‫מדריך למשתמש ‪-‬‬ ‫‪Web invoice‬‬ ‫ניווט למסך חשבוניות ברשת‬ ‫יש לבחור בלשונית "חשבונית ברשת"‬ ‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא במספר טל' ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬ ‫‪1‬‬ ‫מדריך למשתמש ‪-‬‬ ‫‪Web invoice‬‬ ‫טעינת קובץ תמונת החשבונית‬ ‫‪ .1‬יש לבחור בסוג החשבונית המתאים‬ ‫‪ .2‬יש ללחוץ על האייקון הירוק להעלאת קובץ החשבונית‬ ‫‪ .3‬יש להזין סיסמה ייחודית להעלאת חשבוניות‬ ‫שהתקבלה ממחלקת שירות הלקוחות‬ ‫‪ .4‬יש ללחוץ על "הבא"‬ ‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא במספר טל' ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬ ‫‪2‬‬ ‫מדריך למשתמש ‪-‬‬ ‫‪Web invoice‬‬ ‫בחירת הלקוח לו מיועדת החשבונית‬ ‫‪ .1‬יש לבחור את הלקוח אליו נשלחת החשבונית‬ ‫‪2‬‬ ‫‪ .‬יש ללחוץ על "הבא"‬ ‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא במספר טל' ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬ ‫‪3‬‬ ‫מדריך למשתמש ‪-‬‬ ‫‪Web invoice‬‬ ‫הזנת פרטי החשבונית‬ ‫‪.1‬הזן מס' החשבונית‬ ‫‪.2‬בחר תאריך חשבונית‬ ‫המקור‬ ‫‪.5‬הקלד מס' תעודת משלוח‬ ‫‪.4‬ניתן לבחור באופציית חשבונית שאינה מבוססת על הזמנה‬ ‫לצורך העברת חשבונית פיננסית‬ ‫‪ .3‬ניתן לבחור בהעלאת חשבונית זיכוי במערכת במקרים הבאים‪:‬‬ ‫*כנגד הזמנת החזרה‪ ,‬כאשר במס' תעודת המשלוח יוזן ‪99999999‬‬ ‫*זיכוי פיננסי ‪ ,‬כמו במקרה של בונוס שנתי‪.‬‬ ‫‪ .6‬הזן את מס' ההזמנה ולאחר מכן לחץ על אייקון זכוכית המגדלת לייבוא שורות ההזמנה‬ ‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא במספר טל' ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬ ‫‪4‬‬ ‫מדריך למשתמש ‪-‬‬ ‫‪Web invoice‬‬ ‫המשך הזנת פרטי חשבונית המס‬ ‫‪7‬בשלב זה ניתן לבצע שינויים בכמויות ובמחיר ליחידה‬ ‫‪ .7‬יש לסמן את שורות ההזמנה אליהן מתייחסת החשבונית ולמספר את השורות בשדה מס' שורה בחשבונית על פי סדר הופעתן בתמונת החשבונית‪.‬‬ ‫‪ .8‬יש ללחוץ על "שלח"‬ ‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא במספר טל' ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬ ‫‪5‬‬ ‫מדריך למשתמש ‪-‬‬ ‫‪Web invoice‬‬ ‫מסך חשבוניות יוצאות‬ ‫מסך זה נועד לצפייה בפרטי החשבוניות היוצאות אל הלקוח‪.‬‬ ‫‪ .2‬יש להגדיר את מאפייני החיפוש הרצויים )טווח תאריכים‪ ,‬סטטוס רצוי וכדומה(‪.‬‬ ‫‪ .1‬לחץ על "יוצאות"‬ ‫‪ .3‬לחץ על "חפש"‬ ‫‪ .4‬לחיצה כפולה על שורת‬ ‫החשבונית תציג את מסך‬ ‫החשבונית‬ ‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא במספר טל' ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬ ‫‪6‬‬ ‫מדריך למשתמש ‪-‬‬ ‫‪Web invoice‬‬ ‫סטאטוסים אפשריים ‪ -‬חשבוניות‬ ‫לאחר שהחשבונית נשלחה אל הלקוח‪ ,‬בעמודת "סטאטוס" יופיע אחד מחמש הסטאטוסים הבאים‪:‬‬ ‫‪ .1‬נדחתה‪ -‬א‪ .