1(7) Cloudstrategins roll och betydelse Bertil Danared och Jan Hallgren Många organisationer har idag börjat att anamma vad ”cloudtjänster” (eller ”molntjänster” på svenska) kan erbjuda, även om de har kommit olika långt eller valt att gå olika långt. Det kan vara allt från e-post och lagring av dokument till utveckling och test. Men det är få som har en strategi för cloud. Behövs en strategi för cloud och vad skall den i så fall innehålla? Cloudstrategi – sammanfattning ”Cloud” är för de flesta organisationer en uppsättning av t ex processer, tjänster, data eller infrastruktur som ”finns någon annanstans” och nås via förbindelser via Internet eller på annat sätt från tjänsteleverantören. Dvs sådant som köps som en tjänst och betalas för efter användande, utan att det kräver ett eget ägande av infrastruktur, datahallar osv. Det är därigenom starkt kopplat till outsourcing. Det finns ofta inget egenvärde för organisationer att ha egen infrastruktur, utan i grunden är den flexibilitet och skalbarhet i både teknologi och pris som cloudtjänster innebär naturligt intressant för de flesta. Det kan dock finnas exempelvis säkerhetsaspekter som gör att det kan vara relevant att köpa tjänster på ett mer traditionellt sätt. De stora IT-outsourcingleverantörerna åtar sig gärna att vara ”cloud broker” och mot avgift åta sig att integrera cloudlösningarna i sin leverans inom ramen för sitt ansvar och sina SLA:er. Några viktiga steg i ett arbete med strategiska frågor kring cloud:  Val av möjliga cloudtjänster Företrädare för IT-organisationen tillsammans med verksamheten bör ta fram vilka typer av cloudtjänster som kan vara aktuella och inom vilka områden.  Arkitektur Standarder och principer som berör IT-arkitekturen behöver beaktas för att säkerställa en långsiktig lösning och ta hänsyn till frågor kring integration, säkerhet och en fungerande helhet.  Governance Hur governancestrukturen påverkas med antal leverantörer, multisourcing, samverkan mellan leverantörer osv behöver säkerställas utifrån ett långsiktigt strategiskt perspektiv.  Avtalsstrategiskt Det bör finnas en långsiktig planering för att säkerställa en enhetlighet i avtalsvillkor, men också utifrån t ex exitmöjligheter och möjligheten att samordna en framtida förändring där man sitter med en rad olika avtal med olika leverantörer och där det kan vara aktuellt med en s k cloud broker.  Organisation, processer etc Påverkan på allting med att vara en professionell beställare, inkluderande från hantering av incidenter, beställningar och changear till om ägandeskapet för cloudtjänster skall ligga centralt eller decentralt behöver säkerställas utifrån ett långsiktigt perspektiv. De senaste årens utveckling inom området har gjort det mycket viktigt att se till att sourcingstrategi och IT-strategi hanterar den växande floran av cloudtjänster. Företeelsen är inte ny men den explosionsartade utvecklingen har gjort frågan till en av de viktigaste att hantera. Faktorer som gör att organisationer tvekar inför eller väljer bort cloudlösningar hänger bland annat ihop med risker och kostnader kring säkerhet, dataintegritet och sekretess och en trygghet i att tekniken verkligen fungerar tillräckligt väl. Den tvekan många erfar är ofta inte baserad på teknologi, utan mer på hur tjänsterna uppfattas. Cloudtjänster är inte specifikt säkra eller osäkra i sig, utan frågor av betydelse är snarare sådana som var data finns lagrad. Slutsatsen är att det behövs ett synsätt kring cloud som sträcker sig över hela verksamheten och inte bara ser det som en ren IT-teknologifråga, men inte heller som bara en tjänst som kan köpas av verksamheten decentralt utan att involvera IT mer centralt. En översyn av sourcingstrategin med ”cloudögon” är definitivt är på sin plats - annars är risken stor att utvecklingen springer ifrån IT-chefen och att verksamheten får allvarliga problem med sina system. © 2014 Sourcing Professionals Nordic AB 1(7) Om cloud ”Cloud” som begrepp kan ha en rad olika innebörder (på svenska talar man ibland om ”molnet” eller ”molntjänster” som synonymt begrepp). För de flesta organsationer handlar det om en uppsättning av t ex processer, tjänster, data eller infrastruktur som ”finns någon annanstans” och nås via förbindelser via Internet eller på annat sätt från tjänsteleverantören. Dvs sådant som köps som en tjänst och betalas för efter användande, utan att det kräver ett eget ägande av infrastruktur, datahallar osv. Det