9.0 Navngivning, rulleliste og opslag 9.0 Navngivning, rulleliste og opslag Kørselsgodtgørelse I firmaet Hurtigt og Nemt A/S kører sælgerne en hel del i forbindelse med deres salgsarbejde. Hver måned skal de udfylde en køreseddel for at få kørepenge. Firmaet har lavet en formular, så det er nemt for medarbejderne at udfylde køresedlen. Du skal nu se på hvorledes en sådan køreseddel laves. For at lave køresedlen så den er nem at udfylde for medarbejderne, er der benyttet flere forskellige faciliteter i Excel som du undervejs skal stifte bekendtskab med. I kapitlet vil der blive brugt funktionen LOPSLAG. Desuden vil kapitlet omhandle • • • • • • Navngivning af celleområder Fremstilling af rulleliste Formatering af dato Datavalidering Beskyttelse af et ark Beskyttelse af en projektmappe Køreseddel Først skal køresedlen laves. Den kan udformes på mange forskellige måder. Du skal starte med at lave et Excel-ark som angivet på figur 9.1 nedenfor. Da det skal være så nemt for medarbejderne at udfylde køresedlen som muligt, skal du tilføje nogle ting. Først tilføjes et nyt ark med data i samme projektmappe. Dette gøres ved at klikke på et nyt faneark nederst til venstre og tilføje dataene i det nye ark. Se figur 9.2. 100 kapitel 9 Navngivning, rulleliste og opslag Figur 9.1 Blanket til kørselsgodtgørelse. Figur 9.2 Faneblade over Excel-ark i projektmappen. Dataene der skal indføjes, kan du se på figur 9.3. Herefter skal du navngive nogle celleområder. Figur 9.3 Medarbejdernes data. Navngivning Det første der skal navngives, er celleområdet med medarbejdernes navne. Marker cellerne A4 til A11 på dataarket. Libris.dk 101 Figur 9.5 Valg af Datavalidering. I navnefeltet skriver du ”navn”. Se figur 9.4. Tryk enter. Celleområdet A3 til A11 har nu fået navnet: ”navn”. Det betyder at ordet ”navn” herefter vil referere til celleområdet A3 til A11. Figur 9.4 Navngivning af celleområde. På tilsvarende måde skal du lave et celleområde med navnet ”numre” der refererer til celleområdet A4 til C11. Marker cellerne A4 til C11 på dataarket. I navnefeltet skriver du ”numre”. Tryk enter. Celleområdet A4 til C11 har nu fået navnet: ”numre”. Det betyder at ordet ”numre” herefter vil referere til celleområdet A4 til C11. Rulleliste Du skal nu lave en rulleliste i celle B5 på arket med køresedlen. Marker cellen B5. Under fanen Data i gruppen Dataværktøjer vælges Datavalidering. Se figur 9.5. Vælg Datavalidering i den lille menu der fremkommer. Du får nu en dialogboks. I feltet ved Tillad vælges Liste fra rullelisten. 102 kapitel 9 Navngivning, rulleliste og opslag I feltet ved Kilde skriver du blot ”=navn”. Husk lighedstegnet. Se figur 9.6. Figur 9.6 Kriterier for datavalidering. Du har jo netop sørget for at referencen navn refererer til celleområdet A3 til A11, hvor alle medarbejdernes navne er oplistet. Klik på OK. Når du klikker på cellen B5, er der lige til højre for cellen kommet en lille pil. Når cellen skal udfyldes med navn, skal medarbejderen klikke på den lille pil og vælge det rigtige navn. Det er da let. Se figur 9.7. Figur 9.7 Pil til frembringelse af rulleliste. Felterne med cpr-nummer og tjenestenummer skal også udfyldes. Det kan du få Excel til at gøre automatisk ved brug af LOPSLAG. Figur 9.8 Indsættelse af opslags og referencefunktioner. Libris.dk 103 Figur 9.9 Funktions afgumenter til LOPSLAG. LOPSLAG. Får at få udfyldt felterne med cpr-nummer og tjenestenummer automatisk af Excel skal du benytte funktionen LOPSLAG. På de følgende figurer kan du se, at navnet Erik Ellevild Ejegod er valgt i celle B5. I celle B5 vælges Erik Ellevild Ejegod fra rullelisten. Marker celle B6. Under fanen Formler i gruppen Funktionsbibliotek vælges menuen Opslag og reference. Se figur 9.8. I den rulleliste der fremkommer, vælges funktionen LOPSLAG. Du får nu en dialogboks. Se figur 9.9. I feltet ved Opslagsværdi skriver du B5. Det er cellen hvor navnet er angivet, og det er navnet vi bruger til opslaget for at finde cpr-numret. Figur 9.10 Resultat af funktionen LOPSLAG. 