SAM-dokumentation för gemensamma

2010-12-08
LS 2010/552
Rektor
I Arbetsmiljöpolicy 2010-2013
Förvaltningschefens beslut 2010-12- 08 (LS 2010/552)
Arbetsmiljöpolicy för den gemensamma förvaltningen vid Lunds universitet
Den gemensamma förvaltningens arbetsmiljöpolicy följer den som rektor antagit
för Lunds universitet.
http://www5.lu.se/upload/regelverket/arbetsmiljo/arbetsmiljopolicy_061220.pdf
Med sektionschef avses i detta dokument cheferna för sektionerna Personal,
Ledningsstöd, Ekonomi, Forskning, innovation och extern samverkan, Student och
utbildning samt cheferna inom sektionen Byggnad, IT, Service d.v.s.
byggnadschefen, datachefen och servicechefen samt chefen för Företagshälsan och
studenthälsan samt LU Innovation.
Med medarbetare avses i detta dokument arbetstagare som detta begrepp definieras
i arbetsrättslagstiftningen.
Inom den gemensamma förvaltningen utgör personalen den viktigaste resursen.
Verksamheten ska vara en attraktiv arbetsplats som erbjuder en god arbetsmiljö för
hela personalen. En god arbetsmiljö är relaterad till både psykosociala och fysiska
faktorer och måste sättas i relation till arbetets natur och till den sociala och
tekniska utvecklingen i samhället. Bland dessa faktorer är delaktighet, jämställdhet
och jämlikhet av stor betydelse. Arbetsmiljön ska inte bara vara säker utan också
utvecklande samtidigt som den ska vara möjlig att påverka för den enskilde.
Ytterligare ett viktigt mål för verksamheten är att erbjuda alla medarbetare en etiskt
hållbar arbetsmiljö. Etisk hållbar arbetsmiljö innebär bland annat att kränkande
särbehandling inte accepteras. Arbetsmiljöarbetet ska bygga på förtroende för
individen och ske i samverkan mellan arbetsgivare och medarbetare. Effektiv
information ska ge alla möjlighet att delta i verksamhetens utveckling och uppleva
att arbetsmiljön är stimulerande och kreativ. Arbetsmiljöarbetet ska ingå som en
naturlig del i förvaltningens verksamhetsplanering. Resurser för det förebyggande
arbetsmiljöarbetet, information och utbildning ska finnas tillgängliga på varje nivå
inom förvaltningen.
Ansvar
Rektor har ett övergripande ansvar för arbetsmiljön inom hela universitetet och
förvaltningschefen har motsvarande ansvar inom den universitetsgemensamma
Postadress Box 117 221 00 LUND Telefon växel 046-222 00 00
2
förvaltningen. Inom förvaltningen har sektionscheferna ansvar för det löpande
arbetsmiljöarbetet och arbetsmiljöaspekterna ska finnas med i planering och
genomförande av all verksamhet.
Sektionscheferna ansvarar för att arbetet bedrivs enligt intentionerna i
arbetsmiljölagen så att ingen medarbetare skadas eller far illa på arbetsplatsen. Vid
tillfällen när detta ansvar inte kan fullgöras ska sektionscheferna informera
förvaltningschefen eller rektor.
Det löpande arbetsmiljöarbetet kan delegeras till avdelningschef / gruppchef.
Det är viktigt för verksamheten och arbetsmiljöarbetet att arbetsmiljöansvariga
kontinuerligt håller sig underrättade om utvecklingen av arbetsmiljön inom sitt
ansvarsområde. Förvaltningschefen och övriga arbetsmiljöansvariga ska ha goda
kunskaper om verksamheten, samt känna till de arbetsmiljöföreskrifter som gäller.
Det är den ansvariges uppgift att information når medarbetare/nymedarbetare om
hur dessa föreskrifter ska tillämpas samt se till att de berörda har den kunskap som
behövs för att undvika skada eller ohälsa. I förvaltningschefens ansvar ingår också
att ha tillsyn över att verksamheten tillämpar föreskrifterna.
Skyddsombuden är genom sin roll och kompetens en viktig resurs i
arbetsmiljöarbetet, men har inget ansvar för arbetsmiljön. Det är alltid den
arbetsmiljöansvarige som har det yttersta ansvaret.
Hur uppnår vi en god arbetsmiljö
Alla inom den gemensamma förvaltningen har en skyldighet att uppmärksamma
missförhållanden och risker. Instruktioner, föreskrifter och rutiner ska följas och
brister eller risker rapporteras till den som är arbetsmiljöansvarig. Öppen
vardagskommunikation och nära samverkan mellan arbetsgivare – medarbetare är
en grundförutsättning för personalens engagemang. Regelbundna personalmöten
vid arbetsplatsen, skyddsrondsverksamhet, utvecklingssamtal, lönesamtal , aktivt
rehabiliteringsarbete, arbetsskadehantering samt uppföljning av handlingsplaner för
arbetsmiljön är exempel på aktiviteter som ska förekomma på alla arbetsställen.
En grundsten i arbetet för en god arbetsmiljö är att handlingsplaner och rutiner för
att förebygga och åtgärda uppkomna situationer ska finnas. Dessa handlingsplaner
ska vara väl kända av alla berörda.
Inför beslut om nyinvestering, ny – eller ombyggnader eller andra förändringar i
verksamheten ska arbetsmiljöaspekterna beaktas, riskerna undersökas och
konsekvenserna bedömas i samverkan med medarbetarna. Samverkan sker i första
hand genom remissgranskning tillsammans med skyddsombuden. Åtgärder ska
vidtas för att så långt som möjligt förebygga negativa effekter och minimera risker
i den framtida verksamheten.
