סביב הרשות 360°
ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות יוסי סולטן -מנהל חטיבת שירות לקוחות ופרויקטים, אוטומציה החדשה אוטומציה החדשה ,כנס הלקוחות השנתי ,19/05/2015 ,Smart City 360º ,אבניו ,אייר פורט סיטי מערכת מידע ארגונית לניהול העיר Smart City יישום כולל לרשות – All in one מחשוב ענן פורטלים ואתרי אינטרנט ניהול קשרי לקוחות CRM שכר ,משאבי אנוש ונוכחות ניהול פיננסי 360° סביב הרשות חינוך ,אסיף ורווחה יוצרות חיוב רישוי ,פיקוח, שלטים ,חניה.. מערכות הנדסיות פיננסים ,רכש ולוגיסטיקה גבייה ואוכלוסין פתרונות מתקדמים בחזית הטכנולוגיה ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות חיתום דיגיטלי – ופורטל ספקים ניהול תזרים מזומנים שירות וניהול לקוח/תושב פורטל שירותים עירוני ניהול מבנים שילוב כלי BI לבקרה וניהול ניהול לשכה משפטית ובית המשפט עירוני תזרים מזומנים ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות תזרים מוזמנים עוסק בכסף בלבד ולא ברווחיות שליטה בתזרים היא שליטה בעסק תזרים תקין מבטיח הישרדות העסק תזרים המוזמנים באחריות המנהלים והבעלים כל גידול וצמיחה חייבים להישען על מקור מימון מתאים המרכיבים העיקריים של תזרים מזומנים ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות מרכיבים לא ודאיים מרכיבים ודאיים המחאות דחויות לקבל ולשלם תשלומים ותקבולים מכרטיסי אשראי הוצאות קבועות שכר עבודה הוצאות שוטפות גבייה מלקוחות חייבים תשלום לספקים זכאים הכנסות חדשות בעתיד עלות תפעול תחזוקה ושירות פרויקטים עירוניים הכנסות מימון אכיפת גביה פתרונות מתקדמים בחזית הטכנולוגיה ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות חיתום דיגיטלי – ופורטל ספקים ניהול תזרים מזומנים שירות וניהול לקוח/תושב פורטל שירותים עירוני ניהול מבנים שילוב כלי BI לבקרה וניהול ניהול לשכה משפטית ובית המשפט עירוני ניהול פניות ותהליכים עסקיים ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות ניהול שירות לקוחות קליטת פניה במערכת לניהול פניות ניהול זמני תקן מול זמן מתן השירות לתושב הצגת נתונים רלוונטיים אודות הפניה מהמערכת התפעולית התהליך הממוחשב מציג הנחיות שהוגדרו מראש עבור כל סוג פנייה המערכת דואגת לנהל את התהליכים ולהציף הודעות על חריגים ע"פ הגדרת המדיניות של הארגון. נציגת שירות לקוחות לוגיקה עסקית הנחיות והגדרות עבור טיפול בפניות ,פתיחת משימות לפנייה והעברה למחלקה או גורם מטפל באופן אוטומטי ייעול הפעילות שליטה ובקרה פניות ציבור שירות איכותי ניהול חירום גביה מוקד ניהול לקוח/תושב ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות מצב חשבון לקוח/תושב ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות פתרונות מתקדמים בחזית הטכנולוגיה ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות חיתום דיגיטלי – ופורטל ספקים ניהול תזרים מזומנים שירות