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E.S.E. SAN PEDRO CUMBITARA
NIT. 900.179.095-3
RESOLUCIÓN No. (159)
(5 DE SEPTIEMBRE DE 2014)
POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA El MANUAL DE PROCEDIMIENTO INTERNO DE
CONTRATACION DE LA E.S.E. SAN PEDRO CUMBITARA
EL GERENTE DE LA E.S.E. SAN PEDRO CUMBITARA
En ejercicio de las facultades otorgadas por los artículos 194, 195 numeral 6 y 197 de la Ley
100 de 1993, Decreto Nacional 1876 de 1994 el Decreto 1876 de 1994, Ley 1150 de 2007,
Resolución 5185 del 2013, EL Acuerdo No. 04 del 29 de mayo de 2014 por medio del cual la
Junta Directiva de la E.S.E. San Pedro Cumbitara adopto el Estatuto de Contratación y
demás normas concordantes que regulan la materia, y.
CONSIDERANDO
Que es necesario adoptar los lineamientos establecidos en la resolución 5185 de 2013
emanada por el MINISTERIO DE SALUD Y LA PROTECCION en concordancia con el
artículo 76 de la Ley 1438 de 2011 y el Acuerdo 04 de mayo 29 de 2014,, para definir el
Manual de procedimiento Interno de Contratación, de la E.S.E. San Pedro Cumbitara.
Que en virtud del artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, las Empresas Sociales del Estado, en
el desarrollo de actividad contractual deben aplicar los principios de la función administrativa
y de la gestión fiscal contenidos en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de
Colombia.
Que igualmente deben ser aplicados por la Empresa Social del Estado los principios
consagrados en el artículo 3 de la Ley 1438 de 2011, así como los principios de las
actuaciones y procedimientos administrativos contenidos en el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Que la Ley 1438 de 2011 en su artículo 76 dispuso que las Juntas Directivas de las
Empresas Sociales del Estado deberán adoptar un Manual de procedimiento Interno de
Contratación de acuerdo a los lineamientos que defina el Ministerio de la Protección Social.
Que en obedecimiento del mandato de la Resolución número 5185 del 2013 expedida por el
Ministerio de Salud y Protección Social, por medio de la cual se fijan los lineamientos para
que las Empresas Sociales del Estado adopten por conducto de sus Juntas Directivas el
Estatuto de Contratación que regirá su actividad contractual, Y por su parte la Gerente de la
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E.S.E. adecue el manual de Contratación para determinar los temas administrativos del
manejo de la contratación, los procesos y procedimientos además de las áreas o personas
que intervienen en dichos asuntos, se expide el presente Manual de procedimiento Interno de
Contratación.
Que de conformidad con las facultades otorgadas por la Junta Directiva de la E.S.E.,
mediante el Acuerdo 04 de mayo 29 de 2014, corresponde a la Gerencia de la E.S.E. San
Pedro Cumbitara., expedir el Manual de procedimiento Interno de Contratación, según los
parámetros y principios generales contenidos en dicho Acuerdo, y en la Resolución No. 5185
de 2013 a fin de garantizar la racionalidad en el uso de los recursos, eficiencia en la
atención de sus responsabilidades, transparencia y objetividad en sus actuaciones
contractuales.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. Adoptar el Manual de procedimiento Interno de Contratación de la E.S.E. San
Pedro Cumbitara, el cual se regirá por los capítulos y disposiciones siguientes:
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 2. OBJETO: El presente manual tiene por objeto disponer las reglas,
procedimientos y principios que regirán los procesos de contratación de la E.S.E. San Pedro
Cumbitara, en desarrollo de las disposiciones contenidas en el Acuerdo No. 04 de mayo 29 de
2014, bajo los parámetros de planeación, selección objetiva, celeridad, eficiencia,
transparencia y responsabilidad, los cuales deben ser tenidos en cuenta para celebrar y
ejecutar los contratos, y de esta manera lograr una contratación eficaz y eficiente.
ARTICULO 3. CAMPO DE APLICACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO
CONTRACTUAL. El presente manual se aplicará a la contratación que realice la E.S.E. San
Pedro Cumbitara, en el desarrollo de sus funciones.
ARTÍCULO 4.- MARCO JURIDICO. Las normas aplicables a los contratos que realice la
E.S.E. San Pedro Cumbitara, serán las previstas en el derecho privado, en los Códigos de
Comercio y Civil, en este documento y en las disposiciones reglamentarias.
Los contratos que celebre la E.S.E. San Pedro Cumbitara, no quedarán sujetos a las
disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, salvo en los
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eventos que la Ley disponga otra cosa o que por falta de regulación frente al procedimiento o
requisitos contractual sea necesario remitirse a él.
En el evento en que la E.S.E. San Pedro Cumbitara incluya en los contratos las cláusulas
exorbitantes o excepcionales, se aplicará lo dispuesto en el Estatuto de Contratación Pública,
respecto de ellas.
ARTÍCULO 5 . DE LOS FINES DE LA CONTRATACIÓN. Los funcionarios que deban
adelantar los diversos procesos de contratación tendrán en consideración, que al celebrar
contratos y con la ejecución de los mismos, la E.S.E. San Pedro Cumbitara, busca el
cumplimiento de los fines que le son inherentes, la continua y eficiente prestación del
servicio público de salud y la efectividad de los derechos e intereses de los
administrados que colaboran con ella en la consecución de dichos mismos.
ARTICULO 6 . PRINCIPIOS Q U E R I G E N L A C O N T R A T A C I Ó N : T o d a s y
c a d a u n a d e las actuaciones de quienes intervengan en la contratación de la E.S.E.
San Pedro Cumbitara se desarrollarán atendiendo los principios contenidos en el artículo 4º
de la Resolución 5185 del 2013 concordantes con los establecidos en el artículo 8 del
Acuerdo No. 04 de Mayo 29 de 2014.
ARTÍCULO 7. RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: E n todos los
contratos que suscriba la E.S.E. San Pedro Cumbitara,, se deberá aplicar el régimen de
inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la constitución política, en las leyes
vigentes sobre la materia y especialmente las establecidas en el Estatuto de
Contratación de la E.S.E., el Estatuto anticorrupción y sus respectivos decretos
reglamentarios.
ARTÍCULO 8. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN: En aras a garantizar el
cumplimiento efectivo y oportuno del servicio de salud a cargo la E.S.E. San Pedro
Cumbitara,, la entidad adelantará los procesos contractuales que sean necesarios con
observancia de los principios de la gestión administrativa de relevancia constitucional y
legal, procesos que deberán ceñirse al presente manual de contratación de acuerdo a las
modalidades de selección y para ello deberá entenderse el proceso contractual como un
sistema estructurado de manera consecutiva en las siguientes etapas: planeación,
selección, ejecución, contratación y de liquidación y obligaciones posteriores, todo ello
conforme lo dispone la Resolución 5185 del 2013 en su artículo 8º y s i g u i e n t e s ,
etapas que se desarrollan en tres momentos importantes de la contratación:
precontractual, contractual y pos contractual.
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ARTÍCULO 9. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES: al inicio de la vigencia, el gerente de la
E.S.E. San Pedro Cumbitara deberá adoptar mediante resolución, El Plan Anual de
Adquisiciones, el cual será utilizado como herramienta de planificación para los bienes y
servicios requeridos por la entidad.
El plan se elaborara de acuerdo con el presupuesto inicialmente aprobado para el hospital, al
plan anual de adquisiciones del mismo del mismo o a la proyección de bienes y servicios
requeridos por la entidad para la vigencia.
