28 - Dyrøy kommune
Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: Administrasjonsutvalget Nordavindshagen, Arvid Hanssen-huset 28.11.2013 13:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 77 18 92 00. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed, som gis pr. telefon. Saksliste Utvalgssaksnr Innhold Lukket Arkivsaksnr Saker til behandling PS 16/13 Referat sak RS 57/13 Tidsbegrenset arbeidsavtale 2008/216 RS 58/13 Fast arbeidsavtale 2013/370 RS 59/13 Fast arbeidsavtale 2013/553 RS 60/13 Søknad om pensjon 2007/578 Saker til behandling PS 17/13 Telemarksforskning: Evaluering av Dyrøy kommunes pleie, rehabilitering og omsorgstjenester 2013/132 PS 18/13 Godkjenning av lokal lønnspolitikk og retningslinjer for lokale forhandlinger 2014 og 2015 2013/596 Randi Lillegård ordfører Sakertilbehandling PS16/13Referatsak Dyrøy kommune Den Icerende kommune I 7 OKT2013 Hilde Stokkland 9311 BRØSTADBOTN ' Deres ref.: Vår ref.: 2008/216 Saksbehandler: Elin Meleng Blomseth. tlf.: 77 18 92 04 Klassering: 420/Hilde Stokkland Dato: 10.07.2013 Tidsbegrenset arbeidsavtale I Dyrøy kommune med arbeidssted: Pleie- og omsorgstjenesten, sykehjemmet. Arbeidsgiver tar forbehold om at arbeidssted kan endres ved behov. Arbeidstakers navn: Adresse: Fødselsnummer: Hilde Stokkland. 9311 Brøstadbotn. 19.05.64. Vedtak om ansettelse: Ans.utv. 08.07.13. Stilling: Sykepleier. Stillingstørrelse: 20 %. Utvidelse av fast deltidsstilling, jf. HTA §2.3. Tidsrom: ca. 1 års svangerskapsvikariat. Tiltredelse i september 2013 etter avtale med enhetsleder PLO. Vikariat for: Mirela Zarnescu. Arbeidstid: Turnus. Arbeidsforholdet opphører uten forutgående oppsigelse fra noen av partene etter endt svangerskapsvikariat. Så lenge ansettclsesforholdet består, gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 1 måned regnet fra oppsigelsestidspunktet. Du vil bli lønnet som sykepleier i SKO 7174 med årslønn tilsvarende kr 405.100,- i 100% stilling. Din lønnsansiennitet er fastsatt til 07.88. Lønn utbetales den 12. i hver måned. Feriepenger i henhold til Ferieloven og Hovedtariffavtalen. Pensjonsordning med premieandel på 2% av brutto lønn. Tilsetting skjer på de vilkår og med de plikter som går fram av gjeldende lovverk, reglement og tariffavtale. Arbeidsgiver forbeholder seg rett til å foreta trekk i lønn ved evt. feilutbetaling av lønn. Arbeidsavtalen sendes i 2 eks. hvor den ene bes returnert rådmannen i undertegnet stand innen 10 dager. Postadresse: Dyrøytunet I 9311 Brøstadbotn E-post: postmottakgdyroy.kommune.no Besøksadresse: Dyrøytunet 1 www.dyroy.kommune.no Telefon: 77 18 92 00 Telefaks: 77 18 92 10 Bank: 4796 07 00003 Org.nr.: 864 994 032 Underskrift arbeidsgiver: Elin M. Blomseth enhetsleder personal Underskrift arbeidstaker: Jeg bekrefter herved at jeg tar stillingen på overnevnte betingelser og kan tiltre etter avtale med enhetsleder PLO dato underskrift Dyrøy kommune Den lærende kommune Odd Magne Olsen 9311 BRØSTADBOTN Deresref.: Vårref.: 2013/370 Saksbehandler: ElinMelengBlomseth,tlf: 77 1892 04 Klassering: 420 Dato: 01.11.2013 Fast arbeidsavtale I Dyrøy kommune med arbeidssted: teknisk - uteseksjonen. Feier er styrt av brannsjef/brannmester innenfor brannområdet. Teknisk sjef i Dyrøy kommune disponerer feieren ved spesielle hendelser eller ekstraordinære tiltak eller ved tidspunkter der feiing eller tilsyn ikke lar seg gjennomføre. Arbeidsoppgaver: Feieren utfører feiing av skorsteiner, tilsyn av fyringsanlegg og informasjon til huseierne om brannsikkerhet i boliger i Dyrøy kommune og Sørreisa kommune. Andre oppgaver innenfor teknisk enhet må kunne påregnes. Arbeidsgiver tar forbehold om at arbeidssted kan endres ved behov. Arbeidstaker navn: Odd Magne Olsen. Adresse: Espenesveien 570, 9311 Brøstadbotn. Fødselsnummer: 06.03.80. Vedtak om ansettelse: Ans.utv. 13.06.13. Stilling: Feier. Det tas forbehold om bestått fagbrev som feier etter gjennomført utdanning på Brannskolen, §20 kandidat. Det settes 2 års bindingstid etter bestått fagbrev som feier, jf. HTA §14.3. Stillingsstørrelse: 100 %. Tiltredelse: 04.11.13. Overlapping med feier Johan J. Johansen ut året 2013. Arbeidstid: Dagtid med basis arbeidstid 0730-1500, arbeidstid ut over dette skal avklares med arbeidsgiver. Feierens oppmøtested er ved teknisk uteseksjon i Dyrøy, men når feiersesongen er i gang, vil det være mest hensiktsmessig å kjøre rett ut på feierjobben. Ferie skal normalt legges til den normale ferietiden, ferie utover dette etter avtale med overordnet. Prøvetiden er 6 måneder. I prøvetiden er det en gjensidig oppsigelsesfrist på 14 dager. Etter endt prøvetid er det en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder fra oppsigelsestidspunktet. Du lønnes som assistent fram til fagbrev som feier er bestått i SKO 6014 arbeider med årslønn tilsvarende kr 331.400,- i 100% stilling, jf. HTA pr. 01.05.13. Din lønnsansiennitet er fastsatt til 10.03. Postadresse: Besøksadresse: Dyrøytunet1 DyrøytunetI 9311Brøstadbotn E-post:[email protected] www.dyroy.kommune.no Telefon: 77 1892 00 Telefaks: 77 1892 10 Bank: 47960700003 Org,nr.: 864994032 Lønn utbetales som fast lønn den 12. i hver måned. Ferie og feriepenger i henhold til ferieloven og Hovedtariffavtalen. Pensjonsordning med premieandel 2% av brutto lønn. Tilsetting skjer på de vilkår og med de plikter som går fram av gjeldende lovverk, reglement og tariffavtale. Arbeidsgiver forbeholder seg rett til å foreta trekk i lønn ved evt. feilutbetaling av lønn. Skriftlig melding om at du tar stillingen bes sendt innen 10 dager. Arbeidsavtalen sendes i to eksemplarer hvor det ene returneres rådmannen i undertegnet stand. Kopi av vitnemål, attester og førerkort er levert. Legeattest og politiattest må leveres før tiltredelse i stillingen. Underskrift arbeidsgiver: • Elin Meleng Blomseth Enhetsleder personal I Underskrift arbeidstaker: Jeg bekrefter at jeg tar stillingen på de ovennevnte betingelser, og kan tiltre 04.11.13. / bato Underskrift Dyrøy kommune Den kerende 5:13 kommune - eh kap:: Kaia Charlotte Krey Olsen 4abikh48.11a.veien-3*4*() Sihanis'a 9303 SILSAND Deres ref: Vår ref.: 2013/553 Saksbehandler: Elin Meleng Blomseth, tlf.: 77 18 92 04 P k. Klassering: 420 Dato: 10.10.2013 Fast arbeidsavtale I Dyrøy kommune med arbeidssted: Frisklivssentralen for Dyrøy og Sørreisa. Instruktøren har base i Sørreisa, evt. kjøring til Dyrøy dekkes i h.h.t. gjeldende regelverk for kjøregodtgjørelse. Arbeidsgiver tar forbehold om at arbeidssted kan endres ved behov. Arbeidstaker navn: Kaia Charlotte Krey Olsen. Adresse: , 9303 Silsand. Fødselsnummer: 29.04.84. Vedtak om ansettelse: ans.utv. 01.10.13. Stilling: Istruktør. Stillingsstørrelse: 10%. Tiltredelse: 01.11.13. Arbeidstid: Dagtid tilsvarende 37,5 t/uke i 100% stilling. Frisklivssentralen har åpent 9 mnd i året. Arbeidstiden på 10% stilling utjevner seg over hele året ved at det utføres mer arbeid når frisklivssentralen er åpen bl.a. samtaler med brukere. Frisklivssentralen har stengt juni-august hvor det også avvikles ferie. Det er en prøvetid på 6 måneder. I prøvetiden er det en gjensidig oppsigelsestid på 14 dager. Etter prøvetiden er det en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder fra oppsigelsestidspunktet. Du avlønnes som en personlig ordning tilsvarende den lønna du har i din faste stilling som ergoterapeut ved OGT. SKO 6517 ergoterapeut med årslønn tilsvarende kr 368.000 i 100% stilling. Din lønnsansiennitet ved OGT er beregnet til 05.07. Lønn utbetales som fast lønn den 12. i hver måned. Ferie og feriepenger i h.h.t. ferieloven og hovedtariffavtalen. Pensjonsordning med premieandel 2% av brutto lønn. Tilsetting skjer på de vilkår og med de plikter som går fram av gjeldende lovverk, reglement og tariffavtale. Arbeidsgiver forbeholder seg retten til å foreta trekk i lønn ved evt. feilutbetaling av lønn. Tub.kontroll etter gjeldende forskrift. Postadresse: Dyrøytunet 1 9311 Brøstadbotn E-post: [email protected] Besøksadresse: Dyrøytunet 1 www.dyroy.kommune.no Telefon: 77 18 92 00 Telefaks: 77 18 92 10 Bank: 4796 07 00003 Org.nr.: 864 994 032 Skriftlig melding om du tar stillingen bes sendt innen 10 dager. Arbeidsavtalen sendes i to eksemplarer hvor det ene returneres rådmannen, i undertegnet stand. Ko i av vitnemål o attester må leveres før tiltredelse i stillin en. Underskrift arbeidsgiver: Elin Meleng Blomseth Enhetsleder personal Underskrift arbeidstaker: Jeg bekrefter at jeg tar stillingen på de ovennevnte betingelser og kan tiltre (.4 ;Csi(). Dato 1.3 Underskrift 3 . Dyrøy kommune Den lærende kommune Johan Julian Johansen 9311 BRØSTADBOTN Deres ref.: Vår ref.: 2007/578 Saksbehandler: Elin Meleng Blomseth, tlf.: 77 18 92 04 Klassering: 420/Johan Julian Johansen Dato: 24.10.2013 Søknad om pensjon Viser til skriv av 18.09.13 – søknad om pensjon. Oppsigelse av faste stillinger i Dyrøy kommune som feier og utrykningsleder I brann tas til etterretning. Arbeidsforholdene opphører 01.01.2014. Vi takker for den tiden du har vært ansatt i Dyrøy kommune. Med hilsen Elin Meleng Blomseth enhetsleder personal og servicetorg Intern kopi til: Geir Fjellberg Britt Janne Wangberg May Anne Ludvigsen Aud Moan Kastnes Postadresse: Dyrøytunet 1 9311 Brøstadbotn E-post: [email protected] Besøksadresse: Dyrøytunet 1 www.dyroy.kommune.no Telefon: 77 18 92 00 Telefaks: 77 18 92 10 Bank: 4796 07 00003 Org.nr.: 864 994 032 Sakertilbehandling Sakertilbehandling Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 614 Saksmappe: 2013/132 Saksbehandler: Ørjan Higraff Dato: 11.09.2013 Saksframlegg Telemarksforskning: evaluering av Dyrøy kommunes pleie, rehabilitering og omsorgstjenester. Utvalg Oppvekst- og omsorgsutvalget Eldrerådet Oppvekst- og omsorgsutvalget Administrasjonsutvalget Formannskapet Eldrerådet Kommunestyret Utvalgssak 19/13 6/13 24/13 17/13 Møtedato 17.09.2013 18.09.2013 19.11.2013 28.11.2013 28.11.2013 29.11.2013 17.12.2013 Vedlegg 1 Oversendelse av rapportutkast: Evaluering av Dyrøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Saksopplysninger Bakgrunn for saken er kommunestyrets vedtak i sak 62/12 om at utvidelse av 4 nye omsorgsleiligheter skulle utsettes til 2015. Kommunestyret vedtar at det utarbeides en felles pleie og omsorgstjeneste, inklusiv dimensjonering av antall sykehjemsplasser og andre boformer og drift/dimensjonering hjemmetjenester. Egen prosjektplan. Det brukes ekstern bistand. Med bakgrunn i vedtaket fattet OpOm følgende vedtak for den videre prosess; Prosjektgruppe: Rådmannen og HTV. Arbeidsgruppe: Leder OpOm, enhetsleder pleie og omsorg, fagleder institusjon, fagleder hjemmetjenester, HTV sykepleierforbundet, HTV Fagforbundet, HTV Delta og Hovedverneombudet. Etter tilbud til aktuelle leverandører ble Telemarksforskning antatt til å gjøre jobben. Første oppstartsmøte ble gjennomført 17 og 18. april 2013. Det ble samtidig gjennomført intervju med medlemmer i arbeidsgruppa/andre. Etterspurt informasjon/dokumentasjon ble deretter oversendt Telemarksforskning. Vi har hatt et godt samarbeid med Telemarksforskning. Vi mottok rapporten i juli 2013. Den er utsendt aktuelle medlemmer. Administrasjonens vurdering Rådmannen forutsetter nå en grundig prosess av rapporten. Etter rådmannens vurdering beskriver rapporten kommunens pleie og omsorgstjeneste på en god faglig og grundig måte. Dette vil være et godt verktøy for å kunne jobbe planmessig videre med ulike konkrete tiltak både på kort og lang sikt. Med bakgrunn i bestilling har rapporten følgende fokusområder; Sammendrag Lovverk, omsorgstrapp og tjenesteprofil Turnusordninger Status for pleie og omsorgstjenesten (organisering, økonomisk analyse) Framtidig behov for omsorgsplasser (institusjons – eller hjemmebaserte tjenester?) Kostnadsanalyser – forbedringer Fremtidig budsjetteringsprosess – rapportering Evaluering av organisering – Vurderinger og anbefalinger I tillegg til rapporten har rådmannen og enhetsleder PLO bedt om ei faglig vurdering av kommunens psykiske helsetjeneste, inklusiv rus. Som en del av denne saken har psykiatrisk sykepleier og konsulent rus utarbeidet et eget notat om dette. Dette notatet er innarbeidet i saken i sin helhet (se nedenfor). Psykisk helsetjeneste i Dyrøy kommune Etter to møter med ledelsen i PLO-enhet, ved Tove Utmo og Lena Røsæg Olsen, rådmann Ørjan Higraff, ruskonsulent Tove Markussen og psykiatrisk sykepleier Ulla Lynghaug ble det enighet om at det skal utarbeides en uttalelse fra psykiatritjenesten som skal behandles samtidig med rapporten fra Telemarksforskning om evaluering av kommunes PLO tjeneste. Denne uttalelsen skal utarbeides av psykiatrisk sykepleier og ruskonsulent og skal omhandle dagens situasjon mht. psykisk helsearbeid i kommunen. Det skal også foreslås hvordan kommunen kan bygge opp en bedre psykisk helse tjeneste, både for kommunens innbyggere og også med hensyn til ansatte i tjenesten; for å trygge stabiliteten. Dagens situasjon i psykisk helsetjeneste i Dyrøy kommune: Pr dags dato arbeider psykiatrisk sykepleier i 50 % stilling innen psykisk helse (organisert innen hjemmetjenesten) og 50 % stilling som sykepleier i ordinær hjemmetjeneste i turnus med jobb dag, aften og hver 3.helg. Denne tiltrådte stillingen 01.01.12 Psykisk helsetjeneste har for tiden ca. 18 brukere, med varierende behov. De fleste har behov for besøk/konsultasjon minst en gang pr uke, noe som med dagens ressurser ikke lar seg gjøre. Ingen har pr i dag oppdaterte vedtak i kommunen om de tjenester psykiatrisk sykepleier yter. Saksbehandling utføres av fagleder/enhetsleder PLO, og forutsetter samarbeid med/informasjon fra psykiatrisk sykepleier. Tjenesten yter hjelp til en del brukere vi kan kalle som kronikere, med stabilt behov for støtte/bistand. Disse har ofte tjenester både fra psykisk helse og ordinær hjemmetjeneste (ex daglig utdeling av medisiner, matombringing o.l.) I tillegg har det kommet nye brukere som har vært i krisesituasjoner. Disse har blitt fanget opp av pårørende/nettverk som har varslet eller sendt bekymringsmelding til kommunen. Ingen er blitt henvist til tjenesten fra lege eller NAV. Tjenesten har i dag ikke samarbeid med NAV eller lege, utover et par enkeltsaker hvor psykiatrisk sykepleier har vært med bruker som støtte for brukere. Tjenesten har i dag ikke samarbeid med folkehelsekoordinater, frivillighetssentral eller ungdomsarbeidere i kommunen. Tjenesten har ingen faste avtaler om veiledning av ansatt i forhold til utfordringer som oppstår i arbeidssituasjonen. Tjenesten har ikke fysiske fasiliteter som kontor/møterom. Arbeider på vaktrommet til hjemmetjenesten, med tilgang til PC der. Eventuelle møter med brukere som ikke ønsker besøk hjemme, må skje i et tilfeldig valgt lokale som er ledig. Tjenesten driver i dag ikke forebyggende psykisk helsearbeid. Hvordan utvikle en bedre psykisk helsetjeneste i Dyrøy Kommune? Psykiske lidelser og utbredelse i befolkningen. Psykiske plager/lidelser kan beskrives ved psykiatriske diagnoser og også som psykososiale problemer, der sosiale fenomener og tilstander gir psykiske plager. Det er glidende over ganger mellom psykiske belastninger/ problem/psykisk lidelser som er ikke-behandlingstrengende/ behandlingstrengende. Årsakene kan være svært sammensatte, og kan ligge både på individnivå og av samfunnsmessig art. Psykisk helse i lommeformat kan beskrives som: Et sted å bo Noe å leve for Noe å leve av Noen å leve sammen med Kartlegging i norske lokalsamfunn har vist at 15 – 20 % av befolkningen har psykiske problemer i mildere eller alvorligere grad.( tall fra St.meld.nr. nr.25) Overført til befolkningstallet i vår kommune vil dette si at statistisk sett vil ca. 180-240 mennesker være berørt av denne type lidelser. «Definisjon» på psykisk helsearbeid i kommunen. Psykisk helsearbeid i kommunen bør omfatte: Forebygging Diagnostikk og funksjonsvurdering Tidlig hjelp og behandling, rehabilitering, oppfølging i bolig; hjelpe bruker til mestring Psykososial støtte og veiledning Henvisning til spesialisthelsetjenesten. For at Dyrøy kommune skal ha en god tjeneste innen psykisk helsearbeid, er det viktig med en gjennomgang og planlegging av tjenesten. Det er for tiden god tilgang til kompetanse i forhold til psykisk helsearbeid, da vi er to psykiatriske sykepleiere. Ved et samarbeid og eventuelt en omlegging av psykisk helse/ rus-tjenesten, vil vi kunne gi et godt tilbud til innbyggerne i kommunen. En forutsetning for dette er også samarbeid mellom de ulike aktører i kommunen, noe som ikke er tilfelle i dag. Vi sitter for mye på «egen tue» og vi vet for lite om hverandre og hva den enkelte arbeider med, noe som blir lite effektivt og kan også oppleves av brukerne som negativt. Anbefaling Ruskonsulent og psykiatrisk sykepleier har diskutert og vurdert hvilke grep som bør gjøres i kommunen for at tjenesten skal være god- både for brukere og også for ansatte. Dette er noe av det vi har kommet frem til. Organisering Rus-/boligsosial konsulent er pr i dag organisert innen helse,( sammen med helsesøster, fysioterapeut/folkehelsekoordinator ). Disse har rådmann som fungerende leder. Hun har i dag en stillingsprosent på 80. Psykiatrisk sykepleier er organisert under PLO, sammen med hjemmetjenesten. Fungerende leder her er enhetsleder PLO. Stillingsprosent 50 på psykisk helsearbeid. Vi tenker at det ville vært bra med en sammenslåing av rus/boligsosialt arbeid og psykisk helsearbeid. Disse feltene ligger svært nær hverandre, faglig sett. Rusproblematikk, boligsosiale problemer o g psykiske lidelser opptrer ofte sammen. En «felles» tjeneste på disse områdene hadde gjort at vi gjennom samarbeid hadde fått en tjeneste som hadde vært mer fleksibel for brukerne, og at vi som ansatte hadde kunne hatt veldig nytte av å slippe å jobbe alene, og i stedet kunne dra lasset sammen. Det oppleves som svært tungt og ikke å ha en kollega som jobber med det samme som en selv, dette gjelder kanskje spesielt innenfor et fagfelt som dette og i en liten kommune. Det vil også være helt nødvendig at det blir opprettet en avtale for veiledning av ansatte i rus/psykisk helse fra en psykolog og til faste tider. Vi ser det som nødvendig å øke stillingsprosent for psykiatrisk sykepleier/psykisk helsearbeid, fra 50 % til 100 %. Dette for å kunne dekke det faktiske behov for psykisk helsehjelp i kommunen, og for å gjøre det mulig for en person å kunne stå i jobben over lengre tid. Dvs at man har mulighet til å følge opp brukere faglig forsvarlig, drive forebyggende arbeid, tid for veiledning/refleksjon og faglig oppdatering. Det er også ønskelig at vi kan ta saksbehandling for brukerne våre selv, da det nå ikke fungerer med at PLO v/enhetsleder og/fagleder ved sykehjemmet skal gjøre dette. For å oppnå dette trenger vi noe opplæring. I sammenheng med organisering vil det også være ønskelig med nært samarbeid med bl.a. frivillighetssentralen, frisklivssentralen og ungdomsarbeidere. Dette gjelder både generelt i forhold til psykososiale tiltak og spesielt med tanke på forebyggende psykisk helsearbeid i kommunen. Arbeid i ungdomsklubben, samarbeid ang psykisk helse for barn og unge med helsesøstertjenesten, aktiviteter gjennom frivillighetssentralen, informasjon om psykisk helse til befolkningen m. m Samhandlingsreformen gir oss også viktige oppgaver i forhold til å ta imot pasienter fra spesialisthelsetjenesten, og samarbeid med denne. Dette fordrer også at vi har mulighet å bruke tid på dette. Det vil også være et behov for fysisk tilrettelegging av tjenesten ved tilgang til et kontor/lokale hvor vi kan arbeide, og hvor det også kan være mulig å ta imot brukere for avtaler om samtaler, veiledning o.l. Nåværende kontorlokale er ikke egnet til dette. Dette er noe av det vi har kommet fram til. Det er fremdeles en stor jobb å gjøre for å få rus/psykiatritjenesten «opp-å-gå». Psykiatriplanen i kommunen må revideres/oppdateres da den gjelder for 2007-2010. Vi ønsker å ha mål og strategier for tjenesten og for de oppgavene som skal gjøres. For å få dette til er det nødvendig at det vises vilje til å satse på dette området i kommunen i tiden fremover. De tidligere erfaringer med ansatte som ikke greier å stå i denne jobben i kommunen, bør man ta lærdom av, og nå legge til rette for ordnede arbeidsforhold. Det er en viktig gruppe pasienter som trenger oss i psykisk helsetjeneste!! Høring og medbestemmelse Da innholdet i rapporten og arbeidet med kommunens psykiatri/rustjeneste forutsetter en grundig gjennomgang av både ledelse, tillitsvalgte, ansatte og kommunens politikere, ønsker rådmannen at saken før endelig realitetsbehandling sendes ut på en bred høring og involvering til enhetsledere og tillitsvalgte/ansatte, og vernetjeneste. Etter høringsfristens utløp og en nærmere vurdering av høringsuttalelsene, utarbeider rådmannen en egen sak til politisk behandling til aktuelle politiske utvalg. Kommunestyret behandler saken i sitt møte den 17.12.2013. Rådmannens forslag til vedtak: Før saken realitetsbehandles i politiske utvalg, sendes rapporten og rådmannens saksbehandling ut på en bred høringsrunde til kommunens enhetsledere, tillitsvalgte/ansatte og vernetjeneste. Uttalelser/merknader sendes rådmannen på e-post snarest og senest innen 20. oktober 2013. Saken legges deretter fram for politisk behandling. Endelig behandling i kommunestyret den 17.12.2013. Utvalgsleders innstilling: Saksprotokoll i Oppvekst- og omsorgsutvalget - 17.09.2013 Som rådmannens forslag til vedtak. Enst. Vedtak i Oppvekst- og omsorgsutvalget - 17.09.2013 Før saken realitetsbehandles i politiske utvalg, sendes rapporten og rådmannens saksbehandling ut på en bred høringsrunde til kommunens enhetsledere, tillitsvalgte/ansatte og vernetjeneste. Uttalelser/merknader sendes rådmannen på e-post snarest og senest innen 20. oktober 2013. Saken legges deretter fram for politisk behandling. Endelig behandling i kommunestyret den 17.12.2013. Saksprotokoll i Eldrerådet - 18.09.2013 Som rådmannens forslag til vedtak. Enst. Vedtak i Eldrerådet - 18.09.2013 Før saken realitetsbehandles i politiske utvalg, sendes rapporten og rådmannens saksbehandling ut på en bred høringsrunde til kommunens enhetsledere, tillitsvalgte/ansatte og vernetjeneste. Uttalelser/merknader sendes rådmannen på e-post snarest og senest innen 20. oktober 2013. Saken legges deretter fram for politisk behandling. Endelig behandling i kommunestyret den 17.12.2013. Saksprotokoll i Oppvekst- og omsorgsutvalget - 19.11.2013 Utvalgsleder Leif Hermod Jenssen la fram et nytt forslag til vedtak i møtet, med noen endringer fra rådmannens forslag til vedtak. Enst. vedtatt. Vedtak i Oppvekst- og omsorgsutvalget - 19.11.2013 1. Kommunestyret vedtar at rapporten skal være et styrende verktøy for den videre utvikling/prioritering av kommunens PLO tjeneste. Kommunestyret ber derfor rådmannen følge opp rapportens konklusjon, kapittel 7.2 (Samlet vurdering og anbefalinger) i kommende periode 2014 – 2017. 2. Kommunestyret vedtar derfor om at det igangsettes tiltak for å justere struktur (antall institusjons og heldøgns omsorgsplasser) og at kostnadsnivået reduseres i samsvar med det nabokommunene i regionen bruker på tilsvarende tjenester. Dette skal gjennomføres innenfor den målsettingen om at Dyrøy kommune fortsatt skal ha en faglig god pleie og omsorgstjeneste. Som et verktøy for å sikre ressursbruk og kvalitet i tjenesten ber kommunestyret administrasjonen om å benytte seg av rapportens punkt 5.2.3 (Tidsdrevet ABC-modell og – system). 3. Dyrøy kommune skal ha følgende målsetting for å redusere omfanget av bruken av deltidsstillinger; - Halvere antall stillinger som mindre enn 40 % innen utgangen av 2014. 25 % økning av stillinger i 80 % - 100 % innen utgangen av 2015. Målsettingen er at Dyrøy kommune i løpet av 2015 skal vi ha en heltidkultur i hele organisasjonen. Alle medarbeidere som ønsker det skal ha 100 % stilling i Dyrøy kommune. 4. Kommunestyrer støtter rådmannens forslag til intern struktur av kommunens enhet PLO. Ressursbehov avklares i forbindelse med budsjett 2014. 5. Kommunestyret registrerer at Dyrøy kommune har et godt utbygd totaltilbud for heldøgns pleie og omsorgstilbud. Høy andel institusjonsbeboere (40 %) og befolkningsframskrivinger gjør det nødvendig med planlegging av strukturendringer både i forhold til dagens behov og rundt 2020 for å tilpasse seg utviklingen. 6. Kommunestyret vedtar som oppfølging av rapporten at følgende investeringsplan gjennomføres for perioden 2014 – 2017/2020; - Strukturendringer: Totalt 8 sykehjemsplasser og 5 hybler (avdeling sør) omdefineres til omsorgsboliger/hybler med heldøgns pleie og omsorg. Arealbehov knyttet til etablering av dagsenter for hjemmeboende demente inngår i dette arbeidet. Dette gjennomføres ved renovering/ombygging innenfor dagens omsorgssenter. Prosjektet skjer i samsvar med gjeldende retningslinjer og godkjenning av Husbanken. Kommunens gjennomføring skjer i et nært samarbeid med tjenestens ansatte og husbanken. Plan og investeringsmidler innarbeides i forbindelse med budsjett 2014 og økonomiplanen 2014-17. - Utvidelse/nye plasser: Behov for flere heldøgns pleie og omsorgsplasser utsettes til senere i planperioden, men i rimelig tid før 2020. 7. OpOm ber administrasjonen redegjøre for status i prosjektet som omhandler nybygg av rehabiliteringsboliger. Denne redegjørelsen legges fram for kommunestyret i desembermøtet. Leif-Hermod Jenssen utvalgsleder TILLEGG Dyrøy kommunehus, 11.11.13. Ørjan Higraff rådmann Rådmannens kommentarer og oppsummering, Høring Innen fristens utløp har rådmannen mottatt uttalelse fra enhetsleder personal/service; Jeg synes det er et godt saksframlegg du har laget. Turnusordninger og omorganiseringer må jobbes videre med. Her er det nok en ide å se helseenheten helt eller delvis i sammenheng med omorganisering av PLO. Områder som kan inngå i et interkommunalt samarbeid med Sørreisa f.eks. helsesøster sees på for seg. At det er behov for samarbeid og samlokalisering på psykiatri og rus- og boligsosialt arbeid ser jeg som et naturlig behov som det må finnes løsninger på. Det var også snakk om å dele PLO og helse inn i 2 nye enheter, en rehabiliteringsenhet m.m. og en sykehjemsenhet. Tidligere rådmann hadde en del tanker om dette, og han så nok på organiseringen i Sørreisa som et eksempel. Kanskje noe å se videre på? Antar vi skal snakke mer om dette i det videre arbeidet, og at jeg i den sammenheng får komme med mine tanker og ideer. Rapport fra Telemarksforskning – Evaluering av Dyrøy kommunes pleie, rehabilitering og omsorgstjenester Rådmannen mener at rapporten gir et godt faktagrunnlag for kommunens pleie og omsorgstjeneste. Rådmannen mener at rapporten bør danne grunnlag og retning for ulike politiske beslutninger, samt være styrende for rådmannens og enhetens prioriteringer i årene fremover. Rådmannen er derfor veldig godt fornøyd med det arbeid Telemarksforskning har gjort for Dyrøy kommune. Rådmannen registrerer følgende; Kommunens tjenesteprofil viser en høyere andel av tjenestemottakerne i Dyrøy befinner seg på et høyere omsorgsnivå, sammenlignet med landsgjennomsnittet. Andelen institusjonsbeboere er høyere enn gjennomsnitt for kommunegruppe 6 og landsgjennomsnittet. Ordinære hjemmetjenester er lavere enn på landsgjennomsnittet. Antall plasser i institusjon eller heldøgns bemannet omsorgsbolig i prosent av innbyggere over 80 år, ligger på om lag 40 %, mens det tilsvarende tallet på landsbasis er på 29 %. Hensyntatt befolkningsframskrivinger vil dekningsgraden for heldøgns omsorg holde seg over dagens nivå fram til begynnelsen av 2020 tallet. På lang sikt vil trolig fortsatt satsning på tilpassende omsorgsboliger, i kombinasjon med utstrakt forebyggende arbeid og fortsatt sykehjemsdrift, gi en oversiktlig og driftsmessig god dekning av de ulike trinnene i omsorgstrappen. For Dyrøy kan det derfor også være aktuelt å vurdere hvorvidt man bør omdefinere noen av sykehjemsplassene til omsorgsboliger, men dette vil naturligvis også kreve en ombygging med de kostnader som følger. Egen investeringsanalyse bør gjennomføres før vi konkret bestemmer investeringsbehov. Vurdere alternative driftsløsninger TPU. Samarbeid med nabokommunene. Samarbeid innenfor psykiatri/psykisk helse med aldre kommuner. Det konkluderes med at det finnes lite statistikk på området, men statistikk knyttet til årsverk tyder på at Dyrøy kommune bruker mye ressurser per innbygger til denne tjenesten sammenlignet med andre kommuner. Dyrøy har en svært høy pleiefaktor på 0,94, mens normen for landet er på 0,78. Sterkt fokus på personaloppfølging og sykefravær.(medarbeidersamtaler, delegasjon av personalansvar, implementering av NOTUS, alternative turnusordninger, vurdere en felles støttefunksjon). Egen prosess med gjennomføring må fastsettes. Videreutvikle budsjettprosess og sine rapporter. Kort om KOSTRA tall 2012 – Dyrøy kommune og Midt-Troms kommunene Kommuner Dyrøy Lenvik Tranøy Målselv Sørreisa Bardu Salangen Lavangen Torsken Berg Antall innbyggere over 80 år – beboere institusjon (prosent) 21,6 17,2 17,9 15,6 12,1 15,8 18,6 14,5 Netto driftsutgifter per innbygger (kroner) 28 404 17 370 29 217 18 719 16 109 19 277 16 830 19 501 Merknader Ikke oppgitt Ikke oppgitt Rådmannen registrerer at tjenesten har betydelige behov for å se på struktur (antall institusjons og heldøgns omsorgsplasser) og kostnadsnivå. Behov for omorganisering: I forbindelse med vurdering og organisering av kommunens pleie og omsorgstjeneste, mener rådmannen at tjenester som er sterkt knyttet til PLO, nemlig deler av enhet for helse, også bør vurderes i denne saken. I dag er følgende tjenester knyttet til enhet helse; Helsesøster Fysioterapeut og folkehelse Rus/boligkonsulent I tillegg bør interkommunale tjenester innen helse og barnevern også tas med i denne vurderingen. I dag er disse tjenestene direkte knyttet til rådmannen. Dette vurderes som lite tilfredsstillende. Tjenester knyttet til rus/boligkonsulent og psykiatri/psykisk helse, jf. det som beskrives innledningsvis i saken, bør etter rådmannens vurdering snarest mulig samlokaliseres med den øvrige PLO tjenesten. Rådmannen foreslår at nåværende ressurser knyttet til psykiatri og rus, inklusiv boligsosialt arbeid samordnes og knyttes til annen enhet PLO. I forbindelse med budsjett 2014 må nåværende ressurser samles innen PLO. Økende behov både for samordning og ressurser som både signaliseres fra politi og aktuelle medarbeidere i tjenesten, gjør at økende behov for ressurser (medarbeidere), må vurderes særskilt i forbindelse med budsjettarbeidet for 2014/økonomiplanen 20214-2017. Etter at rådmannen hadde utarbeidet et foreløpig utkast til saksframlegg, har rådmannen fått følgende uttalelse fra enhet PLO. Den gjengis i sin helhet i dette dokumentet; Organisering av Dyrøy kommunes pleie, rehabilitering- og omsorg s tjenester pr. d.d.: ORGANISERING: Sykehjemmet: har i dag tre avdelinger med en dementavdeling med 8 plasser, og to somatiske avdelinger med til sammen 16 plasser hvor av 1 rom er til avlastning, og et gjesterom til korttidsopphold i tillegg til de 16 plassene. Hjemmetjenesten: Vi server ca. 75 brukere i kommunen totalt. Rehabiliteringsenheten med 5 brukere og TPU med 3 brukere, er underlagt hjemmetjenesten og disse brukerne kommer i tillegg. Brukerne i rehabiliteringen bor i egen fløy på sykehjemmet, Tpu-brukerne bor i egne boliger og får hjelp der. Psykiatri: Er underlagt hjemmetjenesten med en psykiatrisk sykepleier ansatt i 50 % stilling som psykiatrisk sykepleier og 50 % som sykepleier. Det er 18 brukere underlagt psykiatrien i kommunen. Forslag til fremtidig organisering: Under budsjettprosessen for 2014 har vi gitt forslag om å reduserte antall sykehjemsplasser fra 24 til 16 plasser. Vi viser til rapporten fra Telemarksforskning hvor de belyser at vi har for mange sykehjemsplasser og ordinære hjemmetjenester er lavere enn på landsgjennomsnittet Forslag til tiltak er at man omdefinerer noen av sykehjemsplassene til omsorgshybler/boliger. Avlastning inne eller utenfor hjemmet skal i større grad tilpasses hver enkelt sitt behov. Avdeling Sør med 8 sykehjemsplasser og 5 omsorgshybler i dag trenger renovering av blant annet bad og ventilasjonsanlegg. Vårt forslag er å redusere antall sykehjemsplasser og bygge om denne avdelingen til omsorgshybler/boliger i løpet av 2014-2015. Vi vil samtidig øke/styrke ressursen ut i hjemmetjenesten. Det er viktig å presisere at vi har fokus på å gi en god og faglig forsvarlig tjeneste til våre innbyggere i kommunen. Vi foreslår at rehabiliteringstjenesten som er rettet mot barn/unge og eldre styrkes. Rusomsorgen, psykisk helse og boligsosialt arbeid blir en del av rehabiliteringsenheten underlagt PLO. Disse skal være et bindeledd mellom bruker av tjenesten og andre aktører for eksempel folkehelsekoordinator. De skal ha ansvar for opplæring av personlige assistenter (BPA) og støttekontakter. Koordinerende enhet foreslås som en egen enhet i et samarbeid bestående av helsesøster, fysioterapeut og barnevernet. Her må en ha en ansvarlig Individuell plan- koordinator(IPkoordinator). Ressursen ruskonsulent eller psykiatrisk sykepleier, i for eksempel en 20 % stilling kan brukes. Vi ser behovet for denne tjenesten spesielt for yngre brukere med sammensatte behov. Vi ser for oss at rehabiliteringstjenesten og koordinerende enhet skal ha et tett samarbeid rundt brukere med sammensatte behov i kommunen. Dette vil være med på å styrke tjenesten til disse brukerne og øke kvaliteten på tjenesten. TPU er så liten, at pr. d.d. ser vi ikke noen hensikt med samarbeid med andre kommuner. Men kan samarbeide rundt fritidsaktiviteter etc. med andre kommuner. Når det gjelder dagtilbud for hjemmeboende demente, er Møteplassen tenkt som et lokale som dagsenter inntil renovering/ombygging/utbygging av omsorgssenteret er klart. Målet for PLO er at tjenestene skal samlokaliseres til Dyrøytunet slik at vi blir lett tilgjengelig og kan serve brukerne, samtidig vil vi kunne utnytte ressursene på en bedre måte. Spesielt på natt, vil det bli enklere for personalet og brukerne i sin helhet. Vi vil prioritere å ha sterk fokus på personaloppfølging og sykefravær, (medarbeidersamtaler, delegasjon av personalansvar, implementering av NOTUS etc.). Når det gjelder turnus og alternative turnusordninger vil det bli en egen prosess hvor de ansatte og tillitsvalgte skal være med. Planen med videre arbeid vil være å avsette en gruppe som jobbe med å se på hvilken turnusordning som passer for oss ut i fra antall stillinger vi har og ønsker/behov. Vi støtter rådmannen forslag til vedtak i forhold til: Mer fleksibel arbeidstidsordninger i omsorgstjenesten. Dyrøy kommune skal ha fokus på å redusere omfanget bruken av deltidsstillinger, halvere antall stillinger som er mindre enn 40 % innen utgangen av 2014. Videre 25 % økning av stillinger i 80 % - 100 % innen utgangen av 2015. Målsettingen er at Dyrøy kommune innen 2015 skal ha en heltidskultur i hele organisasjonen. Alle som ønsker det skal ha 100 % stilling i Dyrøy kommune. Rådmannen støtter enhets interne forslag til struktur, og at dette blir en del av rådmannens forslag til vedtak. (se punkt 5). Rådmannens forslag til vedtak: 8. Kommunestyret takker Telemarksforskning for godt utført arbeid med «Evaluering av Dyrøy kommunes pleie, rehabilitering og omsorgstjenester (TF-notat nr. 17/2013)». 9. Kommunestyret vedtar at rapporten skal være et styrende verktøy for den videre utvikling/prioritering av kommunens PLO tjeneste. Kommunestyret ber derfor rådmannen følge opp rapportens konklusjon, kapittel 7.2 (Samlet vurdering og anbefalinger) i kommende periode 2014 – 2017. 10. Kommunestyret vedtar derfor om at det igangsettes tiltak for å justere struktur (antall institusjons og heldøgns omsorgsplasser) og at kostnadsnivået reduseres i samsvar med det nabokommunene i regionen bruker på tilsvarende tjenester. Dette skal gjennomføres innenfor den målsettingen om at Dyrøy kommune fortsatt skal ha en faglig god pleie og omsorgstjeneste. 11. Kommunestyret vedtar i tillegg at det gjennomføres fleksible arbeidstidsordninger i omsorgstjenesten. Dyrøy kommune skal ha følgende målsetting for å redusere omfanget av bruken av deltidsstillinger; - Halvere antall stillinger som mindre enn 40 % innen utgangen av 2014. 25 % økning av stillinger i 80 % - 100 % innen utgangen av 2015. Målsettingen er at Dyrøy kommune innen 2015 skal vi ha en heltidkultur i hele organisasjonen. Alle medarbeidere som ønsker det skal ha 100 % stilling i Dyrøy kommune. 12. Kommunestyrer støtter rådmannens forslag til intern struktur av kommunens enhet PLO. Ressursbehov avklares i forbindelse med budsjett 2014. 13. Kommunestyret registrerer at Dyrøy kommune har et godt utbygd totaltilbud for heldøgns pleie og omsorgstilbud. Høy andel institusjonsbeboere (40 %) og befolkningsframskrivinger gjør det nødvendig med planlegging av strukturendringer både i forhold til dagens behov og rundt 2020 for å tilpasse seg utviklingen. 