manejo y resguardo de documentos institucionales

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
SECRETARÍA DE EXTENSIÓN E INTEGRACIÓN SOCIAL
DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN CONTINUA
FICHA TÉCNICA
NOMBRE DEL CURSO
MANEJO Y RESGUARDO DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES
MODALIDAD
PRESENCIAL
A QUIEN VA DIRIGIDO
Personal Administrativo, Técnico y Profesional
PRESENTACIÓN DEL CURSO
Este curso es la compilación de las teorías, principios, métodos, técnicas, así como el marco
normativo que se aplican en la administración de las comunicaciones oficiales y los actos
administrativos en las instituciones, para lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo de las
actividades que sustentan y en la toma de decisiones al interior de la organización, es una guía
que recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse para el desarrollo de las
funciones relacionadas con el flujo documental, los procedimientos de conservación y consulta.
Tiene la finalidad de servir de apoyo y orientación para los funcionarios en sus gestiones
administrativas y legales así como en la implementación de procedimientos archivísticos. Gestionar
la documentación oficial; así como los actos administrativos, se ha vuelto cada vez más necesario
para las organizaciones, debido a que la información se ha reconocido como un recurso necesario y
estratégico para el apoyo en el cumplimiento de la misión con base en los antecedentes, el alcance
de los objetivos y la supervivencia misma en un entorno cada vez más exigente, lo que hace relevante
la creación de directrices internas que orienten este proceso.
PERFIL DE INGRESO
Personal de Apoyo y Asistencia a la Educación de la Secretaría de Educación Pública
PERFIL DE EGRESO
Al término del curso el participante podrá llevar a cabo el control de documentos desde su recepción,
atención y despacho, así como la guarda precautoria de los mismos, debidamente organizados,
ordenados y clasificados, para su rápida localización y consulta.
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FICHA TÉCNICA
OBJETIVO GENERAL
Al finalizar el curso el participante aplicará las teorías, principios, métodos y técnicas de archivonomía
para administrar, clasificar, archivar y localizar la documentación de los archivos, tomando en cuenta
el marco jurídico vigente.
TEMARIO
1. La administración documental y su
ámbito.
1.1 Concepto de administración del
documento.
1.2 Sistemas técnicos y Métodos.
ESTRATEGIAS DIDÁCTICAS
HORAS
A través de lluvia de ideas y trabajo en 4 Horas:
equipo, los participantes analizan, el
término de administración, y su 1 Teóricas.
relación con las funciones del archivo. 3 Prácticas.
2. El ciclo vital del documento.
En equipos, realizan ejercicios del ciclo 6 Horas:
2.1 Concepto actual del documento.
de
vida
de
los
documentos,
2.2 Las etapas del ciclo vital del identificando sus etapas.
2 Teóricas.
documento.
4 Prácticas.
3. Técnicas de valoración documental.
3.1 Concepto de valoración.
3.2 Técnicas de valoración primaria.
3.3 Técnicas de valoración secundaria.
3.4 Tipos
de valoración de los
documentos.
3.5 Glosario.
4. Técnicas y métodos archivísticos.
4.1 Sistema alfabético.
4.2 Sistema geográfico.
4.3 Sistema cronológico.
4.4 Sistema decimal.
4.5 Sistema por asunto o materia
4.6 Sistema de Agenda o Recordatorio.
4.7 Topográfico.
4.8 Por colores.
5. Técnicas de manejo documental.
5.1 Técnicas de expurgo.
5.2 Técnicas de transferencia primaria.
5.3 Técnicas
de
transferencia
secundaria.
6. Marco jurídico del documento.
6.1 Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública
Gubernamental.
6 Horas:
Realizar exposición en Power Point, de
los criterios de valoración primaria y 1 Teóricas.
valoración
secundaria
de
los 5 Prácticas.
documentos.
Visita guiada a un tipo de archivo.
Lectura
comentada,
por
los 6 Horas:
participantes, para diferenciar y aplicar
las técnicas de manejo documental.
2 Teóricas.
4 Prácticas.
Lectura comentada de cada técnica
por los participantes para
diferenciarlas y aplicarlas en la
documentación institucional.
6 Horas:
1 Teóricas.
5 Prácticas.
Lectura comentada, de la normatividad 6 Horas:
en materia de trasparencia y archivo.
2 Teóricas.
Exposiciones por equipo de la 4 Prácticas.
normatividad asignada.
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FICHA TÉCNICA
6.2 Lineamientos
generales para la
organización y conservación de los
archivos de las dependencias y
entidades de la Administración
Pública Federal.
6.3 Disposiciones del Instituto Federal
de Acceso a la Información.
6.4 Normatividad Archivística.
6.5 Ley Federal de Archivos.
6.6 Manual Administrativo de
Aplicación General en Materia de
Transparencia y Archivos.
7. Reciclaje de papel en la oficina.
7.1 Papeles reciclables.
7.2 Papeles no reciclables.
7.3 Qué se debe evitar.
7.4 Decreto para la donación de
documentos de baja y destino final,
CONALITEG.
Por equipo resolver 3 casos prácticos.
Práctica por equipo, de selección de 6 Horas
documentos a fin de distinguir cuales 2 Teóricas
se pueden reciclar y cuáles no.
4 Prácticas
En el torbellino de ideas, se pondrá
de manifiesto la creatividad de los
participantes, al señalar estrategias
para reciclar la documentación.
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