KONTRAKT NR.:
Side 1 av 8
VEDLEGG 5
RAMMEAVTALE FOR AKUTTINNKVARTERING
mellom
Utlendingsdirektoratet (UDI),
org.nr. 974 760 746
(Kunden)
og
org.nr.
(Leverandøren)
Sted og dato:
[Kundens navn her]
[Leverandørens navn her]
________________
_____________________
Kundens underskrift
Leverandørens underskrift
KONTRAKT NR.:
Side 2 av 8
Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til:
Hos Kunden
Hos Leverandøren
Navn:
Navn:
Stilling:
Stilling:
Telefon:
Telefon:
E-post:
E-post:
KONTRAKT NR.:
1.
Side 3 av 8
ALMINNELIGE BESTEMMELSER
1.1
Formål og omfang
Denne avtalen er en rammeavtale
akuttinnkvarteringsplasser.
mellom
Kunden
og
Leverandøren
om
leveranse
av
Rammeavtalen gir Kunden rett til å kjøpe akuttinnkvarteringsplasser som er dekket av denne rammeavtalen.
Kunden er ikke forpliktet til å kjøpe et bestemt antall plasser i rammeavtaleperioden. Rammeavtalen er
heller ikke eksklusiv for Leverandøren. Dette innebærer at Kunden fritt kan kjøpe
akuttinnkvarteringsplasser utenfor rammeavtalen fra andre leverandører.
1.2
Bilag til avtalen
Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon (konkurransegrunnlaget, retningslinjen Krav til innhold i midlertidig
akuttinnkvartering og Bilag 1 til rammeavtalen).
Bilag 2: Leverandørens besvarelse
Bilag 3: Avropsskjema for akuttinnkvartering
Bilag 4: Pris og prisbestemmelser
Bilag 5: Databehandleravtale
Ved motstrid mellom rammeavtalen og bilagene, skal dokumentene ha rangordning i den rekkefølgen de er
angitt nedenfor:
1. Den generelle rammeavtaleteksten
2. Bilag 1 til rammeavtalen
3. Bilag 3 til rammeavtalen
4. Øvrige bilag
1.3
Varighet og oppsigelse
Rammeavtalen gjelder fra kontraktsigneringstidspunktet og i 2 (to) år. Kunden har rett til å forlenge
rammeavtalen med ytterligere ett år av gangen inntil 2 ganger.
Varsel om forlengelse skal gis skriftlig senest 3 (tre) måneder før rammeavtalen utløper.
Rammeavtalen er uoppsigelig første året etter kontraktsigneringstidspunktet. Kunden kan deretter si opp
rammeavtalen med 3 (tre) ukers skriftlig varsel. De enkelte tildelingsavtalene vil ha
oppsigelsesbestemmelser som angitt i tildelingsavtalens bilag 3. Oppsigelse av rammeavtalen påvirker ikke
allerede tildelte tildelingsavtaler.
1.4
Databehandleravtale
Leverandøren skal inngå en databehandleravtale som er utarbeidet av Kunden. Databehandleravtalen følger
driftsavtalen. Databehandleravtalen inngår som rettigheter og plikter i driftsavtalen.
Inngåelse av databehandleravtalen skal gjøres samtidig med undertegningen av dette avtaledokumentet.
Leverandøren er innforstått med at mislighold av pliktene etter databehandleravtalen kan utløse sanksjoner
etter denne driftsavtalen, jf punkt 5. Mislighold som medfører heving av databehandleravtalen vil medføre
at driftsavtalen også heves.
1.5 SESAM - system for elektronisk samhandling
KONTRAKT NR.:
Side 4 av 8
Kunden stiller System for elektronisk samhandling med asylmottak (Sesam) til disposisjon for
innkvarteringsstedene. Sesam inneholder oversikt over innkvarteringsstedets beboere og dekker logistikk og
økonomifunksjoner. Sesam er obligatorisk å bruke i henhold til brukerveiledningene for systemet. Kunden
har ansvar for å gi opplæring i bruken av Sesam.
2.
PROSEDYRE FOR AVROP
Avropsskjemaet i bilag 3 vil bli benyttet ved tildeling av kontrakter under denne rammeavtalen. Utfylt og
signert avrop vil sammen med bestemmelsene i rammeavtalen og de øvrige bilagene som er angitt i punkt
1.2 utgjøre en avropsavtale mellom partene («tildelingsavtale»).
Kunden vil ta kontakt med leverandøren som er innstilt som nummer én i konkurransen, og tildele avrop til
denne leverandøren (tildelingsavtale). Kunden vil signere tildelingsavtale med den /de høyest rangerte
leverandøren(-e) som har kapasitet til å dekke Kundens behov under det enkelte avrop.
