”Når noe går av seg selv, er det nok
en kontoransatt som gjør det.”


Kontorfaglig ansattes rolle
Erfaringer med styrking av kontorfaglig kompetanse, faglig
bevissthet og stolthet over faget
Sissel Moen,
avdelingsleder
Kontorfaglig enhet i Psykiatrisk klinikk
Trude von Trepka,
adm.konsulent og forskningskoordinator
i Kirurgisk klinikk
Kontorfaglig arbeid - et selvstendig fag

Arbeidsoppgavene er mangfoldige, men faget har likevel
noen sentrale felles trekk som preger faggruppen som
helhet og den faglige tenkningen.

Gjennom å forstå oss selv som en faggruppe og ikke som
en støttefunksjon, økes vår faglige bevissthet og
yrkesstolthet.

Tenkning på kontorfaget som et eget selvstendig fag gir
grunnlag for å drive fagutvikling.
Hvordan snakker vi og andre om faget vårt?
Kan vi bruke andre ord?
«Jeg er bare sekretær»
«Jeg sitter på
sentralbordet»
«Jeg fikk lov til å
delta på fagdagen»
«Potet»
«Maser»
«Jeg er kontorfaglig ansatt»
«Jeg arbeider på
sentralbordet»
«Jeg deltar som en
del av jobben min»
«Generalist»
«Følger opp»
Kontorfaget kjennetegnes av:
Stor grad av taus kunnskap
Arbeidserfaring og livserfaring som er oppsamlet
kunnskap gjennom praksis og kan forstås som taus
kunnskap
Fortrolighetskunnskap
Kjennskap til pasientvirksomheten og faggruppenes
oppgaver
Kontorfaget kjennetegnes av:
Tilgjengelighetsarbeid
Både å gjøre seg til en som kan spørres og løse problemer
når de oppstår
Opplæringskompetanse
Datakompetanse, Det kommer an på kompetanse, etc
Men: Tilgjengelighet versus oppgaver som krever
konsentrasjon  Viktigheten av å kunne skjermes ved
behov
Kontorfaget er et koordineringsfag:

Fungerer som kommunikasjons-knutepunkt

Skaper flyt gjennom
• regelmessig problemløsning
• å kombinere nedfelte rutiner med kunnskap om
praksis

 Krever tverrfaglig jobbing og samordning
 Krever helhetlig tenkning og å ha oversikt

Hvordan forstå kontorfaget i våre
tjenester?





Tett knyttet til virksomhetens mål og virkemåte og til den enkelte
enhet. Innebærer og krever bred og dyp kjennskap til
virksomheten/enheten faget utøves i og sammenhengen den
inngår i.
Møte med pasienter/klienter/brukere og pårørende på telefon og i
ekspedisjon står sentralt i faget – med fokus på å ta imot på en god
måte, gi relevant informasjon og lose pasientene inn i systemet.
Indirekte arbeid med pasienter består av arbeidet med å utforme,
gjennomføre og bidra til kvalitet i sentrale rutiner som er viktige
for disse.
Faget omfatter kvalitetssikring i registrering, tall og rapportering.
Faget omfatter også administrativt arbeid utenfor sentral stab og
tett samarbeid med ledere (også kalt lederstøtte)
2-årig Studieprogram for kontorfaglig ansatte
ved Lovisenberg Diakonale Sykehus
• Studieprogrammet er etablert i samarbeid med VID
vitenskapelige høyskole
• Hvert år tilsvarer 15 studiepoeng på høgskolenivå
• 1150 sider pensum
• en skriftlig oppgave (arbeidskrav) 2000 ord
• Hjemmeeksamen fredag 08:00-mandag 15:00 (4000 ord)
• Ved full gjennomføring gis lønnsøkning kr 10.000,• 3 dagers samlinger x 4
• Mye av undervisningen er basert på gruppearbeid
• Vi er nå i ferd med å gjennomføre siste runde med 2 året
• Totalt 52 studenter har deltatt (40%)
Tema i undervisningen

Første studieår
spesialisthelsetjenesten og sykehuset, kommunikasjon
inkl. møte med mennesker med minoritetsbakgrunn,
kontorfaglig ansattes rolle og funksjon, lovverk og
kvalitetsarbeid og etikk.