14. Kommunestyret vedtar som oppfølging av rapporten at følgende investeringsplan gjennomføres for perioden 2014 – 2017/2020; - Strukturendringer: Totalt 8 sykehjemsplasser og 5 hybler (avdeling sør) omdefineres til omsorgsboliger/hybler med heldøgns pleie og omsorg. Arealbehov knyttet til etablering av dagsenter for hjemmeboende demente inngår i dette arbeidet. Dette gjennomføres ved renovering/ombygging innenfor dagens omsorgssenter. Prosjektet skjer i samsvar med gjeldende retningslinjer og godkjenning av Husbanken. Kommunens gjennomføring skjer i et nært samarbeid med tjenestens ansatte og husbanken. Plan og investeringsmidler innarbeides i forbindelse med budsjett 2014 og økonomiplanen 2014-17. - Utvidelse/nye plasser: Behov for flere heldøgns pleie og omsorgsplasser utsettes til senere i planperioden, men i rimelig tid før 2020. Utvalgsleders innstilling: Leif-Hermod Jenssen utvalgsleder Ørjan Higraff rådmann Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Evaluering av Dyrøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester KJETIL LIE/AUDUN THORSTENSEN (TELEMARKSFORSKING) OG TOR ERIK BAKSÅS/TRINE RIIS GROVEN (ERNST & YOUNG) TF-notat nr. 17/2013 Side 1 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Tittel: Undertittel: TF-notat nr: 17/2013 Forfatter(e): Kjetil Lie og Audun Thorstensen (TF), Tor Erik Baksaas og Trine Riis Groven (E&Y) Dato: 17.6.2013 ISBN: 978-82-7401-623-1 ISSN: 1891-053X Pris: 200,- Framsidefoto: iStock Prosjekt: Evaluering av PRO-tjenestene – Dyrøy kommune Prosjektnr.: 20130330 Prosjektleder: Dyrøy kommune Oppdragsgiver(e): Spørsmål om dette notatet kan rettes til: Telemarksforsking Postboks 4 3833 Bø i Telemark Tlf: +47 35 06 15 00 Epost: [email protected] www.telemarksforsking.no Resymé: Rapporten er en evaluering av pleie-, rehabilitering og omsorgstjenestene i Dyrøy kommune. Vi har vurdert behov og dimensjonering av sektoren, samt utført analyser og gjort vurderinger knyttet til drift, rapportering og organisering. Audun Thorstensen er utdannet statsviter fra NTNU og har vært ansatt som forsker ved Telemarksforsking siden 2007. Han arbeider tett opp mot de mange kommunene (per i dag 50) som har rammeavtale med instituttet på økonomifaglig råd og dokumentasjon, og har statistiske analyser og bruk av KOSTRA-data som sitt spesialfelt. Audun har i det siste gjennomført flere analyser for flere enkeltkommuner med tanke på organisering og dimensjonering av pleie- og omsorgstjenesten. Trine Riis Groven har utdannelse som økonom (blant annet tilsvarende en MBA fra USA) og sosionom. Hun er ansatt som manager i Ernst & Young Økonomirådgivning fra 2013. Før det kommer hun fra flere stillinger i Telemark fylkeskommune, blant annet som konstituert økonomisjef i en lengre periode og blant annet ansvarlig for å utarbeide og utvikle større budsjettfordelingmodeller for fylkeskommunens virksomhet. Side 2 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Forord Telemarksforsking - i samarbeid med Ernst & Young AS, har på oppdrag fra Dyrøy kommune gjennomført en evaluering av kommunens pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester. Kjetil Lie fra Telemarksforsking har vært prosjektansvarlig, mens Audun Thorstensen fra Telemarksforsking har vært prosjektleder. I tillegg har flere prosjektmedarbeidere deltatt i arbeidet. Viktige bidragsytere har vært Trine Riis Groven og Tor Erik Baksås (Ernst & Young). Vår kontaktperson hos oppdragsgiver har i første rekke vært Ørjan Higraff og Tove Utmo, som vi vil takke for godt samarbeid i prosjektperioden. Ellers har flere andre i kommunen bidratt med opplysninger og grunnlagsmateriale. Vi vil takke for god kommunikasjon underveis i prosjektet. Utredningsarbeidet er gjennomført i perioden april til juni 2013. Bø i Telemark, 17. juni 2013 Side 3 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Innhold Sammendrag.................................................................................................................................. 7 1. Innledning............................................................................................................................. 10 1.1 Bakgrunn og mandat ............................................................................................................ 10 1.2 Metode og gjennomføring..................................................................................................... 11 1.2.1 Metodisk tilnærming ...................................................................................... 11 1.2.2 Datainnsamling .............................................................................................. 13 1.3 Rapportensstruktur med våre analyserog anbefalinger ....................................................... 13 2. Organisering og perspektiver i pleie og omsorg .................................................................... 15 2.1 Lovverk, omsorgstrapp og tjenesteprofil............................................................................... 15 2.2 En annenmåte å tenke på: Frederica-modellen..................................................................... 19 2.3 Turnusordninger ................................................................................................................... 22 3. Statuspleie- og omsorgssektoren.......................................................................................... 24 3.1 Pleie-og omsorgstjenestenesorganisering............................................................................. 24 3.2 Dagenstjenestetilbud i Dyrøy kommune............................................................................... 25 3.2.1 Tjenesteprofil ................................................................................................. 25 3.2.2 Dekningsgrader.............................................................................................. 27 3.2.3 Økonomiske nøkkeltall .................................................................................. 29 3.3 Kommunensgenerelleøkonomi ............................................................................................ 30 3.3.1 Finansiellenøkkeltall ...................................................................................... 30 3.3.2 Korrigerte frie inntekter - en indikator på kommunens reelle inntektsnivå..... 31 3.3.3 Prioritering for kommunen samlet.................................................................. 32 3.4 Beregnetutgiftsbehov............................................................................................................ 32 3.5 Oppsummering kommunens beregnedeutgiftsbehov............................................................ 38 4. Framtidig behov for omsorgsplasser..................................................................................... 39 4.1 Befolkningsframskrivinger .................................................................................................... 39 4.2 Framtidig dekningsgrad........................................................................................................ 41 Side4 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester 4.2.1 Telemarksforsking Hvordan påvirkes kommunens utgifter av den demografiske utviklingen?..... 42 4.3 Institusjons- eller hjemmebasertetjenester?........................................................................... 43 4.3.1 Kostnadsstruktur............................................................................................ 45 4.4 Samletvurdering og anbefalinger.......................................................................................... 46 5. Kostnadsanalyser.................................................................................................................. 48 5.1 Avgrensinger......................................................................................................................... 48 5.2 Om ABC-kalkyle, og datamaterialet i Dyrøy ........................................................................ 48 5.2.1 Datamaterialet i Dyrøy, og anbefalinger ........................................................ 48 5.2.2 Tidsdrevet ABC-kalkyle ................................................................................. 49 5.2.3 Tidsdrevet ABC-modell og -system................................................................. 53 5.2.4 Nøyaktighet i kalkylene ................................................................................. 54 5.3 Aktivitetsbasert kalkyle ......................................................................................................... 54 5.3.1 Regnskapsmessige forutsetninger ................................................................... 54 5.3.2 Analysepå funksjons- og tjenestenivå............................................................ 54 5.3.3 Hjemmetjenesten............................................................................................ 55 5.3.4 Institusjon ...................................................................................................... 61 5.3.5 Kjøkken og vaskeri......................................................................................... 70 5.4 Kontinuerlige forbedringer.................................................................................................... 73 5.4.1 IKT systemer.................................................................................................. 74 5.4.2 Tidsstudier innenfor pleie og omsorg............................................................. 76 5.4.3 Implementering av balansert målstyring......................................................... 77 5.4.4 Kontinuerlig måling av engasjement............................................................... 79 5.5 Samletvurdering og anbefalinger.......................................................................................... 80 6. Budsjettering og rapportering ............................................................................................... 83 6.1 Budsjettprosess..................................................................................................................... 83 6.1.1 Budsjettering.................................................................................................. 84 6.2 Dagensrapporteringssystem................................................................................................. 86 6.3 Alternative rapporteringsverktøy og -maler .......................................................................... 87 Side5 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester 6.3.1 Telemarksforsking Forslagtil tertialrapporteringsmal .................................................................. 87 6.4 Samletvurdering og anbefalinger.......................................................................................... 90 7. Evaluering av organisering.................................................................................................... 92 7.1 Vår oppfatning av organiseringenav pleie og omsorg i Dyrøy.............................................. 92 7.1.1 Medarbeidereog stillingsstørrelser................................................................. 94 7.1.2 Oppgavefordelingen....................................................................................... 94 7.2 Samletvurdering og anbefalinger.......................................................................................... 95 8. Referanser............................................................................................................................. 97 9. Vedlegg................................................................................................................................. 99 9.1 Prosjektbeskrivelse.............................................................................................................. 100 9.2 Informasjonsliste Dyrøy kommune ..................................................................................... 104 9.3 Intervjuguide....................................................................................................................... 107 Side6 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Sammendrag Rapporten er en evaluering av pleie-, rehabilitering og omsorgstjenestene i Dyrøy kommune. Vi har vurdert behov for og faktisk dimensjonering av sektoren, samt utført analyser og gjort vurderinger knyttet til drift, rapportering og organisering. Kommunens økonomiske rammebetingelser er styrende for det tjenestenivået som kommunen kan levere til innbyggerne. Ut fra det beregnede utgiftsbehovet på pleie og omsorg gjennom inntektssystemet, framkommer det at Dyrøy har et høyere utgiftsnivå på pleie og omsorg enn det utgiftsbehovet skulle tilsi. Dyrøy får beregnet et høyere utgiftsbehov på pleie og omsorg enn landsgjennomsnittet – det vil si med om lag 87 prosent i 2012. Våre tekniske beregninger viser at Dyrøy i 2012 hadde merutgifter på om lag 0,5 mill kr i forhold til hva et normert beregnet utgiftsbehov skulle tilsi. Kommunens tjenesteprofil viser at en høyere andel av tjenestemottakerne i Dyrøy befinner seg på et høyere omsorgsnivå, sammenlignet med landsgjennomsnittet. Andelen institusjonsbeboere er høyere enn gjennomsnittet for kommunegruppe 6 og landsgjennomsnittet. Videre har kommunen om lag tilsvarende andel tjenestemottakere i heldøgns bemannet omsorgsbolig som landet for øvrig. Når det gjelder ordinære hjemmetjenester, altså hjemmesykepleie og praktisk bistand, har kommunen en lavere andel tjenestemottakere enn på landsbasis. Tjenesteprofilen for Dyrøy skiller seg for øvrig lite fra gjennomsnittet for kommunegruppe 6. Andelen korttidsplasser er noe lavere i Dyrøy enn i sammenlignbare kommuner og på landsbasis. Dyrøy har per i dag et godt utbygd totaltilbud for heldøgns pleie og omsorg. Antall plasser i institusjon eller heldøgnsbemannet omsorgsbolig i prosent av innbyggere over 80 år, ligger på om lag 40 prosent, mens det tilsvarende tallet på landsbasis er 29 prosent. Når det gjelder vurderingen av framtidige behov for utbygging av sykehjemsplasser og omsorgsboliger, har vi tatt utgangspunkt i hvordan presset på plassene vil bli basert på utviklingen av antall eldre over 80 år. Dette er den delen av befolkningen man kan anta vil ha størst behov for slike plasser. Hensyntatt befolkningsframskrivinger vil dekningsgraden for heldøgns omsorg holde seg over dagens nivå fram til ca. midten av 2020-tallet. På lang sikt vil trolig en fortsatt satsing på tilpassede omsorgsboliger, i kombinasjon med utstrakt forebyggende arbeid og fortsatt sykehjemsdrift, gi en oversiktlig og driftsmessig god dekning av de ulike trinnene i omsorgstrappa. I hjemmetjenester tildeler Dyrøy i gjennomsnitt flere timer hjemmetjenester per bruker enn gjennomsnittet for kommunegruppa. Dette må sees i sammenheng med at Dyrøy i institusjon har Side 7 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking relativt sett tunge brukere (høy IPLOS-score). Dette vil i neste runde normalt føre til at nivået på brukerbehov i hjemmetjenesten ligger noe høyere enn gjennomsnittet. Innenfor hjemmetjenesten foreligger det ikke tilstrekkelig data til å kunne beregne faktisk leverte timer i hjemmetjenesten, og det er derfor ikke mulig å beregne reell ansikt-til-ansikt tid. I den budsjetterte tidsbruken legges det imidlertid opp til en effektiv utnyttelse av ressursene med en ATA-tid på 81%. Det understrekes imidlertid at dette ikke er et mål på reell produktivitet i hjemmetjenesten, kun hvordan tidsbruken planlegges. Hjemmetjenesten i Dyrøy har en nattevakt i helgene. I utgangspunktet skal denne kun betjene en bruker, noe som er svært kostnadskrevende. Vi anbefaler derfor at Dyrøy kommune vurderer å samarbeide med en eller flere av nabokommunene om en nattevaktsordning, å kjøpe denne tjenesten, eller å vurdere alternative løsninger for den aktuelle brukeren. Innenfor institusjon viser kostnadsanalysene at Dyrøy har en svært høy pleiefaktor (antall årsverk per plass). I Dyrøy er pleiefaktoren på 0,94, mens normen for landet er på 0,78. Når vi korrigerer for ulik brukertyngde (IPLOS-score), viser det seg at Dyrøy kommune likevel ligger lavere enn de sykehjem vi har i vårt erfaringsgrunnlag, målt i totalutgift per heldøgnsplass justert for brukertyngde (pleiekostnadsindeks). Vi mener derfor at institusjonsplassene i Dyrøy drives relativt effektivt. Likevel indikerer de videre kostnadsanalysene at Dyrøy har et effektiviseringspotensiale både innenfor institusjonsdrift og hjemmetjeneste. Dette handler i all hovedsak om å redusere vikarbruken gjennom reduksjon i sykefraværet. Innenfor institusjonsdriften i Dyrøy utgjør lønnsrelaterte utgifter om lag 80% av totalutgiftene, mens gjennomsnittet for landets kommuner er 73%, dette til tross for at Dyrøy har en lavere arbeidsgiveravgift enn flertallet av kommunene. En nærmere vurdering av variable lønnskostnader viser at Dyrøy har en varabel lønnsandel på om lag 19%, mens tilsvarende andel i vårt erfaringsgrunnlag er 15%. Vi ser også at vikarutgftene i stor grad overgår lønnsrefusjonene både innenfor hjemmetjenester og institusjon. Med bakgrunn i dette anbefaler vi at PRO-sektoren i Dyrøy i fremtiden fokuserer på personaloppfølging og sykefravær. Vi foreslår følgende konkrete tiltak: 1) gjennomføring av medarbeiderundersøkelse, 2) delegasjon av personalansvar for tettere oppfølging av ansatte, 3) implementering av Notus som turnusplanleggingsverktøy (allerede anskaffet), samt å vurdere alternative turnusordninger. En støttefunksjon innenfor sektoren (innenfor dagens ressursramme, men med omorganisering av oppgaver) bør også vurderes. Innenfor kjøkken og vaskeri har vi vurdert utgiftene knyttet til kjøp av middag fra Dyrøymat. Selv om gjennomsnittskostnaden per porsjon ligger noe høyt, mener vi at effektiviseringspotensialet er såpass lite relativt sett, at en omlegging av dette ikke bør prioriteres med mindre det foreligger andre, kvalitetsmessige grunner. Side 8 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Gjennomgangen av styringsdokumentene og intervjuene i Dyrøy har vist at kommunene med fordel kan videreutvikle sin budsjettprosess og sine rapporteringsrutiner. Vi skisserer derfor i kapittel 5 og 6 en mer tydelig økonomirapportering, med fokus på avviksrapportering, og en tidligere start på budsjettprosessen som gir mulighet for større involvering i prosessen. Side 9 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 1. Innledning 1.1 Bakgrunn og mandat Bakgrunnen for kommunenes forespørsel om en ekstern gjennomgang, analyse og evaluering synes å være ønske om å vurdere ulike sider av kostnadseffektiviteten ved driften innenfor pleie, rehabilitering og omsorg i Dyrøy kommune. I tilbudsbrevet skriver kommunen at det er behov for å gjennomgå PRO-tjenestene med sikte på å avklare effektiviseringstiltak som del av ønske om å gjennomføre tiltak. I denne forbindelse har rådmannen etablert et prosjekt, og basert på en tilbudsrunde valgt Telemarksforskning i samarbeid med Ernst & Young, til å gjennomføre en analyse som skal kartlegge og vurdere potensialet for effektivitets- og kvalitetsmessige forbedringer i kommunen. Analysen vil i tråd med kommunestyrets vedtak kartlegge pleie- og omsorgssektoren. Vi vil i dette prosjektet analysere og tilrå bestemte effektivitetsfremmede tiltak innenfor PRO; som skal medvirke til at kommunenes utgifter (egenfinansiering) på dette tjenesteområdet blir relativt sett lavere (både hva angår nivå og utvikling) – gitt kravet om et fortsatt forsvarlig og tilfredsstillende tjenestetilbud. Utredningsmiljøet bes da også spesielt om at analysen skal synliggjøre og lansere forslag til effektivitetsfremmede tiltak – herunder vurdere effekter av mulige omorganiseringstiltak for å sette PRO-sektoren i bedre stand til å møte fremtidens utfordringer og utvikling i befolkningssammensetning. I henhold til tilbudet datert 5. mars vil prosjektet gjennomføre analyser der det vil framkomme hvilke særskilte forhold som driver ressursbruken i tjenestene; herunder for eksempel vurdere følgende: • Om kommunen har en effektiv ressursbruk gitt det tjenestenivået en per i dag ligger på, og om tjenestetilbudet kan gjøres mindre omfattende gitt at en ønsker å bruke mindre penger på tjenestene • enhetskostnader innenfor pleie- og omsorgssektoren og på bakgrunn av dette vurdere tjenestesammensetning i fremtidig pleie og omsorgstjeneste i kommunen. • ulike sider ved å gi et tjenestetilbud i institusjon i forhold til hjemmebaserte tjenester, og hvordan oppnå en bærekraftig balanse mellom disse to tjenestetypene Side 10 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester • Telemarksforsking synliggjøre og lansere forslag til effektivitetsfremmende tiltak og vurdere effekter av mulige omorganiseringstiltak for å sette pleie- og omsorgssektoren i bedre stand til å møte fremtidens utfordringer og befolkningssammensetning. Analysen skal tydeliggjøre på hvilke områder kommunen har effektiv drift, og hvor den har mindre effektiv drift. Rapporten fra kartleggingen og analysen skal inneholde konkrete forslag til endringer for å bedre effektiviteten. Analysen vil også kunne sammenligne Dyrøy kommune mot andre sammenlignbare kommuner der det er naturlig. Anbefalingene vil kunne gå både på organisasjonsstruktur innenfor pleie, rehabiliterings- og omsorgsorådet, styringsmodell/finansieringsløsning, samt endringer av arbeidsprosesser (herunder både relatert til forvaltning/tjenestetildeling og tjenesteutførelse) innenfor pleie- og omsorgsområdet. Oppdragstakers prosjektteam har undervegs i evalueringsprosessen hatt dialog med kommunens nedsatte arbeidsgruppe på prosjektet bestående av rådmannen, leder for oppvekst og omsorgsutvalget, enhetsleder, fagledere, verneombud og tillitsvalgte. Prosjektets bakgrunn og mandat er avklart i møte i Dyrøy 17. april 2013. 1.2 Metode og gjennomføring Prosjektet er gjennomført i perioden april-juni 2013. I vårt arbeid har vi benyttet både kvalitative og kvantitative metoder for innsamling og analyse av data. I det følgende vil vi kort gjøre rede for de framgangsmåter vi har benyttet, og hvordan vi organiserer rapporten slik at kommunen selv kan fatte beslutninger for videre arbeid, basert på det som fremkommer i vår evaluering av pleieog omsorgstjenesten i Dyrøy kommune. 1.2.1 Metodisk tilnærming Vi har hatt både en kvalitativ, dvs. innhentet verbale beskrivelser, gjennomført intervjuer mv, og kvantitativ tilnærming i form av blant annet analyse av KOSTRA-data og kommunens egne budsjett- og regnskapsdata. Kvalitativt har prosjektteamet gjennomgått en del skriftlig materiale, som er oversendt fra kommunen. Videre er det avholdt flere dybdeintervjuer der en rekke forhold rundt driften og intervjuobjektenes vurderinger av pleie- og omsorgstjenestens effektivitet, målinger og forbedringer er gjennomgått. Vi har gjennomført en KOSTRA-analyse for å vurdere samsvaret mellom kommunens inntekter, kostnader og utgiftsbehov for å bruke dette som en indikator på effektivitet. Til bruk i KOSTRAanalyser har vi utviklet en metode som gjør sammenligninger mer reelle, ved at det for gitte Side 11 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking tjenesteområdertas høyde for forskjeller i utgiftsbehov mellom kommuner. Den faktiske ressursbrukenpå ulike tjenesteområdersesi sammenheng med et nivå som vi kaller normert utgiftsbehov (basert på kommunensverdi på aktuell delkostnadsnøkkelinnenfor inntektssystemet).Vi beregnerda et mer-/mindreforbruk målt mot dette normerte utgiftsnivået. Ut fra dette kan en vurdere hvorvidt Dyrøys forbruk innenfor pleie- og omsorg er innenfor det beregnedeutgiftsbehovet, som de sentralemyndigheters inntektssystemskulle tilsi. Videre fra dette overordnedenivået har vi gått inn i det økonomiske materialet oversendtfra kommunen på pleie- og omsorgstjenesten,og gjennomført økonomiske analyseretter ABC (activity basedcosting) metodikken. En ABC-kalkyle er en kalkyle som bryter ned virksomheten i et sett av aktiviteter, der både direkte og indirek te kostnader fordeles mer detaljert til de ulike nivåer og funksjoner i virksomheten (Kaplan & Anderson, 2007). Fokus i en ABC kalkyle er å identifisere spesifikke aktiviteter for den enhetensom skal analyseres.De ulike aktivitetene deles inn i et hierarki basert på kostnader, der en har de enhetsbaserteaktivitetene, der en ser på hver gang den enkeltetjenesteutføres. Deretter knyttes aktiviteter til hver enkelt tjenestetype.Det sammegjørestil slutt med de organisatoriskeaktiv itetene som administrasjon mv, som er vanskelig å sporetil de enkelte enheteneog tjenestetypene(Horngren et al, 2003). En ABC-kalkyle kan delesinn i en prosessbeståendeav 4 trinn: Trinn 1 Trinn 2 Trinn 3 Trinn 4 • Definere og kartlegge aktiviteter, kostnadsdrivere og aktivitetsfrekvens • Gruppereog spesifisere kostnadenepå aktivitetene • Henføre kostnader til aktiviter og aktivitetsgrupper • Henføreaktivitetskostnadenetil kostnadsobjekter Figur 1- Prosessfor ABC-kalkyle. Ut fra den gjennomførte ABC-kalkylen og basert på gjennomførte intervjuer, vil vi sepå forbedringsarbeidetsom gjøresi pleie- og omsorgssektoren. Dette arbeidet vil byggesopp rundt en metodikk om kontinuerlig forbedring. Kontinuerlig forbedring, ogsåkalt ”kaizen”, stammerfra TPS(Toyota Production System)som i vestlig ledelseslitteratur ofte blir referert til som ” Lean”. Kontinuerlig forbedring bygger på seksprinsipper (Womack & Jones,2003) Side12 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 1. Spesifiserehvasomhar verdi for brukeren 2. Identifisereverdistrømmen(her: tjenestestrømmen) 3. Reduseresløsingi tjenestestrømmen 4. Skapeflyt i tjenesteleveransene 5. Laproduksjonenværedrevet avbrukerne(dvs.en produksjonsomrespondererpå behov) 6. Arbeidekontinuerligfor å forbedretjenestestrømmen til brukerne Figur 2Kontinuerlig forbedring 1.2.2 Datainnsamling Vi startet prosjektet med å foreta en gjennomgangav offentlig tilgjengelig dokumentasjon, data og informasjon. Videre er det blitt gjennomført et oppstartsmøtemed prosjektets styringsgruppei april 2013. I for- og etterkant av dette har kommunensrepresentanteroversendtet betydelig datamateriale fra egnesystemer,basert på en omfattende dokumentasjonsliste(sevedlegg2). I tilknytning til oppstartsmøtet i Dyrøy ble det også blitt avholdt en rekke intervjuer av enhetsleder,avdelingsledere,hovedtillitsvalgte og kommunensøkonomistab. Intervjuene er utført etter en særskilt utviklet intervjuguide (sevedlegg 3). Våre analyservil værebasert på tallmaterialet og virksomhetsbeskrivelservi har fått oversendtfra kommunensrepresentanter.Vi har ikke utført handlinger for å verifisere dette materialet, men forutsetter at det er kvalitetssikret før det er kommet ossi hende. 1.3 Rapportens struktur med våre analyserog anbefalinger Etter dette innledendekapittel 1 vil kapittel 2 være et kapittel som omhandler ulike perspektiver innenfor styring av pleie- og omsorgssektoren.Kapittel 3 viser statusi pleie- og omsorgsektoreni Dyrøy kommune. Kapittelet vil inneholde en oversikt over pleie- og omsorgstjenestenes organisering,basert på materialet vi har fått oversendt fra kommunen. Videre vil kapittelet inneholde en KOSTRA-analyseog et beregnetutgiftsbehov. Med utgangspunkt i statistikk som prognostisererden framtidige befolkningsutviklingen og alderssammensetningeni Dyrøy, vil vi i kapittel 4 senærmerepå kommunensframtidige behov for omsorgsplasser. I kapittel 5 vil det bli gjennomført en kostnadsanalyse, basert på ABC og kontinuerlige forbedringer, som omtalt i avsnitt 1.2.1 Side13 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Videre vil vi i kapittel 6 gi noen innspill til hvordan en god budsjettprosess kan gjennomføres, og hvordan en effektivt kan forbedre rapportering av produksjon, resultater og budsjettstatus til administrativt og politisk nivå i kommunen. Avslutningsvis vil vi i kapittel 7 gi innspill til organiseringen av pleie- og omsorgstjenesten i Dyrøy. Innenfor hvert av kapitlene vil vi avslutte med et avsnitt om samlet vurdering, der vi vil gi våre anbefalinger for det videre effektivitetsarbeidet innenfor pleie- og omsorgstjenestene i Dyrøy, i tråd med den bestillingen vi har fått. Hovedkonklusjonene er også presentert i sammendraget innledningsvis i evalueringsrapporten. Side 14 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 2. Organisering og perspektiver i pleie og omsorg Innledningsvis i rapporten har vi tatt inn dette kapitlet for å rettlede leseren til å se ulike perspektiver innenfor styring av pleie- og omsorgssektoren. Kapittelet er skrevet uavhengig av Dyrøy kommune, men vi vil anbefale leseren å lese kapittelet for å ha best mulig grunnlag for å se sammenhengen mellom rapportens analyser, vurderinger og anbefalinger. 2.1 Lovverk, omsorgstrapp og tjenesteprofil Lover og forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester De kommunale pleie- og omsorgstjenestene reguleres fra 1. januar 2012 av Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven). Formålsbestemmelsen i den nye Helse- og omsorgstjenesteloven beskriver omfanget på det kommunale ansvaret innenfor dette området: § 1-1. Lovens formål Lovens formål er særlig å: 1. Å forebygge, behandle og tilrettelegge for mestring av sykdom, skade, lidelse og nedsatt funksjonsevne. 2. Å fremme sosial trygghet, bedre levevilkårene for vanskeligstilte, bidra til likeverd og likestilling og forebygge sosiale problemer. 3. Å sikre at den enkelte får mulighet til å leve og bo selvstendig og til å ha en aktiv og meningsfylt tilværelse i fellesskap med andre. 4. Å sikre tjenestetilbudets kvalitet og et likeverdig tjenestetilbud. 5. Å sikre samhandling og at tjenestetilbudet blir tilgjengelig for pasient og bruker, samt sikre at tilbudet er tilpasset den enkeltes behov. 6. Å sikre at tjenestetilbudet tilrettelegges med respekt for den enkeltes integritet og verdighet og bidra til at ressursene utnyttes best mulig. Side 15 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Videre ble det utarbeidet Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v.1. Denne forskriften er nå definert som en sentral forskrift under Helse- og omsorgstjenesteloven, og som pålegger kommunen å etablere et system av prosedyrer som søker å sikre følgende: - Tjenesteapparatet og tjenesteyterne kontinuerlig tilstreber at den enkelte bruker får de tjenester vedkommende har behov for til rett tid, og i henhold til individuell plan når slik finnes. - Det gis et helhetlig, samordnet og fleksibelt tjenestetilbud som ivaretar kontinuitet i tjenesten. - Brukere av pleie- og omsorgstjenester, og eventuelt pårørende/verge/hjelpeverge, medvirker ved utforming eller endring av tjenestetilbudet. Den enkelte bruker gis medbestemmelse i forbindelse med den daglige utførelse av tjenestene. Forskriften pålegger også kommunen å utarbeide skriftlige nedfelte prosedyrer som søker å sikre at brukere av pleie- og omsorgstjenester får tilfredsstilt grunnleggende behov. Med det menes bl.a.: • • • • • • • • • • • • • • • • 1 Oppleve respekt, forutsigbarhet og trygghet i forhold til tjenestetilbudet Selvstendighet og styring av eget liv Fysiologiske behov som tilstrekkelig næring (mat og drikke), variert og helsefremmende kosthold og rimelig valgfrihet i forhold til mat Sosiale behov som mulighet for samvær, sosial kontakt, fellesskap og aktivitet Følge en normal livs- og døgnrytme, og unngå uønsket og unødig sengeopphold Mulighet for ro og skjermet privatliv Få ivaretatt personlig hygiene og naturlige funksjoner (toalett) Mulighet til selv å ivareta egenomsorg En verdig livsavslutning i trygge og rolige omgivelser Nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling, rehabilitering, pleie og omsorg tilpasset den enkeltes tilstand Nødvendig tannbehandling og ivaretatt munnhygiene Tilbud tilrettelagt for personer med demens og andre som selv har vanskelig for å formulere sine behov Tilpasset hjelp ved måltider og nok tid og ro til å spise Tilpasset hjelp ved av- og påkledning Tilbud om eget rom ved langtidsopphold Tilbud om varierte og tilpassede aktiviteter http://www.lovdata.no/for/sf/ho/xo-20030627-0792.html Side 16 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Videre har Helsedirektoratet utgitt Kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene - Veileder til forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven2 Laveste effektive omsorgsnivå (LEON-prinsippet) Det er en etablert praksis i kommunene for å tenke tjenestetilbud etter det såkalte LEONprinsippet (Laveste Effektive OmsorgsNivå). Av LEON-prinsippet følger tanken om å organisere og utvikle tjenestetilbudet etter den såkalte omsorgstrappa; der det antas at brukere med høy egen mestringsevne tilbys tjenester lavest i omsorgstrappa, og at brukeren vil ledes oppover i omsorgstrappa etter hvert som mestringsnivået avtar pga. alder eller økt funksjonshemming. En motsatt tenkning vil for eksempel være å unngå å levere tjenester til eldre lengst mulig, for så å ha et omfattende tilbud til brukerne når de får omfattende pleiebehov. Det antas at dette vil medføre både lavere kvalitet for brukeren og høyere kostnad for kommunen. Det antas også at brukerne da raskere vil få behov for kostnadskrevende sykehjemsplasser enn dersom det var tilbudt tjenester lavere i omsorgstrappen på et tidligere tidspunkt. LEON-prinsippet innebærer at tjenesten tilpasses brukerens funksjonsevne, og settes inn på lavest mulig nivå i omsorgstrappa, så tidlig som mulig. Det er en antakelse om at jo flere og tidligere tiltak kommunen setter inn lavt i omsorgstrappa, jo lengre tid vil det ta før brukeren får behov for tjenester lengre opp i omsorgstrappa. Det antas således at forebyggende tiltak av ulike slag er det mest effektive på et tidlig stadium av omsorgsbehovet, og deretter servicesenter, ambulerende service (vaktmester, mat, mv.) og trygghetsalarm. For mer permanente omsorgstjenester antas praktisk bistand, dagsentre og arbeids- og aktivitetstilbud for funksjonshemmede å være mest effektive før brukeren blir mer pleietrengende. Blant pleierelaterte tjenester antas brukerrettede tjenester i eget hjem; herunder hjemmesykepleie, omsorgslønn, BPA for funksjonshemmede og omsorgsboliger med hjemmebaserte tjenester, å være mer effektive enn institusjonsbaserte tjenester; herunder sykehjemsplasser, tiltak i bofellesskap eller i eget hjem for funksjonshemmede. Prioritering av enkelte brukergruppe kan påvirke tjenestene for andre brukergrupper En studie foretatt av Telemarksforsking, «Kostnader og kvalitet i pleie- og omsorgssektoren» (Hjelmbrekke et al, 20113) viser at det er stor variasjon i hvordan kommuner setter sammen sitt 2 http://helsedirektoratet.no/publikasjoner/kvalitet-i-pleie-og-omsorgstjenesten/Publikasjoner/kvalitet-i-pleie-ogomsorgstjenesten.pdf Side 17 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking tjenestetilbud. Kommuner som har satset mye på hjemmetjenester har generelt et større antall mottakere enn de som har satset mer på institusjonstjenester. Studien viser også at omfanget av tjenester til eldre blir fortrengt der det er en høy andel mottakere av tjenester fra de under 67 år. Bruk av korttidsopphold på institusjon kombinert med hjemmetjenester kan - ved god organisering - være med å redusere behovet for institusjonsplasser. Dette vil være gunstig siden institusjonsplasser er den dyreste tjenesteformen. Studien viser videre at det er en kostnadsgevinst ved å samle omsorgstilbudet i færre tjenestekategorier, siden kommunen da kan øke sin spesialisering og oppnå stordriftsfordeler. Dette begrunnes hovedsakelig i at samdrift av flere ulike tjenestetyper som oftest øker kostnadene knyttet til administrasjon. I tillegg synes det som flere enheter som opererer mer eller mindre uavhengig av hverandre, ikke legger til rette for en fleksibel flyt av bemanningen mellom de ulike tjenestekategoriene til der det er behov. Det påpekes likevel at det ofte er nødvendig med flere typer tjenester for å sikre god kvalitet i omsorgen, men at det da må være et stort fokus på en effektiv organisering som fremmer god koordinering mellom tjenestene i omsorgstrappa. Kompetanse (målt i andelen årsverk med fagutdannede, inkludert spesialtjenester fra fysioterapeut, ergoterapeut, spesialistsykepleiere mv) gir positivt utslag på kostnader, effektivitet, dekningsgrad og kvalitet i pleie- og omsorgssektoren. Også kommunens korrigerte frie inntekter har stor betydning for kommunenes tjenesteomfang. Analyser viser at sammensetningen av tjenester i kommunen har forholdsvis liten betydning for brukertilfredsheten. Det antydes imidlertid at det kan være en noe høyere tilfredshet der det prioriteres langtidsplasser eller omsorgsboliger. Høy dekningsgrad for tjenester har imidlertid stor innvirkning på tilfredsheten både hos brukerne og hos innbyggerne generelt. Sykefraværet hos de ansatte i sektoren har negativ effekt på brukertilfredsheten. Grunnleggende sammenhenger mellom vedtak om tjenester og budsjett Generelt er det vanlig at kommunene finansierer sine kommunale tjenester gjennom rammebudsjettering fordelt ned til enhetsnivå. Det tildelte budsjettet definerer enhetens handlingsrom, og budsjettet er gjerne fordelt etter bestemte kriterier. Det varierer i hvilken grad det er samsvar mellom det økonomiske handlingsrommet gjennom budsjettene, og de faktiske kostnadene knyttet til de vedtakene som gjøres om levering av tjenester. Det er med andre ord ikke gitt at det er samsvar mellom avsatte økonomiske midler og det faktiske aktivitetsnivået i den enkelte enhet. Dette kan ofte ha sammenheng med at det ikke nødvendigvis er slik at de som fatter vedtak om ytelse av kommunale tjenester samtidig er de som 3 Hjelmbrekke, S., Løyland, K., Møller, G. & Vardheim, I. (2011). Kostnader og kvalitet i pleie- og omsorgssektoren. TFrapport nr. 280. Telemarksforsking. Side 18 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking har det budsjettmessige ansvar. En slik struktur kan gjøre det vanskelig å identifisere hva som er årsaken til budsjettavvik. Det å få en tett kobling mellom hva som vedtas av ytelser og hvilke økonomiske konsekvenser det vil få, har vist seg å gi god gevinst for økonomistyringen. For å få til en slik kobling er det nødvendig å sette en pris på de enkelte aktivitetene som utføres, eksempelvis gjennom ABCmetodikk; i form av aktivitetsbasert kalkulasjon (Hva koster tjenesten, Thuve & Pedersen, 2002). Tjenesteproduksjonen blir her splittet opp i ulike aktiviteter hvor det henføres kostnader knyttet til gjennomføringen. Et eksempel på en kommune som har innarbeidet en sterk kobling mellom vedtak og budsjett innen pleie og omsorg, er Kristiansand kommune. Gjennom en ABC-tilnærming har fokuset blitt flyttet over på årsaken (aktiviteten) som fører til ressursbruken. Prisene som har fremkommet, danner grunnlaget for modellen med innsatsstyrt finansiering (ISF) av pleie- og omsorgstjenestene4. Rolle- og ansvarsfordelingen i kommunen har blitt tydeliggjort ved at det er det politiske nivået som er bestiller av tjenester, mens enhetene er de som utfører de vedtatte bestillingene. Ved denne modellen vil altså de som fatter vedtakene ha det budsjettmessige ansvaret for et eventuelt økt aktivitetsnivå. Enhetene som utfører bestillingen har på sin side ansvar for å gjennomføre bestillingen innenfor de gitte prisene for aktivitetene. Denne måten å knytte sammen vedtak/aktivitet med økonomien er hensiktsmessig av flere grunner: Det blir lettere å identifisere om et budsjettunderskudd skyldes økt aktivitet (flere vedtak eller mer omfattende vedtak) eller manglende effektivitet i enhetene. Det gir mer insentiv til utgiftsreduksjon og effektivisering enn statiske budsjettrammer, fordi det ikke er grunnlag for å frykte reduserte bevilgninger ved et eventuelt budsjettoverskudd. 