El Plan Anual de Adquisiciones deberá contener los siguientes elementos:
• Identificación en el Clasificador de Bienes y Servicios (UNSPSC)
• Rubro del presupuesto y su designacion
• Nombre del rubro presupuestal
• Recursos disponibles en el rubro presupuestal
• Objeto a contratar
• Proyección mensual del gasto del bien o servicio requerido
• Proyección anual del gasto del bien o servicio requerido
• Modalidad del proceso de selección de contratación
• Fecha estimada para el inicio de adquisición
• Valor a contratar
• Fecha estimada para el inicio del contrato
• Plazo inicial del contrato
• Tipo de contrato
• Área responsable
• Cobertura en meses frente a los recursos disponible.
Si en la vigencia fiscal se requiere una compra o un bien o servicio no contemplado en el
plan anual de compras o contratación, el gerente podrá adquirirlo modificando el respectivo
plan.
ARTÍCULO 10. COMITÉ DE COMPRAS, CONTRATACION Y EVALUACION: Corresponde
al gerente mediante acto administrativo conformar el respectivo comité de compras,
contratación y evaluación del Si en la vigencia fiscal se requiere una compra o un bien o
servicio no contemplado en el plan anual de compras o contratación, el gerente podrá
adquirirlo modificando el respectivo plan. En dicho acto administrativo el gerente
reglamentará quienes lo conforman y sus funciones.
Este comité tendrá como funciones principales la aprobación del plan anual de adquisiciones
y el estudio comparativo de las ofertas en los procesos de invitación a cotizar e invitación
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publica, así como la recomendación al ordenador del gasto de la propuesta más favorable
para el hospital; sin embargo el gerente del hospital podrá atribuirle adicionalmente las
funciones que considere pertinentes, relacionadas con el tema. El carácter asesor del comité
no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.
El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor
encomendada.
El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces asistirá por derecho propio a
las sesiones del Comité y tendrá voz pero no voto.
Igualmente podrán ser invitados con voz pero sin voto, los demás funcionarios de la Entidad
que estén relacionados con el proceso de contratación en la etapa de planeación o
evaluación, o que por su experiencia y conocimiento puedan contribuir en el desarrollo de
las funciones asignadas al comité.
CAPITULO II
COMPETENCIA Y CAPACIDAD CONTRACTUAL
ARTICULO 11. COMPETENCIA CONTRACTUAL: en su condición de representante legal
de la entidad, el responsable de todos los procesos de contratación de la institución es el
gerente de la E.S.E. San Pedro Cumbitara o el funcionario que éste designe previa
delegación a través de Acto Administrativo motivado. Delegación que habrá de recaer en los
titulares de los cargos de nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes. Con el fin de dar
cumplimiento a ello establece por medio del presente manual un comité de compras y
contratación elegido por el ordenador del gasto. Este comité debe responder ante el gerente
por el análisis y transparencia en la escogencia de contratistas y deberá ceñirse a los
procesos de contratación establecidos en este manual.
ARTICULO 12. CAPACIDAD Y REQUISITOS PARA CONTRATAR: La E.S.E. San Pedro
Cumbitara podrá celebrar todo tipo de contratos requeridos para el óptimo desempeño de
sus funciones y el cumplimiento de sus objetivos institucionales. Podrán contratar con la
E.S.E. Todas las personas naturales o jurídicas consideradas legalmente capaces por la
normatividad vigente.
También podrán celebrar contratos con la E.S.E. San Pedro Cumbitara las sociedades,
consorcios y las uniones temporales. Las personas naturales o jurídicas, los consorcios y las
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uniones temporales capaces de contratar con la E.S.E, deberán demostrar su capacidad
legal, habilidad, compatibilidad para contratar.
CAPITULO III
PROCEDIMIENTO Y DISPOSICIONES COMUNES
ARTÍCULO 13. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN: Buscando el cumplimiento
a los principios de la gestión administrativa de relevancia constitucional y legal, el proceso
para la suscripción y ejecución de contratos deberá ceñirse a este manual de contratación de
acuerdo a las modalidades de selección señaladas en el artículo 18 del Estatuto de
Contratación, para ello deberá entenderse el proceso contractual como uno estructurado de
manera consecutiva en unas fases, estas son la planeación, selección, ejecución,
contratación y de liquidación y obligaciones posteriores, todo ello conforme lo dispone la
Resolución 5185 del 2013 en su artículo 8 y posteriores , dichas fases se desarrollan en tres
momentos importantes de la contratación, la etapa precontractual, contractual y pos
contractual.
CAPITULO IV
DEL PROCESO DE CONTRATACION
ARTICULO 14. PROCESO DE CONTRATACIÓN. Es el conjunto de actos y actividades, que
deberá adelantar la E.S.E. a fin de adquirir los bienes y servicios que requiere para el
cumplimiento eficiente del servicio de salud a su cargo, el cual comprende las siguientes
fases:
a)
b)
c)
d)
e)
Planeación,
Selección,
Contratación,
Ejecución y Control, y,
Liquidación y obligaciones posteriores.
ARTICULO 15. PLANEACION: Comprende las siguientes actividades, entre otras:
ARTICULO 16. DE LOS ESTUDIOS O DOCUMENTOS PREVIOS: Toda contratación que
se adelante en la E.S.E. San Pedro Cumbitara, independientemente de la modalidad que se
adopte, deberá contar con los siguientes documentos:
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1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD: Es la definición concreta y precisa de la
necesidad que la entidad pretende resolver con la contratación, así como los
beneficios y resultados que se esperan obtener. Esta justificación en todo caso deberá
responder a la planeación que se haya hecho dentro de las instancias creadas por la
Dirección de la entidad, y deberá estar suscrita por el área beneficiaria de la
contratación, dentro de ella se debe realizar un estudio de mercado el cual como
mínimo debe obtener la formación real, confiable y susceptible de verificación acerca
de las condiciones, formas de pago, calidad de los bienes o servicios y precios de
mercado a efectos de obtener la disponibilidad presupuestal requerida.
2. OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES. Es la identificación clara
y precisa de los bienes obras o servicios a contratar, con detalle de sus componentes
de calidad, cantidad, precio unitario, documentos técnicos, diseños entre otros, con
acompañamiento en el evento de ser requeridos los requisitos previos de licencias y
permisos como: Autorizaciones de la Junta Directiva, Licencia ambiental expedida por
CORPONARIÑO o ENTIDAD DE CONTROL, permisos o consulta previa cuando sea
estrictamente necesario para la ejecución del contrato.
3. MODALIDAD DE SELECCION DE CONTRATISTA La escogencia del contratista se
efectuará con arreglo a las modalidades de selección de Contratación directa,
Invitación publica, compras conjuntas, selección abreviada por subasta, con los
fundamentos jurídicos para optar por determinada modalidad de selección.
4. EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. Es la asignación del valor máximo
establecido en el estudio de mercado, y justificación de costos unitarios o globales del
bien, obra o servicio.
5. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MAS FAVORABLE. En
cumplimiento de la selección objetiva del contratista, se deberán establecer criterios
que serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales permitirán concluir de
manera precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el
ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca
Cada proceso debe estar precedido de los elementos propios de selección, para
determinar la oferta más favorable, como precio, calidad, tiempo o plazo, experiencia,
empaque tecnología, garantía etc., directrices precisas que se analizaran, para sin
inequívocos escoger la propuesta más favorable para los intereses de la empresa
social del estado.
6. ANALISIS DE RIESGO Y DISMINUCION DE SU EFECTO. EL Gerente de la E.S.E.
San Pedro Cumbitara., para reducir la exposición del Proceso de Contratación frente a
los diferentes Riesgos que se pueden presentar, debe estructurar un sistema de
administración de Riesgos teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: (a)
los eventos que impidan la adjudicación y firma del contrato como resultado del
Proceso de Contratación; (b) los eventos que alteren la ejecución del contrato; (c) el
equilibrio económico del contrato; (d) la eficacia del Proceso de Contratación, es decir,
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que la E.S.E., pueda satisfacer la necesidad que motivó el Proceso de Contratación; y
(e) la reputación y legitimidad de la Entidad Estatal encargada de prestar el bien o
servicio., para lo cual tendrá en cuenta:
a). Establecer el contexto en el cual se adelanta el Proceso de Contratación.
b). Identificar y clasificar los Riesgos del Proceso de Contratación.
c). Evaluar y calificar los Riesgos.
d). Asignar y tratar los Riesgos.
e). Monitorear y revisar la gestión de los Riesgos.
