IKT utvikling- og forvaltningsteam
Saksframlegg / referatsak Dato 23.03.2015 Løpenr 22192/2015 Arkivsaksnr Arkiv 2015/618 Helse- og omsorgsavdelingen Saksnummer Utvalg Møtedato 15/9 Komitè for levekår 14.04.2015 Organisasjonsutvalget 01.06.2015 IKT utvikling- og forvaltningsteam Sammendrag Denne saken omhandler etableringen av et IKT utvikling- og forvaltningsteam for helse- og omsorgssektoren i tråd med behov som fremgikk av rådmannens forslag til budsjett/ økonomiplan 2015-2018. Enheten er etablert i IKT kontoret fra 1. april. Saksopplysninger Bakgrunn Helse- og omsorgsavdelingen har i løpet av de 2-3 siste år vært gjennom en formidabel endring ift bruk av IKT relaterte løsninger, herunder ny IKT plattform, elektronisk samhandling internt og eksternt, en mengde ny funksjonalitet i fagsystemer, og velferdsteknologiske løsninger. Løsningene er implementert gjennom dedikerte prosjekter, der prosjektene i hovedsak er bemannet av personell fra helse- og omsorgssektoren og fra IKT kontoret. I tillegg er eksterne ressurser på IKT driftstekniske utfordringer benyttet. Satsingen knyttet til implementering av IKT relaterte løsninger har satt Bodø kommune på kartet som en fremtidsrettet kommune, som tar i bruk IKT løsninger for å optimalisere og effektivisere tjenesteutførelsen. Få kommuner i landet har kommet så langt som Bodø kommune i bredding av nye IKT løsninger i helse- og omsorgssektoren. Fra dokumentasjonssystem til produksjonssystem På kort tid er fagsystemene, og Gerica spesielt, gått fra å være systemer kun for dokumentasjon til å være helse- og omsorgssektorens produksjonssystemer. En endring fra dokumentasjonssystem til produksjonssystem betyr at avhengigheten til fagsystemene totalt endrer karakter, da fagsystemene nå: innehar all planlegging av pasientbehandlingen. innehar all dialog mellom ulike helseaktører knyttet til pasienten. benyttes som grunnlag for de pasientoppdrag som skal utføres hver dag. innehar all dokumentasjon om utført pasientbehandlingen, medisinering, etc. En overgang fra et dokumentasjonssystem til et produksjonssystem medfører også store endringer knyttet til arbeidsprosesser, til rutiner og til selve den tekniske håndteringen av informasjon og informasjonsutveksling. En overgang fra et dokumentasjonssystem til et 24/7/365 produksjonssystem stiller andre og langt større krav til fagsystemkompetanse. Roller med nye kompetansekrav må naturlig etableres for å håndtere disse endringene. Side51 Systemansvar Rollen som systemansvarlig har pr. i dag vært etablert for hvert fagsystem i Bodø kommune. Systemansvarligrollen er knyttet til selve fagsystemet, og håndterer all faglig bruk, tilgangsstyring, oppsett, opplæring på systemet, osv. Rollen er i stor grad en faglig rolle (f.eks sykepleierfaglig) og i noen grad en teknisk rolle. Rollen som systemansvarlig er i sin natur knyttet til «daglig drift» av fagsystemet. Rollen som systemansvarlig har de 2-3 siste årene utviklet seg i takt med innføring av nye løsninger (moduler) i fagsystemet, og har i praksis i noen tid allerede vært fordelt på 4-5 personer fra HOavdelingen, og personell fra IKT avdelingen (personell tilknyttet prosjekter). Årsaken til at flere personer nå er knyttet til håndtering av systemansvarsrollen er todelt: Fagsystemet er nå så omfattende ift funksjonalitet, at en person i systemansvarsrollen ikke er i stand til å håndtere nødvendig detaljkunnskap om all funksjonalitet Behovet for brukerstøtte, prosedyrearbeid og opplæring er økende og så omfattende at en person i systemansvarsrollen ikke er i stand til å håndtere dette alene IKT utviklings- og forvaltningsteam - hovedmål De ulike pasientforløp skal understøttes av moderne IKT løsninger som effektiviserer arbeidsprosesser og styringsprosesser. Hovedmål; Sikre