Verdt å vite
Nyttig informasjon til styrene fra forvaltnngssjefen side 3 Ny side - interessante, nyttige og informative småsaker side 5 Nye sider - samarbeidsavtaler til forvaltningskunder NBBO side 18-19 1-2014 Verdt å vite Praktisk styrearbeid er hovedtema i første nr av Verdt å vite 2014. Les mer på s8-10. Styreblad 2 Skal du selge bolig? kveldsskiftet / foto: pia sønstrød Vi omsetter alle typer boliger i hele regionen. Ring oss i dag på 32 21 15 10 “ Kjemper du mot et forsikringsselskap?” Hos Svensson Nøkleby har vi advokater med spisskompetanse innen ulike forsikringsområder. Vi er der når uhellet er ute eller når tvister har oppstått. Send gjerne en e-post til en av advokatene i vårt forsikringsteam eller ring 32 25 55 00 dersom du trenger hjelp. Det kan vise seg å bli lønnsomt! Trine Vøien Advokat [email protected] Andreas B. Vikor Senioradvokat [email protected] Gunn Cecilie Ringdal Advokat [email protected] Svensson Nøkleby er Buskeruds største advokatfirma med 40 ansatte. Vi har ekspertise innen de fleste juridiske fagområder, og bistår bedrifter, private og det offentlige. Vi er medlem av Eurojuris - Europas største samarbeid av ledende advokatkontorer. Svensson Nøkleby Advokatfirma ANS Nedre Storgate 15 - 17, 3015 Drammen Tlf 32 25 55 00 • www.svenssonnokleby.no Erfaring. Kompetanse. Løsning. 2 Styreblad Leder En ny vår er på trappen, og etter en grå vinter ser vi alle frem til lengre dager, lysere tider og mer tid ute av stuene. Etter fjorårets leserundersøkelse har vi også latt Verdt å Vite få en ny drakt. Dere sa klart fra at dere liker det dere leser, og vi tar med oss det som var positivt videre samtidig som vi har fornyet og oppgradert litt. Vi håper dere liker bladet dere nå har i hånden. I løpet av vinteren har NBBO overtatt alle aksjene i NBBO VaktmesterService, Odd Wallestrand er ansatt som ny daglig leder, og vi satser ytterligere på boligselskapene som selskapets viktigste kunder. Da vi etablerte vaktmestertjenesten var det etter ønske fra styrene i de forskjellige boligselskapene, og vaktmestertjenesten skal være en fleksibel og nyttig tjeneste for de av dere som trenger bistand fra en vaktmester. Våre vaktmestre tar forskjellige oppdrag, fra vedlikehold av grøntanlegg og utomhusområder, tilsyn av tekniske anlegg og fellesarealer i tillegg til mindre håndverkstjenester.Ta kontakt med Odd på tlf 32211900 dersom dere ønsker en uforpliktende befaring og tilbud på jobben dere trenger hjelp til. Husk at som forvaltnings kunde hos NBBO er dere prioritert kunde. NBBO VaktmesterService er en av våre samarbeidspartnere der deres boligselskap får ekstra god oppfølging eller spesielle tilbud. I forvaltningsavdelingen har vi brukt vinteren på å gjennomgå våre samarbeidsavtaler – og i noen tilfeller utvidet eller forbedret den eksisterende avtalen. Bak i dette nummeret vil dere finne en opplisting av de avtalene vi har i dag. Med mer enn 13.200 boliger under forvaltning merker vi at vi er en attraktiv samarbeidspartner der leverandørene strekker seg langt for å få en Redaktør Unn Hege Nordhagen [email protected] Design og produksjon TIBE Drammen Forsidefoto Lars-Johan Solheim Trykk Trykk-Service AS Opplag 1.500 Annonser Ønsker du å annonsere i dette bladet? Kontakt oss på [email protected] avtale med oss. Se gjennom listen og bruk samarbeidspartnerne våre dersom dere har behov for noen av tjenestene de tilbyr, det vil lønne seg! Gi oss også beskjed dersom dere savner noe. De fleste avtalene dere finner i dagens liste er avtaler vi har hatt over en tid, men vi blir stadig kontaktet av bedrifter som ønsker å være blant de utvalgte på denne listen. Nærhet, troverdighet og langsiktighet er våre egne verdier, men også verdier vi legger til grunn når vi inngår avtaler med nye samarbeidspartnere. Dere i styret vil få anledning til å møte alle samarbeidspartnerne, i tillegg til muligheten for faglig påfyll når vi arrangerer styrekveld på Union Scene i Drammen 9. september i år. Hold av datoen allerede nå, mer informasjon og invitasjon kommer. Avslutningsvis vil jeg ønske alle en fin vår, og lykke til meg avvikling av årsmøte. Til dere som ikke lenger ønsker et verv i boligselskapets styre og har satt deres plass til disposisjon; takk for innsatsen! Til dere som ikke er på valg, eller stiller til valg for en ny periode; vi ser frem til et fortsatt godt samarbeid – husk å bruke oss dersom dere har behov for bistand, det er derfor vi er her! Unn Hege Nordhagen, forvaltningssjef INNHOLD: 5 Småstoff 6 Info fra forvaltningsavd. 7 Info fra regnskapsavd. 8-10 Praktisk styrearbeid 11 HMS på nett 13 Gode finansieringstilbud til boligselskapene fra Nordea 15 Langt og godt samarbeid med NBBO 16-17 Jushjørnet, styrets valg av tjenesteform 18-19 Samarbeidsavtaler til forvaltningskunder NBBO Styreblad 3 Internettbruken vokser med 40% i året. Velg et internett som kan vokse med dere. Med fibernett fra Viken Fiber får boligselskapet ekte fiber helt inn i alle boligene. Det betyr at tilgangen ikke blir påvirket av naboens nettbruk. Du får overlegen kapasitet og stabile linjer – nå og i fremtiden. Viken Fiber er Norges største fiberselskap og din leverandør av Altibox, - høyhastighets internett og tv. Les mer på vikenfiber.no. Noe for ditt boligselskap? Send en e-post til [email protected], så tar vi kontakt! 