1. No category

1
Ledergruppen ved NT-fakultetet
Referat fra møte i ledergruppen tirsdag 02.06.2015, kl. 09.15 – 11.30
Representanter
Navn
Fakultet
X Dekan Anne Borg
Fakultet
X Prodekan for forskning og nyskaping Tor
Grande
Fakultet
Institutt for biologi (IBI)
Institutt for bioteknologi (IBT)
X Instituttleder Kjetil Rasmussen
Vara: Nestleder for utdanning Olav
Vadstein
Vara: Nestleder for forskning Kjell Morten
Vårum
Institutt for fysikk (IFY)
Instituttleder Erik Wahlström
X Vara: Nestleder for utdanning Jon
Andreas Støvneng
Vara: Nestleder for forskning Catharina
Davies
Institutt for kjemi (IKJ)
X Instituttleder Marie-Laure Olivier
Vara: Nestleder for utdanning Karina
Mathisen
Vara: Nestleder for forskning Signe
Kjelstrup
Institutt for materialteknologi
(IMT)
Instituttleder Erik Wahlström
Studentrepresentant -realfag Ole
Martin Kringlebotn
X Prodekan for utdanning og formidling
Øyvind W. Gregersen
X Instituttleder Else Berit Skagen
Vara: Nestleder for utdanning Richard
Strimbeck
Vara: Nestleder for forskning Augustine
Arukwe
Institutt for kjemisk
prosessteknologi (IKP)
Forfallsliste
X Fungerende Instituttleder Jens-Petter
Andreassen
Vara: Nestleder for utdanning Hallvard
Svendsen
Vara: Nestleder for forskning Sigurd
Skogestad
X Instituttleder Jostein Mårdalen
Vara: Nestleder for utdanning Fride
Vullum-Bruer
Vara: Nestleder for forskning Knut
Marthinsen
Studentrepresentanter – realfag
Ole Martin Kringlebotn
Vara: Karoline Quintard
Studentrepresentanter –
sivilingeniør
X Åge Johansen
Vara: Andrea Hjelt
Representanter for midlertidig
ansatte
X Forsker Catherine Taylor Nordgård
Vara: Stipendiat Torstein Nesse
Andre deltakere
Følgende deltok under sak 58/15:
Vidar Broholm, IMT
Aud Lise Kulseth, IFY
Gorm Beck, seksjonssjef
Ingunn Kjøllmoen,
prosjektøkonom
Hans Jakob Jakobsen, IBI
Referent for ledergruppen: administrativ koordinator Susanna M. Brynhildsen.
2
SAKSKART
NTL-sak 58/15 BEVISST



Orientering ved dekan Anne Borg
Ingen saksvedlegg
Kontorsjefer deltok under presentasjonen av saken.
NTL-sak 59/15 Oppfølging ARK


Orientering ved dekan Anne Borg
Ingen saksvedlegg
NTL-sak 60/15 Status leiested


Orientering ved dekan Anne Borg og seksjonssjef Gorm Beck
Ingen saksvedlegg
NTL-sak 61/15 Planlegging høstens aktiviteter/viktige datoer


Orientering ved dekan Anne Borg
Ingen saksvedlegg
o Instituttledersamling til høsten
o Studietur til Brüssel
o Science week Boston
o Budsjettseminar
Orienteringssaker:

NTNU Toppundervisning ved prodekan Øyvind Weiby Gregersen
Eventuelt:







