1. No category

Etikkhåndbok
Knowledge grows
Innhold
1. Ambisjon: Fra konsernsjefen
1
2. Teamarbeid: Et felles ansvar
2
2.1 Hva er Etikkhåndboken?
4
2.2 Hvordan forholder Etikkhåndboken seg til Code of Conduct?
4
2.3 Hvem gjelder disse dokumentene for?
4
2.4
Hvilket ansvar har Yara?
5
2.5 Hvilket ansvar har ledere?
5
2.6 Hvilket ansvar har vi i fellesskap?
5
2.7 Hvordan kan jeg ta etiske beslutninger?
6
2.8 Hvordan kan jeg søke veiledning og rapportere uetiske forhold?
6
2.9 Hva hvis jeg er bekymret over å rapportere uetiske forhold?
7
2.10 Hvor kan jeg finne flere etiske verktøy?
7
2.11 Hva er konsekvensene av uetisk adferd?
7
3. Tillit: Personlig integritet
9
3.1 Oppmuntre til et inkluderende arbeidsmiljø
10
3.2 Sikre etisk personlig adferd
11
3.3 Fremme helse og sikkerhet på arbeidsplassen
13
3.4 Deltakelse i opplæring og utvikling
14
3.5 Beskytte personopplysninger
15
3.6 Støtte til lokalsamfunnene
16
3.7 Sikre bærekraftig utvikling
18
4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis
19
4.1 Respekt for menneskerettigheteneng Human Rights 20
4.2 Bekjempe korrupsjon
21
4.3 Unngå smøring
22
4.4 Gaver og sammenkomster
24
4.5 Samarbeid med våre forretningspartnere
26
4.6 Håndtering av interessekonflikter
28
4.7 Overholde antitrust- og konkurranselovgivningen
30
4.8 Beskytte selskapets eiendeler
32
4.9 Fremme økonomisk ansvar og åpenhet
34
4.10 Innsidehandel
35
4.11 Kommunikasjon om Yara til det offentlige
36
4.12 Sikre et godt forhold til myndighetene – politiske bidrag
37
4.13 Rettferdig og ansvarlig samspill med våre kunder
38
5. Konklusjon
39
Register
41
Vi har daglig et forhold til mange enkeltpersoner og
grupper – blant annet kunder, partnere, konkurrenter,
kolleger, aksjonærer, leverandører, myndigheter og alle
lokalsamfunnene vi driver virksomhet i. Vi må alle, både
ansatte, konsulenter og leverandører, forholde oss til alle
disse interessentene på en respektfull, etisk forsvarlig
måte og i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Innenfor selskapsstyring er det to hovedaspekter som
denne håndboken fokuserer på: Etikk og compliance.
“Etikk” omfatter standardene som regulerer adferden vår,
måten ansatte, konsulenter og leverandører forventes
å handle på når de arbeider for Yara. Å praktisere etisk
adferd betyr å utføre arbeidet på en ærlig og rettferdig
måte. Det betyr også alltid å handle ansvarlig, selv når
man befinner seg på vanskelige områder hvor det ikke
er klare regler, lover, policyer eller forskrifter. Det betyr
i tillegg å ta opp spørsmål om adferd som kan være i
konflikt med vår Code of Conduct eller Etikkhåndbok, og
å snakke med våre forretningspartnere om deres etiske
retningslinjer. ”Compliance” betyr å sørge for at reglene som gjelder
for vår virksomhet – blant annet lokale og internasjonale
lover så vel som Yaras egne policyer og prosedyrer – blir
overholdt, kommunisert, fulgt opp og integrert i måten vi
driver virksomheten vår på. Compliance innebærer også
at vi fortsetter å arbeide med å utvikle vårt internasjonale
forretningssystem ved å formalisere og dokumentere
våre policyer, prosedyrer og styringssystemer.
Yaras fortsatte suksess som en bransjeledende
virksomhet er avhengig av at vi opprettholder og
videreutvikler vårt etiske omdømme og den tilliten vi
har opparbeidet oss. Vi må alle ha som ambisjon å sette
høye krav til vår egen adferd. For å nå dette målet er
Etikkhåndboken et viktig verktøy for å forstå prinsippene
som er nedfelt i Yaras Code of Conduct.
Med vennlig hilsen
Jørgen Ole Haslestad
Konsernsjef
Yara © | 1
1. Ambisjon: Fra konsernsjefen
1. Ambisjon:
Fra konsernsjefen
Kjære kollega,
Selskapsstyring er ett av hovedtemaene som jeg har
fokusert kontinuerlig på i min lederagenda. For meg betyr
selskapsstyring ikke bare måten vi driver virksomheten
på, men også hvordan vi dekker de ulike behovene til
våre mange interessenter. 2. Teamarbeid: Et felles ansvar
2. Teamarbeid:
Et felles ansvar
Vi er alle – både ansatte, konsulenter
og leverandører – del av Yara-teamet.
Andre teamkolleger omfatter både våre
forretningspartnere og kunder, samfunnene vi
opererer i og aksjonærene våre. Vi har et felles
ansvar for å bidra til at Yara former bransjen
vår på en positiv måte. For å arbeide som et
team, må vi alle trekke i samme retning.
2. Teamarbeid:
Et felles ansvar
2.1 Hva er Etikkhåndboken? / 2.2 Hvordan forholder Etikkhåndboken seg til vår Code of Conduct? / 2.3 Hvem gjelder disse dokumentene for?
2.1 Hva er Etikkhåndboken?
Etikkhåndboken beskriver Yaras forpliktelse til å utøve
sin virksomhet på en etisk, lovlig og forsvarlig måte. Den
danner et rammeverk som gjør at vi alle kan sørge for at vi
støtter Yaras kjerneverdier i vårt daglige arbeid. Håndboken
er organisert rundt disse verdiene: Ambisjon, tillit,
teamarbeid og ansvar. Den gir oss i tillegg konkret støtte
og veiledning når vi møter dilemmaer innen etikk- eller
compliance i vårt arbeid.
2.2 Hvordan forholder
Etikkhåndboken seg til vår Code of
Conduct?
Vår Code of Conduct beskriver de grunnleggende
prinsippene for hvordan vi skal utføre arbeidet vårt.
Etikkhåndboken er utarbeidet som et praktisk verktøy for å
hjelpe oss til å etterleve hovedprinsippene som er beskrevet
i vår Code of Conduct. Hver enkelt av oss er ansvarlig for
å sørge for at våre beslutninger og handlinger er i samsvar
med både Code of Conduct og denne Etikkhåndboken.
4 | Yara ©
2.3 Hvem gjelder disse
dokumentene for?
Vår Code of Conduct og Etikkhåndboken gjelder for oss
alle – inkludert våre ansatte, konsulenter og leverandører
som arbeider på vegne av Yara. Yara forventer også at
forretningspartnere, blant annet agenter, leverandører,
distributører og joint venture-partnere, etterlever de samme
eller lignende prinsipper i sin virksomhet.
2. Teamarbeid:
Et felles ansvar
Yara har ansvaret for å gi oss de verktøyene som er
nødvendige for å håndtere etikk- eller compliancespørsmål
som vi møter i vårt arbeid. For å sikre dette, anser selskapet
seg ansvarlig for å:
1.
Sørge for at det finnes relevante og oppdaterte regler og
retningslinjer i vårt styringssystem
2. Sørge for at opplærings- og etikkverktøyene,
som vi trenger for å håndtere daglige etikk- og
compliancedilemmaer, er tilgjengelige
3. Sørge for at alle henvendelser som kommer til Etikk
Hotline blir behandlet konfidensielt og at gjennomgangen
av disse er upartisk og beskytter identiteten til den som
har avgitt rapporten
4. Sørge for at ingen opplever represalier som følge av
rapportering om uetiske forhold gitt i god tro 2.5 Hvilket ansvar har ledere?
Hvis du er leder har du i tillegg ansvar som går utover
det å følge vår Code of Conduct og Etikkhåndboken. Du
har et spesielt ansvar for å være et forbilde og etterleve
prinsippene som er beskrevet i Yaras Code of Conduct og
Etikkhåndboken, og alltid støtte opp om disse prinsippene. I
tillegg forventes det at du:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Gir støtte og veiledning om integrering av Yaras Code of
Conduct og Etikkhåndboken i det daglige arbeidet
Støtter etikk- og complianceinitiativer og –opplæring, og
sørger for at de som rapporterer til deg gjennomfører all
obligatorisk opplæring
Følger opp prosesser og praksis som ikke er i samsvar
med Yaras Code of Conduct eller Etikkhåndboken
Oppfordrer de som rapporterer til deg til å ta opp
spørsmål og problemstillinger om etiske og lovmessige
dilemmaer, og gjøre deg selv tilgjengelig for å motta dem
Tar alle spørsmål, problemstillinger og rapporter alvorlig
Gjør det du kan for å behandle og dokumentere
eventuelle problemstillinger som du blir gjort
oppmerksom på konfidensielt. Formidler alle spørsmål
eller problemstillinger du har til din egen leder, en
regional compliance-koordinator (se punkt 2.8) eller
etikk- og compliance-avdelingen
Følger opp at virksomheten vår er i samsvar med vår
Code of Conduct og Etikkhåndboken
Sørger for at våre forretningspartnere er kjent med
Yaras Code of Conduct, Etikkhåndboken og våre etiske
standarder
2.6 Hvilket ansvar har vi i
fellesskap?
Det forventes av oss alle at vi leser og følger Code of
Conduct og Etikkhåndboken, og at vi integrerer prinsippene
de beskriver i måten vi driver virksomheten på. I tillegg
forventes det at vi:
1.
Følger retningslinjene som er beskrevet i vår Code of
Conduct og Etikkhåndboken og søker veiledning når vi
trenger bistand
2. Tar opp forholdet med linjelederen hvis eksisterende
praksis ikke synes å være i samsvar med Code of
Conduct eller Etikkhåndboken
3. Deltar og bidrar aktivt i etikk- og compliance-initiativer
og gjennomfører påkrevet opplæring
4. Snakker om etikk og compliance med våre kolleger og
forretningspartnere
Yara © | 5
2.4 Hvilket ansvar har Yara? / 2.5 Hvilket ansvar har ledere? / 2.6 Hvilket ansvar har vi i fellesskap?
2.4 Hvilket ansvar har Yara?
2. Teamarbeid:
Et felles ansvar
2.7 Hvordan ta etiske beslutninger? / 2.8 Hvordan kan jeg søke veiledning og rapportere om uetiske forhold?
2.7 Hvordan ta etiske beslutninger?
Du har rett til og er ansvarlig for å få veiledning om et
forretningsmessig- eller compliance spørsmål når du er i tvil.
Du oppfordres alltid til å kontakte linjelederen din for å få slik
veiledning.
Er det i samsvar med Yaras retningslinjer?
Er det lovlig?
Alle svarene
må være JA
Er det rettferdig
og etisk?
Har jeg søkt nødvendig veiledning?
Hvis du står overfor et etisk dilemma, bør du stille deg selv
følgende spørsmål om handlingen du vurderer å foreta:
•
•
•
•
2.8 Hvordan kan jeg søke veiledning
og rapportere om uetiske forhold?
Er den lovlig?
Er den i samsvar med Yaras retningslinjer og prosedyrer?
Er den rettferdig og etisk forsvarlig?
Har jeg søkt råd og støtte fra min linjeleder eller andre
ressurser i Yara?
Svarene på alle disse spørsmålene må være ”ja”. Hvis
det ikke er tilfellet, eller du er i tvil, må du ikke ta del i
aktiviteten. Du bør i stedet søke veiledning ved å følge
trinnene som er beskrevet i punkt 2.8.
I tillegg til etikk- og compliance-avdelingen, som du kan
kontakte direkte på [email protected], finnes det regionale
ressurser som kalles regionale compliance-koordinatorer
(RCC). Selv om RCCer ikke har myndighet til å ta beslutninger
for deg, er de der for å informere om tilgjengelige ressurser,
henvise deg i riktig retning og diskutere spørsmål du måtte ha.
Besøk gjerne Etikkportalen for å finne kontaktinformasjonen
deres.
Du kan også kontakte HR-avdelingen eller juridisk avdeling,
avhengig av spørsmålets art. Du finner nærmere informasjon
om hvem som kan kontaktes etter hvert punkt i denne
håndboken.
Du oppfordres også til å rapportere eventuelle mulige
overtredelser av Yaras Code of Conduct eller Etikkhåndboken
ved å kontakte linjelederen din eller noen av de andre
ressursene som er angitt i denne håndboken, blant annet Etikk
Hotline, som blir diskutert i detalj nedenfor.
Etikk Hotline
Yara har avtale med en ekstern tjenesteyter for å drive sin
Etikk Hotline, også kjent som en ”whistleblower-linje”. Etikk
Hotline er et konfidensielt system hvor du kan rapportere
eventuell uetisk adferd som du kjenner til eller mistenker i
Yara.
Hvis du arbeider utenfor Europa, kan du rapportere anonymt
om alle typer saker.
Hvis du arbeider innenfor Europa kan du, med unntak av
Spania og Frankrike, rapportere anonymt om økonomiske
saker, regnskapssaker eller saker relatert til korrupsjon. For
andre saker, har du mulighet til å rapportere anonymt men
frarådes å gjøre dette, og i stedet be om konfidensialitet når
du rapporterer.
For ansatte i Frankrike og Spania gjelder ytterligere
vilkår. Dersom du arbeider i Spania kan du ikke rapportere
anonymt om noen type saker. Dersom du arbeider i Frankrike
er du frarådet å rapportere anonymt, men du kan rapportere
anonymt om økonomiske saker, regnskapssaker eller saker
6 | Yara © 2. Teamarbeid:
Et felles ansvar
Yara er berettiget, og noen ganger forpliktet, til å etterforske
enhver rapport uavhengig av hvilke forutsetninger og
omstendigheter den ble mottatt under.
