innkalling til styremøte helse vest ikt as
STYREMØTE Helse Vest IKT AS 12.11.2014 INNKALLING TIL STYREMØTE HELSE VEST IKT AS Stad: Videokonferanse intern video – ring; 997097 eksterne video – bruk adressen; [email protected] telefon – ring; 77602100, tast 997097# Møtetidspunkt: 12.11.2014, kl. 08.30 – 11.30 Går til: Styremedlemmer Herlof Nilssen Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Bård Lilleeng Stener Kvinnsland Mette Kamsvåg Anne Kristin Kleiven Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Bodil Lekve Svend B. Jacobsen Agnete Sjøtun Styremøtet er ope for publikum og presse Sakliste: Underlag: Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak 63/14 64/14 65/14 66/14 67/14 68/14 69/14 70/14 71/14 72/14 73/14 74/14 B B O B B O O B O O O B Sak 75/14 D OPNE SAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 17.09.2014 Administrerande direktør si orientering Rapportering frå verksemda per september 2014 Overgang frå overvakingssenter til driftssenter Prosjektportefølje for Helse Vest RHF for 2015 Konsolidering av RIS/PACS Forslag til budsjett for Helse Vest IKT for 2015 IKT utfordringsbildet i helse- og omsorgssektoren Komparativ analyse av dei regionale helseføretaka innan IKT-området Gartner survey of EHR suppliers and systems in the Norwegian market Møteplan for styret for 2015 Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt Vedlagt LUKKA SAKER Ny avtale med Microsoft Vedlagt Eventuelt Skriv og meldingar Bergen 05.11.2014 Helse Vest IKT AS Herlof Nilssen Styreleiar Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS Tid: Møtestad: 17.09.2014 kl. 08:30 – 11:30 Videokonferanse Styremøtet var ope for publikum og presse Deltakarar frå styret Herlof Nilssen Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Stener Kvinnsland Mette Kamsvåg Anne Kristin Kleiven Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Bodil Lekve Svend B. Jacobsen Agnete Sjøtun Leiar Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Forfall frå styret Bård Lilleeng Deltakarar frå administrasjonen: Erik M Hansen, administrerande direktør Leif Nordland, økonomisjef Maria Gabriela Fehr Johansen, styresekretær Styremedlem Sakliste: Underlag: Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak Sak 49/14 50/14 51/14 52/14 53/14 54/14 55/14 56/14 57/14 58/14 59/14 60/14 B B O B B B O D B O O B OPNE SAKER Godkjenning av innkalling og dagsorden Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 05.06.2014 Administrerande direktør si orientering Rapportering frå verksemda per august 2014 Prosess for budsjett for Helse Vest IKT for 2015 Status internkontroll Status overdraging av verksemd innan tele, signal, video og audio Alternativ for overgang frå overvakingssenter til driftssenter Rapport «Strategisk utgreiing» Strategi og veikart for kort og sikkerheitsløysingar Status for overtaking av IKT-drift for Haraldsplass Diakonale Sykehus Val av valkomité for val av styremedlemmer valt av og mellom tilsette Sak Sak 61/14 O 62/14 O LUKKA SAKER Val av leverandørar for KULE Komparativ analyse av dei regionale helseføretaka innan IKT-området Eventuelt Skriv og meldingar OPNE SAKER: 49/14 B Godkjenning av innkalling og dagsorden Oppsummering: Det var ingen merknadar til innkalling og dagsorden. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjente innkalling og dagsorden. 50/14 B Protokoll frå styremøte i Helse Vest IKT AS 05.06.2014 Oppsummering: Det var ingen merknadar til protokollen. Vedtak (samrøystes): 1. Styret godkjente protokoll frå styremøtet 05.06.2014 51/14 O Administrerande direktør si orientering Oppsummering: Adm. direktør orienterte om fylgjande saker: 1. Status for miljøsertifisering for Helse Vest IKT AS Administrerande direktør orienterte om at Helse Vest IKT vil klare å bli sertifisert innan utgangen av 2014. 2. Helse Vest IKT – 10 år Adm. direktør orienterte om Helse Vest IKT sine aktivitetar i samband med 10 års jubileet, og viste fram den nye jubileumslogoen. 3. Samarbeid med Helse Sør-øst om plattform for ekstern meldingsformidling Adm. dir. orienterte om at Helse Vest IKT ønskjer å gjenbruke løysingar Helse Sør-Øst har utvikla. Helse Vest IKT gjer dette ved å få tilgang til kildekoden og etablere plattform for drift internt i Helse Vest IKT. Det kan seinare vere aktuelt med felles drift av plattform, men då fortrinnsvis i regi av Norsk Helsenett SF. 4. Brudd på fiberforbindelse mellom Stavanger og Bergen Adm. dir. orienterte om brudd i fiberforbindelse mellom Stavanger og Bergen. Styret ba om å få ei breiare forklaring på konsekvensane av slike situasjonar og kva episoden inneber for helseføretaka. Dei etterlyste også ein ROS-analyse på infrastrukturen. I tillegg vart det etterlyst tettare dialog med Telenor. 5. Orientering om omfattande episodar med beredskap Adm. direktør informerte om at forslag til tiltak etter brudd i fiberforbindelsen vil bli lagt fram på eit seinare tidspunkt. 6. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav Ingen relevante saker 7. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker Ingen relevante saker 8. Oversikt over høyringar Ingen relevante saker Vedtak: 1. Styret tok meldingane til orientering 52/14 B Rapportering frå verksemda per august 2014 Oppsummering: Adm. dir. informerte om at Helse Vest IKT er på veg inn i ein krevjande haust, ein periode som kan sjå ut til å bli tilsvarande som våren 2014. Servicegraden hadde ein tydeleg nedgang og talet opne episodar og leveransar steig utover «handterlege» nivå. Ressursbruk i prosjektporteføljen gjer at leveransane til helseføretaka kan verte skadelidande. Når selskapet passerer 1000 opne episodar mistar ein lett oversikt. Selskapet har derfor ei målsetting om å ligge på under 1000 opne episodar, gjerne mellom 800 og 1000. Styret ba administrasjonen fylgje opp med tiltak for å redusere presset. Talet på system veks meir og meir. Er det mogleg å sanere noko? Styret ba om ei oppdatert sak med omsyn til auken i system og tiltak for sanering. Styret nemnte at det også var behov for ei avstemming av gjennomføringsevne og innføringskapasitet i helseføretaka. Det er krevjande for helseføretaka å ta imot og gjennomføre endringar som fylje av nye IKT-løysingar. Styret valde å ta kommentarane vidare til budsjettdiskusjonen. Etablering av eit driftssenter vart og nemnt som eit tiltak som kan redusere presset og påverke biletet positivt. Styret ytra ønske om å sjå korleis personalkostnaden aukar frå år til år. Administrasjonen rådde til at dette vert fulgt opp med utgangspunkt i notar til årsrekneskapen. Styret kom fram til at det ikkje er behov for å gå ned i desse detaljane i rapport om verksemda. Vedtak: 1. Styret tek rapport om verksemda per august 2014 til etterretning. 53/14 B Prosess for budsjett for Helse Vest IKT for 2015 Oppsummering: Helse Vest IKT har hatt dialog om driftsbudsjett 2015 med HF’a, og alle bruker framlagt langtidsbudsjett i prosessen fram til første utkast til driftsbudsjett foreligg frå Helse Vest IKT, forventa ferdig i slutten av september. Helse Vest IKT har starta dialogen med HF’a om investeringar i trådløst nett, og med Porteføljekontoret om porteføljeprosjekt 2015. Prognose for 2015 i pågåande prosjekt er utarbeidet. Forslag til investeringsnivå for 2015 vil bli handsama i SIKT den 19. september. SLA vart handsama i møte med HF’a den 15. september, og alle forslag til endring tas inn i budsjettforslag 2015. Overtaking av tele- og signalområdet er tatt inn i budsjettet som eigen produkt/teneste. I sak 056/14 skal styret behandle «Alternativ for overgang frå overvakingssenter til driftssenter», og eventuelle endringar i 2015 vil bli tatt inn i budsjettet. Budsjett for Microsoft lisensar har som forutsetning at oppgradering av Officepakken kjem i 2016. Administrasjonen informerte om at både Helse Vest IKT og helseføretak må arbeid med planar for uttak av gevinst. For Helse Vest IKT sin del er det for nokre av prosjekta nye system som vert innført, system som ikkje er til erstatning for tidlegare system (DMA og KULE). I desse prosjekta vil gevinstane kome primært i helseføretaka. I «fabrikkdelen» av selskapet ser vi auka belastning som følgje av stor prosjektaktivitet, og at vi leverer fleire timar inn i porteføljeprosjekt enn planlagt. Dette gir ei utfordring i drift, og vi ser at det er krevjande å levere godt nok på leveransar og episodar. Det er venta minst like stor prosjektaktivitet i 2015 og 2016, og det vil krevje auka bemanning både i «fabrikken» og i «utvikling». Administrasjonen varsla styret om at ein vil kunne få ei større auke i bemanning enn det som vart lagt fram i langtidsbudsjettet. Vedtak: 1. Styret tok saka til orientering. 2. Styret bad administrasjonen om å innarbeide kommentarar frå styret, samt vidareføre dialog og avklaringar med helseføretaka, og leggje fram forslag til budsjett til styremøte 12.11.2014. 54/14 B Status internkontroll Oppsummering: Det er i saka peika på rutinane for å sikre god internkontroll og status innanfor dei ulike hovudområda for internkontroll. Administrasjonen er av det syn at rutinane for internkontroll og status i Helse Vest IKT er tilfredsstillande for å sikra drift og omdømme av Helse Vest IKT. Administrasjonen la fram ei liste over tiltak som vil verte gjennomført. Styret understreka at det er viktig at det vert arbeid godt med postjournal og arkiv, og understrekte at arkivverdig e-post må arkiverast i ePhorte. Styret ba administrasjonen arbeid meir med «internrevisjon» for å sikre at rutinar vert etterlevde. Administrasjonen bør utarbeide ein årleg plan for slik «revisjon». Styret ba administrasjonen halde fram med ein årleg gjennomgang av status for internkontroll. Styret ba og administrasjonen om å vurdere om det er nødvendig å gje ein oppdatert status for tiltak tidleg i 2015. Vedtak: 1. Styret tok saka til etterretning. 55/14 O Status overdraging av verksemd innan tele, signal, video og audio Oppsummering: Viser til sak 027/14 der styret for Helse Vest IKT vedtok overdraging av verksemd innan tele, signal, audio og video til Helse Vest IKT. Alle styra i helseføretaka har deretter gitt sin tilslutning til overdraginga, og gjort vedtak i tråd med innstilling i felles styresak. Helse Vest IKT overtok dette ansvaret frå 01.09.2014. Administrasjonen orienterte om status for arbeidet. Styret påpeikte at Helse Vest IKT må ha fokus på tele- og signalområdet i høve til beredskapsarbeidet i helseføretaka. Vedtak: 1. Styret tok saka til orientering. 56/14 D Alternativ for overgang frå overvakingssenter til driftssenter Oppsummering: Administrasjonen gjennomfører eit internt prosjekt som har som oppgåve å utgreie og gje ei tilråding om vidareutvikling av overvåkingssenteret, i dette og å vurdere ei omlegging frå overvakingssenter til eit driftssenter. Styret bad administrasjonen om å gjennomføre dialog med tillitsvalde og vernetenesta. I tillegg er det eit behov for at heile Helse Vest IKT blir informert om kva overgangen eigentlig inneber, for eksempel konsekvensar av å innføre ei turnusordning, endringar i vaktordningar, osv. Administrasjonen la fram fylgjande alternativ; 1. 2. 3. 4. Dagens situasjon Utvid dagens ordning med søndagsopent Kundesenter Driftssenter 25/5 og søndagsopent Kundesenter Driftssenter 24/7 Styret etterlyste eit grundigare arbeid med behovet sett frå helseføretaka. Administrasjonen må gjere eit grundig arbeid med utarbeiding av turnus. Ved kalkulering av kostnader bør administrasjonen diskutere med personell som har god kompetanse på arbeidsplan, gjerne frå helseføretaka. Det vart stilt spørsmål til forskjellen mellom eit kundesenter, overvakingssenter og driftssenter. Administrasjonen er av det syn at det og bør vere mogeleg å få de same tenestene som frå dagens Kundesenter gjennom heile døgnet fordi helseføretaka har 24/7 aktivitet. Eit overvakingssenter vil identifisere problem gjennom overvaking. Eit driftssenter skal både identifisere og utbetre feil, ved å ha kompetanse på feilretting, ved bruk av kunnskapsdatabase eller ved å kontakte bakvakt. Administrasjonen har utført ein ROS-analyse av dei ulike alternativa. Denne viser, ikkje overraskande, minst risiko ved alternativ 24/7. ROS-analysen vert lagt fram saman med endeleg tilråding i saka i eit seinare styremøte. I tillegg ble det stilt spørsmål til kva for nokre tal vi har på konkrete konsekvensar ved at Helse Vest IKT ikkje er bemanna 24/7. Administrasjonen bekrefta at styret skal få presentert tal på dette og at ROSanalysen skal innbakast neste gong saka skal opp i styret. Helse Vest IKT tek saka vidare til SIKT før den vert lagt fram for styret på nytt. Vedtak: 1. Styret tok saka til orientering og bad om at innspel takast med i det vidare arbeid. 2. Styret bad administrasjonen leggje saka fram for SIKT for deira innspel til behov for endringar i tenestekvaliteten for Helse Vest IKT sine leveransar for overvaking/drift. 3. Styret bad administrasjonen innarbeide i budsjett for 2015 økonomiske rammer for ein mogleg omlegging frå dagens overvakingssenter til eit driftssenter. 4. Styret bad administrasjonen komme tilbake med ei konkret anbefaling for overgang frå eit overvakingssenter til eit driftssenter. 5. Styret bad om at administrasjonen gjennomfører dialog og drøftingsmøter med tillitsvalde/verneombod. 57/14 B Rapport «Strategisk utgreiing» Oppsummering: I tråd med revidert Forretningsplan for Helse Vest IKT, har administrasjonen gjennomført ei strategisk utgreiing av korleis Helse Vest IKT skal utvikle seg i forhold til «små og mellomstore» kundar, jfr. styresak 019/14 og 040/19, samt styreseminaret 04.06.2014. Administrasjonen tilrår vidare arbeid med kommunale ØH-sengepostar. Det er alt sett i gang formelt prosjektarbeid saman med Helse Førde HF og ØH-sengepost ved Lærdal Sjukehus. Det er tilsvarande planar for ØH-sengepostar i Sunnfjord og Nordfjord. Administrasjonen gav i tillegg råd om at prosjektet tek kontakt med alle HF, for å få ein samla kartlegging av kommunale ØH-sengepostar i Helse Vest. Basert på denne kartlegginga, vert aktuelle kommunar kontakta for å avklare interesse for slikt samarbeid. Styret rådde her til å ta med erfaringane frå prosjekta på Jæren og i Lærdal inn i det vidare arbeidet. Administrasjonen er av det syn at tilbod knytt til drift av legekontor bør vurderast vidare, men dette bør berre vere eit alternativ dersom det over tid kan bidra til etablering av felles system. Drift åleine er ikkje tilstrekkeleg strategisk til at Helse Vest IKT bør gå inn i den «marknaden». Helse Vest IKT deltek på eit møte med fastlegar i Stavanger 01.10.2014. Tilbakemeldingar frå dette møtet vil inngå i dei vidare vurderingane. Administrasjonen er alt i dialog med Helsedirektoratet om utvida bruk av Kjernejournalen. Tilrådingane frå denne rapporten understrekar at dette arbeidet må vidareførast og forsterkast. Helse Vest IKT vil og ta dette tema opp via Nasjonal IKT HF. Styret kommenterte at det må komme føringar frå myndigheitene dersom det skal vere mogleg for Helse Vest IKT å levere drift til legekontora. Det vart stilt spørsmål til korleis slike leveransar kan organiserast. For Helse Vest IKT er det er avgrensing med omsyn til leveransar utover føretaksgruppa Helse Vest RHF på 20% av omsetnaden. I dag har Helse Vest IKT i underkant av 10% omsetnad utover Helse Vest RHF. Administrasjonen sa og at ved ei større satsing saman med andre aktørar vil det vere aktuelt å drøfte etablering av nye selskap, endring av eigarskap til dagens selskap, etc. Styret var opptatt av å understreke at det er viktig at det er fokus på leveransar til og utvikling av løysingar for helseføretaka. Dette fokuset må ikkje reduserast dersom Helse Vest IKT tek på seg oppgåver utanfor spesialisthelsetenesta. Det kom innspel frå styret om at selskapet kan sjå på erfaringar frå Lærdal før ein går breitt ut og kontaktar andre kommunar for dialog på heile Vestlandet. Vedtak: 1. Styret gav sin tilslutning til det vidare arbeidet med «små og mellomstore kundar», slik dette går fram av tilrådinga i saka. 58/14 O Strategi og veikart for kort og sikkerheitsløysingar Oppsummering: Administrasjonen orienterte kort om pågåande arbeid med strategi for kort og sikkerheitsløysingar, og utkast til veikart som er utarbeid. Nokre tiltak er igangsett, andre vil bli fulgt opp av Helse Vest IKT i dialog med porteføljekontoret og helseføretaka. Vedtak: 1. Styret tok saka til orientering. 59/14 O Status for overtaking av IKT-drift for Haraldsplass Diakonale Sykehus Oppsummering: Administrasjonen orienterte kort om at overtaking av IKT-drift for Haraldsplass Diakonale Sykehus er i hovudsak fullført. Prosjektet er gjennomført innanfor estimerte timerammer. Tilbakemeldingane er positive. Vedtak: 1. Styret tok saka til orientering. 60/14 B Val av valkomité for val av styremedlemmer valt av og mellom tilsette Oppsummering: Helse Vest RHF har gjennomført felles prosessar for val av styremedlemar av og blant dei tilsette. Førre val vart gjennomført i februar 2013. Helse Vest RHF arbeider no med planar for val i 2015. Det er ei målsetting at valet skal vere gjennomført i starten av februar 2015. Administrasjonen la fram forslag til valkomité. Forslaget er presentert for dei tillitsvalde. Vedtak: 1. Styret valde fylgjande valkomité for val av styremedlemmer valt av og mellom tilsette; Økonomi- og HR-sjef Leif Nordland – leiar Morten Haugum – nestleiar Personalsjef Rolf Ruland LUKKA SAKER 61/14 O Val av leverandørar for KULE Oppsummering: KULE-prosjektet har fullført anskaffingsfasen og har gjort innstilling til val av leverandør for Kurve og legemiddelhandtering. KULE prosjektet har organisert anskaffinga i to deler; (1) Løysing for kurve og legemiddelhandtering og (2) Elektronisk legemiddelkabinett (ELK). Helse Vest IKT er godt nøgd med val av leverandørar til KULE. Helse Vest IKT er samstundes audmjuke overfor dei utfordringane som KULE prosjektet vil medføre. Dette er eit nytt område der papirrutinar skal erstattast med digitale løysingar, dette er nye system som krev tett integrasjon med ei rekkje eksisterande system, og ikkje minst, dette er system som set endå høgare krav til oppetid og responstider. Vedtak: 1. Styret tok saka til orientering. 62/14 O Komparativ analyse av dei regionale helseføretaka innan IKT-området Oppsummering: Helsedirektoratet har på oppdrag frå Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) utarbeid ein komparativ analyse av IKT-situasjonen i dei regionale helseføretaka (RHF). Til dette styremøtet er berre delar av talgrunnlaget gjort tilgjengeleg. Administrasjonen vil legge fram heile rapporten i neste styremøte. Det er venta at den offisielle rapporten vil bli lagt fram i månadsskiftet september/oktober. Styret kommenterte at rapporten bør gjerast kjent i helseføretaka. Helse Vest RHF vil tilrå at endeleg rapport vert lagt fram for styra i helseføretaksgruppa. Vedtak: 1. Styret tok saka til orientering. Eventuelt - Styret melde at dei sakna dokumentasjon i styrepapira som dokumenterer når medlemmar valt av og mellom tilsette vert skifta ut. Administrasjonen vil kalle inn rett vara-medlem fast når slike styremedlemmar sluttar i stilling, og vil sørgje for at vara medlem vert kalla inn ved meldt forfall til møte. Administrasjonen held oversikt over dette. I etterkant av val vert alle namn (medlemmer og vara medlemmer) sendt til Brønnøysund. - Tilbakemeldingar rundt møteplan for 2015. Det var bestemt at styret går for 23/4, 16/9 og 3/12. Dei andre datoane må diskuterast nærmare. Administrasjonen vil fylgje dette opp. Skriv og meldingar Ingen saker. Ref. Maria Gabriela Fehr Johansen / Erik M. Hansen 17.09.2014 Herlof Nilssen Styreleiar Anne Kristin Kleiven Eivind Gjemdal Anne Hilde Bjøntegård Bård Lilleeng (sett) Stener Kvinnsland Mette Kamsvåg Lars-Erik Baugstø-Hartvigsen Bodil Lekve Svend B. Jacobsen Agnete Sjøtun Styresak Går til: Føretak: Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 05.11.2014 Administrerande direktør Erik M. Hansen Erik M. Hansen Administrerande direktør si orientering Styresak 065/14 O Styremøte 12.11.2014 Open del 1. Fellessamling – Helse Vest IKT – 10 år * notat er lagt ved 2. Utvikling for flyreiser i Helse Vest IKT * notat vedlagt 3. Ny nasjonal avtale for mobiltelefoner * notat vedlagt 4. Orientering om omfattande episodar med beredskap * notat er lagt ved 5. Orientering om relevante lover, forskrifter og myndigheitskrav * ingen relevante saker 6. Oversikt over tilsyns-, kontroll- og klagesaker * ingen relevante saker 7. Oversikt over høyringar Mottatt 19.09.2014 Avsendar Helse- og omsorgsdepartementet Forslag til vedtak: 1. Styret tek meldingane til orientering Tema Forskrift til tilgang til helseopplysninger mellom virksomheter Frist 14.11.2014 Notat Går til: Føretak: Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Helse Vest IKT AS 03.11.2014 Administrerande direktør Erik M. Hansen Fellessamling – Helse Vest IKT – 10 år Styresak 065/14 O Administrerande direktør si orientering pkt. 1 Styremøte 12.11.2014 Fellessamling 30. og 31. oktober – Helse Vest IKT – 10 år Helse Vest IKT gjennomfører ei årleg samling for alle tilsette. Ut frå kostnadsmessige omsyn, særleg med tanke på reisekostnader, er det innarbeid ein praksis der arrangementet annakvart år vert lagt til Bergen og Haugesund. Samlinga for 2014 vart gjennomført 30. og 31. oktober på Scandic Bergen Hotell i Bergen sentrum. 01.11.2014 vart Helse Vest IKT 10 år. Dette sette eit preg på samlinga. Programmet for samlinga er, til orientering for styret, vist nedanfor. Fellessamling for Helse Vest IKT 2014 10 årsjubileum Scandic Bergen hotell, Bergen 30. – 31. oktober 2014 Torsdag 30. oktober Tidspunkt Tema 10.00 - 10.30 Kaffe og registrering 10.30 Velkommen til fellessamling for Helse Vest IKT AS 10.30 – 11.00 Helse Vest IKT – 10 år! Adm. dir. Herlof Nilssen, Helse Vest RHF 11.00 – 11.45 Helse Vest IKT – utvikling gjennom 10 år og fremover! Adm. dir. Erik M. Hansen 11.45 – 13.00 Lunsj – Husk å sjekke inn! 13.00 – 16.00 Parallelle sesjoner med tema fra alle avdelinger (Se eget program på neste side) 16.00 – 18.30 Sosial del - Alle møter sin lagleder utenfor hotellet klokken 16:00 hvor det blir utdeling av rekvisitter og mat. 19.30 – 20.00 Aperitiff 20.00 Jubileumsmiddag (Pent antrekk) Parallelle sesjoner torsdag kl. 13.00 – 15.50 Tid/ sted Ansvarlig: Ørjan Andersen Rom: …….. Ansvarlig: Gjertrud Fagerli Rom: ….. Ansvarlig: Fredrik Eldøy Rom: …… Ansvarlig: Harald Flaten Rom: …… 13.00 13.25 EPJ-PAS meldingsutveksling mellom fagsystem – teori og praksis med visuell forenkling. Roy Svalheim m.fl. Kurve og legemiddelhåndtering (KULE). John-Henrik Wollan Hvordan skape innovasjon i Helse Vest IKT og i Helse Vest? Yngvar Skar IKT-sikkerhet – «Alle sitt ansvar». Lars Erik BaugstøHartvigsen 13.35 14.00 Innovasjon – hvilke teknologitrender kan komme til anvendelse i vår sektor på kort og lang sikt? Håkon Garfors og Sjur Hopland SharePoint- mer enn dokumentbibliotek! Matz Kenneth Jensen Virksomhetsarkitektur – hvordan bidrar dette arbeidet til å nå Helse Vests strategiske målsetninger? Terje Bremnes Segmentering og sikring av nett. Tor Stefan Lura og Andreas Espelid 14.15 14.40 Overgang til DIPS Arena. Gunnar Jårvik Integrasjonssenteret – en viktig brikke for helheten. Kristin Farestvedt og Steinar Hamre Bildediagnostikk og bildebehandling (DMA). Eirik Aaserød Nettbrett driftet av Helse Vest IKT. Frode Langeland 14.50 15.15 «Alle møter» og Vestlandspasienten. Bente Saltnes m.fl. Test og innføringstjenester – hva ønsker vi å oppnå? Pål Gaute Sætre Logistikk, innkjøp, budsjett, regnskap og anskaffelse (LIBRA). Randi Gundersen Hvordan få en ny applikasjon distribuert? Karl Andre Skare 15.25 15.50 Om Lync og telefoni. Bjarte Vollstad Endringsprosessen. Stian Hoell EPJ konsolidering. Harald Kaada Styringsinformasjon (BI) i Helse Vest. Kjartan Ellefsen Fredag 31. oktober Tidspunkt Tema 09.00 – 09.30 Hva kan vi lære fra IKT i DNB? Adm. dir. Gisle Fauskanger, Nasjonal IKT HF 09.30 – 10.00 Mottaksklinikken og hvordan KULE vil påvirke denne Klinikkdirektør Anne Taule, Helse Bergen HF 10.00 –10.30 Pause 10.30 – 11.00 Lean i Helse Vest IKT. Potensialer i et helhetlig perspektiv. Daglig leder Gunnar Førsund, LEAN Consulting AS 11.00 – 11.30 Helsenorge.no – vår felles kanal til innbygger Avd. dir. Roar Olsen, Helsedirektoratet 11.30 – 12.00 Internett og selvbetjening – hva skjer? Direktør Torgeir Waterhouse, IKT-Norge 12.00 – 13.00 Lunsj 13.00 – 14.45 Å bli mitt beste jeg! Psykolog Trond Haukedal. 2 Notat Går til: Føretak: Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Helse Vest IKT AS 03.11.2014 Administrerande direktør Erik M. Hansen Utvikling for reiser i Helse Vest IKT Styresak 065/14 O Administrerande direktør si orientering pkt. 2 Styremøte 12.11.2014 Utvikling for flyreiser i Helse Vest IKT for perioden januar-september 2014 Helse Vest IKT har som ein del av arbeidet med miljøsertifisering, jfr. tidlegare orienteringar, sett fokus på utvikling for flyreiser internt i Helse Vest IKT. Tabellen nedanfor viser endringar i tal tilsette, kostnader for flyreiser og talet flyreiser i dei tre fyrste kvartala 2013 og 2014. Utvikling flyreiser Helse Vest IKT Tal på ansatte i perioden Reisekostnad fly Tal på flyreiser jan-sep 2014 357 2 101 996 1 066 jan-sep 2013 310 1 934 358 1 069 Endring 15,2 % 8,7 % -0,2 % Reiser til/frå Bergen-Stavanger utgjer 44%, Bergen-Oslo 24% og Førde/Florø-Bergen utgjer 8%. 97% av reisene er bestilt online, 3% er bestilt på telefon. Notat Går til: Føretak: Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Helse Vest IKT AS 03.11.2014 Administrerande direktør Erik M. Hansen Utvikling for reiser i Helse Vest IKT Styresak 065/14 O Administrerande direktør si orientering pkt. 3 Styremøte 12.11.2014 Ny nasjonal avtale for mobiltelefoner For første gang har HINAS, på vegne av de 4 RHFene, gjennomført en nasjonal konkurranse på området mobiltelefoner. Avtalen løper fra 1. november 2014 og i ett år, med mulighet for prolongering i ytterligere ett år om gangen i tre år. Alle helseregionene er med på avtalen fra virkningsdato. Avtalen omfatter 7 kategorier telefoner og nettbrett: GSM bordtelefoner, robuste telefoner og vakttelefoner, to typer smarttelefoner og to typer nettbrett. Det ble i konkurransegrunnlaget anslått en samlet omsetning for anskaffelsen på 50 millioner pr år. På dette området vil det i avtaleperioden komme nye modeller og prisene på disse skal være underlagt samme priskalkyle som i tilbudet. Grunnlaget for å anslå potensiell besparelse er noe ulikt for regionene. For Helse Sør-Øst RHF har en funnet 18 av totalt 36 etterspurte varelinjer på tidligere avtale, mens for de øvrige regionene har en kun 5 varelinjer med "før-priser". En har i beregningen likevel lagt til grunn at et gjennomsnitt av besparelsen for de varelinjene en har funnet "før-priser", også gjelder for øvrige varelinjer. En har også sammenlignet ny avtalepris mot nettstedet wwww.prisguide.no som angir laveste pris på aktuelt produkt i nettbutikker i Norge. Denne sammenligningen gir stort sett samme "bilde" av potensiell besparelse med ny avtale som de regionsvise prissammenligningene. Mobiltelefoner RHF Helse Nord RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Sør-Øst RHF Helse Vest RHF Totalt Estimert omsetning: Gamle avtaler Ny nasjonal avtale kr 8 621 645 kr 5 224 655 kr 9 553 866 kr 7 124 530 kr 36 167 176 kr 26 598 244 kr 10 895 071 kr 8 549 436 kr 65 237 759 kr 47 496 865 Potensiell besparelser pr år: I kroner I prosent kr 3 396 990 39 % kr 2 429 336 25 % kr 9 568 932 26 % kr 2 345 636 22 % kr 17 740 894 27 % Potensiell besparelse over 4 år: I kroner kr 12 723 000 kr 9 099 000 kr 35 840 000 kr 8 785 000 kr 66 447 000 Notat Går til: Føretak: Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styret Helse Vest IKT AS 05.11.2014 Administrerande direktør Erik M. Hansen Orientering om omfattande episodar med beredskap Styresak 065/14 O Administrerande direktør si orientering pkt. 4 Styremøte 12.11.2014 Orientering om omfattande episodar med beredskap Som en fast del av administrerande direktør sin orientering vil styret få orienteringar om omfattande episodar der det er utløyst beredskap i Helse Vest IKT. Helse Vest IKT har sidan sist gong styrepapir vart sendt ut, hatt fylgjande omfattande episodar der beredskap er utløyst, eller der administrasjonen vurderte situasjonen som så krevjande at det er rett å informere styret om dette. Dato, tid Beskrivelse 26.09, 14:05 14:46 Bortfall av straum grunna stort lynnedslag nær Førde ca. kl. 14:05. Situasjonen førte bortfall av straum både i Helse Førde og i Førdegården (kontorbygg i Førde sentrum der både administrasjonen i Helse Førde og Helse Vest IKT har kontor). Helse Vest IKT etablerte beredskapsleiing og eige løysingstema kl. 14:12. Det vart raskt meldt om problem med diverse nettverksutstyr og redundante linjer frå Førde. Det viste seg at ein UPS var for gamal og med dårleg batterikapasitet. Dersom denne hadde gått tom for straum, kunne straumstansen fått større konsekvensar. Helse Vest IKT fygljer dette opp med Helse Førde. Rask handtering av situasjonen gav eit godt resultat. Beredskap kunne avsluttast kl. 14:46. Styresak Går til: Føretak: Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 17.10.2014 Fredrik Eldøy, Erik M Hansen, Leif Nordland, Rolf Ruland Rapportering frå verksemda per september 2014 Arkivsak Styresak 066/14 B Styremøte 12.11.2014 Oppsummering Viser til ”Rapport om verksemda per september 2014” som er lagt ved i vedlegg 1. Administrasjonen har oppsummert rapport om verksemda i ein figur som viser overordna status for produksjon, bidrag til bruk av IKT (status program og prosjekt) og ressurssituasjonen. Det er lagt til ei ny innleiing i rapporten, der adm. dir. sine overordna vurderingar er tekne inn. Figuren nedanfor viser målekortet for september 2014. Parametrane innanfor dei tre områda er vist i kvar kolonne. Tema øvst, deretter mål og nedanfor resultat plassert i grøn, gul eller raud sone. Når det gjeld oppetid og program-/prosjektstatus er det vist talet applikasjonsgrupper eller program/prosjekt i kvar sone basert på dei detaljerte tala. Under figuren er dei gjeldande grenseverdiar for måltala: Forslag til vedtak: 1. Styret tek rapport om verksemda per september 2014 til etterretning. 