Parágrafo. Para el desarrollo de esta obligación, el área o funcionario responsable se
orientará por los documentos, manuales y guías que para el efecto tienen diseñados
organismos como el CONPES y la Agencia Nacional de Contratación Pública.
7. DETERMINACION DE GARANTIAS A EXIGIR. Se debe analizar las garantías a exigir
con el fin de garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones surgidas en favor de
la E.S.E. San Pedro Cumbitara, desde la presentación de ofertas en invitaciones
públicas, contratos, liquidación y riesgos que puede llegar a asumir la E.S.E derivados
de la responsabilidad extracontractual surgidas por actuaciones hechos y omisiones
de los contratistas y subcontratistas.
PARAGRAFO PRIMERO- LA FALTA DE PLENEACION: La omisión de esta etapa
precontractual, implica un daño antijurídico para la entidad, que puede traer como
consecuencia el decremento patrimonial, sanciones disciplinarias y penales, para el
ordenador del gasto y para todos aquellos que incurran en la falta de planeación Ley 1474 de
2011 Estatuto Anticorrupción.
En materia de Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales Los servidores
que elaboran los Estudios Previos y en cada una de las etapas de los procesos de
contratación, cuando aplique, deben tener en cuenta las disposiciones tanto externas como
internas en materia presupuestal, tributaria, financiera y contable, de manera que se ajusten
al cumplimiento de las directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)
impuestos departamentales y municipales, se realicen los análisis del mercado
adecuadamente, se facilite el seguimiento de la ejecución del contrato y se registre y
clasifique la información contable.
ARTICULO 17.
PROYECTO DE PLIEGOS DE CONDICIONES. En los casos de
convocatoria pública, selección abreviada, selección por subasta inversa, siempre se
requerirá la elaboración de un proyecto de pliegos de condiciones, para lo cual se deberá
tener en cuenta:
a) La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato.
b) La modalidad del proceso de selección y su justificación.
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c) Los criterios de selección, los cuales deben ser claros y completos, que no induzcan a
error a los oferentes o impidan su participación, y aseguren una selección objetiva.
d) Las condiciones de costo y/o calidad que la Empresa tendrá en cuenta para la
selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.
e) Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas y su evaluación, indicando los
requisitos que otorguen puntaje con la descripción de los mismos, la manera como se
evaluarán y ponderarán y las reglas de desempate, así como las reglas para la
adjudicación del contrato.
f) Las causas que dan Iugar a rechazar una oferta, teniendo en cuenta que la ausencia
de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación al
proponente, no necesarios para la comparación de propuestas, no servirá de título
suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos.
g) El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos, indicar su valor.
h) El certificado de disponibilidad presupuestal.
i) Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del riesgo
entre las partes contratantes.
j) Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones.
k) Los términos, condiciones y minuta del contrato.
l) Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.
m) El plazo dentro del cual la Empresa pueda expedir adendas.
n) El cronograma, el cual debe contener las fechas, horas, plazas para las actividades
propias del proceso de contratación, los tiempos para presentar propuestas, adjudicar
el contrato, suscribirlo y cumplir los requisitos necesarios para comenzar la ejecución.
o) Lugar físico o electrónico en donde se pueden consultar los términos de referencia o
condiciones, estudios y documentos previos.
p) El Iugar donde se debe hacer la entrega de las propuestas.
q) La aplicación o no de las clausulas excepcionales previstas en el Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública.
r) Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con a modalidad de
elección.
PARÁGRAFO SEGUNDO: De todo proceso contractual se formará un expediente foliado
que contendrá los diferentes documentos que se generen durante el proceso en cada una de
las etapas precontractual, contractual y post-contractual.
PARÁGRAFO TERCERO. Los términos de condiciones no serán necesarios cuando se
adelante la contratación directa o a través de sistema de compras electrónicas.
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ARTÍCULO 18. MODALIDADES DE SELECCIÓN. De acuerdo con las normas del presente
Manual, la E.S.E. San Pedro Cumbitara para contratar utilizará una de las siguientes formas
de contratación establecidas en el artículo 18 del acuerdo 05 de Junio de 2014 así:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Contratación directa
Convocatoria Publica
Selección abreviada Por subasta inversa
Compras Conjuntas
Urgencia Manifiesta
Selección abreviada de menor cuantía.
Contratación Electrónica
Venta de bienes en Subasta Pública.
ARTÍCULO 19. CONTRATACIÓN DIRECTA. La Contratación Directa se desarrolla con
fundamento en lo expuesto en el Estatuto de Contratación de la E. S. E. aprobado por la
Junta Directiva, en las normas del Código Civil, el Código de Comercio y las demás normas
de derecho privado vigentes. Se podrán contratar directamente:
Por la Cuantía. Cuando se trate de contratos cuyo valor sea igual o inferior a 100 SMLMV
cualquiera que sea su naturaleza.
Por la Naturaleza. En los siguientes contratos:
• Urgencia Manifiesta, existe esta cuando la continuidad del servicio exige el suministro
de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro;
cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando
se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad
siniestro o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuación
inmediata y, en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten
acudir a los procedimientos de selección o concurso públicos. La urgencia manifiesta
se declarará mediante acto administrativo motivado. Inmediatamente después de
celebrados los contratos originados en la urgencia manifiesta, éstos y el Acto
Administrativo que la declaró, junto con el expediente contentivo de los antecedentes
administrativos, de la actuación y de las demás pruebas de los hechos, se enviará al
responsable de Control Interno de la ESE, el cual deberá pronunciarse sobre los
hechos y las circunstancias que determinaron tal declaración, para lo de su
competencia. El uso indebido de la contratación de urgencia será causal de mala
conducta.
• Empréstitos.
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• Los Convenios Interadministrativos con entidades del orden Nacional, Departamental
Municipal o con organismos internacionales o con personas jurídicas privadas.
• Los de consultoría.
• Los de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión o para el
desarrollo directo de actividades científicas, artísticas o tecnológicas, que sólo puedan
encomendarse a determinados artistas o expertos.
• Cuando se trate de trabajos o servicios que sólo determinada persona, natural o
jurídica pueda ejecutar o de la adquisición de bienes, de equipos o elementos que sólo
determinado proveedor pueda suministrar.
• Cuando se requiera la adquisición de un bien, servicio o equipo para ampliar, reponer,
reparar, complementar y/o modificar uno ya existente, que el mismo proveedor esté en
capacidad de ofrecer.
• Los de arrendamientos de bienes muebles e inmuebles.
• Los de comodato.
• Los de Leasing.
• Los de Seguro.
• Los de Obra.
• Cuando se trate de actividades relacionadas con proyectos pilotos con las cuales se
pretenda demostrar la viabilidad de nuevas tecnologías y la compatibilidad con los
sistemas existentes.
• Los contratos de compraventa de servicios de salud, cuando los mismos versen sobre
la compra o venta de servicios de atención ambulatoria y/o hospitalaria, en las fases
de educación, información y fomento de la salud, prevención, diagnóstico, tratamiento
y rehabilitación de la enfermedad que hacen parte de los diferentes Planes de
Beneficios establecidos en la Ley 100 de 1993, y en sus Decretos reglamentarios, y
otros planes que defina la ESE.
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• Cuando el contrato se celebre con organizaciones comunitarias en consideración a las
calidades de la persona jurídica.
• Cuando se realizan contratos con organizaciones privadas sin ánimo de lucro y sea
conveniente para los intereses de la Empresa.
