NORMA ISO 15489 Sistema de gestión de documentos Norma ISO 15489 • Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión documental. • Fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001. 2 Norma ISO 15489 • Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los países miembros de la ISO, para normalizar a nivel internacional la gestión de documentos tomando como base las normas australianas AS 4390: AS 4390.1 – 1996, AS 4390.2 – 1996, AS 4390.3 – 1996, AS 4390.4 – 1996, AS 4390.5 – 1996 y AS 4390.6 – 1996. 3 Objetivo La Norma ISO 15489 se centra en los principios de la gestión de documentos y establece requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos apoyando las política y objetivos de la institución. 4 ISO 9000 AS4390 Todo tipo de Organización ISO 15489 ALCANCE Cualquier soporte SGD 5 Principios de la GD • Determinar los documentos de archivo que deben ser creados, producidos, utilizados, conservados, valorados, eliminados y sus respectivos metadatos. • Determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos de archivo. • Decidir cómo organizar los documentos de archivo. 6 Principios de la GD • Evaluar los riesgos que se derivarían de la pérdida de documentos de archivo (evidencia, testimonio, información, probatorio). • Establecer los plazos de conservación de los documentos de archivo. • Conservar los documentos de archivo a largo plazo. 7 Destinatarios Gestores de los documentosarchivistas Autoridades Usuarios / partes interesadas 8 Beneficios Integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los procesos de la organización con base en sistemas de calidad. Proveer de políticas, directrices, instrucciones y otros documentos Identificar las delegaciones de autoridad y distribución y asignación de responsabilidades Identificar procesos documentos. y procedimientos relacionados con los Auditorías: Sistemas, Archivos, Procesos, Servicios, Recursos, Resultados 9 Aplicación institucional • La normalización de la gestión documental es un aspecto importante en toda institución para la mejora continua de su desempeño, para la toma de decisiones y la gestión de recursos, ya que posibita la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de los riesgos y la preservación de la memoria institucional. 10 Proyecto Piloto • En conjunto con la Sección de Archivística estamos desarrollando un proyecto que permita inciar con la tarea de normalizar la gestión documental institucional, mediante la aplicación de la norma ISO 15489 iniciando con un plan piloto en la Rectoría y en el Archivo Universitario. 11 Metodología 12 Etapa A: Investigación preliminar 13 CONTEXTO JURÍDICO General Universitaria Especifica sobre gestión documental Establecen competencias y funciones Evidencian Realizan CONTEXTO FUNCIONAL Actividades y transacciones Producen/ reciben CONTEXTO ADMINISTRATIVO Personas físicas/jurídicas Utilizan CONTEXTO DOCUMENTAL Macroproceso de apoyo Macroproceso clave Macroproceso estratégico 14 Diagnóstico • • • • • • • • • • • Nombre autorizado Otras formas del nombre Fecha Historia Administrativa Estatus jurídico Dependencia jerárquica Competencia, funciones y actividades Legislación Estructura orgánica Instalaciones Equipo y mobiliario Situación archivística • Producción documental • Flujo documental • Procesos técnicos • Área de relaciones Servicios • Custodia de documentos • Proceso de transferencia • Consulta y préstamos 15 FODA (Análisis estratégico) Entorno (análisis externo) Contexto (análisis interno) Oportunidades Amenazas Fortalezas Debilidades Aprovecharse Sortearse Utilizarse Eliminarse 16 Análsis FODA • • • • • • • • Servicios y vínculo externo Organización Recurso Humano Académica/ Capacitación Recurso Financiero Infraestructura y equipo Político-legal Comunicación 17 Etapa B: Análisis de las actividades de la organización 18 19 Proceso clave SIPOC: Normalización y asesoría en gestión documental DIAGRAMA PROPÓSITO DEL PROCESO: Normalizar y sistematizar la gestión documental en la comunidad universitaria promoviendo la asesoría y capacitación técnica del personal perteneciente al SAU. Proveedores del proceso Internos: Funcionario