Statusrapporter
Statusrapporter – fra prosjekter som KLP har støttet i 2014 1 For KLP er målrettet HMS-arbeid og fokus på arbeidsmiljø viktig for å sikre trygge pensjonsordninger for fremtiden. Vi har i mange år samarbeidet med kommuner, helseforetak og bedrifter om å finne fram til tiltak som bidrar til helsefremmende og inkluderende arbeidsplasser. Gjennom dette samarbeidet har vi erfart at våre kunder oppnår gode resultater. En helsefremmende og inkluderende arbeidsplass bidrar til redusert sykefravær, færre uføre og ansatte som står lenger i jobb. Trivsel på arbeidsplassen er viktig for ansatte og lønnsomt for arbeidsgiver. En viktig målsetting for det kunderettede HMS-arbeidet til KLP er å løfte fram erfaringer fra kundenes prosjekter. Gode ideer og aktiviteter bør deles! I 2014 støtter KLP 42 prosjekter. Vi har samlet statusrapporter fra 40 av prosjektene i dette heftet. Her kan du blant annet lese om hva de har gjort, hvilke resultater de har oppnådd og hva de mener andre kan lære av sitt prosjekt. God lesning! Oktober 2014 Vibeke Os Bratlie Avdelingsleder HMS 2 Innhold Aremark kommune: Flå, Gol, Hemsedal, Hol, Nes, Ål kommuner: Fredrikstad kommune: Førde kommune: Hammerfest kommune: Helse Stavanger HF, Psykiatri: Helse Sør-Øst: Karmøy kommune: Karmøy kommune: Kongsberg kommune: Larvik kommune: Larvik kommune: Lier kommune: Lillehammer kommune: Lillehammer kommune, Lillehammer Helsehus: Lillesand kommune: Masfjorden kommune: Narvik kommune: Nesset kommune: Nord-Aurdal kommune: Nordberghjemmet: Nøtterøy, Tjøme og Tønsberg: Porsgrunn kommune: Ringebu kommune: Ringerike kommune: Ringerike kommune: Sel kommune: Skedsmo kommune: Songdalen kommune: St Olavs hospital: Stavanger kommune, Stord kommune: Sykehuset Innlandet HF: Sørlandet sykehus: Vardø kommune: Volda kommune: Ørsta kommune: Østre-Toten kommune: Øyane sykehjem: Ålesund kommune: .............................4 Hvor mange syke kan de friske tåle .................................6 Mindfulness som strategisk lederverktøy ........................9 Onsdagsgruppa ................................................................11 Felles fokus! Fra fravær til nærvær ...............................14 Trygg arbeidsdag .............................................................17 Livsstyrketrening for langtidssykemeldte .....................20 Omdømmebygging gjennom tydelig ledelse ..................23 Sammen om en nærværskultur ......................................25 Sammen om de gravide ...................................................29 På stell ...............................................................................31 Trygg i jobb ......................................................................33 Arbeidsglede og nærvær .................................................35 LE-DEL-SE ......................................................................37 Grønn glede ......................................................................40 I livsfasene ........................................................................44 Krafttak for tilsette ..........................................................49 HMS- neste steg ...............................................................51 Helse i alt vi gjør ..............................................................54 Raskt tilbake ....................................................................56 Vi-følelsen .........................................................................58 Lederprogram LUP .........................................................60 Langtidsfrisk ....................................................................62 .............................................................64 Varme hjerter og villige hender......................................66 Vi trenger deg ...................................................................69 Frisk og glad .....................................................................73 ............................................................75 Verdiprosjektet.................................................................78 Tilbake til arbeid .............................................................81 Magnet ..............................................................................85 Saman om ein betre kommune .......................................87 Helsefremmern.................................................................90 Kvinners jobbtilknytning ................................................92 Alle på plass......................................................................95 Videreføring Leiarskap ...................................................98 Omdømmebygging.........................................................100 I hoppes om en bære kommune....................................103 Magnet ............................................................................106 Sterkere sammen ...........................................................109 3 Aremark kommune Økt nærvær gjennom etisk refleksjon i hverdagen Virksomhet Virksomhet pleie og omsorg, Aremark kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Sten Morten Henningsmoen; [email protected]; tlf: 452 52 953 Prosjektets hovedmål Økt nærvær gjennom en styrket fellesskapsfølelse og gjensidig respekt for hverandre og hverandres oppgaver og ansvar. Kort beskrivelse av tiltak • Opplæring av prosjektgruppe ved prosjektstart, og fokus på felles videreutvikling gjennom deltakelse på seminarer o.l. • Opplæring av etikk-veiledere • Ny turnus med avsatt ukentlig tid til etisk refleksjon. • Kick-off og fagsamlinger for alle ansatte, med evaluering underveis. I tilknytning til prosjektet har vi også startet internopplæring rundt temaene fag og lovverk innen virksomheten. Vi har også startet en gjennomgang av kvalitetssikringsarbeidet i virksomheten, og vil innføre elektronisk kvalitetssystem i løpet av neste halvår. Vi har også satt fokus på medarbeideroppfølging gjennom blant annet økt fokus på medarbeidersamtaler. Resultater/foreløpige resultater Prosjektet er fortsatt i startgropa, men gjennom å bruke god tid på forberedelser og involvering av tillitsvalgte, verneombud og andre nøkkelpersoner opplever vi at prosjektet har god oppslutning i personalgruppa. Gjennom opplæringen har vi også godt motiverte refleksjonsveiledere. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Prosjektet springer ut av vårt fokus på sykefravær i virksomheten. Gjennom dialog med tillitsvalgte og verneombud ble det gjennomført personalmøte der vi i plenum kom fram til 3 tiltak for å styrke nærværet. Dette prosjektet er ett av de tre tiltakene. Vi mener at godt samarbeid med de ansatte, og forankring i personalgruppa, har vært avgjørende for at prosjektet har fått en så god start. Prosjektet er godt forankret i ledelse i virksomheten og på rådmannsnivå. Vi ser også at det har vært fornuftig å bruke god tid i startfasen av prosjektet – både for å sikre god forankring og opplæring av nøkkelpersoner i prosjektet. 4 Notater 5 Flå, Gol, Hemsedal, Hol og Ål kommuner Hvor mange syke kan de friske tåle Virksomhet Kommunene i Hallingdal, Flå, Nes, Gol, Hemsedal, Ål og Hol Kontaktperson/kontaktinformasjon Helene Holand, løn- og personalleiar i Gol kommune [email protected] tlf 916 73 902 Prosjektets hovedmål Dette er vårt overordna SMARTE mål: S Bedre tilstedeværelse og nærvær i organisasjonen M: Konkrete og målbare delmål som vil si noe om hver enkelt situasjon/delmål. A: Det vil gå ut invitasjon til aktuelle målgrupper. Målet skal være kjent og det skal være frivillig å delta. Ved å delta vil deltagerne akseptere målet og bli kjent med effekten av prosjektet. R: Vi vil ha noen felles mål på tvers av kommunene men starter ellers med delmål i enkelte av kommunene. Da vil nytteverdien komme på plass før vi ev. utvider delmåla til enda flere kommuner. T: Vi vil holde oss til vedlagte budsjett og prosjektplan, i første omgang 1 år men vi ser for oss at prosjektet kan forlenges til en periode på 3 - 5 år. E: Vi vil evaluere nytteverdien og søke videre prosjektmidler om vi får positivt resultat. Dette er planen for evaluering av prosjektet Plan 1. Tilstedeværelse, nærvær, personlig utvikling, verktøyet som ligger i metoden kan si noe om dette 2. Tilbakemelding fra de som deltar, for eksempel evalueringsskjema og/eller muntlig evaluering i gruppa når kurset avsluttes. 3. Se på sykefravær, er det akseptabelt 4. Hver av aktivitetene vil være et delprosjekt som evalueres Kort beskrivelse av tiltak Våren 2014 er det gjennomført tiltak i tre av kommunene 1. Flå Her er det gjennomført tiltak i hele personalgruppa i enheten. Flå er en liten kommune der alle kjenner alle og mange er i slekt med hverandre. De aller fleste har flere relasjoner til hverandre i tillegg til å være kolleger. Kartlegging av arbeidsmiljøet viser en arbeidsplass med høy trivsel og høyt sykefravær. De tre siste årene har sykefraværet vært på 15-18 %. Første halvår 2014 var sykefraværet 5,8-6,8 %. 2. Nes I Nes kommune har prosjektet jobbet i en avdeling som har hatt store utfordringer i arbeidsmiljøet over tid. Det har vært et negativt fokus og lite vilje til endring av eget arbeidsmiljø til tross for at det har vært satt inn ressursen for å bedre arbeidsmiljøet. Hensikten med delprosjektet var å gi de ansatte en verktøy slik at de kunne håndtere sin egen arbeidshverdag bedre og stoppe ukulturen med negativt fokus. Verktøyet kan brukes av alle både «de på golvet og ledere». Det har krevd noe av alle ansatte å delta i prosjektet. 3. Gol I Gol kommune er det en ledergruppe i hjemmetjenesten som deltar. Hensikten er todelt både teambuilding ved at de er sammen om dette prosjektet og å få et verktøy slik at de kan håndtere en krevende hverdag betre. I dette prosjektet startet Best solution med å presentere teorien. Høsten 2014 planlegger de å jobbe mer i mindre grupper slik at alle får erfaring med metoden. 6 Resultater/foreløpige resultater 1. Flå I årene 2011 til 2013 var sykefraværet fra 15 – 18 %. Sykefraværet er redusert til 5,8 -6,8 % til 1. halvår 2014. 2. Nes Prosjektet er nå avsluttet. Det har ikke løst alle problemer, men de ansatte har fått et verktøy som de kan bruke når ukulturen med negativt fokus dukker opp, et verktøy de kan bruke 24 timer i døgnet. 3. Gol Det er for tidlig å forvente resultater i dette delprosjektet 1. halvår. De fortsetter høsten 2014. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? I krevende personalsaker er vi avhengig av å ha en «verktøykasse» med metoder som vi kan bruke. Noen ganger velger vi å selv bruke metodene, andre ganger leier vi inn konsulenter. Alltid ønsker vi å løse saken, eller bedre forholdene for de ansatte. Dette prosjektet skal gi oss erfaringer og eksempler der vi bruker en metode og hjelpemidler som er nyutviklet. En metode der vi jobber med våre egne følelsesmessige reaksjoner på situasjoner. Dersom vi i Hallingdal får gode resultater gjennom dette prosjektet ønsker vi å formidle både resultatet og kunnskap om metoden til kolleger i andre regioner og fylker, først og fremst personallederne i BTV (Buskerud, Vestfold og Telemark). 7 Notater 8 Fredrikstad kommune Mindfulness som strategisk lederverktøy? En pilotstudie Virksomhet Fredrikstad kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Lena Myhrberg, [email protected], tlf. 69306522/47286920 Prosjektets hovedmål Undersøke virkninger blant ledere og ansatte i kommunale barnehager etter mindfulnessintervensjon for barnehageledere. • • • • • Gjennomføre mindfulnessopplæring for barnehageledere. Legge til rette for regelmessig mindfulnesspraksis. Måle forbedringspunkter ved hjelp av validerte spørreskjemaer i prosjektperioden. Utforske opplevde endringer ved hjelp av intervjuer med deler av utvalget. Utarbeide verktøykasse for mindfulnessintervensjon som strategisk lederutvikling. Kort beskrivelse av tiltak Høsten 2014: For ledere: kvantitativ undersøkelse ved spørreskjema før intervensjon. Spørsmålene omhandler selvledelse, engasjement og grad av mindfulness. Ledere vil gjennomgå et opplæringsprogram i mindfulness som avsluttes i desember. For ansatte: kvantitativ undersøkelse ved spørreskjema av engasjement før intervensjonen for ledere. Jan-august 2015: For ledere: gjentakelse av kvantitativ undersøkelse. I tillegg 3-6 dybdeintervjuer For ansatte: gjentakelse av kvantitativ undersøkelse. Analysearbeid av kvantitative og kvalitative data i samarbeid med referansegruppa. Rapportskriving. Resultater/foreløpige resultater Foreløpig er det gjennomført 1.gangs spørreskjemaundersøkelse for ledere (102spm) og for ansatte (17spm). For ikke å påvirke intervensjonen er det kun teknisk ansvarlig for undersøkelsene som har tilgang til dataene. Intervensjonen startet den 16.sept. med kick-off en halv dag med Ivar Vehler som ekstern bidragsyter. Dagen hadde fokus på mindfulness i relasjonelt lederskap. Forelesning og øvelser. Fortsettelse på intervensjonen starter 7.oktober. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Det avhenger av hvilke resultater vi oppnår og er vanskelig å ha en formening om nå. Dersom undersøkelsen viser en positiv utvikling blant ledere og/eller ansatte, og at dette kan skyldes intervensjonen, vil det være interessant å prøve den ut på flere grupper. Det finnes foreløpig få studier om mindfulness i arbeidslivet og som lederutviklingsverktøy. Vi har så langt møtt stor interesse og nysgjerrighet rundt prosjektet i forskermiljøet. 9 Notater 10 Førde kommune: Onsdagsgruppa Virksomhet Førde kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Personalsjef Jan B Moe Prosjektets hovedmål • Betre den fysisk helse- og meistringsoppleving for den einskilde ved gjennomføring av fysisk aktivitet i arbeidstida. • Skaffe oss erfaring om denne type tiltak er med på å redusere sjukefråveret hos tilsette med jamleg sjukefråver. • Gje grunnlag for beslutning om dette er eit tiltak som skal setjast i verk på breiare skala i heile kommunen frå 2015. Kort beskrivelse av tiltak I tre piloteiningar er det plukka ut ti tilsette (denne har no blitt redusert til åtte deltakarar) som har eit høgt sjukefråver eller høgt korttidsfråver. Dei skal i perioden februar - desember 2014 trene i arbeidstida to gongar i veka (1t pr gong ) på treningssenteret Spenst, og under oppfølging av fysioterapeut frå kommunen si bedriftshelsetenesta (Stamina helse). Innleiande helseundersøkinga samt test avgjorde om det vert fellestrening eller individuell trening evt kombinasjon av desse to. Undervegs vert det gjennomført evaluering av sjølve opplegget og av innsatsen hos den einskilde. Resultater/foreløpige resultater Evaluering i mars og mai gav ikkje noko klar indikasjonar på at deltakarane opplevde reduserte symptom/plager og/eller betra funksjon/arbeidsevne som følgje av deltaking i prosjektet. Evalueringa før sommarferien viste mindre endringar i dette bildet men dei fleste var blitt vedvarande positiv innstilte til treninga og opplegget. Ny evaluering ultimo september. Her kjem det no m.a fram følgjande: • 5 av 8 har som hovudregel fleire treningsøkter pr veke enn dei to i arbeidstida. • Alle gir uttrykk for at dei meiner og opplever at treninga er bra for dei, men ikkje alle greier å vere like konkrete i å skildre korleis. • 7 av 8 seier at fellestreninga gjer det enklare å kome seg på trening. • Varierande tilbakemelding i høve om treninga gir overskot: Dei fleste oppgir at treninga ofte gir oppleving av større overskot og at dei taklar arbeidsdag og kvardagen elles betre. Men samstundes kan dei same personane andre dagar/periodar oppleve at treninga ikkje har slik effekt. Dei tilskriv dette eiga helse; at totalbelastninga i periodar vert i største laget. Til dette kjem at fleire har avgrensa røynsle med trening frå tidlegare, og familiære/sosiale årsaker. • 7 personar rapporterer om at dei ikkje har hatt nytt fråver frå jobb med sjukmelding pga muskel-/skjelettplager sidan dei starta i prosjektet. • 2 av deltakarane er tilbake i sine ordinære stillingsprosent på høvesvis 75 og 100% etter lang tids fråver. • Nokre har hatt fråver av andre årsaker eller meir samansette årsaker eller kortvarig fråver 11 • • • Ei deltidstilsett gjekk frå å ha hyppig korttidsfråver til å gå ekstravakter i vår. Grunngjev auka kapasitet med fråver av kroppslege symptom og smerter etter at ho kom i gang med styrketrening. Ei av deltakarane spring no trappene der ho vaskar medan ho sender tralla i heisen. Tidlegare måtte ho også sjølv ta heisen. 1 tilsett har vore ein del vekke frå jobb pga symptom som delvis kan vere relatert til ny/uvan belastning i samband med treninga. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Det vi og andre kan lære av prosjektet er: • Kandidatar må ha ein klar eigenmotivasjon for deltaking. Målsetjing bør formulerast saman med leiar før oppstart. • Arbeidsgjevar bør investere god tid til å gjennomføre ein grundig utveljings- og informasjonsprosess. • Arbeidsplassen som heilskap må vere informert om og positivt innstilt til at medarbeidar(ar) deltek. Næraste leiar må involvere seg, syne interesse og vere støttande. Syne at deltaking er noko arbeidsplassen prioriterer, ikkje berre den einskilde tilsette. Dette inkluderer å informere kollegaer om dette. • Syte for tydeleg og kortfatta skriftleg informasjon om prosjektet og føresetnadane for å delta i det. • Vurdere endå tettare oppfølging av treninga innleiingsvis, og heller trappe ned ressursbruken etter kvart. • Saltrening med dyktig instruktør motiverer! Legge opp til saltrening allereie frå starten. Alle vil kunne delta på noko av dette, så får ein heller lage individuelle tilpassingar innleiingsvis. • Respektive deltakar samt arbeidsgjevar må vere innstilt på at det vil ta noko før ein føler og ser resultat av treninga. 