står med andra ord i motsats till modellen med centraliserad data i en egen datahall med infrastruktur, nätverk, servrar osv som köps in, konfigureras, driftsätts och underhålls. Det är således även starkt kopplat till outsourcing. När nu organisationer i allt högre grad köper tjänster och funktioner, snarare än egen infrastruktur, behöver de förstå vilka behoven är avseende funktionalitet, tillgänglighet , prestanda, sekretess och säkerhet. De behöver sedan förstå hur de cloudtjänster som finns tillgängliga idag lever upp till dessa önskemål och krav samt hur man på ett kostnadseffektivt sätt kan implementera dessa i sin egen organisation. Olika typer av cloudtjänster Olika leverantörer har under flera år sålt funktionalitet som tjänst, utan att för den sakens skull ha betecknat dem som cloudtjänster (det finns ett uttryck som heter ”cloud washing” som innebär att man sätter namnet cloud på sina produkter eller tjänster utan att egentligen ändra dess innehåll). De har då sålt sina applikationer som en tjänst och tagit betalt för dem i huvudsak utifrån användande. Cloudtjänsterna marknadsförs ofta utifrån några olika kategorier eller leveransmodeller, exempelvis:  ”Software as a service” Med detta avses färdiga applikationer som exempelvis affärssystem som kan nås varifrån som helst via Internet. Exempel på detta är SAP, Salesforce.com eller Google Docs.  ”Platform as a service” Avser typiskt distribuerade test- och utvecklingsplattformar för att t ex utveckla applikationer, webbsidor och tjänster. Exempel på detta är Microsoft Azure och Amazon.  ”Infrastructure as a service” Kapacitet erbjuds i t ex virtuella databas-, webb- och applikationsservrar, brandväggar, lastbalanserare, routrar och switchar. Exempel på detta erbjuds från flera av de vanliga IT-leverantörerna idag. Cloudtjänsterna brukar vidare beskrivas utifrån hur kundunik lösningen är, dvs om man är en del i en helt publik lösning eller om man har en lösning som är helt intern för den egna organisationen, eller något mittemellan:  Privat Används för endast en organisation, men kan hanteras både internt och av en extern leverantör.  Hybrid Det kan dels vara en typ av privat lösning som delas av flera organisationer, där en av dem hanterar den i egen regi, och dels en sammansatt lösning med två eller flera cloudtjänster med en blandning av egen regi och externt levererat. © 2014 Sourcing Professionals Nordic AB 2(7)  Publik Tillhandahålls av en cloudleverantör som en öppen lösning för allmän användning. Utgångspunkten är normalt att först se om en publik tjänst fyller ens behov, för att sedan välja en privat lösning om dessa behov inte tillgodoses. Varför cloud är aktuellt nu – trender som påverkar En anledning till att cloud har utvecklats som det har gjort är tillgången till bredbandig Internetkapacitet. Denna kapacitet är en förutsättning och cloudutvecklingen har även utvecklats vidare genom att organisationer nu i allt högre grad har byggt ihop sina företagsnät (WAN, Wide Area Network) så att man kan utveckla både publika och privata molntjänster på alltmer kostnadseffektiva sätt. En avgörande faktor bakom cloudtrenden är även möjligheterna som servervirtualisering i kombination med serverkonsolidering ger. Att på ett effektivt sätt kunna ha flera virtuella servrar på en fysisk maskin, vilket virtualiseringen innebär, är en grundförutsättning för effektiva cloudtjänsterbjudanden. Det finns ofta inget egenvärde för organisationer att ha egen infrastruktur, utan i grunden är den flexibilitet och skalbarhet i både teknologi och pris som cloudtjänster innebär naturligt intressant för de flesta. Det kan dock finnas bland annat säkerhetsaspekter som gör att det kan vara relevant att köpa tjänster på ett mer traditionellt sätt för flera, även över tiden i takt med att molntjänster mognar. Den flexibilitet och skalbarhet som tekniskt och kommersiellt möjliggörs i cloudtjänster kan för en organisation skapa en flexibilitet och skalbarhet i tjänsterna både på längre och kortare sikt, med t ex förstärkning av kapacitet för att hantera toppar och dalar över dygnets timmar. Syftet med strategi för cloud En strategi för cloudtjänster skall säkerställa att verksamheten kan få ta del av ny teknologi som i största möjliga mån möjliggör sådant som minskade kostnader, flexibilitet, skalbarhet och kortare ledtider för att få fram nya produkter och erbjudanden. Cloudtjänster och det som förknippas med dem kan bidra till olika typer av vinster för en organisation:  Smidighet – enklare kunna få ut nya erbjudanden mot marknaden och minska beroendet av den egna IT-avdelningen.  