buboSURVEY 2013

buboSURVEY 2013
28
INFO OM BUBOSURVEY 2013
INSPIRERET AF SKI’S KOMMUNALE
NETVÆRKSKONFERENCE 2008
RESPONDENTER
UDSENDT TIL HOVEDPARTEN
AF INDKØBSCHEFERNE I
KOMMUNER, REGIONER OG
ENKELTE ANDRE OFFENTLIGE
ORGANISATIONER I
NOVEMBER 2013
PERSONALE- ANDET
4
LEDELSE
4
KOMMUNIKATION
2008 – SKI UDBUDSLANDKORT
70 % AF EN INDKØBSKONSULENTS
TID GÅR TIL..
M DECENTRALE
ENHEDER
51% AF
INDKØBSAFDELINGENS TID
GÅR TIL UDBUD
13
LEDELSESINFORMATION
6
KATALOGHÅNDTERING
5
UDBUD OG
CONTROLLING
17
NOTE: TAL ANGIVER DEN GENNEMSNITLIGE %-FORDELING AF ARBEJDSTID I EN INDKØBSAFDELING
SPØRGSMÅLET LØD: ”HVORDAN VIL DU FORDELE HVORDAN I BRUGER JERES TID I AFDELINGEN: [SUM TIL 100 %]”
RESPONSPROCENT: 89%
INDGÅELSE AF
AFTALER
51
JA - 2 LEDIGE
STILLINGER
12%
28 % AF AFDELINGERNE
HAR LEDIGE STILLINGER
NOTE:
SPØRGSMÅLET LØD: ” ER DER LEDIGE STILLINGER
RESPONSPROCENT: 93%
I INDKØBSAFDELINGEN?]”
JA - 1 LEDIG
STILLING
16%
NEJ
72%
32%
DER ER 4 ANSATTE I
GENNEMSNIT I
INDKØBSAFDELINGERNE
16%
16%
12%
12%
8%
4%
1 ANSAT
NOTE:
SPØRGSMÅLET LØD: HVOR MANGE
RESPONSPROCENT: 93 %
FULDTIDSANSATTE ER DER I INDKØBSAFDELINGEN I DAG?
2 ANSATTE
(INKLUSIV
DIG)
3 ANSATTE
4 ANSATTE
5 ANSATTE
6-10
10+
ANSATTE
ANSATTE
21%
17%
17%
17%
17%
3/4 AF DE ANSATTE I
INDKØBSAFDELINGERNE HAR
UNDER 5 ÅRS ERFARING
8%
4%
1 ÅR
NOTE:
SPØRGSMÅLET LØD: HVOR LANG
RESPONSPROCENT: 89%
2 ÅR
3 ÅR
4 ÅR
5 ÅR
6 ÅR
GENNEMSNITLIG ANCIENNIETET I INDKØBSAFDELINGERNE
ER DEN GENNEMSNITLIGE ANCIENNITET I INDKØBSAFDELINGEN?
7+ ÅR
ANDEL AF ORGANISATIONENS EKSTERNE SPEND
SOM INDKØBSAFDLIENGEN ER ANSVARLIG FOR 21%
17%
INDKØBSAFDELINGERNE ER
ANSVARLIGE FOR VIDT
FORSKELLIGE ANDELE AF
ORGANISATIONENS
SAMLEDE SPEND
13%
13%
13%
13%
13%
1-10 % 11-20 21-30 31-40 41-50 51-60 61-70 71-80 81-90 91-100 VED
%
%
%
%
%
%
%
%
%
IKKE
NOTE:
SPØRGSMÅLET LØD: HVOR STOR
RESPONSPROCENT: 89%
EN ANDEL AF ORGANISATIONENS EKSTERNE SPEND (FRAREGNET ANDRE OFFENTLIGE MYNDIGHEDER) ER INDKØBSAFDELINGEN ANSVARLIG FOR?
SIDSTE 12 MÅNEDERS BESPARELSER:
OVER 10 MIO
10%
OP TIL 5 MIO.
