Saksframlegg / referatsak
Dato
23.03.2015
Løpenr
22192/2015
Arkivsaksnr
Arkiv
2015/618
Helse- og omsorgsavdelingen
Saksnummer Utvalg
Møtedato
15/9
Komitè for levekår
14.04.2015
Organisasjonsutvalget
01.06.2015
IKT utvikling- og forvaltningsteam
Sammendrag
Denne saken omhandler etableringen av et IKT utvikling- og forvaltningsteam for helse- og
omsorgssektoren i tråd med behov som fremgikk av rådmannens forslag til budsjett/ økonomiplan
2015-2018. Enheten er etablert i IKT kontoret fra 1. april.
Saksopplysninger
Bakgrunn
Helse- og omsorgsavdelingen har i løpet av de 2-3 siste år vært gjennom en formidabel endring ift
bruk av IKT relaterte løsninger, herunder ny IKT plattform, elektronisk samhandling internt og
eksternt, en mengde ny funksjonalitet i fagsystemer, og velferdsteknologiske løsninger. Løsningene
er implementert gjennom dedikerte prosjekter, der prosjektene i hovedsak er bemannet av personell
fra helse- og omsorgssektoren og fra IKT kontoret. I tillegg er eksterne ressurser på IKT
driftstekniske utfordringer benyttet.
Satsingen knyttet til implementering av IKT relaterte løsninger har satt Bodø kommune på kartet
som en fremtidsrettet kommune, som tar i bruk IKT løsninger for å optimalisere og effektivisere
tjenesteutførelsen. Få kommuner i landet har kommet så langt som Bodø kommune i bredding av
nye IKT løsninger i helse- og omsorgssektoren.
Fra dokumentasjonssystem til produksjonssystem
På kort tid er fagsystemene, og Gerica spesielt, gått fra å være systemer kun for dokumentasjon til å
være helse- og omsorgssektorens produksjonssystemer. En endring fra dokumentasjonssystem til
produksjonssystem betyr at avhengigheten til fagsystemene totalt endrer karakter, da fagsystemene
nå:
 innehar all planlegging av pasientbehandlingen.
 innehar all dialog mellom ulike helseaktører knyttet til pasienten.
 benyttes som grunnlag for de pasientoppdrag som skal utføres hver dag.
 innehar all dokumentasjon om utført pasientbehandlingen, medisinering, etc.
En overgang fra et dokumentasjonssystem til et produksjonssystem medfører også store endringer
knyttet til arbeidsprosesser, til rutiner og til selve den tekniske håndteringen av informasjon og
informasjonsutveksling. En overgang fra et dokumentasjonssystem til et 24/7/365
produksjonssystem stiller andre og langt større krav til fagsystemkompetanse. Roller med nye
kompetansekrav må naturlig etableres for å håndtere disse endringene.
Side51
Systemansvar
Rollen som systemansvarlig har pr. i dag vært etablert for hvert fagsystem i Bodø kommune.
Systemansvarligrollen er knyttet til selve fagsystemet, og håndterer all faglig bruk, tilgangsstyring,
oppsett, opplæring på systemet, osv. Rollen er i stor grad en faglig rolle (f.eks sykepleierfaglig) og i
noen grad en teknisk rolle. Rollen som systemansvarlig er i sin natur knyttet til «daglig drift» av
fagsystemet.
Rollen som systemansvarlig har de 2-3 siste årene utviklet seg i takt med innføring av nye løsninger
(moduler) i fagsystemet, og har i praksis i noen tid allerede vært fordelt på 4-5 personer fra HOavdelingen, og personell fra IKT avdelingen (personell tilknyttet prosjekter). Årsaken til at flere
personer nå er knyttet til håndtering av systemansvarsrollen er todelt:
 Fagsystemet er nå så omfattende ift funksjonalitet, at en person i systemansvarsrollen ikke er
i stand til å håndtere nødvendig detaljkunnskap om all funksjonalitet
 Behovet for brukerstøtte, prosedyrearbeid og opplæring er økende og så omfattende at en
person i systemansvarsrollen ikke er i stand til å håndtere dette alene
IKT utviklings- og forvaltningsteam - hovedmål
De ulike pasientforløp skal understøttes av moderne IKT løsninger som effektiviserer
arbeidsprosesser og styringsprosesser. Hovedmål;
 Sikre god samhandling med pasienter, aktører i helsesektoren og andre samarbeidspartnere, som
understøttes av moderne velferdsteknologiske IKT løsninger.
