1. No category

KVALITETSHÅNDBOK
Styringsdokument 4.001 Revisjon 4
2014
Vår visjon:
TP Nordic AS skal være den foretrukne leverandør av tekniske produkter og maskinerte
ståldeler i våre kundesegmenter.
side 0
KVALITETSHÅNDBOK
Styringsdokument 4.001 Revisjon 4 2014
Velkommen til vår kvalitetshåndbok
Vår intensjon med denne er å gi våre kunder, eiere, leverandører og øvrige samarbeidspartnere et
innblikk i hvordan vi kontinuerlig tenker og arbeider med kvalitetssikring, HMS og internkontroll.
I håndboken kan du lese mer om:
1) innledning
2) presentasjon av TP Nordic AS
3) produkter og virksomhetsområder
4) leverandører og forhandlere
5) organisasjon
6) ressurs- og dokumentstyring
7) ledelsens forpliktelser
8) kvalitets- og miljøpolitikk
9) målsettinger
10) flytskjema verdikjeden
11) prosesskart
12) kontinuitet i forbedringsarbeidet
13) beskrivelse av forbedringsprosessen
14) avvikshåndtering
15) systemrevisjon
16) styringssystemet
17) dokumentoversikt
KVALITETSHÅNDBOK
Styringsdokument 4.001 Revisjon 4 2014
Historien bak bedriften;
TP Nordic ble etablert i 2006 av Jan M Nyborg og Freddy Haaberg. Begge har lang erfaring innenfor
salg av motorer, gir, lager og transmisjoner til industrien og OEM kunder.
I tillegg er vi en stor leverandør av maskinerte komponenter etter tegning i ulike materialer,
bearbeidinger og overflatebehandling. Dette har vi videreutviklet slik at vi i dag også leverer ferdige
moduler til komplette maskiner, basert på kundens krav og spesifikasjoner. Denne del av vår
forretning er i dag en viktig del av vår omsetning. Og med den kunnskap vi har opparbeidet, er dette et
viktig satsingsområde hos oss.
TP Nordic er et lite, men kompetent firma der alle ansatte har gode kunnskaper og lang erfaring.
Vårt hovedbudskap er at kunden er i sentrum, og for å kunne lykkes med det vet vi at en del
grunnleggende elementer må være til stede;
•Kunnskap og forståelse om produktene og kunden
•Kvalitet og leveringssikkerhet
•Valg av leverandører
•Informasjon og oppfølging mot våre kunder
•Kostnadsbilde som totalt er med å sette prisen på produktene.
Salg av motorer, gir, lager og transmisjoner til industri og OEM-kunder
TP Nordic AS en stor leverandør av CNC-maskinerte komponenter etter tegning i
ulike materialer, bearbeidinger og overflatebehandlinger.
Overflatebehandling:




Sandblåsing
Galvanisering
Maling
Statisk pulver-maling
TP Nordic AS lagerfører en rekke IE 2 motorer
KVALITETSHÅNDBOK
Styringsdokument 4.001 Revisjon 4 2014
Beliggenhet og nøkkelinformasjon
Beliggenhet
:
Tertneskrysset
Storbotn, Åsane
Ta av i Tertneskrysset og kjør gjennom rundkjøring, ta til venstre og kjør
500 meter tilbake på gamleveien. Ta til venstre mot Storbotn
Firmanavn
Organisasjonsnr
:
:
TP Nordic AS
NO 990 789 398 MVA
Besøksadresse
Postadresse
:
:
Storbotn 110, 5106 Øvre Ervik
P.O. Box 27 Øvre Ervik, 5876 Bergen
Telefon
Telefaks
e-post
Hjemmeside
:
:
:
:
+47 55 70 70 18
+47 55 70 70 19
[email protected]
Revisor
:
Revisorgruppen AS
Aksjonærer
:
Jibe Holding AS
Tbf Holding AS
Joffen AS
50 %
40 %
10 %
Organisasjonskart
STYRET
Styreleder
Styremedlemmer
Daglig leder
Kontor / administrasjon
Regnskap
Lager
Prosedyrereferanser:
5.005 Funksjonsbeskrivelse
5.006 Ansvars- og attestasjonsmatrise
Ledelsens representant
Salg / Marked
Innkjøp
KVALITETSHÅNDBOK
Styringsdokument 4.001 Revisjon 4 2014
Vi har stort hovedlager i Storbotn, og lagerfører et bredt produktsortiment.
