1. No category

Lær Excel hurtigt
Tips & Tricks
Mange illustrationer
Download filer
Stort ekstramateriale
Alt om OneDrive
Forlaget Lyness
Side 2
ZoomTek.dk
Excel 2013
Nemt og Elegant
© Copyright Xl-kurser 2014 - Søren Anderson. All rights reserved.
Dette materiale må ikke kopieres, reproduceres, indscannes, affotograferes, overføres eller
reduceres til noget elektronisk medie eller til maskinlæsbar form eller papir. Ej heller må
materialet afskrives på papir e.l. Alle forbehold gælder materialet i sin helhed eller dele heraf.
Dette forbehold gælder også for cd-rommer, papirudskrifter m.m. som måtte følge med dette
materiale. Brud på ovenstående må kun ske med dateret skriftlig tilladelse fra Søren Anderson,
Xl-kurser. Selv om materialet bliver løbende tjekket for fejl, tager Xl-kurser/Søren Anderson intet
ansvar for fejl i materialet. Dette gælder både for egentlige fejl, men også for udeladelse af
information. Xl-kurser/Søren Anderson er ikke ansvarlig for handlinger udført på server, klienter
m.m. ud fra anvisninger i dette materiale. Endvidere henvises til forretningsbetingelser på
www.xl-kurser.dk/salglevbetingelser.html.
I dette materiale refereres til forskellige firmaer og softwareprodukter. Især Microsoft, IBM,
Word, Excel, PowerPoint, Access, Project, XML, Sun, Google,SharePoint, SharePoint Designer,
Infopath, Lotus Notes, Lotus Domino, Inotes, SameTime, LotusScript m.fl. Disse firmaer og
produkter er alle registrerede varemærker. I kursusmaterialet kan forekomme tekstmateriale fra
diverse eksterne kilder. Kildeangivelse og rettigheder vil i så fald være opgivet.
Vi er altid glade for at høre, hvad du synes om denne bog. Har du ris eller ros - eller måske
forslag til forbedringer eller nye bøger - hører vi gerne fra dig. Du er velkommen til at lægge
en mail til os på [email protected]
ISBN 978-87-93031-00-5
Indholdsfortegnelse
Navigation i Excel _____________________________________________ 4
Skriv indhold i en celle ........................................................................................................... 4
Rette indhold i en celle .......................................................................................................... 4
Flytte rundt i et Excel regneark........................................................................................... 5
Markering af celler .................................................................................................................. 5
Flytning af indhold .................................................................................................................. 6
Huskeregler for genvejstaster ............................................................................................. 8
Brug af Fyldhåndtag ............................................................................................................... 9
Konklusion ................................................................................................................................ 10
Formler og Funktioner ______________________________________ 12
Funktioner ................................................................................................................................. 14
Brug fyldhåndtaget til funktioner og formler ............................................................. 16
Andre funktioner .................................................................................................................... 17
Hvis-funktionen ...................................................................................................................... 18
Side 4
ZoomTek.dk
Navigation i Excel
Før vi kan lave formler og beregninger i Excel skal du lære at finde rundt i regnearket. Gør dig
selv en tjeneste ikke at springe dette kapitel over. Har du arbejdet med Excel før er det fristende
hurtigt at smutte videre, men kapitler indeholder tips og tricks som selv øvede Excel brugere
kan lære af.
Kapitlet vil lære dig at flytte, indsætte, slette og kopiere indhold - både med mus og tastatur.
Skriv indhold i en celle
Du kan skrive indhold direkte i en celle. Afslut med Enter. Skriver du oven i en celle, der allerede
har indhold vil det oprindelige indhold forsvinde.
Rette indhold i en celle
Du kan rette indhold på flere måder. Du kan enten skrive oven i det eksisterende. Eller du kan
dobbelt-klikke på cellen. Alternativt kan du trykke F2 på tastaturet. Du kan også benytte
Formellinjen øverst over regnearket:
Figur 1 - Det er nemmest bare at dobbeltklikke på en celle, hvis du vil rette indholdet. Alternativt kan du
som her benytte formellinien, som er placeret lige over selve regnearket.