30%
INDKØBSAFDELINGERNE HAR I
GENNEMSNIT SPARET 6 MIO KR
DE SIDSTE 12 MÅNEDER
5-10 MIO
60%
NOTE:
SPØRGSMÅLET LØD: ” HVILKE RESULTATER
RESPONSPROCENT: 67 %
HAR INDKØBSAFDELINGEN OPNÅET I DE SIDSTE
12 MÅNEDER”
NÆSTE ÅRS MÅL OM BESPARELSER:
INGEN MÅL OM
BESPARELSER
12%
OP TIL 5 MIO.
36%
88% AF
INDKØBSAFDELINGERNE HAR
MÅL OM BESPARELSER NÆSTE
ÅR
UKENDT BELØB
24%
OVER 10 MIO
12%
NOTE:
SPØRGSMÅLET LØD: ” ER DER FOR DE NÆSTE 12 MÅNEDER
RESPONSPROCENT: 85 % SAMT 93 %
MÅL OM BESPARELSER PÅ INDKØBSOMRÅDET?”
5-10 MIO
16%
UDVIKLINGEN I NÆSTE ÅRS BUDGET
30% AF
INDKØBSAFDELINGERNES EGNE
BUDGETTER STIGER NÆSTE ÅR
ØGET
30%
UÆNDRET
61%
MINDRE
9%
NOTE:
SPØRGSMÅLET
LØD:
INDKØBSOMRÅDET?”
” HVILKEN UDVIKLING FORVENTER
DU FOR INDKØBSAFDELINGENS SAMLEDE BUDGET FOR DE NÆSTE
12 MÅNEDER”
SAMT
” ER DER FOR DE NÆSTE 12 MÅNEDER
MÅL OM BESPARELSER PÅ
NGIVER AT DE DELTAGER I
100% AINDKØBSSAMARBEJDER
MED ANDRE
OFFENTLIGE ORGANISATIONER
NOTE:
SPØRGSMÅLET LØD: ” DELTAGER I I INDKØBSSAMARBEJDE
RESPONSPROCENT: 81 %
MED ANDRE OFFENTLIGE ORGANISATIONER (UDOVER
SKI)?”
I DE SIDSTE 12 MÅNEDER HAR INDKØBSAFDELINGEN
AFHOLDT & TILGÅET….:
6 EU-UDBUD
6 FÆLLES AFTALER
AFHOLDT
5
TILGÅET
3 ANDRE AFTALER
ANDRE
UDBUD/TILBUD
TILGÅET (FX
AFHOLDT
NOTE:
SPØRGSMÅLET LØD: ” HVOR MANGE
RESPONSPROCENT: 81 %
UDBUD O.L. HAR INDKØBSAFDELINGEN GENNEMFØRT OG TILGÅET I DE SIDSTE
12 MÅNEDER?”
SKI)
GRAD AF FOKUS
SLET IKKE
I NOGEN GRAD
I MEGET LAV GRAD
I HØJ GRAD
I LAV GRAD
I MEGET HØJ GRAD
INDKØBSSTRATEGI
UDLICITERING OG
UDLICITERING OG
KONKURRENCEUDSÆTTELSE ER
HØJT PÅ DAGSORDENEN
INDEN FOR DE STRATEGISKE
OMRÅDER
KONKURRENCEUDSÆTTELSE
LEVERANDØRSAMARBEJDE
STAKEHOLDER
MANAGEMENT
SPEND ANALYSE
KATEGORISTYRING
CSR –GRØNT INDKØB MV.
RISIKOSTYRING
0%
NOTE:
SPØRGSMÅLET LØD: ” I HVOR
RESPONSPROCENT: 78 %
HØJ GRAD FOKUSERER
I PÅ FØLGENDE
STRATEGISKE OMRÅDER?”