וניהול לקוח/תושב פורטל שירותים עירוני ניהול מבנים שילוב כלי BI לבקרה וניהול ניהול לשכה משפטית ובית המשפט עירוני ניהול מבנים/נכסים ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות מאגר מבנים GIS כתובת ,מרכיב ,גוש חלקה, אזורים ,שטחים ,סדר הליכה כתובות למבנה ,גושים חלקות, שנת הקמה ,מעלית ,קומות ,יעוד, שטח ,יחידות ,נקודת ,GIS מקלטים ,מרתפים נקודת ,GIS כתובות, גושים חלקות טבלאות כתובות גושים חלקות ניהול אזורים מאגר מרכיבים מערכות הנדסיות מבנה ,מרכיב ,כתובת, אזורים ,שטחים ,גוש חלקה ,מיקוד, נקודת GIS נכס נכס קובית תעריפי ארנונה נכס נכס נתוני נכס ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות פתרונות מתקדמים בחזית הטכנולוגיה ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות חיתום דיגיטלי – ופורטל ספקים ניהול תזרים מזומנים שירות וניהול לקוח/תושב פורטל שירותים עירוני ניהול מבנים שילוב כלי BI לבקרה וניהול ניהול לשכה משפטית ובית המשפט עירוני חיתום דיגיטלי -עבודה ללא ניירת ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות .6המסמך חתום דיגיטלית החתימה משולבת בתוך מסמך ההזמנה ) (PDFומאורכבת לארכיון IFN .1המשתמש יוצר הזמנה .2ההזמנה עוברת אישור .3מתחיל הליך חיתום דיגיטלי . 5רכיב החיתום של ComSign מבצע חיתום בתחנת משתמש פורטל ספקים והצעות מחיר ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות הצעות מחיר/ מכרזים רשויות ספקים CTBiz.co.il תיק ספק :הזמנות, חשבוניות, תשלומים ,מצב חשבון פתרונות מתקדמים בחזית הטכנולוגיה ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות חיתום דיגיטלי – ופורטל ספקים ניהול תזרים מזומנים שירות וניהול לקוח/תושב פורטל שירותים עירוני ניהול מבנים שילוב כלי BI לבקרה וניהול ניהול לשכה משפטית ובית המשפט עירוני פורטל שירותים עירוני ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות פתרונות מתקדמים בחזית הטכנולוגיה ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות חיתום דיגיטלי – ופורטל ספקים ניהול תזרים מזומנים שירות וניהול לקוח/תושב פורטל שירותים עירוני ניהול מבנים שילוב כלי BI לבקרה וניהול ניהול לשכה משפטית ובית המשפט עירוני שילוב כלי BIלבקרה וניהול ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות עולם הBI- הצעת פתרון מותאם צרכי הרשויות דוחות תפעוליים ו BI- לצורך תפעול שוטף של הרשות ,מבצעים העובדים תשאול של מערכות המידע על בסיס יומיומי – אילו הזמנות רכש נפתחו? – אילו קריאות פתוחות קיימות עבורי לטפל בהן? – אילו תהליכי רישוי עסקים ממתינים לטיפולי – ועוד ועוד ... מסלול דוחות תפעוליים ))Reports לצורך קבלת החלטות עסקיות מתקדמות ,קיים צורך במענה לשאלות מורכבות יותר – האם נדרש להקים מוסד חינוכי חדש באזור מסוים בעיר? – האם קיימים תהליכים "שבורים" הפוגעים בהכנסות? • עסקיות/אסטרטגיות במהותן (הבטחת