Kollegabasert veiledning oppfølging av påmelding
Besøk fra rektor ved instituttene – innspill på dato
Dialogmøte med rektor den 23.10 – er godkjent av alle.
SFF-initiativ
Fakultetsstyret den 28.5
Tilbakemelding fra Arbeidstilsynet
Annonsering av prøveforelesning
Kommentarer til innkalling:
o Ingen kommentarer.
3
Godkjenning av referatet
Referatene for ledermøtene den 02.06.2015 ble godkjent med noen endringer.
NB. Sommeravslutningen til ledergruppen finner sted den 9.6 etter kl 18.
Oppdaterte referat finnes ved: K:\felles\Ledergruppen\Ledergruppen 2015\Vår 2015\
Instituttenes 15 minutt:
o IMT stilte et spørsmål om institusjonelle avtaler med SINTEF. IMT har erfart at antall
avtaler reduseres, samtidig som disse avtalene har en strategisk betydning for begge
parter i fremtidige satsinger. Runden rundt bordet viste ulike praksis; noen har
institusjonelle avtaler, andre løser dette gjennom prosjektavtaler. Prosjektet «Bedre
sammen» vil ta dette temaet opp. NT fakultetet skal være likeverdig samarbeidspartner,
ikke en underleverandør.
Studentenes 5 minutt:
o Tidligere er det stilt spørsmål om begrunnelsen for stenging av leseplasser rett før
eksamensperioden. Prodekan ØWG har fulgt opp dette, og svaret er at alle er enige om at
dette var uheldig uten at det er konkretisert mer om hvorfor dette skjedde, eller hvordan
unngå tilsvarende situasjoner i fremtiden.
o Møtet den 2.6 var siste møte for Åge Johansen. Han takket ledergruppen for godt
samarbeid. Vi ønsker lykke til med videre studier!
SAKSKART
NTL-sak 58/15 BEVISST
•
Innledning ved dekan Anne Borg, presentasjon prosjektøkonom Ingunn Kjøllmoen
o Tilgangen til BEVISST gjelder fom 8. juni, og systemet vil gi muligheten til å ha oversikt
over sentrale styrings- og ledelsesinformasjon. Videre er det mulig å sammenligne sin
egen enhet (både institutt og fakultet) med øvrige enheter ved NTNU. Innlogging via
Innsida.
o NT har 5 superbrukere: Jo Esten Hafsmo (studie), Anne Sæther (forskning), Oddny
Sagmo (HR) samt Ingunn Kjøllmoen og Britt Iren Tiseth på økonomi. Disse kan
kontaktes ved spørsmål og innspill på funksjonaliteter som ønskes utviklet.
NTL-sak 59/15 Oppfølging ARK
•
Orientering ved dekan Anne Borg
•
Presentasjon i møtet lagt ved i ledergruppemappen for 02.0.62015.
o I tillegg til de instituttvise prosessene, ble det pekt ut ett område for fellessatsing:
- Medarbeidersamtaler
o Når det gjelder medarbeidersamtaler, er det behov for å avklare hvem man skal ha
medarbeidersamtaler med. Det er behov for ulike typer innhold (inklusivt
karriereutvikling) avhengig av hvilken stilling man har.
o HR forbereder oppfølgingen av saken til høstens ledermøte.
o For øvrig var ledergruppen fornøyd med prosessen med opplæringen av ARK. Det ble
påpekt at korrekturen på presentasjonene burde være bedre gjennomgått på forhånd.
Det var også noe forskjell mellom de engelske og norske versjonene.
o Det er viktig at man ser effekten av slike undersøkelser i sitt nærmiljø, og derfor er det
behov for å snakke om de lokale tiltakene og ha et godt system for lokal oppfølging.
4
NTL-sak 60/15 Status leiested
•
Orientering ved dekan Anne Borg og seksjonssjef Gorm Beck
o Instituttene rapporterte tilbake om status med innføringen av leiested:
- IBI har identifisert leiestedene og prisberegnet dissee. Tilleggspris på kostbart
utstyr. I nye søknader er leiestedspriser brukt, tar nye pris i bruk fom 2016.
- IMT har prisberegnet 6 av 7 leiested, nye NFR-prosjekt har nye leiestedspriser. Har
ikke opplevd spesifikke problemstillinger ved utarbeidelsen av søknader sammen
med SINTEF.
- IBT har tatt i bruk leiested, og nye søknader har fått lagt inn nye priser.