Andre studieår
læring hos voksne/opplæring av voksne,
brukermedvirkning, organisasjonsteori, kvalitetsarbeid
(fortsettelse fra 1. år) og forsknings- og utviklingsarbeid.
Læringsutbytte i generell kompetanse
ref. Studieplanen
Etter endt studium skal kandidaten;




Ha en faglig bevissthet knyttet til å være kontorfaglig
ansatt og kunne se sitt arbeid som en del av helheten i
sykehuset
Kunne observere, sette ord på og reflektere over sitt eget
arbeid
Kunne anvende ulike metoder for å bygge og bruke
nettverk av kontorfaglig ansatte for erfaringsutveksling og
kompetanseutvikling
Ha en faglig bevissthet knyttet til relevansen av
fagstoff/teori for det daglige arbeidet
Evaluering fra studentene
Innhold
Temaene har god oppbygging og sammenheng
Teori og erfaringer er kombinert på en god måte
Skriftlige oppgaver er relevante
Gruppearbeid er nyttig
50
48
48
45
40
40
35
32
30
30
25
25
31
23
20
15
10
5
4
0
0
0
1
1
0
1
0
STEMMER IKKE
OVERHODET
STEMMER IKKE NOE
SÆRLIG
STEMMER GANSKE
BRA
STEMMER HELT
Evaluering fra studentene
Arbeidsmessig relevans
60
Utdanningen ga ny kunnskap
Relevante temaer for arbeidssituasjonen
Økt forståelse for temaene
Bidratt til bedre praksis i arbeidet
Anbefaler utdanningen for andre
Et større kontaktnett på sykehuset
50
50
59
47
45
39
40
36
36
30
24
21
19
20
15
12
8
10
0
0
0
1
0
0
1
0
1
0
2
0
STEMMER IKKE
OVERHODET
STEMMER IKKE NOE
SÆRLIG
STEMMER GANSKE
BRA
STEMMER HELT
Resultat av satsningen for den enkelte student
• økte kunnskaper som er relevante for dagens arbeidsoppgaver
• økt breddekompetanse som kan gi bedre utgangspunkt for nye
oppgaver/oppgaveglidning
• styrket faglig bevissthet om betydningen av eget arbeid for
pasientene og sykehuset
• økt overordnet forståelse av hvilken sammenheng en selv og
arbeidet inngår i
• økt kjennskap til sykehuset og dets avdelinger og til kontorfaglig
ansatte på andre avdelinger
• redskaper til å reflektere over eget arbeid og utveksle erfaringer
med andre
• glede over å lære og mestre, økt selvtillit og mot til å ta nye
utfordringer
Resultat av satsningen på sykehusnivå
• Studieprogrammet har gitt et løft for kontorfaggruppa og
tydeliggjort for sykehusledelsen at dette er en ressursgruppe
som ivaretar en viktig funksjon og som kan gis nye utfordringer
• Studentenes kjennskap og nettverk på tvers i sykehuset letter
kontakt og samhandling mellom klinikkene og fremme deling av
erfaringer.
 Årlig kontorfagssamling for de kontorfaglig ansatte ved
sykehuset er en viktig arena for å opprettholde nettverk og
må ses som en viktig del av videre kompetansebygging
Hva nå?- Prosjektgruppens anbefalinger

Prosjektgruppen ønsker at studieprogrammet
skal inngå i ordinær drift ved sykehuset
Målsetting om å gjennomføre et nytt 1.år
Takk for oss!
http://brage.bibsys.no/xmlui/bitstream/handle/11250/145141/Masteroppgave%20Velferdsforvaltning%20Siri%20Jensen%20V%C3%A5r%202012.PDF?sequence=1