Sak 8/15 FAST SEKRETARIAT
Bakgrunn:
Bakgrunnen for at denne prosessen i sin tid startet opp var blant annet;
 Å sikre bedre kontinuitet i arbeidet, ved at styret og adm. ikke ble nye på samme tidspunkt.
 Ha muligheten til å bygge opp kompetansen i nettverket.
 Det er økonomisk gunstig å unngå nyetablering og innkjøringsfaser hvert 4. år
Prosessen:
Skjemaet nedenfor gir referanse til vedtakene som er fattet i saken siden oppstarten i september
2013 i omvendt kronologisk rekkefølge, og med referanse til saksnummer på styremøter og
rådsmøter, dokumenter og rapporter. På neste side finner dere et kort sammendrag av vedtak og
prosessen. Saksgrunnlagene er lagt ved i egen zippet mappe.
Dato
Vedlegg Ref. saksnr.
Styre- og
rådsmøter
Beskrivelse
20.03.15
19.03.15
26.02.15
23.02.15
16.02.15
28.01.15
1
2
3
4
5
01.01.15
01.01.15
01.01.15
20.11.15
6
7
8
9
Styremøte: Styrets innstilling til rådet
Sluttrapport fra KS og presentasjon
Fremdriftsplan for prosessen fra KS
Bekreftelse på oppdrag
Tilbud fra KS
Styremøte: Vedtak om forespørsel til KS, Gjennomgang av
evalueringsskjema og styrets vekting av kriterier.
Søknad fra Fjellregionen/Hedmark fylkeskommune
Søknad fra Buskerud fylkeskommune
Søknad fra Oppland fylkeskommune
Invitasjon til å søke om fast sekretariat utsendt
m/retningslinjer
Rådsmøte: vedtak om fast sekretariat, godkjenning av
retningslinjer
Rådsmøte: vedtak om nye vedtekter tilpasset fast sekretariat
Styremøte: styrets innstilling til rådet mht. nye vedtekter og
forslag til prosess mht. fast sekratariat
Styremøte: utredning om organisering av FRS
Styremøte: beslutning om utredning mht. fast sekratiarat
10+12/15
4/15
4/15
13.11.15 10
R7/15
17.06.14 11
02.04.14 12
R8/14
11/14
31.01.14 13
7.-8.
14
nov 14
11.09.13 15
2/14
25/13
19/13
Styremøte: Notat fra Buskerud fk om organisering av
Fjellregionsamarbeidet
1
Vedlegg Sammendrag av vedtak og prosess
1
2
3
4
5
6,7,8
9
10
11
12
Kjell M. Melbybraaten fikk forfall på kort varsel pga. kansellert fly fra Valdres. Styret godkjente
ikke Kjell B. Melbybråtens fullmakt til Marit Blomlie.
Styret endret på tilrådingen fra KS, ved avstemming.
Styrets vedtak:
Styret innstiller søkerne i følgende rekkefølge;
1. Buskerud fylkeskommune
2. Oppland fylkeskommune,
3. Hedmark fylkeskommune og Regionrådet for Fjellregionen
Denne innstillingen legges frem for avstemming på Rådsmøtet 5. juni. Sammen med KS sin
innstilling, referat fra styremøtet og fremgangsmåte.
Arild Sørum Stana inviteres til å legge frem rapporten og sin innstilling. Stemmeavgivning
gjennomføres på tilsvarende måte som på styremøte.
Sluttrapport fra KS med evaluering av søknadene og innstilling_
1. Oppland fylkeskommune
2. Hedmark fylkeskommune og Regionrådet for Fjellregionen
3. Buskerud fylkeskommune
Fremdriftsplan for KS-prosess mottatt og sendt styret. Datoer for møter ble justert etter behov.
Tilbud fra KS mottatt og sendt styre og adm. gruppe for tilbakemelding og valg av nivå på
utredning. Styremedlemmene gav godkjenning pr. mail. Alternativ 1 på nivå på oppdraget ble
valgt for å få en grundig gjennomgang. Bekreftelse på oppdraget ble gitt den 23.2.