Etikk Hotline er tilgjengelig 24 timer i døgnet, syv dager
i uken. Du kan rapportere gratis på over 60 språk via vår
Hotline, lokale telefonnummer eller via et eget eksternt
nettsted. Besøk Etikkportalen for å finne kontaktinformasjon
med blant annet en kort oppsummering om vår Hotline og en
lenke til det eksterne nettstedet.
2.9 Hva hvis jeg er bekymret for å
rapportere forhold?
Yara vil ikke tolerere gjengjeldelse eller represalier
mot noen som i god tro har søkt råd eller rapportert en
mistenkt etisk eller lovmessig overtredelse. Rapportering
”i god tro” betyr at du fremlegger all informasjonen du har,
og at du tror den er sann. Hvis noen forsettlig gir en usann
fremstilling, vil personen kunne bli gjenstand for disiplinære
tiltak.
Norsk lov, og loven i mange andre land, gir også beskyttelse
til dem som rapporterer i god tro. Loven angir at represalier
mot den som rapporterer er ulovlige og straffbare.
2.10 Hvor kan jeg finne flere etiske
verktøy?
Det finnes flere verktøy tilgjengelig som kan hjelpe oss til å
fatte riktige beslutninger. De viktigste er nevnt nedenfor.
Etikkportalen
Etikkportalen inneholder informasjon som ansatte og ledere
kan benytte når de behandler mulige etiske eller lovmessige
dilemmaer. I tillegg kan du legge inn spørsmål eller delta i
diskusjoner som foregår på Etikkportalen. Du kan få tilgang
til dette nettstedet via en lenke på Yaras intranett.
Etikkvideoer
Du kan finne informasjon på Etikkportalen om hvordan du får
tilgang til våre interaktive opplæringsvideoer - ”The Code”.
Disse videoene dekker et utvalg av ulike emner, blant annet
etisk due diligence, forhold til leverandører, korrupsjon,
personlig adferd, smøring, gaver og sammenkomster.
Etikkvideoene er på engelsk, men er tekstet på ni språk.
Besøk Etikkportalen for å få mer informasjon om hvordan du
får tilgang til Etikkvideoene.
Etikkopplæring
Yara gir kontinuerlig etikkopplæringskurs hvor vi diskuterer
problemstillingene som vi møter i vårt daglige arbeid.
Opplæringskursene er obligatoriske og interaktive, og har
som formål å styrke bevisstheten rundt etikk- og compliancespørsmål i hele organisasjonen.
2.11 Hva er konsekvensene av uetisk
adferd?
Yara tolererer ikke uetisk adferd. Bevisste eller ubevisste
overtredelser av Yaras etiske standarder og retningslinjer kan
føre til disiplinære tiltak, helt opptil og inkludert oppsigelse
av arbeidsforholdet. Alle disiplinære tiltak vil bli iverksatt i
samsvar med lokale retningslinjer og lover.
Overtredelser av disse standardene og retningslinjene kan
også føre til mulige sivile og strafferettslige konsekvenser for
den enkelte.
Merk deg at det å nekte å utføre noe uetisk ikke vil føre til
noen form for gjengjeldelse, represalier eller disiplinære
tiltak.
Yara © | 7
2.9 Hva hvis jeg er bekymret for å rapportere forhold? / 2.10 Hvor kan jeg finne flere etiske verktøy? / 2.11 Hva er konsekvensene av uetisk adferd?
relatert til korrupsjon. Uansett hvor du rapporterer fra kan du
alltid be om konfidensialitet. Dette innbærer at din rapport vil
bli behandlet konfidensielt innen Yara, og at din identitet kun
vil bli gjort kjent etter en streng vurdering av hvem som har
behov for å kjenne til den.
2. Teamarbeid:
Et felles ansvar
NOTATER
8 | Yara © 3. Tillit: Personlig integritet
3. Tillit: Personlig integritet
I følge Yaras verdier vil vi bli vist tillit hvis vi:
• Er ærlige og behandler folk med respekt
• Gir direkte og konstruktive tilbakemeldinger
• Ikke legger skylden på andre
• Lærer av våre egne feil
• Er rettferdige og gir anerkjennelse når det
er fortjent
Tillit fremmes når vi viser personlig integritet.
”Personlig integritet” betyr å gjøre det som
er riktig, selv når ingen ser oss. Det betyr
å alltid behandle deg selv, kolleger og våre
forretningspartnere rettferdig og ærlig.
Yara © | 9
3. Tillit:
Personlig integritet
3.1 Oppmuntre til et
inkluderende arbeidsmiljø
Mangfold i arbeidsstyrken bidrar til at vi tiltrekker og beholder
de beste arbeidstakerne, noe som er helt avgjørende for
Yaras suksess. Vi må derfor ha fokus på å fremme et
mangfoldig, inkluderende og produktivt arbeidsmiljø som
kjennetegnes av respekt. For å gjøre dette, må vi respektere
kollegene våre og det de står for. Vi må også være følsomme
for, og vise respekt for, kulturelle forskjeller.
3.1 Oppmuntre til et inkluderende arbeidsmiljø
Vi tilstreber å skape et miljø hvor ansettelse og utvikling
kun er basert på resultater, kvalifikasjoner og ferdigheter.
Dette innebærer at vi ikke foretar ansettelsesrelaterte
beslutninger på grunnlag av såkalte lovbeskyttede
egenskaper. Slike egenskaper omfatter nasjonal opprinnelse,
organisasjonstilknytning, rase, religion, alder, kjønn (inkludert
graviditet), seksuell legning, kjønnsidentitet, sivil status,
veteranstatus, mental eller fysisk uførhet.
Yara har også fokus på å gi oss et arbeidsmiljø fritt for
trakassering. Mens lovdefinisjoner kan variere fra et land
til et annet, omfatter ”trakassering” i Yara alle former for
uønsket adferd rettet mot en annen person, både verbal,
fysisk eller visuell, som: •
•
•
har som formål eller resultat å skape et truende, fiendtlig
eller støtende arbeidsmiljø for den aktuelle personen,
har som formål eller virkning å forstyrre vedkommendes
arbeid eller
på annen måte påvirke vedkommendes
arbeidsmuligheter negativt.
Yara vil ikke tolerere diskriminering eller trakassering og vil
umiddelbart behandle rapporter om slik adferd gjennom
sin granskningsprosess. Du oppfordres til å rapportere og
håndtere alle mistenkte tilfeller av diskriminering eller
trakassering som du er vitne til eller får kjennskap til. Husk
at Yara ikke vil tolerere represalier mot dem som tar opp
bekymringer, spørsmål eller klager i god tro.
Spm
Terri føler seg ikke vel med sin nye
linjeleder som kom fra et annet Yara-kontor for tre
måneder siden. Han snakker høyt og kommer ofte
med bryske kommentarer som får Terri til å føle seg
ille til mote. Terri har hørt at slik oppførsel var vanlig
på hans tidligere arbeidsplass. Hun er redd for å si fra,
men han skaper en negativ atmosfære for henne.
Sv
Terri har rett til og oppfordres til å protestere mot
oppførsel som hun føler er upassende. Hvis hun ikke
føler seg vel med å snakke med den nye linjelederen om
problemstillingen, oppfordres hun til å søke råd fra sin
HR-avdeling eller ringe Etikk Hotline. Interne ressurser
• Etikk Hotline
• Linjeleder
• HR-avdeling
• Regionale compliance-koordinatorer
• Etikk- og compliance-avdelingen
Eksterne ressurser
• UN Global Compact
10 | Yara © 3. Tillit:
Personlig integritet
3.2 Sikre etisk personlig adferd
Det forventes at vi oppfører oss på en profesjonell og
ansvarlig måte overfor våre forretningspartnere, kolleger
og andre som vi har kontakt med på vegne av Yara.
Dette omfatter å utvise sunn dømmekraft når vi er på
forretningsreise for selskapet.
For å sikre en sikker og rusfri arbeidsplass, må vi ikke være
påvirket av rusmidler i arbeidstiden, mens vi oppholder oss
på Yaras anlegg eller mens vi gjør forretninger på vegne av
Yara. ”Rusmidler” omfatter ulovlige rusmidler og alkohol. Vi
må også avholde oss fra å bruke, eller oppfordre andre til
å bruke disse midlene på en måte som kan sette brukeren,
Yara eller noen av selskapets forretningspartnere i fare eller i
et ufordelaktig lys.
Bjørn har et lunsjmøte med en potensiell
kunde for å diskutere en stor forretningsavtale. Den
potensielle kunden bestiller en drink til Bjørn og ber
ham jovialt om å delta i å feire partnerskapet deres.
Er det OK for Bjørn å ta imot drinken?
Sv
Ja. Bjørn kan nyte en begrenset mengde alkohol
fordi dette er en passende forretningsanledning. Han må
imidlertid passe på at mengden er moderat og at han ikke
vil gjøre noe på Yaras vegne som kan bli påvirket negativt
av hans alkoholbruk.
Spm
Joes linjeleder skåler med ham i et selskap
arrangert av Yara, selv om han vet at han ikke drikker
alkohol. Dette er en lokal tradisjon og han føler seg
utilpass ved å si nei foran kollegene. Hva bør han
gjøre?
Sv
Uavhengig av et lands spesielle kulturelle normer
tillater ikke Yara at vi oppfordrer andre til å bruke alkohol
eller andre rusmidler. Å drikke alkohol er en personlig
avgjørelse og det må ikke påtvinges noen, uavhengig av
situasjonen. Hvis lederen insisterer, bør Joe kontakte sin
lokale HR-avdeling, etikk- og compliance-avdeling eller
Etikk Hotline for å rapportere saken.
Begrensede mengder alkohol kan serveres og konsumeres
når lokale skikker og/eller anledningen gjør det passende.
Vi må aldri konsumere alkohol før eller mens vi betjener
maskineri, kjører bil eller utfører andre operasjoner som er
uforenlig med bruk av alkohol.
Yara © | 11
3.2 Sikre etisk personlig adferd
Alle forretningsreiser må ha til hensikt å fremme Yaras
interesser. Reiserelaterte utgifter må være rimelige,
forsvarlige og i samsvar med gjeldende policyer. Vi anses å
være på ”Yara-reise” når våre aktiviteter kan forbindes med
eller er i sammenheng med Yaras virksomhet. Når vi er på
reise for Yara, må vi ikke besøke noe etablissement som
kan virke negativt på Yaras omdømme, blant annet seksuelt
orienterte steder eller beslektede miljøer. Vi må heller ikke
kjøpe seksuelle tjenester for oss selv eller andre mens vi er
på reise for Yara.
Spm
3. Tillit:
Personlig integritet
Spm
Anjali skal på en forretningsreise til Paris
i noen dager. Hun vil gjerne forlenge oppholdet
over weekenden for å besøke en personlig venn.
Forlengelsen av reisen vil ikke koste Yara noe.
Representerer dette et problem?
Sv
3.2 Sikre etisk personlig adferd
Nei. Anjali vil ikke anses å være på
forretningsreise for Yara hvis hun forlenger reisen med en
privat tur, separat fra forretningsarrangementet og uten
at det medfører kostnader for Yara. Yara respekterer vår
rett til privatliv og hvordan vi velger å leve våre private
liv.
Interne ressurser
• Helse- og sikkerhetshåndbok
• Etikkportalen
• Etikk Hotline
• Linjeleder
• HR-avdelingen
12 | Yara © 3. Tillit:
Personlig integritet
3.3 Fremme helse og sikkerhet på
arbeidsplassen
Vi er alle forpliktet til at helse og sikkerhet har høyeste
prioritet på arbeidsplassen. Vi må drive virksomheten vår
i samsvar med gjeldende lover og forskrifter om helse og
sikkerhet, samt selskapets policyer og prosedyrer. Vi må i
tillegg arbeide for kontinuerlig forbedring av våre helse- og
sikkerhetssystemer, opplæring og prosedyrer, slik at de
oppfyller eller overgår kravene i bransjestandarder og lokale
bestemmelser.
Vi må umiddelbart rapportere eventuelle ulykker, hendelser
og nesten-ulykker og mulige usikre forhold, slik at det
kan iverksettes tiltak for å unngå fremtidige ulykker eller
skader. Yara vil fortsette å offentliggjøre sine helse- og
sikkerhetsstatistikker for å fremme åpenhet om selskapets
resultater på dette området.
Spm
Lauras linjeleder ber henne ofte om å
arbeide raskere for å oppfylle en frist, selv om han
vet at hun må hoppe over noen steg i prosedyren for
å oppnå dette. Laura mener at at stegene hun hopper
over sannsynligvis ikke vil forårsake noen ulykke,
men hun er allikevel bekymret. Hva bør hun gjøre?
Sv
Vi er alle ansvarlige for å at sikkerhet har første
prioritet. Laura bør diskutere bekymringen med lederen
sin, og søke å komme frem til enighet om hvordan
man sikrest oppfyller en frist uten å hoppe over steg i
prosedyren. Hvis hun ikke føler seg vel med å diskutere
spørsmålet med lederen sin, eller de ikke kan komme
frem til en avtale, bør Laura søke hjelp i sin lokale
HMSK-avdeling eller personen som er overordnet
lederen sin. Husk at ulykker ofte forårsakes av at
driftsprosedyrer ikke følges, samme hvor ubetydelige
noen av stegene kan virke.
Spm
Lois, som er lagerarbeider, nærmer seg
en truck for å hjelpe føreren med å losse en last
med svovelsyre. Han ser at føreren har sandaler og
kortbukser på. Hva bør han gjøre?
Sv
Louis bør rapportere forholdet til linjelederen sin. I
tillegg bør Louis stoppe alle aktiviteter i forbindelse med
truck og last og fortelle føreren at han ikke kan være på
området. Truckførerens unnlatelse av å bruke verneklær
ved lossing av farlige kjemikalier er uakseptabel.
Alle arbeidstakere på anlegget, innleide så vel som
egne ansatte, må følge og overholde Yaras helse- og
sikkerhetspolicyer og prosedyrer.