1 VEDLEGG 1 til SAK 066/14 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS per september 2014 Versjon: 1.0 Dato: 17.10.2014 Side 1 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Adm. dir. sin vurdering Utviklinga for september viser at Helse Vest IKT er pressa, men ikkje i same grad som i vårsemesteret. Det er ikkje endringar for måleparametrane for produksjonen; servicegraden framleis over 80%, 66% av telefonane var tatt på timen, vi er framleis gule når det gjeld opne episodar, medan opne leveransar er grønn. Oppetid har ein auke av 1 i rød sone, dette er applikasjonsgruppa Røntgen. I tillegg skulle det vore rapportert rødt for applikasjonsgruppe Integrasjoner, der Helse Vest IKT pga. omfang og komplesitet, erfarer at det diverre stort sett er gult eller rødt. Prosjektdelen er basert på same rapportering som i forrige styremøte, det er såleis ingen endringar her. Det er levert 6 integrasjonar i september, mot måltal om å levere 4. Måltal for samla tal leverte integrasjonar for 2014 er auka frå 40 til 50. Det er bra. Økonomi er under god kontroll, administrasjonen har gjennom denne rapporteringa endra prognosen for året frå eit overskot på 1 mill. kr. til eit overskot på 5 mill. kr. Personalområdet er under god kontroll. Side 2 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1 Produksjon Rapporten viser tenestekvalitet knytt til produksjonen i løpet av siste månad. 1.1 Førespurnader til Helse Vest IKT 14000 12000 11605 11233 10821 10445 10000 9045 9874 9539 8283 8267 8968 8936 8000 7762 6524 6000 4321 4000 4841 4226 4079 4726 3331 2807 2070 2652 0 337 2704 2848 3118 356 329 396 340 329 266 4663 4069 2694 2356 2000 5406 4708 5078 259 3979 2884 240 3263 222 3210 1975 2155 2642 157 234 387 Definisjonar: Epost support: Teller all e-post til Kundesenteret med unntak av spam-mail. Epost bestilling: Teller all e-post med unntak av spam-mail som kommer inn til ikt-bestillingsadressene til Sal. Kundeweb: Mengd oppdateringar på eksisterande saker eller nye saker Telefon: Mengd telefoner svara på av Kundesenteret NB! Dette er mengd meldingar pr. e-post til bestillingsboksane og må ikkje forvekslast med mengd bestillingar. Det ligger også ein feilmargin her, ettersom noko e-post blir sletta undervegs og noko blir lagt i våre personlige boksar. Med andre ord, tall som bare gir ein peikepinn. Kommentar til utviklinga: • Oppdatering til Internett Explorer 10 skapte mye trafikk i september. Side 3 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.1.1 Detaljert telefonstatistikk 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 9045 8968 8283 8568 8563 7826 1055 789 477 397 9539 6524 8781 6181 1135 889 342 457 755 1719 10445 11233 8936 8267 8983 10821 11605 9874 9348 7762 8697 8533 7278 8591 7257 3623 2294 1869 1119 2108 687 2642 1470 1009 1462 402 484 1012 1171 10714 1987 883 Definisjonar: Antal telefonar: Alle telefoner via 55976540 uavhengig av om svara på eller ikkje; dvs all innkomande trafikk. Teller også telefonane utanom avtalt opningstid. Besvarte telefonar: Viser tal på telefonar som er svara på. Tapte telefonar: Viser tal på telefonar som er lagt på utan å få svar. (innanfor avtalt opningstid) Telefonar Svara på etter 1 min: Viser mengd som ventar over 1 minutt og får svar. Kommentar til utviklinga: • Tiltak satt i verk før oppdateringar i september viser seg å fungere, dermed vart det færre tapte telefoner. 1.1.2 Servicegrad – % mengd svart innan SLA-krav 100 90 86 80 70 85 90 85 90 86 80 78 74 88 81 73 56 60 Servicegrad 50 40 30 20 10 0 Definisjonar: Side 4 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Telefon: Krav i SLA2012 – 80% av samtalene skal svarast på innan 1 minutt. E-post: Ikkje mogeleg å måle. Kundesenteret nyttar vanleg outlook og for å telje tall e-post som er svare på innan 8 timer må vi gå gjennom kvar og ein av alle og telje manuelt. Det er for tidkrevjande å gjere. Dei telefonane som blir lagt på før 1 minutt er ikkje med i berekninga av servicegraden, berre de som blir lagt på etter 1 minutt. Kommentar til utviklinga: • Endringane i september gav ekstra mange henvendelsar, noko som gjev seg utslag i ein servicegrad på 81% . 1.1.3 Gjennomsnittleg svartid på telefon 1,6 1,4 1,4 1,2 1 0,9 0,8 0,8 0,8 0,7 0,6 0,6 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,4 0,4 0,2 0 SeptemberOktoberNovemberDesember Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Definisjonar: Grafen viser gjennomsnittleg svartid, i minutt, på telefonar inn til kundesenteret. 1.2 Behandling av sakene. Grunna prosessendring i Helse Vest IKT vil ein førespurnad frå kunde no registrerast enten som ein episode eller som ein leveranse. 1.2.1 Episodar Definisjon av episode: Stans eller forseinking i arbeidsprosessar hjå kunde, der stansen eller forseinkinga er relatert til tenester levert av Helse Vest IKT, uavhengig av om den underliggjande årsak er avvik på tenestene. 1.2.1.1 Mengd episodar logga: Antall episoder logget siste 13 mnd 10 000 9041 8229 8044 8 000 8154 7732 8942 8493 9317 9210 7686 7190 6126 6158 6 000 4 000 2 000 Definisjonar: Viser mengd episodar logga, fordelt etter loggedato siste 13 månader Side 5 av 30 4 09 .2 01 4 08 .2 01 4 07 .2 01 4 06 .2 01 4 05 .2 01 4 04 .2 01 4 03 .2 01 4 02 .2 01 4 01 .2 01 3 12 .2 01 3 11 .2 01 3 10 .2 01 09 .2 01 3 0 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Kommentar til utviklinga: • Oppgangen i talet opne episoder skal være midlertidig på grunn av oppgradering av Microsoft Explorer til versjon 10. 1.2.1.2 Mengd opne episodar, utvikling over tid Antall åpne episoder ved Kundesenterets åpningstid mandag, siste 53 uker 1400 1200 1000 800 600 400 200 -0 9- 22 01 20 14 20 14 -0 9- 11 21 -0 8- 20 14 20 14 -0 7- 30 09 -0 6- 20 14 20 14 -0 6- 19 28 -0 5- 20 14 -0 4- 07 20 14 -0 4- 20 14 20 14 -0 3- 17 24 03 -0 2- 20 14 -0 2- 13 20 14 -0 1- 20 14 20 13 -1 2- 23 02 11 -1 2- 20 13 -1 1- -1 0- 20 13 20 13 20 13 -0 9- 30 21 0 Definisjonar: Viser mengd episodar som er open måndag morgon siste 53 veker. Kommentar til utviklinga: • Auken midt i perioden viser effekten oppgradering til Microsoft Explorer versjon 10. 1.2.1.3 Løyst på timen: Definisjonar: Viser mengd episodar logga, fordelt etter loggedato siste 13 månader, som er løyst innan en time. Helse Vest IKT har et internt mål om at 70 % av alle førespurnader blir løyst på timen. Side 6 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Kommentar til utviklinga: • Stor pågang på telefon viser seg igjen i lavere tal for «løyst på timen» for september 1.2.1.4 Total mengd lukka episodar, fordelt etter prioritet: Avsluttede episoder fordelt på prioritet siste måned September 2014 6000 5000 792 4000 3000 1000 1 997 15 654 9. Pl a lø n la sn g in t A gs vt tid al t 4. No r lø m a sn l 1 in gs 6 tim t id er 0 588 3. M i lø dd e sn ls in gs 8tim t id e r 2. H lø øy sn 4 in tim gs tid er 6 273 1. Kr lø itisk sn in 2tim gs tid er 0 4 603 231 2000 Definisjonar: Grafen viser totalt mengd lukka saker siste månad splitta pr. prioritet 1-9, og innanfor og utanfor SLA (dvs. raud = brot, grøn = ok). Kommentar til utviklinga: • Ein stor del av pri 1 og pri 2 sakene er som vanleg passord. • NB: Ein stor andel av passord og tilgangssakar er ikkje med i denne rapporten grunna manglande integrasjon mellom Samlepunktet og assyst. Grafane for Samlepunktet ligg i den interne rapporten. 1.2.2 Leveransar Definisjon av Leveranse (Service Request): Ein førespurnad frå bruker om informasjon, rådgjeving, levering av ein standard leveranse eller tilgang til system. Ein leveranse er normalt ikkje relatert til en prosesstopp for kunde. Det er ein betydelig mengd leveransar som blir handsama i samlepunktet, disse kjem ikkje med i rapporten da det er assyst som dannar grunnlaget for rapporten. Definisjon av Standard leveranse: Leveranse definert i SLA Side 7 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.2.2.1 Mengd leveransar logga Antall leveranser logget siste 13 mnd 4981 5 000 4563 4497 4118 4281 4263 4154 3821 4 000 4471 3807 3812 3220 3107 3 000 2 000 1 000 4 09 .2 01 4 08 .2 01 4 07 .2 01 4 06 .2 01 4 05 .2 01 04 .2 01 4 4 03 .2 01 4 02 .2 01 4 01 .2 01 3 12 .2 01 3 11 .2 01 3 10 .2 01 09 .2 01 3 0 Definisjonar: Viser mengd leveransar logga fordelt etter loggedato siste 13 månader Kommentar til utviklinga: • Fortsetter oppgangen etter at sommeren er over. 1.2.2.2 Mengd opne leveransar, utvikling over tid Antall åpne leveranser ved Kundesenterets åpningstid mandag, siste 53 uker 3200 2800 2400 2000 1600 1200 800 400 20 13 20 -09 13 -30 20 1013 14 20 -10 13 -28 20 -11 13 -11 20 -11 13 -25 20 -12 13 -09 20 -12 14 -23 20 0114 06 20 -01 14 -20 20 -02 14 -03 20 -02 14 -17 20 -03 14 -03 20 -03 14 -17 20 -03 14 -31 20 0414 14 20 -04 14 -28 20 -0514 12 20 -05 14 -26 20 -06 14 -09 20 -06 14 -23 20 0714 07 20 -07 14 -21 20 -0814 04 20 -08 14 -18 20 -09 14 -01 20 -09 14 -15 -0 929 0 Definisjonar: Viser mengd opne leveransar måndag morgon siste 53 veker Kommentar til utviklinga: • Ein oppgang i opne leveransar etter at ferien er over. Side 8 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 1.2.2.3 Total mengd lukka leveranse saker, fordelt etter prioritet: Avsluttede leveranser fordelt på prioritet siste måned September 2014 2800 210 2400 2000 1600 2 493 1200 136 800 7 337 Pl a lø nla sn g in t A g s vt tid alt 9. 7. 8. Pl a lø nla sn gt in 2 gs U tid ke r Pl a lø nla sn g in t 1 gs U tid ke 6. Pl a lø nla sn gt in 3 gs U tid ke r 17 120 16 90 Pl an l ø l ag sn t 3 in gt 2tim id er 4. N or l ø ma sn l 1 6 in gs tim tid er 0 2. H lø øy sn 4 in tim gs e tid r 0 833 27 206 387 5. 400 Definisjonar: Grafen viser totalt mengd lukka saker siste månad splitta pr. prioritet 1-9, og innanfor og utanfor SLA (dvs raud = brot, grøn = ok). Kommentar til utviklinga: • Pri 2 er hasteleveransar, Pri 3 og 7 nyttast normalt ikkje for leveransar. 1.3 Sikkerheitsavvik Rapportering av sikkerheitsavvika Synergi starta frå og med september 2012. 1.3.1 Sikkerheitsavvik registrert totalt av Helse Vest IKT splitta på avvikskategorier Registrert av Helse Vest IKT sep. 13 okt. 13 nov. 13 des. 13 jan. 14 feb. 14 mar. 14 apr. 14 mai. 14 jun. 14 jul. 14 Drift av systemer - Konfigurasjonsfeil aug. 14 sep. 14 2 Drift av systemer - Programvarefeil 1 Lagring/forsendelse av data - Usikker forsendelse av data 1 Lagring/forsendelse av data - Usikker/uautorisert lagring av data Usikker avhending av IKT-utstyr Skjerming - Manglende skjerming av pasient/personopplysninger 1 1 Skjerming - Manglende skjerming av sensitive personopplysninger 1 Tilgang til data - Feil/manglende tilgangsstyring 1 Tilgang til data - Forbigå/unngå systembarrierer 2 2 1 2 2 3 3 1 Tilgang til data - Uautorisert bruk av eksterne nettverk TOTAL 2 3 1 3 Definisjonar: Tabellen viser sikkerheitsavvik registrert av HVIKT fordelt på avvikskategori. Tala er henta frå Synergi. 1.3.2 Sikkerheitsavvik innmeldt totalt av helseføretaka splitta på avvikskategorier Side 9 av 30 1 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Registrert av foretakene sep. 13 okt. 13 nov. 13 des. 13 jan. 14 feb. 14 mar. 14 apr. 14 mai. 14 jun. 14 jul. 14 Drift- Feil/mangelfull backup 1 2 Drift- Konfigurasjonsfeil 2 1 Drift- Maskinvarefeil 2 1 Drift- Programmvarefeil 2 1 2 1 2 Drift- Uønsket sletting/flytting av systemfiler 1 aug. 14 sep. 14 1 3 4 2 2 2 1 1 1 1 4 6 1 3 1 1 1 1 1 2 1 2 1 Pasientadministrasjon - Annet 2 Pasientadministrasjon - Epikrise 1 Pasientadministrasjon - Jorunaldokumentasjon Pasientadministrasjon - Pasientjournal 1 1 Pasientadministrasjon - Utskrivning 1 1 Hendelse ved laboratorietjenester - A - Preanalytisk Lagring/forsendelse av data - Usikker forsendelse av data 2 2 1 3 4 3 Lagring/forsendelse av data - Usikker/uautorisert lagring av data Usikker avhending av IKT-utstyr 7 1 1 2 1 1 1 Skjerming - Manglende skjerming av pasient/personopplysninger 10 Skjerming - Manglende skjerming av sensitive personopplysninger 8 8 2 1 Tilgang til data - Etablert personregister uten godkjenning 3 5 9 1 10 3 3 3 8 1 1 6 2 1 1 Tilgang til data - Feil/manglende tilgangsstyring 3 Tilgang til data - Forbigå/unngå systembarrierer 1 2 1 1 14 1 2 1 1 1 Tilgang til data - Innhentet personopplysninger uten samtykke 1 Tilgang til data - Uautorisert bruk av eksterne nettverk 1 TOTAL 26 15 20 1 6 3 17 41 22 21 9 16 7 Vi gjør oppmerksom på at et sikkerhetsavvik først blir registrert med hendelsestype når den avsluttes. Avvik som er åpne vil derfor ikke dukke opp i tabellen før de er avsluttet og kategorisert. Definisjonar: Tabellen viser totalt mengd registrert sikkerheitsavvik som er logga av Helseføretaka og behandla av Helse Vest IKT. Fordelt på sikkerheitskategori. Tala er henta frå Synergi. 1.4 1 1 Applikasjonsgrupper - status mengd applikasjonar Tal applikasjonsinstallasjonar totalt i regionen: Installasjonstatus Hovedgrupper Sept Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Systemforvaltning, 1208 1218 1222 1231 1247 1255 1278 1292 1299 1312 1326 1346 1364 produksjon HF Desktop, 107 108 111 111 114 116 115 114 116 115 116 114 112 produksjon HF (lokalinnstallert programvare) Test/Kurs/Utviklin, 149 154 165 171 174 177 188 188 192 191 195 199 203 HF Interne verktøy 152 154 155 165 163 173 178 176 176 176 174 174 175 Helse Vest IKT Gruppa ”Systemforvaltning, produksjon HF” fordelt per avtalte applikasjonstenestegrupper i regionen: Applikajonsteneste-gruppe ”Systemforvaltning, produksjon HF: Administrativ Diverse Administrativ Dokumentasjon ePhorte Administrativ Dokumentasjon Ytterleg Akuttmottak - RadioMedico Pr. månad – 2014 Ma Ap Ma Ju Au Sep Ok Jul r r i n g t t 35 35 35 35 35 39 39 Ja n 35 Fe b 35 9 9 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 7 7 7 7 7 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Side 10 av 30 No v De s 13 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Akuttmottak - Ytterleg Avdeling Diverse BUP Datavarehus - Profitbase Datavarehus - Ytterleg Eiendom Finans - Oracle Financials Finans - Ytterleg Hjerte HMS - Synergi Hørsel Innkjøp og Logistikk - Merida Innkjøp og Logistikk - Visma Innkjøp og Logistikk - Ytterleg Integrasjon Kvalitetsregister Laboratorie - Mikrobiologi Laboratorie - Prosang Laboratorie - Ytterleg Legemiddel Lønn og Personal - Agresso Lønn og Personal - GAT Lønn og Personal - Ytterleg Mor og Barn - Natus Mor og Barn - Ytterleg Operasjon Pas og EPJ - DIPS Pas og EPJ - Ytterleg Portør Register og Kodeverk Røntgen - Teleradiologi Røntgen - Ytterleg Skåring - Checkware SMSYS - Mellomstore SMSYS - Små Web og portaltjenester - Sharepoint Web og portaltjenester - Ytterleg Øye 1.5 60 58 59 59 26 31 31 31 1 1 1 1 2 2 2 2 20 20 20 20 4 4 4 4 1 1 1 1 8 8 8 7 4 4 4 4 1 1 1 1 4 4 4 4 4 4 4 4 13 13 13 13 18 18 18 18 11 11 11 11 38 38 38 38 1 1 1 1 6 6 6 6 24 25 37 38 19 20 21 21 1 1 1 1 36 36 36 36 4 4 4 4 2 2 2 2 11 13 8 8 7 7 7 7 7 8 8 8 33 29 29 32 3 3 3 3 6 6 6 6 1 1 1 1 40 40 39 41 1 1 1 1 16 16 161 169 7 2 56 58 564 571 1 2 28 30 30 30 22 22 23 23 4 4 4 4 59 61 63 31 31 37 1 1 1 3 3 3 20 20 20 4 4 4 1 1 1 7 7 7 4 4 4 1 1 1 4 4 4 4 4 4 13 13 13 19 19 19 12 12 12 38 38 39 1 1 1 6 6 6 38 39 40 21 23 22 1 1 1 36 40 40 4 4 4 2 2 2 8 8 8 7 7 7 12 11 11 34 34 34 4 4 4 6 6 6 1 1 1 40 39 40 1 1 1 16 17 169 7 0 58 58 583 0 6 31 32 32 23 23 23 4 4 4 63 38 72 39 3 20 4 1 7 5 1 4 4 13 19 12 41 1 6 41 22 1 40 4 2 8 7 11 34 4 6 1 41 9 3 22 4 1 7 5 1 5 5 13 19 12 41 1 7 40 19 1 40 4 2 8 7 11 34 4 6 1 41 9 172 172 586 593 33 23 4 33 23 4 Oppetid per applikasjonstenestegruppe/driftstenester Gjeld total leveranse i regionen. Oversikt under viser alle applikasjonsspesifikke avvik som har ført til nedetid siste månad. Fargekodane i tabellen nedanfor er som fylgjer; - Rødt markerer grupper av applikasjonar der det har vore brot på avtalt oppetid. - Gult markerer grupper av applikasjonar som har oppetid innanfor avtalt tenestenivå, men der eit eller fleire applikasjonar har hatt nedetid (nedetida kan Side 11 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS - variere frå 1 minutt for ein applikasjon i gruppa til 3,5 time for mange av applikasjonane i gruppa). Grønt markerer grupper av applikasjonar der det har vore 100% oppetid. Tal på produksjonsinstallasjonar i applikasjonstenestegruppe kan varierer frå 2- 95, men i dei fleste gruppene varierer talet system mellom 5 – 40. Sjå tabell ovanfor. Applikasjonstenestegrupper som har få applikasjonsinstallasjonar er meir utsett for brot på avtalt oppetid enn applikasjonstenestegrupper som har mange applikasjonsinstallasjonar. Applikajonsteneste-gruppe (42 grupper) Administrativ Diverse Administrativ Dokumentasjon ePhorte Administrativ Dokumentasjon Ytterleg Akuttmottak - RadioMedico Akuttmottak - Ytterleg Avdeling Diverse BUP Datavarehus - Profitbase Datavarehus - Ytterleg Eiendom Finans - Oracle Financials Finans - Ytterleg Hjerte HMS - Synergi Hørsel Innkjøp og Logistikk - Merida Innkjøp og Logistikk - Visma Innkjøp og Logistikk - Ytterleg Integrasjon Kvalitetsregister Laboratorie - Mikrobiologi Laboratorie - Prosang Laboratorie - Ytterleg Legemiddel Lønn og Personal - Agresso Lønn og Personal - GAT Lønn og Personal - Ytterleg Mor og Barn - Natus Pr. månad – 2014 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Des ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● Side 12 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Mor og Barn - Ytterleg Operasjon Pas og EPJ - DIPS Pas og EPJ - Ytterleg Portør Register og Kodeverk Røntgen - Teleradiologi Røntgen - Ytterleg Skåring - Checkware Web og portaltjenester - Sharepoint Web og portaltjenester - Ytterleg Øye SMSYS - Mellomstore SMSYS - Små ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● N/A N/A ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Kommentar til brot (røde markeringar) på avtalt oppetid for applikasjonsgruppe: • Rønten – Teleradiologi, Infobroker har hatt fleire episoder. 1.6 Overvaking Denne grafen visar prosentdel episodar oppretta av overvakinga (dvs. tenesta sjølv), i forhold til det totale talet episodar som vert registrert. Grafen visar dei siste 12 månadene. Prosent episoder registrert av Overvåking 12 11,69 10 9,12 8,86 7,55 6,34 5,82 7,44 6,08 5,47 5,31 05.2014 6,63 6 04.2014 Prosent 8 6,84 6,42 4 2 09.2014 08.2014 07.2014 06.2014 03.2014 02.2014 01.2014 12.2013 11.2013 10.2013 09.2013 0 Måned Kommentar til grafen: • ITIL anbefaler at, for å gje eit godt bilete av kvalitet og kvantitet i overvakinga, skal ein måle kor mange prosent av totalt oppretta episodar som kjem frå overvakinga. o Døme: Når Kundesenteret opprettar 10.000 episodar og Overvakingssenteret opprettar 500 episodar så vil grafen vise 5%. Side 13 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS • • Helse Vest IKT har som mål å nå 5% innan året er omme, har vidare ei målsetting om at 10% av alle episodar som vert oppretta, skal verte oppretta frå overvaking. Toppen på 11.69% skuldast nyoppretta overvaking av ei rekke servere som ga mange varsel om 100% CPU last. Disse ble raskt rydda opp i og i januar sank nivået tilbake til 6%. 1.7 Status Omfattende Episoder (OE) og Problem Denne delen av virksomhetsrapporten er ny og viser status for arbeidet med episoder som er samordnet til problem. Figurene viser først hvilke tjenester som har flest Omfattende episoder. Deretter antallet episoder for de 10 problemene med flest tilknyttede episoder. Deretter vises de 30 problemene med flest tilknyttede episoder over de siste 30 dager. Tilslutt er det vist en oppdatert oversikt over status for kjent løsning for de viktigste problemene. Denne rapporteringen gir et godt uttrykk for situasjonen rundt ofte identifiserte problem og Helse Vest IKTs evne til å ta tak i disse problemene. Side 14 av 30 2 Prosjektstatus Det er nedanfor vist eit oversyn over status mht. framdrift, kostnad og kvalitet for alle IKT prosjekt i Helse Vest pr. 1.september Program Klinisk IKT (pr. september) PROGRAM Klinisk IKT P-navn P-nr. PROGRAM Klinisk IKT Fore -tak HVE Tid Kost Kvalitet Risiko HVE 478 Felles EKG Database 455 Regionalt EPJ Konsolidering Regionalt HVE HVE Konsolidering Bergen+Førde fullført 13-16.juni ihht. Plan. Prøvekonsolidering i Helse Fonna pågår. Økende datamengde ved kommende konsolideringer gir økt risiko for forlenget prøvekonsolidering og nedetid ved produksjonssetting. Noen integrasjoner ligger etter plan, med økt risiko for prosjektets totale fremdrift. Prosjektleder for hovedprosjektet mangler. Delprosjekt «Strukturert journal i Helse Vest» pågår. 484 Kliniske integrasjoner 432 Regionalt Innføring av DIPS Arena Regionalt (UNDER OPPSTART) Rapportering er gjort 522 på delprosjekt Strukturert journal Innføring TønSys – elektronisk legemiddelbestilling 517 Regionalt BRO-prosjektet 534 Regionalt Kommentar Mangler prosjektleder i hovedprosjekt Overgang til DIPS Arena og ass. programleder, virksomhet fra 10.09. Utrulling fullført i alle foretak og det regionale prosjektet er avsluttet. Fortsatt lokal aktivitet i Helse Stavanger for å sikre stabil bruk av løsningen. Teknisk produksjonssetting 25.08. Pilot oppstart uke 36. 795424 eResept – utrulling Regionalt Personell HVE HVE Opplæring og innføring er godt i gang i alle foretak. HVE Prosjektleder på plass fra 01.09. Planleggingsfase i september. HVE Side 15 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Program Støtte til samhandling (pr. september) P-nr. PROGRAM Støtte til samhandling P-namn 795 440 PROGRAM Støtte til samhandling 795 444 Adressering Regionalt 795 495 IHR – innføring Regionalt 795 497 Forprosjekt Langvarige og koordinerte tjenester Regionalt Fore Tid -tak HVE HVE Kost Kvali- Risiko Pertet sonell God fremdrift på flere prosjekter. Budsjettrammer må avklares. Alle foretak har publisert tjenesteadresser, Helse Stavanger har implementert dette, de andre foretakene er klare for oppstarte i samarbeid med EPJ-lev. for legekontor. Forsinkelser på leveranser fra leverandører og integrasjonssenteret gir mindre fremdrift enn planlagt. Endringsmelding for budsjett levert, men ikke godkjent. Forprosjektet avsluttes i september og forslag om videre organisering legges frem for programstyret. Prosjektet startet med mål om oppstart pilotering i beg av oktober og avslutting i desember. Piloten vil omfatte langt flere legekontor enn opprinnelig tenkt. Endringsmelding for budsjettøkning levert, men ikke godkjent. Pilot svar fra Flexlab kjemi i HST og HFO startet, går svært bra sålangt. Tjenesteadresser på plass, starter med OSEAN (her-id) fra System-x kontor uke 35 og fra Infodoc –kontor uke 36. Pilot svar fra Flexlab Kjemi startet. Vellykket så langt. Lab ønsker å følge opp meldingene selv, prøver denne modellen. Pilot svar fra Flexlab Kjemi startet. Vellykket så langt. Lab ønsker å følge opp meldingene selv, prøver denne modellen Bredding av OSEAN til winmed 3 – venter på legekontor. Mye feil på app.kvitteringer, må rettes på legekontor. Prosjektleder går over til nye oppgaver, ny prosjektleder utpekt, overgang planlegges Helse Bergen har valgt å avslutte PLO-somatikk –prosjektet, Utfordring når det regionale arbeidet ikke er ferdigstilt. Vil starte opp nytt prosjekt for innføring av psykiatri. HVE 795526 Pilot Dialogmeldinger Regionalt 795 449 Basismeldinger Regionalt Basismeldinger Helse Bergen Basismeldinger Helse Stavanger Basismeldinger Helse Fonna Basismeldinger Helse Førde 795 446 Pleie og omsorgsmeldinger Regionalt Pleie og omsorgsmeldinger Helse Bergen Kommentar HVE HBE HST HFO HFD HVE HBE Side 16 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS P-nr. PROGRAM Støtte til samhandling P-namn Pleie og omsorgsmeldinger Helse Stavanger Fore Tid -tak HST Pleie og omsorgsmeldinger Helse Fonna HFO Pleie og omsorgsmeldinger Helse Førde HFD Kost Kvali- Risiko Pertet sonell Prosjektleder sykemeldt. Konsulentstilling utlyst. Innføring av utskrivningsrapport genererte mye støy. Fem kommuner gjenstår, planlegger å få fire opp i aug/sep. Stavanger kommune har overtatt ITdrift for Forsand kommune, håper det skal sikre ferdigstillelse før nyttår. Planlegger oppstart mot Fitjar i slutten av august og mot Utsira og Suldal i sep. erfaring viser at det kreves mer opplæring knyttet til bruk av korrespondanselogg og felles PLO arbeidsgruppe. ROS analyse gjort og funn blir fulgt opp Ferdig med bredding mot alle kommuner (mangler Solund) og i hele foretaket. ROS analyse gjort og funn blir fulgt opp. Mye manuelt arbeid pga. manglende funksjonalitet i DIPS. Vellykket pilot fra to poster så langt og mot 3 kommuner. Lite feil, men ser at meldingene ofte har lite faglig innhold og at utskrivningsrapport kan mangle. Pleie og omsorgsmeldinger Haraldsplass Diakonale Sykehus P-nr. PROGRAM LIBRA P-namn 795 520 Program LIBRA Fore Tid -tak HVE Kommentar Kost Kvali- Risiko Pertet sonell Kommentar Oppstart av nye prosjekt og bemanning av arbeidsgrupper på LIBRA felles arbeidsprosesser vil kreve tilgang til ressurser med riktig kompetanse. Kan bli utfordrende i konkurranse med andre pågående aktiviteter. Vanskelig å få nødvendig tilgang til ressurser. Ligger nå etter plan, men forventer å nå opprinnelig sluttdato. Prosjektdirektiv under utarbeidelse. Prosjektleder er allokert og har startet opp. Ikkje starta Ikkje starta Ikkje starta Ikkje starta 795 529 LIBRA - Felles arbeidsprosesser 795 537 Felles registerdata (MDM) Regnskap Konkurransegjennomføring Innkjøp/logistikk Budsjett Side 17 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS P-nr. Prosjekt ikkje tilknytt program P-nr. Tid Teleradiologi - sømløs informasjonsutveksling HVE Anskaffing og innføring av stamcelle HBE 795 402 795 403 Oppgradering Carestream PACS/RIS HST Kost Kvali- Risiko Pertet sonell Utfordringer med eksport frå DIPS RIS etter DIPS konsolidering i Helse Førde og oppsett av teleradiologi i norsk helsenett fører til forsinkelse på tid samt ekstra kostnader til oppfølging frå prosjekt. Risiko knyttet til personellsituasjon AIT, samt ferdigstilling av systemkonfigurasjon og integrasjon labsvar. Påvirker tid for akseptansetest og innføring. 