II. Arbetsmiljömål och handlingsplan för den gemensamma
förvaltningen 2010-2013
Förvaltningschefens beslut 2010-12-08 (LS 2010/552)
3
MÅL
-
Handlinsplan (HP)/Rutiner
Tidplan enskilda
(R)
åtgärder
Ansvarig
Löpande uppföljning
-
HMS kommitté utses (HP)
Snarast
Förvaltningschef
och revidering av HMS
-
Uppföljning av HMS arbetet
Årligen
HMS kommitténs ordförande
Vid behov
Sektionschef/Avdelningschef/
arbetet genomförs
Tydliga roller och
inom gemensam förvaltning (R)
-
ansvar
Tydliga administrativa
Upprätta funktionsbeskrivning i
samråd med berörd personal (R)
-
rutiner
Det ska finnas rutiner för
Gruppchef
Årlig översyn
Sektionschef
Minst 1 gång per år
Sektionschef/avdelningschef /
sjukanmälan, tjänsteresor,
förmåner
God psykosocial
-
Utvecklingssamtal (R)
arbetsmiljö
-
Diskussion om medarbetarens
gruppchef
möjlighet till
kompetensutveckling (R)
-
-
Lönesamtal (R)
Inför och efter
Sektionschef/Avdelningschef /
lönerevision
gruppchef
Regelbundna arbetsplatsträffar
Minst 1 gång per
Sektionschef/Avdelningschef/
(R)
termin och sektion
Gruppchef
Minst 1 gång per
månad per
avdelning/grupp
-
Genomföra, åtgärda och följa
-
Erbjuda utbildning för chefer
Vartannat år
upp medarbetarenkät (HP)
Stress i arbetsmiljön
motverkas
Avdelningschef/Gruppchef
Regelbundet
och medarbetare (R)
-
Erbjuda samtal om
Förvaltningschef/Sektionschef/
Sektionschef/avdelningschef/
Gruppchef
vid behov
arbetssituation (R)
Nyanställd personal får
-
Introduktion för nyanställd
I omedelbar
Sektionschef/Avdelningschef/
en god introduktion till
enligt checklista (sektionen
anslutning till att ny
Gruppchef
arbetet och
Personal) (R)
medarbetare börjar
Erbjuda utbildning/information
Återkommande och
Sektionschef/Avdelningschef/
t ex ”Se människan” (R)
vid behov
Gruppchef
Årligen
Förvaltningschef
arbetsplatsen
God etiskt hållbar
-
arbetsmiljö
-
Erbjuda samtal om
arbetssituation (R)
God fysisk arbetsmiljö
-
-
Återkommande skyddsronder
(R)
Sektionschef/Avdelningschef
-
Arbetsmiljöutredningar vid
och ljudnivå ska vara
-
Husprefekt utses (HP)
tillfredsställande
-
Vid kontorslandskap tillgång till
Vid om- och
”telefonrum”//”tyst rum” (HP)
nybyggnation
Rapportering och uppföljning av
Vid arbetsskada och
tillbud och arbetsskador (R)
tillbud
Inomhusklimat,
belysningsförhållande
behov (R)
-
Förvaltningschef
Förvaltningschef
Tillse att information ges om
Förvaltningschef
Sektionschef/avdelningschef
Sektionschef/avdelningschef
möjlighet till synkontroll och
Vid introduktion och
terminalglasögon (R)
löpande
4
MÅL
Handlingsplan (HP)/Rutiner (R)
Tidplan
Ansvarig
enskilda
åtgärder
Goda ergonomiska förhållande vid
-
arbetsplatsen
Återkommande genomgång av
Vartannat år
ergonomiska förhållanden (R)
-
Inredning med höj- och
-
Sektionschef/Avdelni
ngschef/Gruppchef
Vid nyinvestering
Husintendent
Brandskyddsutbildning för alla
Årligen återkommande
Brandskyddsansvarig
medarbetare (R)
utbildningstillfällen
arrangerar –
sänkbara skrivbord (HP)
Trygg och säker arbetsmiljö
-
1 av 15 medarbetare är
sektionschef ansvarar
utbildade i första hjälpen/Minst
för att sektionens
två utbildade på små
arbetsplatser (HP)
personal deltar
Årligen
-
Utrymningsövning (R)
Enligt rektorsbeslut
Brandskyddsansvarig
-
Utse brandskyddsansvarig (HP)
Snarast
Förvaltningschef
-
Översyn av tillträde till
Snarast
Förvaltningschef
byggnader (R)
Hänsyn tas till särskilda behov av
-
arbetstidsanpassning
(småbarnsföräldrars, vård av
Viktiga möten läggs mellan 9-
Löpande
15 i möjligaste mån (R).
-
informationsmöten och
har annan reglerad arbetstid som
arbetsplatsträffar/
ska framgå i anställningen
Fester (R)
-
Sektionschef/Avdelni
ngschef/Gruppchef
Bjuda in föräldralediga till
anhörig mm) OBS! Vissa tjänster
Fungerande rehabiliteringsarbete
/husintendent
Vid rehabiliteringsbehov följa
Vid sjukdom som
Sektionschef/Avdelni
http://www5.lu.se/pa-
upplägg enligt rutin
kräver rehabilitering
ngschef
online/arbetsmiljoe/rehabiliteringsar
(R)”Rehabiliteringsarbete vid
bete
LU”
-
Bjuda in sjukskriven personal
Löpande
till informationsmöten och
arbetsplatsträffar / fester (R)
God friskvård ska erbjudas till
-
personalen
Konsekvensbeskrivning finns vid
Informera om subvention av
Löpande
Sektionschef
friskvård, o andra förmåner (R)
-
Hälsokontroll genomförs (R)
Vart sjätte år
Sektionschef
-
Genomföra
Vid
Görs av den som
förändring i verksamheten.
konsekvensbeskrivning i
verksamhetsförändring
ansvarar för
Konsekvensbeskrivning ska göras i
samråd med skyddsombud
som t ex
omorganisation/förän
enlighet med LU beslut
enligt LU:s mall (R)
omorganisation
dring
http://www.bygg.lu.se/blanketteroch-checklistor/systematisktarbetsmiljoearbete
Chefer är väl informerade om LU:s
-
Information (HP)
Årligen
LU Byggnad/sektion
HMS arbete
-
-Utbildning (R)
Vid behov
Personal/Företagshäls
ovården
När det anges sektionschef / avdelningschef / gruppchef avses sektionschef om inte
uttrycklig skriftlig delegation finns till avdelningschef eller gruppchef.