Interne ressurser
• Linjeleder
• Helse- og sikkerhetsstatistikk på Yaras intranett
• Sikkerhet først-videoer
• Helse- og sikkerhetshåndboken
• HMSK-avdeling
• E-post - [email protected]
Yara © | 13
3.3 Fremme helse og sikkerhet på arbeidsplassen
Yara forventer at alle som besøker våre driftssteder, blant
annet leverandører og besøkende, overholder våre helse- og
sikkerhetspolicyer og –prosedyrer. Leverandører forventes å gi
sine ansatte tilstrekkelig og regelmessig opplæring i helse- og
sikkerhetsspørsmål og handle i samsvar med internasjonalt
anerkjente standarder. Det kreves av alle som befinner seg på
Yaras anlegg at de benytter egnet personlig verneutstyr.
3. Tillit:
Personlig integritet
3.4 Deltakelse i opplæring og
utvikling I Yara tror vi at deltakelse i utfordrende oppgaver og
prosjekter er den beste måten å sikre karriereutvikling
på. Som ansatte kan vi forvente tilbakemeldinger på våre
resultater og vårt potensiale, konkurransedyktig avlønning,
åpen kommunikasjon og en resultatkultur basert på våre
kjerneverdier.
3.4 Deltakelse i opplæring og utvikling
Vi har også krav på å få utvikle ferdighetene våre mens vi
arbeider for Yara. Denne utviklingen kan ha mange former og
omfatter blant annet opplæring på jobben og et stort antall
kurs og programmer. Vår e-læringsplattform, Edvantage,
inneholder mange kurs som er tilgjengelige for oss. De
av oss som ikke har direkte tilgang til disse nettbaserte
verktøyene bør gjøre seg kjent med tilgjengelige, lokale
opplæringsverktøy.
Årlige utviklingsplaner må skreddersys til våre individuelle
behov og vårt erfaringsnivå. Yara har e-læringsverktøy
for ledere som omhandler hvordan man skal diskutere
og lede årlige medarbeidersamtaler. Det finnes også
e-læringsverktøy for de øvrige ansatte, som blant annet
behandler hvordan man gir og mottar konstruktive
tilbakemeldinger.
Når du som ansatt skal delta i en medarbeidersamtale,
må du:
•
•
•
•
Komme forberedt med en liste over hva du har oppnådd
gjennom året
Tenke gjennom lærings- og utviklingsmålene dine for
neste år
Tenke gjennom hva du kan gjøre for å forbedre ditt
eksisterende arbeid
Være klar til å motta konstruktiv kritikk
Som leder må du:
•
•
•
•
•
•
Gjennomgå Edvantage-opplæringsverktøyet om årlige
medarbeidersamtaler
Sørge for at du har satt av nok tid til å gjennomføre
medarbeidersamtalen ved å sette av minst 45 minutter
per ansatt
Tenke kritisk gjennom den ansattes resultater
Diskutere vekstområder og områder som trenger
forbedringer
Be den ansatte om tilbakemelding og oppmuntre til
dialog under medarbeidersamtalen
Snakke med din lokale HR-avdeling om du har spørsmål
14 | Yara © Konsulenter og leverandører som arbeider for
Yara på langsiktig basis bør også få regelmessige
medarbeidersamtaler med linjelederne sine. Selv om dette
ikke skjer via den samme prosessen som gjelder for Yaraansatte, vil det gi begge partene mulighet til å gi viktige
tilbakemeldinger.
Spm
Felipes leder tar ikke de årlige
medarbeidersamtalene alvorlig og har utsatt møtet
hans flere ganger. Da de endelig kunne møtes, hadde
lederen hans kun satt av 15 minutter til hele møtet.
Felipe er ikke tilfreds med denne situasjonen, men er
usikker på hva han bør gjøre.
Sv
Yara anser de årlige medarbeidersamtalene
som en viktig del av en ansatts utvikling. Vi anbefaler
at det settes av minst 45 minutter per ansatt til
medarbeidersamtalen. Felipe bør be linjelederen sin om
å planlegge en ny medarbeidersamtale, hvor han har mer
tid til å diskutere. Hvis Felipe føler at han ikke blir tatt
alvorlig av linjelederen sin, bør han diskutere problemet
med sin lokale HR-avdeling.
Interne ressurser
• Linjeleder
• HR-avdelingen
• Edvantage-opplæringsverktøy
3. Tillit:
Personlig integritet
3.5 Beskytte personopplysninger
Vi må alle ta ansvar for å ivareta personvernet til våre kolleger
ved å beskytte personopplysningene deres. Vi må også
beskytte de personopplysningene som er gitt oss av kunder og
forretningspartnere. Det er vårt så vel som selskapets ansvar
å beskytte slik informasjon mot misbruk, tyveri, feilaktig eller
annen ulovlig bruk.
3.5 Beskytte personopplysninger
Ved innsamling av andre personers personopplysninger
må vi alltid ivareta personvernet deres ved kun å innhente
og oppbevare opplysninger i samsvar med gjeldende
lovgivning. Vi må også sørge for å beskytte og begrense
uautorisert tilgang til personopplysinger. Hvis det ikke er
gitt særlig tillatelse til det, må bare de av oss som arbeider
med forretningstransaksjoner, kundepleie og personalsaker
behandle personopplysninger.
Spm
Frank legger merke til at HR-lederen hans
ofte tilfeldig etterlater kopier av personalmapper på
kopieringsmaskinen. Frank ønsker ikke å blande seg i
det, men vet at det er galt. Hva bør han gjøre?
Sv
Hver enkelt av oss har et ansvar for å ivareta
personvernet til våre kolleger. Personalmapper må aldri
etterlates liggende rundt. Frank bør levere mappene til
HR-lederen sin. Siden dette er noe som gjentar seg, bør
han snakke med HR-lederen om problemet. Hvis han
ikke føler seg komfortabel med å gjøre dette, bør Frank
ta opp spørsmålet med linjelederen sin eller en annen
etikkressurs (se nedenfor).
Interne ressurser
• Etikkportalen
• Etikk-Hotline
• Etiske retningslinjer
• Linjeleder
• HR-avdelingen
Yara © | 15
3. Tillit:
Personlig integritet
3.6 Støtte til lokalsamfunnene
Yara ser på selskapets samfunnsansvar som en viktig del av
selskapets strategi, og har iverksatt tiltak for å kunne påvirke
globale spørsmål i positiv retning.
3.6 Støtte til lokalsamfunnene
Ved å arbeide for Yara, har hver av oss en forpliktelse til å
gjøre sitt beste for å bedre de lokale samfunnsforholdene
der vi driver våre virksomheter. Hver og én av oss må ta
hensyn til virkningene som våre forretningsaktiviteter har
på lokalsamfunnene. Vi vil være åpne og engasjere oss
konstruktivt i alle spørsmål som gjelder virkningene av våre
produkter, tjenester eller operasjoner i lokalsamfunnene våre.
Personlige donasjoner til veldedige formål
Som individer oppfordres vi til å støtte lokale veldedige
formål, enten det gjelder støtte med penger eller ting, frivillig
arbeid eller teknisk assistanse. Men det er viktig at vi sørger
for at våre personlige bidrag ikke anses som bidrag fra eller
støttet av Yara.
Donasjoner til veldedige formål på selskapsnivå, nasjonalt og lokalt
Yara yter tre typer veldedige donasjoner – på selskapsnivå,
nasjonalt og lokalt.
På selskapsnivå støtter vi veldedige formål som er tilknyttet
vår kjernevirksomhet: Bærekraftig landbruk og et renere miljø.
Selskapets bidrag besluttes av konsernledelsen på grunnlag av
forslag fra kommunikasjonsavdelingen. På nasjonalt nivå, uavhengig av land, tar våre veldedige
donasjoner hovedsakelig sikte på å posisjonere Yara som
en ansvarlig bransjeleder og bygge bevissthet om våre
operasjoner i det aktuelle landet. Nasjonale initiativer
besluttes av den nasjonale ledelsen, som for eksempel
landsjefer, med støtte fra kommunikasjons- og HR-avdelingene.
På lokalt nivå støtter Yara mange ulike initiativer. Slike
initiativer behøver ikke bare omfatte formål tilknyttet vår
kjernevirksomhet, men også sosiale, utdanningsmessige eller
andre formål som er til fordel for lokalsamfunnene som vi
opererer i. Beslutninger om lokale bidrag tas av lederen av den
lokale forretningsenheten.
Personen eller gruppen som tar beslutning om en donasjon
er ansvarlig for å etablere en kontrollprosess for å hindre at
det oppstår interessekonflikter (se punkt 4.6). De må også
regelmessig følge opp donasjoner for å sikre ansvarlighet
og åpenhet. Den som tar beslutningen må dessuten sikre
at donasjoner ikke brukes til, eller kan oppfattes som,
bestikkelser eller korrupsjon.
16 | Yara © 3. Tillit:
Personlig integritet
Hvis du ønsker at Yara skal gi bidrag som selskap, nasjonalt
eller lokalt, må du:
•
•
•
•
Du kan finne mer informasjon om vår strategi og våre
initiativer for samfunnsansvar på www.yara.com.
Spm
Maria har blitt personlig involvert i et
program i Vietnam som støtter utvikling av lokale
fødesentre i området. Maria ønsker å anmode om at
Yara gir en donasjon til dette programmet. Hvordan
bør hun gjøre dette?
Sv
Maria bør først fremlegge anmodningen for
sin lokale forretningsenhet. Et slikt prosjekt vil bli
ansett som et lokalt prosjekt fordi det ikke er direkte
tilknyttet til vår kjernevirksomhet, bærekraftig landbruk
og et renere miljø. For å unngå at det kan oppstå
en interessekonflikt, bør Maria ikke engasjere seg i
beslutningsprosessen om bidraget. Spm
Mikko administrerer den lokale enhentens
samfunnsdonasjoner. Enheten ønsker å støtte en liten
veldedig organisasjon, så han ber om økonomiske
opplysninger om organisasjonen. Dessverre kan
de ikke gi slik opplysninger på grunn av mangel på
ressurser. Kan Yara allikevel foreta en donasjon til
dem?
Sv
Nei. Yara forventer av alle partnere, uavhengig av
størrelse, at de er i stand til å fremlegge grunnleggende
informasjon om virksomhetens økonomi og drift. Dette
er viktig for å kunne sikre at den mulige partneren driver
en legitim virksomhet og at partneren kan og vil bruke
eventuelle tildelte midler som forutsatt. Hvis Mikko eller
kollegene føler at det er et viktig veldedig formål, kan de
engasjere seg personlig i organisasjonen på fritiden sin.
Interne ressurser
• Bærekraftsiden på Yaras nettsted
• Etikkportalen
• ”Håndtere interessekonflikter” (punkt 4.6)
• ”Sikre et godt forhold myndighetene – Politiske bidrag” (punkt 4.12)
• Linjeleder
• Kommunikasjonsavdelingen
• Regionale compliance-koordinatorer
• Etikk- og compliance-avdelingen
Yara © | 17
3.6 Støtte til lokalsamfunnene
Sørge for at bidragene ikke er ment å påvirke
myndighetshandlinger eller sikre at det oppnås
urettmessige fordeler for Yara
Aldri bruke din posisjon i Yara til å påvirke resultatet av en
anmodning om bidrag hvis det ikke er i Yaras interesse
Aldri bli involvert i beslutningsprosesser om bidrag som du
selv har anbefalt
Informere kommunikasjonsavdelingen om lokale bidrag,
slik at Yara kan koordinere og fremheve våre bidrag for
offentligheten
3. Tillit:
Personlig integritet
3.7 Sikre bærekraftig utvikling
Yara har en global tilnærming til selskapets samfunnsansvar,
med en strategi som er basert på kobling av
kjernevirksomheten til fire globale hovedutfordringer: Energi,
klima, matforsyning og helse.
I kjernen av Yaras totalstrategi ligger begrepet bærekraftig
forretningsutvikling som er en måte å utføre
forretningsaktiviteter basert på god ledelse, økonomiske
resultater, miljøhensyn og et aktivt forhold til selskapets
hovedinteressenter.
3.7 Sikre bærekraftig utvikling
Som organisasjon arbeider vi for å kartlegge og måle
virkningene av våre operasjoner og produkter på det lokale
og globale miljøet, blant annet i forhold til klimaendringer.
Vi vil fortsette å overvåke og sette mål for å redusere vår
miljøpåvirkning.
Yara krever at vi anstrenger oss for å beskytte miljøet og
skape miljøvennlige løsninger i vår egen virksomhet. Vi
må holde oss oppdatert om, overholde og anstrenge oss
for å overgå bransjestandarder og gjeldende miljølover og
-forskrifter. Forretningsenhetene må rapportere nøyaktige
miljøstatistikker slik at Yara kan gi fullstendig og riktig
informasjon til offentligheten.
Som del av forpliktelsen om bærekraftig forretningsutvikling
fokuserer Yara også på prinsippet om bærekraftig landbruk.
Denne strategien innebærer å støtte landbruksaktiviteter som
ikke påfører irreversibel skade på økosystemet vårt. Dette
innebærer blant annet støtte til bærekraftig landbruk og ulike
former for støtte for å sikre utviklingen i lokalsamfunn der vi
har virksomhet.
Yara arbeider også med å bidra til å øke produktiviteten i
landbruket, og til mer effektiv arealutnyttelse. På andre
områder kutter Yara utslippene fra egne produksjonsanlegg og
gjør denne teknologien kommersielt tilgjengelig, for eksempel
ved å tilby produkter som reduserer utslipp fra kjøretøyer og
andre miljøløsninger for industrien.
18 | Yara © Spm
Naomi lærte nylig om en ny organisasjon
som ble etablert for å støtte bærekraftig utvikling
i hjemland sitt. Kan hun delta og hvordan kan hun
engasjere seg?
Sv
Yara oppmuntrer til deltakelse i organisasjoner som
er engasjert i bærekraftig utvikling. Før hun melder seg
inn i organisasjonen bør Naomi snakke med linjelederen
sin og HMSK-avdelingen for å undersøke om dette passer
inn i vår strategi, og om Yara allerede deltar i dette eller
tilsvarende initiativ.