Evalueringsskjema og vekting av kriterier
Sekretariatet utformet evalueringsskjema med vekting av kriterier og evaluering av søknadene.
Styret gjennomførte vektingen (ref. s 7 i KS-rapporten), men gjorde etter drøfting følgende
vedtak:
Styrets vedtak:
Styret besluttet følgende prosedyre for saksforberedelse av endelig valg av lokalisering:
Sekretariatet kjøper tjeneste av KS-konsulent, som gjennomfører nødvendige intervju av styre,
sekretariat og søkerne, kommer med innstilling og rekkefølge på søkerne. Arne Vinje, leder saken
på rådsmøte. Økonomi: godkjent ramme for kjøp av tjenester er satt til 100.000
3 søknader mottatt
Regionrådet i Hedmark/Hedmark fylkeskommune
Buskerud fylkeskommune
Oppland fylkeskommune
Invitasjon til å søke om fast sekretariat utsendt m/retningslinjer
Rådets vedtak
Retningslinjene for søknad om fast sekretariat er godkjent. Invitasjon til å søke om sekretariatet
sendes ut etter rådsmøtet. Fristen for søknader settes til 1. januar 2015.
Rådets vedtak 17. juni 2014.
Rådet i Fjellregionsamarbeidet vedtok på rådsmøte 17. juni 2014 at sekretariatet i
Fjellregionsamarbeidet skal være fast, og at prosessen videre skulle gjennomføres slik;
1. Sekretariatet utarbeider retningslinjer for søknad i samråd med administrativ gruppe og
jurist, og legger disse frem på styremøte 5. september for godkjenning
2. Det sendes en henvendelse til medlemmene av Fjellregionsamarbeidet, som er egne
rettssubjekt, med spørsmål om de ønsker å ta ansvaret for sekretariatet. Søknader
sendes styret innen fristen for innmelding av saker til rådsmøtet i 2015.
3. Avstemning og endelig beslutning om lokalisering og dato for implementering gjøres på
rådsmøtet i 2015.
Drøfting av forslag til endring av vedtektene som grunnlag for fast sekretariat. Jurist, Ola
Selvaag, fra Oppland Fylkeskommune deltok på møtet. Han har bistått sekretariatet med
nødvendige justeringer av vedtektene i forhold til beslutningen om fast sekretariat, og FRS
benytter anledningen til å gjøre andre endringer. Vi ble av Selvaag anbefalt å gjøre vedtektene så
korte og konsise som mulig og supplere denne med en samarbeidsavtale.
2
13
14
15
Styrets vedtak: Samarbeidsavtalen ble vedtatt endret til retningslinjer. Styret godkjente
endringene i vedtektene og retningslinjer gjengitt nedenfor. Endelig utkast sendes ut til
korrektur og innspill så snart som mulig med en ukes korrekturfrist. Dette gjelder også øvrige
papirer til rådsmøtet. Om nødvendig gjennomføres nytt telefonmøte.
Sak 2/14 Utredning om organisering av FRS.
Styret diskuterte nødvendig fremdriftsplan for prosessen etter kort presentasjon.
Styrets vedtak: Styret vedtok å gjennomføre prosessen i to trinn.
1. Vedtak om fast sekretariat og nye vedtekter legges frem på rådsmøte 2014, og markerer
oppstarten av en lokaliseringsprosess. I tillegg til vedtektene utformes det samarbeidsavtale som
gjelder mellom medlemmene og ansvarlig part for sekretariatet.
2. Lokalisering besluttes på ekstraordinært rådsmøte i tilknytning til årskonferansen.
Styret vedtok at administrativ gruppe
skulle gjøre en enkel utredning og komme med en anbefaling for
fremtidig organiseringa av FRS med utgangspunkt i fast sekretariat.
Organisering av Fjellregionsamarbeidet
Jon- Andreas presenterte sitt notat. Presentasjon vedlagt
Styrets vedtak: Styret tok orienteringen til etterretning, og ber
administrasjonen utarbeide forslag til videre prosess.
3