795 303 PACS oppgradering forsinket på grunn av feil i integrasjon mellom RIS og AD(sikker pålogging). Ekstra kostnader knyttet til lagringsmedier (Iselon) og til nye servere. Prosjektet er avsluttet og sluttrapport er sendt for behandling og godkjenning i SG. (24.9.14). Løsning er overlevert etablert i regional forvaltningsgruppe. Prosjektet stenges 1.9. Innføringsprosjektet overtar. Sluttrapport behandles på SG 8.9. Det rapporteres på innføringsprosjektet for aug (prosjektnr 795536). Prosjektet er avsluttet. Det er 6 uker forsinkelse på leveranse av hardware, og det er ennå ikke levert 100%. Behov for å replanlegge prosjektet, men anslagsvis produksjonssetting fase 1 jan/feb 2015 og fase 2 mai/juni 2015. Prosjektet går greitt men må muligens forlenges til ut oktober. Prosjektet skal levere sluttrapport i løpet av september. Prosjektet er under planlegging og arbeid med utarbeiding av prosjektdirektiv pågår. Nytt kjøkkensystem Stavanger/regionalt 795 417 795 418 KULE (Kurve og legemiddel) 795 464 Virtuell AMK i Helse Vest Digitalt mediaarkiv (DMA)og RIS/PACS konsolidering) 795 465 795 480 Follow me print 795 481 Kort og sikkerhetsløsninger Kvalitet og test 795 483 Kommentar HVE HVE HVE HVE HVI HVI Side 18 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS P-nr. Prosjekt ikkje tilknytt program P-nr. Tid (BKM) Utfasing av POLK fase 2 – Nytt laboratoriekodeverk fase 3. Fase 2 BKM: HVE Fase 3 Nytt laboratoriekodeverk: HVE Felles bruk innkjøpssystem/leverandørregister HVE Kost Kvali- Risiko Pertet sonell Fase 2 BKM: Alle foretak og Private Ideelle i bruk med rapportering på ubetalt og betalte egenandeler fra Dips. Til vurdering hos Integrasjonssenteret hvordan håndtere rapportering fra radiologiske løsninger for Private Ideelle, HFO og HST. Fase 3 nytt kodeverk: I gang. Utfordring med kort tidsfrist til ønsket oppstart. HDIR har bedt alle RHF om å søke disp. for løsninger som ikke kommer opp til den 1. okt. Prosjektet arbeider med en dispensasjonssøknad og plan for videre utrulling. Forventer at utrulling vil strekke seg langt inn i 2015. Lokalt prosjekt i Helse Førde er ikke startet. System for utveksling av leverandør- og avtaleinformasjon: Planlegges at Integrasjonssenteret tar seg av integrasjon til Visma med avtaleinfo (uke 40), mens datavarehuset tar seg av integrasjon fra Oracle Financials og fra Contiki. Identifisert behov for å bedre etterlevelse av porteføljeprosess. Har ikkje fått allokert delprosjektleder til arbeidet med gevinst og endringsledelse. Tiltak: omprioritere bruk av prosjektleder for Kompetanse. Det jobbes med planer for leveranser i 2015. Usikkerhet knyttet til leveranse av elektronisk innkallingsbrev i Vestlandspasienten. Pt mangler prosjektleder for Ringetjenesten – kan påvirke dato for siste leveranse. Prosjektet er i en anbudsfase. Tilbudspresentasjon medio september. Kostnader forventes først i fasen med design, bygg, test og implementeringsfasen. (2015+) Prosjektet er satt på hold. Det foretas i disse dager en vurdering i forhold til å gjøre dette til et regionalt prosjekt. Bergen og Førde har meldt interesse, venter på svar fra Fonna. Saken opp på SIKT-møte. Prosjektet er lagt ned og aktiviteter overføres til DMA-prosjektet. 795 485 795 491 795 489 PoPP 795 496 Alle møter HVE 795 506 Anskaffelse nytt LMS HVE 795 508 Transportadministrasjon HST HST 795510 ECHO-PAC Digital lagring av ultralydbilder Innføring av Auditbase og utfasing av "Høresentral" i Helse Fonna HF 795 511 Kommentar Side 19 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS P-nr. Prosjekt ikkje tilknytt program (forts) P-nr. 795 512 Nye nettsider i Helse Vest Tid Kost Kvali- Risiko Pertet sonell Sluttrapport godkjent på SG 1.9. Prosjektet er avsluttet. Lovpålegg som må innføres innen årsskiftet. Pågår fortsatt prisdiskusjon vedr. ny modul i Agresso for eDag. Skatteetatens krav til lønn/perssystemer i eDag er ikke endelig og vil kunne kreve nye Agresso leveranser. Prosjektet har pause og kommer tilbake når det er i gang igjen. Produksjonssettingsdato besluttes etter at arbeid med å løse feil og nye momenter som ble avdekket i akseptansetest. Største utfordring i integrasjon er OF-grensesnittet. Prosjektet vil påvirke regnskapsrutiner hos Sjukehusapoteka Vest HF. Tilbudspresentasjoner frå samtlige leverandører er gjennomført. Forhandlingsmøter runde 2 pågår. Her involveres ressurser frå helseforetakene. WLAN-utbygging HBE klart i slutten av desember. WLAN-utbygging i Helse Stavanger en utfordring å få identifisert bestiller. MaxManus kontaktet i forhold til en evt. integrering av talegjenngjenkjenning/digital diktering. HFene vil oppleve første endring i oktober 2014 da eksisterende DIPStilganger vil være synlige i samlepunktet. HFene er involvert i prosjektet i Styringsgruppen, samt det blir opprettet en referansegruppe med brukere av samlepunktet. Etablert positiv kontakt med pilotenheter. Prosjektet viderefører de fleste ressursene frå anskaffelsesprosjektet. Planlegging og avklaringer har blitt forsinket, bl.a. pga manglende ressurser i prosjektledelsen. Arbeider med å få godkjent alle forespurte ressurser til innføringsprosjektet. HVE eDag Agresso 795513 795 514 Innføring av ANP integrert med Sympathy HST HST 795 516 Integrasjon FarmaPro – OF HVE 795 521 Eigedom FDVU-anskaffing HVE 795 523 Anskaffelse av sporing og LIS-system patologi 795 524 SEBRA 795 536 KULE Innføring Kommentar HVE Side 20 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Program/prosjekt Program Klinisk IKT Program Støtte til Samhandling Andre medisinsk-faglege system Administrative system (HR/økon/komm.) IKT/ teknisk/ infrastruktur Side 21 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 3 Økonomisk resultat per utgangen av september 3.1 Oversikt Rapporten synar eit drifts- og månadsresultat under budsjett, resultat hittil i år er over budsjett. Fakturerte inntekter hittil i år er noko over budsjett, det skuldast i hovudsak stor prosjektaktivitet. Inntektsføring av investeringstilskot for å dekke avskrivingar av «konsolidert EPJ» gir avvik på Salsinntekter – Anna. Prognose på eit overskot på 5 mill i 2014 vert opprettholdt. 3.2 Resultat Resultatrapport per 30.09.2014 Denne perioden September 2014 Salsinntekter - Tenester HF Salsinntekter - Tenester Øvrige Salsinntekter - Varer Salsinntekter - Anna Sum Salsinntekter Driftskostnader - Varer Driftskostnader - Personal Driftskostnader - Avskrivingar Driftskostnader - Eksterne tenester Driftskostnader - Lisensar Driftskostnader - Reise Driftskostnader - Linjeleie Driftskostnader - Anna Sum Driftskostnader Driftsresultat Inntekt - Finans Kostnad - Finans Sum Finans Resultat Faktisk Budsjett 59 264 156 4 109 519 1 772 100 496 818 65 642 593 1 188 400 20 180 570 15 136 165 5 869 434 17 404 061 821 683 1 749 791 4 552 459 66 902 563 -1 259 970 198 767 772 691 -573 924 -1 833 894 55 674 363 2 650 625 466 667 -0 58 791 654 291 667 19 939 769 13 222 288 4 656 269 14 680 267 381 000 3 171 659 2 137 512 58 480 430 311 224 83 333 1 250 000 -1 166 667 -855 443 Hittil Avvik budsjett 3 589 793 1 458 894 1 305 434 496 818 6 850 938 896 733 240 801 1 913 877 1 213 165 2 723 794 440 683 -1 421 868 2 414 947 8 422 132 -1 571 194 115 434 -477 309 592 743 -978 451 Faktisk Budsjett 508 413 507 22 748 909 7 712 563 4 871 622 543 746 600 8 175 238 154 805 777 127 393 617 49 496 786 138 792 559 5 173 451 21 556 205 24 113 368 529 507 000 14 239 600 1 505 390 7 096 204 -5 590 814 8 648 785 501 622 577 23 855 623 4 200 000 -0 529 678 200 2 625 000 165 108 899 121 407 730 44 356 411 132 142 405 3 624 179 28 544 930 19 600 103 517 409 656 12 268 544 750 000 11 250 000 -10 500 000 1 768 543 Hele året Avvik budsjett 6 790 930 -1 106 714 3 512 562 4 871 622 14 068 401 5 550 238 -10 303 122 5 985 887 5 140 375 6 650 154 1 549 272 -6 988 725 4 513 265 12 097 344 1 971 056 755 390 -4 153 796 4 909 186 6 880 242 Prognose 678 500 000 32 000 000 9 500 000 6 500 000 726 500 000 10 500 000 215 500 000 172 500 000 64 000 000 183 000 000 7 000 000 32 000 000 29 000 000 713 500 000 13 000 000 2 000 000 10 000 000 -8 000 000 5 000 000 Budsjett 670 564 227 31 807 497 3 500 000 -0 705 871 724 3 500 000 223 327 067 160 637 450 58 325 224 176 183 205 4 767 180 38 059 907 26 012 647 690 812 680 15 059 044 1 000 000 15 000 000 -14 000 000 1 059 044 Salsinntekter tenester helseføretak (HF) ligg 6,8 mill. over budsjett så langt i år, og 3,6 mill over i august. Avviket skuldast i hovudsak høg prosjektaktivitet i sommer, og er jamt fordelt mellom føretaka. Vi forventer at ein høgare del av prosjektkostnadar (m.a. KULE) vil bli balanseført (aktivert) i 4. kvartal. Salsinntekter tenester øvrige ligg 1,1 mill under budsjett så langt i år. Vi har i prognosen lagt til grunn at inntekta vil bli som budsjettert. Salsinntekter Anna er tilskot til drift og utvikling av medisinke kvalitetsregistre med 1,1 mill, og inntektsført andel av tilskot til raskare innføring av elektroniske tilvisingar frå revidert nasjonalbudsjett 2013 med 3,2 (totalt 13,3 mill). Side 22 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Personalkostnader ligg 10,3 mill under budsjett. Avviket ligg i all hovudsak på fast løn og fleire prosjekttimar i aktiverbare prosjekt. Vi har i prognosen lagt til grunn at innsparing på fast løn vil halde seg ut året. Avskrivingar ligg 6,0 mill over budsjett. Avviket skuldast mellom anna at konsolidert EPJ er delaktivert for det som gjelder Bergen/Førde, noko som først var budsjettert i 2015, auke i leie PC-ar og nettverk, overtaking Haraldsplass. Vi har i prognosen lagt til grunn at vi vil ha eit aukande avvik mot budsjett resten av året. Noko av avskrivingane dekkes av tilskot frå revidert nasjonalbudsjett (EPJ-konsolidering og Støtte til samhandling). Eksterne tenester ligg 5,1 mill over budsjett, i dette er kostnadar til strategisk utredning av kundegrupper inkludert med 0,7 mill. Budsjettet er forholdsvis fordelt mellom eksterne tenester og lisensar, og desse to postane må ses i samanheng. Ein må også sjå i samanheng med posten Anna, kor avsetning på fakturaer i flyt er bokført. Vi har i prognosen lagt til grunn at vi vil få mindre avvik resten av året. Lisenskostnadar ligg 6,6 mill over budsjett. Posten er må ses i samanheng med Eksterne tenester. Samla gir det et avvik på 11,7 mill, noko som speglar den høge prosjektaktiviteten. Linjeleige ligg 7,0 mill under budsjett. Avviket ligg i hovudsak på betre avtale med leverandør som gjer lågare leiepriser og at kjøp av nye nettverk er gjort som investeringar (sjå kommentar på avskriving). Linjeleige inngår i variabel del av nettverkskostnadar som blir viderefakturert HF. Vi har i prognosen lagt til grunn ei auke i utbygging av trådløst nett. Andre kostnader er i hovudsak avsetning for fakturaer som er under behandling, og som skal fordelast på øvrige grupper. Netto finanskostnad ligg 4,9 mill under budsjett. Det er særleg svært låg lånerente og mindre låneuttak som slår ut. Vi har i prognosen lagt til grunn at lånerenta vil halde seg låg. Side 23 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 3.3 Balanse 30.09.2014 August 2014 Hittil (201408) Balanse (2013) Faktisk Faktisk 489 017 644 465 843 648 227 321 976 234 801 802 1 623 160 1 317 543 717 962 780 701 962 992 12 515 770 6 453 522 0 0 70 473 997 71 635 233 52 697 287 18 903 923 135 687 054 90 539 156 0 0 83 989 312 74 924 349 219 676 366 171 917 026 937 639 146 873 880 019 Immatrielle eiendeler Varige driftsmidler Finansielle anleggsmidler Sum anleggsmidler Varer Forskuddsbetaling til leverandører Kundefordringer Andre fordringer mv Sum fordringer Investeringer Bankinnskudd, kontanter og lignende Sum omløpsmidler Sum eiendeler Aksjekapital Innskutt egenkapital Opptjent egenkapital Sum egenkapital Avsetning for forpliktelser Annen langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum egenkapital og gjeld 1 000 000 150 319 000 31 894 235 183 213 235 50 229 959 544 555 140 159 640 812 754 425 911 937 639 146 Note 1 tilgang anleggsmidlar 152 420 000, fordelt på prosjekt Likviditeten var god ved utgangen av august. Side 24 av 30 1 000 000 150 319 000 21 411 556 172 730 556 50 730 065 545 709 707 104 709 691 701 149 463 873 880 019 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Prosjekt 000000 000000 795030 795033 795038 795061 795067 795303 795372 795402 795403 795417 795421 795424 795425 795428 795432 795438 795440 795444 795449 795451 795454 795455 795464 795465 795468 795470 795476 795478 795480 795481 795484 795485 795486 795487 795492 795495 795496 795498 795499 795500 795501 795502 795504 795507 795511 795512 795513 795514 795515 795516 795518 795523 A00226 A00239 A00240 A00241 A00242 IKT085 IT0034 IT0036 IT0040 IT0041 IT0047 IT0052 IT0053 IT0055 Totalsum Prosjektnavn Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av PC DFU - HR - Ressurs fase 2 - AML DFU - VØA - Virksomhetsrapportering DFU - KVAL - Sjekkliste trygg kirurgi DFU - IR - Publisere KPI'er i styringsportalen DFU - VA - Nytt test og produksjonsmiljø Teleradiologi - sømløs informasjonsutveksling Samlepunktet/ Felles Brukeradministrasjon Innføring og anskaffelse av sporing- og dokumentasjonssystem for celleterapi Oppgradering Carestream PACS/RIS HST Nytt logistikksystem kjøkken Stavanger/regionalt Digital patologi Program Klinisk IKT Talegjenkjenning regionalt prosjekt Fra bestilling til betaling fase 2 Kliniske integrasjoner Talegjenkjenning Helse Stavanger Støtte til Samhandling Programledelse Adressering Basismeldinger - regionalt prosjekt Innføring av utgående eFaktura i Helse Vest DIPS brukeradministrasjon Felles EKG - database Virtuell AMK Helse Vest Digitalt media-arkiv Nytt IVF Fagsystem Arkitekturpraksis, systemlandskap og regionale prosesser Nytt Intranett eResept utrulling Follow-me Kort og sikkerhetsløsninger fase 1 EPJ konsolidering BKM - Fase 2 Konvertering av Radiologiske undersøkelser for Stord Media-arkiv (Investering) Felles leverandørregister IHR innføring Alle møter GAT/Dips GAT/Sharepoint GAT/Exchange GAT/Operasjonsplanleggingssystem Ringetjeneste Vestlandspasienten ePhorte 5 pilot Innføring av Auditbase og utfasing av "Høresentral" i Helse Fonna HF Nye nettsider i Helse Vest EDAG Agresso Innføring av ANP integrert med SymPathy HST Innføring av Digital Patologi HST Integrasjon FarmaPro - OF Nytt kassasystem Helse Fonna HF Anskaffelse av sporing og LIS-system for Patologi Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Anskaffelse av infrastruktur (nettverk, server, lagring) Nasjonalt sæddonor register eSeng 2015 Hovedprosjekt Datakom Dagkirugi Torgveien, HST Oppgradering telefonsentral HBE Overdraging av verksemd innan tele, signal, video og audio Datakom DPS Adjunkt Hauglands gate 34, Helse Stavanger 2-faktor autentisering for Helse Vest Nytt nettverk Haraldsplass Nytt Statistikkprogram Flexlab Side 25 av 30 Tilgang per april 13 644 238 14 263 925 2 675 36 113 6 416 16 875 53 813 118 116 21 084 428 208 868 551 40 500 280 834 459 138 6 688 24 237 1 231 471 38 854 765 170 131 480 2 680 320 520 242 406 733 395 916 -73 789 151 969 708 350 36 085 2 408 3 643 577 279 260 924 933 7 640 742 148 969 637 863 82 304 1 605 2 191 503 744 815 887 530 128 077 11 886 682 423 1 022 423 2 932 957 868 897 4 013 2 199 082 785 779 49 670 6 420 250 400 289 668 1 664 130 1 180 207 72 498 10 953 31 738 31 738 27 900 17 394 799 577 153 471 5 769 20 865 1 034 533 335 108 2 140 69 069 431 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS 4 Personellressursar Viser perioden frå oktober 2013 til og med september 2014. 201310 Sjukefråværs prosent 4,95 201311 5,04 201312 5,86 201401 201402 4,6 5,33 201403 201404 5,17 4,34 201405 4,46 201406 201407 4,47 201408 4,3 Snitt siste 12 mnd. 201409 3,89 4,92 Snitt fravær 8,0 6,0 5,6 5,9 4,9 4,8 4,8 5,0 4,0 2,0 0,0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Side 26 av 30 4,78 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Rapporterer sykefraværsdagsverk og brutto/netto månadsverk frå ny kube. Side 27 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Brutto og netto månadsverk frå ny kube Side 28 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Tar med en tabell som viser antall tilsette i selskapet, tal frå ny kube. Mange nye i september, skuldast i hovudsak at vi har overtatt tele og signal fra helseføretaka. Tabellen har med tilsette med status slutta i perioden og ikke slutta i perioden. Tall medarbeidere kan difor fremstå som litt for høge i måneder der medarbeidere slutter. Side 29 av 30 Verksemdsrapport for Helse Vest IKT AS Turnover siste 12 mnd, datagrunnlag henta fra ny kube. Kun fast tilsette. Reel turnover for organisasjon: Alle avdelinger, stillingsgruppe: Alle yrkesgrupper, alder: alle aldre, ansattype: fast 201310 201311 201312 201401 201402 201403 201404 201405 201406 201407 201408 201409 Snitt siste 12 mnd Antall sluttet i perioden 1 3 5 2 3 2 1 1 2 20 Tal medarbeidarar 307 310 312 314 321 319 320 323 325 326 333 345 321 Turnover i prosent 0,33 % 0,00 % 0,96 % 0,00 % 1,56 % 0,63 % 0,00 % 0,93 % 0,62 % 0,31 % 0,30 % 0,58 % 6,23 % Side 30 av 30 Styresak Går til: Føretak: Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 12.11.2014 Fredrik Eldøy, Ronny Grønsdal Overgang frå overvakingssenter til driftssenter Arkivsak Styresak 067/14 B Styremøte 12.11.2014 Forslag til vedtak: 1. Styret godkjenner plan for overgang fra overvakingssenter til driftssenter. 2. Styret ber administrasjonen gjennomføre overgangen i dialog med tillitsvalde og verneombud. 1 Oppsummering Administrasjonen gjennomfører et forberedende arbeid som har som oppgave å utrede og gi en anbefaling om videreutvikling av dagens overvåkingssenter, herunder også å vurdere en omlegging fra dagens overvåkingssenter til et driftssenter. Drivkreftene for en slik omlegging er blant annet innføring av en konsolidert felles regional database for EPJ, innføring av digitalt mediearkiv (DMA) og ikke minst innføring av kurve og legemiddelhåndtering (KULE). En dreining mot mer pasientrettede løsninger som Alle Møter og Vestlandspasienten vil også være en driver for økt aktivitet utenfor normal arbeidstiden. Ved å plassere mange egg i samme kurv vil konsekvensene for bortfall bli større, da flere rammes. Sikre, redundante løsninger skal redusere risikoen for dette, men bedre overvåking og raskere feilretting vil også være et viktig risikoreduserende tiltak. Et driftssenter vil kunne være et riktig verktøy for å sikre hurtig og korrekt respons ved eventuell nedetid på kritiske system. Gevinsten for Helseforetakene vil være knyttet til blant annet raskere respons på driftsbrudd, mindre bruk av nødrutiner og færre utsettelser av pasientbehandling som følge av nedetid/bortfall, økt tilgjengelighet på IKT ressurser, mer robust i forhold til beredskap, og økt trygghet rundt meldingsutveksling. Administrasjonen har derfor, i tillegg til videreføring av dagens ordninger, utredet tre ulike alternativ og gjennomfører en vurdering av disse alternativene med ulike interessenter. Administrasjonen har også utført en ROS analyse for å kartlegge risiko ved de ulike alternativene. Analysen viser at et 24/7 driftssenter gir den laveste risikoen i forhold til driftsavbrudd, mens nåsituasjonen gir den høyeste risikoen. Administrasjonen har gjennom denne saken presentert de 3 alternativene i den hensikt å få styrets vedtak om å iverksette etablering av anbefalt løsning. Fakta Dagens situasjon og de 3 nye alternativene er kort presentert nedenfor. Til hvert alternativ er utfordringer, gevinster og kostnader presentert; Nåsituasjon Dagens vaktordning består av en rekke funksjoner og roller; herunder: Kundesenterets kveldsvakt, Applikasjonsdrift sin driftsvakt, Overvåkingssenterets beredskapssvakt og IT-vakten. Vaktordningen dekker i dag inn 24/7/365 gjennom en kombinasjon av disse funksjonene. Arbeidsoppgavene er delt inn følgende fire kategorier fordelt på 1, 2 og 3 linje, samt beredskapsvakt: • 1.linje (Kundesenterets kveldsvakt og IT-vakt) I hovedsak assistanse med oppgaver som er godt kjent, tydelig skildra og raske å gjennomføre. • 2. linje (Driftsvakt og IT-vakt) I hovedsak oppgaver som er godt kjend, og med tydelig dokumentert tiltaksliste som kan følges uten inngående kunnskap til underliggende prosesser eller tjenester. • 3. linje (IT-vakt) Arbeid som utføres av IT-vakt som ikkje er definert inn i dei andre kategoriane. • Beredskapsvakt (OVS, Kveldsvakt, IT-vakt) Beredskapsvakt, som vurderer trusselbilde og behov for beredskap. • Utfordringer – Utelukkende kunde-initiert reaktiv respons utenfor Helse Vest IKT sin åpningstid. – Varsler fra overvåking sendes ut 24/7, men blir ikke håndtert 24/7. – Brukere opplever at sakshåndtering er ulik til ulike tider av døgnet. – Det er begrensninger i hva brukere kan kontakte IT-Vakten om. 2 – – – – – – Vakten er en ordning som kommer i tillegg til vanlig arbeidstid, og med et økt trykk fra automatiske varsel fra overvåkning kan det bli mye arbeid for de som skal være i ordninga. Det er ikke fysisk personell på jobb i vakttidsrom. Hvis sentrale tjenester slutter å virke om natten, vil det potensielt ikke bli oppdaget før om morgenen og kan således ta lang tid å rette. Kvalitet og årvåkenhet: Grad av skjerping og oppmerksomhet for personell på nattestid kan være redusert og føre til lengre løsningstid eller ikke optimal kvalitet på de svar eller handlinger som foretas. Responstid på avvik i IT-vakttidsrom. Lang mobiliseringstid ihht SLA krav. Av 18 vurderingspunkter, kommer dette alternativet ut med 7 røde, 4 oransje og 2 gule punkter. Antall vaktutkall er sterkt økende: • Gevinster – Ingen endring i kostnader. – Av 18 vurderingspunkter, kommer dette alternativet ut med 1 grønt punkt. • Kostnad – Kostnad er ca 6.000.000 Alternativ 1 – Utvide dagens ordning med søndagsåpent Kundesenter • • • • Utvide kundesenterets åpningstid til også å omfatte søndager/helligdager. Endre kundesenterets åpningstid om morgenen, fra 07:30 til 07:00. Sende varsler på kritiske tjenester til IT-Vakt. Innføre bruk av 2 vaktledere for å kunne ta imot varsler fra overvåking, i tillegg til telefoner fra brukere. • Utfordringer – Vakten er en ordning som kommer i tillegg til vanlig arbeidstid, og ved et økt trykk fra automatiske varsel fra overvåkning, kan det bli høy slitasje på personell som inngår i ordninga. – IT-Vakta på natt og kveld er fortsatt sovende og arbeider ikke proaktivt. Kun kjente feil blir varsla til IT-Vakta fra overvåking. – Brukere vil fortsatt oppleve at sakshåndtering er ulik, til ulike tider av døgnet og fortsatt ha begrensninger i hva de kan kontakte IT-Vakten om. – Lang responstid på avvik utenfor åpningstid, lang mobiliseringstid ihht SLA krav. – Kvalitet og årvåkenhet: Grad av skjerping og oppmerksomhet for personell på nattestid kan være redusert og føre til lengre løsningstid eller ikke optimal kvalitet på de svar eller handlinger som foretas. – Av 18 vurderingspunkter, kommer dette alternativet ut med 3 røde, 10 oransje og 2 gule punkter. • Gevinster – Krever få ressurser og liten investering å etablere. – Varsler fra overvåking sendes ut 24/7, og de mest kritiske kjente feil på tjenestene blir håndtert 24/7. 3 – – – • Helse Vest IKT sitt kundesenter er tilgjengelig for brukere hver dag minimum frå 08:00 til 15:00, inklusiv søn- og helligdager. Kundesenteret åpner en halv time tidligere på hverdager. Dette medfører at vi unngår vakuumet som vi har i dag mellom lørdag kl 15 og mandag kl 07:30. Raskere respons/løsning på bortfall av tjenester i IT-vakttiden. Av 18 vurderingspunkter, kommer dette alternativet ut med 2 grønne punkter. Estimert kostnad – Kostnad estimert til totalt ca 6.500.000,– Estimert økning er 500.000,- i forhold til dagens kostnad Alternativ 2 – Driftssenter 24/5 med søndagsåpent Kundesenter • • • • • Driftssenter overtar alle oppgavene til Kveldsvakt, Driftsvakt, Beredskapsvakt og IT-vakt (unntatt tung 3. linje og oppgaver som krever fysisk tilstedeværelse) i ukedagene. Utvide åpningstid til hele døgnet i ukedagene. Utvide Kundesenterets åpningstid til også å omfatte søn- og helligdager. IT-vakt består, men det antas at omfanget av bruk kan reduseres med inntil 70% i ukedagene. Estimerer 12 personer i turnus • Utfordringer – Uendret respons og løsningstid i helgen utenfor kundesenterets åpningstid. – IT-vakten på natt og kveld vil fortsatt være sovende i helgen og ikke arbeide proaktivt. – Turnusordning: Ressursfravær kan gi stressrelaterte sykdommer ved at det blir mer å gjøre på øvrige medarbeidere – Av 18 vurderingspunkter, kommer dette alternativet ut med 0 røde, 2 oransje og 11 gule punkter. • Gevinster – Håndterer alle varsler og feil hele døgnet i ukedagene. – Senker responstiden i åpningstiden ved at feil på tjenestene oppdages raskt, feilsøking kan starte umiddelbart og tjenester i mange tilfeller kan gjenopprettes før brukere blir berørt. – Brukere vil oppleve at sakshåndtering blir lik hele døgnet i ukedagene. – Øker vår tilgjengelighet i ukedagene, og tar bort begrensningen i hva brukere kan henvende seg om. Vi kan nås hele døgnet for alle typer henvendelser. – Kundesenteret holder åpent hver dag minimum frå 08:00 til 15:00, inklusiv søn- og helligdager. Dette medfører at vi fjerner vakuumet som vi har mellom lørdag kl 15 og mandag kl 07:30. – Understøtter delvis foretakenes nød- og akuttmedisinske tjenester i deres arbeidstid. • AMK sentralene skal i forhold til nasjonale krav besvare 90% av henvendelsene til 113 innen 10 sekunder, og alle henvendelser innen 20 sekunder. – Understøtter delvis en 24/7 sperretjeneste for mobile enheter. – Understøtter delvis behovet fra DMA og KULE prosjektet om rask respons og 24/7 IKT support for klinikere. – Understøtter behovet i forhold til nye pasientrettede IKT tjenester i ukedagene. – Rask respons/løsning på bortfall av tjenester vil påvirke om og hvor lenge pasientbehandlingen må benytte nødrutiner og dermed korte ned tiden man opererer med redusert kapasitet. Dette vil også redusere mengden etterarbeid i forbindelse med bruk av nødrutiner. – Understøtter delvis en 24/7 overvåking og håndtering av meldingsutveksling internt og eksternt bl.a. Røntgenrekvisisjoner, PLeie og Omsorgsmeldinger og Laboratoriesvar. – Av 18 vurderingspunkter, kommer dette alternativet ut med 5 grønne punkter. • Estimert kostnad – Kostnad estimert til ca 11.000.000,– Estimert økning på rundt 5.000.000,- i forhold til dagens kostnad 4 Alternativ 3 – Driftssenter 24/7 • • • • Driftssenter overtar alle oppgavene som i dag utføres av Kveldsvakt, Driftsvakt, Beredskapsvakt og IT-vakt (unntatt tung 3 linje og oppgaver som krever fysisk tilstedeværelse). IT-vakt består, men det antas at omfanget av bruk kan reduseres med inntil 90%. Helse Vest IKT utvider åpningstid, til hele døgnet alle dager. Estimerer 16 personer i turnus. • Utfordringer – Mest kostbare alternativ. – Av 18 vurderingspunkter, kommer dette alternativet ut med 1 rødt, 1 oransje og 3 gule punkter. – Rødt punkt (5) frå ROS: Turnusordning - Ressursfravær kan gi stressrelaterte sykdommer ved at det blir mer å gjøre på øvrige medarbeidere. – Oransje punkt (8) frå ROS: Ikke gode nok interne avtaler/forventninger kunde vs. HVIKT - mangelfull OLA. Mangelfulle avtaler mellom HVIKT og leverandører. Definert som suksessfaktor, og foreslått tiltak i ROS analysen er: Gode avtaler med leverandører og andre samarbeidspartnere. • Gevinster – Håndterer alle varsler og feil hele døgnet slik at feil på tjenestene kan oppdages raskt, feilsøking kan starte umiddelbart og tjenester i mange tilfeller kan gjenopprettes før brukere blir berørt. – Øker vår tilgjengelighet og tar bort begrensningen på hva brukere kan henvende seg om. Brukere kan ringe oss hele døgnet for alle typer henvendelser. – Brukere vil oppleve at saksbehandlingen blir lik hele døgnet. – Dette medfører også at vi fjerner vakuumet som vi har mellom lørdag kl 15 og mandag kl 07:30. – Reduserer behovet for IT-Vakt, som kun rykker ut ved behov for fysisk tilstedeværelse eller tyngre 3-linje saker. – Rask respons ved varslede feil utenfor «kontortid», er med på å øke kvaliteten på våre leveranser, ved at våre kunder får mer stabile tjenester og færre feilsituasjoner som påvirker pasientbehandlingen. – Rask respons/løsning på bortfall av tjenester vil også påvirke hvor lenge pasientbehandlingen må benytte