Flytte rundt i et Excel regneark
Mus
Du kan klikke et hvilket som helst sted i regnearket med musen. Ønsker du at gå til celle K4, så
klikker du i K4. Da regnearket er større end skærmen findes der nederst på skærmen en såkaldt
scrollbar. Trykker du på pilene rykker skærmen henholdsvis til højre og venstre.
Figur 2 - Nederst på regnearket findes denne scrollbar. Du kan trykke på pilene eller trække i den hvide
scrollbar. Dermed flytter regnearket til enten venstre eller højre
Tastatur
Med piletasterne på tastaturet kan du flytte rundt på regnearket. Holder du
en piletast nede, så flytter du meget hurtigt i pilens retning.
Figur 3 - Brug piletasterne til hurtigt at komme rundt på skærmen. Holder du en piletast nede ruller
skærmen hurtigt i den retning du vil. Hvis du redigerer en celle skal du trykke Enter før du kan bruge
piletasterne. Trykker du CTRL-HOME på tastaturet vil du altid komme til celle A1
Markering af celler
Man markerer celler hvis man f.eks. ønsker 10 celler med fed skrift eller 2 decimaler. Markering
bruges altså til at fortælle, hvilke celler der skal gøres et eller andet ved.
Musen
Figur 4 - Du markerer ved at trække hen over cellerne. Placér dig i den første celle - hold musetasten nede
og træk musen ned over de øvrige celler
Musen placeres over den første celle, så markøren ligner et hvidt kors. Herefter trækker
du med musen hen over de ønskede celler. Det kan være en kolonne, en række eller en
"firkant" af celler.
Side 6
ZoomTek.dk
Hvis du markere et område som vist, kan du efterfølgende holde CTRL-tasten nede og markere et
nyt område. Ved at holde CTRL-tasten nede kan du markere flere adskilte områder.
Når du markerer et område som vist i Figur 4 vil den første celle altid være hvid. Sådan er det bare.
Du har gjort det helt rigtigt.
Tastaturet
Gå til den ønskede startcelle. Herefter markerer du det ønskede område med piletasterne
samtidig med at du har venstre musetast trykket ned.
Flytning af indhold
For at flytte en eller flere celler skal du først markere disse, som beskrevet i forrige afsnit.
Musen
Efter cellen/cellerne er markeret trækker du i kanten af cellerne og flytter dermed cellerne til
den ønskede position.
Figur 5 - Hvis én eller flere celler er markeret kan du flytte hele butikken. Du skal trække i kanten af cellerne
(ligegyldigt hvilken side). Markøren skal ligne et kompas.
Herefter kan du trække cellerne til en anden position.
Figur 6 - Ved flytning kan du placere cellerne hvor du vil. Den egentlige flytning finder først sted, når du
giver slip med musen. Indtil da vises blot en grøn ramme, der indikerer, hvor cellerne kan placeres. Holder
du CTRL-tasten nede mens du slipper musetasten, så vil du kopiere cellerne frem for at flytte
Men pas på: Når du trækker i cellerne skal markøren ligne et kompas. Markøren
får kun det udseende, når du trækker i kanten af cellerne. Det er vigtigt, at du øver
denne manøvre, da flytning, markering m.m. helst skal sidde på rygraden.
Når du er i gang med en flytning og er lige ved at slippe de markerede celler på deres nye position,
så kan du holde CTRL-tasten nede. Så laver du i stedet en kopiering. Ret smart og lidt nørdet - men
øv det.
Tastaturet
Ønsker du at flytte celler med tastaturet skal cellerne først være markeret. Herefter bruger du
genvejstasterne CTRL C, CTRL-V og CTRL X.
Disse genvejstaster virker i alle andre programmer også, inkl. Word, Outlook, i en browser og i ikkeMicrosoft programmer.