s del AUROL Externos: La comunidad universitaria en general. Entradas (Insumos del proceso) Proceso (Actividades del proceso) Necesidades mapa del identificadas. proceso Solicitudes de algún miembro de la comunidad universitaria. Reglamentos del SAU. Salidas (productos o servicios que ofrece el proceso) Clientes del proceso -Directrices, procedimientos, métodos y prácticas archivísticas, tablas de plazos y capacitaciones. Clientes internos: Funcionari os del AUROL Clientes externos: Comunida d universitar ia. 20 Actividades • Subproceso 1: Normalización de la gestión documental 21 Mapeo de la Actividad 22 Etapa C: Identificación de requisitos 23 Identificación de requisitos (Ejemplo de Cartas enviadas) N° de normativa Nombre Texto Observaciones Directriz AUROL 22012 Elaboración de cartas, circulares y memorandos oficiales de noviembre 2012 (En revisión) Criterios para la elaboración de cartas, circulares y memorandos oficiales. Diseño y creación Manual de la Universidad de Costa Rica. Manual de Identidad Visual de la Oficina de Divulgación de la Universidad de Costa Rica Uso adecuado de los símbolos y elementos gráficos que representan a la Universidad de Costa Rica. Diseño y creación 24 Serie documental del proceso clave/ Cartas enviadas Requisitos Requisitos técnicos Asignar un número único a cada oficio . Nombre del diseñador. Fecha de elaboración. Selección de los materiales adecuados. Requisitos legales Directriz AUROL 2 Elaboración de cartas, circulares y memorandos oficiales de noviembre 2012 (En revisión) Requisitos tecnológicos Garantizar el correcto ingreso de los datos y uso de los sistemas. Necesidades de los usuarios Trazabilidad de la documentación. Requisitos técnicos Implementar un instrumento de control como un registro de entrada y salida de documentos y un control de entrega de los mismos a la persona encargada de cada procedimiento de acuerdo a sus competencias. Requisitos legales El Reglamento del Sistema de archivos Universitarios en su artículo 17 indica que los encargados de los archivos de la Universidad deben: “ recibir, identificar, organizar, describir, seleccionar, administrar, conservar, facilitar y eliminar los documentos producidos o recibidos en la unidad, de acuerdo con lo establecido por el AUROL y la CUSED. Requisitos tecnológicos Cumplir con lo establecido en las Directrices Generales en Tecnologías de Información y Comunicación (TIC’s) para la UCR. Necesidades de los usuarios Establecer medidas claras para el acceso. Requisitos técnicos Se cuenta con un procedimiento establecido para la elaboración de tablas de plazos y actas de eliminación de documentos. Requisitos legales Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios de la Universidad de Costa Rica. Artículos 11 y 13 sobre la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos. Requisitos tecnológicos Aplicar el proceso de selección a nivel electrónico. Necesidades de los usuarios Garantizar que los individuos y organizaciones25 asuman la responsabilidad de sus actos en materia administrativa. 1. Diseño y creación 2. Utilización y mantenimiento 3. Evaluación Cartas enviadas (oficios) Diseño y creación Existen procedimientos establecidos para la creación de estos documentos. Utilización y mantenimiento Evaluación Los oficios se encuentran Falta establecer organizados y vigencia. conservados adecuadamente 26 la Etapa D: Evaluación de los sistemas existentes 27 Metodología • Análisis de los puntos contemplados en la Ley General de control Interno Nº8292, para definir si los sistemas utilizados cumplen o no con los requisitos que dicta la normativa, a saber: – Seguridad y confiabilidad en su acceso y uso. – Normalización de los procedimientos para la gestión de los documentos. – Adaptabilidad a las etapas de archivo de gestión, central e histórico. – Establecimiento de controles y estadísticas por medio de la generación de reportes. 