12 Notater 13 Hammerfest kommune Felles fokus – fra fravær til nærvær Virksomhet Hammerfest kommune – alle virksomheter Kontaktperson/kontaktinformasjon Prosjektleder Marit Halvorsen tlf. 78 40 25 20, epost: [email protected] Arbeidet er forankret i rådmannens ledergruppe. Prosjektets hovedmål • Reduksjon av sykefraværet med 0,5 prosentpoeng hvert å i perioden 2013 – 2015 • Handlingsplan/tiltaksplan med beskrivelse av systematisk og planmessig arbeid med reduksjon av sykefravær utarbeides av/for hver virksomhet • Det utvikles eller skaffes til veie verktøy tilpasset den enkelte leders behov og utfordringer knyttet til sykefravær i egen virksomhet • Å avdekke suksesshistorier og nyttige erfaringer gjort i egen organisasjon slik at dette skal kunne deles og dermed bidra med økt kunnskap og gode tips til fellesskapet. • Utarbeidelse av en metodikk som kan være en varig arbeidsmetode i nærværsarbeidet Kort beskrivelse av tiltak • 46 av 48 kartleggingssamtaler med ulike ledernivå i organisasjonen er gjennomført. • Fraværsspill, permisjonsspill er gjennomført i flere virksomheter, hovedtillitsvalgts forum, verneombudsforum, stor ledergruppe. Metode: refleksjon for å danne felles kultur omkring fravær og nærvær på arbeidsplassen • Direkte veiledning til enkeltledere og på arbeidsplasser knyttet til arbeidsmiljøproblematikk • Personalavdeling gjennomfører korte opplæring/kurs i ulike tema knyttet til nærvær • IA – dag (opplæring av alle ledere) • Kurs i relasjonsledelse for stor ledergruppe • Temadager med prosjektet «Felles fokus» i stor ledergruppe Resultater/foreløpige resultater Arbeidet skal foregå over en 4 årsperiode, og verdi og holdningsarbeid er langsiktig arbeid som vanskelig lar seg måle etter en så vidt kort periode. Resultater så langt • Reduksjon av korttidsfravær totalt i organisasjonen i 2. kvartal 2014 • Handlingsplaner for reduksjon av sykefravær er utarbeidet for store deler av organisasjonen • Kunnskapsdeling på ledermøter • Trening på ulike arbeidsmetoder eller metodikk under ledermøter som kan overføres til den enkelte arbeidsplass • Utarbeidelse av en «Ledepalett». Denne ser vi at lederne allerede bruker som et styringsverktøy eller hjelpemiddel i det daglige arbeidet, dette gjenspeiles i blant annet handlingsplaner • Større bevissthet i organisasjonen omkring nærværsarbeidet • Det er avdekket et ønske om å etablere et støtteteam for ledere på permanent basis, som kan bistå i konkrete saker og skal videreutvikle denne metoden/måten å jobbe på. 14 Hva kan andre lære av vårt prosjekt så langt • Forankring i alle ledd i organisasjonen er viktig • Felles fokus – samtalene har hatt en positiv effekt utover det vi forutså – blant annet gir det lederne en mulighet til å bli sett i en travel hverdag, samtidig som de selv blir meget bevisst det arbeidet som utføres i egen enhet. Samtalene gir også en god oversikt over organisasjonens styrker og utfordringer. Dette gir toppledelsen og prosjektgruppen et viktig grunnlag for det strategiske arbeidet. • Ledepaletten • Det er tid- og ressurskrevende å arbeide med sykefravær/nærvær 15 Notater 16 Helse Stavanger HF, Psykiatri: Trygg Arbeidsdag Virksomhet Stavanger Universitetssykehus, Psykiatrisk divisjon. Kontaktperson/kontaktinformasjon Prosjektansvarlig Jan Erik Nilsen Sjefsykepleier [email protected] 51515213/93457367 Prosjektleder Gunilla Maria Hansen TMA Konsulent [email protected] 90471228/51515669 Prosjektets hovedmål På bakgrunn av HMS runde/vernerunde ved psykiatrisk divisjon avdeling voksne i 2013, synergi rapporter og rapporter vedrørende korttidsfravær, gjennomføres det et prosjekt hvor vi ønsker å se nærmere på ansattes opplevelse av trygghet i arbeidet. Dette ønsker vi å undersøke ved å se på sammenhengen mellom Synergi(avvikssystem) rapporter og korttidsfravær, samt hvorfor personer velger å slutte (turn over). Hensikten med prosjektet er å bidra med kunnskap som kan føre til en tryggere arbeidshverdag for personalet. Prosjektets hovedmål er: • Gi våre medarbeidere et verktøy for å trygge den enkelt ansatte og arbeidsgruppen/ gruppene i deres daglige arbeidssituasjon/arbeidsutførelse. • Redusere sykefravær og oppsigelser blant ansatte grunnet press og slitasje i arbeidssituasjon. • Redusere antall og alvorlighetsgrad av rapporterte HMS uønskede hendelser som omfatter personalet. Kort beskrivelse av tiltak Prosjektet tar utgangspunkt i 3 sengeposter/avdelinger i Helse Stavanger HF, Psykiatrisk divisjon, Spesialavdeling for voksne. To av sengepostene befinner seg på området til Stavanger Universitetssykehus (SuS), mens den tredje er et botiltak i en kommune i Rogaland som er tilknyttet SuS. Vi ønsker gjennom prosjektet å kunne se om rapporterte avvik/uønskede hendelser, kan ha en sammenheng med korttidssykefraværet og turn over. Vi vil analysere sykefraværet for disse enhetene før oppstart, samt foreta samme analyser hver 3. måned gjennom et år for å måle effekten. Årsaken til sykefraværet belyses ut i fra samtaler som gjennomføres i etterkant av korttidsfravær. Leder ved den enkelte enhet rapporterer til prosjektansvarlig hva som er årsaken til fraværet fortløpende. Turn over vil bli analysert på bakgrunn av oppgitt årsak for oppsigelse. Det vil sees på forholdet mellom oppsigelser grunnet utrygghet, redsel, mistrivsel og lignende, kontra andre årsaker som ikke er relevante for dette prosjektet. Gjennom Synergi vil vi månedlig følge forekomsten av uønskede hendelser, samt grad av alvorlighet. Målet er å kunne se en reduksjon både i antall og alvorlighetsgrad. All informasjon og data er anonymisert. Det er også utlevert et spørreskjema som omhandler 17 personalets opplevelse av trygghet, samarbeid, trivsel og oppfølging ved sitt arbeidssted. Det samme skjema utleveres når prosjektet avsluttes om ett år. TMA © konsulenten (Terapeutisk Mestring av pasienter med Aggresjonsproblematikk) tilrettelegger for struktur, kompetanse og informasjon i oppstartfasen ved å ha regelmessig oppfølging av enhetene. Hvilke tiltak som iverksettes på de ulike sengeposter/avdelinger baserer seg på analyser av data fra spørreskjemaene som er levert ut, Synergi rapporter, og tilbakemeldinger fra TMA © ressurspersoner og ledere ved de ulike avdelingene. På denne måten får hver deltakende avdeling en mer tilpasset TMA © tilnærming. Ansvaret for gjennomføring og oppfølging vil gradvis overføres den enkelte enhet. Resultater/foreløpige resultater Det er et pågående arbeid med å samle inn og analysere spørreskjema. Ved den ene avdelingen er innhentingen av data fullført, mens det ved de to andre er i innspurten. De foreløpige analysene viser at det både er likheter og ulikheter knyttet til de ulike temaene i spørreundersøkelsen, men det er noen variasjoner som kan sees i sammenheng med at de er 3 avdelinger som jobber veldig ulikt. De foreløpige analysene av spørreundersøkelsen og Synergi rapporter har lagt grunnlaget for det videre arbeid og tiltak som iverksettes i disse dager ved de ulike avdelingene. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Hvordan fokus på aggresjon og vold, hva dette gjør med oss som personal, hvilke tiltak som iverksettes i møte med aggressive personer og åpenhet rundt våre opplevelser kan bidra til å redusere fravær. Økt kunnskap om aggresjon og vold, hvordan forebygge og håndtere, og analyse av tidligere hendelser kan bidra til at personalet opplever økt grad av trygghet i ulike situasjoner. 18 Notater 19 Helse Sør-Øst: Kurs i Livsstyrketrening; et tiltak med hensikt å styrke arbeidsevnen Virksomhet Helse Sør Øst ved foretakene Vestre Viken, Ahus og Sykehuspartner Kontaktperson/kontaktinformasjon Christer Mortensen i Helse Sør Øst og Ingunn Tveit Nafstad i Sykehuspartner Prosjektets hovedmål Hovedmålet med prosjektet er å få svar på hvorvidt deltakelse i Livsstyrketreningsgrupper bidrar til å øke arbeidsevnen og redusere sykefraværet blant langtidssykemeldte i foretakene Vestre Viken, Ahus og Sykehuspartner. Vi vet at langtids sykefravær ikke bare er en konsekvens av sykdom, men også en konsekvens av samhandling mellom arbeidstaker, helsevesen, arbeidsmiljø og trygdesystem (Franche 2002). Tilbakeføring til jobb kan sees som en kompleks atferdsendring, som involverer bedring av funksjon, motivasjon, adferd og samhandling mellom flere aktører (Young 2005). Vi ønsker med pilotprosjektet å undersøke om den helhetlige tilnærmingen i Livsstyrketrening kan bidra til en slik atferdsendring som påvirker arbeidsevne og tilbakeføring til jobb for langtidssykemeldte i Helse Sør-Øst. Tidligere forskning viser at livsstyrketrening bidrar til smertemestring, bedre psykisk helse, mindre emosjonelt stress og færre på uføretrygd (Haugli&Steen,2001, Zangi H 2012). Kort beskrivelse av tiltak Livsstyrketrening er et pedagogisk, helsefremmende tiltak i gruppe som har fokus på ressurser og muligheter fremfor symptomer og plager, (med oppmerksomt nærvær og aksept som viktigste forutsetning for endring). En tilnærming med helhetlig fokus som bidrar til økt bevisstgjøring om sammenhenger mellom tanker, følelser og kropp og livssituasjon, vektlegges. Hensikten er økt selvforståelse, noe som også kan bidra til bedret arbeidshelse og kommunikasjon i arbeidsmiljøet. Livsstyrketrenings hovedmål er økt jobbnærvær gjennom styrking av deltakernes mentale og fysiske forutsetninger ved hjelp av en gruppeintervensjon med arbeidsplassen som hovedarena. 3 grupper à12 deltakere som hadde sykefravær over 20 dager siste året, ble gjennomført ved foretakene Vestre Viken, Ahus og Sykehuspartner våren 2014. Det ble gjennomført 8 samlinger pr gruppe. Hver samling hadde en varighet på 3 timer og samlingene ble gjennomført en gang i uken. Tema på samlingene var: • • • • • • • • Introduksjon til mindfulness, kraften i oppmerksomhet Verdier, hva er viktig for meg? Hva gir og tar energi – kommunikasjon Hva trenger jeg, om å sette egne grenser Stress, hvordan påvirker det oss og hvordan takler vi det? ”Sterke” og ”svake” sider Jobbengasjement Ressurser, muligheter og valg 20 Resultater/foreløpige resultater Deltakerne vil fylle ut spørreskjemaene: SF-36, 5FMQ, Funksjonsnedsettelse, og Arbeidsevneindeks på tre tidspunkter: rett før gruppestart, rett etter gruppeavslutning og 6 måneder etter gruppeavslutning. Anonymiserte sykefraværsdata for deltaker-gruppen vil bli innhentet fra foretakene for å kunne sammenligne sykefraværet for deltaker-gruppen 6 mnd før og 6 mnd etter gruppedeltakelse. Nasjonalt kompetansesenter for arbeidsrettet rehabilitering vil være ansvarlig for effektevalueringen. Livsstyrketreningskursene i ble gjennomført i perioden april/juni 2014, Evaluering av data om opplevd arbeidsevne og sykefravær vil derfor ikke foreligge fra Nasjonalt Kompetansesenteret for Arbeidsrettet rehabilitering før i mars/april 2015. En tilsvarende studie ble gjennomført i de samme foretakene våren 2013. Resultatene fra denne studien er svært gode. Til tross for at kurset ikke handlet om diagnose og sykdom bidro det til signifikante endringer i opplevd helse, arbeidsevne og sykefravær. Sykefraværet blant deltakerne i løpet av 6 måneder var gjennomsnittlig 76,2 dager før kurset og 31, 8 dager etter kurset, dvs en reduksjon på 42 %. Dette kan understøtte vår antagelse om at tilbakeføring til arbeid ved langtidsfravær i liten grad handler om behandling av sykdom, men mer om hvordan mestre sykdom, smerter og livets utfordringer. Konklusjon: Et 8 – ukers kurs i Livsstyrketrening øker arbeidsevnen og fremmer tilbakeføring til arbeid. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Resultatene fra prosjektet i våren 2013 bekrefter vår antagelse om at tilbakeføring til arbeid ved langtidsfravær i liten grad handler om behandling av sykdom, men mer om hvordan mestre sykdom, smerter og livets utfordringer. Et 8-ukers kurs i Livsstyrketrening fremmer helsen, bidrar til å øke arbeidsevnen og fremmer tilbakeføring til arbeid for langtidssykemeldte i Helse Sør-Øst. 21 Notater 22 Karmøy kommune Omdømmebygging gjennom tydelig ledelse Virksomhet Karmøy kommune, personalavdelingen Kontaktperson/kontaktinformasjon Reidar Bråtveit, seniorrådgiver Prosjektets hovedmål Formålet med prosjektet er å bedre omdømme til Karmøy kommune gjennom en helhetlig og strukturert lederutvikling. Effektmål Prosjektet skal bidra til å: • bedre omdømmet • utvikle god/riktig kvalitet på tjenestene • utvikle gode/tydelige ledere – herunder utvikle kommunikasjon og delekultur • utvikle tilfredse medarbeidere/attraktiv arbeidsgiver Resultatmål Ved prosjektets slutt skal det være • planlagt og gjennomført et lederutviklingsprogram som skal bidra til oppnåelse av effektmål • gjennomført målinger/evaluering Kort beskrivelse av tiltak Hovedtema for omdømmeprosjektet i 2014 er internkontroll. «Orden i eget hus» bygger tillit og den langsiktige effekten vil være bedret omdømme. Dette betyr at alle ledersamlinger i 2014 har hatt/vil ha internkontroll som tema. I tillegg til arbeidsgruppen som ble etablert i forbindelse med prosjektet, er det etablert en ressursgruppe som støtter ledelsen i arbeidet med å styrke internkontrollen gjennom utarbeidelse og etablering av strukturer, prosesser og dokumenter - og implementering av en digital løsning for internkontrollsystemet i kommunen. Resultater/foreløpige resultater Har oppnådd større oppmerksomhet på omdømmes betydning for kommunen, kompleksiteten i omdømmearbeidet - og behovet for langsiktig jobbing. Videre oppnådd økt kompetanse blant kommunens ledere – og utviklet større grad av felles forståelse. Arbeidet med internkontroll har også gitt oss nye perspektiver på betydningen av formalisering og systematisk arbeid. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? 1. Systematisk jobbing med lederutvikling gjennom et tydelig fokus på omdømmebygging 2. Implementering av et felles internkontrollsystem gjennom bruk av digitalt støttesystem. 23 Notater 24 Karmøy kommune: Nærværsprosjektet – sammen om en nærværskultur Virksomhet Karmøy kommune – Helse- og omsorgsetaten Kontaktperson/kontaktinformasjon Siv Anita Lilleskog – stabsleder personal Prosjektets hovedmål Redusere sykefravær (måles statistisk – kvantitativt) og øke arbeidsnærvær (måles ved medarbeiderundersøkelse – kvalitativt). Prosjektets definisjon av arbeidsnærvær er tilstedeværelse, mestring, involverte og engasjerte medarbeidere. Kort beskrivelse av tiltak 1. Kulturbygging – arbeidsnærvær: holdningsarbeid – opplæring og informasjon til alle ansatte og ledere 2. Nærværsrutine – rutine for kontakt med leder før lege: Tidlig kontakt og oppfølging for å fremme nærvær og forebygge sykefravær. Bruke arbeidsgiverperiode aktivt. Bedriftshelsetjenesten tidlig inn med arbeidsplassvurdering – dialog med ansatte og leder. 3. Nærværsutvalg: a. Målrettet oppfølging b. Raskere avklaring av arbeidsevne c. Støttepersonell som bedriftshelsetjeneste og personal tidligere inn. Resultater/foreløpige resultater Rutiner for Dialogmøte 0 – det vil si «samtale med leder før lege» er utarbeidet og iverksatt. Implementering av dette handler mye om kultur og hva den ansatte oppfatter som riktig. Det er gjort en evaluering i høst om effekt. Evaluering viser at her er det mye å gå på! Mange ansatte tar fortsatt kontakt med lege før leder. Imidlertid kan det også vises til at i de tilfellene rutine har blitt fulgt – har en i noen tilfeller avverget sykemelding. Nærværsutvalget hadde oppstart 01.09.14. Erfaring med møtene er så langt gode. Det oppleves som positivt at personal og bedriftshelsetjeneste er «tett på». Det settes krav til aktivitet og tidligere avklaring av funksjonsevne – og bedriftshelsetjenesten opplever stor økning i arbeidsplassvurderinger. Det er for tidlig å si noe om effekt – om vi lykkes med tidligere avklaringer. Imidlertid oppleves det som det er økt forståelse både fra leder og ansatt om at det må fokuseres på aktivitet – også der sykefraværet ikke kun er arbeidsrelatert (belastning). Det ble gjennom høsten 2013 gjennomført 2 heldagssamlinger med virksomhetsledere, teamledere og tillitsvalgte for å sikre involvering og gi mulighet til å komme med innspill på prosjektets forslag til tiltak. Våren 2014 ble det gjennomført det informasjonsmøter for ansatte i alle etatens virksomheter. Prosjektgruppen har utarbeidet rutiner og prosedyrer / verktøy som skal være gjeldende for prosjektperioden 2013-2015. Når det gjelder retningslinjer for oppfølging av ansatte som står i fare for å bli sykemeldt eller er sykemeldt, er det tatt utgangspunkt i kommunens eksisterende rutiner men det er gjort tilpassinger ut fra prosjektets målsettinger. 25 Følgende rutiner er utarbeidet: • Retningslinjer for oppfølging av ansatte som står i fare for å bli sykemeldt eller er sykemeldt • Sjekkliste for oppfølging av ansatte som står i fare for å bli sykemeldt eller er sykemeldt • Retningslinjer for etatens nærværsutvalg • Skjema / verktøy «dialogmøte 0» • Skjema kartlegging av nærværsmuligheter • Mal – brev til fastlege om tilretteleggingsmuligheter på arbeidsplassen (etter dialogmøte 0) Nedenfor følger en oppsummering av de vesentligste endringene: • Etatens attføringsutvalg erstattes av nærværsutvalg. Det settes av møtetidspunkt hver tirsdag fra 12-15 der deltakere skal være personalkonsulent, bedriftshelsetjeneste, leder og ansatt sammen med sin tillitsvalgte (evt tillitsvalgt fra fagforbundet) og lege. Møtene skal holdes på rådhuset. Nærværsutvalget skal være en arena for rådgivning, hvor man skal forsøke å finne løsninger for arbeidstakere som av helsemessige årsaker har problemer med å utføre sitt opprinnelige arbeid. Hovedmålet er at arbeidsgiver og arbeidstaker møter sammen i nærværsutvalget for å vurdere muligheter for at den ansatte skal beholde sitt arbeid eller få tilbud om annen aktivitet. Nærværsutvalget skal fungere som dialogarena for lovpålagte dialogmøter og hensikten er å sørge for best mulig samhandling mellom berørte aktører. • Saker som tidligere ble behandlet i sentralt attføringsutvalg, blir i prosjektperioden behandlet i etatens nærværsutvalg. I disse sakene vil ressurspersoner som attføringskonsulent og bedriftslege være viktige rådgivere. Utvalget vil i disse tilfeller vurdere muligheter i kommunen som helhet. • Dialogmøte 0: Dette er en målrettet oppfølging av ansatte på et tidlig tidspunkt fortrinnsvis før sykefravær. Målsetting med tiltaket er at en skal kunne vurdere muligheter for tilrettelegging på et så tidlig tidspunkt at sykemelding kan unngås helt eller delvis. Dialogmøte 0 er et verktøy som leder og ansatt kan benytte i forhold til tidlig kartlegging av hvilke arbeidsoppgaver som den ansatte kan utføre selv om den ansatte har redusert arbeidsevne av ulike årsaker. Selv om målsetting er å kunne forebygge sykemelding, vil kartlegging av muligheter også være nyttig informasjon for lege som på denne måten vil få et bedre grunnlag for å vurdere hel eller delvis sykemelding. Lege er svært sentral samarbeidspartner – og det er en målsetting at denne dialogen skal styrkes. • Strakstiltak: Dette er et tiltak i inntil 5 dager under arbeidsgiverperioden. I de tilfeller at leder og ansatt under dialogmøte 0 vurderer muligheter for at den ansatte kan utføre alternative oppgaver, eller deler av opprinnelige oppgaver, kan det settes inn strakstiltak uten at ansatt dokumenterer med sykemelding. Dette vil være et tiltak i de tilfeller der utfordringsbildet vurderes å være av kortvarig karakter og der den ansatte mest sannsynlig vil være i stand til å utføre opprinnelige arbeidsoppgaver etter noen dager med tilrettelagt arbeid. Det er en forutsetning at det vurderes å benytte vikar i tilfeller der det vil være nødvendig. Målsetting er at ansatte skal kunne være på jobb og utføre alternative oppgaver helt eller delvis – og på den måte forebygge sykefravær. I de tilfeller at leder og ansatt vurderer situasjonen slik at det vil være behov for tilrettelegging utover 5 dager (men innenfor arbeidsgiverperioden) skal det benyttes avventende sykemelding. Bakgrunnen for dette forslag er de spesielle utfordringene en har i pleie og omsorg hvor det kan være situasjoner som f.eks vond rygg, hvor den ansatte er i stand til å være i arbeid men ikke direkte i pleie. I dag ender dette ofte med egenmelding eller sykemelding. Arbeidsgiver betaler de første 16 dagene for arbeidstaker, samt utgift for vikar. Ved at arbeidstaker samtaler med leder først om muligheter for tilrettelegging, før de går til lege, har en mulighet til å vurdere tilrettelegging for en kortere periode, men også for en lengre periode ved bruk av avventende sykemelding. Det å benytte bedriftshelsetjenestens kompetanse for råd og veiledning vil være sentralt under vurdering. • Dialog med sykemelder / fastlege Fastlegene har fått informasjon om prosjektet – og det er også utarbeidet en brosjyre rettet mot legene. Det planlegges ytterligere dialog – da en ser at dette vil ha stor betydning for hvorvidt vi lykkes eller 26 ei. Målsetting er at legene skal ha så god informasjon at de kan etterspørre hos sin pasient hva som er gjort i forkant – om det er avholdt dialogmøte 0. Den ansatte skal også ha med dokumentasjon til lege på gjennomført dialogmøte 0 – sammen med funksjonsvurdering/mulige tilretteleggingstiltak på arbeidsplassen. Dette vil gi legen et bedre grunnlag på å vurdere evt sykemelding (gradert eller fullt). Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Prosjektet er nå i første omgang noe som omfatter helse- og omsorgsetaten. Men det er en klar målsetting om at dette skal overføres til øvrige etater i kommunen. Det å arbeide med denne problematikk – er krevende og ikke noe «kvikk fix». Det er mye arbeid som må gjøres gjennom holdningsarbeid og vi ser også at det er sterkt kulturpreget. Det vil si at det er variasjoner innen de ulike virksomheter på hvordan en arbeider med dette. Mye er avhengig av at en har dyktige ledere – som har evne til å stille krav og har den nødvendige tillit og tid til rådighet som er nødvendig for oppfølging av sine ansatte. Gode retningslinjer å støtte seg på – som er tydelige nok, er nødvendig. Utfordringen er å utarbeide disse slik at de ikke blir absolutte – men at det fremdeles er lov å «bruke hodet» samt selvfølgelig at en følger lovverket. Ledere har behov for god støtte fra personal i sitt arbeid med oppfølging av ansatte – men de må få god opplæring i hvordan følge opp, lov og avtaleverk. Gjennom våre informasjonsmøter med ansatte – ser vi at fokuset både provoserer og engasjerer. I de tilfeller det provoserer virker det som om dette har noe med den enkeltes egen situasjon og føler seg nok noe «utsatt». Det må legges vekt på at sykefravær i mange tilfeller er det korrekte – vi kan ikke avvikle sykdom – men målsetting er å avverge sykemelding i den grad det er mulig. Prosjektgruppen ser at det nok ville vært en fordel å ha prosjektleder på full tid - i alle fall at deler av stillingen settes av til prosjektarbeidet. Det kan være utfordrende å ha et slikt stort prosjekt i tillegg til ordinære oppgaver. God forankring hos toppledelse er noe som ikke må undervurderes – det må oppleves og kommuniseres! Til slutt: Nærværsprosjektet er så vidt startet – og det må holdes høyt fokus ut hele 2015. Implementeringsbiten er krevende – og det er nok slik at for å lykkes må vi være tett på ledere i hele perioden. I oktober skal vi ha en stor HMS/IA samling – der alle tillitsvalgte, verneombud og ledere skal være til stede. Fokuset er klart: nærvær fremfor fravær! Hvordan bli gode sammen til å fremme en nærværskultur» 27 Notater 28 Kongsberg kommune Sammen om de gravide Virksomhet Kongsberg Kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Janne Nyhus og Siw Ellefsen Guren, kommunejordmødre i Kongsberg kommune. Prosjektets hovedmål Å redusere sykefraværet blant kommunalt ansatte gravide. Kort beskrivelse av tiltak Informasjon om prosjektet via medier som lokalavis og lokalradio. Trykking av informasjonsbrosjyre. Informasjon om prosjektet til aktuelle enheter og seksjonsledere i kommunen via mail, utdeling av brosjyre og deltakelse på mellomledersamlinger. Presentasjon av «glad-sak» på intranett. Informasjon om prosjektet til fastleger i kommunen via mail og deltakelse på allmennlegemøter. Deltakelse på I-Arena-møte. Trepartsamtaler med gravid, gravides leder og jordmor. Resultater/foreløpige resultater Antall sykemeldte gravide 2013: Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Vi har erfart at en viktig forutsetning for å lykkes med slike og/eller lignende prosjekter er prosjektet er godt forankret i den kommunale ledelsen. Det kan være tungt å få med seg aktuelle aktører dersom man må «dra lasset» alene. 29 Notater 30 Larvik kommune På stell – hva har du i verktøykassa? Virksomhet Larvik kommune, HMS/BHT-avdelingen Kontaktperson/kontaktinformasjon Fysioterapeut/HMS-rådgiver Arild Odd, telefon: 9481039, e-post: [email protected] Prosjektets hovedmål A. For en kostnad tilsvarende en fraværsdag, skaffe et «verktøyskrin» med nyttige hjelpemidler til forflytning B. Hente ut erfaringer og komme med anbefalinger mht valg av utstyr i «verktøyskrinet» C. Sammenlikne fraværs-statistikk etter endt prosjektperiode, med tilsvarende tall fra tidligere år (i Larvik kommune) og fra sammenliknbare organisasjoner/grupper (Vestfold, nabokommuner) Kort beskrivelse av tiltak 1. Forplikte avdelingsledere på at det skal være lokal aktivitet i prosjektperioden, med underskrevet avtale 2. Engasjere og støtte forflytningsveiledere i deres arbeid i egen avdeling 3. Skaffe en «verktøykasse» til hver avdeling/gruppe, 26 i alt, til utprøving. 4. Hente inn erfaringer: Hva er i bruk? Virker det? Er det andre hjelpemidler du savner i «verktøykassa? Dele «gode historier» fra avdelingene. Resultater/foreløpige resultater • Arbeidet med å velge innhold i «verktøykassene» har gitt svært nyttig faglig refleksjon i prosjektgruppa, med bl.a.: Hva fins av enkle hjelpemidler, hva koster det, hva kan det brukes til og hva velger vi når det skal være mulig å putte i en bag, og til sammen ikke koste mer enn en fraværsdag (ca 2.500 kr) • Utdeling av bagene med innhold til forflytningsveilederne utløste mye engasjement og kreativitet umiddelbart. 26 bager ble utdelt. Noen deltakere fikk straks ideer til andre hjelpemidler som hadde vært nyttig å ha i verktøykassa, og det koste under 50 kr. Det meldes om «høyere temperatur» på spørsmålet om ergonomi og forflytningsteknikk, og at det er lettere å møte oppgitthet over belastende situasjoner med: «Ja, men vi har jo utstyr og forflytningsveileder i avdelingen. Bruk det.» Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Halvveis i prosjektet er det vanskelig å si om og eventuelt hva som er nyttig for andre. Men, det vi kan se antydninger til allerede, er at det i en travel hverdag har blitt lettere å sette fokus på arbeidsmiljø og ansattes helse, kanskje fordi vi i prosjektet bokstavelig talt jobber jordnært, konkret og håndgripelig. Prosjektet har så langt vitalisert arbeidet med gode forflytninger flere steder, både ved at avdelingsleder er ansvarliggjort, ergonomi og forflytningsteknikker er satt på dagsorden, forflytningsveileders rolle er blitt tydeligere og ansatte har «verktøy» innenfor rekkevidde. Kompetente medarbeidere trenger verktøy. Prosjektet kan gi kunnskap om hvorvidt enkle hjelpemidler til en lav kostnad kan påvirke arbeidsbelastningene i pleiesituasjoner. 31 Notater 32 Larvik kommune Trygg i jobb Virksomhet Larvik kommune v/HMS/BHT avdelingen Kontaktperson/kontaktinformasjon Anne Gjertrud Fugletveit, HMS/BHT leder [email protected] Prosjektets hovedmål Å høyne kompetansen og bedre systematikken i å håndtere utagerende adferd i Larvik kommune. Kort beskrivelse av tiltak Kartlegge omfang og behov for opplæring og systematikk knyttet til tematikken i Larvik kommune Utarbeide en felles plan for håndtering av utagerende og truende adferd i Larvik kommune Utarbeide et systematisk opplegg for opplæring og vedlikehold av ferdigheter og ivaretakelse av ansatte. Forankre satsingen i toppledelsen og i drift som gjelder for hele kommunen Resultater/foreløpige resultater Det er nedsatt en styringsgruppe knyttet til prosjektet som består av kommunalsjefer og virksomhetsledere innen de store sektorene i oppvekst og omsorg og hovedtillitsvalgt og verneombud. Det er blitt utarbeidet forsalg til rutiner for håndtering av de «daglige» påregnelige hendelser til de mer alvorlige hendelser. Det er blitt utarbeidet en enkel brosjyre om hva du skal gjøre og hva kollegaer, leder og HMS kan bistå med, samt samtaleguide for kollegastøtte. Dette materiellet er på høring i organisasjonen. Det er etablert en opplæringsgruppe (kursholdergruppe) som skal ha ansvaret for opplæring i forebygging og håndtering av utagerende adferd. Det skal gis et tilbud til hele organisasjonen med fast kurs gjennom året pluss at det kan gis kurs avdelingsvis. HMS/BHT skal håndtere etterspørsel og ha ansvar for kursholderne. Formidling av rutiner, brosjyrer og opplæring skal skje gjennom allerede fastlagte opplæringstilbud som gjennom årlig HMS opplæringen for ledere, 40 timer kurset for verneombud og inn i mellomlederopplæringen. Det vurderes også andre kurs og møter for implementering og opplysning om de nye rutinene og struktur. Det vurderes også undersøkelse om behov for avtale med psykolog i de alvorlige tilfeller. Vi har pt tilbud gjennom Ibedrift/raskere tilbake om psykolog, men vurderer fortløpende om det er dekkende. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Viktigheten av bredt samarbeid og at det er tidkrevende. Det å bygge en tiltakskjede som vi har gjort er viktig. Det som er viktig er å se hvilket behov man har og hva kan man dekke selv. Vi har vært på mange eksterne opplæringstilbud og mange er gode. Utfordringen er at det koster mye penger og forpliktelsen blir liten. Det å forplikte personer i virksomheten til å holde opplæringen samt stille krav til at enhetene må ha personer som følger det opp videre, tror vi er med på å skape et større eierskap og større forpliktelse. Det er mer tidkrevende men forhåpentligvis levedyktig. Viktig med bred medvirkning fra hele organisasjonen. 33 Notater 34 Lier kommune: Arbeidsglede og nærvær Virksomhet Lier kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Cecilie Loe-Eriksen/Morten Egeberg (fra 1.oktober 2014) Prosjektets hovedmål Redusere sykefraværet i perioden med 25 % for virksomhetene i prosjektet totalt sett Øke medarbeidertilfredsheten i alle virksomheter i perioden (fra 4.5 til 4.8 i snitt). Kort beskrivelse av tiltak Samler 8 forskjellige virksomheter. Bidrar ute i alle virksomheter på virksomhetens egne mål og ønskede tiltak i perioden. I tillegg inviteres virksomhetene inn til 2-3 fellessamlinger i året, der erfaringsutveksling og faglig påfyll vil være i fokus. Resultater/foreløpige resultater Det totale sykefraværet har blitt redusert fra 12,3 i 2012 til 8,8 i 2013. Tallene for 2014 er ikke klare enda. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Dersom et problem/utfordring gis oppmerksomhet, vil det gi effekt. Lokalt engasjement virker positivt. Jobbing med å få ned fravær gir som oftest lavere fravær. Utfordring: Vil det vare? 35 Notater 36 Lillehammer kommune LE-DEL-SE Virksomhet Lillehammer kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Siri Moen [email protected] og Sidsel Brath [email protected] Prosjektets hovedmål Lillehammer kommune har et mål om å ha gode ledere i alle ledd av organisasjonen og ønsker å utvikle et lederutviklingsprogram som er rettet mot og tar utgangspunkt i den enkelte leder. Kravene til ledere øker, og økonomi, personalansvar og fagutvikling tillegges stor vekt. Tenkningen i utviklingsprogrammet skal baseres på helhetlig fagforståelse, de dynamiske og systemiske prosessene som er i organisasjonen Lillehammer kommune, og på egenarten på den enkelte leders arbeidsplass. Det skal gis tilbud på et treårig utviklingsløp som omfatter alle kommunalsjefer, fagenhets- og stabsledere, TO-ledere og mellomledere med personalansvar. I dagens organisering dreier dette seg om ca. 110 personer. Kort beskrivelse av tiltak Lillehammer kommune har satt følgende mål og oppgaver for programmet: -Etablere bred forståelse av organisatoriske prosesser -Utvikle nye og hensiktsmessige arbeidsmåter -Trene på å utvikle endrings- og utviklingsprosesser i egen organisasjon -Forstå betydningen av lederskap og delegasjon -Trene på å forstå ubevisste og bevisste krefter som er i en organisasjon -Kunnskap og ferdighet til å lede i krysspress mellom innbyggere, brukere, ansatte, overordnet ledelse og politikere Gruppecoaching fortsetter, med og uten bistand fra KS-K. Det er etablert 15 grupper à 6-8 personer. Det er satt fokus på å sette gruppene i stand til å være sine egne gruppecoacher. Gruppene gjennomfører gruppecoaching etter metodikk fra KS-K. Det er gjennomført en fagsamling, og 2 til er datofestet og planlagt gjennomført i 2014. (24 sept og 27.nov) Fagsamlingene har underveis i programmet blitt organisert med noe felles innhold og noe sektorvis. Dette oppleves meget matnyttig av lederne, da de da får mulighet til å gå mer i dybden på sektorvise utfordringer. Hva har vi oppnådd/resultater? Lederne har sine egne utviklingsplaner, basert på tilbakemeldinger etter 360-graders evalueringen, som følges opp av overordnet leder. Dette sammen med gruppecoaching og fagsamlinger skaper en bevissthet hos våre ledere på egen praksis, som igjen skaper grunnlag for et godt arbeidsmiljø og gode tjenester. Fagsamlinger, coaching-grupper og oppfølging av 360-graders-vurderingen henger nøye sammen. KS-K er et «stillas» rundt helheten og de innspillene som kommer underveis i lederprogrammet. Lederutviklingsprogrammet har medført en satsing på et eget utviklingsprogram for HR-enheten, for å videreføre og videreutvikle programmet inn i ordinær drift, med økt fokus på løpende lederveiledning, coaching og støtte. HR har blant annet utviklet «lederens ABC» som er en oversikt over viktige ting en leder bør ha kunnskap om og kjennskap til. I tillegg er det utarbeidet et kursprogram, lederskole, som gir lederstøtte innen ulike tema som ledere etterspør støtte på. (for eksempel lov og avtaleverk, HR-verktøy). Det ble nylig gjennomført en kafedialog med tema 37 evaluering av organisatorisk struktur, og en av de positive elementene som ble nevnt var nettopp gruppecoaching og lederutviklingsprogrammet. Lederne opplever at det fremmer samhandling både innenfor egen sektor, og på tvers i organisasjonen. I 2015 skal det jobbes videre med fagsamlinger og gruppecoaching. Fagsamlingene skal utløse trening for utvikling av ny og bedre lederpraksis på egen arbeidsplass. Utfordringer og erfaringer løftes inn og er utgangspunkt for arbeidet i coachinggruppene. Fagsamlingene organiseres med en fellessamling for alle ledere først, deretter jobbes det sektorvis. Denne inndelingen av dagen skal styrke ledernes muligheter til å utvikle seg innen sitt fagområde, ved at de får muligheten til å drøfte sektorvise utfordringer. Underveisvurdering gjøres kontinuerlig i løpet av programperioden som grunnlag for å videreutvikle programinnholdet i Lillehammer. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Selv om lederutviklingsprogrammet er tungt forankret i toppledelsen har det tidvis vært utfordringer ift deltagelse på fagsamlinger og gruppecoaching. Dette er vi nå bevisst på, og kommuniserer stadig at deltagelse er obligatorisk og at fravær skal avklares med kommunalsjef. Det har vært lite fravær på de siste fagsamlingene, men vi opplever at det kan være utfordringer for enkelte å få til å prioritere gruppecoachingen. Det er derfor viktig å holde trykket oppe, slik at vi oppnår at ledere opprettholder bevisstheten rundt egen praksis i hverdagen. Det er blitt gjort justeringer i løpet av perioden, både knyttet til tema og sammensetning av fagsamlinger. Bakgrunnen er innspill fra lederne, og det er tatt godt i mot med oppfølging av disse innspillene gjennom justeringer i program. Rådmannens toppledergruppe har i tilknytning til lederutviklingsprogrammet et eget utviklingsprogram, med veiledning fra KS-K. 38 Notater 39 Lillehammer kommune GRØNN GLEDE Virksomhet Lillehammer Helsehus Gudbrandsdalsveien 235 2619 Lillehammer Kontaktperson Monica Frithjofsen Konstituert avdelingssykepleier 61248616 Prosjektets hovedmål Hovedmålsettingen er å øke jobbnærværet. Ved hjelp av kompetanseheving, ansvarliggjøring og relasjonsbygging ønsker vi styrke de ansattes mestringsfølelse før sykdom og fravær fra jobb inntreffer. Kort beskrivelse av tiltak Det legges opp til et langsiktig og strukturert arbeidet for å få tilstedeværende og motiverte medarbeidere ved å ha fokus på faktorer som fremmer helse i arbeidsmiljøet. Økt kompetanse kan blant annet gjøre ulike situasjoner forståelig for de ansatte. Ved å forstå, oppleves ting mer meningsfulle og ikke minst håndterbare (Antonovsky, 2002). Innsats rettes i tillegg mot det psykososiale arbeidsmiljøet, dialogen og samspillet i avdelingen. Gjennom dialog med de ansatte avdekkes positive nærværsfaktorer, og det gis næring til det som gjør at ansatte velger å gå på jobb de dagene de er i tvil om de kanskje heller burde være hjemme. Vi bruker tid og ressurser på å utarbeide og kvalitetssikre gode rutiner og prosedyrer, samt lage en «verktøy-kasse» med praktiske eksempler som synliggjør hva som kan bidra til å fremme helse på vår arbeidsplass. Målet er myndiggjøring av medarbeiderne, som ifg Vigdis Nordahl Hansen Consulting (2011, lastet ned 27.10.2013) har økt engasjement, høyere kreativitet og større jobbtilfredshet, - derav større tro på å lykkes i det de gjør. Kurativt (rødt) Behandle sykdom Forebyggende (gult) Hindre sykdom Helsefremmende (grønt) Fremme helse Strategi for å fremme helse på arbeidsplassen: 1. En god og inkluderende ledelse som ser, verdsetter og legger til rette for at den enkelte medarbeider får brukt sine ressurser og videreutvikle seg. 2. At lederen er aktiv som virksomhets-, relasjons- og kultur bygger 3. Et godt arbeidsmiljø som blant annet setter holdninger og verdier på dagsorden ved å stille 40 spørsmålet; «hvordan ønsker vi ha det hos oss?» 4. De ansatte gis innflytelse og muligheter for å påvirke egen arbeidssituasjon, ved å bli spurt om hva som betyr noe for dem og tatt med på råd. 5. At en har trygge ansatte, som tør å si fra og kan være åpne både mot kollegaer og leder. Dette krever at de er føler seg vedsatt, er informert og involvert. 