2.2 En annen måte å tenke på: Frederica-modellen Frederica i Danmark har blitt kjent for sin innfallsvinkel i prosjektet ”Lengst mulig i eget liv”; den såkalte ”Fredericia-modellen”. I stedet for å yte den mer tradisjonelle og passive bistanden innenfor pleie og omsorg, bygger modellen på en filosofi om at mange potensielle brukere av tjenester kan læres opp til å klare seg lengre selv (Kjellberg et al, 2011). I møtet med de eldre er fokuset heller hverdagsrehabilitering enn pleie, noe som innebærer at det legges det til rette for at 4 Dette er også er finansieringsmodellen i helseforetakene. Side 19 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking de eldre skal være selvhjulpne i størst mulig grad. På denne måten forebygges og utsettes et mer omfattende bistandsbehov etter eksempelvis et sykehusopphold. Det er vektlagt fysisk aktivitet og utvikling av sosiale nettverk. De eldre gis hjelp til selvhjelp, noe som gjøres ved å yte stor innsats på et tidlig tidspunkt, gjennom kursing og trening for å klare seg hjemme heller enn å havne på institusjon. Figuren under illustrerer intensjonen bak Fredericia-modellen. Et «ytelsessjokk» fra kommunen på et tidlig stadium fører til redusert behov for innsats senere. Figur 3Illustrasjon av størrelsen på innsats i forhold til tid. Illustrasjon Fredericia-modellen Å gi hjelp til selvhjelp har både en kostnadskomponent og en kvalitetskomponent som ivaretas og utvikles i positiv retning. Det har vist seg at redusert funksjonalitet grunnet alder kan bremses opp ved at det etableres samspill mellom eldre innbyggere og kommunen om rehabilitering og forebygging. Resultatet i Fredericia er at 85 prosent av de eldre klarer seg med mindre hjelp enn før, og flere opplever større mestring over eget liv. De økonomiske besparelsene ved redusert hjelpebehov er beregnet til 13,9 prosent per bruker. I Fredericia er aktiviteten innen pleie, omsorg og rehabilitering strukturert etter bestiller-/utførermodellen. Figuren under illustrerer hvordan man ved den beskrevne tilnærmingen kan utsette et mer omfattende bistandsbehov i omsorgsbolig eller sykehjem. Side 20 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Figur 4 Forventede effekter på hjelpebehovet. Rød linje viser hjelpebehov ved ”ytelsessjokk”, blå linje viser tradisjonelle hjemmetjenester. Illustrasjon av Frederica-modellen. Behovet for mer omfattende bistand kan utsettes med flere år, dersom de eldre holdes i god form og læres opp til å klare seg i størst mulig grad selv. Fredericia-modellen vil imidlertid ikke være egnet til å anvendes på alle brukergrupper, siden det for en del grupper ikke vil være mulig å trenes opp. Det fremsettes imidlertid i erfaringsrapporten (Kjellberg et al, 2011) at det var barrierer i hjemmesykepleien mot å arbeide rehabiliterende. I rapporten anbefales det å opprette en spesialisert enhet bestående av ulike fagkompetanser, som utelukkende arbeider med innbyggere som har rehabiliteringspotensialet for å trene dem opp til å klare seg selv og tilrettelegge deres hjem for dette. Alle innbyggere som henvender seg til kommunen med anmodning om hjelp, henvises til hverdagsrehabilitering fremfor hjemmehjelp eller hjemmesykepleie. Den politiske toppledelsen ved Kommunal- og regionalministeren i Norge har fattet stor interesse for Fredericia-modellen (Navarsete, 2012A). Den vil kunne redusere utbyggingsbehovet for institusjonsplasser, og vil kunne være et viktig verktøy i møtet med eldrebølgen og forholdsmessig færre unge til å pleie dem. Den vil kunne hjelpe eldre til å leve aktive og friskere liv hjemmet (Navarsete, 2012B). Også i Helse- og omsorgsdepartementets NOU 2011:11 Innovasjon og omsorg, omhandles perspektivene ved å tilrettelegge for at folk skal klare seg lenger hjemme. Det påpekes at den nye seniorgenerasjonen vil ha høyere utdanning, lengre levealder, bedre boforhold og mer ressurser enn tidligere eldre generasjoner. Det påpekes som viktig å legge til rette for en aktiv seniorpolitikk som tenker forebyggende, og legger til rette for at folk kan ta ansvar for eget liv gjennom å: • Tilrettelegge egne boforhold og nære omgivelser • Ta del i fysisk, sosial og kulturell aktivitet Side 21 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester • Telemarksforsking Delta i opplæring, opptrening og rehabilitering 2.3 Turnusordninger Tiltak for reduksjon av uønsket deltid/kortvakter blir ofte omtalt å være viktig, bl.a. når det gjelder konkurranse om arbeidskraft. Deltidsansettelse kan innebære en fleksibilitet som er ønsket både fra arbeidsgivere og en del arbeidstakere. Samtidig er det mange deltidsansatte som ønsker å utvide sin stilling. For å styrke rettighetene også til dem som ikke fikk utvidet sin arbeidstid, ble det i ny arbeidsmiljølov fra 1. januar 2006 lovfestet fortrinnsrett for deltidsansatte til å utvide sin stilling framfor at det foretas nyansettelse. Fortrinnsrett for deltidsansatte vil kunne bidra positivt til at flere av de som i dag er i uønsket deltid, får økt sin stillingsandel. Et annet bidrag for å redusere antall deltidsansatte, kan være å gjennomføre mer fleksible arbeidstidsordninger i omsorgstjenesten. I dag arbeider de fleste i denne sektoren i tradisjonell turnus. Arbeidsmiljøloven åpner for at andre arbeidstidsordninger enn de tradisjonelle kan avtales lokalt eller sentralt. Det er ofte et ønske fra politikere og tillitsvalgte om at deltidsansatte skal tilbys større stillingsstørrelse, aller helst full stilling, dersom de ønsker det. I tradisjonelle turnusordninger er dette ofte vanskelig å få til. Bruken av deltidsstillinger i pleie - og omsorgssektoren er omfattende, både sett i nasjonalt perspektiv, og også i Dyrøy. Dersom Dyrøy kommune fortsatt ønsker å sette uønsket deltid på dagsorden, anbefaler vi at det settes konkrete og målbare målsettinger med en gitt tidsfrist. Forslag til målsettinger kan være: • Halvere antall stillinger som = eller < 40 % innen utgangen av 2014 • 25 % økning av stillinger i 80 % - 100 % innen utgangen av 2014. Som mulige tiltak for å nå disse målsettingene, anbefaler vi kommunen at en blant annet vurderer følgende tiltak: • Grundig gjennomgang av ulike turnusordninger, og utprøving av forskjellige arbeidstidsordninger: • Kombinere nattevaktstilling med dagvakter og aftenvakter. • Oljeturnus, økte stillinger, lange vakter, og lange friperioder. Her ser en at det er ulike alternativer og ulike lengder på arbeidsperiodene som er utprøvd i andre kommuner. • Vaktlengde, vurdere mulige alternativ for lengre vakter. Side 22 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking • Kombinere 37,5 timers uke med 35,5 timers uke. • Kontinuerlig opplæring i arbeidstidsordninger og turnusplanlegging. • Ansette får mulighet til å arbeide flere helger dersom de ønsker det. Dette er imidlertid allerede gjort, og det med litt blandede erfaringer. • Ulik helgevaktbelastning innenfor samme enhet. Lengre vakter i helg. • Opprette ”rekrutteringsstillinger” som arbeider helgevakter hver 2. helg. • Arbeide videre med å utnytte mulighetene til å omdisponere vikarmidler til faste stillinger • Stilling med fast arbeidstid kombineres med fleksibel arbeidstid, med fast lønn for hele stillingen. Den fleksible arbeidstiden benyttes til å dekke ekstravaktbehov internt eller i andre avdelinger eller virksomheter. • Alle ledige stillinger og nye stillingsressurser vurderes for mulig økning av ansattes deltidsstilling. Side 23 av 108 Evaluering av Dyøy kommunespleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 3. Statuspleie- og omsorgssektoren 3.1 Pleie-og omsorgstjenestenesorganisering Pleieog omsorg i Dyrøy ledesi dag av enhetslederfor pleie, rehabilitering og omsorg. Under denneer det to fagledere;en for hjemmetjenesterog en for institusjon. Sammenutgjør de tre ledergruppafor PRO-tjenester.Denne gruppa, ogsåkalt omsorgsgruppa,har sammenrolle som tildelingskontor (tildeling av tjenester),samt ansvar for funksjoner som TT-kort, støttekontaktordning, omsorgslønnm.m. EnhetslederPRO Fagleder institusjon Fagleder hjemmetjeneste Omsorgsteamet (enhetslederog2 fagledere) Diverseoppgaver: Støttekontaktordning TT-ordning BPA Institusjon Hjemmesykepleie korttid, langtid, rehabog avlastning Hjemmehjelp Praktiskbistand kjøkkenog vaskeri Bo-og habilitering omsorgslønn Figur 5 Organisering pleie og omsorgstjenesteni Dyrøy pr 2012. Som en del av dette evalueringsoppdraget,vil vi også sepå organisasjonsstruktur innenfor pleie og omsorg i Dyrøy. Dette vil vi komme nærmeretilbake til i kapittel 7. Side24 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 3.2 Dagens tjenestetilbud i Dyrøy kommune I denne delen vil vi se nærmere på innretningen av dagens pleie- og omsorgstilbud i Dyrøy. Framstillingen er i hovedsak basert på KOSTRA-tall (2012), samt utfyllede informasjon fra kommunen. Sykehjemsavdelingene på Dyrøy omsorgssenter består av tre avdelinger med totalt 25 plasser. Sykehjemmet har en skjermet avdeling med 8 plasser, en somatisk avdeling med 8 plasser + et gjesterom/korttidsplass og en avdeling som har et tett samarbeid med hjemmesykepleien da avdelingen består av 8 sykehjemsrom pluss hjemmetjenesten sine 5 hybler. Det ligger også tre leiligheter i Omsorgssenteret. Her bor det fire ressurskrevende pasienter og det er en egen personalgruppe som følger opp disse. Pasientene blir regnet som hjemmeboende. Vask av tøy foretas ekstern av Dyrøy Vekst. Renhold av bygget gjøres av renholdspersonale fra teknisk enhet. Middag leveres av Dyrøymat og blir varmet opp på sykehjemmets kjøkken. Hjemmetjenesten har kontor i Omsorgssenteret, og består av hjemmesykepleie, hjemmehjelp, PU, psykiatri og aktivitør. Rundt Omsorgssenteret ligger det flere omsorgsboliger. På framsiden er det 9 boliger. På baksiden av senteret ligger det 11 omsorgsboliger der 5 blir brukt til bemannede PU boliger. Det er generelt store variasjoner i hvordan kommunene setter sammen tjenestetilbudet. I hovedsak består dagens omsorgstjenester av sykehjem og aldershjem, omsorgsboliger med og uten heldøgnsbemanning, samt hjemmehjelp og hjemmesykepleie. Av disse regnes sykehjem og aldershjem som institusjonsbaserte tjenester, mens omsorgsboliger og hjemmetjenester defineres som hjemmebaserte tjenester. 5 3.2.1 Tjenesteprofil Ifølge tall fra KOSTRA hadde Dyrøy 113 mottakere av pleie – og omsorgstjenester per 31.12.12. Figuren nedenfor viser hvordan tjenestemottakerne fordeler seg på de ulike tjenesteproduktene institusjon, heldøgnsbemannede omsorgsboliger og ordinære hjemmetjenester. I figuren sammenlignes tilbudet i Dyrøy med tilsvarende tall for kommunegruppe 6 og landet i alt. 6 5 Skillet mellom boformene – i og utenfor institusjon – er at boformer som ovenfor omfattes av begrepet ”i institusjon” er lovregulerte i motsetning til boformer som er å anse som ”utenfor institusjon”. Boformer, som anses som ”utenfor institusjon” er ikke lovregulerte. Beboernes rettsstilling er således den samme som om vedkommende bor i eget hjem (NOU 1997:41) 6 I KOSTRA (SSBs statistikk over kommunal tjenesteproduksjon og økonomi) er kommunene delt inn i ulike kommunegrupper etter folkemengde og økonomiske rammebetingelser (bundne kostnader og frie inntekter). Hensikten er Side 25 av 108 Evaluering av Dyøy kommunespleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Tjenesteprofil Insitusjon Heldøgnsbemannet omsorgsbolig Hjemmetjenester Dyrøy 22,1% 8,8% 69,0% Kommunegr.6 22,4% 7,7% 69,9% Landet 17,8% 9,4 % 72,8% Figur 6 Andel brukere av ulike tjenesteprodukter i Dyrøy, kommunegruppe 6 og landet per 31.12.12. Kil de: SSB. Som det framgår av figuren, er andeleninstitusjonsbeboerei Dyrøy høyereenn landsgjennomsnittet.Videre har kommunen om lag til svarendeandel tjenestemottakerei heldøgns bemannetomsorgsbolig som landet for øvrig. Når det gjelder ordinære hjemmetjenester,altså hjemmesykepleieog praktisk bistand, har kommunen en noe lavere andel tjenestemottakereenn på landsbasis.Dette viser at en noe høyereandel av tjenestemottakernei Dyrøy befinner segpå et høyereomsorgsnivå,sammenlignetmed landsgjennomsnittet. Tjenesteprofilen for Dyrøy skiller segfor øvrig lite fra gjennomsnittet for kommunegruppe 6. Figuren nedenfor viser utviklingen i andelentjenestemottakere fordelt på tre ulike aldersgrupper. Som vi serav figuren har har det skjedd en utvikli ng i retning av høyereandel tjenestemottakere under 80 år fra 2008 til 2012. I 2012 utgjorde andelen tjenestemottakereover 80 år for Dyrøy 43,4 prosent. Tilsvarendefor landsgjennomsnittetog kommunegruppe 6 var hhv. 45,4 prosent og 48,2 prosent. å gjøre det mulig å sammenligne”like kommuner”. Dyrøy er plasserti kommunegruppe 6. Dette er små kommuner med høye bundne kostnader per innbygger og høye frie disponible inntekter. Side26 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Andel tjenestemottakerei ulike aldersgrupper 100 % 90 % 80 % 70 % 51% 54% 46% 48% 43% 60 % 50 % 40 % 19% 30 % 20 % 10 % 17% 20% 24% 37% 32% 33% 2010 2011 2012 21% 30% 26% 2008 2009 Mottakere av institusjonstjenesterog hjemmetjenester80 år og over Mottakere av institusjonstjenesterog hjemmetjenester67-79år Mottakere av institusjonstjenesterog hjemmetjenester0-66år 0% Figur 7 Andel tjenestemottakerefordelt på ulike aldersgrupper.Dyrøy kommune 2008-2012. Kilde: SSB. Tall fra KOSTRA viser at Dyrøy hadde37 mottakere under 67 år i 2012, noe som utgjør 32,7 prosent av alle tjenestemottakere.De aller fleste av dissemottar hjemmetjenester(34), enten privat eller i bolig til pleie- og omsorgsformål. Antall yngre tjenestemottakereper 1000 innbyggereer 36, noe som er en del høyereenn snittet i kommunegruppa (26) og landsgjennomsnittet(19). 3.2.2 Dekningsgrader Dersom vi summereropp antall institusjonsplasserog omsorgsboligermed heldøgnsbemanning, og dividerer på antall personerover 80 år i kommunen, får vi et tall på dekningsgradeni kommunen. Figuren nedenfor viser dekningsgradeni Dyrøy sammenlignetmed den gjennomsnittlige dekningsgradeni kommunegruppe 6 og på landsbasis. Side27 av 108 Evaluering av Dyøy kommunespleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Dekningsgrader Dekningsgradinstitusjon Dekningsgradinstitusjonog heldøgnsbemannede omsorgsboliger 39,8% Dyrøy 28,4% 36,3% Kommunegr.6 Landet 27,1% 28,6% 18,7% Figur 8 Dekningsgraderfor heldøgnspleie og omsorg. Dyrøy, Kommunegruppe 6 og landet. Kilde: SSB. Figuren viser at dekningsgradenfor institusjon og heldøgnsbemannetomsorgsbolig i Dyrøy, ligger på om lag 40 prosent. Totaltilbudet på heldøgnsomsorg i forhold til befolkningen over 80 år er dermeden del høyereenn landsgjennomsnittetog sammenlignbare kommuner. Institusjonsdekningeni Dyrøy er ogsånoe høyereenn landsgjennomsnittetog snittet for kommunegruppen. Mange kommuner har lengegått ut ifra et normtall på 25 prosent i dekning av sykehjemog heldøgnsbemannedeomsorgsboligerrelativt til antall eldre over 80 år. Tallet skriver segfra Stortingsmeldingnr. 50 (1996-1997) om Handlingsplan for eldreomsorgen,der det står at det er ”lagt til grunn et behov for plassermed heldøgnspleie og omsorg i egnetbolig svarendetil ca. 25 pst av befolkningen 80 år og eldre”. I stortingsmelding nr. 31 (2001-2002) understrekesdet videre at behovsanslagetgjelder folk i alle aldersgruppersom har behov for heldøgnsomsorg og pleie, ikke bare de som er over 80 år. De 25 prosentenemå derfor tolkes som et antatt behov for heldøgnsomsorg i kommunenstotale pleie- og omsorgstilbud. En dekningsgradpå 25 prosent av de over 80 år er tenkt å ligge såmye over det reelle behovet for dennegruppen slik at det ogsåer kapasitet til å dekke heldøgnsomsorg for de under 80 år. Det faktiske behov vil variere i kommunene,blant annet som følge av innbyggernesaldersfordeling og generellehelsetilstand. I NOU 2011: 11 påpekesfølgende:” Det er behovet i befolkningen i den enkelte kommune til enhvertid som er avgjørendefor hvor mangesom skal gis et heldøgnstilbud i sykehjem, omsorgsbolig eller egethjem. På dette området er det forholdsvis store kommunale variasjoner i behov, både ut fra befolkningssammensetningog ulik e lokale forhold”. Det er altså ikke noe i veien for at kommunenekan planleggefritt og uavhengig av dennenormen ut i fra vurderinger Side28 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking basert på andre kriterier. Samtidig kan dekningsgraden for heldøgns pleie og omsorg fungere som en grei ”rettesnor” for kommunal planlegging av nye mulige utbyggingsbehov. Ifølge opplysninger fra kommunen er det ikke definert et visst antall korttids- eller avlastningsplasser på sykehjemmet. Hvis vi tar utgangspunkt i at 2 plasser er avsatt til korttidsopphold/avlastning, får vi andel på 8 prosent, noe som er en del lavere enn landsgjennomsnittet (16 prosent) og snittet for kommunegruppa (14 prosent). Det finnes ingen klare retningslinjer for hvor stor andel av sykehjemsplassene som bør avsettes til korttidsopphold, men i Stortingsmelding 25 (2005-2006) understrekes det at ca. 15 prosent av plassene i sykehjemmene bør benyttes til korttidsopphold. 3.2.3 Økonomiske nøkkeltall Tabellen nedenfor viser sentrale økonomiske nøkkeltall for pleie- og omsorgstjenesten i Dyrøy kommune. Tabell 1 Kjennetegn ved pleie- og omsorgstilbudet i Dyrøy kommune. Økonomi. Kilde: KOSTRA Netto driftsutgifter pr innb., pleie- og omsorgstjeneste (kr) Korrigerte brutto driftsutgifter pr mottaker av kommunale pleie og omsorgstjenester (kr) Korrigerte brutto driftsutgifter pr mottaker av hjemmetjenester (kr) Korrigerte brutto driftsutgifter, institusjon, per kommunal plass (kr) 2010 Dyrøy 2011 23 979 25 833 28 407 27 748 14 939 353 473 340 343 336 115 402 570 352 311 211 794 188 169 178 648 216 777 210 493 714 160 782 000 866 600 1 008 132 955 309 2012 Kommunegruppe 6 2012 Landsgjennomsnittet 2012 Som tabellen viser, har Dyrøy kommune høyere kostnader til pleie og omsorgstjenesten per innbygger enn landsgjennomsnittet og sammenlignbare kommuner. Statistikken viser også at kommunen har lavere enhetskostnader per mottaker av kommunale pleie- og omsorgstjenester enn landsgjennomsnittet og sammenlignbare kommuner. Enhetskostnaden per mottaker av hjemmetjenester og enhetskostnaden per institusjonsplass er lavere enn både landsgjennomsnittet og snittet for kommunegruppe 6. Tabellen viser også at Dyrøy har hatt en reduksjon i enhetskostnadene per tjenestemottaker fra 2010 til 2012, noe som i hovedsak skyldes reduserte kostnader knyttet til hjemmebaserte tjenester. Side 29 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 3.3 Kommunens generelleøkonomi 3.3.1 Finansiellenøkkeltall Netto driftsresultat blir blant annet brukt av Det tekniske beregningsutvalgfor kommunal økonomi (TBU) som en hovedindikator for økonomisk balansei kommunesektoren.Netto driftsresultat er et mål på hvor mye kommunene sitter igjen med av driftsinntekter etter at driftsutgifter og netto renter og avdrag er belastet regnskapet.Målt i prosent av driftsinntektene uttrykker netto driftsresultat såledeshvor stor andel av de tilgjengelige driftsinntektene kommunene kan disponeretil avsetningerog egenfinansiering av investeringer.TBU har gjort beregningersom indikerer at netto driftsresultatet over tid bør ligge på om lag 3 prosent av driftsinntektene for at kommuner og fylkeskommuner skal sitte igjen med tilstrekkelige midler til avsetningerog investeringer.Som det framgår av figuren under, har Dyrøy i to av de sistetre årenehatt et resultat over ”normen” på 3 prosent. 7,0 6,3 6,0 5,0 4,0 3,0 Dyrøy 3,5 Kommunegruppe6 2,5 Landsgjennomsnittet 2,0 1,0 0,0 2010 2011 2012 Figur 9 Netto driftsresultat i prosent av sum drift sinntekter 2010-2012. Kilde: KOSTRA (konsern). Tabellen under viser andre sentralefinansielle nøkkeltall for Dyrøy kommune hentet fra KOSTRA. For å få et mest mulig fullstendig bilde av kommunensøkonomiske nøkkeltall er det 7 tatt utgangspunkt i Kostra-tall for kommunen som konsern. 7 Kommunekonsern består av kommunekassenog særbedrifter som utfører kommunale oppgaver for kommunen som kommunen ellers ville ha utført selv. Med særbedrifter meneskommunale foretak organisert etter kommuneloven kap. 11 og interkommunale selskaperorganisert etter lov om interkommunale selskaper. Side30 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Tabell 2 Sentrale finansielle nøkkeltall. I prosent av sum driftsinntekter (konsern). Kilde: KOSTRA. Dyrøy 2010 Kommunegruppe 6 2011 2012 2012 Landsgjennomsnittet 2012 Brutto driftsresultat 3,4 5,8 3,4 2,7 2,3 Netto driftsresultat 2,5 6,3 3,5 4,0 3,1 Finansutgifter 5,7 4,8 5,9 2,6 3,4 67,9 71,8 75,5 56,0 67,6 9,0 6,7 7,3 7,0 5,6 Netto lånegjeld Disposisjonsfond 3.3.2 Korrigerte frie inntekter - en indikator på kommunens reelle inntektsnivå Korrigerte frie inntekter viser nivået på de frie inntektene (rammetilskudd og skatt) korrigert for variasjon i utgiftsbehov (ifølge kriteriene i inntektssystemet). Indikatoren viser dermed inntektsog utgiftssiden samlet. Kommuner med et lavt beregnet utgiftsbehov (=”billige” i drift) får her justert opp sine inntekter, mens kommuner med et høyt beregnet utgiftsbehov (=”dyre” i drift) får justert ned sine inntekter. Tabellen under viser korrigerte frie inntekter for Dyrøy og seks andre «gruppe 6-kommuner» i Troms. Nivået (i prosent av landsgjennomsnittet) er vist både uten og med eiendomsskatt og konsesjonskraftinntekter. Tabell 3 Frie inntekter i 2012 korrigert for variasjoner i utgiftsbehov. Tabellen viser pst. av landsgjennomsnittet av inntekt per innbygger. Landsgjennomsnittet = 100. Kilde: Kommuneproposisjonen 2014. Korrigerte frie inntekter ekskl. E- Korrigerte frie inntekter inkl. E- skatt og konsesjonskraftinnt. skatt og konsesjonskraftinnt. Dyrøy 116 112 Kvæfjord 108 104 Ibestad 119 115 Gratangen 119 115 Lavangen 121 117 Torsken 121 117 Berg 120 124 Troms 106 107 Hele landet 100 100 Dyrøy hadde i 2012 utgiftskorrigerte frie inntekter på 112 prosent av landsgjennomsnittet. Kommunen må slik sett sies å være en høyinntektskommune. I KOSTRA er kommunen som nevnt Side 31 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking plassert i kommunegruppe 6, dvs. små kommuner med høye bundne kostnader pr innbygger og høye frie disponible inntekter. Kommunens økonomiske rammebetingelser er i sin tur styrende for det tjenestenivået som kommunen kan levere til innbyggerne. 3.3.3 Prioritering for kommunen samlet Netto driftsutgifter (= driftsutgifter - driftsinntekter) viser hvordan kommunen prioriterer de frie midlene. Prioriteringsindikatorene skal si noe om hvor mye av de frie midlene kommunen ”velger” å bruke til de enkelte tjenesteområdene. En tjeneste kan sies å være høyt prioritert når en kommune bruker en relativt stor andel av sine ressursene på en bestemt tjeneste. Tabellen under viser andel av totale netto driftsutgifter på tjenesteområdene som inngår i kostnadsnøkkelen i inntektssystemet: Tabell 4 Andel av totale netto driftsutgifter på tjenesteområdene som inngår i kostnadsnøkkelen i inntektssystemet. Dyrøy K-gr. 6 Landet 2010 2011 2012 2012 2012 Administrasjon og styring 8,5 7,5 7,6 8,0 8,4 Barnehage 2,5 14,4 14,7 13,3 14,6 Grunnskoleopplæring 30,6 27,1 26,0 25,9 24,5 Pleie og omsorg 41,2 38,1 39,3 40,3 30,3 Kommunehelse 4,8 4,9 4,8 6,5 4,2 : : 1,7 1,6 2,0 3,7 3,3 3, 7 3,8 5,2 Samhandling Sosialtjenesten Barnevern Sum 3,0 2,6 2,7 3,3 3,1 84,2 83,4 88,0 102,6 92,3 Tabellen viser at Dyrøy bruker en høyere andel av totale netto driftsutgifter på pleie og omsorg enn landsgjennomsnittet, men en noe lavere andel enn sammenlignbare kommuner. I disse tallene er det ikke korrigert for forskjeller i utgiftsbehov mellom kommunene, men det vil vi gjøre under for på den måten å sammenligne mer reelt. 3.4 Beregnet utgiftsbehov Forskjellene mellom landets kommuner er til dels store når det gjelder kostnadsstruktur og demografisk sammensetning. Både etterspørselen etter kommunale tjenester og kostnadene ved tjenesteytingen vil derfor variere mellom kommunene. Målet med kommunenes inntektssystem er Side 32 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking å fange opp slike variasjoner. En tar fra de relativt sett lettdrevne kommunene og gir til de relativt sett tungdrevne. Gjennom kostnadsnøkler bestående av objektive kriterier og vekter fanges variasjoner i kommunenes utgiftsbehov opp. Kostnadsindeksen for beregnet utgiftsbehov viser hvor tung eller lett en kommune er å drive, sammenlignet mot det som er gjennomsnittet for alle landets kommuner. Dyrøy kommune fikk beregnet en kostnadsindeks på 1,3770 i inntektssystemet for 2012 (der indeks lik 1 betyr at en kommune har et utgiftsbehov lik landsgjennomsnittet). Dyrøy ble dermed beregnet å være om lag 37,8 prosent mer kostnadskrevende å drive enn gjennomsnittskommunen i 2012. De oppgitte indekstallene er et ”øyeblikksbilde” for 2012, og indeksene vil naturligvis variere noe fra år til år. En indeks over 1 blank betyr at Dyrøy kommune fikk et tillegg i innbyggertilskuddet over inntektssystemet/rammeoverføringene i 2012 – i form av et utgiftsutjevnende tilskudd. Tabell 5 Utslag på delkostnadsnøkler i inntektssystemet (utgiftsutjevningen) 2012. Dyrøy kommune. Kilde: KRD. Sektor Vekt Behovs-indeks Bidrag indeks Barnehage 0,1596 0,7797 -3,5 % Administrasjon 0,0955 2,1390 10,9 % Skole 0,2869 1,0542 1,6 % Pleie- og omsorg 0,3187 1,8732 27,8 % Helse 0,0404 1,6108 2,5 % Barnevern 0,0311 0,8554 -0,4 % Sosialhjelp 0,0413 0,5586 -1,8 % Samhandling 0,0265 1,2966 0,8 % Kostnadsindeks 1,0000 1,3770 37,7 % Kostnadsnøkkelen eller utgiftsbehovet kan dekomponeres i åtte ulike sektornøkler. Dyrøy får beregnet et høyere utgiftsbehov på pleie og omsorg enn landsgjennomsnittet, dvs. om lag 87,3 prosent i 2012. Sektornøkkelen for pleie og omsorg gir et bidrag til «samleindeksen» for Dyrøy på 27,8 prosent i 2012. Det vil si at kommens samlede beregnede utgiftsbehov (ca 37,8 prosent over landsgjennomsnittet i 2012) i hovedsak kan forklares ut fra utgiftsbehovet på pleie og omsorg. Dagens kostnadsnøkkel for pleie- og omsorgstjenester bygger i hovedsak på analyser utført av 8 Borgeutvalget. Delkostnadsnøkkelen ble sist revidert med effekt fra 2011. Pleie- og omsorgstjenester etterspørres i stor grad av den eldste delen av befolkningen, men i de senere år har det også vært en utvikling i retning av flere yngre mottakere. Mye av variasjonen i 8 NOU 2005:18 Fordeling, forenkling og forbedring Side 33 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking kostnadene til pleie- og omsorg kan forklares med forskjeller i alderssammensetning i befolkningen mellom kommuner. 9 Den private omsorgskapasiteten påvirker behovet for kommunal hjelp, ved at eldre som bor alene har et større forbruk av pleie- og omsorgstjenester enn andre eldre. Dette ivaretas av kriteriet ikkegifte over 67 år. Analyser viser også en sammenheng mellom svak helsetilstand og behovet for omsorgstjenester, og dette ivaretas av kriteriet dødelighet. Kommunestørrelse og bosettingsmønster har effekt på kommunens ressursbruk innen pleie- og omsorg. Små kommuner har høyere kostnader i institusjonsomsorgen fordi de ikke greier å utnytte stordriftsfordeler, og kommuner med spredt bosetting har kostnadsulemper innen hjemmetjenesten knyttet til lange reiseavstander. Små kommuner har også en høyere andel beboere i institusjon enn andre kommuner. Kriteriet antall psykisk utviklingshemmede over 16 år inngår også i delkostnadsnøkkelen, men er vektet ned i de senere år. Antall psykisk utviklingshemmede under 16 år ble tatt ut av kostnadsnøkkelen f.o.m. 2011. Kriteriet psykisk utviklingshemmede må også ses i sammenheng med toppfinansieringsordningen for ressurskrevende tjenester. En vesentlig del av mottakerne av ressurskrevende tjenester er psykisk utviklingshemmede. Nedvekting av PU-kriteriet gir isolert sett betydelig mindreinntekter til kommuner som har store utgifter til denne gruppen. Det er derfor sentralt for kommunene å utnytte kompensasjonsordningen for ressurskrevende tjenester. Tabellen under viser hvilke faktorer som påvirker delkostnadsnøkkelen for pleie og omsorg generelt og i Dyrøy. 9 Kommuneproposisjonen 2011 - Prop. 124 s (2009-2010) Side 34 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Tabell 6 Utslag på delkostnadsnøkkelen for pleie- og omsorg 2012. Dyrøy kommune. Kilde: KRD, beregninger ved Telemarksforsking Kriterier Vekt Utgiftsbehovsindeks Bidrag til «samleindeks» Innb. 0-66 år -66 0,1150 0,9080 -1,06 % Innb. 67-79 år 0,1102 1,5377 5,93 % Innb. 80-89 år 0,1971 1,7941 15,65 % Innb. o/90 år 0,1383 1,5792 8,01 % Ikke-gifte over 67 år 0,1323 2,1461 15,16 % Dødelighet 0,1323 1,2872 3,80 % Sone 0,0116 1,2993 0,35 % Nabo 0,0116 3,3727 2,75 % PU over 16 år 0,1397 2,8909 26,42 % Basistillegg 0,0120 9,5730 10,29 % Kostnadsindeks 1,0000 1,8732 87,32 % Av tabellen ser vi hvilke kriterier som trekker opp/ned utgiftsbehovet i forhold til landsgjennomsnittet. Alderssammensetningen trekker samlet sett opp utgiftsbehovet med 28,5 prosent, mens øvrige kriterier trekker opp utgiftsbehovet med 58,8 prosent. Med andre ord får Dyrøy beregnet et høyere utgiftsbehov enn gjennomsnittskommunen på bakgrunn av befolkningssammensetningen. Tabellen under viser Dyrøy kommunes utslag i utgiftsutjevningen fra 2011 til 2012, og kroneeffekten dette gav i inntektssystemet. Tabellen får også fram endringen fra 2011 til 2012. Side 35 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Tabell 7 Utgiftsutjevningen fra 2011-2012. Dyrøy kommune. Kilde: KRD. Utslag fra delkostnadsnøklene 2011 Tillegg/trekk (omfordeling) for kommunen i 1000 kr 2012 Endr 2011-12 2011 2012 Endr 201112 Barnehage 0,7978 0,7797 -0,0181 -1 603 -1 821 -218 Administrasjon 2,1030 2,1390 0,0359 5 350 5 633 283 Grunnskole 1,0984 1,0542 -0,0443 1 428 805 -623 Pleie og omsorg 1,8747 1,8732 -0,0015 14 169 14 411 242 Helse 1,5998 1,6108 0,0110 1 232 1 278 46 Barnevern 0,9342 0,8554 -0,0788 -104 -233 -129 Sosialhjelp 0,5791 0,5586 -0,0205 -884 -944 -60 407 407 19 593 19 524 -68 351 405 54 19 943 19 929 -14 Samhandling Kostnadsindeks 1,2966 1,3981 1,3770 Nto.virkn. statl/priv. skoler Sum utgiftsutjevn m.m. -0,0211 Dyrøy framstod relativt sett noe billigere å drive i 2012 enn i 2011 (0,2 prosentpoeng). Det utløste et lavere utgiftsutjevnende tilskudd i rammetilskuddet i 2012 enn året før. Samtidig har kommunen fått et økt tillegg for elever i ikke-kommunale skoler. Nettoeffekten er et redusert utgiftsutjevnende tilskudd på 14 tusen kr. Delkostnadsnøkkelen på pleie og omsorg viser isolert sett et redusert beregnet utgiftsbehov med 0,15 prosentpoeng. Nettoeffekten var likevel et økt utgiftsutjevnende-tilskudd på om lag 0,2 mill kr på pleie- og omsorgsområdet fra 2011 til 2012. 10 Under er vist ressursbruk for Dyrøy kommune på ulike tjenesteområder i 2012, sett i sammenheng med kommunens beregnede utgiftsbehov. 10 I inntektssystemet for 2013 får Dyrøy beregnet en utgiftsbehovsindeks på 1,3776 og et utgiftsutjevnende tilskudd på om lag 20,9 mill kr. Nettoeffekten fra 2012-2013 etter korreksjon for elever i statlige og private er et økt utgiftsutjevnende tilskudd på om lag 0,9 mill kr. Delkostnadsnøkkelen på pleie- og omsorg er i 2013 beregnet til 1,8715, dvs. omlag 0,2 prosentpoeng lavere enn i 2012. Side 36 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Tabell 8 Ressursbruk/prioritering sett i sammenheng med beregnet utgiftsbehov. Dyrøy kommune. Kilde: KOSTRA/KRD, beregninger ved Telemarksforsking Beregnet utgiftsbehov 2012 Netto driftsutgifter 2012 LandsDyrøy Dyrøy gjennomsnitt "normert nivå" kr pr innb Barnehage Administrasjon Grunnskole Pleie og omsorg Kommunehelse Barnevern Sosialhjelp Sum 0,7797 2,1390 1,0542 1,8732 1,6108 0,8554 0,5586 1,3770 7 190 4 498 11 909 14 939 2 049 1 528 1 867 kr pr innb 6 073 8 406 13 455 28 407 3 438 1 190 1 494 kr pr innb 5 606 9 621 12 554 27 984 3 301 1 307 1 043 Mer/mindreutgift ift landsgjennomsn itt 1000 kr Mer/mindreutgift ift "normert nivå" -1 329 4 651 1 840 556 -1 446 1 072 16 027 1 653 -402 -444 504 164 -139 537 21 995 1 246 1000 kr Den faktiske ressursbruken på ulike tjenesteområder ses her i sammenheng med et nivå som vi kaller normert utgiftsbehov (basert på kommunens verdi på aktuell delkostandsnøkkel innenfor inntektssystemet). Vi beregner da et mer-/mindreforbruk målt mot dette normerte utgiftsnivået. Tabellen viser at Dyrøy hadde merutgifter i forhold til landsgjennomsnittet på ca. 22,0 mill kr. i 2012. I forhold til kommunens ”normerte nivå” - dvs. hensyntatt kriteriene og nøklene i inntektssystemet, er det beregnet merutgifter på om lag 1,2 mill kr. På pleie og omsorg får kommunen beregnet merutgifter i forhold til landsgjennomsnittet på 16,0 mill kr, og merutgifter på om lag 0,5 mill kr i forhold til hva et normert beregnet utgiftsbehov skulle tilsi. I tabellen nedenfor har vi også beregnet mer-/mindreutgifter i forhold til landsgjennomsnittet og “normert nivå” på den enkelte KOSTRA-funksjon innenfor pleie og omsorg. På pleie og omsorg har vi som nevnt beregnet at kommunen hadde merutgifter på om lag 0,5 mill kr ift. normert utgiftsbehov i 2012. Vi finner at kommunen hadde merutgifter på om lag 3,6 mill kr på funksjon 253 institusjon, og mindreutgifter på om lag 3,0 mill kr på øvrige «PLO-funksjoner» i forhold til kommunens «normerte nivå». Side 37 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Tabell 9 Mer-/mindreutgifter på pleie- og omsorg i forhold til landsgjennomsnittet og kommunens “normerte utgiftsnivå”. KOSTRA funksjon 234, 253, 254 og 261. Ørsta kommune 2012. Kilde: KOSTRA/KRD, beregninger ved Telemarksforsking. Landsgjennomsnittet (1000 kr) Pleie- og omsorg (F234, F253, F254, F261) 234 Aktivisering eldre og funksjonshemmede 253 Pleie, omsorg, hjelp i institusjon 254 Pleie, omsorg, hjelp i hjemmet "Normert utgiftsnivå" i inntektssystemet (1000 kr) 16 027 504 -365 -1 194 9 931 3 554 5 763 -1 753 703 -93 261 Botilbud i institusjon Vi gjør oppmerksom på at funksjonene her inneholder tjenester til både funksjonshemmede og til eldre, og det vil derfor være nødvendig med mer omfattende analyser for å kunne si noe mer om årsakene til denne ressursbruken. 3.5 Oppsummering kommunens beregnede utgiftsbehov Oppsummert kan vi si at Dyrøy får beregnet et høyere utgiftsbehov på pleie og omsorg enn landsgjennomsnittet – dvs. om lag 87 prosent i 2012. Våre tekniske beregninger viser at Dyrøy i 2012 hadde merutgifter på om lag 0,5 mill kr i forhold til hva et normert beregnet utgiftsbehov skulle tilsi. Vi finner at kommunen hadde merutgifter på om lag 3,6 mill kr på funksjon 253 institusjon, og mindreutgifter på om lag 3,0 mill kr på øvrige «PLO-funksjoner» i forhold til kommunens «normerte nivå». Dette avspeiler kommunens tjenesteprofil. Dyrøy prioriterer institusjonsbaserte tjenester framfor hjemmebaserte tjenester. Relativt høye utgifter på institusjon forklarer i stor grad at kommunen har et høyere utgiftsnivå på pleie og omsorg enn det kommunens beregnede utgiftsbehov skulle tilsi. I de videre analysene skal vi gå nærmere bak disse tallene, herunder se hva som kan tilskrives aktivitet og hva som kan tilskrives andre forhold, for eksempel effektivitet. I neste kapittel ser vi nærmere på det framtidige behovet for omsorgsplasser i Dyrøy. Side 38 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 4. Framtidig behov for omsorgsplasser Med utgangspunkt i statistikk som prognostisererden framtidige befolkningsutviklingen og alderssammensetningeni Dyrøy, vil vi i det følgende senærmerepå kommunensbehov for utbygging og prioritering innen pleie- og omsorgstjenestenepå et overordnet nivå. Et ”kronspørsmål” er i hvilken grad dagenspleie- og omsorgsstruktur kan håndtere den befolkningsutviklingen som prognoseneleggertil grunn. 4.1 Befolkningsframskrivinger Sistebefolkningsframskriving fra SSBble publisert i juni 2012, og er basert på registrert folketall per 1. januar 2012. Kommunevisetall er tilgjengelige fram til 2040. Oppstillingene under bygger på SSBsmellomalternativ (”4M”) - som står for mellomnivået for fruktbarhet, levealder, innenlands mobilitet og netto innvandring, og blir sett på som det mest realistiske alternativet. Fra 2013 til 2030 foreskriver SSBen befolkningsnedgang for Dyrøy på 17,3 prosent, eller 206 personer.Til sammenligninger det forventet en vekst for fylket og landet på hhv. 8,5 prosent og 19,5 prosent. I figuren under er faktisk utvikling fra 2000 til 2013 videreført med SSBs framskrivninger fra 2013-2030.11 140 130 120 110 Dyrøy 100 Troms 90 Helelandet 80 70 Figur 10 Befolkningsutvikling fra 2000-2013, videreført med SSBsframskrivninger fra 2013-2030. Dyrøy, Troms og hele landet. Indeksert slik at nivået i 2000=100. Kilde: SSB(alt. M). 