4 Styreblad NBBOs generalforsamling avholdes på Union scene den 19. juni Perioden for årets generalforsamlinger er i full gang. Samtidig jobber NBBO med sin egen generalforsamling; en generalforsamling hvor det er medlemmene som bestemmer. Tilbudskampanje for boligselskap bygd før 1990 NBBO Byggtek ønsker å bidra til at boligselskap har et best mulig utgangspunkt for å gjøre bygningene så trygge og sikre som mulig. Vi ønsker derfor å tilby alle boligselskap som er bygd før 1990 en gjennomgang av bygningsmassen for å avdekke eventuelle svakheter knyttet til brannsikkerhet, slik at styret kan vurdere om det bør settes inn tiltak for å bedre brannsikkerheten i bygningene. Befaringen vil fokusere spesielt på brannskiller på loft og ender opp med en rapport i form av ett kontrollskjema som benyttes på befaringen. Befaring og rapport tilbys for kr. 1.500,- inkl. mva. Ta kontakt med Eivind på e-post [email protected] eller på telefon 32 21 15 81 for mer informasjon For medlemmer som bor i et tilknyttet borettslag velges delegatene til NBBOs generalforsamling på borettslagenes generalforsamlinger. Og det er antall andeler i borettslaget som avgjør hvor mange delegater som skal velges. Alle borettslag velger minst en delegat, men større borettslag velger flere ut i fra et delingstall på 50. Noe som vil si at et borettslag med 99 andeler velger en delegat, mens et på 100 andeler velger to. Viktige datoer: Ny mann i NBBO Byggtek Eivind Sørensen Norum begynte i stillingen som prosjekt- og byggeleder i NBBO Byggtek 1. desember i fjor. Han er opprinnelig tømrermester og har jobbet med blant annet rådgivning og prosjektoppfølging. De siste seks årene har han jobbet som takstmann i IF skadeforsikring, og har derfor opparbeidet seg en bred kompetanse innenfor skadeforebygging. 1. april – Frist for medlemmer å melde inn saker til generalforsamlingen 24. april – Valgmøte for de som ikke bor i tilknyttede borettslag avholdes i NBBOs lokaler kl. 17:30 23. mai – frist for delegatene å melde inn saker til behandling på generalforsamlingen Ca. 6. juni – innkallingen sendes til de valgte delegatene 19. juni – Generalforsamlingen avholdes på Union scene kl. 18:00 Hold av 9. s e p t . For første gang avholder vi en styrekveld på Union Scene for tillitsvalgte i alle former for boligselskap. Kvelden vil inneholde en rekke miniforedrag som er aktuelle for et hvert boligselskap, og flere av våre samarbeidspartnere vil være tilstede for å presentere sine tilbud. Høstkurs 2014 for tillitsvalgte i borettslag Årets kurs er lagt til Holmen Fjordhotell i Asker fra fredag 31. oktober til lørdag 1. november. Det vil som vanlig bli en god miks av inspirasjon og aha-opplevelser, relevant faglig påfyll, gode forelesere og hyggelig sosialt samvær. Invitasjon med endelig program sendes ut etter sommerferien, men hold av helgen allerede nå! Ny daglig leder i Vaktmester Service 54 år gamle Odd Wallestrand fra Åmot har blitt ansatt som ny daglig leder i NBBO Vaktmester Service. Han overtar stillingen etter Ola Skogheim som har gått over i en stilling som vaktmester. Samtidig har NBBO kjøpt opp alle aksjene i selskapet. Odd har lang fartstid fra håndverksbransjen og har tidligere drevet en bensinstasjon i Vikersund. – Vi er glade for å ha fått med Odd på laget, og er sikre på at han vil bidra til å styrke selskapet slik at boligselskapene er sikret en god og solid leverandør av vaktmestertjenester også i fremtiden, sier Jan Morten Røkaas, som er assisterende direktør i NBBO. Han forteller videre at vaktmestertjenester er et viktig satsningsområde som er etterspurt blant boligselskapene NBBO forvalter. – NBBO skal være en totalleverandør av tjenester til boligselskap og vaktmestertjenester er en helt naturlig del av denne virksomheten, samtidig opplever vi at det er et økende behov for å få utført jobber som før i tiden kanskje ble tatt på dugnad eller gikk på rundgang. Slik som gressklipping, snømåking og generelt vedlikehold, forklarer Jan Morten. Odd begynte i stillingen i slutten av januar, og han forteller at han ser frem til å komme ordentlig i gang i den nye jobben. – Jeg er takknemlig for å ha fått tillitten av NBBO og ser frem til å ta fatt på nye og spennende oppgaver sammen med gode og dyktige kolleger. Det å drive en vaktmesteravdeling gir en variert arbeidshverdag og jeg ser frem til å gi både eksisterende og nye kunder gode løsninger som de kan være fornøyd med, avslutter 54-åringen. Styreblad 5 Informasjon fra forvaltningsavdelingen E-faktura for felleskostnader kommer fra 1.7.2014 Som kjent ble det fra årsskiftet innført et miljøgebyr på kr 10,pr. felleskostnadsgiro på papir. For avtalegiro koster det ingenting. Vi ser det derfor som naturlig å tilby også gebyrfri e-faktura, slik at papirbruken går ned ytterligere. Forutsetningen for å kunne benytte e-faktura er at en er nettbank-kunde. E-faktura vil innføres fra 1.7 2014, og det vil bli informert nærmere om dette på våre hjemmeside nbbo.no fram mot sommeren. Opphør av kopi av skriftlig varsel/påkrav til leder i boligselskapene Som en del av forretningsførertjenestene håndterer NBBO inkassoarbeidet der beboerne ikke betaler felleskostnadene til rett tid. Det sendes purring og etter en tid uten innbetaling vil det sendes skriftlig varsel (påkrav) om begjæring av tvangssalg dersom betalingsmisligholdet fortsetter. Siden nyttår vil ikke lenger styreleder få kopi av dette varselet. Blir ikke saken løst og det blir nødvendig å sende begjæring om tvangssalg, vil styreleder som tidlige bli informert om dette. Ved et eventuelt tvangssalg har inndekning av manglende innbetalte felleskostnadene etter loven første prioritet (legalpant) med inntil kr 170.000,- (2G) for borettslag og kr 85.000,- (1G) for sameier. Rentesituasjonen medio mars 2014 Husbanken Mars April Mai Flytende rente 2,485% 2,485% Fast rente 3 år 2,682% 2,682% - Fast rente 5 år 3,175% 3,076% - Fast rente 10 år 3,961% 3,765% - Fast rente 20 år 4,157% 4,059% - 2,485% (Kilde: www.husbanken.no) Den endelige marginen fra 1.3. 