6. En tilgjengelig ledelse med evne til å lytte, og som har respekt for de ansattes meninger og synspunkter. Verd å merke seg at tilgjengelighet ikke er det samme som tilstedeværelse. For å styrke og gi næring til «grønn glede», har vi fokus på • Jobb relaterte faktorer: meningsfull jobb gjennom å ha innflytelse, kompetanse og mulighet for selvstendig oppgave løsning. • Organisatoriske faktorer; være kjent med avdelingens mål og visjon, oppleve støtte fra leder og kollegaer, samt tilgjengelig ledelse med fokus på de ansatte. Vi mener også det er en positiv nærværesfaktor å ha humor og en smule galskap i arbeidshverdagen. Dette tror vi styrker relasjoner kollegaer imellom, samt bidrar til begeistring og arbeidsglede. Resultater/foreløpige resultater Arbeidet med ”Grønn glede” er en videreføring av fjorårets KLP støttede prosjekt, ”Kompetanseløft for nærværets skyld”. Struktur og organisering i avdelingen gjør at medarbeiderne har opplevelsen av å ha bedre tid til omsorgsoppgavene. Ved siste medarbeiderundersøkelse var svarprosenten 94, en oppgang fra ca 30% året før, noen som viser at de ansatte er engasjerte og opplever at deres meninger har betydning. Videre er det tilbakemeldinger som viser at de ansatte opplever å bli involvert, informert, samt at de syns de har en tilgjengelig leder. Vi har en del konkrete endringer og tiltak (”verktøy”) som er satt i system/planlagt for å fremme helse på arbeidsplassen vår. • Informasjonsflyt leder ß - > ansatt o ”Ukenytt”; Lederen tilstreber å sende oppsamlet informasjon og beskjeder til de ansatte hver fredag i stedet for mailer hele tiden. Godt mottatt av de ansatte, - de vet at ved å lese mailen ”Ukenytt” holder de seg oppdatert på hva som skjer i avdelingen og organisasjonen, i tillegg får de med seg ”personalnytt” (ansatte som starter/slutter, går i permisjon, fått baby, er sykemeldte osv). o Kjente og faste møtepunkter mellom leder og ansatte; de ansatte vet når de kan forvente å treffe lederen. Lederen prioriterer å være tilstede i vaktskifter og på ”12 møtet” (midt på dagen rapport). Synlig leder som kan svare på spørsmål fra ansatte eller gi nødvendige beskjeder bidrar til god dialog mellom leder og de ansatte. Også en måte for leder å holde seg orientert og ”ha følere ute” i miljøet. • Ansatte er involvert i og tar del i målarbeidet ved avdelingen; Egne personalmøter hvor det jobbes systematisk med resultater fra medarbeiderundersøkelser og saker fra vernetjenesten. Alle ansatte blir trukket inn i deler av dette arbeidet, gjerne etter interessefelt, og må delta i arbeidsgrupper. På den måten blir dette noe de ansatte har vært delaktige i å utforme og forhåpentligvis får et eierforhold til. • Faglig fokus og profesjonalisering av tjenestetilbudet vårt; Jobber systematisk og målrettet med å fjerne forekomst av ”privat praksis” i avdelingen. Nye og eksisterende rutiner, prosedyrer, systemer er kommunisert ut til de ansatte og ligger skriftlig på det elektroniske kvalitetssystemet. • Ansatte er involvert i, og tar del i arbeidet med organisasjons- og tilbakemeldingskulturen; Det er åpenhet om, og ”snakkis” i avdelingen om ” Hvordan ønsker vi ha det på jobb”. Konkret tiltak er utdeling av Q tips (bomullspinne) som symbol på positiv eller konstruktiv tilbakemelding kollegaer imellom. Det er ”lov” å minne en kollega på en rutine eller prosedyre, når en ser vedkommende ikke følger opp det som er bestemt. Kan være at vedkommende ikke kjenner prosedyren/rutinen, har glemt at det er en oppgave eller at vedkommende ikke har hatt tid. • Den enkeltes ressurser tilstrebes brukt i utviklingsarbeid ved avdelingen; Ansatte med ulik spesialkompetanse (ressurspersoner) får medansvar for prosedyrer/rutiner innen sitt fagområde. Vi 41 • • • • • jobber med å få satt kompetanseoverføring kollegaer imellom i system. Målet er å synliggjøre at fagutvikling fint kan skje i hverdagen på egen avdeling. Avvikssystemet benyttes aktivt til kvalitetsforbedring; Elektroniske tilbakemeldinger fra ansatte analyseres og jobbes med for evt å finne nye/bedre løsninger. Månedens tema; fokus på ulike fagområder eller prosedyrer for å gjøre tema kjent for de ansatte og styrke implementeringen. Ansatte prioriterer tema de ønsker belyst. Ansatte med spesiell kompetanse, eller interesse for aktuelt tema, blir medansvarlig for å få skaffet tilveie aktuell litteratur evt utstyr som kollegaer så kan lese seg opp på eller utstyr for å kunne simulere en prosedyre. ”12 møter”; 20 – 30 minutter hvor ansatte samles på vaktrommet for et kort informasjonsmøte/fordeling av gjenstående arbeidsoppgaver. I tillegg tas det opp for eksempel utfordringer hos inneliggende pasienter, nye pasienter som er meldt inn, prosedyrer det er viktig alle kjenner til osv. Leder tilstreber å delta. Refleksjonstid; kommunen er deltaker i KS satsingen Etisk kompetanseheving i pleie og omsorgssektoren. Avdelingen har dedikert etikk kontakt og det skal være regelmessig avsatt tid til etisk refleksjon. Dessverre er dette kun sporadisk ennå, men vi har planer for hvordan få det til i praksis. Sosialt; o Fredagskaffe/ukeslutt; ekstra felles pause med kaffekos hvor det er definert hvem av de på dagvakt som har ansvar for å koke kaffe og ha med kaffemat. o Gavekasse med retningslinjer for når de ansatte skal ha en liten oppmerksomhet (rundetall, sykdom, giftemål osv.) o ”Sosialkomitè”; 2 – 3 ansatte har ansvar for å dra i gang sosiale møtepunkter utenom arbeidstiden (sommeravslutning, julefest, ”lønningspils”, grillfester osv) o Leder tilstreber å sende bursdagsgratulasjoner på sms til de ansatte som ikke er på vakt på bursdagen I tillegg er det fastsatte rutiner for medarbeidersamtaler og oppfølging av de sykemeldte. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Det er møysommelig, langsiktig og strukturert jobbing med holdninger, verdier og målsettinger for arbeidsplassen som viser seg positivt på nærværstallene. Dette handler om bevisstgjøring og systematisk kvalitetsforbedringsarbeid som bidrar til utvikling av kompetanse- og mestringsstrategier i pleie og omsorgstjenesten. Viktige suksessfaktorer er: • En tilstedeværende, tydelig, synlig og målbevisst leder, som ser, høre og verdsetter den enkelte arbeidstaker. • Fokus på fag og profesjonalisering. Alle fagutdannede ønsker gjøre en så kvalitativt god jobb som mulig. • For å bygge opp en lag-kultur er det viktig at det er ”vi” som sammen skal oppnå noe. Leder må konsekvent benytte ”vi” for å understreke teameffekten. • Ansatte må involveres i de det er naturlig de involveres i, - på den måten får de et eierforhold til for eksempel hvilken organisasjonskultur som skal gjelde på avdelingen, en rutine eller prosedyre. • Lederstøtte og flere medspillere i nærværsarbeidet er avgjørende for å kunne ”holde trøkket oppe” og nå ut til de ansatte i hverdagen. • Den enkelte ansatte må ”møtes der vedkommende befinner seg”, - det er individuelle tilnærminger som skal til for å lykkes. Litteratur: Antonovsky A (2002); Helbredets mysterium, å tåle stress og forblive rask. Einarsen,S. og Schulze,O.C. (2000): Å redusere bedriftens sykefravær: et håpløst prosjekt ? Artikkel i Einarsen,S. og Skogstad,A: Det gode arbeidsliv . Vigdis Nordahl Hansen Consulting 2011, - lastet ned 27.10.2013. Lillestrømerklæringen fra 2002 42 Notater 43 Lillesand kommune: I livsfasene - Daglig arbeid i alle livsfaser Virksomhet Lillesand kommune. Prosjektlaboratorier i alle tre sektorene og ett prosjektlaboratorium på tvers av sektorene på organisasjonsnivå. Kontaktperson/kontaktinformasjon Personalrådgiver Tove Krohn-Holm, Rådmannens stab, Avdeling for personal er prosjektleder. Prosjektets hovedmål Mandat fra bystyret: • Ny livsfasepolitikk utarbeides • Seniortiltakene er inkludert i livsfasepolitikken • Livsfasepolitikken har ingen økonomiske insentiver Hovedmål: • Rekrutterer og beholder nøkkelpersonell (kompetanse) • Motiverer for kontinuitet, læring og mestring Kort beskrivelse av tiltak Prosjektet går over 3 år og er inne i år 2. Det første året var krevende både med hensyn til forankring og valg av deltakere i prosjektlaboratoriene. Det var høyt fravær og turnover i ledelse. Prosjektet har en iboende konflikt ved å ha fokus på arbeid og arbeidskultur, ikke på goder som tidligere, i seniorpolitikken. Viser til statusrapport fra år 1 i 2013. Kommunen står i store omstillinger og endringene preger dagliglivet til eksempel Prosjektlab 1 Borketun barnehage sto overfor spørsmålet om privatisering i årets budsjettbehandling. I prosjektlab 2 i Enhet for omsorg sentrum preger Samhandlingsreformen i kommunale helsetjenester arbeidsorganiseringen og kravene til kompetanseheving. To nye avdelingsledere har tilrådt i ledergruppa i 2014. Det pågår innledende diskusjoner med en nabokommune for samarbeid om tekniske tjenester, som berører prosjektlab 3 i Sektor for tekniske tjenester. Forankringsarbeidet er en kontinuerlig prosess i dette prosjektet. Driftsoppgavene er store i organisasjonen. Gjennom prosjektseminarer høsten 2014 på tvers i organisasjonen, vil prosjektet gi viktige bidrag til • Hvordan utvikle helhetlig ledelse? • Hvordan bygge en organisasjonskultur, som etterlever verdigrunnlaget Åpenhet Respekt Humor • Hvordan bygge godt omdømme, der vi videreutvikler bevissthet rundt identitet på alle nivå i organisasjonen? • Hvordan bygge kompetanse for å mestre de viktige og komplekse utviklings- og endringsoppgavene på tvers i Lillesand kommune? Fokusspørsmålene ble utarbeidet i et arbeidsseminar, som forarbeid til et større prosjektseminar. Gjennom prosesser/seminarer i prosjektlab’ene tydeliggjøres behovet for kompetanse og trening i prosessledelse og anerkjennende kommunikasjon. Prosjektleder holder fast i mandatet og hovedmålene. Det er utfordrende å få prosjektorganisasjonen over i utviklingsmodus fra å være tiltaksfokusert. 44 Styringsgruppa støtter prosjektframdriften. Prosjektgruppa har diskutert temaer som nøkkelpersonell/ressurspersoner, medbestemmelsesmøter og hva som skal til for å arbeide på organisasjonsnivå iht Kommuneplanen kap 9 om Organisasjon. Et fleksibelt team (deltakere på tvers) fikk oppdraget om å utvikle arenaen SNU-plassen. Se avsnitt under foreløpige resultater. Verktøy utvikles underveis med krav til at de skal være styrkebaserte og ha et positivt tenkesett i seg. Prosjektleder har diskutert mulighetene for å arbeide med bred involvering i demokratiske prosesser jevnlig med lederne i prosjektlaboratoriene. Det har ført til at flere deltakere bidrar med sin kunnskap og erfaringer enn de som først ble valgt ut. Resultater/foreløpige resultater Prosjektlab 1 Borketun barnehage, alle 18 medarbeidere deltok i en styrkebasert lærings- og utviklingsprosess i barnehagen. Alle pedagogiske ledere og medarbeidere var involvert i en demokratisk prosess over 4 samlinger etter arbeidstid. De pedagogiske lederne fikk en innføring i metodikk Appreciative Inquiry før gjennomføringen startet. Delrapport er utarbeidet. Hovedresultat ligger i veikartet; felles mål 3 år fram: «Voksne som utvikler seg og følger med i tiden.» I arbeidsfellesskapet er det enighet om at trivsel og samarbeid starter med å anerkjenne hverandre og lære gjennom suksesshistorier/beste praksisfortellinger. Kompetansebygging foregår i samhandling med barna/foresatte og de voksne i barnehagen. Læring og samarbeid på tvers av avdelingene i barnehagen ble anerkjent, som muligheter til variasjon og nye ideer. Organisering av barna i mindre grupper avdelingene i mellom, kan gi nye ahaopplevelser og nye arbeidsformer som inspirerer de voksne til å stå i arbeid og være stabile. De pedagogiske lederne har lenge hatt fokus på kompetanse og ledet arbeidet godt. Fagarbeiderne ønsker i større grad å delta i det kompetansebyggende arbeidet. Barnehagen har en svært solid og stabil arbeidsstokk Prosjektlab 2 Omsorg sentrum, ca 190 medarbeidere fordelt på 105 årsverk. To avdelinger deltar med ca 50 medarbeidere i hver avdeling. Forankringsarbeidet er stadig nødvendig. To nye avdelingsledere har tiltrådt og ny organisering av tjenestene internt er gjennomført. Krav til kompetanse er økende i møte med stadig dårligere pasienter og mer krevende pasientbehandling og pleie. Pårørendemøtene er utfordrende og kompetanser i samhandling og dialog er annerledes. Enheten har også et pågående «Kvalitetsprosjekt» iverksatt etter en større klagesak. Prosjektene tangerer hverandre. Det er dialog mellom prosjektlederne og synergier søkes. • Seminarer er gjennomført i Langtidsavdelingen med tema som handlet om relasjoner ansatte i mellom og mellom pasient/pårørende og ansatte. Seminar 1 Terje Mesel, UiA – «Hvordan håndtere egne følelsesmessige reaksjoner i møte med sinte/misfornøyde pasienter/pårørende?» Det var en kombinasjon av forelesninger og dialogsspørsmål. Deltakerne gav tilbakemeldinger om at det var et tema som handlet om hverdagene deres. Seminaret gav både støtte og inspirasjon til hvordan kollegastøtte og arbeidsfellesskapene har stor betydning for helsepersonellets evne til å stå i vanskelige pasient/pårørende situasjoner. Delrapport er utarbeidet. • Seminar 2 Tema: «Hvordan oppdage våre ressurser og muligheter i daglig arbeid gjennom anerkjennende intervjuer der suksesshistorier/beste-praksisfortellinger blir fortalt?» Ved å trene på å fortelle fra beste praksis og analysere erfaringene, kan læring foregå og nye rutiner bli til, som både pasient, pårørende og helsepersonell er fornøyd med. Langtidsavdelingen har i tillegg utarbeidet felles mål og strategiske kompetanseplaner (metode fra et KS-prosjekt Kvalitetskommune) i Kvalitetsprosjektet. • Prosessledelse. I dialog med avdelingsleder for Langtidsavdelingen ber hun om bistand til å trene ressurspersoner for å styrke kommunikasjonen og samhandlingen i avdelingen. Målet er å trene gruppesykepleierne og to omsorgsarbeidere i styrkebaserte tenkesett og anerkjennende kommunikasjon. Treningen startet opp i et seminar med Ingebjørg Mæland og to ungdommer fra Arbeidsinstituttet i Buskerud høsten 2014. 45 • • Prosjektleder har kompetanse i arbeidsformen Appreciative Inquiry, og etablerer et nettverk for «styrketrening». Interesserte ledere og medarbeidere kan delta. Nettverket vil invitere ressurspersoner og ledere til å dele sine erfaringer, hente inspirasjon og trene inn anerkjennende kommunikasjon til nytte i organisasjonen. Ryddesjau. Avdelingslederne rydder for å avvikle konflikter og motsetninger i ansattgrupper. Det er ressurskrevende og ansatte i periferien har forventninger til gode og raske løsninger. Oppfølging av sykemeldte tar fokus fra utviklingsarbeidet. Likevel ser vi spor av gode livsstilsendringer i grupper i samarbeid med BHT. Innsatsen motiverer til forebyggende arbeid. Arbeidslivets spilleregler, gjensidige plikter og ansvar mellom partene er tema i personalmøter. Arbeidsgiver stiller krav om ny praksis for å kunne delta i enhetens arbeid. Avdeling for hjemmesykepleie og rehabilitering starter sitt arbeid i livsfaseprosjektet på denne måten. Ressurspersoner er utpekt og deltar nå i innføring og trening i anerkjennende kommunikasjon i håp om å snu forholdene til et felles involverende arbeidsmiljø i samarbeid med avdelingsleder og prosjektleder. Prosjektlab 3 Sektor for tekniske tjenester, ca 120 medarbeidere fordelt på 4 enheter. • Kommunalsjef for tekniske tjenester har bedt om bistand fra prosjektleder for team-in i sin ledergruppe. Arbeidet starter i oktober 2014 og skal være styrkebasert og ta utgangspunkt i demokratiske tenkesett. Det forventes at dette arbeidet vil få betydning for arbeidskulturene i enhetene. • Prosjektseminarer høsten 2014 i Prosjektlab 4 på tvers i organisasjonen. 25. August Formål: Danne grunnlag for bred involvering i LK for å skape en ny livsfasepolitikk. Prosessleder Hogne Hareide, Lent. Delrapport er utarbeidet. 24. September Formål: Undersøke behovet for å etablere et nettverk for prosessledere der vi deler erfaringer og øker vår kompetanse i styrkebaserte arbeidsformer. Prosessleder Ingebjørg Mæland, Arbeidsinstituttet i Buskerud. Delrapport er utarbeidet. 8. Oktober Formål: Utvikle initiativer og prosjekter, som bidrar til å skape begeistring i Lillesand kommune for Lillesand kommune. Prosessleder Hogne Hareide, Lent. Delrapport kommer. Prosjektleder har deltatt aktivt i seminarene og følger opp resultatene. • Formål: SNU-plassen etableres og utvikles som en dialogarena der ledere og medarbeidere får reell bistand og veiledning til å mestre utfordringer i jobben, samhandlingen og livet i seg selv. Fokus skal være forebyggende og gi helsefremmende bistand. Personer eller grupper, som har behov for å få belyst sin situasjon og hente bistand for gode løsninger skal være i daglig arbeid. Sykefraværsoppfølging foregår på en annen arena etter andre prinsipper. Et fleksibelt team (et verktøy) for å løse oppgaver innenfor et prosjekt eller i daglig drift, ble nedsatt med deltakere fra prosjektlab’ene Omsorg og Teknisk sektor, verneombud, hovedtillitsvalgt Fagforbundet, kommunens IA-rådgiver fra NAV Arbeidslivssenter AustAgder og fysioterapeut med kompetanse innenfor livsstyrkemestring fra bedriftshelsetjenesten samt prosjektleder. SNU-plassen er et tilbud for tidlig intervensjon og muligheter for å hente bistand til livsstilsendringer eller organisatoriske utfordringer. Faste deltakere er personalrådgiver(prosjektleder), IA-rådgiver, bedriftshelsetjenesterepresentant. Ledere, medarbeidere, tillitsvalgte og verneombud kan melde inn saker og får en 45 min avtale. Behov for bistand avklares og avtales. Det kan søkes om tilskudd fra NAV for IA-bedrifter. Igangsettes i oktober 2014 i prosjektlabene. Dersom SNU-plassen viser å være til nytte, vil tilbudet gå til hele organisasjonen i 2015. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Teori og praksis 46 Prosjektet valgte å basere sitt arbeid i positiv psykologi og sosialkonstruksjonisme. Praksisfeltet jakter på egne styrker og tar i større grad ut potensialene sine. I styrkebaserte læringsprosesser har vi alltid fokus på det som allerede fungerer bra både faglig og i relasjoner mellom leder og medarbeider, mellom medarbeidere og mellom pasient/pårørende, barn/foresatte og medarbeidere. Styringsgruppen, som er rådmannens ledergruppe anerkjenner positive tenkesett og appreciative inquiry som metode i involverende demokratiske prosesser. Kobling av personer på tvers i organisasjonen/ på tvers av prosjektlaboratoriene er avgjørende for å få til ny læring og kunne oppdage at borgerne våre møter flere tjenesteområder hver dag til eksempel barnehage, skole, byggesak, omsorg etc. Omdømme bygges når borgerne opplever at de møter positive medarbeidere som anerkjenner barn, eldre, borgerne i ulike livsfaser. Lillesand kommunes medarbeidere er i gang med å trene seg i bærende tenkesett og arbeidsformer som gir god flyt og er helsefremmende både for borgere og ansatte. Implementering i hele organisasjonen er igangsatt. Rutiner for styrkebaserte medarbeidersamtaler ligger i kvalitets- og internkontrollsystemet. Et helt nytt årshjul for lederopplæring tar opp i seg temaer fra prosjektet. Tillitsvalgte og verneombud blir invitert på flere temaer. Det ligger i HMS-planen at det skal være Medbestemmelsesmøter med HMS-saker på alle nivå, i alle enheter. Prosjektet har fokus på prosjektlab’ene og ønsker å inspirere til at også medbestemmelsesmøtene blir styrkebaserte. Trening i styrkebaserte læringsprosesser etableres i nettverk, der stadig flere blir invitert, som ønsker å trene og dele erfaringer. I rekrutteringsprosesser gis kandidater til lederstillinger case for å kunne identifisere styrker og potensialer for å kunne tiltre den nye stillingen. Ledergrupper og enheter jobber styrkebasert i sine endrings- og utviklingsprosesser. Gjennom utviklingsprosesser i egen organisasjon foregår læring og muliggjør implementering av helt nye arbeidsformer, som ruster organisasjonen for fremtidens livsfasepolitikk. 47 Notater 48 Masfjorden kommune: Krafttak for tilsette Virksomhet Masfjorden kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Ørnulf Lillestøl. [email protected], 48034711 Prosjektets hovedmål Økt trivsel og helse gjennom fysisk aktivitet. Kort beskrivelse av tiltak Fra 1 april til 1. oktober gjennomføre prosjekt med fokus på fysisk aktivitet i kombinasjon med sosiale aktiviteter. Resultater/foreløpige resultater Har inntrykk av at det er høy aktivitet på aktivitetene. Vi må stadig minne tilsatte og ledere på å registrere aktiviteten. Akkurat dette punktet vil være viktig å gå gjennom under hovedevaluering. Vi har gjennomført «Medbakkeløp» i juni. Stor deltagelse til tross for dårlig vær- Påfølgende sosial aktivitet med mat, underholdning og premiering av konkurranser lagt inn i løypa underveis i løpet. Vi holder milepelsplanen og er nå i fase der vi forbereder medarbeiderkartlegging for alle tilsatte i kommunen. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Litt vanskelig å være konkret på dette si tidlig i prosjektet utover det som er omtalt i prosjektsøknaden. Vår suksess ligger nok i å koble konkurranse, fysisk aktivitet med sosiale arrangement både på arbeidsplassene og for organisasjonen som helhet. Hovedpoenget blir da miljømessige gevinster som både har trivselsfremmende og direkte helseeffekter. Konkurranseelementet er også innrettet slik at det blir motiverende for flest mulig å delta, også de som til vanlig ikke deltar, fordi dette er direkte synlig for kollegaer. Oppmerksomhet er rettet mot arbeidsplassen og det kollegiale og ikke den enkelte tilsatte. 