nødrutiner og dermed også korte ned tiden man opererer med redusert kapasitet. I tillegg vil det redusere mengden etterarbeid i forbindelse med bruk av nødrutiner. – Understøtter foretakenes nød- og akuttmedisinske tjenester i deres arbeidstid. • AMK sentralene skal i forhold til nasjonale krav besvare 90% av henvendelsene til 113 innen 10 sekunder, og alle henvendelser innen 20 sekunder. – Understøtter 24/7 sperretjeneste for mobile enheter. – Understøtter behovet fra både DMA og KULE prosjektet om rask respons og 24/7 IKT support for klinikere. – Understøtter behovet i forhold til nye pasientrettede IKT tjenester. – Understøtter 24/7 overvåking og håndtering av meldinger internt og eksternt bl.a. Røntgenrekvisisjoner, Pleie og omsorgsmeldinger og Laboratoriesvar. – Understøtter en kanal for beredskapsvarsling til og fra Helse Vest IKT for foretakene. – ROS-analysen som Helse Vest IKT har gjennomført viser at dette er alternativet med lavest risiko knyttet til seg. – Trygghet for at IT-tjenestene leveres med riktig kvalitet døgnet rundt. – Understøtter i Helse Vest IKT sin forretningsplan: • «Helse Vest IKT AS skal levere IKT-tjenester som alltid er tilgjengelig for kundene ved behov» • «Helse Vest IKT skal ved en proaktiv overvåking og god beredskap sørge for stabil drift av infrastruktur og løsninger» – Understøtter pasientrettede løsninger som Vestlandspasienten, der bruk av tjenesten ofte foregår utenfor «kontortid» som kveld og natt, samt i helgene. – Av 18 vurderingspunkter, kommer dette alternativet ut med 13 grønne punkter. • Estimert Kostnad – Kostnad estimert til ca 13.000.000,– Estimert økning på ca 7.000.000,- i forhold til dagens kostnad 5 Turnus Turnusen er laget for å gi et eksempel på hvordan man kan organisere 24/7 driftssenteret. For å utarbeide turnusen, har prosjektet hentet inn hjelp fra Oddny Anita Sønnesyn, som har flere års erfaring innen feltet. Administrasjonen har diskutert turnus med hovedverneombudet, og venter på skriftlig tilbakemelding om de stiller seg bak turnusen. Foreløpige muntlige tilbakemeldinger er positive, både fra vernetjenesten og ansatte som er blitt konsultert om turnusen. Turnusen som vi har utarbeidet omfatter 12 ansatte i turnus og bakvakt om natten. I tillegg er det 4 ansatte fast på dagtid. Den følger arbeidsmiljøloven, så det er ikke behov for å søke arbeidstilsynet om dispensasjoner for å benytte den. SAV = SeinVakt NAV = NatteVakt BVN = BakVakt Natt V1 = Tidlig 12 timers vakt V2 = Sen 12 timers vakt Figur 1: Turnus med 12 personer i 24/7 alternativet ROS Analyse ROS-analysen for etablering av driftssenter, viser tydelig forskyvning av risko fra rød til grønn sone for majoriteten av risikomomenta i alternativ 2 og 3. Detaljene i ROS-analysene er ikke lagt ved i styresaken. Nåsituasjon Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 6 Drøfting Administrasjonen er av det syn at dagens ordning med ren overvåking, begrenset åpningstid for kundesenteret, og sovende IT-vakt ikke er tilstrekkelig for å møte fremtidens behov for oppetid og responstider. Konsekvensene av driftsavbrudd som ikke oppdages utenfor dagens åpningstider er til tider kostnadskrevende for helseforetakene. Denne situasjonen vil gradvis bli mer og mer krevende etter som konsolidert felles EPJ (DIPS), DMA, KULE, Alle møter settes i produksjon. I tillegg vil behovet for overvåking av meldingsutveksling i forhold til samhandlingsreformen være stadig økende, hittil i år er antallet meldinger sendt/mottatt i Helse Vest økt fra ca 700.000 til ca 1.400.000 meldinger i måneden. Administrasjonen mener at derfor må en videreutvikling gjennomføres. Administrasjon har i denne saken pekt på en mulig vei videre. Administrasjonen har drøftet med og forankret denne anbefalingen med helseforetakene, via SIKT. Tilbakemeldingen fra SIKT var positiv og i samsvar med administrasjonen sitt syn. Administrasjonen har i tillegg utført en ROS analyse for å kartlegge risiko ved de ulike alternativene. Analysen viser at et 24/7 driftssenter gir den laveste risikoen i forhold til driftsavbrudd, mens dagens situasjon er den med høyest risiko. Administrasjonens økonomiavdeling har ytterligere kvalitetssikret kostnadsestimatene og det er lagt inn forslag om å budsjettere med kr 13.200.000 til dette formålet. I etableringsfasen er det vanskelig å forutsi når oppbemanning er utført og når oppgaver er flyttet 100% fra dagens roller. Konklusjon Administrasjonen vil anbefale en utvikling mot alternativ 3, der det etableres et 24/7 Driftssenter i Helse Vest IKT. Et 24/7 Driftssenter vil gi raskere respons på feil varslet i overvåking og raskere retting av feil varslet av HF, noe som vil resultere i mindre negativ påvirkning på pasientbehandling som følge av nedetid/bortfall på tjenester. Administrasjonen erkjenner at denne omleggingen er krevende å gjennomføre både budsjettmessig, personellmessig og organisatorisk. Av den grunn mener administrasjonen at arbeidet bør starte med en stegvis oppbygging mot et 24/7 Driftssenter der dette utvikles gjennom alternativene 1 og 2 for deretter ha som mål å gå i full drift med et 24/7 Driftssenter fra 1. september 2015. Fremdriftsplan for etablering: Alternativ 1 Søndagsåpent Kundesenter 1.mars 2015 Alternativ 2 24/5 Driftssenter 1.juni 2015 Alternativ 3 24/7 Driftssenter 1.september 2015 Det planlegges i etableringsfasen å opprette driftssenteret som en funksjon sammen med dagens overvåkingssenter i IKT-Fagsenter, og dekke inn turnus både med egne ressurser samt hente inn nødvendige ressurser fra andre seksjoner, gjennom skriftlige avtaler, for å fylle behovene i turnusen. I fortsettelsen vil administrasjonen fortløpende vurdere om det skal opprettes som en egen organisasjonsenhet. Sykehuspartner i Helse Sør-Øst og HEMIT i Helse Midt har allerede etablert 24/7 Driftssentre, lignende det som dette prosjektet anbefaler, for å møte sine utfordringer på tilsvarende områder. 7 Styresak Går til: Føretak: Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 04.11.2014 Erik M. Hansen og Johnny Heggestad Prosjektportefølje for Helse Vest RHF for 2015 Arkivsak Styresak 068/14 O Styremøte 12.11.2014 Forslag til vedtak: 1. Styret tek saka til orientering. 1 Oppsummering Det er i denne saka lagt fram kopi av saksunderlaget til AD-møtet 13.10.2014, jfr. vedlegg 1. Det er viktig at styret i Helse Vest IKT er kjent med kva som er venta innhald og omfang av prosjektporteføljen for 2015. Dette er ein viktig premiss for budsjettarbeidet i Helse Vest IKT. Selskapet må vere rusta til å kunne gjennomføre dei leveransane som fylgjer av prosjektporteføljen. Kommentar Utfordringa for Helse Vest IKT er å sikre tilstrekkeleg bemanning til å levere nok ressursar til dei program og prosjekt som vert prioritert i porteføljen. Administrasjonen er difor av det syn at det Helse Vest IKT må arbeide vidare med rekruttering, slik at ikkje manglande kapasitet vert eit unødig hinder for å gjennomføre dei tiltaka som er tatt inn i langtidsbudsjettet. I revidert framlegg til budsjett for 2015, jfr. sak 071/14, har administrasjonen forsøkt å ivareta dette omsynet. Administrasjonen vil og peike på at det er utfordringar knytt til lokal aktivitet som kjem «utanfor» porteføljen. Dette er ofte godt begrunna og vel forankra tiltak av stor verdi for dei ulike helseføretaka, men dei er ikkje inkludert i porteføljen. Administrasjonen er av det syn at det er viktig også å kunne understøtte desse aktivitetane. Konklusjon Administrasjonen vil peike på at porteføljen for 2015 inneheld viktige og krevjande prosjekt for heile helseføretaksgruppa Helse Vest. Etter administrasjonen sitt syn bør hovudfokuset haldast på fylgjande tiltak; Program Klinisk IKT (herunder særleg Konsolidering av Felles EPJ og overgang til DIPS Arena), Alle møter, Støtte til Samhandling, KULE, Digitalt Media Arkiv (DMA) og konsolidering av RIS/PACS. Eit viktig argument for denne prioriteringa er at føretaksgruppa på denne måten kan ferdigstille viktige initiativ, og hente ut gevinstane før ein tek tak i for mange nye initiativ. 2 Sak 068/14 Vedlegg 1 Prosjektportefølje 2015 - rammer Til: Frå: Dato: Vedrørande: Sak: Porteføljestyret Johnny Heggestad 06.10.2014 Prosjektportefølje 2015 - rammer P18-14 B Bakgrunn I følgje årshjul har porteføljestyret første runde med prioritering og rammer i oktober, medan endeleg prioritering av prosjekt og program i porteføljen skjer i desembermøtet. I samband med statusrapporteringa for september 2014, har prosjekta etter beste evne også estimert behovet for 2015, slik at vi har eit bilde av overhenget frå 2014 til 2015. Tala som tidlegare er lagt inn i langtidsbudsjettet for porteføljen er svært usikre i forhold til det enkelte prosjekt og område. Det er også stor usikkerheit i mange av estimata som no ligg føre, både for 2015 og vidare. Det er for dei store områda gjort ein gjennomgang med å fordele prosjekt og program ut i tid. Arbeid med masterplan, og korleis dei enkelte prosjekta treff Helseføretaka og drifta ved innføring, trur vi vil vere nyttig både i dette arbeidet og i den endelege prioriteringa for 2015. Det er alt avklart at LIBRA går for ei samla anskaffing av heilskapleg løysing for økonomi, innkjøp og logistikk. Det betyr at oppgraderingsprosjektet som var planlagt, no går ut, og at dei store investeringane først vil treffe etter 2015. Anskaffingsprosjektet, som vil starte no, vil kreve kostnader og personellressursar i føretaka for å sikre ei god prosessutvikling parallelt med anskaffingsløpet. Vidareutvikling og utrulling av funksjonar for Vestlandspasienten vil pågå for fullt også i 2015. På klinisk side er vi i eit fase-skifte i porteføljen, frå anskaffing til innføring. Dette gjeld både for KULE – med innføring av løysingar og nye rutinar for kurve og legemiddel, samt for DMA - digitalt mediearkiv. For DMA-prosjektet har ein no også sett på mulegheita for ei tidleg konsolidering av RIS/PACS- området i føretaksgruppa. Dette utfordrar investeringsramma som er sett, men ei forsering gir konkrete besparingar og gevinstar som gir grunnlaget for ei slik vurdering. Framskunda konsolidering er difor lagt til porteføljestyret som eiga sak. Dei mange innføringsløpa må nøye planleggast i føretaka og Helse Vest IKT, og planlegging og tilgjengeleggjering av rette ressursar og kompetanse vil vere avgjerande. Når det gjeld å skaffe oversikt over behovet for HF-ressursar, så er dette krevjande både i planleggingsfasen og i gjennomføringsfasen. Arbeidet med å skaffe verktøystøtte for porteføljeprosessen er godt i gang, og for planlegging og styring av ressursane til alle prosjekta i alle HF vil verktøystøtte og synleggjering av samla ressursbruk vere heilt avgjerande. For programområda Klinisk IKT og Støtte til Samhandling er mykje levert og sett i drift, så her vil det handle om å finne rett form og rett tid for utfasing av desse. Arbeidet med realisering av gevinstar i porteføljen er forsterka frå fleire kantar. Det vil vere eit stort fokus på dette framover, og ein vil etterstreve ein endå tydelegare samanheng mellom prioritering av nye tiltak og potensialet for verdiskaping og nytte i organisasjonen. 1 Sak 068/14 Vedlegg 1 Pr i dag har vi dette biletet av behova knytt til langtidsbudsjettet: INVESTERING (MNOK) 2015 2016 2017 2018 2019 SUM 260 260 260 260 260 1300 IKT-investeringar Langtidsbudsjett 2015-2019 Estimerte behov i porteføljen Program/prosjekt Klinisk IKT - program EPJ konsolidering BRO-prosjektet Psykometriske tester, Checkware DIPS Arena og revidert EPJ-strategi Støtte til samhandling - program Adressering Basismeldinger DMA (Digitalt MediaArkiv) Konsolodert RIS/PACS KULE (Kurve og legemiddel) Patologi - sporing Digital Patologi V-AMK Ny teknologi Biobank Alle møter Nytt LMS LIBRA (økonomi, innkjøp, logistikk) Nødnett FDVU Eigedom Nye / buffer IKT Infrastruktur inkl PC-leige SUM: 2015 2016 INVESTERING (MNOK) 2017 2018 2019 2 8 3 1 1 4 32 35 68 11 5 0 4 21 2 9 13 85 304 14 26 39 3 15 5 30 15 48 7 89 132 64 7 10 85 353 10 85 267 10 85 159 10 85 95 SUM DRIFT (MNOK) 2015 2016 2017 2018 2019 SUM 60 60 60 60 60 300 2015 2 8 3 1 0 0 1 4 46 64 122 11 10 45 3,7 76 2,1 285 0 15 53 425 1177 DRIFT (MNOK) 2017 2018 2016 2019 SUM 1 1 1 1 1 0 0 6 4 0 1 0 1 1 16 4 6 5 49 1 1 1 5 14 6 7 15 4 2 15 18 15 18 6 2 2 2 2 51 44 17 20 1 0 0 0 11 21 25 0 0 7 0 1 1 82 4 11 13 0 182 Det er gjort ein overordna og foreløpig kartlegging av gevinstar i langtidsbildet. Denne er i ferd med å bli revidert. Oversikten er teken med her for å gi indikasjonar på gevinstbiletet. Økonomiske gevinster Prosjekt/program Spesifisert pr. HF Alle møter nei KULE nei DMA delvis EPJ konsolidering LIBRA nei TØNSYS (elektronisk legemiddelbestilling) nei IHR innføring (lab) DIPS brukeradministrasjon Overgang til DIPS Arena Integrasjon Farmapro og OF PoPP FDVU system SUM Store prosjekt Sum øvrige prosjekt nei delvis nei Ja nei nei 2015 2016 236 000 000 96 000 000 192 000 000 35 000 000 35 000 000 5 400 000 5 400 000 -3 000 000 -1 000 000 4 500 000 9 000 000 10 000 000 10 000 000 500 000 4 000 000 4 000 000 1 343 395 1 343 395 15 600 000 15 600 000 5 000 000 5 000 000 173 843 395 512 843 395 1 412 200 1 461 000 Kommentar 2017 2018 236 000 000 236 000 000 256 000 000 256 000 000 35 000 000 35 000 000 5 400 000 5 400 000 -22 000 000 9 000 000 9 000 000 9 000 000 250.000 pr lege. Har tatt 10 000 000 10 000 000 utg.pkt i 40 leger. 11 800 000 11 800 000 4 000 000 4 000 000 1 343 395 1 343 395 Gevinst for SAV og LRS 15 600 000 15 600 000 5 000 000 5 000 000 567 143 395 598 143 395 1 461 000 1 461 000 2 Sak 068/14 Vedlegg 1 Vurderingar Endringa i LIBRA-programmet og utsetjing av investeringsbehov lettar noko på trykket for investering i porteføljen i det korte bildet - for det neste året. I tillegg er anskaffinga av ny teknologi for AMK gjort om til ei nasjonal anskaffing, dette bør også bidra til ein noko rimelegare anskaffingskost for vår region når anskaffinga skjer felles nasjonalt. Det store trykket i 2015 kjem på klinisk side. Konsolideringa av Felles EPJ og DIPS-databasane pågår for fullt og er i rute. Innføringa av DMA og KULE følgjer rett i etterkant av dette. Porteføljestyret har uttrykt at for KULE sin del snakkar vi ikkje om bytte av system, men digitalisering av eit område som i dag er basert på papirbaserte arbeidsprosessar. Dette stiller krav til organisasjonane på mange område. Gamle rutinar og prosedyrar må bytast ut med nye, og endringar i både arbeidsmåtar og organisering vil vere nødvendig for å realisere dei forventa gevinstane ved investeringane. Føretaka vil møte endringane i bølger, og det vil vere viktig for HF-a å skaffe seg eit samla bilde av både innføringstakt, ressursbehov og metodikk for å sikre vellykka innføringar. Her vil vi oppleve eit stort behov for å gå i takt. Arbeidet med ein samla masterplan vil vere til nytte her. Ein kritisk suksessfaktor vil vere evna til å allokere rette og tilstrekkelege ressursar for å sikre innføringsløpa i det enkelte føretaket. Ein annan kritisk faktor vil vere å ha ei eins tilnærming til innføring på tvers av dei ulike prosjekta. Balansert portefølje Eit av dei gylne prinsippa i god porteføljestyring er balansering av porteføljen. I dette ligg at dei ulike områda i verksemda skal ha ein rimeleg del av utviklinga. Dette gir også at ein kan optimere porteføljen ved å ha ulike område som kan utviklast i parallell. Det er langt mindre risiko for ressurskonfliktar og utrulling/innføringskonfliktar ved arbeid i ulike område av verksemda. Ei slik balansering må sjåast over tid. Innafor det enkelte budsjettåret kan det vere ei meir skeiv fordeling fordi dei store prosjekta går over fleire år. Difor blir den store utfordringa i 2015 alt som er initiert på klinisk side. Kjerneverksemda må involverast i prosjekta for at dei skal bli vellykka, og mottaket av leveransar må vere styrt og planlagt inn i tidsvindauge for kvart HF slik at ikkje alt treff samtidig. Difor er også program- og prosjektleiarane utfordra til å legge «sine» prosjekt og aktivitetar ut i tid på ein slik måte at det kan sjåast i samanheng på tvers av prosjekt og program. Desse prosjekt-/programområda treng difor god samordning både for ressursbruk og innføringsplanar: • Alle møter • Program Klinisk IKT • Innføring DMA (og RIS/PACS) • Innføring KULE • Program Støtte til samhandling • Program for Pasienttryggleik (utanfor porteføljen) Sjølv om vi oppnår god balanse i prosjektporteføljen, er det viktig å understreke at for prosjektleiing, programleiing og tekniske ressursar, vil den totale kapasiteten i føretaksgruppa her vere avgjerande. 3 Sak 068/14 Vedlegg 1 Nye føreslåtte prosjekt Kort beskriving av dei nye prosjektkandidatane: PK15HFO01: TDMS dialyse «Overvåkning av hemodialyse virksomheten både ved Haugesund, Stord og Odda sjukehus, satelitten Sauda DMS og hjemmedialyse. Systemet registrerer automatisk alle data som nå registreres på papir. Forenkler registreringsarbeid og bedrer overvåking hvis dialyse må skje på flere steder på sjukehuset og ved satellitdialyse eller hjemmedialyse. Gevinster: Bedre kvalitet, pasientsikkerhet.Konsekvenser hvis ikke anskaffelse gjennomføres: Problemer i forbindelse med satelittdialyser. Fortsatt avhengig av papirsystem og den risiko det innebærer.» PK15HFO02: AMS mellomvareløsning lab «I forbindelse med IHR-prosjektet som for Helse Fonna sin del skal starte pilot over nyttår (2015) må vi gjøre endringer i vårt formelverk for å kunne motta endringsmeldinger fra Primærhelsetjenesten (PHT). En mellomvareløsning mellom labdatasystem og analyseinstruemnter er aktuell i forbindelse med overføring av bestillinger, etterbestillinger og svar til/fra analyseinstrumenter til labdatasystemet. Disse dataene overføres til/fra rekvirenter både internt på sykehuset og eksternt til primærhelsetj.» PK15HFO03: Pilot for automatisert GTT «Helseforetakene er via den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen pålagt å rapportere pasientskader ved hjelp av en retrospektiv journalgransking etter GTT- metodikken, (Global Trigger Tool). Arbeidet er utført som en manuell prosess med to sykepleiere og en lege i et team. Automatisert journalgranskning vil øke kvalitet, og redusere den manuelle bearbeidingen. Metoden er uttestet i større skale internasjonalt, bl.a. ved Karolinska Instituttet Stockholm. Helse Nord er i ferd med å innføre elektronisk løsning.» PK15HST01: Nasjonal kjernejournal i Helse Vest «Nasjonal kjernejournal er et pilotprosjekt som er i gang i Helse Stavanger HF og ved St.Olavs Hospital i Trondheim. Pilotprosjektet avsluttes høsten 2014 og i 2015 skal kjernejournalen innføres i alle landets sykehus, legevakter og kommuner (fastleger).» PK15HST02: Talegjenkjenning i psykiatrien «Talegjenkjenning er innført i somatikk. Når det gjelder psykiatri har dette tidligere ikke vært aktuelt grunnet manglende funksjonalitet/ordbøker i talegjenkjennings-programmet. Sammen med leverandør ønsker psykiatrisk divisjon i HST HF å gjennomføre en pilotering av talegjenkjenning i psykiatri, slik at man (..) kan gjøre en vurdering i forhold til om man bør inngå en vedlikeholdskontrakt også innenfor psykiatriområdet. Det er et ønske om å gjennomføre piloteringen med 15 psykiatere og 5 psykologer.» PK15HVE01: EPJ for bedriftshelsetjenesten «Hensikten med prosjektet er å få et elektronisk journalsystem for journalføring og journalhåndtering for BHTene innen helseforetakene i Helse Vest. Dette for å effektivisere driften, samt sikre oppfyllelse av lovkrav og sørge for at foretakenes internkontroll fungerer tilfredsstillende.» PK15HVE02: Porteføljestyringsverktøy «PoPP prosjektdirektiv ble godkjent 03. mars 2014 av porteføljestyret. PoPP prosjektet vil i 2014 foreta valg og anskaffelse av prosjekt, program og porteføljestyringsverktøy. Denne prosjektkandidaten omfatter innføring og investering i valgt prosjekt, program og porteføljestyringsverktøy. Et verktøy vil sikre etterlevelse av prosesser levert fra PoPP og mer effektiv rapportering og styring av prosessene.» Nasjonale anskaffingar Siste året er det gjennomført to nasjonale anskaffingar, med ei forventa etterfølgjande innføring også i våre helseføretak. 4 Sak 068/14 Vedlegg 1 Dette gjeld: • • Multimonitorar i ambulansetenesta og FDV (forvaltning, drift of vedlikehald) for MTU (Medisinsk Teknisk Utstyr) og BHM (behandlingshjelpemidlar) Det er ikkje meldt inn noko frå HF-a i den ordinære porteføljeprosessen for 2015, men vi er no kjent med at det er innføringsplanar i nokre av HF-a for begge desse to nasjonale anskaffingane. Sjå vedlegg 3 om planar for multimonitorar. Vidare arbeid med portefølje, prosess og metode PoPP vil ha leveransar innan kompetanse, prosess, endringsleiing og gevinstrealisering samt verktøyanskaffing. Innføring av leveransane til Popp ligg til porteføljekontoret i samarbeid med HFa og Helse Vest IKT. Arbeidet med innføring av PoPP leveransar, styring og kontroll med porteføljeprosessen, ressursstyring og gevinstoppfølging vil gi betre kvalitet og kunne forenklast med god verktøystøtte. Det er behov for strukturerte data om porteføljen lagra på ein stad for å forbetre styring og kontroll av prosjektporteføljen i stort. Nedanfor er sett opp behova som dannar grunnlaget for rammebudsjettering for 2015: Portefølje Program Klinisk IKT EPJ-konsolidering BRO-prosjektet Psykometriske testar (CheckWare) DIPS Arena Program Støtte til Samhandling Adressering Implementering av Basismeldinger Digitalt MediaArkiv (DMA) Innføring er under etablering Kurve og legemiddel (KULE) *i) Innføring er under etablering AMK – Ny teknologi Patologi – sporing Digital Patologi Biobank Nødnett Sum Nye kandidatar, fag: HFO02 – AMS mellomvare Lab HST01 – Nasjonal kjernejournal HFO03 – Pilot automatisert GTT HST02 – Talegjenkjenning psykiatri HFO01 – TDMS dialyse Tilrådd under KULE Sum nye: Sum fag/ klinisk: Estimert 2015 (KNOK) Investering Direkte Kost 2 000 1 000 8 000 1 000 3 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 4 000 32 000 200 300 6 000 68 200 4 300 1 000 11 000 5 000 3 700 138 900 4 000 20 800 576 838 6 700 1 160 65 60 600 392 9 274 148 174 1 117 21 917 5 Sak 068/14 Vedlegg 1 Administrative Alle møter *ii) GAT / Op.planl. Ringeteneste Vestlandspasienten Telefoni *ii) Nytt LMS (læringsportal) LIBRA *iii) Anskaffing og prosjekt FDVU eigedom Sum 2 000 1 000 6 000 12 000 150 120 350 (12 000) 2 100 8 500 31600 1 000 5 347 10 653 5 600 23 210 3 880 3 600 3 880 35 480 3 600 26 810 183 654 48 727 Ufordelt / buffer -8 654 11 273 IKT infrastruktur 85 000 Nye kandidatar, adm: HVE02 – Porteføljestyringsverktøy HVE01 – Journalsystem for bedriftshelsetj. Tilrådd som forprosjekt Sum nye: Sum adm Sum prosjekt Sum prosjektportefølje Tilgjengeleg budsjett Strategiske forprosjekt 260 000 260 000 60 000 60 000 7 000 *i) KULE: Av dei 62 MNOK i investering, utgjer 49 MNOK lisensar og konsulentarbeid som ikkje påverkar eigne ressursar. *ii) Alle møter: Avtalen om Vestlandspasienten mellom Helse Vest og Helsedirektoratet blir finansiert av RHF-et. For telefoni leverer forprosjektet i nov/des.-14, og kandidaten vil vere aktuell for 2.halvår 2015. Kandidaten her er estimert i storleik 12 MNOK i investering. Det er også ei viss usikkerheit knytta til dei 6 MNOK i investering for ringetenestene. *iii) LIBRA: LIBRA programstyret har drøfta eventuelle tidlege investeringar i 2015, dette vil i så fall vere system for konkurransegjennomføring, evt. andre mindre investeringar for rask nytte og gevinst. Det er skissert behov for inntil 12 MNOK for dette. Samla vurdering: Investeringsramma har, i forhold til behova, summerer seg til 268,5 MNOK og er 8,5 MNOK meir enn planlagt budsjett for 2015. Legg vi til Multimonitorar frå Nasjonal IKT med 2,2 MNOK og forsert RIS/PACS-konsolidering med 35 MNOK, vert det samla investeringsbehovet for 2015 på 305,7 MNOK. RIS/PACS-konsolideringa vil på fagsida primært treffe dei radiologiske miljøa, og ikkje vere like mykje i 6 Sak 068/14 Vedlegg 1 innbyrdes konflikt med dei andre kliniske områda. Det vil derimot vere krevjande å sette i verk nye prosjekt av eit visst omfang på klinisk side, gitt utrullingsplanane som er lagt for EPJ, KULE og DMA samt Alle møter. Arbeidet med Nasjonal kjernejournal er tilrådd sett i verk, sjå vedlegg 2 til saka. Dersom ein held tilbake dei resterande nye kliniske prosjektforslaga, som då utgjer 8,2 MNOK i investering, er vi på eit samla investeringsbeløp på 297,5 MNOK For driftsdelen av porteføljen er det i utgangspunktet eit større handlingsrom med eit behov på 48,7 MNOK mot budsjettert 60 MNOK. Ei forsert RIS/PACS konsolidering er estimert med 14 MNOK i prosjektdrift i 2015, som då gir ein samla kost på 61,7 MNOK. Vi finn det med dette vanskeleg å tilrå forsert RIS/PACS-konsolidering utan å utvide ramma. Porteføljestyret blir derfor førelagt to alternative rammer for 2015: i) ii) Ei ramme på 260 MNOK utan forsert RIS/PACS-konsolidering Ei ramme på 297 MNOK som inkluderer forsert RIS/PACS-konsolidering. For RIS/PACS er det berekna at om lag 60% av kostnadene vil vere eksterne leverandørkostnader som programvare, lisensar og leverandørtimar. I tillegg til investeringsporteføljen er det, som tidlegare år, føreslått 7 MNOK til å gjennomføre strategiske forprosjekt. Usikkerheit Det er framleis ein risiko for at større og mindre endringar i overheng frå 2014 til2015 vil kunne påverke desse rammene utover hausten. Andre forhold som er usikre i samband med budsjettrammene for 2015: Nødnettet: Det aller meste av kostnadene med Nødnettet vil bli ført som driftskost sidan investeringane er gjort nasjonalt. Dette medfører at kostnadene treff HF-a direkte. Det er framleis usikkerheit om kva som blir fakturert frå nasjonalt hald, og kva Helse Vest må svare for sjølve. Nye bygg: Nødvendig IKT infrastruktur som inngår i anlegget hos Helse Vest IKT vil vere ein del av investeringsbehovet. Vi har pr i dag ikkje oversikt over omfanget av dette, anna enn kunnskapen om at det går føre seg ein betydeleg byggeaktivitet, og at det er forventa at IKT-ressursar og midlar vil vere nødvendige også i samband med byggeaktivitetane. Nytt medisin teknisk utstyr: Teknologiane konvergerer og det vil vere behov for kapasitet hos IKT selskapet når det gjeld integrasjonar og infrastruktur knytt til MTU. Lokale prosjekt: Det vil til ei kvar tid vere behov for nokre lokale prosjekt, som også etterspør ressursar og kompetanse i konkurranse med dei øvrige prosjekta. Vi har i porteføljen oversikt over deler av dette, men også her ligg det ei viss usikkerheit i forhold til omfanget. 7 Sak 068/14 Vedlegg 1 Tilråding Porteføljestyret drøftar rammeføresetnadene for 2015 og sluttar seg til tilrådd omfang av ramme for prosjektporteføljen 2015 etter eit av alternativa: i) ii) Ei investeringsramme på 260 MNOK utan forsert RIS/PACS-konsolidering Ei investeringsramme på 297 MNOK som inkluderer forsert RIS/PACS-konsolidering Vedlegg: 1. 2. 3. 