Riskhantering Landstinget Gävleborg 2013-05-31 Margareta Petrusson Definition Intern kontroll handlar om att på en rimlig nivå säkerställa: • Att verksamheten lever upp till målen och är kostnadseffektiv • Att lagar och regelverk följs • Att informationen om verksamheten och den finansiella rapporteringen är ändamålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig Styrning och intern kontroll Styrning Målområden Strategiska och Vart vill vi nå? Hur ska vi ta oss dit? operationella mål Riskbedömning Åtgärder och kontroller Vad kan gå fel? Hur kan vi säkerställa att det inte går fel? Lagar och regelverk Vilka är relevanta? Vilka risker finns för att vi inte följer dem? Hur kan vi säkerställa att det inte går fel? Information och finansiell rapportering Vilka är kraven på vår rapportering? Vad kan gå fel? Hur kan vi säkerställa att det inte går fel? Uppföljning: Hur effektiva och ändamålsenliga är dessa processer? Styrning av intern kontroll • Kommunallagen • Direktiv om intern kontroll i Landstinget Gävleborg • Rutin för riskanalys • Rutin för intern revision Kontrollkedja Internkontrollenheten 1:a 2:a 3:e Chefer och medarbetare i verksamheten Controllers och specialistfunktioner Oberoende funktion Ska normalt förhindra flertalet fel Har systematiska metoder för felsökning Friska ögon utanför linjen, nära ledningen 4:e Extern revision, ligger utanför Upptäcker fel, kan förhindra framtida fel Modellen för intern kontroll Intern miljö Riskhantering Åtgärder Information och kommunikation Tillsyn Intern revision Utredningar Uppföljning Intern kontroll av externa leverantörer Betydelse ? ! X ? Volym Riskanalys 1. Vid större förändringsarbeten Riskanalys Åtgärder 2. Vid årlig planering Riskanalys Kontrollplan Vid daglig styrning och arbetsplatsträffar behövs också riskmedvetenhet En framtida negativ händelse som kan påverka organisationens möjligheter att nå sina mål. Risken att … kan leda till … Riskvärderingstabell Sannolikhet 4= Sannolik. Det är mycket troligt att en händelse ska inträffa. 3= Möjlig. Det finns en möjlig risk för att en händelse ska inträffa. 2= Mindre sannolik. Risken är mycket liten för att en händelse ska inträffa. 1= Osannolik. Risken är praktiskt taget obefintlig att en händelse ska inträffa. Det innebär dock inte att inget kan hända. Allvarlighetsgrad 4= Allvarlig. Är så stor att risken helt enkelt inte får inträffa. 3= Kännbar. Uppfattas som besvärande för intressenter och Landsting. 2= Lindrig. Uppfattas som liten av såväl intressenter som Landsting. 1= Försumbar. Är obetydlig för de olika intressenterna och Landstinget. Riskanalys av ombyggnad Nr Beskrivning av risken Konsekvens 1 Risken att nödutgångar blockeras vilket kan leda till svårigheter att utrymma 3 4 12 1 Informera personalen och byggarna Bevaka fri passage 11 Risken att det blir stökigt och halt vilket kan leda till olyckor och sämre framkomlighet 3 3 9 2 Prata med byggarna Beställ extra städning 6 Risken att det är mycket folk i omlopp vilket kan leda till att det kan förekomma stölder, hot och våld 2 3 6 3 Uppmärksamma kravet på E-tjänstekort Risken att hissen blir blockerad vilket kan leda till att patienterna inte kan ta sig till övervåningen 3 1 3 4 Bevaka tidplaner och informera 17 S A RV Prio Åtgärd Riskanalys i förändringsprocess Kostnad att förändra Kunskap om förändringen Möjlighet att förändra Stor Hög Låg Liten IDÉ UTFORMNING DRIFT Tid Förändringskurvan Förnekelse Varför bry sig? Ilska Nu kör vi! Ni förstår ingenting! Oro Nya mål i sikte! Är mitt jobb i fara? Apati Vad kan jag vinna på detta? Orkar inte engagera mig. Ok, nu är det så här. Är vi så dåliga? Sorg Uppslutning Omställning Förhandling Acceptans Riskanalys 1. Vid större förändringsarbeten Riskanalys Åtgärder 2. Vid årlig planering Riskanalys Kontrollplan Vid daglig styrning och arbetsplatsträffar behövs också riskmedvetenhet Kontrollplan 2014 Strategiskt perspektiv Vad kan hända år 2014 som kan hindra oss att nå våra mål? Förvaltnings/Divisionsnivå i år Utvärdering inför år 2015 Arbetsprocess RISKANALYS KONTROLLPLAN Hälso- och sjukvård Hälso- och sjukvård Tillväxt och regional utveckling Tillväxt och regional utveckling Kollektivtrafik Kollektivtrafik Folktandvården AB Folktandvården AB Lednings- och verksamhetsstöd Lednings- och verksamhetsstöd GävleDala Företagshälsa, Samhällsmedicin, CFUG Patientnämndens kansli Smittskydd GävleDala Företagshälsa, Samhällsmedicin, CFUG Patientnämndens kansli Smittskydd Kontrollplan – bilaga till Överenskommelsen 2014 Risk Risken att … Konsekvens Kan leda till … Åtgärd Åtgärd som kontrollerar eller undersöker risken Uppföljning Genomförande och effekter följs upp Ansvarig Ansvarig Rapportering Till vem och när arbetet rapporteras Slutsats • För att nå dina mål behöver du se och hantera risker • En del i den interna kontrollen är att undvika oegentligheter • De externa leverantörerna kontrolleras på särskilt sätt • Genom att arbeta strukturerat med risker kan du identifiera och värdera dem • Då kan du också prioritera och sätta in resurserna där de bäst behövs • Därmed säkerställer du att du når dina mål! ”God riskhantering kräver öppna ögon och att våga ta vara på möjligheter!” Torbjörn Wikland, sakkunnig inom intern styrning och kontroll