Kunder og leverandører er velkommen til å besøke oss i våre trivelige kontorlokaler.
Vi har et nettverk av leverandører som er valgt utelukkende basert på kvalitet, kompetanse innenfor
sitt felt og som har riktige priser. Over tid har vi utviklet disse til å bli trygge leverandører mot det
marked her i Norge og Europa som vi betjener og ønsker å betjene.
TP Nordic AS har etablert et landsdekkende forhandlernett.
Vår samarbeidspartner innen service og vedlikehold er:
Bergen Industriteknikk AS
Adresse
Telefon
:
:
Storbotn 110, 5106 Øvre Ervik
908 03477
Montering, reparasjon og vedlikehold
KVALITETSHÅNDBOK
Styringsdokument 4.001 Revisjon 4 2014
Ansatte
Våre menneskelige ressurser og den kompetansekapital som de besitter er grunnleggende for vår
lønnsomhet og konkurranseevne.
Gjennom gode medarbeidersamtaler ønsker vi å fremme så vel individuell kompetanse-bygging og
egenutvikling som kollektiv vekst for bedriften som helhet. Å bli satt pris på som selvstendig individ er
motiverende, og en viktig faktor for god trivsel og til å begrense turnover.
Hver ansatt skal ha nødvendig kompetanse (= kunnskap + erfaring) for å kunne utføre sin funksjon og
ha kjennskap til sitt bidrag for at kvalitetsmålene nåes.
Ansvaret for å kartlegge, analysere, utarbeide og gjennomføre planer for kompetanseheving ligger i
linjeledelsen med utgangspunkt i å oppnå strategiske og driftsmessige målsettinger.
Dokumentflyt
Datablad for farlige / skadelige stoffer mottas fra våre leverandører og settes inn i vårt stoffkartotek.
Våre dokumenter er utarbeidet av vår styringsgruppe for kvalitetsarbeid sammen med hver enkel
prosesseier. Disse lagres elektronisk og sikrer at vi til enhver tid gjennomfører våre aktiviteter på en
samordnet måte.
Elektronisk lagring sikrer effektiv oppdatering av vårt system og gjør dokumentasjonen mer tilgjengelig
for våre medarbeidere. Prosedyre for dokumentstyring beskriver de nødvendige registreringer som
skal sikre at det er overenstemmelse mellom kravene om effektiv bruk av systemet, og det
faktagrunnlag som fremskaffes for å oppnå ønskede resultater. Prosedyren beskriver også tiltak for
sikring og sikkerhetskopiering av dokumentasjon og system.
Transport
TP Nordic AS har valgt å investere i EDI. (Elektronisk datautveksling) da dette gir både oss selv og
våre kunder en rekke fordeler.
-
Høy nøyaktighet. Data registreres kun en gang.
Raskt. Elektronisk utveksling er raskere enn vanlig postgang.
Rasjonelt. Lagerfunksjonen kan optimaliseres («Just In Time»).
Kundevennlig. Bedre service og dokumentasjon til kunder.
Miljøvennlig. Behovet for papir til handelsdokumenter blir redusert
Avfallshåndtering
TP Nordic er medlem av RENAS
Avfall håndteres etter gjeldende forskrifter og lover.
Administrasjon / kontor
Farlig avfall
Restavfall i forbindelse med drift
Vrakgods (metaller)
: Kildesortering av papir og organisk avfall
: Leveres til betjent miljøstasjon.
: Leveres til betjent miljøstasjon.
: Hentes av
KVALITETSHÅNDBOK
Styringsdokument 4.001 Revisjon 4 2014
Den øverste ledelse skal bevise hva de har forpliktet seg til,
ved å utvikle og iverksette system for kvalitetsstyring, og jevnlig
forbedre virkningen av dette systemet ved å:
–
Følge opp at styringssystemet for kvalitet etterleves
av samtlige ansatte
–
Fortelle de ansatte at krav i lover og forskrifter er
skal følges, og er avgjørende for en sikker og trygg
arbeidsplass.
–
Utføre det som ledelsen har vedtatt for effektivt
kvalitetsarbeid og sørge for at resurser er
tilgjengelige
KVALITET OG MILJØ POLITIKK
Ledelsens ansvar:
Alt kvalitetsarbeid skal være forankret i ledelsen. All virksomhet skal gjennomføres med den hensikt å
oppfylle ulike kundekrav.