2014 er satt til 1,0 pp. dvs. 0,25 pp lavere enn opprinnelig bebudet i høst. Denne økningen gjelder flytende rente og nye fastrenteavtaler inngått senere enn oktober 2013. Fastrentene, unntatt 20-års renten, har vist en svak nedgang siden desember, mest for 5- og 10-års lånene. Den flytende renten har også, om vi ser bort fra marginøkningen, gått litt ned siden utgangen av fjoråret. Mange borettslag har utløp av sin fastrente i løpet av 2014. Vær da obs. på at det ikke vil komme tilbud om ny fastrente fra Husbanken ut over varsel om at fastrenteavtalen utløper. Styret må altså selv ta kontakt med Husbanken dersom de ønsker nytt fastrentetilbud. DNB - Rentevilkår fra 11.2.2014 Innskudd driftskonto reguleres fortløpende etter nivået på pengemarkedsrenten. (1 mnd. NIBOR+ 40 bp) Pantelån borettslag inntil 60 % 3,60 % p.a. Pantelån borettslag over 60 % 3,80 % p.a. Pantelån til boligaksjeselskap 4,15 % p.a. Lån til boligsameier 4,55 % p.a For tolvte gang på rad kunngjorde Norges Bank i slutten av mars at styringsrenten skal holdes uendret på 1,5 %. Analysene tilsier at styringsrenten holdes på dagens nivå fram mot sommeren 2015, og at den deretter økes gradvis. Verken DNB eller de øvrige banker er knyttet direkte opp mot styringsrenten, da bankens egne påslag og rammevilkår utenfor Norges Bank også vil være utslagsgivende for rentevilkårene som tilbys. 6 Styreblad Informasjon fra regnskapsavdelingen: Godkjenning av fakturaer Etter avholdelse av årets årsmøter vil det ikke lenger være mulig å velge annen form for godkjenning av fakturaer enn gjennom Portalen. Det betyr at godkjenningsfullmakten som styret skal behandle og returnere til oss, er utformet med tanke på Portalbruk. Vi ber om denne returneres til oss så raskt som mulig etter avholdt årsmøte. Styrehonorar Godtgjørelse til styret fastsettes av generalforsamlingen/ sameiermøtet. Dette innebærer normalt at kravet på godtgjørelse for det foregående års styrearbeid først oppstår når generalforsamlingen godkjenner årsregnskapet. Det er i de senere år blitt mer vanlig med innleide eksterne styreledere. I forbindelse med valg av ekstern styreleder kan det være aktuelt å fastsette styrehonoraret forskuddsvis i forbindelse med at vedkommende velges. NBBO vil da utbetale styrehonoraret månedlig - likt fordelt gjennom perioden styrehonoraret gjelder for. Mailen kan kun inneholde en faktura og den blir lest inn i vårt it system automatisk – slik at evt. annen informasjon i mailen ikke blir lest. Fakturaadressen på selve fakturaen skal være: Boligselskapets navn og kundetnr. hos NBBO Fakturamottak NBBO Postboks 1035, Bragernes 3001 DRAMMEN Styrehonorar skal behandles som lønn - selv om arbeidet må sees som ledd i mottakerens næringsvirksomhet, for eksempel som advokat. Det vil si at det skal foretas forskuddstrekk, beregnes arbeidsgiveravgift av og foretas lønnsinnberetning styrehonorar. Imidlertid får man ikke feriepenger av utbetalt styrehonorar. Fra 2014 henter NBBO inn skattekort fra skattedirektoratet og dere skal ikke lenger sende det til oss! Dersom boligselskapet velger å ta ut styrehonoraret som styremiddag o.l må det innberettes som lønn på deltagerne. Evt. middager for styret må derfor budsjetteres over driftsbudsjettet. Avregning av vann/avløp Faktura med årsavregning vann/avløp og fordelingslister fra Drammen kommune for 2013 er nå mottatt. Boligselskap med tilleggsavtale om avregning vann/avløp vil som tidligere motta avregningen innen utgangen av juni. Prisen for 2013 pr m2 var kr 50,92 (vann 18,40/avløp kr 32,52). Fakturamottak Ved bestilling av varer og tjenester fra «nye» leverandører er det fint om dere informerer leverandøren om at vi ønsker faktura sendt som vedlegg til e-post til: [email protected] Anne Mette Remmen Styreblad 7 Praktisk styrearbeid Tekst: NBBO Foto: Lars-Johan Solheim Det er vanskelig å skrive en generell guide innenfor feltet praktisk styrearbeid, for det vil alltid være store forskjeller fra boligselskap til boligselskap, og fra styre til styre. Men hovedpoenget må være at styret sørger for en forsvarlig drift, og at det svarer på henvendelser fra andels- eller seksjonseiere innen rimelig tid. Praktiske spørsmål dukker imidlertid opp med jevne mellomrom, og mange er flinke til å bruke oss i NBBO når de lurer på noe. Vi har derfor samlet sammen de mest vanlige spørsmålene vi får og samlet en gruppe bestående av ansatte fra felleskostnader, regnskap og forvaltning til å svare på dem. Skal styret foreta seg noe når de får varsel om at en eier ikke betaler felleskostnadene sine? Nei, varselet som sendes styret er kun ment til informasjon, og styret behøver derfor ikke å foreta seg noe. NBBO følger opp kravet videre, med den ytterste konsekvens at boligen blir begjært solgt for å dekke inn kravet. Må alle vedtak om rehabilitering gjøres på generalforsamling/sameiermøte? Nei, borettslagsloven, eierseksjonsloven og gjerne også boligselskapets vedtekter gir styret ansvaret for at bygningsmassen holdes i orden, og derved også retten til å gjennomføre de nødvendige tiltak. Styret kan likevel, om det vurderes som hensiktsmessig, legge slike saker fram for årsmøtet. Enten som en ren informasjon, eller for å gjøre vedtak dersom styret ønsker å formalisere en bredere oppslutning om tiltaket/tiltakene. I det øyeblikket det går fra å være rent vedlikehold/ 8 Styreblad rehabilitering til å medføre betydelige endringer av standard, bebyggelse eller andre vesentlige forhold, må det godkjennes av et årsmøte med minst 2/3 av de avgitte stemmene. og forslag som ble fremmet. Fattede