מדריך למשתמש פורטל ספקים 2

‫מדריך למשתמש פורטל ספקים‬
‫מדריך למשתמש‬
‫פורטל נטפים‬
‫עמוד ‪:2‬‬
‫מסך כניסה למערכת‬
‫עמוד ‪:3‬‬
‫מסך החלפת פרטים‬
‫עמוד ‪:4‬‬
‫מסך ריכוז הזמנות לקוח‬
‫עמוד ‪:5‬‬
‫מסך הזמנת לקוח‪Order Header -‬‬
‫עמוד ‪:6‬‬
‫מסך הזמנת לקוח‪Item List -‬‬
‫עמוד ‪:7‬‬
‫מסך בקשה לשינוי הזמנה‬
‫עמוד ‪:8‬‬
‫מסך דיווחי אספקה‬
‫עמוד ‪:9-10‬‬
‫מסך קבלות למלאי לקוח‬
‫עמוד ‪:11‬‬
‫מסך חשבוניות יוצאות‬
‫מסך ‪:12‬‬
‫מסך סטטוסים אפשריים לחשבוניות‬
‫מסך ‪:13‬‬
‫מסך החשבונית‬
‫מסך ‪:14‬‬
‫מסך החשבונית‪ -‬בדיקות‬
‫פניות לשירות לקוחות יש לשלוח לכתובת‪[email protected] :‬‬
‫מדריך למשתמש פורטל ספקים‬
‫מסך כניסה למערכת‬
‫‪ .1‬הזן את שם האתר‬
‫‪ .2‬הזן שם משתמש באנגלית‬
‫‪ .3‬הזן סיסמא ראשונית‬
‫‪ .4‬לחץ על ”‪“Login‬‬
‫יש להקפיד על הקלדת אותיות גדולות ‪ /‬קטנות ולהימנע מרווחים מיותרים‬
‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא בטלפון ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬
‫‪2‬‬
‫מדריך למשתמש פורטל ספקים‬
‫מסך החלפת פרטים )בכניסה ראשונה בלבד(‬
‫‪ .1‬הזן שם פרטי‬
‫‪ .2‬הזן שם משפחה‬
‫‪ .3‬הזן כתובת אימייל לקבלת ההתראות מהמערכת‬
‫‪ .4‬הזן שם משתמש באנגלית לבחירתך‬
‫** על הסיסמה להכיל ‪ 6‬תוים לפחות‪ ,‬אותיות‬
‫באנגלית ומספרים ללא סימנים‪.‬‬
‫‪ .5‬הזן סיסמה חדשה לבחירתך‬
‫‪ .6‬חזור על הסיסמה שבחרת )אימות הסיסמה(‬
‫‪ .7‬לחץ "‪ "Update‬לסיום‪.‬‬
‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא בטלפון ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬
‫‪3‬‬
‫מדריך למשתמש פורטל ספקים‬
‫מסך ריכוז הזמנות לקוח‪:‬‬
‫מסך זה מרכז את פרטי הזמנות שנשלחות מהלקוח‪.‬‬
‫‪ .2‬יש להגדיר את מאפייני החיפוש הרצויים )טווח תאריכים‪ ,‬סטטוס רצוי וכדומה(‪.‬‬
‫‪ .1‬לחץ על "הזמנות לקוח"‬
‫‪ .3‬לחץ על "חפש"‬
‫שורת הזמנה חדשה‬
‫מופיעה בכיתוב בולט‪,‬‬
‫לחיצה כפולה תפתח‬
‫את מסך ההזמנה‪.‬‬
‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא בטלפון ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬
‫‪4‬‬
‫מדריך למשתמש פורטל ספקים‬
‫מסך הזמנת לקוח ‪Order Header -‬‬
‫במסך זה ניתן לצפות בפרטי כותרת ההזמנה ‪ -‬תנאים כספיים‪ ,‬תנאים‪ ,‬פרטי הספק‪ ,‬פרטי הקניין‪ ,‬שותפים‪ ,‬פרטי הלקוח‪ ,‬פרטי המשלוח‪.‬‬
‫במסך זה ניתן לאשר‪ ,‬לדחות‪ ,‬או לבקש שינוי המתייחס להזמנה כולה‪ ,‬או לחלקה‪.‬‬
‫על מנת לאשר‬
‫הזמנה לחץ כאן‬
‫על מנת לדחות‬
‫הזמנה לחץ כאן‬
‫על מנת לבקש שינוי בהזמנה או‬
‫בחלק מן ההזמנה לחץ כאן‬
‫במידה וקיימות הערות קניין‬
‫להזמנה‪ ,‬הלשונית תצבע בכתום‬
‫בהיר‪ .‬לחיצה על לשונית זו תציג‬
‫את הערות הקניין‬
‫מספר גרסת ההזמנה‬
‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא בטלפון ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬
‫‪5‬‬