4. Notat med vurdering frå RAK, Regionalt arkitekturkontor Notat Kjernejournal, Helse Stavanger Notat om multimonitorar, Helse Fonna/ Helse Bergen Første versjon av ein masterplan 8 Styresak Går til: Føretak: Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 05.11.2014 Ørjan Andersen og Erik M. Hansen Konsolidering av RIS/PACS Arkivsak Styresak 069/14 O Forslag til vedtak: 1. Styret tar saka til orientering. Styremøte 12.11.2014 Oppsummering Porteføljestyret i Helse Vest godkjende i møte 13.10.2014 gjennomføring av RIS/PACS konsolidering i tråd med anbefaling frå det pågåande DMA-prosjektet. Det innleiande arbeidet som DMA-prosjektet har gjennomført har vurdert at det vil vera muleg i ferdigstille ei konsolidering innan slutten av 2016, så lenge juridiske avklaringar er på plass, det er tilgang på ressursar og at prosjektet kjem raskt i gang og blir tilstrekkeleg prioritert. Det er knytt store gevinstar til ei slik RIS/PACS konsolidering. Når det gjeld kostnader for vedlikehald, forvaltning og utvikling av integrasjoner/funksjonalitet så er det estimert ei reduksjon på heile 18,5 MNOK pr år. I tillegg kjem vesentlege gevinstar ved betre samhandling, færre pasientreiser og effekt av eit meir stabilt system. Det er foreløpig lagt opp til eit 4-delt innføringsprosjekt. Fase 0 som var den initielle utgreiinga, blei levert til porteføljestyret i oktober. Den pågåande fase 1 som er planlagt fram til mars 2015 er eit forprosjekt som skal avklare om løysinga frå Sectra vil kunne fungere godt nok for Helse Vest. Her skal blant anna forslag til vidare organisering og ressursbehov kartleggjast, samt utarbeiding av løysingsdesign, prosjektplanar, gevinstar, kravspesifikasjon og utkast til kontrakt med leverandør. Fakta System og leverandør Gjennom dette prosjektet vil Helse Vest gå frå ulike RIS/PACS løysingar i alle helseføretaka til å konsolidere på eit felles Sectra RIS/PACS. Sectra RIS/PACS blir også nytta i Helse Nord RHF og Helse Midt-Norge RHF. Organisering og planar Eit RIS/PACS konsolideringsprosjekt vil ha mange felles utfordringar og løysingskomponentar som DMAprosjektet. Det blir viktig å koordinere desse prosjekta tett og finne ei effektiv felles organisering der dette trengs. Det er lagt opp til eit 4-delt innføringsprosjekt, fase 0-3. Fase 0 er avslutta med eit saksunderslag til porteføljestyret i oktober og det blei godkjent at vi går vidare til fase 1 av prosjektet. Fase 1 • • • har som mål å: Etablere og organisere forprosjektet Avklare om løysinga vil kunne fungere godt nok som RIS/PACS for Helse Vest Lage forslag til løysingsdesign • • • • • Fase 2 • • • Gjennomføre ROS-analyse Forslag til organisering og behov for ressursar Konkretisere og kvalitetssikre planar for fase 2, kostnadar og gevinstar Utarbeide kravspesifikasjon og kontraktutkast for ein eventuell fase 2 Utarbeide sluttrapport for fasen med anbefaling om å fortsette eller avslutte prosjektet. har som mål: Etablere teknisk løysing Utarbeide arbeidsprosessar Planlegge, forberede og klargjere for utrulling Fase 3 har som mål • Rulle ut løysingen i helseføretaka Kostnader og gevinstar Totalprosjektet for RIS/PACS konsolidering har foreløpig estimert følgjande kostnader og gevinstar: 2014 2015 2016 2017 Totalt Driftsmidler 1 MNOK 14 MNOK 7 MNOK 0 MNOK Investeringsmidler 0 MNOK 35 MNOK 26 MNOK 3 MNOK 22 MNOK 64 MNOK Gevinster Vedlikehold RIS/PACS Oppgradering Forvaltning RIS/PACS Utvikling/integrasjoner Færre undersøkelser og pasientreiser Samhandling og bedre tilgjengelighet Totalt Årlig besparing 9,5 MNOK 4 MNOK 2 MNOK 3 MNOK 2 MNOK ? MNOK 20,5 MNOK Estimerte gevinstar blir vurdert som konservativt. Ved ein konsolidering av RIS/PACS, vil det komme ekstra nedskrivingskostnader for dagens RIS/PACSsystem. Desse nedskrivingane skulle vore fordelt på perioden 2015-2020, men vert nå fordelt på 2015 og 2016. Totalt vil det medføre 11 MNOK i økte nedskrivingskostnader for føretaka i denne perioden, og fordeler seg slik: Helse Stavanger ca 50%, Helse Bergen og Helse Fonna ca 25 % kvar. Helse Førde har ingen nedskrivingskostnader, men det forutset at vi klarer å finne ei midlertidig løysing for Siemens PACS. Det er mulig det kjem nedskrivingskostnader på nokre av integrasjonane (interne) i Teleradiologiløysinga, men teleradiologi vil vidareførast som ei løysning mot eksterne aktørar (Curato/Unilabs). Konklusjon Administrasjonen meiner at ei slik konsolidering av RIS/PACS-løysingane i Helse Vest, basert på same leverandør og teknologi som blir levert gjennom DMA-prosjektet, vil bidra til eit meir heilskapelege systemlandskap i Helse Vest og at dette vil kunne bidra til betre samhandling mellom helseføretak, mot private leverandørar av radiologitenester og ut mot pasient. Det vil bidra til auka standardisering som kan støtte opp under felles kliniske arbeidsprosessar og meir effektiv bruk av IKT-ressursar gjennom drift og vedlikehald av eit felles system. Å skifte ut alle RIS/PACS-systema i Helse Vest på så kort tid vil samstundes krevje mykje ressursar både frå Helse Vest IKT og helseføretaka. Det blir viktig å sjå dette arbeidet saman med alle andre pågåande prosjekt og at vi i prosjektperioden må sikre tilstrekkeleg driftsstabilitet og ressursinnsats på dei gjeldande system for RIS/PACS i helseføretaka. Styresak Går til: Føretak: Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 03.11.2014 Erik M Hansen, Leif Nordland Forslag til budsjett 2015 Arkivsak Styresak 070/14 B Styremøte 12.11.2014 Forslag til vedtak: 1. Styret er orientert om framlagt forslag til budsjett for Helse Vest IKT for 2015. 2. Styret ber administrasjonen vidareføre dialog og avklaringar med helseføretaka og Porteføljestyret, slik at det kan leggast fram endeleg budsjett i styremøtet 09.12.2014. 1 Budsjett 2015 Oppsummering frå styremøte 17. september 2014: «Helse Vest IKT har hatt dialog om driftsbudsjett 2015 med HF’a, og alle bruker framlagt langtidsbudsjett i prosessen fram til første utkast til driftsbudsjett foreligg frå Helse Vest IKT, forventa ferdig i slutten av september. Helse Vest IKT har starta dialogen med HF’a om investeringar i trådløst nett, og med Porteføljekontoret om porteføljeprosjekt 2015. Prognose for 2015 i pågåande prosjekt er utarbeidet. Forslag til investeringsnivå for 2015 vil bli handsama i SIKT den 19. september. SLA vert handsama i møte med HF’a den 15. september, og alle forslag til endring tas inn i budsjettforslag 2015. Eit sentralt tema her vil være utgreiing av overvakingssenter. Overtaking av tele- og signalområdet er tatt inn i budsjettet som egen produkt/teneste. Vi har brukt innrapporterte tall frå HF’a (Rekneskap 2012 og 2013, budsjett 2014) som grunnlag. I sak 056/14 skal styret behandle «Alternativ for overgang frå overvakingssenter til driftssenter», og eventuelle endringar i 2015 vil bli tatt inn i budsjettet. Budsjett for Microsoft lisensar har som forutsetning at oppgradering av Officepakken kjem i 2016. Helsedirektoratets komparative analyse av IKT-området viser status samanlikna med dei andre IKT-selskapa. Her kjem Helse Vest IKT godt ut på økonomi. Analysen viser at Helse Vest har lågast kostnad på IKT målt opp mot befolkning og DRG-poeng. I analysen er også HF’a sine IKT-kostnadar med: Fordeling Andel befolkning Andel DRG-poeng Andel IKT-årsverk Helse Vest 21 % 21 % 19 % Helse Vest har klart lågast kostnad samanlikna med dei andre regionane.» Andel IKT-kostnad 16 % Administrasjonen har vore i dialog med HF’a, og avklart investeringsnivå på mellom anna trådløst nett og tele/signal. Det har i tillegg vore dialog rundt dei største endringane på driftskostnadar, mellom anna avtale med Microsoft og KULE/DMA. Eventuelle endringar som følgje av endringar i SLA er ikkje tatt med i budsjett, dialog om SLA pågår. Investeringar 2015 I Porteføljestyret 17. september vart førebels ramme i porteføljen på 260 mill. (inkludert konsolidering PACS/RIS) vedteke. Prosjektportefølje 2015 Investering Drift 141 974 45 980 187 954 -12 954 50 000 35 000 260 000 21 617 21 720 43 337 16 663 60 000 (ta l i 1 000) Fagmedisinske program/prosjekt Administrative program/prosjekt Sum program/prosjekt Uprioritert buffer Infrastruktur, nettverk, lagring/backup Leige PC'ar og anna utstyr Sum I tillegg kjem investeringar initiert frå HF’a, mellom anna til trådløst nett og tele/signal. Fordelt per HF: Investeringer (tal i 1 000) Stavanger Investering regionale prosjekter 72 020 Investering HF-spesifike prosjekt 5 500 - Tilskot til investeringar -4 155 - Avskrivingar frå regionale prosjekt -32 741 - Avskrivingar frå HF-spesifikke prosjekt -17 391 Behov for tilført likviditet Helse Vest IKT 23 232 Fordelingsnøkkel etter inntektsmodell 27,7 % Historisk nøkkel 27,0 % Fonna 38 740 1 500 -2 235 -17 612 -14 421 5 972 14,9 % 15,0 % Bergen 117 260 8 400 -6 765 -53 308 -41 229 24 358 45,1 % 45,0 % Førde 31 980 1 045 -1 845 -14 539 -8 559 8 082 12,3 % 13,0 % Totalt 260 000 16 445 -15 000 -118 200 -81 600 61 645 100,0 % 100,0 % Kommentar Fordelt etter inntektsmodell Trådløst nett, mottaksklinikk, tele/signal mv Rest tilskot revidert nasjonalbudsjett 2013 Fordelt etter inntektsmodell Avskriving på historisk aktiverte Gevinstar i porteføljen Gevinstar per prosjekt i porteføljen for 2015 er under arbeid hos porteføljekontoret. Driftskostnader, vesentlige endringar frå 2014 • Microsoft lisensar aukar frå 25,5 mill til 26,7 mill, noko som i hovudsak er knytt til auka tal på brukarar og BizTalk. Avtalen med Microsoft er under forhandling, og det kan kome endringar i løpet av 2015. • Konsolidering EPJ forventast å gi redusert ressursbruk hos Helse Vest IKT på omkring 5,4 mill per år. Effekten av konsolideringa forventast ikkje å komme før i slutten av 2015 og i 2016. • Overtaking av drift på Haraldsplass til såkalla «fulldrift» gir ei auke i driftskostnader, samt endring av fordeling felleskostnader på m.a. EPJ. Dette inneber at Haraldsplass i 2015 vil betale sin del av alle aktuelle produkt/tenestegrupper – og det vil bli tilsvarande mindre for HF’a. Samtidig vil ordninga med «rabatt» for HF’a falle bort. Netto effekt for HF’a skal være tilnærma 0, men det blir fleire å dele kostnaden på, noko som skal gje ein gevinst for alle. • Overtaking av tele- og signalområdet frå 1. september 2014 gir ei auke av budsjettet for 2015 på 21,0 mill. I tillegg kjem auka budsjett på varesal frå Helse Vest IKT som følgje av overtaking av sal mobiltelefoner med 2,5 mill. • Oppretting av Driftssenter 24/7 frå 1. september 2015 gir ei auke i budsjettet for 2015 på 3,0 mill. Her inngår 6 nye årsverk for å dekke døgndrift, nødvendig utstyr og opplæring mv. • KULE og DMA skal settast i pilot/drift i løpet av 2015, og vi er usikre på kva dette vil krevje av ressursar og infrastruktur i 2015. Dette vil i hovudsak gå som investeringskostnader i 2015, og vil ikkje treffe driftsbudsjettet med full effekt før i 2016. Vi har i budsjettet lagt inn eit auka ressursbehov på 10 årsverk. I tillegg kommer de ressursane som er lagt inn i Driftssenter 24/7 som også skal dekke behov i kundesenteret som følgje av KULE/DMA. • Auka bemanning i regionale system/funksjoner etter ønske frå systemeigar o RAK aukars frå 2,75 årsverk til 5,5 årsverk o HR/GAT/MOT aukar med 2 årsverk o Tofaktorautentisering med 1 årsverk o Oracle Financials aukar med 1 årsverk (knytta til Libra) o ePhorte aukar med 0,5 årsverk o Datavarehus aukar med 2 årsverk o Sharepoint aukar med 2 årsverk og med 2,0 mill i konsulentkostnadar for å auke kapasitet som kan ta igjen etterslep på leveransar inn mot nytt intra- og internett. • Eventuell utviding av Microsoft Enterprice lisensar for bruk i Datavarehus/Sharepoint er under utredning og kan medføre økt kostnad i 2015. Dette er ikkje tatt inn i budsjettet. • Desktop pris reduserast frå 7 800 i 2014 til 5 000 i 2015, hovudsakelig som følgje av tilskot frå Helse Vest RHF (sjå eige avsnitt), Plattform skilt ut som eiga teneste, auka leveranse av prosjekttimer frå Fagsenter og Tenesteproduksjon, samt betre allokering av kostnadar til de ulike produkt/tenester. • Vedtak om konsolidering PACS/RIS i løpet av 2015-2016 medfører at dagens løysningar må endra avskrivingstid. Dette gjer ei nedskriving i 2015 og 2016 på totalt 11,3 mill. • Eventuelle endringar som følgje av SLA er ikkje tatt inn i budsjettet. Prosjekt Vi ser at behovet for ressursar inn i prosjekt fortsatt er aukande, og at vi ikkje klarer å levere alt som det spørjast etter – sjølv om vi leier inn fleire eksterne konsulentar enn budsjettert. Vi ser også at prosjekter som konsolidert EPJ, KULE og DMA i større grad trenger ressursar frå Tenesteutvikling og 2 Tenesteproduksjon. Helse Vest IKT har så langt i 2014 levert langt fleire timar enn budsjettert, og vi forventar fortsatt auke inn i 2015. For å møte dette krevjast auke i bemanning i alle avdelingar, og vi legg opp til eit ambisiøst budsjett i 2015 med auka bemanning og økt leveranse av timar inn i prosjekt. Leverte timer 2013 Prognose leverte timer 2014 Budsjett leverte timer 2015 83 500 115 000 135 000 Timepris på timer levert i drift vert endra frå 760,- til 780,-. Timepris på timer levert til investering vert endra frå 535,- til 555,-. Administrasjonen vil saman med revisor vurdere om timepris på timar til investering kan aukast ytterlegare. Tilskot i revidert nasjonalbudsjett 2013/statsbudsjett 2014 • Helse Vest IKT fikk 13,3 mill. i tilskot til raskare innføring av elektroniske tilvisingar. Dette vert nytta som finansiering i prosjektet «Støtte til samhandling», og vil redusere kostnad for HF-a tilsvarande. Budsjettert inntekt i 2015 er 1,5 mill. • Helse Vest IKT fikk 47,4 mill. i tilskot til auka satsing på elektronisk samhandling. Dette vert nytta til å dekke investering «Konsolidert EPJ» og vert inntektsført for å dekke avskrivingar, og vil redusere kostnad for HF-a tilsvarande. Budsjettert inntekt i 2015 er 7,0 mill. • Helse Vest IKT får tilskot til å dekke drift og utvikling av medisinske register. Dette er budsjettert til 4,0 mill. • Helse Vest IKT får dekket utvida kapasitet på innkjøp med 0,8 mill. Tilskot går gjennom Helse Vest RHF, og reduserer inntekt mot HF’a tilsvarande. Reduksjonen på «Støtte til samhandling» reduserer faktura på vidarefakturerbare, mens dei tre andre kjem som reduksjon på Desktop, ikkje på det enkelte produkt/teneste. • I tillegg dekker Helse Vest RHF meirkostnaden til pensjon, og vi har foreløpig estimert dette til 5,0 mill. Beløpet må avklarast nærare med Helse Vest. Dette reduserer Desktoppris. Første budsjettutkast kostnadar Budsjett/prognose Varer for videresalg Personalkost Personalkost - aktiverte timer Avskrivingar Eksterne tenester Lisensar og årlig vedlikehald Reisekostnadar Linjeleige Driftskostnader - Anna Driftskostnader - Anna - aktivert Finanskostnadar Resultatkrav Sum Budsett 2014 Prognose 2014 Budsjett 2015 3 500 10 500 7 500 253 703 251 500 278 850 -30 285 -36 000 -43 532 160 637 172 500 202 757 58 325 64 000 72 163 176 183 183 000 200 615 4 767 7 000 5 388 38 059 32 000 34 909 32 186 36 373 30 935 -6 203 -7 373 -8 916 14 000 8 000 8 800 1 000 5 000 1 000 705 872 726 500 790 469 Endring frå Endring frå prognose 2014 -3 000 4 000 27 350 25 147 -7 532 -13 247 30 257 42 120 8 163 13 838 17 615 24 432 -1 612 621 2 909 -3 150 -5 438 -1 251 -1 543 -2 713 800 -5 200 -4 000 63 969 84 597 Budsjettet viser ei auke på 84,6 mill. (12%), noko som er på same nivå som frå 2013 – 2014. Om vi tek omsyn til overdradd verksemd frå Haraldsplass og Tele/signalområdet får vi ei auke på 58,5 mill. (8%). Hovudårsaken til forholdsvis låg kostnadsauke, til tross for ei auke på over 15% i bemanning, er at ein større del av interne prosjekttimar går til aktivering i prosjekt som «Konsolidering EPJ», «KULE» og «DMA». Mykje av timane i disse prosjekta er ført som driftskostnad i 2014. 3 Oppsummering større endringar frå budsjett 2014 Endring budsjett 2014-2015 84 597 Tele/signalområdet overført frå HF'a (ekskl avskriving) Tele/signal salg mobiltelefoner Haraldsplass (lavt anslag i budsjett 2014) Økt pensjonskostnad KLP (dekkjast av tilskot frå RHF) Økt varesalg/varekjøp Generell prisstigning 2,5% Generell lønnsvekst Etablering 24/7 Driftssenter Avskr nye systemer og økt infrastruktur, nedskriving RIS/PACS Nye system, lisenser og nettverk, utvidet bruk Redusert linjeleie (avtale Atea) Redusert rentekost Økt leveranse timer til investering Sum enkeltposter Økt varesalg, inkudert mobiltelefoner Tilskot meirkostnad pensjon Generell innsparing/effektivisering 18 000 2 500 5 000 6 000 1 500 8 000 9 000 3 000 42 000 35 381 -3 000 -5 000 -17 000 105 381 4 000 5 000 11 784 1,7 % Desktoppris Som følgje av tilskot direkte frå Helse Vest RHF, Plattform som eiga teneste og auka leveranse av prosjekttimar frå «fabrikken» blir desktopprisen redusert meir enn venta, til kr 5 000,-. Vi har i ny budsjettmodell prøvd å vise kva som går inn i Desktop: 4 Bemanning Det er i budsjettet lagt opp til ei auke i bemanninga på totalt 58 årsverk, fordelt: Sum bemanning 2014 - 2015 Årsverk aug 2014 Årsverk des 2014 Årsverk 2015 Stab, inklusive AD 12,0 12,0 13,0 1002 Direktør 1,0 1,0 1,0 1003 HR 1,0 1,0 1,0 1022 Økonomisjef 1,0 1,0 1,0 1023 Økonomistab 7,0 7,0 8,0 1024 Innkjøp 2,0 2,0 2,0 IKT Fagsenter 2000 IKT-Fagsenter - felles 2010 Kundesenter 2020 Plattformstøtte 2030 Tilgangsbehandling 2040 Applikasjonsstøtte 81,3 1,0 22,8 18,0 25,4 14,1 81,5 1,0 23,8 17,3 25,4 14,1 87,5 1,0 29,8 17,3 25,4 14,1 Tjenesteproduksjon 4000 Tjenesteproduksjon - felles 4010 Applikasjonsdrift 4020 Plattform 4030 Server og lagring 4040 Kommunikasjon 4050 Leveranse 4060 Tele og Signal 115,3 6,0 21,0 33,5 20,0 16,8 8,0 10,0 128,3 7,0 23,0 36,5 23,2 16,6 8,0 14,0 145,6 12,3 27,0 38,5 28,0 17,8 8,0 14,0 Tjenesteutvikling 6000 Tjenesteutvikling - felles 6010 EPJ-løsninger 6020 Kliniske- og administrative løsninger 6030 Styrings- og kvalitetsdata 6040 Regionalt systemansvarlige 66,7 1,0 22,4 24,2 17,1 2,0 68,7 1,0 24,4 24,2 17,1 2,0 82,2 2,0 27,9 29,2 21,1 2,0 Virksomhetsutvikling 8000 Virksomhetsutvikling - felles 8010 Innovasjon og arkitektur 8020 Integrasjon og løsningsutvikling 8030 Seksjon Prosjektledelse 8040 Seksjon Test og Innføring 79,2 1,0 19,0 25,4 21,5 12,3 80,2 1,0 19,0 25,4 21,5 13,3 100,6 1,0 25,0 28,6 27,5 18,5 Sum Helse Vest IKT 354,3 370,6 428,8 Etablering av eigen seksjon for «Test og Innføring» skal gi ein enklare prosess for release av nye system, og dermed færre feil, noko som reduserer «topper» hos Kundesenteret. 5 Første budsjettutkast inntekt per HF Budsjett 2015 - per foretak Totalt 2015 Normal aktivitet Aktivitetsøkning Applikasjonstjenester Rabatt private Sum Applikasjonstjenester Ekstern finansiering SMSys Desktoptjenester Tele og Signal Microsoftlisenser 404 960 402 95 623 270 25 453 878 6 142 060 -4 039 752 -698 289 426 374 528 101 067 041 (31) Helse Fonna (32) Helse Bergen 61 574 050 166 069 775 3 392 600 10 616 052 -855 463 -2 486 000 64 111 187 174 199 828 (34) (35) Helse (36) Private Sjukehusapoteka Vest RHF Vest 46 103 267 7 108 572 7 116 230 21 365 238 2 776 646 1 066 464 178 168 1 281 887 (33) Helse Førde 48 879 913 8 175 036 7 294 398 22 647 126 18 300 000 Mellomstore Små Sum SMSys 5 340 000 6 534 000 11 874 000 1 200 000 999 000 2 199 000 678 000 1 242 000 1 920 000 2 136 000 2 133 000 4 269 000 708 000 1 107 000 1 815 000 138 000 189 000 327 000 156 000 243 000 399 000 324 000 621 000 945 000 71 472 104 2 850 000 74 322 104 17 474 423 1 650 000 19 124 423 9 590 007 450 000 10 040 007 32 211 015 600 000 32 811 015 8 664 823 150 000 8 814 823 1 018 659 1 018 659 559 812 559 812 1 953 365 1 953 365 Normal aktivitet Aktivitetsøkning Sum PC Leie 39 328 621 7 077 049 46 405 670 10 694 586 676 965 11 371 551 5 856 585 811 117 6 667 702 17 740 250 3 610 717 21 350 967 3 951 945 1 809 686 5 761 631 511 604 162 697 674 301 247 128 5 867 252 995 326 522 326 522 Antall PC (Sep 2014) Forventet økning (2,5%) SUM PC 2015 Desktoppris Sum Desktoptjenester 17 599 440 18 039 5 000 88 644 367 4 284 107 4 391 2 165 54 2 219 8 317 208 8 525 1 771 44 1 815 167 4 171 110 3 113 785 20 805 21 578 071 10 904 884 41 891 880 8 920 346 841 162 554 059 3 953 965 Sum Tele og Signal 21 054 094 5 200 975 3 180 764 10 004 292 2 668 062 Sum Microsoftlisenser 26 750 000 6 511 563 3 290 741 12 641 613 2 691 872 253 835 167 197 Normal aktivitet Nettverkstjenester Aktivitetsøkning Sum Nettverkstjenester PC Leie (30) Helse Stavanger - - 1 193 179 Plattform Sum Plattform 9 238 359 2 411 212 1 330 324 3 889 349 1 127 080 415 726 64 669 Varekjøp Sum Varekjøp 7 500 000 1 208 054 407 909 3 205 324 475 085 87 007 746 239 1 370 383 61 506 060 10 351 800 5 716 920 19 392 000 4 686 000 1 784 940 17 700 000 1 874 400 791 969 182 181 023 690 107 570 438 323 655 269 85 839 812 13 577 665 27 738 369 34 263 939 Viderefakturerbare prosjektkostnader Sum Prosjektkost (drift) Totalt Estimerte inntekter 2014 Plattform er skilt ut som eiga teneste, gjelder infrastruktur som understøtter klient/server, mellom anna med Workspace Manager, Antivirus og Sikkerheit. Tele og Signal vert fakturert som eiga teneste. Ekstern finansiering er tilskot som vert gitt via Helse Vest RHF, og som reduserer beløp dekka av Desktop. 6 - Konklusjon Endeleg budsjett blir lagt fram for handsaming i styremøte 09.12.2014. Eventuelle endringar i ramma for portefølje 2015 vil bli innarbeid når denne føreligg etter handsaming i Porteføljestyret 01.12.2014. 7 Styresak Går til: Føretak: Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 03.11.2014 Erik M Hansen IKT utfordringsbildet i helse- og omsorgssektoren Arkivsak Styresak 071/14 O Styremøte 12.11.2014 Forslag til vedtak: 1. Styret tar saka til orientering. 1 Oppsummering Helse- og omsorgsdepartementet har bedt Helsedirektoratet utarbeide ein samanstilt oversikt over utfordringsbildet innanfor IKT i heile helse- og omsorgssektoren. Rapporten vart oversendt frå direktoratet til departementet i oktober 2014. Fakta Administrasjonen har i vedlegg til saka lagt fram samandraget av rapporten, dvs. sidene 4 – 21. Heile rapporten på 165 sider finn styret på nettet; http://www.regjeringen.no/pages/38845466/ikt_utfordringsbilde_helse_omsorgssektoren.pdf Konklusjon Administrasjonen er av det syn at fylgjande 7 utfordringar er ei syntese av det samla utfordringsbildet som vert teikna i rapporten. « 1. Informasjonsstrukturer og IKT-systemer støtter ikke arbeidsflyt og helhetlige pasientforløp. 2. Informasjonen er ustrukturert, og det mangler felles terminologi og begrepsapparat. 3. Mangler funksjonalitet for å støtte beslutninger og kvalitetsforbedringer. 4. Få og begrensede digitale innbyggertjenester. 5. Samhandlingsinfrastruktur har lav endringsevne og er ikke tilrettelagt for mer deling av informasjon. 6. Dagens styringsmodell gir lav gjennomføringsevne med lite koordinert utvikling av IKT i helseog omsorgsektoren. 7. Dagens organisering av IKT-funksjonene i sektoren utnytter i liten grad potensialet for stordrift og realiserer får synergier knyttet til anskaffelser, drift, forvaltning og utvikling av løsninger.» 2 IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren 1 Sammendrag Dette dokumentet er utarbeidet som del av utredning «én innbygger – én journal» og inneholder en sammenstilt oversikt over utfordringsbildet på IKT i helse- og omsorgssektoren. Dokumentet er avledet fra utredningens helhetlige nåsituasjonsanalyse etter særskilt bestilling fra Helse- og omsorgsdepartementet.1 Som del av utredningens nåsituasjonsanalyse er det også utarbeidet egne dokumenter for sammenligning av de regionale helseforetakenes IKT-områder, samt analyse av leverandørsituasjon for elektroniske pasientjournaler i det norske markedet. 1.1 Manglende•eller•mangelfull•IKT-støtte-•konsekvenser•for•behandlingskvalitet•og• pasientsikkerhet•• IKT ble på 1980-tallet tatt i bruk i helsesektoren for å erstatte papirjournalen. Frem til nylig var rollen til IKT begrenset til å være et dokumentasjonsverktøy. De siste 5-10 årene har det imidlertid foregått en rivende utvikling internasjonalt i hvordan IKT blir eller kan bli brukt i helse- og omsorgssektoren. Fra å være ansett som en støttefunksjon der primærrollen er å holde dokumentasjonen àjour, er IKT i ferd med å bli en forutsetning for å levere trygge helse- og omsorgstjeneste av høyest mulig kvalitet. For en slik kvalitet er ansatte i helse- og omsorgssektoren avhengig av at informasjonsgrunnlaget er oppdatert og brukes til å avverge unødige transaksjoner, ventetider og brudd i pasientforløpene, samt gir dem intelligente veiledninger og varsler når det skal fattes beslutninger. Sammenlignet med mange land var Norge tidlig ute med å ta i bruk IKT i helse- og omsorgssektoren. Norge har i dag en god utbredelse av elektroniske pasientjournaler i alle deler av sektoren. De siste årene har imidlertid Norge blitt hengende etter de ledende miljøene i bruken av mer avanserte IKTløsninger. Dette gjør det vanskelig å opprettholde og videreutvikle tjenestekvaliteten på flere områder, med den konsekvensen at det er krevende å garantere for høy pasientsikkerhet. En gjennomgang av tilgjengelig tallmateriale fra Meldeordningen viser at det i 2013 var 1 073 uønskede hendelser (15 prosent av alle klassifiserte hendelser) assosiert med betydelig personskade eller død i spesialisthelsetjenesten. Ved å ekstrapolere resultatet fra Pasientsikkerhetsprogrammets undersøkelser av pasientjournaler fremkommer det at disse tallene antakeligvis er konservative. Det estimeres at ca. 2.700 pasienter døde i 2013 som følge av uønskede hendelser, og at ytterligere 65.400 døgnopphold resulterte i forlenget sykehusopphold eller alvorligere konsekvenser som følge av uønskede hendelser og feil oppstått under behandling i spesialisthelsetjenesten. Lignende undersøkelser (1) (2) (3)anslår at 60-70 prosent av disse hendelsene kunne blitt unngått ved bruk av bedre IKT-systemer. Å oppgradere IKT-støtten i sektoren vil imidlertid være en krevende oppgave. Dette har vist seg i mange land som også var tidlig ute. Det har opparbeidet seg en arv av teknologisk kompleksitet og innarbeidede arbeidsprosesser som må tas hensyn til i endringsarbeidet. Dette dokument belyser de viktigste IKT utfordringene som må adresseres når videre konsepter og strategier skal utarbeides for å realisere målene i Meld. St. 9 (2012-2013) Digitale tjenester i helse- og omsorgssektoren. Det mangler foreløpig tall for uønskede hendelser i allmennlegetjenesten og omsorgstjenesten, utøver det som blir rapportert inn gjennom pasient- og brukerombudet. 1 Brev fra Helse- og omsorgsdepartementet til Helsedirektoratet, 13.3.2014 (13-1511-30) 4 • IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren 1.2 Et•sammenstilt•IKT•utfordringsbilde• Dette dokumentet har som hovedformål å besvare følgende spørsmål: Hvilke hovedutfordringer knyttet til IKT i helse- og omsorgssektoren må adresseres for å kunne realisere målene i Meld. St. 9 (2012-2013) Digitale tjenester i helse- og omsorgssektoren? Det er identifisert til sammen 10 hovedutfordringer. Beskrivelsen av de 10 hovedutfordringene er delt inn i følgende fem hovedkapitler: · · · · · · Utfordringer relatert til å understøtte helsepersonell med sikker tilgang til pasient- og brukeropplysninger. Utfordringer relatert til å gi innbyggerne tilgang til enkle og sikre digitale tjenester. Utfordringer relatert til tilgjengeliggjøring av data for kvalitetsforbedring, helseovervåking, styring og forskning. Utfordringer i dagens arkitektur (samhandlings- og kommunikasjonsarkitektur, samt sikkerhetsarkitektur, personvern og informasjonssikkerhet) Utfordringer i dagens organisering, styring og finansieringsmodell. Utfordringer knyttet til leverandører. Utfordringer•relatert•til•å•understøtte•helsepersonell•med•sikker•tilgang•til•pasient-•og• brukeropplysninger• Mangelen på sikker tilgang til oppdatert og relevant informasjon og fraværet av avansert funksjonalitet som støtter arbeidsflyt og beslutningsstøtte, har konsekvenser for pasientsikkerhet og kvalitet. Det er ikke nødvendigvis en entydig kobling mellom bedre IKT-systemer og høyere pasientsikkerhet og kvalitet, men internasjonale studier (4) viser imidlertid at spesialisthelsesystemer med høyere funksjonell modenhet også leverer bedre kliniske resultater. I Norge har arbeidet med å styrke pasientsikkerhet og kvalitet hatt økt fokus de siste årene. Det er tre metoder som brukes: (1) pasienters mulighet til å rapportere klager/henvendelser som har medført pasientskade; (2) helsepersonells mulighet til å rapportere uønskede hendelser som har medført pasientskade; (3) systematisk gjennomgang av pasientjournaler. Foreløpig er disse metodene hovedsakelig tatt i bruk for spesialisthelsetjenesten, mens den første metoden er tilgjengelig for allmennlegetjenesten og omsorgstjenesten. En gjennomgang av antall uønskede hendelser i spesialisthelsetjenesten som blir innrapportert gjennom Meldeordningen gir et anslag på potensialet for bedre IKT-systemer. I 2013 mottok Meldeordningen for uønskede hendelser 9.540 meldinger hvorav det var mulig å klassifisere 7.379. 78 prosent av meldingene rapporterte mangler/feil i klinisk prosess/prosedyre, legemidler, pasientadministrative prosesser og dokumentasjon. Manglene i disse hendelsestypene kan direkte eller indirekte knyttes til manglende systemstøtte. 