god samhandling med pasienter, aktører i helsesektoren og andre samarbeidspartnere, som understøttes av moderne velferdsteknologiske IKT løsninger. Sikre at fagsystemene vedlikeholdes med mål om en mest mulig optimal drift. Sikre at nødvendig opplæring for en optimal bruk av fagsystemet gjennomføres. Sikre at arbeidsprosesser er oppdaterte og understøtter en optimal drift. Føringer/andre vedtak I rådmannens forslag til budsjett/ økonomiplan 2015-2018 fremgår det at avdelingen gjennomgår sine stab/ støttefunksjoner. Videre skal det satses på IKT relaterte løsninger innenfor helse- og omsorgssektoren, med et spesielt fokus på velferdsteknologi (jfr. handlingsplan for Velferdsteknologi). Ved budsjettbehandlingen i desember 2014 bevilget bystyret 0,78 mill kr til formålet utover allerede disponible ressurser. Arbeidsmiljøutvalget i helse- og omsorgsavdelingen sluttet seg til etablering av et IKT utvikling- og forvaltningsteam for helse- og omsorgsektoren så raskt som praktisk mulig i møte 30.01.15. Finansiering I forbindelse med etableringen av enheten har det vært gjennomført en intern utlysning av 3 av 4 stillinger. Organiseringen medfører ved etablering en overføring av medarbeidere og lønnsmidler tilsvarende 150 % stilling fra kommunaldirektørens stab til IKT kontoret. Stillingene er i 2014 finansiert av IKT kontoret (9962), og helse- og omsorgsavdelingen (3010). Helse- og omsorgsavdelingen tar stilling til videre finansiering/ omdisponeringer ved utarbeidelse av budsjett/ økonomiplan 2016-2019. Vurderinger På kort tid er fagsystemene i helse- og omsorgssektoren gått fra å være systemer kun for dokumentasjon til å være helse- og omsorgssektorens produksjonssystemer. En overgang fra et dokumentasjonssystem til et 24/7/365 produksjonssystem stiller andre og langt større krav til fagsystem kompetanse, systemansvar og drift. Videre innebærer en overgang fra et dokumentasjonssystem til et produksjonssystem store endringer knyttet til arbeidsprosesser, til Side52 rutiner og til selve den tekniske håndteringen av informasjon og informasjonsutveksling i helse- og omsorgssektoren. IKT utviklings- og forvaltningsteamet gir helse- og omsorgssektoren et godt grunnlag for en mer kontrollert utvikling, og en mer optimal systemansvardrift. Utvilsomt vil dette også gi Bodø kommune store gevinster mht optimalisering og effektivisering av arbeidsprosesser i helse- og omsorgsavdelingen. Helse- og omsorgssektoren har hatt stor suksess ved å etablere utviklingsprosjekter for pilotering og bredding av ny funksjonalitet knyttet til fagsystemet Gerica. Nøkkelen til suksess har nettopp hvert i kombinasjonen av faglige sterke ressurser fra sektoren selv, kombinert med tekniske ressurser, prosjektstøtte etc fra IKT avdelingen. Den nye IKT enheten vil sikre at de ulike pasientforløp understøttes av moderne IKT løsninger som effektiviserer arbeidsprosesser og styringsprosesser. Ut over de oppgaver som systemansvarsrollen har håndtert opp til i dag, vil den nye enheten også bedre kunne svare på etterspørsel/ behov knyttet til dataanalyse og rapportering opp mot andre systemer, nasjonale, regionale og lokale osv. I utgangspunktet legges det nå opp til en ressursbruk som er et minimum sett ut fra dagens fagsystem omfang når det gjelder daglig drift. Ressursutviklingen vil måtte følge den til enhver tid bestemte utvikling på fagsystemene. Konklusjon Helse- og omsorgsavdelingen og IKT kontoret har nå i samarbeid etablert et fremtidsrettet IKT utvikling- og forvaltningsteam for helse- og omsorgssektoren i Bodø kommune. Rolf Kåre Jensen rådmann Ingunn Lie Mosti kommunaldirektør Saksbehandlere: Terje Jørgensen /Dag-Christer Røberg Vedlegg: IKT utvikling - og forvaltningssteam - organisering Side53 : Side54
© Copyright 2024