Prosjekt e-handel
Implementeringsprosjekt Visma e-handel
Mulighetenes Oppland
Plan for presentasjon eHandel.








Vi forteller hvem vi er. (Vi er alle i møtet)
Hva prosjektet skal levere.
Prosjektorganisasjonen.
Noen av milepælene i prosjektet.
Gevinster ved innføring av Ehandel.
Forklare ehandel rutine for bestilling og fakturamatching.
Forklare hensikt med pilot.
Hva kan rektorene gjøre for oss i prosjektet?
Mulighetenes Oppland
Hensikt med E handels prosjektet.




Innføre E-handel i OFK (Visma eHandel)
Prosjektperiode fra 1 kvartal 2015 til 2 kvartal 2017.
Bruk av «IBX e-handel « avvikles koordinert med
innføring Visma e handel.
Øke antall elektroniske bestillinger fra dagens nivå på
ca 1 300 opp mot ca. 40 000 per år.
Mulighetenes Oppland
Prosjektorganisasjonen.



1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Prosjekteier: Rasmus Olav Vigrestad
Prosjektansvarlig: Inger Lise Høvik/Innkjøp
Styringsgruppe:
Rasmus Vigrestad, Fylkesrådmann
Åge Solheim, Leder økonomi
Åsmund Haugstad Sandvik, Leder HR
Signe Marit Jevne Steine, Tillitsvalgt
Inge Myklebust, Leder videregående opplæring
Petter Kolstad, IKT-leder
Elisabeth Lande, Teamleder innkjøp
Mulighetenes Oppland
Prosjektorganisasjonen.

Prosjektgruppen:
1.
Elisabeth Lande
Inger Lise Høvik
Trond-Erik Eriksen
Bente Steinbakke
Aud-Unni Kvalen
Reidun Ørpen
Ketil Øyri
Øivind Hjelvik
Ingunn Nyborg
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Innkjøpsteamet
Innkjøpsteamet
Innkjøpsteamet
Regnskap
Regnskap
Regnskap
IKT
Lillehammer VGS Avd NORD
Gjøvik VGS

Prosjektleder: Ole Kristian Brovold
Løsningsansvarlig Visma: May Kristin Finsrud.

Pilot

1.
2.
3.
Lillehammer Videregående avd NORD
Gjøvik Videregående Skole
Servicesenteret OFK
Mulighetenes Oppland
Noen av prosjektets Milepæler





Pilotstart
Pilot slutt
Utrulling starter
Overgang til drift
Prosjektet avsluttes
Mulighetenes Oppland
10 april 2015
30 juni 2015
1 juli 2015
1kvartal 2017
2kvartal 2017
Gevinst- og forbedringsmuligheter ved innføring av ny integrert ehandelsløsning



Bedre og billigere innkjøp
• informasjon og statistikker om innkjøpene for oppfølging internt og mot leverandører
• grunnlag for nye, bedre og billigere anskaffelser/avtaler
• eliminere feilaktige bestillinger og sikre overholdelse av prosedyrekrav
• effektivisering av innkjøps- og fakturaprosessene
• fakturamatching og økt andel e-faktura
• lojalitet til inngåtte avtaler
• samsvar mellom avtalte priser, priser ved bestilling og fakturerte priser
Enklere og mer effektive innkjøp
• bestillingsprosess med felles grensesnitt mot alle leverandører
• sikre at vi kjøper fra riktige leverandører
• styre hvilke leverandører vi ønsker å kjøpe fra
• redusert antall leverandører - bedre leverandøradministrasjon
• oversikt over avtaleprodukter og avtalepriser
• velge riktig produkt basert på pris/kvalitet
Sikrere innkjøp
• oppdatert oversikt over bestillerorganisasjonen med definerte roller, ansvar og oppgaver for systembrukere
• godkjenning før bestilling sendes og kontroll over innkjøpene
• sporbarhet og transparent innkjøpsprosess
• automatisk kobling mellom faktura og kontrakt/bestilling
• sikre overholdelse av anskaffelsesregelverket
• godt omdømme blant leverandører, brukere, politikere og befolkningen generelt
• styring mot prioriterte produkter f.eks. miljømerkede produkter
• delvis automatisert konteringsprosess
• registrering av varemottak og kontroll om leveransen er i henhold til bestilling
Mulighetenes Oppland
Bestilling.
• Søke frem varer i løsningen. Eller fra lev web-shop. Eller fritekstbestilling.
• Ev korrigere foreslått kontering på bestillingen.
Handlekurv • Bruk av handlelister og favoritt-artikler forenkler arbeidet.
Godkjenner.
Leverandør.
• Kontrollere og vurdere bestillingen. Godkjenne/Avvise.
• Kontrollere (ev korrigere) konteringene.
• Godkjent bestilling sendes av systemet ,til leverandør.
• E-mail eller elektronisk sending av bestillingen.
Mulighetenes Oppland
Økonomi.
Godsmottak
Fakturakontroll
Til betaling
• Godsmottaker kvitterer for fysisk mottatt mengder.
• Mottatt mengde x pris = Generert kost for levert/ikke fakturert.
• Faktura sendes ikke ut i attestasjon/anvisning. Dette er ivaretatt i
GODKJENNING.
• Fakturabeløp=bestillingens mengde/pris = Automatisk til betaling.
• Avvik faktura / bestillingsmengde = Korrigere ordre / annen retting.
• Avvik faktura/bestillingspris = Faktura manuell match + Avtaleansvarlig verifiserer
innkjøpsprisliste( katalog ev)
Mulighetenes Oppland
Hensikt med Pilot







Pilotfase er prosjektets lærefase.
Pilot er prosjektets arena for trimming av verktøyet.
Avdekke feil og mangler.
Teste sikkerhet.
Optimalisere rutiner.
Utvikle brukerdokumentasjon.
Pilot gir erfaringer for videre utrulling.
Mulighetenes Oppland
Hva kan rektorene bidra med e eHandel?






Vær positive til implementering av eHandel.
Bekreft at eHandel er det verktøyet som skal benyttes
ved bestillinger i din skole.
Gi ros til ansatte som tar verktøyet i bruk.
Benytt eHandel aktivt for å få full kontroll og oversikt
over innkjøp i egne skole.
Benytt rapporter fra ehandel i ledermøter m.m.
Gi konstruktive innspill til optimalisering av verktøyet.
Mulighetenes Oppland
Prosjekt e-handel
Implementeringsprosjekt Visma e-handel
Mulighetenes Oppland