104 kapitel 9 Navngivning, rulleliste og opslag I feltet ved Tabelmatrix skal du skrive ”numre”. Her skal der ikke være tegnet = foran. Navnet numre refererer til celleområdet der indeholder navne og cpr-numre. I feltet ved Kolonneindeks_nr skal du skrive 2, fordi cpr-numrene er i kolonne 2. I feltet ved Lig_med skal du skrive Falsk. Det betyder, at Excel kun vil angive et cpr-nummer, hvis celle B5 indeholder et navn, der er nøjagtig magen til et af navnene i tabelmatricens første kolonne, altså i kolonne A i arket med data. Klik på OK. Når du har udført ovenstående, vil du straks se, at celle B6 bliver udfyldt med et cpr-nummer og endda det rigtige cprnummer. Du skal nu gentage dette i forbindelse med celle B7 hvor tjenestenumret skal angives. Udfør de samme punkter som nævnt ovenfor med følgende undtagelser. Du skal markere celle B7 og ikke som før celle B6. I dialogboksen Funktionsargumenter skal du udfylde feltet ved Kolonneindeks_nr med tallet 3 i stedet for tallet 2. Det skyldes at tjenestenumrene er placeret i kolonne 3 i tabelmatricen. Når dette er udført, vil du straks se at celle B7 udfyldes med tjenestenumret. Resultatet kan du se på figur 9.10. Formatering af dato Firmaet ønsker at medarbejderne skriver dato for udfyldelsen af køresedlen på formen hvor alle fire cifre i årstallet angives. Herved undgår firmaet, at der sker en forveksling mellem den danske og den amerikanske måde at skrive datoer på. Den amerikanske måde at skrive datoer på har nemlig årstallet nævnt først og datoen til sidst. F.eks. vil en amerikaner tolke dato 10-05-11 som den 11. maj 2010, hvorimod en Figur 9.11 Konvertering af celler til Dato-format. Libris.dk 105 Figur 9.12 Valg af datoformat. dansker vil tolke datoen som den 10. maj 2011. Skrives årstallet helt ud, bør den forveksling kunne undgås. Marker cellen E3. Under fanen Startside i gruppen Tal skal du klikke på pilen til højre i ruden, der angiver den nuværende formatering af cellen. Se figur 9.11. I menuen der fremkommer, vælger du Flere talformater. Der fremkommer nu en dialogboks. Se figur 9.12. Under Kategori skal du vælge Dato. Vælg herefter typen *14-03-2001. Klik på OK. Cellen er nu formateret, således at Excel vil prøve at tolke en værdi i cellen som en dato på formen dd-mm-åååå. Det betyder, at hvis du f.eks. indtaster en dato som 24/12/11 vil Excel skrive 24-12-2011 i cellen. Datavalidering Det er muligt at lave endnu en kontrol af indtastningen i cellen. Nemlig ved at bruge datavalidering. Firmaet ønsker, at alle de indtastede datoer skal ligge i tidsrummet mellem 01-01-2011 og 31-12-2012. Hvis skemaet stadig skal bruges i 2013, skal datavalideringen i cellen ændres til den tid. Excel kan kontrollere om den ønskede indtastede værdi overhovedet er en dato, og om den indtastede dato ligger i det ønskede interval. Dette gøres ved at tilføje en datavalidering. Marker igen cellen E3. Under fanen Data i gruppen Dataværktøjer skal du vælge Datavalidering. Se figur 9.5. 106 kapitel 9 Navngivning, rulleliste og opslag I undermenuen skal du igen vælge Datavalidering, hvorved der fremkommer en dialogboks. Se figur 9.13. Figur 9.13 Kriterier for datavalidering. Under fanen Indstillinger i rullemenuen ved Tillad, vælges Dato, i rullemenuen ved Data vælges mellem, som Startdato skrives 01-01-2011 og som Slutdato skrives 31-12-2012. Under fanen Fejlmeddelelse i ruden under Fejlmeddelelse skrives den tekst Excel skal skrive, hvis den ønskede betingelse ikke er opfyldt. Skriv f.eks. ”Du skal angive en dato mellem 0101-2011 og 31-12-2012 skrevet på formen dd-mm-åååå”. Se figur 9.14. Figur 9.14 Indsættelse af fejlmeddelelse ved datavalidering. Hvis der indtastes en værdi i cellen, som ikke er en dato i det ønskede interval, vil Excel komme med den pågældende meddelelse. Se figur 9.15. Libris.dk 107 Figur 9.15 Fejlmeddelelse ved datavalidering. Under fanen Meddelelse i ruden under Meddelelse kan du skrive den samme tekst. Excel vil så komme frem med en tekstboks med den pågældende tekst når cellen markeres. Klik på OK. Nu har du i hvert fald gjort hvad du kunne for at der ikke laves fejl og misforståelser vedrørende den indtastede dato. Flere formler i skemaet I celle E11 skriver du formlen =D11*3,67 (Medarbejderne får 3,67 kr. pr. kørt km. Er der