 Sikre at fagsystemene vedlikeholdes med mål om en mest mulig optimal drift.
 Sikre at nødvendig opplæring for en optimal bruk av fagsystemet gjennomføres.
 Sikre at arbeidsprosesser er oppdaterte og understøtter en optimal drift.
Føringer/andre vedtak
I rådmannens forslag til budsjett/ økonomiplan 2015-2018 fremgår det at avdelingen gjennomgår
sine stab/ støttefunksjoner. Videre skal det satses på IKT relaterte løsninger innenfor helse- og
omsorgssektoren, med et spesielt fokus på velferdsteknologi (jfr. handlingsplan for
Velferdsteknologi). Ved budsjettbehandlingen i desember 2014 bevilget bystyret 0,78 mill kr til
formålet utover allerede disponible ressurser.
Arbeidsmiljøutvalget i helse- og omsorgsavdelingen sluttet seg til etablering av et IKT utvikling- og
forvaltningsteam for helse- og omsorgsektoren så raskt som praktisk mulig i møte 30.01.15.
Finansiering
I forbindelse med etableringen av enheten har det vært gjennomført en intern utlysning av 3 av 4
stillinger. Organiseringen medfører ved etablering en overføring av medarbeidere og lønnsmidler
tilsvarende 150 % stilling fra kommunaldirektørens stab til IKT kontoret. Stillingene er i 2014
finansiert av IKT kontoret (9962), og helse- og omsorgsavdelingen (3010). Helse- og
omsorgsavdelingen tar stilling til videre finansiering/ omdisponeringer ved utarbeidelse av budsjett/
økonomiplan 2016-2019.
Vurderinger
På kort tid er fagsystemene i helse- og omsorgssektoren gått fra å være systemer kun for
dokumentasjon til å være helse- og omsorgssektorens produksjonssystemer. En overgang fra et
dokumentasjonssystem til et 24/7/365 produksjonssystem stiller andre og langt større krav til
fagsystem kompetanse, systemansvar og drift. Videre innebærer en overgang fra et
dokumentasjonssystem til et produksjonssystem store endringer knyttet til arbeidsprosesser, til
Side52
rutiner og til selve den tekniske håndteringen av informasjon og informasjonsutveksling i helse- og
omsorgssektoren.
IKT utviklings- og forvaltningsteamet gir helse- og omsorgssektoren et godt grunnlag for en mer
kontrollert utvikling, og en mer optimal systemansvardrift. Utvilsomt vil dette også gi Bodø
kommune store gevinster mht optimalisering og effektivisering av arbeidsprosesser i helse- og
omsorgsavdelingen.
Helse- og omsorgssektoren har hatt stor suksess ved å etablere utviklingsprosjekter for pilotering og
bredding av ny funksjonalitet knyttet til fagsystemet Gerica. Nøkkelen til suksess har nettopp hvert
i kombinasjonen av faglige sterke ressurser fra sektoren selv, kombinert med tekniske ressurser,
prosjektstøtte etc fra IKT avdelingen.
Den nye IKT enheten vil sikre at de ulike pasientforløp understøttes av moderne IKT løsninger som
effektiviserer arbeidsprosesser og styringsprosesser.
Ut over de oppgaver som systemansvarsrollen har håndtert opp til i dag, vil den nye enheten også
bedre kunne svare på etterspørsel/ behov knyttet til dataanalyse og rapportering opp mot andre
systemer, nasjonale, regionale og lokale osv.
I utgangspunktet legges det nå opp til en ressursbruk som er et minimum sett ut fra dagens
fagsystem omfang når det gjelder daglig drift. Ressursutviklingen vil måtte følge den til enhver tid
bestemte utvikling på fagsystemene.
Konklusjon
Helse- og omsorgsavdelingen og IKT kontoret har nå i samarbeid etablert et fremtidsrettet IKT
utvikling- og forvaltningsteam for helse- og omsorgssektoren i Bodø kommune.
Rolf Kåre Jensen
rådmann
Ingunn Lie Mosti
kommunaldirektør
Saksbehandlere: Terje Jørgensen /Dag-Christer Røberg
Vedlegg:
IKT utvikling - og forvaltningssteam - organisering
Side53
:
Side54