Dersom tilbyder nummer én ikke har kapasitet til å dekke Kundens behov, vil Kunden kontakte
leverandøren som er innstilt som nummer to. Dersom tilbyder nummer to ikke har kapasitet til å dekke
Kundens behov, vil Kunden kontakte tilbyder som er innstilt som nummer tre osv. Det er et krav at
leverandøren skal kunne dekke hele Kundens behov pr. avrop. Dersom ingen leverandører kan dekke hele
behovet til Kunden, vil Kunden tildele kontrakt til leverandøren som er innstilt som nummer én basert på
den kapasiteten denne leverandøren har, og deretter tildele kontrakt til leverandøren som er innstilt som
nummer to basert på den kapasiteten denne leverandøren har osv. inntil Kundens behov er dekket.
3.
PLIKTER
3.1
Plikt til å svare på henvendelser
Partene skal lojalt samarbeide og medvirke til rammeavtalens gjennomføring. Henvendelser fra den annen
part skal besvares uten ugrunnet opphold.
Partene skal uten ugrunnet opphold varsle hverandre om forhold de forstår eller bør forstå kan få betydning
for rammeavtalens gjennomføring.
3.2
Taushetsplikt
Forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt, jf forvaltningsloven §§ 13 flg, får anvendelse for dette
avtaleforholdet.
Leverandøren er ansvarlig for at alle som ansettes for å utføre arbeid relatert til denne avtalen, undertegner
taushetserklæring før tiltredelse i stillingen.
Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med rammeavtalen og gjennomføringen av
rammeavtalen med avrop, skal behandles konfidensielt og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten
samtykke fra den annen part.
Taushetsplikten gjelder også etter at rammeavtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste
hos en av partene, skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor.
Taushetsplikten opphører 5 (fem) år etter at rammeavtalen er avsluttet, med mindre annet følger av lov eller
forskrift.
Taushetsplikt er ellers regulert og i lov eller forskrift.
KONTRAKT NR.:
3.3
Side 5 av 8
Disponering av plasser
Avropte plasser er forbeholdt Kunden uavhengig av om plassene faktisk benyttes. Leverandøren kan ikke
disponere over avropte plasser, eksempelvis gjennom utleie til andre eller på annen måte.
3.4
Nødvendige tillatelser og overholdelse av gjeldende regelverk
Leverandøren plikter å ha alle nødvendige tillatelser til denne typen innkvartering.
Leverandøren plikter å følge de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter som regulerer slik innkvartering,
herunder plan og bygningsloven med forskrifter. Brudd på slike tillatelser og/eller lover og forskrifter i
form av innkvartering av flere personer per rom enn det som er tillatt, eller andre brudd på de foran nevnte
regler anses som vesentlig mislighold av rammeavtalen og underliggende tildelingsavtaler.
4.
VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER
Leverandøren vil kun motta vederlag basert på faktisk avropte plasser.
Alle priser og betalingsbetingelser fremgår av bilag 4. Alle priser er i norske kroner. Leverandøren skal ikke
beregne merverdiavgift på sitt vederlag overfor Kunden for akuttinnkvartering av asylsøkere. Dette gjelder
vederlag som skal dekke overnatting, bespisning og utlegg for nødvendighetsartikler til asylsøkerne.
Prisene er faste fram til 1.1.2018 og vil deretter bli justert ved årsskiftet tilsvarende endringen i Statistisk
sentralbyrås konsumprisindeks (hovedindeksen) i perioden 1.6.2016 til 1.12.2017.
Fakturering skjer etterskuddsvis. Betaling skal skje innen 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Alle
fakturaer skal være påført kontraktsnummer og andre referanser som er avtalt i bilag 3, og skal klart angi
hva beløpet gjelder. Kunden har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller krav til merking.
Omtvistede krav forfaller ikke til betaling før enighet er oppnådd, eventuelt før rettskraftig dom er avsagt.
Ved forsinket betaling skal Kunden svare forsinkelsesrente av det forfalte beløp i henhold til lov om renter
ved forsinket betaling m.m. av 17. desember 1976 nr. 100.
4.1 Elektronisk faktura
Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura i elektronisk handelsformat, fastsatt av Fornyings-,
administrasjons- og kirkedepartementet. Levering av elektroniske fakturaer skal skje på den av Direktoratet
for økonomistyrings til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode
vil Leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren må selv bære
eventuelle kostnader leveranse av e-faktura måtte medføre for denne.
5.
MISLIGHOLD
5.1
Leverandørens misligold
5.1.1 Hva som anses som misligold
Det foreligger mislighold fra Leverandørens side hvis ytelsen ikke er i samsvar med de funksjoner, krav og
frister som er avtalt. Det foreligger også mislighold dersom Leverandøren ikke oppfyller øvrige plikter etter
rammeavtalen.
Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes Kundens forhold eller force majeure.
Kunden skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at misligholdet er oppdaget.
KONTRAKT NR.:
Side 6 av 8
5.1.2 Avhjelp
Leverandøren skal påbegynne og gjennomføre arbeidet med å avhjelpe misligholdet uten ugrunnet opphold,
ved utbedring, omlevering eller tilleggslevering uten ekstra kostnad for Kunden.
5.2
Kundens mislighold
Det foreligger mislighold fra Kundens side hvis Kunden ikke oppfyller sine plikter etter rammeavtalen. Ved
forsinket betaling har Leverandøren krav på forsinkelsesrente i henhold til punkt 4.
Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes Leverandørens forhold eller force majeure.
Leverandøren skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget eller burde
vært oppdaget.
5.3
Varslingsplikt
Hvis en av partene ikke kan oppfylle sine plikter som avtalt, skal parten så raskt som mulig gi den annen
part skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsaken til problemet og så vidt mulig angi når ytelsen kan
leveres. Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt.
6.
SANKSJONER VED MISLIGHOLD
6.1
Tilbakehold av ytelser
Ved mislighold kan Kunden holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det som er nødvendig for
å sikre Kundens krav som følge av misligholdet.
6.2
Prisavslag
Dersom det tross gjentatte forsøk ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe en mangel, har Kunden krav på
forholdsmessig prisavslag. Prisavslag er kompensasjon for redusert verdi av det leverte og er uavhengig av
eventuell erstatning.
6.3
Heving
Dersom det foreligger vesentlig mislighold, kan den annen part etter å ha gitt den misligholdende part
skriftlig varsel og inntil 15 dager, til å bringe forholdet i orden, heve rammeavtalen med øyeblikkelig
virkning.
Kunden kan heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning hvis ytelsen er vesentlig forsinket.
Forsinkelse på mer enn syv kalenderdager skal alltid regnes som vesentlig forsinkelse.
6.4
Erstatning
Kunden kan kreve erstattet ethvert direkte tap, herunder merkostnader Kunden får ved dekningskjøp, tap
som skyldes merarbeid og andre direkte kostnader i forbindelse med forsinkelse, mangel eller annet
mislighold med mindre Leverandøren godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes
Leverandøren.
7.
ANDRE BESTEMMELSER
KONTRAKT NR.:
7.1
Side 7 av 8
Forsikringer og HMS
Leverandøren skal ha yrkesskadeforsikring for sine ansatte og ellers følge lovbestemte HMS-krav. For
øvrig er driftsoperatøren ansvarlig for å følge arbeidslivets bestemmelser overfor sine ansatte.
Oppdragsgiver m.m. har rett til å foreta kontroll med at planlegging og gjennomføring utføres slik at
kravene til helse, miljø og sikkerhet ivaretas.
Leverandøren må selv sørge for nødvendig forsikring av eget innbo og annet på innkvarteringsstedet som
tilhører Leverandøren.
7.2
Lønns og arbeidsvilkår
Leverandøren, og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle Leverandørens del av
kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med bestemmelse om dette i Forskrift om lønns- og
arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.
Kunden kan på forespørsel kreve at Leverandøren, med underleverandører, dokumenterer lønns- og
arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.
Brudd på bestemmelsen er alltid å anse som et mislighold.
Dersom Leverandøren, med underleverandører, ikke etterlever kravene i denne bestemmelsen, har Kunden
rett til å holde tilbake ca 2 ganger innsparingen for Leverandøren, med underleverandører.
For øvrig gjelder misligholdssanksjonene i pkt. 6 fullt ut.
7.3
Force majeure
Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll, som gjør det umulig å
oppfylle plikter etter denne avtalen, og som etter norsk rett må regnes som force majeure, skal motparten
varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den
ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom.
Motparten kan i force majeure-situasjoner bare avslutte avtalen med den rammede parts samtykke, eller
hvis situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 15 (femten) kalenderdager, regnet fra det tidspunkt
situasjonen inntrer, og da bare med 7 (syv) kalenderdagers varsel. Hver av partene dekker sine egne
kostnader knyttet til avslutning av avtaleforholdet. Kunden betaler avtalt pris for den del av leveransen som
var kontraktsmessig levert før avtalen ble avsluttet. Partene kan ikke rette andre krav mot hverandre som
følge av avslutning av avtalen etter denne bestemmelse.
I forbindelse med force majeure-situasjoner har partene gjensidig informasjonsplikt overfor hverandre om
alle forhold som må antas å være av betydning for den annen part. Slik informasjon skal gis så raskt som
mulig.
7.4
Konkurs, akkord e.l.
Hvis det i forbindelse med Leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs, eller
annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har Kunden rett til å heve rammeavtalen, og
tildelingsavtalen, med øyeblikkelig virkning, såfremt ikke annet følger av ufravikelig lov.
8.
TVISTER
8.1
Rettsvalg
Partenes rettigheter og plikter etter denne rammeavtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett.
KONTRAKT NR.:
Side 8 av 8
8.2
Forhandlinger
Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av rammeavtalen, skal tvisten
først søkes løst ved forhandlinger.
8.3
Mekling
Dersom en tvist i tilknytning til denne rammeavtalen ikke blir løst, innen 14 løpedager, etter forhandlinger,
kan partene velge å løse tvisten ved mekling.
Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt
modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene, innen 14 dager, blir enige om en mekler med den
kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten.
Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene.
8.4
Domstols- eller voldgiftsbehandling
Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten avgjort
med endelig virkning ved norske domstoler.
Kundens hjemting er verneting.
Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift.
9.
Overdragelse av forpliktelser
Leverandøren kan ikke overdra sine forpliktelser etter denne kontrakten.
*****