Markér de ønskede celler. Ønsker du at flytte trykker du herefter CTRL-X (hold CTRL-tasten
nede, mens du hurtigt klikker på X).
Side 8
ZoomTek.dk
Figur 7 - Brug CTRL-X og CTRL-V for at flytte. Brug CTRL-C og CTRL-V for at kopiere. Disse genvejstaster
kan bruges i stort set alle programmer - også imellem programmer
Herefter kommer der 'myrer' rundt om cellerne (stiplet linje, der bevæger sig som myrer).
Markér en celle - helst en tom celle på et frit sted på regnearket. Tryk herefter på CTRL-V
(indsæt). Cellerne er nu flyttet.
Ønsker du at kopiere celler, så markeres de først, hvorefter der trykkes CTRL-C (Copy/Kopier).
Markér en helst tom celle på regnearket og tryk igen CTRL-V for indsæt.
Huskeregler for genvejstaster
Der er mange huskeregler for især CTRL X, CTRL C og CTRL-V:
X,C og V sidder ved siden af hinanden på tastaturet.
X ligner en saks (klippe ud/slette)
C betyder Copy (kopier på engelsk)
V
kunne
ligne
en
pil-nedad,
som
sætter
ind
på
et
specielt
sted.
En lidt fræk én - beklager ingen bagtanker, men folk husker den - så kan X, C og V huskes ved,
at man skal sætte Kryds (X) ved Konservative (C) og Venstre (V).
Man kan også højreklikke eller bruge ikoner i Båndet, hvis man ønsker at lave kopier/indsæt
eller copy/paste, som det hedder på engelsk.
Brug af Fyldhåndtag
Er du til julefrokost og din borddame intet ved om Excel, så lad være at tale om Fyldhåndtaget.
Bag det mystiske ord ligger der nu noget meget simpelt og ekstremt brugbart.
Prøv at indtaste Januar i en celle.
Herefter lader du musen hvile nederst til højre på cellen. Markøren skal ligne et lille sort kors
- jeg plejer at kalde det et luftwaffe-kors.
Figur 8 Forkert - du vil ikke flytte cellen nu
Figur 9 Forkert - du vil ikke markere cellen nu
Figur 10 RIGTIGT - du vil nu bruge FYLDHÅNDTAGET
Når du har fundet fyldhåndtaget kan du enten trække op/ned eller til højre/venstre. Resultatet
er:
Figur 11
Cellerne fyldes automatisk ud. Dette trick kan du gøre med måneder og ugedage, men også
med tal, som du vil se om lidt.
Man kan gå ind bag om Excel og indtaste nogle lister (Filer | Indstillinger | Avanceret). Herinde kan
man se de lister - f.eks. januar, februar osv. som Excel kender. Man kan også indtaste sine egne
lister. Jeg har ofte på Excel-kurser indtastet deltagernes navne som en liste. Herefter har jeg kunne
skrive "Kurt" i en celle og når jeg trak i fyldhåndtaget skrev Excel de øvrige deltagernavne på
skærmen. Det er et godt værtshustrick. Tricket er vist i detaljer på Fejl! Bogmærke er ikke
defineret..
Side 10
ZoomTek.dk
Man kan bruge tricket med tal også
Indtast f.eks. 5 og 8 i 2 celler ved siden af hinanden. Markér begge celler og benyt herefter
fyldhåndtaget. Herefter vil Excel automatisk fortsætte talrækken 5-8-11-14-17 osv.
Figur 12 - Fyldhåndtaget kan fortsætte en talrække. Markerer du kun 1 celle kopieres indholdet i denne
celle. Kopierer du 2 celler kan Excel se forskellen på tallene (her 3) og fortsætte talrækken
Det er vigtigt at du markerer både 5 og 8 for ellers kender Excel ikke talrækken. Markerer du
f.eks. kun 5, hvorefter du bruger fyldhåndtaget sker følgende:
Figur 13 - har du kun markeret 1 celle før du bruger Fyldhåndtaget, så vil indholdet simpelt hen blive kopieret
Så Fyldhåndtaget kan altså også bruges til simpel kopiering.
