• Bidrar tjenestebeskrivelser og elektroniske skjema til bedre kvalitet, bedre styring og bedre service i kommunen? Karine Engebretsen Halden kommune Utfordringer • Kommunen hadde; – enkle publiseringsløsninger for intranett og hjemmeside – ingen elektroniske skjemaer eller tjenester – ikke beskrivelser av tjenester Behov • Kommunen trengte; – en teknisk løsning som kunne ivareta vårt behov til en effektiv intern og ekstern samhandling – en fleksibel teknisk løsning som lot seg integrere med bakenforliggende løsninger Behov • Løsningen skulle; – oppfylle krav til offentlige hjemmesider – imøtekomme innbyggernes forventninger – gjøre at Halden ble en døgnåpen kommune hvor brukerne er fornøyde med kvalitet og tilgjengelighet på tjenestene Innbyggertjenester, samhandling og virksomhetsstyring Portaler for eksterne brukere Oppgavestøtte og selvbetjening Selvbetjeningstjenester FORRETNINGSPROSESSER SØKNADSBEHANDLING TJENESTEPRODUKSJON APPLIKASJONER INTRANETTPORTAL POLITIKERPORTAL TEKNOLOGIPLATTFORM SHAREPOINT Arbeidsflate for ansatte SELVBETJENING INNBYGGERSERVICE DIALOG INFORMASJON INTERNETTPORTAL ePHORTE CRMSYSTEM TELEFONSYSTEM VIRKSOMHETSSTYRING ePULS Synergier gir nye løsninger • I samarbeid med Halden kommune har Evry utviklet flere løsninger som er integrerte med hverandre. • Integrasjon mellom publiseringsløsning for hjemmeside, KF sine elektroniske skjemaer, tjenestebeskrivelser og ePhorte har vært sentralt Hvorfor er integrasjon viktig?  ”Mangel på integrasjon og mulighet for sømløs overføring av data mellom ulike løsninger er trolig den største hindringen for automatisert saksbehandling.”  ”Ved å sørge for sømløs overføring av data mellom ulike systemer vil en også i betydelig grad kunne effektivisere offentlig databehandling og sikre bedre datakvalitet” eKommune 2012 Integrasjoner Henvendelser epost Sharepoint Intranett (Interaktor) CRM-webpart ePhorte i Sharepoint Internett (Interaktor) integrasj on Henvendelsesmodul CRM Elektroniske skjema Tjenestebeskrivelser Sak&Arkiv (ePhorte) CRM Kontakt register Tjenestedatabase Elektroniske skjema «Enkelt for innbyggerne – trygt for saksbehandlerne» fra KF sin hjemmeside Utarbeide elektroniske skjemaer Hadde først planer om å lage skjemaer selv Ble ikke bra i det hele tatt. Vanskelig Mye å tenke på Å lage skjemaer er et eget fag Innføring Innføring av elektroniske skjemaer i Halden gjøres i flere trinn: 1. Avklare hva slags skjema det er behov for 2. Sjekke om KF har skjema som oppfyller behov 3. Hvis ikke utvikler KF skjema for kommunen 4. Endring av interne prosesser ved innføring av 5. 6. elektroniske skjema avklares Oppsett mot sak- arkivsystem for integrasjon Skjemaet legges ut på hjemmesiden Elektroniske skjemaer Bedre kvalitet: – – – – Kvaliteten på selve skjemaet blir bedre Kvaliteten på det som blir fylt ut blir bedre Skjema blir riktig fylt ut. Har «hjelpetekst» hvor man kan legge inn informasjon om det som skal fylles ut. – «Tvungen» utfylling i enkelte felter Elektroniske skjemaer Bedre styring: – Elektroniske skjema blir automatisk sendt til rett sted dvs ePhorte – Sikrer at henvendelser blir besvart – Digitale søknadsprosesser – er forutsigbare – Effektivisering av arbeidsprosesser så vel for brukeren som for kommunen. Elektroniske skjema Bedre service: – – – – Skjema er tilgjengelig hele døgnet alle dager En viktig del av et godt tjenestetilbud på nett Enklere for innbyggerne å sende inn skjema Innbyggerne bør ikke vite hvem som skal ha søknadsskjemaet eller hvor det skal sendes – Det er «gratis» å sende inn en elektronisk søknad Tjenestebeskrivelser Tjenestebeskrivelser  Hadde lite av tjenestebeskrivelser fra før  Nesten umulig oppgave å utarbeide dette selv? Vi kunne nok klart det alene, men det ville vært en enorm jobb å holde det oppdatert. Tjenestebeskrivelser - NTK • Halden kommune besluttet å abonnere på Nasjonal tjenestekatalog • Nasjonal tjenestekatalog er en rask måte å komme i gang på. • Inneholder de tjenestebeskrivelsene vi har behov for Tjenestebeskrivelser - NTK Vedlikehold? • Integrert i publiseringsløsningen • Evry utviklet egen MS Sharepoint webpart for dette Tjenestebeskrivelser - NTK Bedre kvalitet: – «Ferdige» tjenestebeskrivelser er kvalitetssikret både tekstlig og juridisk sett – Automatisk oppdatering av regelverk og lover samt endringer – Automatisk merket med «LOS» emneord – forenkler for innbyggeren Tjenestebeskrivelser - NTK Bedre styring: - Sikrer lik saksbehandling - Sikrer lik informasjon om tjenestene ut til innbyggerne Tjenestebeskrivelser - NTK Bedre service: – Tjenestebeskrivelsene er alltid tilgjengelig – I tjenestebeskrivelsene får man en ensartet beskrivelse av ; - Tjenestene kommunen tilbyr - Målgruppe - Kriterier - Pris - Søknadsveiledning - Søknadsbehandling - Klagemulighet - Kontaktinformasjon • Bidrar tjenestebeskrivelser og elektroniske skjema til bedre kvalitet, bedre styring og bedre service i kommunen? Ja Takk for meg ! Spørsmål? Kontakt: [email protected]