‫מדריך למשתמש פורטל ספקים‬
‫מסך הזמנת לקוח ‪Item List -‬‬
‫במסך זה ניתן לצפות בפרטי שורות ההזמנה ‪ -‬אינפורמציה עבור המשלוח‪ ,‬רכיבים‪ ,‬תנאים‪ ,‬הערות קניין‪ ,‬הערות ספק‪ ,‬ועוד‪.‬‬
‫בעמודה זו ניתן לקבל אינדיקציה ברמת שורה האם מדובר בשורה חדשה או שורה שעודכנה‬
‫בעמודה זו ניתן לקבל אינדיקציה לסטטוס האישור שהועבר ללקוח ברמת שורה‬
‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא בטלפון ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬
‫‪6‬‬
‫מדריך למשתמש פורטל ספקים‬
‫מסך בקשה לשינוי הזמנה‬
‫בלחיצה על "בקשה לשינוי" במסך ההזמנה יפתח מסך זה בו ניתן לשלוח בקשה לשינוי ברמת שורות ההזמנה‪ ,‬כאשר יש לעדכן לגבי כל שורה‬
‫האם מאושרת או דחויה‪ .‬במקרה של דחיית שורה‪ -‬נדרש לציין סיבה לדחייה בלשונית "הערות ספק"‪.‬‬
‫‪.4‬‬
‫‪.1‬‬
‫סמן "אישור" בשורות ההזמנה המאושרות‬
‫‪.3‬‬
‫‪.2‬‬
‫לחץ על "שלח בקשה"‬
‫סמן "דחייה" בשורות ההזמנה שהנך מעוניין לבקש לשנות‬
‫פרט את בקשתך לשינוי בלשונית "הערות ספק"‬
‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא בטלפון ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬
‫‪7‬‬
‫מדריך למשתמש פורטל ספקים‬
‫דיווחי אספקה‬
‫במסך זה יש להעביר דיווח בגין תאריכי אספקה מובטחים‪ .‬דיווחי אספקה ניתן לבצע עבור שורות הזמנה מאושרות בלבד‪.‬‬
‫יש לעדכן את שדה "תאריך אספקה" בהתאם ליכולת האספקה‪.‬‬
‫‪ .3‬במידה והדיווח הינו בגין פיצול אספקה יש‬
‫להוסיף שורת אספקה ולעדכן כמויות ותאריכי‬
‫אספקה לגבי כל שורת אספקה בנפרד‪.‬‬
‫‪ .1‬דיווח אספקה ניתן‬
‫לבצע באופן גורף עבור כל‬
‫שורות ההזמנה או עבור‬
‫שורות ספציפיות‬
‫‪ .4‬יש ללחוץ על "שלח"‬
‫‪ .2‬יש לסמן ב‪ V-‬שורה‬
‫לגביה אנו מעדכנים דיווח‬
‫אספקה ולעדכן את שדה‬
‫"תאריך אספקה" בהתאם‬
‫ובמידת הצורך‪.‬‬
‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא בטלפון ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬
‫‪8‬‬
‫מדריך למשתמש פורטל ספקים‬
‫קבלות מלאי ללקוח‬
‫ניתן לקבל אינדיקציה לקליטת הסחורה במחסני הלקוח בכל אחת מהדרכים הבאות‪:‬‬
‫‪ .1‬בלשונית "שורות הזמנה" במסך ההזמנה‪ :‬יש ללחוץ פעמיים על שורת הזמנה בכדי לצפות בקבלות קשורות‪.‬‬
‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא בטלפון ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬
‫‪9‬‬
‫מדריך למשתמש פורטל ספקים‬
‫‪ .2‬בלשונית "קבלות מלאי לקוח" בעץ הניווט‪:‬‬
‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא בטלפון ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬
‫‪10‬‬
‫מדריך למשתמש פורטל ספקים‬
‫מסך חשבוניות יוצאות‬
‫מסך זה נועד לצפייה בפרטי החשבוניות היוצאות אל הלקוח‪.‬‬
‫‪ .2‬יש להגדיר את מאפייני החיפוש הרצויים )טווח תאריכים‪ ,‬סטטוס רצוי וכדומה(‪.‬‬
‫‪ .1‬לחץ על "יוצאות"‬
‫‪ .3‬לחץ על "חפש"‬