vedtak må fremstå tydelig, og protokollen skal signeres av samtlige styremedlemmer som var tilstede. Har styret taushetsplikt? Har andels- og seksjonseiere innsynsrett i protokollene fra styremøtene, styret behandler jo saker som er felles anliggende for alle som eier/ bor i boligselskapet? Nei, ingen andre enn styrets medlemmer har innsynsrett i styreprotokollen. Dette i motsetning til protokollen fra årsmøtet, som skal holdes tilgjengelig for alle. Styret bør heller ha gode rutiner på jevnlig informasjon til alle eiere/beboere om viktige saker de arbeides med. Hvordan fører man en styreprotokoll? En styreprotokoll skal inneholde boligselskapets navn, tid og sted for styremøtet, hvem som var tilstede, hvilke saker som ble behandlet, Både ja og nei. Borettslagsloven har regler om taushetsplikt for styremedlemmer når det gjelder det de har fått kjennskap til av personlige opplysninger. Eierseksjonsloven har ingen slik bestemmelse, men også her gjelder det at personlige opplysninger skal behandles forsvarlig, og misbruk av opplysninger til skade for de andre sameierne kan få konsekvenser for det aktuelle styremedlem. I praksis altså nokså likt. Når er et styremedlem inhabil? Lovverket sier at et styremedlem blir inhabilt under behandling av spørsmål som medlemmet selv eller nærstående har en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i. Fra venstre: Unni Rolfstad, Nehru Redzic og Marianne Næss Iversen. Hvordan fungerer fakturahåndtering på Portalen? Ved bruk av Portalen har styret til enhver tid tilgang til alle fakturaer som har kommet til boligselskapet. Det er ikke behov for å ha et eget arkiv med kopier av innkomne fakturaer. Det er heller ikke behov for å vente med å attestere fakturaer til styremøtene. Alle med rettigheter kan til enhver tid gå inn å godkjenne. Alle fakturagodkjennere har også et felles ansvar for at fakturaene blir godkjent i rett tid, men styreleder/hovedgodkjenner må følge opp at dette blir utført slik at inkassosaker med tilhørende påslag av renter og gebyrer unngås. Større arbeider som krever innhenting av tilbud og kontrakter bestemmes av styret på styremøter (generalforsamling/ordinært sameiermøte), og kan videre håndteres via Portalen. Det er viktig at NBBO får kopi av eventuelle pristilbud/kontrakter. I tillegg til at dette er et krav fra revisor, gir det regnskapskonsulenten nødvendig informasjon til å kontrollere at betalingsplaner blir over- holdt, vurdere behov for å avsette kostnader o.l. Hva gjør vi dersom en faktura ikke skal betales? Fakturaen må avvises i portalen og årsak til avvisningen må påføres i kommentarfeltet. En fra styret må kontakte leverandøren og forhandle om det fakturerte kravet skal reduseres eller ikke betales i det hele tatt. Dersom det viser seg i ettertid at fakturaen allikevel skal betales må styret ta kontakt med regnskapskonsulenten som kan «åpne» den igjen for godkjenning. Bør alle i styret ha tilgang til Portalen – også de som ikke skal godkjenne fakturaer? Det er en fordel at alle i styret har tilgang til Portalen, uavhengig av hvilke oppgaver man har i styret. Portalen er ment som et verktøy til hjelp i styrearbeidet, og da er det en forutsetning at alle medlemmer i styret har tilgang. Hvorfor skal vi sende inn styreprotokoller? Det er et krav fra revisor at signerte styreprotokoller skal oppbevares i klientpermene hos NBBO. Dette er for at både regnskapskonsulenten og revisor skal ha tilgang til styrevedtak som blir gjort. Send protokollene til NBBO fortløpende gjennom året. Dette kan enkelt gjøres ved å bruke dokumentlagring i Portalen. Når protokollen er signert lagrer du pdf-dokumentet på Portalen og merker det med styreprotokoll og møtedato. Alternativt kan protokollen sendes som vedlegg på e-post direkte til regnskapskonsulenten. NB: Dersom det i protokollen er beskrevet oppgaver som det er ønskelig at NBBO skal utføre må det i tillegg til innsending av protokoll gis direkte beskjed om dette. Styreblad 9 Er det greit å ha en løsning med håndkasse til styret? Vi anbefaler ikke å ha kasse. Dersom man har mulighet for å legge ut, refunderes kostnaden effektivt av oss når vi mottar beskjed fra styret. Ved refusjon av utlegg skal skjemaet «refusjon av utlegg/kasseoppgjør» fylles ut med boligselskapets navn, kontonummer og navn på personen som beløpet skal utbetales til. Skjemaet må attesteres på iht. godkjenningsfullmakten. Originalkvitteringen skal følge vedlagt. Det er ikke mulig å foreta attestasjon av utlegg på Portalen. Dersom styret ser det som en fordel er det imidlertid mulig å ha en kasse. Da må den som er ansvarlig for kassen føre et kasseskjema der alle transaksjoner ut og inn blir ført og attestert på. Kasseskjemaet sendes regnskapskonsulenten minimum en gang hvert år ved årsskiftet sammen med originalbilag. Kassebeholdningen skal telles opp og påføres kasseskjemaet, som deretter signeres på iht. godkjenningsfullmakten. Hvordan behandler styret regnskapsrapportene når disse kommer, er det noe vi må gjøre? Regnskapsrapportene bør behandles på styremøtene. Det er viktig at styrene har formeninger om kostnadene og inntektene i borettslaget/ boligsameiet. På Portalen kan styret når som helt gå inn å finne regnskapsrapporter som er basert på løpende aktivitet, men fire ganger pr år er tallene avstemt og gjennomgått av regnskapskonsulenten. Det er disse fire regnskapene vi sender ut til styrene. Hvorfor får vi fakturaen for avregning av vannforbruket på våren? Vi leste jo av vannmåleren i desember. Avlesningene dere sendte til Drammen Kommune blir overført til oss i mars/april sammen med fakturaen for Borettslagets totale vannforbruk