• Los suministros de medicamentos, insumos hospitalarios e insumos generales,
esenciales para la prestación del servicio de salud.
• Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando
inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de
1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los
celebren con entidades financieras del sector público.
• Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
Para la anterior modalidad se procederá de la siguiente manera:
a) La dependencia donde surja la necesidad que se pretende satisfacer, elaborará los
estudios y documentos previos,
b) Los estudios previos serán puestos en conocimiento del Gerente o delegado para
contratar, para que este determine, en el evento en que haya pluralidad de proveedores
capaces de suministrar el bien, obra o servicio, de acuerdo a la relación a él entregada, el
proveedor o proveedores con los cuales se debe continuar con el proceso contractual, quien
además deberá tener en cuenta que tratándose de compras o contratos cuya cuantía no
supere los cien (100) salarios mínimos mensuales vigentes legales, será suficiente una (1)
cotización.
c) Escogido el proveedor, la dependencia requirente por conducto de la Subgerencia
Administrativa y Financiera deberá solicitar por escrito propuesta al proveedor o proveedores
seleccionados por el Gerente o delegado para contratar, quienes deberán allegarla dentro de
los dos días hábiles siguientes al requerimiento.
d) Una vez allegada la propuesta, la misma será puesta a disposición del Gerente o delegado
para contratar, quien luego de analizarla, la escogerá y avalará o improbará de acuerdo al
estudio de su contenido.
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e) La propuesta aprobada, será remitida a la Subgerencia Administrativa y Financiera para
que solicite al Profesional de Presupuesto la expedición del correspondiente Certificado de
Disponibilidad Presupuestal.
f) Con el CDP, la Subgerencia Administrativa y Financiera con el apoyo del profesional
contratado para la asesoría jurídica de la entidad elaborarán la minuta contractual
correspondiente.
g) La minuta será remitida al Gerente para la correspondiente firma. Una vez suscrito, se
devolverá a la dependencia requirente para que adelante el trámite de expedición del registro
presupuestal, publicación y la legalización del contrato. La Subgerencia Administrativa y
Financiera oficiará a la persona que realizará las labores de supervisión o interventoría del
contrato.
h). En todo caso, cuando se acuda a esta modalidad de selección, se deberá contratar con
los oferentes que presenten condiciones más favorables, buscando siempre un mayor
beneficio para la E.S.E., procurando se cumplan los fines buscados con la contratación. El
precio aceptado por la entidad no debe estar por encima de los precios del mercado.
i) En esta modalidad no será obligatoria la exigencia de la garantía única de cumplimiento,
sin embargo la necesidad o no de requerirla quedará consignada en los estudios y
documentos previos.
ARTICULO 20. Documentación adjunta a la solicitud de un contrato directo: A la
solicitud de contratación en la cual se invoque la aplicación de una causal de Contratación
Directa, se deberán adjuntar además de los ESTUDIOS PREVIOS, como mínimo los
siguientes documentos:
Teniendo en cuenta la calidad de la persona que suscribirá el contrato, se deberá allegar
adicionalmente la siguiente documentación:
- Para
el caso de personas jurídicas: a) Documentación que acredite que la persona
jurídica a contratar es la única que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de
los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su proveedor
exclusivo. b) Copia del documento con el cual se verifiquen las facultades del
representante legal. c) Certificado de existencia y representación legal expedido por la
Cámara de Comercio, con fecha de impresión no mayor a 30 días. d) Certificado de
Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN. e) Certificación que acredite que
la empresa se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de
seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de
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Compensación Familiar. Esta certificación debe estar suscrita por el Revisor Fiscal,
cuando corresponda, o por el Representante Legal de la empresa, cuando no exista
Revisor Fiscal. f) Copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal. g)
Cotización y/o propuesta del bien o servicio con la cual se estableció el presupuesto
oficial. I) Propuesta.
- Para
el caso de personas naturales: a) Documentación que acredite que la persona
natural a contratar es la única que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de
los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su proveedor
exclusivo. b) Copia de la cédula de ciudadanía. c) Certificado de registro único tributario
(RUT) expedido por la DIAN. d) Soporte de pago y copia de la planilla con la cual se
verifique que el futuro contratista se encuentra afiliado y al día en el Sistema General de
Seguridad Social Integral en calidad de COTIZANTE. e) Cotización y/o propuesta del
bien o servicio con la cual se estableció el presupuesto oficial.
Para los Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la
ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas
naturales:
- Para
el caso de personas jurídicas, se allegará la documentación con la cual se acredite
que la persona jurídica a contratar cuenta con la capacidad de ejecutar el objeto del
contrato y que demuestra la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el
área de que se trate: a) Certificado de existencia y representación legal expedido por la
Cámara de Comercio, con fecha de impresión no mayor a 30 días, en cuyo objeto social
se verifique que la persona jurídica tiene la capacidad para ejecutar el servicio a
contratar, tal situación deberá estar reflejada en el “objeto social” de la empresa. b)
Certificaciones con las cuales la persona jurídica acredite su experiencia directamente
relacionada con el área de que se trate. c) Certificado de Registro Único Tributario (RUT)
expedido por la DIAN. d) Certificación que acredite que la empresa se encuentra al día
en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así
como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. Esta certificación
debe estar suscrita por el Revisor Fiscal, cuando corresponda, o por el Representante
Legal de la empresa, cuando no exista Revisor Fiscal. e) Copia de la cédula de
ciudadanía del Representante Legal. f) Cotización y/o propuesta del servicio con el cual
se estableció el presupuesto oficial.
- Para
el caso de personas naturales, se allegará la documentación con la cual se acredite
que la persona natural a contratar cuenta con la capacidad de ejecutar el objeto del
contrato y que demuestra la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el
área de que se trate: a) Copia de la cédula de ciudadanía. b) Certificado de registro
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único tributario (RUT) expedido por la DIAN. c) Soporte de pago y copia de la planilla con
la cual se verifique que el futuro contratista se encuentra afiliado y al día en el Sistema
General de Seguridad Social en calidad de COTIZANTE. (Anexar certificación en la que
se verifique que el contratista se encuentra afiliado y activo en el sistema de seguridad
social integral por concepto de salud, pensión y ARL) d) Copia de las certificaciones,
diplomas o actas de grado con las cuales se verifique la IDONEIDAD de la persona
natural a contratar. e) Copia de las certificaciones laborales con las cuales se verifique la
EXPERIENCIA DIRECTAMENTE RELACIONADA con el objeto a contratar de la
persona natural correspondiente. f) Cotización del servicio y/o propuesta con el cual se
estableció el presupuesto oficial”.
PARAGRAFO PRIMERO. La E.S.E. debe señalar en un acto administrativo la justificación
para contratar bajo la modalidad de contratación directa, el cual debe contener:
1. La causal que invoca para contratar directamente.
2. El objeto del contrato.
3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.
4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos.
Este acto administrativo no es necesario cuando el contrato a celebrar es de prestación de
servicios profesionales y de apoyo a la gestión, y para los contratos de que tratan los
literales a), b) y c) del artículo 75 del decreto 1510 DE 2013
PARAGRAFO SEGUNDO: En la modalidad de contratación directa las garantías no serán
obligatorias a excepción de los contratos asistenciales y de obra y en todos aquellos que en
sus estudios y documentos previos justifique su exigencia.
ARTICULO 21.- CONVOCATORIA PUBLICA: Para la adquisición de compras, bienes y
servicios cuyo valor supere la suma de cien (100) salarios mínimos legales mensuales
vigentes, la E.S.E. San Pedro Cumbitara realizara esta convocatoria mediante invitación
pública, la cual se publicara en la plataforma, de Colombia compra eficiente SECOP y en la
cartelera institucional.