49 Notater 50 Narvik kommune HMS – neste steg Virksomhet Narvik kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Norvald Johannessen E-post: [email protected] Tlf: 769 12156 Prosjektets hovedmål Hovedmål: 25 % lavere sykefravær ett år etter at enheten deltok i prosjektet. Delmål: Endring til det positive rundt HMS på deltagende enheter. Kort beskrivelse av tiltak Tiltakene er et produkt av en individuell og teamrettet kartlegging. De ansatte har sammen med sin leder og avdelingsledere gjort prioriteringer selv. Målet har vært å igangsette tiltak for å oppnå endringer i sykefraværet og flytte fokus slik at ansatte ser verdien og resultatet av hvor viktig forebyggingsarbeid er. De ansattes prioriteringer har vi i prosjektgruppa knyttet til «hjelpere». Det er ansatte fra NAV arbeidslivssenter og fra Stamina Bedriftshelsetjeneste som sammen med rådgivere fra HR har igangsatt og bistått enheten/avdelingene i arbeidet. Dette har vært gjort på arbeidsplassen og utenfor arbeidsplassen. Nedenfor har vi listet opp de tiltak som enheten/avdelingene har gjennomført: • OPPSTART-seminar • IA-konferanse • Startmøte med kartlegging. • HMS/Personalmiljømøter/ • Avviksrutiner • Rutiner • Dypdykk Sykefravær • BMI • Helsekontroller • Treningsveiledning • Kostholdskurs • Støymålinger • Ergonomi • Kurs Tilrettelegging • Folkeskikk og uskikk • ROS-analyse • Planer videre • Refleksjonsgrupper 51 Resultater/foreløpige resultater For å gi en viss pekepinn på hvordan sykefraværet har vært, velger vi å vise det totale fraværet for alle deltakerne for 2012 og 2013. Så bryter vi ned fraværet til å vise tallene for januar, februar, mars, april, mai, juni og juli 2014. Ser vi på sykefraværet, viser denne en nedadgående tendens 1. kvartal 2014 og april 2014 for Skistua barnehage og REO. Når det gjeler Furumoen sykehjem er det en liten økning. Ser vi på 2. kvartal viser denne en nedgang for alle de tre deltagende enheter/avdelinger. Sbh FU Reo 2012 17,6 8,8 9,1 2013 jan febr mars 18,9 26,5 24,0 26,7 27,0 13,9 13,6 12,9 15,7 19,5 17,0 13,5 april mai juni juli aug 17,7 16,7 16,1 9,6 12,5 14,0 14,9 17,4 6,6 2,5 11,8 12,9 4,7 5,0 4,6 Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Piloten og det videre arbeidet i prosjektet er sterkt overførbart til andre enheter og avdelinger i egen eller eksterne kommuner. Det viser at en grundig og bred kartlegging hvor alle bidrar, skaper eierforhold og ansvarlighet gir resultater. Det er viktig at de ansatte gis tid og anledning til å delta, da de innehar god kompetanse og oversikt på de utfordringer og spørsmål som deres egen arbeidsplass står ovenfor. Det å fokusere på langsiktighet gir en bedre forståelse av det arbeid som skal gjøres, samtidig som man har tid til å utvikle endring av adferd, kultur og holdninger. I tillegg har to av de deltagende enheter/avdelinger gjennomført prosessdager som start på prosjektet. Trygghet, tillit og respekt for hverandre og hverandres arbeidsoppgaver og livssituasjon blir brukt som et viktig verktøy i prosjektarbeidet. Og som det aller viktigste, leder for enheten MÅ være en pådriver og stille krav om aktiv og positiv deltakelse. Forankring handler om å gi og å ta ansvar, og å knytte disse opp imot hverandre. 52 Notater 53 Nesset kommune: Helse i alt vi gjør -Folkehelse og arbeidshelse hånd i hånd Virksomhet Nesset kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Anne-Karin Sjøli personalsjef 71 23 11 13 / 911 63 954 [email protected] Prosjektets hovedmål Redusere sykefraværet til samme nivå som i 2009 – 6,11 % Visjonen «Jeg velger meg Nesset» skal være drivkraften i hele prosjektet. Prosjektet skal omfatte hele kommunen. For at både innbyggere og ansatte skal velge Nesset kommune som sitt førstevalg må vi lykkes med flere ting samtidig. I Nesset kommune har vi lenge snakket om «den gode sirkel». «En god arbeidsgiverpolitikk gjør det enklere å rekruttere kvalifisert arbeidskraft. Kvalifisert arbeidskraft gir høyere kompetanse, som igjen gir høy faglig kvalitet på tjenestene, som igjen gir oss fornøyde brukere. Fornøyde brukere gir oss et godt omdømme, som igjen gir oss større stolthet, høyere trivsel og et godt arbeidsmiljø. Og et godt arbeidsmiljø gir oss et lavere sykefravær, som igjen gir oss god økonomi.» Omdømmebygging er også en sentral del av prosjektet. I vår «omdømmemodell» har vi satt de grunnleggende verdiene som grunnmur. Dette mener vi vil være med på å bygge holdninger og adferd, noe som igjen vil være med på å forme organisasjonskulturen og dermed styrke omdømmet vårt. Kort beskrivelse av tiltak • Inspirasjonsforedrag om smarte kostholdsgrep i hverdagen. Alle ansatte fikk tilbud om å delta på et gratis foredrag om «smart mat». Lege, farmakolog og seksbarnsmor Berit Nordstrand fortalt i to forrykende timer om hvordan matvalgene våre påvirker helsen vår. Hvordan få i oss riktig for? I etterkant jobber hver enhet/avdeling med spørsmålene rundt kosthold, helse og fysisk aktivitet. • Lederutviklingsprogram for rådmannens ledergruppe. Første samling ble gjennomført i mai og 2. samling skal gjennomføres i november i år. Vi har knyttet til oss Relasjonsledelse AS som bygger videre på Jan Spurkeland sine ideer om relasjonsledelse, og hvordan ledelse har betydning for hele organisasjonen. • Mellomledersamling ble gjennomført i mai med fokus på helsefremmende arbeidsplasser. Malin Pedersen fra KLP inspirerte forsamlingen på en fantastisk måte • Personalutviklingskurs fase 2 er under planlegging. Vi håper å kunne gjennomføre de første i løpet av høsten Resultater/foreløpige resultater Ingen målbare resultater så langt. Men kosthold har blitt en «snakkis» på flere arbeidsplasser Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Man må tenke flere tanker samtidig, og det er holdningsendringer over tid som virker. 54 Notater 55 Nord-Aurdal kommune Raskt tilbake Virksomhet Nord-Aurdal kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Prosjektleder Mary Ann Helleren [email protected] Prosjektets hovedmål Å redusere sjukefraværet Kort beskrivelse av tiltak • Samhandlingsavtale med fastlegene ved Fagernes legesenter (Nord-Aurdal kommune) slik at arbeidsgiver, medarbeider / pasient / lege raskt kan ha samtale rundt arbeidsmuligheter. • God samhandling med NAV Valdres, regelmessige møter, ca 8 pr år, med virksomheter / avdelinger med høyt fravær. God samhandling med IA rådgivere ved Arbeidslivssenteret. Vi er største arbeidsgiver i Valdres, har hatt et høyt fravær og derved vært en prioritert virksomhet for dem. • Mer bruk av bedriftshelsetjeneste. • Har 16 dager sammenhengende egenmelding, ellers i fht IA avtalen, 24 dager pr 12 måneder. • At fastleger i nabokommuner, der medarbeidere har sin fastlege, også kjenner til prosjektet og lokale tiltak, at arbeidsgiver, Nord-Aurdal kommune, ønsker møter så raskt som mulig og at vi har utvidet egenmeldingsperiode. • At ledere i kommunen er kjent med lavterskeltilbud som frisklivskoordinator tilbyr • Kommunen betaler medlemskontingent til Valdres treningssenter, slik at alle medarbeidere slipper innmeldingsavgift. Dekker månedlig treningsavgift, inntil kr 500, fra fylte 58 år, uansett hvor en trener. Forutsatt at en har vært ansatt i minst 5 år og har minst 50 % stilling. Resultater 1. halvår 2014 NAV statistikk, legemeldt, 2. kvartal, sjukefravær 7,0 %, landssnitt kommuner 7,1 %, også 1. kvartal lå vi 0,1 under landsgjennomsnittet. Egen statistikk, inkl egenmeldt er 8,2 %, jf 11,6 % 2013, dvs nær 30 % reduksjon siste år. Utgangspunkt i 2011 var 9,9 %, mål utgang 2015 er 8,0 %. Egenmeldinger 1. halvår 2014 jf 2013 viser en økning på 20 %, fra 1,0 til 1,2. Dette er det samme som vårt mål for prosjektet. Gradering 2. kvartal 2014 - 42,4 % 2013 - 39,0 %. Landsgjennomsnittet er i underkant av 30. Utgangspunkt 2011 – 28,75 %, mål 2015 – 34,5 %. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Ulike parter må samhandle, arbeidsgiver, medarbeider, lege, nav, tillitsvalgte og verneombud. Partene må hele tida være aktive og finne løsninger, når det er mulighet for det, for å øke grad av tilstedeværelse helt eller størst mulig grad. 56 Notater 57 Nordberghjemmet VI-følelsen Virksomhet Stiftelsen Nordberghjemmet Kontaktperson/kontaktinformasjon Spesialrådgiver Heidi Østbakk og daglig leder Ellen Beccer Brandvold [email protected] [email protected] Prosjektets hovedmål Et motiverende arbeidsmiljø med ansatte som trives. Dette gjøres målbart via medarbeiderundersøkelse som gjennomføres november 2013 og november 2014, og gjennom økt nærvær (92%). Kursprogrammet er forankret i hele organisasjonen og skaper eierskap til endringene hos de ansatte. Målgruppen er alle fast ansatte i større stillinger på Nordberghjemmet I en virksomhet som Nordberghjemmet jobber alle avdelinger tett på hverandre, derfor inkluderes alle. Dette ser vi som nødvendig da fokus på samhandling vil være en viktig faktor for å skape ønsket utvikling. Kort beskrivelse av tiltak Prosjektet er delt inn i to faser. Del 1 gjennomføres i 2014 og del 2 gjennomføres i 2015. Del 1, 2014: I perioden 1.apr – 31.mai gjennomføre RINGOMs kursprogram med tema “Emosjonell kommunikasjon”, dagskurs med alle ansatte. For lederne er eget tema “Den vanskelige samtalen”, et dagskurs samt samlinger à 2 timer. Etter kursdagene får de ansatte hjemmeoppgaver. Det legges opp til arbeid i avdelingene hvor avdelingslederne styrer prosessen. Tillitsvalgte og verneombud trekkes inn i arbeidet. Resultater/foreløpige resultater Alle i store stillinger har nå felles kunnskap om hvordan ens tankesett og kommunikasjon virker på en selv og gruppen. Denne felles referanserammen, gjør at vi på en god kunnskapsbasert måte, kan minne hverandre på hvilket tankesett og kommunikasjonsform som virker samlende. Et annet konkret resultat vi ser, er at personalet har økt samhandlingen på tvers av gruppene og på tvers av avdelingene. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? At bevisstgjøring om egen og gruppens kommunikasjonsform, virker inn på arbeidsmiljøet og med det nærværet. Vi ligger pr 31.9.14 på målsettingen vår om 91% nærvær. På samme tidspunkt i 2013 var den på 85,6%. 58 Notater 59 Nøtterøy, Tjøme og Tønsberg Lederutviklingsprogram LUP for fremtiden Virksomhet Kommunene Tjøme og Nøtterøy – i samarbeid med Tønsberg Kontaktperson/kontaktinformasjon Liv Kari Gløtvold Gamlemsvik Prosjektets hovedmål • God endringsledelse • Utvikle en felles identitet og et godt klima for interkommunalt samarbeid • Tverrfaglig samspill og informasjonsdeling • Helsefremmende arbeidsmiljø – øke nærværet • Fremme inkludering og mangfold Kort beskrivelse av tiltak Øverste ledernivå i Tjøme - Nøtterøy og Tønsberg sammen med hovedtillitsvalgte og hovedverneombud i hver av kommunene – totalt 120 personer deltar. Det har vært avholdt: • Kick-Off dag i april med presentasjon av deltakere og program • Todagers samling med overnatting i juni med fokus Verdibasert ledelse og kunnskapsorganisasjoner – ”Helhetlig lederskap”. • Todagers samling i september med fokus Endringsledelse – ”Hvordan får vi driv i endringsprosessene?” Videre er det planlagt to todagers samlinger til en i november og en i mars med mer fokus på endringsledelse, utvikling og nyskaping. KS konsulent er engasjert som forelesere og bidragsytere i prosessen. Programmet er ”levende” og tilpasses underveis – da gruppene gir skriftlig evaluering etter hver samling. Mellom hver av samlingene er det gruppeoppgaver som skal besvares/gjennomføres. Gruppene er sammensatt homogent i forhold til fag, men på tvers av kommunene. Resultater/foreløpige resultater Engasjerte deltakere som gir uttrykk for at det er fint å skaffe seg nettverk på tvers av kommunegrensene. Måltall er det for tidlig å si noe om. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? • Forankring i toppledelsen • Stort spenn gir utfordringer i forhold til å treffe alle og på tvers av kulturer nyskaping • Viktig å evaluere – justere og være tett på underveis • Konkret i programmet i fht hva temaet skal være og hensikt • Homogene grupper på tvers av kommunene oppleves positivt 60 Notater 61 Porsgrunn kommune Langtidsfrisk Virksomhet Porsgrunn kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Anne-Karin Nordmo, HMS-sjef og Line Furuodden, HMS-rådgiver Prosjektets hovedmål Det overordnede målet er å endre fokus fra det reparerende og forebyggende til det helsefremmende perspektivet i arbeidet rundt temaet arbeidsmiljø. “Langtidsfrisk” skal bidra til gode arbeidsmiljø som gir friske og effektive medarbeidere som føler arbeidsglede. Implementering av Langtidsfrisk skal bidra til en endring av holdninger. Effektmål Konseptet Langtidsfrisk skal bidra til et økt fokus på det som fremmer helse i tilknytning til arbeid på den enkelte arbeidsplass - “Hvordan er det når det er som best?” Kort beskrivelse av tiltak Det er plukket ut personer fra 5 virksomheter som i løpet av prosjektperioden 1.1.2014-30.6.2015 skal få opplæring i metoden. Prosessledere, vil bli nøkkelpersoner ved den enkelte virksomhet for å fremme Langtidsfrisk som en naturlig del av arbeidshverdagen. I tillegg til de som kommer fra de virksomhetene som deltar i prosjektet er det 3 ansatte ved NAV arbeidssenter og 4 HMS-rådgivere som får opplæring. Totalt utdannes til sammen 25 personer. Det skal utarbeides en sluttrapport. På bakgrunn av erfaringene i prosjektet skal prosjektgruppen foreslå hvorvidt konseptet Langtidsfrisk bør rulles ut i hele kommunen eller ikke. Resultater/foreløpige resultater Pr. dags dato er 3 av til sammen 5 dager med opplæring gjennomført. I tillegg må alle lese boken om Langtidsfrisk, og gjennomføre hjemmeoppgaver mellom opplæringsmodulene. Aktivitetene: 14.3: Forankringsmøte • ½ dag med styringsgruppe, prosjektgruppe og ledere fra de utvalgte virksomhetene • ½ dag med prosjektgruppen 11.6: Heldagssamling for prosesslederne og virksomhetslederne på de utvalgte virksomhetene, ca. 50 personer 1. og 2.9: 25 prosessledere – opplæring på Mule Varde 13. og 14.10: Opplæring for prosessledere på Klokkerholmen 27.11: Tema på bedriftskulturdagen Annen informasjon/opplæring • alle verneombudene på nettverksmøter i april og november • dialogkonferanse for tillitsvalgte i juni Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Det er for tidlig å trekke noen konklusjoner på det nåværende tidspunktet. 62 Notater 63 Ringebu kommune Frisk som en fisk Virksomhet Ringebu kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Bente Indergård, 99108182 eller Marie F. Brandstad, 47463349 Prosjektets hovedmål Livsstilsendring. Kort beskrivelse av tiltak Deltagerne har deltatt på informasjonsmøte om prosjektet og hatt møte med tema gruppedynamikk hvor de skulle utforme egne gruppenormer. Deltakerne har blitt testet ifht livvidde, vekt, kondisjon og kartlagt ifht egenopplevd helse. De har hatt «bli kjent» aktivitet og er i gang med fysisk uteaktivitet. Resultater/foreløpige resultater Det er for tidlig å si noe om ennå, da prosjektet akkurat er i gang. Noen av deltagerne har kommet med muntlige tilbakemeldinger på at de opplever det som positivt å delta i prosjektet så langt. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Start tidlig med bred involvering. 64 Notater 65 Ringerike kommune Varme hjerter og villige hender i Ringerike kommune Virksomhet Krokenveien 17/19. Hjemmesykepleien. Omsorgsboliger og trygdeboliger med til sammen ca. 200 brukere. Fast ansatte: 45. Kontaktperson/kontaktinformasjon Prosjektleder Camilla Rudser. [email protected] Tel: 98 64 86 51 Prosjektets hovedmål Myndiggjøre og øke kompetansen til de ansatte i Krokenveien. Bedre ivaretagelse av bruker og deres pårørende. Kort beskrivelse av tiltak - Brukerne i Krokenveien er fordelt på primærkontakter. 3-4 brukere per ansatt. - Brukere og pårørende er informert om måten personalet nå er organisert på og det er formidlet skiftelig hvem som er deres primærkontakt. - En har i flere omganger jobbet med hvilke forventninger som ligger i primærkontaktrollen. De som er primærkontakter har vært med på å forme hva rollen skal inneholde. En skriftlig oversikt over oppgaver og forventninger ligger i egne permer på hvert grupperom. - På personalmøte og 3 halve fagdager har vi gruppevis jobbet med hvilke fordeler vi ser av å opprette primærkontakter - både for våre brukere, pårørende og for vår engen del. Vi gjennomgikk også utfordringer og så på hvordan disse kunne løses. - Intervju med hver enkelt ansatt ved bruk av intervjuverktøyet «Primærkontakthjulet» og «sykepleierhjulet». - I intervjuene kom det frem at det var behov for opplæring i vårt datasystem - Gerica. Det ble derfor satt opp 3 hele dager med undervisning. - Fra prosjektstart har vi hatt en arbeidsgruppe som har bestått av sykepleiere og leder. Det ble nå på høsten opprettet en ny prosjektgruppe hvor primærkontaktene er godt representert. - Det har blitt leid inn ekstra personale for å avlaste primærkontakter i en overgangsfase, slik at disse får rom til å tilpasse seg nye forventninger. Prosjektleder har da vært tilsted for å gi praktisk hjelp, spesielt i forhold til oppdateringer på Gerica. - Det er tydeliggjort hva som er sykepleiers- og gruppeleders ansvarsoppgaver i forhold til hvordan involvere primærkontakter, delegere ansvar og fordele brukere på primærkontakter. - Oversikt over primærkontakter er sendt til fysioterapeut og ergoterapeut. Kommunens fysioog ergoterapeuter er klar over at de, når de arbeider med brukere i Krokenveien, i første rekke skal ta kontakt med primærkontakten. Dette legger til rette for et tettere samarbeid mellom helsefagarbeider, sykepleier og fysio/ergo. - Vi skal på «studietur» til Bråset sykehjem 23.10. Der er primærkontaktrollen godt innarbeidet og vi ser frem til å se hvordan de har gjennomført dette. 66 Resultater/foreløpige resultater Primærkontaktrollen har opplevdes litt ulikt hos ansatte. Noen har opplevd det som en stressituasjon å få mer ansvar, og kan ikke se hvordan tiden skal strekke til. Men i hovedsak mye positiv tilbakemelding fra ansatte – at en i større grad får brukt sin utdannelse og sine evner i jobben. At en kjenner seg mer betydningsfull – «det betyr noe at jeg kommer på jobb». «Jeg er mer synlig», «jobben er mer overkommelig». Vi får tilbakemeldinger om et nærmere og bedre samarbeid med pårørende. Også tilbakemelding fra pårørende om at det er positivt at de har en kontaktperson i Krokenveien. Vi opplever at primærkontaktrollen er godt integrert i den daglige drift i Krokenveien. Videre jobbes det med å trygge alle de ansatte i sine primærkontaktoppgaver og legge til rette for økt mestringsfølelse. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? En av de viktigste tingene vi har lært i arbeidet med dette prosjektet, har vært at de som skal gjennomgå en endring må være med i prosessen hele veien. Det er deres prosjekt. Det å få alle med seg i å se det positive i endringene som blir gjort, tar tid. Prosjektarbeid krever utholdenhet og en fleksibel holdning i forhold til de en jobber sammen med - det er ulikt hva som trengs for at hver enkelt skal oppleve mestring i forhold til nye oppgaver. Vi opplever at det å gi veiledning og opplæring 1 til 1 kanskje har vært det som har gitt best resultat. 67 Notater 68 Ringerike kommune «Vi trenger deg!» Ny strategi for redusert fravær og økt nærvær Virksomhet Ringerike kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Avdelingsleder organisasjonsavdelingen, Magnus Nilholm Mob. 91 67 63 25 E-post: [email protected] Prosjektets hovedmål Overordnet mål: Sikre kommunen en varig bærekraftig utvikling og økonomi. Effektmål: Sykefraværet i Ringerike kommune overstiger ikke landsgjennomsnittet for kommunal forvaltning. Resultatmål: 1. Det er utformet handlingsplan i tråd med forslagene fra arbeidsgruppen. FAKTA: 1.1. Godt tallmateriale for sykefravær er sikret 1.1.1. Bedre statistisk materiale for sykefravær er utarbeidet 1.1.2. Arbeidsrelatert fravær og fravær knyttet til ordinær sykdom er kartlagt. 1.1.3. Langtids- og korttidsfravær er kartlagt. ANALYSE: 1.2. Målrettede tiltak er basert på best mulig faktagrunnlag og vurdert i forhold til utarbeidelse av/endring av strategien. 