Konklusion
Du kan både benytte mus og tastatur til at markere, flytte, kopiere m.m. Det er vane og hvor
man lige har hænderne, som afgør hvad der er bedst. Skal du virkelig bruge Excel er det vigtigt,
at du kan dette kapitel helt. Mange ting her kan også bruges i Word, PowerPoint og i Windows
programmer generelt. Bruger du musen skal du være opmærksom på hvor på cellen du er
placeret.
Markering
Flytning (eller kopiering hvis CTRL-tast holdes nede)
Fyldhåndtag (januar, februar eller 5,10,15,20 eller simpel kopiering)
Formler og Funktioner
I dette kapitel vil du lære at lave formler og funktioner. Tidligere har vi allerede gennemgået et
par eksempler med formler. Husk:
Alle celler har navne (referencer) ud fra deres placering i rækker og kolonner. F.eks. kan
en celle hedde A1, C10 eller K524. Det er ligegyldigt om du skriver A1 eller a1.
Alle formler og funktioner starter med et lighedstegn (=)
Figur 14
I dette simple eksempel vil vi finde summen for henholdsvis Januar, Februar og Marts og
beregne dette i række 8. Vi starter med celle C8 og prøver at beregne Januar.
Man kan lægge tal sammen på flere måder. Man kan lægge celler sammen enkeltvis, som vi vil
starte med her. Man kan benytte Autosum og man kan lave en sum-funktion.
Opgave
Gå til celle C8. Skriv = i cellen. Skriv herefter C7+C6+C5+C4+C3
Figur 15
Med denne formel beder du Excel om at lægge de angivne celler sammen. Cellerne får
forskellige farver - både i formlen du taster, men også på selve regnearket. Disse farver
forsvinder, når du trykker Enter - og er til for at hjælpe dig.
Gå til Celle D8. Her skal totalen for Februar vises. Denne gang gøres det en smule anderledes.
Skriv = i cellen. Med musen peger du herefter på C7 og skriver efterfølgende +
Figur 16 - i stedet for at skrive hele formlen manuelt og holde styr på cellenavne, så kan du blot starte med
at skrive = og herefter pege på cellerne med musen. Du skal stadig skrive + mellem cellerne selv.
Du kan benytte alle 4 regnearter og parenteser. Ønsker du lægge fem tal sammen og lægge
moms til kan det gøres således:
Figur 17 - du kan benytte parenteser og alle 4 regnearter i formler. Her lægges de 4 tal sammen, hvorefter
de ganges med 1,25 (tillægges hvad der svarer til moms).
* betyder gange, / betyder dividere og + og - betyder selvfølgelig plus og minus.
At lave formler på denne måde er rimelig nemt, og du bestemmer selv hvordan formlerne skal
skrues sammen. Problemet ved at referere til celler enkeltvis er hvis der er mange celler. Skal du
Side 14
ZoomTek.dk
lægge 300 celler sammen (eller 3000), så kan det blive en meget lang formel. Derfor er
funktioner opfundet.
Funktioner
Den mest kendte funktion i Excel er Sum-funktionen. I eksemplet fra før skulle vi sammenlægge
5 celler. Vi valgte i første omgang at lægge dem sammen enkeltvis. Den første + den anden +
den tredje osv.
Vi vil gøre det samme nu med sum-funktionen. Der findes mange funktioner. Sum-funktionen
er blot én af mange.
Figur 18
I celle C8 skrives:
Figur 19
Alle funktioner starter med =
Alle funktioner har et navn (her sum) - du vælger selv om du bruger store eller små
bogstaver
Herefter følger en parentes, som også skal afsluttes til sidst
I parentesen skrives C3:C7 - som angiver det område der skal summeres.
Med sum-funktionen kan du altså angive et område. Dermed kan du lægge flere 100 celler
sammen ved f.eks. at skrive:
Figur 20
Her er det en "firkant" af celler, der lægges sammen. Alle celler i kolonne A-L række 2-225.