Mediante resolución motivada el Gerente de la E.S.E. San Pedro Cumbitara, realizara la
convocatoria pública, siempre previa solicitud de autorización de la Junta Directiva de
conformidad al artículo 37 del estatuto de contratación de junio de 2014.
La contratación por convocatoria pública.- Corresponde a aquellos procesos de contratación,
mediante los cuales se formula invitación a participar en convocatoria Publica abierta a
personas naturales o jurídicas, para que en igualdad de oportunidades, los interesados
presenten sus ofertas y la E.S.E. San Pedro Cumbitara, seleccione la propuesta más
favorable, para la entidad, de conformidad con la evaluación que se realice
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Para la anterior modalidad se procederá de la siguiente manera:
• Elaboración del Proyecto de pliegos de condiciones
• Publicación en cartelera institucional y en Colombia Compra Eficiente a través de
www.colombiacompra.gov.co de los documentos del proceso, aviso, Proyecto de
Pliegos, Estudios Previos y demás documentos que formen parte integral del proceso
por el termino de cinco (5) días
• Publicación de Respuesta a Observaciones realizadas al proyecto de pliegos de
condiciones en cartelera institucional y en Colombia Compra Eficiente a través de
www.colombiacompra.gov.co
• Publicación en Cartelera Institucional y en Colombia Compra Eficiente a través de
www.colombiacompra.gov.co de la Resolución de apertura proceso de contratación,
• Publicación en Colombia Compra Eficiente a través de www.colombiacompra.gov.co
del pliego de condiciones definitivo.
• Fecha Límite para la realización de adendas.
• Recepción de Ofertas
• Verificación y evaluación de las ofertas
• Publicación de informe de evaluación en Colombia Compra Eficiente a través de
www.colombiacompra.gov.co por el termino de tres (3) días.
• Recepción de observaciones al informe de evaluación dentro del termino de traslado
del informe tres (3) días hábiles.
• Publicación a través de www.colombiacompra.gov.co de las respuestas dadas a las
observaciones efectuadas al informe de evaluación
• Adjudicación
• Suscripción del contrato.
• Legalización del contrato.
ARTICULO 22. PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES: Previa a la apertura de un
proceso de Convocatoria Pública, de la E.S.E. San Pedro Cumbitara, publicará en la página
del SECOP un Proyecto de Pliego de Condiciones que contendrá todos los aspectos
técnicos, jurídicos y financieros tendientes a determinar la capacidad del proponente para
habilitarlo dentro del proceso de selección, así como los factores de evaluación y
ponderación para la selección objetiva de su oferta. Durante la etapa de publicación del
Proyecto de Pliego de Condiciones, los posibles proponentes podrán efectuar observaciones
a fin de consolidar el Pliego de Condiciones Definitivo del proceso de selección. En todo caso
el proyecto de pliego de condiciones como mínimo contemplará los siguientes aspectos:
a) Indicación de las condiciones generales para participar en el proceso de selección.
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b) Presupuesto estimado para la contratación.
c) La descripción técnica y completa del objeto a contratar
d) Cronograma en el cual se indique la fecha de publicación del Proyecto de Pliego de
Condiciones y el plazo que tienen los posibles oferentes para formular observaciones
al mismo.
e) Los Requisitos habilitantes de orden jurídico, técnico y financiero que deberán
acreditar los proponentes.
f) La Capacidad Residual de Contratación. (K de Contratación, para el caso de contratos
de obra).
g) Las causales de rechazo.
h) Los criterios de evaluación que se tendrán en cuenta para el proceso de selección que
se adelante.
i) Criterios de desempate de las propuestas.
j) Los aspectos relacionados con la declaratoria de desierta del proceso.
k) Las condiciones de celebración del contrato y minuta del contrato.
l) La matriz de los riesgos previsibles que puedan llegar a materializarse durante la
ejecución del contrato.
m) Las garantías que exigirá la Entidad para asegurar el cumplimiento de las obligaciones
derivadas del contrato producto del proceso de selección, así con la eventual
responsabilidad extracontractual que se derive del mismo.
n) Forma de pago.
o) Como anexo técnico separable y según la modalidad de contratación la ficha técnica o
los requerimientos técnicos.
p) Supervisión o Interventoría. El interventor/supervisor es el servidor público (contratista
o funcionario) responsable de la supervisión, vigilancia, control, seguimiento,
verificación y evaluación de la ejecución de los contratos estatales y de los suscritos
por terceros con cargo a los recursos de la Empresa Social del Estado. El
interventor/supervisor cumplirá sus funciones acorde, entre otras, con las leyes 80 de
1993, 1150 de 2007, 734 de 2002, el estatuto de contratación y este Manual. La
supervisión y/o interventoría está a cargo del área solicitante de la contratación, quien
conoce todos los aspectos relacionados con la ejecución del objeto y, por
consiguiente, cuenta con la experticia para verificar el correcto cumplimiento de las
obligaciones contractuales. En los casos que deba contratarse la interventoría y/o
supervisión por previsión legal, o por no existir dentro de la planta de personal
funcionarios idóneos (formación académica y experticia técnica) o existir estos, pero
ser insuficientes y no existir disponibilidad de personal para designarlo, se surtirá el
proceso de selección correspondiente para asegurar que el contrato se ejecute con la
supervisión, vigilancia y control del Centro Hospital.
q) Los demás aspectos que se consideren pertinentes de acuerdo con el objeto a
contratar.
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ARTICULO 23. AVISO: El aviso deberá contener los siguientes requisitos:
a) El nombre y dirección de la Entidad Estatal.
b) La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde la Entidad Estatal atenderá a
los interesados en el Proceso de Contratación, y la dirección y el correo electrónico en
donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del Proceso de
Contratación.
c) El objeto del contrato a celebrar, identificando las cantidades a adquirir.
d) La modalidad de selección del contratista.
e) El plazo estimado del contrato.
f) La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y forma
de presentación de la misma.
g) El valor estimado del contrato y la manifestación expresa de que la Entidad Estatal
cuenta con la disponibilidad presupuestal.
h) El Cronograma.
i) La forma como los interesados pueden consultar los Documentos del Proceso.
ARTICULO 24. RESOLUCIÓN DE APERTURA: La Resolución de Apertura es el Acto
Administrativo que profiere el Gerente de la E.S.E. San Pedro Cumbitara o a quien este
delegue con el cual la Empresa Social del Estado da inicio a un proceso de selección de
convocatoria pública establece “La entidad, contratante, mediante acto administrativo de
carácter general, ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección que se
desarrolle por Convocatoria Pública, selección abreviada por subasta inversa, compras
conjuntas, selección abreviada de menor cuantía, contratación electrónica y venta de bienes
de subasta pública. La Resolución de Apertura señalará lo siguientes:
a) El objeto de la contratación a realizar.
b) La modalidad de selección que corresponda a la contratación.
c) El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se
llevarán a cabo las audiencias que correspondan.
d) El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el pliego de
condiciones y los estudios y documentos previos.
e) La convocatoria para las veedurías ciudadanas.
f) El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas
orgánicas correspondientes.
g) Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las
modalidades de selección.
ARTICULO 25. DEL PLIEGO DE CONDICIONES: Concluida la etapa de las observaciones
al proyecto de pliego de condiciones, la Entidad podrá, previo análisis de las mismas, incluir
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los temas planteados en las observaciones siempre que se estimen relevantes. La
aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la
entidad agrupará aquellas de naturaleza común.
ARTICULO 26. MODIFICACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES. La modificación del
pliego de condiciones se realizará a través de adendas.
ARTICULO 27. EXPEDICIÓN DE ADENDAS MODIFICATORIAS DEL PLIEGO DE
CONDICIONES: La E.S.E. San Pedro Cumbitara, señalará en el pliego de condiciones el
plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, señalará
al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso,
para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus
propuestas a las modificaciones realizadas. No podrán expedirse y publicarse adendas el
mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la
adición del término previsto para ello.