1.2.1. Vurdert om andre virksomheter i regionen har eksempler til etterfølgelse (Follum, Norpapp, Ringeriks-Kraft). 1.2.2. Vurdert andre måter å vinkle sykefraværsarbeidet på ved hjelp av andre bidragsytere (KLP, NAV, Bedriftshelsetjenesten). STRATEGIUTVIKLING: 1.3. Ny strategi for å redusere sykefraværet og øke nærværet er utarbeidet 1.3.1. Det er benyttet bistand fra andre bl.a. NAV og Bedriftshelsetjenesten. 1.3.2. Det er utarbeidet incentiver som kommer de ansatte til gode. PLAN FOR GJENNOMFØRING: 1.4. Ny strategi for å redusere sykefraværet og øke nærværet iverksatt 1.4.1. Utført opplæring i sykefraværshåndtering for både ledere og ansatte. Kort beskrivelse av tiltak • Litteraturstudie Vi har søkt i litteraturen for å finne en felles forståelse for begrepene som er benyttet i mandatet, bl.a. bærekraftig økonomi og utvikling, godt tallmateriale, arbeidsrelatert fravær, 69 fravær knyttet til ordinær sykdom, langtids- og korttidsfravær, måter å vinkle sykefraværet på, strategier for å redusere fravær og øke nærværs og bruk av incentiver. • Samarbeid med IA-rådgiver IA-rådgiver sitter i prosjektgruppen og er en god støttespiller i det inkluderende arbeidslivsarbeidet. IA-senteret har også bidratt med sykefraværstall med historikk fra Navs database, samt ytterligere inndeling av sykefravær på bl.a. kjønn, alder, varighet og diagnose. Dette for å se om det er noen gruppe med ansatte som krever spesiell innsats. I tillegg har IAsenteret bidratt i den kreative fasen med utarbeidelse av praktiske verktøy, evaluering og opplæring i ny fraværsoppfølgingsrutine. • Samarbeid med andre lokale bedrifter og eksterne samarbeidspartnere I mandatet var det noen bedrifter nevnt spesielt – prosjektet innhentet informasjon og vurderte deretter om de hadde eksempler til etterfølgelse. BHT sitter også i prosjektgruppen og har bidratt under hele prosjektperioden. • Involvering av kommunens medarbeidere AMU har en årlig arbeidsmiljøkonferanse for alle MKS-gruppene (Miljø- Kvalitet- og Sikkerhetsgruppe). Disse gruppene er sammensatt av bl.a. leder, TV, VO andre ressurspersoner. I 2013 var et av temaene fravær og nærvær. Her fikk gruppene spørsmålene: 1) Hva skal til for å redusere fraværet i Ringerike kommune? 2) Hva skal til for å øke nærværet i Ringerike kommune? På denne måten ble alle enheter i Ringerike kommune involvert i arbeidet frem mot utarbeidelse av endret eller ny strategi for å redusere fravær eller øke nærvær. Dette resulterte i en «10 på topp»-liste som ble utgangspunktet for alt arbeid videre med fravær- og nærværsstrategien (vedlegg 1). • Kompetanseheving i organisasjonen Parallelt med utarbeiding av ny strategi, har det vært satset på kompetansehevende samlinger for både prosjektgruppen, kommunens totale ledergruppe og for MKS-gruppene. Hensikten har vært å gjøre organisasjonen klar for å ta imot en ny strategi og gi større mulighet for å skape helsefremmende arbeidsplasser hvor nærværet øker. Kompetanseheving har vært på tema som bl.a. moderne lederskap og medarbeiderskap, gjennomføringsevne, effektive ledergrupper, Lean, flyt, selvforbedrende virksomheter, utarbeidelse av mål og måleindikatorer, arbeidsglede m.m. • Evaluering, forbedring og opplæringen av vår oppfølgingsrutine ved sykefravær Fra prosjektgruppen ble en arbeidsgruppe nedsatt, sammensatt av IA, fagorganisasjonene og personalavdelingen. De har evaluert og forbedret oppfølgingsrutinen, samt satt opp opplæringsdatoer til høst. • Utarbeidelse av Ringeriks-huset Vi evaluerte også den eksisterende strategien for å øke nærvær i kommunen. Denne viste seg å være et godt utgangspunkt – også etter nye input og involvering av medarbeiderne. Prosjektgruppen valgte å pusse opp det eksiterende Ringeriks-huset til dagens standard og i en litt mer minimalistisk stil (vedlegg 2). Det er også utarbeidet en presentasjon av huset som vises sammen med huset. Denne presentasjonen er den nye strategien for å redusere fravær og øke nærvær. • Utarbeidelse av «God flyt»-tavler I arbeidet med utarbeidelse av Ringeriks-huset ble det et behov for å skape et verktøy som kunne benyttes i daglig drift og gjøre strategien lett tilgjengelig for alle enheter i kommunen. Vi har derfor utarbeidet en utviklingstavle (basert på Lean-/Kaizen-tavle – vedlegg 3) som alle 70 enheter kan benytte lokalt. Disse tavlenes hensikt er å vise helheten i arbeidet i en kommune, samt å sikre mulighet for en praksis som er i tråd med strategiene i Ringeriks-huset. • Implementeringsplan Plan for implementering av ny strategi ble utarbeidet i samarbeid med styringsgruppen. Der ble det koordinert innsats opp mot månedlige ledersamlinger og årlige MKS-samling. Det er utarbeidet en presentasjon som vises til alle MKS-grupper og de tar med til sine enheter og viser til resten. I tillegg er den er naturlig del av det obligatoriske 40-timers-kurset i HMS. Når det gjelder tavler, så må disse bestilles (2 størrelser å velge mellom) og vi kommer ut og lærer opp i bruk av tavlen. Resultater/foreløpige resultater I forhold til effektmålet «Reduksjon i sykefravær», så er det mange faktorer som påvirker sykefraværsprosenten. I vårt prosjekt har vi valgt å satse på arbeid med de områdene en arbeidsgiver kan ha påvirkning på. Dette kan øke sannsynligheten for at en medarbeider velger å gå på jobb i stedet for å holde seg hjemme. Det er et sammensatt felt hvor langsiktig satsing på de riktige tingene som lederskap, medarbeiderskap, kommunikasjon, samarbeid, tilrettelegging, utvikling av arbeidsmiljø og holdninger er det som viser seg best å fungere – og som medarbeiderne ønsker fokus på. Derfor ble dette vår strategi. Vi er nå i ferd med å tilpasse medarbeiderundersøkelse og HMS-undersøkelse til å måle 10 på topp, Ringerikeshuset og bruk av utviklingstavle. Vi har første måling før jul og det vil da bli utgangspunktet for sammenligning fremover. I tillegg følger vi med på fraværsstatistikk. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Forankring Viktig med forankring i toppledelsen for å sikre fremdrift, prioritering og implementeringskraft. Forankringsarbeidet er også involvering av medarbeidere, prosjektgruppe, styringsgruppe. Ved å involvere i utviklingsarbeidet vil prosjektet alltid tilpasses medarbeiderne og lederne som skal benytte utfallet av prosjektet. I tillegg kan enkel visualisering av komplekse sammenhenger være nødvendig for å få med folk. Ved å lage bilder eller enkle modeller kan en selge inn et budskap mye fortere enn med kun tekst. Det er heller ikke å forvente at alle medarbeidere skal sette seg inn i like mye som prosjektgruppen, styringsgruppen eller oppdragsgiver. Derfor er enkle modeller ofte nødvendige for å «selge» et budskap. Tålmodighet Denne type arbeid krever tid før resultatene vil komme. I tillegg er denne type arbeid en slags modningsprosess for organisasjonen. En må ha tålmodighet til å la organisasjonen utvikle seg – dette krever tålmodighet fra toppledelsen og prosjektgruppen. Innse at prosjektperioden er like mye et kompetansehevende tiltak for alle involverte parter som det er et en arbeidsmetode mot en et mål. Timing Dette punktet henger sammen med tålmodighet. En må ha tålmodighet for å la organisasjonen utvikle seg og samtidig vite/gjenkjenne tegn på når organisasjonen er klar for neste trinn/fase/input. Denne timingen er viktig for fremdrift og suksess for prosjektet. Ta vare på det gode en har i det eksisterende, og utvikle det organisasjonen har behov for eller bestiller. 71 Notater 72 Sel kommune Frisk og blid Virksomhet Sel kommune Prosjektet: Frisk og Blid NGLMS Kontaktperson/kontaktinformasjon Prosjektleder: Margrete Strøm Kleiven Prosjektets hovedmål • Forebygge langtidsfravær • Redusere sykefravær • Økt fag kompetanse • Fokus på etiske refleksjoner Kort beskrivelse av tiltak Fysisk aktivitet: Har 1 time trim for ansatte med instruktør på helsestudio. Deltatt på Pulsslaget- Team LMS mål å øke hverdagsaktiviteten, konkurranse mellom bedrifter i distriktet. Registrerer all aktivitet på over 30 min. Avspennings cd kjøpt inn til legekontor. Kurs for å øke kompetanse ved avdeling. Etiske refleksjoner på plan i desember 2014, refleksjon i forhold til problemstilling en opplever i hverdagen. Sosial avslutning jul og sommer Resultater/foreløpige resultater Trening på helsestudio, øker samhold utenfor arbeidsplass. Fokus på styrke og stabilitet noe som holder oss lenger i jobb/forebygger belastningsskader. Stor oppslutning på pulsslaget. Dette er ett lavterskeltilbud der de ansatte er i aktiv utenfor arbeidsted alene eller i mindre grupper. Det er ingen forutsetninger for førkunnskap, og den enkelte delta på utfra sin fortsetting. Dette er positivt for lagfølelsen, positivt tema på arbeidsplassen og motiverer hverandre til økt aktivitet. Skaper samhold og en positiv atmosfære på arbeidsplassen. Mer utholdende i hverdagen/forebygger fravær. Avspennings cd reduserer stress symptom i hverdagen. Ved å øke fagkunnskap skaler trygghet i arbeidssituasjon. Sosialt samvær viktig for samholdet i avdelingen, avkobling fra hverdagen. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Ansatte er positive til å delta på ulike aktiviteter utenfor arbeidstid. Skaper samhold og øker lagmoral, noe som øker nærvær til arbeidssted og reduserer sykdom. 73 Notater 74 Skedsmo kommune Robust forflytning Virksomhet Skedsmo kommune Helse- og sosialsektoren Kontaktperson/kontaktinformasjon Heidi Drægebø Tlf 66938036 Epost: [email protected] Prosjektets hovedmål Forebygge muskel- og skjelettlidelser og redusere sykefravær og framtidig uføre Kort beskrivelse av tiltak • Etablere et felles opplærings- og oppdateringssystem for forflytningskompetansen i sektorens pleie- og omsorgsavdelinger. • Systematisk samarbeid på tvers av avdelingene både i opplæringen og i vedlikeholdelse av forflytningskompetanse gjennom at alle fagrådgivere innen de involverte avdelingene er representert i prosjektgruppen. Prosjektets ressursgruppe består, i tillegg til prosjektleder, av fagpersonell fra to avdelinger. Ressurspersoner skal bistå forflytningsveilederne i deres arbeid med å kurse og veilede sine kollegaer. • Kick-off for alle ansatte og ledere: Orientering og bevisstgjøring av hva som skal til for å tilrettelegge for og utføre riktig forflytning. • Opplæring av forflytningsveiledere i alle pleie- og omsorgsavdelinger. 1. Det er igangsatt en omfattende promotering av Naturlig forflytning gjennom rollups på alle store tjenestesteder og på rådhuset, lansering av prosjektet på intranettet, facebook og eposter til alle som arbeider i direkte pleie. 2. Det er utarbeidet et felles årshjul for opplæring og vedlikehold av forflytningskompetanse i de aktuelle tjenestene som innbefatter: - spesiell kompetanse for forflytningsveiledere i pleie- og omsorgsavdelinger - generelle kompetansen for alle ansatte i pleie- og omsorgsavdelinger 3. Alle avdelinger har tilgang til nødvendige hjelpemidler 4. Forflytningskompetanse defineres som kritisk kompetanse i GAT og alle ansatte og avdelingsledere registrerer forflytningskompetanse på GAT. Resultater/foreløpige resultater Det er etablert en ressursgruppe for forflytning. Gruppen består av hovedverneombudet, en ergoterapeut, en fysioterapeut og frisklivskonsulenten i sektoren. Gruppens oppgaver er å holde etablererte strukturer vedlike og bidra til at veilederne får den støtten de trenger i implementeringen på deres avdeling. Storstilt promotering er satt i gang. Alle store avdelinger har roll-ups som vist nedenfor. Disse står i inngangspartier slik at de er synlig for alle som entrer avdelingen. Videre er det trykket opp plakater i A3 –format som er hengt opp på alle vaktrom i alle de mindre enhetene. Nedenfor vises bildet som er benyttet i promoteringen. 75 Kick-off ble gjennomført 18. og 23. september for ledere og ansatte i alle avdelinger i kommunestyresalen. Assisterende kommunedirektør åpnet samlingene. Dette er med på å gi signal om at toppledelsen ser forflytning som viktig. Det er utformet et brev til alle ansatte som legges ved arbeidsavtaler ved nyansettelser i pleie- og omsorgsinstitusjoner. I dette brevet orienteres det om arbeidsgivers struktur for forflytningsopplæring i avdelingen og ansattes plikt til å gjøre seg kjent med hjelpemidlene som benyttes. Det arbeides også med å utforme et felles kartleggingsskjema ved vurdering/igangsetting av hjemmetjenester, slik at nødvendige hjelpemidler tas inn i pleieplan fra start. 8. og 9. oktober gjennomføres første kurs for 30 forflytningsveiledere. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Prosjektgruppen opplever at det å ha sjefsgruppen som styringsgruppe har hatt en betydning. Det gir en verdifull signaleffekt av betydningen for prosjektet. Videre gir tilbakemeldingene en indikasjon på at kick-off har hatt en positiv effekt. Det blir positiv snakk i avdeling og er med på endre en kultur i avdelingene. 76 Notater 77 Songdalen kommune Verdiprosjekt Virksomhet Songdalen kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Sonja A. Haukås nærværsrådgiver Prosjektets hovedmål Økt nærvær til 91.2 % i prosjektperioden innen barnehagene. Videreutvikle nærværskulturen i barnehagene Kort beskrivelse av tiltak Nærværsarbeidet i barnehagene startet opp i 2012. Det ble da etablert fokusgrupper i 3 av barnehagene, bestående av 4-5 repr fra hver barnehage. Hver fokusgruppe har hatt refleksjoner på hva er nærværsfaktorer på sin arbeidsplass. Temaer i fokusgruppemøtene har vært: - Hvordan øke nærvær på jobben? - Ha fokus på ledelse, organisering og arbeidsmiljø fremfor den enkeltes sykdom - Hvordan kan nærvær på arbeidsplassen i de ulike delprosjektene styrkes? Dette arbeidet ble gjennomført i samarbeid med Agderforskning i 2013, med aksjonsforskning på nærværsfaktorer. Tiltaket skulle indentifisere, gjennomføre, evaluere og dokumenter tiltak som øker ansattes nærvær i tre barnehager Det ble i aug 2014 lagt frem en forskingsrapport på første del av prosjektet. Tiltaket med fokusgrupper har vært så vellykket at vi i 2014 opprettet fokusgrupper i alle de fem kommunale barnehagene. Alle barnehagene har valgt å ha fokus på: Nærværskultur – du er viktig for jobben. Ansatte som har deltatt i fokusgruppene har fått mere bevissthet på nærværsarbeidet. Det siste året har ikke forsker hatt fokusgruppe møter, men de har selv organisert dette. De melder at de har hatt nyttige diskusjoner og refleksjoner i fokusgruppene. Det har vært viktig at arbeidet i fokusgrupper har pågått over tid. En stor utfordring har vært å sette av tid i en travel barnehage hverdag til nærværsarbeidet. Barnehagene opplever høy intensitet i det relasjonelle arbeidet med barna, og mangelfulle muligheter til å ta små pauser i løpet av arbeidsdagen. Refleksjon over egen praksis er viktig for læring og utvikling. For å kunne få jobbet med å utvikle tiltak og forankre arbeidet, hadde hver barnehage 2 dags seminar med overnatting i fjor. Dette har vært svært nyttig å treffes utenom om barnehagetida. Alle barnehagene planlegger å ha et nytt seminar i høst/vinter. Det har vært 2 fokusgruppe-samlinger på tvers av alle barnehagene i år. Her har store deler av tida vært brukt til arbeidsseminar i fokusgruppene. Det er jobbet med flere tiltak i barnehagene i 2014: - Hospitering mellom avdelingene - Sosiale tiltak - Oppfølging av vikarer - Idekasse - Bursdagshilsen - Hatt opp tema hvorfor er det viktig at jeg kommer på jobb - Videreutviklet tiltak ved nærværsboka 78 Resultater/foreløpige resultater Sykefraværet ligger nå pr 2 tertial 2014 på 8.0%. Korttidsfravær – 1.9%, Mellomlangt fravær – 0.7% Langtidsfravær – 5.4% Fraværet lå på 12.5% i 2011 før prosjektet startet. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Songdalen kommune er med i Saman om ein betre kommune programmet med nærværsprosjektet. Her er en intensjonene å overføre erfaring på tvers av kommuner. Overføre erfaringer: – Til hver av arbeidsplassene – Lære mellom arbeidsplassene – Overføringsverdi til andre arbeidsplasser Vi håper på at forskningen på tiltaket og det vi har lykkes med vil kunne gi bedre overføringsverdi til andre arbeidsplasser. 79 Notater 80 St. Olavs hospital Tilbake til arbeid Virksomhet St. Olavs Hospital Kontaktperson Perly Kristiansen Prosjektets hovedmål Arbeidsrettet rehabilitering for å øke tilbakeføring til arbeid og forebygge sykefravær og uførhet hos ansatte ved St. Olavs Hospital Hovedmål for prosjekt ”Sykefravær – tilbakeføring til arbeid” er: Å utforme spesifikke og virkningsfulle tiltak som kan forebygge og redusere grad av sykemelding og overgang til uførhet. I møte i styringsgruppen for prosjektet 28.5.13, ble hovedmålet endret til: Hovedmålet med prosjektet ” Tilbake til arbeid”, er å forebygge sykefravær og uførhet hos ansatte mellom 18 og 60 år ved St. Olavs Hospital. Tittel på prosjektet ble på bakgrunn av dette endret til ”Tilbake til arbeid” og prosjektet er et samarbeid med ”Forskningsprosjekt B” i Hysnesprosjektet. Kort beskrivelse av tiltak Resultatmål for prosjekt ”Sykefravær – tilbakeføring til arbeid er: 1. Sykmeldte over 8 uker i aldersgruppen 18 år til 60 år er tilbake i arbeid. 2. Oversikt over ansatte som fortsatt er sykemeldt/uføre følges opp av NAV for videre utredning. I møte i styringsgruppen for prosjektet 28.5.13, ble resultatmålene endret til: Resultatmål for prosjekt ”Tilbake til arbeid”: I en randomisert kontrollert design skal dette prosjektet evaluere effektene av de ulike rehabiliteringsprogrammene med hensyn til: Arbeidsdeltakelse, målt som: 1) Prosentandel av de som er tilbake i arbeid i minst 4 uker, uten tilbakefall, ved prosjektslutt 2) Reduksjon i antall legemeldte sykedager ved prosjektslutt 3) Prosentandel som er i arbeid ved prosjektslutt - etter korttidsopphold - etter langtidsopphold Endringene ble gjort etter endelig vedtak i styringsgruppen 28.5.13. Dette forskningsprosjektet gjennomføres i spesialisthelsetjenesten ved St. Olavs Hospital. Forskningsprosjektet ble initiert for å forskningsevaluere det nylig oppstartede rehabiliteringssenteret Hysnes Helsefort i Rissa, underlagt St. Olav. Alle pasienter som blir tilbudt arbeidsrettet rehabilitering vil også få tilbud om å delta i forskningsprosjektet. De som takker ja vil bli randomisert til et opplegg ved Hysnes Helsefort eller et mindre omfattende tilbud på Klinikk for fysikalsk medisin og rehabilitering på St Olav. Aktuelle kandidater er de som har diagnose inne muskel- og skjelettlidelser eller lettere psykiske lidelser. Evaluering Dersom tiltakene i prosjektet gir statistisk signifikante resultater med hensyn til reduksjon av sykefravær og/eller uførhet må en vurdere om dette vil ha konsekvenser for St. Olavs Hospitals prosedyrer for oppfølging ved sykmelding/gradert uførhet. En tar stilling til følgende: 81 Er en eventuell effekt stor nok til at den fordrer nye/endrede prosedyrer for oppfølging? Gir resultatene grunnlag for at enkelte grupper ansatte krever spesiell oppfølging? Evalueringen starter våren 2015 Resultater/foreløpige resultater Styringsgruppen vedtok den 21.1.2014 å videreføre prosjektet ”Tilbake til arbeid” etter prosjektplan. Under møtet ble det diskutert om hvordan man kan øke antallet ansatte som takker ja til å delta i prosjektet. Prosjektleder hadde på forhånd sørget for at personalrådgiverne hadde deltatt på et informasjonsmøte ved Hysnes Helsefort, samt at det var enighet i personalrådgivernettverket om at de skulle delta i møtet med den sykemeldte og nærmeste leder for å sikre god nok informasjon om tilbudet til den ansatte i prosjektet. I møte med styringsgruppen kom det innspill om hvordan man kunne øke antallet ansatte som takket ja til å delta i prosjektet. For å få økt kunnskap om Hysnes og tilbudet som gis ansatte fikk prosjektansvarlig og prosjektleder følgende innspill: • Invitere representanter fra Arbeidsmiljøavdelingen, tillitsvalgte, verneombud og medlemmer av prosjektgruppa til å besøke Hysnes Helsefort. • Sende ut foiler til personalrådgiverne om Hysnes Helsefort • Prosjektfilm om Hysnes Helsefort legges til prosjektplan i Kilden Det ble sendt ut invitasjoner til å delta på Hysnes Helsefort den 13.mars, men pga. for få påmeldte ble det avlyst. Tilbudet ble sendt ut på nytt med ny dato 16. juni og av 46 så er det pr. dags dato 11 som har takket ja. Møtet i juni ble igjen avlyst pga. for få påmeldte, da det til slutt kun var 5 deltakere. Det ble derfor besluttet å sende ut et tilbud om åpen dag, 30.9.14. De siste to tiltakene styringsgruppen foreslo ble gjennomført i løpet av mars og april. For å vite hvor stort antall som kunne være aktuelle for et slikt prosjekt, ble det bestemt i prosjektgruppen at med hjelp fra NAV, som er representert i arbeidsgruppen, skulle vi se på hvor mange som egentlig kan være aktuelle. (se vedlegg nr.1) I og med at arbeidsgiver foretar en randomisering (tilfeldige valgte kandidater) og ikke vet diagnosen så blir det mange som får et tilbud men som ikke nødvendigvis er aktuelle. Det kan være graviditet, feil diagnose, riktig diagnose men mangler samarbeidsevne eller at de ganske enkelt selv takker nei pga. familiære forhold eller annen årsak. Av de som ønsker å delta gjennomføres det en ny randomisering etter at kandidaten har vært på smertepoliklinikken for undersøkelse (se vedlegg nr. 2) Prosjektgruppen fikk under møte 21. mai vite av Roar Johnsen at av 180 personer som hittil har deltatt i Hysnesprosjektet, er det kun 12 personer fra St. Olavs Hospital. 