הכנסה) • בעלות עומק היסטורי – מהי רמת שביעות רצון של התושבים? • לרוב מערבות מספר – מיהם הספקים המובילים שלי? – התפתחות שטחי מסחר בעיר וההשפעה על הכנסות ורווחיות מסלול BI מודולים/מערכות מקור תכולת הפתרון כדי לספק לרשויות מענה מלא לצרכי הדוחות ,נדרשות שתי רמות בסיסיות של יכולות: – דוחות תפעוליים דוחות זמן אמת חלק מהאפליקציה דוחות ברמת מורכבות פחות גבוהה ,לרוב על נושא אחד ספציפי לרוב קיימת כמות רבה של דוחות אלו – דוחות הנהלה ו BI דוחות סיכומיים עם יכולת ניתוח :Top-downהחל מהרמות הסיכומיות עד הרמות המפורטות דוחות מורכבים יותר ,לעיתים משלבים מספר עולמות תוכן ניתוח מידע היסטורי מיועדים לרמות הבכירות בארגון תפישת הפתרון שימוש ב Operational Data Store מקורות מידע מערכות תפעוליות מערכת תפעולית ODS Operational Data Store יצירת מקום אחד המכיל את כל הנתונים הנדרשים ,לאחר המרה ,טיוב ועיבוד בסיסי ,כך שהם שמישים לתחקור ראשוני ובסיסי לטובת דוחות תפעוליים וממשקים ,סביבת .ODS מסלול דוחות תפעוליים ))Reports CRM בניית מחסן נתונים לבניית דוחות מורכבים ע"י גישה ל ODS מערכות נוספות מסלול BI תפישת הפתרון שימוש ב Operational Data Store מסלול דוחות תפעוליים מקורות מידע מערכת תפעולית ODS Operational Data Store סט דוחות תפעוליים בזמן אמת כחלק אינטגרלי מהמערכות מחולל דוחות חדש מסלול BI CRM מערכות נוספות טעינת נתונים מחסן נתונים חישובים מורכבים, שמירת היסטוריה, טרנדים ועוד 23 עולמות תוכן עסקיים – סך עולמות התוכן ישויות עסקיות משלמים גבייה פיננסים ארנונה ביטוחים נוכחות הלוואות חינוך התאמות בנקים וספקים מים חוזים מול ספקים חנייה אוכלוסין ניהול נכסי עירייה נתוני עובד ניהול הכנסות פרוייקטי הנה"ח אכיפת גבייה פיקוח עירוני נכסים הנדסה רישוי עסקים שכר ערבויות רכש תקציב תנועות כספיות שילוט מש"א תשלומים תכנון תקציבי ניהול ועדה תקנים מסלול דוחות תפעוליים מסלול BI 26 מסלול BI 27 28 פתרונות מתקדמים בחזית הטכנולוגיה ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות חיתום דיגיטלי – ופורטל ספקים ניהול תזרים מזומנים שירות וניהול לקוח/תושב פורטל שירותים עירוני ניהול מבנים שילוב כלי BI לבקרה וניהול ניהול לשכה משפטית ובית המשפט עירוני ניהול לשכה משפטית ובית המשפט ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות יכולות המערכת: פתיחה של תיק תביעה בנושאים שונים כגון :רישוי עסקים ,פקו , חניה ,וכו'. עדכון פרטים (בעלי עניין ,סעיפי אישום ,מוצגים ,וכו'). הגשת כתב אישום /סריקת מסמכים רלוונטיים. קביעת דיונים והפקת זימונים. קליטת פסק דין /גזר דין . ניהול יומן שופט. ניהול תזכורות והתראות למשתמשי המערכת. ניהול לשכה משפטית ובית המשפט ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות מערכות מקושרות רישוי ופקוח על הבניה חניה פקוח עירוני רישוי עסקים בית משפט כספי – טיפול כספי בגזר דין ניהול לשכה