‫מדריך משתמש‬ ‫הנהלת חשבונות‬ ‫שטראוס‬ ‫פניות לשירות לקוחות יש לשלוח לכתובת‪:‬‬ ‫‪[email protected]‬‬ ‫מסמך כניסה למערכת‬ ‫שינוי שפה‬ ‫‪ .1‬הזן את שם האתר‬ ‫‪ .2‬הזן את שם המשתמש‬ ‫‪ .3‬הזן סיסמה ראשונית‬ ‫‪ .4‬לחץ כניסה‬ ‫יש להקפיד על אותיות קטנות‪/‬גדולות ולהימנע מרווחים מיותרים‬ ‫בכניסה ראשונה למערכת תתבקש לעדכן את פרטיך האישיים‬ ‫בחר שם משתמש באנגלית‬ ‫הזן כתובת מייל לקבלת התראות מערכת‬ ‫הקלד שוב את הסיסמא שבחרת‬ ‫בחר סיסמאת כניסה חדשה‬ ‫בסיום לחץ על "עדכן"‬ ‫על הסיסמא להכיל ‪ 6‬תוים ומעלה‪ ,‬שילוב של אותיות באגלית וספרות בלבד‪.‬‬ ‫מסך חשבוניות נכנסות‬ ‫במסך זה ניתן לצפות בפרטי החשבוניות שנשלחו על ידי הספקים לפורטל ולבצע חתכי חיפוש על פי פרמטרים לבחירתכם‪.‬‬ ‫ניתן לייצא את פרטי החשבוניות לקובץ בפורמט ‪\ Excel‬‬ ‫להוריד את קבצי החשבוניות ישירות למחשב‬ ‫‪ .2‬לחיצה כפולה על‬ ‫שורת החשבונית תציג‬ ‫את מסך החשבונית‬ ‫‪ .1‬לחץ על "חשבוניות נכנסות"‬ ‫על הספק לעקוב אחר סטטוס החשבונית בפורטל‬ ‫מסך חשבוניות יוצאות – מאפייני חיפוש‬ ‫קיימות מספר אפשרויות חיפוש במסך זה‪:‬‬ ‫לחיפוש על פי מילת מפתח הקלד‬ ‫בשדה שאילתה ולחץ "חיפוש"‬ ‫ניתן להרחיב את טווח החיפוש‬ ‫בסקאלת ציר הזמן‬ ‫לביצוע חיפוש ממוקד יותר‬ ‫לחץ "חיפוש מתקדם"‬ ‫חלון חיפוש מתקדם‬ ‫בחלונית "חיפוש מתקדם" ניתן לבצע חיפוש ממוקד על פי הקריטריונים המוצגים להלן‪:‬‬ ‫לביצוע פעולת חיפוש‬ ‫יש ללחוץ על "חפש"‬ ‫למחיקת חתך החיפוש וחזרה‬ ‫לערכי ברירת מחדל לחץ "איפוס"‬ ‫* שימו לב – בחלק משדות‬ ‫החיפוש ניתן לבצע בחירה מרובה‬ ‫שים לב‪ ,‬חשבונית אשר נמצאת בארכיון‪ ,‬לא תופיע בחיפוש ברירת המחדל ויש‬ ‫לשנות את סטטוס הארכיון ל"ארכיון" או ל"הכל" על מנת לראות אותה‪.‬‬ ‫חלון חיפוש מתקדם‬ ‫* שימו לב – בחלק משדות החיפוש ניתן לבצע בחירה מרובה של ערכים‪:‬‬ ‫בדיקת חשבונית ספק‪:‬‬ ‫בהשוואת בין תמונת חשבונית לנתוני החשבונית יש להקפיד על התאמה בנקודות הבאות‪:‬‬ ‫‪ .1‬סכום סופי )הפרש ברמה של אגורות אינו מצביע על אי התאמה(‬ ‫‪ .2‬כיתוב "מקור" על החשבונית או חשבונית העתק שנסרקה עם חותמת "נאמן למקור"‪.