Flexibilitet – olika kombinationer av lösningar, kunna skala upp och ner enkelt och använda de leverantörer som är bäst inom sina områden med de skalfördelar som finns i lösningar som levereras till många användare på marknaden.  Snabba resultat – där cloudlösningar möjliggör en större dynamik i utvecklingen av en lösning vilket i sin tur gör att man kan vara mer experimentell i utvecklingen av sin lösning utan att det kostar så mycket, Tiden att konfigurera och lansera nya lösningar kan förkortas avsevärt i cloudsammanhang.  Minskad kostnad – kostnaden minskar ofta avsevärt vad det gäller att lansera nya lösningar. Cloud innebär även normalt en förskjutning från investeringar och avskrivningskostnader till mer användarbaserad exempelvis månadskostnad. En viktig del i strategin för cloudtjänster blir således att definiera vad man vill åstadkomma avseende dessa fyra områden – vilken strategin är och vad vill man uppnå och hur balansen mellan dessa fyra områden skall se ut. Är det de minskade kostnaderna som är mest intressant eller att snabbt kunna få ut nya lösningar (”time-to-market”)? © 2014 Sourcing Professionals Nordic AB 3(7) Organisation, kompetens och rollfördelning I förlängningen handlar cloudtjänsterna också om vilken egen kompetens en organisation skall ha och vilket fokus och förmåga den skall vidmakthålla. I en outsourcad miljö talar man ofta om beställarorganisation, eller på engelska ”retained organisation” för att beskriva vilken egen kompetens som krävs för att vara en god beställare och kanske även utföra vissa delar i egen regi – och vilka kompetenser och roller som man vill lägga på leverantören och som man inte själv skall ha. En ”traditionell hosting i egen regi” innebär att man behöver ha kompetens för att hantera allt från nätverk till applikationer i egen regi, inklusive test, driftsättningar osv. Bilden nedan illustrerar hur utförandekompetensen förskjuts när en organisation utvecklar det som köps ”as a service”, där ”Software-as-a-Service” innebär att allt köps som en tjänst. Leverantör – standardiserat, lägre kostnader, kortare ledtider… Egen regi kundanpassat, kostar mer, tar längre tid… Applikationer Applikationer Applikationer Applikationer Data Data Data Data Runtime Runtime Runtime Runtime Middleware Middleware Middleware Middleware Operativsystem Operativsystem Operativsystem Operativsystem Virtualisering Virtualisering Virtualisering Virtualisering Servrar Servrar Servrar Servrar Lagring Lagring Lagring Lagring Nätverk Nätverk Nätverk Nätverk Egen regi IaaS Infrastructure-as-a-Service PaaS Platform-as-a-Service SaaS Software-as-a-Service En tjänst som “PaaS” passar in när applikationsägaren själv vill äga och driftsätta sin applikation, men utan att behöva bry sig om underliggande IT-funktionalitet och beroenden. En utvecklare behöver inte bry sig om installationer, patchning, konfigurering osv utan skapar sin applikation enligt cloudplattformens krav och driftsätter den direkt mot ”molnet”. Med denna filosofi som grund kan applikationer både skapas och driftsättas snabbare och på så sätt skapa mer värde snabbare för organisationen. Men det ställer också krav på en genomtänkt helhet och att strategin för cloud är en genomarbetad del av den sammantagna IT- och sourcingstrategin. Med cloudtjänster tenderar verksamheterna ibland att se dessa mer som något verksamheten kan köpa direkt, utan att behöva blanda in den interna IT-avdelningen. Cloud kan således anses bidra till en mer decentral struktur inom IT-området. Även om det finns positiva aspekter med detta är det samtidigt av vikt att en central IT-organisation har ett samlat grepp kring ITtjänster utifrån ett beställarperspektiv, både tekniskt avseende arkitektur med mera och kommersiellt. Kopplingen mellan strategierna för sourcing och cloud Hur relaterar sourcing till cloud i detta avseende? Om man har outsourcat sin infrastruktur, innebär det att man då köper en IaaS-tjänst? Nej, blir då svaret. En outsourcing innebär oftast att en leverantör har ett större åtagande för infrastrukturen som används. Där kan sedan finnas vissa IaaS-tjänster i den leveransen, med t ex viss lagring som köps av en cloudleverantör. Cloudtjänsterna är i mångt och mycket inte bara ett tekniskt begrepp utan också ett