Ledelsen ved TP Nordic AS forplikter seg til å utvikle, innføre og følge opp et kvalitetssystem som er
tilpasset bedriftens aktiviteter og til å arbeide med kontinuerlig forbedring av systemet.
Kvalitetspolitikk
Målet med kvalitetsarbeidet i TP Nordic AS er å oppfylle kundens behov, krav og forventninger på en
stadig bedre måte. Dette forutsetter at TP Nordic AS har evne til fleksibilitet og tilgjengelig
kompetanse for å møte kundens skiftende behov for rask leveranse og fleksible løsninger.
Størst mulig grad av kundetilfredshet er et overordnet mål for vår bedrift. Fornøyde kunder skaper
positiv omtale for TP Nordic ute i markedet. Fornøyde kunder genererer gjenkjøp og grunnlag for gode
kunderelasjoner som vi skal ivareta på en best mulig måte.
Vi vil alltid gjøre vårt beste
Vi setter våre kunder i sentrum og vil at alle våre samarbeidspartnere og kunder hos TP Nordic skal ha
en kvalitetsfylt opplevelse.
Kunnskap og entusiasme er fellesnevnere for TP Nordic sine medarbeidere, og vi stiller oss med
glede til kundens disposisjon med veiledning og service.
Vårt mål er å lykkes gjennom:
-
Et komplett, relevant sortiment av transmisjonsprodukter
Å satse på produktkvalitet og miljøvennlige produkter.
Sikre at kvalitetskrav og leveringstider overholdes
Fremstå som en kompetent og troverdig leverandør
Konkurransedyktige priser
Være fleksibel og løsningsorientert
KVALITETSHÅNDBOK
Styringsdokument 4.001 Revisjon 4 2014
-
Profesjonell service og kundebehandling
Vi skal videre:
-
ha en klar fordeling av ansvar og myndighet
utvikle og opprettholde et høyt faglig nivå innenfor alle funksjoner ved å gjennomføre
systematisk opplæring
bruke vårt avvikssystem til å kvantifisere avviksårsaker og avdekke forbedringsområder
TP Nordic AS har tilpasset sin kvalitetspolitikk slik at den passer vår organisasjon, drift og
selskapsstruktur. Vi har etablert kvalitetsmål som er målbare og forenlig med denne.
Kvalitetspolitikken blir jevnlig revidert av bedriftens ledelse og valgte representanter.
TP Nordic AS skal fremstå som en pålitelig og god samarbeidspartner for våre kunder og
leverandører.
TP Nordic AS skal videre gi ansatte, eiere og samfunnet trygghet mot ulykker og helseskader gjennom
et godt arbeidsmiljø og sterk fokus på HMS
TP Nordic AS skal sikre kundene adgang til miljøriktige produkter og drive virksomheten med minst
mulig miljøbelastning.
KVALITETSHÅNDBOK
Styringsdokument 4.001 Revisjon 4 2014
Vi arbeider etter prosessorienterte prinsipper med utgangspunkt i ISO 9001:2008. I vårt kvalitetsarbeid
er vi opptatt av at det neste leddet i vår verdikjede oppfattes som en kunde.
Grafisk fremstilling av våre viktigste prosesser og oppgaver (verdikjeden)
STYRINGSPROSESSENE
Overordnede føringer, strategiske planer og prosedyrer
UTLØSENDE AKTIVITETER
LOGISTIKK
HOVEDMATRISE
UTLØSENDE AKTIVITETER
KVALITET
Markedsføringsaktiviteter
Salg
Vedlikehold av
Godkjenninger og
sertifikater
Kalkyle / tilbud
Respons kunde
Ordrebekreftelse
til / fra kunde
Ordre
Kvalitetssikring kunde



Intern ordre
Ekstern ordre
Bestille transport
Kredittsjekk
 ny kunde
 dårlige betalere
Innkjøp
Informere kunde
Mottakskontroll
Varer inn
Registrere avvik
Bestille transport
Varer ut
Avviksbehandling
Kvittering mottak
Varer levert kunde
Faktura
Betalingsoppfølging
1) Reklamasjon
2) Reklamasjon i
garantitid
Purrerutiner
STØTTEPROSESSENE:
Administrasjon, Kvalitet og HMS, Ledelse og Teknologi forankret i
Arbeidsmiljøloven og Internkontrollforskriften, samt øvrige relevante lover, forskrifter og standarder
KVALITETSHÅNDBOK
Styringsdokument 4.001 Revisjon 4 2014
T
PROSESSKART FOR TP NORDIC AS
Ledelsesprosesser: >> ledelsens gjennomgåelse, mål og handlingsplaner
Kvalitet- og HMS-prosesser: >> forbedringer, internrevisjon, avviksbehandling
Administrative prosesser: >> Konsernsamarbeid, personal, lønn, opplæring
Tekniske prosesser: >> verktøy, vedlikehold, teknisk ansvar, logistikk, varehåndtering
HOVEDPROSESSER
Kunde
Ordrebehandling
Salg
og MF
Varebestilling
Varemottak
Varelevering
Kvalitetsstyring er en prosess som aldri stopper opp. Vi arbeider kontinuerlig med å forbedre
virkningen av målrettet kvalitetsstyring, samt tilpasse seg endringer i rammebetingelser og
markedssituasjon.