tale om f.eks. en brobillet, overskrives feltet blot med det ønskede beløb så formlen forsvinder.) Formlen kopieres til cellerne D12 til D23. I celle D24 skrives formlen =SUM(E11:E23). Marker cellerne D11 til D24, og under fanen Startside i gruppen Justering vælges Højrejustering. Se figur 9.16. Nu er det slut med flere formler i skemaet. Men du skal have låst skemaet så formlerne ikke utilsigtet bliver overskrevet. Beskyt ark For at beskytte regnearket, skal de celler som brugerne skal kunne ændre, låses op. Først skal de celler der skal låses op, markeres, hvorefter låsningen af cellerne fjernes. Figur 9.16 Indsættel se af Højrejustering. 108 kapitel 9 Navngivning, rulleliste og opslag Marker cellerne B5, E3 og cellerne A11 til E23. Dette gøres ved at markere B5, og herefter holde Ctrl-tasten nede indtil samtlige af de ønskede celler er markeret. Figur 9.17 Adgang til dialogboksen Formater celler og fanen Beskyttelse Under fanen Startside i gruppen Skrifttype klikkes på den lille pil i nederste højre hjørne. Se figur 9.17. Figur 9.18 Låsning (oplåsning) af celler. Der fremkommer en dialogboks, og her vælges fanen Beskyttelse. Se figur 9.18. Fjern afkrydsningen i feltet ved Låst. Klik på OK. Nu er de ønskede celler låst op. Det har foreløbig ingen betydning, for ændringen kommer først når arket bliver beskyttet. Når det er sket, er det kun muligt at ændre og indtaste data i de celler der ikke er låst, og det er jo netop de celler du lige har låst op. Figur 9.19 Valg af Beskyt ark. Libris.dk 109 Under fanen Gennemse i gruppen Ændringer vælges Beskyt ark. Se figur 9.19. I den dialogboks der fremkommer, er det muligt at indtaste en adgangskode, som skal benyttes, hvis beskyttelsen skal fjernes. Indtast f.eks. koden ”hemmelig”. Se figur 9.20. I næste vindue skal koden bekræftes. Klik OK. Regnearket er nu beskyttet mod utilsigtede ændringer. Det har også betydning for brugen af tabulatortasten. Er cellen A1 markeret, så vil tabulatortasten bevirke, at den næste celle der bliver markeret, er E3. Ved endnu et tryk på tabulatortasten bliver B5 markeret og derefter A11 osv. Tabulatortasten vil altså bevirke, at der hoppes fra den ene ulåste celle til den næste ulåste celle, og at alle de låste celler overspringes. Dette er også med til at gøre udfyldningen af køresedlen lettere for den enkelte medarbejder. Ønsker du på et senere tidspunkt at fjerne beskyttelsen af arket, måske fordi du selv ønsker at redigere det, kan du let gøre det ved under fanen Gennemse i gruppen Ændringer at vælge Fjern arkbeskyttelse. Du vil blive bedt om at indtaste den hemmelige kode, og arkbeskyttelsen er fjernet. Figur 9.20 Beskyttelse af Excel-ark med kode. 110 kapitel 9 Navngivning, rulleliste og opslag Beskyt projektmappe Projektmappen består af to ark, nemlig selve køresedlen og arket med dataene over medarbejderne. Data-arket skal også beskyttes og måske endda skjules. Højreklik på fanen til dataarket nederst til venstre på skærmen. Se figur 9.2. Vælg Skjul. Du kan nu ikke længere se dataarket. Men ved at højreklikke på fanen til arket med kørselsgodtgørelsen og vælge Vis fremkommer en lille menu, hvoraf det er muligt at vælge arket ”Data” og på denne måde få det vist igen. Det kunne jo f.eks. tænkes at du selv ønskede at redigere i det på et senere tidspunkt. Arket er altså godt nok skjult, men det er ikke særlig godt beskyttet for superbrugere af Excel eller personer der har læst dette hæfte. Det kan der dog gøres noget ved. Under fanen Gennemse i gruppen Ændringer klikkes på Beskyt projektmappe. Se figur 9.19. Der kommer nu en dialogboks frem. Se figur 9.21. Sæt hak i Struktur. Angiv kode, og bekræft adgangskoden i næste vindue. Klik på OK. Det er nu ikke længere muligt at få vist arket med dataene. Ønsker du på et senere tidspunkt at fjerne beskyttelsen af projektmappen, kan du også let gøre det ved under fanen Gennemse i gruppen Ændringer igen at vælge Beskyt projektmappe. I dialogboksen Fjern projektmappebeskyttelse, som kommer frem, skal du angive adgangskoden og klikke OK. Beskyttelsen af projektmappen er herefter fjernet. Figur 9.21 Beskyt en projektmappe med kode. Libris.dk 111