Fidus: I stedet for at fedte rundt i cellenavne kan du nøjes med at skrive =sum( og så med
musen markere det område/række/kolonne der skal lægges sammen. Hold evt. CTRL-tasten
nede og markér flere adskilte områder. På den måde kan du lægge rigtig mange celler sammen
hurtigt.
Figur 21
I et større regneark er det virkelig smart at bruge sum-funktionen, da der er for mange celler til
at lægge dem sammen enkeltvis. Men i princippet kan du selv vælge om du vil skrive:
eller
Figur 22
Resultatet er det samme i de 2 formler.
Det er ligegyldigt hvilken rækkefølge celler nævnes i en formel. =sum(C7:C24) giver det samme som
=sum(C24:C7). Funktionsnavnet (og cellereferencer) kan skrives med både store og små bogstaver.
=sum(C7:C24) er det samme som =SUM(c24:c7)
Side 16
ZoomTek.dk
Brug fyldhåndtaget til funktioner og formler
Når du har lavet en formel - f.eks. lagt tal sammen i en kolonne, så kan du bruge fyldhåndtaget
til at kopiere formlen ud til de øvrige kolonner:
Figur 23 - Benyt fyldhåndtaget til at kopiere formlen til de næste kolonner. Fyldhåndtaget finder du ved at
ramme nederste højre hjørne af en celle, så markøren ligner et tysk luftwaffe-kors. Herefter trækker du til
højre.
Resultatet er som følger:
Figur 24
Herefter kan man jo fremhæve summen med fed skrift og skrive en lille tekst til venstre.
Hvis man dobbeltklikker på cellen, hvor der står 3830, så kan man se, at formlen er kopieret
men ændret til den aktuelle kolonne. Med fyldhåndtaget har vi kopieret formlen relativt, hvilket
Excel gør som standard.
Figur 25 - Man behøver ikke kigge de kopiere formler igennem. Men gør man det alligevel vil man se, at de
har ændret sig, så de passer til deres respektive kolonner. Her ses formlen fra kolonne F, som oprindeligt er
kopieret ud fra kolonne C (cellen hvor der står 4276)
Andre funktioner
Der findes mange funktioner i Excel. Sum-funktionen kan lægge tal sammen i et område. Her
er nogle eksempler på funktioner:
middel
min
maks
tæl
hvis
beregner gennemsnittet for celler i et område
beregner det mindste tal i et område
beregner det største tal i et område
beregner antallet af udfyldte celler i et område
beregner en værdi ud fra en betingelse
Figur 26
Funktioner er bygget op på samme måde. Ønsker du at benytte middel-funktionen laves den
på samme måde som sum-funktionen. Der skal blot stå middel i stedet for sum.
Figur 27
Når du taster en funktion vil Excel hjælpe dig. Dels foreslår Excel forskellige funktioner
efterhånden som du taster. Men den hjælper dig også med indholdet i parentesen på
funktionen.
Figur 28 - Excel foreslår navne på funktioner mens du taster. Du skal ikke lade dig skræmme af mængden
af funktioner. Kan du på sigt lære 15-20 funktioner, så er du rigtig godt kørende. Kun statsautoriserede
revisorer og it-forfattere kender mere end 100 funktioner.
Side 18
ZoomTek.dk
Hvis-funktionen
Nogle funktioner er bare vigtigere end andre. Mange Excel-funktioner er helt ude i skoven og
kun relevante, hvis du er chefingeniør på det nye Airbus-fly og skal beregne vingearealet på at
skabe maksimal opdrift. For os andre dødelige behøver man ikke kunne alle funktioner.
Hvis-funktionen er dog vigtig. Med hvis-funktionen kan du lave en beregning ud fra en
betingelse.
Næsten alt i denne verden er betinget af noget:
Har du drukket 0 genstande er du ædru. Har du drukket 10 genstande er du beruset.