Viktige styringsverktøy er:





Evaluering av definerte og kvantifiserbare kvalitetsmål
Resultater fra kvalitets- og HMS-revisjoner
Analyser av data
Etablerte korrigerende og forebyggende tiltak
Ledelsens gjennomgang av kvalitetssystemet
Forbedringsprosess:
PROSESS
Identifisering av
forbedringsmuligheter
Dokumentasjon
kortsiktige korrigerende tiltak
Planmøte for
behandling og
etablering av
langsiktige korrigerende tiltak /
forbedringsprosjekt
Forbedringsprosjekt
Evalueringsog oppfølgingsmøte.
Verifisering av
forbedring
Kunde
KVALITETSHÅNDBOK
Styringsdokument 4.001 Revisjon 4 2014
Avvikshåndtering Kvalitet og HMS
Alle avvik registreres og behandles i DigitalHMS. Systemet genererer rapporter og grafiske
fremstillinger over avviksfordeling, type avvik, årsaker ++, og er et nyttig verktøy ved ledelsens
gjennomgang.
Utsnitt fra DigitalHMS : Skjema for avviksmelding
Utsnitt fra DigitalHMS : Skjema for avviksbehandling
Grafisk fremstilling over avvikstype og årsaker danner et godt grunnlag for vårt forbedringsarbeid.
KVALITETSHÅNDBOK
Styringsdokument 4.001 Revisjon 4 2014
Oppfølging av kvalitetsavvik:
Avvik registreres både mot leverandør og aktuell kunde. Avvik kan omfatte:







Leveringstid
Feil vare
Feil på vare
Brekkasje
Feil mengde
Feile mål
++
Oppfølging av avvik skjer etter følgende prosessflyt:
Avvik registrert på leverandør
Interne, egne avvik
Avvik registreres mot aktuelle
kunder som følges opp.
Akkumulerte avvik pr leverandør
Avklaringsmøte med leverandør
Avviksbehandling alle avvik
Evaluering av virkning
Avvik lukkes
KVALITETSHÅNDBOK
Styringsdokument 4.001 Revisjon 4 2014
Systemrevisjon er et ledelsesverktøy som kontinuerlig skal bedømme styringssystemets prosesser og
aktiviteter. Vi gjennomfører årlig revisjon.
I forbindelse med revisjon utarbeides det rapporter som beskriver:




systemavviks art i forhold til overordnet kvalitetsarbeid og systemstatus
korrigerende tiltak som iverksettes*
tidsplan for gjennomføring
ansvarlig for å lukke avvik
Analyse
Ledelsen skal samle inn alt tilgjengelig faktagrunnlag basert på data fra overvåkinger, målinger,
statistikker og avvik og analysere dette mht å:


Bedømme at kvalitets-systemet er hensiktsmessig og virker
Bedømme hvor eventuelle tiltak kan og bør iverksettes
*Korrigerende tiltak
Hensikten med korrigerende tiltak er å eliminere årsakene til oppståtte avvik og hindre gjentakelse.
Fullførte tiltak rapporteres til ledelsen. Utfra prinsippet om at avvik = læring gjennomgås
avviksbehandlingen på fellesmøter med samtlige ansatte hvor Kvalitets- og HMS-arbeid er en del av
agendaen.
Når avvik oppstår etableres det umiddelbart avviksdokumentasjon og korrigerende tiltak iverksettes
ihht den.
Forebyggende tiltak
Slike tiltak er rotfestet i bedriftens rutiner for risikovurdering.