kommersiellt begrepp, som ofta innebär att man köper en avgränsad funktion till ett © 2014 Sourcing Professionals Nordic AB 4(7) nyttjandebaserat pris. Det kan därigenom skilja sig från det en outsourcingleverantör erbjuder på flera sätt. Det är dock av största vikt att den outsourcingleverantör som man anlitar även kan införliva cloudtjänster i sin leverans. Att outsourca applikationsdrift, applikationsförvaltning, och applikationsutveckling är sådant som tar oss längre till höger i bilden ovan. Även där förekommer olika strategier för sourcing. Allt fler börjar titta på att lägga ut större delar av sin applikationsförvaltning och applikationsutveckling på externa leverantörer. Det bör då göras i kombination med att man tittar på strategier för cloud. Resultatet kan bli en kombination av outsourcing och en portfölj av cloudtjänster, där strategin bör säkerställa att helheten hanteras på bästa sätt, oavsett vad som görs internt och externt. Svårigheterna många IT-avdelningar behöver hantera är när verksamheterna går och köper dessa cloudtjänster direkt från dess leverantörer och inte blandar in IT-avdelningen. De underskattar ofta initialt de beroenden som finns mellan olika informationssystem och därigenom behoven av integrationer. IT-avdelningen riskerar då att behöva arbeta alltför reaktivt och både strategier för arkitektur och för sourcing kan slås i spillror om man inte tar ett aktivt grepp om strategierna för cloud på ett tidigt stadium. Behöver man en särskild cloudstrategi? Flera frågar sig om man alls behöver en särskild cloudstrategi. Hade frågan varit om man behöver en strategi för cloud hade svaret varit ”ja”, annars är det ”nej”. Under de senare åren har olika begrepp blivit populära och sedan sjunkit tillbaka till något helt naturligt. Ett bra exempel på detta är outsourcing till s k offshoreländer och behovet av en ”offshorestrategi”. Det riskerar att snabbt bli en oöverskådlig flora med överlappande strategier. Således bör det i normala fall räcka gott med att göra en översyn av sin sourcingstrategi med hänsyn till cloud. De senaste årens utveckling inom området har gjort det mycket viktigt att se till att sourcingstrategi och IT-strategi hanterar den växande floran av cloud, dvs funktionalitet via nätet. Företeelsen är inte ny men den explosionsartade utvecklingen har gjort frågan till en av de viktigaste att hantera. Utvecklingen spås dessutom att explodera än mer. Tusentals och åter tusentals kreativa utvecklare sitter i denna stund och tar fram nya appar för samtliga befintliga plattformar. Många av dessa utvecklare har framtiden för sig, många är entusiastiska och många har även onda avsikter. Bedrägerier och infiltration i stora mängder kan förväntas. Samtidigt som IT-chefer ser problemen pågår nedladdning av appar i rasande fart. De flesta har flera tiotal appar i sin smartphone för såväl privat som professionellt bruk. Med ”Bring Your Own Device” blir frågan till synes okontrollerbar och frågan står således mycket högt på ITchefernas agenda. Så, ja, en strategi för cloud är viktig, även om det inte bör vara en fristående cloudstrategi. Att ta fram en strategi för cloud En viktig del i strategin för cloudtjänster blir, som vi tidigare berörde, att definiera vad man vill åstadkomma avseende smidighet, flexibilitet, snabba resultat och minskade kostnader – olika saker som cloudtjänster, rätt etablerade, kan bidra till att uppnå. Vad som kan uppnås och hur, måste först analyseras, och hur balansen mellan dessa fyra områden då kan se ut – vad som är viktigast och vad som bör vara i fokus. Genom att således utgå ifrån den typen av affärsstrategiska frågor och förstå drivkrafterna bakom möjligheterna att köpa vissa tjänster som cloudtjänster, skapar man fundamentet till strategin för cloud. Val av möjliga cloudtjänster bör göras genom att företrädare för IT- © 2014 Sourcing Professionals Nordic AB 5(7) organisationen tillsammans med verksamheten tar fram vilka typer av cloudtjänster som kan vara aktuella och inom vilka områden. Handlar det sedan om att ersätta något man idag driver i egen regi är det en form av outsourcing och det är av största vikt att säkerställa att man då beaktar de relevanta sourcingstrategiska dimensioner som berör allt från HR, livscykelkostnader, förvaltning, beställarorganisation, support, arkitektur osv. Man bör således säkerställa att man får med både verksamheten och IT-avdelningen på ett bra sätt. Standarder och principer som berör IT-arkitekturen behöver beaktas för att säkerställa en långsiktig lösning och ta hänsyn till frågor kring integration, säkerhet och en fungerande helhet. Strikta riktlinjer för vad man får ha på t ex sin smartphone måste etableras för att dessa skall få integreras med företagens system. Sedan krävs en omfattande process för att granska företagen bakom cloudfunktionalitet som används i verksamheten, särskilt om funktionaliteten skall integreras med andra system. Frågor som bör ställas är klassiska, där några berör leverantörsföretaget som sådant:  Vem ligger bakom företaget, finns det något som talar för något oegentligt?  