5
III Systematiskt arbetsmiljöarbete
Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsmiljöarbetet bedrivas på ett systematiskt sätt och
ingå som en naturlig del av verksamheten.
Systematiskt arbetsmiljöarbete är att uppmärksamma och ta hänsyn till både
psykologiska och sociala förhållanden samt arbetsmiljöfrågor av fysisk karaktär.
Detta kan leda till att risker i arbetet upptäcks och åtgärdas i tid vilket i sin tur ger
goda arbetsförhållanden som kan minska sjukskrivningar och öka trivsel och
engagemang i arbetet.
Vem gör vad
•
Arbetsgivaren har huvudansvaret. Cheferna behöver känna till
arbetsmiljölagen och de arbetsmiljöregler som gäller för verksamheten så att
arbetsmiljöarbetet kan läggas upp på ett bra sätt.
•
Medarbetarna deltar i arbetsmiljöarbetet genom att till exempel rapportera
risker, tillbud, sjukdom och olycksfall, föreslå åtgärder och lämna synpunkter
på det som genomförts
•
Skyddsombudet är med vid planering och genomförande av arbetet, till
exempel vid undersökning av arbetsförhållandena, planering av åtgärder och
årliga uppföljningar.
•
Företagshälsovården är en expertresurs i arbetsmiljöarbetet. Den kan till
exempel anlitas vid undersökningar och riskbedömningar och för att föreslå
åtgärder och utbilda personal
•
Experter i frågor som rör systematiskt arbetsmiljöarbete finns på LU Byggnad
och sektionen Personal
.
1. Arbetsmiljöansvariga och arbetsmiljöuppgifter
Inom den gemensamma förvaltningen har förvaltningschefen ansvar för det
övergripande arbetsmiljöarbetet och ansvarar för att arbetet bedrivs enligt
intentionerna i arbetsmiljölagen . Vidare tillser förvaltningschefen att anförtrodda
arbetsuppgifter utföres under iakttagelse av gällande lagar, förordningar och
myndigheters bestämmelser och tillstånd samt att för detta ha en ändamålsenlig
organisation och utrustning. Förvaltningschefen har till sin hjälp en husintendent
som med särskilda uppgifter för de operativa frågorna.
Inom den gemensamma förvaltningen finns en HMS-kommittée vars uppdrag
främst är att förankra och upprätthålla ett fungerade systematiskt arbetsmiljöarbete.
HMS står för hälsa, miljö och säkerhet. Vidare finns en referensgrupp för
Arbetsmiljö (- och Jämställdhetsarbete) vars uppdrag är att följa upp och förankra
gemensamma förvaltningens arbetsmiljöarbete på chefsnivå.
Förvaltningschefe leder och kontrollerar arbetsmiljöarbetet inom den gemensamma
förvaltningen. Husintendenten ansvarar för det operativa arbetsmiljöarbetet inom
den gemensamma förvaltningen Husintendenten är vidare brandskyddsansvarig
för gemensamma förvaltningen. Chefen för Förvaltningsstaben vid sektionen
Ledningsstöd bistår i ekonomiska frågor. Personalchefen är utsedd att vara
ordförande i HMS-kommittéen.
6
Förvaltningschef
Marianne Granfelt
Husintendent
Andreas Skog
Sektionschefer/motsvarande
Student och utbildning
Tarmo Haavisto
FIE
Klas Malmqvist
Personal
Nils Hellman
Ekonomi
Lise Bröndum
Ledningsstöd
Susanne Kristensson
LU Byggnad
Annette Stambolovski
LU Service
Dan Sjöholm
LDC
Johan Johansson
Företagshälsan/
Studenthälsan
Lennart Norberg
LU Innovation
Ashkan Puyan
2. Delegation
Delegation av arbetsuppgifter
Allmän information om arbetsmiljö- och miljöansvar
Inom Lunds universitet bedrivs en mängd olika verksamheter som kringgärdas av
ett mycket stort antal bestämmelser i lagar och författningar. Detta gäller även den
gemensamma förvaltningen. Rektor har delegerat ansvaret för det dagliga
arbetsmiljöarbetet inom den gemensamma förvaltningen till förvaltningschefen.
Inom den gemensamma förvaltningen har förvaltningschefen delegerat
arbetsuppgifter inom arbetsmiljöområdet till sektionschefer/motsvarande med
åtföljande ansvar för att uppgifterna sköts. En sådan delegation ska även omfatta de
befogenhter och resurser som behövs. Tillsynsansvaret ligger dock kvar hos
förvaltningschefen. Rektor antog 2010-08-19 Föreskrifter om fördelning
(delegering) av arbetsuppgifter och beslutsbefogenheter inom arbetsmiljö, miljö
och säkerhet.
http://www5.lu.se/upload/regelverket/arbetsmiljo/Foreskrifter_om_fordelning_av_
arbetsuppgifter_och_beslutsbefogenheter_inom_miljo_och_sakerhet.pdf
7
Exempel på delegation av arbetsmiljöansvar finns bifogat. Sådan delegation ska
innehålla ansvar för att
•
Se till att lagar och föreskrifter för verksamheten följs
•
Informera och utbilda medarbetare i arbetsmiljöfrågor som berör deras
verksamhet och att försäkra sig om att de medarbetare har nödvändig
kompetens för att utföra sina arbetsuppgifter
•
Ge introduktion till nya medarbetare
•
Rapportera arbetsskador, olycksfall och tillbud
•
Initiera rehabiliteringsutredning vid långtidssjukfrånvaro enligt de regler som
finns uppsatta centralt inom LU
•
Genomföra utvecklingssamtal med medarbetare minst en gång per år
•
Regelbundet genomföra personalmöten
•
Tillse att maskiner, lokaler och utrustning underhålls och brukas på så sätt att
risk för olycksfall och ohälsa undviks
•
Att vid behov skriftligt påtala att delegerade arbetsuppgifter inte kan
genomföras.
