den innledende samtalen vår
skulle si hva målet vårt med denne samtalen er,
så…
 Jeg oppfatter at målet vårt er… formålet med
denne samtalen er… hvordan forstår du det?
IA, 24.02.2015
Side 31
Viktig om utforskning:
 Gi den andre tid og rom til å sette ord på det
som er vanskelig å sette/finne ord på.
 Bruk stillhet og ekko/speiling for å invitere til
videre utforskning. Husk å bruke den andres
ord og begreper… og gjenta dem på en
aksepterende måte.
 Oppsummer ofte underveis.
IA, 24.02.2015
Side 32
Tiltak - løsninger
Utforskerdelen (Mål og
ressurser) har kimen til tiltak
og løsninger
”Realismeprat”
IA, 24.02.2015
Side 33
Tips til løsninger og tiltak
Samarbeid om å finne løsninger / tilrettelegging / tiltak.
f.eks: Nå skal du og jeg sammen finne noen løsninger /tiltak.
Bruk utforskedelen. Eksempler:
IA, 24.02.2015
•
Hva vil du foreslå, har du noen forslag/ideer?
•
Noe av det du synes har vært til hjelp tidligere, kan vi bruke
det nå?
•
Noen / kollegaer som du samarbeider godt med (når du har
det bra), kan de være til hjelp nå?
•
Når vi snakket om hva som skulle komme ut av denne
samtalen, foreslo du at… kan vi bygge litt videre på det?
•
Jobben må gjøres, hva foreslår du og hvordan kan jeg bidra?
Side 34
Oppsummere og avslutte
 En oppsummering for å sjekke felles forståelse og
sikre oppfølging:
 Hva er vi enige om? Hvem gjør hva?
 En avslutning for å evaluere samtalen
IA, 24.02.2015
Side 35
Oppgave
Trening – oppfølgingssamtale og
oppfølgingsplan
IA, 24.02.2015
1.
Velg et case, bruk noen minutter til
forberedelse
2.
Gjennomfør samtalen og bruk tips
som er gjennomgått
3.
Skriv oppfølgingsplan
Side 36
Oppfølgingsplan
Skal inneholde:
 en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver
 en vurdering av arbeidsevne
 aktuelle tiltak i arbeidsgivers regi
 aktuelle tiltak med bistand fra
myndighetene
 plan for videre oppfølging
IA, 24.02.2015
Side 37
Case : Tidlig samtale – forebygge
sykefravær……..
 Kari/Kai har endret seg i det siste.
 Det har vært noe korttidsfravær rundt helger og
forsentkomming
 Den ansatte spiser lunsj alene og virker mer oppfarende
enn tidligere
 Leder innkaller til en oppfølgingssamtale og
oppfølgingsplan skal lages
IA, 24.02.2015
Side 38
Case – Oppfølging av sykmeldt
Per har vært sykmeldt i snart 4 uker og som hans leder innkaller du ham til en
samtale for å utarbeide en oppfølgingsplan ihht oppfølgingsrutinene.
I de ukene som Per har vært syk har det vært liten dialog mellom deg og Per.
Grunnen er at hans lege har sagt at det er for tidlig for Per å gå tilbake til jobb og
Per har uttrykt ønske om at han vil være i fred.
Per føler at han ikke strekker til hverken i jobb eller hjemme. For første gang i sitt
liv kjenner han seg nedstemt og tiltaksløs. Han syntes det er vanskelig å være
åpen om det på jobben. Han har alltid kommet godt overens med kollegene og
blir sett på som en ressurs både faglig og sosialt.
Kollegene har sett at over tid så har han endret seg. Han har blitt mer oppfarende,
har trukket seg fra felles lunsj og har vært mye mer stille enn han pleier å være.
.
Du innkaller Per til en samtale på ditt kontor og dere skal lage en oppfølgingsplan

Hvordan vil du som hans leder legge opp samtalen her?

Hva kan være utfordringene?

Hva kan du gjøre for at samtalen skal oppleves som positiv?
IA, 24.02.2015
Side 39
Case: Langtids sykmeldt
 Lise jobber som lærer på en skole der det er en del
utfordringer med enkelt elever. Hun har vært sykmeldt i
snart 6 måneder.
 I disse månedene har det vært noe kontakt mellom den
ansatte og leder
 Det har vært vanskelig å få til konkrete tiltak i en
oppfølgingsplan
 Lise forteller om vond nakke og behandling hos
fysioterapeut samt slitenhet.
 Hun har gitt uttrykk for at hun ønsker å komme tilbake men
ikke til undervisning
IA, 24.02.2015
Side 40
Den gode samtalen – veien videre…….
 Hva kan du ta med deg videre?
 Hva kan du fortsette med å gjøre?
 Hva kan du evt. gjøre mindre av?
 På hvilke måter skal dine medarbeidere merke at du er mer
bevisst når du gjennomfører samtaler?
IA, 24.02.2015
Side 41
Litteratur
 Eide og Eide (2006) Kommunikasjon i relasjoner,
Gyldendal Akademisk, Oslo
 Langslet, Gro (2012) LØFT på sitt beste, Gyldendal
Akademisk
 Spurkeland, Jan (2000) Relasjonsledelse, Tano
Aschehoug
 Slinning, Erik og Haugen, Rune (2011) Helsefremmende
lederskap. Gyldendal Akademisk
 Pettersen R.C & Løkke J.A. (2004) Veiledning i praksis-
grunnleggende ferdigheter. Universitetsforlaget Oslo.
 Olsen, Bjørnar & Nystuen Pål (2010), En jobb å gjøre.
Gyldendal
IA, 24.02.2015
Side 42
Gode hjelpere
 I egen organisasjon: HR, HMS, VO, TV
 Bedriftshelsetjeneste
 NAV Arbeidslivssenter; egen IA rådgiver, kurstilbud,
veiledning av ledere/veiledning av grupper av ledere,
kompetansepåfyll, skreddersøm til bedriften innen ulike
tema, arbeidsmiljøprosesser
 Informasjon om arbeid og psykisk helse: Boka: En jobb å
gjøre av psykologene B. Olsen og P. Nystuen
IA, 24.02.2015
Side 43
Navs tilbud og andre tilbud innen arbeid
og psykisk helse
 Sees i morgen! Kompetansepakke til arbeidslivet
 Arbeidsgiverlos innen arbeid og psykisk helse
 Arbeidslivscoach innen inkludering/jobbstrategien
 Senter for jobbmestring
 Raskere tilbake, arbeidsgivertelefon: 75 42 64 06
 KID/KIB kurs i kommunene, Angstringen, Selvhjelp
Norge, Mental helse: Arbeidslivstelefonen
IA, 24.02.2015
Side 44