ARTICULO 28. MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DE SELECCIÓN ABREVIADA POR
SUBASTA INVERSA: Modalidad de contratación en que la E.S.E. San Pedro Cumbitara.,
convoca públicamente a personas naturales o jurídicas, en igualdad de condiciones, para
que presenten sus ofertas en una puja dinámica efectuada en forma presencial o electrónica,
mediante la reducción sucesiva de precios, de conformidad con las reglas previstas en la ley
80 de 1993 y sus Decretos reglamentarios. Este tipo de contratación se utiliza para la
adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común
utilización, conforme lo dispone La citada norma.
ARTICULO 29. MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA – SUBASTA INVERSA BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN
UTILIZACIÓN: La modalidad de selección abreviada por subasta inversa, se adelanta para la
adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común
utilización. Estos bienes están definidos por el artículo 41, del Decreto 1510 de 2013 en los
siguientes términos: Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común
utilización “Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común
utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de
su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y
calidad objetivamente definidos”. Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse
aquellos ofrecidos en el mercado en condiciones equivalentes para quien los solicite.
NOTA 1: No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las
obras públicas y los servicios intelectuales.
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NOTA 2: Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas
distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a
la prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para
satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus
ventajas funcionales.
NOTA 3: No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el
uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija,
circunstancia esta que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad,
sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas. Lo anterior,
sin perjuicio de lo previsto en acuerdos comerciales internacionales suscritos por Colombia.
ARTICULO 30. ADJUDICACIÓN A ÚNICO PROPONENTE: Si sólo un oferente resultare
habilitado para participar en la subasta, la entidad adjudicará el contrato al proponente
habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en el pliego de
condiciones y ajuste su oferta a un descuento mínimo.
ARTICULO 31. AUDIENCIA DE SUBASTA Y DECLARATORIA DE DESIERTA: La
diligencia de subasta inversa se realizará en la fecha, hora y lugar determinado en el el
pliego de condiciones y en ella los proponentes tendrán la oportunidad de presentar al
Municipio lances que mejoren las ofertas iniciales de precios.
Para que la subasta pueda llevarse a cabo deberán resultar habilitados para presentar lances
de precios, por lo menos dos (2) proponentes hábiles. Si solo un proponente resulta
habilitado para participar en la subasta, el municipio adjudicara el contrato si el valor de su
oferta es igual o inferior a la del presupuesto oficial, no siendo necesaria la subasta inversa.
Si no se presentara ningún proponente para participar en la subasta, el municipio ampliará el
plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el
término indicado en los pliegos de condiciones, el cual en ningún caso podrá ser mayor de la
mitad del inicialmente previsto. Si en este evento no se presentara ningún proponente, se
declarará desierto el proceso de selección
ARTICULO 32. PROCEDIMIENTO DE SUBASTA INVERSA. Una vez instalada la audiencia
de subasta inversa, se presentará una breve explicación a los presentes sobre la dinámica
de la audiencia y absolverá interrogantes que se presenten en lo relacionado con el
desarrollo de la misma, poniendo de presente que la misma se realizar según lo establecido
en el Estatuto General de Contratación Estatal, en el decreto 1510 de 2013 artículo 41 y ss y
las normas que lo reglamenten o modifiquen y entregará un sobre que contiene el formulario
para la presentación de lances a cada proponente.
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En presencia de los participantes se abrirán los sobres que contienen la propuesta
económica inicial para verificar el valor total de cada propuesta.
Seguidamente la E.S.E. dará a conocer a los presentes el valor de la menor oferta
presentada y se iniciarán los lances y pujas correspondientes.
En el formulario entregado, cada proponente registrará únicamente el precio ofertado o la
expresión inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios. Los lances se
realizarán sobre el total ofertado por el Grupo.
Se otorgará un plazo de cinco minutos para que los proponentes realicen un lance que
mejore el precio de la menor oferta económica presentada.
Concluido el término de cinco minutos o cuando se haya verificado que todos los
proponentes tienen listo su lance, un funcionario recogerá los sobres cerrados de todos los
participantes.
La E.S.E. registrará los lances válidos y los ordenará en forma descendente. Dará a conocer
a los presentes el menor precio ofertado. Y entregará nuevamente sobres con formularios a
los proponentes para que presenten un nuevo lance.
Este procedimiento se repetirá tantas veces como sea necesario hasta que no se reciba
ningún lance válido que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior. Y el mismo
procedimiento se adelantará para cada uno de los grupos de bienes ofertados.
Los proponentes que no presenten un lance válido, no podrán seguir presentando nuevos
lances durante la subasta.
Si los proponentes presentan el formulario en blanco, implica la no presentación de un lance
y no podrá seguir haciendo lances durante la subasta.
De esta audiencia se levantará el acta correspondiente y se firmará por los asistentes.
ARTICULO 33. FACTORES DE DESEMPATE: Si como resultado del desarrollo de la
subasta inversa llegare a presentarse empate, es decir que las dos ofertas económicas de un
determinado lance sean iguales, y ninguno de los oferentes desee realizar un nuevo lance de
mejora de precio, se procederán a aplicar en su orden, los criterios de desempate señalados
en el estatuto General de contratación Estatal, en los numerales 1 a 5 del artículo 33 del
decreto 1510 de 2013 o en las normas que la, reglamenten o modifiquen.
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ARTICULO 34. DECLARATORIA DE DESIERTA: En caso de declararse desierto el proceso
de selección abreviada de subasta inversa regulado en el presente artículo, la entidad podrá
iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De
ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido
determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de
la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.
Para la anterior modalidad se procederá de la siguiente manera:
• Elaboración del Proyecto de pliegos de condiciones
• Publicación en cartelera institucional y en Colombia Compra Eficiente a través de
www.colombiacompra.gov.co de los documentos del proceso, aviso, Proyecto de
Pliegos, Estudios Previos y demás documentos que formen parte integral del proceso
por el termino de cinco (5) días
• Publicación de Respuesta a Observaciones realizadas al proyecto de pliegos de
condiciones en cartelera institucional y en Colombia Compra Eficiente a través de
www.colombiacompra.gov.co
• Publicación en Cartelera Institucional y en Colombia Compra Eficiente a través de
www.colombiacompra.gov.co de la Resolución de apertura proceso de contratación,
• Publicación en Colombia Compra Eficiente a través de www.colombiacompra.gov.co
del pliego de condiciones definitivo.
• Fecha Límite para la realización de adendas.
• Recepción de Ofertas
• Cierre de la Selección.
• Verificación y evaluación de las ofertas
• Publicación de informe de evaluación en Colombia Compra Eficiente a través de
www.colombiacompra.gov.co por el termino de tres (3) días.
• Recepción de observaciones al informe de evaluación dentro del termino de traslado
del informe tres (3) días hábiles.
• Publicación a través de www.colombiacompra.gov.co de las respuestas dadas a las
observaciones efectuadas al informe de evaluación.
• Audiencia de selección mediante subasta presencial
• Adjudicación o Declaratoria de desierta.
• Suscripción del contrato.
ARTICULO 35.- PROCESOS DE NEGOCIACION CONJUNTA: Por celeridad a los procesos
de contratación de la E.S.E. San Pedro Cumbitara, cuando desee adquirir compras,
suministros de bienes o servicios esénciales para el cumplimiento de la función misional, se
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podrán adquirir estos directamente a los proveedores seleccionados en los procesos de
NEGOCIACION CONJUNTA en los cuales haya sido parte la E.S.E. San Pedro Cumbitara.
La E.S.E. San Pedro Cumbitara, podrá autorizar a otra EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
para que adelante procesos de selección objetiva con la finalidad de adquirir bienes o
servicios que las entidades requieran, con la finalidad de obtener mejores condiciones
comerciales en descuento, calidad y adopte el proceso contractual para el efecto, según la
modalidad acordada con las demás Empresas Sociales del Estado.
