Sistema de Gestión Documental Electrónica v Kenneth Marín Vega Archivista Base Jurídica • Ley 8454: Ley de Firma Digital • Ley 7202: Sistema Nacional de Archivos • Directriz 67-2014 MICIT: Masificación de firma digital • R-DC-217-2010. “Cero Papeles” • MAGEFI • Normas técnicas para la gestión y el control de las Tics. (N-2-2007-CO-DFOE) Historia La CGR ha implementado una serie de sistemas, para el manejo de los documentos. Tarjeteros Sistema Integrado de Gestión y Documentos Control Automatizado de Procesos Institucionales Sistema de Gestión Documental SIGYD CAPI SIGED 2003 2013 2014 SIGED • Herramienta para la gestión documental electrónica. • Facilita el registro, traslado, control, conformación, consulta y custodia de los documentos electrónicos Equipo Interdisciplinario Abogados Informáticos Administradores públicos/privados Archivista Plazos Relación de procesos El sistema controla Horas dedicadas Responsables SIGED permite • Registrar y cargar los documentos a la Base de Datos • Crear gestiones/procesos y asociarles los documentos • Crear documentos o productos de respuesta • Dar seguimiento a los documentos que ingresan a la CGR • Monitorear y tomar de decisiones SIGED permite • Administrar y almacenar los documentos electrónicos. • Anexar archivos en diferentes formatos: audio, video, hojas de cálculo, gráficos, entre otros. • Crear, almacenar, actualizar, consultar y extraer expedientes, así como los documentos electrónicos. • Organizar los expedientes. Con el SIGED se logra Control automático de foliado Orden cronológico o por sección según tipo de expediente Agregar folios únicamente al final de cada sección, como medida de seguridad. Expediente confidencial o público Flujo Documental 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Ciudadano entrega solicitud Se registra en plataforma de servicios Se le asigna número único de ingreso Se digitaliza- se carga al sistema con todos los datos Se asigna al área que le corresponde el trámite El físico se pasa por un tiempo prudencial al Archivo Central El área encargada del trámite despacha el producto El sistema asigna número único de despacho Finalizado el trámite el encargado del trámite, ordena el expediente, lo folia y cierra. 10.El sistema contabiliza las vigencias 11. Archivo Central emite accesos para la consulta Almacenamiento Servidores virtualizados – CGR Respaldos Plan de contingencia Difusión Campaña expectativa, correo electrónico Flash Acompañamiento Funcionamiento En el Archivo Central Estados del expediente Archivo de Gestión (Unidad Productora) Archivo Central (Archivo) ¿Es un expediente de Valor histórico? SI Archivo Nacional NO Tabla de Plazos Módulo Archivo Central Firma Digital Archivo Central "Resguardamos el testimonio de la vigilancia efectiva de la Hacienda Pública"