משפטית ובית המשפט ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות מערכות מקור פיקוח ,רישוי עסקים ,רישוי בניה ,חינוך ,חניה.. , קליטת דוחות ( :ברירת קנס ,ברירת משפט ,דוח פלילי) .1העברת דוחות ברירות קנס (דוחות שלא שולמו ועבר 45יום) .2העברת דוחות ברירות משפט (רק מי שדורש להישפט) .3העברת דוחות פלילי מודול ניהול בית משפט כספי מודול ניהול תביעה עירונית מודול ניהול בית משפט ברירות קנס .1העברה אוטומטית למודול בית משפט ברירות משפט .1טיפול בדוחות ויצירת תיקים .2השלמת נתונים .3העברה לבית משפט דוח פלילי .1הכנת כתב אישום .2העברה לבית משפט העברת תיקים למודול גביה, הפקת התראות וגבית חובות מודול ניהול גביה אכיפת גביה חיצונית העברת תיקים לאכיפה חיצונית פתיחת תיקים דיונים ,זימונים ,יומן שופט קליטת גזר דין .1הפקת שוברים .2טיפול בנאשם שנכח במשפט .3טיפול בנאשם שלא נכח (בהעדר) יצירת כתב אישום והעברת התיק לבית המשפט פתיחת תיק בבית משפט וקביעת דיון הפקת זימון ראשוני מהמערכת מודול תזרים מזומנים ניהול פיננסי 360° -סביב הרשות חידושים טכנולוגיים בניהול מערכות גבייה ופיננסיות ד"ר רפי רוט מומחה בתחום מערכות פיננסיות תזרים מזומנים ברשות מקומית דוח תזרים הינו כלי ניהולי המאפשר לרשות המקומית ו/או לחברה כלכלית הצגת מידע מלא על מצב יתרות המזומנים בטווחי זמן שונים ואף מאפשר בניית תחזיות ותכנון הפעילות הפיננסית באופן יעיל. תכולת המערכת • הצגת תחזית מזומנים לפי בנקים והצגת מצב יתרות מסגרות האשראי בחשבונות הבנק של הרשות. • בנייה והצגה של צפי תקבולים ותשלומים לתקופות זמן שונות ולטווח קצר וארוך (תזרים יומי ,שבועי ,חודשי). • אפשרות בניית תחזיות מזומנים מול ביצוע. יתרונות המערכת • איסוף נתונים מכל המערכות התפעוליות – לרבות תנועות ,הנה"ח ,קופה ,ניהול הכנסות ,מלוות ,תשלומים ועוד. • התזרים מעודכן אוטומטית כל בוקר לאחר עדכון תנועות ויתרות הבנקים ושל ההמחאות שנפרעו. • גמישות בבניית מבנה עץ התזרים בהתאם לצרכי הרשות. • אפשרות שילוב תנועות ידניות לתזרים. • אפשרות לשליפת נתונים לאקסל. • הצגת גרפים ודוחות באופן נוח וידידותי • למשתמש. • התזרים מובנה בפורטל הארגוני. .1הגדרה ראשונית חד פעמית איסוף נתונים הקמת חשבונות תזרים מזומנים דיווח תנועות ידניות הפקת דו"חות תזרים מזומנים .2פעילויות שוטפות איסוף נתונים דיווח תנועת ידניות הפקת דו"חות תזרים מזומנים מהמערכת הפיננסית לטווח הקרוב תזרים מזומנים יומי ,שבועי, חודשי מהקופה לטווח הבינוני תזרים מזומנים לפי בנקים מהבנקים לטווח הרחוק תחזית מזומנים מול ביצוע תזרים מזומנים יומי לפי בנקים 41 יתרות בבנקים וניצול המסגרת 42 צפי מזומנים יומי לחשבונות הבנקים 43 ריכוז יתרות עתידיות 44 תקבולים/תשלומים :חלוקה לרמות 45 פירוט תקבולים ותשלומים לפי תקופות 46 תשלומים לספקים 47 ריכוז יתרות עבר 48 בניית תחזית זרם מזומנים 49 תודה רבה שילוב מערכת CityCRM+לניהול פניות ,תהליכים עסקיים וקשרי לקוחות דדי בלאו – אחראי מערכות מידע -עיריית באר שבע מערכת – City CRM +מערכת ניהול שירות • תפיסת הפתרון – הלקוח במרכז • סיפור לקוח :עיריית באר שבע • העירייה לאחר הטמעת המערכת – – – – שיפור השרות אמון התושבים בעירייה בקרה על פעילות המחלקות התאמת מבנה הארגון לצרכים תפיסת הפתרון City CRM+הלקוח במרכז חינוך רווחה ארנונה מוקד גביה חניה מים אכיפה רישוי עסקים • אין יכולת זיהוי וקישור לקוח – הלקוח כנגזרת של ההקשר • אין תיעוד פניות לקוח • חוסר הבנת צרכי הלקוח תפיסת הפתרון – City CRM+הלקוח במרכז גביה חינוך חניה רווחה 360° • שכבת ניהול ותיעוד השירות • העבודה בארגון בראיית לקוח ארנונה • היסטוריית פעילות מלאה • ארגון לומד – שיפור מתמיד רישוי עסקים אכיפה מים חווית התושב אכיפה חניה מים רווחה חינוך ארנונה גביה לקוחות הרשות ממשקים עם מערכות אחרות OUTLOOK שרת SMS מג"ע ממשקים לתוכנות בארגון CRM GIS IFN שרת הדוחות WORD EXCEL חווית התושב אכיפה מים רווחה חינוך ארנונה גביה City CRM+ חניה לקוחות הרשות איך אפשר לבנות מערכת שירות איכותית ? חברה הכלכלית רווחה אחזקת מוסדות רווחה סדרי דין רווחה חוק חוסים רווחה חוק נוער רווחה רישוי עסקים מחלקת תברואה מנכ"ל אגף איכות הסביבה ניקיון קבלני גינון תאגיד מים אגף מנהל ביטחון ממונה בטיחות עירוני פיקוח מרד"ב רישוי פיקוח בניה מחלקת פיקוח כללי תשתיות יחידת כפיר נכסים מדור הדברה מוקד עירוני היחידה לייעוץ סביבתי מחלקת תקשורת ומנהל הבית יחידת אשלים מחלקת תקשורת סיירת ירוקה חוק המפגר רווחה וטרינר קשישים רווחה גנים ונוף רכב הנדסה שירות איכותי -מערכת אחת בקרה על פעילות מחלקות ואיתור צווארי בקבוק בתהילכים מערכת שירות -אינטגרציה של הארגון • הדור הבא של מערכות תהליכיות – Services BPM • שכבת מידע המנחה את העובדים בביצוע המשימות • הנחיות בכל שלב של ביצוע • הקמת תהליכים הכוללים את כל חלקי הארגון בקלות גם אתם תקימו תהליכים .בעצמכם! הקמת תהליכים חכמים ב City CRM+ לשירות 360°לתושב הוספת משימת אישור מנהל -בקשה להנחת נכס ריק בקשה להנחת נכס ריק מסמכים התקבלו מהלקוח בדיקת מסמכים נכס ריק -תקין נדרשת בדיקת שטח בדיקת שטח בנכס נכס לא ריק מתן הנחה ניתנה הנחה מכתב תשובה ללקוח הודעה ללקוח על חוסר במסמכים שלבים להוספת משימה לתהליך קיים .1יצירת משימה חדשה .2קישור ממשימה קודמת .3קישור להמשך התהליך שירות מלא לתושב -מודולים מודולים במערכת CITY CRM+ מודול גביה פניות ציבור איתן – ניהול בחירום סיפור לקוח – התאמות לארגון מוכוון שירות יחיאל חמו – מנהל אגף גביה ומנהל הארנונה עיריית באר שבע מטרות של העירייה ביישום מערכת שירות לשפר את השירות ללקוחות העירייה • • • • הסרת חסמים בין הארגון לבין הלקוחות שיפור אופני התקשורת בין הרשות לתושב לאפשר מתן שירותים מלאים מרחוק התאמת הארגון והמשאבים לעבודה לפי צרכים ומומחיות – יעילות ארגונית שיפור השירות -כלכלי לארגון וטוב