for foregående år. Vi registrer da disse tallene og kontrollerer at de er i samsvar med fakturaen fra Drammen Kommune. Videre beregnes beløpet den enkelte skal betale eller ha tilbakebetalt etter å ha trukket ifra det forskuddsbetalte beløpet. Hvordan skal styrehonoraret fordeles Det finnes ingen regler for hvordan styrehonoraret skal fordeles, men vi anbefaler at det fordeles etter en nøkkel basert på ansvaret og arbeidet knyttet til hvert enkelt verv. Hva gjør vi med en leietaker (ikke eier) som lager bråk? Både i borettslag og sameier er det anledning til å leie ut boligen sin, i borettslag er det dog spesielle vilkår som må oppfylles, blant annet skal styret godkjenne leietakeren. For å starte med et banalt svar; bråkmakeren bør gjøres oppmerksom på at adferden er til sjenanse for andre, med en uttalt forventning om at bråket opphører. Svært mange saker ender godt her. Noen saker gjør det ikke, styret må da håndtere innkomne klager. Uansett om det er eier eller en leietaker som lager bråket, vil ikke styrets håndtering være så veldig ulik. I borettslag, der utleie er unntaket fra brukereie-prinsippet, er det fastslått at det er andelseier som står ansvarlig overfor borettslaget også i de tilfellene der en har overlatt bruken av boligen til andre. Andelseier blir derfor involvert i saken omtrent fra starten av, og kan bli pålagt å avslutte leieforholdet med bråkmakeren, men likevel kunne fortsette å leie ut, da til en annen person som styret godkjenner. Om andelseier ikke foretar seg noe i denne sammenheng, vil andelseier selv kunne miste retten til å bo i borettslaget og bli pålagt å selge sin bolig. 10 Styreblad I eierseksjonssameier, der også permanent utleie ikke er uvanlig, er det enklere å rette oppmerksomheten og eventuelle sanksjoner direkte mot leietaker. Men også borettslag har mulighet til å aksjonere direkte mot brukeren og kreve vedkommende utkastet. HMS på nett gjorde det enklere for styret Tekst og foto: Lars-Johan Solheim Når Helge Eriksen, styreleder i Sølfast borettslag på Åssiden i Drammen, skulle revidere HMS-dokumentasjonen til borettslaget, opplevde han at det gamle papirbaserte systemet var uoversiktlig og komplisert. – Selv om vi abonnerte på oppdateringer fra NBBL, og sånn sett slapp å følge opp de årlige oppdateringene i loven og forskrifter selv, ble det en omfattende jobb å følge opp og ajourføre systemet fra år til år. Jeg kontaktet derfor Kyrre Hagen i Byggtek for å få på plass et bedre verktøy, forteller styrelederen. Og når Kyrre fikk henvendelsen var anbefalingen til Helge klar. Borettslaget burde etablere Bevar HMS, et nettbasert verktøy som ivaretar alle områder som er nødvendige for at styret skal kunne oppfylle internkontrollforskriftens krav til HMS i boligselskap. – Mange boligselskap har valgt å gå inn på løsningen etter at den ble lansert tidlig på fjoråret, og tilbakemeldingene har vært veldig gode, sier Kyrre. Han forteller videre om en rekke fordeler ved å benytte et nettbasert verktøy. – Systemet er svært enkelt i bruk og blir tilpasset hvert enkelt boligselskap. Det gir en full oversikt over alle oppgaver, status og eventuelle avvik. Aktuelle lover og forskrifter oppdateres automatisk. Og så er det en klar styrke at all historikk blir liggende tilgjengelig, også for fremtidens styrer, forklarer han. Etableringsfasen viktig Helge gir uttrykk for at han er veldig fornøyd med systemet, men understreker at det er viktig å gjøre en skikkelig jobb under etableringen av systemet. – Den innledende jobben danner rammene for systemet, og for oss var det viktig å ha med oss Kyrre på en egenkontroll slik at vi fikk definert hvilke områder og oppgaver som var viktige for vårt borettslag. I tillegg var hele styret på kurs, hvor vi fikk en god innføring i bruk av systemet. For selv om systemet er ganske enkelt, er det som med alle andre ting, viktig å lære systemet å kjenne før man tar det i bruk, sier han. Og etter at borettslaget har benyttet BEVAR-HMS i litt over ett år så føler styrelederen at han endelig har fått det inn i fingrene. Helge Eriksen er fornøyd med den nettbaserte løsningen for HMS. – Nå er det meste på plass og vi får varsler på SMS og e-post når ting skal gjennomføres. Så nå føler jeg meg trygg på at vi har et godt system som ivaretar kravene i lovverket. I tillegg følger det med en hjemmeside for borettslaget, som vi har tatt aktivt i bruk slik at beboere kan følge med nyhetsbrev fra styret og hente ut dokumenter som husordensregler og vedtekter selv, noe som vi ser på som et fint supplement til oppslagene vi har i oppgangene, avslutter han. Styreblad 11 Skadeforebygging gir rabatt Elsjekk-vannsjekk I samarbeid med forsikringsselskapene tilbyr NBBO Byggtek en vann- og el-sjekk som er utformet for å avdekke feil og mangler både i fellesarealer og den enkeltes bolig. Når ett boligselskap gjennom fører vann- eller el-sjekken får de automatisk avslag på forsikringspremien, når avdekkede feil er rettet. I tillegg til større trygghet i forhold til fremtidige skader, skaffer styret seg en oversikt over tilstanden på rør og el-opplegg i boligselskapet. Vann- og el-sjekk gir økt trygghet for alle som bor. REHABILITERING - PROSJEKT OG BYGGELEDELSE VÅTROMSSJEKK NYBYGG - PROSJEKTERING OG BYGGELEDELSE VEDLIKEHOLDSPLANLEGGING NBBO Byggtek as Nedre Torgg. 