ARTÍCULO 36.- CONTRATACIÓN POR URGENCIA MANIFIESTA: la E.S.E. San Pedro
Cumbitara. Podrá celebrar contratos sin el lleno de los requisitos plenos exigidos en este
reglamento, con el fin de resolver eventuales necesidades excepcionales que reclamen la
pronta intervención. Se considera que hay urgencia manifiesta cuando a pesar de la
planeación y programación debida, la continuidad del servicio exige el suministro de bienes,
o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se
presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción, cuando se trate de
situaciones similares que imposibilite acudir a los procedimientos de selección o convocatoria
pública.
Los contratos necesarios para resolver las misma serán celebrados directamente por el
Gerente, informando dentro de las siguientes 72 horas a la Junta Directiva sobre la situación
de emergencia presentada y sobre las acciones tomadas por la E.S.E. San Pedro Cumbitara,
para superar dicha emergencia.
PARÁGRAFO.- Inmediatamente después de celebrados los contratos originados en la
urgencia, éstos y el acto administrativo que la declaró, junto con el expediente contentivo de
los antecedentes administrativos de la actuación y de las pruebas de los hechos, se enviará
a la Revisoría Fiscal de la entidad de existirlo o en su lugar a control interno o quien haga
sus veces con el fin de que sean remitidos los documentos pertinentes a la Contraloría
competente dando cumplimiento efectivo a lo establecido en el articulo 43 de la ley 80 de
1993..
ARTÍCULO 37.- SELECCION ABREVIADA DE MENOR CUANTIA: La Empresa social del
estado cuando requiera la prestación de servicios de salud debe utilizar el procedimiento de
selección abreviada de menor cuantía definidos en el Estatuto General de contratación
Estatal. Las personas naturales o jurídicas que presten estos servicios deben estar inscritas
en el registro que para el efecto lleve el Ministerio de Salud y Protección Social o quien haga
sus veces.
Para la anterior modalidad se procederá de la siguiente manera:
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• Publicación en cartelera institucional y en Colombia Compra Eficiente a través de
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Pliegos, Estudios Previos y demás documentos que formen parte integral del proceso
por el termino de cinco (5) días
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• Publicación en Colombia Compra Eficiente a través de www.colombiacompra.gov.co
del pliego de condiciones definitivo.
• Manifestación de internes para conformar lista de posibles oferentes, por el termino de
tres (3) días.
• Fecha Límite para la realización de adendas.
• Recepción de Ofertas
• Verificación y evaluación de las ofertas
• Publicación de informe de evaluación en Colombia Compra Eficiente a través de
www.colombiacompra.gov.co por el termino de tres (3) días.
• Recepción de observaciones al informe de evaluación dentro del termino de traslado
del informe tres (3) días hábiles.
• Publicación a través de www.colombiacompra.gov.co de las respuestas dadas a las
observaciones efectuadas al informe de evaluación
• Adjudicación o Declaratoria de desierta.
• Suscripción del contrato.
ARTICULO 38. CONTRATACION ELECTRONICA: Es el mecanismo de compra mediante el
cual el Gerente, sin mediar cuantía, a través de la interconexión electrónica, por medio de
computadores y redes de datos de unidades compradoras y los proveedores y contratistas,
automatiza el proceso contractual y adquiere los bienes o servicios a través de la plataforma
electrónica a la que tenga acceso la entidad y los proveedores.
Utilizando medios electrónicos, se pretende que el sistema permita, entre otras cosas, que la
empresa dé a conocer sus necesidades de bienes y servicios y a los proveedores o
contratistas obtener dicha información. De esta forma, con la publicación de la necesidad en
nuestra condición de compradores se pretende lograr la mejor oferta dentro del proceso de
compra electrónica por parte de los proveedores.
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ARTICULO 39. VENTA DE BIENES EN SUBASTA PUBLICA. La E.S.E. San Pedro
Cumbitara, podrá enajenar los bienes muebles o inmuebles de su propiedad que ya no se
requieran para la prestación de servicios por parte de la empresa, una vez se haya agotado
el trámite para darse de baja el bien, por el procedimiento de subasta pública definido en el
estatuto General de contratación Estatal o en las normas que la reglamenten o modifique.
ARTICULO 40. FASE DE CONTRATACION: Corresponde al periodo comprendido entre la
suscripción del contrato y la publicación en el SECOP, pasando por la obtención del registro
presupuestal y aprobación de las garantías, si se contemplaron en los estudios previos y el
contrato.
Con el fin de garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones estipuladas en los
contratos que celebre la E.S.E. será la Gerencia con el apoyo del Comité de Contratación
quien determine si se exigen o no, atendiendo la naturaleza del asunto objeto de
contratación, y los riesgos a los cuales está expuesta la entidad, en virtud de los riesgos
identificados en los documentos, estudios previos o términos de condiciones establecidos por
la dependencia que solicita adelantar la contratación.
ARTICULO 41. CONSTITUCION DE GARANTIAS O AMPAROS: En los contratos que la
E.S.E. San Pedro Cumbitara., celebre, de acuerdo al objeto y obligaciones y
responsabilidades contractuales, deberá pactarse de manera expresa que el contratista se
obliga a constituir a favor de la E.S.E., la póliza de garantía, con amparos de acuerdo al
plazo, vigencia, cuantía y clase de contrato, según se indica a continuación. Cualquiera que
sea el tipo de garantía que constituya el contratista, la firma emisora deberá estar
debidamente autorizada para operar en Colombia. La E.S.E. San Pedro Cumbitara, aprobara
la garantía mediante acto administrativo, se tendrá en cuenta las normas establecidas en el
estatuto general de contratación estatal que regulan la materia.
a) De Seriedad de la Oferta: En los procesos de Invitación Publica, el oferente deberá
constituir esta garantía, para precaver los perjuicios que se presenten en caso de que
el seleccionado no se allane a la celebración del respectivo contrato. Su cuantía no
será inferior al diez por ciento (10%) del valor total de la propuesta y su vigencia no
será menor a seis (6) meses contados a partir de la presentación de la propuesta o el
que en cada caso considere la E.S.E. San Pedro Cumbitara ., para garantizar la
seriedad de la propuesta.
b) De Cumplimiento del Contrato: Para precaver los perjuicios que se deriven del
incumplimiento de las obligaciones contractuales. Su cuantía no será inferior al DIEZ
por ciento (10%) del valor total del contrato sino supera el millón (1.000.000) de
SMMLV, y su vigencia será igual a la del plazo de ejecución total del contrato y cuatro
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(4) meses más o el que en cada caso considere la E.S.E. San Pedro Cumbitara en
todo caso no podrá ser inferior al termino de liquidación del contrato. Esta garantía
podrá ser exigida siempre que la prestación del servicio así lo amerite, sin tener en
cuenta el monto del mismo.
c) De Correcto Manejo y Buena Inversión del Anticipo y/o Pago Anticipado: Para
proteger a la empresa de la apropiación o la destinación indebida de los dineros
entregados al Contratista como anticipo del contrato y /o pago Anticipado. Su cuantía
deberá corresponder al cien por ciento (100%) de la suma pagada a titulo de anticipo y
/o pago Anticipado y su vigencia será hasta la liquidación del contrato. Su aprobación
será requisito previo para el desembolso del anticipo o pago anticipado al contratista.
d) De Calidad y Correcto Funcionamiento de los Bienes y Servicios: Para evitar las
eventualidades en que uno o varios bienes o servicios de los contratos no reúnan las
especificaciones o calidades exigidas para la contratación o que no sean aptos para
los fines para los cuales fueron adquiridos, así como para prevenir también los vicios
de fabricación y la calidad de los materiales o componentes. La E.S.E. San Pedro
Cumbitara, determinara el valor y plazo de La garantía de acuerdo con el objeto, el
valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato, la garantía mínima
presunta y los vicios ocultos.