Hvis Yara allerede deltar, kan hun bruke den eksisterende
informasjonen og nettverket til å bidra til organisasjonen.
Hvis ikke, kan hun diskutere med linjelederen og HMSKavdelingen om vi skal delta. Kommunikasjonsavdelingen
må også informeres hvis Yara bestemmer seg for å melde
seg inn i organisasjonen.
Interne ressurser
• Helse- og sikkerhetspolicy
• Miljøpolicy
• Linjeleder
• HMSK-avdelingen
4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
4. Ansvarlighet: Ansvarlig forretningspraksis
Ansvarlig forretningspraksis gir grunnlag for
tillit mellom Yara og våre forretningspartnere,
aksjonærer, kunder og lokalsamfunn. Det er
Yaras målsetting å ha tillit blant alle disse
interessegruppene. Vi må derfor gjennomføre
forretningsaktivitetene våre med integritet,
og alltid ta ansvar for måten vi driver våre
aktiviteter på.
4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
4.1 Respekt for
menneskerettighetene
Yara har forpliktet seg til å respektere menneskerettighetene
i hele vår virksomhet og leverandørkjede. Yara støtter UN
Global Compact og FNs menneskerettighetserklæring og
arbeider for å styrke og befeste disse prinsippene i hele
organisasjonen. Yara offentliggjør resultatene på disse
områdene i samsvar med det globale rapporteringsinitiativet,
Global Reporting Initiative, og rapporteringsforpliktelsene i
UN Global Compact.
Yara forventer at vår egen virksomheten så vel som våre
forretningspartnerne overholder arbeidsmiljølovgivningen
som gjelder i landene hvor vi har virksomhet, derunder
lover som gjelder barne- og tvangsarbeid. Vi er opptatt av å
kunne samarbeide med ansvarlige forretningspartnere som
streber etter å overholde høye standarder for etisk adferd.
Vi forventer også at våre partnere behandler sine ansatte og
leverandører rettferdig, og med verdighet og respekt.
4.1 Respekt for menneskerettighetene
Yara fordømmer barnearbeid og tillater ikke slik adferd på
noen av driftsstedene sine. Selskapet har også et sterkt
fokus på å oppdage og eliminere bruk av barnearbeid hos
forretningspartnere og leverandører, uavhengig av om
slik praksis er tillatt i lokal lovgivning. I Yara bruker vi den
samme definisjonen av barnearbeid som UNICEF og den
internasjonale arbeidsorganisasjonen (ILO). Generelt anser
vi at personer under 16 år som arbeider er barnearbeidere,
og vi vil ikke tillate at personer under 16 år arbeider i våre
virksomheter.
Hvis du har spørsmål om menneskerettigheter i forbindelse
med virksomheten vår eller hos noen av våre partnere, må
du søke veiledning umiddelbart.
Spm
Espen er leder i et land hvor barnearbeid er
vanlig. Han har lagt merke til at gartnerne av og til
ansetter barn for å arbeide på anlegg hos Yara. Hva
bør han gjøre?
Sv
Hvis Espen ser et barn som han tror er under 16
år, arbeider på anlegget, må han straks stoppe barnet i
arbeidet og be vedkommende dokumentere alderen sin.
Han må også kontakte linjelederen sin, den regionale
compliance-koordinatoren eller etikk- og complianceavdelingen for å rapportere forholdet.
Interne ressurser
• Etikk Hotline
• Etikkportalen
• Etiske retningslinjer
• Linjeleder
• Regionale compliance-koordinatorer
• Etikk- og compliance-avdelingen
Eksterne ressurser
• FNs menneskerettighetserklæring
• UN Global Compact
• UNICEFs nettsted
• Det globale rapporteringsinitiativet (GRI)
• ILOs konvensjon om minimumsalder nr. 138
• NHO menneskerettigheter fra et industrielt og
forretningsperspektiv
20 | Yara © 4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
4.2 Bekjempe korrupsjon
Vi må aldri delta i korrupsjon, verken direkte eller via
mellommenn.
Fordi Yara har sitt hovedkontor i Norge, må vi overholde norsk
antikorrupsjonslovgivning så vel som lokal lovgivning i landene
vi driver virksomhet.
Den norske antikorrupsjonslovgivningen er én av de strengeste
i verden og gjelder alle selskaper og enkeltpersoner som
handler på vegne av Yara, uavhengig av deres nasjonalitet og
landet de gjør forretninger i. Som selskap kan Yara forfølges
rettslig for overtredelser av loven, selv om ingen enkeltperson
blir straffet for overtredelsen. Andre konsekvenser for Yara
kan omfatte erstatningsansvar, tap av forretningsmuligheter
og et ødelagt omdømme. Enkeltpersoner som er engasjert i
korrupsjonshandlinger kan også utsettes for erstatnings- og
strafferettslig ansvar.
Det er mange typer av urettmessige fordeler som kan falle
inn under korrupsjonsbegrepet. Les følgende punkter i
Etikkhåndboken for mer informasjon:
•
•
•
•
”Unngå smøring” (punkt 4.3)
”Fremme økonomisk ansvar og åpenhet” (punkt 4.9)
”Gaver og sammenkomster” (punkt 4.4)
”Sikre et godt forhold til myndighetene – Politiske bidrag”
(punkt 4.12)
Kontakt juridisk avdeling eller etikk- og compliance-avdelingen
for å få mer informasjon hvis du har spørsmål.
4.2 Bekjempe korrupsjon
”Korrupsjon” foreligger når en person krever, mottar eller
aksepterer et tilbud om en ”utilbørlig” fordel eller belønning
i kraft av sin stilling, posisjon eller sitt oppdrag. Som en
generell regel anses en fordel som utilbørlig hvis den kan
påvirke, eller oppfattes å kunne påvirke, mottakerens evne
til å foreta objektive forretningsbeslutninger. Eksempler på
utilbørlige fordeler omfatter kontanter, dyre gaver og reiser.
Andre eksempler er mer indirekte, som for eksempel lån på
gunstige betingelser, studieplasser og jobbtilbud.
Det er viktig å legge merke til at bestemmelsene i norsk
lovgivning gjelder både personen som gir og personen som
mottar den utilbørlige fordelen. Det er ikke noe krav at
foredelen faktisk får mottakeren til å handle på en bestemt
måte, men tilstrekkelig at den kan oppfattes å påvirke
mottakeren. Det må med andre ord være en kobling mellom
den urettmessige fordelen som mottas, og mottakerens
stilling eller posisjon. Alle våre forretningsbeslutninger må
derfor tas på grunnlag av en uavhengig vurdering, og må aldri
påvirkes av privat nytte eller fordel.
Så langt det er mulig må vi også forsikre oss om at våre
forretningspartnere, som f.eks. joint venture-partnere,
leverandører, distributører og innleid arbeidskraft aldri tilbyr
eller mottar noen form for urettmessig fordel når de handler
på vegne av Yara.
Yara © | 21
4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
Spm
Yara er interessert i å investere i en ny
fabrikk i et land i Asia. Den lokale guvernøren, som
vil være engasjert i å tildele nødvendige lisenser
til fabrikken, planlegger en sommerferie i Europa.
Guvernøren, David, spør om han og hans familie kan
bo i ett av gjestehusene til Yara i Europa. Dette vil
representere ubetydelige utgifter for Yara, og David
vil utvikle en nærmere tilknytning til selskapet. Er et
slikt opplegg akseptabelt?
Sv
Nei. Denne personlige fordelen gis til David
i hans egenskap som guvernør. Det finnes ikke noe
legitimt forretningsformål bak dette opplegget som kan
oppfattes som egnet til å påvirke Davids fremtidige
beslutning om å gi lisenser til Yara. Arrangementet vil
kunne anses som korrupsjon etter norsk lov.
4.3 Unngå smøring
Interne ressursers
• Etikk Hotline
• Etikkportalen
• Linjeleder
• Juridisk avdeling
• Regionale compliance-koordinatorer
• Etikk- og compliance-avdelingen
Eksterne ressurser
• OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper
• OECDs konvensjon om bekjempelse av bestikkelser av
utenlandske offentlige tjenestemenn i internasjonale
forretningstransaksjoner
• Det internasjonale handelskammerets regler om adferd
for å bekjempe utpressing og bestikkelser (ICC)
• Transparency International – Forretningsprinsipper for
bekjempelse av bestikkelser
• FNs antikorrupsjonskonvensjoner
• Norsk antikorrupsjonslovgivning
4.3 Unngå smøring
”Smøring” blir ofte beskrevet som en betaling til en
utenlandsk offentlig ansatt for å få denne personen til å
utføre eller påskynde en rutinemessig, offentlig handling,
som for eksempel å behandle dokumenter og utstede
tillatelser. For å karakteriseres som smøring, må betalingen
være relativt beskjeden i forhold til de lokale, økonomiske
forholdene og bli gitt for en rutinetjeneste som mottakeren
av betalingen er forpliktet til å utføre. Betalingen må i tillegg
ikke være beregnet på å påvirke resultatet av den offentlige
ansattes handling, men bare sørge for at den utføres i rett
tid.
Yara betrakter smøring som en form for korrupsjon og har
en streng policy for å fjerne slike betalinger fra vår egen
virksomhet og fra virksomheten til våre forretningspartnere.
Yara innser at man i enkelte situasjoner kan bli bedt om
å foreta betalinger i form av smøring for å få utført helt
nødvendige handlinger. Slike betalinger kan også være
nødvendige for å sikre helse og sikkerhet for våre kolleger
eller andre.
Det forventes av oss at vi gjør vårt ytterste for å bekjempe
all form for smøring. Vi kan bare foreta slike betalinger
som en siste utvei når det er tillatt etter lokal lovgivning
og forutsatt at alle andre alternativer har vært forsøkt for å
unngå betalingen. Dersom man opplever problemstillingen,
må man etablere en plan for å unngå slike betalinger i
fremtiden. Yara er villig til å bruke betydelige kostnader,
tid og innsats for å unngå å måtte betale smøring, og
arbeider aktivt for å avskaffe alle former for slike betalinger i
tilknytning til virksomheten. Vi må dokumentere all smøring,
uavhengig av beløpets størrelse og sende inn kopi til etikkog compliance-avdelingen.
I størst mulig grad må vi også sørge for at våre
forretningspartnere ikke driver med smøring på vegne av
Yara. Vi vil oppfordre dem til å unngå og dokumentere alle
krav om smøring og sørge for at de er opplært til å håndtere
slike situasjoner hvis de oppstår. Hvis de fortsetter å foreta
urettmessige betalinger, vil Yara avslutte forholdet til dem.
Hvis du har noen spørsmål eller problemstillinger må du søke
veiledning fra juridisk avdeling eller etikk- og complianceavdelingen, søke mer informasjon på Etikkportalen eller
benytte Etikk Hotline.
22 | Yara © 4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
Spm
Alexander har ventet i flere dager på
noe viktig utstyr som skal leveres til havnen. Hver
dag som utstyret forsinkes, koster Yara 100 000
USD. Når det endelig ankommer, krever den lokale
tolltjenestemannen 50 USD fra Alexander for å
“godkjenne” utstyret. Hva bør han gjøre?
Sv
•
•
•
•
•
•
Alexander bør følge disse trinnene:
Spørre den lokale tolltjenestemannen hvorfor han
krever 50 USD
Prøve å overbevise tjenestemannen om at
betalingen er unødvendig og strider mot Yaras regler
Vurdere å involvere tjenestemannens leder
Gjøre det klart at denne betalingen vil påvirke
fremtidige forretningsforhold med Yara
Hvis mulig, innhente godkjennelse fra juridisk
avdeling eller etikk- og compliance-avdelingen
Hvis betalingen godkjennes, be tjenestemannen om
dokumentasjon på transaksjonen
Interne ressurser
• Etikk Hotline
• Etikkportalen
• Linjeleder
• Juridisk avdeling
• Regionale compliance-koordinatorer
• Etikk- og compliance-avdelingen
Eksterne ressurser
• FNs konvensjon mot korrupsjon
• OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper
• OECDs konvensjon om bekjempelse av bestikkelse av
utenlandske offentlige tjenetemenn i internasjonale
forretningstransaksjoner
• Det internasjonale handelskammerets regler om adferd
for å bekjempe utpressing og bestikkelser (ICC)
• Transparency International – Forretningsprinsipper for
bekjempelse av bestikkelser
• Norsk antikorrupsjonslovgivning
4.3 Unngå smøring
Alexander må også, i samarbeid med linjelederen og
etikk- og compliance-avdelingen, sørge for å utarbeide
en konkret plan for å unngå slike situasjoner i fremtiden.
Hvis han har flere spørsmål i denne prosessen,
oppfordres han til å kontakte juridisk avdeling eller etikkog compliance-avdelingen.
Yara © | 23
4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
4.4 Gaver og sammenkomster
Utveksling av gaver og sammenkomster med kunder og
forretningspartnere kan bidra til å bygge gode forbindelser,
og er et lovlig og verdifullt element i måten vi driver
virksomheten på. Enkelte gaver og sammenkomster kan
imidlertid representere upassende påvirkning, eller kunne
oppfattes som upassende påvirkning. Slike ytelser kan
også anses som ulovlige bestikkelser som skader Yaras
omdømme og fører til straffeansvar for Yara og de involverte.
Vi må derfor alltid utvise forsiktighet og følge Yaras policyer
når vi gir eller mottar gaver, og arrangerer eller deltar i
sammenkomster.
Selv om det er viktig å ta hensyn til kulturelle og lokale
normer, må vi ikke la kulturelle eller lokale tradisjoner
overstyre vår etiske dømmekraft. Vi forventes å kjenne til og
overholde gjeldende, aktuelle regler når det gjelder gaver,
sammenkomster og reiser, uavhengig av hvor i verden vi
driver vår virksomhet.
Gaver
Å gi og motta små, personlige gaver er ofte tradisjonsbestemt
og en del av den lokale kulturen. Generelt er gaver tillatt uten
forhåndsgodkjennelse fra en linjeleder hvis den ikke er for stor
eller hyppig, og den er tillatt etter lokal lovgivning. Om en
gave er ”stor eller hyppig” vil være relativt i forhold til lokale
forhold.