5 /7, 3015 Drammen Telefon: 32 21 15 00 - E-post: [email protected] - www.nbbo.no 12 Styreblad HÅNDTERING AV FORSIKRINGSSKADER TEKNISK RÅDGIVNING EL- OG VANNSJEKK HMS DOKUMENTASJON Tekst og foto: Lars-Johan Solheim Gode finansieringstilbud til boligselskapene fra Nordea NBBO har i lengre tid jobbet med å finne nye samarbeidspartnere innenfor finansiering som et supplement til dagens bankløsning med DNB som har eksistert i en årrekke. – Etter finanskrisen har vi sett et behov for å få flere tilbydere på banen, slik at boligselskapene sikres gode vilkår. Og vi er nå veldig glade for at vi har fått på plass dette tilbudet fra Nordea, som er Norges nest største bank, sier forvaltningssjef Unn Hege Nordhagen. Unn Hege Nordhagen (t.v) er glad for å kunne tilby boligselskap flere alternativer innenfor finansiering. Her fotografert sammen med Lise Maren Brock Tynes i Nordea Drammen. – Da NBBO kontaktet oss for første gang for omtrent to år siden, kunne vi ikke tilby konkurransedyktige vilkår. Men vi ønsket å få på plass et tilbud og har derfor gått flere runder internt, og vi ser nå at vår egen og våre samarbeidspartneres risikovurdering av lån til borettslag har endret seg i en positiv retning, forteller Lise Maren Brock Tynes, som er kundeansvarlig for bedriftsmarkedet i Nordea Drammen. Differensiert tilbud Av denne grunn kan Nordea nå tilby boligselskap et godt tilbud på finansiering, men Tynes understreker at de differensierer boligselskapene en god del. – Det er stor forskjell på boligselskap, og vi har derfor lagt opp til en differensiering som bidrar til at det er spesielt borettslag med lav belåning som får et veldig godt tilbud fra oss, sier hun. – Når det gjelder eierseksjonssameier som ikke har anledning til å stille pant i fast eiendom er det flere forbehold og restriksjoner knyttet til utlån. Vi tilbyr for eksempel ikke lån til eierseksjonssameier med færre enn 20 seksjoner, og generelt sett kan vi ikke tilby finansiering utover en gjeldsgrad på 15 prosent i forhold til markedsverdien på den totale boligmassen, fortsetter Tynes. Avsetning til vedlikehold. Nordhagen har forståelse for bankens differensiering. – Denne forskjellen er også synlig hos DNB. Eierseksjonssameier får dårligere betingelser enn borettslag, noe som bidrar til at avsetninger til fremtidig vedlikehold blir ekstra viktig for å fordele slitasjekostnadene over tid på en rettferdig måte. Alternativet er å kreve ekstraordinære innbetalinger fra den enkelte seksjonseier hver gang noe må gjøres på vedlikeholdssiden, forklarer hun. Dette tilbyr Nordea: Nordea tilbyr lån til borettslag fra nom rente på 3,4% pa, sameier fra nom rente 3,65% pa. Ta kontakt med forvaltningskonsulenten i NBBO for bistand til lånesøknader. – Ønsker boligselskapet et tilbud på finansering fra Nordea kan styret ta kontakt med boligselskapets forvaltningskonsulent i NBBO, som vil bistå med oversendelse av lånesøknad til banken, avslutter forvaltningssjefen. Styreblad 13 NÅ LANSERER VI EN HELT PERSONLIG TV-OPPLEVELSE PÅ IPAD OG IPHONE TV VIL ALDRI BLI SOM FØR get.no 14 Styreblad Tekst og foto: Lars-Johan Solheim Langt og godt samarbeid med NBBO Svensson Nøkleby har i en årrekke vært NBBOs samarbeidspartner innenfor advokattjenester for boligselskapene, og benyttes i stor grad når et boligselskap har behov for juridisk rådgivning utover det NBBO selv kan bistå med. – Samarbeidsavtalen bidrar til å styrke det totale tilbudet boligselskapene får som kunde av NBBO. For selv om styret får god bistand på daglige og generelle problemstillinger gjennom forvaltningskonsulenten, vil det fra tid til annen være nødvendig med en større juridisk spisskompetanse for å komme frem til gode løsninger på juridiske utfordringer styret kan møte, sier forvaltningssjef Unn Hege Nordhagen. Størst i Buskerud Svensson Nøklebye som holder til i Nedre storgate i Drammen, er Buskeruds største advokatfirma med totalt 28 advokater. – Vi driver generell advokatpraksis og vi har en bred juridisk spesialisering innenfor de fleste fagområder. Og vi bistår mange boligselskap på områder som fast eiendom, arbeidsrett, tvistesaker og naturligvis saker knyttet til de aktuelle lovene for boligselskap, sier partner og advokat Ivar Strømsjordet. – Vi kan for eksempel bistå ved salgspålegg som følge av mislighold, revidering eller tolkning av vedtekter og husordensregler, og i noen tilfeller kan det også være aktuelt at vi engasjeres til styreverv. Og selvfølgelig fører vi saker for retten dersom det skulle bli nødvendig, fortsetter han. Kontakt advokaten før du trenger den Strømsjordet råder boligselskapene til å søke juridisk rådgivning så tidlig som mulig dersom de står overfor en tvist eller et tvilstilfelle. – Jeg pleier å si at man bør kontakte advokaten før man trenger den. Gjennom en tidlig rådgivning får styret belyst de juridiske sidene av saken og får et bedre beslutningsgrunnlag. Noe som i mange tilfeller kan bidra til at man unngår at saker havner i rettsapparatet, som igjen fører til et lavere tidsforbruk og dermed lavere kostnader, forklarer han. Husk rettshjelpsdekningen Samarbeidsavtalen gir boligselskap en rabattert pris på advokathonoraret. – I tillegg til at man får en rabattert pris er det viktig å huske på rettshjelpsdekningen de fleste boligselskap har gjennom forsikringsselskapet sitt. Når det er etablert en tvist mellom styret og en annen part vil forsikringen gjelde, og man slipper langt rimeligere unna enn om man skulle båret alle kostnadene selv, opplyser Strømsjordet. Partner og advokat Ivar Strømsjordet i Svensson Nøkleby Styreblad 15 t e n r ø j h s Ju Advokater fra Svensson Nøkleby tar opp aktuelle problemstillinger for boligselskap i hvert nummer av “Verdt å vite Advokat Trine Vøien Kjøp av tjenester knyttet til driften av borettslag - styrets valg av tjenesteform Dette valget kan være av stor rettslig betydning, blant annet i forhold til det arbeidsrettslige, skatterettslige og erstatningsrettslige. Hva