0516 Hoffsgrenda borettslag Org.nr. 948 367 602 Utdrag fra protollen fra styremøte i Hoffsgrenda brl 15.12.2014 Sak 4 - OU-prosess Styrets tilnærming har vært todelt. Vi har bedt OBOS om en ”benchmarking” blant tilsvarende sammenlignbare organisasjoner og å hente fram ”best practice” som et viktig underlag for evaluering av egen organisasjon og drift. OBOS forvaltning har takket ja til oppdraget og leverer nå sitt bidrag. I tillegg til dette har styret besluttet å innhente en ekstern ressurs til å gå inn og analysere vår egen organisasjon og driftsrutiner for å se hvorvidt borettslagets behov er avstemt med rett kompetanse og kapasitet til å håndtere driften. A) Best practice Carl Fredrik Arntzen, gruppeleder OBOS forvaltning har ønske å møte Styret for å presentere det materialet han har utarbeidet ved å sammenligne 6 borettslag av samme type som vårt. Vi setter av inntil en time til presentasjonen og påfølgende diskusjon. De viktigste poengene og anbefalingene er referet i telegramstil her: Bakgrunnen for presentasjonen: Bestilling fra Styret ved styreleder og påfølgende møte hvor styreleder drøftet oppdraget med Carl Fredrik og Ola. Carl Fredrik har sett nærmere på 6 andre borettslag. Han har snakket med styrelederne og forvaltnignskonsulentene som kjenner rutiner og innhold godt. Han har også snakket mye med vår tidligere forvaltningskonsulent Heidi og nåværende, Ola. Carl Fredrik bruker mye av sin arbeidstid til å hjelpe styrer igang og gi råd og veiledning om hvordan de bør jobbe. Han understreker betydningen av borettslags spesielle organisasjonsform. Det er egentlig å sammenligne med en liten/mellomstor bedrift. Samtidig er styrene sammensatt av tillitsvalgte blant beboerne. De skal ivareta fellesskapets interesser samtidig som de har egne interesser i og med at dette også er deres hjem. Det er ofte et stort personlig engasjement i sakene og spesielt i hvordan styret drifter borettslaget og hvordan verdiene blir ivaretatt. Carl Fredrik hadde ikke med presentasjonen elektronisk og delte ut en papirversjon. Han vil ettersende en elektronisk versjon. Hovedfunn og anbefalinger: Denne typen arbeid vil ofte være en prosess som utvikler seg over tid. Men man må ikke gjøre det vanskeligere enn det faktisk er. Han har laget et utgangspunkt for et kompendium og har til nå sett mye på regnskapstallene. 1 0516 Hoffsgrenda borettslag Org.nr. 948 367 602 Hoffsgrenda borettslag består av Selvaag terrasseblokker og har et relativt stort uteområde. Beboerne er en blanding av godt voksne og barnefamiler. Mellom disse ”ytterpunktene” er det ofte stor forskjell på synet på hvordan kommunikasjonen skal foregå. Tradisjonell form med papir og telefon, kontra elektronisk kommunikasjon og informasjonsformidling. Hoffsgrenda brl. har en daglig leder og en vaktmester, samt at vi bruker endel vikarer og deltidsansatte. Vi har en forenklet forretningsførerkontrakt med OBOS som inkluderer regnskap, budsjett, lønn, årsmelding, innkreving og garanti for felleskostnadene. En utvidet avtale vil gi tilgang på tjenester som behandling av klagebrev mv. Anbefalinger: Organisering ”Råflott” å ha en daglig leder i tillegg til en full forretningsavtale. Styret Vårt styre består av 5 faste representanter og 4 varamedlemmer. Dette er muligens altfor mange etter Carl Fredriks mening. Men fungerer dette så er det helt greit. Pleier å foreslå i vedtektene hva som bør være styrets sammensetning. ”Styret skal ha inntil 4 medlemmer” er en god formulering og riktig antall. Det er stort nok der 3 må være tilstede for å være beslutningsdyktige. Det 4. styremedlemmet vil være viktig da styret unngår å måtte erstatte et frafall i løpet av perioden. Fordeling av oppgavene i styret: 70-80% av jobben gjøres vanligvis av styreleder. De andre bidrar i løpende oppgaver. Kontakt med beboere mv. Responstiden er et poeng. Mye misnøye i borettslag rundt omkring hvor beboerne mener at styrene bruker for lang tid på å svare. Et tilbakevennende spørsmål er: ”Hvem har ansvar for hvilken type vedlikehold – beboer eller fellesskapet.” Her er det en hårfin balanse mellom å være styremedlem eller å være en nabo. Det er et poeng å skille mellom eksterne og interne henvendelser. Styremøter er viktig for en sunn drift. Hoffsgrenda