Tjener du 800.000 kroner om året betaler du topskat. Får du SU betaler du ikke topskat
Tjener du over 48.800 kroner i aktier om året betaler du 43% i aktieskat - ellers betaler
du kun 27%
osv.
Lad os lave et simpelt eksempel. Vi skal regne ud, hvor meget vi har i nettoløn. I vores simple
verden betaler vi 60% i skat, hvis vi tjener 400.000 kr. eller derover. Tjener vi under 400.000
betaler vi kun 40%.
Figur 29
Jeg har valgt at skrive tekst i nogle celler og i nabocellen gøre plads til tal. Celle C2 skal indtastes.
Celle C3, C4 og C5 skal beregnes.
Man kan med fordel formatere indtastningsfelter anderledes end formelfelter. Så brugeren ikke
kommer til at taste oven i en formel, som så bliver slettet. Der er også muligt at låse celler med
formler, så ingen ved et uheld skriver oven i. Se side Fejl! Bogmærke er ikke defineret.
Skatteprocenten er 40%, hvis C2 er under 400.000 - ellers er skatteprocenten 60%. Derfor skriver
jeg følgende i celle C3.
Figur 30
Resultatet her vil være 0,4
0,4 er det samme som 40%. Både i formler og i celler kan du skrive begge dele. 40% svarer til tallet
0,4. Fra Båndet kan du vælge om et tal skal vises som decimaltal eller procent. Men husk internt
regner Excel med tallet 0,4 uanset om du taster/viser 0,4 eller 40%
Figur 31
Resultatet er 0,4. Hvis du taster 700000 som årsløn vil skatteprocenten ændre sig til 0,6.
Skat i kroner (celle C4) er Årsløn gange med Skatteprocent - derfor skriver vi:
Figur 32 - Årsløn ganges med Skatteprocent. Resultatet er 120000, når årslønnen er 300000
IKKE noget med at bruge sum-funktion her. Det er en udbredt misforståelse at bruge sum-funktion
hver gang vi skal regne. Det er helt, helt forkert, og du dumper til Excel-eksamen med et brag. Din
fejl vil blive lagt på Youtube, så alle kan grine af den. Spøg til side. Men det er en fejl, der laves alt
for ofte. Sum-funktionen bruges kun til sammenlægning af tal i et område. Her skal vi blot gange 2
tal med hinanden.
Side 20
ZoomTek.dk
Sidst skal vi regne den disponible løn efter skat (celle C5). Logisk set er den disponible løn
'Årslønnen' minus 'Skat i kroner'. Formlen ser således ud:
Figur 33 'Disponibel efter skat' er lig med 'Årsløn' minus 'Skat i kroner'. Igen er det forbudt at bruge sumfunktionen.
Med lidt formatering og flytning af celler vil den samlede løsning se således ud:
Figur 34 - Her ses det færdige resultat. Cellerne er flyttet - en overskrift er sat ind og formateret. Tallene er
også formateret dels med 1000-tals separator, dels med %-tegn.
Ønsker du at rette i en formel, så dobbeltklikker du blot på cellen.
om ind i Excel 2013's spændende verden. Bogen er for absolut begyndere men
også øvede Excel brugere.
Excel er en fantastisk regnemaskine og kan analysere enorme mængder tal.
Excel er tilgængeligt for alle - også selv om du aldrig fik en Nobelpris i
Matematik.
Igennem teori, eksempler, illustrationer og tips & tricks kommer du langsomt
men sikkert igennem de mange farver på Excel-paletten.
Forfatteren har igennem kursusvirksomheden ZoomTek.dk i mange år afholdt
kurser inden for IT - herunder programmering og regneark. I alle årene er der
blevet udviklet ca. 10.000 sider kursusmateriale, hvor noget af det gradvist vil
blive udgivet i bogform.
Forfatteren har undervist virksomheder som A.P.Møller, Danske Bank, Vestas,
Grundfos, Velux, TopDanmark og mange flere. Læs evt mere på
www.zoomtek.dk/referenceliste.html