3. Medarbetarens medverkan
Det Systematiska arbetsmiljöarbetet vilar på två ben, arbetsgivarens ansvar och
medarbetarens medverkan. Medarbetaren ska därför ges möjlighet att medverka i
utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete
som rör det egna arbetet. Medarbetarna ska medverka i arbetsmiljöarbetet och i de
åtgärder som behövs för en god arbetsmiljö. Medarbetaren ska följa gällande
föreskrifter, använda skyddsanordningar och iaktta den försiktighet i övrigt som
behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall.
Medarbetarna deltar i arbetsmiljöarbetet genom att t ex rapportera risker, tillbud,
sjukdom och olycksfall, föreslå åtgärder och lämna synpunkter på det som
genomförts.
Den gemensamma förvaltningen är en arbetsplats där målet är att alla medarbetare
ska uppleva meningsfullhet, delaktighet och social gemenskap. Det är därför varje
medarbetares ansvar att medverka till en god arbetsmiljö råder inom den
gemensamma förvaltningen. De psykiska och sociala förhållandena på en
arbetsplats präglas i stor utsträckning av människorna på arbetsplatsen och hur
samspelet sker mellan dem. För de allra flesta människor är gemenskapen med
arbetskamraterna viktig. Det är därför av stor betydelse att alla får vara med i den
sociala gemenskapen som finns på arbetsplatsen.
Det ligger på allas ansvar att gemensamma utrymmen inom våra lokaler hålls i
sådant skick att alla känner sig tillfreds. Detta gäller bl a pausrum och
konferensrum inom den gemensamma förvaltningen. Vi bryr oss om varandra. Var
och en är uppmärksam på om någon av sina arbetskamrater visar tecken på att inte
må bra. Det underlättar att tidigare hitta stressrelaterade problem, diskriminering,
trakasserier mm.
Utbildning
Alla medarbetare, inkl. chefer och skyddsombud har till uppgift att medverka i
arbetsmiljöarbetet och kan därför behöva relevant utbildning i arbetsmiljöfrågor,
genomförande av utvecklingssamtal, lönesamtal , effekter av hög arbetsbelastning,
8
etiskt hållbar arbetsmiljö, kränkande särbehandling, missbruk m.m. LU Byggnad,
Företagshälsovården och sektionen Personal erbjuder återkommande kurser .
•
•
Var 15:e medarbetare, dock minst 2 personer per institution, ska genomgå
”Första hjälpen”-utbildning (beslut av rektor 2003-12-18, dnr I F 79 6297/02)
Inom en 5-årsperiod ska all personal ha genomgått brandskyddsutbildning.
Därefter repeteras utbildningen inom nästa 5-årsperiod (dnr I F 79 6297/02)
4. Skyddsombud
Skyddsombuden är
genom sin roll och kompetens en viktig resurs i
arbetsmiljöarbetet, men har inget ansvar för arbetsmiljön. Detta ansvar ligger alltid
på den arbetsmiljöansvarige.
Huvudskyddsombud
Christer Albertén
Skyddsombud inom den gemensamma förvaltningen:
Student och utbildning
Jan Lundquist
FIE
Personal
Thomas Rundqvist
Marita Möller (lönehantering)
Stefan Persson (CED)
Kristina Friheden (arbetsrätt och anställningsfrågor)
Jan Lundquist
Student och utbildning
Ekonomi
Ledningsstöd
LU Byggnad
LU Service
LDC
Internrevisionen
Johan Alexon
Jessika Persson (Arkivcentrum Syd)
Monica Wendel (övriga sektionen)
Hans Modig Velander
Maria
Schüller
(lokalvårdsavdelningen
bostadsavdelningen)
Gert Määttää (övriga delar av LU Service)
Marina Aspelin
Johan Alexon
och
5. Skyddsrond
Skyddsronder genomförs regelbundet, normalt en gång per år. Skyddsronden kan
vara allmän eller riktad mot något speciellt problem såsom psykosocial arbetsmiljö,
belysning, arbetsstolar etc. Husintendenten inom gemensam förvaltning tillser att
skyddsronder genomförs inom gemensam förvaltnings lokaler.
I skyddsronden deltar normalt respektive chef (sektionschef och avdelningschefer),
skyddsombud, huvudskyddsombudet, skyddsingenjör, husintendenten och ,
lokalplaneraren.
Innan skyddsrond genomförs ska personalen informeras och beredas möjlighet att
yttra sig om eventuella problem, inkl. psykosociala problem, som behöver
åtgärdas/belysas. Vid skyddsronden förs protokoll och vid behov ges en lista över
9
saker som behöver åtgärdas/belysas. Vid skyddsronden ska det bl.a. kontrolleras att
anhöriglistor finns samt att listor över vem som har genomgått
brandskyddsutbildning och utbildning i första hjälpen finns upprättade. En gång
per år ska en brandskyddsrond genomföras. Protokoll från båda ronderna ska
diarieföras hos respektive sektion som även ansvarar för arkivering. Kopior ska
finnas hos skyddsombud. Skyddsrondsprotokoll och brandskyddsprotokoll
redovisas i HMS-kommitteen. Kopia distribueras till LU Byggnad för kännedom.
Husintendenten tillser att brandskyddsrond genomförs en gång per år.
6. Konsekvensutredning i samband med förändring av verksamhet
Vid en förändring av verksamheten ska det ske en konsekvensanalys i samråd med
berörda arbetstagare och skyddsombudet redan på planeringsstadiet, till exempel
innan om - och nybyggnationer, ändringar i arbetsmetoder eller förändring i
arbetsorganisationen genomförs. Sektionschefer, alt. annan som har delegerad rätt
att besluta om organisationsförändringar, är ansvariga för att riskbedömningen
utförs. Konsekvensanalys ska normalt MBL-förhandlas och redovisas för HMSkommittén.
Hjälp och stöd i arbetet med riskbedömning kan vara Arbetsmiljöverkets ABC för
riskbedömning inför ändring i verksamheten och Undersökning och riskbedömning
i det systematiska arbetsmiljöarbetet – en vägledning www.av.se
Kontakta gärna den gemensamma förvaltningens arbetsmiljösamordnare,
företagshälsovården, sektionen Personal eller LU Byggnad om ni behöver råd eller
stöd inför en riskbedömning.
