Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. Felles innsats for forbedrede ROS-analyser og metodikk, innen teknisk, bygg og eiendom Regionalt beredskapsseminar 12. mars 2015 Sigmund Stikbakke, Spesialrådgiver Bygg og eiendom HSØ Prosjekt Kritisk infrastruktur i Helse Sør-Øst. - Driftsløsninger og beredskap Oppstart mandag 9.3 Plan for arbeidet, tanker og ideer.     Bakgrunn Hva mener vi med kritisk infrastruktur? ROS analyser-ulike metoder Sikker drift?  Rutiner  Eksempler på praktiske løsninger og «reserveløsninger»  Hvor går skillet mellom robust og beredskap?  Forankring i ledelse og styre 2 Bakgrunn • Det har i den senere tid vært økt oppmerksomhet på både driftssikkerhet og beredskap i forbindelse med kritisk infrastruktur. Oppmerksomheten har vært rettet mot hvordan det arbeides systematisk innen disse områdene og er i mindre grad knyttet til konkrete hendelser. • Begrepene driftssikkerhet og beredskap må sees i sammenheng, men ikke blandes helt sammen. Når spørsmål om sikker og robust drift vurderes er det særlig forhold til lover og forskrifter om intern styring og kontroll (jf. bl.a. internkontrollforskriften og rammeverk for god virksomhetsstyring). Disse legger til grunn at helseforetakene har systemer for risikoerkjennelse og for å håndtere risikoen i ordinær drift. • Videre har RHF og helseforetakene iht. helseberedskapsloven plikt til å utarbeide beredskapsplaner. Dette betinger at helseforetakene har planer og reserveløsninger for sentrale innsatsfaktorer for sin virksomhet slik som IKT, vann og strøm. Bakgrunn forts Det er i helseforetakene i Helse Sør-Øst registrert til dels ulik praksis i forhold til: • • • • • • • Utarbeidelse av ROS analyser, metodikk og omfang Ledelses- og styreforankring Opplæring Øvelser Rutinemessig oppdatering ROS analyser omfang (dekker deler av foretaket ikke hele) Rutiner for samarbeid med lokale myndigheter Det er ikke utarbeidet felles maler for ROS-analyse i regionen, og i liten grad innad i HF. Mandat Møte 18.9.2014 Sak 26/2014 FUBE anbefaler å igangsette et prosjekt som skal utarbeide regionale metoder og praksisveiledere innenfor sikker drift og beredskap av kritisk infrastruktur. Arbeidet utføres i dialog med regionalt beredskapsutvalg (RBU). Resultatet av arbeidet legges frem for FUBE. OBD – i kapittel 10.1 Beredskap Mål 2015: • Riksrevisjonens rapport fra 2014 om kontroll med forvaltningen av statlige selskaper for 2013, påpeker avvik og anbefalinger knyttet til beredskap innen IKT, vann og strøm. Helseforetaket skal følge opp anbefalingene i Riksrevisjonens rapport. Riksrevisjonens rapport Helseforetakenes beredskap innen strøm, vann og IKT • Helseforetakene mangler eller har mangelfulle risiko- og sårbarhetsanalyser og beredskapsplaner for ikt, vann og strøm. • Helseforetakene gjennomfører få øvelser på innsatsfaktorene vann, strøm og ikt. • Ledelsen i helseforetakene følger i liten grad opp beredskapsarbeidet. • Helse- og omsorgsdepartementet og de regionale helseforetakene har lagt til rette for beredskapsarbeidet, men oppfølgingen har vært svak. Riksrevisjonens rapport Anbefalinger: • • • • • Helse- og omsorgsdepartementet pålegger de regionale helseforetakene å forsikre seg om at helseforetakene etterlever gjeldende lover og regler for beredskapsarbeid for innsatsfaktorene ikt, vann og strøm. De regionale helseforetakene og helseforetakene sørger for at arbeidet med ROS-analyser og beredskapsplaner forankres bedre i helseforetakenes ledelse, inkludert styrene. De regionale helseforetakene vurderer muligheten for felles maler for ROSanalyser og beredskapsplaner, og mer samarbeid innad i og mellom helseforetakene Helseforetakene gjennomfører flere øvelser knyttet til innsatsfaktorene ikt, vann og strøm eller hvor innsatsfaktorene blir integrert som en del av andre typer øvelser. De regionale helseforetakene sørger for at helseforetakene blir bevisstgjort sin rolle som databehandlingsansvarlig. Sikker drift • En grunnleggende forutsetning for god beredskap og krisehåndtering er at virksomhetens daglige drift er sikker og robust • Jf. bl.a. internkontrollforskriften og rammeverk for god virksomhetsstyring • Helseforetakene/sykehusene skal ha systemer for risikoerkjennelse og for å håndtere risikoen i ordinær drift. Styringssløyfen – Styrings- og rapporteringssystemet Budsjett og styringsdokumenter Plandokumenter og rapporter Storting Desember Statsbudsjettet Prop. 1 S Oktober HOD Januar Oppdragsdok/ Årlig melding foretaksmøte Februar RHF RHF Februar Styringsdok / foretaksmøte* Årlig melding HF Januar HF 10 Overordnet (formell) styring HOD til RHF:  Oppdragsdokumentet  Protokoll fra foretaksmøtet i Helse Sør-Øst RHF RHF til HF: • Oppdrag- og bestilling 2013 til helseforetakene