Det anbefales å gi reklameartikler eller minnegaver, som
typisk er merket med Yara-logoen. Gaver uten Yara-logoen
som overskrider en verdi på 75 USD er alltid ”stor”, og krever
forhåndsgodkjennelse av linjeleder. For å sikre åpenhet, bør
godkjennelsen være skriftlig.
Følgende gaver er aldri akseptable:
•
•
•
•
•
4.4 Gaver og sammenkomster
•
Gaver uten Yara-logo som må ansees som ”stor eller
hyppig”
Gaver til parter som er involvert i en anbuds- eller
tilbudsprosess
Gaver som tilbys mot en gjenytelse
Pengegaver (kontanter, kuponger, gavekort etc.)
Alt som er ulovlig, uanstendig eller som strider mot
Yaras verdier og holdninger, eller som på annen måte kan
påvirke Yaras omdømme negativt
Gaver som du betaler for personlig for å unngå å
rapportere eller innhente godkjennelse for
Generelt kan du akseptere en gave til en verdi av over 75 USD
som en engangsforeteelse hvis avvisning eller retur av gaven
vil virke fornærmende eller skade forretningsforholdet. Vii må
imidlertid gjøre forretningskontakten klar over Yaras policy slik
at lignende situasjoner unngås i fremtiden. Vi bør også dele
gaven med våre kolleger dersom dette er mulig og passende.
Sammenkomster og reiser
Sammenkomster kan ha mange former og omfatter
arrangementer som måltider, konserter, sportsbegivenheter,
jaktturer og golfutflukter. Å tilby eller akseptere deltakelse
i sammenkomster kan være en akseptabel og lovlig del
av virksomheten vår. Å gjøre dette må imidlertid ikke
fremstå som urettmessig påvirkning mellom partene. Våre
forretningsbeslutninger skal være basert på upartiskhet og
lojalitet til selskapet, og ikke på personlig lojalitet fordi man
har deltatt i en sammenkomst.
24 | Yara © 4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
Følg disse reglene når du tilbyr eller mottar tilbud om
deltakelse i sammenkomster i sammenheng med Yaras
virksomhet:
•
•
•
•
Sammenkomsten må godkjennes av linjelederen
Med unntak av måltider eller mottakelser må den
inneholde et element av informasjon eller opplæring, som
kan være formell eller uformell, avhengig av situasjonen
Den må ikke være overdreven og må gjenspeile Yaras
verdier, forretningsformålet og anledningen
Den må unngås i anbuds- eller tilbudsprosesser (en
sammenkomst for å feire etterpå kan godt være
passende)
Med unntak av lokale reiser (flyturer på under fire timer anses
generelt som ”lokale”) som er del av et besøk, betaler vi alltid
våre egne reiser og skal ikke betale for eksterne parter, hvis
ikke den lokale reisen:
1.
er en del av et kontraktsmessig eller en forhåndsavtalt
godtgjørelse eller incentivarrangement eller
De generelle retningslinjene over er ikke uttømmende. Vi må
alltid bruke sunn dømmekraft og vurdere Yaras omdømme
som den endelige retningslinjen for gaver og sammenkomster.
Offentlig ansatte
Vi må utvise ekstra forsiktighet når vi tilbyr gaver og
deltakelse i sammenkomster til offentlig ansatte. Som en
generell regel må vi aldri tilby offentlig ansatte gaver eller
deltakelse i sammenkomster for å oppnå en tillatelse, lisens
eller andre fordeler. Det kan imidlertid være akseptabelt å
dekke reisekostnader og andre kostnader for en offentlig
tjenestemann i visse situasjoner. Vi kan for eksempel dekke
kostnader for at en offentlig tjenestemann foretar et besøk på
en fabrikk eller forsøksstasjon for godkjennelsesformål eller
deltar på en konferanse eller et arrangement som arrangeres
av Yara. Før det tilbys gaver og deltakelse i sammenkomster
til offentlige tjenestemenn, må du alltid søke veiledning fra
juridisk avdeling eller etikk- og compliance-avdelingen.
Sv
Micah må informere distributøren om at Yara
nylig har innført en global policy for hele selskapet
for å begrense alle aktiviteter som kan fremstå som
upassende, og at dette er et preventiv tiltak. Hvis Micah
føler at det å betale for distributørens flyreise til Norge
er viktig og relevant for Yaras virksomhet, må han få det
avtalt skriftlig i distribusjonsavtalen. Micah må kontakte
linjelederen eller etikk- og compliance-avdelingen før noe
slikt avtales.
Spm
I Ruths land er det å utveksle gaver
en viktig tradisjon ved høytider og ved andre
anledninger. Hun mottok nylig en flott gavekurv
med sjokolade og ost fra en leverandør som ønsker
å gjøre forretninger med Yara. Gaven overskrider
sannsynligvis den veiledende grensen på 75 USD.
Hva bør Ruth gjøre?
Sv
Denne situasjonen krever kulturell innsikt og
følsomhet. Generelt kan Ruth akseptere gaven som en
engangsforeteelse, selv om den har en verdi på over
75 USD, hvis avvisning eller retur av gaven vil virke
fornærmende eller skade forretningsforholdet. Men
hun må sørge for at forretningskontakten er klar over
vår policy for å hindre at problemstillingen dukker opp
på nytt. Ruth bør dele innholdet i gavekurven med
kollegene på kontoret dersom dette er mulig.
Interne ressurser
• Etikkportalen
• Brevmal “Avvisning av gaver” om gaver og deltakelse i
sammenkomster
• Linjeleder
• Regionale compliance-koordinatorer
• Etikk- og compliance-avdelingen
Yara © | 25
4.4 Gaver og sammenkomster
2. inneholder et nødvendig og legitimt informasjonsopplegg,
som f.eks. et fabrikkbesøkunder pågående
kontraktsforhandlinger.
Spm
Micah har arbeidet med sin største
distributør i nesten 20 år. Yara har alltid betalt
for distributørens flyreiser fra USA til våre
anlegg i Norge. Nå som Yaras policy er endret,
må Micah fortelle distributøren at de må betale
sine egne flybilletter hvis de ønsker å ha møter
med ham i Norge. Han er redd for at det vil skade
forretningsforholdet å fortelle ham dette. Hva bør
han gjøre?
4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
4.5 Samarbeid med våre
forretningspartnere
Det er ikke tilstrekkelig at vi driver vår egen virksomhet
på en etisk forsvarlig måte. Som et globalt selskap
påvirkes Yaras omdømme også av den etiske standarden
til våre forretningspartnere, blant annet våre agenter,
distributører, joint venture-partnere og leverandører. Vi er
forpliktet til å være en del av en ansvarlig og etisk forsvarlig
leveransekjede. Vi vil arbeide for å forbedre prosessene våre
for å nå dette målet.
Yara forventer at vi gjennomfører en forsvarlig etisk due
diligence på alle potensielle forretningspartnere. Så langt det
er mulig vil vi også følge opp våre partnere på dette området.
Det forventes også at vi gjennomfører en etisk evaluering
av beslutningene vi tar når det gjelder disse partnerene (se
under Spørsmål og Svar nedenfor for å få informasjon om
etisk due diligence). 4.5 Samarbeid med våre forretningspartnere
Yara er ansvarlig for det vi med rimelighet kan påvirke i vår
forsyningskjede. Selv om vi ikke er i stand til å kontrollere
måten våre forretningspartnere driver sin virksomhet på, kan
vi kontrollere om vi skal gjøre forretninger med dem eller
ikke. Det er derfor i Yaras interesse å oppfordre eller bidra til
å heve den etiske standarden hos våre forretningspartnere.
Vi må i tillegg oppfordre våre forretningspartnere til å
lese og forstå våre etiske standarder ved å gjøre dem
oppmerksomme på vår Code of Conduct. Dette gjelder
spesielt:
Agenter og distributører
For Yaras agenter eller andre som handler på Yaras vegne må
Yaras standarder, så langt som mulig, gjelde i full utstrekning.
Dette kan oppnås ved å integrere vår Code of Conduct i
kontraktsforholdet mellom Yara og agenten. Det er mange
måter å gjøre dette på, og juridisk avdeling eller etikk- og
compliance-avdelingen kan gi hjelp og råd om passende
ordlyd.
Joint Ventures og andre former for partnerskap
I et joint venture eller partnerskap som Yara har kontroll
og ledelse over, må Yaras standarder gjelde i størst mulig
grad. Hvis Yara ikke har kontroll, må i det minste enkelte
minimumsstandarder og revisjonsrett forhandles frem og
dokumenteres mellom partene, fortrinnsvis i joint ventureavtalen. Juridisk avdeling må involveres når man forhandler
frem slike avtaler. For eksisterende partnerskap må slike
bestemmelser vurderes på et tidligst mulig stadium, og senest
ved reforhandling eller fornyelse av partnerskapet.
Leverandører
Våre leverandører må gjøres uttrykkelig oppmerksomme
på våre etiske forpliktelser. Dette kan gjøres på forskjellige
måter. Som et minimum må leverandøren eller distributøren
gjøres oppmerksom på vår Code of Conduct. Vi må også
engasjere leverandøren i direkte dialog for å forklare våre
etiske standarder og forpliktelser. Vi må arbeide aktivt for
å endre eventuell uetisk adferd fra leverandørens side,
og leverandøren må gis rimelig mulighet til å endre sin
praksis. Hvis den uetiske adferden fortsetter, vil vi avslutte
forretningsforholdet.
Hvis du har spørsmål om forholdet til våre leverandører
eller andre partnere, oppfordres du til å ringe Etikk-Hotline
eller bruke noen av de andre verktøyene som finnes på
Etikkportalen. Hvis du ønsker mer informasjon om etisk due
diligence eller risikovurderinger, kan du besøke Etikkportalen
eller kontakte etikk- og compliance-avdelingen
26 | Yara © 4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
Eksempeltekst for kontrakter og innkjøpsordrer:
[Leverandøren/Agenten/Distributøren/Kunden] må bruke
standarder for forretningsadferd ved utførelse av sin
virksomhet som er i samsvar med Yaras [Code of Conduct].
Denne er tilgjengelig på www.yara.com, eller kan fås ved
henvendelse til Yara fra [Leverandøren/Agenten/Distributøren/
Kunden]. Manglende etterlevelse av prinsippene i [Code
of Conduct] fra [Leverandørens/Agentens/Distributørens/
Kundens] side gir Yara rett til å heve kontrakten med
øyeblikkelig virkning og uten erstatningsansvar.
Spm Hvordan utfører jeg etisk due diligence?
Sv En form for etisk due diligence må alltid være en
del av forholdet til en ny forretningspartner. Formålet
med en etisk due diligence er å evaluere risikoen ved et
samarbeid med den potensielle partneren. Å gjennomføre
en due diligence kan være meget enkelt eller meget
komplisert, avhengig av størrelsen på partneren, type
partnerskap og transaksjon. Interne ressurser
• Retningslinjer for joint venture-operasjoner
• Innkjøpsbestemmelser for Yara
• Etikk-Hotline
• Etikkportalen
• Etiske retningslinjer
• Linjeleder
• Juridisk avdeling
• Regionale compliance-koordinatorer
• Etikk- og compliance-avdelingen
Eksterne ressurser
• Det norske Utenriksdepartementet – Stortingsmelding
nr. 10 til Stortingen (2008 / 2009)
• FNs menneskerettighetserklæring
• UN Global Compact
• ILOs konvensjon nr. 138
4.5 Samarbeid med våre forretningspartnere
For mindre selskaper må du utføre et grunnleggende
internett-søk om partnerens selskap og eierne og få
referanser fra flere av kundene deres. Hvis det er mulig,
bør du også sørge for at kontrakter med selskapet
uttrykkelig angir at selskapet må overholde gjeldende
lovgivning. Kontrakten må også uttrykkelig angi at
barnearbeid eller tvangsarbeid ikke benyttes i selskapets
drift. Oppgi en referanse til Yaras Code of Conduct i
kontrakten.
For større selskaper må du utføre et generelt
internett-søk og et mer detaljert søk om selskapet og
eierne. Be om referanser fra flere av kundene eller
forretningsforbindelsene deres. Du må også sørge for at
eventuelle kontrakter med selskapet uttrykkelig erklærer
at det vil overholde gjeldende lovgivning, spesielt når
det gjelder barnearbeid og tvangsarbeid, og at selskapet
vil gjøre seg kjent med Yaras Code of Conduct (se
eksemplene over). En kopi av eller en lenke til Code of
Conduct må tas med i kontrakten som referanse.
Etikk- og compliance-avdelingen har en liste med verktøy,
med blant annet forslag til kontraktsbestemmelser
og detaljerte søkeverktøy som kan støtte deg i dette
arbeidet. I tillegg ber vi deg om å besøke Etikkportalen for
å få en mer detaljert sjekkliste for due diligence.
Yara © | 27
4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
4.6 Håndtering av
interessekonflikter
Det er sannsynlig at vi i løpet av arbeidet vårt for Yara vil
kunne oppleve en interessekonflikt. En ”interessekonflikt”
foreligger når våre private interesser kommer i konflikt med,
eller synes å komme i konflikt med, Yaras interesser. En
interessekonflikt er ikke nødvendigvis et problem. Den er
bare et problem hvis du ikke opplyser om den, men handler
ut fra personlige interesser (eller noen andres personlige
interesser).
Vi må være nøye med å sørge for at våre profesjonelle
handlinger eller beslutninger aldri (og aldri synes å
være) påvirket av personlige interesser. For å unngå
interessekonflikter, må du:
•
•
•
4.6 Håndtering av interessekonflikter
Forholde deg til kunder og forretningspartnere på en
profesjonell og objektiv måte
Alltid ta beslutninger som er i Yaras, kundenes og
forretningspartnernes interesse
Søke veiledning fra din linjeleder før du tar beslutninger
som kan skape interessekonflikter eller hvis du er i tvil
om det foreligger en interessekonflikt
Fremfor alt er åpenhet nøkkelen for å unngå
interessekonflikter. Hvis du føler at du er i en faktisk eller
potensiell interessekonflikt, må du derfor straks rapportere
dette til linjelederen din, den regionale compliancekoordinatoren eller etikk- og compliance-avdelingen.