7. Introduktion till nyanställd medarbetare
Det är viktigt att nyanställda medarbetare känner sig välkomna. Varje anställning
är unik och introduktionen bör därför anpassas från fall till fall.
Nyanställd medarbetare ska ges de bästa möjliga förutsättningarna i form av
utrustning, inredning, kunskaper och kontakter för att snabbt komma igång med sitt
arbete. Planera därför introduktionen i god tid.
Det ska finnas tydliga instruktioner på varje sektion om vem som ansvarar för vad
av nedanstående punkter.
Att tänka på vid en nyanställning inom gemensam förvaltning:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Rum utrustat med möbler städas
Dator och telefon beställs hos LDC
Namnskylt på dörr, översiktstavlor, postfack etc. uppdateras
Kontorsmaterial etc. finns på rummet
Informationsmaterial läggs fram (se nedan)
Blomma ställs in på rummet
Personen läggs in i LUCAT och Lupin
Telefonlistor, E-postlistor och andra sändlistor uppdateras
Passerkort och nycklar finns alt. kvitteras ut
Anmälan görs till sektionen Personals ”Introduktion för nyanstääld”
10
•
Introduktionsschema upprättas innehållande bl.a.
o ansvarig person för introduktionen
o presentationsrunda i huset
o informationsmöten med medarbetarna
o uppföljning med ansvarig chef
Nyanställd medarbetare ska erhålla följande Information
•
Sektionen Personals Checklista vid nyanställning
http://www5.lu.se/upload/PA_Online/Checklista_nyanstallning.pdf
•
Anställd vid Lunds universitet
http://edit.forvaltning.lu.se.lund2.funcform.se/upload/Anstalld_vid_LU.pdf
•
Information om flexregler, rutiner vid sjukdom och läkarbesök samt andra
administrativa rutiner
•
Information om tillämpliga verktyg såsom Administrativa portalen, Tur och
Retur, LUPIN, DFS
•
Eventuell information om säkerhetsföreskrifter och erforderliga rutiner
•
Lösenord till kopieringmaskin, lokalbokning etc.
8.
Möten
Kontinuerliga arbetsplatsträffar ska hållas inom den gemensamma förvaltningen
minst en gång per månad. Det är viktigt att chef och personal tillsammans
fastställer syfte och upplägg för sådana träffar. Förvaltningschefen träffar
sektionscheferna en gång per vecka och avdelningscheferna ungefär en gång per
månad. Inom sektioner och avdelningar ska arbetsplatsträffar hållas minst en gång
per månad.
9. Friskvård
Lunds universitet vill genom friskvårdspolicyn uppmuntra sina medarbetare till
ökat hälsomedvetande samt ge möjligheter till ett aktivt deltagande i
hälsofrämjande aktiviteter. Friskvårdspolicyn är ett steg i Lunds universitets
satsning på friskvård. Motionskort som den anställde betalar ersätts med ett
maxbelopp per kalenderår. För att få ut friskvårdsersättning ska den anställde fylla
i ”Blankett för friskvårdsersättning” som finns på http://www5.lu.se/anstaelld/minanstaellning/friskvaard-och-haelsa. Blanketten attesteras av närmsta chef och
lämnas tillsammans med originalkvitto till din lönehandläggare. På originalkvittot
ska framgå säljarens namn, erlagt belopp (med moms specificerad), datum samt
giltighetstid.
10. Stress
Statistik visar att stress och stor arbetsbelastning är en avgörande orsak till
arbetssjukdomar. Att under en begränsad tid ha mycket att göra behöver inte ge
ohälsa. Men att långvarigt arbeta under tidspress kan vara tärande för hälsan, även
när arbetet är engagerande. Chefer på alla nivåer inom förvaltningen behöver vara
uppmärksamma på tecken på stress hos personalen och vid behov erbjuda samtal
med personal som visar tecken på stress för att se över arbetssituationen.
11
Stress är den påfrestning som människan utsätts för när krav och förväntningar inte
stämmer överens med vad hon eller han har möjlighet att utföra. Detta kan
exempelvis bero på att de krav som ställs är orimliga. Stress kan även uppstå vid
understimulering och inte enbart när det ställs för höga krav. En viktig dimension i
individers upplevelser av stress är vilka möjligheter so ges till självbestämmande
och kontroll i arbetet. Det är därför av vikt att faktorer såsom personligt
ansvarstagande, initiativkraft och innovativ förmåga, präglar arbetsmiljön.
Härigenom relateras arbetsmijöarbetet även till universitetets ambition att rekrytera
och behålla personal och deras kompetens.
Utbildning i hur stress förebyggs och hanteras ges i samverkan med
Företagshälsovården.
På LU:s hemsida http://www3.lu.se/pers/Arbetsmiljo_halsa/stress.htm finns
beskrivet tidiga signaler på stress och förslag på hur vi kan förebygga detta. På
hemsidan finns även anvisningar till både medarbetare som behöver hjälp och
chefer/motsvarande som behöver råd/stöd.
Ytterligare information finns att få på Arbetsmiljöverkets hemsida om stress
http://www.av.se/amnessidor/stress/default.htm.
11. Utvecklingssamtal och lönesamtal
Alla anställda har rätt till regelbundna utvecklingssamtal och lönesamtal minst en
gång årligen. Sådana samtal är ett planerat enskilt samtal mellan medarbetare och
chef och ett tillfälle att diskutera olika frågor. Mötet ska vara bokat i god tid så att
båda parter har möjlighet att förbereda sig inför samtalet. Det kan vara bra att föra
enkla anteckningar som båda parter skriver under.
Utvecklingssamtal
Ordet utvecklingssamtal används för att betona att samtalet syftar till
verksamhetens utveckling med hjälp av medarbetaren samtidigt som det erbjuder
en utvecklingsmöjlighet för chefen. Det är viktigt att båda parterna har klart för sig
vilka syften samtalen är tänkta att fylla. Samtal om medarbetarens utveckling och
verksamhetens behov och mål är ett sätt att skapa delaktighet och engagemang. Det
bidrar till en bra arbetsmiljö och är positivt för verksamheten.