fra Helse Sør-Øst RHF • Protokoll fra foretaksmøtet i helseforetaket = det samlede styringsbudskapet for 2013 for helseforetakene Se også: www.helse-sorost.no/strategi 11 God virksomhetsstyring Virksomhetskrav Lover og forskrifter Foretaksmøteprotokoller Oppdragsdokumenter Styrevedtak Strategiske og operative måldokumenter Rammeverk Prinsipper for virksomhetsstyring i Helse Sør-Øst Foretaksomgripende prosesser og verktøy  Årsplan, herunder - Hovedprosesser knyttet til strategi og mål, - Behovsvurdering og prioritering, budsjett (herunder økonomisk langtidsplan), - Oppdrag og bestilling til HF / sykehus, - Rapportering og oppfølging - Utarbeidelse av årlig melding, mv  Verktøy og veiledninger for: - Risikovurdering - Ledelsens gjennomgåelse - Håndtering av uønskede hendelser, herunder etablert prøveordning med rapportering til helsetilsynet - Andre relevante dokumenter 12 Styrets ansvar etter helseforetaksloven Styrets ansvar og oppgaver er forankret i helseforetaksloven § 28 Styrets oppgaver: • • • • • Forvaltningen av foretaket hører under styret som har ansvar for en tilfredsstillende organisering av foretakets samlede virksomhet. Styret skal fastsette budsjett og planer for foretakets virksomhet. Styret skal holde seg orientert om foretakets virksomhet og økonomiske stilling. Det skal føre tilsyn med at virksomheten drives i samsvar med målene som er nedfelt i § 1, foretakets vedtekter, vedtak truffet av foretaksmøtet og vedtatte planer og budsjetter. I regionalt helseforetak omfatter styrets plikter etter tredje ledd også helseforetak som foretaket eier. Styret skal sørge for at bokføring og formueforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Dette innebærer bl.a. at styret skal ”påse” at det er etablert god internkontroll som gir rimelig sikkerhet for at foretaket når fastsatte målsettinger, har pålitelig rapportering av styringsinformasjon og etterlever lov- og regelverk. 13 Hva er kritisk infrastruktur Ekstern Elkraft • Høyspent • Lavspent Reservekraft-aggregater Avløp Vannforsyning Fjernvarme Fjernkjøling Adkomst Pasient og personell Vareleveranser Intern Elkraft • Prioritert • Uprioritert • UPS • Reservekraft-mange rom uten lys • Aggregat Varmt og kaldt vann Varme og kjøling • Hetvann • Damp • Isvann Medisinske gasser Trykkluft IKT Datarom Med tek tilførsel Telefoni Sykesignal Rørpost 14 Prinsipp for tilstandsregistrering og vedlikeholdsplanlegging 15 Tilstandsregistrering infrastruktur 16 Hovedvannforsyning TG 0 Tosidig forsyning, tilstrekkelig og stabilt trykk, god vannkvalitet. Tilnærmet nye rørsystemer / meget god tilstand. Pumper, filter/forbedring av vannkvalitet TG 1 Ensidig forsyning, tilstrekkelig trykk, god vannkvalitet. Rørsystemer med akseptabel tilstand, alder < 25 år TG 2 Utilstrekkelig forsyning, variabelt trykk, uakseptabel vannkvalitet. Rørsystemer over 25 år med ukjent tilstand, eller kjent uakseptabel tilstand. TG 3 Dårlig vannkvalitet og trykk. Rørsystemer med oversteget teknisk levetid, behov for utskiftning 17 Aggregering av data 1(2) 18 Aggregering av data 2(2) XX Regionalt Helseforetak Sykehuset XX Helseforetak Sykehuset XX Helseforetak Sykehuset XX Helseforetak Eiendom 1 Eiendom 2 Bygg A Bygg B Bygg C Bygg A Bygg B Bygg C 19 ROS i Multimap HMS Økonomi Estetikk Verneverdi Konsekvensen har innvirkning på helse, miljø og/eller sikkerhet. Herunder arbeidsmiljø også Konsekvensen er dårligere drifts/vedlikeholdsøkonomi. Eksempelvis fare for følgeskader. Konsekvensen er forverret estetisk uttrykk. Konsekvensen er varig tap av kulturminne eller del av kulturminne 5 4 3 2 1 Svært alvorlig Alvorlig Moderat Lav Ubetydeli g kan gi uopprettelig skade/tap (sykdom, tap av liv eller store tap av verdier) eller varige gevinster reversibel skade/tap/gevinst (sykdom, skade på mennesker eller andre verdier) akseptabel skade/tap/gevinst målbart ubehag/skade/ tap eller gevinst, men av mindre betydning vanskelig målbar/definerbar skade på mennesker eller andre verdier 20 Alternativer 21 ROS analyser på flere nivå og i flere «leirer» Nasjonalt risikobilde Regionale ROSanalyser FylkesROS ”Operative” ROSanalyser Beredskapsplaner foretaksnivå Overordnede (generiske) planer • Varsling • Overordnet ledelse • Beslutningsstøtte • Mediehåndtering • Eksternt samarbeid Den røde tråden Fag- og hendelsesspesifikke beredskapsplaner basert på daglig drift Planverk på avdelings-/enhetsnivå • Lokal ledelse • Vektlegging av pasientsikkerhet • Vektlegging av skadebegrensning og gjenoppretting ROS verktøy skal …være.. Enkelt å bruke En metode? To metoder? Etablerte eller nye metoder? ? Aggregering? Kunne presentere enkelt for ledelse/styre ..gi.. Grunnlag for gode rutiner i drift ??? 23 Kilde: Hans Kristian Solberg Takk for oppmerksomheten! 25