e) De Estabilidad y Calidad de la Obra: Para precaver que durante el periodo acordado
la obra contratada, en condiciones normales de uso, no sufrirá deterioros imputables
al contratista su vigencia no podrá ser menor cinco (5) años contados a partir del
recibo a satisfacción de la obra, el valor se determinara de acuerdo con el objeto, la
naturaleza, valor y las obligaciones contenidas en el contrato. La E.S.E. San Pedro
Cumbitara, puede aceptar que esta garantía tenga un vigencia inferior a cinco (5) años
previa justificación técnica de un experto en la materia objeto del contrato.
f) De Pago de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnización de Personal: Para
evitar los eventos en que el contratista no cumpla con el pago de obligaciones
laborales y prestaciones, respecto de los trabajadores relacionados con la ejecución
del respectivo contrato. Su cuantía no será inferior al cinco por ciento (5%) del valor
del contrato y su vigencia será igual a la del plazo total de ejecución del contrato y tres
(3) años más.
g) Del Seguro de Responsabilidad Civil Extra Contractual: Para asegurar el pago de
los perjuicios que el contratista ocasione a terceros por razón de la ejecución del
contrato. Su cuantía no será inferior a:
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1. Doscientos (200) smmlv para contratos cuyo valor sea inferior o igual a mil quinientos
(1.500) smmlv.
2. Trescientos (300) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a mil quinientos (1.500)
smmlv e inferior o igual a dos mil quinientos (2.500) smmlv.
3. Cuatrocientos (400) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a dos mil quinientos
(2.500) smmlv e inferior o igual a cinco mil (5.000) smmlv.
4. Quinientos (500) smmlv para contratos cuyo valor sea superior a cinco mil (5.000)
smmlv e inferior o igual a diez mil (10.000) smmlv.
5. El cinco por ciento (5%) del valor del contrato cuando este sea superior a diez mil
(10.000) smmlv, caso en el cual el valor asegurado debe ser máximo setenta y cinco mil
(75.000) smmlv.
La vigencia de esta garantía deberá ser igual al período de ejecución del contrato.
PARAGRAFO UNICO. En la modalidad de contratación directa las garantías no serán
obligatorias a excepción de los contratos asistenciales y de obra y en todos aquellos que en
sus estudios y documentos previos justifique su exigencia.
ARTICULO 42. FASE DE EJECUCIÓN. Corresponde al periodo comprendido entre la
legalización del contrato hasta su liquidación, teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
•
En todos los contratos se designará una persona responsable de ejercer las labores de
supervisión y/o interventoría, y de adelantar el seguimiento a la ejecución de los mismos
dentro de una correcta actividad gerencial y adecuados criterios de gestión, los
parámetros de designación de la supervisión e interventoría se determinarán de manera
concreta en el Manual de Contratación que expida la entidad.
•
La persona encargada de la supervisión o interventoría de un contrato será la
responsable de manejar las alertas en materia de vencimiento del contrato en el marco de
la planeación.
•
La persona encargada de la supervisión o interventoría deberá informar si hay lugar a
ello, dentro del plazo del contrato, la obligación de hacer efectivas las cláusulas
excepcionales, si ellas fueron pactadas.
•
Si se requiere suspender un contrato será necesario la existencia de una justificación
para ello, con visto bueno del supervisor y/o interventor, y de la E.S.E. San Pedro
Cumbitara
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•
Aquellos contratos en los cuales se exijan garantías, deberán contar con la aprobación de
las mismas.
•
Para garantizar la suficiencia de las garantías, las mismas deberán determinarse teniendo
en cuenta el estatuto general de contratación estatal o las normas que reglamenten,
modifiquen o sustituyan.
ARTÍCULO 43. SANCIONES CONTRACTUALES: En los contratos se incluirán las
sanciones por incumplimiento de cualquiera de las partes, de tal forma que se garantice el
equilibrio contractual. El valor de las sanciones a favor de la E.S.E. San Pedro Cumbitara,
ingresará al tesoro de ésta y podrá ser tomado directamente del saldo a favor del contratista
si lo hubiere, o de las garantías respectivas y si esto no fuere posible, se acudirá a la vía
judicial.
ARTÍCULO 44. FASE DE LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS Y OBLIGACIONES
POSTERIORES. La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del plazo
fijado en el convenio o contrato. De no existir tal termino, la liquidación se realizara dentro de
los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del
contrato o a la expedición del documento de la entidad que ordene la terminación o declare
la caducidad. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa
notificada o requerimiento que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre
su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los seis
(6) meses siguientes. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la
liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años
siguientes al vencimiento de los términos anteriores de común acuerdo o unilateralmente.
Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y
en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no
hayan sido objeto de acuerdo.
PARÁGRAFO PRIMERO: Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la
liquidación por mutuo acuerdo y en este evento, la liquidación unilateral sólo procederá en
relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.
PARÁGRAFO SEGUNDO: La liquidación contendrá, entre otros aspectos, la forma como se
ejecutaron las distintas obligaciones de las partes, la aplicación de sanciones y los saldos a
favor o en contra del contratante o del contratista.
PARAGRAFO TERCERO: La liquidación de un contrato no implica renuncia por parte de la
Entidad a ejercer las acciones de tipo civil, disciplinario, fiscal, penal y demás a que haya
lugar por la ejecución del contrato.
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CAPITULO V
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 45. PUBLICACIÓN. LA E.S.E SAN PEDRO CUMBITARA está obligada a
publicar oportunamente su actividad contractual en el SECOP o el Sistema que lo reemplace.
ARTÍCULO 46. REGLAS DE SUBSANABILIDAD. En todos los procesos de selección
primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia no podrá rechazarse una propuesta
por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del
proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de
ponderación establecidos por la E.S.E. en el pliego de condiciones o solicitud de oferta.
Los requisitos o documentos faltantes o inconsistentes serán requeridos por la entidad a los
interesados y fijará un plazo prudencial para que aquellos lo subsanen. En caso de que el
proponente dentro del término previsto en el pliego o en la solicitud, no subsane los
requisitos o documentos la propuesta deberá ser rechazada.
En ningún caso se podrá permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la
oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso,
así como tampoco que se adicione o mejore el contenido de la oferta.
ARTICULO 47. CONTROL SOCIAL. La E.S.E. San Pedro Cumbitara., con el objeto de
garantizar la participación de la ciudadanía, grupos de interés y demás actores sociales, en
la vigilancia y seguimiento de la actividad contractual que adelanta, deberá publicarla en su
página web, de tal manera que tengan conocimiento de ella y puedan participar.
Igualmente se tendrá en cuenta la invitación a las veedurías ciudadanas en las convocatorias
públicas que se realicen en la entidad.
ARTÍCULO 48. ASPECTOS NO REGULADOS. Ante aspectos no contemplados en el
presente manual y en el estatuto de contratación de la E.S.E. y ante la ausencia de
normatividad del régimen privado que los regule, se seguirá las normas del Estatuto General
de Contratación Estatal y sus decretos reglamentarios.
ARTICULO 49.- APROBACIÓN, VIGENCIA Y MODIFICACIÓN DEL PRESENTE
ACUERDO.-La Presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las
disposiciones que le sean contrarias.
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PARÁGRAFO ÚNICO TRANSITORIO. Los procedimientos contractuales y los contratos en
curso para la fecha en que entre a regir la presente resolución, continuarán sujetos hasta su
terminación definitiva a las normas vigentes en el momento de su celebración o iniciación.
PUBLIQUESE Y CUMPLASE
Dado en Cumbitara (N) a los Cinco (5) días del mes de septiembre de dos mil catorce (2014).
ORIGINAL FIRMADO
ELIANA ALCIRA LINARES
GERENTE.
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