Prosjekt e-handel Implementeringsprosjekt Visma e-handel Mulighetenes Oppland Plan for presentasjon eHandel. Vi forteller hvem vi er. (Vi er alle i møtet) Hva prosjektet skal levere. Prosjektorganisasjonen. Noen av milepælene i prosjektet. Gevinster ved innføring av Ehandel. Forklare ehandel rutine for bestilling og fakturamatching. Forklare hensikt med pilot. Hva kan rektorene gjøre for oss i prosjektet? Mulighetenes Oppland Hensikt med E handels prosjektet. Innføre E-handel i OFK (Visma eHandel) Prosjektperiode fra 1 kvartal 2015 til 2 kvartal 2017. Bruk av «IBX e-handel « avvikles koordinert med innføring Visma e handel. Øke antall elektroniske bestillinger fra dagens nivå på ca 1 300 opp mot ca. 40 000 per år. Mulighetenes Oppland Prosjektorganisasjonen. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Prosjekteier: Rasmus Olav Vigrestad Prosjektansvarlig: Inger Lise Høvik/Innkjøp Styringsgruppe: Rasmus Vigrestad, Fylkesrådmann Åge Solheim, Leder økonomi Åsmund Haugstad Sandvik, Leder HR Signe Marit Jevne Steine, Tillitsvalgt Inge Myklebust, Leder videregående opplæring Petter Kolstad, IKT-leder Elisabeth Lande, Teamleder innkjøp Mulighetenes Oppland Prosjektorganisasjonen. Prosjektgruppen: 1. Elisabeth Lande Inger Lise Høvik Trond-Erik Eriksen Bente Steinbakke Aud-Unni Kvalen Reidun Ørpen Ketil Øyri Øivind Hjelvik Ingunn Nyborg 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Innkjøpsteamet Innkjøpsteamet Innkjøpsteamet Regnskap Regnskap Regnskap IKT Lillehammer VGS Avd NORD Gjøvik VGS Prosjektleder: Ole Kristian Brovold Løsningsansvarlig Visma: May Kristin Finsrud. Pilot 1. 2. 3. Lillehammer Videregående avd NORD Gjøvik Videregående Skole Servicesenteret OFK Mulighetenes Oppland Noen av prosjektets Milepæler Pilotstart Pilot slutt Utrulling starter Overgang til drift Prosjektet avsluttes Mulighetenes Oppland 10 april 2015 30 juni 2015 1 juli 2015 1kvartal 2017 2kvartal 2017 Gevinst- og forbedringsmuligheter ved innføring av ny integrert ehandelsløsning Bedre og billigere innkjøp • informasjon og statistikker om innkjøpene for oppfølging internt og mot leverandører • grunnlag for nye, bedre og billigere anskaffelser/avtaler • eliminere feilaktige bestillinger og sikre overholdelse av prosedyrekrav • effektivisering av innkjøps- og fakturaprosessene • fakturamatching og økt andel e-faktura • lojalitet til inngåtte avtaler • samsvar mellom avtalte priser, priser ved bestilling og fakturerte priser Enklere og mer effektive innkjøp • bestillingsprosess med felles grensesnitt mot alle leverandører • sikre at vi kjøper fra riktige leverandører • styre hvilke leverandører vi ønsker å kjøpe fra • redusert antall leverandører - bedre leverandøradministrasjon • oversikt over avtaleprodukter og avtalepriser • velge riktig produkt basert på pris/kvalitet Sikrere innkjøp • oppdatert oversikt over bestillerorganisasjonen med definerte roller, ansvar og oppgaver for systembrukere • godkjenning før bestilling sendes og kontroll over innkjøpene • sporbarhet og transparent innkjøpsprosess • automatisk kobling mellom faktura og kontrakt/bestilling • sikre overholdelse av anskaffelsesregelverket • godt omdømme blant leverandører, brukere, politikere og befolkningen generelt • styring mot prioriterte produkter f.eks. miljømerkede produkter • delvis automatisert konteringsprosess • registrering av varemottak og kontroll om leveransen er i henhold til bestilling Mulighetenes Oppland Bestilling. • Søke frem varer i løsningen. Eller fra lev web-shop. Eller fritekstbestilling. • Ev korrigere foreslått kontering på bestillingen. Handlekurv • Bruk av handlelister og favoritt-artikler forenkler arbeidet. Godkjenner. Leverandør. • Kontrollere og vurdere bestillingen. Godkjenne/Avvise. • Kontrollere (ev korrigere) konteringene. • Godkjent bestilling sendes av systemet ,til leverandør. • E-mail eller elektronisk sending av bestillingen. Mulighetenes Oppland Økonomi. Godsmottak Fakturakontroll Til betaling • Godsmottaker kvitterer for fysisk mottatt mengder. • Mottatt mengde x pris = Generert kost for levert/ikke fakturert. • Faktura sendes ikke ut i attestasjon/anvisning. Dette er ivaretatt i GODKJENNING. • Fakturabeløp=bestillingens mengde/pris = Automatisk til betaling. • Avvik faktura / bestillingsmengde = Korrigere ordre / annen retting. • Avvik faktura/bestillingspris = Faktura manuell match + Avtaleansvarlig verifiserer innkjøpsprisliste( katalog ev) Mulighetenes Oppland Hensikt med Pilot Pilotfase er prosjektets lærefase. Pilot er prosjektets arena for trimming av verktøyet. Avdekke feil og mangler. Teste sikkerhet. Optimalisere rutiner. Utvikle brukerdokumentasjon. Pilot gir erfaringer for videre utrulling. Mulighetenes Oppland Hva kan rektorene bidra med e eHandel? Vær positive til implementering av eHandel. Bekreft at eHandel er det verktøyet som skal benyttes ved bestillinger i din skole. Gi ros til ansatte som tar verktøyet i bruk. Benytt eHandel aktivt for å få full kontroll og oversikt over innkjøp i egne skole. Benytt rapporter fra ehandel i ledermøter m.m. Gi konstruktive innspill til optimalisering av verktøyet. Mulighetenes Oppland Prosjekt e-handel Implementeringsprosjekt Visma e-handel Mulighetenes Oppland
© Copyright 2024