גם ללקוחות יצירת אמון אצל הלקוחות לאיכות השירות על ידי אינטראקציה שוטפת עם הלקוח בזמן החיים של הפנייה. ,SMS :דואר אלקטרוני ,מכתבים. :קשר רציף עם הלקוח ,כדי שהלקוח ירגיש ויידע שפנייתו מטופלת. חיבור מרכזי השירות • היו שני מרכזי שירות בתחום הגבייה בעיריית באר שבע: – קבלת קהל • כל מרכז ניהל את הפניות ונתן שירות מלא בנפרד. • אינטגרציה של המחלקות למערכת מרכזית אפשר להתחיל פעילות שירות במרכז שירות אחד ולהמשיך לספק את השירות בכל מרכז שירות אחר. הקמת מרכזי השירות ייעודיים • לאחר השלמת האינטגרציה החל תהליך של חלוקת השירות למרכזי שירות לפי התמחות • • • • • מרכז שירות טלפוני מרכז שירות לקבלת קהל • מרכז זמני באוניברסיטה בעת התחלת סמסטר טיפול בהנחות סקר נכסים חידוש שכירות מעקב ובקרה על השירות לעובדים אחר הפעילות עבור נושאים ומחלקות על הפעילות שהוא מבצע השונים והיכולת לנתב פעילות ממקום למקום על סמך העומסים • מחלקות יעזרו למחלקות אחרות ,למשל ,בעת עלייה בכמות הפקסים המתקבלים וירידה בהודעות דואל נכנסות לוח מחוונים – אגף הגבייה שימוש בריבוי מערכות בארגון • השירות דורש שימוש במספר מערכות מחשוב • מערכת השירות – ה CRM • מערכת גביה ,לרבות קישור לIFN - • Outlook • מערכת ה GIS • מערכת ניהול תורים • עמדת נציג השירות של ה CRMמאפשרת לאגד את כל הפעילות למסך אחד המאגד את המערכות השונות • לדוגמא :המסך הראשי של עובדי הגבייה הינו ה CRMשמנתב אותם למערכת המתאימה עם פרטי הלקוח והנכס המתאימים סיכום השיפור בשירות בעקבות השיפור בשירות של הלקוחות • מעבר למספר ערוצי תקשורת • לקוחות יכולים לקבל שירות מלא מבתיהם • קבלת משוב על השירות ב SMS • רשימת מסמכים חסרים נשלחת בדואר אלקטרוני • צילומים של טפסים חסרים מתקבלים בדואר אלקטרוני • ניתוב המשימות לגורם המתאים הביא ל: • התמחות של מחלקות • שיפור המקצועיות של כל הארגון המשך שיפור השירות עם הלקוחות • התחלת תהליכי שירות באתר האינטרנט של העירייה ומעקב אחר שלבי הטיפול • מתן מידע אישי באתר האינטרנט של העירייה לטלפונים ניידים : אישור לטאבו – אגף הגבייה ,אגף ההנדסה. החזר כספי לתושב -אגף הגבייה ,אגף החשבות ,אגף הפיקוח ,אגף החינוך, אגף ההנדסה. פיקוח שטח שומא -אגף הגבייה ,אגף ההנדסה. תודה רבה הטמעת תהליך הרכש הממוחשב והחיתום הדיגיטלי בעיריית ראשון לציון טניה שטייף – מנהלת מחשוב ובקרה – עיריית ראשון לציון אייל חמו – מוביל מוצר מערכת רכש –אוטומציה החדשה תהליך הרכש ברשות המקומית דרישה מרכיבי שרשרת האספקה ברשות ראשון לציון -תהליך עבודה בהזמנות 1 2 3 4 תיאור התהליך בעבר -חסרונות תיאור תהליך נוכחי -יתרונות תהליך אישור וחיתום ממוחשב בשילוב תהליך אישור וחיתום ידני היררכיית אישורים וסטטוסים דינמיים תוצאה :מחזור טיפול ארוך בהזמנה תוצאה :שקיפות מידע ,מעקב מדויק, גמישות בהגדרת התהליך העברת הזמנת לאישור בדואר פנימי אישור הזמנות מקוון כולל סריקת מסמכים תוצאה :תהליך