‬‬ ‫‪ .3‬שם הספק‬ ‫‪ .4‬תאריך מדויק‬ ‫‪ .5‬מספר חשבונית מדוייק‪.‬‬ ‫במקרים שקיימת אי התאמה יש לדחות את החשבונית ולציין את סיבת הדחייה‪.‬‬ ‫אפשרויות הצגת מסך החשבונית‬ ‫לעדכון חשבונית לחץ על כפתור " שנה סטטוס חשבונית"‬ ‫שינוי סטטוס חשבונית‪:‬‬ ‫לאחר לחיצה על כפתור "שנה סטטוס חשבונית" יופיע החלון הבא‬ ‫בו יהיה עלייך לבחור את הסטטוס הרלוונטי לאותה חשבונית‪.‬‬ ‫לחיצה על החץ בשדה "סטטוס‬ ‫חדש" ובחירת הסטטוס‪.‬‬ ‫במקרה של דחיית חשבונית יהיה עלייך‬ ‫לעדכן את סיבת הדחייה על מנת שהספק‬ ‫יוכל לתקן את הנעשה‬ ‫סטטוסים רלוונטים‪:‬‬ ‫נקלטה – במקרה בו החשבונית תקינה וקלטתן אותה למערכת‬ ‫המידע שלכן‪.‬‬ ‫אושרה – במקרה והחשבונית אושרה והועברה לתשלום‪.‬‬ ‫נדחתה – במקרה בו זיהיתם בעיה כלשהי בנתוני החשבונית או‬ ‫סיבה עסקית לדחיית החשבונית‪ .‬בשדה "פירוט" יש לציין במלל‬ ‫את סיבת הדחייה ואת שם מנהלת החשבונות שביצעה את הדחייה‪.‬‬ ‫מסך חשבונית‪ -‬צרופות‬ ‫במסך זה ניתן לראות נספחים שהספק הוסיף לחשבונית‪ ,‬ע"פ דרישות לקוח‪.‬‬ ‫סמל האטב מסמל כי בחשבונית זו קיים נספח‬ ‫לצפייה בקובץ היכנס לחשבונית ללשונית "צרופות"‬ ‫לצפייה בנספח קיים לחץ‬ ‫פעמיים במקש השמאלי‬ ‫בעכבר על הצרופה הרלווטית‬ ‫הוספת הערה לספק‬ ‫הינך יכול לשלוח הערה לספק על החשבונית הרלוונטית‪.‬‬ ‫להוספת הערה‬ ‫לחשבונית לחץ‬ ‫" הוסף הערה"‬ ‫המשך הוספת הערות לחשבונית‪:‬‬ ‫לאחר לחיצה על כפתור "הוסף הערה"‪ ,‬יופיע חלון נוסף‪.‬‬ ‫‪ .1‬עלייך להקליד את הערה הרלוונטית לחשבונית‬ ‫• על מנת להגדיר את ההערה כפרטית אליה תתאפשר גישה אך ורק לנמענים‪,‬‬ ‫יש לסמן ‪V‬בריבוע שמימין לכיתוב "הערה פרטית"‪ ,‬במידה ולא סומן ‪V‬‬ ‫במשבצת זו כל משתמשי הפורטל יוכלו לקרוא את ההערה במידה ויכנסו למסך‬ ‫הצעת המחיר‪.‬‬ ‫‪ .2‬בכדי לעדכן את שמו של הגורם שיקבל את ההערה עליך‬ ‫לבחור את שמו מתוך רשימת משתמשי הלקוח בטבלה‬ ‫השמאלית במסך‪ ,‬ע"י סימון המשתמש ב‪.V-‬‬ ‫‪ .4‬בסיום לחיצה על כפתור הוספת הערה‪.‬‬ ‫צפייה בהערה‬ ‫לצפייה בהערות יש להיכנס ללשונית "הערות"‪ .‬הערות נכנסות הן הערות שהספק שלח אלייך הוערות‬ ‫יוצאות הן הערות שמשתמש שטראוס עידכן בהערה‬