‬החשבונית כשלה בבדיקות הואלידציה )בדיקת תקינות ואימות פרטי החשבונית(‪ .‬מדובר בכשל כתוצאה מנתונים חסרים‬ ‫בחשבונית‪ ,‬אי התאמה בין מטבע החשבונית למטבע ההזמנה‪ ,‬סוג חשבונית לא תקין וכו'‪ .‬לאיתור סיבת הכשל ולקבלת פירוט לבדיקות‬ ‫הואלידציה יש לעבור ללשונית "בדיקות" במסך החשבונית‪.‬‬ ‫ב‪ .‬החשבונית הועברה לסטטוס זה ע"י נטפים באופן ידני לאחר שנמצא כשל בחשבונית שבאחריות הספק )ראה הסבר בסעיף ‪.(2‬‬ ‫האחריות לטיפול בחשבוניות בסטטוס זה היא של הספק‪.‬‬ ‫‪ .2‬ממתינה‪ -‬החשבונית נעצרה בשלב מסויים בתהליך הבדיקות וממתינה לטיפול\בדיקת הלקוח‪ .‬מדובר בכשל כתוצאה מפערי מחיר‪,‬‬ ‫כמויות‪ ,‬שער מטבע וכו'‪ .‬חשבוניות בסטאטוס זה ייבדקו ראשית ע"י נטפים‪ .‬במקרה של טעות בצד נטפים ייתבצע תיקון בנתון ההזמנה‬ ‫או הקלט שבעקבותיו תשוחרר החשבונית‪ .‬במקרה של טעות ספק תועבר החשבונית לסטאטוס "נדחתה"‪ .‬נטפים תציין את סיבת‬ ‫הדחייה בלשונית "מידע נוסף" במסך החשבונית בפורטל‪.‬‬ ‫‪ .3‬נשלחה‪ -‬החשבונית עברה את בדיקות הואלידציה בהצלחה והגיעה לנטפים‪.‬‬ ‫‪ -Received .4‬החשבונית עברה את בדיקות הוואלידאציה בהצלחה והגיעה לנטפים אולם לא נקלטה במערכת המידע שלו‪.‬‬ ‫חשבוניות בסטטוס זה מטופלות על ידי נטפים‪ ,‬אך מצריכה מעקב של הספק לוודא ששוחררה והשתנתה לסטטוס "אושרה"‪.‬‬ ‫‪ .5‬אושרה‪ -‬החשבונית נקלטה במערכת הסאפ בנטפים ואושרה לתשלום על ידי נטפים‪.‬‬ ‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא במספר טל' ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬ ‫‪7‬‬ ‫מדריך למשתמש ‪-‬‬ ‫‪Web invoice‬‬ ‫מסך החשבונית‬ ‫תמונת החשבונית‬ ‫פרטי החשבונית‬ ‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא במספר טל' ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬ ‫‪8‬‬ ‫מדריך למשתמש ‪-‬‬ ‫‪Web invoice‬‬ ‫מסך החשבונית ‪ -‬בדיקות‬ ‫לאחר שהחשבונית נשלחת ללקוח‪ ,‬היא עוברת סט של בדיקות בניפנדו שבעיקרן‪ :‬תאריך החשבונית תקין‪ ,‬בדיקת קיום עוסק מורשה‪ ,‬וידוא‬ ‫המצאות מס' הזמנה בחשבונית‪ ,‬בדיקת קיום קבלה עבור ההזמנה ותעודת המשלוח ועוד‪.‬‬ ‫• במקרה של דחיית החשבונית ע"י הלקוח ‪ -‬ניתן לראות את הסיבה בלשונית " מידע נוסף"‪.‬‬ ‫• על מנת לתקן את מס' תעודת המשלוח יש להכנס ללשונית "השלמת נתוני חשבונית"‪.‬‬ ‫מחלקת שרות ותמיכה תשמח לעמוד לרשותכם בכל נושא במספר טל' ‪ 09-8600502‬או בדואר אלקטרוני ‪[email protected]‬‬ ‫‪9‬‬