11 Fra 2000 til 2013 har Dyrøy hatt en befolkningsnedgang på 11,0 prosent, eller 141 personer.Troms har hatt en vekst på 6,1 prosent, mensdet på landsbasishar vært en vekst på 12,8 prosent. Side39 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Som det framgår av tabellen under, har Dyrøy per i dag en høyereandel innbyggereover 80 år enn fylket og landet. Tabell 10 Prosentandelav befolkningen i ulike aldersgrupper pr 1.1.2013. Kilde: SSB. Ørsta Møre og Hele landet Romsdal 0-5 år 5,4 7,1 7,4 6-15 år 10,1 12,1 12,2 16-66 år 63,0 14,1 67,4 67,0 67-79 år 9,4 8,9 80-89 år 6,2 3,5 3,6 90 år og eldre 1,2 0,7 0,8 Figuren nedenfor viser utviklingen i aldersgruppenover 80 år for Dyrøy og landet fra 2013 til 2030. Utvikling innb 80 år og eldre 160 150 140 130 120 110 100 90 Dyrøy Landet Figur 11 Utvikling aldersgruppen80 år og eldre 2013-2030. Dyrøy og landet. Indeksert slik at nivået i 2012=100. Kilde SSB(alt M). Figuren viser at SSBforeskriver en vekst i aldersgruppen over 80 år på i overkant av 20 prosent for Dyrøy i denneperioden. Til sammenligninger veksten for landsgjennomsnittetanslått til nær 60 prosent i sammeperiode. Vi ser at antall eldre over 80 år i Dyrøy vil holde segrundt dagens nivå fram til begynnelsenav 2020-tallet, før det stiger relativt kraftig midt på 2020-tallet. I absolutte tall vil utviklingen i antall eldre i perioden 2012 til 2030 seslik ut for Dyrøy: Side40 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Tabell 11 Antall innbyggere80-89 år 90 år og eldre og 80 år eldre. 2013, 2015, 2020, 2025 og 2030. Dyrøy kommune. Kilde: SSB(alt “4M”). 2013 2015 2020 2025 2030 80 år og eldre 88 88 85 93 108 80-89 år 74 73 66 79 92 90 år og eldre 14 15 19 14 16 4.2 Framtidig dekningsgrad Dersom vi tar utgangspunkt i befolkningsframskrivni ngeneovenfor, og dagenstilbud av omsorgsplasser,vil utviklingen i dekningsgradseslik ut for Dyrøy og landsgjennomsnittet: 45% 40% 39,8% 35% 30% 31,3% 28,6% 25% 17,6% 20% 15% Dyrøy Landet Figur 12 Antall institusjonsplasser(25) og beboerei heldøgnsbemannedeomsorgsboliger(10) i prosent av innbyggereover 80 år. 2012-2030. Dyrøy og landsgjennomsnittet. Kilde: SSB(alt. M). Figuren viser at antall institusjonsplasser(og beboere i heldøgnsbemannedeomsorgsboliger)per innbygger over 80 år, vil holde segover dagensnivå fram til begynnelsenav 2020-tallet. Dekningsgradenfaller imidlertid noe på 2020-tallet. I 2030 vil dekningsgradenfortsatt væreover 30, dvs. ogsålangt over et “normert nivå” på 25 prosent. Side41 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 4.2.1 Hvordan påvirkes kommunens utgifter av den demografiske utviklingen? Kommunesektoren har ansvaret for bl.a. barnehager, grunnskole og pleie- og omsorgstjenester. Dette er tjenester som i hovedsak er rettet mot bestemte aldersgrupper av befolkningen, og hvor utgiftene i stor grad påvirkes av den demografiske utviklingen. Flere 0-5-åringer trekker isolert sett i retning av økte utgifter til barnehage. Flere eldre i aldersgruppen 67-79 år og over 90 år bidrar isolert sett til økte utgifter til pleie- og omsorgstjenesten, mens færre eldre i alderen 80-89 år trekker i motsatt retning. I forbindelse med konsultasjonsmøtene mellom staten og kommunesektoren om kommende års statsbudsjett, legger Teknisk beregningsutvalg for kommunal økonomi fram beregninger om hvordan den demografiske utviklingen antas å påvirke kommunesektorens utgifter. TBU har beregnet at kommunesektoren i 2014 kan få merutgifter på 3,3 mrd. kr bare for å opprettholde 12 standard og dekningsgrad i det kommunale tjenestetilbudet. KRD har anslått at 2,8 mrd. kr av disse merutgiftene må dekkes av veksten i frie inntekter. Under har vi beregnet hvor store mer-/mindreutgifter Dyrøy kommune kan få som følge av befolkningsutviklingen. Basert på beregningsopplegget fra TBU er det anslått at kommunen kan få mindreutgifter på om lag 4,4 mill kr i perioden 2014 til 2030, som følge av endringer i demografien. 13 I aldersgruppene over 80 år er det isolert sett anslått mereutgifter på omlag 3,6 mil kr i samme periode. 14 Tabell 12 Beregnede mer-/mindreutgifter 2013-20 knyttet til den demografiske utviklingen 2012-19. Dyrøy kommune. Faste 1000 2012-kr. Kilde: SSB/TBU. 2014 2014-2017 2014-2020 2014-2030 0-5 år 427 -2 067 -1 766 -1 766 6-15 år -422 -1 688 -2 532 -5 486 16-18 år -2 883 -4 805 -5 959 -7 112 19-66 år -192 -500 -1 159 67-79 år 567 227 906 -3 206 2 548 80-89 år 0 0 -1 223 2 752 1 211 2 423 -1 292 -6 411 2 019 -9 714 808 -11 462 1 591 -1 606 -3 756 -4 351 90 år og eldre Sum Sum ekskl. 16-18 år 12 Rapport fra Det tekniske beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU), april 2013. 13 Aldersgruppen 16-18 år kan i stor grad knyttes til fylkeskommunen. I sum ekskl. 16-18 år er denne aldersgruppen holdt utenfor (= -11 462 + 7 112). 14 (= 2 752 + 808) Side 42 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 4.3 Institusjons- eller hjemmebaserte tjenester? Analysene ovenfor viser et mer eller mindre uendret behov for heldøgns omsorgsplasser i Dyrøy kommune fram til begynnelsen av 2020-tallet. Etter år 2020 vil imidlertid dekningsgraden reduseres noe fram mot år 2030. Denne behovsvurderingen baserer seg imidlertid kun på utviklingen i antall innbyggere over en viss alder. Hvilke andre faktorer som taler for eller mot en eventuell utbygging av pleie- og omsorgstilbudet, vil naturligvis variere fra kommune til kommune. Dette kan dreie seg om økonomiske rammebetingelser, geografi, befolkningssammensetning og også om hvordan det øvrige tjenesteapparatet er organisert og innrettet. Det er utvilsomt mindre gunstig, både praktisk og økonomisk, å drive hjemmebaserte tjenester i store kommuner med spredt bebyggelse sammenliknet med små og mer sentraliserte kommuner. I framtiden vil det trolig være aktuelt for kommunen å satse på et tjenestetilbud som kanaliserer en relativt stor andel av tjenestemottakerne mot kommunens sentrum. Nye strategiske planer må naturligvis også ta opp i seg konsekvenser av Samhandlingsreformen, 15 som ble innført fra 1. januar 2012. Reformen stiller større krav til kommunenes kapasitet til å ta i mot brukere før, i stedet for, og etter sykehusopphold. Det forventes også at kommunene skal håndtere flere spesialiserte oppgaver i tillegg til at man skal igangsette tiltak med forebyggende effekt for befolkningen. Kommunene må dermed sørge for en helhetlig tenking rundt forebygging, tidlig intervensjon, tidlig diagnostikk, behandling og oppfølging. Det innebærer også, naturlig nok, at kommunen må vurdere tjenestesammensetningen i pleie- og omsorgssektoren. Midlene til samhandling fordeles etter en egen kostnadsnøkkel i inntektssystemet. Kostnadsnøkkelen består av alderskriterier som er vektet sammen med bakgrunn i hvordan de faktiske utgiftene (sykehusforbruk) fordeler seg mellom ulike aldersgrupper. Vi ser for eksempel at utgiftene er høyere for den eldre delen av befolkningen, og eldre aldersgrupper er derfor vektet relativt høyere enn yngre aldersgrupper. Tabellen under viser hvilke (alders-)kriterier som påvirker delkostnadsnøkkelen for samhandling i Dyrøy. 15 Fra og med 1. januar 2012 fikk kommunene medfinansieringsansvar for medisinske opphold og konsultasjoner i spesialisthelsetjenesten og betalingsansvar fra dag 1 for utskrivingsklare pasienter som blir liggende på sykehus. Side 43 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Tabell 13 Utslag på delkostnadsnøkkelen for samhandling i 2012. Dyrøy kommune. Kilde: KRD/ beregninger ved Telemarksforsking Vekter Utgiftsbehovsindeks Bidrag til «samleindeks» Innb. 0-17 år 0,0819 0,8508 -1,2 % Innb. 18-49 år 0,2095 0,7632 Innb. 50-66 år 0,2615 1,2772 -5,0 % 7,2 % Innb. 67-79 år 0,2341 1,5377 12,6 % Innb. 80-89 år 0,1707 13,6 % Innb. 90 år og over 0,0423 1,7941 1,5792 Kostnadsindeks 1,0000 1,2966 29,7 % 2,5 % Dyrøy fikk beregnet en kostnadsindeks på delkostnadsnøkkelen for samhandling i 2012, noe som innebærer at kommunen framstod som 29,7 prosent mer kostnadskrevende å drive enn gjennomsnittskommunen. Andel innbyggere over 67 år trekker samlet sett opp utgiftsbehovet på samhandling med 28,6 prosent, mens andel innbyggere under 66 år trekker opp utgiftsbehovet med 1,1 prosent. Med andre ord får Dyrøy beregnet et høyere utgiftsbehov knyttet til samhandlingsreformen enn gjennomsnittskommunen på bakgrunn av en høyere andel eldre. I tabellen under er (foreløpig) beregnet kostnad til kommunal medfinansiering (KMF) i 2012 sammenholdt med kostnadsestimatet som Helsedirektoratet publiserte i midten av januar i år. Tabell 14 Beregnet kostnad til Kommunal medfinansiering i 2012. Dyrøy kommune. Kilde: Helsedirektoratet. Tallgrunnlag KMF 2012 Dyrøy Beregnet kostnad 1000 kr 1 517 Kostnadsestimat 1000 kr 1 588 Avvik 1000 kr -71 Ifølge veiledning fra Kommunal- og regionaldepartementet til hvordan utgiftene for 2012 skal føres i kommuneregnskapet, skal avvik mellom kostnadsestimatet og endelig årsavregning for 2012 regnskapsføres i 2013. Den nye forskriften innebærer også at kommunene må betale for utskrivningsklare pasienter som blir liggende på sykehus i påvente av et kommunalt tilbud. Betaling for utskrivningsklare pasienter beregnes ut fra et enkelt døgnprisprinsipp. I 2012 var prisen kr 4 000 per døgn. Antall dager fra en pasient registreres som utskrivningsklar til pasienten faktisk utskrives, legges til grunn. Gjennom intervjuene med ledere i pleie- og omsorgstjenesten går det frem at kapasiteten når det gjelder korttidsplasser er presset. På sikt vil trolig en fortsatt satsing på korttidsplasser, i Side 44 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking kombinasjon med velutbygde hjemmetjenester med god sykepleierfaglig kompetanse, medføre at de ordinære sykehjemsplassene i større grad kan tilbys pasienter med spesielle behov for oppfølging i livets siste fase. (Hjelmbrekke et al 2011) viser til at bruk av korttidsopphold på institusjon kombinert med hjemmetjenester - ved god organisering – kan være med å redusere behovet for institusjonsplasser. Dette vil være gunstig siden institusjonsplasser er den dyreste tjenesteformen. Et økt fokus på forebyggende arbeid vil trolig også bidra til å redusere institusjonsbehovet i kommunen. I kapittel 2 presenterte vi den såkalte «Frederica-modellen», som innebærer bedre tilrettelegging for at eldre skal være selvhjulpne i størst mulig grad. Gjennom intensiv trening og kursing på et tidlig tidspunkt, forebygges og utsettes et mer omfattende bistandsbehov etter eksempelvis et sykehusopphold. I Danmark arbeider nå ni av ti kommuner etter samme modell som Fredericia, og hverdagsrehabilitering har blitt et satsningsområde for disse. Også i Norge har flere organisasjoner og kommuner fattet interesse for tilnærmingen. I eksempelvis Voss har kommunens pleie- og omsorgsarbeid blitt inspirert av Fredericia. 4.3.1 Kostnadsstruktur Det er noe uenighet om hvilke driftsmessige besparelser som kan oppnås ved å bygge omsorgsboliger framfor sykehjem. Mye tyder imidlertid på at en satsing på omsorgsboliger gir en viss kostnadsgevinst. I en kostnadsanalyse av alternative boformer for eldre (i Trondheim og Randaberg), finner Borge og Nyhus (2011) at gevinsten er knyttet til lavere kostnad ved å yte pleie og omsorg og høyere brukerbetaling. Forskjellene er særlig knyttet til komponentene lege, medisin og andre driftsutgifter. For utgifter til lege og medisin har dette sammenheng med at kommunen dekker disse utgiftene for beboere i sykehjem, men ikke for de som mottar hjemmetjenester. For beboere i omsorgsboliger dekkes lege- og medisinutgifter dels av brukeren selv og dels av folketrygden. At andre driftsutgifter er høyere i sykehjemmene har blant annet sammenheng med utgifter til mat og renhold. Ifølge beregningene gjort i denne rapporten, utgjør netto kostnadsgevinst 44.000 kr per bruker for Randaberg kommune, og 58.000 kr per bruker for Trondheim kommune. I den samme rapporten framheves det også at lønnskostnadene er den klart viktigste kostnadskomponenten innen pleie og omsorg: «Det kanskje viktigste elementet i en vurdering av ulike boformer og botilbud vil derfor være hvordan de påvirker behovet for hjelp og assistanse. Kan utformingen av boliger legge til rette for at brukerne i større grad blir selvhjulpne slik at behovet for personellinnsats reduseres?» (Borge og Nyhus 2011, s. 5). Forfatterne skriver at et boligtiltak som kan bidra til å redusere antall årsverk per bruker med 0,1 per år (om lag 10 prosent), kunne forsvare enn økning i byggekostnader per bruker med 1,2 mill kr. I en analyse av Side 45 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking kostnadsnivået i 10 kommuner finner SINTEF (2006) at lønnskostnader per beboer i omsorgsboligene, i alle kommunene ligger lavere enn lønnskostnadene per beboer i institusjon i samme kommune. Dette på tross av at mange av beboerne har et forholdsvis høyt hjelpebehov. I rapporten pekes det på at de pårørende til beboerne i omsorgsboligene i noen tilfeller gjør en del av oppgavene som personalet ville gjort på et sykehjem (innkjøp, klesvask osv.), og at dette kan bidra til å redusere lønnskostnadene i omsorgsboligene. I praksis viser det seg imidlertid at ansatte må gjøre en del av de oppgavene pårørende var forventet å gjøre. Ifølge forfatterne er det dermed usikkert hvor vidt det er mulig å spare lønnskostnader i omsorgsboliger i forhold til sykehjem ved at pårørende gjør en del oppgaver i omsorgsboligene som personalet har ansvar for på sykehjem. Som SINTEF skriver, vil kostnadsstrukturen også for omsorgsboliger – variere alt etter om kommunen satser på hjemmetjenester eller på institusjonsomsorg. I kommuner som satser på hjemmetjenester framfor sykehjem, vil vi for eksempel forvente at lønnsutgiftene til hjemmesykepleie er forholdsvis høye også i omsorgsboligene, fordi omsorgsboligene da vil være et tilbud til mennesker med stort behov for omsorg og pleie. I kommuner med relativt mange sykehjemsplasser, forventes derimot lønnsutgiftene i omsorgsboligene å kunne være lavere i og med at relativt flere av de aller svakeste vil ha et tilbud i sykehjem. For å kunne vurdere en kommunes kostnader knyttet til omsorgsboliger og sykehjem, er det derfor ikke uvesentlig hva slags tilbud kommunen ellers har til personer med store pleie- og omsorgsbehov. En av fordelene med omsorgsboliger er imidlertid at bemanningen kan graderes ut fra vurdert pleiebehov hos beboerne. Om kommunen kan gradere bemanningen i omsorgsboligene på dette grunnlaget, vil det trolig bidra til et gunstigere resultat økonomisk sett. En eventuell utbygging kan også tilpasses framtidig behov i den forstand at funksjonen kan endres etter behov. Slike boliger kalles gjerne ”Smart-boliger”. Dette er boliger som planlegges som omsorgsboliger, men som bygges slik at de senere kan legge til rette for sykehjemsdrift (ved å bygge inn vaktrom, medisinrom, skyllerom, fellesrom osv.) Slik vil man kunne tilby innbyggere gode og praktiske omsorgsboliger med tilbud om praktisk bistand og hjemmesykepleie etter behov, for så å endre funksjonen ved et framtidig økt sykehjemsbehov etter 2030. 4.4 Samlet vurdering og anbefalinger Formålet med dette kapitlet har vært å foreta en kapasitets- og behovsvurdering av tjenestetilbudet innenfor pleie- og omsorgstjenesten i Dyrøy kommune. Per i dag er Dyrøy en kommune som kjennetegnes av et godt utbygd totaltilbud for heldøgns pleie og omsorg. Antall plasser i institusjon eller heldøgnsbemannet omsorgsbolig i prosent av innbyggere over 80 år, ligger på om lag 40 prosent, mens det tilsvarende tallet på landsbasis er 29 prosent. Når det gjelder vurderingen av framtidige behov for utbygging av sykehjemsplasser og omsorgsboliger, har vi tatt utgangspunkt i hvordan presset på plassene vil bli basert på utviklingen av antall eldre over Side 46 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 80 år. Dette er den delen av befolkningen man kan anta vil ha størst behov for slike plasser. Hensyntatt befolkningsframskrivinger vil dekningsgraden for Dyrøy holde seg over dagens nivå fram til begynnelsen av 2020-tallet. Dette indikerer et behov for planlegging av strukturendring rundt 2020 for å tilpasse seg denne utviklingen. Endringene bør iverksettes tidlig på 2020-tallet for at dekningsgrad og tilbud til brukere skal opprettholdes på dagens nivå. Dette må kommunen vurdere nøye basert på faktisk ressurssituasjon og hvilken overordnet strategi kommunen har for å håndtere framtidens utfordringer innenfor pleie- og omsorg. Dersom kommunen i framtiden velger å bygge ut flere plasser ved enten sykehjem, eller i omsorgsboliger med heldøgns bemanning, er dette et spørsmål om både kostnader og kvalitet på tjenestene. I utgangspunktet er det lite som tilsier at sykehjemsplass er ensbetydende med best kvalitet på tjenesten. Dette forutsetter imidlertid at man klarer å tilpasse både bemannings- og kompetansenivået i omsorgsboligene med beboernes pleiebehov. Blant forskere er det noe uenighet om hvilke driftsmessige besparelser som kan oppnås ved å bygge omsorgsboliger framfor sykehjem, men mye tyder på at en satsing på omsorgsboliger gir en viss kostnadsgevinst. Det er heller ikke uvesentlig hva slags tilbud kommunen ellers har til personer med store pleie- og omsorgsbehov. På lang sikt vil trolig en fortsatt satsing på tilpassede omsorgsboliger, i kombinasjon med både fokus på forebyggende arbeid og fortsatt sykehjemsdrift, gi en oversiktlig og driftsmessig god dekning av de ulike trinnene i omsorgstrappa. Side 47 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 5. Kostnadsanalyser 5.1 Avgrensinger I denne påfølgende kostnadsanalysen vil vi gå videre fra den overordnede KOSTRA-analysen og tjenesteprofilanalysen i kapittel 2. Vi vil her se på den interne kostnadsfordelingen i pleie- og omsorgssektoren i Dyrøy, og vurdere kostnadseffektiviteten gitt den faktisk leverte tjenesteproduksjonen. Ut fra denne analysen vil vi se på linjene opp mot KOSTRA-analysen for å se om det er potensial for å oppnå en mer kostnadseffektiv drift på enkelte områder. Våre analyser vil være basert på det tallmateriale og virksomhetsbeskrivelser vi har fått oversendt fra kommunens representanter. Vi har ikke utført handlinger for å verifisere dette materialet, men forutsetter at det er kvalitetssikret før det er kommet oss i hende. Fordi Dyrøy er en liten kommune med få enheter innenfor PRO-sektoren, er det i lite grunnlag for å sammenlikne enhetskostnader internt innenfor sektoren. Enhetskostnader er derfor sammenliknet med så langt det er mulig sammenliknbare enheter i kommuner vi har i vårt sammenlikningsgrunnlag. Metodisk har vi ikke kunnet plukke ut enheter basert på gjeldende kriterier, men vi mener likevel at de enheter som er brukt som sammenliknbare enheter i analysene, representerer et godt sammenlikningsgrunnlag. For å kunne ta hensyn til ulikheter i brukertyngde, er noen av analysene justert for IPLOS-score gjennom bruk av pleiekostnadsindeks, som er nærmere beskrevet i punkt 5.2.2.2. 5.2 Om ABC-kalkyle, og datamaterialet i Dyrøy Det er gitt en kort fremstilling av ABC-metodikken i avsnitt 1.2.1. Som omtalt der, innebærer en slik kalkyle at virksomheten brytes ned i et sett av aktiviteter. Aktiviteter defineres som det som utføres av tjenesteproduksjon i kommunen. I kommunal tjenesteproduksjon er det naturlig å bruke forbrukt tid som den primære kostnadsdriveren, siden det meste av ressurser (for eksempel personell og utstyr) som blir brukt, blir målt/rapportert på den tid som de nevnte ressursene er tilgjengelige for å utføre tjenesteproduksjon (Kaplan & Anderson, 2007). 5.2.1 Datamaterialet i Dyrøy, og anbefalinger For å styre tjenesteproduksjonen blir det i planleggingsfasen brukt Profil-verktøyet (Visma) for å tildele tid målt i timer, innenfor de ulike tjenestene i en virksomhet. Profil pleie- og omsorgssystem Side 48 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking er et mye brukt verktøy i kommunale pleie- og omsorgstjenester. Ifølge Visma brukes Profil i 215 av landets kommuner, men i varierende omfang. I analysene bruker vi tildelt tid til alle brukere som er registrert ved IPLOS, som utgangspunkt for våre effektivitetsvurderinger. Dette er særlig aktuelt i hjemmetjenesten der brukere får tildelt tid gjennom vedtak som registreres i Profil, og som videre danner grunnlaget for planlegging av tjenesteproduksjonen. Ut fra denne budsjetteringen av tidsbruk, kan en måle et budsjettert effektivitetsestimat (som vi vil komme tilbake til i et senere avsnitt). Videre åpner Profil-verktøyet også for å rapportere faktisk forbrukt tid. En slik rapportering gir grunnlag for å vurdere om tjenesteproduksjonen er effektiv både på forbrukt tid og på kostnadsnivå. Gjennom våre intervjuer gjennomført i Dyrøy våren 2013, kom det frem at Profil ikke fullt ut brukes som et verktøy for å måle den produksjonen som faktisk blir utført. Det er også en utfordring å holde informasjon om vedtakstimer oppdatert i profil, siden disse stadig endrer seg. Registrerte vedtakstimer vurderes likevel å være av rimelig bra kvalitet. Dermed mener vi det forelagte datamaterialet kan brukes til å si noe om den planlagte kostnadseffektiviteten ved driften. Imidlertid mener vi det er potensiale til å bli enda mer nøyaktig ved å rapportere også på faktisk forbrukt tid. Vi kommer ikke med noen anbefaling om å innføre bruk av stoppeklokker i pleie- og omsorgssektoren i Dyrøy, men ønsker å vektlegge viktigheten av å ha et verktøy der en kan vurdere, gjennomgå, justere og evaluere tjenesteproduksjonen. Det finnes digitale løsninger på markedet som kan bidra til et godt rapporteringssystem for tjenesteproduksjonen i hjemmetjenesten. Blant annet kan en innføre bruk av håndholdte terminaler eller mobil/nettbrettsapplikasjoner, som registrerer tid brukt på de forskjellige aktivitetene. Dette kan være et tiltak både for å fremme effektiviteten, og styre tidsbruken i tjenestene, samtidig som det kan være kvalitetsfremmede i det en får dokumentert tjenesteleveransene på en helt annen måte enn tidligere. Vi kjenner til at det er flere kommuner som har implementert dette i sine hjemmetjenester. Det bør imidlertid legges til at Dyrøy er en liten kommune – og at et slikt tiltak må vurderes kostnadsmessig før en evt beslutter å gå for en slik løsning. Et rimeligere alternativ er å gjennomføre kortere perioder med manuell registrering. Kommunen gjorde dette i en periode poå to uker i april 2013. Imidlertid var det en del uklarheter omkring registreringene og sammenlikningsgrunnlaget. Før en evt igjen setter i gang en slik registrering er det viktig å få en oversikt over hvilke vedtakstimer, stillingsressurser osv registreringen skal sammenliknes med, slik at man sikrer at timene som registreres kan relateres direkte til de andre faktorene i beregning av ATA-tid. 5.2.2 Tidsdrevet ABC-kalkyle I tjenesteleveranser av typen vi ser innenfor pleie- og omsorgstjenester er kostnader målt per tidsenhet (forbrukte timeverk) den fremste faktoren for å måle både effektivitet og omfang av Side 49 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking tjenesteleveransene. Som nevnt innledningsvis i dette avsnittet er det da interessantå sepå en tidsdrevet ABC-modell. En slik modell tildeler og måler ressurserbasert på to sett av estimater. For det første må det kalkuleres en enhetskostnadper leverte tjenestetime,og for det andre må det dette estimatetfor enhetskostnadbrytes ned på avdelingsnivå(Kaplan & Anderson, 2007). I Dyrøy er hjemmetjenestenog sykehjemmetikke splittet opp i soner/avdelingerregnskapsmessig. Det er derfor ikke mulig å gjøre sammenlikningerpå avdelingsnivå.Vi har imidlertidig brukt sammenlikningerfra sykehjemi andre kommuner der dette er relevant og sammenliknbart. På et overordnet nivå med disseto estimatenesom de viktigste ABC-driverne, vil modellen en setter opp for videre arbeid med tallmaterialet, normalt seslik ut: 1. Identifiserekostnadsdrivere/tidsenhet 2. Estimereenhetskostper levertetidsenhet 3. Estimatfor enhetskostbrytesnedpå avdelingsnivå 4. Måle opp mot benchmarki kontinuerligeforbedringer Figur 13 Modell over ABC-drivere Trinn 1 i denneprosessener innledningsvis å finne ut hva en skal måle ut ifra, i dette tilfellet leverte tjenestetimer.Trinn 2 og 3 er videre knytt et til de estimater og vurderinger som må gjøresi implementeringenav en tidsdrevet ABC-kalkyle. Som nevnt vil punkt 3 i dette tilfelle ikke gjøres for Dyrøy kommune, men vi vil i stedetbruke sammenlikningsdata fra andre kommuner der vi har utført liknende oppdrag. Til slutt kan en bruke dette for å måle opp mot en benchmark/målsetting,som er fastsatt for den enkelte virksomhet, avdeling og kanskje til og med på ansattnivå. Dette bør i nesteomgang kobles opp i mot kontinuerlige forbedringer, som ogsåomtales i dennerapportens kapittel 3.4. 5.2.2.1 Ansikt til ansikt tid (ATA-tid) En aktuell benchmark i måling av produktivitet i tj enesteproduksjonen,er å setteet mål på den tid som brukes direkte mot tjenestene.Dette er definert som ansikt til ansikt til ansikt-tid av Kommunal og regionaldepartementet.ATA-tid defineres som arbeidsoppgaver/aktivitetersom kun gjennomføresfysisk sammenmed en eller flere brukere (individ og gruppenivå) (Kunnskapsnettverk, 2005). Brukere oppfatter kontak t med tjenesteytersom en avgjørende Side50 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking kvalitet. Misfornøyde brukere gir ofte uttrykk for at tjenesteyter er for lite tilgjengelig, eller har for liten tid sammen med brukeren. Andel ATA er sentralt i en situasjon der ressursene, både de økonomiske og faglige, må utnyttes best mulig. ATA-tid er derfor et viktig mål for effektive tjenester. Høy andel ATA-tid er som hovedregel effektivt, både ut i fra kommunens behov for å ha et høyt produksjonsvolum og ut i fra brukernes kvalitetsvurdering. Erfaringer viser at det kan være hensiktsmessig å implementere ATA som indikator på produktivitet og effektivitet innen tjenesteområder der dette er naturlig (Kunnskapsnettverk, 2005). Dette forutsetter en fastlegging av ambisjonsnivå og målinger av ATA-tid innenfor aktuelle tjenesteområder. Innen store personellintensive tjenester som pleie- og omsorg og skole, er det lite tradisjon for å ha fokus på ATA-tid, og målinger av ATA-tid. Samtidig ser vi at dette er nøkkelen til å få mer tjenester for hver krone. Økes ATA-andelen innen en tjeneste fra 60 % til 70 %, kan samlet tjenestetilbud (her definert som brukerkontakt) opprettholdes med 15% mindre ressurser (Kunnskapsnettverk, 2005). For å gjennomføre ATA-tid som styringssystem, avhenger det imidlertid av at en er nøye med å analysere tidsbruken i tjenesteproduksjonen, og rapporterer denne nøyaktig i etterkant slik at en kan skille ut hva som er indirekte tid i form av rapportering, administrasjon, møter osv og hva som er direkte tid på brukerne; ansikt-til-ansikt tid. For eksempel gjorde Bærum kommune i 2003 og 2004 en undersøkelse som viste at ATA-tid for hjemmebaserte tjenester for dem var 54 % (Kunnskapsnettverk, 2006). Ut fra det nivået kommunen er på i dag kan den sette målsettinger på forbedringer/benchmark for å oppnå større effektivitet og produktivitet i tjenestene. Erfaringstall tilsier at en ATA-tid over 60 % indikerer at kommunens tjeneste er effektiv sammenlignet med andre kommuner, mens tall betydelig under 60 % vil gi indikasjoner på at produktiviteten bør økes. Vi presiserer her at det er snakk om andelen faktisk levert tid. I planleggingen vil ATA-andelen som regel ligge godt over 60% . Ved implementering av ATA-tid er det første viktige steget å finne ut hvilken ATA-tid en ligger på, og deretter fastsette en målsetting på hvor høy ATA-tid en ønsker å strekke seg mot. Når en har funnet kommunens ATA-tid, satt seg mål for forbedringer og lagt en handlingsplan for hvordan en skal komme dit, blir man sin egen konkurrent i det å nå målsettingen. For å få vedvarende produktivitetseffekt på dette, må en samtidig være klar over at effekten av forbedringen vil fordele seg ujevnt i prosjektperioden. En kan typisk se for seg liten effekt i starten, deretter en betydelig effekt og til slutt en avtagende produktivitetsforbedring over tid. Dyrøy kommune har i en periode på to uker manuelt registrert forbrukt tid i hjemmetjenesten. Tiden ble da splittet opp i ATA-tid (tid brukt hos brukeren) og annen tid som kjøring, møter og lignende. Disse registreringene skulle legges til grunn for beregningene av ATA-tid i rapporten. Dessverre viser det seg at registreringene ikke er utført av alle de som ligger i grunnlagstallene på økonomi, registeringene i Profil osv. Det vil derfor gi feil i analysene om tallene fra tidsregistreringen benyttes i analysene. Om kommunen likevel ved en senere anledning ønsker å få Side 51 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking oversikt over reell tid brukt i direkte kontakt med brukeren og en større grad av sikkerhet i tallene, kan kommunen gjenta en registreringsperiode på et annet tidspunkt. Det er da viktig å lage en oversikt over hvilke informasjon, hvilke ansatte og hvilke tjenestersom skal registreres,før man går i gang med registreringen.Vi vil likevel berømmede ansattesom har gjennomført registreringen,da dette vitner om en ansattgruppesom ønsker bevisstgjøringomkring sin arbeidshverdag. 5.2.2.2 Pleiekostnadsindeks I hjemmebasertetjenestervil ansikt/-til/-ansikt tid (ATA-tid) væreet sentralt målebegrep.I institusjonsbasertomsorg er ikke ATA-tid ansett å væreet relevant måltall siden en her har mer intensiv pleie, i kommunens lokaler, og med ansattesom virker mer eller mindre kontinuerlig i miljøet. Det er vanlig å bruke antall pleieårsverkpr. døgnplass,som mal for å beregne bemanningssituasjoneni et sykehjem.I en undersøkelse utført av SINTEF Helse (Paulsenet al, 2004), ble dennestørrelsenberegnettil å være0,79 pleieårsverkper døgnplass.Undersøkelsen basertesegpå gjennomgangav 29 ulike sykehjem i Norge. Pleiefaktor er et sentralt begrepfor å måle personaltettheteni institusjonsbasertpleie og omsorg. Begrepetpleiefaktor kan defineresslik: Pleiefaktor er forholdstallet mellom antall pasienter og antall pleiepersonell,altså et måltall for personellressursertil direkte brukerkontakt. Pådenne måten kan en si at pleiefaktor er et lignende begrepsom målingenepå ansikt-til-ansikt tid i hjemmebasertomsorg. Ressursertil administrasjon og lignendeer ikke inkludert i pleiefaktorbegrepet. Pleiefaktor må fastsettesog defineresslik at det er samsvarmellom behovettil brukerne, gjerne fastsatt gjennom IPLOS-score,og den innsatsensom trengs fra turnuspersonell (pleiefaktor) for at brukerne skal få faglig forsvarleg stell og pleie etter det som er fastlagt ved den institusjonen der brukeren har fått tildelt plass. Pleiefaktorbegrepeter et måltall basert på den relative tidsbruken ved enheten.For å overføre pleiefaktoren til et økonomisk begrephar vi omregnet pleiefaktoren med lønnskostnaderper heltidsplassi institusjon, for å måle kostnaden dersom antall årsverk i pleie settesi forholdet 1:1 med antall plasser.Altså, hvor mye koster det å drive en plassdersomdet er en 100 % stilling knyttet til hver av plassene.Gjennom en slik beregning kan man i den økonomiske analysenogså ta hensyntil at pasientenehar ulikt pleiebehov.Hensikten med dennejusteringen er både og kunne sammenlignepå tvers av avdelinger, og å kunne settemåltall på et indeksert bemanningsnivåi institusjon. Side52 av 108 Evaluering av Dyøy kommunespleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 5.2.3 Tidsdrevet ABC-modell og -system I dennerapporten bruker vi ABC-kalkyler for å vurdere Dyrøy kommunes effektivitet i tjenesteproduksjonen.Dette er et arbeid som gjørespå et bestemttidspunkt, eller over en relativt begrensettidsperiode. Slik sett blir dette en effektivitetsanalyse på et mer eller mindre fast bestemt tidspunkt. Et innspill til videre arbeid i Dyrøy kommune fra vår side vil væreå bruke de elementenesom fremkommer i den påfølgendeABC-kalkylen, slik at rådmannenog lederneinnenfor PROsektoren settesi bedre stand til å styre virksomhetene og den tjenesteproduksjonensom skal gis innenfor fastsatteøkonomiske rammer. Gjennom presentasjon av nøkkeltall målt opp mot måltall og nøkkelindikatorer, kan det ogsåbidra til å sette politikerne i bedre stand til å fatte bedre beslutningeri budsjettprosessen,der disponible økonomiske rammer skal fordeles på de ulike sektorer og virksomheter i kommunen. En tidsdrevet ABC-modell og implementering av dennesom styringssystemkan sespå som en prosessbeståendeav 4 faser. En tidsdrevet ABC-modell kan byggesopp på dennemåten: Utrullering Pilot modell Analyser Forberedelse • Innhente data og gjennomføreintervjuer • Utføre tidsstudier • Estimeretid og kapasitet • Utvikle pilotmodell • Byggeet kalkylesystem • Bruk tilgjengelig programvare • Importere kostnadsdata • Kjørmodellenog evaluer • Iverksett systemi hele organisasjonen • Opplæringav ansatte • Innhent data på alle virksomheter • Evalueravdekkete funn. • Utvikle plan og prosjektteam • Etablerestrukturer • Estimerekostnader • Avgjøredatabehov Figur 14 Tidsdrevet ABC-modell Kilde: Kaplan & Anderson (2007) Sidentilgjengelige data i Profil baserersegpå budsjettert/tildelt tid, og ikke i så stor grad på faktisk levert tid og produksjon, er det ikke mulig i denneevalueringenå komme helt i mål med alle fire faser i en ABC-modell som her skisseres.Forberedelsesfasen og analysefasener de fasene som kan dekkesopp uten å ha tilgjengelig fullt datasett på faktisk levert produksjon. Fase3 og 4 er avhengigeav at det blir rapportert på levert produksjon. Imidlertid er det mulig å skissere Side53 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking hvordan det ville sett ut basert på budsjetterte tall, eller med andre ord, gitt at budsjettet stemmer med faktisk levert produksjon, kan man få frem noen analysefunn, dog med noe redusert verdi. I det følgende vil vi, så langt det er mulig basert på budsjetterte tildelinger av tid, presentere hvordan en ABC-evaluering kan fremstå. Dette vil gjøres etter fremgangsmåten beskrevet i avsnitt 5.2.2. Dersom kommunen vil bruke ABC som et styrings- og evalueringsinstrument, vil dette kunne utgjøre et utgangspunkt og nå-status for videre effektivitetsforbedringer. Dersom en ønsker videre effektivitetsforbedringer, bør dette systematisk kobles sammen med et fokus på kontinuerlige forbedringer, som blir omtalt i avsnitt 5.4 5.2.4 Nøyaktighet i kalkylene I et system der en ønsker å se på effektivitet i aktivitetene som utføres, må en på forhånd definere hvilket presisjonsnivå en ønsker i analysene. Tidsdrevet ABC-kalkyle bygger på forbrukt tid per tjeneste. En må i denne sammenhengen avstemme behovet for presisjon og nøyaktighet mot den praktiske anvendelsen, og tid og kostnader forbundet med å estimere tidsbruk. I en tidsdrevet ABC-kalkyle er det anbefalt å søke etter nøyaktighet, men ikke presisjon, og heller forsøke å være omtrent riktig enn akkurat feil (Kaplan & Anderson, 2007) 5.3 Aktivitetsbasert kalkyle 5.3.1 Regnskapsmessige forutsetninger I de følgende avsnitt har vi basert våre beregninger på detaljregnskap og –budsjett, som vi har fått oversendt fra kommunen på aktuelle ansvar og KOSTRA-funksjonene 234, 253 og 254. Disse dekker institusjon, bolig med heldøgns bemanning, hjemmetjenester og aktivitetstjenester. I våre analyser har vi sammensatt de ulike postene med en slik linjeinndeling at det er tilpasset en ABCkalkyle. Det betyr at det her vil kunne forekomme avvik mellom inndelingen av de grunnlagstallene som blir benyttet her, og den linjeinndelingen en kan finne igjen i kommunens årsregnskap mv. 5.3.2 Analyse på funksjons- og tjenestenivå I det påfølgende går vi gjennom hver enkelt av tjenesteenhetene innenfor Dyrøys pleie- og omsorgssektor, så langt det lar seg gjøre utfra de grunnlagsdata vi har fått forelagt. Videre vil vi se på kostnadene per tidsenhet. Tjenesteenhetene som er gjenstand for denne evalueringen, defineres til å være disse: Side 54 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking - Sykehjemmet (3 avdelinger, hvorav en skjermet enhet for demente) - Hjemmetjenesten (hjemmesykepleie, hjemmehjelp, praktisk bistand, matombringing, trygghetsalarmer mv.) - Andre oppgaver: Psykiatri/psykiske helsetjenester, Dag-/aktivitetstilbud (møteplassen), støttekontakt, BPA (brukerstyrt personlig assistanse), Transportordningen for eldre og funksjonshemmede, matombringing mv. Analysene vil som nevnt være delt inn etter de tre KOSTRA-funksjonene som dekker pleie og omsorg; ”F254-Kjernetjenester knyttet til pleie, omsorg, hjelp til hjemmeboende”, ”F253-Pleie, omsorg, hjelp og re-/habilitering i institusjon”, ”F234-Aktivisering og servicetjenester overfor eldre og funksjonshemmede”. Denne inndelingen vil også benyttes senere i denne rapporten. Her vil vi se både på hvordan tiden brukes direkte på brukerne/tjenestemottakerne, hvor stor andel av tiden som går til direkte tid på brukerne, og se på hvor stor andel som forsvinner i administrasjon, møter, transport etc. Her kan det muligens være et potensiale for å kjøre en prosess med kontinuerlige forbedring, som vi kommer nærmere tilbake til i avsnitt 5.4, for å få mest mulig av disponibel tid ut på brukerne. Våre analyser baserer seg på oversendt detaljrapport fordelt på ansvar og KOSTRA-funksjon. I tillegg har vi fått budsjetterte produksjonsdata/timefordeling fra de virksomhetene der det er naturlig å måle slikt. Dette er særlig aktuelt for hjemmebaserte tjenester. På grunn av detaljnivået i regnskapsføringen er det ikke mulig å utføre analyser på alle aktiviteter og oppgaver, selv om dette kunne vært ønskelig. Analysene begrenser seg derfor til det ansvarsnivå kommunen regnskapsfører på og de nevnte KOSTRA-funksjonene. 