995 av de rapporterte hendelsene resulterte i betydelig skade eller død. De nasjonale målingene som gjennomføres av pasientsikkerhetsprogrammet viser at tallet på uønskede hendelser er vesentlig større. Målt ved systematisk journalgranskning med Global Trigger Tool-metoden (GTT) er det påvist at det oppstod minst en pasientskade ved 13 prosent av alle somatiske pasientopphold i Norge i 2013. Ved å ekstrapolere resultatene fra GTT-målingene på totalt antall heldøgnsopphold estimeres det at 2.700 pasienter døde i 2013 som følge av uønskede hendelser som førte til pasientskader, og at ytterligere 65.380 døgnopphold resulterte i forlenget sykehusopphold eller alvorligere konsekvenser. Kostnadene som følge av uønskede hendelser som leder til pasientskader er knyttet både til pasientskadeerstatning og til kostnaden ved korrektiv behandling. I 2013 mottok Norsk 5 IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren Pasientskadeerstatning 5.065 saker og ga medhold til 1.384 med en utbetalt erstatning på 946 millioner kroner. Når det gjelder kostnadene som følger uønskede hendelser foreligger det ikke foreløpig tall fra Norge. I Sverige er det basert på GTT-målinger gjort et anslag på hva de uønskede hendelsene koster. Her anslår man at uønskede hendelser medfører 1,3 millioner ekstra liggedøgn med en kostnad på minst 11 milliarder SEK (5). En antagelse om at 60-70 prosent av skadene kunne vært unngått tilsier at det kan finnes en inntjening på ca. 7-8 milliarder SEK pr år. Det er også beregnet at ca. 500 000 liggedøgn i sykehus kunne vært unngått. Forholdene beskrevet over peker på tre hovedutfordringer knyttet til helsepersonells tilgang til informasjon: · · · Utfordring 1: Dagens informasjonsstrukturer og IKT-systemer understøtter ikke arbeidsflyt og helhetlige pasientforløp (særlig på tvers av virksomhetsgrenser). Pasientinformasjon er i stor grad ustrukturert og det mangler felles terminologi og begrepsapparat som muliggjør semantisk interoperabilitet. Utfordring 2: Dagens IKT-systemer mangler funksjonalitet for å understøtte beslutningsstøtte og kvalitetsforbedring. Disse funksjonene er nødvendige for å styrke pasientsikkerheten og heve kvaliteten i helse- og omsorgstjenesten. Utfordring 3: Dagens elektroniske pasientjournal er ikke autorativ når det gjelder å inneholde og lagre alle pasientopplysninger som blir generert. Vesentlige mengder av data blir generert i medisinsk-teknisk utstyr, men blir enten behandlet lokalt i egne spesialistsystemer som ikke er integrert med hovedjournalen eller blir gjengitt summarisk i et fritekstfelt i hovedjournalen. I tillegg er flere viktige dokumenter fremdeles på papir ved de fleste sykehus (eksempelvis kurve). Utfordring 1: Dagens informasjonsstrukturer og IKT-systemer understøtter ikke arbeidsflyt og helhetlige pasientforløp (særlig på tvers av virksomhetsgrenser). Pasientinformasjon er i stor grad ustrukturert og det mangler felles terminologi og begrepsapparat som muliggjør semantisk interoperabilitet. I Norge har det inntil nylig vært lovmessige hindringer som har begrenset hvor mye og hvordan informasjon kan deles. Dette har medført at dagens IKT-systemer i hovedsak er begrenset til én enkelt virksomhet og at kritisk og relevant pasientinformasjon er spredt og vanskelig tilgjengelig. Pasientens helseopplysninger er spredt blant aktørene pasienten har vært i kontakt med. I adresseregisteret er det eksempelvis registrert mer enn 19.500 unike mottakere med mer enn 2.000 unike elektroniske adresser. Alle disse lagrer klinisk informasjon som kan være relevant for én enkelt pasient. I dag vet vi ikke hvor én pasients informasjon ligger lagret og hvor mye av denne informasjonen som er relevant for senere kontakter med helse- og omsorgstjenesten. Stortinget vedtok i juni 2014 en ny lov om behandling av helseopplysninger ved ytelse av helsehjelp (pasientjournalloven) (6). Den nye loven innebærer flere lovendringer for å sikre at relevant og nødvendig informasjon er tilgjengelig for helsepersonell når de trenger det for å gi pasienten best mulig helsehjelp. Dette er viktige grep for å sikre at opplysningene «følger» pasienten. Blant annet fjernes skillet i helseregisterloven mellom pasientopplysninger internt i en virksomhet og tilgang til opplysninger i andre virksomheter. Virksomheten skal kunne bestemme på hvilken måte pasientopplysningene skal gjøres tilgjengelige, blant annet om helsepersonell i andre virksomheter skal gis tilgang. Denne åpner også opp for muligheten at to eller flere virksomheter kan samarbeide om behandlingsrettede helseregistre. Loven inneholder videre hjemmel for etablering av nasjonale behandlingsrettede helseregistre av mindre omfang. I behandlingen av Meld. St. 9 (2012–2013) Én innbygger – én journal ga Stortinget tilslutning til at det skal arbeides mot én journal som inkluderer 6 IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren hele helse- og omsorgssektoren. Alternative løsninger skal utredes før en endelig beslutning tas. Dersom arbeidet med «Én innbygger – én journal» gjør det aktuelt med et nasjonalt journalsystem med en felles totalløsning for alle aktørene innen helse- og omsorgssektoren, skal det legges frem for Stortinget og besluttes i eget lovverk. I analysen av nåsituasjonen er det fremkommet en rekke utfordringer som må adresseres for å kunne realisere målet om at «nødvendige opplysninger skal være tilgjengelig gjennom hele behandlingsforløpet, uavhengig av hvor i landet pasienten og brukeren blir syk eller får behandling». En grunnforutsetning for å kunne implementere arbeidsflyt og helhetlige pasientforløp samt gi tilgang til beslutningsstøtte og prosesstøtte, er at informasjon som genereres og lagres er i en form som gjør at den lar seg gjenbruke og bruke i eksekvering av fagregler. Dagens IKT-systemer bidrar ikke til strukturering av informasjon i de versjonene som foreligger for helsepersonell. IKT-systemene som er i bruk i henholdsvis allmennlegetjenesten, omsorgstjenesten og spesialisthelsetjenesten er i stor grad basert på ustrukturerte data i form av fritekst eller som skannede kopier av papirdokumenter. Dette medfører at informasjonen ikke kan gjenbrukes av IKTsystemene til å levere kvalitetsøkende beslutningsstøtte. Felles terminologi og begrepsapparat er i liten grad etablert i Norge i dag. Felles prosedyrer og standardiserte arbeidsprosesser som kunne ha bidratt til standardisert innhold i journalen er i liten grad i bruk. Helse- og omsorgstjenesten mangler systemer og verktøy for oppfølging av helhetlige pasientforløp og deling av informasjon på tvers av organisasjon og fag. . I perioden 2010 – 2013 stod 18 prosent av pasientene som hadde kontakt med fastlege/legevakt for 52 prosent av alle kontaktene med tjenesten. Tall fra NPR viser at i 2011 - 2012 hadde 10 prosent av pasientene som hadde kontakt med sykehus mer enn 9 kontakter med tjenesten. 10 prosent av pasientene hadde kontakt med mer enn 5 ulike avdelinger i tjenesten. Manglende mulighet for å dele informasjon og planer både vertikalt og horisontalt skaper dårlig samordning og kontinuitet i tjenestetilbudet for de pasienter som har kontakter med flere enn et helseforetak i spesialisthelsetjenesten, og med mer enn ett omsorgsnivå/helsetjenestetilbud i primærhelsetjenesten På tross av en fokusert satsing i perioden 2008 – 2012 er målet om elektronisk kommunikasjon og samhandling ikke oppfylt. Aktørenes elektroniske pasientjournalsystem (EPJ) er i mange tilfeller ikke teknisk oppgradert for meldingsutveksling i tråd med nasjonal samhandlingsarkitektur og der de finnes, benyttes de mange steder ikke fullt ut. Dette gir blant annet en usikkerhet for om den elektroniske meldingen kommer fram til ønsket mottaker slik at doble rutiner opprettholdes. Omsorgs- og behandlingsplaner er ikke standardisert og innført i dagens meldingsbaserte arkitektur. Mye av synkroniseringen av planer mellom virksomheter må i dag gjøres ved hjelp av telefon og sending av papir. Dette gjør det utfordrende å få til en god samhandling på tvers av virksomheter, samt gi pasienten et helhetlig behandlingsforløp. 7 IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren Utfordring 1: Konsekvenser for helsepersonell, pasienter og samfunn Helsepersonell opplever at relevant informasjon som finnes andre steder er vanskelig/umulig å få oversikt over i behandlingssituasjonen, samt at samarbeidsrutiner på tvers av avdelinger innen en virksomhet og mellom virksomheter blir trege. Samme informasjon må registreres på nytt flere ganger. Det er begrensede muligheter til å implementere moderne arbeidsflyt og standardisering av behandlingsforløp for pasienter med like behov og diagnoser, og manglende mulighet til effektivisering og rasjonalisering som ligger i velfungerende prosesstøtte. Pasienter opplever tungvinte prosesser og mange gjentagelser overfor helsepersonell som ikke har mulighet til å finne informasjon selv. Pasienten er ofte informasjonsbærere selv. I sin ytterste konsekvens vil innbyggerne oppleve ineffektive helsetjenester med fortsatt ventetider, eventuelt økende ventetider og at kvaliteten i behandlingen er lavere enn den kunne ha vært. Utfordring 2: Dagens IKT-systemer mangler funksjonalitet for å understøtte beslutninger og kvalitetsforbedring. Disse funksjonene er nødvendige for å styrke pasientsikkerheten og heve kvaliteten i helse- og omsorgstjenesten. Norge var tidlig ute med å ta i bruk IKT i helse- og omsorgssektoren. 90 prosent av fastlegene hadde innført elektronisk pasientjournal allerede i 2000. Også norske helseforetak var tidlig ute med å installere elektronisk pasientjournal. Utbredelsen og digitalisering av pasientjournalen tok imidlertid lang tid. I 2009 rapporterte 80 prosent av helseforetakene at de hadde en heldigitalisert pasientjournal. Pleie og omsorgstjenesten startet vesentlig senere med innføringen av elektronisk pasientjournal. I 2007 rapporterte 70 prosent at de hadde innført en heldigitalisert pasientjournal. Dagens journalsystemer i allmennlegetjenesten er i stor grad fritekst som egner seg dårlig for implementering av avansert funksjonalitet som beslutningsstøtte (med knytning til etablerte retningslinjer for behandling), automatisk stemmegjenkjenning, skjematisk anamnesenotat, strukturerte medikamentforskrivninger, bestilling og svar av laboratorieundersøkelser med standardiserte laboratorienavn og automatisk uttrekk av nødvendige data ved henvisning til spesialisthelsetjenesten. Dagens journalsystemer i omsorgstjenesten dekker saksbehandling, pasientadministrasjon og klinisk dokumentasjon. Dokumentasjonen skjer i hovedsak i fritekst og det mangler grunnleggende funksjonalitet på flere av de medisinsk faglige områdene. Systemene har i ulik grad integrerte funksjonaliteter og forutsetninger for beslutningsstøtte. Strukturerte data som kan sammenstilles og brukes som beslutningstøtte er i liten grad en del av disse EPJ-systemene. Faglige retningslinjer, prosedyrer, veiledende behandlingsplaner og maler er i noen av EPJ-systemene delvis integrert. Dagens IKT-systemer i spesialisthelsetjenesten dekker primært grunnleggende dokumentasjonsbehov. På enkelte viktige områder mangler det fortsatt gjennomgående IKT-støtte. For eksempel mangler det støtte for medikasjon på de fleste sykehusavdelinger. Resultatet er de fleste sengeposter og intensivavdelinger har papirbasert kurve. IKT-systemene i spesialisthelsetjenesten inneholder med noen få unntak, ikke funksjonalitet som understøtter kvalitet i behandlingen, ei heller muligheten for å gjenbruke informasjon til å bedre beslutningsstøtten. Det er vesentlige mangler når det gjelder sikker tilgang til oppdaterte og relevante pasient- og brukeropplysninger. Mulighetene for å støtte arbeidsflyt internt og mellom virksomheter er i liten grad til stede. Oppretting og oppfølging av pasient- og brukerrelaterte planer er begrenset, noe som i enkelte tilfeller fører til at behandlingstilbud og viktig oppfølging av pasienter glipper. Systemstøtten for spesialiteter er fragmentert og det rapporteres at det er flere hundre spesialistsystemer for å dekke behovet til alle spesialiteter. Systemene som brukes er i liten grad 8 IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren integrert for å understøtte effektiv informasjonsdeling og sømløs prosesstøtte. På tross av stort fokus på konsolidering og standardisering innenfor hvert regionalt helseforetak gjenstår fortsatt mye aktivitet. Dette gjelder spesielt for Helse Sør-Øst RHF som står for 56 prosent av aktiviteten innenfor spesialisthelsetjenesten. På store områder som radiologistyring og laboratoriestyring er konsolideringen så vidt påbegynt (unntaket er Helse Midt-Norge RHF). Klinisk informasjon lagret i IKT-systemene i spesialisthelsetjenesten ligger på et format som er uegnet til bruk i kontinuerlig kvalitetsforbedring og bedring av pasientsikkerhet. Unntaket er den informasjonen som genereres i forbindelse med rapportering til nasjonale kvalitetsregistre. Internasjonale sammenligninger viser at norske sykehus sakker akterut i forhold til de beste når det gjelder å ta i bruk mer avansert funksjonalitet. HIMSS EMRAM måler modenhet på funksjonalitetsnivå i en virksomhet som helhet (der både prosesser og systemstøtte spiller inn). To helseregioner har gjennomført disse målingene. Resultatene viser at norske sykehus (med unntak av ett) ligger på nivå to. Til sammenligning er det ved tilsvarende måling i USA på over 500 sykehus funnet at 84 prosent ligger på nivå 3 og høyere, hvorav 3 prosent på nivå 7, 13 prosent på nivå 6 og 25 prosent på nivå 5. Gartner har lansert en generasjonsmodell der EPJ-produkter og systemer måles i forhold til egenskaper. I henhold til denne modellen ligger EPJ-systemer brukt av norske sykehus på Generasjon 2 (systemer brukes både for tilgang til informasjon, men også til dokumentasjon av kliniske data), med noe Generasjon 3-funksjonalitet underveis (egenskaper som tilgjengeliggjør evidensbasert beslutningsstøtte til brukerne). Gartner vurderer at verdens ledende EPJ-leverandører har levert Generasjon 3 systemer siden 2005 og mener at de første Generasjon 4-systemene kan ventes i løpet av 2015. Utfordring 2: Konsekvenser for helsepersonell, pasienter og samfunn Helsepersonell har per dags dato ikke tilgang til utstrakt beslutnings- og prosess-støtte integrert i journalsystemene. Dette innebærer at helsepersonell selv må holde seg oppdatert på gjeldende retningslinjer og oppdatert klinisk informasjon av typen ”best practice” i arbeidshverdagen. Dette øker risikoen for at vurderinger om forsvarlig helsehjelp ikke baserer seg på evidensbasert kunnskap. Manglende beslutningsstøtte der summen av registrerte data om pasienten, (for eksempel kroppstemperatur, resultater av blodprøver, respirasjonsfrekvens etc) gir varsel til helsepersonell om en negativ utvikling for pasienten av sykdommen eller en tilkommende komplikasjon, f. eks. en infeksjon, medfører at det må opprettholdes manuelle rutiner. Det er manglende mulighet for kontinuerlig kvalitetsmåling og forbedringsarbeid, samt manglende mulighet til å sammenligne egne resultater med lignende avdelinger og sykehus. For pasienter og samfunn er den største konsekvensen i spesialisthelsetjenesten at pasientsikkerhet og kvalitet må håndteres på dagens nivå der antall pasientskader er høyt og mange dødsfall forekommer, som kunne vært forhindret. Over tid vil pasienten oppleve dårligere kliniske resultater enn sammenlignbare enheter/sykehus i andre land. Det vil ikke være mulighet for innbyggere å velge sykehus/behandling basert på sikre kvalitetskriterier, da helsetjenesten ikke kan fortelle nok om egne kliniske prosesser og tilhørende resultater. I primærhelsetjenesten vil pasienter oppleve en variasjon i behandlingspraksis som avhenger av den enkelte behandlers kunnskap eller mulighet til å tilegne seg kunnskap om den helseproblematikken pasientene står overfor. Primærhelsetjenesten vil i hovedsak fortsette å være responsiv til tross for at det internasjonalt er en økende innsikt i at en mer forebyggende og proaktiv primærhelsetjeneste kan bedre folks helse. 9 IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren Utfordring 3: Dagens elektroniske pasientjournal er ikke autorativ når det gjelder å inneholde og lagre alle pasientopplysninger som blir generert. Vesentlige mengder av data blir generert i medisinsk-teknisk utstyr, men blir enten behandlet lokalt i egne spesialistsystemer som ikke er integrert med eller blir gjengitt summarisk i et fritekstfelt i journalen. Tradisjonelt har det vært et skille mellom medisinsk-teknisk utstyr (MTU) og IKT, både organisatorisk, kulturelt og teknologisk. På de fleste sykehus er personer som har ansvar for anskaffelse, innføring og forvaltning av henholdsvis MTU og IKT, organisert i forskjellige avdelinger med begrenset samarbeid. MTU-avdelinger og IT-avdelinger har ulikt begrepsapparat. Det har tradisjonelt vært lite teknologisk integrasjon mellom MTU og IKT, med unntak for enkelte fagområder (som for eksempel laboratorie). Der hvor integrasjon har forekommet er dette mellom medisinsk-teknisk utstyr og det spesialistsystem som brukes på en enkelt avdeling. Informasjon som sankes fra medisinsk-teknisk utstyr er ikke videre overført til og gjenbrukt i journalen. Generelt går utviklingen mot at medisinsk-teknisk utstyr blir mer automatisert og digitalisert. Medisinsk-teknisk utstyr og IKT-løsninger integreres i systemer, noe som gir nye muligheter innen pasientbehandling, kompetanseutvikling og arbeidsmetoder. Det utvikles stadig nye standarder for utveksling av informasjon mellom MTU og IKT-systemene, men dette er fortsatt et umodent område. Det er derfor utviklet en egen kategori med IKT-systemer som «spesialiserer» seg på å utvikle og tilby grensesnitt mot medisinsk-teknisk utstyr, motta data fra medisinsk-teknisk utstyr og transformere disse til et format som gjør det mulig å lagre på strukturert form i journalsystemet. Markedet for denne type systemer var estimert til 3,5 milliarder USD i 2012 og forventes å vokse til 33 milliarder i 2019 (gjennomsnittlig årlig vekst på 37,9 prosent) (7). De regionale helseforetakene har ennå kommet til kort når det gjelder å samordne MTU- og IKTinvesteringer slik at det oppnås bedre integrasjon. Medisinsk-teknisk utstyr er fremdeles håndtert i egne avdelinger på det enkelte helseforetaket. Helse Sør-Øst har i 2012/13 gjort en vurdering av mulig tettere organisering av IKT og MTU. Arbeidet videreføres nå i retning av en konsolidert, standardisert og integrert integrasjonsplattform for medisinsk-teknisk utstyr som bedre understøtter kliniske prosesser. Medisinsk-tekniske miljø, lokalt HF IKT og Sykehuspartner skal oppnå bedre koordinering og sikre at klinikere får nødvendige medisinsk-tekniske tjenester. Helse Vest IKT AS utarbeider periodisk en strategisk teknologiplan som omfatter strategi innen områdene IKT, medisinsk-teknisk utstyr, tele, signal og video. Helse Vest IKT AS har definert bedre koordinering av IT-, MTU- og tele- og audio-/videoløsninger som et strategisk tiltaksområde for den kommende perioden. Gammelt medisinskteknisk utstyr akkumuleres i norske sykehus. Helse Sør-Øst har sammen med Deloitte utarbeidet en rapport (Deloitte, 2011) om investeringsbehovet i medisinsk-teknisk utstyr. Rapporten viser at 1/3 av alt utstyret over 10 år gammelt. En analyse gjennomført av McKinsey (8) viser at 18 av 20 helseforetak har etterslep i MTU-porteføljen. I tillegg til at erstatning av etterslepet alene vil koste om lag 3-5 mrd.kr, er det usikkert i hvilken grad eldre utstyr kan tilkobles sykehusene nettverk og kan avgi strukturert informasjon. I 2011 svarte 55 prosent av norske kommuner hadde tatt i bruk velferdsteknologi i omsorgssektoren (9). Undersøkelsen viser at hovedfokus har vært på sikkerhets- og trygghetsteknologi med trygghetsalarm som det mest utbredte tiltaket. NOU 2011:11 peker på at det mangler reelle og kraftige nok virkemidler for å innfri behovene for støtte og risikoavlastning for innovasjonsprosesser i kommunene. Kommunene trenger enkel tilgang på rådgivning, kunnskap og erfaring på området, samt risikoavlastning til innovasjonsprosesser som ikke faller inn under større nasjonale programmer gjennom det statlige virkemiddelapparatet. Velferdsteknologiske løsninger for å monitorere helse er lite brukt i Norge (50). Det er gjennomført enkelte prosjekter i forbindelse med utvikling av teknologiske løsninger. De norske prosjektene, har i 10 IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren likhet med prosjekter i Europa og USA hatt hovedsakelig fokus mot kroniske lidelser, som KOLS, hjerte/kar og diabetes. Internasjonalt er det forventet at området vil ha stor innvirkning på helse- og omsorgssektoren når det gjelder å understøtte forebygging, styrke innbyggerens involvering i egen helse og dermed bidra til å effektivisere tjenesten. Dagens EPJ/PAS-systemer mangler mulighet for å lagre strukturerte data fra MTU og har begrensede muligheter til å tilkoble eksisterende utstyr. De ledende internasjonale leverandørene av EPJ/PAS har integrert denne type funksjonalitet i sine løsninger. Utfordring 3: Konsekvenser for helsepersonell, pasienter og samfunn Uten integrasjon mellom MTU og hovedjournalsystemet, vil vesentlig pasientinformasjon fortsatt være fragmentert og helsepersonell vil være fortsatt være nødt å henvende seg til flere kilder for å få komplett oversikt. Videre vil det ikke være mulig å utnytte disse dataene til å implementere utstrakt beslutnings- og prosess-støtte. Utfordringer•relatert•til•å•gi•innbyggerne•tilgang•til•enkle•og•sikre•digitale•tjenester.• Pasientens medvirkning i selve behandlingsforløpet er angitt som en grunnleggende forutsetning for å oppnå god pasientsikkerhet. På tross av at dette har vært på agendaen gjennom de nasjonale handlingsplanene siden tidlig på 2000-tallet mangler innbyggerne fortsatt informasjon og løsninger som gjør dem i stand til å kunne holde seg oppdaterte og informerte, medvirke og administrere, samt ta beslutninger i forhold til valg av behandling og pleie. Utfordring 4: Det finnes i dag få og begrensede digitale innbyggertjenester. Den spredte informasjonen og de ustrukturerte dataene i underliggende IKT-systemer er en barriere for videre utvikling av individtilpassede digitale innbyggertjenester. Utbredelsen av digitale innbyggertjenester er lav innen helse- og omsorgssektoren i Norge. Sektoren som helhet henger etter andre offentlige sektorer når det gjelder å bruke digitale løsninger i sin kommunikasjon og samhandling med brukerne. Med unntak av Danmark gjelder dette også øvrige europeiske land. På helsenorge.no ligger tjenesten Min Helse. Min Helse inneholder ulike digitale helsetjenester på et sted. Alle innbyggere har en egen profil på Min Helse. Innbyggeren kan gi samtykke eller reservere seg fra tjenester og administrere fullmakter. Tjenestene er stort sett registerinformasjon, og det er i dag ingen integrasjon mot EPJ-systemene. Tjenesten «Mine resepter» fremstår som den mest vellykkede med mer enn 100 000 innloggede brukere per måned. Gjennom tjenesten er det mulig for innbyggeren å se om resepten er tilgjengelig på apotek; få oversikt over gyldige e-resepter og se om det er mer igjen på din resept; se sine barns resepter og eventuelt andres resepter som man har fullmakt til å se; samt se hvilke fullmakter du har. Tjenesten helsenorge.no gir begrenset støtte til pasient og pårørende i koordineringen av helsetjenesten, og i forhold til mestring av egen sykdom. Helsenorge.no er imidlertid under løpende utvikling og i løpet av 2014 er planene å starte pilotering/innføring av digital dialog med fastlege, digital samhandling med spesialist, innsyn i egen journal og integrasjon mot nasjonalt helsearkiv. Fastlegene er den del av sektoren som har kommet lengst i å ta bruk enkle digitale innbyggertjenester Ca. 67 prosent av legekontorene tilbyr mulighetene for å booke timer, fornye eller forskrive resepter online. 34 prosent tilbyr også tjenester for å be om henvisning til spesialist, laboratorieundersøkelse og radiologiundersøkelse. Når brukerne blir spurt om viktigheten av ulike digitale dialogtjenester hos fastlege (10) angir omtrent 70 prosent at dette er viktig eller svært viktig. Kun 11-14 prosent mener at det ikke er viktig. En utfordring med de fleste av tjenestene fra 11 IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren fastlegene har vært at de ikke tilfredsstiller krav til sikkerhetsnivå for utveksling av helseopplysninger. Kun 1 prosent av løsningene undersøkt for digital dialog med fastlege hadde pålogging på nivå 4 (som er krav ved elektronisk utveksling av helseopplysninger). Dette bør sees i sammenheng med at mange av tjenestene nå er av mer administrativ karakter. Situasjonen er imidlertid utfordrende med tanke på videre utvikling av tjenestene. Det finnes få digitale innbyggertjenester som bidrar til å gi innbyggeren oversikt over egen helsesituasjon eller hjelp i koordineringen av tjenesten. De tjenestene som tilbyr en form for digital samhandling eller innsyn i personlige helseopplysninger er kun utbredt til et fåtall pasienter med spesifikke diagnoser på lokalt/regionalt nivå. Dagens informasjonsstrukturer er en barriere for videre utvikling av individtilpassede digitale innbyggertjenester. Konsekvensen er at det vil bli vanskeligere å nå målet om en mer aktiv pasientog brukerrolle. For å kunne tilby mer individtilpassede innbyggertjenester der beslutningsstøtte for innbyggeren er en integrert del av tjenesten, vil det være nødvendig både å arbeide med standardisering av terminologier og kodeverk, konsolidering av informasjon som er relevant å bruke i digitale innbyggertjenester, samt å strukturere data som skal brukes til individuell tilpasning og generering av nytt innhold i tjenestene. Utfordring 4: Konsekvenser for helsepersonell, pasienter og samfunn Uten velutviklede digitale innbyggertjenester vil helse- og omsorgstjenesten være nødt til å bruke ressurser på oppgaver som enkelt kunne overlates innbyggerne selv. Pasienter og innbyggere, på sin side, bruker unødvendig lang tid på å få utført gjøremål som enkelt kunne vært gjort digitalt, og de må forholde seg til begrensninger i åpningstider og kommunikasjonskanaler. I situasjoner hvor pasienten mangler tilgang til relevant informasjon, vil samarbeid med og involvering av innbyggerne i arbeidsprosesser, behandling og egenhelse kunne bli mer tungvint enn nødvendig. En viktig forutsetning for best mulig behandling vil da ikke være tilstrekkelig tilstede. Fordi informasjonen er samlet på alle de ulike stedene pasienten har henvendt seg til for å få helsehjelp, er det tilnærmet umulig for pasienten å vedlikeholde oversikt over hvilken informasjon som faktisk finnes om seg selv, og hvor den befinner seg. For samfunnet er dagens ordninger med å gi innsyn både dyre og lite brukervennlige. Det meste må skrives ut på papir. Søknader om slik informasjon foregår også på papir og oppleves som tungvint av pasienter og andre som med pasientens tillatelse søker informasjon. Utvikling av et aktivt samarbeid om helsehjelp lar seg ikke gjennomføre med dagens systemer, og for innbyggere med forventninger om slik samhandling oppleves helsetjenesten som gammeldags og lite servicerettet. Utfordringer•relatert•til•tilgjengeliggjøring•av•data•for•kvalitetsforbedring,• helseovervåking,•styring•og•forskning.•• Muligheten til å utnytte data for kvalitetsforbedring, overvåking av befolkningens helsetilstand, styring og forskning er også i stor grad avhengig av mulighetene de underliggende systemene i de ulike virksomhetene gir. Mangel på strukturerte data og automatisert datainnhenting har ført til at de kvalitetsregister som er etablert har vært nødt til å utvikle kompenserende tiltak, som f.eks. egne innrapporteringsløsninger med stor grad av manuelle prosesser, med den uheldige konsekvensen at datakvaliteten kan forringes. Disse konsekvensene er godt dokumentert, blant annet i Strategi for modernisering og samordning av sentrale helseregistre og medisinske registre 2010 – 2020. Ny helseregisterlov ble vedtatt av Stortinget i juni 2014 samtidig med ny pasientjournallov (Prop. 72 L (2013-2014) Pasientjournalloven og helseregisterloven). For helseregistrene er hovedtiltaket at beslutningsprosesser for etablering av nye registre blir mer fleksible og at prosedyrer for utlevering av indirekte identifiserbare opplysninger til forskning mv. blir enklere. 