Risikovurdering HMS
Risikovurdering gjennomføres som en del av våre vernerunder. Etablerte risikovurderinger
gjennomgås, og eventuelle nye faremomenter risikovurderes og behandles. Risikovurderinger og
sikker jobbanalyser (SJA) dokumenteres i DigitalHMS
Risikovurdering Kvalitet
Risiko for kvalitetsavvik søkes å forebygges ved kontinuerlig evaluering av våre prosesser. Hvert ledd i
våre prosesser evalueres ut fra: hva kan gå galt og hvordan kan vi forhindre det.
KVALITETSHÅNDBOK
Styringsdokument 4.001 Revisjon 4 2014
Styringssystemet for TP Nordic skal sikre at virksomhetens totale styring skjer på en effektiv og sikker
måte innenfor de rammer som er gitt av konsernledelsen.
Styringssystemet skal ivareta system for planlegging og sikring av kvalitet i prosesser og produkter,
basert på kravene i NS-ISO 9001-2008 og prinsippene for total kvalitetsledelse.
For å ivareta ovennevnte er systemet delt inn med følgende nivåer for styrende dokumenter:
NIVÅ 1
Vår bedriftshåndbok, som beskriver hvordan vi arbeider med Kvalitetsstyring og Internkontroll.
Håndboken er bygget opp etter kravene i ISO-standarden og beskriver vår etterlevelse av
Internkontrollforskriften. Den skal beskrive vårt kontinuerlige forbedringsarbeid samt gi nødvendig
informasjon til våre medarbeidere, kunder, leverandører, eiere og andre forretningsforbindelser.
NIVÅ 2
Inneholder våre hovedprosesser og beskrivelser av dokumenterte rutiner innenfor prosessene for
oppfyllelse av kravene innenfor:



NS-EN ISO 9001:2008
Internkontrollforskriften
Arbeidsmiljøloven
DigitalHMS inneholder TP Nordic AS sine egne krav og prosedyrer til gjennomføring av
avviksregistrering og håndtering av disse. Videre foreligger det dokumentasjon for internkontroll,
vernerunder, risikovurderinger og sikker jobbanalyser.
NIVÅ 3
Resultatdokumentasjon / registreringer ved etterlevelse av dokumentasjon for system for
kvalitetsstyring, HMS og internkontroll.
KVALITETSHÅNDBOK
Styringsdokument 4.001 Revisjon 4 2014
4.001
4.002
4.003
4.004
4.005
Kvalitetsmanual
Arkivnøkkel
Kontroll med dokumenter
Kontroll med regstreringer
Termer og definisjoner
5.001
5.002
5.003
5.004
5.005
5.006
Ledelsens gjennomgåelse
Ledelsens forpliktelser
Kvalitetspolitikk og kvalitetsmål
Organisasjonskart
Funksjonsbeskrivelse
Autorisasjons- og attestasjonsmatrise
6.001
6.002
6.003
6.004
Kurs- og opplæringsmatrise
Miljøprofil
Plan for kompetanseutvikling
Arbeidsreglement
7.001
7.002
7.003
7.004
7.005
7.006
7.007
7.008
7.009
7.010
7.011
7.012
7.013
7.014
7.015
7.016
Planlegging for realisering av produkt
Gjennomgåelse av krav relatert til produkt
Registrering av forespørsel, tilbud og direkteprising
Sjekkliste for tilbud
Salgs og leveringsbetingelser
Kontroll med kundedata
Registrering / endring av kundeinformasjon
Ankomst- og stikkprøvekontroll
Innkjøpsprosedyre
Godkjente leverandører
Forespørsel til leverandør
Registrering av nye leverandører
Endring av leverandører
Kontroll med overvåkings- og måleutstyr
Kontroll med avvik
Kundeklager og reklamasjonshåndtering
8.001
8.002
8.003
8.004
8.005
8.006
8.007
Intern revisjon
Mal for interne revisjoner
Forebygging og forbedringsarbeid
Revisjonsplan
Kontroll med produkt med avvik
Registrering og behandling av avvik
Måling av kundetilfredshet
9.001
9.002
9.003
9.004
9.005
Skjema forebyggende tiltak
Kundetilfredshetsmåling
Avviksskjema
Spørreskjema leverandør
Sjekkliste godkjenning nye leverandører
10.001 Vareplukk fra lager
10.002 Regulering av lagerbeholdning
10.003 Lasting og lossing med truck