- IKP har etablert leiested pr faggrupper, ulike pris pr leiested. Nye prosjekter bruker
nye leiestedspriser.
- IFY har lagt inn ca 50% av leiestedene, resterende rulles ut i juni. NORTEM avventes
med (spørsmål om eierskap – fakultet). Noe forsinket pga kapasitet på økonomi.
- IKJ har etablert alle leiesteder og prisberegnet, og prisene er brukt siden
01.01.2015.
o Felles for alle institutt er spørsmålet bl.a. om egenfinansiering som virkemiddel,
håndtering av masterstudenene. For at instituttene skal kunne lære av hverandre,
inviteres det til en ½ seminar om leiested. Seksjonssjef GB tar initiativ til å kalle inn til
dette.
NTL-sak 61/15 Planlegging høstens aktiviteter/viktige datoer
 Orientering ved dekan Anne Borg
o Instituttledersamling 2.-3.9 (invitasjon til dette er allerede sendt). Aktuelle tema for
samlingen er postdoc/forsker, karriereutvikling, senioring. kategorien, ledelse ifm
fusjonen, forberedelse til høring om faglig organisering, innstilling fra prosjektet
Administrative funksjoner.
o Studietur til Brussel. NTNUs kontor åpner 22.-23.9. Prodekan TG tar kontakt med Nina
Sindre for å avtale om program for studieturen. Planlegges gjennomført på slutten av
høsten.
o Transatlantic science week «Blue futures». Viktig at fakultetet er representert – dette
er både en faglig og politisk arena. Prodekan TG er allerede i Boston under denne
tiden, ønskelig at IBI, IBT og IKJ vurderer om instituttlederen eller andre deltar. Link til
mer informasjon:
http://www.forskningsradet.no/en/Event/Transatlantic_Science_Week_2015_Blue_Fu
tures/1254008868947?lang=en
o Budsjettseminar organiseres som et forlenget ledermøte kl 8:15-12. Tilstede også noen
fra NTNU sentralt samt kontorsjefer inviteres. Dato 18.8.
5
Orienteringssaker:
•
NTNU Toppundervisning ved prodekan ØWG
o Presentasjonen er lagt inn under ledergruppen-mappen for 02.06.2015.
Eventuelt:
 Kollegabasert veiledning oppfølging av påmelding
o Påmelding lav fra IFY og IKJ, ønsker at instituttene vurderer deltakelsen på nytt. Dette
er en obligatorisk ordning for gitt målgruppe (maks 8 år siden ansettelse, gjennomført
PEDUP). Øvrige ansatte oppfordres også til å delta i ordningen.
 Besøk fra rektor ved instituttene – innspill på dato
o I forbindelse med fusjonsprosessen ønsker rektor møte med alle enhetene til høsten.
Dette skal organiseres av instituttene og være instituttenes møte (viktig å være
forberedt med tema). Oppdatering pr 30.6: Rektors kontor har kommet med
møteplan, og det blir 14.9 for IBI og IBT og 16.9 for resten av instituttene. Eget
program og mail er sendt til alle instituttlederne samt dekan. Send oversikt på rom
der møtene finner sted til Susanna innen 4.9. Rektor ønsker «innspill på hva som er
viktig for akkurat ditt institutt/i deres fagmiljøer; hva dere er opptatt av og om det
er spesielle tema dere ønsker å drøfte med rektor». Innspill sendes rektor seinest 1
uke før møtet.
 Dialogmøte med rektor den 23.10 – er godkjent av alle.
 SFF-initiativ
o Frist for å sende inn skisse til fakultetet var 3.6 kl 11. Egen mail om dette ble sendt.
 Fakultetsstyret den 28.5
o Fakultetsstyret har godkjent planen for vitenskapelige stillinger som fremlagt i møtet.
Instituttene kan sette i gang med prosessene. Saker frem mot sommeren kan tas som
sirk pr epost.
 Tilbakemelding fra Arbeidstilsynet
o Krav fra Arbeidstilsynet knyttet til laboratorieundervisningen i Organiska kjemi
grunnkurs er oppfylt.
 Annonsering av prøveforelesning
o IMT skal ha prøveforelesning ifm en ansettelse, og vil ha innspill på kanaler der dette
kan annonseres. Tema knyttet til KOMPIS-undervisning.