er det som skiller arbeidstakeren fra den selvstendige oppdragstakeren? Og er det greit å benytte en beboer til utførelse av arbeidet? Ulike tjenesteformer De aller fleste borettslag velger i dag å kjøpe sine tjenester når arbeid skal utføres for fellesskapet, som for eksempel vaktmestertjenester. Kjøp av slike tjenester kan enten skje i form av ansettelse av den eller de som skal utføre arbeidet eller styret kan inngå avtale med selvstendige oppdragstakere om levering av de konkrete tjenestene.Tema for denne artikkelen er å belyse det rettslige ansvaret som et styre må være klar over i forbindelse med det konkrete valget mellom de to tjenesteformene. Hvorfor er skillet så interessant? Distinksjonen mellom de to tjenesteformene har stor betydning for anvendelsen av en rekke lovbestemmelser, som igjen vil kunne medføre ansvar og forpliktelser for styret. 16 Styreblad De viktigste reglene finner vi i arbeidsmiljøloven, yrkesskadeforsikringsloven og skadeserstatningsloven. I tillegg oppstilles det en rekke offentligrettslige plikter i blant annet skattebetalingsloven og folketrygdloven. Arbeidsrettslig vil arbeidstakere ha et særskilt stillingsvern, dvs. vern mot usaklig oppsigelse. I tillegg vil arbeidstaker har krav på sykepenger de første 16 dagene fra arbeidsgiver. Videre oppstiller arbeidsmiljøloven ufravikelige verneregler for arbeidstid og kan medføre plikt til overtidsbetaling. Overfor arbeidstakere vil imidlertid borettslagsstyret ha en styringsrett, som også innebærer en rett til å instruere utover det som kan innfortolkes som en del av ansettelsesavtalen. En arbeidstaker vil til forskjell fra en selvstendig oppdragstaker få utbetalt vederlaget som lønn og skal også ha utbetalt feriepenger på bakgrunn av det vedkommende har fått utbetalt som arbeidsvederlag. I henhold til folketrygdloven § 23-2 må styret sørge for betale arbeidsgiveravgift, foreta skattetrekk av lønnsutbetalingen på vegne av de ansatte, jf. skattebetalerloven § 5-4 og sørge for tilstrekkelig med midler til å kunne utbetale feriepenger. Erstatningsrettslig vil styret være erstatningsansvarlig for arbeidstakers feil under utførelse av arbeidsoppgaver samt for skadeforvoldelse på annen manns eiendom eller person, jf. skadeserstatningsloven § 2-1. Videre plikter styret å tegne yrkesskadeforsikring for skader og sykdommer en ansatt måtte pådra seg eller få påvist under ansettelsesforholdet. Arbeidstaker eller tjenesteyter? Etter arbeidsmiljøloven § 1-8 defineres arbeidstakerbegrepet som «enhver som utfører arbeid i annens tjeneste», jf. også yrkesskadeforsikringsloven § 2 bokstav b). Sondringen mellom arbeidstaker, til forskjell fra en oppdragstaker, beror på en konkret, skjønnsmessig vurdering hvor følgende momenter kan bli tillagt betydning: Partenes egen klassifikasjon, f.eks.om avtalen klassifiseres som en arbeidsavtale eller oppdragsavtale, om arbeidstaker er innmeldt i arbeidstakerregisteret hos NAV, om tjenesteyter står registrert i merverdiavgiftsregisteret, osv. Plikt til å utføre oppgavene personlig eller om arbeidsoppgavene helt eller delvis kan settes bort til andre. Hvorvidt vedkommende har anledning til å påta seg oppdrag/arbeid for andre mens tjenesteforholdet består. Hvem av partene som har risikoen for arbeidsresultatet. Om vedkommende er underlagt styrets tilsyns – og instruksjonsmyndighet. Eierskapet til materialene, verktøy eller annet utstyr som benyttes. Det er imidlertid viktig å være klar over at selv om partenes egen betegnelse av tjenesteforholdet er et moment i vurderingen, så vil dette på ingen måte få avgjørende betydning dersom det reelle forholdet er annerledes. Styret må derfor ikke bare ved kontraktsutformingen være bevisst om de ønsker å klassifisere avtaleforholdet som et arbeidsforhold eller ikke. Partenes opptreden i ettertid, herunder praktisering av avtaleforholdet, vil være vel så viktig i avgjørelsen om det reelt sett foreligger et arbeidsforhold eller oppdragsforhold. Ikke så rent sjeldent ser vi at oppdragsgivere anmoder om at tjenesteyter innretter seg slik at han/hun utad fremstår som selvstendig oppdragstaker, dvs. foretar registrering i enhetsregisteret, merverdiavgiftsregisteret og sender faktura for utført arbeid. Hvis det til tross for disse forholdene likevel er slik at styret har instruksjonsmyndighet, stiller med alt verktøy og materiell og tjenesteyteren plikter å utføre arbeidet personlig, så vil forholdet ganske sikkert bli å betrakte som et ansettelsesforhold, hvor vedkommende tjenesteyter blant annet vil kunne ha et rettmessig krav på fast ansettelse og etterbetaling av feriepenger. I tillegg vil styret kunne bli møtt med et regress/erstatningskrav dersom tjenesteyteren påføres skade eller sykdom som faller inn under yrkesskadeforsikringsloven eller påfører andre person – eller tingskade under sin arbeidsutførelse. Manglende gjennomføring av lovbestemte plikter er også forbundet med straffeansvar slik som ved overtredelse av folketrygdloven og skattebetalerloven. Avslutning Styret bør altså være seg meget bevisst ved valg av tjenesteformen i forbindelse med utførelse av arbeid for borettslaget, og være klar over at egen klassifisering av avtaleforholdet kan bli utfordret – og omgjort – ved en eventuell tvist. Bruk av beboer til utførelse av arbeid for fellesskapet er uproblematisk så fremt styret iakttar de rettsregler som gjelder for tjenesteforholdet. Det påhviler det enkelte styremedlem et personlig erstatningsansvar etter borettslagsloven § 12-1 for tap påført laget ved forsettlig eller uaktsom handling eller unnlatelse. En særskilt styreansvarsforsikring vil kunne avdempe