Projektkommunikation i tre
perspektiv:
Individ, grupp och organisation
Tina Karrbom Gustavsson
Projektkommunikation
¡  Tvärvetenskapligt ämne
¡  Projektledning och kommunikation
¡  Kunskaps- och erfarenhetsåterföring
¡  ICT och mellanmänsklig direktkommunikation
¡  Syftar till mer utvecklade organiserings- och
arbetsprocesser
Utblick: Projekt i litteraturen
¡  Ett undantag – en specialform
¡  Ett rationellt industriellt och militärt verktyg
¡  Definierat genom:
¡  TIME: en tydlig start och sluttidpunkt
¡  TEAM: en utvald grupp
¡  TASK: en unik och avgränsad uppgift
¡  TRANSITION: en förändring från ett ”före” till ett
”efter”
Utblick: Projekt i praktiken
¡  Är det vanliga sättet att organisera utveckling och
produktion av produkter och tjänster.
¡  Är vanligt i alla branscher och verksamheter.
¡  TIME: Nutid, dåtid, ”härtid” och ”därtid”
¡  TASK: Skapandet av organisation, processer,
produkter och tjänster
¡  TEAM: Förändras ständigt, sällan ”komplett”
¡  TRANSITION: Förändring och förflyttning i tid och
rum
Nuläge
§  Det handlar inte om att först skapa en
organisation och sedan en slutprodukt/tjänst, de
skapas parallellt genom organisering.
§  Projekt kan vara mer varaktiga än många
företag.
§  Projekt är rutin, inte ett undantag!
§  Projekt är det nya industriella sättet att
organisera!
Utblick: Projekt är olika
¡  Målstyrda projekt: Styrs mot tydligt definierade
och mätbara mål och en tydligt definierad
beställare.
¡  Målsökande projekt: Leds utifrån en långsiktig
vision och i förhållande till ambitioner.
Målsökande
Målstyrt
De stora
projektutmaningarna
¡  Hållbart samhällsbyggande
¡  Utveckla kompetenser
¡  Kombinera kompetenser
¡  Se, förstå och kunna kommunicera helheter
¡  Skapa förtroendefulla relationer
¡  Balansera innovation och kontroll
¡  Lära av erfarenheter
EFFEKTIV PROJEKTKOMMUNIKATION
Effektiv
projektkommunikation
¡  Överbryggar gränser
¡  Mellan individer, grupper och organisationer
¡  Utmanar traditionella gränser
¡  Mellan individer, grupper och organisationer
Gränser
¡  Samhällsbyggnadssektorn är mycket bra på att
skapa gränser…
…mellan individer, grupper, organisationer, projekt,
faser, professioner, kulturer tekniker och platser…
…dvs bra på att SEPARERA
Gränser är inte fel, de
behövs
Men de måste överbryggas
och utmanas
Projektkommunikation: För
att överbrygga och utmana
gränser
¡  Boundary Brokers
¡  Boundary Spanners
¡  Boundary Objects
…syftet är att KOMBINERA, INTEGRERA och UTVECKLA
Boundary Brokers
¡  Projektledare
§  Organiserar processer, aktörer, professioner
och kompetenser.
§  Översätter och driver projektet framåt.
§  Kommunicerar del och helhet.
Boundary Spanners
¡  De som utmanar traditionella gränser och provar
nytt…
Boundary Spanning
Activities
¡  Professional boundary spanning
¡  Tvärprofessionella fokusgrupper: Kombinera
kompetenser
¡  Stakeholder boundary spanning
¡  Partnering/utökad samverkan: Delat operationellt
ansvar och förtroendebyggande
¡  Geographical boundary spanning
¡  Gemensam lokalisering: Överblick över del och
helhet, lärande
Boundary Objects
BIM
Tre perspektiv
¡  Projektledare som kan kombinera kompetenser
och kommunicera del och helhet (Boundary
brokers)
¡  Projektsamarbete som bygger på ömsesidig
samverkan och förtroende (Boundary spanning)
¡  Kommunikationsverktyg och arenor som skapar
förståelse och lärande (Boundary objects)
EFFEKTIV PROJEKTKOMMUNIKATION
Hur arbetar du idag för att
överbrygga och utmana
gränser i dina projekt?
Vilka verktyg och arenor
använder du?
James G. March
¡  Född 1928
¡  Professor emeritus, Stanford
¡  Organisationsforskare
¡  Studerat beslutsfattande tillsammans med
Herbert A. Simon (bounded rationality)
¡  Studerat kunskapsutveckling och lärande
¡  EXPLORATION AND EXPLOITATION IN
ORGANISATIONAL LEARNING (March, 1991)
¡  Exploration – forskning och utveckling i sökandet
efter ny kunskap
¡  Exploitation – använda redan befintlig kunskap
och successivt i små steg förfina den
Balansera innovation och
kontroll
Projektledning i olika projekt
och i olika faser
¡  Stage-gate-modellen: Rationell styrning mot
förbestämda och mätbara mål utifrån
fördefinierade kontrollpunkter och
prioriteringsprinciper.
¡  Agila metoder: Mer lättrörliga (begränsat
rationella) och anpassningsbara metoder som
bygger på agila principer.
Projektledning i olika projekt
och i olika faser
Stage-gate
Agil
Mål
SMARTA
Utvecklas över tid med
beställaren
Process
Sekventiell
Itterativ
Tid
Start-slut
Små steg
Ansvar
Tydliga roller
Grupp
Makt
Uppifrån och ner
Självorganiserande
Information
Dokumenterad
Muntlig och personlig
Förändringar Bör undvikas
Ger mervärde
Effektiv
projektkommunikation
¡  Arbeta med metoder, processer, verktyg och ett
situationsanpassat och närvarande ledarskap
¡  Planera för kommunikationen genom en
förankrad kommunikationsplan. På så sätt sätts
både information och kommunikation i centrum.
Lyckad
projektkommunikation
¡  Projektledning och kommunikation =
problemlösning i dialog
¡  Skaparkraft är beroende av andra människors
erfarenheter, fantasier och slutledningsförmåga
Lyckad
projektkommunikation