Linjelederen skal dokumentere all kommunikasjon om
en faktisk eller potensiell interessekonflikt. Du må ikke
delta i beslutningsprosessen dersom det foreligger en
interessekonflikt som du er involvert i.
Det finnes mange former for interessekonflikter. Følgende er
noen situasjoner hvor det kan oppstå interessekonflikter:
•
•
•
Å lede eller rekruttere familiemedlemmer eller nære
venner (et ”familiemedlem” omfatter ektefelle, partner,
foreldre, barn, søsken, kusiner og fettere, nevøer og
nieser, tanter, onkler, besteforeldre, barnebarn og
inngiftede slektninger)
Å ha økonomiske interesser i forretningspartnere,
konkurrenter eller kunder
Å være styremedlem i et selskap med økonomisk formål
uten Yaras godkjennelse
28 | Yara © •
•
•
Å ha bijobber utenfor Yara, hvor interessene i den aktuelle
jobben er i konflikt med dine evner til å utføre dine plikter
for Yara
Å ha familiemedlemmer som arbeider eller utfører
tjenester for en konkurrent, kunde eller forretningspartner
Å arbeide med en avtale som involverer en konkurrent
eller forretningspartner som du, et familiemedlem eller
noen andre personer som du har et nært forhold til, har en
direkte eller indirekte økonomisk interesse i
Hvis du er i tvil om en situasjon representerer en
interessekonflikt, må du søke veiledning fra linjelederen din
eller fra etikk- og compliance-avdelingen.
4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
Spm
Brian er leder og hans ansatt, Todd, kom til
ham og meddelte en interessekonflikt. Hva bør han
gjøre?
Sv
For å håndtere situasjonen:
Hvis Brian er usikker på om interessekonflikten er et
problem, må han søke veiledning hos linjelederen
sin, etikk- og compliance-avdelingen eller juridisk
avdeling.
2. Hvis Brian anser at det ikke foreligger en
interessekonflikt, må han dokumentere beslutningen
sin og informere Todd om dette. Han bør imidlertid
gjennomgå saken på nytt hvis det skjer endringer
i den ansattes forhold til interessenten eller andre
endringer som kan være av relevans for spørsmålet
om interessekonflikt.
3. Hvis han beslutter at det foreligger et potensielt
problem, må han dokumentere beslutningen og
enten:
a.fjerne Todd midlertidig fra prosjektet eller fra
beslutningsprosessen eller
b.fjerne selskapet fra prosjektet eller anbudslisten.
1.
Spm
Tore hørte nylig at Yara ser etter en ny
leverandør av transporttjenester. Kan han anbefale
sin fetters transportvirksomhet til en kollega i
innkjøpsavdelingen?
Sv
Ja. Yara velger den beste og mest kompetente
leverandøren blant de interesserte, og vil sette pris
på Tores anbefaling. Tore må imidlertid rapportere
den potensielle interessekonflikten til sin linjeleder.
Han må også sørge for at han ikke er involvert i selve
beslutningsprosessen. Dette omfatter å komme
med uttalelser som støtter fetterens selskap, delta i
evalueringen av selskapet, eller tildele kontrakten.
4.6 Håndtering av interessekonflikter
Interne ressurser
• Etikkportalen
• Etikkopplæringsvideo om interessekonflikter
• Etikk-Hotline
• Linjeleder
• Mal for ledere om interessekonflikter
• Regionale compliance-koordinatorer
• Etikk- og compliance-avdelingen
Yara © | 29
4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
4.7 Overholde antitrust- og
konkurranselovgivningen
Yara har en streng policy på å utføre all virksomhet i fullt
samsvar med gjeldende konkurranselovgivning. Lover som
regulerer konkurranseforhold, eller ”antitrust”, har som
formål å sikre rettferdige konkurransevilkår mellom selskaper
så vel som enkeltpersoner. Det er vårt ansvar å gjøre oss
kjent med denne lovgivningen og å utføre virksomheten vår
i fullt samsvar med den. Hvis du har noen spørsmål om
innhold eller omfang av disse lovene, kan du kontakte din
linjeleder eller juridisk avdeling. Mangel på kunnskap vil
ikke bli betraktet som en akseptabel unnskyldning overfor
konkurransemyndighetene.
Vertikale begrensninger
Vertikale begrensinger foreligger når ett ledd i leveransekjeden
setter begrensninger på handlefriheten til et annet
ledd i den samme kjeden. Et eksempel kan være at en
produsent begrenser handlefriheten til en distributør. Disse
begrensningene kan gjelde vilkårene for kjøp, salg eller
videresalg av produkter og tjenester. Vanlige eksempler på
vertikale begrensninger omfatter bl.a.:
•
•
•
•
For å sikre at du overolder antitrust- og
konkurranselovgivningen, må du sørge for å:
•
•
4.7 Overholde antitrust- og konkurranselovgivningen
•
Være på vakt hvis konkurrenter snakker om interne
kommersielle spørsmål - hvis det oppstår slike samtaler,
distansér deg fra den øyeblikkelig og rapporter saken til
din linjeleder og juridisk avdeling
Engasjer deg aldri i ulovlig kommunikasjon, hverken
skriftlig, elektronisk eller muntlig
Gjør deg kjent med Yaras granskningsrutiner og andre
prosedyrer som er relevante for ditt lokale marked
Gjør deg kjent med ditt lands konkurransemanual og andre
ressurser (se nedenfor). Hvis ditt land ikke har utarbeidet en
egen konkurransemanual, kan du kontakte juridisk avdeling
for råd og henvisning til tilgjengelige ressurser.
Prisbinding ved videresalg – Fastsetter minimumspriser
som en distributør kan videreselge et produkt for
Territoriale begrensninger – Begrenser det geografiske
området som en distributør kan videreselge et produkt i
Eksklusivt salg – Binder en kjøper til kun å selge
produkter fra én produsent eller selger
Kontraktsbinding eller produktbunting – Å gjøre
tilgjengeligheten av ett produkt avhengig av kjøp av andre
produkter eller tjenester
Dette er bare noen få eksempler. Mens enkelte former
for eksklusivitet er tillatt, er mange former for vertikale
begrensninger forbudt. Dette er et meget komplisert
rettsområde, og du må alltid rådføre deg med juridisk avdeling
før du pålegger eller aksepterer noen form for vertikale
begrensninger.
Konkurransevridende samarbeid
”Konkurransevridende samarbeid” er samarbeid som inngås
mellom to eller flere konkurrenter for å begrense konkurransen
i markedet, og på den måten oppnå en uberettiget fordel. Ofte
er dette en avtale eller forståelse mellom firmaer, også kjent
som ”karteller”, om å dele markedet mellom seg, fastsette
priser eller begrense produksjonen. For eksempel: •
•
•
•
Prisfastsettelse og prisstrategier – Å selge samme
produkt eller tjeneste til samme pris og på lignende vilkår
Salgs- eller produksjonsvolum – Avtaler mellom
konkurrenter om å produsere eller selge bare en viss
(begrenset) mengde av produktet på markedet
Deling av geografiske områder – Avtaler om å holde
seg borte fra hverandres markeder for å redusere
konkurransen på de avtalte geografiske områdene eller
overfor visse kategorier av kunder
Arrangerte tilbud – Deltakelse i en form for bedrageri
ved at deltakerne fremlegger på forhånd avtalte tilbud i en
anbudsrunde (”bid rigging”)
Konkurransevridende samarbeid er ikke begrenset til
direkte kommunikasjon eller avtaler. Bare det å lytte til
konkurrenters diskusjoner kan bety å ha tatt del i et ulovlig
konkurransevridende samarbeid. Men å samle inn og
bruke markedsinformasjon fra offentlige kilder, som for
eksempel media eller markedsundersøkelsesbyråer, er ikke
konkurransevridende samarbeid. Dette gjelder også hvis det
dreier seg om informasjon om konkurrenter.
30 | Yara © 4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
Du må aldri engasjerer deg i konkurransevridende samarbeid,
verken uttrykkelig eller underforstått. Selv uformelle
diskusjoner om forhold som nevnt ovenfor er en overtredelse
av konkurranselovgivningen. Yara kan få store bøter som følge
av slike handlinger, og enkeltpersoner som er involvert kan bli
idømt bøter og fengselsstraff.
Dominerende posisjon
Yara har en dominerende posisjon i enkelte av landene vi
opererer i. Når dette er tilfellet, er det strengere regler vi må
følge når det gjelder å unngå aktiviteter som for eksempel
lojalitetsrabatter og prisdumping. Hvis du arbeider i et marked
hvor Yara er den dominerende aktøren, og jobben din dreier
seg om salg, markedsføring eller innkjøpsaktiviteter, må du
gjøre deg kjent med disse reglene.
Fusjoner og oppkjøp
Juridisk avdeling må alltid involveres for å sikre at
konkurranselovgivningen overholdes i forbindelse med fusjoner
og oppkjøp eller joint ventures.
Spm
Mei-li deltar på en messe, hvor hun
representerer Yara. Mens hun er der, spiser hun
med en gruppe representanter for konkurrerende
virksomheter. Én av konkurrentene nevner uformelt
at de revurderer salgsstrategien sin. Gruppen
begynner å snakke om de ulike strategiene sine
i det aktuelle markedet. Mei-Li bestemmer seg
for å lytte, slik at Yara ikke går glipp av noen
konkurransefordeler. Er dette en akseptabel
beslutning?
Sv
Nei. Mei-Li bør ikke ta del i noen samtaler hvor
det diskuteres tilbudsstrategier med konkurrenter, selv
om det betyr at hun får mindre tilgang til informasjon
som kan hjelpe Yara. Mei-Li bør straks trekke seg tilbake
fra lunchen. Hun bør også umiddelbart rapportere
hendelsen til sin linjeleder og juridisk avdeling. Spm
Sv
Yann må få stoppet samtalen og minne gruppen
på at emnet er i strid med Yaras policy og at det er
ulovlig for ham å delta i noen form for diskusjoner om
markeder, markedsstrategier eller priser med disse
konkurrentene. Hvis de andre importørene ikke lytter til
Yann, må han forlate møtet og umiddelbart informere
linjelederen og juridisk avdeling om hendelsen.
Interne ressurser
• Linjeleder
• Juridisk avdeling
• Håndbok for overholdelse av EUs konkurranseregler
(”Konkurransemanual”)
• Retningslinjer for overholdelse av amerikanske
antitrustregler
• Håndbøker for overholdelse av lokale konkurranseregler
(”Konkurransemanual”)
• ”Dawn Raid” manualer
• Etikkvideoer om konkurransevridende samarbeid og
vertikale begrensninger
Yara © | 31
4.7 Overholde antitrust- og konkurranselovgivningen
Yann deltar i en gruppe importører som
treffes av og til for å diskutere bransjespørsmål.
På et møte tar en av importørene tar opp et
prisfastsettelsesspørsmål som ikke er en del av
den avtalte dagsordenen. Yann vet at selv om det
ikke finnes noen konkurranselovgivning i landet
han arbeider i, er denne samtalen et brudd på Yaras
policy og antitrust- og konkurranselovgivningen som
gjelder for Yaras virksomhet. Hva bør Yann gjøre?
4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
4.8 Beskytte selskapets eiendeler
Yara, våre forretningspartnere og aksjonærer stoler på at
vi beskytter selskapets eiendeler. Vi er ansvarlige for alltid
å sikre disse eiendelene, slik som fysiske eiendeler (f.eks.
varer, produkter, utstyr og pengemidler) og immaterielle
rettigheter.
Konfidensiell informasjon
Vi må kontinuerlig sørge for at uautoriserte personer ikke
får tilgang til Yaras konfidensielle informasjon. Generelt
omfatter ”konfidensiell informasjon” informasjon som ikke
er kjent for offentligheten. Eksempler er forretningsplaner,
markedsførings- og salgsprogrammer og -data,
produktutviklingsplaner, informasjon om fusjoner og oppkjøp,
og design- og byggespesifikasjoner. Fremleggelse av slik
informasjon kan skade Yaras virksomhet og omdømme. Vi
må derfor holde all slik informasjon konfidensiell, unntatt
når det er gitt uttrykkelig samtykke til fremleggelse eller det
kreves av loven.
For å hindre uautoriserte personer fra å få tilgang til intern
Yara-informasjon, må du:
4.8 Beskytte selskapets eiendeler
•
•
•
•
Være klar over hvor du er og hvem som kan høre deg
Være forsiktig når du diskuterer og arbeider på offentlige
steder, som fly, tog eller i heiser
Opprettholde adekvat dokumentkontroll
Forstå at videresending av e-post kan representere brudd
på konfidensialitet
Vi har også en forpliktelse til å beskytte den
konfidensielle informasjonen som er gitt oss av kunder og
forretningspartnere. Du må aldri dele forretningsinformasjon
om partnere eller kunder eksternt hvis du ikke har fått
uttrykkelig tillatelse til det, eller loven krever at du gjør det.
32 | Yara © Informasjonsteknologi
Vi må utvise godt skjønn når vi bruker informasjonsteknologi
(IT). Dette forutsetter at vi arbeider for å beskytte den
sensitive eller konfidensielle informasjonen som er lagret på
Yaras IT-systemer. For å gjøre dette, må vi passordbeskytte alt
datautstyr som tilhører selskapet og aldri røpe våre passord til
noen - selv ikke til kolleger. I tillegg må vi aldri oppbevare ITutstyr som inneholder sensitiv eller konfidensiell informasjon
om Yara, uten tilsyn. Dette omfatter ikke bare datamaskiner
og laptops, men også USB-minnepinner, CDer, DVDer og
PDAer (f.eks. Blackberries).