12 IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren Utfordring 5: Dagens informasjonsstrukturer hindrer automatisk tilgjengeliggjøring av data med høy kvalitet for å understøtte kvalitetsforbedring, helseovervåking, styring og forskning. Dagens arbeidsprosess fra datafangst til publisering av resultater er arbeidsintensiv, og det benyttes i dag uforholdsmessig mye tid på datainnsamlingen og prosessering, sammenlignet med tid brukt på systematisk analyse og gjenbruk. Informasjonen som er tilgjengelig i registrene dekker kun et fåtall pasientgrupper og behandlingsformer, og gir liten innsikt i kvaliteten eller ressursutnyttelsen i sektoren samlet sett. Dette fører til at beslutninger og styring foretas på mangelfullt grunnlag. Det mangler informasjon om helhetlige pasientforløp og behov for samhandling mellom ulike tjenestenivåer, og det er lite grunnlag for å kunne drive målrettet arbeid som eksempelvis forebyggende arbeid og lokalt kvalitetsforbedringsarbeid. Dagens modell med distribuert databehandlingsansvar fører til at det er krevende å få til et felles og koordinert løft når det gjelder IKT-løsninger for innrapportering, analyse og bruk. Utfordring 5: Konsekvenser for helsepersonell, pasienter og samfunn Styring og ledelse av helsetjenesten foregår i det store bildet kun etter økonomi/budsjett og måloppnåelse i forhold til dette. Ideelt sett burde det vært kliniske resultater og kvalitet og effektivitet knyttet til pasientbehandlingen som burde være styrende. Dette er ikke mulig med dagens systemer. Det er ikke mulig å fremskaffe dokumentasjon på hvilke sykehus som ligger i front på spesielle behandlingsopplegg i forhold til andre. Helsetjenestens mulighet til å lære av hverandre blir begrenset fordi det er dårlig innsikt i sammenhengene mellom hva som settes inn av ressurser og hvilke resultater dette gir. Over tid kan vi nærme oss en situasjon der behandling kan tenkes å leveres med dårligere kvalitet i Norge enn i land vi sammenligner oss med, uten at hverken beslutningstakere har grunnlag for å iverksette målrettede tiltak eller pasienter og innbyggere har grunnlag for å uttrykke misnøye og kreve endring. Utfordringer•i•dagens•arkitektur•(samhandlings-•og•kommunikasjonsarkitektur,•samt• sikkerhetsarkitektur,•personvern•og•informasjonssikkerhet)•• Utfordring 6: Dagens samhandlings- og kommunikasjonsinfrastruktur har lav endringsevne og er ikke tilrettelagt for nye tjenester med mer deling av informasjon. Dagens samhandlingsarkitektur bygger på utveksling av meldinger mellom virksomheter tilknyttet Norsk Helsenett. Denne løsningen reflekterer regelverk om samtykkebasert deling av informasjon mellom helsepersonell, som var gjeldende inntil juni 2014 . Løsningen understøtter i dag kun utveksling av meldinger med små datamengder. Deling av bilder, hele pasientjournaler og andre større datamengder foregår fortsatt i stor grad gjennom fysisk distribusjon (papir, CD, etc.). En kartlegging av hvordan de ulike virksomhetene er tilknyttet Norsk Helsenett viser at 100 prosent av de små og mellomstore virksomhetene (2.500 fastlegekontor, spesialistlegekontor, bandasjister, tannlegekontor, m. m) og 80 prosent av de 230 undersøkte kommuner er tilkoblet med en båndbredde som er under 10 Mbps. Henholdsvis 91 prosent og 68 prosent er tilkoblet med en kapasitet på under 2 Mbps. Til sammenligning har 80 prosent av private husholdninger og 90 prosent av bedriftene i Norge en internettilkobling med en båndbredde på over 10 Mbps. En økt samhandling med annen type informasjon enn dagens meldinger vil kreve en gjennomgående oppgradering av infrastrukturen, sentralt og lokalt for å håndtere økningen i trafikk og datamengde. 13 IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren Utfordring 6: Konsekvenser for helsepersonell, pasienter og samfunn Bilde/film som dokumentasjon blir mer og mer viktig for helsetjenesten. Overføring av Video/Bilder/Rtg/MR/CT osv. er tilnærmet umulig med lav båndbredde slik det sees i dag. Bilder må ofte tas på nytt selv om relevante bilder ofte foreligger på et privat institutt, hvilket ofte medfører forsinkelse av diagnostikk. For samfunnet fører dette til betydelige ekstrakostnader. Manglende tilgang på allerede eksisterende undersøkelsesdokumentasjon medfører i mange sammenhenger ekstra påkjenninger, tidsbruk og bry for pasienter. Eksempelvis dobbelttaking av radiologiske bilder innebærer i mange tilfeller økt strålingsbelastning for pasientene og en økt risiko for kreft. Utfordring 7: Dagens IKT-løsninger og virksomheter har vesentlige mangler med hensyn til å ivareta personvern og informasjonssikkerhet. Dette begrenser muligheten til å øke informasjonsdeling mellom virksomheter og mellom tjenesten og innbyggerne, uten å samtidig betydelig øke risikoen for brudd på personvernrettigheter og krav til informasjonssikkerhet Dagens systemer (IKT-systemer, organisering og kompetanse) har vesentlige mangler når det gjelder å understøtte innbyggernes rett til personvern og deres muligheter til å selv å påvirke hvordan deres opplysninger oppbevares og brukes. Det er i liten grad laget løsninger for elektronisk innsyn, og eneste mulighet er ofte å be om papirutskrift av informasjon dersom man ønsker innsyn. Det er med dagens løsninger ikke mulig for innbyggeren å påvirke hvilke opplysninger som er registrert eller styre hvem som skal ha tilgang til opplysningene. Der er også store svakheter i løsninger for å sperre egen helseinformasjon (for innsyn direkte i IT-systemene). Dagens systemer har vesentlige mangler når det gjelder tilgangsstyring- og kontroll. Helsepersonell gis for vide og dype tilganger i forhold til hva de reelt sett har tjenstlig behov for. Det er avdekket store mangler i logging av tilganger som gis , hvilket gjør det vanskelig å gjennomføre etterkontroller for å avdekke urettmessig tilegning av opplysninger. Det er implementert for lavt sikkerhetsnivå i henhold til Normen på noen av de mest brukte digitale innbyggertjenestene i dag. Dette øker risikoen at uvedkommende får tilgang til helseinformasjonen. Arbeidet med styringssystem for informasjonssikkerhet må styrkes i alle deler av sektoren. Dette gjelder gjennomføring av periodiske risikovurderinger for å avdekke sikkerhetstrusler, styrking av ledelseskultur for informasjonssikkerhet, styrking av kompetanse og kapasitet, samt mer strukturert gjennomføring av internkontroll. Utfordring 7: Konsekvenser for helsepersonell, pasienter og samfunn Personvern er et av fundamentene for tilliten mellom innbyggerne og helse- og omsorgstjenesten. Manglende verktøy for å sikre god og relevant tilgangsstyring og gjennomsiktighet vil på sikt underminere denne tilliten. Dagens løsninger utnytter ikke teknologiske fremskritt som kunne ha gitt pasienter og brukere mer selvbestemmelse og lettere tilgjengelig informasjon. Den enkeltes personvern kunne vært ivaretatt på en bedre måte gjennom moderne infrastruktur og sikkerhetsmekanismer. Dagens løsninger for håndheving av tilgangskontroll vil gjøre det utfordrende å åpne for enkel og sikker deling av informasjon uten å svekke personvernet. • 14 IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren Utfordringer•i•dagens•organisering,•styring•og•finansieringsmodell.•• Organiseringen og styringen av IKT i helse- og omsorgssektoren følger organisering og styringslinjer som gjelder for sektoren for øvrig. Finansieringen av IKT-tiltak har med unntak av for enkelte tiltak, fulgt den ordinære tildelingen av budsjettmidler. Kartleggingen av dagens organisering, styring og finansiering av IKT i allmennlegetjenesten, omsorgstjenesten og spesialisthelsetjenesten avdekker to hovedutfordringer: · · Utfordring 8: Dagens styringsmodell gir lav gjennomføringsevne med lite koordinert utvikling av IKT i helse- og omsorgssektoren. Det mangler en enhetlig og tydelig styringsmodell med sentrale finansielle virkemidler til å sikre en felles porteføljestyring på sektorovergripende IKT-tiltak. Utfordring 9: Dagens organisering av IKT-funksjonene i sektoren utnytter i liten grad potensialet for stordriftsfordeler og realiserer få synergier i forhold til anskaffelser, drift, forvaltning og utvikling av løsninger. Det konkurreres om begrenset IKT-kompetanse hvilket gjør organiseringen sårbar med hensyn til fremtidig kompetansebehov. Utfordring 8: Dagens styringsmodell gir lav gjennomføringsevne med lite koordinert utvikling av IKT i helse- og omsorgssektoren. Det mangler en enhetlig og tydelig styringsmodell med sentrale finansielle virkemidler til å sikre en felles porteføljestyring på sektorovergripende IKT-tiltak. Dagens styringssystem i helse- og omsorgssektoren følger etablerte styringslinjer i forvaltningen. Denne modellen er imidlertid ikke tilpasset behovet for å gjennomføre helhetlige og koordinerte IKTtiltak som treffer «alle» aktører i sektoren og som virker omstillende med hensyn til å endre samhandlingsmodeller og arbeidsmåter. Det er kun i spesialisthelsetjenesten departement og myndigheter har tilgang til et fullstendig sett av virkemidler. Fastlegeordningen er preget av at stort antall autonome aktører med egne interesser forbundet med rollen som selvstendig næringsdrivende. Det finnes ikke et felles kontaktpunkt eller beslutningsorgan som samler disse, noe som har vanskeliggjort dialog rundt hva som er til felles beste for sektorens utvikling innen IKT. Organiseringen av øvrig kommunal helse- og omsorgstjeneste inn under kommunene gir noen av de samme utfordringene, selv om KommIT nå er etablert. Målsetninger i spesialisthelsetjenesten har vært ambisiøse og til dels konkrete, men det kan virke som om realismen i disse ikke er blitt fulgt opp med ressurser og finansiering. Gjennomgang av nasjonale strategier og mål, de regionale helseforetakenes felles strategier og mål, og de enkelte regionale helseforetaks strategier og mål viser at det har vært stort samsvar om retning i spesialisthelsetjenesten. Mange av de sentrale målsetningene er også blitt adressert i den løpende styringsdialogen. Vurdering av måloppnåelse viser imidlertid at de færreste av målsetningene er blitt realisert i løpet av de gjeldende strategiperioder. Lover, regler og forskrifter med påfølgende tilsyn er det virkemidlet som er brukt for å få gjennomført tverrsektorielle tiltak. Tilsyn som virkemiddel ovenfor allmennlegetjenesten er relativ ny (Statens Helsetilsyn lanserte i 2012 to veiledere til bruk for fylkesmennenes planlegging og gjennomføring av tilsyn med fastleger). Tilsyn som virkemiddel er imidlertid (med unntak av Datatilsynets tilsyn med hensyn til ivaretakelse av personvern og informasjonssikkerhet) i liten grad rettet mot å avdekke mangelfull eller manglende implementering av IKT-funksjonalitet. Inntil nylig har det dessuten vært et gap mellom ambisjoner i nasjonale planer og gjeldende lovverk, noe som har gjort virkemiddelbruken for gjennomføring lite hensiktsmessig. Det er flere ganger blitt fremmet mål om økt samhandling og økt informasjonsdeling, samtidig som lovverket har satt begrensinger til å realisere dette også innenfor en region. 15 IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren Det mangler en beslutningsmodell for initiering og finansiering av strategiske tiltak over en viss størrelse. Den manglende måloppnåelsen på nasjonale strategier og mål gjør at det kan stilles spørsmålstegn ved om aktørene i sektoren i tilstrekkelig grad har vært involvert for å vurdere realismen i målene. Manglende realisme har medført at den enkelte aktør har fattet og igangsatt strategiske og store IKT-valg utfra egne virksomhetsbehov, på bekostning av nasjonale målsetninger. Finansieringsmodeller for felles IKT-løsninger er til dels uklare og det benyttes forskjellige modeller for ulike fellesløsninger. Dugnadsbasert finansiering brukes ofte der gjennomføringen av nasjonalt prioriterte tiltak (f.eks meldingsløftet) er avhengig av at alle aktører bidrar finansielt. Øremerket finansiering til IKT-tiltak er primært brukt i spesialisthelsetjenesten og da gjennom tilskudd til Helsedirektoratet og Norsk helsenett. Det er funnet få tilfeller der insentivordninger eller sanksjoner er blitt brukt for å styre adferd i ønsket retning. Dette medfører at tiltakene samlet sett blir lavt prioritert. Det har også vist seg ved at det har vært liten villighet blant aktørene til å avgi nødvendige ressurser til felles nasjonale prosjekter. Gjennomgangen av tilgjengelig materiale viser at standardisering av retningslinjer, terminologier og kravspesifikasjoner i liten grad er utviklet og tatt i bruk som virkemiddel i sektoren. Standarder som et virkemiddel for å sikre at aktørene for eksempel bruker de samme terminologiene er først og fremst fra et helsefaglig standpunkt avgjørende for å sikre enhetlige tjenester og likebehandling. Men også fra et IKT-perspektiv er standarder avgjørende for å kunne implementere god samhandling mellom aktører, som er avhengige av hverandre for å kunne levere en helhetlig tjeneste til innbyggerne. Felles gjennomføringsstrategi og organisering er i middels grad brukt som virkemiddel, og først i de siste 3-5 årene. Helsedirektoratet har fått ansvar for å samordne IKT-tiltak på tvers av sektoren og har de siste årene hatt ansvar for å drive større implementeringsprogram (for eksempel eResept, Meldingsløftet, Kjernejournal, Digitale innbyggertjenester). Det har imidlertid ikke fulgt med utvidede mandater eller virkemidler for styring av aktørene, hvilket har gjort det vanskelig å stille krav til aktørene med hensyn til å sikre effektiv og koordinert gjennomføring av tiltak. Dette betyr at beslutninger om implementering blir fattet ukoordinert, at programmer drar ut i tid og at gevinster høstes langsomt. Nasjonal IKT har ikke realisert synergier på tvers av regionale helseforetak i henhold til intensjonene formulert i Styringsdokument fra 2003. Det har vært lite robuste bestillermiljøer og manglende koordinering og samarbeid mellom aktørene, i bestillinger ovenfor leverandørmarkedet. Vurdering av måloppnåelse viser at virksomhetsledere ikke i tilstrekkelig grad har prioritert å drive frem og gjenbruke felles nasjonale løsninger, hvilket har gitt langsom standardisering og begrenset konsolidering. Utfordring 8: Konsekvenser for helsepersonell, pasienter og samfunn Helsetjenesten fremstår som fragmentert. Integrasjon mellom systemer og kommunikasjon, og gjensidig utveksling av data mellom institusjoner og aktører i helsetjenesten blir tilnærmet umulig. Manglende styring og fravær av samordning av store innkjøp har sannsynligvis påført samfunnet store utgifter og ført til innkjøp av løsninger som vanskeliggjør samhandling og integrasjon. Det finnes ingen samlet oversikt over IKT-prosjekter i helsetjenesten, og derfor heller ingen overordnet porteføljestyring. Dette bærer tjenesten preg av. 16 IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren Utfordring 9: Dagens organisering av IKT-funksjonene i sektoren utnytter i liten grad potensialet i stordrift og realiserer få synergier i forhold til anskaffelser, drift, forvaltning og utvikling av løsninger. Det konkurreres om begrenset IKT-kompetanse hvilket gjør organiseringen sårbar med hensyn til fremtidig kompetansebehov. Hver virksomhet i sektoren er ansvarlig for egen IKT-funksjon. Dette har i stor grad vært en konsekvens av gjeldende lov- og regelverk. Estimert var det i 2013 til sammen 4.200 årsverk i de ulike IKT-funksjonene fordelt på 1.040 årsverk i kommunale helse- og omsorgstjenester, 2.550 i spesialisthelsetjenesten og 610 i øvrige virksomheter. De budsjetterte IKT-kostandene var i 2014 på i overkant av 8,5 milliarder kroner. Mange kommuner mangler tilstrekkelig gjennomføringsevne til å håndtere et stort løft innen IKT. En kartlegging gjennomført av KommIT viser at snittverdien for antall årsverk innenfor IKT-avdelingen i kommune er på 6,7 . Dette innebærer at ansvaret for å opprettholde og videreutvikle kommunens infrastruktur og driftsarkitektur faller på få hender. Flere kommuner løser i dag dette gjennom interkommunalt samarbeid. 85 prosent av respondentene anga at de samarbeider med andre kommuner. I allmennlegetjenesten er det hentet ut få synergier på tvers av fastlegekontorene. Utvikling, standardisering er i sin helhet overlatt til leverandørmarkedet, riktignok med et par etablerte brukerforum som møtearenaer hvor ny funksjonalitet presenteres og diskuteres. Det er etablert en egen referansegruppe i Forening for allmennmedisin (NFA) som har til formål å koordinere behovene ovenfor leverandørmarked og nasjonale organer, men denne har per dags dato få virkemidler til å drive leverandørmarkedet I spesialisthelsetjenesten har det de siste ti årene vært størst fokus på å etablere de regionale IKTavdelingene med tilhørende fisjonerings og fusjonering, og påfølgende konsolidering av infrastruktur og driftsarkitektur. Alle helseforetakene har valgt å sentralisere mesteparten av sine IKTleveranseressurser i egne virksomheter, enten som en avdeling i det regionale helseforetaket eller som et eget aksjeselskap under felles eierskap og styring av helseforetakene og det regionale helseforetaket. Det pågår nå flere tiltak for å konsolidere de ulike systemområdene, samt for å etablere regionale løsninger for elektronisk pasientjournal. Det er blitt hentet ut få synergier når det kommer til standardisering av systemporteføljen og gjennomføring av felles systemanskaffelser på tvers av de regionale helseforetakene. Det er ikke avdekket at det har foregått nevneverdig arbeid med å standardisere infrastruktur, driftsrutiner og brukerstøtte mellom regionene. Tilgang på avansert IKT-kompetanse kan forventes å være en utfordring for helse- og omsorgssektoren på lik linje med øvrige offentlige sektorer. Framskrivninger gjennomført av DAMVAD i en rapport for Kommunal- og moderniseringsdepartementet, viser at det er forventet et underskudd på avansert IKT-kompetanse i 2030 på ca. 10.000 personer. Med de målsetninger som foreligger for oppgraderingen av IKT-støtten til helse- og omsorgssektoren kan det forventes at behovet også her vil øke. Sektorens nødvendighet for å tiltrekke seg tilstrekkelig kompetanse til å realisere disse målene i konkurranse med andre store offentlige IKT tiltak, gjør at dagens modell med distribuert organisering av IKT-funksjonene kan bli svært krevende. Utfordring 9: Konsekvenser for helsepersonell, pasienter og samfunn Helsepersonell har i økende grad forventninger om systemenes funksjonalitet. Manglende utnyttelse av stordrift og liten grad av synergier medfører at forholdsvis store ressurser driver med det samme og at man ikke får gjennomført tilstrekkelig store funksjonelle løft. 17 IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren Utfordringer•knyttet•til•leverandører.•• For å vurdere leverandørsituasjonen i Norge på EPJ-området har Helsedirektoratet gitt et oppdrag til Gartner. (11) Den hovedutfordring som Gartners rapport belyser er: Utfordring 10: Ingen av dagens norske og nordiske leverandører tilbyr funksjonalitet på linje med de ledende systemene internasjonalt. Videre mangler dagens norske og nordiske leverandører finansiell styrke og utviklingskapasitet til å gjennomføre det funksjonelle løftet som er nødvendig for å lukke det funksjonelle gapet mellom dagens situasjon og ambisjonsnivået gitt i Meld. St. 9 (2012-2013). Situasjonen forverres ved at sektoren ikke opptrer samordnet med hensyn til videreutvikling og bestilling av ny funksjonalitet. Gartner har utviklet en modell (Magic Quadrant) for å kvalifisere EPJ-systemer i henhold til to dimensjoner, gjennomføringsevne og fullstendigheten av visjon. I tillegg har Gartner utviklet en generasjonsmodell der EPJ produkter og systemer måles i forhold til egenskaper. Generasjon 1systemer er enkle systemer som essensielt opererer som et resultatrapporteringsverktøy. De gjør det mulig for flere brukere å få tilgang til kliniske data som tidligere kan ha blitt spredt blant flere systemer eller bare har vært tilgjengelig på papir for en person om gangen. Generasjon 2-systemer er grunnleggende systemer som kan brukes både for tilgang til informasjon, men også til dokumentasjon av kliniske data. Generasjon 3-systemer har funksjonalitet og egenskaper som tilgjengeliggjør evidensbasert beslutningsstøtte til brukerne, og støtter flere fagområder og spesialiteter. For å kvalifisere for opptak til Gartners Magic Quadrant er det en rekke kriterier, hvorav flere som de norske/nordiske leverandørene ikke oppfyller. Blant annet må leverandøren ha kunder på minimum to kontinenter. I tillegg må løsningen kunne dekke behovene til flere fagområder og spesialiteter innad på et sykehus. I dag er det ingen av de norske/nordiske leverandørene som kvalifiserer på opptak til vurdering til Magic Quadrant. Cambio fra Sverige er på observasjonslisten for å kunne bli vurdert for opptak. Alle systemer i Gartners Magic Quadrant er Generasjon 3. Generasjon 3produkter har vært tilgjengelig siden 2005 fra de ledende leverandørene internasjonalt. Generasjon 4-produkter forventes å være tilgjengelige i 2015. Rapporten viser at leverandørene i det norske markedet har et funksjonelt underskudd sammenlignet med internasjonale leverandører, spesielt mht. støtte for kliniske arbeidsprosesser og arbeidsflyt, samt beslutningsstøtte. I følge Gartner vil krav til ressurser og kapital, med stor sannsynlighet føre til en utvidelse av det funksjonelle gapet i fremtiden. Som grunnlag for sin rapport har Gartner brukt egen metodikk for å avdekke hvilken funksjonalitet de de norske og nordiske leverandørene understøtter i dagens versjon av sine produkter. Basert på disse undersøkelsene vurderer Gartner at de norske/nordiske leverandørene funksjonelt befinner seg på Generasjon 2nivå. Mange av dem er i ferd med å utvikle delmengder av 3. generasjons-funksjonalitet. Gartner anslår at det vil kreves vesentlige investeringer for å gjøre et løft fra dagens 2. generasjon til en 3. – 4. generasjons systemstøtte for de norske systemene. De ledende internasjonale leverandørene har brukt 10 år på å utvikle funksjonalitet i sine systemer for å flytte seg fra Generasjon 3 til å bli vurdert på vei til Generasjon 4. Rapporten presenterer en kartlegging/anslag av utviklingsbudsjettene til henholdsvis de ledende leverandørene og de norske/nordiske. Anslagene viser at de ledende over lang tid har brukt årlig mellom 40-60 ganger mer ressurser til utvikling. Dagens anskaffelsesprosess av EPJ/PAS har gitt begrenset med funksjonelle synergier. Tre av de fire regionene har valgt DIPS som produkt. En gjennomgang av hvordan anskaffelsene og implementeringen foregår viser at de små utviklingsbudsjettene DIPS har til rådighet gir få synergier mellom de tre regionene. Historisk har hvert regionalt helseforetak gjennomført sine separate anskaffelser av DIPS med etterfølgende avrop og implementering for det enkelte helseforetak. Det 18 IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren har inntil de siste årene vært varierende hvor standardisert DIPS er blitt innført på det enkelte helseforetak. Det er ofte etablert egne prosjekter for hvert enkelt helseforetak hvor fagstyringen (leger, sykepleiere, andre) har bestemt hvordan systemet er blitt implementert. Som følge av dette foregår det nå en stor konsolidering på de tre regionale helseforetakene som har valgt DIPS. Det har vist seg krevende å finne gode modeller for prosjektforankring og finansiering for å sikre oppfølging av nasjonale behov for nyutvikling av funksjonalitet i systemene som brukes av omsorgstjenesten. Gjennom e-kommunekartleggingen som KS sendte ut i juni 2014 ble det stilt spørsmål om kommunenes anskaffelser av journalsystem i omsorgstjenesten. 73 prosent svarer at det er mer enn 4 år siden de anskaffet elektronisk pasientjournal, i forhold til når det vil være behov for å gjøre ny anskaffelse av system oppgir ca. halvparten at de ikke vet eller er usikker, 18 kommuner oppgir at de planlegger nyanskaffelse innen utgangen av 2017. Utfordring 10: Konsekvenser for helsepersonell, pasienter og samfunn Helsepersonell får ikke tilgang til systemer med funksjonalitet på høyeste nivå. Dagens systemer gir manglende mulighet til å levere tjenester i tråd med pasienters og samfunnets forventninger. Dette blir stadig mer synlig og har skapt en mistillit til dagens systemer blant helsepersonell. Siden de fleste leverandørene ikke har kunder utenfor Norge faller alle utviklingskostnader på det norske samfunnet. Samlet blir dette kostnadskrevende fordi alle leverandører er små og kan vanskelig konkurrere i et internasjonalt perspektiv. For pasienter medfører situasjonen lavere kvalitet på helse- og omsorgstjenester og dårligere kliniske resultater enn man kunne ha oppnådd ved bruk av internasjonalt tilgjengelige systemer levert av leverandører som har vesentlig større avsetninger til innovasjon og utvikling enn det et isolert norsk marked gir mulighet til. • 19 IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren 1.3 Oppsummering•av•utfordringene• Figur 1 gir en sammenstilling av de hovedutfordringene som er avdekket i dokumentet. Det er gjort en vurdering på i hvilken grad de har en Høy (H), Middels (M) eller Lav (L) innvirkning på mulighetene til å realisere de ulike målsetningene som er satt i Meld. St. 9 (2012–2013) Én innbygger – én journal. Figur 1. Hvordan utfordringene spiller inn på muligheten å realisere målsetningene i Meld. St. 9 (2012–2013) Én innbygger – én journal (1) Målsetningene i Meld. St. 9 (2012–2013) Én innbygger – én journal Helsepersonell skal ha enkel og sikker tilgang til pasientog brukeropplysninger Innbyggerne skal ha tilgang på enkle og sikre digitale tjenester Data skal være tilgjengelig for kvalitetsforbedring, helseovervåking, styring og forskning Utfordring 1: Dagens informasjonsstrukturer og IKT-systemer understøtter ikke arbeidsflyt og helhetlige pasientforløp (særlig på tvers av virksomhetsgrenser). Pasientinformasjon er i stor grad ustrukturert og det mangler felles terminologi og begrepsapparat som muliggjør semantisk interoperabilitet. H H H Utfordring 2: Dagens IKT-systemer mangler funksjonalitet for å understøtte beslutninger og kvalitetsforbedring. Disse funksjonene er nødvendige for å styrke pasientsikkerheten og heve kvaliteten i helse- og omsorgstjenesten. H M L Utfordring 3: Dagens elektroniske pasientjournal er ikke autorativ når det gjelder å inneholde og lagre alle pasientopplysninger som blir generert. Vesentlige mengder av data blir generert i medisinsk-teknisk utstyr, men blir enten behandlet lokalt i egne spesialistsystemer som ikke er integrert med eller blir gjengitt summarisk i et fritekstfelt i journalen. H M H Utfordring 4: Det finnes i dag få og begrensede digitale innbyggertjenester. Den spredte informasjonen og de ustrukturerte dataene i underliggende IKT-systemer er en barriere for videre utvikling av individtilpassede digitale innbyggertjenester. M H Utfordring 5: Dagens informasjonsstrukturer hindrer automatisk tilgjengeliggjøring av data med høy kvalitet for å understøtte kvalitetsforbedring, helseovervåking, styring og forskning. M Utfordring H = Høy og direkte påvirkning på måloppnåelse M = Middels og indirekte innvirkning på måloppnåelse 20 H L = Lav eller ingen innvirkning på måloppnåelse IKT utfordringsbilde i helse- og omsorgssektoren Figur 2. Hvordan utfordringene spiller inn på muligheten å realisere målsetningene i Meld. St. 9 (2012–2013) Én innbygger – én journal (2) Målsetningene i Meld. St. 9 (2012–2013) Én innbygger – én journal Helsepersonell skal ha enkel og sikker tilgang til pasientog brukeropplysninger Innbyggerne skal ha tilgang på enkle og sikre digitale tjenester Data skal være tilgjengelig for kvalitetsforbedring, helseovervåking, styring og forskning Utfordring 6: Dagens samhandlings- og kommunikasjonsinfrastruktur har lav endringsevne og er ikke tilrettelagt for nye tjenester med mer deling av informasjon. H M M Utfordring 7: Dagens IKT-løsninger og virksomheter har vesentlige mangler med hensyn til å ivareta personvern og informasjonssikkerhet. Dette begrenser muligheten til å øke informasjonsdeling mellom virksomheter og mellom tjenesten og innbyggerne, uten å samtidig betydelig øke risikoen for brudd på personvernrettigheter og krav til informasjonssikkerhet. H H H Utfordring 8: Dagens styringsmodell gir lav gjennomføringsevne med lite koordinert utvikling av IKT i helse- og omsorgssektoren. Det mangler en enhetlig og tydelig styringsmodell med sentrale finansielle virkemidler til å sikre en felles porteføljestyring på sektorovergripende IKT-tiltak. H M M Utfordring 9: Dagens organisering av IKTfunksjonene i sektoren utnytter i liten grad potensialet i stordrift og realiserer få synergier i forhold til anskaffelser, drift, forvaltning og utvikling av løsninger. Det konkurreres om begrenset IKT-kompetanse hvilket gjør organiseringen sårbar med hensyn til fremtidig kompetansebehov. M L L Utfordring 10: Ingen av dagens norske og nordiske leverandører tilbyr funksjonalitet på linje med de ledende systemene internasjonalt. Videre mangler dagens norske og nordiske leverandører finansiell styrke og utviklingskapasitet til å gjennomføre det funksjonelle løftet som er nødvendig for å lukke det funksjonelle gapet mellom dagens situasjon og ambisjonsnivået gitt i Meld. St. 9 (2012-2013). Situasjonen forverres ved at sektoren ikke opptrer samordnet med hensyn til videreutvikling og bestilling av ny funksjonalitet. H M H Utfordring H = Høy og direkte påvirkning på måloppnåelse M = Middels og indirekte innvirkning på måloppnåelse 21 L = Lav eller ingen innvirkning på måloppnåelse Styresak Går til: Føretak: Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 03.11.2014 Erik M. Hansen Komparativ analyse av dei regionale helseføretaka på IKT-området Arkivsak Styresak 072/14 O Styremøte 12.11.2014 Forslag til vedtak: 1. Styret tar saka til orientering. 