28 Evaluación del sistema Sistema electrónico de Gestión de Correspondencia Institucional (GCI) VENTAJAS •Confiable •Creación del número de Oficio de manera automática y consecutiva. •Crea códigos y descripciones para identificar los documentos. •Fuerte motor de búsqueda. •Flujos de trabajo •Permite la relación de documentos •Seguridad y bitácoras que permiten establecer la responsabilidad y autoridad de cada uno de los participantes en la tramitología •Está compuesto por módulos Lotus Notes DESVENTAJAS •El sistema no es Web •No recibe mantenimiento •No se visualizan los expedientes electrónicos •No permite el control de los préstamos de documentos ni de expedientes •No posee alertas •No permite la aplicación de las tablas de plazos (eliminación y transferencia de documentos). •No utiliza firma digital. 29 Filemaker Pro 6.0 Base de datos Inventario General 30 Etapa E: Identificación de estrategias para cumplir los requisitos 31 Plan estratégico a) Establecimiento de una política de gestión de documentos. b) Asignación de responsabilidades y competencias. c) Fijación y promulgación de procedimientos y directrices. d) Diseño, implementación y administración de sistemas especializados. f) Integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los procesos de la organización. g) Auditorías de sistemas, procesos, archivos, recursos, servicios. 32 Plan estratégico • • • • Objetivos estratégicos de la Universidad Políticas institucionales UDigital Sistema integrado: los actores (autoridades, administradores, archivistas, informáticos) • Responder a las necesidades de los usuarios 33 Etapa F: Diseño del sistema de gestión de documentos 34 Sistema de Archivos Universitarios AG AG AG AG ACP AGC AUROL AG AG AG AG AUROL: Coordinador del SAU AGC: Archivos de gestión centralizados (Rectoría, Vicerrectorías) AG: Archivos de gestión ACP: Archivos centrales periféricos (Facultades y Sedes Regionales) 35 Documentos Estructura organizacional Procesos SGD Estrategias Recursos Normativa 36 Gestión documental P l a n i f i c a c i ó n Registro Incorporación Creación Almacenamien to Creación Entrada Distribución Salida Metadatos Indización Clasificación Descripción Evaluación Captura Digitalización Formularios Electrónicos Trazabilidad Conservación permanente Selección, eliminación, transferencia Flujo de trabajo Control de tiempos Aprobación Búsquedas Tratamiento archivístico 37 38 ETAPA G: Implementación de un sistema de gestión de documentos 39 Objetivos de la implementación del SGD • Fortalecer la cultura archivística mediante la expansión y el seguimiento de acciones de sensibilización, capacitación y formación que promuevan la generación de una cultura sobre el manejo adecuado de los documentos. • Elaborar los instrumentos necesarios que permitan una adecuada gestión de documentos a nivel institucional. 40 Objetivos de la implementación del SGD • Optimizar la normativa interna mediante directrices claras en materia archivística, que garanticen la normalización con miras a lograr la ejecución controlada de los procesos archivísticos que se realicen. • Consolidar la implementación e integración de una infraestructura tecnológica de gestión documental ajustada a los procesos administrativos y archivísticos. 41 IMPLEMENTACIÓN DEL SGD Acciones Plan Operativo: • Identificación de los procesos institucionales • Mapa de Series • Cuadro de Clasificación Institucional • Tablas de Plazos • Tablas de acceso y seguridad • Política de seguridad de la información • Política de preservación de la información • Análisis de riesgos 42 Política de gestión • “Nos comprometemos a preservar, organizar y difundir el patrimonio documental universitario, a asesorar y capacitar en materia archivística a la comunidad universitaria, para lograr una gestión documental efectiva, sustentada y formativa, cumpliendo con el SGC, los requisitos del servicio y mejorando continuamente nuestros procesos.” 