Ved bruk av våre IT-systemer, må vi ikke opprette, oppsøke,
skrive ut, etterspørre eller sende materiell som kan virke
støtende eller upassende. Yaras IS-avdeling har etablert
preventive policyer og prosedyrer for å sørge for at slik adferd
ikke forekommer, og holder seg informert om eventuelle
overtredelser. Overtredelser vil bli håndtert gjennom den
ordinære disiplinærprosessen.
Selv om Yara aksepterer at selskapets datamaskiner og annet
IT-utstyr av og til kan bli brukt til private formål, som søk på
Internett og tilgang til nyhetstjenester, er dette utstyret stilt til
disposisjon for jobbformål. Vi må blant annet unngå overdrevet
bruk til sosial nettverksbygging. Vær spesielt forsiktig hvis du
legger ut informasjon på nettsteder for sosial nettverksbygging
og andre offentlige fora (som blogger og ”chatrooms”) ved bruk
av selskapets datamaskiner og IT-systemer. Husk at alt du
legger ut kan føres tilbake til Yara.
Vi må også begrense bruk av programmer som bruker mye
IT-kapasitet, som video og interaktive programmer, for å sikre
driften av vitale forretningsprosesser.
4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
Immaterielle rettigheter
Yaras immaterielle rettigheter (Intellectual Property, eller
IP) er blant våre mest verdifulle eiendeler. Yara IP består
av forretningsidéer og informasjon som Yara eier, som for
eksempel unike produkter eller metoder og annen proprietær
informasjon. Dette omfatter våre bedriftshemmeligheter,
fagkunnskap, patenter, varemerker og materiell som er
beskyttet av opphavsrett. Vær klar over at Yara har eksklusiv
eiendomsrett til alle immaterielle eiendeler som blir skapt
eller utviklet, når dette er gjort i forbindelse med, eller som
resultat av arbeid som er utført i Yara.
Vi må også selv respektere IP-rettighetene til Yara og andre.
Dette betyr at vi må overholde alle gjeldende lover som
regulerer Yaras og våre forretningspartneres IP. Vi må i tillegg
respektere rettighetene som er tilknyttet bruk av gratis
programvare og shareware.
Spm
Ragnhild er ute og reiser for Yara og
flyr til London. Hennes bærbare PC inneholder
konfidensiell informasjon. Hvilke forholdsregler
må hun treffe for å sikre at informasjonen forblir
hemmelig?
Sv
Ragnhild må ikke etterlate den bærbare PCen
uten tilsyn, selv om den er passordbeskyttet eller
kryptert med våre IT-sikkerhetsprogrammer. Dette
innebærer at hun aldri må plassere PCen i bagasje som
sjekkes inn eller etterlate den uten tilsyn på et offentlig
sted, selv ikke en kort periode. Hun har et personlig
ansvar for å sikre at utstyret og informasjonen det
inneholder er beskyttet fra tap eller tyveri.
Spm
Spm
Bart er innkjøper i et prosjekt. Han mottar
en telefonsamtale fra én av leverandørene i en
tilbudsfase. Leverandøren er forarget fordi han har
funnet ut at tilbudet hans, som inneholder sensitiv
informasjon, er blitt offentlig kjent. Hva bør Bart
gjøre?
Sv
Yara vil beskytte sensitiv forretningsinformasjonen
til alle tilbydere. Det er ikke akseptabelt at slik
informasjon lekker ut på markedet, og slik lekkasje kan
skade Yaras anseelse. Bart må diskutere spørsmålet
med prosjektteamet sitt og sin overordnede. Dessuten
må den eksisterende prosedyren revideres for å sikre
konfidensialitet i tilsvarende prosesser.
Eduardo, en Yara-ansatt, møter sin gode
venn Abel for å spise lunsj. I løpet av lunsjen
forteller Abel Eduardo at PCen hans har gått i
stykker slik at den ikke kan repareres og at han
trenger å skrive en e-post til sin kone om å plukke
opp sønnen fra barnehagen. Eduardo plasserer ham
i et ledig kontor med en laptop som tilhører Yara
og etterlater ham mens han går i et møte. Er dette
OK?
Sv
Nei. Ingen av oss må noen gang forlate en
besøkende uten ledsager på Yaras anlegg eller gi noen
tilgang til en datamaskin som tilhører Yara. Eduardo
må ledsage Abel hele tiden, siden han er en gjest som
besøker Yaras lokaler.
Interne ressurser
• Linjeleder
• IT-avdelingen
• Juridisk avdeling
• Økonomiavdelingen
• ”Fremme økonomisk ansvar og åpenhet” (punkt 4.9) • Etikkportalen
Yara © | 33
4.8 Beskytte selskapets eiendeler
Økonomiske midler
Om vi utfører forretninger, er på forretningsreise eller
har sosialt samvær med våre forretningspartnere, er vi
forpliktet til å vise moderasjon når vi bruker Yaras midler.
Vi må bruke disse pengene på en ansvarlig måte og kun
til forretningsformål. Hver av oss er ansvarlig for å sikre at
Yaras pengebruk kan dokumenteres og følges opp for å unngå
misbruk og tyveri. For mer informasjon kan du lese kapitlet
om å ”Fremme økonomisk ansvar og åpenhet” (punkt 4.12).
4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
4.9 Fremme økonomisk ansvarlighet
og åpenhet
Som en ledende industribedrift og børsnotert selskap har
Yara et ansvar for å kommunisere raskt, fullstendig og
nøyaktig med selskapets ulike interessenter. Våre aksjonærer,
forretningspartnere, offentlige institusjoner og offentligheten
forøvrig er avhengige av vår finansielle informasjon for å ta
viktige, økonomiske beslutninger. Yaras regnskaper er en vital
komponent i disse beslutningene, og regnskapenes integritet
og nøyaktighet spiller en avgjørende rolle for å opprettholde
tilliten som disse partene viser oss.
4.9 Fremme økonomisk ansvarlighet og åpenhet
Vi er alle ansvarlige for å sørge for at regnskap og annen
informasjon som vi avgir er fullstendig, nøyaktig, levert
i rett tid og forståelig. Dette betyr at vi må utarbeide
all dokumentasjon med nøyaktighet. Dette gjelder f.
eks. fakturaer, følgesedler, utgiftsbilag for reiser og
sammenkomster, lønnsslipper, servicedokumentasjon
og ulike rapporter. I tillegg må våre regnskap
og øvrig dokumentasjon korrekt gjenspeile de
forretningstransaksjonene som vi har foretatt. Ingen av oss
må opprette eller delta i opprettelse av dokumentasjon som
er villedende, som for eksempel skjulte eller uregistrerte
inntekter, utgifter, aktiva eller forpliktelser.
Avhengig av vår posisjon i Yara kan vi bli anmodet om å
gi nødvendig informasjon for å sikre at Yaras offentlige
regnskapsinformasjon tilfredsstiller kravene som er nevnt
ovenfor. Vi må samarbeide fullt ut når vi blir bedt om det.
I tillegg må vi overholde reglene til Oslo Børs og Norsk
anbefaling for eierstyring og selskapsledelse, uavhengig av
hvilket land vi jobber fra.
Vi forventer at våre forretningspartnere deler vår holdning
til økonomisk åpenhet. Vi oppfordrer disse partnerne
til å fremlegge informasjon om egne aktiviteter og
selskapsstruktur, økonomiske situasjon og resultater
i samsvar med gjeldende lovgivning så vel som god
regnskapspraksis.
Vi er forpliktet til umiddelbart å rapportere tilfeller av
mistenkt eller faktisk misvisende informasjon eller andre
feilaktigheter. Alle slike bekymringer, spørsmål og klager
vil bli tatt alvorlig og behandlet raskt, konfidensielt og
profesjonelt. Husk at du ikke vil bli utsatt for represalier for å
ta opp en slik bekymring hvis dette blir gjort i god tro.
34 | Yara © Spm
Alyona er ansvarlig for å sammenstille
økonomisk informasjon fra flere, ulike
forretningsenheter. Fristen for å publisere tallene er i
morgen, men hun har ennå ikke mottatt informasjonen
fra alle forretningsenhetene. Kan hun bare anslå
tallene, siden det er sjelden at de endrer seg fra år til
år, og endringene normalt er ubetydelige?
Sv
Nei. Alyona kan ikke anslå dataene. Å gjøre dette
vil kunne gi et misvisende bilde av Yaras økonomiske
stilling, og villede publikum. Hvis Alyona ikke får adekvat
tilbakemelding fra forretningsenhetene, må hun avtale
med sin linjeleder eller økonomiavdelingen hvordan hun
skal takle situasjonen.
Interne ressurser
• Linjeleder
• Økonomiavdelingen
• Regionale compliance-koordinatorer
• Etikk- og compliance-avdelingengen
• Etikkportalen
Eksterne ressurser
• Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse
4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
4.10 Innsidehandel
Spm
Ettersom vi arbeider for et børsnotert selskap, kan vi ikke
kjøpe eller selge Yaras aksjer basert på vesentlig informasjon
som ikke er offentliggjort. Vi kan heller ikke kjøpe eller selge
andre selskapers aksjer basert på slik informasjon som vi får
gjennom arbeidet eller stillingen vi har i Yara. Slik handel vil
være overtredelse av lovgivningen om innsidehandel.
Arthur, en ansatt i Yara, overhører en
samtale om at Yara er i ferd med å kjøpe opp et
selskap snart som sannsynligvis vil medføre at
aksjekursen på Yaras aksjer vil stige. Neste dag
nevner Arthurs venn, Tim, at han vurderer å selge
Yara-aksjene sine. Kan Arthur fortelle Tim at han
bør holde på aksjene sine uten å oppgi en grunn til
dette?
Det kan være vanskelig å vite hva ”vesentlig informasjon som
ikke er offentliggjort” kan innebære. Generelt anses dette
kravet oppfylt dersom informasjonen anses som vesentlig av
en investor ved avgjørelse om han skal kjøpe, beholde eller
selge aksjer i selskapet som informasjonen gjelder. Viktig
informasjon som ikke er offentliggjort kan enten være positiv
eller negativ, og kan omfatte:
Nei. Arthur må ikke gi noen råd om Yara-aksjer,
selv om Arthur ikke forteller Tim den underliggende
årsaken. Arthur har informasjon som ikke markedet har,
og derfor kan han ikke dele informasjonen med noen
utenfor Yara.
•
•
•
•
•
•
Prognoser om fremtidige inntekter eller tap
Nyheter om en pågående eller foreslått fusjon
Nyheter om et betydelig salg av aktiva
Erklæringer om en aksjesplitt eller at Yara skal utstede
andre verdipapirer
Endringer i ledelsen
Viktige nye produkter eller oppfinnelser
Sv
Interne ressurser
• Linjeleder
• Regionale compliance-koordinatorer
• Etikk- og compliance-avdelingen
• Avdeling for forhold til investorer
• Etikkportalen
4.10 Innsidehandel
Hvis du har noen spørsmål om den informasjonen du innehar
kvalifiserer som innsideinformasjon, bør du rådføre deg med
avdelingen for investorforhold (Investor Relations) eller juridisk
avdeling.
Lovene om innsidehandel bestemmer også at vi ikke må gi
tips eller gi innsideinformasjon til noen mot personlige fordeler
eller til fordel for den aktuelle personen. For å unngå tipsing,
må du unngå å fremlegge forretningsinformasjon til noen
utenfor Yara, også egne familiemedlemmer eller venner. Du
må også avholde deg fra å diskutere slik informasjon med
kolleger som ikke har et forretningsmessig behov for å få
kunnskap om den.
Å engasjere seg i innsidehandel og tipsing er en overtredelse
ikke bare av selskapets policy og norsk rett, men også
verdipapirlovene i mange andre land som Yara opererer i.
Overtredelser av disse lovene kan medføre strenge sivile og/
eller strafferettslige konsekvenser for de involverte.
Yara © | 35
4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
4.11 Kommunikasjon om Yara til det
offentlige
Det er viktig at Yara henvender seg til offentligheten
med konsistens og autoritet. Derfor må kun autoriserte
talspersoner, og de som disse uttrykkelig utpeker, uttale
seg til media eller finansanalytikere på vegne av Yara. Disse
talspersonene omfatter:
•
•
•
•
Medlemmer av Yaras konsernledelse
Informasjonsdirektøren og informasjonssjefen
Avdelingen for investorforhold (”Investor Relations”)
Fabrikksjefer, regionale ledere, landsjefer og andre
utpekte eksperter om saker somgjelder deres
ekspertiseområder
Alle ledere som har myndighet til å snakke med media må få
regelmessig opplæring.
4.11 Kommunikasjon om Yara til det offentlige
Spørsmål som gjelder spesielt vanskelige, strategiske eller
omdømmerelaterte saker må alltid henvises til og diskuteres
med ledelsen i kommunikasjonsavdelingen på forhånd. All
kommunikasjon med finansanalytikere må koordineres av
avdelingen for investorforhold (”Investor Relations”). Hvis
du ikke er en utpekt talsperson, er det alltid akseptabelt å
avslå å gi kommentarer til media. Gå aldri med på uformelle
samtaler (”off the record” el).
36 | Yara © Spm
Carolina, en prosjektleder som arbeider
med et høyprofilert prosjekt i Yara, fikk nettopp en
telefon fra en lokalavis om å gi en uttalelse. Siden
det dreier seg om en lokalavis, kan hun snakke med
journalisten?
Sv
Nei. Carolina har ikke fått opplæring i å snakke med
media, derfor har hun ikke tillatelse til å gjøre det. Hun
kan ikke snakke med journalisten, uansett om journalisten
er fra en lokalavis eller en riksdekkende avis. Alt som
sies til media er offentlig informasjon, uavhengig av om
informasjonen bare blir gjengitt lokalt, og ofte vil lokale
saker kunne plukkes opp og videreutvikles av riksmedier.
Selv om Carolina må avslå å snakke med journalisten,
kan hun tilby å notere ned spørsmålet hans. Den beste
måten å gjøre dette på er å be journalisten om å sende
spørsmålene via e-post, og fortelle vedkommende
at noen fra Yara vil komme tilbake med et raskt svar.