et møte i måneden og det er en sunn hyppighet. Det ser ut til å være ryddige innkallinger og referater. OBOS trenger et eksemplar av referatene og skal oppbevare dem sentralt. «Ved avstemminger er det dobbeltstemme til møteleder, ikke til styreleder. Det er som regel styreleder som opptrer som møteleder, derfor kan det være lett å oppfatte det dithen at styreleder automatisk har dobbeltstemme. Viktig å presisere at dobbeltstemmen inntreffer i de tilfeller hvor det er lik avstemming (f. eks. to stemmer for og to mot)» 2 0516 Hoffsgrenda borettslag Org.nr. 948 367 602 Lokalisering av styremøtene er viktig. De bør helst ikke holdes inne i borettslaget. De fleste styrer lekker. Behandling av saker skal være konfidensielt. Fakturabehandling – i styret. Hvem som kan bestille, hvem skal kontrollere leveransen og at vi får det som er bestilt. Noen har satt ned et ”leverandørutvalg” – som kan ta en gjennomgang av leverandøravtalene og følge dem opp på en god måte. Det er et godt tiltak som kan være nyttig. Utegrupper. Dette kan være styremedlemmer, men kan også være personer utenfor styret som bekler slike funskjoner. Er stimulerende for en slik gruppe å ha et budsjett til å gjennomføre arrangementer. Oppgangskontakter – brukes av mange Eldre gruppe Barnegruppe – barnas dugnad, plukker opp søppel. Avsluttes med pølsefest. Der dette gjøres er det veldig populært. Arrangemantsgruppe: sommerfest, julegran og annet. Hvordan er vårt styre ”skrudd” sammen? Valgt for 2 år – styreleder for 1 år. Bør ha en dialog med valgkomiteen – hvordan de jobber. De gjør et viktig arbeid. Inntrykk av at vår valgkomite legger mye i dette arbeidet. Mange borettslag sliter med å få folk inn i styret. Konsekvensene er at honoraret blåses opp som virkemiddel for å få med kandidater til tillitsvervene. Kompetanseområder i styret er viktig. Det optimale vil være; en økonom, praktisk sans, bygg og anlegg er bra, infrastruktur en fordel. Den mellommenneskelige relasjonen er like viktig – samarbeidet er viktig. Det brukes mye tid på mekling i mange styrer. Konflikter ødelegger en rasjonell og saklig behandling av sakene. Carl Fredrik uttrykte et ønske om å snakke med valgkomiteen i Hoffsgrenda borettslag, men er ikke nødvendig. Bredbånd/TV Vi står nå foran en stor revolusjon når det gjelder internett og kabelTV. Infrastruktur og kabling vil sannsynligvis endre seg. Monopolet til GET og CD vakler litt for tiden. Pågangen av selskaper som leverer fiber blir større og tydeligere. Det tilbys mer fleksible løsninger hvor infrastruktur og tjenester ikke blir så knyttet sammen. Kommunikasjon Hjemmeside og blogg er supert, gjerne med et åpent forum hvor folk kan gi uttrykk for sine meninger og synspunkter. 3 0516 Hoffsgrenda borettslag Org.nr. 948 367 602 Mye som kan fomidles på hjemmesiden – alt som foregår i Styret kan legges ut på hjemmesiden. Konservativt lovverk krever at side 1 og 2 i årsberetningen må fordeles på papir, men resten kan distribueres digitalt. De som vil ha en utgave på papir vil kunne be spesielt om dette. Innhenting av e-post adresse og mobilnummer vil være viktig. Kommunikasjon ser ut til å være et område som Borettslaget har kontroll på. Grønntarealet og uteområdet Dette er ivaretatt av vaktmesteren. HMS ansvar Strenge krav til dette i et borettslag. Arbeidsmiljøloven og Internkontrollforskriften. Det er naturlig at dette faller på en i styret. Hvem som gjennomfører kan være forskjellig. Det kan være en tekniker, vaktmester, daglig leder, eller andre. Behøver ikke være Styret. Ansvarlig og HMS kontakten – 2 forskjellige roller. Så lenge dere har en som tar vare på oppgaven så er det greit. Dugnader - oppmøte: Gulerot til en av de som deltar på dugnaden. Lodder ut en månedsleie. Fruktkurver er mer å mer vanlig. Vaktmester og sommervikarer. Kostnadsbildet: Borettslaget har to kostnadsposter som er veldig høye. SVS og personalkostnad. Ser ikke bort fra at SVS vil bli lagt ned. Fasinerende anlegg – har vi dette fortsatt? Alternativene som er tilgjengelig i dag er billigere og gjerne like bra eller bedre. Bør vurderes. Alternativer som sylinder i bakken – m.m. Matavfallet øker i omfang. Dyrt å drifte et søppelsug. Gjennomsnittlige felleskostnader: Lån, kabeltv og felleskostnader. Hoffsgrenda ligger nest høyest i forhold til de 6 sammenlignbare borettslagene. Grunnen til det er sammensetning av daglig leder og vaktmester. Kjøp av tjenestene vil anslagsvis koste kroner 75 – 100 000.