43 Ligada a las políticas institucionales • 4.1.3 Fortalecerá la simplificación de los procesos académicos y de los trámites administrativos. • 4.1.5 Fortalecer una cultura de transparencia y rendición de cuentas de todas las actividades y del uso de los recursos. • 4.3.1 Fortalecerá el sistema integrado de información universitaria, para coadyuvar en los procesos y en la toma de decisiones institucionales, con base en principios de seguridad, confidencialidad, universalidad y accesibilidad. Políticas de la Universidad de Costa Rica para 44 los años 2010-2014 Manual de Calidad Sección del Manual Sistema de Gestión Documental y de Calidad Capítulo 1 GENERALIDADES 1.1 Introducción 1.2 Definiciones 1.3 Abreviaturas 1.4 Requisitos Generales 1.4.1 Requisitos de la Documentación 1.4.2 Manual de Calidad 1.4.3 Control de los registros 1.5 Responsabilidad de la dirección 1.5.1 Compromiso de la dirección 1.6 Enfoque al usuario 1.6.1 Política 45 Manual de Calidad Capítulo 2 Planificación 2.1 Objetivos 2.2 Responsabilidad y Autoridad 2.3 Representante de la Dirección 2.4 Comunicación interna y externa Capítulo 3 Revisión por la Dirección 3.1 Generalidades 46 Manual de Calidad Capítulo 4 Gestión de los Recursos 4.1 Suministro de recursos 4.2 Recursos Humanos 4.3 Infraestructura 4.4 Ambiente de Trabajo Capítulo 5 Procesos relacionados con el usuario 5.1 Determinación de los requisitos relacionados con el usuario 5.2 Comunicación con los usuarios 5.3 Compras 47 Manual de Calidad Capítulo 6 Prestación del Servicio 6.1 Características del sistema de gestión de documentos 6.2 Incorporación de los documentos 6.3 Almacenamiento y manipulación 6.4 Acceso 6.5 Trazabilidad 6.6 Medición, análisis y mejora 48 Manual de Calidad Capítulo 7 Seguimiento y Medición 7.1 Satisfacción del usuario 7.2 Auditoría Interna 7.3 Seguimiento y medición de los procesos 7.4 Análisis de datos 7.5 Mejora continua 49 Tarea: Documentar F-00-03 Formulario de quejas PG-00-04 Perfil de puestos. F-01-02 Estudio de usuarios PG-00-05 Auditorías Internas. F-02-04 Ficha para la identificación de Series documentales PG-00-05 Auditorías para servicios externos. PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y F-03-01 Control de ingreso al depósito. Preventivas IT-00-01 Resolución de problemas y quejas. PG-03-05 Incorporación de documentos. IT-00-02 Estudio de usuarios. PG-04-01 Compras. IT-03-04 Control condiciones ambientales. PS-03-01 Préstamo de documentos P-02 Asesoría R-00-01 Objetivos de Calidad. PG-00-02 Proceso de gestión de comunicación R-00-02 Programa de formación. PG-00-03 Control de registros. R-00-03 Niveles de acceso a documentos PG-00-03 Objetivos y Metas del Sistema. R-04-01 Cambios de Unidad de Tecnologías. 50 51 Diagrama de Tortuga 52 53 Diagrama matricial (matriz de dependencia entre procesos) Herramienta de mejora continua 54 Relación entre las entidades Comité Técnico Sección Asesorías Sección Servicios de Información Archivos del SAU Comité Técnico Identificación de necesidades de directrices Identificación de necesidades de directrices Identificación de necesidades de directrices CUSED Identificación de documentos a valorar CUSED Sección Asesorías Directrices técnicas archivísticas Directrices en cuanto a valoración Sección Servicios de Información Directrices técnicas archivísticas Directrices en Garantía de cuanto a documentos e valoración inventarios exactos Archivos del SAU Directrices técnicas archivísticas Directrices en cuanto a valoración Cliente final Cliente final Identificación de documentos a valorar Directrices técnicas archivísticas Asesoramiento y apoyo técnico en sus funciones Remisión de documentos Requerimientos de servicio Servicio de préstamo de documentos o consultas Servicio de préstamo y consulta de documentos 55 Matriz de relaciones entre procesos 56 Sistema de Gestión de documentos 57 Características Del sistema Seguridad y Acceso Flujos de trabajo Tratamiento archivístico 58 Gestión de documentos Normalización Trazabilidad Autenticidad • Administración de los documentos desde que nacen hasta su disposición final. • Registro, clasificación, transferencias, eliminaciones • Estantarización de parámetros y procesos archivísticos • Plantillas, roles, expedientes, plazos de conservación • Registro detallado, notificaciones y avisos. • Bitácoras y flujos de trabajo. • Mediante el uso de certificados digitales. • Firma Digital. 