Några syften med ett utvecklingssamtal är att samtala och tydliggöra:
•
Verksamhet och mål
•
Medarbetarens nuvarande och framtida arbetsuppgifter
•
Medarbetarens behov av stöd och utveckling i arbetet
•
Medarbetarens möjligheter till kompetensutveckling
•
Arbetssituation och relationer på arbetsplatsen
Sektionen Personal har regelbundna utbildningstillfällen kring både
utvecklingssamtal och lönesamtal. Ta gärna del av Lunds universitets skrift
”Utvecklingssamtal – några tips och idéer”.
I det lönepolitiska program som fastställdes av universitetsstyrelsen den 7 april
2000 framhölls att planerade återkommande samtal mellan chef och medarbetare är
12
nödvändiga för att förankra lönepolitiken hos alla. Vidare framgick att
utvecklingssamtal bör följas upp av ett lönesamtal före den årliga lönerevisionen.
Använd Lunds universitets Lönepolitiska program som grund för samtalet.
http://www3.lu.se/pers/rals/Att_satta_lon.pdf eller skrift från Arbetsgivarverket
”Att sätta lön” Skriften är tänkt att vara ett stöd för chefer vid lönesättning. Skriften
behandlar individuell lönesättning, som är den vanligaste löneformen vid statliga
myndigheter och verk. Skriften kan återfinnas på http://www5.lu.se/paonline/loener-foermaaner/loenesaettning/att-saetta-loen
12. Arbetsplatsens utformning
Den fysiska arbetsmiljön inom den gemensamma förvaltningen ska kännetecknas
av ett bra klimat avseende temperatur, luftkvalitet och belysning samt av
ergonomiskt riktiga arbetsplatser.
Sektionschefer/Avdelningschefer ansvarar för att LDC datormässigt organiserar
arbetsplatsen samt att sjukgymnast från Företagshälsovården ergonomiskt
arrangerar arbetsplatsen på ett bra sätt när det kommer en nyanställd till sektionen.
Vid kortare anställningar (mindre än en månad) behöver oftast inte sjukgymnast
anlitas.
Arbetsplatserna ska ses över av sjukgymnast vid nyanställning (undantag se ovan)
samt därefter vid behov, dock minst en gång vartannat år, Även vid flytt och
renovering ska ny arbetsplats ses över. Sektionschef / avdelningschef ansvarar för
att detta görs. Belysning är också en viktig del av arbetsplatsen. Sjukgymnast från
Företagshälsovården kan ge råd om detta. Vid bedömning av fysisk arbetsmiljö så
kan LU Byggnad skyddsingenjör kontaktas.
13. Arbetsglasögon
Behov av glasögon för bildskärmsarbete eller annat synkrävande arbete avgörs dels
av omfattningen av arbetet dels av den anställdes syn. Vid behov av arbetsglasögon
ska Företagshälsovårdens ergonomer kontaktas för remiss till optiker. Enbart
optiker som universitetet har upphandlat avtal med får anlitas.
14. Arbetsskador
Alla medarbetare, både fast och tillfälligt anställd personal är försäkrade vid
arbetsskada och på väg till eller från arbetet. Vad som omfattas av arbetsskada
framgår på http://www5.lu.se/anstaelld/min-anstaellning/arbetsmiljoe/anmaelaarbetsskador-och-tillbud/arbetsskada---anstaelld. Om en arbetsskada skulle inträffa
måste en skadeanmälan göras. Blankett ”Anmälan om arbetsskada” som finns på
http://www3.lu.se/pers/Blanketter/askada.pdf används. Anmälan ska göras
skyndsamt.
Om det kan bli aktuellt med ersättning enligt personskadeavtalet, se
http://www.afa.se/WmTemplates/Page.aspx?id=395 ska även blanketten ”Anmälan
om personskada för anställd (AFA) ” sändas in till AFA. Denna blankett finns på
http://www3.lu.se/pers/Blanketter/personskada_F7099.pdf
13
Frågor kring arbetsskador kan besvaras av
Kristina Friheden, sektionen Personal (psykosocial arbetsmiljö)
Klas Nordström och Åsa Gustafson, LU Byggnad (fysisk arbetsmiljö)
15. Tillbud
Plötsligt och oförutsedd händelse som skulle kunna leda till personskada men som
inte gjort detta kallas tillbud. Detta ska anmälas till sektionschef,
avdelningschef/motsvarande som lämnar vidare till förvaltningschefen som i sin tur
informerar LU Byggnad och eventuellt Arbetsmiljöverket.
Blankett finns på http://www.bygg.lu.se/arbetsmiljoe
Allvariga arbetsskador och tillbud
Om tillbudet är allvarligt eller berör flera personer ska närmaste chef och
förvaltningschef omedelbart meddelas. I dessa fall ska en anmälan omedelbart
göras (normalt av förvaltningschef) till Arbetsmiljöverket i Malmö,
Vattenverksvägen 47, Box 21019, 200 21 Malmö, tel 040 – 38 62 00, mail
[email protected]
Alla arbetsmiljöskador och tillbud ska skickas till registrator, hs 31.
16. Sjukanmälan
På varje arbetsplats ska det finnas väl kända rutiner för sjukanmälan. Medarbetaren
ska anmäla sjukfrånvaro direkt till närmaste chef. Uppgift om vem som ska
kontaktas för sjukanmälan ska vara väl känt.
Från och med åttonde dagen ska läkarintyg lämnas.
17. Rehabilitering
Rehabilitering är en del av universitetets systematiska arbetsmiljöarbete. 1
Rehabilitering är ett samlingsbegrepp för alla åtgärder av medicinsk, psykologisk,
social och arbetslivsinriktad art som ska hjälpa sjuka och skadade att återvinna
bästa möjliga funktionsförmåga och förutsättningar för ett normalt liv.
Arbetslivsinriktad rehabilitering innebär insatser som behöver göras för att
medarbetare som drabbas av sjukdom ska få tillbaka sin arbetsförmåga.