7. mars gjennomførte prosjektgruppen et møte med Pål Kristiansen fra KLP hvor han presenterte statistikker på sykefravær og uføretrygdede både for St. Olavs Hospital og andre helseforetak i MidtNorge. Det framkommer at det er økning i antall uføre. Tallene i Datavarehuset viser at det er flest ansatte fra 55 som blir helt eller delvis uføre og at de tilhører fellesordningen. Det vil si alle ansatte utenom sykepleiere eller leger. Viser for øvrig til 4. kvartalsrapport fra KLP (vedlegg nr. 3). I møtet får vi vite at KLP har en mulighet for å kjøre ut en navneliste med ansatte som har vært helt eller delvis uføre og kommet tilbake i arbeid. Listen inneholder navn på 25 personer som har kommet tilbake fra helt eller delvis uføretrygd til hel eller deltidsstilling. Prosjektgruppen mente at listen fra KLP kunne være et godt utgangspunkt for arbeidet med å finne ut hvilke faktorer som spiller inn for at ansatte som er helt eller delvis uføre, kom tilbake helt eller delvis i jobb. Dette er fakta som vil kunne danne grunnlaget for hvordan vi utvikler arbeidet knyttet til å forebygge sykefravær og uførhet hos ansatte mellom 18 og 60 år ved St. Olavs Hospital Dette arbeidet mener prosjektgruppe bør kunne utføres av en uhildet person, derav forslaget om en masterstudent. 82 Styringsgruppen fikk dette presentert i et saksfremlegg, som var sendt ut på forhånd av møtet. På bakgrunn av saksfremlegg og presentasjon ønsker styringsgruppen at prosjektet ferdigstilles i henhold til prosjektplan. Når evalueringsrapport for prosjektet foreligger ønsker styringsgruppen an avklaring knyttet til kost/nytte effekt av en masteroppgave, før de kan ta endelig beslutning på det videre arbeidet. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Vi har fått tilbakemelding fra lederne om at de nå har et konkret tilbud til sin ansatt og dette er et positivt utgangspunkt når de skal gjennomføre den individuelle oppfølgingssamtalen. For St. Olavs Hospital som arbeidsgiver vil det oppfattes positivt at lederne kan komme med et konkret tilbud og bidra til å fremme og forbedre de ansattes helse samt kunne hjelpe de som faller utenfor tilbake til arbeidet. Vi opplever at både ledere og ansatte blir skuffet når de ikke får et tilbud om deltagelse i prosjektet på tross av at vi minner om at dette er et randomisert forsøk. 83 Notater 84 Stavanger kommune Magnet - Kvalitets standard som ivaretar og fremmer et godt arbeidsmiljø Virksomhet Bergåstjern sykehjem og omsorgsboliger, Stavanger Kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Virksomhetsleder Kari L. Åmodt, tlf 51906505 eller 95891780 Epost: [email protected] Prosjektets hovedmål Overordnet mål er å bli sertifisert som et Magnet sykehjem av ANCC (American nurses Credentialing Centre) i 2015. Delmål for 2014 er • Større involvering av ansatte i utarbeidelse av nye prosedyrer. • Seminar for ansatte med fokus på arbeidsmiljø, kvalitet og utvikling av virksomheten framover • Fortsette arbeidet med Praksisstandardene • Presentasjon og statusrapport i ledergruppen Kort beskrivelse av tiltak • Utvidelse av arbeidsgruppen. Den består nå av 3 sykepleiere, 1 hjelpepleier og 3 ledere. Det er representanter fra alle avdelingene. • Hatt et dagsmøte i gruppen med gjennomgang av 5 standarder. • Deltakelse på kurs i regi av Pasientsikkerhetskampanje. I oktober 2014. Deltakere er Magnetgruppen og virksomhetens arbeids og miljø utvalg. Fokus er forebygging av trykksår og falltendens. • Presentasjon av Magnet for nye ledere på ledersamling i januar 2014. • Magnet er innarbeidet i vårt planverk • Hatt seminar for alle ansatte i mai 2014, planlagt seminar i november 2014 går ut pga dårlig den økonomiske situasjonen i Stavanger kommune. Resultater/foreløpige resultater - Økt kunnskap og engasjement hos personalet - Flere ansatte er involvert i arbeidet - Nyansatte er informert om prosjektet i intervju Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Kvalitetsarbeid er viktig både for kvaliteten på de tjenester vi gir til våre brukere og medarbeidertrivsel. 85 Notater 86 Stord kommune Saman om ein betre kommune Virksomhet Stord kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Jon Eirik Kvalnes [email protected] 99389562 53496622 Prosjektets hovedmål Målet er å skapa best mogelege tenester til innbyggjarane og stå rusta til å møta framtida sine utfordringar med bærekraftige kommunale tenester. Stord kommune sine tilsette har eit nærvær på 92.5 % i 2014 og ut økonomiplanperioden. Helsefremjande og meiningsfulle arbeidsmiljø for tilsette. Kort beskrivelse av tiltak Vårt prosjekt er delt inn i 9 hovudaktivitetar med tilknytta tiltak. HA1 – Informasjon og eigarskap i organisasjonen Temadag arrangert 26.05.14 med alle leiarar, tillitsvalde, verneombod og politikarar invitert. Dagen vart arrangert som planlagd, og ga eit godt grunnlag for vidare arbeid i prosjektet. HA2 og 3 – Helsefremjande arbeidsplassar og kartlegging av sjukefråvær og nærværsfaktorar Kartlegging av nærværs- og sjukefråværs faktorar er gjennomført. Alle avdelingar har fått besøk av ei arbeidsgruppe beståande av HMT-leiar, hovudverneombod, representant for bedriftshelsetenesta og NAV Arbeidslivssenter. Målsettinga med besøksrunden var auka fokus på kva me gjer med sjukefråværet vårt og korleis den enkelte eining arbeidar for å førebyggje dette. Arbeidsgruppa har til gode å levera rapport etter runden – dette er venta å vera klart i november. Arbeidet vil så gå over i å utarbeida tiltak etter rapporten. 21.oktober arrangerer prosjektet ein inspirasjonsdag for alle tilsette, der me har fått inn Ståle Einarsen, forskar og org.psykolog frå UiB til å halde foredrag. HA4 – System og rutinar for HMT Det overordna HMT-systemet til kommunen vart revidert siste halvår 2013. Arbeidet med å revidere det igjen i 2014 er satt igong, og prosjektet kjem med nyttige innspel til kva endringar som ein ser naudsynte. Implementering og opplæring er gjennomført via besøksrundar og grunnkurs i arbeidsmiljø for alle nye verneombod og leiarar med personalansvar som ikkje har kurs frå før. HA5 – Rutinar for oppfølging og tilrettelegging for sjukemeldte Ny rutine er etablert etter endring i lovverk 01.juli. Rutina er også laga som brosjyre – tilgjengeleg for alle tilsette på arbeidsplassane. Det er planlagd opplæring i IA-arbeid og regelverk på nyåret 2015 saman med NAV Arbeidslivssenter. 87 HA 6 – samarbeidsarena med andre aktørar, som NAV Arbeidslivssenter og BHT Det er etablert fast møtepunkt med bedriftshelsetenesta og NAV Arbeidslivssenter kvar 12.veke. Referat etter møta vert sendt til alle einingsleiarar og rapportert til AMU. HA7 – Styrke leiarfunksjonen Det har vore aktivitet i forbinding med leiarutvikling i Stord kommune. Nyleg vart det gjennomført einingsleiarsamling over 2 dagar, der blant anna 360 graders evaluering vart presentert og gjennomgått. Status for styrking av leiarfunksjonen, HA 7, vert rapportert etter einingsleiarsamlinga i november. HA 8 – Omdømebygging Denne hovudaktivteten er lagt til 2015. HA 9 – Rekruttering Mål for aktiviteten: God rekruttering i pleie- og omsorgstenestene i høve helsefagarbeidarar Auka kompetanse skal gjere kommunen betre rusta til å møte brukarane sine behov i pleie og omsorgssektoren Samhandlingsreformen m.m har ført til at kommunen får stadig meir kompliserte brukarar og kravet om kompetanse aukar. Samstundes vert det meir og meir utfordrande å rekruttere helsefagarbeidarar. Utdanning av eigne helsefagarbeidarar er ein hovudaktivitet i prosjektet Saman om ein betre kommune. Det er søkt KLP om støtte til aktiviteten og Stord kommune har fått tilskot på kr 50 000. Prosjektgruppa i Saman om ein betre kommune har vedteke å nytte tilskotet til planlegging av utdanning av eigne helsefagarbeidarar. Resultater/foreløpige resultater Auka fokus på systematisk HMT i heile organisasjonen. Auka kompetanse på viktige område knytt til HMT hos leiarar, verneombod og øvrige tilsette. Arbeidsgruppe oppretta for prosjektet sin hovudaktivitet 9 – rekruttering av eigne helsefagarbeidarar. 88 Notater 89 Sykehuset Innlandet SI-Aktiv Virksomhet Sykehuset Innlandet HF Kontaktperson/kontaktinformasjon Liv Tone Kveen www.siaktiv.no Prosjektets hovedmål Hovedmål er å bidra til at SI når sitt mål om å bli en helsefremendearbeidsplass for alle ansatte. Kort beskrivelse av tiltak SI- Aktiv er sammensatt av alle bedrifts og aktivitetslag i Sykehuset Innlandet og er uavhengig med eget organisasjonsnummer. SI- Aktiv ønsker å bidra til relasjonsbygging og felleskultur i Sykehuset Innlandet HF • • • • • • • Profilering av SI – Aktiv rundt om i divisjonene, en kontinuerlig prosess (bl.a. med felles treningsdress sponset av arbeidsgiver). Utviklet en nettside (på bakgrunn av en spørreundersøkelse blant ansatte i 2012) der ansatte kan registrere sine aktiviteter, stor eller liten 630 energipoeng i uka gir helsegevinst. Kampanjeperioder og premiering.( jobber med utbedring pr 29.09) SI 10 års Jubileums fest 13.09.2013 der SI- Aktiv var ansvarlig for aktiviteter før festen (golf, bowling, og omvisning på domkirkeodden med premiering for deltaking) Arrangert fjelltur 28-29 august med nesten 100 påmeldt. Bukkelægeret. Surtningssui og Besseggen valgfri tur. Etablere turgrupper (prosjekt under planlegging) Gir støtte til nyetablering og utstyr i aktivitet og bedriftsidrettslagene lokalt (yoga grupper, sykkelstativ for ansatte, styrketrening er noen eksempel) Inspirasjons/motivasjons foredrag for ansatte (Erik Torstvedt 14.nov 2014) Resultater/foreløpige resultater 2013 var første året med det organisasjonsmessige på plass som vedtekter, budsjett, mandat, tiltaksplaner og organisasjonsnummer. Det var også første året med felles aktiviteter for ansatte. SI- Aktiv er derfor ung og for tidlig å vise til resultater i forhold til overordna målsetning. SIAktiv begynner å bli kjent blant ansatte, de som har vert med oss på tur og deltatt på våre arrangementer så langt, har gitt oss positiv respons tilbake. Noe fjellturen i høst kan bekrefte: ”Takk for en fantastisk tur og ikke minst de fine ”innleggene” ved sengetid. Dersom en god latter forlenger livet, så plusser jeg på minst ett år! Det var stor applaus og takketaler på bussen hjem.” Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Vår organisering av aktivitets og bedriftsidrettslag i en større organisasjon? Inspirasjon og ide’ til utvikling av en egen nettside i bedriften. Lavterskeltilbud. 90 Notater 91 Sørlandet sykehus Kvinners jobbtilknytning – en forklaring på sykefravær? Virksomhet Sørlandet sykehus HF. Kontaktperson/kontaktinformasjon Liv Fredriksen, Organisasjonsavdelingen Mob.: 920 48 176 Prosjektets hovedmål o Det overordnede målet for prosjektet er å finne spesifikke og virkningsfulle tiltak som kan forebygge og redusere sykefraværet ved Sørlandet Sykehus HF. o At forskningen og tiltakene kan bidra til økt kunnskap for å forklare kjønnsforskjeller i sykefravær på nasjonalt nivå Kort beskrivelse av tiltak 5 enheter ved Sørlandet sykehus HF er valgt ut for utprøving av tiltak over 1-2 år. I tillegg blir flere enheter med høyt sykefravær inkludert i et systematisk kartleggings-, tiltaks- og evalueringsarbeid. Modellen som brukes i det konkrete arbeidet med å forebygge og redusere sykefravær er basert på en kartlegging av; a) ledelse og organisering, b) psykososialt arbeidsmiljø og kultur, c) fag, d) fysisk arbeidsmiljø og e) individuelle forhold. Både leder, tillitsvalgt, verneombud og medarbeidere deltar i kartleggingen. På grunnlag av kartleggingen utarbeides det målrettede tiltak i forhold til utfordringene og ressursene i den aktuelle enheten. Grunnprinsippet er systematisk og langsiktig arbeid. Resultater/foreløpige resultater Forskningen viser at psykososialt arbeidsmiljø og ledelse har betydning for sykefraværet. Funn tyder også på at det er kjønnsforskjeller i hvordan menn og kvinner håndterer psykososiale utfordringer. Erfaringene så langt fra oppfølgingen av enhetene viser at enheter med høyt sykefravær over tid også preges av psykososiale utfordringer. Betydningen av leders engasjement og systematiske/målrettede arbeid er viktige suksessfaktorer for å redusere sykefravær. Resultatene fra forskningen vil bli dokumentert i en egen rapport ved prosjektslutt desember 2015. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Før iverksetting av tiltak for å redusere sykefravær opplever vi det viktig å ha en systematisk og helhetlig tilnærming. Vi prioriterer langsiktig arbeid på flere områder med bred involvering som vist i 92 modellen over. Variasjon og kompleksitet av utfordringer på de enkelte enheter krever ulik tilnærming for å finne ut hvilke tiltak som kan ha reduserende effekt på sykefraværet. 93 Notater 94 Vardø kommune Alle på plass Virksomhet Vardø kommune, Vardø barnehage Kontaktperson/kontaktinformasjon Børge Martinussen, enhetsleder grunnskole og barnehage. Prosjektets hovedmål Vardø barnehage skal ha et sykefravær på under 12 % i løpet av to år Kort beskrivelse av tiltak I prosjektperioden har vi særlig fokus på tre områder: myndiggjøring av medarbeidere, fagutvikling, organisering av barnehagehverdagen. Delmål: • Legemeldt fravær 1-8 dager skal være lik null • Gjennomgå struktur, roller og ansvar i barnehagen • Trivselen blant medarbeiderne øker i prosjektperioden • Utarbeidete rutiner for melding sykdom(egenmeldinger) • Etablere en veiledningsgruppe som har ansvar for veiledning i barnehagen (F eks rollespill) • Påbegynt Reteaming: Bedre trivsel på jobb - Felles regler for alle - Respekt vor hverandre og arbeidsmiljøet • Innføring/etablering av PALS -Positiv atferd, støttende læringsmiljø og samhandling. (Dette blir benyttet av Vardø skole 7 år) • Videreføring av prosjektet i 2015 Kartlegging av arbeidsplassen/kvalitet på arbeid viser: • Humor • Godt samarbeid • God dialog • Åpne og ærlige • Vi gir hverandre ros • Alle tar ansvar • Vi støtter hverandre • Gleder oss til å gå på jobb • Personalet står på • Godt pedagogisk innhold • Høy kompetanse • Godt foreldresamarbeid • Ansatte som er der for barna • Ungene trives bra • Fornøyde foreldre og godt omdømme • For lavt vikar budsjett • Mer tilstedeværelse fra kommunal ledelse • Manglende informasjon til ansatte • Veiledning/oppfølging av ansatte 95 Resultater/foreløpige resultater • Tidlig inntak av vikar igangsatt • Rekruttert en kvalifisert mann til barnehagen, i tillegg en mannlig vikar • Større trygghet kollegaer i mellom, • Visjonsarbeidet er i gang • På personalmøter blir resten av personalet presentert for det som blir gjort på møtene i forbindelse med prosjektet • Vi har oppnådd en del milepæler, men har fortsatt noen igjen. • Forutsigbarheten i hverdagen er fortsatt bedre, da korttidsfraværet er gått mye ned. • Trivselen på jobb er bedre • Prosjektgruppe og prosjekteier er av den oppfatning av at ” Alle på Plass” nytter. • Vi har fått en god del struktur på plass og delegert oppgaver. Spesielt gjelder dette ut til avdelingsledere. Nye stillingsinstrukser vil forsterke dette. • Milepælene (1.år) viser at det er høy grad av vilje og gjennomføringsevne i Vardø barnehage. • Prosjektet er godt forankret hos toppledelsen i Vardø kommune • Permisjon med lønn har gått ned (til sykehus besøk og lignende) • Erkjent at uten våre dyktige vikarer så er barnehagen sårbar. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? • Vardø barnehage er godt inne i sitt andre prosjekt år ”Alle på plass”. Vi er kommet ett godt stykke på vei, men erfaring viser at prosjektet, -fokus på arbeidsmiljøet - må fortsette ut over prosjektperioden. • Sterk involvering/forankring fra ledelse - politisk/administrativt er forutsetning for å lykkes. • Overføringsverdi til egen organisasjon vedrørende utarbeidete rutiner, 96 Notater 97 Volda kommune Leiarskap for dagane som kjem – berekraftig leiarskap i eit folkehelseperspektiv Virksomhet Volda kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Rådgjevar Solfrid Teigen, Stormyra 2, 6100 Volda. Tlf. 70058715 / 95238997 Prosjektets hovedmål Volda kommune har leiarar med god kompetanse på fag, organisering, samhandling og gjennomføring. • At alle leiarane i kommunen har felles leiarfilosofi, eigarskap til måla og kvalitets- og styringssystemet • At vi har kompetente og engasjerte leiarar • At leiarrolla er avklart, ansvar, mynde, handlingsrom • At leiarteam er etablert • At vi har trygge leiarar som tør å bruke handlingsrommet og ta leiarskap • At vi gjennom å prioritere leiing opp i ”første divisjon” skal gi betre ressursutnytting (redusert sjukefråver, innovative løysingar og medarbeidarar som får bruke kompetansen sin der ein er god) Kort beskrivelse av tiltak Leiaropplæringsprogram 2014 Vi har gjennomført 5 samlingar for leiarane. Legg ved oppdatert program. Resultater/foreløpige resultater Tema har vore svært relevante og leiarane har uttrykt at dei har lært nytt og fått andre innfallsvinklar på tema dei trudde dei kunne godt frå før. Tverrfaglege grupper har gjort at leiarane har vorte betre kjende både med andre leiarar og med andre arbeidsområder. Nye leiarar har lært av og knytta kontakt til erfarne leiarar. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? At det nyttar å samle leiarane til felles opplæring! Felles opplæring gir oss • tettare samanknytt kommuneorganisasjon • betre samhandling på tvers i kommunen • meir konsekvent leiarskap Slike verknader er viktige i ein stor og fragmentert organisasjon som ein kommune er. 98 Notater 99 Ørsta kommune Omdømmebygging gjennom helsefremjande leiarskap Verksemd Ørsta kommune Kontaktperson: Hilde Flotve Mo tlf. 979 56 519 e.post: [email protected] Mål for prosjektet • Auka nærvær gjennom tydeleg, myndiggjerande og helsefremjande leiarskap • Felles verdiar som plattform for ein sterk og god organisasjonskultur • Medarbeidarar som ynskjer å ta aktivt del i utvikling av ein helsefremjande arbeidsplass Mål for perioden 1. Verdiane dannar grunnlag for god tenesteyting, forvaltning, leiarskap og medarbeidarskap 2. Arbeidsgjevarstrategien vert eit felles verdifundament for folkevalde, leiarar, medarbeidarar og tillitsvalde 3. Ein kultur på arbeidsplassane som er prega av VI-kjensle, meistring, trivsel og avklarte roller Kort omtale av tiltak ü Gjennomført arbeidsplassundersøking i heile organisasjonen – oppfølging på den einskilde seksjon og eining. Gjennomgang i AMU og i K-styret ü Gjennomført miniseminar for alle leiarane om handlingsplanar for HMT (HMS), på grunnlag av arbeidsmiljøundersøkinga, krav om at alle einingar skal utarbeide ein handlingsplan ü Revitalisering av AMU, har teke del på kurs om Eit handlekraftig AMU ü Utarbeidd årshjul for HMT på grunnlag av kommunen sitt overordna årshjul ü Gjennomført opplæring i KF kvalitet, er i gang med implementering av nytt kvalitetssystem, HMT-system, system for avvikshandtering og risikovurdering ü Gjennomført opplæring for leiarar og tillitsvalde i tema Arbeid og psykisk helse og Den gode og naudsynte samtalen (Ser deg i morgon), i regi av NAV arbeidslivssenter ü Leiarsamling for alle leiarane i november 2014, omdømmebygging gjennom helsefremjande leiarskap og helsefremjande arbeidsplassar – med vekt på samanhengen mellom kultur og struktur (Vida+) ü Samling for rådmannen si leiargruppe i november 2014, korleis verte ei effektiv leiargruppe, gå først og vise veg, stille krav og følgje opp (Vida +) ü Utarbeidd rutinar for omstilling og endring m/ risikoanalyse ü Ørsta kommune sin arbeidsmiljøpris vart innført i 2013 og utdelt for første gong på nyåret 2014. Prisen for 2014 vert utlyst i oktober og skal tildelast på kommunestyremøte i januar/februar 2015. Resultat / førebels resultat 1. Arbeidsmiljøundersøkinga viser høgare trivsel Deltakinga på arbeidsmiljøundersøkinga vart høgare i 2014 enn i 2013. Ein heil seksjon (Helse og velferd ) hadde 100% deltaking. Indikator for trivsel, som kjem fram som summen av alle svara i undersøkinga, ( som byggjer på oppleving av leiing, meistring, avklarte roller, tillit og sosial støtte) steig frå eit gjennomsnitt på 63,7 i 2013 til 66,7 i 2014. 100 2. Sjukefråværet er redusert Det legemelde fråværet (rapportert i NAV/altinn) syner ein nedgang frå 9,0 i 2013 til 8,0 i 2014 for 1. kvarttal og frå 8,1 i 2013 til 7,5 i 2014 for andre kvarttal. På landsbasis ligg det legemelde fråværet i kommunane på eit gjennomsnitt på 7,1 for andre kvarttal 2014. Kommunen er ei IA-bedrift, og oppmodar alle tilsette til å bruke eigenmelding ved korttidsfråvær. For andre kvarttal viser tala ein reduksjon frå 0,3 prosentpoeng i 2012 til 0,1 prosentpoeng i 2014 for legemeldt fråvær under 8 dagar. 3. Verdigrunnlaget held fram med å vere felles retningsvisar Verdiane vert brukt aktivt i samband med utlysing av ledige stillingar og gjennomføring av intervju. Arbeidsmiljøundersøkinga syner at ein del leiarar har arbeidd systematisk og sett verdigrunnlaget på dagsorden. 4. Leiarutviklingsprosessen held fram Leiarutviklingsprosessen byggjer på kommunen si verdiplattform, på arbeidsgjevarstrategien og på kunnskapsgrunnlaget i Helsefremjande leiarskap. Leiarsamlinga våren 2014 hadde fokus på god struktur, samlinga som vert gjennomført i november 2014 skal synleggjere samanhengen mellom leiing, arbeidsmiljø, nærvær og gode system, og ha særleg merksemd på sjølvleiing og møteleiing. Rådmannen har stilt tydelege krav til deltaking på samlingane, og ser samanheng mellom leiing, rammer og resultat gjennom resultatsamtalar med seksjonsleiarane. Rådmannen gjennomfører Tett på-samtale med alle seksjonsleiarane ein gong i månaden, dette vert også gjennomført mellom nokre seksjonsleiarar og einingsleiarar. 5. 3-partsamarbeid og politisk forankring gir legitimitet og felles ståstad Dei folkevalde stiller framleis krav og etterspør resultat på personalområdet. Gjennomgang av arbeidsmiljøundersøkinga i kommunestyret syner at dei folkevalde ynskjer innsyn og moglegheiter til å stille krav som arbeidsgjevar. Arbeidsgjevarstrategien gir oss felles plattform i dette arbeidet. 3-partsamarbeidet er etablert som arbeidsform og er avgjerande for at me skal utvikle oss som ein helsefremjande arbeidsplass. Trepartsgruppa KVEIK har sett opp møteplan og ein struktur for arbeidet. Det vert ført referat frå møta. Trepartsgruppa KVEIK er styringsgruppe for dei store prosjekta våre. Kva andre kan lære av prosjektet vårt Tilnærminga til helsefremjande leiarskap, arbeidsmåtar og korleis leie prosessar. 101 Notater 102 Østre Toten kommune I hoppes om en bære kommune Virksomhet Østre Toten kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Anne Mette Sveum / [email protected] Prosjektets hovedmål Overordnet mål for vårt prosjekt er et nærvær på 92% for hele Østre Toten kommune. Målgruppen er alle ansatte i kommunen. Vi har også flere delmål: Verdier og holdninger: Gjennom prosjektet ønsker vi å bidra til at ansatte utvikler styrkede, positive holdninger som setter dem i stand til å ta større ansvar for egen helse og arbeidsevne. De nylig vedtatte verdiene NYTENKING, KVALITET og RESPEKT skal være grunnplattformen for de kommunale tjenestene i Østre Toten kommune. Prosjektet har som mål å implementere verdiene ut i hele organisasjonen, slik at ansatte på sikt kjenner dem og etterlever dem i praksis. Økt kompetanse for alle ledere. Økt bruk av egenmelding Ansatte skal bli tryggere på å levere egenmelding (8 dager) ved sykdom, framfor å oppsøke lege fra 1.sykdomsdag. Kort beskrivelse av tiltak Egenmeldingsutprøving: Vi vurderer nå å plukke ut noen arbeidsplasser hvor de ansatte får anledning til å utvide egenmeldingsperioden i inntil 16 dager. Dette er helt i startgropa, og HMS- gruppa med HMSrådgiver , Hovedverneombud og Tillitsvalgte jobber nå med å utforme prosessen. Vi satser på start rundt 01.01.2015. Lederutviklingsprogram i verdi og resultatbasert ledelse: Dette er et samarbeid med Bedriftshelsetjenesten Frisk. Programmet er nå sluttført og har vært obligatorisk for alle ledere fra avdelingsnivå og oppover. Dette har vært samlingsbasert, og deltakerne har i tilegg til undervisning og gruppearbeid fått individuell coaching i forhold til sin lederrolle. Verdi-turnè: For å gi de ansatte mulighet til å jobbe med verdier og holdninger, har vi lagt ut på en verdi-turnè. Prosjektgruppa besøker alle avdelinger i kommunen i løpet av prosjektperioden. Gjennom vårt lille seminar på 2 timer, legger vi opp til refleksjoner rundt hvordan vi skaper en god arbeidsdag sammen, om etikk og om holdninger til sykefravær. Dette utfordrer også ansatte til å reflektere rundt sin egen avdelingskultur. Hver avdeling får i oppgave å lage sin egen verdiplakatsom sier noe om den enkelte avdelings identitet i forhold til verdiene NYTENKING, KVALITITET, RESPEKT. Ansatt- revy: Vi utfordrer de ansatte til å bli med å lage revy i 2015. Vi håper dette vil bidra til økt felles forståelse av hverandres hverdag og gjøre oss mer sammensveiset som organisasjon. Vi mener det er godt 103 HMS – arbeid å le sammen!! Verdiene våre kommer til å bli et av temaene i revyen. Dette er fortsatt på planleggingsnivå, men vi har fått vår velsignelse fra styringsgruppe og rådmann. Filmproduksjon: Basert på kommunens egen arbeidsgiverstrategi er det laget en video om kommunen. Prosjektleder har skrevet tekst og melodi. Denne ligger ute på U-Tube og har over 6000 visninger. Resultater/foreløpige resultater Sykefraværet har gått ned i forhold til i fjor. Man ser en svak reduksjon i tallene. Det kan være flere årsaker til at sykefraværet har gått ned. Det er litt for tidlig ennå å se effekten av verdi-turneen. Man vet ikke om det er dette som har ført til at sykefraværet har gått ned, men ansatte gir uttrykk for at de opplevde et verdi-turneen som svært positivt og ga et påfyll i hverdagen. Vi skal ha en Medarbeiderundersøkelse i 2015 – der får vi kanskje flere svar på hvor godt verdiene er implementert i organisasjonen. Lederne har evaluert sitt utviklingsprogram og gitt dette høy score. Mange ledere uttrykker at de har fått gode arbeidsverktøy i hverdagen, blitt mer bevisst egen rolle som leder. Filmen vår blir brukt under hele prosjektprosessen, under rekruttering, samt på ulike konferanser der Østre Toten kommune deltar. For vår egen organisasjon mener vi at filmen bidrar til at vi blir litt ekstra stolte over alt det gode vi faktisk får til, slik at fokuset på negative ting blir mindre. Filmen har fått god omtale i media. Vi håper også at denne filmen kan medvirke til at noen kanskje får lyst til å flytte til Østre Toten kommune. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? Vi ser at gjennom å styrke lederkompetansen gjennom verdi-basert ledelse, får man mer bevisste ledere. Ledere må være trygge i sin rolle for å kunne ta opp den ”vanskelige” samtalen med f.eks en ansatt med som har langtids sykemelding. Gjennom å utfordre de ansatte på holdninger om verdier og etikk, skapes gode refleksjoner om hva som bør være /er et sunt arbeidsmiljø. Man skal være oppmerksom på at det å jobbe verdibasert kan være krevende, spesielt om man har en organisasjon som er i endring. Det å lage sin egen film er tidkrevende, men veldig gøy. Vi opplevde at det skapte positivt engasjement i hele organisasjonen. Den er et nyttig virkemiddel når vi skal rekruttere nyansatte og reklamere for kommunens arbeidsplasser. 104 Notater 105 Øyane sykehjem Øyane Magnet sykehjem Virksomhet Øyane Sykehjem, Austbøgeilen 62, 4085 Hundvåg Utfyllende opplysninger på www.oyane-sykehjem.no Prosjektets hovedmål Akkreditering etter kvalitetsstandard «Pathway to Excellence in Long-Term Care « av ANCC Kort beskrivelse av tiltak I prosjektet «Øyane Magnet Sykehjem» (2011-2014) er hovedmålet å oppfylle kravene som stilles i Kvalitetsveiviseren (Pathway to Excellence in Long Term Care). Disse kvalitetskravene er knyttet til 12 ulike praksisstandarder som blant annet favner områder som arbeidsmiljø, opplæring av nyansatte, tverrfaglig samarbeid og kompetente sykepleieledere. Måten dette systemet bidrar til å integrere kvalitetsprosesser inn i den kliniske hverdagen vil komplementere vårt eksisterende kvalitetssystem, og gi oss et verktøy til å skape enda bedre tjenestetilbud og arbeidsmiljø. Vi er nå i avslutningsfasen og har startet prosessen knyttet til selve sertifiseringsprosessen. Sluttføring av prosjektet med akkreditering forutsetter imidlertid at prosjektet får innvilget omsøkte innovasjonsmidler fra fylkesmannen. Metode En tverrfaglig arbeidsgruppe styrer arbeidet, med bruk av ad hoc grupper etter behov. Avdelingslederne og utvidet lederforum er brukt som referansegruppe. Resten av personalet er bedt om å gi innspill på personalmøter og ikke minst på årets studietur til Spania, der 75 medarbeidere deltok og Kvalitetsveiviseren var hovedtemaet. Resultater/foreløpige resultater American Nurses Association har opprettet en egen underavdeling, American Nurses Credentialing Centre (ANCC), som tar seg av sertifiseringen. Dette gjelder også for utenlandske søkere. Vi må i denne fasen forholde oss til deres retningslinjer og overholde tidsfristene som er satt av dem. Online søknad inkludert grunnleggende informasjon om Organisasjonen Øyane Sykehjem ble levert 1.6.2014. Første mulighet for innlevering av komplett søknad er 1.11.2014. Dialogen med ANCC er opprettet og Øyane Sykehjem har fått tildelt en Pathway koordinator som bistår oss i den videre søknadsprosessen. Øyane Sykehjem er den første norske helseinstitusjonen som søker om akkreditering. Det er derfor knyttet noe usikkerhet rundt ulike krav i søknadsprosessen, blant annet hvorvidt hele eller deler av søknaden kan leveres på norsk. Systematisk arbeid med de 12 praksisstandardene har bidratt til å identifisere og synliggjøre svakheter og mangler i vårt eksisterende kvalitetssystem IS0-9000. Blant annet ble nye prosedyrer for fall og konflikthånderting utarbeidet . Vi har fått retningslinjer for nyansettelser og forbedret opplæringsprogrammet for nyansatte. Det siste året har vi også arbeidet med endring av ledelsesstruktur , hvor målet er å øke involvering av klinisk personell gjennom en delt styringsmodell. Øyane Sykehjem ønsker også å bli bedre til å synliggjøre kompetanse og verdsette innsatsen de ansatte gjør for beboerne. Et program for systematisk anerkjennelse av oppnådde resultatmål er utarbeidet som et hjelpemiddel til dette, og oversikt over ressurspersoner skal synliggjøres bedre på organisasjonens egen webside. Videre har flere av våre eksisterende prosedyrer og retningslinjer blitt revidert og kvalitetssikret. Hva kan andre lære av vårt prosjekt? I det norske helsevesenet finner vi igjen mange av enkeltelementene i «Pathway…», men vi har ikke på samme måte et overbyggende system som fremmer pasientsikkerhet og gullstandard på sykepleie. Vi opplever derfor prosjektet som virkelig nybrottsarbeid, der vi må definere og tilpasse 106 standardkravene etter egne (norske) forhold og rammebetingelser. Ønsker andre å starte på denne veien, har vi gjort verdifulle erfaringer i prosessen som andre kan ta lærdom av. Det handler om organiseringen av arbeidet, men også om hvordan de ulike standardene skal forstås og tolkes, og hvor listen skal legges i forhold til standardkravene. 107 Notater 108 Ålesund kommune Sterkere sammen Virksomhet Ålesund kommune Kontaktperson/kontaktinformasjon Kirsti Anita Røsand Lillebø e-post: [email protected] Tlf.: 70 16 23 39 Prosjektets hovedmål Økt nærvær i barnehagene. Kort beskrivelse av tiltak Delmål 1: Fysisk aktivitet Tiltak: - Bevisstgjøring og opplæringstiltak i forhold til økt fysisk aktivitet i hverdagen. Vi samarbeider med en personlig trener som har spesialisert seg på å inspirere til aktivitet som kan gjennomføres sammen med barn. Hun viser og lar de ansatte prøve ut enkle leker og styrkeøvelser som kan gjennomføres av alle, uansett fysisk form og uten behov for spesielt utstyr. Hun skal gi tilpasset veiledning til hvordan aktivitet kan gjennomføres i hver enkelt barnehage. Delmål 2: Ergonomi Tiltak: - Arbeidsplasskartlegging og veiledning om relevante hjelpemidler. - Inspirasjonsforedrag av Tove Kirsti Konradsen (medforfatter av boken “La mæ få klar det sjøl”). - Møte med styrere og pedagogiske ledere om hvordan man kan satse på et pedagogisk opplegg med fokus på ergonomi, i tråd med konseptet fra denne boken. Delmål 3: Ledelse/dialog Tiltak: - Rådgivere fra vh. Personal/prosjektgruppe deltar i personalmøter i den enkelte barnehage, og adresserer kjente problemstillinger knyttet til roller, ledelse, kommunikasjon og medvirkning. - Det vurderes i tillegg om det er behov for å avholde en egen møterekke for styrere og pedagogiske ledere. Resultater/foreløpige resultater Pr. 1. oktober har vi hatt et kickstartarrangement for alle ansatte i barnehagene i Ålesund kommune, vi har gjennomført den første spørreundersøkelsen, vi har innledet møterekkene i barnehagene, både om fysisk aktivitet og om roller og kommunikasjon, og vi har opprettet en egen nettside der alle kan følge med på hva som skjer i prosjektet. 1. oktober kommer også det aller første nyhetsbrevet om prosjektet ut (vedlegg 2). Positive resultater så langt er at vi får svært gode tilbakemeldinger på både forankring, informasjon og oppstartsarrangement. Tiltakene våre tar utgangspunkt i resultater fra risikoanalyser og fra dialog med arbeidstakerorganisasjonene og styrernettverket. Vi har også gjennomført en spørreundersøkelse ved oppstart, for å få en pekepinn på hvordan prosjektet mottas, og for å sikre at vi er målrettet når vi planlegger og gjennomfører tiltak. De foreløpige resultatene av spørreundersøkelsen tyder på at de ansatte synes prosjektet er positivt, og at motivasjonen til å delta aktivt i de tiltakene som iverksettes er til stede hos de aller fleste. Motivasjon og deltakelse er noe av det vi på forhånd hadde utpekt som risikofaktorer i forhold til å lykkes med prosjektet, så vi er glade for en svært positiv start. 109 Hva kan andre lære av vårt prosjekt? God forankring, bred medvirkning og grundig informasjon gir motivasjon og eierskap Forankring: Noe av det aller viktigste vi har gjort innledningsvis er å vise de barnehageansatte at vi ser dem som gruppe, ved å lytte til det de selv presenterer som de viktigste utfordringene de har når det gjelder å mestre deres arbeidshverdag og skreddersy tiltakene i forhold til dette. I tillegg til at vi har tatt utgangspunkt i barnehagenes egne risikoanalyser, har vi også gjennomført en spørreundersøkelse ved prosjektets start for å sikre oss at tiltakene våre er målrettet nok i forhold til det vi ønsker å oppnå, eller alternativt gi oss muligheten til å gjøre justeringer underveis. Vi forsøker hele tiden å sikre at det i størst mulig grad er de ansattes egne uttalte behov som ligger til grunn for de tre hovedtemaene vi arbeider med, og har allerede opplevd svært god effekt av dette i form av høy motivasjon for deltakelse hos de aller fleste. Medvirkning: Vi har representanter både fra barnehagene og fagforeningene i prosjektgruppen, vi bruker styrernettverket som referansegruppe, vi har planlagt tiltak for alle ansatte i deres egen barnehage minst fire ganger i løpet av året, og vi oppfordrer sterkt til aktiv medvirkning på alle områder. Og ikke minst: Absolutt alle tilbakemeldinger blir tatt på alvor. Avhengig av innholdet følges de opp med justeringer eller eventuelt med svar/informasjon til de som kommer med tilbakemeldingene. Informasjon: Vi har en egen informasjonsside på intranettet der vi poster nyheter og bilder fra møtene, deler tips og ideer og ber om konkrete tilbakemeldinger, og et nyhetsbrev som skal komme ut til alle barnehagene annenhver måned. Informasjonssiden og nyhetsbrevet skal sikre at alle ansatte har enkel tilgang på informasjon om hva som skjer i alle barnehagene innenfor prosjektet. Prosjektleder stiller i alle styrernettverkene (referansegruppe) gjennom hele prosjektperioden, både for å informere og for å få deres tilbakemeldinger. Vi har fått svært gode tilbakemeldinger på det vi har gjort på disse tre områdene i kombinasjon. De føler seg sett, de vet hele tiden hva som skal skje, og de føler at tiltakene som settes i gang er relevante for det de opplever som utfordrende i deres arbeidshverdag. De setter også pris på å se hva som skjer i de andre barnehagene, og melder fra om at de opplever det motiverende å se at utfordringene de selv opplever også går igjen i andre barnehager. Dette har gitt det vi foreløpig opplever som en svært positiv mottakelse og en følelse av eierskap til prosjektet hos de ansatte, noe vi selvfølgelig skal gjøre vårt aller beste for å bevare og bygge videre på. 110 Notater 111 Bl. nr. F-232, september 2014. Med forbehold om trykkfeil og endringer. Ring oss på: 05554 Postadresse: Kommunal Landspensjonskasse, Pb. 400 Sentrum, 0103 Oslo Elektroniske henvendelser: klp.no/kontakt /klp.no Ansvarlige investeringer KLP er en ansvarlig investor og eier som tar miljømessige og sosiale hensyn når vi investerer. Som deltaker i FNs Global Impact, kontrollerer vi jevnlig at våre investeringer ikke bryter med etiske minimumskrav. Vi forsøker også å påvirke virksomhetene vi investerer i, andre interessenter og samfunnet vårt, for å skape en mer bærekraftig utvikling. Denne strategien mener vi er den beste for langsiktig verdiskaping. 112
© Copyright 2024