5.3.3 Hjemmetjenesten 5.3.3.1 Forutsetninger I de påfølgende analysene har vi foretatt beregninger basert på oppgitte regnskapsdata fra kommunen for 2012. For årsverk som inngår i turnus har vi beregnet et årsverk til å være 1568 timer pr. år. I tilgjengelig tid pr. måned har vi tatt hensyn til 5 uker ferie. Innvilget tid baserer seg på opplysninger fra kommunen om antall timer vedtatt til hjemmetjenesten (budsjettert tjenesteproduksjon jf. avsnitt 5.2.1). Forbrukt tid/levert tid baserer seg på tidsregistreringene ansatte i hjemmetjenesten selv har gjort over en periode på 2 uker. Det ble da registrert hvordan tiden blant de ansatte i hjemmetjenesten reelt ble fordelt mellom tid med brukere (ATA-tid, transporttid, møtetid, annen administrasjon osv. ). Vi har ingen grunn til å tro at de manuelle førte oversiktene gir et uriktig bilde av faktisk medgått tid. Side 55 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking I analysener lønnskostnadeneskilt ut siden forbru kt tid/lønnsmidler er den sentralevariabeleni en aktivitetsbasert kalkyle. Hjemmetjenestenholder til i lokalene på omsorgssenteret og enhetenhar ansvaretfor følgende tjenester: • • • • • • • • • • Hjemmesykepleie Praktisk bistand (hjemmehjelp) Psykiatritjenester Møteplassen(dag- /aktivitetssenter) Rehabilitering - individuelle planer Matombringing Trygghetsalarmer Støttekontakt Avlastning Omsorgslønn 5.3.3.2 Aktivitetsbasert kalkyle Her følger en oppsummering av den aktivitetsbasertekalkylen basert på forutsetningenei avsnitt 5.3.1: Tabell 15 Aktivitetsbasert kalkyle for hjemmetjenesten Aktivitetsbasert kalkyle for hjemmetjenesten (regnskapstall 2012 og rapporter fra Profil. Tall i hele 1000) Totalkostnader Totalenetto lønnsutgifter (1000) Lønnsutgifter pr måned(1000) 10 941 912 Tidsfaktorer pr måned Antall tilgjengeligetimer per mnd Antall innvilgedetimer per mnd Antall levertetimer per mnd Lønnsutgift pr tilgjengeligetime Lønnsutgiftper innvilgedetime Lønnsutgiftper levertetime Andel produsert tid Andel indirekte tid 3 283 3 070 2 676 278 297 341 81 % 19 % Side56 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Vi går i det følgende nærmere inn på lønnskostnadene, og måler produktiviteten ut fra lønnskostnader og tilgjengelig tid. Vi har tatt utgangspunkt i lønn som fordelingsnøkkel, siden hjemmetjenestene er en svært arbeidsintensiv tjenestetype. Den aktivitetsbaserte lønnskostnaden per tilgjengelige time ligger for hjemmetjenesten i Dyrøy på 278 kr per time. Dette uttrykker den gjennomsnittlige utgiften per timeverk, inklusiv lønn, sosiale kostnader osv. Tilsvarende er gjennomsnittlig lønnskostnad per registrerte leverte time for hjemmetjenesten i Dyrøy på 341kr per time. Dette er en relativt lav timekostnad sammenliknet med andre kommuner vi har foretatt tilsvarende analyser for. Den lave gjennomsnittlige timekostnaden kan ha tre hovedforklaringer: 1) høy produktivitet i driften, 2) en mannskapsstruktur med lave gjennomsnittlige lønnskostnader, for eksempel ved en relativt høy andel ufaglært arbeidskraft, eller 3) betydelige avvik/feilregistreringer på antall leverte timer. Basert på intervjuene med ledere innenfor PRO-tjenestene i Dyrøy kommune, har vi grunn til å tro at det som er registrert som leverte tider ikke er relatert til antallet faktisk leverte timer til brukerne. Vi tar derfor forbehold ved kvaliteten på grunnlagsmaterialet for beregningen. Erfaringsmessig har det vist seg i andre kommuner at timene som er registrert i systemet som leverte, sjeldent samsvarer med de timene som faktisk er levert ut til brukerne. Vi vil analysere den lave timeprisen nærmere ved å bruke offentlig tilgjengelig data for kommuner det er naturlig å sammenlikne Dyrøy med. For det første vil vi sammenlikne med gjennomsnittet for kommunegruppe 6 som begrunnet under KOSTRA-analysen. Videre vil vi sammenlikne med gjennomsnittet for kommunene i Troms fylke. Dette fordi bl.a. tilgang på fagkompetanse, rekrutteringsutfordringer, lønnsnivå m.m. vil ha likhetstrekk innenfor fylket – med unntak knyttet til byområder (Tromsø). Likevel vil dette være et hensiktsmessig gjennomsnitt å sammenlikne med. Som tabellen under viser har lønnsutgiftene innenfor pleie- og omsorgssektoren i Dyrøy kommune vært sterkt økende de siste årene. Fra å ha hatt den laveste lønnsutgiften per årsverk i 2008, ligger Dyrøy nå langt høyere enn både gjennomsnittet for kostragruppe 6 og for kommunene i Troms. Det bør også nevnes at Dyrøys lønnskostnader etter dette parameteret ligger nær opptil landsgjennomsnittet. Side 57 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Lønnsutgifterpr årsverki pleie-og omsorgssektoren 700 000 600 000 500 000 400 000 2008 2010 300 000 2012 200 000 100 000 0 Dyrøy Tromsfylke Kostragruppe6 Figur 15 lønnskostnad per årsverk (ekskl. fravær) innenfor pleie- og omsorg Den høye lønnskostnadenper årsverk kan ha sammenheng med at Dyrøy har en høy andel årsverk med fagutdanning (78%) sammenliknetmed kommunenei Troms (72%) og kommunegruppe 6 (74%). Generelt vil dette bidra til å øke de relative lønnskostnadeneisolert sett. Tilsvarendekan dette bidra til økt kvalitet for brukerne, men dette er vanskeligereå dokumentere. Vi finner det likevel riktig å nevnei dennesammenhengsiden det er en generell oppfatning av at økt kompetansenivågir økt kvalitet. Lønnskostnadeneper årsverk i Dyrøy underbyggerikk e funnet i den foregåendeanalysender det fremgår at Dyrøy har lave utgifter per leverte time i hjemmetjenesten.Påden annenside er det slik at lønnskostnadenei KOSTRA innehar lønn fra alle årsverk i pleie- og omsorgssektoren,ikke bare i hjemmetjenesten.Vi har derfor sett nærmerepå fordelingen mellom gjennomsnittlig årsverkskostnadi hhv institusjonsdriften og hjemmetjenesteni Dyrøy. Det fremgår da at gjennomsnittlig årssverkskostnader betydelig lavere innenfor hjemmetjenestenenn innenfor institusjon – noe som underbyggerog til dels ogsåforklarer den lave utgiften per time i hjemmetjenesten.Dette innebærerat selv om Dyrøy ligger høyt på KOSTRA-statistikken målt i lønnsutgifter pr årsverk i pleie- og omsorg, så er lønnsutgifter pr årsverk innenfor hjemmetjenesteni Dyrøy relativt sett lav og bidrar til en lav lønnsutgift per leverte time. Vi kan imidlertid ikke konkludere endelig med dennesammenhengen,fordi stillingsoversiktenevi har fått tilsendt ikke serut til å underbyggedennelønnsforskjellen mellom hjemmetjenestenog institusjon. Side58 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Gjennomsnittligantall tildelte timer i uken. (Brukereutenfor institusjon) 14,0 12,0 10,0 8,0 2008 6,0 2012 4,0 2,0 0,0 Dyrøy Tromsfylke Kostragruppe6 Figur 16 Gjennomsnittlig antall vedtakstimer i hjemmetjenesten Når vi videre serpå gjennomsnittlig antall tildelt e timer i uken til hjemmetjenester,servi at Dyrøy siden 2008 har innvilget et høyereantall timer til hjemmetjenesterenn sammenliknbare kommuner. Dette må seesi sammenhengmed kommunensbrukertyngde i institusjon. Dersom institusjonsplasseneopptas av brukere med gjennomsnittlig høy IPLOS-score,vil normalt gjennomsnittlig antall tildelte timer til brukere utenfor institusjon øke, fordi brukerne i åpen omsorg har noe tyngre behov enn hva de er i en kommune der brukertyngde i institusjon er lavere. Vi har beregneten ansikt til ansikt-tid (ATA-tid) slik som vi har introdusert begrepeti avsnitt 5.3.2.1. Ut fra det som er tildelt av tid, finner vi at hjemmetjenesteni Dyrøy har en beregnetATAandel på 81%. Ut fra erfaringstall indikerer det at kommunenshjemmetjenestedrives effektivt. Men vi må her ta forbehold om de data som i systemeter registrert som levertetimer. Det vi imidlertid kan konstatere med rimelig sikkerhet er at det i planleggingenav hjemmetjenesten leggesopp til effektiv ressursbruki form av høy andel ATA-tid. Det vi vet lite om er on den planlagte tidsbruken faktisk gjøressom planlagt. Det er sværtlite sannsynligat hjemmetjenesten klarer å benytte 81% av tilgjengelig tid til arbeidsoppgaver/aktiviteter som gjennomføresfysisk sammenmed en eller flere brukere. For å illustrere de effekteneen økt andel ATA-tid kan ha, har vi beregnetet eksempelpå mulig innsparing ved økt ATA-tid basert på Dyrøys utgifter per time. For å illustrere dette endrer vi forutsetningenei tallmaterialet i tabell 15, og forutsetter at hjemmetjenesteni Dyrøy i utgangspunktethar en ATA-tid på 60 % av tilgjengelig tid. Deretter beregnervi hvor mye Dyrøy kunne sparedersom ATA-andelen økesmed 5 prosentpoeng til 65%. Dette vil kunne gi en innsparing på om lag 1440 tilgjengelige timer (ca 90% stilling) og om lag 550.000 kr på årsbasis. Det presiseresat dette ikke er ensbetydendemed at vi anbefaler å reduserehjemmetjenestenmed 0,9 årsverk. For å vite hva et realistisk innsparingspotenisialeeventuelt kan være,bør reell ATAtid måles.Først når nåværendeATA-tid er kjent, kan man setteen målsetting om økt effektivitet Side59 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking gjennom samspill med fokus på kontinuerlige forbedringer. Eksempletunder er illustrert for å vise hvordan metodikken kan tallfeste effektiviserings- og innsparingsgevinsterfor kommunen. Tabell 16 Produktivitetsberegningerforutsatt endring av ATA-tid i hjemmetjenesten Produktivitetsforbedringer ved endring av ATA-tid i hjemmetjenesten Hjemmetjenesten (tall for 2012) 60% ATA-tid 65 % ATA- tid Produktivitetsgevinst Aktivitetsbasert kalkyle Totalkostnader Totalenetto lønnskostnader(1000) Lønnskostnaderpr uke(1000) 10 941177 912 10 394118 866 -547059 Antalltilgjengeligetimer per mnd Antallinnvilgedetimer per mnd Antalllevertetimer per mnd Lønnskostnadpr tilgjengeligetime Lønnskostnadper innvilgedetime Lønnskostnadper levertetime 3 283 3 070 1 970 278 297 463 4 723 3 070 3 070 183 297 297 1 440 Andel produsert tid (ATA-tid) 60 % 65 % Andel indirekte tid 40 % 35 % Tidsfaktorer pr måned Som det fremgår av tabellen ville det ved en økning av ATA-tid fra 60% til 65% væremulig å spareinn over en halv million kroner. For et gjennomsnittlig ukesverk med turnus på 35,5 timer per uke, ville i praksis en slik endring bety at ti den som benyttesdirekte med brukere måtte økes med ca 1 time og 45 minutter per uke. Det betyr at man gjennom bevisstprioritering av tid ville måtte reduseretidsbruken til for eksempelmøter, administrative oppgaver,rapportering el.l. Reisetid er ogsået vesentligelementi den delen av tiden som ikke benyttesmed brukere. Vi har gjennom intervjuer oppfattet at man i stor grad for søker å samordnetjenestenepå en effektiv måte med tanke på geografiskeavstander.Dette er positivt, men vi tror ogsåat det på dette området vil kunne væreytterligere en del tidsbruk å hente dersomdette gjørespå en god måte. Planleggingenav besøkeneer her særlig viktig. Det ble gjennom intervjuene ogsåoppgitt at man i helgeneopererer med en sein kveldsvakt/nattevakt som i all hovedsakskal ivareta en bruker. Det er viktig at brukerne ivaretas på en god måte, men i dette tilfellet betyr dette en vesentligressursbruksom bør kunne reduseres uten at brukeren mister tilbudet. I dette tilfellet vil det kunne værehensiktsmessigå sjekkemed nabokommuner om det kan væregrunnlag for å samkjøre en nattevakt for flere kommuner samlet. Side60 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 5.3.4 Institusjon 5.3.4.1 Forutsetninger og avgrensninger Å vurdere effektivitet i institusjonstjenestenebli r noe annerledesenn å vurdere effektiviteten i hjemmebasertetjenester.I hjemmebasertetjenesterer det lettere å identifisere de spesifikke aktivitetene enn i institusjoner der pleiebehoveter mer helhetlig pleie og hjelp til alle sykdomsrelaterteog dagligdagsegjøremål. Dette gjør skillet mellom de ulike aktivitetene mer uklart. I institusjonene er det heller ikke rapportering på forbrukt tid på sammemåte som for de hjemmebasertetjenestene,jf avsnitt 5.3.4 og 5.3.5. I denneaktivitetsbasertekalkylen vil det dermed bli den overordnedetotale pleie gitt til den enkelte tjenestemottakermålt på liggedøgnsom enhet. Dyrøy kommune har et omsorgssentersentralt plassert på Dyrøytunet. I omsorgssentereter sykehjemmet,som sto ferdig i september1993 plassert. Den nye sykehjemsdelenble da bygget til aldershjemmet,og etter hvert ble 8 av aldershjemsplasseneoppgradert til sykehjemsstandard. Sykehjemmethar per i dag 3 avdelinger: Sørstua,N ordstua og Rosestua.Til sammener det 24 langtidsplasserog et gjesterom/korttidsplass.Av de 24 plasseneer 8 på skjermet avdeling for demente. Våre analyserbaserersegpå driften av virksomheten i 2012. 5.3.4.2 Total- og enhetskostnader Her følger en oppsummering av den aktivitetsbasertekalkylen basert på forutsetningenei avsnitt 5.3.8.1: Tabell 17 Totalkostnader institusjon Regnskapstallfor 2012- Institusjon (tall i hele 1000) Fast lønn 10 010 Variabel lønn 3 164 Andre lønnsutgifter 3 866 Sum lønnsutgifter 17 040 Forbruksutgifter 368 Andre driftsutgifter 433 Totale brutto driftsutgfiter 17 841 Side61 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking I denneoppstillingen har vi satt opp regnskapstallfor sykehjemsdrifteni kommunen. Denne oppstillingen er brukt i de videre analysenesom vi her vil presentere.Inndelingen på de ulike postenehar vi kategorisert slik: - Fast lønn er lønnsutgifter til fast ansattesom går i turnus, inklusiv faste turnustillegg. - Variabel lønn er lønn til ferievikarer, sykevikarer, ekstrahjelp, overtid og lignende - Andre lønnsutgfiter er utgifter knyttet til for eksempel pensjon, arbeidsgiveravgift, og andre sosialekostnader (uavhengigav om disseutgiftene er knyttet til fast ansatteeller ikke). - Forbruksutgifter er kostnader til forbruksmateriell , medisiner og lignende, som er en naturlig del av sykehjemsdriften. - Andre driftsutgifter er en restpostder kostnader som tilhører enhetenog avdelingen,og som ikke passerinn i de øvrige grupperingene,blir plassert. I den påfølgendefiguren har vi sett på sammensetningen av kostnadsstrukturen ved sykehjemmet. Utgiftssammensetning, institusjon 20 000000 18 000000 16 000000 14 000000 Andredriftskostnader 12 000000 Forbruksutgifter 10 000000 Annenlønn 8 000000 Variabellønn 6 000000 Fastlønn 4 000000 2 000000 - Figur 17 Utgiftssammensetninginnenfor institusjonsdriften. Som figuren tydelig viser utgjør ulike lønnsutgifter tett på alle utgifter knyttet til sykehjemsdriften. Om lag 96% av utgiftene kan knyttes til lønnsutgifter. Av de totale lønnsutgiftene er nesten60% faste lønnsutgifter. Når vi i tillegg vet at om lag 23% av lønnsutgiftene er knyttet til andre lønnsutgifter som pensjon, arbeidsgiveravgift osv. betyr dette at om lag 80% av lønnsutgiftene er Side62 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking bundet opp i fast lønn og tilhørende sosialeutgift er. I praksis betyr dette at det i liten grad er mulig å kutte kostnader uten å sepå variabel lønn eller grunnbemanning. Det presiseresat drift- og vedlikeholdsutgifter knyttet til selvesykehjemsbyggetikke er inkludert i dissetallene (strøm, renhold, bygningsmessigvedlikehold etc.). Det vil derfor væreandre utgifter knyttet til sykehjemsdrifteni tillegg til det som fremkommer her. Vi går nå videre fra å seDyrøys kostnadssammensetn ing isolert sett til å sammenliknemed andre kommuners utgiftssammensetningpå området. Utgiftssammensetning,institusjon 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% 20% 20% 19% 27% 80% 80% 81% 73% Andelandredriftsutgifter avtotale brutto driftsutgifter til institusjon Andellønnsutgifterav totale brutto driftsutgifter til institusjon Figur 18 Utgiftssamensetninginstitusjon, sammenliknet med andre Som det fremgår er Dyrøys utgiftsfordeling mellom lønnsutgifter og andre driftsutgifter på området omtrent som i andre kommuner. Likevel viser figuren nedenfor at Dyrøy bruker betydelig færre kroner per kommunal institusjonsplassenn sammenliknbare kommuner. Side63 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester 1 200000 Telemarksforsking Korrigertebrutto driftsutgifter i institusjon, pr. kommunalplass 1 000000 800000 2008 600000 2010 400000 2012 200000 - Dyrøy Tromsfylke Kostragruppe06 Figur 19 Korrigerte brutto driftsutgifter i institu sjon pr. kommunal plass.Kilde: Kostra Det er antydet fra kommunensside at det kan værefeilkilder i regnskapsføringenknyttet til fordelingen av driftsutgifter mellom sykehjemmetog hjemmetjenesten.Likevel gir dette tallet en indikasjon om at institusjonsdriften i Dyrøy er relativt sett effektiv. Tar man i betraktning at Dyrøy (ihht utgiftsbehovet beskreveti 3.4.) er beregnetå værelangt dyrere å drive innenfor pleieog omsorgssektorenenn landsgjennomsnittet,underbygger dette at institusjonsdriften i Dyrøy syneså væreeffektiv. I forlengelsenav undersøkelsenom kostnadsstruktur har vi trukket ut lønnskostnadene,som er den klart størstekostnadskomponenteni totalkostnadeneved sykehjemsdrift. SidenDyrøy kun har et sykehjemi kommunen er det umulig å sammenlikne utgifter ved sykehjeminternt i kommunen. Vi har imidlertid valgt å bruke data fra andre oppdrag vi har hatt. Det er her valgt ut sykehjemav ulik størrelseog med ulik brukertyngde med tanke på å få frem variasjoneneog viset et så representativt utvalg som mulig. Side64 av 108 Evaluering av Dyøy kommunespleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Sammensetningav lønnsutgifter 100% Andre lønnsutgifter 80 % 60 % Variabel lønn 40 % 20 % Fastlønn 0% Figur 20 Sammensetningav lønnsutgifter for sykehjemmet i Dyrøy og andre utvalgte sykehjemi landet Som vi sertydelig på dennefiguren er sammensetningen av lønnsutgiftene relativt lik på ulike sykehjem,men vi serat bruken av variabel lønn, dvs utgifter til innleie av vikarer og lignende, varierer noe. Dyrøy ligger er blant de sykehjemmenesom har høyestandel variable lønnsutgifter. Normalt har høy andel varabel lønn sammenhengmed høyt sykefravær,lav grunnbemanning eller en kombinasjon av disse.Med bakgrunn i høyt sykefravær i Dyrøy (som vi kommer nærmere tilbake til) er det sannsynligat dette er hovedårsaken til den høye andelenvariabel lønn. Årsaken til at andelenandre lønnsutgifter er lavere i Dyrøy enn i de fleste andre i sammenlikningsgrunnlagetskyldesat Dyrøy har en lavere arbeidsgiveravgift enn de øvrige i sammenlikningsgrunnlaget.Dette påvirker naturlig nok ogsåfordelingen for øvrig, men på langt nær i såstor grad at forskjellene for øvrig viskesut. Etter å ha startet med å sepå totalkostnadeneog sammensetningenav disse,fortsetter vi med å bryte ned dissedata til å sepå tidsfaktorer, som en del av den aktivitetsbasertekostnadsanalysen. I den påfølgendetabellen har vi sett på hvilken kapasitet det er på ulike institusjoner, og hvilke mannskapsressursersom er tilgjengelig. Vi har ogsåmed hvordan lønnskostnadeneer sammensatt ved andelenfastlønn og andelenvariabel lønn. Som vi ser er disseandelenerelativt stabile, men med noe variasjon. Vi ser ogsåat enkelte institusjoner benytter eksternetjenestekjøpfra bemanningsbyrå,og vi har derfor skilt ut utgiftene knyttet til dette. Tabell 18 Tidsfaktorer og aktivietskostnader for sykehjemmeti Dyrøy og andre sykehjemi landet Tidsfaktorerog aktivitetskostnader Sykehjem Dyrøy Sykehjem Sykehjem Sykehjem Sykehje A B C mD Side65 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Antallplasser Antall årsverk Andelfast lønn Andelvariabellønn Andeleksternetjenestekjøp Lønnskostnadper time Lønnskostnadper heltidsplass Totalkostnadper heltidsplass Telemarksforsking 25 23 30 78 24 23,55 22,17 23,13 73 21,26 0,59 0,54 0,56 0,54 0,61 0,19 0,15 0,15 0,14 0,14 0% 8,97% 0,87% 8,14% 0% 462 459 459 393 401 681615 694302 554634 579448 557156 713654 807215 656901 647719 653111 I tabellen har vi beregneten lønnskostnad per time, som et mål på den relative kostnadseffektiviteten ved de ulike enhetene.Dette er igjen brukt som utgangspunkt for å beregne lønnskostnaderper heltidsplassog totalkostnader per heltidsplassi institusjonene. Lønnskostnadog totalkostnadper heltidsplass 900 000 800 000 700 000 600 000 Lønnskostnadper heltidsplass 500 000 400 000 Totalkostnadper heltidsplass 300 000 200 000 100 000 0 SykehjemSykehjemSykehjemSykehjemSykehjem Dyrøy A B C D Figur 21 Lønnskostnaderper heltidsplasstotalt for hele kommunen og fordelt på enheter Vi ser at Dyrøys totale utgifter per heldøgnsplasser relativt høye,men ikke blant de høyeste.Vi presisererfor ordens skyld at det i dissetallene ikke er tatt høyde for ulikheter i brukertyngde. Dette kommer vi tilbake til senerei analysen,da vi ogsåskal justere tallene for dette slik at presisjoneni sammenlikningeneøker ytterligere. For å gjøre tallene mer sammenlignbaremellom de ulike enheteneservi på lønnsutgifter per timeverk i tillegg til å sepå totale lønnskostnader per plass.En mulig feilkilde i analysenevil normalt væredersom samkjøring av hjemmetjensterog institusjonstjenestergir vesentlige feilføringer av timer på de to aktuelle kostrafunksjonene. Vi gjorde under analysenav hjemmetjenesteneen beregningpå lønnsutgifter per årsverk i institusjon og i hjemmetjenester.Det fremkom da at årsverksutgiftenei hjemmetjenestensyntes å værelavere enn i institusjon (basert på regnskapsrapporterper KOSTRAfunksjon). Men som nevnt gjenspeilesikke denneulikheten i Side66 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking stillingsoversiktenevi har fått oversendtfra kommunen. Det er derfor grunn til å anta at dette delvis skyldesfeilføringer i regnskapeteller at stillingsoversiktene har mangler.. Ved å bruke lønnsutgifter per timeverk på ansvarsnivå får vi i stor grad fjernet den mulige feilkilden som gjelder feil i regnskapsføringenpå kostrafunksjon. Grafen nedenfor er basert på regnskapstallpå ansvarsnivå.Den enestevesentligeårsak til forskjell mellom enhetenevil da bli forskjeller i muligheter til å utnytte stordriftsfo rdeler. I tillegg vil det kunne væreen effekt dersom bemanningsstrukturenved de ulike avdelingeneer svært ulik; dvs. hvis andelensykepleiereog hjelpepleiereer svært forskjellig på de ulike institusjonene. Lønnsutgifterper timeverk 500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Sykehjem Dyrøy SykehjemA SykehjemB SykehjemC SykehjemD Figur 22 Lønnsutgifter per timeverk for sykehjemmeti Dyrøy og andre sykehjemi landet I figuren over har vi sett på den effektive timeprisenper utførte timeverk. I denneberegningen ligger både fast lønn, turnustillegg, overtid, arbeidsgiveravgift osv. Som vi serer det forskjeller. Det er særlig to forhold vi menerdet er verdt å påpeke: For det første ser vi at Dyrøy har en relativt sett høy lønnskostnad per time. Tatt i betraktning at Dyrøy har lavere satsfor arbeidsgiveravgift enn de øvrige i sammenlikningsgrunnlaget, innebærerdette at forskjellen er ytterligere noe større enn det som fremgår av tallene. For det andre må dette seesi lys av at det her ikke er justert for brukertyngde eller kompleksitet i tilbudet, noe som kan væreen medvirkende årsak siden dette påvirker kompetansenivået,og dermed lønnsnivået ved sykehjemmet.Dette poengetvil ogsåbli understreket i et senereavsnitt der vi serpå forskjeller i indekserte pleiekostanderhensyntatt at det er forskjeller i brukertyngde og lignende ved de ulike avdelingene. I oppsummeringenav dennedelenav analysenhar vi sett på totalkostnadeneper heltidsplassi institusjon ved de ulike enheteneog avdelingene.I dissetotalkostnadene har vi ogsåtatt med forbrukskostnader og andre driftskostnader. (Dissebegrepeneer definert tidligere i avsnittet). Vi Side67 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking har imidlertid ikke tatt høyde for brukerbetalinger for opphold i institusjon i disseberegningene, slik at det som fremgår vil væretotal bruttokostna d per plass. Det er to grunner til at vi ikke har tatt med brukerbetalingen i disseberegningene.For det første er brukerbetalingenefastsatt etter egneretningslinjer ut fra brukerens inntekt og formue. Med andre ord; brukerbetalingen fastsettesikke utelukkende ut fra tjenestespesifikkekriterier. For det andre regnskapsføresbrukerbetalingeneulikt i kommunene,slik at feilkildene her ved sammenlikning er store. 5.3.4.3 Aktivitetsbasert kalkyle Innledningsviser det naturlig å gi noen ytterligere forklaringer av forutsetningenesom leggesinn i analysen.Forutsetningenebaserersegpå informasjon som er blitt oversendtfra Dyrøy kommune i forbindelse med evalueringsoppdraget.På tilgjengelige plasserhar vi tatt utgangspunkt i den kapasitetutnyttelsenkommunen har oppgitt for den enkelte enhet. Horngren et al (2003) peker blant annet på at ABC-kalkyler er mest dekkendesom analyseverktøyved normal kapasitetsutnyttelse.På bakgrunn av dette anbefaler vi at kommunen foretar jevnlige effektivitetsevalueringerav tjenesteproduksjoneni sykehjemmet.En slik gjennomgangbør bidra til å setteet statusnivå og dannegrunnlag for videre arbeid med måling og kontinuerlige forbedringer. Kapasitetsutnyttelse,institusjon 2010-2012 30 Kapasitet 25 Institusjonsbeboerepå tidsbegrensetopphold 20 15 Institusjonsbeboerepå langtidsopphold 10 5 0 2010 2011 2012 Figur 23 Kapasitetsutnyttelseinstitusjon. kilde: Kostra og Dyrøy kommune Som figuren viser, er kapasitetsutnyttelsenendret i løpet av 2012. Dette har sammenhengmed økt bruk av korttidsopphold i forbindelse med samhandlingsreformen. Side68 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Vi har ogsåsammenlignetABC-kostnad pr liggedøgnmed en beregnetkostnad pr døgn som er innrapportert i KOSTRA jf avsnitt 3.2.3. Som nevnt i 3.2.3 har Dyrøy en kostnad pr institusjonsplasssom er vesentliglavere enn gjennomsnittet for både landet og kommunegruppe 6. I de følgendeberegningenehar vi beregneten ABC-kostnad per liggedøgn. Tabell 19 Aktivitetsbaserte enhetskostnaderfor Dyrøy og andre sykehjemi landet Aktivitetsbaserte kostnader Sykehjem Sykehjem Dyrøy A 0,94 0,83 25 23 9 125 8 395 Pleiefaktor Tilgjengeligeårsplasser Tilgjengeligeliggedøgn Brukteliggedøgn ABCtotalkostnad pr liggedøgn tilgjengeligeliggedøgn KOSTRA kostnadpr plass KOSTRA kostnadpr liggedøgn 1 955 2 064 Sykehjem B 0,71 30 10 950 Sykehjem C 0,88 16 5 840 1 673 2 069 866600 2 374 Basertpå våre erfaringstall ligger ABC-kostnaden per liggedøgni Dyrøy kommune på om lag middels nivå. Kapasitetsutnyttelsener høy. Det vil si at en jevnt over tar inn like mange pasienter som det er registrert kapasitet til. I mangekommuner er kapasitetsutnyttelsenblitt høyerei forbindelse med samhandlingsreformen,der utskrivin gsklare pasienterfår plasspå sykehjemi en tidsbegrensetperiode. Selvom dette isolert sett bidrar til å øke totalkostnadene, fører det til reduksjon i enhetskostnadenesiden en del kostnader da blir fordelt på flere brukere og liggedøgn. Pleiefaktorbegrepeter et måltall basert på den relative tidsbruken ved enheten.Pleiefaktor er forholdet mellom bemanningog antall plasser(se5.2.2.2.). For å overføre pleiefaktoren til et økonomisk begrephar vi omregnetpå en slik måte at antall årsverk settesi forholdet 1:1 med antall plasser.Hensikten med dennejusteringen er både og kunne sammenlignepå tvers av avdelinger, og å kunne settemåltall på et indeksert bemanningsnivåi institusjon. Dette gjøresved å omregneslik at pleiefaktoren settestil 1 og kostnaden beregnesutfra dette. Det vil si at man kan beregnehvor mye det ved ulike enheterkoster å dri ve en plassdersom det er en 100 % stilling knyttet til hver plass.Gjennom en slik beregningkan man i den økonomiske analysenogsåta hensyntil at pasientenehar ulikt pleiebehov. I figuren under har vi satt opp en beregnetkostnad per plassgitt en pleiefaktor på 1,00 (altså en 100% stilling per plassi institusjon). Side69 av 108 Evaluering av Dyøy kommunespleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Brutto driftsutgifter per plassjustert for pleiefaktor (pleiekostnadsindeks) 850000 800000 836 509 757755 832 963 781 174 805272 764 625 735820 711938 750000 700000 650000 600000 Figur 24 Pleiekostnadsindeks(gitt pleiefaktor = 1) for Dyrøy og sykehjemi andre kommuner Som figuren viser er forskjellen fra det sykehjemmet med lavestpleiekostnadsindekstil det sykehjemmetmed den høyestepå om lag 125 000 kroner per plassved en pleiefaktor 1:1. En kan ikke regnemed at det er mulig å harmonsieredette nivået til å bli relativt likt mellom ulike sykehjem,fordi enheteneer forskjellige i struktur og størrelse.Noen drives i nært samarbeidmed hjemmetjenesten,størrelsenkan væresvært forskjellig, rekrutteringsmuligheteneog dermed bemanningssammensetningen kan ogsåspille inn på utgiftsnivået. Det er derfor lite realistisk å se for segat de relative kostnadenekan bli like. Lik evel gir pleiekostnadsindeksenet bilde av produktiviteten ved ulike sykehjem.Dyrøy ligger i dennesammenlikningenrelativt lavt, men likevel på et slikt nivå at det er mulig å drive mer effektivt. 5.3.5 Kjøkken og vaskeri Forutsetninger og avgrensninger Kjøkken og vaskeri for pleie- og omsorgstjenestendrives etter andre prinsipper enn den øvrige tjenesteproduksjoneninnenfor pleie- og omsorgstjenesten.I kjøkkenet vil økonomien i større grad kunne fastsettesetter bedriftsøkonomiske prinsipper. Kjøkkenet på Dyrøy omsorgssenterfungerer som et mottakskjøkken. Frokost, lunsj og kveldsmat tilberedesved kjøkkenet, mensmiddag levers av Dyrøymat og varmeskun opp på kjøkkenet på omsorgssenteret.I tillegg er det ogsåeksternt salg i form av kantinedrift, men dette er samlet sett av mindre omfang. Kjøkkenet ble betydelig oppgradert i 2012 med bl.a. ny kjøl og frys. Side70 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Kostnadskalkyle Det sentralevurderingspunktet på vurderingen av kj økkenet, i tillegg til kvaliteten på maten som blir servert,er kommunens nettoutgfiter per leverte porsjon. Nedenfor følger en oversikt over utgiftsfordelingen innenfor kjøkken og vaskeri. Tabell 20 Totalkostnader kjøkken og vaskeri, Dyrøy Felleskjøkken (tall i hele 1000) Årskostnad Totalkostnader Lønnskostnader Fastlønn Variabellønn Andrelønnskostnader Sumlønnskostnader Kjøpavmatvarer(råvarer, forbr.materielletc.) Kjøpfra andre(Dyrøymat) Salgsinntekter Totalkostnader 514 83 143 740 1 758 545 -853 2 189 Tabellen over viser oversikt over de totale bruttok ostnadeneved kjøkken og vaskeri i 2012, men fratrukket salgsinntekter(ikke lønnsrefusjonerog andre inntekter). Tallene sier ikke mye i seg selv, men presenteressom et utgangspunkt for videre beregninger. For å vurdere enhetskostnadeneved kjøkkenet er det to kostnader som er spesieltinteressante. Den eneer antatt råvarekostnadper servertemiddag, som normalt er et sentralt måltall for storkjøkkendrift. I tillegg er det døgnprisen;både på råvarer, lønnskostnaderog totalkostnader. Dette for å vise hva kjøkkenordningen i Dyrøy koster per måleenhet.Vi gjør oppmerksom på at det i all hovedsakher er snakk om bruttokostnader. For de som har opphold ved institusjon, er helpensjon inkludert i oppholdsvederlaget. Vi har som nevnt sett på råvarekostnadenper leverte middagsporsjon. Råvarekostnader en sentral komponent i produksjonen. Når en skal gjøre slike beregningerer det viktig å etablereen forventing om hva som er et bra måletall for å kunne vurdere de beregningenesom er gjort. I bransjen for storkjøkken blir det gjerne sagt at en middagsporsjonbør ha en råvarekostnad ned mot 30-35 kr per porsjon. I Dyrøy kjøpes middag fra Dyrøymat. Vi tar derfor utgangspunkt i de utgiftene kommunen har hatt på kjøp fra andre for å kunne beregneutgiftene knyttet til middagsporsjoner. Side71 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Tabell 21 Kjøkken og vaskeri - enhetskostnadråvarer middag Kjøkken og vaskeri Enhetskostnad middag Totalt kjøpav tjenesterfra andre Totalt antall levertemiddagsporsjoneri 2012 Gjennomsnittligkostnadper middagsporsjon Anslåttråvarekostnad(60%) 544499 9 125 59,67 35,80 Utfra de måltall som er nevnt ovenfor lå utgiften per middagsporsjon i 2012 noe i overkant av ”normen”. Om man serfor segat det er mulig å reduserekostnadenemed om lag 2 kroner per middagsporsjonville dette gi en innsparing på ca. 18.000 kroner. Fordi Dyrøy er en såpassliten kommune er kjøkkendriften av begrensetomfang. Vi vil derfor ikke anbefaleen omlegging av kjøkkendriften med bakgrunn i denneberegningenselv om porsjonskostnadenligger noe høyt. Til det vil innsparingeneman kan få til værerelativt sett små – og andre grep bør derfor prioriteres fremfor omgjøring av kjøkkendriften. Dette vil vi komme tilbake til i oppsummeringskapitlet. Fordi kjøkken og vaskeri drives og regnskapsføressamlet er det noe vanskelig å skille utgiftene til dette fra hverandre. Vi vil derfor ikke gå inn i enhetskostnaderper porsjon på øvrige måltider da dette kan gi feilslutninger. Vi har imidlertid nedenfor sett nærmerepå hvor stor andel av de totale nettoutgiftene de ulike utgiftstypene utgjør ( lønnskostnader,råvarer, mat til omsorgshybler/rehab,kjøp fra andre og andre driftskostnader). Sammensetningav nettoutgifter, kjøkkenog vaskeri 100 % 90 % Kjøpfra andre 25,2% 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 18,9% Nettoutgift full kost oms.hybler/rehab 22,6% Råvarer 33,1% Lønnskostnader 30 % 20 % 10 % 0% Figur 25 Sammensetningav nettokostnader, kjøkken og vaskeri Side72 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Sammenliknet med andre kjøkken innenfor pleie- og omsorgsområdet som vi har analysert, utgjør lønnsutgiftene og råvarekostnadene en mindre andel av de totale utgfitene enn i andre kommuner. Dette kan forklares ved at Dyrøy kjøper middag fra Dyrøymat – og at en del lønns- og råvarekostnaderkostnader (som påløper hos Dyrøymat) ligger inne i beløpet under ”kjøp fra andre”. 5.4 Kontinuerlige forbedringer Hensikten med å jobbe med kontinuerlig forbedring er å skape organisasjoner som er i stand til å utvikle og forbedre seg selv. Forbedringer kan være å øke brukertilfredsheten, kvalitet og service, produktivitet, fleksibilitet og medarbeidertilfredshet, samt å redusere kostnader, sløsing, ledetider og sykefravær. Skal organisasjoner oppnå full effekt av å jobbe med kontinuerlig forbedring, er det viktig at man har et helhetsfokus. Et helhetsfokus kan skisseres som i figuren under. Figur 26 Modell for kontinuerlige forbedringer: Kilde: Nørgaard & Hildebrandt Som man ser av figuren danner sirklene en helhet, med målstyring som et nav som binder det hele sammen. Det er viktig i forbedringsarbeid at alle kategoriene vist i modellen får fokus. Hvis ikke reduseres sannsynligheten for å lykkes med forbedringsarbeidet. En forretningsprosess er en måte å omforme en input til en output, som kunden er interessert i å betale for. I kommunal virksomhet kan denne definisjonen skrives om til en måte å omforme en input til en output som brukeren enten har krav på, eller er interessert i å betale for. Hovedprosessen for pleie- og omsorgsseksjonene starter når en bruker kommer med en henvendelse og slutter når tjenesten ikke lenger blir levert til brukeren. Delprosesser kan for Side 73 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking eksempel være alle aktivitetene som hjemmetjenesten skal utføre i forbindelse med et hjemmebesøk. Et annet eksempel på en delprosess kan være hvordan kommunen vurderer hva slags behov brukere har, ved tildeling av sykehjemsplass. Struktur er måten en organisasjon henger sammen på. Den formelle strukturen er hvordan driften organiseres, mens den uformelle strukturen påvirkes blant annet av kultur, holdninger og samhandling. Kompetanse er de ferdighetene som organisasjonen trenger for å utføre de tjenestene som brukerne enten har krav på, eller er villig til å betale for, samt de støttefunksjoner som er nødvendige. IKT systemer er de elektroniske verktøy organisasjonen bruker for å oppnå en effektiv informasjonsbehandling. IKT systemer skal understøtte prosessene slik at disse blir så effektive som mulig. Målstyring er en god metode for å følge opp at de aksjoner som iverksettes gir de effekter man ønsker å oppnå. I boken ”Balansert målstyring” skriver forfatterne Kjell Gunnar Hoff og Per Aksel Holving: ”Den grunnleggende idé er å knytte kortsiktige finansielle og ikke-finansielle målinger av utviklingen opp mot virksomhetens visjon og strategiske mål.” (Hoff & Holving, 2001). Kommunal- og regionaldepartementet har også utgitt en veileder for målstyring i kommunesektoren. Målstyring har også vært et tema i våre intervjuer med nøkkelpersonell i Dyrøy. Inntrykket er at det ikke har vært noe stort fokus på målstyring eller systematisk plan og oppfølging for å nå mål innenfor pleie- rehabilitering og omsorgssektoren. Resultatet av samspillet mellom prosesser, IKT-systemer, kompetanse, struktur og målstyring avgjør om en organisasjon klarer å gjennomføre forbedringsstrategien som er vedtatt. Siden de fleste forbedringer som utføres vil påvirke alle fem kategoriene som er nevnt i figuren er det, er det helt essensielt med et helhetsfokus. Ved ikke å ha dette kan man risikere en ubalanse som gjør at organisasjonen ikke klarer å ta ut de potensielle effektene av forbedringen. 