Vad har företaget för potential att leva vidare och utveckla sin produkt?  Är företaget lönsamt?  Vad gör jag om företaget går i konkurs? Andra frågor är mer kopplade till produkten:  Vad finns det för garantier för att produkten hänger med i utvecklingen?  Vem ger support på produkten gentemot användarna (räkna med att de kommer till ITavdelningen när det har kört ihop sig)? Hur data hanteras är ett viktigt område:  Var lagras data?  Vem kommer åt data?  Vad händer om data försvinner? Vilka är de ekonomiska föutsättningarna:  Hur påverkar cloud mina finansiella processer, blir det en förflyttning från fasta till mer rörliga kostnader?  Hur påverkas den interna prissättningsmodellen inom organisationen?  Finns det skattemässiga konsekvenser? Vilka är de juridiska och avtalsstrategiska föutsättningarna:  Vilka typ av avtal bör man ha för cloudtjänster och skiljer det sig från andra tjänster?  Hur avtalar man med en outsourcingleverantör om att även vara ”cloud broker”?  Hur gör man om man inte har en ”cloud broker” för att kunna skapa en fungerande samverkansmodell med flera cloudleverantörer? Finns det regulatoriska aspekter att ta hänsyn till?  Hur uppfyller jag eventuella regulatoriska krav när data skickas till en cloudleverantör?  Hur hanterar vi krav på planer för disaster recovery och dylikt? © 2014 Sourcing Professionals Nordic AB 6(7) En viktig sourcingfråga är om man vill göra denna granskning och värdering själv eller om man skall överlåta den på en IT-leverantör. De stora leverantörerna åtar sig gärna att vara ”cloud broker” och mot avgift ta på sig att integrera cloudlösningarna i sin leverans inom ramen för sitt ansvar och sina SLA:er. En översyn av sourcingstrategin med ”cloudögon” är definitivt på sin plats - annars är risken stor att utvecklingen springer ifrån IT-chefen och att verksamheten får allvarliga problem med sina system. Faktorer som gör att organisationer tvekar inför, eller väljer bort cloudlösningar, hänger ihop med risker och kostnader kring exempelvis säkerhet, dataintegritet, sekretess, transparens, en trygghet i att tekniken verkligen fungerar tillräckligt väl, att man låser sig till specifika leverantörer, integration av tjänster från olika leverantörer, hur länge man låser upp sig till en leverantör med mera. Den tvekan många erfar är ofta inte baserad på teknologi, utan mer på hur tjänsterna uppfattas. Cloudtjänster är inte specifikt säkra eller osäkra i sig, utan frågor av betydelse är snarare sådana som var data finns lagrade. Slutsatsen är att det behövs ett synsätt kring cloud som sträcker sig över hela verksamheten och inte bara ser det som en ren IT-teknologifråga. Om Sourcing Professionals Nordic Kontakt Sourcing Professionals Nordic är ett nordiskt och helt leverantörsoberoende rådgivningsföretag inom sourcing och outsourcing, affärsutveckling och transformation – från strategi till förvaltning, ledning/styrning och omförhandling av kontrakt. Med huvudkontor i Stockholm arbetar vi på nordisk och europeisk basis. Våra oberoende rådgivare bistår organisationer med att skapa bestående värde i IT- och affärsprocesser inom ekonomi, lön med mera. Med hjälp av sourcinglösningar, intern transformation och genom att se över befintliga avtal, relationer och governancestrukturer skapas förbättrade processer, effektiviseringar och kostnadsbesparingar. Om du vill veta mer om Sourcing Professionals Nordic är du välkommen. [email protected] www.spnord.se Copyright © Sourcing Professionals Nordic 2014. Copyright © Sourcing Professionals Nordic 2014. All rights reserved. The prior written permission of Sourcing Professionals Nordic is required to reproduce all or any part of this document, in any form whether physical or electronic, for any purpose. © 2014 Sourcing Professionals Nordic AB