den økonomiske risikoen styremedlemmene påtar seg i relasjon til sitt arbeid for borettslaget, men som alltid vil det kunne være tale om begrensninger i forsikringsavtalen som man må være klar over. Les derfor alltid forsikringsavtalen nøye før det legges til grunn at man er forsikret for ethvert tilfelle. Etter vår mening er det helt nødvendig å skaffe seg et egnet verktøy for å få en forsvarlig og oversiktlig håndtering av internkontrollen. Det finnes i dag flere nettbaserte systemer som er spesiallaget for boligselskap og dets behov. I tillegg må ansvar og oppgaver fordeles mellom styrets medlemmer og vaktmester (hvis man har det). Det må settes av tid på styremøtene for gjennomgang av tiltak og avvik sånn at HMS- arbeidet ajourholdes jevnlig. Styreblad 17 SAMARBEIDSAVTALER til forvaltningskunder NBBO Advokat Alle boligselskap betaler en timepris på kr 1.650,- + mva for advokattjenester. Selskapet har god kompetanse på boligrelaterte problemstillinger. Kontakt Svensson & Nøkleby på tlf 32255500. Bank DNB tilbyr lån til borettslag fra nom rente på 3,6% pa, sameier fra nom rente 4,55% pa. Ta kontakt med forvaltningskonsulenten i NBBO ved behov for lån for å få bistand til lånesøknaden og beregning av felleskostnader. Nordea tilbyr lån til borettslag fra nom rente på 3,4% pa, sameier fra nom rente 3,65% pa. Ta kontakt med forvaltningskonsulenten i NBBO for bistand til lånesøknader. Byggevarer NBBOs forvaltningskunder har egen rabattavtale. Dersom dere skal i gang med et større prosjekt gis pris på forespørsel, dette gir i de fleste tilfeller riktigere og bedre priser til det enkelte prosjekt. Ta kontakt med XL-Bygg Kulkompaniet på tlf 32209520 eller [email protected]. Containerleie 20 % på containerleie (transport og avfallshåndtering) Kontakt Lindum på tlf 32210900 eller www.lindum.no. 20 % rabatt på avfallsbehandling og containertransport. I tillegg får du gratis leie av container de tre første dagene. Kontakt Norsk Gjenvinning på tlf 09700 eller www.norskgjenvinning.no. El-sjekk Forvaltningskunder får 40 % rabatt på el-sjekk. I tillegg får boligselskapet rabatt på varer og tjenester. Ta kontakt med NBBO Byggtek på for å få tilbud på el-sjekk. Forsikring If har i samarbeid med alle boligbyggelagene i Norge utviklet Totalforsikring for boligselskap. Forsikringen dekker det meste et boligselskap trenger og NBBO behandler skader kostnadsfritt for boligselskapet. Ta kontakt med NBBO for tilbud. OBOS Skadeforsikring tilbyr Eiendomsforsikring Pluss til alle typer boligselskap. Forsikringen er tilpasset boligselskapets behov og NBBO behandler skader kostnadsfritt for boligselskapet. Ta kontakt med NBBO dersom du ønsker tilbud. HMS-system 18 Styreblad Boligselskapet kan velge mellom et webbasert HMS-system eller et tradisjonelt permsystem. Dersom det er ønskelig kan man også bestille årlig oppfølging av systemet. Ta kontakt med NBBO Byggtek på tlf 32 21 15 00 for å få tilbud. Bestill HMS-system og vedlikeholdsplan samtidig og få 10 % rabatt på begge. Vedlikeholdsplan Vedlikeholdsplanen er et nyttig verktøy for styring av boligselskapet og dersom man velger en fullverdig versjon gir Husbanken tilskudd på 50% av etableringskostnaden. Ta kontakt med NBBO Byggtek AS for tilbud. Maskinutleie Alle boligselskap får 35 % på leie av maskiner. Kontakt Drammen Maskinutleie på tlf 32202500 eller www.dmu.no. Matteleie Solvask AS tilbyr matteservice med 25% rabatt til NBBO’s forvaltningskunder. Ta kontakt med Solvask på tlf 90500834 eller på [email protected] for å få tilbud. Revisjon tilbyr revisjon til konkurransedyktige priser til alle boligselskap forvaltet av NBBO. Østlandske revisorer Prisene på revisjon av boligselskapene ligger under standard satser for tilsvarende tjenester. NBBO Vaktmester Service NBBO Vaktmester Service Renhold NBBO-forvaltede boligselskap har tilbud om gunstige renholdstjenester fra NBBO VaktmesterService. Ta kontakt på tlf 32211500 for tilbud. Skadedyr Gratis bekjempelse av skadedyr for boligselskap som har Totalforsikring i If. Anticimex gir også 50% på forebyggende arbeid til de samme boligselskapene. Ta kontakt med Anticimex på tlf 81 54 82 50. Boligselskap forvaltet av NBBO får 20 % på varer og tjenester. Garantert responstid er NBBO 1-3 dager (normalt opptil 1 uke). Kontakt Boss Norge på tlf 80034500, eller www.boss.no. Kabel-TV gir kr 10,- i rabatt pr tjeneste (tv grunnpakke, bredbånd eller tv) /måned/husstand til alle boligselskap forvaltet av NBBO. Kontakt GET. 32% rabatt på tv basispakke 38% rabatt på HD-PVR dekoder I tillegg får beboerne 23-36% rabatt på oppgradering av internettleveranse. Ta kontakt med Viken Fiber for tilbud. Alle forvaltningskunder får gode rabatter på analog grunnpakke og service. I tillegg får alle beboere i boligselskap med kollektiv avtale rabatt på tilleggstjenester, bl.a. T-We Box, og tilgang til T-We hvor det vil være mulig for beboerne å se det de vil se akkurat når det passer dem. Kontakt Canal Digital for tilbud. NBBO Vaktmester Service NBBO Vaktmester Service Vaktmester Fleksible og gunstige vaktmesterløsninger. Boligselskapene forvaltet av NBBO er prioriterte kunder og sammen finner vi en løsninger som passer behovene i deres boligselskap. Kontakt NBBO VaktmesterService på tlf 32 21 15 00 for tilbud. Styreblad 19 Vi har kunnskapen og kompetansen styret i ditt boligselskap ønsker seg! NBBO er Buskeruds største innen forvaltning og forretningsførsel av boligselskap. • vi er styrets egen rådgiver • vi kan alle typer boligselskap • vi har solid regnskapskompetanse • sammen finner vi løsninger Ta kontakt på telefon 32 21 15 00 eller www.nbbo.no
© Copyright 2024