5.4.1 IKT systemer I intervjuene gjennomført i april 2013 kom det frem at pleie og omsorg i Dyrøy har en egen systemansvarlig og at det arbeides med å implementere og videreutvikle digitale løsninger innenfor sektoren. Kommunen benytter Profil som pleie- og omsorgssystem. Profil er et system som omfatter Verktøyet brukes, men kunne vært benyttet i større grad. I tillegg har pleie, rehabilitering og omsorg i Dyrøy har anskaffet Notus som turnusplanleggingssystem, men ikke kommet i gang med å bruke det . De viktigste funksjonsområdene/modulene i Profil (og pleie- og omsorgssystemer generelt) er: Side 74 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking • bruker/pasient modul for pasientoppfølging (EPJ-funksjonalitet), • merkantile funksjoner som saksbehandling (vedtak), egenbetalinger, pasientregnskap, plassadministrasjon, ressursplanlegging (primært brukt for hjemmesykepleien) • Elektroniske pasientjournalsystemer generelt har som formål å være behandlingsrettet teknologi og verktøy for helsepersonell. Som verktøy for helsesektoren kan systemet deles inn i fire bruksområder: • Planlegging av aktivitet • Gjennomføring av aktivitet • Dokumentasjon av aktivitet • Evaluering av aktivitet Bøe Petersen m.fl. (2007), nevner flere generelle utfordringer knyttet brukeropplevelser med EPJ (elektronisk pasient journal) systemer i mindre kommuner: • Brukere på over 50 år scorer signifikant dårligere på opplevd brukervennlighet, navigering, tilgang og forståelse for programmet Profil • Det kan være tidkrevende å bruke systemet, og den tilgjengelige tiden må brukes til pasientkontakt. • Det er generelt utfordrende for den generasjon som ikke har vokst opp med IT-systemer å forholde seg til både teknologien og det teknologiske språket slike systemer opererer med • Bruken av slike systemer kan fremstå som så komplisert at oppmerksomheten blir rettet mot systemet og ikke den oppgaven systemet er implementert for å løse. • Mange ansatte i reduserte stillinger • Rutiner og holdninger til dokumentasjon Det er ikke urimelig å anta at også Dyrøy har erfaring med utfordringene nevnt over. For å bygge opp kompetansen, øke effektiviteten og skape trygghet i bruk av IKT systemer, er en aktiv superbruker i organisasjonen et effektivt virkemiddel. En superbruker er en ansatt i driftsavdelingen, f.eks. på et sykehjem, som har god kompetanse på bruk av IKT systemet og relevante prosesser og støttesystemer. Superbrukeren utfører operasjonelle oppgaver på lik linje med resten i avdelingen. Med flere superbrukere vil en kunne avlaste vedkommende som er overordnet ansvarlig for systemet, i tillegg til at en ikke blir like sårbar ved eventuelt fravær. Side 75 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 5.4.2 Tidsstudier innenfor pleie og omsorg Som nevnt innledningsvis er en av hensiktene med kontinuerlig forbedring å øke produktiviteten, og redusere sløsing. Ordet sløsing i denne sammenheng betyr ikke at man ikke jobber eller prøver, men at energien brukes på aktiviteter som ikke maksimerer verdiskapningen. I organisasjoner der fokuset er på brannslukking, blir gjerne den nærmeste akutte oppgaven kontinuerlig prioritert, fremfor systematisk jobbing med å forebygge brannene. I Lean-litteraturen defineres 8 typer sløsing: 1. Defekter: produsere noe som må gjøres om igjen 2. Lager: Alt av varer og materialer som ikke behøves akkurat nå 3. Unødvendig bearbeiding: Aktivitet som ikke høyner verdi for bruker/pårørende eller neste prosesstegs synspunkt 4. Venting: Kommer tjenesteleveransen, varen, når den trengs, eller kommer beslutninger og informasjon i tide 5. Bevegelser: All bevegelse som ikke skaper verdi for bruker/pårørende eller neste prosessteg 6. Transport: Å flytte mennesker og materialer unødvendig 7. Overproduksjon: overlevere i forhold til forventninger og krav 8. Å ikke bruke kunnskapen til alle medarbeiderne For å effektivt jobbe med forbedringer er det viktig å ha et faktagrunnlag som utgangspunkt. Tidsstudier er da en god måte å finne ut hva den enkelte leder faktisk bruker tiden på. Hensikten med dette er ikke å se på hvor hurtig og effektiv den enkelte er, men å finne ut hva det brukes tid på, for så å gjøre en analyse av om dette er i tråd med de vedtatte mål enheten har. Tidsstudiene bør utføres av den enkelte selv, der man over en uke noterer ned det en bruker tid på. Dagen deles opp i halvtimer, og det bør noteres fortløpende. Kommunen foretok i forkant av vår gjennomgang en slik tidsstudie i hjemmetjenesten. Selv om denne type tilleggsrapportering krever noe ressurser i form av de ansattes tid, vil dette kunne gi kunnskap som i neste runde kan gi frigjorte tidsressurser. Ved å registrere tidsbruk på denne måten, kan lederne kategorisere hva de bruker tiden sin til. Hvis noen oppfatter at de bruker tid på noe som kan defineres innefor de 8 typer av sløsing, bør det noteres. På den måten kan organisasjonen få oversikt over de største tidstyvene. Når tidstyvene er lokalisert, kan det settes ned forbedringsgrupper til å jobbe med disse. Det presiseres igjen at hensikten med en slik kartlegging ikke er å påpeke ”feil” hos den enkelte, men å få en oversikt over ledernes tidsbruk til ulike oppgaver slik at man kan sette disse i bedre stand til å prioritere tiden riktig. Kartleggingen kan også bidra til at oppgaver lederne gjør, men som bør ligge til et annet nivå i organisasjonen, synliggjøres. Gjennom oppfølging av dette kan man få frigjort viktig tid på ledernivå. En mulighet kan være å bruke et skjema som vist under: Side 76 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Tidspunkt 08.00 - 08.30 08.30 - 09.00 09.00 - 09.30 09.30 - 10.00 10.00 - 10.30 10.30 - 11.00 11.00 - 11.30 11.30 - 12.00 12.00 - 12.30 12.30 - 13.00 13.00 - 13.30 13.30 - 14.00 14.00 - 14.30 14.30 - 15.00 15.00 - 15.30 15.30 - 1600 Adm / Drift Telemarksforsking Aktivitet Til hvem Figur 27 Tidsstudie skjema 5.4.3 Implementering av balansert målstyring Gjennom vår gjennomgang av styringsdokumenter og informasjon i intervjuer har vi ikke kunnet finne klare og tydelige mål og gjennomføringsplaner. Vi mener at systematisk arbeid med å definere mål og styringsparametre vil kunne hjelpe kommunen både administrativt og politisk til å ta ta gode beslutninger underveis i året. Det vil også gi bedre forutsetninger for å måle effekter av de tiltak som settes inn dersom man på forhånd har definert hvordan effekten skal måles. Generelt krever god virksomhetsstyring god styringsinformasjon og gode prosesser for planlegging, rapportering og oppfølging. Måltallene som brukes i et målstyringssystem bør være balanserte, tilgjengelige, relevante, enkle og troverdige. I tillegg bør måltallene i så stor grad det er mulig være linket til andre systemer, slik at det manuelle arbeidet blir minimalisert. Avvik fra oppsatte mål bør følges opp med korrigerende tiltak og handlingsplaner. Som informasjon til kommunen har vi hentet frem noen punkter som evt kan gi kommunen innsikt i prossessen knyttet til etablering av målstyringssystem. Konkret har vi funnet frem punkter knyttet til balansert målstyring, siden dette er et system som brukes av mange kommuner i dag. Eksempler på kommuner som har hatt dette som system over lengre tid og som kan være gode å hente eksempler fra er bl.a. Bærum, Drammen, og Tønsberg. I tillegg har KRD laget en veileder for balansert målstyring i kommuner. Denne finnes på KRD’s nettsider. En utviklingsprosess av et balansert målstyringssystem kan i følge Hoff og Holving (2001) bestå av følgende faser: 1. Prosjektetablering og organisering • I dette arbeidet er det viktig at kommunen skaper en felles forståelse av hva den ønsker å oppnå med den balanserte målstyringen Side 77 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 2. Gjennomføring av samlinger • Å arrangere samlinger i løpet av prosessen er viktig for å skape eierskap og forankring, samt få gode innspill til hva som kan være gode måltall 3. Fortløpende dokumentasjon og oppsummeringer • God dokumentasjon er viktig, slik at alle innspill blir hensyntatt i prosessen, og at det vil være mulig å evaluere måltallene og hvorfor de ble valgt, etter en periode. 4. Etablering av implementeringsplan • Å implementere et balansert målstyringssystem medfører endringer i organisasjonens prosesser og rutiner. Det er derfor viktig å ha en god plan for iverksettelse. Det er viktig å understreke at implementeringen ikke er ferdig når måltallene er satt inn i malene, men når de blir aktivt benyttet i kommunens hverdag for å nå sine mål. Figur 28 Utviklingsprosess for balansert målstyring. Kilde: Nårgaard & Holving Det er alltid en fordel at de som skal bli målt får være med å påvirke de målene som skal gjelde sin avdeling. Det finnes flere utfordringer ved å implementere måltall: • Manglende integrasjon eller justering av eksisterende ledelses- og styringsprosesser • Manglende kultur for prestasjonsmåling • Vurdere målstyringen for snevert • Uklare mål og strategier • Dårlig kvalitet på datagrunnlag og integrasjon av IKT-systemene Det er ikke sikkert at alle utfordringene nevnt over er aktuelle for Dyrøy, men de er viktige å være klar over. For at et slikt system skal kunne fungere, er det viktig at ledelsen er tydelig på at dette er verktøyet Dyrøy skal bruke for å styrke egenkontrollen. Graden av suksess avhenger også av at det skapes en forankring i organisasjonen. I implementeringen av balansert målstyring kan en anskaffe avanserte dataverktøy for å styre denne prosessen. En kan imidlertig også gjøre mye manuelt med relativt enkle grep i organisasjonen. En implementeringsprosess av et slikt system kan med andre ord gjøres i forskjellige grader. Uansett om en velger å gå for en full implementering med avanserte Side 78 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking metodeverktøy eller om en velger den mer manuelle versjonen, er forankring i organisasjonen avgjørende. Det anbefales derfor at måltallene presenteres først i ”alle” arenaer. Arenaene kan være avdelingsmøter, oppslagstavler og intranett etc. På denne måten blir måltallene en integrert del av hverdagen. Ved å etablere gode måltall for organisasjonen kan ledelsen også lettere kunne se hvor utfordringer kan oppstå, og være i forkant med problemløsning, i stedet for å måtte drive brannslukking i etterkant. 5.4.4 Kontinuerlig måling av engasjement Kommunen har ikke hatt noen omfattende medarbeiderundersøkelse i nyere tid. Slike store undersøkelser er krevende og tar tid. Vi mener at en såpass stor arbeidsgiver som Dyrøy kommune bør gjennomføre medarbeiderundersøkelser regelmessig for å kunne fange opp negative (og positive) tendenser og iverksette korrigerende/stimulerende tiltak. Det kom frem gjennom intervjuer at det i liten grad er avholdt medarbeidersamtaler innenfor sektoren de senere årene. Med tanke på det relativt høtye sykefraværet innenfor sektoren i Dyrøy er det ekstra viktig å følge opp de ansatte for å kunne få kunnskap om årsaker og dermed lettere finne tiltak for å løse utfordringene. Det er flere tiltak som relativt enkelt kan iverksettes for å komme tettere på de ansatte. Vi kommer nærmere tilbake til dette, men et av tiltakene er å gjennomføre medarbeiderundersøkelser regelmessig. Dersom denne følges opp med relativt enkle handlingsplaner gjennomføring av tiltak for de områder som tydelig skiller seg ut, vil dette kunne være et viktig og effektivt virkemiddel for kommunen. Mange kommuner benytter seg av Kommuneforlagets medarbeiderundersøkelse, siden denne også kan gi sammenlikninger med andre kommuner. Det finnes imidlertid ogs andre gode medarbeierundersøkelser man kan benytte. Det viktige er at undersøkelsen er satt sammen av kyndige – slik at spørsmålsformuleringer er slik de bør være for å unngå skjevheter og misforståelser i spørsmålsstillingen.Undersøkelsen må også være anonym. Et eksempel på måleverktøy som også kan benyttes kalles BIQ12, og består av 12 spørsmål: 1. Jeg vet hva som forventes av meg i jobben (Fokus) 2. Jeg har de nødvendige ressurser til å gjøre jobben riktig (Ressurser) 3. Jeg kan bruke de av mine evner og ferdigheter som jeg verdsetter høyest, hver dag på jobben (Talent) 4. På jobben blir mine meninger tatt hensyn til (Dialog) 5. Jeg har i løpet av siste uke fått anerkjennelse og ros for godt utført arbeid (Ros) Side 79 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 6. Mine kollegaer er opptatt av og tar ansvar for å levere høy kvalitet i sitt arbeide (Ansvarlighet) 7. Min leder oppmuntrer meg til å videreutvikle meg (Oppmuntret læring) 8. Det siste året har jeg hatt muligheten til å lære og vokse (Mulighet læring) 9. Det siste halve året har min leder snakket med meg om mine fremskritt (Samtale læring) 10. Det virker som om lederen min bryr seg om meg (Omsorg) 11. Jeg føler meg som en del av arbeidsfellesskapet i seksjonen (Tilhørighet) 12. Jeg er stolt av å fortelle at jeg arbeider i seksjonen (Image) Svarene graderes fra 1 til 6, der 1 er liten grad og 6 er stor grad. Kort oppsummert kan resultatene vurderes som følger: Oppnås det et gjennomsnitt på 4 eller bedre, så er dette regnet for å være bra. Blir svaret mellom 3 og 4, bør situasjonen overvåkes, og handlingsplan utarbeides hvis ikke resultatene bedres de neste månedene. Havner svaret under 3, bør det straks iverksettes handlingsplaner med forbedringsaksjoner. Vi understreker at resultatet av undersøkelsen i seg selv ikke gir noen merverdi. Det er innsatsen som gjøres i etterkant for å forbedre resultatene som kan gi kommunen for eksempel økt kvalitet i tjenestene, økt medarbeidertilfredshet, økt brukertilfredshet, lavere sykefravær osv. Liknende undersøkelser kan også foretas for brukere og pårørende. Gjennom intervjuene har vi ikke fått noen indikasjoner på mye klager fra brukere og pårørende. Med bakgrunn i de utfordringer Dyrøy har knyttet til bl.a. sykefravær, bør en medarbeiderundersøkelse prioriteres høyere enn en brukerundersøkelse i denne omgang. 5.5 Samlet vurdering og anbefalinger Etter vår oppfatning bør Dyrøy vurdere et system for registrering av faktisk tidsbruk i hjemmetjenestene. Kommunen bør bruke Profil i enda større grad for å rapportere på levert tjenesteproduksjon. I hjemmetjenesten kan dette for eksempel gjøres ved hjelp av mobiltelefon, nettbrett el.l. Dette er ikke bare et effektivitetsfremmende tiltak, men også et kvalitetsfremmende tiltak da en får dokumentert det en faktisk gjør på en helt annen måte som setter en i bedre stand til å evaluere om en gjør de rette tingene på rett måte. I denne prosessen er det viktig at hele organisasjonen forstår hva som skal rapporteres, hvorfor det skal rapporteres og hvordan det skal rapporteres. Den registrerte tiden vil kunne brukes som grunnlag for beregning av reell ATA-tid – og dermed mulig økonomisk effekt av økt andel ATA-tid i tjenesten. Et slikt system kan i neste omgang kobles opp mot et fokus på kontinuerlige forbedringer i tjeneste-produksjonen for gradvis å øke kostnadseffektiviteten i de enkelte tjenestene. Side 80 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Videre vil registreringene kunne synliggjøre ”unødvendig tidsbruk” i henhold til de 8 forskjellige typene med sløsing. Etter at dette er kategorisert kan man ta for seg de 3 største, og sette ned arbeidsgrupper til å jobbe med disse. Ved å arbeide på denne måten kan en oppnå en systematisk og planmessig forbedringseffekt uten at det bærer preg av å drive brannslukking. Når det gjelder våre kostnadsanalyser på de enkelte seksjonene og enhetene, ser vi at det er en relativt stor andel av lønnskostnadene som går til variabel lønn, dvs bruk av overtid, vikarer og ekstrahjelp. Som vår beregning av utgiftsbehov i avsnitt 3.4 viser, indikerer bruker Dyrøy kommune mindre penger på pleie- og omsorg enn behovet skulle tilsi. Analysene i dette kapittelet underbygger dette, da både hjemmetjenesten og institusjonsdriften fremstår med relativt lave enhets- og timekostnader og god kapasitetsutnyttelse. Kommunen bør ta en sjekk på om utgfitene til hhv. Institusjonsdrift og hjemmetjenester bokføres rett, og at stillingsoversikter er riktige. Gjennom våre analyser oppdaget vi noen utslag som tyder på skjevheter i bokføring eller stillingsoversiktene. Dyrøy kommune har ifølge analysene et godt utbygget tjenestetilbud innenfor pleie- og omsorgssektoren. Dekningsgraden i Dyrøy er meget høy og vil til tross for en økende andel eldre fortsatt holde seg på et høyt nivå i årene som kommer. Det har vært noe utfordrende å få på plass alle nødvendige data for å foreta de lovte analysene. Innenfor hjemmetjenesten har de ansatte selv registrert tiden manualt i en 14-dagersperiode – noe som er svært positivt. Vi vil oppfordre sektoren til å enten anskaffe håndholdte terminaler for tidsregistrering permanent, eller å gjenta en slik registrering på et senere tidspunkt, for å følge opp analysen fra rapporten – og for å holde fokuset på tidsbruk oppe. Det er også mulig å registrere faktisk brukt tid i Profil for så å kunne ta ut rapporter med de nødvendige data for å beregne ATA-tid. Om man kan finne rom i økonomien til å kjøpe inn og benytte seg av et slikt verktøy, vil dette gi godt grunnlag for oppfølging av vedtak og tidsbruk. Basert på analyser av enhetskostnader, og hensyntatt at Dyrøy har et høyt utgiftsbehov innenfor sektoren, mener vi at Dyrøy driver sine institusjonstjenester relativt effektivt, men at det ligger et innsparingspotenisale innenfor sykefravær. Innenfor hjemmetjenesten mener vi at det ligger et effektiviseringspotensiale, men at det her bør registreres på en mer nøyaktig måte hvordan tiden reealt brukes. Vi mener også at det bør være mulig å effektivisere nattevakten i helgene, for eksempel gjennom samkjøring med nabokommuner – eller sambruk av ressurser mellom institusjon/hjemmetjeneste på de aktuelle tidspunkt. PRO-sektoren i Dyrøy har en utfordring knyttet til høyt sykefravær. Vi har ikke inngående kunnskap om grunnene til sykefraværet, og det er oppgitt i intervjuer at en del av sykefraværet har helt naturlige årsaker (for eksempel alvorlig sykdom). Dette er helt normalt, og ikke særkilt for Dyrøy. Likevel ligger sykefraværet i Dyrøy over landsgjennomsnittet. Vi har fått indikasjoner Side 81 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking på at sykefraværet kan ha sammenheng med hyppig helgevakter og en del misnøye omkring deltidsstillinger og turnus. Vi er kjent med at kommunen har anskaffet Notus som turnusplanleggingssystem, men at dette enda ikke er tatt i bruk. Vi anbefaler at dette tas i bruk så snart som mulig. Det kan være hensiktsmessig å få på plass en superbruker som gis mulighet til å sete seg godt inn i systemet slik at denne kan stå for turnusplanleggingen (i samråd med lederne). Det foreligger etterhvert mange rapporter om alternative turnusløsninger og tiltak som kan iverksettes for å redusere hyppigheten i helgejobbing og øke stillingsprosenten for de deltidsansatte som ønsker dette. Blant annet har FAFO flere rapporter basert på bl.a. ulike pilotprosjekter i flere kommuner. Vi mener det vil være av felles interesse for både ledelse, ansatte og tillitsvalgte og vurdere utprøving av for eksempel kort langturnus. I et slikt system vil helgevaktene gjøres lengre, men dermed også færre. I praksis innebærer dette at det frigjøres ledig tid i ukedager som kan bidra til å øke stillingsprosentene for deltidsansatte. Samtidig kan det også muligjøre sjeldnere helgevakter for samtlige ansatte. Undersøkelser FAFO viser til i sine rapporter viser at graden av fornøyde ansatte er høyere ved denne type turnus enn ved mer tradisjonell turnus. Vi oppfordrer ledelsen og medarbeiderne gjennom de tillitsvalgte til å sammen se nærmere på dette. Side 82 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 6. Budsjettering og rapportering Som et ledd i evalueringen, har vi også vært opptatt av å se på hvordan økonomisk informasjon knyttet til budsjettstatus, produktivitetsrapportering mv tilfaller administrativ og politisk ledelse. Etter vår oppfatning bør rapporteringen være fullstendig, men samtidig så vidt lettfattelig at den er lett forståelig også for de som ikke har pleie- og omsorgsfaglig kompetanse i strategisk og politisk ledelse. 6.1 Budsjettprosess Gjennom våre intervjuer i Dyrøy har vi blant annet undersøkt hvordan budsjetteringsarbeidet utføres i kommunen. Så langt vi har kunnet bringe på det rene, begynner budsjettprosessen i Dyrøy relativt sent. Rådmannen sender ut sitt skriv i slutten av august, men selve budsjettarbeidet kommer ikke skikkelig i gang før etter at statsbudsjettet er offentliggjort i begynnelsen av oktober. Dette er ikke uvanlig i mange kommuner, men vår erfaring tilsier at man med hell kan starte involvering av de budsjettansvarlige på et langt tidligere tidspunkt. Per i dag ser budsjettprosessen i Dyrøy omtrent slik ut (grovskisse): Side 83 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 1. Medio august Rådmannensenderut sitt rundskrivmed budsjettforutsetningertil enhetene 2 Oktober/November Endringersomfølgeav statsbudsjettet. 5. Politiskbehandlilng av budsjettet Evtsparetiltakutarbeidesi samarbeidmedøkonomileder, enhetsledere,organisasjoneneog formannsskapet . 4. Rådmannenlegger frem sitt budsjettforslag Figur 29 Budsjettprosessi Dyrøy (2012) For å få bedre tid til å finne frem til gode tiltak i budsjettet, kan det værefornuftig å starte prosessentidligere. Dette vil vi utdype i de nesteavsnittene. 6.1.1 Budsjettering Tradisjonelt blir tjenesteri kommunal sektor rammefinansiert fra statensside. Videre blir ogsåde kommunale tjenestenetypisk rammefinansiert fra kommunestyretgjennom vedtak av årsbudsjett og økonomiplan, og deretter driftet av de forskjell ige enhetenesom undervegsi året rapporterer på om budsjettrammeneholder. Det fokus som savnesi dennerapporteringsformen, er å sepå de tjenestenesom leveres.Fokus på tjenesteneer viktig både i et brukerperspektiv, for det er jo tjenesterbefolkningen etterspør, men det er ogsåsvært viktig i et økonomisk styringsperspektiv. For økonomistyringens del er aktivitetene helt avgjørendefordi det er aktivitet ene,dvs. tjenesteproduksjonen,som er den fremstekostnadsdriverenfor pleie- og omsorgstjenester. Desto mer tjenesteren produserer, desto mer koster tjenestene.Men dette fokuset er sjeldent fremtredendei kommunal økonomistyring. Side84 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking For å videreføre fokuset fra de aktivitetsbasertekalkylene gjort i kapittel 5 til ogsåå bli implementert i budsjettfasen,vil vi presentereen modell for budsjettprosesssom kan bidra til økt kvalitet i budsjettet gjennom økt fokus på aktivite t, prioriteringer av tiltak og dermedrealismei budsjettet. 1. Enhetenemelder inn driftsbehovfor nesteår/planperiode 2. Rådmann/økonomistab innhenterinfo fra PLOs fagsystem 6. Politiskbehandling avårsbudsjettog økonomiplan 2. Rådmannenvurderer driftsbehov (aktivitetsnivå)og legger frem innstilling. 5. Rådmannensaldererog utarbeiderinnstillingtil årsbudsjett/øk.plan 4. Enhetenemelder inn budsjettbehov etter fastsatt driftsnivå 3. Politiskorganfastsetter driftsnivå (aktivitetsnivå) for nesteår/planperiode Figur 30 Alternativt forslag til budsjettprosessi Dyrøy De kritiske fasenei en slik budsjetteringsprosessstarter ute hos enhetene.Det er viktig å starte her for å få rett aktivitetsnivå som grunnlag for den videre prosessen.Enhetenemå melde inn driftsbehov for nesteperiode. Det går både på behov for økonomiske rammer, men vel så viktig er det å meldeinn hvilket aktivitetsnivå en meneren trenger i kommendeperiode. Eksemplerpå dette vil væreantall institusjonsplasser,antall brukere i hjemmetjenesten,hvor stort bistandsbehov brukerne har osv. Behovenesom skisseresfra virksomhetene,må likevel ha sammenhengmed kommunens«økonomiske virkelighet». Lovfestederettigheter vil væreen pekepinn på hvilke behov som alltid må prioriteres. Kommunene har sjelden nok inntekter til å dekke det kommunene selvanserfor å værebehovet. Det innmeldte behovet fra enhetenemå vurderesav rådmannensom skal leggefrem sin innstilling om aktivitetsnivået for politisk organ. Det politis ke organet; hovedutvalg, formannskap og/eller kommunestyret fastsetteraktivitetsnivået for kommende periode. Normalt bør dette vedtasi kommunestyret (eller formannsskapet)sliden dennesaken omfatter overordnedeøkonomirammer Side85 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking og dermed en prioritering mellom de ulike områdene. Det er til syvende og sist også kommunestyret som er ansvarlig for bevilgningene og som dermed også bør vedta forutsetningene for dette i form av aktivitetsnivået/driftsnivået i kommunens tjenester. Etter politisk fastsetting av ønsket aktivitetsnivå for kommende periode, går saken tilbake til enhetene som nå har fått fastlagt sitt driftsnivå. Ut fra dette skal enhetene melde inn budsjettbehov til rådmannen basert på det allerede fastsatte aktivitetsnivået. Erfaringsmessig vil de innmeldte behovene være høyere enn hva kommunens inntektsramme tillater. Det vil derfor være nødvendig med salderingsrunder. I disse er det viktig at enhetslederne bidrar med konstruktive og realistiske forslag til salderingstiltak. Dersom det gjøres salderinger mot aktivitetene/driftsnivået, må enhetene involveres. Uten ehetsledernes bidrag i denne prosessen risikerer man å måtte foreslå dårlig forankrede og urealistiske salderinger. Rådmannen må prioritere mellom innsparingstiltak og saldere budsjettet før han legger frem sin innstilling til årsbudsjett og økonomiplan. Til sist er det politikerne som behandler og vedtar budsjettet. I den grad kommunestyret nå ønsker andre prioriteringer og aktivitetsnivå enn det som er foreslått, må finansieringen også endres. 6.2 Dagens rapporteringssystem Vi har gjennomgått to økonomirapporteringer for 1. og 2. tertial 2012 . Etter vår oppfatning har rapportene i Dyrøy en relativt lik struktur som tertialrapporter i de fleste andre kommuner. Rapporten gir en oversikt over status på frie inntekter, finans, fellesutgifter og andre overordnede poster. I tillegg presenteres det status per en gitt dato på de enkelte rammeområdene. Rammeområdenes rapportering varierer noe i form og detaljnivå. Innspillene er rapportert inn fra hver enkelt enhetsleder. Ved avvik er dette omtalt med kort tekst. Styrken med tertialrapporteringen i Dyrøy er at rapporten er kort slik at allmennheten og beslutningstakerne (politikerne) kan få en relativt grei oversikt over status i virksomhetene. Fokuset på avviksrapportering er også positivt – siden det er avvik og korrigerende tiltak som bør ha fokus i denne type rapportering. Det forutsettes da at det som ikke nevnes i all hovedsak fungerer som planlagt, og dette bidrar til en enkel og oversiktlig rapport. Det fremgår også at enhetslederne er involvert i rapporteringen – og at det er disse som oppgir status og avvik for eget område. Dette er viktig for rapporteringen og bidrar til både innsikt og ansvarliggjøring av lederne. Svakhetene ved Dyrøys tertialrapportering er at store områder som PRO/PLO og skole/barnehage presenteres på et veldig overordnet nivå. Blant annet fremstilles regnskapstallene for disse store områdene kun med samlede inntekter og utgfiter for hele området. I 2.tertialrapportering i 2012 presenteres rammeområde 1 på ansvarsnivå med til dels små budsjetter per ansvar, mens rammeområde 3 som omfatter en stor del av kommunens driftsbudsjett, kun presenteres på Side 86 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking overordnet nivå. Rammeområde4 viser ingen samledeøkonomitall for området. Det er opplyst at rapporteringen ved 2.tertial 2012 er redusertpå enkelte områder som følge av vakanser, sykefraværosv. Vi mener at det i slike situasjoner er særskilt viktig med økonomioppfølging og rapportering fordi det da er større risiko enn normalt for at budsjetteneoverskrides.ved Ved å gi rapporteringen en annenog mer strukturert fremstilling enn dagens,vil en lettere både kunne følge opp status på politiske vedtak, synliggjøre avvik og korrigerende tiltak. I nesteavsnitt vil vi presentereet forslag på hvordan dette kan gjøres. 6.3 Alternative rapporteringsverktøy og -maler Som et ledd i arbeidet med å skapeen fellesvirkel ighetsoppfatning om viktigheten av god økonomistyring, har vi utarbeidet en mal for økonomisk rapportering. Vi menerdette både vil styrke den fellesvirkelighetsoppfatningen om tallenesinnhold og viktigheten av god og fullstendig økonomisk rapportering. Denne malen er kun ment som et utgangspunkt for videre arbeid med lokale tilpasninger dersomen ønsker å bruke et slikt system.Gjennom dette evalueringsoppdraget vil kommunen få fri tilgang til dennemalen. Vi mener at alle områder bør presenterespå nogenlunde sammedetaljnivå. Store områder som PRO/PLO og skole/barnehagebør dermed presenterespå et noe mer detaljert nivå enn det som er tilfelle i dag. Blant annet bør regnskapsoversikt(tabell) for området værepå ansvarsnivå– ikke kun samledeinntekter og utgfiter. Avvik synliggjøresrelativt godt i dagenstertialra pportering og dette bør videreføres.I tillegg kan tydeliggjøring av hvilke korrigerende tiltak som settes i gang gjøresenda mer tydelig. Vårt forslag til rapporteringsmal har til hensikt å gi en effektiv rapportering som er mestrelativt enkel å utarbeide, leseog bruke i styringsarbeidetbåde for kommunen samlet og ute på enhetene. Gjennom malen vil det ogsåbli synliggjort hva som er den enkelte enhetsledersansvar. 6.3.1 Forslag til tertialrapporteringsmal Hovedpunktene i vår foreslåtte tertialrapporteringsmal: En oppsummering over status bør komme innledningsvis. Denne bør inneholde tabell med oversikt over økonomisk status per rammeområde(regnskap, budsjett og prognosefor Side87 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking årsslutt). Ved evt avvik bør disseog korrigerende tiltak beskriveskort med tekst. Kommunensinntekter og statusfor dissebør ogsåoppsummereskort i sammendraget. Rapporteringen for hvert rammeområdebør inneholde: 1. Tabell med oversikt over økonomisk statusper ansvarsområde (regnskap, budsjett, forbruksprosent og prognosefor året). For særskilt utsatte poster kan en velgeå bryte dette ytterligere ned på artsnivå, men for oversiktensdel anbefaler vi i utgangspunktet at rapportering gjørespå ansvarsnivå. 2. Tekst som beskriver evt avvik og tilhørende korrigerende tiltak, dette kan dreie segom økonomiske avvik og/eller betydeligeavvik ifht vedtatte planer, aktivitetsnivå el.l. Enhetslederneer ansvarligefor å utforme denne,men bør ha i bakhodet at det som skrives er en del av rådmannensrapportering. 3. Eget punkt som beskriver evt forslag til omdisponeringer innenfor rammeområdet/budsjettilførselfra andre områder. 4. Eget kapittel med rapportering på finansforvaltning en Nedenfor presenterervi utdrag fra rapporteringsmalen. Det vil normalt værenoe behov for å tilpassemalen til kommunensstrukturer. Overordnet rapportering – sammendragfor alle rammeområder Tabell 22 Forslag til økonomisk rapportering – sammendrag for hele kommunen (Tall i heletusen) 1 2 3 4 Rammeområde Sentraladministrasjon og fellesdrift Barnehage,skole,Sfo og kultur NAV, helseog pleieog omsorg Teknisksektor Sum totalt Regnskap Justert Prognose 31.08.2013 årsbudsjett Forbr.% 2013 7 545 11 600 65 % 11 600 13 122 20 200 65 % 25 700 26 544 39 300 68 % 40 300 6 232 9 500 66 % 9 500 53 443 80 600 66 % 87 100 Forventet avvik i 2013 0 0 1 000 0 1 000 Som det fremgår av tabellen bør det oppgis et regnskapsresultat hittil i perioden og hvilket regnskapsestimat(prognose)som gjelder for hele året. Prognosenbør ikke baseresegpå regnskapstallalene,men hensyntaforventedeaktivi tetsendringerog eventuelleandre kjente utgifter og inntekter. Den viste tabellen skal på en enkel måte gi en oversikt over økonomisk Side88 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking status på rammeområdene. I eksemplet ovenfor vil det være naturlig å kommentere kort i tekst under tabellen det forventede avviket innenfor rammeområde 3 i tabellen, samt kort også kommentere den lave forbruksprosenten innenfor rammeområde 2. I tillegg må selvsagt den samlede økonomiske situasjonen tatt i betraktning kommunens inntektsside kommenteres. Dersom det er betydelige avvik i aktivitet, fremdrift på ulike saker el.l. bør dette også kommenteres. Rapportering for rammeområdene På hvert enkelt rammeområde bør det rapporteres på ansvarsnivå. Det er avgjørende for rapporteringen at det gjøres relle vurderinger av prognoser – ikke rene regnskapsframskrivinger. Innledningsvis for hvert rammeområde bør det gis en oversikt over ansvarene på rammeområdet og økonomisk status for disse. For eksempel som dette: Tabell 23 Forslag til økonomisk rapportering på hvert enkelt rammeområde (Tall i hele tusen) Ansvar 3000 3100 3110 3120 3200 3300 NAV Sykehjemmet Hjemmetjeneste, sone 1 Hjemmetjeneste, sone 2 PU Bo- og habilitering Sum totalt Regnskap Justert Prognose 31.08.2013 årsbudsjett Forbr.% 2013 3 211 5 600 57 % 5 600 10 094 15 300 66 % 15 300 3 655 5 300 69 % 5 700 3 735 6 200 60 % 5 800 2 562 3 800 67 % 3 800 2 156 3 100 70 % 3 350 25 413 39 300 65 % 39 550 Forventet avvik i 2013 0 0 400 -400 0 250 250 Som for den overordnede rapporteringen nevnt ovenfor, bør de ulike avvikene kommenteres særskilt sammen med forslag til korrigerende tiltak. Oppfølging av avviksrapportering Som oppfølging av tertialrapporteringen og avvikssammendraget der, anbefaler vi at adminsitrasjonen oppretter sitt eget oppfølgingsverktøy. En mulig måte å gjøre dette på er å føre de aktuelle avvikssaker fra tertialrapporten som krever oppfølging med tiltak, inn i en såkalt aksjonslogg (”action log”). Aksjonsloggen skal fremstille kritiske saker med et estimat på økonomiske konsekvenser. Dette vil gi en kortfattet rapport på aktuelle oppfølgingssaker. Samtidig vil bruk av fargekoder i aksjonsloggen gi et tydelig bilde av status for den aktuelle saken. Aksjonsloggen er et verktøy som fokuserer på tiltak og ansvar basert på gjeldende status. Det bør jevnlig rapporteres fra enhetsledere til rådmannen på status for sakene i aksjonsloggen. Side 89 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking I aksjonsloggen brukes fargekoder for status på saken; om alt er i rute i henhold til plan (grønn), om det er særlige forhold som krever ekstra oppmerksomhet (gul) eller om saken står i fare for ikke å komme i mål i henhold til plan/budsjett (rød) Aksjonsloggen vil også avslutningsvis vise hvem som er ansvarlig for å følge opp tiltak som blir gjenstand for resultatmåling i de påfølgende periodene Tabell 24 Eksempel på aksjonslogg Virksomhet/ Hva gjelder Sak saken? StatusStatus beskrivelse Risiko Estimat økonomisk Muligheter virkning Tiltak Ansvarlig Statusforklaring i henhold til plan i faresonen bak plan på en eller flere parametere I denne rapporteringen kan en gjøre tilpasninger etter eget behov ved å legge til og trekke fra kolonner etter eget ønske. I dette skisseutkastet angir modellen hvilken virksomhet det dreier seg om, og en kort beskrivelse av saksforholdet med eventuell henvisning til politiske vedtak, tertialrapport el.l.. De ulike fargekodene angir status for saken. Videre gis det en kort situasjonsbeskrivelse som beskriver hvordan den enkelte saken ligger an per rapporteringstidspunktet. Det angis også risiko og muligheter for videre fremdrift, og det gis i et eget felt et estimat på økonomisk virkning per rapporteringspunktet der estimatet angis i form av avvik fra budsjett. Til slutt er det også et eget felt for forslag til tiltak for videre oppfølging. Denne rapporteringsmetodikken kan implementeres på alle nivåer samt videre til politisk nivå. Dersom systemet implementeres i alle ledd, vil det både være arbeidsbesparende og effektivitetsfremmende etter en innkjøringsperiode, å bruke elementer i rapporteringen nedenfra til den videre rapporteringen til neste nivå, samtidig som det vil fremme intern kommunikasjonen mellom kommunens ulike nivåer når alle snakker samme språk. 6.4 Samlet vurdering og anbefalinger Dagens økonomirapportering fra administrativt til politisk nivå i Dyrøy, følger et mønster stort sett sammenlignbart med de fleste andre kommuner. I foregående avsnitt har vi vurdert dette, og kommet frem til noen innspill til endringer i den økonomiske rapporteringen. Vi anbefaler at Side 90 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking kommunens økonomirapportering til rådmannen og derfra videre til politisk nivå får en litt annen fremstilling enn i dag. Forslag til en mer systematisk og tydelig fremstilling er presentert i avsnittene ovenfor. En slik rapporteringsform kan bidra til en mer tydelig og effektiv økonomirapportering, samt bidra til økt forståelse blant ansatte, mellomledere, enhetsledelse, rådmannen og politikerne. At mengden og detaljnivået på rapporteringen er på et riktig nivå er viktig for at politikerne skal ha best mulig styringsinformasjon på et overordnet nivå, samtidig med at rapporten gir tilstrekkelig informasjon for at politikerne skal få en forståelse av for eksempel bakgrunn og korrigerende tiltak knyttet til avvik. Side 91 av 108 Evaluering av Dyøy kommunespleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 7. Evaluering av organisering Dagensorganisering av pleie- og omsorgssektoreni Dyrøy kommune er presentertog gjennomgått i avsnitt 3.1 i denneevalueringsrapporten. Enhetsleder PRO Fagleder institusjon Fagleder hjemmetjeneste Omsorgsteamet (enhetslederog 2 fagledere) Diverseoppgaver: Inntak/tildeling Støttekontaktordning TT-ordning Institusjon Hjemmesykepleie korttid, langtid, rehabog avlastning BPA Hjemmehjelp omsorgslønn Praktiskbistand kjøkkenog vaskeri Bo-og habilitering Figur 31 Organisering pleie og omsorgstjenesteni Dyrøy pr 2012. 