Når Carolina mottar spørsmålene fra journalisten via
e-post, bør hun informere sin lokale leder som vil
avgjøre hvordan journalistens spørsmål skal besvares.
Hun kan også henvise til kommunikasjonsavdelingen og
mediekontaktene der.
Interne ressurser
• Global kommunikasjonspolicy
• Krisehåndboken – å håndtere krisekommunikasjon (kan lastes ned fra Etikkportalen)
• Linjeleder
• Kommunikasjonsavdelingens kontakttelefon +47 24 15 70 70, 24 timer i døgnet, syv dager i uken
4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
4.12 Sikre gode forhold til
myndighetene og politisk støtte
Lobbyvirksomhet
Det er viktig for Yara å gjøre selskapets holdning kjent i saker
som påvirker våre kunder, aksjonærer og lokalsamfunn.
Yara har både rett til og ansvar for å engasjere talspersoner,
”lobbyister”, til å fremme våre synspunkter når det gjelder
spørsmål som påvirker interessentene våre. Men selskapets
lobbyister må følge strenge retningslinjer, og det er bare
enkelte funksjoner i Yara som har tillatelse fra konsernledelsen
til å utføre lobbyvirksomhet. Hvis du mener at et spesielt
spørsmål ikke blir viet tilstrekkelig oppmerksomhet,
kan du kontakte linjelederen din, som vil kontakte
kommunikasjonsavdelingen om saken på dine vegne.
Yara kan også benytte eksterne lobbyspesialister for å fremme
selskapets interesser, så lenge vedkommende informerer
om at de representerer Yara overfor offentlige tjenestemenn,
offentlige instanser eller organisasjoner som de forholder
seg til. Dessuten må alle, også den eksterne lobbyisten,
overholde gjeldende lover og forskrifter som regulerer slik
lobbyvirksomhet i det aktuelle landet.
Spm
Jasmine, en kontormedarbeider, hjelper
til med å organisere en lokal pengeinnsamling. Hun
skal gå direkte i et møte etter arbeidet og bruker
kontorets skriver og kopieringsmaskin til å skrive
ut noe materiell. Hun passer på å gjøre det etter
arbeidstiden. Er dette akseptabelt?
Sv
Nei. Yara oppmuntrer oss til å ta samfunnsansvar
og bidra til partier eller kandidater vi måtte ønske å
støtte på egne vegne og med våre egne ressurser. Men
vi har ikke lov til å benytte selskapets ressurser til å
fremme private interesser eller saker, slik som å støtte
en pengeinnsamling som ikke har noe med Yara å gjøre.
Interne ressurser
• Etiske retningslinjer
• Linjeleder
• Regionale compliance-koordinatorer
• Juridisk avdeling
• Etikk- og compliance-avdelingen
4.12 Sikre gode forhold til myndighetene og politisk støtte
Politiske bidrag
Vi oppmuntres til frivillig å utøve vår individuelle rett til å
delta i den politiske prosessen. Men våre private, politiske
aktiviteter må utføres på fritiden og med våre egne ressurser.
Vi må også sørge for at våre personlige, politiske aktiviteter
ikke skaper potensielle interessekonflikter og at de er i
samsvar med alle gjeldende lover som regulerer politiske
aktiviteter og bidrag. Vi må aldri bidra med selskapets midler
direkte til noe politisk parti eller til andre personer som har
eller forsøker å få en offentlig stilling. I tillegg må vi ikke
kommunisere med offentlig ansatte om policy-saker eller
engasjere oss i politiske aktiviteter på vegne av Yara, hvis det
ikke er i samsvar med lokal lovgivning, gjeldende regional
policy og i samarbeid med Yaras kommunikasjonsavdeling.
Hvis du har spørsmål om lobbyvirksomhet eller politiske
bidrag, kan du kontakte linjelederen din eller juridisk avdeling.
Yara © | 37
4. Ansvarlighet:
Ansvarlig forretningspraksis
4.13 Rettferdig og ansvarlig
samspill med våre kunder
Vi bygger sterke og varige kundeforhold ved å levere
produkter og tjenester av høy kvalitet. Vi har et ansvar for
å bidra til å dekke behovene til våre kunder og partnere,
og vi tar dette ansvaret alvorlig. Det forventes dessuten
at vi arbeider kontinuerlig med å redusere alle negative
konsekvenser av våre produkter og operasjoner.
Vi er ansvarlige for å sørge for at forretningsvilkårene
overfor våre kunder er nøyaktige og sannferdige. Dette
omfatter å sørge for at merkingen av produktene og
tjenestene våre er klar og tydelig. Det innebærer også en
forpliktelse til å kontrollere at vi leverer relevant produkt- og
sikkerhetsinformasjon til våre kunder og sluttbrukere.
Kunden er forutsetningen for vår virksomhet og vi legger stor
vekt på å lytte til og løse kundehenvendelser innen rimelig
tid. Vi setter også pris på og ber om tilbakemeldinger fra
kundene når vi utvikler nye produkter, og når vi vurderer
hvordan vi behandler og følger opp våre kunder. Vi tar våre
ettersalgsforpliktelser alvorlig, og sørger for at de blir oppfylt.
4.13 Rettferdig og ansvarlig samspill med våre kunder
Reklame- og markedsføringsmateriell og annen
dokumentasjon vi gir kundene må være tydelig, sannferdig,
nøyaktig og i fullt samsvar med gjeldende lover. Alle våre
aktiviteter innen markedsføring, salgsfremmende arbeid og
reklame må gjenspeile Yaras integritet. Selv om forskjellige
kulturelle spørsmål kan påvirke våre markedsførings- og
salgsstrategier, må disse strategiene alltid være i samsvar
med relevant lovgivning så vel som Yaras verdier og etiske
forpliktelser.
Vår salgsstrategi må også gjennomføres på en ansvarlig
måte. Vi må sørge for at det ikke benyttes noen form
for bestikkelser eller korrupsjon i vår virksomhet, og at vi
følger og overholder Yaras policy når det gjelder gaver og
sammenkomster når vi har med kunder å gjøre. For å få mer
informasjon, se ”Gaver og sammenkomster” (punkt 4.4).
Vi forventer også at våre distributører følger standardene
som er beskrevet her, og at de handler på en ærlig og korrekt
måte overfor sine kunder. Det er vårt mål at sluttbrukeren
ikke bare vil motta et førsteklasses produkt, men også få en
positiv oppfatning av Yara og det selskapet står for.
38 | Yara © Spm
Francesca solgte nylig et stort kvantum av et
produkt som har ligget på lager i lang tid. Når partiet
skal sendes, får hun høre at noen av produktene kan
ha nådd utløpsdato. Francesca informerer kunden,
men han er desperat etter å få levert produktet og
ønsker å motta leveransen med én gang. Hva bør
Francesca gjøre?
Sv
Francesca bør umiddelbart underrette sin linjeleder.
Produktet må ikke skipes før en kontroll viser at produktet
er sikkert og av høy kvalitet. Francesca bør derfor snakke
med kunden på nytt for å undersøke om han kan være
fleksibel mens Yara utfører tester for å kontrollere om
produktet er salgbart. Produktet må ikke leveres før denne
undersøkelsen er fullført. Hvis undersøkelsen viser at produktet ikke oppfyller krav
som gjelder helse og sikkerhet, kan Francesca ikke selge
produktet. Men hvis produktet har mangler som ikke
gjelder helse og sikkerhet, som f.eks. farge, må Francesca
dokumentere saken og finne ut om kunden er sluttbruker.
Hvis kunden er sluttbruker, kan Francesca selge produktet,
muligens til redusert pris, men hun må sikre seg at
merkingen inneholder informasjon om avvikene. Hvis
kunden ikke er sluttbruker, kan Francesca fortsatt selge
produktet, men hun må sikre seg at produktet ikke
markedsføres som et Yara-produkt og at merkingen
inneholder informasjon om avvikene fra de normale
spesifikasjonene. Dette for å sikre at ingen sluttbruker
mottar produkter med avvikende spesifikasjon fra Yara
uten å kjenne til det.
Interne ressurser
• Linjeleder
• Regionale compliance-koordinatorer
• Etikk- og compliance-avdelingen
5. Konklusjon
5. Konklusjon
5. Konklusjon
5. Konklusjon
Formålet med denne håndboken er ikke bare å beskrive og forklare adferden som forventes av oss, men også å gi oss
ressurser som vi kan bruke for å ta riktige beslutninger. Å arbeide etisk forsvarlig behøver ikke bety at arbeidet tar lengre tid
eller er vanskeligere å utføre. Å arbeide etisk forsvarlig bør integreres i måten vi arbeider på i det daglige. Yara har virksomheter i mer enn 50 land over hele verden. Mens kulturelle forhold kan påvirke måten vi tar avgjørelser på,
blir det forventet at vi følger den strengere standarden uansett hvor vi er i verden. Veiledning kan finnes mange steder:
Lokale bestemmelser, internasjonal lovgivning eller vår Etikkhåndbok.
Hvis du trenger hjelp til å ta riktig beslutning, nøl ikke med å bruke ressursene som er angitt i denne Etikkhåndboken.
Hvis du har ytterligere spørsmål eller kommentarer, er du også alltid velkommen til å kontakte etikk- og complianceavdelingen direkte på [email protected].
5. Konklusjon
Denne håndboken er utarbeidet som et internt verktøy for ansatte i Yara International ASA og etablerer ingen juridisk eller annen
forpliktelse mellom Yara International ASA og tredjeparter.
40 | Yara © Register
Avsnitt
nummer
A
Aktiva
Alkohol Anonym rapportering Ansattes ansvar
Ansettelsespraksis Antikorrupsjonslovgivning
Antitrustlovgivning Årlige utviklingsplaner
4.8
3.2
2.8
2.6
3.1
4.2
4.7
3.4
B
Bærekraftig utvikling
Barnearbeid
Beskytte eiendeler
Beslutningstre
Bestikkelse
3.7
4.1
4.8
2.7
4.2, 4.4
D
Deling av områder 4.7
Disiplin 2.11
Diskriminering
3.1
Distributører
2.3, 4.5
Dokumentasjon
4.9
Dominerende posisjon
4.7
Donasjoner til veldedige formål 3.6
Due diligence
4.5
E
Eiendom 4.8
Ekstern ansettelse 4.6
Etikk Hotline
2.8
Etikk- og compliance-avdelingen 2.8
Etikkportal
2.10
Etikkvideoer
2.10
Etisk adferd
2.1
Etisk due diligence 4.5
Etiske dilemmaer
2.7
Etiske retningslinjer 2.2
Etiske verktøy
2.10
F
Familiemedlem
4.6
FNs menneskerettighetserklæring 4.1
Forhold til investorer Forhold til leverandører
Forhold til myndigheter
Forretningspartnere Fusjoner og oppkjøp 4.11
4.5
4.12
2.3, 4.5, 4.6
4.7
G
Gaver
Gi tips
4.4
4.10
H
Helse og sikkerhet
HR-avdeling
Avsnitt
nummer
3.3
2.8
I
Ikke-offentlig informasjon
Immaterielle rettigheter
Informasjonsteknologi
Inkluderende arbeidsmiljø
Innsidehandel
Interessekonflikt
Interne ressurser
Investeringsanalytikere
Investorer 4.10
4.8
4.8
3.1
4.10
4.6
2.8, 2.10
4.11
4.11
J
Joint venture-partnere
Juridisk avdeling
2.3, 4.5
2.8
K
Kommunikasjonsavdelingen
Konfidensiell informasjon
Konkurranselovgivning
Konkurransevridende samarbeid
Konkurrenter
Konsulenter
Kontanttransaksjoner Korrupsjon
Kundeforhold
L
Leders ansvar
Leverandører
Lisenser Lobbyvirksomhet 4.11
4.8
4.7
4.7
4.6, 4.7
2.3, 4.5
4.9
4.2
4.6, 4.13
2.5
2.3, 4.5
4.2
4.12
M
Mangfold Markedsføring
Materiell informasjon Media
Menneskerettigheter Miljø
3.1
4.13
4.10
4.11
4.1
3.7
O
Offentlig ansatte
Økonomisk ansvar Økonomisk åpenhet Økonomisk rapportering
Økonomiske interesser
Økonomiske midler Opphavsrett
Opplæring og utvikling
Overtredelser
4.2, 4.3, 4.4
4.9
4.9
4.9
4.6
4.8
4.8
3.4
2.11
P
Patenter Personlig adferd
Personopplysninger
Personvern
Politiske bidrag
Prisfastsettelse
Avsnitt
nummer
4.8
3.2
3.5
3.5
4.12
4.7
R
Rapportering
2.8
Regional compliance-koordinator2.8
Regnskap 4.9
Reiseutgifter
3.2, 4.4
Reklame 4.13
Rekruttering 4.6
Represalier
2.9
Representanter
2.3, 4.5
Restriktiv handelskutyme
4.7
S
Salgs- eller produksjonsvolum 4.7
Salgsrepresentanter 4.13
Samfunnsstøtte
3.6
Sammenkomster
4.4
Seksuelle tjenester 3.2
Selskapets ansvar
2.4
Sikkerhet 3.3
Smøring og korrupsjon
4.3
Sosial nettverksbygging
4.8
Styremedlem
4.6
T
Ta opp spørsmål
Taushetsplikt
Trakassering
2.8
4.8
3.1
U
Uførhet Ulovlig avtalte anbudspriser
Ulovlige rusmidler
UN Global Compact Urettmessige utbetalinger
Utbetalinger
Utgifter 3.1
4.7
3.2
4.1
4.3, 4.4
4.2, 4.3, 4.4
3.2
V
Varemerker
Veiledning
Verdipapirlovgivning Vertikale begrensninger
4.8
2.8
4.10
4.7
Register
Yara © | 41
Knowledge grows
For mer informasjon, vennligst kontakt:
Yara International ASA
Bygdøy allé 2,
N-0202, Oslo,
Norway
[email protected]
www.yara.com
Copyright © Yara International ASA
April 2010