59 Planificación Liberación: • Instalación de la solución en el ambiente de producción del cliente. • Soporte • Control de Calidad Planeamiento Inicial: • Sesiones de Planificación y reopilación de información: Requerimientos, normativas, legislación, etc. Evaluación: Análisis de Especificaciones: • Pruebas realizadas por el cliente en un ambiente similar al de producción • Liberación de un plan piloto • Análisis de los requerimientos y los insumos de la fase anterior Pruebas de Integridad: Diseño y Desarrollo: • Pruebas realizadas en ambiente de laboratorio para comprobar el cumplimiento de las especificaciones • Diseño de propiedades, métodos, relaciones, bases de datos, etc. Implementación: • Escritura del código y creación de los objetos y demás componentes del software 60 Planificación 61 62 Procesos 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Elaboración e incorporación de documentos. Descripción Clasificación Categorías de acceso y seguridad Selección y eliminación de documentos Almacenamiento (conservación) Uso y trazabilidad 63 Parámetros del sistema • • • • • • • Perfiles de los usuarios Niveles de acceso Uso y trazabilidad Normalización Tipos y series documentales Expedientes Evaluación documental 64 SisDoc • • • • • • • Glosario de términos empleados Creación – Disposición Final Ciclo de vida de los documentos Norma ISAAR CPF Norma ISAD-G Manual de usuario Manual técnico 65 Mejorar los servicios brindados al SAU AUROL Web 2.0 66 Recuperación • Visualización ágil de la información con un identificador único. • Código de barras. Acceso • Sitios personalizables para cada instancia universitaria. • Aplicación Web 2.0 Preservación • Uso de estándares internacionales. • PDF/1A. Autenticidad • Mediante el uso de certificados digitales. • Firma Digital. 67 Inventario 68 Recursos necesarios Recurso humano Infraestructura Equipo 69 ETAPA H: Revisión posterior a la implementación. 70 Acción correctiva • La organización toma acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Los encargados de cada proceso son los responsables de establecer contramedidas y delegar la ejecución. • El PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas define los requisitos para: • Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los usuarios) • Determinar las causas de las no conformidades • Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir • Determinar e implementar las acciones necesarias • Registrar los resultados de las acciones tomadas • Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas. 71 Acción preventiva • La organización determina acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. • El PG-00-06 Proceso Acciones Correctivas y Preventivas define los requisitos para: • Determinar las no conformidades potenciales y sus causas • Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades • Determinar e implementar las acciones necesarias • Registrar los resultados de las acciones tomadas • Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas 72 Acciones • Indicadores • Actualización de los instrumentos, normas, procedimientos • Análisis de los servicios (internos y externos) • Estudio de usuarios • Control de correspondencia • Atención de trámites • Capacitaciones y atención de consultas (Sistemas: SisDoc, Sitio Web) • Pistas de auditoría • Programa de formación 73 CONCLUSIONES • La norma ISO 15489 es un compendio de buenas prácticas que sirve de guía para normalizar la gestión de los documentos a nivel institucional, lo que supone todo un reto. • A nivel puntual y como resultado del proyecto en el Archivo Universitario, se evidencia la necesidad de fortalecer el sistema de gestión de documentos que actualmente se utiliza, así como la actualización o elaboración de instrumentos archivísticos. 74 CONCLUSIONES • Se recomienda crear un grupo de trabajo con funcionarios de la administración, del Centro de Informática y el Archivo Universitario, con el fin de establecer los requisitos para la producción, implementación y mantenimiento de las soluciones informáticas, así como los aspectos de la seguridad y la conservación de la información, que garantice a la institución el acceso continuo y confiable del recurso y una correcta gestión del aseguramiento de la información que contiene, desde una perspectiva integral. 75 GRACIAS 76