7.1 Vår oppfatning av organiseringenav pleie og omsorg i Dyrøy Pleieog omsorg i Dyrøy ledesi dag av enhetslederfor pleie, rehabilitering og omsorg. Under denneer det to fagledere;en for hjemmetjenesterog en for institusjon. Sammenutgjør de tre ledergruppafor PRO-tjenester.Denne gruppa, ogsåkalt omsorgsgruppa,har sammenrolle som tildelingskontor (tildeling av tjenester),samt ansvar for funksjoner som TT-kort, støttekontaktordning, omsorgslønnm.m. Etter å ha gjennomført flere intervjuer med enhetsledere,fagledere,tillitsvalgte m.fl. i Dyrøy kommune i forbindelse med dette evalueringsoppdraget, er det vårt inntrykk at det opplevessom et tydelig behov for å ha to faglederepå området fordi tjenestenefavner vidt. Det var en periode bare en fagleder på området, og dette ga betydeligeutfordringer. Side92 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking I dag har enhetslederfor pleie- og omsorg personalansvaretfor alle ansattei sektoren. Per i dag er dette antallet mellom 70-80 stykker, noe som etter vår mening er på grensentil det forsvarlige (selv om mangeav disseer mindre deltidsstillinger). Med såmangemedarbeidereblir den personalansvarligelett fjern fra de ansatte.PRO-sektoren i Dyrøy har ogsåden sistetiden hatt et relativt høyt sykefravær.I slike situasjoner vil oppfølging fra leder værespesieltviktig. En organiseringsform med fagansvarligeer ikke uvanlig. Likevel er vi spørrendetil om dette er en hensiktsmessigorganisering slik aktivitetene er organisert. For å beskrive betenkelighetenehar vi oppsummert fordelene og ulempenemed organiseringen, slik den er i dag, på følgendemåte: Dagensorganisering (enhetsledermed to fagledereunder seg) ULEMPER - Enhetslederblir en "propp i systemet"(myemå innom denne) FORDELER - Personalansvaret kanfor enhetsledervirke uoverkommelig(mengde) - Enhetslederhar et klart totalansvarfor områdetklarelinjer på toppen - Enhetslederblir i praksisleder for faglederne,men - Leggertil rette for at enhetslederskalfå et godt ikkeresten. overblikkover heleområdet Enhetsledermå ta mye administrasjonsoppgaver - Gir et godt lederteaminnenforsektoren somkunnevært lagt laverei organisasjonen(lavest - Fagledernekani størregradkonsentreresegom effektivenivå) fagspørsmål(ikkepersonalog økonomiansvar) - Enhetslederblir fjern for medarbeiderne- i praksis forholder de segtil fagledernei personalspørsmål.-en enhetsledersomstår utenfor noenav Dette bidrar til at ansvarslinjenefremståruklare oppgavenegisbedreforutsetningfor å setotalbildet - Fagledernefår en lite helhetligrolle -diverse oppgaversom"sveverfritt" Figur 32 Fordeler og ulemper ved dagensorganisering i Dyrøy PRO-sektoreni Dyrøy har over noe tid slitt med høyt sykefravær.I slike tilfeller er oppfølging av medarbeideresærlig viktig. Ikke bare for å følge opp de som er sykmeldt, men ogsåfor å forebyggeat situasjonenytterligere forverres gjennom god oppfølging av de som er på jobb i perioder der pressetkanskje er større enn normalt. Vi mener at slik det er i Dyrøy per i dag blir avstandenfra ansattetil personalansvarlig(enhetsleder) for lang. Enhetslederer ikke tett nok på de ansattei hverdagenslik at disseføler segsett av sin personalansvarlige.Vi mener ogsåat enhetsledermed sine 70-80 underordnedeheller ikke settesi stand til å kunne klare en slik oppgave. Gjennom intervjuene har vi fått inntrykk av at flere ansatteoppfatter at fagledernefungerer som personalansvarlige,og oppfører segderetter. Dette til tross for at de er kjent med at det er enhetsledersom formelt er nærmestepersonalansvarlige. Likevel er det såpassmangepraktiske spørsmåli hverdagensom gjør det nødvendig å avklare ogsåpersonalmessigespørsmålmed Side93 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking fagleder. Problemstillingene rundt dette tyder på at det er behov for en avklaring av ansvarsforholdene på området. 7.1.1 Medarbeidere og stillingsstørrelser Gjennom dette evalueringsarbeidet har vi interjvuet både ledere og tillitsvalgte på området. Som i de fleste andre kommuner i landet har Dyrøy utfordringer med å få bemannet helgevakter, samtidig som de har mange i faste deltidsstillinger som ønsker økt fast stillingsprosent. Det oppleves å være en kamp for å få flere vakter i ukedagene, mens de fleste ønsker å unngå helgevakter, eller føler at de må ta helgevakter fordi detet er den eneste muligheten for å få økt stillingsprosenten. Det er derfor jevnt over et sterkt fokus på å skape større stillinger for medarbeiderne, for i større grad å unngå bruk av uønsket deltid og korte vakter. Likevel må det siea at fokuset på dette i liten grad har gitt resultater. Noen kommuner klarer i større grad enn andre å få utvidet de små deltidsstillingene til større, faste stillinger. Erfaringsmessig har vi sett at dette gjerne medfører at mange må jobbe annenhver fremfor tredje hver helg. I praksis betyr dette at de som har bygget seg opp i stilling over tid, har måttet ta til takke med å jobbe annenhver helg. Deltidsstillinger er et stadig tilbakevendende tema i pleie- og omsorgsyrker. For å få større stillinger er det i prinsippet mange muligheter for å finne løsninger på dette. Utfordringen ligger i at man ikke vil greie å øke stillingsstørrelsene for noen uten at det betyr a) at de eller andre må jobbe hyppigere helger, og/eller b) at det vil medføre turnusendringer for de fast ansatte. Med andre ord vil det å finne en løsning på denne utfordringen nødvendigvis medføre endringer for flere. Det pågår uttallige forsøk i kommuneNorge for å få bukt med deltidsproblematikken. Ifølge FAFO oppgir tre firedeler av de kommunene som har forsøkt hel eller delvis langturnus, at deltidsstillinger er blitt redusert i stor eller noen grad. Vi vil oppfordre Dyrøys ansatte, tillitsvalgte og ledelse til å vurdere utprøving av noe mer utradisjonelle turnusløsninger. Selv om for eksempel lengre helgevakter i utgangspunktet kan fremstå svært negativt, så kan det om det gjennomføres på en god måte i neste runde føre til jobbing kun hver fjerde helg – og at stillingsstørrelsene kan økes for de som har et ønske om dette. Turnuser som i større grad skaper stabilitet i arbeidsstokken, vil også kunne virke positivt inn på sykefraværet. 7.1.2 Oppgavefordelingen Vi har også sett på oppgavefordelingen innen sektoren.Vi viser i denne forbindelse til organisasjonskartet i figur 31. Side 94 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Inndelingen med en avdeling for institusjonstjenester og en for hjemmetjenester er logisk og grei i en kommune som Dyrøy. I tillegg er det slik i dag at en del oppgaver er tillagt ledergruppa for PRO-tjenestene. Vi ser for oss at disse oppgavene fort blir satt til side for mer presserende oppgaver, og ønsker derfor å se på alternative muligheter for å løse disse. Vi ser også som nevnt at enhetsleder har et for stort personalansvar og at denne rollen fort blir for fjern iforhold til de ansatte, og at det derfor er grunn til å se på oppgavefordelingen også for personalansvaret. Det er i dag omsorgsteamet som fungerer som tildelingskontor og avgjør hvorvidt en bruker skal ha institusjonsplass eller hjemmetjenester osv. 7.2 Samlet vurdering og anbefalinger Etter å ha gjennomført en rekke intervjuer og gått gjennom en betydelig mengde dokumentasjon, er vårt forslag at organiseringen endres noe i forhold til dagens løsning. Siden vårt oppdrag er avgrenset til å gjelde PRO-tjenestene, er det kun dette vi har vurdert og omtalt i det følgende. For det første mener vi at Dyrøy med bakgrunn i blant annet høyt sykefravær og misnøye omkring turnuser bør ha fokus på særlig to områder i den kommende perioden: - Personaloppfølging - Turnusordning Med dagens organisering har enhetsleder et for stort personalansvar og blir fjern for de ansatte. En kan ikke forvente at en enhetsleder skal klare å følge opp 70-80 personer på en god måte. Det har heller ikke vært vanlig å gjennomføre medarbeidersamtaler de siste årene – og medarbeiderundersøkelser er ikke foretatt på mange år. I den situasjonen Dyrøy som er i mener vi at følgende bør vurderes: 1. Gjennomføring av medarbeiderundersøkelse – og oppfølging av denne. 2. Delegering av personalansvar fra enhetsleder til faglederne for de ansatte innenfor institusjon og hjemmetjeneste. For at dette skal være mulig, må faglederne bli frigjort fra noen av sine nåværende arbeidsoppgaver slik at de får frigjort tid til personaloppfølging. En mulig løsning for å få til dette er å etablere en støttefunksjon for omsorgsteamet slik at enhetsleder og støttefunksjonen tar ansvaret for alle de oppgavene som i dag ligger til omsorgsteamet (for eksempel TT-ordning, støttekontaktordning osv). I støttefunksjonen bør det være en superbruker for Notus. Denne vil bli en sentral støttespiller for lederne Side 95 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking for institusjon og hjemmetjeneste siden tanken er at denne i stor grad skal gjøre turnusarbeidet (i samarbeid med lederne). Ved overføring av personalansvaret til de nåværende faglederene bør det i tiden fremover prioriteres å gjennomføre medarbeidersamtaler. Tildeling av tjenester bør fremdeles gjøres i samråd med lederne for institusjon og hjemmetjeneste (omsorgsteamet). 3. Alternative turnuser. Notus som turnusplanleggingsverktøy bør tas i bruk så snart som mulig. I tillegg vil vi oppfordre tillitsvalgte og ledelsen på området til å sammen vurdere alternative turnusordninger til felles beste for sektoren. En slik omlegging vil nødvendigvis medføre endringer for alle, også de som er fornøyd med dagens ordning og som i utgangspunktet ikke ønsker en endring. Vi vil likevel hevde at med en god prosess rundt dette ligger forholdene til rette for at en slik eventuell endring kan bli til det beste for flertallet av de ansatte – og for sektoren samlet. Vi anbefaler ledelsen og ansatte til å se på brukerundersøkelser fra tidligere forsøk, der det fremgår at resultatene av turnusendringer på lang sikt som oftest er positivt mottatt også blant de ansatte. Side 96 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 8. Referanser Bogen, H., Høyland, K., Kvinge, T. og Østnor, B (2006): Egen bolig - også når helsa svikter? SINTEF-rapport nr. SBF51 A06017 Borge, L.E. og Nyhus, H. (2011): Kostnadsanalyse av alternative boformer for eldre. SØF-rapport nr. 04/11 Bydel Alna, 2011 Sluttrapport – innføring av PDA-håndholdte terminaler for Gerica i hjemmetjenesten. Bøe Petersen, B., Sivertsen, T. og Morterud Olsen, L. (2011) Fokus på brukeropplevelse av EPJ systemer i mindre kommuner, Masteroppgave Universitetet i Agder Hjelmbrekke, S., Løyland, K., Møller, G. & Vardheim, I. (2011). Kostnader og kvalitet i pleie- og omsorgssektoren. TF-rapport nr. 280. Telemarksforsking. Hoff, K. G og Holving P.A. (2001) Balansert målstyring, Universitetsforlaget Horngren, C.T., Datar, S.M. & Foster, G. (2003) Cost Accounting – A Managerial Emphasis, 11th ed., Prentice Hall Kaplan, R. S. & Anderson, S. R. (2007) Time-Driven Activity-Based Costing, Harvard Business School Press Kjellberg, Ibsen & Kjellberg (2011) Fra pleje og omsorg til rehabilitering. Erfaringer fra Fredericia Kommune Kommuneloven (1992); Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven), LOV-199209-25-107 Kunnskapsnettverk, 2005 Ansikt til Ansikt Tid – ATA – Veileder Kunnskapsnettverk, 2006 Rapport ATA-prosjekt 050320 – Bærum kommune NOU 2005: 18 Fordeling, forenkling og forbedring. Kommunal- og regionaldepartementet. NOU 2011: 11 Innovasjon i omsorg. Helse- og omsorgsdepartementet. Nørgaard A, Brandi S og Hildebrandt S. (2009) Langsigtet Lean: Ledelse, Kultur og Forbedring, Gyldendal Business Paulsen B, Harsvik T, Halvorsen T et al. (2004), Bemanning og tjenestetilbud i sykehjem. Trondheim: SINTEF Helse Prop. 124 s (2009-2010) Kommuneproposisjonen 2011 Prop. 1 S (2011-2012) for Kommunal- og regionaldepartementet Prop. 1 S (2012-2013) for Kommunal- og regionaldepartementet Side 97 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Rapport fra det tekniske beregningsutvalg for kommunale og fylkeskommunal økonomi (TBU), april 2011. Kommunal- og regionaldepartementet Robbins, S. og Jugde, T. A. (2008) Organizational Behavior, 13th ed. Prentice Hall Stortingsmelding nr. 50 (1996–1997): Handlingsplan for eldreomsorgen. Trygghet- respekt- kvalitet. Sosial- og helsedepartementet. Strategiar for å skape økonomisk handlingsrom (2012), kommunestyresak 24.05.12 Yukl, Gary A. (2006) Leadership in organizations6th ed, Prentice Hall Womack J.P & Jones D.T. (2003) Lean Thinking: banish waste and create wealth in your corporation, Simon & Schuster Side 98 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester 9. Vedlegg 9.1 Prosjektbeskrivelse 9.2 Informasjonsliste Dyrøy kommune. 9.3 Intervjuguide Side99 av 108 Telemarksforsking Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 9.1 Prosjektbeskrivelse Prosjektets bakgrunn og formål Bakgrunnen for kommunenes forespørsel om en ekstern gjennomgang, analyse og evaluering synes å være ønske om å vurdere ulike sider av kostnadseffektiviteten ved driften innenfor pleie, rehabilitering og omsorg i Dyrøy kommune. I tilbudsbrevet skriver kommunene at det er behov for å gjennomgå PRO-tjenestene med sikte på å avklare effektiviseringstiltak som del av ønske om å gjennomføre tiltak. I denne forbindelse har rådmannen etablert et prosjekt, og basert på en tilbudsrunde valgt Telemarksforskning (heretter kalt oppdragstaker) til å gjennomføre en analyse som skal kartlegge og vurdere potensialet for effektivitets- og kvalitetsmessige forbedringer i kommunen. Analysen vil i tråd med kommunestyrets vedtak kartlegge pleie og omsorgssektoren. Vi vil i dette prosjektet analysere og tilrå bestemte effektivitetsfremmede tiltak innenfor PRO; som skal medvirke til at kommunenes utgifter (egenfinansiering) på dette tjenesteområdet blir relativt sett lavere (både hva angår nivå og utvikling) – gitt kravet om et fortsatt forsvarlig og tilfredsstillende tjenestetilbud. Utredningsmiljøet bes da også spesielt om at analysen skal synliggjøre og lansere forslag til effektivitetsfremmede tiltak – herunder vurdere effekter av mulige omorganiseringstiltak for å sette PRO-sektoren i bedre stand til å møte fremtidens utfordringer og utvikling i befolkningssammensetning. Vi ønsker bl.a. å tallfeste og vurdere enhetskostnadene innenfor PRO-sektoren - og på bakgrunn av dette vurdere tjenestesammensetning i framtidig pleie og omsorgstjeneste i kommunen. I dette ligger bl.a. en vurdering av ulike sider ved å gi et tjenestetilbud i institusjon i forhold til hjemmebaserte omsorgstjenester, og hvordan oppnå en bærekraftig balanse mellom disse to tjenestetypene. Mulighetene for økt interkommunalt samarbeid vil vi også belyse. Konkret vil vi også her vurdere mulighetene for økonomiske besparelser, sett også opp mot samhandlingsreformens intensjoner, finansiering og bl.a. ordningen med øyeblikkelig hjelp døgntilbud. Arbeidet ferdigstilles i form av rapport som leveres til kommunen innen utgangen av mai 2013. Prosjektets mandat og inndeling I henholdt til tilbud fra oppdragstaker datert 5. mars 2013 vil prosjektet gjennomføre analyser der det vil framkomme hvilke særskilte forhold som driver ressursbruken i tjenestene; herunder for eksempel vurdere følgende: • Om kommunen har en effektiv ressursbruk gitt det tjenestenivået en per i dag ligger på, og om tjenestetilbudet kan gjøres mindre omfattende gitt at en ønsker å bruke mindre penger på tjenestene • enhetskostnader innenfor pleie- og omsorgssektoren og på bakgrunn av dette vurdere tjenestesammensetning i fremtidig pleie og omsorgstjeneste i kommunen. Side 100 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking • ulike sider ved å gi et tjenestetilbud i institusjon i forhold til hjemmebasertetjenester,og hvordan oppnå en bærekraftig balansemellom disseto tjenestetypene • synliggjøre og lansereforslag til effektivitetsfremmendetiltak og vurdere effekter av mulige omorganiseringstiltak for å settepleie- og omsorgssektoreni bedre stand til å møte fremtidens utfordringer og befolkningssammense tning. Etter vår oppfatning kan oppdraget delesinn i tre deler: Tjenestetildeling/tjenestenivåmed fordeling mellom institusjonsbaserteog hjemmebasertetjenester (tilpasning i omsorgstrappen) 1. Kostnadeneper plassi institusjon. a. Kartlegge behov hos målgruppe b. Bemanningsfaktor per type plass c. Dekningsgrad i institusjon og omsorgsboligermed heldøgns bemanning 2. Kostnadeneper vedtakstime i hjemmebasertetjenester. a. Andel tid brukt direkte på pasientene(heretter omtalt som ansikt- til ansikttid) b. Driftsnivå på ulike typer støttetjenester,herunder omsorgslønn,BPA, dagtilbus, støttekontakt, avslastningmv.) c. Vurdere om vedtakstimer tildeles og registrerespå en riktig måte 3. Gi innspill på fordelingen mellom institusjonsbaserte og hjemmebasertetjenester a. Vurdere rett nivå på de ulike tjenestenemålt ved dekningsgrad institusjonsplasserog omsorgsboligermed heldøgnsbemanning opp mot dekningsgradeni hjemmetjenesten. b. Vurdere antall plasseri fremtidig tjenestebehovi institusjon/omsorgsboliger/hjemmetjeneste Tjenestestruktur (geografisk og organisatorisk) 1. Vurdere om inndelingen i avdelingerer fornuftig sett i forhold til de tjenestersom ytes i avdelingenog om ledereopplever tilstrekkel ig oversikt over sitt ansvarsområde. 2. Vurdere om det kan ligg effektiviserings- og kostnadsgevinsteri å organisere sektoren på en annen måte. Driften av tjenestene 1. Vurdere ressursbehovetpå tjenestenei kommunen koblet opp mot tjenestenivået. 2. Identifisere de viktigste kostnadsdrivernei tjenestene og hvordan dissekan styres på en effektiv måte. Side101 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking 3. Vurdere og presentere forslag til konkrete endringer for å optimalisere driften gitt forhold knyttet til tjenestestruktur og videre vurdert ut fra problemstillingene som kommunen presenterer i tilbudsdokumentet under avsnittet ”Drifta av tjenestene” Analysen skal tydeliggjøre på hvilke områder kommunen har effektiv drift, og hvor den har mindre effektiv drift. Rapporten fra kartleggingen og analysen skal inneholde konkrete forslag til endringer for å bedre effektiviteten. Analysen vil også kunne sammenligne Dyrøy kommune mot andre sammenlignbare kommuner der det er naturlig. Anbefalingene vil kunne gå både på organisasjonsstruktur innenfor pleie, rehabiliterings- og omsorgsorådet, styringsmodell/finansieringsløsning, samt endringer av arbeidsprosesser (herunder både relatert til forvaltning/tjenestetildeling og tjenesteutførelse) innenfor pleie- og omsorgsområdet. Avgrensninger Prosjektet skal ikke vurdere den enkelte ansattes kompetanse eller effektivitet. Fokus vil være på kommunens tjenesteleveranse som helhet, og hvordan effektivitet kan forbedres gjennom tiltak på organisasjon, styringsmodell/rapportering og/eller arbeidsprosesser. NAV vil ikke vil være en del av oppdraget - men skulle prosjeket under arbeidet gjøre analysefunn hvor forhold relatert til NAV kommer opp, vil det bli avklart nærmere hvorvidt det da skal gjøres ytterligere analyser. Nærmere om prosjektets gjennomføringsplan Fremdriftsplan og arbeidsmetodikk Prosjektet vil starte umiddelbart, og arbeidet vil vedvare frem til endelig rapportering til kommunen. Oppdragstaker vil starte prosjektet med planlegging og gjennomgang av foreliggende dokumentasjon i ulike systemer og annen tilgjengelig informasjon. Oppdragstaker vil gjennomføre et oppstartsmøte med rådmannen. Kommunen fremskaffer informasjon og data som etterspørres av Oppdragstaker (se egen liste over dokumentasjon som bes oversendt). Oppdragstaker vil deretter foreta dybdeintervjuer og sammenstille informasjon mottatt i intervjuene med sine egne analyser. Det legges opp til bred forankring i prosjektet. Det vil derfor bli en bred involvering av enhetene, der Oppdragstaker vil etterspørre informasjon, og intervjue mellomlederne i helse- og omsorgsenheten, samt ansatterepresentanter og også politikere da dette anses hensiktsmessig i nåværende fase av prosjektet. Nærmere om prosjektgjennomføringen Basert på analyseplanen og de tilbakemeldingene som Oppdragstaker får i forbindelse med planleggingen, begynner arbeidet med å samle inn nødvendig informasjon for å kunne foreta analysene. Det må sikres at denne informasjonen er tilstrekkelig både i omfang, detaljnivå og kvalitet til å kunne gi svar på oppdraget. Flere ansatte vil derfor kunne bli involvert i denne fasen. Innhentet informasjon i denne fasen bør i den grad den er tilgjengelig inkludere: Budsjett og budsjettgrunnlag Side 102 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Regnskapsdata Tjenestestatistikk av ulike slag Personalstatistikk Oversikt over sammensetning av brukere og vedtaksdata (anonymisert) I løpet av kartleggingsfasen vil en rekke dokumenter og datagrunnlag være innhentet for videre analyse. Det kan være aktuelt å teste en del av datagrunnlaget for å være sikker på validiteten og fullstendigheten i dette. Fasen vil resultere i en oversikt og systematisering av innhentet informasjon, og prosjektet vil utarbeide hypoteser for videre analyse. Med utgangspunkt i gjennomførte analyser vil Oppdragstaker utarbeide et forslag til endelig rapport, som også vil inneholde eventuelle forslag til tiltak for å endre prioriteringen innad i kommunen eller forslag til tiltak for å bedre effektiviteten og dermed den langsiktige økonomiske handlefriheten. Utkastet til rapport sendes Dyrøy kommune til høring for å sikre at eventuelle misforståelser eller uklarheter bli rettet opp. Deretter oversendes en endelig rapport. Prosjektets organisering Prosjektledelsen har ansvar for den løpende styring, koordinering, oppfølging og kvalitetssikring av prosjektet, samt rapportering av fremdrift, særskilte risikoforhold og behov for særskilte avklaringer til styringsgruppen. Oppdragstaker vil lede prosjektet sammen med rådmannenog være ansvarlig for analysene. Telemarksforskning vil i dette prosjektet benytte seg av Ernst & Young AS som underleverandør på kvalitativ og kvantitativ analyse av økonomisk materiale. Oppdragsteamet ledes av sosialøkonom Kjetil Lie som oppdragsansvarlig og statsviter Audun Thorstensen fra Telemarksforsking som prosjekterleder. Ingvild Vardheim inngår i prosjektteamet fra Telemarksforsking som prosjektmedarbeider. Videre vil statsautorisert revisor og siviløkonom Tor Erik Baksås og Trine Riis Groven fra Ernst & Young AS være med som prosjektmedarbeidere. Ytterligere prosjektressurser fra Telemarksforsking/Ernst & Young vil delta i analysene. I henhold til tilbud datert 5. mars 2013 vil oppdragstaker levere følgende analyser/leveranser (angitt hvem som er ansvarlig for gjennomføring): 1. KOSTRA-analyse - Telemarksforskning 2. Kostnadsanalyser - Ernst & Young a. ABC b. Kontinerlig forbedring/effektivitetsanalyse 3. Evaluering av organisering Young - Telemarksforskning/Ernst & 4. Skriving av rapport Young - Telemarksforskning/Ernst & Side 103 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Milepæler Foreløpig fremdriftsplan er som følger: 1 2 3 4 5 6 7 9 Aktivitet Valg av leverandør/kontraktskriving Utarbeidelse av prosjektbeskrivelse/informasjonsliste som oversendes kommunen Kommunen oversender informasjon i henhold til oversendt informasjonsliste Oppstartsmøte med oppdragsgiver og gjennomføring av intervjuer (to dagers seanse i kommunen) Analyser utføres av oppdragstaker Rapportskriving Rapportutkast oversendes kommunen Endelig rapport leveres Uke nr 11 12 13-14 16 14-18 19-20 21 22 Kontaktpersoner i prosjektet Navn Selskap Rolle i prosjektet Mail Kjetil Lie Telemarksforsking Oppdragsansvarlig Audun Thorstensen Telemarksforsking Prosjektleder/operativt gjennomføringsansvarlig [email protected] 975 23 640 [email protected] 991 50 690 Ingvild Vardheim Telemarksforskning Prosjektmedarbeider [email protected] 975 31 349 Tor Erik Baksås Ernst & Young AS Prosjektmedarbeider [email protected] 995 90 325 Trine Riis Groven Ernst & Young AS Prosjektmedarbeider [email protected] 918 73 286 9.2 Informasjonsliste Dyrøy kommune Introduksjon og formål Vedlagt følger en oversikt over den informasjon som vi har behov for knyttet til å kunne påstarte de planlagte analysene innfor kommunens tjenester. Informasjonen sendes på mail til: Audun Thorstensen 99 15 06 90 [email protected] Spørsmål kan rettes til ovennevnte. Side 104 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Dersom all informasjon ikke kan innhentes samtidig, er det fint om informasjonen som finnes videresendes raskt og fortløpende, og at øvrig dokumentasjon ettersendes når denne finnes. Dersom noe informasjon tar lang tid/er ressurskrevende å finne frem bør vi drøfte om det vil være bedre å la være å innhente denne informasjonen. Ta kontakt med oss om dette. Dere må gjerne også gi oss informasjon vi ikke har spurt etter, men som dere mener er av betydning for å vurdere aktivitetsnivået og effektiviteten innenfor de ulike tjenestene. Samtidig med oversendelse av informasjonen er det fint om dere kan løpende angi status som angitt i siste kollonne i tabellene nedenfor. Vi håper og tror at dette skal være overkommelig, men ikke nøl med å kontakte oss dersom det er noe dere synes er unødvendig ressurskrevende i denne fasen av prosjektet. Informasjon som oversendes konsulentene Økonomisk informasjon # Informasjonsbehov Periode 1. Regnskap og budsjett i Excel-format som inneholder 2012 og 2013 informasjon om (minimum): (budsjett og siste KOSTRA-funksjon (F234, 253, 254), Ansvarsnummer, teks på tilgjengelige ansvarssted, Artskonti, tekst på artskonti, faktiske utgifter og perioderegnskap) Sendt budsjetttall. Ta helst bort delsummer i excel-filen, slik at den er ren for å kunne analyseres. Det ønskes at alle føringer på alle KOSTRA-funksjoner medtas. 2. Beskrivelse av hvordan er dagsentre er regnskapsført – Felles 2012-2013 lokaler med institusjon? Felles ressurser med aktivisering på (budsjett og siste institusjon? tilgjengelige perioderegnskap) 3. Dersom det har skjedd vesentlige endringer 2012-2013 kontostrukturen/føringsprinsippe i analyseperioden; angi hvilke. (budsjett og siste tilgjengelige perioderegnskap) 4. Dersom det kjøpes plasser fra eksterne eller andre kommuner Per dags dato innenfor de ulike tjenestene; Angi pris, tjenestekategori og antall 2012 kjøpte plasser. Tjenesteinformasjon for funksjon 234, 253 og 254 # Informasjonsbehov Periode 1. Oversikt over brukere i Excel-format (anonymisert i fortløpende Per dags dato Side 105 av 108 Sendt Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking nummerserie) med tilhørende IPLOS-score, sortert på de ulike tjenestene det er gitt vedtak om, (dessverre må dere antakelig (vi antar det her legge dette inn manuelt i Excel da IPLOS trolig ikke har er vanskelig å eksportfunksjon til Excel). finne historikk, men dersom dere har rapporter på dette, så send også per 31.12.2012) 2. Angi antall tilgjengelige plasser institusjon sortert på for eksempel Per dags dato ordinære langtidsplasser, korttidsplasser/rehabilitering, demens 2012 og evt. skjermet enhet (bruk snitt for året dersom endringer i tilgjengelige plasser har endret seg gjennom året) 3. 4. Angi gjennomsnittlig årsverkkostnad for de ulike Per dags dato personalkategoriene. 2012 Angi ledelsesressurser (årsverk og årsverkkostnad) som er ført på Per dags dato hhv. 120, 253 og 254, herunder delte stillinger ledelse/pleie 2012 (typisk avdelingsledere tilknyttet institusjonstjenestene). 5. Oversikt over fakturerte vikarer (innleide fra eksterne firmaer) 2012 med angivelse av antall timer i 2012 og gjennomsnittlig årsverkkostnad for fakturerte vikarer. 6. 7. Antall brukere praktisk bistand, per resultatenhet Per dags dato Antall brukere hjemmesykepleie, per resultatenhet 2012 gj.snitt Antall timer hjemmetjenester iht. vedtak (NB*), per resultatenhet Per dags dato Antall besøk hjemmetjenester iht. vedtak (NB*), per resultatenhet 2012 dersom finnes historikk 8. Antall timer hjemmetjenester utført, per resultatenhet 2012 Antall besøk hjemmetjenester utført, per resultatenhet 9. Parametre for resultatmåling 2012 * Ikke faktiske timer, men timer som det er gitt vedtak om. Annet # Informasjonsbehov Periode Side 106 av 108 Sendt Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester 1. Omsorgsplan e.l. styringsdokumenter. 2. Eventuelle andre analyserapporter av nyere dato. 3. Organisasjonskart med oversikt over alle resultatenheter og med Telemarksforsking Gjeldende Per dags dato angivelse av årsverk fordelt per resultatenhet. Fordel også iht. eventuell soneinndeling i hjemmetjenesten. Årsverk deles grovt på pleieressurser og ledere. Angi også antall plasser på de ulike resultatenhetene for institusjonsplasser 4. Organisering med soneinndeling i forhold til hjemmesykepleie og Per dags dato praktisk bistand. og angi dersom har skjedd endringer i perioden 5. Kommunens årsrapport for 2011 og årsbudsjett for 2013 med 2011 og 2013 økonomiplan 2014-16 6. Økonomirapporteringer til administrativt og politisk nivå (i form Hittil i 2013 og av tertialrapportering eller lignende) 2012 9.3 Intervjuguide Spørsmål Svar Kommentar Innledende spørsmål Kommentarer rundt bakgrunnen for evalueringsoppdraget? Budsjettprosessen Flyten i budsjettprosessen? Prioritering av nye driftstiltak, administrativt og politisk? Side 107 av 108 Evaluering av Dyøy kommunes pleie-, rehabilitering og omsorgstjenester Telemarksforsking Leveranser og måling Rapportering på leveranser (jf. Produksjonsdata, levert mindre eller akkurat på tildelt mengde) Hvordan planlegger dere tjenesteproduksjonen ute på de enkelte virksomhetene? Hva blir medarbeiderne målt på? Hva ønsker dere selv å bli målt på? Personalpolitikk knyttet til deltidsstillinger, utfordringer med/tiltak mot mindre deltidsstillinger? Forbedringsaktiviteter Foregår det noen forbedringsaktiviteter på virksomhetene av systematisk art? I så fall hvilke? Innspill til konkrete mulige forbedringsaktiviteter i virksomheten? Systematiske bruker- og medarbeiderundersøkelser? Øvrige kommentarer? Alle kommentarer gitt under intervjuene vil bli behandlet konfidensielt og anonymisert i det videre analysearbeidet knyttet til evaluering av pleie- og omsorgstjenesten i Dyrøy kommune. Side 108 av 108 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: Saksmappe: 2013/596 Saksbehandler: Elin Meleng Blomseth Dato: 14.11.2013 Saksframlegg Godkjenning av lokal lønnspolitikk og retningslinjer for lokale forhandlinger 2014 og 2015 Utvalg Administrasjonsutvalget Kommunestyret Utvalgssak 18/13 Møtedato 28.11.2013 17.12.2013 Vedlegg 1 Lokal lønnspolitikk Saksopplysninger Det har vært nedsatt ei arbeidsgruppe bestående av rådmannens ledergruppe og de hovedtillitsvalgte i Fagforbundet, Delta, NSF og Utdanningsforbundet. Arbeidsgruppa har utarbeidet forslag til lokal lønnspolitikk og retningslinjer for lokale forhandlinger 2014 og 2015 i Dyrøy kommune. Se vedlegg. Administrasjonens vurdering Lokal lønnspolitikk har tre formål 1. konkretisere kommunens arbeidsgiverpolitiske plattform 2. Oppfylle HTA’s krav om lokal lønnspolitikk 3. øke fokuset på begrepet arbeidsgiverpolitikk Planen inneholder bl.a. oversikt over aktuelle utfordringer framover, arbeidsgiverutfordringer og konkurransefortrinn. Planen inneholder overordnede mål og prinsipper for lokal lønnspolitikk bl.a. arbeidsgiverpolitikk lønn, stimuleringstiltak, stillingsbeskrivelser, heltidskultur og seniormedarbeidere. Kompetansekartlegging er gjennomført. Årsplaner utarbeides og ajourføres på hver enkelt enhet. Framtidig rekrutteringsbehov innenfor de ulike yrkesgrupper avdekkes ved at det skrives ut rapport med oversikt over alderssammensetningen. Lønnsnivå for ulike stillingsgrupper bygger på en plan som tar hensyn til arbeids- og ansvarsområde, kompetanse, kompleksitet og lederstrukturen/administrativ organisering. Det utarbeides lederavtaler i løpet av 2014. Lønnstillegg for videre-/etterutdanning. Lønn til sykepleier- og vernepleierstudenter. Funksjonstillegg for reelt merarbeid og/eller mer ansvar. Lønnsnivå for fagleder og gjennomgående stillinger fastsettes ut fra ansiennitetsbestemmelsene i den enkelte lønnsgruppe i HTA. Ellers fastsettes lønn ut fra en total vurdering av følgende forhold: innsats, kompleksitet, kompetanse, ansvar og bidra til et godt arbeidsmiljø. Oppfølging skjer av nærmeste leder. Retningslinjer for fastsetting og endring av lønn. Lønnsfastsetting ved tilsetting og lokale forhandlinger. Planen inneholder også framgangsmåte ved lokale forhandlinger. Det foreslås at også lønnsforhandlinger for enhetsledere etter HTA kap. 3 pkt. 3.4.2 blir gjennomført av kommunens administrative forhandlingsutvalg ved rådmannen. Planen inneholder kriterier for individuell lønnsplassering og lønnsendring for ansatte og ledere. Planen skal behandles i kommunestyret hver valg periode. Planen rulleres annet hvert år i administrasjonsutvalget. Denne planen erstatter alle gamle vedtak vedrørende lokale forhandlinger. Rådmannens forslag til vedtak: Lokal lønnspolitikk og retningslinjer for lokale forhandlinger 2014 og 2015 godkjennes. Ørjan Higraff Rådmann Elin Meleng Blomseth Enhetsleder personal Dyrøy kommune RULLERING AV LOKAL LØNNSPOLITIKK OG RETNINGSLINJER FOR LOKALE FORHANDLINGER 2014 og 2015 Vedtatt i kommunestyret __.__.2013 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune Innholdsfortegnelse INNLEDNING ...................................................................................................................... 5 Arbeidsgiverpolitikk .......................................................................................................... 5 HTA ................................................................................................................................. 5 Lokal lønnspolitikk ........................................................................................................... 5 Lokale forhandlinger (HTA kapittel 4, pkt. 4.A.1) .............................................................. 6 Ansatte - Årsverk ............................................................................................................. 7 Drøftingsgrunnlag ............................................................................................................ 7 Arbeidsgiverpolitikk .......................................................................................................... 7 Konkurransefortrinn...................................................................................................... 7 OVERORDNEDE MÅL OG PRINSIPPER FOR LOKAL LØNNSPOLITIKK ......................... 8 Generelt........................................................................................................................... 8 HTA - lønnspolitikk........................................................................................................... 8 Lokal lønnspolitikk ........................................................................................................... 8 Arbeidsgiverpolitikk - lønn ................................................................................................ 8 Ledere ............................................................................................................................. 9 Likestilling/likelønn........................................................................................................... 9 Rekruttere og beholde ..................................................................................................... 9 Konkurransedyktig........................................................................................................ 9 Kvalifiserte medarbeidere............................................................................................. 9 Stimuleringstiltak - rekrutteringsutfordringer ................................................................. 9 Rekrutteringsbehov ...................................................................................................... 9 Endring av stillingskoder og stillingsbeskrivelser. Rapporteringsbenevnelser og avansementstillinger................................................................................................... 10 Heltidskultur ................................................................................................................... 10 Seniormedarbeidere ...................................................................................................... 10 Taushetsplikt.................................................................................................................. 10 LØNNSNIVÅ FOR ULIKE STILLINGSGRUPPER ............................................................. 11 Formål ........................................................................................................................... 11 Generelle bestemmelser................................................................................................ 11 Side 2 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune Stillingsbeskrivelse ..................................................................................................... 11 Lederavtale ................................................................................................................ 11 Lønn........................................................................................................................... 11 Kompetanse, kvalifikasjoner og kompetansegivende oppgaver ..................................... 12 Endret lønn................................................................................................................. 12 Videre-/etterutdanning ................................................................................................ 12 Sykepleier- og vernepleierstudenter ........................................................................... 12 Realkompetanse ........................................................................................................ 12 Lønnsnivå................................................................................................................... 13 Lønnsnivå for ledere ...................................................................................................... 