25%
50%
75%
100%
GRAD AF FOKUS
SLET IKKE
I NOGEN GRAD
I MEGET LAV GRAD
I HØJ GRAD
I LAV GRAD
I MEGET HØJ GRAD
STYRING AF
INDEN FOR DE OPERATIONELLE
LEVERANDØRSAMARBEJDET
OMRÅDER ER ISÆR
COMPLIANCE- OG
KONSTRAKTSTYRING PÅ
DAGSORDENEN
E-HANDEL
KATALOGSTYRING
KONTRAKTSTYRING
COMPLIANCE STYRING
0%
NOTE:
SPØRGSMÅLET LØD: ” I HVOR
RESPONSPROCENT: 78 %
HØJ GRAD FOKUSERER
I PÅ FØLGENDE
OPERATIONELLE OMRÅDER?”
25%
50%
75%
100%
ANDEL DER ANVENDER UDVALGTE KPI’ER
DU BLIVER HVAD DU
SPISER &
DU FÅR DET DU DET
MÅLER
75%
BESPARELSER
63%
COMPLIANCE PÅ
AFTALENIVEAU
25%
SPEND UNDER
MANAGEMENT
NOTE: TALLENE ANGIVER HVOR MANGE DER ANGIVER AT
SPØRGSMÅLET LØD: ” BRUGER I FØLGENDE KPI’ER?”
RESPONSPROCENT: 67 %
DE ANVENDER DE RESPEKTIVE KPI ’ER
63%
COMPLIANCE PÅ
LEVERANDØRNIVEAU
ANVENDELSE AF
IT-VÆRKTØJER
ANVENDES IKKE I DAG, OG INGEN PLANER OM DET
ANVENDER IKKE I DAG, MEN PLANLÆGGER AT GØRE DET FREMOVER
ANVENDER I DAG
HOVEDPARTEN AF
INDKØBSAFDELINGERN
ANVENDER E-KATALOG OG
SPEND ANALYSESYSTEMER
…
E-AUKTIONER OG BASELINE
MANAGMENT HAR FREMTIDEN
FORAN SIG
EGET E-KATALOG
SPEND MANAGEMENT / ANALYSE
UDBUDSSTYRING
KONTRAKTSTYRING / -DATABASE
E-AUKTIONER O.L.
BASELINE MANAGEMENT (OPFØLGNING PÅ
KONTRAKTERS PERFORMANCE)
0%
NOTE:
SPØRGSMÅLET LØD: ”BRUGER I FØLGENDE IT-VÆRKTØJER?”
RESPONSPROCENT: 67 %
25%
50%
75%
100%
?
MEGET UENIG
UENIG
NEUTRAL
ENIG
MEGET ENIG
VI MANGLER TID TIL OPFØLGNING
HVAD ER DE STØRSTE
BARIERRER FOR EFFEKTIVT
OFFENLTIGT INDKØB?
VI MANGLER RESSOURCER
INDKØBSFUNKTIONEN.
I
VI HAR PROBLEMER MED AT
UDREGNE GEVINSTBEREGNINGER
VORES INDKØBSAFTALER
BLIVER IKKE
FULDT UDNYTTET FRA DECENTRAL SIDE
VORES NUVÆRENDE IT-SYSTEMER
IKKE ER IKKE TILPASSET…
VI MANGLER
DOKUMENTATIONS- OG
OPGØRELSESMETODER
DE 2 STØRSTE BARRIERER
I 2008*
VI MANGLER OPBAKNING FRA
LEDELSEN
VI MANGLER DATA
0%
25%
NOTE: *ALLE BARIERERNE ER NÆVNT SOM DE STØRSTE BARREIERER FOR EFFEKTIVT OFFENTLIGT INDKØB I 2008 I SKI’S RAPPORT OM KOMMUNAL NETVÆRKSKONFERENCE 2008
SPØRGSMÅLET LØD: ” MENER DU AT NOGLE AF FØLGENDE PUNKTER KAN BESKRIVE NUVÆRENDE BARRIERER FOR EFFEKTIVT OFFENTLIGT INDKØB? HVOR ENIG ER DU I FØLGENDE
UDSAGN?”
50%
75%
100%