‫‪ .4‬לחיצה כפולה על שורת‬
‫החשבונית תציג את מסך‬
‫החשבונית‬
‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא בטלפון ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬
‫‪11‬‬
‫מדריך למשתמש פורטל ספקים‬
‫סטאטוסים אפשריים ‪ -‬חשבוניות‬
‫לאחר שהחשבונית נשלחה אל הלקוח‪ ,‬בעמודת "סטאטוס" יופיע אחד מחמש הסטאטוסים הבאים‪:‬‬
‫‪ .1‬נדחתה‪ -‬א‪ .‬החשבונית כשלה בבדיקות הואלידציה )בדיקת תקינות ואימות פרטי החשבונית(‪ .‬מדובר בכשל כתוצאה מנתונים חסרים‬
‫בחשבונית‪ ,‬אי התאמה בין מטבע החשבונית למטבע ההזמנה‪ ,‬סוג חשבונית לא תקין וכו'‪ .‬לאיתור סיבת הכשל ולקבלת פירוט לבדיקות‬
‫הואלידציה יש לעבור ללשונית "בדיקות" במסך החשבונית‪.‬‬
‫ב‪ .‬החשבונית הועברה לסטטוס זה ע"י נטפים באופן ידני לאחר שנמצא כשל בחשבונית שבאחריות הספק )ראה הסבר בסעיף ‪.(2‬‬
‫האחריות לטיפול בחשבוניות בסטטוס זה היא של הספק‪.‬‬
‫‪ .2‬ממתינה‪ -‬החשבונית נעצרה בשלב מסויים בתהליך הבדיקות וממתינה לטיפול\בדיקת הלקוח‪ .‬מדובר בכשל כתוצאה מפערי מחיר‪,‬‬
‫כמויות‪ ,‬שער מטבע וכו'‪ .‬חשבוניות בסטאטוס זה ייבדקו ראשית ע"י נטפים‪ .‬במקרה של טעות בצד נטפים ייתבצע תיקון בנתון ההזמנה‬
‫או הקלט שבעקבותיו תשוחרר החשבונית‪ .‬במקרה של טעות ספק תועבר החשבונית לסטאטוס "נדחתה"‪ .‬נטפים תציין את סיבת‬
‫הדחייה בלשונית "מידע נוסף" במסך החשבונית בפורטל‪.‬‬
‫‪ .3‬נשלחה‪ -‬החשבונית עברה את בדיקות הואלידציה בהצלחה והגיעה לנטפים‪.‬‬
‫‪ -Received .4‬החשבונית עברה את בדיקות הוואלידאציה בהצלחה והגיעה לנטפים אולם לא נקלטה במערכת המידע שלו‪.‬‬
‫חשבוניות בסטטוס זה מטופלות על ידי נטפים‪ ,‬אך מצריכה מעקב של הספק לוודא ששוחררה והשתנתה לסטטוס "אושרה"‪.‬‬
‫‪ .5‬אושרה‪ -‬החשבונית נקלטה במערכת הסאפ בנטפים ואושרה לתשלום על ידי נטפים‪.‬‬
‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא בטלפון ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬
‫‪12‬‬
‫מדריך למשתמש פורטל ספקים‬
‫מסך החשבונית‬
‫נושא בטלפון ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני‬
‫לרשותכם בכל‬
‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד‬
‫החשבונית‬
‫תמונת‬
‫‪ [email protected]‬החשבונית‬
‫פרטי‬
‫‪13‬‬
‫מדריך למשתמש פורטל ספקים‬
‫מסך החשבונית ‪ -‬בדיקות‬
‫לאחר שהחשבונית נשלחת ללקוח‪ ,‬היא עוברת סט של בדיקות בניפנדו שבעיקרן‪ :‬תאריך החשבונית תקין‪ ,‬בדיקת קיום עוסק מורשה‪ ,‬וידוא‬
‫המצאות מס' הזמנה בחשבונית‪ ,‬בדיקת קיום קבלה עבור ההזמנה ותעודת המשלוח ועוד‪.‬‬
‫• במקרה של דחיית החשבונית ע"י הלקוח ‪ -‬ניתן לראות את הסיבה בלשונית " מידע נוסף"‪.‬‬
‫• על מנת לתקן את מס' תעודת המשלוח יש להכנס ללשונית "השלמת נתוני חשבונית"‪.‬‬
‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא בטלפון ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬
‫‪14‬‬