יעיל וחסכוני הכולל בקרה תוצאה :בזבוז זמן ,נייר ,מקומות ופיקוח על הגורמים המאשרים אחסון וטלפונים לבירורים העברת ניירת מרובה לחתימה ידנית תזמון ראש העיר לחיתום דיגיטלי עפ"י הראה מוקדמת במייל של ראש העיר תוצאה :שיפור ממשק העבודה מול ראש תוצאה :בזבוז זמן של ראש העיר העיר משלוח הזמנות ידני בפקס או בדואר הזמנות חתומות דיגיטלית נשלחות במייל תוצאה :האצת תהליכים ,חיסכון בעלויות תוצאה :בזבוז עלויות ,בזבוז זמן ומשאבים למעקב ובירורים ראשון לציון -תהליך עבודה בהזמנות לסיכום: • מעבר לאישור הזמנות בצורה ממוחשבת בשילוב החיתום הדיגיטלי הוטמע בעיריית ראשל"צ תוך מתן דגש על הגדרת זמני תקן לטיפול בהזמנות במטרה להתייעל ולשפר את רמת השרות. • פותח דו"ח בקרה שמופץ במייל בתדירות שבועית לגורמים בכירים בעירייה ומשמש לפיקוח ומעקב אחר ההזמנות. השגנו :שקיפות ,התייעלות ושביעות רצון כל הגורמים ראשון לציון -תהליך עבודה בחשבוניות תיאור התהליך בעבר -חסרונות 1תהליך אישור וחיתום ידני תוצאה :תהליך אישורים ארוך, עיכובים בתשלומים לספקים 2העברת חשבוניות לאישור בדואר פנימי תוצאה :בזבוז זמן ,נייר ,מקומות אחסון וטלפונים לבירורים 3היעדר מידע על מיקום החשבונית בתהליך האישורים תוצאה :אובדן שעות עבודה במענה לספקים ,אי שביעות רצון הספקים תיאור תהליך נוכחי -יתרונות תהליך אישור ממוחשב בשילוב היררכיית אישורים וסטטוסים דינמיים תוצאה :שקיפות מידע ,מעקב מדויק, גמישות בהגדרת התהליך אישור חשבוניות מקוון כולל צירוף של מסמכים נלווים תוצאה :תהליך יעיל וחסכוני הכולל בקרה ופיקוח על הגורמים המאשרים משלוח הודעות אוטומטיות לספקים בכל שלב של טיפול בחשבונית תוצאה :שקיפות ושיתופיות מידע מול הספק ,בקרה ממוחשבת לפני התשלום ראשון לציון -תהליך עבודה חשבוניות לסיכום: • מעבר לאישור חשבוניות בצורה ממוחשבת בעיריית ראשל"צ הוטמע תוך מתן דגש על העברת מידע לספק בצורה מהירה ויעילה ללא מעורבות "ידנית". • הוגדרו זמני תקן לטיפול בחשבוניות במטרה להתייעל ולשפר את רמת השרות לכל הגורמים. • פותח ונמצא בשימוש דו"ח בקרה לפיקוח ומעקב אחר מצב החשבוניות. השגנו :תהליך קצר ויעיל ,מידע זמין ושביעות רצון כל הגורמים ניהול משימות ורשימות תיוג ניהול משימות ורשימות תיוג בקרה ואכיפה של נוהלי העבודה ברשות מעקב אחר ביצוע משימות שילוב בין תהליכי עבודה ידניים לתהליך עבודה ממוחשב ניהול תהליכי עבודה עפ"י מאפייני העבודה בארגון קידום התהליך תוך התנייה של השלמת משימות החובה דוגמא :שילוב משימות סריקה בתהליך אישור הזמנות פורטל ספקים והצעות מחיר -מחזון למציאות פורטל ספקים והצעות מחיר -מחזון למציאות הצעות מחיר/ מכרזים רשויות ספקים CTBiz.co.il תיק ספק :הזמנות, חשבוניות, תשלומים ,מצב חשבון תכולת מערכת טיפול בהצעות מחיר הפצת מכרז טיפול בבל"מ פורטל ספקים והצעות מחיר ניהול מאגר ספקים ארצי תיק ספק תיבת הודעות הפצת הודעות לספק תודה רבה יחד נעשה ונצליח
© Copyright 2024