1 Oppsummering Helsedirektoratet har på oppdrag frå Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) utarbeid ein komparativ analyse av IKT-situasjonen i dei regionale helseføretaka (RHF). Viser til sak 062/14 i styremøtet 17.09.2014. I sak 062/14 vart nokre av figurane frå denne rapporten lagt fram. Fakta Rapporten er utarbeid av Helsedirektoratet basert på intervju og skriftlege svar på ei rekkje spørsmål. Informasjonsinnhentinga er gjennomført i perioden mars – august 2014. Rapporten frå Helsedirektoratet er no oversendt til Helse- og omsorgsdepartementet. Administrasjonen har i denne saka lagt fram samandraget (side 11 – 15) frå rapporten i vedlegg 1. Heile rapporten finn styret på fylgjande adresse; http://www.regjeringen.no/pages/38845466/komparativ_analyse_rhf_ikt.pdf Drøfting Administrasjonen er av det syn at slike analyser er krevjande å gjennomføre. Det er krevjande å få til semje om analysegrunnlaget, og det er krevjande å trekkje tydelege konklusjonar av analysane. I samandraget i rapporten vert det likevel sagt; «Basert på denne oppstillingen, og utan å ta hensyn til tjenestekvalitet, kan Helse Vest RHF hevdes å ha den mest kostnadseffektive IKT-operasjonen.» Det vert og kommentert i rapporten at; «Helse Vest IKT har majoriteten av de private, ideelle foretakene innenfor somatikk, psykiatri og rus i Helse Vest RHF som kunder, og synes gjennom flere års erfaring som eget selskap å ha opparbeidet erfaring som i sum gir best posisjon til eventuelt å kunne ta på seg kunder utenfor RHF-strukturen, for eksempel avtalespesialister, kommuner, fastleger og private sjukehus.» Administrasjonen vil arbeide vidare med heile rapporten for å kunne lære av dette samanstilte materialet. 2 Komparativ analyse av de regionale helseforetakene på IKT-området 2 Sammendrag Felles statlig styring, finansiering, organisering og regelverk, samt nasjonale IKT-mål gir mange likheter mellom RHF-enes IKT-operasjon. Likhetene er spesielt store i beskrivelse av utfordringsbilde og i strategi og målbilder for hvordan IKT skal understøtte og styrke RHF-enes kjernevirksomhet. Foruten størrelse er den største variasjonen at Helse Sør-Øst RHF ligger noen år bak de tre andre med hensyn til regional konsolidering og standardisering. Dette skyldes blant annet at Helse Sør-Øst RHF ble én region seks år etter at øvrige regioner fikk dagens struktur. Denne variasjonen kan bli vesentlig redusert frem mot om lag 2018 gitt at Helse Sør-Øst RHF lykkes med sitt omfattende digitale fornyingsprogram. Til tross for store likheter med hensyn til behov og mål så driver de regionale helseforetakene få felles gjennomføringsprosjekter, har få felles løsninger og lite forpliktende teknologivalg. RHF-ene har hatt flere initiativer om mer forpliktende IKT-samarbeid, men lite er blitt realisert.Til tross for felles statlig eierstyring så har det vært lav til middels realisering av nasjonale IKT-mål i helsesektoren. Nasjonal IKT, fra 2014 et eget helseforetak, har siden etableringen i 2003 vært en informasjons- og diskusjonsarena. Med unntak av felles nasjonalt system for syketransport (NISSY) og pågående implementering av system for drift, forvaltning og utvikling av medisinsk-teknisk utstyr (MTU) og behandlingshjelpemidler (BHM) er det ikke etablert felles systemer og forpliktende teknologisamarbeid. Mål•og•strstegi Det er stort samsvar mellom de regionale helseforetakenes behov-/utfordringsbilde og mål- og strategibeskrivelser for IKT. IKT-målene er spesielt fokusert mot standardisering og regionalisering av IKT-løsninger, samt strukturert informasjonsdeling gjennom helhetlige pasientforløp. Alle RHF-ene knytter IKT-målene til mål om økt pasientsikkerhet og -kvalitet, effektivisering og forbedring av hverdagen for helsepersonell og administrativt personell, samt å understøtte samhandling mellom alle parter som yter helsetjenester. Alle RHF-ene har en omfattende portefølje av utviklingsprosjekter frem mot 2016/2018, og bare for perioden 2012-2014 er RHF-enes samlede IKT-investeringer på om lag 5,7 mrd. kroner. Det er store funksjonelle fellestrekk i prosjektporteføljen, med det er likevel ikke identifisert noen felles gjennomføringsprosjekter utover felles planer og prosjekt for realisering av digitale innbyggertjenester på Helsedirektoratets helsenorge.no-plattform, samt respektiv utbredelse av kjernejournal, meldingsutveksling og eResept. RHF-enes tidlige IKT-strategier og tiltaksplaner (2002-2004) har store likhetstrekk med strategiene etter 2010.2 I historisk lys fremstår de tidlige strategiene mer som målbilder og visjoner. Egenevalueringer og de reviderte strategiene fra perioden 2005-2009 tyder på lav gjennomføringsevne og forsinkelser i mange prosjekter. Regelverk knyttet til informasjonsutveksling og informasjonssikkerhet har vært et hinder for å realisere en del mål, men det synes også som om det har tatt lenger tid enn planlagt å etablere de regionale IKT-leverandørene og operasjonalisere mer sentraliserte styrings- og organisasjonsmodeller. Det synes å ha vært et gap mellom 2 For Helse Sør-Øst RHF er IKT-strategier og tiltaksplaner ikke gjennomgått (styredokumentasjon ikke tilgjengelig før fra 2007). 11 Komparativ analyse av de regionale helseforetakene på IKT-området mål/ambisjoner og økonomiske rammer. Omfanget på IKT-investeringene har vært undervurdert med hensyn til tid og kost, samt at antall parallelle initiativ har vært for stort. Det samme kan sies om nasjonale IKT-mål i perioden 1997-2010, herunder mål og føringer i helseforetaksloven (Ot. prop. nr. 66, 2001) om mer nasjonalt IKT-samarbeid i spesialisthelsetjenesten. Det har vært flere initiativer om mer forpliktende IKT-samarbeid mellom de regionale helseforetakene, men svært lite er blitt realisert i form av fellesløsninger, standardisert utvikling og forpliktende teknologivalg. Styring•og•orgsnisering Det er et historisk stort skille mellom Helse Sør-Øst RHF og de øvrige tre helseregionene med hensyn til regionalisering og standardisering av IKT-styring og tjenesteproduksjon. Sykehuspartner, Helse Sør-Øst RHFs felles IKT-tjenesteleverandør, ble tidlig etablert (2003), men med mindre IKT-ansvar og fullmakter enn det Helse Nord IKT (2006), Helse Vest IKT AS (2004) og HEMIT (2003) fikk tildelt. Sykehuspartner ble opprettet for å levere tjenester til helseforetakene i datidens Helse Sør RHF, og først i 2009, to år etter etableringen av Helse Sør-Øst RHF, ble endelig IKT-virksomhetsoverdragelse gjort til Sykehuspartner. Helseforetakene i Helse Sør-Øst RHF synes likevel å ha hatt større frihetsgrad enn helseforetakene i de andre RHF-ene helt fram til 2011/2012. Dette betyr ikke at de de øvrige helseregionene har nådd det optimale målbilde for regional IKT-styring. Både Helse MidtNorge RHF og Helse Nord RHF beskriver utfordringer knyttet til prioriterings- og beslutningsprosesser, samt behov for at gjennomføringsevnen styrkes. Helse Vest RHF synes å ha kommet lengst i å operasjonalisere en regional IKT-styringsmodell. Alle RHF-ene har etablert IKT-styringsmodell etter prinsippene i den såkalte Y-modellen med de tre sentrale styringsrollene premissgiver (RHF-styre og ledelse), kunde/bestiller (helseforetak) og leverandør (felles regional IKT-tjenesteleverandør). Helseregionene har overordnet etablert like premissgivende funksjoner ved at RHF-styre og administrerende direktør beslutter strategi og økonomiske rammer. Det er kun i Helse Sør-Øst RHF at IKT-direktør er fast medlem av RHF toppledelsen. I Helse Vest RHF deltar administrerende direktør i Helse Vest IKT i de regionale ADmøtene der RHF toppledelsen og HF/AS AD-ene møtes månedlig. I Helse Nord RHF og Helse MidtNorge RHF er IKT-ansvaret underlagt RHF eierdirektør. Alle RHF-ene har en premissgivende styringsgruppe som prioriterer, beslutter og styrer etter rammer gitt av RHF administrerende direktør. Videre har alle helseregionene etablert fora og utvalg med stor HF-representasjon som skal gi faglige vurderinger og anbefalinger om behov, krav og prioriteringer. Alle RHF-ene har etablert en felles, regional IKT-tjenesteleverandør, men det er stort avvik i organisasjonsform mellom Helse Vest RHF og de øvrige. Helse Vest RHF har etablert en modell som gir de klareste rammene for styring og ansvar ved å etablere Helse Vest IKT som et eget aksjeselskap. De regionale IKT-tjenesteleverandørene er i liten grad konkurranseutsatt, men det er Helse Sør-Øst RHF som i størst grad beskriver en utvikling hvor det skal stilles krav til Sykehuspartner om årlig sammenligning mot markedet («benchmarking») og krav om strategisk bruk av underleverandører. Helse Vest IKT har majoriteten av de private, ideelle foretakene innenfor somatikk, psykiatri og rus i Helse Vest RHF som kunder, og synes gjennom flere års erfaring som eget selskap å ha opparbeidet erfaring som i sum gir best posisjon til eventuelt å kunne ta på seg kunder utenfor RHF-strukturen, for eksempel avtalespesialister, kommuner, fastleger og private sykehus. Det forventes likevel at alle 12 Komparativ analyse av de regionale helseforetakene på IKT-området de regionale IKT-tjenesteleverandørene innen kort tid vil gjøre en vurdering av sitt «marked» i lys av kravene til helhetlige pasientforløp på tvers av tjenestenivå, og dermed behov for helhetlige/ integrerte IKT-systemer og -tjenester med tilstrekkelig kapasitet, tilgjengelighet og ytelse. Oppsummerte•nøkkeltsll Tabell 2.1 viser oppsummerte nøkkeltall for 2014 for IKT-årsverk, IKT-kostnader, samt IKTinvesteringer. Figuren under tabellen viser relativ sammenligning av RHF-ene opp mot aktivitetsnivå (DRG-poeng) og innbyggere. Basert på denne oppstillingen, og uten å ta hensyn til tjenestekvalitet, kan Helse Vest RHF hevdes å ha den mest kostnadseffektive IKT-operasjonen. Investeringsnivået er størst i Helse Sør-Øst RHF og Helse Nord RHF og skyldes stor utviklingsaktivitet i programmene Digital fornying og FIKS. Tabell 2.1: IKT-nøkkeltall for regionale helseforetak, 2014 Sør-Øst 2 854 692 Vest 1 074 264 Midt 703 184 Nord 478 122 Sum 5 109 1 263 IKT-årsverk - Interne - Konsulenter 1 379 1 028 351 476 429 47 406 379 27 291 277 14 2 552 2 113 439 IKT-kostnader (MNOK) - Driftskostnader ekskl. avskriv. - Avskrivinger 2 937 2 206 731 793 632 161 889 748 141 480 399 82 5 100 3 986 1 114 Investeringer 1 527 260 320 356 2 463 Innbyggere (1 000) DRG-Poeng (1 000) Fordeling av IKT-nøkkeltall: DRG-Poeng (2013) 55% Innbyggere 56% IKT-årsverk 54% IKT-kostnader 21% 21% 19% 58% IKT-investeringer 16% 62% 0% Helse Sør-Øst 20% 11% 40% Helse Vest 60% Helse Midt-Norge 15% 10% 14% 9% 16% 11% 17% 13% 9% 14% 80% 100% Helse Nord Det er totalt over 2500 IKT-årsverk i RHF-ene og i perioden 2012-2014 har den totale veksten i interne IKT-årsverk vært høy (14 % - 32 %) og oversteget veksten i kjernevirksomhetens aktivitetsnivå (DRG). Den totale årsverksutviklingen for alle RHF-ene (26 %, 2012-2014)kan stilles spørsmålstegn ved i lys av få fellesprosjekter og fellesløsninger på tvers av helseregionene kan det stilles spørsmålstegn ved den totale årsverksutviklingen for alle RHF-ene (26 %, 2012-2014). 13 Komparativ analyse av de regionale helseforetakene på IKT-området De regionale helseforetakene oppgir budsjetterte IKT-kostnader i 2014 på om lag 5,1 mrd. kroner. Relativt mot DRG-poeng og som andel av driftskostnader har Helse Midt-Norge RHF de høyeste IKTkostnadene. I perioden 2012-2014 har budsjetterte IKT-kostnader hatt en gjennomsnittlig årlig vekst på 16 % (1.3 mrd. kroner). I samme periode har totale brutto driftskostnader i RHF-ene økt med 4,7 % (eksklusiv IKT). Forskjeller i metodikk og mangelfulle data gjør det vanskelig å presist sammenligne de norske kostnadstallene med internasjonale tall, men basert på overordnede sammenligninger med Gartnerbenchmarks synes IKT-kostnadene i RHF-ene å komme under internasjonalt snitt i 2012 og 2013 og at snittet nås eller overstiges i 2014. Sammenligningen må brukes med stor forsiktighet, men det er et faktum at IKT-kostnadene har økt vesentlig i siste 3-års periode og at de vil fortsette å øke som følge av store pågående IKT-utviklingsprosjekter. Forventede økte kostnader som følge av avskrivning på investeringer må kompenseres ved rasjonalisering og konsolidering av eldre IKT-løsninger. RHFenes gjennomføringsevne, evne til å realisere nytteeffektene og i parallell rasjonalisere driften er blitt enda viktigere i lys av at IKT representerer en økende andel av RHF-enes driftskostnader. I perioden 2012-2014 har de regionale helseforetakene investert 5,7 mrd. kroner i IKT. Målt i budsjetterte IKT-investeringer per DRG-poeng har det vært en markant økning i årlige investeringskostnader. Fra 2012 til 2014 steg den nasjonale investeringskostnaden per DRG-poeng fra 1 053 kroner til 1 928 kroner. Denne veksten er hovedsakelig drevet av Helse Sør-Øst RHF og Helse Nord RHF som utmerker seg med et markant høyere investeringsnivå. Det er stor variasjonen mellom regionene og Helse Nord RHF har et aktivitetsjustert investeringsnivå som ligger tre ganger høyere enn Helse Vest RHF. IKT-systemer Helseforetakene var tidlig ute med å ta i bruk IKT for å forenkle og forbedre arbeidsprosesser, og dette vises i dag ved at RHF-ene har bred IKT-støtte og svært mange IKT-systemer. Mange spesialistsystemer og medisin-teknisk utstyr (MTU) har mangelfull integrasjon mot hoved-EPJ, noe som skaper utfordringer mht. tilgjengeliggjøring og deling av pasientinformasjon på tvers av fagområder. På hovedsystemene (EPJ/PAS, Radiologi og Lab) har RHF-ene stort fokus på å konsolidere og standardisere systemporteføljen. Helse Vest RHF og Helse Nord RHF har standardisert på DIPS som system/produkt, men historisk med ulike installasjoner i HF-ene. Prosjekter pågår med hensyn til å oppnå full regional konsolidering. Helse Sør-Øst RHF er i ferd med å standardisere på DIPS, mens Helse Midt-Norge RHF har igangsatt forprosjekt for eventuell anskaffelse av ny EPJ/PAS. Teknisk sett har Helse Midt-Norge RHF i dag den mest regionalt integrerte løsningen, dog med eldre deler av løsningen som må skiftes ut. Det er generell mangel på strukturerte data i EPJ, og eksisterende data benyttes i begrenset grad til analyse og kvalitetsforbedring. Innenfor Lab og Radiologi er det med unntak for Helse Midt-Norge RHF lav til middels konsolidering, men med planer og pågående prosjekt for økt standardisering. Bestilling/henvisning til Lab/Radiologi og svar er godt utbredt innenfor de fleste helseforetakene, men deling av bilder og svar mellom helseforetak er til dels mangelfull. For Lab er det kun Akershus Universitetssykehus HF og Sykehuset Innlandet HF som har implementert mottak av elektroniske bestillinger fra fastleger, men alle helseregioner sender svar til fastleger tilkoblet Norsk Helsenett. For Radiologi har Helse Midt-Norge 14 Komparativ analyse av de regionale helseforetakene på IKT-området RHF og Helse Nord RHF innført mulighet for elektronisk rekvisisjon fra fastlege, men alle helseregioner sender svar til fastleger tilkoblet Norsk Helsenett. Det er mangelfull systemstøtte for prosesstøtte/arbeidsflyt, beslutningsstøtte, operasjonsstøtte, medisinering, samt overvåking. Det er også mangelfull støtte til å håndtere individuelle planer for pasienter med sammensatte lidelser. 15 Styresak Går til: Føretak: Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 03.11.2014 Erik M. Hansen Gartner survey of EHR suppliers and systems in the Norwegian market Arkivsak Styresak 073/14 O Styremøte 12.11.2014 Forslag til vedtak: 1. Styret tar saka til orientering. 1 Oppsummering Helsedirektoratet har på oppdrag frå Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) utarbeid ein analyse av leverandørar av elektronisk pasientjournalsystem (EPJ) til den norske marknaden. Analysen er gjennomført av det internasjonale analyseselskapet Gartner Group. Fakta Administrasjonen har i denne saka lagt fram samandraget frå rapporten (side iii og iv). Heile rapporten finn styret på fylgjande adresse; http://www.regjeringen.no/pages/38845466/gartner_survey_ehr_suppliers_systems_norwegian_market. pdf Drøfting Administrasjonen vil særleg peike på to forhold som vert kommentert i samandraget: • “The only successful examples of a common electronic health record that are used for clinical decision support and clinical workflow are in regions that have selected a common integrated solution that is used throughout the whole spectre of health services.” Dette er, både på grunn av lovgjeving (Helseregisterloven §13) og på grunn organisering av helse- og omsorgssektoren, ikkje situasjonen i Norge i dag. Dette utgangspunktet er og forklaringa på kvifor norske leverandørar så langt ikkje har utvikla og marknadsført system som har dette som mål. • “Gartner is unaware of any Health Delivery organisation that has successfully evolved a best-ofbreed environment into a fully functioning generation 3.” Gartner rangerar EPJ system i generasjonar frå 1 til 5. Dei hevdar at norske system er i generasjon 2. Det finst i dag nokre store amerikanske system som kan rangerast til generasjon 5. Alle norske RHF eller HF arbeider med utgangspunkt i ein «best-of-breed» tilnærming. Dette er fordi ingen av dagens norsk eller nordiske leverandørar tilbyr «suite» løysingar for helseføretak eller for heile helse- og omsorgstenesta i Norge. Ei viktig årsak til dette er omfanget av nasjonale regulatoriske krav som gjeld for slike system. Initiativet i Helse Midt-Norge ser ut til å ha som ambisjon å finne løysingar som tilfredsstiller begge desse forhold peikt på av Gartner. 2 Engagement: 330021852 — Version 1 Gartner survey of EHR suppliers and systems in the Norwegian market Report for Helsedirektoratet 03/09 2014 — Page iii Management summary Gartner has conducted a survey of vendors that provide Electronic Health Record (EHR) solutions. The survey includes Gartner’s existing research covering large international vendors and selected vendors with a presence in Norway. The total number of vendors included in this report is 16, divided into three groups; (i) six global enterprise EHR vendors, (ii) four selected EHR vendors and (iii) six selected primary healthcare EHR vendors. All vendors in group (i) are covered by Gartner’s yearly research of the global EHR market. These vendors were given a short questionnaire that contained questions only related to the Norwegian and Nordic market that were used to enhance the existing data collection. The analysis conducted on group (ii) and (iii) was based on a questionnaire with questions relevant for this particular survey. Gartner conducted on needs basis additional interviews with group (ii) and (iii) vendors to complete the answers and to verify our understanding. The survey did not include a system analysis. Gartner has developed a model in which EHR solutions are categorized as generation one to five, indicating the maturity of the solution and the richness of the functionality provided. The three groups mentioned above are clearly separated between generation two and three. The EHR solutions found in the Norwegian market are mainly generation two, none have reached generation three. Whereas the solutions provided by the six global enterprise EHR vendors, have reached generation three1 and are expected to start reaching generation four within the next couple of years, the leaders possibly as soon as 2015. There are no generation five solutions in the world today. The Global Enterprise EHR vendors are more functionally mature than the vendors found in Norway, especially within advanced capabilities such as clinical decision support, clinical workflow and clinical display/ dashboards. These are the most distinct areas of difference between generation three and generation two. Across the globe, despite clear differences in ownership, payment schemes and regulatory requirements, the processes of care and the practice of clinical medicine are more similar than different. We expect that the leading vendors will have used about ten years moving from generation three to generation four. To reach generation four requires a clear strategy, long term perspective, a large customer group to secure revenue and to be able to fund an extensive research and development (R&D). Because of the huge R&D investments needed to meet the expectations of customers, users, patients and changes in society, only large, wellfunded companies will likely be able to survive long term in the EHR market. We expect the market to consolidate, recently exemplified by the announced acquisition of Siemens Health Services by Cerner2. The deal is expected to close in early 2015. Many companies have substantially underestimated the time and effort required to succeed in this market. The local vendors have a clear disadvantage, since they are not exposed to best practices from other geographies. That combined with the difference in resources available for R&D, makes local vendors riskier in the long run. Norwegian vendors and products have a very strong position in Norway, which may indicate that local understanding, references as well as proximity are viewed as essential when vendors are chosen. The downside of this is that a majority of Norwegian healthcare delivery organizations (HDOs) are not getting the benefits of global best practices and mature clinical support systems. Due to the limited size of the Norwegian market, the innovation and R&D potential will continue to stay on a modest level. The Nordic HDOs is perceived as extensive users of EHRs. This implies that the Nordics should be an interesting market for the global vendors. Several of the global enterprise EHR 1 The first in 2005 and all within 2010/11 2 This was announced after the data analysis had been completed; hence it is not covered in the vendor analysis later in the report. © 2014 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates. For restricted use of Helsedirektoratet only. Engagement: 330021852 — Version 1 Gartner survey of EHR suppliers and systems in the Norwegian market Report for Helsedirektoratet 03/09 2014 — Page iv vendors are already present with solutions in the Nordic market, but not yet with their enterprise EHR solutions. The Norwegian EHR market is divided between hospitals and primary healthcare organizations. There is one dominant vendor that provides solutions to Norwegian hospitals, DIPS, while there are several vendors providing solutions to primary healthcare. EHR’s are mature and thoroughly tested products, but there are no widely accepted standard of interoperability that has been implemented by the vendors. This implies that true interoperability between different solutions is not yet possible. The only successful examples of a common electronic health record that are used for clinical decision support and clinical workflow are in regions that have selected a common integrated solution that is used throughout the whole spectre of health services. It is worth noting, that Gartner has not yet seen integration work in a big scale on a more advanced level. Gartner is unaware of any HDO that has successfully evolved a best-of-breed (i.e. combining several vendors’ packages) environment into a fully functioning Generation 3. Citizens expect more patient-centric and personalized care spanning the care delivery spectrum. With an increasing average lifespan, a rising pressure to cut healthcare costs while enhancing the quality of care, the need for automation, advanced functionality and analysis support will increase, and will hence increase demands on EHR systems. The amount of clinical knowledge is well beyond the abilities of unassisted human cognition. This survey indicates that the gap in functionality between solutions currently applied in Norway and the functional needs going forward is significant, and that the distance to the leading vendors will continue to be substantial and will probably increase in the coming years. There is also no evidence to show that local vendors will have the capabilities, both in R&D and financially, to close the gap soon. © 2014 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved. Gartner is a trademark of Gartner, Inc. or its affiliates. For restricted use of Helsedirektoratet only. Styresak Går til: Føretak: Dato: Sakshandsamar: Saka gjeld: Styremedlemmer Helse Vest IKT AS 23.10.2013 Maria Fehr Johansen, Erik M. Hansen Møteplan for styret for 2015 Arkivsak Styresak 074/14 B Styremøte 12.11.2014 Forslag til vedtak 1. Styret vedtek møteplan for 2015. 1 Samandrag Administrasjonen har i denne saka lagt fram eit forslag til møteplan for styret for 2015. Administrasjonen har i framlegget til møteplan for 2015 lagt opp til 6 styremøter kor 3 blir gjennomført som videokonferansar. Forslag til møteplan for 2015 3 av datoane vart avtalt under handsaming av eventuelt i styremøtet 17.09.2014. Desse er merka med fet skrift i lista nedanfor. Administrasjonen har arbeid vidare med forslag til dei 3 siste datoane. Det er nedanfor teke med dei datoane administrasjonen har foreslått overfor styret via www.doodle.com. Administrasjonen vil forsøk å lande eit samla forslag til møteplan for 2015 før styremøtet. Basert på gjeldande status har administrasjonen laga fylgjande forslag til møteplan for 2014; - Fredag 13. mars 2015, styremøte, kl. 10.00 - 14.00, Stavanger - Mandag 16. mars 2015, styremøte, kl. 10.00 - 14.00, Stavanger - Onsdag 25. mars 2015, styremøte, kl. 10.00 - 14.00, Stavanger - Torsdag 23. april 2015, styremøte, kl. 08.30 – 11.30, videokonferanse - Torsdag 28. mai 2015, styreseminar kl. 11.30 – 16.00, middag for styret kl. 19.30, Bergen Fredag 29. mai 2015, styremøte 08.30 – 11.30, styremøte, Bergen - Torsdag 18. juni 2015, styreseminar kl. 11.30 – 16.00, middag for styret kl. 19.30, Bergen Fredag 19. juni 2015, styremøte 08.30 – 11.30, styremøte, Bergen - Onsdag 16. september 2015, styremøte, kl. 08.30 – 11.30, videokonferanse - Fredag 13. november 2015, styremøte, kl. 08.30 – 11.30, videokonferanse - Onsdag 18. november 2015, styremøte, kl. 08.30 – 11.30, videokonferanse - Torsdag 19. november 2015, styremøte, kl. 08.30 – 11.30, videokonferanse - Onsdag 2. desember 2015, middag for styret kl. 19.30, Bergen Torsdag 3. desember 2015, styremøte, 08.30 - 14.00, Bergen eller eller eller eller eller 2
© Copyright 2024