- pr. mnd. Fjerner dermed personalansvaret som er en krevende oppgave. Mister da den vaktmesteren som er kjent og vet mye som har en verdi. 4 0516 Hoffsgrenda borettslag Org.nr. 948 367 602 Finne en vaktmester til et borettslag er ikke lett i dag. Leide tjenester inneholder også mange utfordringer. Men kan være fordelaktiv og mange velger slike løsninger i dag. 5-10 av borettslagene som har en daglig leder i Oslo – av mellomstore borettslag som Hoffsgrenda regnes som, av totalt ca 1400 brl./sameier. Arbeidende styreledere – må ha tid. Haugenstua brl, Smedstua Borettslag og Smedvollen Borettslag hadde en egen vaktmestersentral. De la denne virksomheten ned og sa opp 6 stillinger. De inngikk en avtale med et vaktmesterselskap og sparte mange penger. Hva er snitt felleskost – hvilke nivå skal det ligge på. Hoffsgrendas ca. kostnader: 11mill.- felleskostnader og 1.5 i lønnskost budsjett. 1.8 totalt i fjor. Å ha fast ansatte gir fordeler og ulemper. Ny styreleder hvert år. Ansatte kjenner borettslaget godt, men kan være for godt. Noen styrer syntes det er helt greit og overlater alt til de ansatte, mens andre syntes det er helt nødvendig og viktig å ha fullt innsyn, kontroll og reell styring på driften av borettslaget. Personell pr. år koster pr. beboer i størrelsesorden kroner 4-5000.-. Tar vi med SVS kostnader vil beløpet være ca kr 7600.- pr. boenhet. Dette er et høyt beløp og dersom beboerne var klar over dette, ville de sansynligvis etterspørre alternative løsninger hvor man kunne få mer for mindre. Hvem tar stilling til å beslutte eventuelle endringer i organisering og drift av borettslaget? Det gjør Styret. De fleste liker at styrene har evne til å ta beslutninger og å gjennomføre. Beboerne slår seg gjerne til ro med dette selv om det noen ganger kan skape noe uro.. Borettslag med inntil 4-500 beboere driftes vanligvis av styret og her er det ikke behov for en daglig leder. Etter CFA syn er det dgl leder/driftsleder ikke nødvendig om boligsselskapet har et arbeidene styre. Det bør i litt større prosjekter alltid leies inn ekstern prosjektlederkompetanse. Styret velger hvem som skal gjøre jobben – anbudsrunder. Styret velger leverandør. Hvordan jobber de styrene som ikke har noen daglig leder? Styrene jobber noe mer. Dagens saker som behandles av styrene blir mer og mer komplekse. Eierbrøk og kostnadsfordeling blir mer og mer diskutert. Fordelingsnøkkelen er GF sak. 5 0516 Hoffsgrenda borettslag Org.nr. 948 367 602 Ser at leiligheten oppgis som 5 kvm. Mer enn hva den faktisk er. Hva er grunnlaget for fordelingsnøkkelen. Interessante temaer for fler og fler – lånestørrelser o.l. Noen konklusjoner Høye felleskostnader i borettslaget, men har sin årsak. Ingen unødig høye driftskostnader – innsparing på 1 mill. i en så stor virksomhet er ikke mye. Bredbånd ok, Energi/fyring, SVS og renovering. Forsikring kan det gjøres noe med, skadesaker og frekvens kan det gjøres noe med. Rehabilitering kan påvirke forsikringspremien. Vannskader har en uheldig effekt – berører mange. Borettslaget dekker som regel egenandelen i skadesaker – kan søke dekning av skadelidte/andelseier. Hvitevarer bør helst ikke være over 10 år. I skadesaker ønsker OBOS direkte kontakt med skadelidte. OBOS organiserer befaring/takst, reparasjon i samarbeid med forsikring. Det er dette OBOS forsikring har som oppgave. Carl Fredrik har gjort en jobb hittil. Dette oppdraget er en jobb med mange hensyn som skal ivaretas. Ola blir varmere og varmere i trøya og vil fungere godt i rollen som forvaltningskonsulent og det er meningen at han skal brukes. Forslag fra Styret i Hoffsgrenda om at OBOS utarbeidet en veileder/håndbok med nøkkelkomponenter, normer og rutiner for styring og drift av borettslag. Bør være et tilbud til tilsluttede borettslag. Dette diskuteres internt i OBOS. Når det ble diskutert var det styrehonorar i borettslagene som var den en konkrete saken som det ville vært aktuelt å lage en norm for. Carl Fredrik ble takket for informasjonen og fikk en liten julehilsen og en tilsvarende med til Ola. 6