Kontrollutvalget i Sandefjord kommune
PROTOKOLL
Møte i kontrollutvalget mandag 30. januar 2017 kl. 15.00 – 18.40
Tilstede:
Fra kontrollutvalget:
Arne Larsen, Erlend Hem, Anne Marie Gustavsen og Tale Haugan
Forfall:
Rune Gorm Johansen (vara ikke innkalt)
Fra sekretariatet:
Birte Jonassen Berg
Fra Vestfold
kommunerevisjon:
Linn Therese Bekken
Rådmann Gudrun Haabeth Grindaker var tilstede som observatør.
Følgende saker ble behandlet:
Sak 01/17
Protokoll fra siste møte i kontrollutvalget i henholdsvis Sandefjord,
Stokke og Andebu
Protokollene ble gjennomgått.
Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig):
Protokollene fra møte 7.12.16 i Sandefjord, 9.11.16 i Stokke og 14.11.16 i
Andebu tas til orientering.
Sak 02/17
Innføring i kontrollutvalgets rolle og oppgaver
Kontrollutvalgssekretær gav en innføring i kontrollutvalgets rolle, ansvar og
oppgaver. Herunder rettigheter og plikter, bestemmelser om dokument- og
møteoffentlighet, uavhengighet og objektivitet, samt kontrollutvalgets ansvar
og oppgaver ved regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll.
Videre ble det orientert om mulige tilnærminger til arbeidet, herunder
planlegging av arbeidet og dialog med ordfører og rådmann.
Spørsmål og kommentarer fra kontrollutvalget underveis i orienteringen ble
besvart, og flere av temaene gav grunnlag for utveksling av tanker og
synspunkter mellom deltakerne i møtet.
Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig):
Kontrollutvalget tar innføringen i kontrollutvalgets rolle, ansvar og oppgaver til
etterretning.
Sak 03/17
Sekretariatets og revisjonens rolle og oppgaver
Kontrollutvalgssekretær orienterte kort om sekretariatets organisering,
funksjoner og viktigste oppgaver, herunder rutiner for saksbehandling,
utsendelse av møteinnkalling og sakspapirer, samt behandling av
møteprotokoller og kontrollutvalgets arkiv.
Revisjonssjef orienterte om organiseringen av Vestfold kommunerevisjon,
herunder bemanning, eiere, eiermøter, styret og samarbeidet med andre
kommunerevisjoner i Vestfold, Telemark og Buskerud. I tillegg ble det
informert om revisjonens oppgaver og plikter i henhold til kommuneloven,
forskrift om revisjon og god kommunal revisjonsskikk. Det ble i denne
sammenheng redegjort kort for henholdsvis regnskapsrevisjon,
forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, herunder revisjonens innhold som
blant annet omfatter å vurdere om årsregnskapet er avlagt i samsvar med
lover og forskrifter (herunder bevilgningskontroll), vurdere om ledelsen har
etablert betryggende økonomisk internkontroll, samt å bidra til å forebygge og
avdekke misligheter og feil.
Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig):
Kontrollutvalget tar informasjonen fra sekretariatet og revisjonen til
etterretning.
Sak 04/17
Taushetserklæring
Forslag til taushetserklæring var fremlagt og utvalget drøftet behovet for å
signere en egen taushetserklæring.
Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig):
Kontrollutvalget besluttet å benytte den fremlagte taushetserklæringen.
Sak 05/17
Budsjett for tilsyn og kontroll
Kontrollutvalget bemerket at budsjettet for 2017 var utarbeidet og vedtatt uten
at utvalget har vært involvert. Revisjonssjef orienterte om at budsjetterte
utgifter til kjøp av revisjonstjenester fra Vestfold kommunerevisjon er i samsvar
med detaljert budsjett levert til kommunen høsten 2016. Vestfold
kommunerevisjon har kapasitet og kompetanse til selv å gjennomføre
forvaltningsrevisjon og det er i budsjettet lagt til grunn at det skal gjennomføres
2-3 prosjekt i 2017.