Rehabiliteringsprocessen enligt lag innefattar försök till:
1) återgång i ordinarie arbete eller återgång till annat tillfälligt arbete på
arbetsplatsen (sjukdag 1 – 90)
1
Systematiskt arbetsmiljöarbete ska finnas hos varje arbetsgivare enligt Arbetsmiljölagen
(1977:1160), AML
14
2) återgång till annat arbete inom universitetet (sjukdag 91 – 180)
3) återgång i arbete på den reguljära arbetsmarknaden (sjukdag 181 -)
För att uppfylla arbetsgivaransvaret vad gäller rehabilitering, och att följa
rehabiliteringskedjan enligt lag, ska universitetet som arbetsgivare ha en fastlagd
process, med tydlig struktur, som samtliga inblandade aktörer (prefekten/motsv,
medarbetaren, de fackliga representanterna, företagshälsovården och
Försäkringskassan) är väl förtrogen med. Centrala skyddskommittén har därför
tagit beslut (2009-09-29) om ett gemensamt rehabiliteringsarbete för Lunds
universitet.
Prefekt/motsv. har huvudansvaret för ett aktivt rehabiliteringsarbete och prefekten
har det ekonomiska ansvaret för de rehabiliteringsåtgärder som föreslås och
2
genomförs. Prefekt/motsv, ska, med stöd av lokal personalfunktion , ansvara för
kartläggning av möjligheterna till anpassning av arbetsplats och även ansvara för
anpassning av arbetsuppgifter för att underlätta medarbetarens återgång i ordinarie
arbete eller annat tillfälligt arbete på arbetsplatsen. Medarbetaren ansvarar för att
aktivt delta i planering och genomförande av den egna rehabiliteringen.
Försäkringskassan ansvarar för att utarbeta, i samråd med prefekt/motsv och
medarbetaren, en plan för återgång i arbete. Försäkringskassan har även en
samordnande funktion för eventuella avstämningsmöten under rehabiliteringstiden.
De fackliga organisationerna bistår medlemmar, som begär facklig medverkan, vid
avstämningsmöten m.m.
Inom Lunds universitet har sektionen Personal ett övergripande samordningsansvar
för rehabiliteringsarbetet. Lokal personalfunktion är en viktig funktion i ett aktivt
och effektivt rehabiliteringsarbete. Även om sektionen Personal är till hjälp i
processen så har lokal personalfunktion fortsatt inblick och ansvar över
utvecklingen Företagshälsovården är också behjälplig i det aktiva
rehabiliteringsarbetet och medverkar bland annat vid arbetsförmågebedömningar.
Läs om universitetets rehabiliteringsarbete på sektionen Personals hemsida
http://www5.lu.se/pa-online/arbetsmiljoe/rehabiliteringsarbete
18. Förteckning över lagar och avtal
En aktuell sammanställning över de vanligaste gällande lagar, avtal och föreskrifter
inom
arbetsmiljöområdet
finns
på
LU
Byggnads
hemsida
http://www.bygg.lu.se//arbetsmiljoe. Där finns länkar till Arbetsmiljöverket och
deras förteckning över Arbetsmiljöverkets författningssamlingar..
19. Säkerhet
Utrymningsövningar
Utrymningsövningar och information ska genomföras årligen per byggnad enligt
handlingsplan. Övningen ska vara teoretisk och praktisk. Personalen ska
2
Med lokal personalfunktion menas personalfunktion inom det (arbets)område
medarbetaren är anställd. Lokal personalfunktion (t.ex personalsamordnare) är ett stöd till
prefekt/motsv och medarbetaren i rehabiliteringsarbetet.
15
informeras av ansvarig för systematiskt brandskyddsarbete om utrymningsplanerna
för byggnaderna och genomföra en praktisk.
Säkerhetspolicy
Säkerhetspolicyn uttrycker Lunds universitets vilja och avsikt att hantera
säkerhetsrisker. Det innebär
•
•
•
att säkerställa en trygg miljö för anställda, studenter, besökare och
samarbetspartners.
att verka för säkerhetsbefrämjande rutiner som möjliggör en väl fungerande
verksamhet och säkrar förutsättningarna för utbildning och forskning.
att verka för att kostnader för skador, förluster och förebyggande åtgärder ska
bli så låga som möjligt.
Varje medarbetare, såväl anställd som student, ansvarar för tillämpningen av
säkerhetsarbetet inom det egna ansvars- och arbetsområdet.
Rektor har det övergripande ansvaret för säkerhet inom universitetet. Vid varje
verksamhet/fakultet/institution är chef/dekan/prefekt säkerhetsansvarig. Lunds
universitet har en säkerhetsorganisation bestående av en gemensam, en
verksamhetsbaserad och en händelserelaterad säkerhetsfunktion.
Det åligger alla, såväl anställda, studenter, besökare och samarbetspartners, att
iaktta de riktlinjer, anvisningar och instruktioner som gäller för säkerhetsarbetet vid
universitetet. Detta innebär för alla
-
-
-
att var en ser till att stänga fönster, släcka ljuset, se till att inget
stöldbegärligt ligger framme och låsa kontorsdörren innan man går ut
(även för en kortare stund). Om man har en bärbar dator kan denna låsas in
i ett värdeskåp etc.
att meddela sina arbetskamrater när man går ut.
Att inte vara främmande för att fråga okända människor på sin arbetsplats,
om de gör där, om de söker någon, m.m.
Att ensam passera de dörrar som normalt är låsta och inte hålla inte upp
dörren för någon som man inte känner.
Att om man skulle ta någon på bar gärning, hålla personen under uppsikt,
aldrig gå i närkamp, tillkalla och invänta hjälp.
Att vid akuta situationer begära hjälp från SOS ALARM, 0-112. Vid
mindra akuta situationer tillkallas hjälp via universitetets larmtelefon, 046222 07 00, även kallad ”20 700”.
Att vid iakttagelser, ingen händelse är för liten, använda Incidentrapporten
via sidan www.lu.se/emergency Denna sida innehåller även andra viktiga
telefonnummer . Om något skulle ha hänt på den egna avdelningen,
försöka spärra av detta område och inte gå in i det, utan tillkalla hjälp via
universitetets larmtelefon.