13 Lønnsnivå på fagstillinger og gjennomgående stillinger ................................................. 13 Lønnsnivå................................................................................................................... 13 HTA Kap 5.................................................................................................................. 14 Funksjonstillegg ............................................................................................................. 14 RETNINGSLINJER FOR FASTSETTING OG ENDRING AV LØNN.................................. 15 Omgjøring av stilling ...................................................................................................... 15 Lønnsplassering ved utlysning av stillinger .................................................................... 15 Lønnsfastsetting ved tilsetninger.................................................................................... 15 Lokale forhandlinger ...................................................................................................... 15 Fremgangsmåte ved lokale forhandlinger ...................................................................... 16 Lokal lønnspolitikk ...................................................................................................... 16 Lokale drøftinger ........................................................................................................ 16 Lønnssamtale............................................................................................................. 16 Kompetanse – læring og utvikling............................................................................... 16 Lønnsforhandlinger .................................................................................................... 16 Retningslinjer ............................................................................................................. 17 I drøftingsmøte tar partene blant annet opp:............................................................... 18 Tillitsvalgtes rett til å få faktiske opplysninger om lønnsvilkår ved lokale forhandlinger.18 KRITERIER FOR INDIVIDUELL LØNNSPLASSERING OG LØNNSENDRING ................ 19 Side 3 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune Generelle krav ............................................................................................................... 19 Kriterier for endring av lønn etter HTA pkt 3.4.1 og 3.4.2 ............................................... 19 For lederavlønning – rådmannens ledergruppe gjelder ett eller flere av følgende kriterier: ...................................................................................................................... 19 For andre ledere – enhetslederne - gjelder følgende kriterier: .................................... 19 RULLERING...................................................................................................................... 20 Side 4 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune INNLEDNING Formålet med lokal lønnspolitikk og retningslinjer for de ulike forhandlingsbestemmelsene er å gi arbeidsgiver (kommunestyret) et styringsverktøy for å bestemme hvilken Iønnspolitikk som skal føres ovenfor kommunens ledere og ansatte. Politikken er et rammeverk og omhandler lokal Iønnspolitikk og retningslinjer for lokale forhandlinger, og skal være et hjelpemiddel for rådmannen i den daglige forvaltningen. Lønnsutviklingen skjer for de fleste grupper (Kap 4.A.1) gjennom sentrale hoved- og mellomoppgjør ved at det gis generelle/prosentvise tillegg. Lønnsutviklingen for arbeidstakere i Kap 3 og Kap 5 skal gjennomføres årlig. Lønnsreguleringen skal ta hensyn til lønnsutviklingen i KS’ tariffområde, herunder økonomi og krav til effektivitet. Det skal være en sammenheng mellom kommunens mål og lokal lønnspolitikk og mellom arbeidstakernes kompetanse, mulighet for kompetanseutvikling og lønnsutvikling. Lokal lønnspolitikk skal gi rom for individuelle vurderinger og tilpasninger, alt etter hvilke situasjoner en står ovenfor. Den skal være en felles plattform for partene i forhandlinger. Med lokal lønnspolitikk i Dyrøy kommune mener man lønnspolitikk som tar hensyn til, og bygger på lokale forhold. Slike lokale forhold kan være vårt behov for å rekruttere og beholde kvalifiserte medarbeidere, forhold på det lokale arbeidsmarked og andre lokale særtrekk. Lokal lønnspolitikk skal ivareta sentrale avtaler, og gjennom medlemskap i Kommunenes sentralforbund (KS) er kommunen bundet av de sentrale lønnsoppgjørene og de avtaler som regulerer disse. Lokal lønnspolitikk er å omsette bestemmelsene i Hovedavtalen (HA) og Hovedtariffavtalen (HTA), og eventuelt kommuneplanens visjoner og mål sammen, ved fastsetting av lønn for alle ansatte i kommunen. Denne planen har tre formål. 1. Konkretisere kommunens arbeidsgiverpolitiske plattform 2. Oppfylle HTA’ s krav om lokal Iønnspolitikk 3. Øke fokuset på begrepet arbeidsgiverpolitikk. Arbeidsgiverpolitikk Arbeidsgiverpolitikken har som mål å forvalte kommunens menneskelige ressurser slik at vi kan løse eksisterende, nye og endrede oppgaver til best mulig kvalitet innenfor vedtatte rammer og samtidig skape trygge arbeidsplasser i et godt arbeidsmiljø. HTA Dyrøy kommune er gjennom HTA pålagt å utarbeide en lokal lønnspolitikk, i første rekke i forbindelse med tilsettinger og/eller lokale lønnsforhandlinger. Lønnspolitikken skal sikre sammenhengen mellom lønn og stillingens ansvar og myndighet, samt stillingens innhold, og arbeidstakerens kompetanse og innsats. Lønnspolitikken utformes også med sikte på å rekruttere og beholde kvalifiserte ledere og medarbeidere. Lokal lønnspolitikk Dette dokumentet er et resultat av nødvendigheten av å sikre helhet, kontinuitet og strategisk arbeid i forbindelse med lokale lønnsforhandlinger og lønnsfastsetting. Det er Side 5 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune samtidig viktig å være klar over at en stor del av lønnsutviklingen for store arbeidstakergrupper skjer gjennom de sentrale tariffoppgjørene. For den enkelte arbeidstaker innebærer dette at det er summen av det som skjer gjennom de sentrale tariffoppgjør og de lokale forhandlinger som utgjør hva den enkelte til enhver tid har i lønn. Lokale lønnsforhandlinger har vært preget av balansegangen mellom det å skape forventninger, og det å innfri dem, noe som også er en utfordring i utarbeidelse av en lokal lønnspolitikk. Innenfor de føringer og signaler som en lønnspolitikk gir, vil det måtte foretas prioriteringer. Dette vil igjen medføre at det kan være forventninger som ikke blir innfridd. Dyrøy kommune har imidlertid i samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene forsøkt å skape og uttrykke en lokal lønnspolitikk der det er oppslutning om hovedlinjene, og som gir forutsigbare, forståelige og etterprøvbare kriterier ved fastsettelse og forhandlinger om lønn. Lokale forhandlinger (HTA kapittel 4, pkt. 4.A.1) Partene sentralt kan avsette en viss andel av den økonomiske rammen til lokale forhandlinger etter denne bestemmelsen. Partene sentralt fastsetter virkningstidspunkt og tidspunkt for når de lokale forhandlingene må være sluttført. Partene lokalt fastsetter den lokale pottens størrelse for arbeidstakere som er omfattet av forhandlingene etter dette punkt. Kravene fremmes ovenfor den enkelte arbeidsgiver. Alle endringer må skje innenfor rammen av HTA bestemmelser. Det skal skje en gjensidig økonomisk kontroll av forhandlingsresultatene. Dyrøy kommune står ovenfor store utfordringer når det gjelder tilgangen til og forvaltningen av egen arbeidskraft. De lokale lønnsforhandlingene er derfor et viktig virkemiddel for å møte utfordringene med å beholde og motivere arbeidstakere på alle nivå og gi impulser som stimulerer den enkelte ansatte til å delta i kompetansehevende tiltak som er gunstig med sikte på likelønn mellom kjønnene. Aktuelle utfordringer Aktuelle utfordringer vil bl.a. være; lønnsnivået i kommunene i forhold til privat og offentlig sektor lønnsnivå mellom sammenlignbare bransjer/grupper i ulike tariffområder grunnlag for fastsetting av lønn (kriterier) og grad av fleksibilitet vilkår ut over ordinær lønn kommunens økonomiske situasjon – organisasjonen må jobbe på en god måte, med mindre ressurser kommunenes omdømme Gjennomføring beskrives nærmere i kapittelet; Kriterier for individuell lønnsplassering og lønnsendring. Dyrøy kommune som arbeidsgiver ønsker å føre en aktiv lønnspolitikk. Dette innebærer ikke nødvendigvis at kommunen skal være lønnsledende, men at arbeidsgiver skal kunne bruke lønn som et fleksibelt virkemiddel innenfor rammen av gitte retningslinjer. Side 6 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune Ansatte - Årsverk I Dyrøy kommune er det fast ansatt 144 personer i til sammen ca 100 årsverk. De totale personalutgiftene (lønn, pensjon, arbeidsgiveravgift) i 2014 er brutto på ca 70 millioner kroner. Personalutgifter utgjør ca 62 % av kommunens driftsbudsjett. Fremtidige tariffoppgjør, krav til økt kompetanse og økning i pensjonsutgiftene på bakgrunn av et kommende generasjonsskifte, vil holde personalutgiftene oppe. Drøftingsgrunnlag Lokal lønnspolitikk og retningslinjene for lokale forhandlinger er en del av kommunens personalpolitiske retningslinjer, og vil være grunnlaget for drøftingene med organisasjonene i forkant av de lokale forhandlingene. Dette for å sikre at det er sammenheng mellom vedtatte målsettinger og prioriteringer under de lokale forhandlingene. Arbeidsgiverpolitikk Dyrøy kommune opplever stadig økende økonomiske utfordringer og problemer med å rekruttere fagpersonell i nøkkelstillinger. Arbeidsgiverutfordringer Vi står bl.a. ovenfor følgende utfordringer; evnen til utvikling og nyskapning kompetanseheving/etterutdanning tilgangen på og forvaltningen av egen arbeidskraft driftstilpasning i samsvar med nye driftsrammer holdninger og lojalitet tilstrebe heltidskultur lederstabilitet Kommunen er en av bærebjelkene i lokalsamfunnet og representerer en infrastruktur som innbyggere og næringsliv er helt avhengige av, og det er lederne og de ansatte som skaper resultatene for innbyggerne. En offensiv arbeidsgiverpolitikk som legger til rette for møtet mellom leder/medarbeider og innbygger/bruker blir derfor avgjørende. Kommunens samfunnsutviklerrolle blir et sentralt perspektiv også i arbeidsgiverpolitikken, og god konkurransekraft i arbeidsmarkedet er avgjørende for og beholde og rekruttere kompetente ansatte. Konkurransefortrinn Kommunens konkurransefortrinn må gjøres kjent ovenfor unge under utdanning, til yrkesog studieveiledere, til foreldre, og hele arbeidsmarkedet. den lærende kommune kompetente medarbeidere gode pensjonsordninger varierte arbeidsoppgaver enkel struktur Side 7 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune OVERORDNEDE MÅL OG PRINSIPPER FOR LOKAL LØNNSPOLITIKK Generelt Dyrøy kommune har som mål å utforme en helhetlig personalpolitikk slik at kommunen oppnår sine mål om å yte kvalitativt gode tjenester til befolkningen. Lokal lønnspolitikk skal utøves med bakgrunn i kommunens oppgaver, personalsituasjonen og budsjett – og under hensyn til hvilke tiltak som er nødvendig for å nå kommunens mål. Lønnsfastsetting skal skje innenfor kommunens vedtatte økonomiske rammer. HTA - lønnspolitikk HTA ’s bestemmelser og kriterier (ansvar, innhold og kompetanse) skal danne grunnlag for kommunens lokale lønnspolitikk. Dyrøy kommune skal ha en lønnspolitikk som gjør kommunen konkurransedyktig ved rekruttering av nye ansatte, og bidra til å beholde og motivere egne arbeidstakere. I tillegg ønskes det å stimulere til en ønsket utvikling, oppnå nødvendig effektivitet og nå målrettede resultater. Styrende for slik lønnsutvikling er partenes vurdering av i hvilken grad den enkelte arbeidstaker eller gruppe av arbeidstakere har bidratt til at Dyrøy kommune når sine mål. Stillingsbeskrivelser, samt at medarbeider og lønnssamtaler gjennomføres, blir viktige virkemidler for en slik vurdering. Det må være samsvar mellom de krav som stilles til organisasjonen og de betingelser som gis gjennom politiske vedtak. Dersom man forventer og stiller krav til service, effektivitet og tjenesteyting på et høyt nivå i forhold til våre brukere, må også de som er ansvarlige for dette gis reelle virkemidler i arbeidet med å løse oppgavene (myndighet). Lokal lønnspolitikk HTA er utgangspunkt for all lønnsvurdering. Den fastsettes etter forhandlinger mellom de sentrale parter, som også setter rammer for hva som kan avtales mellom de lokale partene. Lokal lønnsdannelse krever at arbeidsgiver har kunnskap om lønnsdannelse og avtaleverk, og at arbeidsgiver utøver en bevisst lønnspolitikk som er etterprøvbar, og som tilstreber rettferdighet og forutsigbarhet blant arbeidstakerne. Det viktigste grunnlaget for at arbeidstakerne skal være fornøyd med sin lønn, er at den oppleves å være på et rimelig nivå i forhold til de grupper som man synes det er naturlig å sammenligne seg med. Arbeidsgiverpolitikk - lønn Følgende momenter vedrørende lønn er: Lønnspolitikken må oppfattes som akseptert og rettferdig. Det forutsetter at ledere blir tydelig både i sine forventninger og i sine tilbakemeldinger. Det må utvikles et felles verktøy til dette arbeidet. Ansatte i Dyrøy kommune skal ha mulighet til å påvirke sin egen lønn, og lønnspolitikken må derfor være nedfelt skriftlig og kjent blant de ansatte. Lønnsfastsettelse skal avspeile stillingens innhold, ansvar og medarbeiderens kompetanse. Det skal lønne seg å øke sine kunnskaper. Det skal legges vekt på initiativ, brukerfokus, samarbeidsevne og ansvar for egen og Dyrøy kommunes utvikling. Side 8 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune Ledere Rådmann, eller den han bemyndiger og enhetsledere i Dyrøy kommune har et spesielt ansvar for at den lønnspolitiske planen følges opp. Likestilling/likelønn Alle ledere skal ta ansvar for å arbeide målbevisst for at både kvinner og menn får samme mulighet til lønnsutvikling og avansement. Lønnsforskjeller som har sin årsak i kjønn skal ikke forekomme. Eventuelle utilsiktede skjevheter skal rettes opp ved lokale forhandlinger. Kriterier som benyttes i lokale forhandlinger er kjønnsnøytrale og skal brukes slik at de fremmer likestilling. Rekruttere og beholde Gjelder i de tilfeller det er spesielle problemer med å beholde eller rekrutterte kvalifiserte arbeidstakere. Konkurransedyktig Dyrøy kommune skal være konkurransedyktig og vil arbeide for å ha en lokal lønnspolitikk som gjør at viktige leder- og fagstillinger på alle nivå skal være besatt. Som et middel for å rekruttere og beholde arbeidstakere med ønsket kompetanse, vil det kunne oppstå lønnsforskjeller innen sammenlignbare grupper. Dette må det være aksept for. Kvalifiserte medarbeidere Å rekruttere kvalifiserte ansatte betyr ikke at vi ensidig kan tilby høyere lønn til de vi ønsker å rekruttere, spesielt hvis det ikke er midler til å beholde eller utvikle godt kvalifiserte ansatte vi allerede har i kommunen. En vurdering av særskilte behov i tjenesten og virkningen i enheten av å tilby alternativ lønn til nye medarbeidere ved rekruttering skal gjøres av rådmannen, eller den han bemyndiger, i samarbeid med enhetsleder. Ved ansettelse forhandler rådmannen lønn eventuelt lønn vedtas i ansettelsesutvalget. Det bør også vurderes endringer i avlønning av eksisterende medarbeidere med tilsvarende kompetanse, arbeidsområde og ansvar når en gir den nyansatte en alternativ lønnsplassering. Det kan vurderes om en heller bør avtale et lønnsopprykk ved utløp av prøveperioden eller beskrive en god lønnsutvikling i løpet av de første par årene dersom medarbeiderens kompetanse og innsats er som forventet i stedet for en høy lønn fra første dag. Stimuleringstiltak - rekrutteringsutfordringer Lærlinger Ungdom Ansiennitet utover 10 år Antesipert lønnsansiennitet Desentraliserte kompetanseløft Rekrutteringsbehov Det skrives ut rapport med oversikt over alderssammensetning. Framtidig rekrutteringsbehov innenfor de ulike yrkesgrupper avdekkes. Side 9 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune Endring av stillingskoder og stillingsbeskrivelser. Rapporteringsbenevnelser og avansementstillinger Det må foretas en gjennomgang av stillingsbeskrivelser. Heltidskultur Dyrøy kommune har som hovedmålsetting å unngå uønsket deltid og vil arbeide aktivt for å unngå dette i henhold til HTA § 2.3 og AML § 14-3. Seniormedarbeidere Dyrøy kommune vil arbeide aktivt for å beholde seniormedarbeidere lengre i tjeneste. Dyrøy kommune har undertegnet IA - avtalen. Gjennom de forpliktelsene denne gir og fordi vi ønsker å beholde den kompetansen seniormedarbeiderne representerer, er det et mål å beholde flere arbeidstakere i arbeid til oppnådd pensjonsalder. De økonomiske virkemidlene kommunen kan benytte er fastlagt i IA-måldokument. Taushetsplikt Dyrøy kommunes representanter og tillitsvalgte på alle nivå har taushetsplikt dersom de ved forberedelser til, eller under forhandlinger, får opplysninger som er undergitt taushetsplikt. Taushetsplikten omfatter bl.a. alle personvurderinger som skjer i løpet av forhåndsdrøftinger og forhandlinger. Foto: BBFT – velferdsteknologi kommer Side 10 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune LØNNSNIVÅ FOR ULIKE STILLINGSGRUPPER Formål Målsettingen er at vi skal ha en struktur for lønnsnivå som vi kan styre etter, og som gir trygghet for rettferdig lønnsutvikling for alle grupper, og som gir føringer på lønnsplassering ved utlysning av stillinger og ved lønnsforhandlinger. Lønnsnivå for ulike grupper må bygge på en plan som tar hensyn til: arbeid og ansvarsområde kompetanse kompleksitet lederstrukturen, jf administrativ organisering (organisasjonsstruktur) Generelle bestemmelser Stillingsbeskrivelse Som grunnlag for vurdering av lønnsfastsettelse i Dyrøy kommune skal det være en stillingsbeskrivelse for alle stillinger. Stillingsbeskrivelsen skal beskrive de oppgaver den enkelte arbeidstaker faktisk utfører og det ansvar som ligger til stillingen. Den skal videre beskrive hvilke krav som stilles til innehaveren med hensyn til utdanning, praksis og skikkethet for stillingen og hva som skal legges til grunn ved vurdering av utførelse av jobben. Innen utgangen av 2014 skal det være utarbeidet stillingsbeskrivelse for alle stillingene i Dyrøy kommune. Ansvarlig: Enhetsleder i samarbeid med tillitsvalgt. Lederavtale For rådmann, rådmannens ledergruppe (HTA kap. 3.4.1) og enhetsledere (HTA kap. 3.4.2) i Dyrøy kommune skal det være utarbeidet egne lederavtaler, som skal være godkjent av partene i løpet av 2014. Lederavtalene skal sees på som en gjensidig forpliktelse mellom rådmann, rådmannens ledergruppe og enhetsleder. Ansvarlig for lederavtale rådmann er: formannskapet. Ansvarlig for rådmannens ledergruppe og enhetsledere er: rådmannen. Lønn Alle som lønnes i henhold til HTA Kap 3 og Kap 5 (lønn fastsettes lokalt) skal ha minst samme lønnsutvikling som de i Kap 4 (sentralt forhandlet), dog innenfor lønnsutviklingen i KS-området og kommunens totale situasjon. Alle ledere/fagledere/arbeidsledere skal ha høyere lønn enn de som de leder. Unntak fra dette kan være rekruttering av medarbeidere med særskilt kompetanse. Side 11 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune Kompetanse, kvalifikasjoner og kompetansegivende oppgaver Lønnssystemet bygger på at det skal være en naturlig sammenheng mellom den enkelte arbeidstakers utdanningsnivå, real- og formalkompetanse, kompetanseutvikling og lønnsutvikling. Kompetanse erverves gjennom formell fag-/lederutdanning, intern eller ekstern opplæring, faglig veiledning eller som realkompetanse, blant annet gjennom tildelte oppgaver/arbeidsområder. Opplæringsplan for Dyrøy kommune bør revideres. Kompetansekartlegging er gjennomført. Det skal utarbeides årsplaner for kompetanseheving på den enkelte enhet. Kompetanseplan for pleie- og omsorg ble vedtatt i 2012. Endret lønn Det vises til HTA. Videre-/etterutdanning Lønnstillegg for ansatte som har gjennomført relevant 1 års relevant videre-/etterutdanning og/eller vurdert realkompetanse, følger veiledende norm fastsatt i meklingsmannens møtebok fra 2008 (kap. 4 og 5), fastsatt til kr. 20 000. Kap. 3 behandles særskilt ved disse forhandlingene. For relevant videre-/etterutdanning av kortere varighet enn 1 år, dog begrenset nedad til 3 måneder, benyttes lønnsrelasjonen forholdsmessig. Krav framsettes ved lokale forhandlinger. Følgende gjelder utdanning gjennomført etter 1.1.2011; 15 studiepoeng 30 studiepoeng 45 studiepoeng 60 studiepoeng 5 000 10 000 15 000 20 000 Tillegget gis kun en gang. Kompetansetillegget gis for den stilling en har i Dyrøy kommune, forutsatt at videreutdanningen er relevant og dokumentert. Dette må sees i sammenheng med opplæringsplan for den enkelte enhet. Endring av stillingskode tas opp ved lokale forhandlinger eller ved nyansettelser, gjelder også videre- og etterutdanning utover 60 studiepoeng. Sykepleier- og vernepleierstudenter Som et rekrutteringstiltak avlønnes sykepleierstudenter og vernepleierstudenter som tar ekstravakter/ferievikariater i Dyrøy kommune, PLO slik: Det gis kr 5.000 over årslønna på assistentstigen for studenter som er ferdig med 1. året i utdanninga. Studenter som er ferdig med 2. året i utdanninga lønnes etter fagarbeiderstigen. Realkompetanse Realkompetanse er den kompetansen du har opparbeidet deg gjennom formell opplæring og gjennom deltakelse i arbeidsliv og samfunnsliv, ved kurs, bedriftsintern opplæring og lignende. Side 12 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune Lønnsansiennitet fastsettes etter dokumentert arbeidserfaring fra tidligere arbeidsgiver(e). Kompetansekartlegging er gjennomført. Årsplaner utarbeides og ajourføres av hver enkelt enhet. Lønnsnivå Lønnsnivå gjenspeiler kommunens administrative organisering. Strategisk ledelse er rådmannen og rådmannens ledergruppe: enhetsleder teknisk (stedfortreder for rådmann), enhetsleder økonomi og enhetsleder personal og servicetorg. Lønnsnivå for strategisk ledelse skal være høyere enn for enhetsledere. Unntak fra dette skal begrunnes særskilt. Stedfortreder for rådmannen skal lønnes høyere enn enhetsleder økonomi og personal. Unntak fra dette skal begrunnes særskilt. Lønnsnivå for enhetsledere skal være høyere enn fagledere/mellomledere i sin enhet. Unntak fra dette skal begrunnes særskilt. Lønnsnivå for ledere Dyrøy kommune lønner strategisk ledelse: rådmann, enhetsleder teknisk, enhetsleder økonomi, enhetsleder personal og servicetorg etter bestemmelsene i HTA Kap. 3.4.1. Enhetsledere lønnes etter HTA Kap.3.4.2. enhetsleder kultur og fritid NAV-leder enhetsleder barnehage enhetsleder PLO enhetsleder skole/SFO Grunnlag for fastsetting av lønn er en totalvurdering av følgende forhold: Lønnsnivået og størrelsen på enheten Størrelse på budsjett Kompleksitet i stilling Kompetanse Nivå i organisasjonen Oppnådde resultater i forhold til enhetens mål Enhetens mål fastsettes gjennom samtale mellom rådmannen og enhetsleder. Forhandlingene etter denne bestemmelsen bør gjennomføres i tidsrommet mellom 1. mai og 1. oktober hvert år. Forhandlingene gjennomføres i rekkefølge for Kap 4, Kap 5 og Kap 3. Tidspunkt fastsettes utfra det sentrale oppgjøret i Kap 4. Lønnsnivå på fagstillinger og gjennomgående stillinger Lønnsnivå Lønnsnivå for fagstillinger og gjennomgående stillinger lønnes etter HTA Kap. 4 og Kap. 5. Lønnsnivå for disse stillingene (Kap 4) blir i det alt vesentlige fastsatt gjennom tariffavtalens Side 13 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune bestemmelser. Fastsetting av lønn Kap 5 skjer lokalt. Minstelønn fastsettes ut fra ansiennitetsbestemmelsene for den enkelte lønnsgruppe. Reglene for godskrivning av ansiennitet finnes i HTA. Ellers fastsettes lønn ut i fra en total vurdering av følgende forhold; Innsats Kompleksitet Kompetanse Ansvar Bidra til et godt arbeidsmiljø Oppfølging skjer av nærmeste leder. Ledere som er tildelt vesentlige arbeidsgiverfunksjoner skal avlønnes høyere enn dem de er satt til å lede. Unntak for ordningen er i de tilfeller underordnede har særskilt avlønning pga spesiell kompetanse/spisskompetanse, eller andre særskilte forhold Det skal være en naturlig sammenheng mellom arbeidstakerens real- og formalkompetanse, kompetanseutvikling og lønnsutvikling. HTA Kap 5 Lønnsfastsettelse for stillinger lønnet etter HTA Kap. 5 foregår i sin helhet lokalt i kommunen. Lønnsfastsetting lokalt skjer gjennom vurdering ved tilsetting og på grunnlag av bestemmelser i HTA. Minstelønn fastsettes ut fra ansiennitetsbestemmelsene for den enkelte lønnsgruppe. Reglene for godskrivning av ansiennitet finnes i HTA kap. 4. Det skal gjennomføres årlige lønnsforhandlinger etter HTA pkt. 5.2 mellom 1. mai og 1. oktober. Tidspunkt avklares i felles drøftingsmøte, etter at sentralt lønnsoppgjør er ferdig. De stillingskoder dette omfatter er listet i HTA pkt. 5.1. Funksjonstillegg Funksjonstillegg er ikke personlige tillegg, men gis så lenge personen innehar og utfører funksjonen. Hvis det skal opprettes faste funksjoner må det være en forutsetning at disse er uttrykk for et reelt merarbeid og/eller mer ansvar. Tillegget kommer i tillegg til ordinær lønn, og skal ikke defineres inn i jobben. For faste funksjoner som skal være gjenstand for forhandlinger, må det utarbeides funksjonsbeskrivelser. Side 14 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune RETNINGSLINJER FOR FASTSETTING OG ENDRING AV LØNN Omgjøring av stilling Ved ledighet i stilling skal behovet for stillingen alltid vurderes og da sett ift enhetens og kommunens samlede behov. Arbeidsgiver kan i samråd med tillitsvalgte gjøre om ei stilling når denne blir ledig. Lønnsplassering ved utlysning av stillinger Som hovedregel benytter Dyrøy kommune HTA’ s bestemmelser for fastsetting av lønn ved utlysning av stillinger. For ledere og andre stillinger med krav om spesiell kompetanse, vurderes lønnsplasseringen særskilt. Lønnsfastsetting ved tilsetninger Den som blir tilsatt i stilling kan forhandle om lønnsplassering innenfor den ramma som er satt i utlysningsteksten. Rådmannen, eller den han delegerer til, har fullmakt til å fastsette lønnsplassering etter retningslinjer fastsatt i denne lønnspolitiske planen. Lokale forhandlinger For personer tilsatt i Dyrøy kommune kan lønn bare endres gjennom lokale forhandlinger. Alle endringer skal skje innenfor rammen av HTA bestemmelser. Dette er forhandlinger etter HTA slik: Kap 3. punkt 3.4.1 og 3.4.2 Kap. 4 punkt 4.A.1, 4.A.2 og 4.A.3 Kap. 5 punkt 5.2 og 5.3 Forhandlinger etter HTA punkt 3.4.1 og 3.4.2 gjennomføres årlig. Kriterier for endring av lønn etter disse punktene er beskrevet under punktet kriterier for endring av lønn etter HTA pkt 3.4.1 og 3.4.2 samt HTA Kap 4 og 5 i denne planen. Ved forhandlinger etter HTA punkt 4.A.1 kan partene sentralt avsette en viss andel av den økonomiske rammen til lokale forhandlingene etter denne bestemmelsen. Det kan også gis lokale føringer og avsette en viss andel lokale økonomiske rammer. Kriterier for endring av lønn etter dette punktet er beskrevet under punktet kriterier for endring av lønn etter HTA 4.A.1 i denne planen. Forhandlinger etter HTA punkt 4.A.1 skjer i tilknytning til hovedoppgjør og mellomoppgjør. Forhandlinger etter HTA punkt 4.A.2, 4.A.3 og 5.3 kan skje gjennom hele året dersom kriteriene i henholdsvis punktene kriterier for endring av lønn etter HTA pkt. 4.A.2, kriterier for endring av lønn etter HTA pkt. 4.A.3 og kriterier for endring av lønn etter HTA pkt 5.3 i denne planen er oppfylt. Virkningstidspunkt for eventuelt forhandlingsresultat settes til den dato endringen fant sted. Forhandlinger etter HTA punkt 5.2 gjennomføres årlig. Kriterier for endring av lønn etter dette punktet er beskrevet under punktet. kriterier for endring av lønn etter HTA pkt 5.2 i denne planen. Side 15 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune Fremgangsmåte ved lokale forhandlinger Lokal lønnspolitikk Lønnssystemet forutsetter en lokal lønnspolitikk som er kjent for alle ansatte. Arbeidsgiver skal ta initiativ til regelmessig revidering av lokal lønnspolitikk. Lønnspolitiske retningslinjer utformes etter drøftinger med de ansattes organisasjoner. Lokal lønnspolitikk utformes slik at kvinner og menn likestilles i vurdering av lønn og avansement. Arbeidstakere i adopsjons-, fødsels- og andre lønnede permisjoner skal gis muligheter for lønnsutvikling gjennom lokale forhandlinger Lokale drøftinger De lokale parter avholder etter initiativ fra arbeidsgiver årlig ett eller flere lønnspolitiske drøftingsmøter som samlet omfatter alle lønnskapitlene. Drøftingene tar utgangspunkt i kommunens totale situasjon, lokal lønnspolitikk, retningslinjer for lokale forhandlinger og bruk av HTA’ s forhandlingsbestemmelser. Videre drøfter partene utarbeidelse av relevante kriterier for lønnsfastsettelse og målsetting for lønnsforhandlingene, og som i rimelig grad gir forutsigbare, forståelige og etterprøvbare kriterier. Lønnssamtale Dersom en arbeidstaker ber om lønnssamtale, skal denne gjennomføres mellom arbeidsgiver og arbeidstakeren. Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av sin tillitsvalgte. I samtalen skal arbeidsgiver og arbeidstaker i fellesskap diskutere hvilke tiltak som kan iverksettes for at arbeidstaker skal oppnå bedre lønnsutvikling. Det skal føres referat fra samtalen dersom arbeidstaker ber om det. Møtetidspunkt for lønnssamtalen avtales innen 14 dager. Kompetanse – læring og utvikling Kompetanse og kompetanseutvikling har stor betydning for den enkelte ansatte, kommunen og samfunnet. Dette gjelder både videregående opplæring, høyskole- og universitetsutdanning, voksenopplæring, etter- og videreutdanning, kompetansegivende oppgaver og utvikling av realkompetanse. Dyrøy kommune ønsker og sikre og utvikle kommunens generelle og spesielle kompetanse. Det skal derfor foretas en vurdering av den enkelte ansattes formal- og realkompetanse og stimulere til kompetansehevende tiltak. Kompetansekartlegging er gjennomført. Årsplaner som viser oversikt over eksisterende kompetanse og oversikt over ønsket kompetanse gjennomføres på den enkelte enhet. Enhetsleder setter opp en plan for å dekke gapet mellom eksisterende og ønsket kompetanse. Lønnsforhandlinger Lønnsforhandlinger etter Kap 3 pkt. 3.4.1 blir ført av kommunens forhandlingsutvalg med politisk oppnevnte representanter (oppnevnes av formannskapet – 2 politikere og rådmannen). Sekretariat er rådmannen. Lønnsforhandlinger etter Kap 3 pkt. 3.4.2 blir ført av kommunens administrative forhandlingsutvalg ved rådmannen. Side 16 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune Lønnsforhandlinger etter Kap. 4 og 5 blir ført av kommunens administrative forhandlingsutvalg ved rådmannen. Sekretariat er rådmannen. Lokale lønnsforhandlinger med hjemmel i HTA skal skje mellom lokale parter hvor hhv kommunen og den enkelte arbeidstakerorganisasjon (HTA) eller forhandlingssammenslutning lokale ledd ivaretar partsforholdet. Enkeltmedlemmer må søke samarbeid gjennom forhandlingssammenslutning. Så snart den økonomiske rammen og de sentrale føringene for de lokale forhandlingene foreligger, skal rådmannen eller den han bemyndiger kalle inn alle organisasjonene med forhandlingsrett til et første innledende møte. I møtet fastsettes tidsplan for forhandlingene. Formålet er å oppnå enighet om hvilke kriterier en skal prioritere ved forhandlingene. Kriteriene skal gjøres kjent for alle ansatte i Dyrøy kommune. Ansatte søker skriftlig om lønnsopprykk gjennom sine organisasjoner. Det er hver enkelt arbeidstaker som har ansvar for å fremme krav gjennom sin organisasjon. De uorganiserte må søke om endring av lønn til rådmannen. Det er et lederansvar å fremme krav for de som åpenbart kommer inn under høyt prioriterte kriterier, når arbeidstakeren ikke selv fremmer krav. Organisasjonene fremmer sine prioriterte krav innen fastsatt tid. Etter at kravene er innkomne, vil det blir holdt et informasjons- og drøftingsmøte med organisasjonene. Kravene skal prioriteres på navngitte personer. Samlet krav fra foreningen bør ikke overskride en forventet rimelig andel av potten. Med bakgrunn i innkomne krav og begrunnelser, vil arbeidsgiver gi sitt tilbud skriftlig etter avtalt tidsplan. Arbeidsgiver legger fram tilbud med en kort begrunnelse. Etter at første tilbud er lagt fram er det anledning til å stille avklarende spørsmål før en går videre i forhandlingene. Alle parter har anledning til å ta særmøter under forhandlingene. Det er taushetsplikt for alle parter om det som skjer under forhandlingene. Protokollen er ikke offentlig før den er signert. Retningslinjer Dette beskrives nærmere ved henvisning til retningslinjer for lokale forhandlinger – God forhandlingsskikk HTA kapittel 3, punkt 3.2.1. De lokale parter skal utforme retningslinjer for gjennomføring av lokale forhandlinger. Hensikten er å sikre gode prosesser slik at partene lokalt kan gjennomføre reelle forhandlinger. Drøftingsmøter etter HTA Kap. 3 punkt 3.2.1 er lønnspolitiske drøftingsmøter der partene drøfter bruken av alle forhandlingsbestemmelsene. Det avholdes felles drøftingsmøter for de årlige forhandlingene etter HTA. Arbeidsgiver har ansvar for gjennomføring av lønnspolitiske drøftinger og forhandlinger. Det er arbeidsgiver som innkaller partene til drøftings- og forhandlingsmøter. Drøftingsmøter legges så tidlig at organisasjonene og arbeidsgiver får tid til å arbeide med konkrete krav og tilbud. De parter som lokalt blir enige om det, kan gjennomføre forhandlinger etter forhandlingssammenslutningsmodellen. Side 17 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune I drøftingsmøte tar partene blant annet opp: Erfaringer fra tidligere forhandlinger Forhandlingsforløp Gjensidig informasjon om forhandlingsutvalgenes sammensetning Hvem som omfattes av forhandlingene, herunder forholdet til de uorganiserte Lokal lønnspolitikk og – kriterier. Det skal tilstrebes enighet om kriteriene Tydelighet i prioriteringer og begrunnelser Hvilken statistikk og hvilke lønnsopplysninger arbeidsgiver skal legge frem i forbindelse med forhandlingene Rutiner for informasjon av forhandlingsresultater Følgende legges til grunn ved gjennomføring av lokale forhandlinger etter pkt. 4.A.1 dersom partene lokalt ikke blir enige om annet: Partene lokalt nedsetter et beregningsutvalg som fastsetter pottens størrelse for arbeidstakere som er omhandlet etter punkt 4.A.1 Partene lokalt berammer tidspunkt for oversendelse av krav fra arbeidstakerorganisasjonene til arbeidsgiver. Organisasjonene gis anledning til å begrunne sine krav før arbeidsgiver i felles møte legger fram første tilbud. Første tilbud bør gjenspeile krav både fra organisasjonene og arbeidsgiver og ikke omfatte for stor del av den samlede pott. Tilbudet skal omfatte eventuelle tilbud til uorganiserte (gis i første tilbud), angitt på stillingskategori. Organisasjonene argumenterer for sine gjenstående krav før det gis ytterligere tilbud. Organisasjonene gis mulighet til å være oppdatert om tilbud som gis underveis, ved at også påfølgende tilbud presenteres i fellesmøter. Underskriving av protokoller utstår til hele potten er fordelt og organisasjonene har fått oversikt over samlet bruk av potten. Tillitsvalgtes rett til å få faktiske opplysninger om lønnsvilkår ved lokale forhandlinger. I forbindelse med lokale lønnsforhandlinger etter HTA Kap. 3, 4 og 5 har tillitsvalgte rett til innsyn i lønnsopplysninger som er relevant for forhandlingene. For selvstendige rettsobjekter som er organisert etter særlov (f. eks lov om interkommunale selskaper og aksjeloven) gjelder den samme rettigheten, dog slik at tillitsvalgte får utlevering av opplysninger plikter og undertegnede en taushetserklæring. Eventuell oversendelse av opplysningene elektronisk må skje innenfor rammen av personopplysningsloven. Side 18 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune KRITERIER FOR INDIVIDUELL LØNNSPLASSERING OG LØNNSENDRING Generelle krav En overordnet målsetting ved gjennomføring av (årets) hovedoppgjør et at gode lokale prosesser skal bygge på gjensidig tillit og likeverdighet mellom partene og legge et godt grunnlag for de lokale forhandlingene. Ellers vil en legge vekt på følgende kriterier: følge de sentrale føringene åpenbare urimeligheter fra tidligere lønnsforhandlinger bør rettes opp unngå lønnsrelasjoner som gjør kompetanseheving mindre attraktivt likestilling – likelønn prioritere stillinger der vi har rekrutteringsproblemer sørge for at lavtlønte grupper får sin del Kriterier for endring av lønn etter HTA pkt 3.4.1 og 3.4.2 For lederavlønning – rådmannens ledergruppe gjelder ett eller flere av følgende kriterier: oppnådde resultater i forhold til virksomhetens mål utøvelse av lederskap betydelige organisatoriske endringer behov for å beholde kvalifisert arbeidskraft For andre ledere – enhetslederne - gjelder følgende kriterier: endret ansvarsområde oppnådde resultater i forhold til virksomhetens mål utøvelse av lederskap betydelige organisatoriske endringer behov for å beholde kvalifisert arbeidskraft Drøftingsmøter avklarer endelige kriterier. Rådmannen er ansvarlig for oppfølging. Side 19 av 20 Lokal lønnspolitikk Dyrøy kommune RULLERING Planen skal behandles av kommunestyret i hver valgperiode. Planen rulleres annet hvert år i administrasjonsutvalget, og eventuelle endringer i HTA vil fortløpende bli tatt hensyn til og innarbeides i planen ved første rullering. Denne planen erstatter alle gamle vedtak vedrørende lokale forhandlinger. Side 20 av 20
© Copyright 2024