I forbindelse med behandlingen av budsjettet ble det også opplyst at
avsetningen til kurs og opplæring ikke inngår i det fremlagte budsjettet for
kontroll og tilsyn. Posten er kontrollutvalgets andel av kurs og
opplæringsmidler som er budsjettert sentralt i kommunen.
Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig):
Vedtatt budsjett for kontroll og tilsyn for 2017 tas til orientering. Kontrollutvalget
får seg forelagt et mer detaljert budsjett i neste møte, herunder avklaring av
opplæringsmidler til disposisjon.
Sak 06/17
Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig revisor
Kontrollutvalget behandlet uavhengighetserklæring for oppdragsansvarlig
revisor.
Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig):
Basert på revisors egenvurdering av uavhengighet, mener kontrollutvalget at
det kan konkluderes med at revisor tilfredsstiller kommuneloven og
revisjonsforskriftens krav til uavhengighet.
Sak 07/17
Orientering fra Vestfold kommunerevisjon
Revisjonssjef orienterte om status på revisjonsarbeidet for 2016, herunder at
kontrollutvalget på grunn av kommunesammenslåingen vil måtte behandle tre
årsregnskap for 2016. Regnskapene vil være klar til revisjon 15. februar 2017
og revisjonsberetning avgitt senest 15. april 2017.
Videre ble det orientert om prosessen med sammenslåingen av Sandefjord
distriktsrevisjon og Vestfold kommunerevisjon.
Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig):
Kontrollutvalget tar revisjonens orientering til etterretning.
Sak 08/17
Møteplan for 2017
Det fremlagte forslag til møteplan for 2017, herunder møtestart, ble drøftet.
Leder redegjorde for bakgrunnen for forslaget.
Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig):
Kontrollutvalget godkjenner følgende møtedatoer for 2017 med
inntil videre møtestart kl 15;
 Mandag 30.1.2017
Mandag 21.08.2017
 Mandag 27.2.2017
Mandag 18.09.2017
 Mandag 24.4.2017
Mandag 06.11.2017
 Mandag 29.5.2017
Mandag 12.12.2017
Sak 09/17
Eventuelt
1) Sak 63/16 i Kontrollutvalget for «gamle» Sandefjord kommune
Kontrollutvalgsleder orienterte om korrespondansen i saken etter møte i
kontrollutvalget i «gamle» Sandefjord kommune 7.12.16. Kontrollutvalget kan
ikke se at det er kommet opp noen nye momenter i saken. Kontrollutvalget er
kjent med at ordfører har kommunisert at saken vil bli tatt videre til politisk
behandling.
2) Oppfølging av vedtak
Kontrollutvalgsleder orienterte om at kontrollutvalget har et ansvar for å følge
opp kommunestyrets/bystyrets vedtak i alle de tre gamle kommuner som nå
utgjør Sandefjord kommune. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å få en
oversikt over alle vedtak og saker fra de gamle kontrollutvalgene som pr 1.1.17
ikke var lukket og dermed må følges opp.
3) Opplæring av kontrollutvalget med fokus på forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget ber om at sekretariatet og revisjonen sørger for at utvalget på
neste møte får en mer grundig opplæring i forvaltningsrevisjon, herunder hva
som gjør kontrollutvalget til gode bestillere av forvaltningsrevisjonsprosjekter.
4) Godtgjørelse til medlemmer av kontrollutvalget
Kontrollutvalgsleder følger opp tidligere henvendelser til «gamle» Sandefjord
kommune vedrørende godtgjørelse til kontrollutvalgets medlemmer.
5) Reglement for kontrollutvalg
Kontrollutvalget ber sekretariatet om at gjeldende reglement for kontrollutvalg i
Sandefjord kommune fremlegges på neste møte i utvalget.
Sandefjord, 30. januar 2017
Arne Larsen
Leder
Tale Haugan
Birte Jonassen Berg
Kontrollutvalgssekretær
Erlend Hem
Nestleder
Anne Marie Gustavsen