Vid en utrymning ska de utrymningsvägar som framgår av utrymningsplanen och
skyltar med vägledande markeringar användas. Ansvarig chef (sektionschef /
avdelningschef / gruppchef) samlar medarbetare och beger sig till angiven
återsamlingsplats och stannar kvar. Välj rökfri väg och utrym via trapphus - hiss
får ALDRIG användas utan hjälp av räddningstjänst. Hjälp varandra.. Ett lugnt
uppträdande kan rädda liv i en katastrofsituation.
16
Gå lugnt, spring inte…
Vid återsamlingsplatsen, stanna kvar och avvakta information från brandbefäl,
väktare eller annan ansvarig. Observera att utrymningslarmet kan användas även
vid annan fara. Rapportera omedelbart om någon saknas eller kommit till skada.
Byggnadens återsamlingsplats framgår av utrymningsplanen och platsen är
markerad med en skylt. Återvänd inte in i byggnaden förrän tillstånd ges eller
lämna området förrän Vi vet att faran är över. Håll koll på personerna i Din närhet.
Säkerhetspolicyn återfinns i sin helhet under Regelverket.
20. Jämställdhetsplan
Jämställdhet mellan könen innebär att kvinnor och män ska ha samma möjligheter,
rättigheter och skyldigheter inom livets alla områden. Detta innebär en jämn
fördelning av makt och inflytande, samma möjligheter till ekonomiskt oberoende
samt lika villkor och förutsättningar i fråga om arbete, karriär och
utvecklingsmöjligheter. Härtill kommer lika tillgång till utbildning och möjligheter
till utveckling av personliga ambitioner, intressen och talanger.
Förvaltningens jämställdhetsarbete presenteras i ett särskilt dokument som är under
bearbetning att gälla för perioden 2010 – 2012. Kontaktperson inom Förvaltningen
när det gäller Jämställdhetsfrågor/likabehandling, sexuella eller könsrelaterade
trakasserier är Kajsa Widén, sektionen Personal, avd Arbetsrätt och
Anställningsfrågor.
21. Referensgruppen för Arbetsmiljö- och Jämställdhetsarbete inom
förvaltningen
Vid den gemensamma förvaltningen finns en referensgrupp för arbetsmiljö- (och
jämställdhetsarbete) inom förvaltningen bestående av en representant från varje
sektion, skyddsingenjören, huvudskyddsombudet och representant för gemensam
förvaltning, husintendent:
Marianne Granfelt, förvaltningschef
Susanne Kristensson, sektionen Ledningsstöd.
Karin Ekborg-Persson, sektionen Ledningsstöd
Klas Malmqvist, sektionen Forskning, innovation och extern samverkan
Christel Berg, sektionen Student och utbildning
Kjerstin Ekström, sektionen Personal
Elisabet Pupp, sektionen Ekonomi
Klas Nordström, LU Bygg
Förvaltningens huvudskyddsombud
Sara van Lunteren, LU Bygg
Maria Farnestam, LU Service
Husintendent Andreas Skog
Referensgruppens uppdrag är:
•
•
att ansvara för att en arbetsmiljöplan och handlingsplan upprättas samt att
utvärdera och revidera handlingsplanen årligen
att arbeta för en bra arbetsmiljö för förvaltningens medarbetare och
implementera systematiskt arbetsmiljöarbete inom förvaltningen
17
•
•
•
att tillse att årlig uppföljning av förvaltningens arbetsmiljöarbete görs
att tillse att det vid förvaltningen finns ett fungerande jämställdhetsarbete med
jämställdhetsplan och uppföljning av denna varje år
Att arbeta för en fungerande samverkan mellan förvaltningens olika sektioner
och lokaliseringar
22. Årlig uppföljning
Varje år ska förvaltningens arbetsmiljömål och handlingsplan uppdateras och
avrapporteras. Husintendenten kallar referensgruppen till möte under andra
kvartalet för uppföljning av den gemensamma förvaltningens arbetsmiljöarbete,
inkl. uppdatering och avrapportering av mål och handlingsplan, under året.
Resultatet av uppföljningen redovisas för HMS-kommittén.
18
BILAGA
Delegering (exempel)
Jag som formellt har arbetsgivaransvaret för arbetsmiljöfrågorna inom Gemensam
förvaltning / sektionen…. delegerar härmed arbetsuppgifter inom arbetsmiljöfrågor
och övriga miljöfrågor inom Gemensam förvaltning / avdelningen…. till
Titel, namn
som i sin befattning som sektionschef / avdelningschef har som uppgift att tillse att
arbetet inom sektionen / avdelningen bedrivs på så sätt att gällande bestämmelser
följes. I den mån befogenheterna inte räcker till ska vederbörande tydligt hänskjuta
frågan/frågorna tillbaka till förvaltningschefen / sektionschefen, som har ansvar för
den aktuella frågan.
Vi har också kommit överens om vad som i detalj ingår i uppgiften. I bilagan anges
vad som ingår i delegeringen och förutsättningarna för den.
_____________________________________
Datum
_____________________________________________
Namn, den som delegerar arbetsuppgifterna
______________________________________________
Namn, den som arbetsuppgifterna delegeras till
Bilaga (delegering av arbetsuppgifter i samband med miljöarbetet inom
sektionen…. / avdelningen…….)
Det åligger sektionschefen / avdelningschefen att
•
•
•
•
•
•
se till att lagar och föreskrifter för verksamheten följs,
informera och utbilda anställda i arbetsmiljöfrågor och miljöfrågor som berör
deras verksamhet och att försäkra sig om att de anställda har nödvändig
kompetens inom arbetsmiljöområdet för att utföra sina arbetsuppgifter,
ge introduktion till nya medarbetare (utöver den institutionsgemensamma
introduktionen för nyanställda),
tillse att anställda använder skyddsutrustning då sådan krävs för
verksamheten,
rapportera arbetsskador, olycksfall och tillbud,
genomföra medarbetarsamtal med anställda minst en gång per år,
19
•
•
•
•
regelbundet genomföra personalmöten,
tillse att maskiner, lokaler och utrustning underhålls och brukas på ett sätt så
att risk för olycksfall och ohälsa undviks,
tillse att riskbedömning sker inför varje nytt projekt (motsvarande)
att vid behov påtala att delegerade arbetsuppgifter inte kan utföras.